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Fundamentos tericos:
El control interno es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la
administracin y todo el personal de una entidad, diseado para proporcionar una
seguridad razonable con miras a la consecucin de objetivos en las siguientes
reas:
Responsabilidad
Todos los integrantes de la organizacin, sea esta pblica o privada, son
responsables directos del sistema de control interno, esto es lo que garantiza la
Efiencia Total.
Todos los elementos que componen el control interno deben gravitar alrededor de
los principios de calidad e idoneidad, entre ellos se encuentran:
Planeacin, Organizacin, Procedimientos, Personal, Autorizacin, Sistema de
informacin, Supervisin.
1. Delimitacin de responsabilidades.
2. Delimitacin de autorizaciones generales y especficas.
3. Segregacin de funciones de carcter incompatible.
4. Prcticas sanas en el desarrollo del ejercicio.
5. Divisin del procesamiento de cada transaccin.
6. Seleccin de funcionarios idneos, hbiles, capaces y de moralidad.
7. Rotacin de deberes.
8. Plizas.
9. Instrucciones por escrito.
10. Cuentas de control.
11. Evaluacin de sistemas computarizados.
12. Documentos prenumerados.
13. Evitar uso de efectivo.
14. Uso mnimo de cuentas bancarias.
15. Depsitos inmediatos e intactos de fondos.
16. Orden y aseo.
17. Identificacin de puntos claves de control en cada actividad, proceso o ciclo.
18. Grficas de control.
19. Inspecciones e inventarios fsicos frecuentes.
20. Actualizacin de medidas de seguridad.
21. Registro adecuado de toda la informacin.
22. Conservacin de documentos.
23. Uso de indicadores.
24. Prcticas de autocontrol.
25. Definicin de metas y objetivos claros.
26. Hacer que el personal sepa por qu hace las cosas.
1. Arqueos peridicos de caja para verificar que las transacciones hechas sean
las correctas.
2. Control de asistencia de los trabajadores.
3. Al adquirir responsabilidad con terceros, estas se hagan solamente por
personas autorizadas teniendo tambin un fundamento lgico.
4. Delimitar funciones y responsabilidades en todos los estamentos de la
entidad.
5. Hacer un conteo fsico de los activos que en realidad existen en la empresa y
cotejarlos con los que estn registrados en los libros de contabilidad.
6. Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro y fuera de la compaa
es el adecuado y lo estn realizando de una manera eficaz.
7. Tener una numeracin de los comprobantes de contabilidad en forma
consecutiva y de fcil manejo para las personas encargadas de obtener
informacin de estos.
8. Controlar el acceso de personas no autorizadas a los diferentes
departamentos de la empresa.
9. Verificar que se estn cumpliendo con todas las normas tanto tributarias,
fiscales y civiles.
10. Analizar si los rendimientos financieros e inversiones hechas estn dando los
resultados esperados
11. Existen muchos ms y variados procedimientos de control interno que se le
pueden aplicar a la empresa, ya que cada una implementa los que mejor se
acomoden a la actividad que desarrolla y le brinden un mayor beneficio.
Limitaciones de la efectividad de un sistema de control interno:
Cada empresa, en el cumplimiento de su misin, debe alcanzar sus objetivos. Por esta razn, los
directivos y la administracin deben articular sus objetivos, desarrollar estrategias para lograrlos,
identificar los riesgos relacionados para mitigarlos y cumplir la estrategia planteada. De esta
manera, el Marco Integrado de Control Interno es diseado para controlar los riesgos que puedan
afectar el cumplimiento de los objetivos, reduciendo dichos riesgos a un nivel aceptable. Es as
como este Marco afirma que el control interno proporciona razonables garantas para que las
empresas puedan lograr sus objetivos, y mantener y mejorar su rendimiento.
Cada empresa debe tener su propio sistema de control interno No pueden existir dos empresas
con el mismo sistema debido a que sus caractersticas cambian (industria, leyes y regulaciones
pertinentes, tamao, naturaleza, entre otras).
De acuerdo con COSO, el control interno es definido como un proceso integrado y dinmico
llevado a cabo por la administracin, la direccin y dems personal de una entidad, diseado con
el propsito de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de los
objetivos relacionados con las operaciones, la informacin/Reporting y el cumplimiento. De esta
manera, el control interno se convierte en una funcin inherente a la administracin, integrada al
funcionamiento organizacional y a la direccin institucional y deja, as, de ser una funcin que se
asignaba a un rea especfica de una empresa.
