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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA

DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA


AREA DE EDUCACION, TRABAJO y PREVISION SOCIAL

D.A.A. N 1411/08 REMITE INFORME FINAL N 197, DE 2008,


SOBRE AUDITORIA EFECTUADA EN LA
FACULTAD DE ECONOMIA y NEGOCIOS
DE LA UNIVERSIDAD DE CHILE.

SANTIAGO, 3 OOIezoo8* 6203 J

Cumplo con enviar a Ud., para su


conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N 197 de 2008, con el
resultado de la auditora practicada por funcionarios de esta Divisin, en la Facultad
de Economa y Negocios de la Universidad de Chile.

Sobre el particular, corresponde que esa


autoridad disponga se adopten las medidas pertinentes y que se implementen las
acciones informadas, tendientes a subsanar las situaciones observadas, aspectos que
se verificarn en una visita posterior que practique en esa Entidad este Organismo de
Control.

Saluda atentamente a Ud.,

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POR ORDEN DtL ('~~,IER"
\Jtl~ AL
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\ Patricia rriagada J/l/lollta
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AL SEOR
RECTOR
UNIVERSIDAD DE CHILE
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PRESENTE
MAP/jla
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA DE EDUCACION, TRABAJO y PREVISION SOCIAL

D.AA N 1372/08 REMITE INFORME FINAL N 197, DE 2008,


SOBRE AUDITORIA EFECTUADA EN LA
FACULTAD DE ECONOMIA y NEGOCIOS
DE LA UNIVERSIDAD DE CHILE.

SANTIAGO, 3 ODj e2 o UB"/( 6 2O34

Cumplo con enviar a Ud., para su


conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N 197 de 2008, con el
resultado de la auditora practicada por funcionarios de esta Divisin, en la Facultad
de Economa y Negocios de la Universidad de Chile.

Sobre el particular, corresponde que esa


autoridad disponga se adopten las medidas pertinentes y que se implementen las
acciones informadas, tendientes a subsanar las situaciones observadas, aspectos que
se verificarn en una visita posterior que practique en esa Entidad este Organismo de
Control.

Saluda atentamente a Ud.,

POR ORDEN DEL CONTRALOR GENE''', )


ricia Arriagada Jl/ou!.:.!' /
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DVISiON ::" DIT~BlAtDr~IV!,
AL SEOR
DECANO DE LA FACULTAD DE ECONOMIA y NEGO
DE LA UNIVERSIDAD DE CHILE
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DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA DE EDUCACION, TRABAJO y PREVISION SOCIAL

Informe Final N 197 de 2008, sobre auditora


practicada en la Facultad de Economa y
Negocios de la Universidad de Chile.

SANTIAGO, 3 ODIC. 2008

En cumplimiento del Programa Anual de


Fiscalizacin, funcionarios de esta Contralora General se constituyeron en la Entidad
mencionada en el epgrafe, con el objeto de practicar una auditora a los
procedimientos de contratacin de suministro de bienes y servicios y de mantencin
de inventarios, del perodo comprendido entre el1 de enero y 31 de agosto de 2008.

Objetivo

Esta revisin tuvo como propsito examinar el


cumplimiento de la normativa de adquisiciones que establece la ley 19.886 sobre
Contratos Administrativos de Suministros y Prestacin de Servicios; verificar el debido
resguardo del patrimonio pblico y evaluar los procedimientos de control y
administracin de los bienes de la Facultad.

Metodologa

Esta labor se efectu de acuerdo con las


normas y procedimientos de auditora aprobados por esta Contralora General
mediante las resoluciones 1485 y 1486, de 1996, considerndose revisiones
selectivas de los registros y documentos y utilizando otros medios tcnicos que se
estimaron necesarios de acuerdo a las circunstancias.

Universo

De acuerdo a la naturaleza del examen, se


analizaron las cuentas contables que controlan las operaciones realizadas al 31 de
@ ro agosto de 2008, de los rubros del activo fijo, otros activos, y de gastos de
~ ~g administracin y ventas, cuyos saldos alcanzaron a $ 3.288.359.496, $ 95.480.396; Y
,(~ :5 $ 3.324.761.239, respectivamente.

