London Borough of Hackney

Tim Acara - Ruang Hijau

Template Rencana Manajemen Acara dan

Bimbingan N OTES

Nama acara

Lokasi acara

Tanggal Acara

Organisasi

Dokumen terakhir
diperbarui
1. PENGANTAR

2. MANAJEMEN ACARA
2.1. PRA PERENCANAAN
2.2. IKHTISAR ACARA
2.3. KONTAK MANAJEMEN ACARA UTAMA
2.4. KONTAK ACARA UTAMA - LAINNYA
2.5. STAF
2.6. MATRIKS ORGANISASI
2.7. JADWAL PROGRAM & PRODUKSI
2.8. JALANKAN LEMBAR

3. KESEHATAN DAN KESELAMATAN

3.1. TANGGUNG JAWAB ANDA UNTUK KESEHATAN DAN KESELAMATAN DI ACARA ANDA
3.2. PENILAIAN DAN MANAJEMEN RISIKO
3.3. PENILAIAN RISIKO - KONTRAKTOR LAINNYA
3.4. KEAMANAN
3.5. STEWARDING
3.6. PROSEDUR DARURAT
3.7. PERTOLONGAN PERTOLONGAN PERTAMA / MEDIS
3.8. LISTRIK
3.9. KEBAKARAN DI ACARA ANDA
3.10. PAMERAN SERU DAN PERALATAN BERMAIN TIUP
3.11. STRUKTUR SEMENTARA YANG DAPAT DIDEBET
3.12. HEWAN DI ACARA

4. KOMUNIKASI
4.1. KOMUNIKASI ACARA - WARGA SEKITAR
4.2. KOMUNIKASI HARI KERJA - PEMIRSA
4.3. KOMUNIKASI HARI KEJADIAN - INTERNAL

5. ANAK HILANG

6. PERIZINAN
6.1. TEMPAT DAN TEN (PEMBERITAHUAN ACARA SEMENTARA)
6.2. LISENSI PRS DAN PPL

7. ASURANSI

8. PENYEDIAAN MAKANAN

9. PERTIMBANGAN LOKASI
9.1. RENCANA DI LOKASI
9.2. TOILET
9.3. KENDARAAN DI LOKASI
9.4. LALU LINTAS, TRANSPORTASI DAN PARKIR

10. PERTIMBANGAN LINGKUNGAN

10.1. MENDAUR ULANG
10.2. KEBISINGAN
10.3. PERMUKAAN PERLINDUNGAN DAN PEPOHONAN

1. pengantar
Tujuan dari dokumen ini adalah untuk memberikan catatan panduan yang luas bagi
penyelenggara acara yang berencana mengadakan sebuah acara di salah satu
taman London Borough of Hackney (LBH). Dokumen tersebut juga menyediakan
bagian yang harus diselesaikan untuk membantu Anda mengembangkan EMP rinci
(Rencana Pengelolaan Acara). Dianjurkan agar Anda menyimpan versi baru dari
dokumen dan menyelesaikan semua bagian warna biru; setelah semua bagian telah
alamat ed Anda akan memiliki EMP untuk acara Anda. Ingatlah untuk menghapus
semua teks panduan setelah Anda menyelesaikan template.

2. Manajemen acara
2.1. Pra Perencanaan
Keberhasilan suatu acara selalu bergantung pada perencanaan awal yang memadai
dan sangat penting bahwa Anda membiarkan cukup waktu tunggu untuk
memastikan bahwa acara Anda sukses. Dengan menjawab mengapa, apa, di mana,
kapan dan siapa yang dalam proses perencanaan Anda awal, ini akan membantu
Anda membuat keputusan berdasarkan keputusan selama proses perencanaan
acara.
Mengapa - itu benar-benar layak mengajukan pertanyaan ini di awal, kadang-
kadang Anda mungkin menemukan bahwa jawabannya adalah tidak segera jelas.
Dengan menjawab mengapa hal itu akan membantu panitia pengorganisasian
Anda menetapkan nilai inti dari acara Anda. Menetapkan nilai inti akan membantu
Anda merancang acara Anda dan mengembangkan elemen 'siapa' dan karena itu
'apa' yang harus Anda sertakan sebagai bagian dari program acara Anda.
Apa - Anda perlu memutuskan apa yang Anda akan hadir di acara. Nilai inti Anda
akan memberikan arahan di sini. Mengetahui siapa target pemirsa Anda akan
membantu Anda mengidentifikasi elemen apa yang seharusnya ada di acara
Anda. Cobalah untuk menempatkan diri pada posisi seseorang dari audiens target
Anda, apa kepentingannya, apa yang akan menarik dan menggairahkan mereka di
acara Anda.
Di mana - beberapa hal yang harus dipertimbangkan ketika memutuskan tempat
acara Anda meliputi: wilayah situs, akses, dampak masyarakat, transportasi, parkir
mobil, tanah kondisi dan fasilitas yang ada seperti toilet. Hal ini juga layak
dipertimbangkan tempat Anda dalam hal audiens target Anda, adalah lokasi
accessib le untuk audiens target utama Anda?
Ketika - menganggap tanggal acara Anda dalam hal beberapa hal sebagai
berikut: acara lainnya, hari dalam seminggu, lakukan Anda kali membuka sesuai
audiens Anda dan kondisi cuaca kemungkinan pada waktu itu tahun.
Yang - ini adalah salah satu poin yang paling penting untuk dipertimbangkan
dalam proses perencanaan pra Anda. Mengidentifikasi ing 'yang' akan datang dari
Anda 'mengapa' dan identifikasi nilai-nilai inti. Anda yang 'juga bisa berarti Anda
 perlu memberikan perhatian khusus untuk fasilitas seperti anak-anak, remaja,
orang tua atau cacat.

2.2. Acara o khtisar

Berikan paragraf di sini yang memberikan ringkasan eksekutif acara.
Harap diingat bahwa Anda mencoba memberi seseorang yang tidak tahu apa-apa
tentang acara Anda dengan informasi sebanyak mungkin dalam satu atau dua
paragraf ringkas.

2.3. Kontak manajemen acara utama

Mengisi tabel berikut dengan nama, peran, tanggung jawab dan rincian kontak dari
orang-orang kunci yang terlibat dalam penyelenggaraan acara Anda.
Setiap acara harus selalu memiliki satu orang yang bertanggung jawab atas semua
aspek acara. Bergantung pada sifat dan skala acara, sejumlah orang lain akan
memiliki tugas dan tanggung jawab utama yang dialokasikan untuk mereka, namun
akan melapor kepada manajer acara.