En este sentido, el sistema de control interno debe orientarse a promover todas las condiciones
necesarias para que el equipo de trabajo d su mayor esfuerzo con el fin de lograr los resultados
deseados, debido a que promueve el buen funcionamiento de la organizacin. El concepto de
responsabilidad toma gran importancia y se convierte en un factor clave para el gobierno de las
organizaciones, teniendo en cuenta que el principal propsito del sistema de control interno es
detectar oportunamente cualquier desviacin significativa en el cumplimiento de las metas y
objetivos establecidos.
El modelo de control interno COSO 2013 actualizado est compuesto por los cinco componentes
establecidos en el marco anterior, y 17 principios y puntos de enfoque que presentan las
caractersticas fundamentales de cada componente. Se caracteriza por tener en cuenta los
siguientes aspectos y generar diferentes beneficios:
La efectividad del sistema de control interno depende de estas caractersticas, y de esta manera se
puede obtener una certeza razonable del logro de los objetivos de la entidad. Un sistema de control
interno efectivo reduce a un nivel aceptable el riesgo de no alcanzar un objetivo de la entidad y
puede hacer referencia a las categoras de objetivos. Para esto es indispensable que los
componentes y principios estn presentes y en funcionamiento. Esto quiere decir que los
componentes y principios relevantes existen en el diseo e implementacin del sistema de control
interno para alcanzar los objetivos especificados. Adems, los componentes y principios deben ser
aplicados en el sistema de control interno y funcionar de manera integrada. Cuando se determina
que el Sistema de Control Interno es efectivo la alta direccin y la Junta Directiva tienen una
seguridad razonable acerca del cumplimiento de las tres categoras de objetivos.
Sin embargo, es importante aclarar que un eficaz sistema de control interno no garantiza el xito
de una entidad. Este puede ayudar a la consecucin de los objetivos y suministrar informacin
sobre el progreso de la entidad, pero el desempeo de la administracin y directivas y factores
externos como condiciones econmicas tienen gran influencia en el xito de la entidad. El control
interno no puede evitar que se aplique un deficiente criterio profesional o se adopten malas
decisiones. Adems, el sistema de control interno puede garantizar solo una seguridad razonable
en relacin con el cumplimiento de los objetivos de la organizacin. Las limitaciones siempre estn
presentes e impiden que el Consejo de Administracin y la direccin tengan una seguridad
absoluta. Sin embargo, estas limitaciones tienen que ser tenidas en cuenta al momento de
seleccionar, desarrollar y desplegar los controles, para que minimicen en lo posible dichas
limitaciones.
La falta de adecuacin de los objetivos establecidos como condicin previa para el control interno.
El criterio profesional de las personas en la toma de decisiones puede ser errneo y estar sujeto a
sesgos.
Fallos humanos conscientes e inconscientes.
La capacidad de la direccin de anular el control interno.
La capacidad de la direccin y dems miembros del personal para eludir los controles mediante
confabulacin entre ellos.
Acontecimientos externos que escapan al control de la organizacin.
Conspiraciones o complots.
Por esta razn, el Marco Integrado de Control Interno requiere de un criterio profesional en el
diseo, implementacin, y conduccin del control interno y la evaluacin de su efectividad. El uso
del criterio profesional ayuda a la administracin a tomar mejores decisiones con respecto al
sistema de control interno, teniendo en cuenta que esto no garantiza resultados perfectos.
Aplicacin de los componentes de control interno en relacin con las categoras de los objetivos.
Aplicacin de los componentes y principios de control interno dentro de la estructura de la entidad.
Especificacin de objetivos generales y especficos apropiados y evaluacin de riesgos para su
cumplimiento.
Seleccin, desarrollo y despliegue de los controles necesarios para llevar a cabo los principios.
Evaluar si los componentes y principios estn presentes, funcionando y operando de manera
integrada en la entidad.
Evaluacin de la severidad de una o ms deficiencias de control interno de acuerdo con las leyes,
reglas, regulaciones y estndares externos pertinentes.
Para el funcionamiento de una empresa se requiere de una administracin que acte para cumplir
con los objetivos para los cuales fue creada; sin embargo, tambin es importante la creacin de un
rgano que vigile las operaciones de esta y la actuacin de la propia administracin.
Por tal razn, la labor de vigilancia es reconocida en todas partes y cada vez adquiere mayor
importancia ante la necesidad de proteger a los dueos de los malos manejos que pudiera hacer la
administracin, y de que en la empresa exista un rgano que se encargue de garantizar la
veracidad de las actividades jurdicas y financieras de la misma.
La auditora interna es una actividad de evaluacin independiente y objetiva para agregar valor y
mejorar las operaciones contables, financieras y administrativas de una organizacin, ayudndole
a cumplir sus objetivos, por medio de la evaluacin y mejora de la eficacia de sus procesos,
proporcionando as un servicio efectivo a los ms altos niveles de la administracin.