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A LA SEf\lORITA
PATRICIA ARRIAGADA VILLOUTA
JEFE DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
PRESENTE
CDV/hfg
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Muestra

Para el examen de las partidas contables


anteriormente citadas se consideraron adquisiciones por un monto de $ 487.026.776,
las que equivalen aproximadamente al 7,3% del total informado por la Facultad. As
tambin se analizaron los controles de inventarios, como tambin los procedimientos
utilizados en las bajas de los bienes, revisando para tales efectos un inventario de
bienes del activo fijo por un monto de $ 289.775.154, correspondiente al 12,3% del
universo existente.

Al respecto, se emiti el Preinforme N 197,


de 2008, cuyo resultado fue comunicado de manera confidencial al seor Decano de
la Facultad de Economa y Negocios, de esa Universidad, mediante Oficio N 057014,
de 2008, documento que fue respondido a travs del oficio N 146 de 2008.

En el citado Preinforme se observaron los


siguientes aspectos:

1.- PROCESO DE ADQUISICIONES

El proceso de adquisiciones de la Universidad


de Chile se rige por las normas de la ley N 19.886 de Bases sobre Contratos
Administrativos de Suministros y Prestaciones de Servicios, la que en su artculo 18
seala que los organismos pblicos regidos por esta ley debern cotizar, licitar,
contratar, adjudicar, solicitar el despacho y, en general, desarrollar todos sus procesos
de adquisiciones y contratacin de bienes, servicios y obras a que alude esta ley,
utilizando solamente los sistemas electrnicos o digitales que establezca la Direccin
de Compras y Contratacin Pblica.

Sobre la aplicacin de las normas contenidas


en la ley 19.886, se verific que en el punto 5.-, del Instructivo N 14-2007, de 13 de
diciembre de 2007, del Contralor Universitario, se instruy a las diversas
dependencias de la Universidad sobre la obligacin de dar debido cumplimiento a la
normativa legal citada y su reglamento.

De lo anterior se desprende que a la fecha del


citado documento la Universidad no realizaba la totalidad de sus compras mediante
los procedimientos establecidos en dicho cuerpo normativo, situacin ratificada en un
correo electrnico de la Coordinadora de Chile Compras de la Facultad de Economa
y Negocios, en el que se menciona que las primeras compras se efectuaron de
acuerdo con estas disposiciones solo a partir de enero de 2008.

Al respecto la Facultad no proporcion


antecedentes sobre la contravencin legal manifestada en el prrafo anterior.

En cuanto a la autoridad competente para


(\ efectuar los procesos de compras en la Universidad, no se puso a disposicin de este

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Organismo de Control, el acto administrativo que le otorga las facultades suficientes
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para realizar dicho proceso y para delegarlas en otros funcionarios, como lo establece
el artculo 5 del Reglamento de la ley N 19886.
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Sobre la materia, se verific que en la


Facultad la mencionada delegacin de facultades, se realiz mediante solicitudes de
claves secundarias hechas a travs del correo electrnico institucional.

En su respuesta la Facultad alude que el


representante de la Institucin Universitaria, ante la Direccin de Compras es el
Administrador del Sistema, y que este rol fue asumido por doa Connie Zapata,
funcionaria de la Vicerrectora de Asuntos Econmicos y Gestin Institucional.

Agrega, que la responsabilidad de llevar a


cabo las adquisiciones y gestionar el abastecimiento de cada rea de la Facultad,
recae en el cargo de Coordinador Administrativo, lo cual habra sido informado al
Organismo de Control a travs de la presentacin de la descripcin de cargos
respectivo.

Sobre lo anterior, cabe sealar que la


nominacin de la Administradora del Sistema, no fue proporcionada a la comisin de
la presente auditora, no obstante haber sido requerida.