Nama Peran Tanggung jawab Kontak (Mbl Pref)

& saluran radio
jika radio
dialokasikan

John Smith Pengelola acara Tanggung jawab XXXXXXXXXXX

keseluruhan
Saluran radio 1

John Smith Produksi Semua infrastruktur XXXXXXXXXXX

acara, pemesanan,
Saluran radio 1
timing pengiriman dll

John Smith Koordinator Relawan Perekrutan sukarela, XXXXXXXXXX

pelatihan dan
Saluran radio 3
manajemen acara hari

John Smith Kesehatan dan Penilaian risiko, XXXXXXXXXXX

Keamanan kepatuhan hukum, titik
Saluran radio 1
api, inspeksi lokasi

2.4. Kontak acara utama - lainnya

Isi tabel di bawah ini dengan semua kontak penting lainnya untuk acara Anda.
Anda sebagai penyelenggara acara harus mulai menyusun rincian semua orang
yang akan terlibat dalam acara Anda. Ini bisa menjadi pemasok acara, stallholders,
kontak darurat, rapat dewan dll. Meskipun tidak perlu kita (dewan tim acara) memiliki
daftar ini penting agar Anda membuat daftar lengkap. Ini membantu perencanaan
acara dan pengelolaan acara Anda pada hari itu. Tidak ada yang lebih buruk dari
tindakan panggung utama yang tidak muncul tepat waktu dan Anda tidak tahu
bagaimana cara menghubungi mereka!
 Pemasok (tenda, katering dll)

Organisasi Kontak Layanan Rincian kontak Catatan

ABC marquees John Smith Struktur Email dan Harga dikonfirmasi

sementara seluler menunggu
penawaran tertulis

Pihak berwenang (pemadam kebakaran, polisi, pertolongan pertama dll)

Organisasi Kontak Layanan Rincian kontak Catatan

Bertemu Polisi John Smith Dalam panggilan Email dan Telah memberi
seluler penjelasan
tentang acara

Artis / Hiburan

Organisasi Kontak Layanan Rincian kontak Catatan

Seni ABC John Smith Hiburan Email dan Mengharuskan

walkabout seluler pembayaran pada
hari itu

2.5. Staf

Di atas dan di atas kontak pengelolaan acara utama yang telah Anda
dokumentasikan di bawah bagian 2.3, silakan daftar di sini staf lain yang akan
diminta untuk menyampaikan acara Anda.
Penting agar Anda memikirkan dengan saksama acara Anda dan tingkat
kepegawaian yang akan dibutuhkan. Mudah untuk meremehkan berapa banyak
staf yang diminta untuk merencanakan dan berhasil menjalankan acara Anda.
Setelah proses perancangan acara dan menyelesaikan penilaian risiko akan
membantu memastikan bahwa Anda mengalokasikan staf yang memadai ke acara
tersebut, sehingga memastikannya dikelola secara efektif dan aman untuk umum
dan staf Anda.

2.6. Matriks organisasi

Buat matriks organisasi sederhana di bawah ini.
Untuk kejadian yang lebih kecil dan berbasis masyarakat, matriks organisasi masih
harus dikembangkan. Ini membantu setiap orang memahami struktur manajemen
dan siapa yang bertanggung jawab atas apa. Ini juga merupakan elemen penting
dalam perencanaan tanggap darurat Anda. Jika insiden n terjadi sangat penting
bahwa staf Anda, masyarakat atau darurat mengetahui rantai komando. Contoh di
bawah ini adalah struktur yang sangat sederhana, Anda harus menyoroti tingkat
komando dan protokol untuk komunikasi naik turun hierarki.

Layanan Polisi / Darurat

 Pengelola acara

Manajer Manajer Manajer Manajer Manajer

keamanan keamanan produksi artis relawan

Staf Staf produksi Manajer Relawan

keamanan panggung

Stewards Awak kapal Kru

panggung

2.7. Jadwal program & produksi

Harap mengisi jadwal produksi di bawah ini.
Penting agar Anda membuat dan mendokumentasikan acara acara hari; Ini tidak
hanya membantu manajemen acara Anda pada hari itu tetapi juga memungkinkan
Anda mempromosikan program Anda ke audiens Anda sebelumnya dan selama
acara berlangsung.
Jadwal produksi juga merupakan elemen penting dalam pengelolaan acara yang
sukses, ini memastikan tugas selesai tepat waktu dan tidak terlupakan, dengan
begitu banyak pemikiran tentang hal itu mudah untuk melupakan banyak hal jika
Anda tidak mendokumentasikan setiap tugas. Terlepas dari skala acara Anda harus
mendokumentasikan apa yang perlu dilakukan sebelum, selama dan setelah acara
untuk memastikan semua tugas dilakukan pada waktu yang tepat. Jadwal produksi
sederhana yang bisa digunakan disediakan di bawah ini dengan contoh di masing-
masing.

Jadwal Produksi XXXXXX event - sebelum hari acara

Tanggal Tugas Mulai Selesai Sumber Catatan Di tangan Lengka

daya / p
siapa

20/06/2009 Pick-up 10:00 12 Van + Bill Ambil cek X Van

event siang & Ben untuk memesan
signage pembayara
dari tanda n
penulis

Jadwal Produksi XXXXXX event - event day

Tugas Mulai Selesa Sumber Catatan Di tangan Lengka

i daya / p
siapa
 Pemegang kios tiba di 7:00 9 pagi Koordinat Semua Koordinat
lokasi or kios - kendaraan or warung
Sam di luar X diberi
lokasi pada penjelasa
pukul 9.30 n singkat
dan tidak
ada
pergerakan
kendaraan
lebih jauh

