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DAA N" 626/08 REMITE INFORME N 46-F, DE 2008,


SOBRE AUDITORIA EFECTUADA EN LA
FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y
FARMACUTICAS DE LA UNIVERSIDAD DE
CHILE.

SANTIAGO, Z 1. JUL O8 O:!:I :14 ()

Cumplo con enviar a Ud., para su


conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N" 46 de 2008, con el
resultado de la auditora practicada por funcionarios de esta Divisin, en la Facultad
de Ciencias Quimicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile.

Sobre el particular, corresponde que esa


autoridad disponga se adopten las medidas pertinentes y que se implementen las
acciones informadas, tendientes a subsanar las situaciones observadas, aspectos que
se verificarn en una visita posterior que practique en esa Entidad este Organismo de
Control.

Saluda atentamente a Ud.,

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DAA. W 627/08 REMITE INFORME N 46-F, DE 2008,


SOBRE AUDITORIA EFECTUADA EN LA
FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y
FARMACUTICAS DE LA UNIVERSIDAD DE
CHILE.

SANTIAGO, Z 1. JUll1 B {):n!J 41

Cumplo con enviar a Ud" para su


conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N 46 de 2008, con el
resultado de la auditaria practicada por funcionarios de esta Divisin, en la Facultad
de Ciencias Quimicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile.

Sobre el particular, corresponde que esa


autoridad disponga se adopten las medidas pertinentes y que se implementen las
acciones infonmadas, tendientes a subsanar las situaciones observadas, aspectos que
se verificarn en una visita posterior que practique en esa Entidad este Organismo de
Control.

Saluda atentamente a Ud.,


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Informe Final N" 46 sobre la auditora


praclicada en la Facultad de Ciencias
Qumicas y Farmacuticas de la Universidad
de Chile.

SANTIAGO,
2 1 JUlo 2008

En cumplimiento del programa anual de


fiscalizacin, funcionarios de este Organismo de Control se constituyeron en la
Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile con el
objeto de practicar una auditoria de sus transacciones.

Objetvo

Esta fiscalizacin tuvo como propsito


efectuar una auditoria al Sistema de Adquisiciones de Bienes y a la Contratacin de
Servicios, del periodo enero a diciembre de 2007, la que comprendi la evaluacin del
sistema de control interno, la comprobacin del cumplimiento de la normativa legal y
reg lamentaria y el examen de cuentas de las operaciones.

Metodologia

Dicho examen se efectu de conformidad ccn


los principios, normas y procedimientos de fiscalizacin aprobados por esta
Contraloria General, mediante las resoluciones 1485 y 1486, de 1996, considerndose
revisiones selectivas de los registros y documentos y utilizando otros medios tcnicos
que se estimaron necesarios de acuerdo a las circunstancias.

Universo

La Facultad visitada recibe recursos desde el


nivel central adems de los ingresos propios que generan las diferentes actividades
que realiza dentro de Su quehacer acadmico, por prestacin de servicios y por
actividades de carcter productivo. Segn el Balance General al 31 de diciembre de
2007, los ingresos financieros alcanzaron a $ 3.375.687.442, por su parte, los
I
ingresos de explotacin, a la misma fecha, sumaron $ 1.208.398.696.-

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Ji! D:: seleccion una muestra representativa de un 10% de las operaciones relacionadas
~ 'l> con esta materia, es deCir, un total de $ 118.800497 - aproximadamente

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Del examen practicado, se observaron


diferentes materias, que para cada caso se indican en el Informe Preliminar W 46, de
2008, entregado a esa Facultad y Rectoria mediante Oficio W 016107, de 15 de abril
ltimo, documento que fue respondido mediante el Oficio N 323527 del presente
ao, informando las medidas adoptadas tendientes a subsanar la mayora de los
acpites que se hicieron presente.

1 ,-Antecedentes Generales

La Facultad de Ciencias Quimicas y


Farmacuticas de la Universidad de Chile est conformada por las Escuelas de
Pregrado y Graduados, seis Departamentos, el Instituto de Investigaciones y Ensayes
Farmacolgicos (IDIEF) y por los Centros de Informtica (CIQ), de Estudio para el
Desarrollo de la Quimica (CEPEDEQ) y el de Desarrollo en Tecnologias
Farmacuticas (CEDETEF).