En el mismo orden de consideraciones, cabe


hacer presente, que el representante de cada entidad, segn lo establece el Art. 4 de
la normativa mencionada, es el responsable de la clave maestra, de la entrega de
claves secundarias y de comunicar oportunamente a la Direccin cualquier cambio en
la persona que la represente o en las facultades de las que est investida.

Al respecto, corresponde hacer presente que


en esta Facultad tal designacin de la responsabilidad de las claves, no se realiz en
los trminos que seala la norma citada, ya que no se ha cumplido con la formalidad
en cuanto a indicar mediante Resolucin la nmina de los usuarios por Facultades, y
dentro de stas por Departamentos.

Se estableci, adems, la inexistencia del


Manual de Procedimientos de Adquisiciones que las entidades afectas a la ley 19.886,
estn obligadas a elaborar, como lo determina el artculo 4 del Reglamento de la
citada disposicin legal. Tampoco se estableci la existencia del Plan Anual de
Compras y Contrataciones que deben confeccionar las entidades, segn lo dispuesto
en el artculo 12 de la misma ley.

En la respuesta se asevera que no es efectiva


la inexistencia del manual de Procedimientos de adquisiciones, ya que fue difundido a
todos los funcionarios involucrados en el proceso de abastecimiento, el da 4 de abril
del presente ao, una vez que todas las claves de sistema Chilecompra se
encontraron operativas para los usuarios.

Sobre el particular, cabe aclarar que, tanto la


intencionalidad de la normativa legal citada, como la observacin sealada en el
Preinforme N 197 de 2008, estn referidas a que debe existir un Manual a nivel
institucional, labor que corresponde al Coordinador Administrativo del Sistema de
Compras, lo que no ocurri en el hecho, instrucciones que deben ser aplicables a
todas las Facultades.
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En otro orden, el proceso de adquisiciones en


la Facultad de Economa y Negocios, no se encuentra radicado en una unidad, sino
que dicha funcin se realiza en veinte Unidades de Compra diferentes, las que
determinan sus necesidades y efectan las adquisiciones en forma independiente,
situacin que se observa tambin en las decisiones de baja de los bienes , pues son
sus Departamentos y Unidades los que determinan cuales sern eliminados y su
destino, es decir, si sern enajenados o desechados.

La respuesta proporcionada indica que este


hecho se debe al carcter descentralizado de sta, sin embargo, para efectos de
cumplir con el marco legal del proceso de compras y contratacin de servicios, todas
las Facultades y centros de las Entidades, deben sujetarse a los procedimientos
generales impartidos por el nivel central.

11.- ANALlSIS DE TRANSACCIONES

De la reVistan selectiva de algunas


transacciones, es posible manifestar que la Facultad desde la implementacin de las
normas de Chilecompra, esto es enero, de 2008, en general, se ha ajustado a los
procedimientos establecidos en la ley que rige esta materia, sin embargo, en el
examen desarrollado se comprobaron las siguientes deficiencias:

a.- A travs de la cuenta contable denominada giros a rendir se han proporcionado


fondos a distintos funcionarios de la Facultad para la realizacin de compras sin la
utilizacin del procedimiento establecido en la ley N19.886, la cual presenta un saldo
al 31 de agosto de 2008 de $217.352.879.

En relacin a lo expresado en este punto, la


respuesta apunta a que el Manual de Procedimiento Administrativo Contable de la
Universidad establece las compras a travs del cargo a la cuenta contable giros a
rendir, por lo cual estiman que no se ha vulnerado lo dispuesto en la ley N 19.886, ya
que en el artculo 53 de su reglamento indica que podrn efectuarse fuera del sistema:
a) contrataciones de bienes y servicios cuyos montos sean inferiores a 3 UTM; y b) las
contrataciones directas, inferiores a 100 UTM, con cargo a los recursos destinados a
operaciones menores, siempre que el monto total de dichos recursos haya sido
aprobado por resolucin fundada y se ajuste a instrucciones presupuestarias
ca rrespond ientes.