Jadwal Produksi XXXXXX event - post event

Tanggal Tugas Mulai Selesai Sumber Catatan Di tangan Lengka

daya / p
siapa

25/06/2009 Generato 9 10:00 Van + Pastikan X

r kembali pagi Tom kabel
kembali

2.8. Jalankan lembar

Anda dapat menggunakan tabel di bawah sebagai template untuk mengembangkan
lembar dijalankan untuk acara Anda.
Lembar kerja adalah alat yang berguna bila aktivitas Anda telah melipatgandakan
aktivitas yang terjadi sepanjang hari di lokasi yang berbeda dalam lokasi acara.
Misalnya Anda mungkin memiliki panggung, area arena dan hiburan walkabout. Oleh
karena itu, penting bagi Anda memprogram semua aktivitas dengan cara yang
masuk akal dan masuk akal untuk membuat acara berjalan bagi audiens Anda.
Misalnya Anda bisa memprogram tindakan di arena untuk memulai segera setelah
sebuah tindakan panggung selesai, ini memberi waktu untuk pergantian panggung
tanpa total hiburan untuk menghibur audiens Anda. Lembar lari bisa sedetail detik
untuk produksi panggung, namun untuk kejadian di luar ruangan yang lebih kecil,
antara 5 dan 15 menit biasanya bekerja dengan baik. Tim acara LBH dapat
memberikan bantuan lebih lanjut dalam hal menjalankan lembaran jika diperlukan.
Contoh lembar run dasar disediakan di bawah ini.
Perlu diketahui bahwa seringkali lembaran run tahap terpisah harus dikembangkan
yang bertahap, ini membantu memastikan program panggung profesional dan mulus
dipresentasikan.

Program panggung dan arena untuk acara XXXXX

Waktu Program Program Pelukis Teater Bubble Pemodel lain

panggung Arena wajah walkabout blower balon

12:00 Pembukaan Pelukis

walikota wajah

12:05
 12:10

12:15 Perubahan Demo Walkabout Bubble

sepeda 1 blower

12:20

12:25

12:30 Penampilan Pemodel

menari balon

12:35

12:40

12:45

12:50

12:55

13:00

3. Kesehatan dan keselamatan

3.1. Tanggung jawab Anda untuk kesehatan dan keselamatan di
acara Anda
Kesehatan dan Keselamatan di Undang-Undang Kerja 1974
http://www.hse.gov.uk/legislation/hswa.htm adalah bagian utama dari undang-
undang yang mencakup kesehatan dan keselamatan di tempat kerja. Sekalipun
Anda adalah organisasi masyarakat tanpa karyawan, tetaplah tanggung jawab Anda
untuk memastikan bahwa acara Anda dan kontraktor Anda beroperasi secara legal
dan aman. Untuk ini, penting bagi Anda untuk menangani judul berikut untuk
memastikan bahwa Anda telah mengambil semua langkah yang cukup praktis untuk
memastikan bahwa acara Anda aman dan sesuai dengan semua peraturan dan
pedoman kesehatan dan keselamatan kerja.

3.2. Penilaian dan manajemen risiko

Berikan salinan penilaian risiko lengkap Anda dengan menggunakan template Tim
Acara LBH.
Proses penilaian risiko bukan pilihan saat merencanakan suatu acara, ini adalah
kebutuhan mutlak dan tidak ada acara yang akan diberikan izin di Ruang Hijau
Hackney sampai penilaian risiko yang sesuai telah selesai. Tim Acara LBH telah
mengembangkan kerangka penilaian risiko; Anda seharusnya sudah menerima
salinan ini setelah Anda mendapatkan Persetujuan Sementara. Catatan panduan
diberikan pada formulir ini yang akan membawa Anda melalui proses penilaian
risiko. Penting agar penilaian risiko bukan hanya sesuatu yang Anda lakukan karena
ini adalah persyaratan hukum, ini adalah satu-satunya alat yang paling penting untuk
memastikan Anda mencakup semua aspek kesehatan, keselamatan dan
perencanaan acara Anda. Penilaian risiko adalah dokumen 'cairan' yang harus
dikembangkan lebih awal, terus dipantau, disesuaikan dan dibagi secara luas
dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal.
Langkah pertama dalam proses ini adalah mengembangkan daftar risiko, lakukan ini
dengan kelompok perencanaan Anda dan lakukan brainstorming setiap risiko yang
dapat diidentifikasi. Setiap risiko yang teridentifikasi kemudian akan ditangani melalui
kerangka penilaian risiko. Anda harus memasukkan risiko kebakaran dalam
penilaian ini.
Silahkan hubungi Tim Acara LBH jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut
mengenai penilaian dan pengelolaan risiko. Anda juga dapat merujuk ke HSE
(Kesehatan dan Keselamatan Eksekutif) 5 Langkah untuk Penilaian Risiko Sukses
Http://www.hse.gov.uk/risk/fivesteps.htm

3.3. Penilaian risiko - kontraktor lainnya

Tolong daftar di sini semua kontraktor lain yang terkait dengan acara Anda
sehingga Anda perlu mengumpulkan salinan penilaian risiko mereka.
Beberapa contoh bisa jadi tumpuan yang menyenangkan, pelukis wajah atau
pemain walkabout. Ingatlah bahwa Anda sebagai penyelenggara acara
memegang tanggung jawab utama untuk setiap elemen acara yang Anda
kontrakkan.

3.4. Keamanan
Sebagian besar acara, meski tidak semua, akan memerlukan beberapa keamanan
profesional. Tujuan utama keamanan dan penjagaan adalah kontrol orang banyak
dan ini akan menjadi penilaian risiko Anda yang akan mengidentifikasi persyaratan
keamanan Anda nantinya. Saat menilai kebutuhan keamanan acara Anda,
pertimbangkan hal-hal berikut; Lokasi tempat, tanggal, waktu operasi, target
demografis, jumlah kehadiran yang direncanakan, situs berpagar atau terbuka dll.

Dokumentasikan rencana keamanan Anda di sini.

