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CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

DIVISiN DE TOMA DE RAZN Y REGISTRO


SUBDIVISiN DE CONTROL EXTERNO

INFORME FINAL SOBRE VISITA


EFECTUADA A LA FACULTAD DE
ARQUITECTURA DE LA UNIVERSIDAD
DE CHILE.

SANTIAGO,
1 9. OI e o8 * O6O2H

El infrascrito se permite remitir a Ud., el


presente Informe Final, derivado de la visita efectuada a ese Servicio por
funcionarios de la Divisin de Toma de Razn y Registro de esta Contralora
General.

Esta fiscalizacin, tuvo por objetivo


verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, aplicables en
materias referidas a personal y remuneraciones, derivndose de ella las
consideraciones que en detalle se sealaron en el Preinforme de Observaciones.

En el precitado documento, se estableci


un plazo de diez das para emitir la respuesta acerca del contenido del mismo, lo que
se cumpli mediante el oficio W 164, de 14 de noviembre del presente ao, de esa
Entidad, en el cual se informa la regularizacin de los temas contenidos en el
Preinforme citado con antelacin, situacin que se verificar en el seguimiento que
se efectuar posteriormente a esa Facultad.

Saluda atentamente a Ud.

RAMIRO MENDOZA ~

AL SEOR
CONTRAI.OR ON~ ce LA REP08I.D.
DECANO DE LA
FACULTAD DE ARQUITECTURA
UNIVERSIDAD DE CHILE
PRESENTE
PZAlRMD
AT o s 143-144-145/08
CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA
DIVISiN DE TOMA DE RAZN Y REGISTRO
SUBDIVISiN DE CONTROL EXTERNO

INFORME FINAL SOBRE VISITA


EFECTUADA A LA FACULTAD DE
ARQUITECTURA DE LA
UNIVERSIDAD DE CHILE.

CARCTER, MBITO Y OBJETIVOS.

La visita ha tenido un carcter habitual,


consultndose en el calendario anual de fiscalizacin a los diversos Servicios de la
Administracin del Estado, llevado a cabo por funcionarios de la Divisin de Toma
de Razn y Registro de esta Contralora General.

OBJETIVOS DE LA AUDITORA.

Objetivos Generales: Examinar los actos administrativos exentos del trmite de


toma de razn, emitidos por el Servicio, relacionados con el recurso humano;
derechos y obligaciones de los funcionarios y sus fuentes legales; pagos de
beneficios remuneracionales, su procedencia y el procedimiento de clculo de los
mismos, as como pagos de emolumentos anexos.

Objetivos Especficos: Verificar el cumplimiento de los siguientes procesos que


fueron auditados.

Resoluciones Exentas: Anlisis de los actos administrativos exentos del


trmite de toma de razn, emitidos y relacionados con el recurso humano, en
cuanto a su formalidad, procedencia y legalidad.

Contratos a Honorarios: Estudio de la emisin de los actos administrativos


exentos, su legalidad y los convenios adjuntos, as como su imputacin,
tributacin, funciones, procedencia, clusulas insertas, pagos, retenciones y
funciones efectivas.

Viticos: Cotejar los actos administrativos exentos que autorizaron su pago,


su legalidad, imputacin, formalidades, procedencia, pagos, cumplimiento de
la medida dispuesta, control y rendiciones.

Horas Extraordinarias: Confirmar los actos administrativos exentos referidos


a la materia, legalidad, imputacin, formalidades, y emisin del acto
administrativo, procedencia, pagos y tributacin, horas efectivamente
realizadas, control horario, autorizacin del nmero de horas pagadas.

Recuperacin de Subsidios por Incapacidad Laboral: Revisar los actos


administrativos exentos referidos a las licencias mdicas, su legalidad,
aprobacin, rechazo o reduccin del nmero de das, control de pagos
recepcionados, montos a cobrar por subsidios y cotizaciones de salud y
previsin, reintegros si proceden.
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Remuneraciones: Comprobar el correcto clculo de los tems relacionados


con las cotizaciones de seguridad social, tributacin, retenciones legales,
pagos a entidades administradoras, procedencia de los beneficios
remuneratorios, de acuerdo con las leyes, estatutos, reglamentos y
jurisprudencia.