Al respecto, cabe hacer presente que la


normativa citada por esa unidad acadmica se tuvo en consideracin en el examen
practicado en las cuentas Fondos por rendir, constatndose que se produjeron
compras a travs de estos giros rotatorios de dineros sujetos a rendicin, sin utilizar el
Sistema Chilecompra, vulnerando lo establecido en la normativa legal ya mencionada.

b.- Se han efectuado diversas imputaciones en cuentas contables que no


corresponden al objeto de control para el cual fueron establecidas. A va de ejemplo,
se puede citar que en la cuenta de activo Maquinaria y Equipos se registr la compra
de un servidor Fortigate, por $ 8.057.961, efectuada el 7 de enero de 2008; en la
cuenta contable de gastos Compra Materiales de Oficina se registr la compra de un
TV plasma de 32" por $ 473.880, realizada el 4 de abril de 2008; yen la cuenta de
gastos Materiales de Uso y Consumo Computa . _ if;'s'~,'{~gistr la compra de un
proyector marca Epson y un teln por $ 41 ($ D~]~~~ agosto de 2008, en
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circunstancias que para el primer caso, procede la utilizacin de la cuenta contable de


activo Equipos Computacionales; y en los otros, la cuenta contable de activo
Maquinaria y Equipos.

c.- Se comprob que en las compras realizadas mediante el procedimiento de giro a


rendir, del comprobante contable N 81669674, de 3 de abril de 2008, por $ 493.880,
se utilizaron tarjetas de casas comerciales personales. En efecto, se verific la compra
en efectivo de grabadores de OVO, utilizando la tarjeta Ripley de Karmelic Vega; y en
la compra en efectivo de OVO, se utiliz la tarjeta Jumbo de Isabel Jelvez Cordova y
Felipe Vercellino Jelvez.

Para lo observado en las letras precedentes,


b) y c) esa Facultad manifiesta haber regularizado lo primero, mediante ajustes cuyos
comprobantes adjunta al Oficio respuesta y en ambos casos se compromete a instruir
al personal respecto de que en el futuro no se incurran en las situaciones sealadas.

d.- Algunos comprobantes contables de giros a rendir, no se encuentran respaldados


en su totalidad con la documentacin original, sino mediante un formulario
denominado recibo abierto, situacin que transgrede el artculo 95 0 de la ley 10336 de
Organizacin y Atribuciones de la Contralora General. A modo de ejemplo, se citan
los comprobantes contables N 81728359, de 4 de julio de 2008, por $ 14.213.964;
N 81660487, de 20 de marzo de 2008, por $ 11.986.446; Y N 81670776, de 4 de
abril de 2008, por $ 11.992.509.

En relacin con este punto, la Facultad


responde que el procedimiento se vena utilizando con ocasin de la Encuesta
CASEN de 2003, por la entonces Facultad de Ciencias Econmicas y Administrativas,
y que para esos efectos la Contralora Universitaria calific el procedimiento como el
mas adecuado, de conformidad a la informacin proporcionada por la Contralora
General.

Tambin menciona que se empleaban los


"recibos cerrados" para respaldar los gastos cuyas tarifas son previamente
establecidas (alojamiento, alimentacin, y movilizacin para personal en terreno), y
"recibos abiertos" para otro tipo de gasto, explicaciones que no permiten salvar la
situacin planteada.

e.- Respecto de la cuenta contable denominada Activos en Leasing se determin un


error en el registro de un monto por $91.160.977, proveniente del ao 2006, el cual
fue contabilizado como saldo de apertura durante el presente ejercicio.

Asimismo, se comprob la omisin de las


contabilizaciones de las correcciones monetarias en los meses de enero a abril y junio
de 2008, por un monto de $ 22.554.175, correspondientes al contrato de leasing
celebrado con el Banco Santander Chile; y un error en el monto contabilizado en el
mes de abril de $ 3.786.799 del contrato de leasing celebrado con Corpbanca.