Keamanan pada acara harus SIA (Security Industry Authority) didaftarkan.
Informasi lebih lanjut tersedia di
Http://www.sia.homeoffice.gov.uk/Pages/home.aspx
Informasi lebih lanjut tentang keamanan di acara outdoor tersedia di HSE Acara
Panduan Keselamatan Bab 6 Crowd Management - Page 51

3.5. Stewarding
Selain persyaratan staf organisasi Anda sendiri, Anda juga perlu mempertimbangkan
persyaratan pramugari.
 Dokumen rencana stewarding Anda di sini.
Beberapa hal penting yang perlu dipertimbangkan saat mengembangkan rencana
Anda adalah:
Penilaian risiko Anda akan membantu Anda mengidentifikasi kebutuhan Anda
Stewards memerlukan pelatihan dan briefing untuk memastikan mereka
sepenuhnya menyadari tugas dan tanggung jawab mereka
Anda harus memastikan bahwa Anda mengembangkan rencana komunikasi
untuk semua staf, termasuk pelayan karena mereka perlu memahami
bagaimana mereka dapat mencairkan informasi atau melaporkan kejadian
selama acara berlangsung.
Beri pertimbangan; Lokasi tempat, tanggal, waktu operasi, target demografis,
jumlah kehadiran yang direncanakan, situs berpagar atau terbuka dll

3.6. Prosedur darurat

Tolong dokumentasikan di sini tentang prosedur darurat yang akan Anda lakukan
untuk acara Anda.
Sekali lagi, penilaian risiko Anda akan membantu Anda mendokumentasikan
prosedur Anda. Pikirkan apa yang akan Anda lakukan jika terjadi kebakaran, di
mana di tempat Anda akan mengevakuasi orang? Bagaimana Anda akan
mengkomunikasikan instruksi ini kepada audiens Anda? Siapa yang akan
bertanggung jawab atas keputusan ini? Sistem apa yang Anda miliki untuk
menghubungi layanan darurat?
Penting agar Anda mendokumentasikan prosedur Anda dan
mengkomunikasikannya dengan semua staf acara, kontraktor dan sukarelawan
Anda, serta membuat petugas darurat menyadari kejadian Anda. Prosedur darurat
akan selalu mencakup definisi, yaitu kapan kejadian menjadi besar dan oleh
karena itu pengelolaan kejadian diserahkan ke polisi.
Panduan lebih lanjut juga dapat diperoleh dari halaman Panduan HSE acara
Keamanan 31 Bab 4 - Major Incident Perencanaan

3.7. Pertolongan pertolongan pertama / medis

Tolong sampaikan di sini bantuan pertolongan pertama dan atau medis apa yang
akan Anda dapatkan di acara Anda.
HSE (Kesehatan dan Keselamatan Eksekutif) Kegiatan Keamanan Panduan
menyediakan template yang membantu Anda menetapkan persyaratan
pertolongan pertama, medis dan ambulans Anda. Silakan lihat halaman 130 dari
acara Panduan Keselamatan atau hubungi Tim Acara LBH untuk mengakses tabel
perhitungan ini.
3.8. Listrik

Jika Anda termasuk pasokan listrik sebagai bagian dari acara Anda, silahkan
mendokumentasikan rinciannya di sini.
Instalasi listrik temporer tunduk pada standar dan peraturan yang sama dengan
instalasi listrik permanen dan harus memenuhi persyaratan umum Peraturan
Ketenagalistrikan pada tahun 1989. Setiap kejadian yang memiliki pasokan listrik
termasuk harus dilengkapi tanda tangan teknisi listrik yang kompeten sebelum
Acara dimulai Informasi lebih lanjut tentang instalasi listrik untuk acara di ruang
hijau Hackney tersedia atas permintaan atau merujuk ke website HSE untuk
informasi rinci tentang keselamatan listrik
http://www.hse.gov.uk/electricity/index.htm

3.9. Kebakaran di acara Anda

Anda harus mengatasi area keselamatan kebakaran untuk acara Anda. Seperti yang
dinyatakan di bawah 3.2 Penilaian Resiko dan Manajemen Anda perlu memasukkan
risiko kebakaran dalam penilaian risiko acara Anda.

Harap konfirmasi di sini bahwa Anda telah mengatasi risiko kebakaran dalam
penilaian risiko acara Anda. Juga dokumentasikan bagaimana Anda telah
membahas bidang utama dari proses penilaian risiko kebakaran yang disorot di
bawah ini:
Identifikasi bahaya kebakaran, misalnya sumber pengapian, bahan bakar dan
oksigen
Identifikasi orang yang berisiko di dalam dan di sekitar situs Anda dan mereka
yang berisiko tinggi
Mengevaluasi risiko kebakaran yang terjadi dan mengevaluasi risiko terhadap
orang jika terjadi kebakaran
Menghapus atau mengurangi bahaya kebakaran dan menghilangkan atau
mengurangi risiko pada orang
Perhatikan hal berikut: deteksi dan peringatan, pemadaman kebakaran, rute
pelarian, tanda dan pemberitahuan, pencahayaan, perawatan
Mencatat temuan dan tindakan yang signifikan
Siapkan dan rencana darurat
Menginformasikan dan menginstruksikan orang yang relevan, memberikan
pelatihan
Simpan penilaian di bawah peninjauan dan revisi bila perlu
Sumber daya yang berguna untuk perencanaan keselamatan kebakaran meliputi:
Http://www.communities.gov.uk/publications/fire/firesafetyassessment
Penilaian Risiko Keselamatan Kebakaran - acara dan tempat udara terbuka (dapat
diunduh dari situs web di atas)
Panduan untuk Tindakan Pencegahan Kebakaran di Tempat-Tempat Hiburan dan
Tempat Tinggal yang Ada - Kantor Rumah Tangga - Bab 13 halaman 136
'Ketentuan Khusus untuk Struktur Sementara dan Tempat Hiburan yang
terlindungi dalam situasi terbuka udara'

3.10. Pameran seru dan peralatan bermain tiup

Jika Anda berencana untuk memiliki istana, wahana atau pameran yang
menyenangkan di acara Anda, Anda harus melakukan sejumlah pemeriksaan dan
mengumpulkan berbagai dokumentasi sebelum Tim Acara LBH akan memberikan
persetujuan agar hadir di acara Anda.