Otros: Revisin de Declaracin de Intereses y de Patrimonio, Bonos de Retiro


y Plizas de Fianzas.

METODOLOGA.

Metodologa Analtica, en la que se


realizan Pruebas Sustantivas en cada proceso.

UNIVERSO.

Presupuesto asignado al Servicio a


auditar, esto es, el subttulo 21 del Presupuesto del Sector Pblico, "Gastos en
Personal".

MUESTRA.

En el proceso de viticos al extranjero,


como nacionales, as como en el rubro horas extraordinarias, y los contratos a
honorarios, la muestra examinada correspondi al mes de junio de 2008.

Sobre el proceso de remuneraciones, se


revis selectivamente los meses de julio, agosto y septiembre de 2007 y junio de
2008.

Con respecto a las resoluciones


exentas, la muestra selectiva comprendi el periodo de enero a marzo de 2008.

Referente a la recuperacin de subsidios


por licencias mdicas, se analiz el perodo noviembre de 2007.

VISITA ANTERIOR.

Mediante el oficio N 90, de 13 de


diciembre de 2005, esa Institucin dio respuesta al informe evacuado a travs del
oficio N 53.808, de 15 de noviembre del citado ao, de esta Contralora General,
con motivo de la visita realizada a esa Facultad en el transcurso del ao 2005.
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Sobre el particular, cabe sealar que se


verific el cumplimiento de las observaciones de la visita anterior.

CONTRALORA INTERNA.

Respecto de la Injerencia de la
Contralora Interna en materias relacionadas con el personal, se determin que en el
ltimo perodo slo se ha abocado a la verificacin de la regularizacin de las
observaciones efectuadas por las auditoras realizadas por funcionarios de este
Organismo de Control.

Cabe agregar, adems, que en el plan de


trabajo para este ao no se contemplan auditoras al rea de personal y
remuneraciones, por lo que se recomienda que una vez recepcionado el presente
informe, se tengan presente las nuevas observaciones, para proceder a su
seguimiento interno o efectuar un anlisis de ellas en un futuro programa de revisin.

HOJAS DE VIDA Y CARPETAS FUNCIONARIAS.

Sobre el particular, cabe sealar que las


materias contenidas en las carpetas y hojas de vida funcionaria, se llevan en forma
manual, no actualizadas, e igualmente a travs de un sistema computacional, el que
presenta algunas anomalas respecto a la informacin, pues sta no es expedita ni
contiene la necesaria informacin, tanto para la gestin del Servicio como para la
fiscalizacin efectuada por parte de la Contralora General. Un ejemplo de esta
anomala, se aprecia al desplegar el resumen de los nombramientos, beneficios
estatutarios o comisiones de servicios, establecidos por esa casa de estudios, toda
vez que no se incluye un campo con el registro de los nmeros de los decretos que
los disponen.

Al respecto, esa Entidad seala que el


sistema computacional contempla los sealados campos, debiendo para ello acceder
a otros mdulos dentro de este sistema, an cuando en la hoja resumen no aparece
toda la informacin que contiene la base de datos.

DECLARACiN DE INTERESES (Artculos 57 y siguientes de la ley N 18.575).

En lo que respecta a esta materia, es


preciso sealar que en la nmina proporcionada por esa Facultad no se incluan
todas las autoridades y funcionarios a quienes la disposicin legal obliga a presentar
esa declaracin, situacin que deber regularizarse a la brevedad, enviando los
antecedentes correspondientes de las siguientes personas:

NOMBRES ESTAMENTO GRADO

Etcheverry Orthous, Gastn Profesor 4


Quintanilla Prez, Vctor Profesor 4
S ori Hevia, Luis Alberto Profesor 4
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Sobre este tema, esa Facultad manifiesta


que ha tomado las providencias para que las declaraciones de intereses de las tres
personas faltantes se regularicen.

No obstante lo anterior, deber


establecerse la responsabilidad administrativa, de quin, en razn de sus funciones,
debi advertir oportunamente la omisin de tal declaracin conforme a lo establecido
en el inciso final del artculo 65 de la ley N 18.575.

REMUNERACIONES.

En relacin con el pago de las


remuneraciones, se comprob que el proceso de clculo, por lo general, se ajusta a
la normativa que lo regula.