Estas situaciones quedaron regularizadas


mediante comprobantes contables.

f.- Se estableci que en algunos comprobantes contables no se adjuntaron


antecedentes que den cuenta que las compras se r '~mn mediante el
p~o~edimi~nto establecido en la ley 19886. A modo de ~'" '''''~encionan los
sIgUientes. 81651009, 81653696, 81671638 Y 81639014. .~ D~~;~:i~R~AE .~\
\,c., ,,"~""'''''A 0
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En su respuesta, la Facultad aclara que


debido a que los Departamentos no contaban con claves de sistema operativos, para
utilizar el portal Chilecompra, no se procedi a emplear el sistema que establece la
Ley de Chilecompra.

g.- Se detect que la Facultad, mediante las resoluciones Nos. 449.08, 452.08,
453.08, 454.08, 455.08, 456.08, de 21 de julio de 2008; y N 635.08, de 5 de
septiembre de 2008, regulariza, en forma acumulada, una serie de adjudicaciones de
proveedores, rechazos de ofertas y de adquisiciones realizadas mediante licitacin
pblica y trato directo.

Al respecto, la Facultad aclara que por una


inadvertencia administrativa del nivel central, se cometi ese error, y que se opt por
regularizar de manera colectiva, agrupando las adquisiciones por tramo y tipo de
compra, adjuntando todas las actas correspondientes con respaldos con los
antecedentes en forma acumulada,

Agrega que tal procedimiento fue rectificado,


visando las resoluciones la Contralora Universitaria, previa autorizacin de la jefatura
de la unidad acadmica.

h.- Asimismo, se detectaron una serie de adquisiciones no concretadas por las


Unidades de Compra, que se mantienen en el sistema electrnico de compras pblico
por mas de 30 das, tal como se muestra en el cuadro adjunto:

Unidad de Compra Adquisiciones Ordenes de compra


Direccin Econmica y Guardada 5707-62- En proceso 5707-11095-CM08;
Administrativa LE08 5707 -26-CM08
Dpto. Control de Cerrada 5872-11005- Guardada 5872-11026-SE08;
Gestin y Sistemas de L 108; 5872-11007- 5872-11005-SE08; 5872-1 0003-
Informacin L 108; 5872-1-C008 CM08; 5872-10004-CM08
En proceso 5872-18-SE08
Gabinete Depto. de Guardada 5709-11024- Guardada 5709-11028-CM08;
Administracin L108; 5709-11 030- 5709-11034-SE08; 5709-11035-
E208; 5709-11033- SE08; 5709-11036-SE08; 5709-
LE08; 5709-21-C008 28-R108; 5709-40-SE08; 5709-
Enviada a autorizar 10019-SE08; 5709-11021-SE08
para publicacin 5709- Enviada a autorizar 5709-2-
24-LE08 CM08

Respecto de esta observacin, se seala que


la revisin de las operaciones pendientes se efectuar mensualmente, para evitar que
las transacciones permanezcan abiertas por ms de 30 das.

L- Se constat que los ex funcionarios Guillermo Sanhueza, Javiera Correa, Paola


Marambio, Vctor Muoz y Luis Levio y el funcionario Gustavo Zurita, que realizaban
funciones de compras en el sistema bajo examen, continan teniendo clave de
acceso, situacin que no ha sido regularizada a la fecha.

Sobre el particular, en su respuesta la


Facultad solo comunica que se ha regularizado la situacin planteada.
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j.- Asimismo, se comprob que las Unidades de Compra: Bienestar Estudiantil- FEN,
Nexo Colegio - FEN, Nexo Empresa - FEN Y Secretara de Estudios - FEN, no han
utilizado la clave que les han sido asignadas en el sistema de compras pblicas. Se
deber evaluar la conveniencia de mantener dichas claves de acceso al sistema.

En cuanto a este tema la Facultad evaluar la


gestin de dichas unidades, durante el ao 2008, para tomar la respectiva decisin.

k.- Se analizaron compras realizadas mediante la modalidad de trato directo, que


segn el artculo 10 del Reglamento de la ley 19886, proceden con carcter
excepcional, yen forma posterior a las modalidades de compra realizadas a travs de
los Convenios Marcos y Licitacin Pblica como se establece en los artculos 7, 8 Y 9
del mismo cuerpo legal.