Tal estructura organizacional, incluidos los


laboratorios de investigacin y anlisis, permiten desarrollar la misin de la Facultad, a
travs de la formacin de profesionales con orientacin cientfica y capacidad de
gestin en las reas de las Ciencias Farmacuticas, Bioqumicas, Qumicas y de los
Alimentos.

2.- Control Interno

En la revisin practicada se hicieron las


siguientes observaciones:

a.- No existe una Unidad Administrativa de


Adquisiciones y Contratacin de Servicios y Mantencin, que desarrolle dicha funcin,
labor que se encuentra radicada en los Directores de Departamento y de Centros de
Costo.

Por su parte, la Direccin Econmica participa


en la emisin de las Ordenes de Compra, las que son gestionadas por funcionarios de
su dependencia, tanto para la adquisicin de materiales como en los contratos por
mantenimiento de equipos, convenios para eliminar deshechos reactivos y otros.

En la respuesta de la Facultad se seala que


recientemente se cre la Unidad de Gestin, entre cuyas funciones se encuentra la de
asesorar, revisar y supervisar todo el proceso atingente a las adquisiciones,
contratacin de servicios y mantenimiento de los bienes. Ademas, recibir asistencia
sobre todo lo relativo al Portal Chilecompra, desde una Unidad especializada creada
por la Vicerrectora de Economa y Gestin Institucional.

b.- Del examen de las transacciones de

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abasteCimiento y contratos de servicIos se desprendi que esa labor se desarrolla al
fi margen de lo dispuesto en la Ley W 19 886, que regula las adquiSiciones a travs del
fl portal Chllecompras, (Dictmenes W 24 152/05, 25.902/06 Y W 47 500 de 2004)

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En efecto, la totalidad de los contratos por


prestacin de servicIos que estuvieron vigentes en las operaciones del ao en
revisin, no se ajustaron a lo previslo en el artculo 18 de la citada ley, el que
expresa: "Los organismos pblicos regidos por esta ley deberan cotizar, licitar,
contratar, adjudicar, solicitar el despacho y, en general, desarrollar todos sus procesos
de adquisicin y contratacin de bienes, servicios y obras a que alude la presente ley,
utilizando solamente los sistemas electrnicos o digitales que establezca al efecto la
Direccin de Compras y Contratacin Pblica".

Sobre el particular, se seal que tal hecho se


debi exclusivamente a que no se contaba con el personal capacitado para trabajar
con ese sistema, debido a la diversidad y tecnicidad que caracterizan las compras de
su Decanato.

No obstante la prescindencia de la
capacitacin requerida, el 12 de marzo de 2008, senalan que se impartieron
instrucciones a los Departamentos y Servicios de la Facultad, con el objeto de que
operen con Chilecompra; y con el fin de utilizar el sistema solicit claves a la entidad a
cargo, para algunos funcionarios, sin embargo no ha recepcionado el 100% de las
claves yel portal ha presentado fallas que han impedido su total utilizacin. Adjunta
Documento W 1

Adems, el seMr Decano de la Facultad,


instruy que los contratos de prestacin de servicios vigentes se sometieran a los
trminos de la Ley 19.886,

c.- Se verific que se han llevado a cabo


adquisiciones sin que se emilan rdenes de compra vulnerando con ello lo
establecido en las Circular N 20, de 24 de junio 1983, de la Contralora Universitaria.

En respuesta a esta aseveracin, el Decano


de la Facultad indica que ello ha ocurrido, ante la necesidad de adquirir con urgencia
los implementos que son utilizables en la Docencia, sin embargo, seala que con el fin
de enmendar lo incurrido se dict la circular W 1, de 7 de abril de 2008, que
acampana en el Documento W 3.

d.- Se comprob que existen adquisiciones de


bienes con rdenes de compra emitidas con posterioridad a la factura, como se
aprecia en los ejemplos siguientes:

DETALLE MONTO ORD.COMPRA INVENTARIO FACTURA


FOLIO ---- --
(*) Automvil Mazda 6
11.590000 2997 0106.07 44650 07.05.07 11603 07.05
modelo 2007
(**) 1 Duplicador Digital
Riso, con mesa. modelo 2.021.810 2817 05.05.07 44639 2B.05.07 3328590 30.03
RZ I

3 sillas y retapizado de
416.465 2876 30.05.07 44649. 30.05.07 0037 27.04
muebles

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(') La factura N" 11603 fue emitida por Sermaco Automotriz Ltda., el 7 de mayo, O
sea, en fecha anterior a la Orden de Compra N" 2997 de 1 de junio de 2007, segn el
ejemplar que se adjunta al Alta W 44650. Sin embargo, en el Comprobante de
Egreso, por la misma operacin, se acompaa otro ejemplar de OC, con el mismo
nmero, pero con fecha 2 de mayo.

(**) En este caso la OC fue emitida el 5 de mayo y la factura el 30 de marzo.

En respuesta a este punto, la Facultad


manifiesta que revisados los documentos, estableci que todas las rdenes de
compra originales fueron emitidas con anterioridad a la emisin de la factura,
aduciendo que la divergencia de opinin con la auditoria se debe a que cuando se
recupera la orden de compra para efectos de su incorporacin al activo fiJo, el
documento impreso asume la fecha en que se imprime, reteniendo el nmero original
de dicha orden de compra. Adjunta Documentos N 4 Y 5.

Por lo expuesto, se sugiere a ese Decanato


que adopte un procedimiento que evite la diversidad de fechas entre la orden de
compra, el documento de Alta, y el que se indica en la Factura, por lo que es
conveniente que las fechas de las rdenes sean muy precisas para todos los
documentos en que se citen.

e.- Se comprob que en la mayoria de las


compras que efectan los Departamentos no se solicitan las tres cotizaciones, en
contravencin a lo establecido en la Circular N 20 de 1983, que norma las
Adquisiciones, y que complementa el Decreto Universitario N' 003586 de 1982, sobre
la materia. As tambin los Departamentos presentan un solo presupuesto, modaldad
que no admite comparacin con otras ofertas, y que resta transparencia en tales
transacciones.

Sobre el particular, cabe hacer presente que


dada las caractersticas de los insumos que se emplean en las actividades que
desarrolla la Facultad, el sistema de abastecimiento evidencia riesgos dada la
ausencia de oferta de elementos especficos.

La situacin descrita fue justificada por el


Director Econmico y por los encargados de los laboratorios, cuando se trata de
insumas en los que se debe recurrir a proveedores nicos; no obstante, reconocen
que esta situacin se transparentar cuando adopten la modalidad de Chilecompra.

Sin embargo, en los casos de reparaciones de


artefactos, se verific que se procede de la misma forma, como sucedi con el CE
N 70773862 de 27 de julio de 2007, por $ 482.888 correspondiente a la reparacin de
estufa de marca WTB Binder, solicitada por el Departamento de Qumica
Farmacolgica y Toxicolgica. Adems, en este caso se emiti la Orden de Compra
, N' 3110 por un valor de $ 435.288 Y se finaliz la reparacin con un valor mayor al
au. torizado originalmente .
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En lo que dice relacin con la inexistencia de


las tres cotizaciones, informa que esa Facultad ha aplicado lo sealado en la Circular
N 20 de 1983 y en el Manual Operativo de la Contraloria Universitaria. En el caso de
la reparacin de la estufa marca WTB Binder, se basa en la letra e) que expresa:
"aquellas que correspondan a repuestos o a la mantencin de equipos existentes,
siempre que sean exclusivos", adems que la diferencia de valor por la reparacin de
la estufa, se explica por un alza de precio por parte del proveedor mientras se
reparaba. Adjunta Documentos N 6, Y 7.

Al respecto, cabe precisar que el Manual


Operativo recomienda pedir tres cotizaciones, sobre adquisiciones superiores a 20
UTM, al mismo tiempo que indica cuatro tipos de excepciones que deben ser
certificadas por el Jefe del Servicio.

