MODELO DE ACTA DE REUNIN

ACTA N DE LA REUNIN (ORD./EXTR.) DE (NOMBRE DEL RGANO).

ASISTEN JUSTIFICAN SU AUSENCIA

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Siendo las _____ h. del da ________________ se renen los arriba citados en

sesin (Ord./extr.) de (nombre del rgano: Junta Directiva, Asamblea) del (Organismo
X)_________________________________ para tratar el siguiente Orden del
Da:

1.- Lectura y aprobacin del acta anterior.

Tras la lectura es aprobada por (asentimiento, mayora,...).

2.- ASUNTO X.

Tras una serie de intervenciones se somete a votacin resultando

aprobado por ........... (adjuntar programa aprobado).

3.- ASUNTO Y.

Odas todas las aportaciones de los que intervienen se toma el siguiente

acuerdo: ___________________________________
___________________________________

Persona X pide que conste en acta su voto en contra del acuerdo adoptado.

No habiendo ms asuntos que tratar, se levanta la sesin siendo las _________ h.

del da citado, de todo lo cual doy fe como secretario y firmo la presente con el
VB del Presidente.

VB EL PRESIDENTE EL SECRETARIO
 La eficiencia de la actuacin administrativa est
supeditada a la comunicacin correcta
de su contenido.

Uno de los problemas ms frecuentes que se plantea a la hora de elaborar un documento

administrativo (DA) es la confusin en la estructura. As, se confunde
la diligencia (Hago constar) con el certificado (Certifico); la nota interior con
el oficio, o incluso con la carta; el anuncio con el aviso; la solicitud con el recurso;
la notificacin con la resolucin, etctera. Y es que es fundamental que el destinatario
de un DA pueda identificarlo rpidamente, a primera vista, sin necesidad de bucear en el
texto hasta averiguar qu le quieren decir.

Estructura bsica

La estructura es el modo en que se organiza el DA, es decir la forma en que

se distribuyen ordenadamente las distintas partes del texto. Esta ordenacin se realiza
mediante la separacin de prrafos. En general los textos administrativos presentan
una estructura bsica, que se complica o desarrolla ms o menos segn la naturaleza
del documento:

Identificacin del emisor (autoridad que dicta el acto administrativo).

Motivacin o justificacin del acto.
Parte dispositiva o resolucin.
Inclusin final de la fecha y otros elementos que contextualizan el acto.

Este patrn estructural coincide, ms o menos, con el esquema de la

oracin gramatical: sujeto verbo predicado (Yo,
alcalde [sujeto], dispongo [verbo] tal o cual cosa [complemento 1] por determinadas
razones [complemento 2]).

Frmulas y modelos

En la elaboracin del DA, por regla general, quienes redactan no

firman: redactor y emisor no coinciden en la misma persona.

Esta circunstancia constrie la libertad de expresin del redactor, que recurrir

a frmulas y modelos consensuados. En este sentido, cualquier propuesta de cambio
requerir la aceptacin del firmante.

El estilo administrativo viene determinado por frmulas que inician, prolongan o

finalizan: casi todos los actos administrativos se expresan en documentos mediante
frmulas. El abuso en el empleo de esas frmulas puede considerarse como uno de
los defectos de estilo del lenguaje administrativo. La parte perversa de este aspecto
es el uso ciego del copia/pega, que dar lugar a verdaderos disparates.

En definitiva, la estructura vendr determinada por el emisor (la Administracin o el

ciudadano), la tipologa (documentos resolutorios, informativos o de los ciudadanos) o
incluso el medio por el que se ponga a disposicin del destinatario (electrnico o en papel).
Y todo conjugado con el principio de inteligibilidad (que el DA pueda ser entendido), lo
que exige, a su vez, un buen uso del espaol y una clara legibilidad (aspecto fsico).

A continuacin doy quince criterios para elaborar un documento administrativo:

1.
Disposicin adecuada a la norma institucional de los elementos de identidad
corporativa (smbolos, fuentes y tamao o cuerpo de la letra, colores, etctera).

2.
Se deber disponer el texto en prrafos breves y utilizando un lenguaje
comprensible (sencillo y directo) para los ciudadanos.

3.
Se evitarn saludos y despedidas, as como otras frmulas de cortesa, que no tienen
cabida en el lenguaje administrativo.

4.
En los documentos con un destinatario individual es conveniente incluir un ttulo. Es un
recurso formal que facilita la comprensin del mensaje por su receptor. El ttulo
denomina el tipo de acto que contiene (notificacin, diligencia, nota interior,
etctera).

5.
nicamente se requerirn del ciudadano los datos imprescindibles para la tramitacin
correspondiente, evitando solicitar datos ya conocidos o en poder de la Administracin.

6.
En los documentos destinados a ser cumplimentados por los ciudadanos se
incluirn instrucciones claras y concisas.

7.
El centro o unidad de procedencia estar debidamente identificado, con la direccin
postal completa, nmero de telfono y correo electrnico, para que el destinatario pueda
ponerse en contacto.

8.
Se evitar el lenguaje sexista y cualquier otro lenguaje discriminatorio. Se atender a
la forma femenina de ttulos, profesiones y cargos. Sustantivos no marcados,
desdoblamientos y dobletes son posibles, siempre y cuando no se alargue la frase hasta
hacer incomprensible el mensaje.

9.
Los documentos bsicos de informacin debern contar con versiones
simplificadas para personas con discapacidad intelectual o problemas
de comprensin escrita.

10.
La primera vez que se incluyan unas siglas deben ir precedidas de la denominacin
completa. Se evitarn siempre las abreviaturas.

11.
En los formularios, los datos han de seguir un orden lgico y distinguiendo
los espacios destinados para que rellene el interesado.

12.
En los formularios hay que prever la posibilidad de mecanizacin a la hora de disponer
los espaciados, campos para cumplimentar o rellenar, as como su posterior archivo.

13.
Se pueden, y deben, incorporar elementos que faciliten la comprensin del texto, tales
como ciertos tipos de letra, formatos, colores. Y combinarlos
con mrgenes y espacios en blanco Es decir, que hay que aprovechar
aquellos recursos grficos que nos ofrecen los medios electrnicos e informticos para
el diseo de los impresos.

14.
Si el impreso dispone de varias copias, habr que distinguir en cada una
al destinatario (para la Administracin, para el interesado, para el banco, etctera).