Sobre el particular se confirma la


metodologa utilizada y se comprometen a modificar la actual modalidad de
adquisiciones y de los bienes al Inventario, incorporando el almacenamiento fsico y/o
digital de los respaldos de cotizaciones realizadas mediante el catlogo electrnico,
previos a la generacin del proceso de adquisiciones.

De los antecedentes examinados se


detectaron compras tales como la ID5767-11101-SE08, por $ 80.758.418, por la
adquisicin de pasajes areos; ID 5765-11045-L 108, por $ 1.027.250, por la compra
de servidor Rackeable 1U 2U; o ID 5768-11008-L108, por $ 1.383.767, por la
adquisicin de un notebook, en las cuales no constan antecedentes que establezcan
que dichos bienes y servicios no se encuentran incluidos en el catlogo de convenios
marco de la Direccin de Compras y Contratacin Pblica.

111.- CONTROL DEL INVENTARIO

Se verific que esta funcin est radicada en


la Seccin de Servicios Generales, Infraestructura y Planta Fsica, creada mediante
Decreto N 27404/2003, de 12 de diciembre de 2003, de la Facultad.

Sin embargo, dicha Seccin actualmente se le


denomina Subgerencia Administracin de Activo, situacin que no ha sido
regularizada mediante el acto administrativo pertinente.

La citada Seccin inform que a partir de 1


de julio de 2007, utiliza para su control, el mdulo de activo fijo del sistema corporativo
de la Universidad, denominado Administrador Universitario de Gestin Econmica
(AUGE), el cual presenta algunos ajustes debido a la migracin de datos del antiguo
sistema llamado INFORMAT.

Respecto de los procedimientos establecidos


por la Facultad para el control de inventarios, se verific que stos cumplen
razonablemente con los objetivos de resguardo y conservacin para los cuales estn
constituidos, sin embargo, se detect una serie de observaciones que se exponen a
continuacin: /~S:~A2)' "
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a.- No fue posible determinar la ubicacin y existencia de diversos bienes, cuyo


detalle se menciona en el anexo N 1, de los cuales, a va de ejemplo, se individualiza:
un Servidor, por $ 3.468.226; una impresora lser color por $ 3.877.856; Y un Micro
Computador 45660 BM, por $ 9.969.888.

Al respecto, en su respuesta el Servicio indica


haber impartido instrucciones para continuar con la bsqueda de los bienes
mencionados, afirmando que se trata de bienes de registro muy antiguo.

b.- En la cuenta vehculos se mantiene un Furgn, valuado en $ 7.482.383, que no


pertenecera a la Facultad, segn lo informado por el Jefe de la Seccin de Servicios
Generales, Infraestructura y Planta Fsica, explicando que con motivo de la migracin
de la base de datos de bienes del antiguo sistema INFORMAT, se produjo la
incorporacin de este bien al actual sistema en uso, desconocindose su procedencia.

Por otra parte, el vehculo marca Nissan,


patente WG 8600, con un valor de $ 5.089.497, no fue controlado en el procedimiento
de toma de inventario fsico, debido a que se encuentra en proceso de tasacin para
una eventual baja y posterior venta. Sobre el particular, cabe sealar que no fueron
puestos a disposicin de la Comisin fiscalizadora los antecedentes que den cuenta
de la situacin descrita.

As tambin, se verific la existencia de un


minibs, patente BTTY 72, adquirido por la Facultad en el mes de agosto de 2008, sin
que se cuente a la fecha el alta del bien, situacin que transgrede el artculo 7, del
Reglamento de la Administracin de Bienes Universitarios, DU N 5857, de 8 de abril
de 1980.

Para los aspectos planteados se adjuntan


comprobantes contables como respaldo de la regularizacin de las situaciones
mencionadas.

c.- Se comprob que la descripcin de algunos bienes controlados por el sistema de


activo fijo, no cuenta con el detalle suficiente que pueda distinguirlos adecuadamente
dentro de su especie, situacin que no permiti realizar su debido examen. Esta
situacin transgrede el inciso segundo del artculo 10 del reglamento mencionado.