A travs de la instruccin que imparti ese


Decanato mediante el Documento W 8, ha dado respuesta, a este punto.

f.- Algunas de las cotizaciones examinadas no


contienen elementos que acrediten su autenticidad y en el caso de la adquisicin de
algunos artculos elctricos, adems, hay una sola cotizacin segn se aprecia en la
documentacin adjunta al comprobante de egreso W 70760702, por $ 25.180, de 12
junio 2007.

La omisin de cotizaciones ocurre de igual


manera respecto de material de oficina y de aseo, como se puede ilustrar con el caso
de la Orden de Compra W 3389 de 14 de agosto de 2007. En efeelo, la nica
cotizacin que se acompaa no es emitida por la firma vendedora sino que la efectu
telefnicamente la profesora Silvia Erazo Giuffra del Departamento Qumica
Armacolgica y Toxicolgica. Adems, est enmendada en sus montos totales, toda
vez que inicialmente estaba extendida por $ 74.740 Y se modific por un valor superior
de $ 77.119.

Sobre el particular, la entidad manifiesta que


mediante el Documento W 8, se reiter a los Jefes de Departamentos la
obligatoriedad de exigir a los proveedores que entreguen las cotizaciones como
documentos formales; y en el W 9 aclara la situacin ocurrida con el valor de un
cardtrige.

Sin embargo, es menester que la Facultad de


cumplimiento con exactitud a la normativa atingente, solicitando formalmente a los
proveedores las cotizaciones para evitar que sean modificados los valores prefijados.

g.- Las Ordenes de Compra no presentan la


formalidad que stas deben reunir, como acontece con la OC W 3419, de 22 de
agosto de 2007, que no est firmada por quien autoriza la compra, que tiene por
documento adjunto la solicitud (de OC) W 45 para articulos de aseo, emitida por el
Departamento de Bioqumica y Biologa Molecular, la que acompaa solamente una
fotocopia de la cotizacin del Proveedor Macsol. Esta situacin se repite respecto de
la modaldad de cotizacin con la OC W 3420, de la misma fecha.

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h.- Los comprobantes Contables carecen, en


su mayora, de las firmas y VOB" de quin los confeccion y de las firmas autorizadas,
es decir, no existe la confirmacin de que las transacciones estn oficialmente
aceptadas.

Respecto de las letras g.- y h.-, la Facultad


adjunta los Documentos N"s 10, V 11 en los que instruye al personal sobre las
materias mencionadas en ellas.

3,- Examen de Cuentas de egresos

Se examinaron las cuentas que registran la


adquisicin de bienes y contratacin de servicios por un total de $ 1.188.004.978.-,
monto conformado por Bienes de Uso o Consumo ascendentes a $ 1.031.988.881.-, Y
por el movimiento neto de las cuentas de Activo Fijo de $ 156.016.097. (Anexo N" 2
del Preinfonne), Dicho examen arroj las siguientes observaciones:

- Bienes de Uso o Consumo

En relacin a estos rubros, es del caso hacer


presente que la cuenta contable 510207013 referente al tem "Vestuario" se presenta
en el Balance General con una diferencia de $ 179.431.-, con respecto del saldo de
Mayor. En efecto, en el Balance General al 31 de diciembre de 2007 se presenta un
valor de $ 1.812.817.-, en tanto que el Libro Mayor presenta un saldo deudor de
$ 1.633.386.-, sin proporcionarse antecedentes aclaratorios.

Al respecto, se adjuntan Comprobantes


Histricos en los que se remarcan cifras que en total suman $ 179.43-, que
corresponde a la diferencia que se pidi aclarar. Sin embargo, no se adjuntan
documentos contables en que se indique el concepto de tales cifras, de la misma
manera que no queda claro si se procedi a ajustar tales montos.

- Contratacin de Servicios

Sobre el particular, se examin el rubro


denominado Compra de Servicios No Personales, siendo el de mayor importancia el
contrato correspondiente a labores de vigilancia, cuyo monto al 31 de diciembre de
2007 ascendi a $ 39.832.505.-, no derivndose observaciones.

- Bienes del Activo Fijo

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a.- La Facultad registr las actividades del ao
2007 utilizando el sistema contable Informat y al finalizar el ao adapt las cuentas del
sistema Auge. Este ltimo es el que utiliza el Nivel Central para su gestin interna, que
desde su instalacin ha sufrido diversas modificaciones. Por tratarse de dos sistemas

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con software incompatibles, la homologacin entre ambos ocasion innumerables
ajustes contables que impiden analizar con claridad los saldos finales de las cuentas.