Que los planes y polticas de la empresa, y el control interno, as como los procedimientos
establecidos para su ejecucin, se lleven a cabo de manera satisfactoria.
Que la empresa se encuentre razonablemente protegida contra fraudes, despilfarros y prdidas.
Que los medios internos de registro, control y comunicacin, transmitan informacin fidedigna,
adecuada y oportuna a los diferentes niveles de la empresa, responsables de la buena marcha de
la misma.
Que las tareas individuales se cumplan con eficiencia, prontitud y honestidad.
Evaluar la economa con que los recursos estn siendo utilizados.
Mantener informado al Consejo de Administracin de cualquier omisin o contingencia legal que
pudiera existir.
1. Auditora administrativa, que revisa y evala los mtodos, sistemas y procedimientos que se
siguen en todo el proceso administrativo, informa si las personas encargadas de cumplir con las
polticas, planes, programas y todo tipo de leyes, lo estn haciendo en forma adecuada.
2. Auditora operacional, este tipo de trabajo evala la eficiencia con que estn utilizndose los
recursos humanos, materiales y financieros; promueve la eficiencia de las operaciones para abatir
costos, e incrementar el rendimiento de la inversin.
3. Auditora financiera, por medio de la revisin de las operaciones en su aspecto numrico, de los
registros contables y de la veracidad de la documentacin que las ampara, asegura la confiabilidad
e integridad en la informacin financiera en la cual se reflejan.
Con base en estas estas tres grandes clasificaciones el auditor interno revisa tambin aspectos
legales, fiscales y de normatividad.
El responsable del departamento de auditora interna debe tener acceso directo al Consejo.
Debe presentar anualmente a la direccin, para su aprobacin, y al Consejo de Administracin
para su conocimiento, un resumen del programa de trabajo, un plan de asesoramiento y un
presupuesto financiero.
Debe revisar los controles establecidos para asegurar que la informacin es exacta, ntegra y
oportuna.
Debe promover mejoras de los procedimientos y en las prcticas de gestin.
Conclusin
La funcin de auditora interna es una actividad que no puede dejar de estar presente en las
organizaciones, en funcin de los beneficios que puede aportar a los administradores de las
mismas, por medio de la prevencin de inconsistencias en los procedimientos, polticas y controles,
permitindoles optimizar de esta forma la proteccin de sus activos, sus operaciones y, por
consiguiente, su desarrollo, crecimiento y resultados financieros.
La permanencia de las sociedades y su gestin exitosa dependen cada vez ms de la capacidad creativa
para anticipar las amenazas, enfrentarlas y adaptarse lo mejor posible a una realidad que reclama el uso
de capacidades mejoradas de decisin y ejecucin.
El proceso de evaluacin y gestin de riesgos se convierte as, en un punto prioritario a tratar dentro de
las agendas de la mayor parte de las empresas, a efecto de lograr una alineacin adecuada entre el
cumplimiento de los objetivos institucionales y los peligros, contingencias e inseguridades imperantes en
el entorno.
Cualquier recuento sobre estos temas, resultara incompleto sin mencionar la gran contribucin del
Marco Integrado de Control Interno (COSO, por sus siglas en ingls) en su versin actualizada y
mejorada, que se public en mayo de 2013. Precisamente, es en el segundo componente donde se trata el
tema de la evaluacin de riesgos, el cual define al riesgo como la posibilidad de que un evento ocurra y
afecte negativamente la consecucin de los objetivos.
De hecho, el proceso se inicia con la definicin a todos los niveles de la organizacin, de los lmites de
tolerancia al riesgo vinculados al logro de cada uno de los objetivos, con el propsito de crear un
esquema eficiente y predictivo de toma de decisiones, que posibilite respuestas rpidas y asertivas ante
los problemas.
El COSO distingue varias categoras de objetivos, destacando, en principio, los de tipo operacional, que
incluyen el desempeo financiero y operativo, as como la base sobre la cual se asignan y se aplican los
recursos para mejorar el valor de la organizacin.
Destacan tambin los objetivos de informacin que consideran el cumplimiento de las normas contables
aplicables y la emisin de informacin financiera oportuna y confiable sobre la posicin real de la
organizacin, de tal forma que se evite cualquier posibilidad de sesgo o error en los registros.
Por ltimo, se incluyen los objetivos de cumplimiento, que aluden a la aplicacin irrestricta de las
diferentes leyes y regulaciones aplicables, las cuales debern tener un impacto observable en la conducta
de los miembros de la organizacin, a todos los niveles y en su interrelacin con la sociedad, los clientes
y dems partes interesadas.