No obstante, cabe sealar que las


liquidaciones que emite el sistema de remuneraciones carecen de los antecedentes
necesarios, como ocurre con los acadmicos que tienen dos cargos, ya que se
seala el grado del cargo mayor, y respecto del otro, slo se hace referencia al
nmero de horas. por lo que al no contarse con la informacin completa, la revisin
resulta poco expedita.

Cabe agregar, adems, que a los


funcionarios que cumplen una jornada completa de 44 horas distribuida en dos
nombramientos de cargos de 22 horas cada uno, no se les efecta el pago de la
asignacin de colacin, como es el caso de los seores Vladimir Babare Vigouroux,
Constantino Mawromatis Pazderka y Marcelo Valenzuela Vargas.

De acuerdo a lo sealado por esa


Facultad, la liquidacin de sueldo de los acadmicos que tienen dos cargos, tiene
relacin con el diseo computacional, lo que no es de su competencia, ya que son
procesos genricos y centralizados de los sistemas que aplica la Universidad de
Chile.

Sin perjuicio de lo anterior, es necesario


que esa Institucin presente el requerimiento al rea correspondiente, a fin de
r ularizar la situacin planteada.
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En cuanto a la asignacin de colacin que


no se paga a las personas que desempean una jornada de 22 horas, se indica que
se tomarn las medidas necesarias para solucionar este problema.

ASIGNACiN PROFESIONAL (Decreto N 5.199, de 1981, de la Universidad de


Chile, Decreto Ley N 479, de 1974 y sus modificaciones, y Decreto Ley N" 652, de
1974).

En relacin con esta materia, es


necesario hacer presente que a los funcionarios acadmicos de esa Facultad que
cumplen funciones con jornada parcial, de 22 horas o de un nmero superior, se les
paga la asignacin profesional en forma proporcional, en conformidad a lo
establecido en el Decreto N" 5.199, de 1981, de la Prorrectora de la Universidad de
Chile, lo que no ocurre con el personal nombrado por parcialidades inferiores a la
indicada.

Al respecto, se debe tener presente que


el decreto universitario antes citado efectu ajustes al sistema de remuneraciones
que rega al 1 de mayo de 1981, fecha de su vigencia, en especial en lo relativo al
personal acadmico, tanto con nombramiento con jornada parcial de 22 horas, como
al que cumpla otras jornadas horarias.

En efecto, ese decreto estableci en su


artculo primero, el pago proporcional al nmero de horas desempenadas, en
relacin al cargo de jornada completa de 44 horas semanales, considerando as,
para tal efecto, el derecho al sueldo base, a una asignacin del mismo monto y
caractersticas que la asignacin profesional del Decreto Ley N" 479, de 1974, y una
asignacin acadmica, que posteriormente fue reemplazada por la asignacin
universitaria complementaria aprobada por decreto universitario N" 3.643, de 1990.

Los nombramientos, indica el artculo


tercero, del aludido decreto, se harn en forma gradual en cada facultad en su inicio,
segn el presupuesto asignado para cada una de esas unidades, y posteriormente
se propondr debidamente financiado dentro de cada presupuesto. Por tanto, a la
fecha, todos los nombramientos parciales se encuentran bajo el imperio del decreto
N" 5.199, de 1981, asistiendo el derecho de series reconocida esta asignacin
profesional e incorporarla en sus remuneraciones en forma individual y en los
trminos establecidos en el artculo primero antes citado.

De acuerdo a lo anteriormente sealado,


se ha omitido el pago del mencionado beneficio, entre otras, a las siguientes
personas, Jos Covacevic Ancic, Gastn Etcheverry Orthous y Lus Alberto Sartori
Hevia.

Sobre el particular, esa Facultad sena la


que otorgar esta asignacin a cada nuevo nombramiento por horas que se efecte
desde esta fecha en adelante, en la medida que los presupuestos lo permitan.
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BONO DE ESCOLARIDAD (Artculos 13,14 y 17 de la Ley W 20.233).

Al respecto, se debe sealar que se


otorga este beneficio sin que se emita el acto administrativo en que consten los
antecedentes del cumplimiento de los requisitos exigidos por la disposicin legal
citada en la referencia.

