Access 2007

V
Al trmino de esta leccin usted podr:

Conocer los conceptos bsicos de Access.

Creacin de Bases de Datos.
Generar reportes.

Creacin de Tablas en Access

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear para visualizar
sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los
datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el
tipo de datos que tiene la columna.
Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre
una tabla de este tipo y slo tendrs que rellenarla con sus datos.
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio
SharePoint desde el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o
tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.

Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo
consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que
esta tendr y otras consideraciones como claves, etc.

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Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es seleccionando la vista desde la pestaa
Hoja de datos, o haciendo clic en el botn de Vista de Diseo en la barra de estado:
Aparecer la vista de Diseo de la tabla:

En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un

nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).
A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla,
se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla
definiremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para definir
propiedades del campo es decir caractersticas adicionales de la columna que estamos
definiendo. Al costado derecho existe un recuadro con un texto que nos da algn tipo de

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ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se
encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro
inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64
caracteres.

Generar Formularios

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una
tabla o consulta.

Para crear un formulario tenemos varias opciones.

Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear:

Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos

que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este
mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y
rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario
creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En
esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un formulario.

Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por
paso en la creacin del formulario.

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 Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene
todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.

Grficos dinmicos abrir un formulario en blanco basado en la utilizacin de

grficos dinmicos.

Explicaremos a continuacin la forma de crear un formulario utilizando el asistente.

El asistente para formularios.

Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opcin Asistente para formularios
que puedes ver en la imagen anterior.
Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro
Tablas/Consultas, este ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias
tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como
origen del formulario esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el

campo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo.

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Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la
lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn o

deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn .

Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y
aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionando
un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con
esa distribucin.

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En esta pantalla es posible seleccionar el estilo que es necesario asignar al formulario, Al
seleccionar aparecer al costado izquierdo el aspecto que tendr el formulario con la
aplicacin de ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la
ltima pantalla del asistente para formularios:

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin ser
el nombre asignado al formulario.

Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:

Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el

resultado del formulario preparado para la edicin de registros.
Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista
Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario.

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Generar Informes

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para
imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el
informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se
puede agrupar ms fcilmente la informacin y sacar totales por grupos.

Para crear un informe podemos utilizar a seccin Informes que encontrars en la pestaa
Crear:

Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir

incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no
se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear
un auto-informe o utilizar el asistente y despus sobre el informe creado modificar
el diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos
ms adelante cmo modificar el diseo de un informe.

Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en
la creacin del informe.

Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos

los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.

Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin.

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El asistente para informes.

Para utilizar el asistente para informes haz clic en el botn Asistente para informes que
puedes ver en la imagen anterior.

Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro
Tablas/Consultas este ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias
tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como
origen del informe esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para

seleccionarlo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la

lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn o

deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn .

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En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos
agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada
concepto aadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se
visualizarn totales de ese grupo.
Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo

por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn (o directamente hacer
doble clic sobre el campo).
En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr
nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada
registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por poblacin, y encima un grupo
por cdigo postal.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al

grupo para seleccionarlo y pulsar el botn .

Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones , la

flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo
un nivel.

Con el botn podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en

ese botn aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

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En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo
tenemos el campo que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de
agrupamiento:, desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor
completo contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc.
Despus de pulsar el botn Aceptar volvemos a la ventana anterior.

En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de
ordenacin. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que
saldrn en el informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente,
para elegir una ordenacin descendente hacer clic sobre el botn Ascendente y pasar a
ser Descendente.

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Podemos elegir un tipo de ordenacin diferente en los distintos campos de ordenacin.
Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botn Siguiente> y aparece la siguiente
ventana:

En esta pantalla deber seleccionar la distribucin de los datos dentro del informe.
Seleccionando una distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr
el informe con esa distribucin.
En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal (apaisado).
Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una
pgina, se supone que el asistente generar los campos tal como lo dice la opcin.

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En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre los
estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la
izquierda el aspecto que tendr el informe con ese estilo.

Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la
ltima pantalla del asistente para informes:

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser el
nombre asignado al informe.

Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:

Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado
para la impresin.

Modificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin aparecer la ventana

Diseo de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.

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