En la respuesta proporcionada se constat


que no se consider adecuadamente el aspecto objetado, ya que ste se refiere a que
en el Inventario debe quedar especificado el lugar fsico en que se encuentran los
bienes, nombre de quien queda a cargo, nmero de descripcin, etc., lo que no
sucede en la especie.

d.- En este mismo orden de ideas, se verificaron bienes ingresados al sistema de


control de activo fijo por totales, como es el caso de 34 notebook HP Compac, por
$ 20.379.287; 92 sillones ejecutivos, por $ 6.642.740 Y 36 mesas de madera, por
$ 3.502.100, situacin que impide el control de los bienes.

e.- Se observ que la mayora de los bienes inventariados no cuentan con la debida
placa identificatoria que permita distinguirlos del resto.

~
En el ofic",..~""l. uesta se comunica que las
observaciones sealadas en las letras d) ye) h 'f!J subsanadas.
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f.- Se observ que los bienes denominados Estacin Autoprstamo de Libros y


Estacin Autoprstamo Quick Chek, por $ 4.033.585 Y $ 3.989.698, respectivamente,
mantenidos en la biblioteca de la Facultad, se encontraban embalados y sin uso
desde el 2007.

La Facultad manifiesta que ha considerado


normalizar esta situacin, instalando los equipos en la Biblioteca una vez que se
realice su remodelacin a concretarse a mediados del ao 2009.

g.- Respecto de las bajas de los bienes, se verific que durante el periodo examinado
se dictaron 12 resoluciones que autorizan tanto dicha baja como su destino, que
puede ser la enajenacin o considerarlas como desecho. Sobre el particular, se
comprob que algunos bienes dados de baja siguen cumpliendo funciones dentro de
la Facultad, otros destinados a enajenar fueron considerados desecho por lo que
fueron retirados, y algunos bienes destinados a desecho fueron finalmente
enajenados.

Asimismo, se determin que algunos bienes


aprobados para su baja, no pasan a ser controlados por la Seccin de Servicios
Generales, Infraestructura y Planta Fsica, en los procesos de enajenacin o desecho,
sino que siguen siendo controlados por los distintos Departamentos en forma
descentralizada, verificndose en algunos casos, la salida de bienes de desecho por
parte de funcionarios de la Facultad y en otros, no se han respaldado las
enajenaciones con los documentos de ingresos aprobados por la normativa legal.

La respuesta seala que se normar esta


situacin, con el fin de que la Planta Fsica sea la nica unidad responsable de decidir
el destino final de los bienes en cuestin, y en consecuencia la encargada de su
enajenacin.

h.- Se observ que algunos bienes antiguos estn sobrevalorados en el sistema


computacional que los controla. En efecto se verific la existencia de una mquina de
escribir registrada en un monto ascendente a $ 4.061.157, un proyector multimedia
valorado en $ 3.778.954 y un proyector en $ 3.012.893.

L- Igualmente se detectaron inconsistencias en la vida til restante de los bienes


mantenidos en la base de datos del sistema de activo fijo de la Facultad. En efecto, se
verific que algunos estantes de madera tienen una vida til restante de 1292 meses,
equivalentes a 107 aos; o algunos equipos y accesorios de computacin con una
vida til restante de 13 aos; aproximadamente, situacin que no se ajusta a las
instrucciones impartidas respecto del Activo Fijo.

Sobre los puntos h) e i) indica que en el oficio


de la Vicerrectora de Asuntos Econmicos y Gestin Institucional, se seala que el
Nivel Central est a cargo del Sistema Auge, y de la implementacin de su mdulo del
Activo Fijo, el cual est en vas de modificaciones.

j.- Por otra parte se determinaron inconsistencia en los saldos provenientes del
balance de comprobacin y saldos y en algunas cuentas contables del activo. En
efecto, se comprob que el sistema de contabilidad no considera en algunos casos el
saldo de apertura de los libros mayores y en otr~;se reconocen las bajas de
bienes que ya han sido contabilizadas. /:.<;:~~--<-::;
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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA DE EDUCACION, TRABAJO y PREVISION SOCIAL

Sobre el particular, la Facultad reitera que el


Nivel Central tiene a su cargo el sistema AUGE.

k.- Finalmente se comprob que dos funcionarios dependientes de la Seccin de


Servicios Generales, Infraestructura y Planta Fsica, que cumplen funciones de
custodia de bienes universitarios, no rinden fianza de conformidad a lo establecido en
el artculo 3 del Reglamento de la Administracin de Bienes Universitarios.