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En efecto, las partidas de mayor movimiento


en el ejercicio contable 2007, correspondieron a "Muebles y Enseres" que presenta
una disminucin de $ 1.475.462.393.- con respecto al saldo a diciembre de 2006, que
era de $ 1.812.370.319, quedando con un 5aldo de $ 336.907.926.- al 31 de diciembre
de 2007, y a "Maquinaria5 y Equipos" con una variacin positiva del orden de
$ 673.548.351.-. Vale aclarar que esta ltima cuenta no registraba saldo de arrastre
del ejercicio anterior, por cuanto el sistema contable que se utilizaba reagrupaba los
conceptos en forma diferente.

Al respecto, no se proporcionaron
antecedentes por parte de la Unidad Contable de la Facultad, que permitieran aclarar
las variaciones suscitadas en el ao 2007. (Anexo N" 1 del Preinforme)

b.- Los bienes de Activo Fijo adquiridos por la


Facultad son incorporados con desfase de tiempo a los Inventarios. En efecto, se
determinaron casos en que el Alta se confeccion despus de dos meses de haberse
perfeccionado el compromiso de compra, como se seala en los siguientes ejemplos:

---

DETALLE MONTO ORD.COMPRA INVENTARIO


FOLIO
$
N" FECHA N" FECHA
de "Intercambio de
20.02.07 44771
Tarjeta Digital 2693 14.06.07
2.687.020
(Masspeck P/N 103
para equipo Fisons"
2 estufas infrarrojas 159.980 ! 3175
15.06.07 45926 10.10.07
1 televisor Philco 21" 85.000 S/OC n 45925
10_10.07

Mquina para !
20.03.07
recuento de 446.976 i 2772 01.06.07
coniformes i
~;
(")Factura 2256553 del 02/08/2007

La Facultad responde que aplica el criterio


contable de incorporar las compras al mdulo de activo Fijo despus de pagada la
factura y cuando est en normal funcionamiento el equipo, minimizando las
devoluciones, que acarrean mayores trastornos administrativos.

c.- No se registra la fecha en el Formulario


nico utilizado para incorporar los Bienes Muebles e Inmuebles al Inventario, para lo
cual dispone de un recuadro en la parte superior izquierda, el que no es utilizado por
el funcionario que ejerce tal labor, hecho que tiene efectos para determinar su vida
C) til.

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' Lo mismo ocurre en cuanto a no dejarse
"establecido en dicho formulario la oportunidad en que debe inventariarse el bien.

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4.- Otras Materias

Fondos para Gastos Menores

El examen practicado a las compras


efectuadas con estos fondos ascendentes a $ 4.586.835, permiti establecer el
incumplimiento de las instrucciones sealadas en el Manual Operativo del
Departamento de Inspeccin y Auditora de la Contraloria Interna de la Universidad
de Chile, establecido en las Circulares N 11 Y N 8, de 1987 y 1988
respectivamente, y reiteradas por el Director Econmico y Administrativo de la
Facultad, mediante el Memorando N' 42, de 4 de julio de 2005.

a.- En el examen de las boletas y los


comprobantes justificativos de los pagos realizados, se comprob que no se
presentan inutilizados para evitar posteriores rendiciones, de conformidad a la
normativa sealada. A modo de ejemplo, se citan los CE N' 70789030 101912007,
rendido por don Alejandro lvarez Lueje; CE 70753603 de 18/0512007, rendido por
doa Aida Ahumada Torres y CE N' 70774306 30/0712007, rendido por don Luis
Lpez Valladares.

b.- La documentacin de respaldo de algunos


comprobantes de egreso presentaban las siguientes deficiencias:

- Boletas enmendadas o rectificadas con


fecha dudosa, las que si bien en algunos casos son de poco monto, corresponden a
gastos que no son de la Facultad como se ilustra en el Anexo N 1.