Sertakan di sini peralatan bermain tiup yang ingin Anda dapatkan di acara Anda.
Poin yang perlu Anda tangani sebelum persetujuan diberikan untuk peralatan
bermain tiup apa pun adalah:
Apakah operator sesuai dengan PIPA Skema?
Apakah mereka melakukan pemeriksaan harian pada peralatan yang
dibutuhkan oleh EIS7
Kapan peralatan terakhir diperiksa sepenuhnya?
Wi akan Anda mendapatkan petunjuk lengkap tentang operasi SAFE nya?
Apakah tiup itu tag PIPA?
Apakah Anda memiliki salinan sertifikat uji PIPA saat ini untuk peralatan ini
Jika mengaturnya dengan unit blower 1,2 jarak meter akan masih muat di situs
saya?
Apakah peralatan ditandai dengan jelas karena keterbatasan penggunaannya
(maks. Tinggi pengguna dll.)?
Apakah Anda anggota asosiasi yang relevan (AIMODS, NAIH atau BIHA)?
(Periksalah ini terhadap daftar situs web yang relevan (Lihat Organisasi yang
Berpartisipasi)
Apakah mereka memiliki 5 juta Public Liability Insurance?
Panduan lebih lanjut tentang Standar Inggris dan hukum yang berkaitan dengan
peralatan bermain tiup tersedia di situs PIPA Inflatable Bermain Inspeksi Skema
http://www.pipa.org.uk/index.asp
Harap sertakan di sini wahana atau pameran seru yang ingin Anda dapatkan di
acara Anda.
Poin yang perlu Anda tangani sebelum persetujuan diberikan untuk perjalanan
atau kesenangan yang menyenangkan adalah:
Setiap perjalanan atau wahana yang berdiri sendiri yang merupakan bagian
dari pameran yang menyenangkan harus menjadi bagian skema ADIPS (Skema
Prosedur Penyelidikan Perangkat Hiburan).
Operator harus memberi Anda salinan surat-surat Inspeksi Tahunan dalam
Layanan dan fotokopi ini harus diberikan kepada Tim Acara
 Operator juga harus memastikan secara tertulis bahwa mematuhi dan
beroperasi di bawah Pameran dan Taman Hiburan HSG175 - Panduan Praktik
yang Aman
Informasi lebih lanjut tersedia di situs HSE dalam hal skema ADIPS di
http://www.hse.gov.uk/pubns/etis8.htm
Tim Acara LBH juga dapat memberikan salinan dokumen Fairgrounds dan
Amusement Park - Panduan tentang Praktik Aman pada permintaan

3.11. Struktur sementara yang dapat didebet

Penggunaan struktur demountable sementara pada acara adalah area yang luas
dan kompleks. Untuk acara kecil itu mungkin hanya beberapa kios pasar dan tenda.
Acara dan festival yang lebih besar dapat mencakup tahapan, tribun, menara
penerangan, gantries, kantor perkantoran dll. Bergantung pada skala dan jenis
struktur, otoritas yang berbeda akan diminta untuk terlibat dalam proses persetujuan.
Jika struktur direncanakan berada di tempat untuk waktu yang lama maka perizinan
mungkin diperlukan. Konstruksi sementara yang lebih besar akan memerlukan
insinyur independen untuk menandatangani struktur sebelum dapat digunakan. Jadi
Anda bisa melihat bahwa ini adalah area yang memerlukan pertimbangan hati-hati
oleh otoritas lokal sebelum mendapat persetujuan.

Berikan daftar rinci tentang semua struktur sementara yang akan Anda bawa ke
situs acara Anda. Sertakan prosedur apa yang akan Anda ikuti untuk memastikan
semua struktur dipasok oleh kontraktor yang kompeten.
Pedoman tentang persyaratan minimum sebelum Events Tim LBH memberikan
persetujuan untuk acara Anda berdasarkan apa struktur sementara Anda berniat
untuk membawa ke situs:
Semua pemasok harus memberi Anda salinan dari sertifikat tanggung jawab
publik dan asuransi karyawan mereka
Semua pemasok harus memberi Anda penilaian risiko dan pernyataan metode
yang relevan terkait dengan produk yang mereka sediakan untuk acara Anda
Pemasok akan memberikan pemeriksaan tangan yang ditandatangani setelah
struktur selesai untuk mengatakan bahwa alat tersebut aman dan siap
digunakan
Anda perlu mempertimbangkan semua aspek kesehatan dan keselamatan
lainnya yang terkait dengan struktur sementara
Informasi lebih lanjut dapat ditemukan di 'Temporary Demountable Structures -
Panduan Pengadaan, Desain dan Penggunaan' - Tim Acara dapat memberikan
salinan atas permintaan
3.12. Hewan di Acara

Anda harus mendapatkan persetujuan dari Dewan secara tertulis sebelum Anda
dapat membawa setiap hewan di tempat untuk e xhibition, kinerja atau hiburan.
Petugas Resmi dapat melarang penggunaan hewan apapun di acara yang mereka c
onsider dapat menimbulkan bahaya bagi masyarakat.
Pemegang acara dapat menggunakan hanya hewan yang tercantum pada formulir
aplikasi acara dan setiap pembaruan untuk daftar itu, yang harus diserahkan kepada
Pejabat Resmi untuk disetujui minimal 7 hari sebelum binatang untuk dibawa ke
Situs. Salinan dari semua lisensi yang relevan s / pendaftaran dokumentasi
s Untuk setiap hewan harus dilengkapi dengan formulir aplikasi.
Hirer bertanggung jawab atas kesejahteraan hewan, yang akan diangkut, disimpan,
diberi makan dan dipamerkan kepada publik dengan cara yang sesuai dan sesuai
dengan kebutuhan hewan. The penyewa akan lebih jauh lagi setiap saat mematuhi
kewajiban dan tugas perawatan yang dikenakan kepadanya oleh UU Kesejahteraan
Hewan 2006.

Harap memberikan daftar rinci semua hewan Anda berencana untuk membawa ke
situs acara Anda. Sertakan c opies dari semua lisensi / dokumentasi pendaftaran
yang relevan untuk masing-masing hewan.
Silakan merujuk ke bagian Syarat dan Ketentuan 6.13 untuk informasi
mengenai hewan pada acara

4. Komunikasi
Pentingnya komunikasi saat merencanakan dan menyampaikan sebuah acara
sangat penting. Anda perlu mempertimbangkan tiga bidang komunikasi utama saat
mengembangkan acara Anda.
1. Berkomunikasi dengan tim pra perencanaan Anda untuk memastikan
semua orang mengetahui semua yang diajukan. Hal ini juga penting bahwa
Anda mengkomunikasikan rencana acara Anda kepada penduduk dan bisnis
di daerah sekitar, semakin awal semakin baik.
2. Komunikasi pada hari kejadian, memastikan bahwa ada rencana
komunikasi yang jelas dan bahwa semua pemangku kepentingan terbiasa
dengan rencana tersebut. Anda juga perlu memastikan bahwa Anda memiliki
alat praktis untuk membuat rencana kerja komunikasi pada hari ini, ini bisa
mencakup radio, telepon genggam, pelari (staf untuk menjalankan tugas dan
pesan) dan sistem alamat publik.
3. Komunikasi khalayak perlu diperhatikan agar pengalaman pengunjung
menyenangkan dan mulus. Elemen di sini bisa mencakup selebaran, rencana
lokasi, signage, sistem alamat publik, jadwal panggung, MC dan titik informasi.
4.1. Komunikasi acara - Warga sekitar