En relacin con lo anterior, el Servicio


seala que se trata del proceso centralizado, pero que, se tomarn las precauciones
para exigir la documentacin establecida en la ley.

Se hace presente, en todo caso, que las


medidas descritas, no obstan a que, para un mejor control y ordenamiento
administrativo, el otorgamiento de este beneficio sea sancionado a travs de un acto
administrativo.

COMETIDOS FUNCIONALES (Decreto W 4.263, de 1985 de Rectora de la


Universidad de Chile, D.F.L W 262, de 1977, del Ministerio de Hacienda).

En relacin con este rubro, cabe sealar


que esa Entidad dicta los documentos acorde a la normativa aplicable en la materia.
Sin embargo, es preciso advertir que en el caso del personal acadmico que
desempea ms de un cargo con jornadas parciales, al ser comisionado en uno de
los cargos, se debe velar por regularizar su inasistencia en el otro, situacin que se
presenta en el caso de doa Mara Victoria Soto Bauerle, quien desempea 2 cargos
media jornada, y a travs de decreto universitario exento N 23.008, de 23 de
septiembre de 2008, se dispone el cometido funcionario slo en el cargo de
Acadmico, Profesor Asistente, media jornada.

Al respecto, esa Facultad seala que los


decretos se dictan normalmente con todos los cargos, y que el caso de doa Mara
Victoria Soto Bauerle, fue una situacin excepcional, por lo que procede su
regularizacin

RECUPERACiN DEL EQUIVALENTE A SUBSIDIOS DE SALUD (Artculo 12 de la


ley N 18.196).

En lo que atae a este rubro, es dable


destacar que las Oficinas de Personal de cada Facultad de la Universidad de Chile
ingresan sus respectivas licencias al sistema de control que se lleva en el Servicio
Central de esa Universidad, la que efecta el cobro y recibe los cheques de las
Instituciones de Salud Previsional y del Fondo Nacional de Salud, sistema que,
dems, tiene incorporado el clculo de los respectivos subsidios.
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Pues bien, con la informacin


proporcionada, se puede sealar que el sistema, en general, se ajusta a los
requerimientos de control necesarios, ya que de los reembolsos correspondientes a
las licencias otorgadas durante el mes de noviembre de 2007, se pudo comprobar
que slo falta por recuperar el monto de 2 licencias. En todo caso, se recomienda
efectuar las gestiones por los cobros pertinentes y establecer las diferencias entre lo
determinado por los clculos practicados por el sistema que se posee y lo
reembolsado por las diferentes entidades de salud previsional.

Sobre el proceso de recuperacin de


subsidios, esa Facultad seala que se desarrolla a travs del nivel central, por lo que
se tomarn las medidas necesarias para informar acerca de las posibles diferencias
que pudieran producirse.

OTRAS MATERIAS AUDITADAS.

Dentro de la selectividad de las materias


auditadas, se fiscalizaron, adems, los siguientes rubros: Sueldo Base, Asignacin
de Productividad, Bonificacin Compensatoria establecida en la ley W 19.200, Horas
Extraordinarias y Descuentos por Atrasos, no detectndose en esta oportunidad,
observaciones al respecto.

CONCLUSIONES GENERALES.

En mrito de lo expuesto, corresponde


que la Autoridad de esa Facultad adopte e implemente las acciones tendientes a
subsanar las situaciones observadas, las cuales, conforme a las polticas de este
Organismo Contralor, sobre seguimiento de los programas de fiscalizacin sern
objeto de comprobacin en visitas posteriores que se realicen a la Institucin.

Finalmente, considerando las diversas


situaciones expuestas, la Superioridad de esa Entidad, deber reliquidar las
diferencias de rentas a favor de los funcionarios en los casos que corresponda, sin
perjuicio de los plazos de prescripcin que sean aplicables, como tambin, ordenar
que se efecten los reintegros por las sumas percibidas indebidamente, pudiendo en
este ltimo caso los afectados, acogerse a lo prevenido en el artculo 67 de la ley W
10.336, Orgnica de esta Entidad de Control.

Transcrbase a la Unidad de Contralora


Interna y a la Unidad de Remuneraciones del Nivel Central de la Universidad de
Chile y a la Subdivisin de Control Ext Toma de Razn y
egistro de esta Contralora Genera