CE 70754264 de 23/0512007, por


$ 117.521.- rendido por Doa Fernanda Schaufler T. por un fondo asignado a don
Juan Squella Serrano, en circunstancias que segn listado de funcionarios
autorizados para administrar stos, se constat que dicha persona no conforma esa
nmina.

Boletas pagadas con tarjeta REDCOMPRA


particular.

c.- En los casos de los vales de mquinas


registradoras como documentos sustentables de los gastos, no se cumple con las
instrucciones en cuanto a que necesariamente deben aparecer identificadas las
mercaderias adquiridas en una hoja anexa.

d.- En materia de gastos de movilizacin, en


la mayora de las rendiCiones cursadas no se consigna la autoridad que orden el
viaje, el motiVO, el nombre del funcionario y el destinO, como lo establece el

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Memorando 4212005 de la DireCCin Econmica y Administrativa de la Facultad

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:jemplo CE7078907 de 12 092007.

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Mediante los Documentos W 14, 15, 16 Y 17,


esa Facultad informa que ha dado las instrucciones para evitar las situaciones
sealadas en las letras a.-, b.-, C.- y d.-

- Seguridad en los Laboratorios

En visita efectuada a esas dependencias se


advirti que hay libre acceso de personas, no observndose medidas de control
necesarias para el ingreso a esas dependencias, dado que en los laboratorios se
emplea material reactivo, elementos txicos y se generan deshechos contaminantes.

Asimismo, se observ que los insumas


estaban dispuestos en estanterias de fcil acceso y a libre disposicin de los alumnos
y del personal de la Facultad, es decir, no estaban en vitrinas cerradas.

De igual modo, cabe informar que las


instalaciones elctricas de los laboratorios ubicados en Vicua Mackenna 20, son
antiguas, y no se encuentran entubadas, lo que implica un riesgo dada la
caracterstica de alta combustin de los elementos quimicos que alli se almacenan.
Cabe sealar que estas dependencias contienen adems, otros materiales de alto
valor cientifico, obtenido a travs de aos de investigacin.

Otro antecedente a considerar es que un


siniestro de proporciones afect a las dependencias de la Facultad ubicadas en la
calle Olivos, ocasionando cuantiosas prdidas en instrumental, en insumas y en
material de investigacin.

A travs de una detallada respuesta, ese


Decano manifiesta tener control sobre el caso expuesto.

CONCLUSIONES

En general, las observaciones sealadas en


el Preinforme fueron subsanadas por la Facultad, no obstante, se hace necesario que
la Entidad adopte las siguientes medidas que se indican:

- En materia de control interno es necesario


insistir en el cumplimiento de las normas contenidas en la ley 19886, como tambin
en lo referente a que las rdenes de compra se emitan previamente a la exigencia de
efectuar cotizaciones formales y oportunas.

- En cuanto a la diferencia en la cuenta


Vestuarios, an cuando se indica el detalle de las partidas que la justifican, esta
observacin ser considerada superada una vez que se proporcionen los respaldos
documentales pertinentes.

'1 Asimismo, dado que tampoco se


c, proporcionan antecedentes respecto de los incrementos y disminuciones de los

!
)"'/7 saldos de las cuentas MaqUinarias y Equipos y Muebles y Enseres, estas
, observaCiones se mantienen pendientes.

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- En materia de activo fijo es neGesario


reiterar la oportunidad en que deben incorporarse a los inventarios

Finalmente, cabe indicar que en lo relativo a


las instrucciones impartidas por el Decano de la Facultad para subsanar las
observaciones formuladas, cuyos documentos adjunt a su respuesta, este
Organismo de Control validar su aplicacin en prximas visitas de fiscalizacin que
se efecten a la Entidad, en cumplimiento de su poltica de seguimiento de los
informes.

Saluda atentamente a Ud.

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P6r o~ n-- "del ContralOi- General
Subjefe Subrogante
Divisin de Auditora Administrativa
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ANEXO W 1

VARIACIONES DEL ACTIVO FIJO


EN EL AO 2007

I CODIGO DE IRUBRO ~EGN BALANCE GRAL ISEGUN BALAN.CE VARIACIONES A _1

r~
. GRAL
LA CUENTA
I AL 31,12,2006 IAL 31.12,2007 ACLARAR

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