Al respecto, la Facultad se compromete a


emitir las fianzas que corresponda.

IV.- TRABAJOS DE MANTENCION

Se examinaron los contratos de servicios de


mantencin de ascensores celebrados por dicha Facultad, con las empresas Sociedad
de Servicios de Ascensores Transver Limitada, de 1 de julio de 2003; y con la
Sociedad Transve S.A., de 1 de septiembre de 2004 y 1 de agosto de 2006,
verificndose segn los antecedentes puestos a disposicin, que se realizaron las
mantenciones, pagndose el precio de conformidad a las clusulas convenidas.

En el periodo examinado, se realizaron dos


trabajos especiales que requirieron pagos adicionales a las mantenciones mensuales,
por $ 690.200 Y $ 9.964.356 realizados por la empresa Transver Limitada. Dichas
labores fueron autorizadas por el Jefe de la Seccin de Servicios Generales,
Infraestructura y Planta Fsica que tambin desarrolla la funcin de administracin de
los edificios donde funciona la Facultad, situacin que evidencia una deficiencia en la
debida separacin de funciones.

Sobre este punto, como respuesta se


menciona una modalidad que no est contenida en los Manuales de la Universidad,
correspondindole a esa Unidad Acadmica establecer un procedimiento en que los
trabajos sean visados por un funcionario distinto al administrador del edificio.

CONCLUSIONES

En merito de lo expuesto, corresponde que la


Facultad de Economa y Negocios proceda a:

1.- Utilizar en todas sus adquisiciones, los procedimientos establecidos por la ley N
19886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestacin de
Servicios, sin perjuiCio de las excepciones que la misma ley establece.

2.- Regularizar el acto administrativo que otorga las atribuciones necesarias a la


autoridad competente, para realizar dicho proceso y delegarla en otros funcionarios;
sin perjuicio de coordinarse con el Nivel Central de la Universidad sobre la confeccin
el dcel Manual de Procedimientos de Adquisiciones y el Plan Anual de Compras y
'. ontrataciones, de conformidad a la normativa legal mencionada.

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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA DE EDUCACION, TRABAJO y PREVISION SOCIAL

4.- Examinar peridicamente las operaciones pendientes de adquisiciones para que


se anulen definitivamente; y se eliminen las claves de los usuarios que no prestan
funciones de compras.

5.- Realizar todas aquellas acciones que mejoren el control sobre los bienes del
activo, ya sea respecto de la determinacin de su ubicacin fsica, como en los casos
de los bienes y vehculos, o en los casos observados en las bajas de los mismos; sea
para la correccin de la base de datos actualmente en uso, como en las descripciones
de bienes, altas de bienes por totales, vida til y su valorizacin.

6.- Evitar las inconsistencias respecto de los saldos provenientes del balance de
comprobacin y de algunos mayores de cuentas contables de activo, y aplicar las
correcciones que sean pertinentes.

7.- Gestionar definitivamente en la Contralora General las plizas del personal que
realiza labores especiales de mantencin, y regularizar la situacin de aquellos
funcionarios que realizan funciones de custodia de bienes, respecto de la Seccin de
Servicios Generales, Infraestructura y Planta Fsica.

Todo lo anterior, ser debidamente validado


en una visita de seguimiento que, de acuerdo con las polticas institucionales de esta
Entidad Fiscalizadora, realizar prximamente, en orden a verificar que se hayan
implementado las medidas correctivas necesarias para subsanar las situaciones
descritas.

Saluda atentamente a Ud.,

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or del con~ralor ~eneral
Subjefe Subrogante
Divisin de Auditora Administrativa