Dokumentasikan di sini bagaimana Anda akan mengkomunikasikan rencana acara

Anda ke penduduk sekitar dan bisnis
Tim Acara LBH dapat memberikan bantuan bagaimana cara terbaik untuk
berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan ini
Harap dicatat bahwa Anda dapat mendaftarkan acara Anda di situs web LBH di
bawah 'What's On'. Pergi ke
http://www.hackney.gov.uk/servapps/WhatsOn/EventsList.aspx dan pergi ke 'Post
Acara'

4.2. Komunikasi hari kerja - Pemirsa

Dokumen sini apa rencana Anda miliki di tempat untuk komunikasi dengan
audiens Anda pada hari, perhatikan point 3 di atas.
Informasi lebih lanjut tentang komunikasi acara dapat ditemukan dalam Panduan
HSE acara Keselamatan Bab 5 Komunikasi - page 42

4.3. Komunikasi hari kejadian - Internal

Dokumentasikan di sini rencana apa yang Anda miliki untuk komunikasi acara hari
Anda untuk staf acara dan layanan darurat, baik di lokasi maupun di luar situs.
Poin penting yang perlu dipertimbangkan saat mengembangkan rencana Anda
adalah:
Pastikan bahwa di bawah 2.3 Manajemen Acara Penting Hubungi Anda untuk
mencantumkan rincian kontak telepon dan rincian saluran radio jika radio
sedang digunakan
Pastikan bahwa melalui matriks organisasi Anda (2.6) semua orang yang
mengerjakan acara Anda memahami rantai komando dan oleh karena itu siapa
yang akan mereka hubungi jika mereka perlu melaporkan informasi kejadian
atau kaskade
Rencana komunikasi Anda perlu dikembangkan dengan mempertimbangkan
matriks organisasi dan rencana tanggap darurat
Informasi lebih lanjut tentang komunikasi acara dapat ditemukan dalam Panduan
HSE acara Keselamatan Bab 5 Komunikasi - page 42

5. Anak hilang

Silakan mendokumentasikan sini apa kebijakan dan prosedur anak hilang Anda
berada.
 Anda harus memastikan bahwa Anda mengembangkan kebijakan anak-anak yang
hilang dan membuat semua staf acara dan sukarelawan terbiasa dengan prosedur
dan kebijakannya. Beberapa hal penting yang harus dipertimbangkan saat
mengembangkan kebijakan Anda adalah:
Identifikasi pengaturan untuk 'amannya' perawatan anak-anak sampai saat
mereka dapat dipertemukan kembali dengan orang tua atau wali mereka
Harus ada titik yang jelas untuk informasi tentang anak-anak yang hilang
Anak-anak kehilangan tidak boleh ditinggalkan dalam perawatan tunggal
dewasa, selalu memastikan bahwa setidaknya ada dua orang dewasa yang
memiliki CRB yang sesuai (Criminal Records Bureau) cek di tempat. Informasi
lebih lanjut tentang CRB dapat ditemukan http://www.crb.homeoffice.gov.uk/
Jika anak yang hilang ditemukan dan dilaporkan ke salah satu staf acara,
pesan harus dikomunikasikan ke semua staf acara sesuai rencana komunikasi
(radio, telepon, secara langsung ke titik kontrol acara) bahwa 'kata kode' di
'lokasi' . Dua staf kemudian harus tinggal bersama anak pada saat ini untuk
jangka waktu 10 menit untuk memungkinkan kemungkinan penyatuan kembali
yang cepat.
Jika setelah 10 menit tidak ada reunifikasi maka anak tersebut harus dibawa ke
tempat yang ditentukan oleh dua anggota staf yang ditunjuk. Jika
memungkinkan titik ini harus berdekatan dengan titik kontrol acara Anda atau
area bantuan / medis pertama.
Semua insiden perlu dicatat, memastikan semua rincian dicatat.
CRB diperiksa staf harus mencoba untuk memastikan keterangan wali anak,
nama mereka, nomor ponsel jika diketahui dan deskripsi.
Anak dan wali orang tua tidak boleh dipertemukan kembali sampai sebuah
pertandingan telah ditetapkan. Untuk ini jika orang tua datang ke titik anak-anak
yang hilang yang mengklaim bahwa mereka memiliki anak yang hilang, mereka
harus memberikan tanda tangan dan identifikasi beserta deskripsi anak mereka,
ini bisa termasuk usia, pakaian, warna rambut, tinggi badan, dll.
Jika ada keengganan dari anak untuk pergi bersama orang dewasa maka Anda
harus memberi tahu polisi.
Begitu kejadian anak yang hilang telah teratasi, Anda harus memberi tahu
semua staf bahwa 'kode' telah dipecahkan. Lengkapi laporan dan log.
Informasi lebih lanjut tentang anak hilang dan kesejahteraan umum dari anak-anak
di acara-acara tersedia dari HSE Acara Panduan Keselamatan - Bab 22 halaman
144. Tim acara LBH dapat meneruskan informasi ini berdasarkan permintaan.

6. Perizinan
6.1. Aktiva TEN (Temporary Acara Pemberitahuan)

Jika acara Anda termasuk kegiatan yang memberi lisensi, berikan detail di sini.
Silakan merujuk ke dokumen Pedoman LBH Events License untuk rincian tentang:
 LBH taman, yang memiliki izin berdiri di tempat.
Keempat tujuan perizinan kunci
Rincian ketika TEN (Temporary Acara Perhatikan) aplikasi yang diperlukan dan
bagaimana untuk pergi tentang itu.
Kegiatan apa yang didefinisikan sebagai kegiatan yang dapat diberi lisensi?
Kontak lisensi kunci dalam LBH.

6.2. PRS dan PPL Lisensi

Hidup dan rekaman musik di satu-off acara tidak memerlukan lisensi, namun
peristiwa tim LBH terdaftar dengan baik PRS (Performing Rights Masyarakat) dan
PPL (Phonographic Kinerja Terbatas). Biaya yang harus dibayarkan untuk musik live
atau rekaman sekarang telah dimasukkan ke dalam 'Sewa biaya untuk Ruang Hijau
Hackney'

Berikan detail tentang musik rekaman atau live yang Anda rencanakan untuk
acara Anda.

7. Asuransi
Sebagaimana tercantum dalam Syarat dan Ketentuan untuk Hire of Hackney Green
Space semua event organizer harus memegang asuransi pertanggungjawaban
dengan nilai 5 juta. Anda juga harus memastikan bahwa setiap kontraktor yang
Anda ikuti juga memegang asuransi pertanggungjawaban umum dan asuransi
lainnya yang sesuai, yaitu pertanggungjawaban produk, asuransi karyawan.

Harap konfirmasikan bahwa Anda memegang asuransi pertanggungjawaban

publik dengan nilai minimum sebesar 5 juta dan salinan kebijakan tersebut telah
diteruskan ke Tim Acara.
Anda juga perlu memastikan bahwa Anda memegang salinan semua asuransi
kontraktor yang relevan dan salinannya dapat diberikan kepada Tim Acara
berdasarkan permintaan

8. Penyediaan makanan

Detail dokumen di sini tentang katering dan atau penyediaan makanan yang akan
Anda sediakan untuk acara Anda. Harap dicatat bahwa semua rincian konsesi
katering harus tercantum di bawah 2.4 Kontak Peristiwa Utama - Lainnya. Tim
acara akan memeriksa bahwa Kesehatan Tim Food LBH Lingkungan telah
menyetujui semua pemasok Anda terdaftar sebelum Persetujuan Final.
Siapa pun yang menyediakan katering di acara Anda harus melengkapi Kuesioner
Catering Kesehatan LBH Lingkungan dan kembali ke petugas yang sesuai paling
lambat 2 minggu sebelum tanggal acara.
Sebuah dokumen pedoman berjudul 'Sebuah Panduan Menjalankan Food Kios-
kios di Pameran dan Festival di Hackney' menyertai kuesioner.
9. Pertimbangan lokasi
9.1. Rencana di lokasi
Sertakan salinan rencana situs Anda di dalam dokumen ini atau sebagai lampiran
terpisah.
Rencana situs harus diserahkan untuk setiap acara. Karena template ini dirancang
untuk membantu penyelenggara acara yang lebih kecil, kami tidak mengharapkan
Anda untuk menyediakan rencana lokasi standar yang akan kami antisipasi dari
penyelenggara acara profesional yang lebih besar, namun semakin akurat dan rinci
rencananya semakin baik. Ini akan membantu Anda menjalankan elemen
pembuatan dan produksi situs dari acara Anda.
Rencana situs Anda harus mencakup hal berikut:

Penempatan semua struktur sementara Semua infrastruktur situs lainnya

Setiap pagar atau penghalang Generator atau sumber tenaga

Power supply berjalan (kabel) Titik masuk dan keluar

Keadaan darurat dan titik perakitan Pertolongan pertama

Titik informasi Kehilangan anak-anak

Titik masuk kendaraan Setiap acara dekorasi, yaitu bendera,

spanduk dll

Sadarilah bahwa Anda mungkin ingin membuat dua versi dari rencana situs, yang
akan Anda gunakan di situs pada hari itu untuk memberi peserta acara informasi
dan versi lain yang murni untuk tim manajemen Anda. Rencana situs yang akurat
sangat membantu saat Anda membangun situs karena Anda dapat secara jelas
mengarahkan orang saat mereka tiba di tempat ke posisi yang benar. rencana situs
juga merupakan alat yang berguna dalam proses desain acara yang Anda dapat
merencanakan bagaimana orang akan masuk ke situs, bagaimana orang akan
berinteraksi dengan situs dan bagaimana orang-orang akan bergerak tentang situs
tersebut.
** Harap diperhatikan Acara LBH Tim dapat menyediakan file PDF dari semua
taman utama. Ini dapat diimpor ke MS Word dan kemudian Tools Menggambar di
Word digunakan untuk plug-in elemen acara Anda. Kami GIS tim atas permintaan
juga dapat menyediakan file CAD jika diperlukan. Google Maps juga merupakan alat
yang dapat digunakan untuk mengembangkan rencana situs.

9.2. Kamar Kecil

Anda diminta untuk memberikan fasilitas toilet yang memadai untuk Anda acara
peserta, staf dan kontraktor.
Silakan garis sini ketentuan toilet direncanakan untuk acara Anda berdasarkan
nomor Anda diharapkan dan perpecahan gender.
The HSE pedoman untuk nomor toilet yang disediakan di bawah. Informasi lebih
lanjut tentang Fasilitas Sanitasi di acara dapat ditemukan di HSE Acara Panduan
Keselamatan - Bab 14 halaman 88.
Jadilah sadar bahwa Anda akan perlu untuk memberikan fasilitas orang cacat dan
fasilitas sanitasi yang terpisah untuk katering.

Untuk acara dengan gerbang waktu Untuk acara dengan gerbang waktu
pembukaan 6 jam atau lebih pembukaan durasi kurang dari 6 jam

Wanita Pria Wanita Pria

1 toilet per 100 1 toilet per 500 1 toilet per 120 1 toilet per 600
wanita laki-laki + 1 urinoir perempuan laki-laki + 1 urinoir
per 150 laki-laki per 175 laki-laki

9.3. Kendaraan di situs

Silakan garis besar di sini apa yang Anda kebijakan kendaraan untuk situs acara
Anda.
Hai yang perlu dipertimbangkan ketika mengembangkan kendaraan Anda pada
kebijakan situs:
Sebagai bagian dari perencanaan darurat Anda (dan termasuk pada rencana
situs Anda), Anda harus jelas ditandai masuknya darurat dan egress rute.
Idealnya ini harus menjadi rute steril namun hal ini tidak selalu memungkinkan
dan karena itu Anda perlu prosedur di tempat untuk masuknya aman dan egress
kendaraan darurat.
kendaraan apa yang akan perlu untuk mengakses situs ini untuk acara Anda?
kendaraan apa yang harus tetap di tempat selama acara Anda dan yang akan
menjadi off-site sebelum acara dibuka?
Apakah ada kendaraan yang akan perlu untuk memindahkan di situs selama
acara Anda? Hal ini sangat disarankan agar Anda menghindari kebutuhan untuk
ini, namun jika diperlukan Anda harus memiliki prosedur yang kaku di tempat
dan memastikan bahwa semua orang yang terlibat dalam acara Anda
sepenuhnya diberitahu tentang protokol.

9.4. Lalu lintas, transportasi dan parkir

Banyak acara komunitas yang lebih kecil akan memiliki dampak terbatas pada lalu
lintas dan parkir, namun masih penting bahwa Anda memberikan pertimbangan ini
ketika merencanakan acara Anda. acara yang lebih besar dapat memiliki dampak
signifikan pada lalu lintas lokal dan transportasi dan akan memerlukan penilaian
risiko yang luas dan rencana rinci khususnya berkaitan dengan lalu lintas dan
transportasi. Adalah penting bahwa melalui penilaian risiko Anda Anda
mempertimbangkan lalu lintas, transportasi dan parkir tidak peduli apa skala acara
Anda.
 Garis lalu lintas, transportasi atau parkir rencana Anda miliki di tempat untuk acara
Anda.
Hai yang perlu dipertimbangkan ketika mengembangkan rencana Anda:
Bagaimana audiens target Anda akan melakukan perjalanan ke acara Anda?
Mempertimbangkan berbagai jaringan transportasi di sekitar lokasi acara, dan
bagaimana hal ini dapat dipromosikan ke audiens Anda sebagai cara untuk
mendapatkan ke acara Anda.
Apakah Anda mengusulkan setiap penutupan jalan? Jika demikian Tim Acara
dapat memberikan kontak yang benar untuk mengajukan penutupan jalan,
menyadari bahwa penutupan jalan memerlukan minimal 6 minggu lead time dan
dalam semua kasus yang lebih pemberitahuan disediakan lebih baik.
Parkir suspensi dapat diterapkan untuk dan informasi dan bentuk dapat
ditemukan di situs web LBH di http://www.hackney.gov.uk/ek-suspensions-
dispensations.htm

10. pertimbangan lingkungan

Ini tidak pernah lebih penting bagi penyelenggara acara untuk dimasukkan ke dalam
rencana untuk meminimalkan dampak lingkungan mereka. LBH Tim Acara tidak
akan menyetujui setiap peristiwa kecuali judul berikut mengenai lingkungan dibahas.

10.1. Mendaur ulang

Sangat penting bahwa acara Anda memiliki rencana daur ulang di tempat dan
bahwa itu dilakukan. Untuk acara komunitas kecil ini bisa sesederhana label
beberapa sampah untuk mendorong orang untuk memisahkan sampah mereka ke
dalam berbagai kategori dan kemudian memastikan bahwa ini dibawa ke dewan
disediakan tempat sampah daur ulang yang terletak di sekitar wilayah tersebut.
acara yang lebih besar akan perlu untuk menunjukkan bahwa mereka memiliki
strategi daur ulang suara di tempat atau mempekerjakan daur ulang profesional
organisasi untuk mengelola daur ulang pada hari itu.

Dokumen rencana daur ulang untuk acara Anda di sini

Hai untuk dipertimbangkan:
Pastikan konsesi Anda dan pemasok makanan memiliki kebijakan yang tepat
dan prosedur di tempat dalam hal menyediakan wadah biodegradable dan
sistem untuk pembuangan air kotor, minyak goreng dll
Memikirkan bagaimana Anda akan mendorong orang untuk menempatkan
sampah yang tepat ke dalam wadah yang benar. bahan daur ulang yang
terkontaminasi bisa berarti bahwa bahan harus dikirim ke TPA
Bagaimana Anda akan menjaga situs yang jelas limbah? Apakah ini akan
mengampuni dari pelayan atau relawan?
saran lebih lanjut dapat dicari dari tim daur ulang LBH di 020 8356 6688
10.2. Kebisingan

Semua ruang hijau di London Borough of Hackney memiliki daerah pemukiman di

dekat dan karena itu penting bahwa Events Team dan Dinas Kebisingan LBH
sepenuhnya menyadari setiap elemen peristiwa yang dapat menyebabkan masalah
kebisingan. Unsur-unsur yang paling jelas yang memiliki potensi untuk
menyebabkan masalah kebisingan polusi tahapan live music, menyenangkan
pameran dan sistem alamat publik. Oleh karena itu penting bahwa Anda
menghubungi layanan suara di 020 8356 4455 untuk mendiskusikan rencana Anda
dan mendapatkan kesepakatan tentang tingkat kebisingan di situs diidentifikasi
sekitarnya acara Anda. Tidak ada acara yang memiliki potensi untuk menyebabkan
gangguan kebisingan akan diberikan persetujuan sampai konfirmasi telah diterima
dari Dinas Kebisingan bahwa mereka senang dengan rencana Anda.

Silahkan mendokumentasikan elemen acara Anda apa yang memiliki potensi

untuk menyebabkan gangguan kebisingan dan apa rencana Anda miliki di tempat
untuk mengurangi ini.
Poin untuk dipertimbangkan:
Pemilihan lokasi untuk acara Anda
acara yang lebih besar yang memiliki panggung musik akan selalu harus
menggunakan sound engineer profesional dan mereka harus bekerja sama
dengan Dinas LBH Kebisingan untuk membangun tingkat suara setuju
Warga harus disediakan dengan kontak hari acara dari organisasi Anda yang
dapat dihubungi pada hari seharusnya mereka ingin meningkatkan keluhan
kebisingan

10.3. perlindungan permukaan dan pohon

Jika acara Anda membutuhkan sejumlah besar peralatan untuk datang ke situs
Anda mungkin perlu mempertimbangkan memasang track cara untuk melindungi
tanah. Syarat dan Ketentuan garis besar kewajiban Anda dalam kaitannya dengan
penampakan peralatan sekitar pangkal pohon. Pohon akar pemadatan adalah
masalah besar dan dapat menyebabkan kematian dini pohon karena pemadatan
tanah di sekitar akar, membatasi kemampuan mereka untuk menyerap oksigen dari
tanah.

Silakan mendokumentasikan sini rencana Anda untuk meminimalkan kerusakan

pada tanah taman dan pohon-pohon.
Silahkan lihat Syarat dan Ketentuan bagian 6.3 untuk informasi mengenai
penampakan peralatan di sekitar pohon