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Curso mnimo de Administracin para

aspirantes a licenciatura
Por Erick Hernndez Cervantes
lahgrita@gmail.com
Mayo, 2017

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INTRODUCCIN

El propsito de este apunte es brindarte una herramienta de referencia bsica en la


Administracin para que puedes identificar y operar sus principales conceptos y tcnicas de
organizacin de los procesos de trabajo.

Tu gua de estudio sugiere abordar tres temas: 1) Escuelas de pensamiento administrativo;


2) Planeacin, organizacin y control; 3) Estudio de empresas y organizaciones. Para facilitar la
comprensin de los temas te propongo seguir una exposicin histrica partiendo de una definicin
de Administracin como tcnica para luego explorar cmo el proceso administrativo (tema 2) se
entiende a lo largo de cada escuela de pensamiento (tema 1). El tema 3 pertenece a los conceptos
ya explorados en el curso de Economa y no lo revisaremos nuevamente.

La Administracin es una tcnica de control del proceso de trabajo que surge a principios
del siglo XX. Te recomiendo ampliamente que veas la pelcula Modern Times del cineasta Charles
Chaplin para que disfrutes una stira magistral del control cientfico del trabajo.

Antes de comenzar el curso me gustara que te detuvieras a reflexionar las siguientes


palabras del economista regulacionista frances Benjamin Coriat, publicadas en su revelador ensayo
El taller y el cronmetro:

Quien domina y dicta los modos operatorios se hace tambin dueo de los tiempos
de produccin Doblegar al obrero de oficio, liberar al proceso de trabajo del poder
que ste ejerce sobre l para instalar en su lugar la ley y la norma patronales, tal
ser la contribucin histrica del taylorismo.

ADMINISTRACIN Y PROCESO ADMINISTRATIVO

Administracin es una tcnica de coordinacin del trabajo que busca obtener los mximos
rendimientos posibles (monetarios u otros) de los recursos disponibles, ya sean tecnologa,
instrumentos financieros o trabajadores.

Los administradores buscan cumplir los objetivos marcados por la direccin de las
organizaciones y para ello coordinan la accin ejerciendo actividades de planeacin, organizacin,
seguimiento y control de los procesos a fin de alcanzar objetivos. Esto se conoce como el proceso
administrativo. Veamos el siguiente esquema.

Esquema 1. Etapas del proceso administrativo


Planeacin Organizacin Direccin Control
Proyeccin y Delimitar la Ejecucin de planes Medicin del
generacin de estructura idnea del de acuerdo a la desempeo y
escenarios de funcionamiento de la estructura. correccin de los
actuacin para la entidad. errores detectados.
entidad econmica.
Recursos Proceso Administrativo Rendimientos

Las personas han sido siempre seres gregarios y sociales que se enfrentan con problemas
de organizacin, sin embargo, la Administracin surge a principios del siglo XX en Francia y Estados

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Unidos con el estudio de los procesos de trabajo de grandes fbricas. La Administracin comienza
estudiando los tiempos y los movimientos de los operarios y modificando dichas prcticas para
hacerlas ms productivas, en aquel entonces la produccin en masa hacia que la productividad se
incrementara al dividir el trabajo en las operaciones ms sencillas y en realizarlas de manera
mecnica sin prdida de tiempos.

Los primeros desarrollos administrativos consisten en tcnicas para minimizar las holguras
o tiempos perdidos y maximizar la cantidad de trabajo desplegado.

Una vez que el desarrollo tecnolgico empez a sustituir los trabajos ms simples, muy
especialmente desde la dcada de los setenta, una vez que la productividad cay en picado y en
medio de una crisis de rentabilidad, comienzan a desarrollarse nuevas tcnicas administrativas que
tratan de obtener la mxima productividad del trabajo calificado. Te invito a que conozcas el modo
en que trabajan empresas pioneras del desarrollo cientfico y tecnolgico como Tesla, Intel o Google.
Ah te vas a dar cuenta perfectamente que la productividad depende casi nada de operaciones
simples realizadas mecnicamente y, en cambio, depende por completo de la organizacin, de la
formacin de personal altamente capacitado, de los crculos de trabajo, del trabajo en equipo, de la
libertad para crear e innovar.

TAYLORISMO Y FORDISMO

Los primeros nombres que aparecen en el pensamiento administrativo son los de Taylor,
Fayol y Ford. Personas que trabajaron en la primera mitad del siglo XX y que se centran en el estudio
de las tareas y proponen la racionalizacin del trabajo.

Taylor estudi la produccin de vigas de acero y propuso que para volver ms eficiente el
trabajo debera revisarse el tiempo en que se hace una tarea y establecer un estndar. Los
trabajadores deberan ser asignados segn sus aptitudes y se les debera proporcionar incentivos
salariales. Taylor consigue que el desperdicio del tiempo de trabajo se elimine y los procesos se
estandaricen.

Henry Ford perfeccion ese sistema desarrollando la cadena de montaje donde los
movimientos que se hacan entre las etapas de la produccin se minimizaban an ms.

Los seguidores de Taylor desarrollaron el estudio de la ergonoma o la forma ms eficiente


de disposicin de las mquinas y los utensilios de trabajo para que alguien pueda desplegar un
trabajo eficiente.

Hay que mencionar muy especialmente la tcnica de grafica de Gantt que trata de planear
procesos productivos completos para minimizar el tiempo perdido en actividades que pueden ser
llevadas a cabo de manera simultnea para encontrar las rutas crticas. Los grficos de Gantt
combinan actividades y tiempos, nos informan de las actividades que retrasaran el proyecto
completo. Veamos el siguiente grfico de Gantt. Nota que cada barra es el tiempo que demora
concluir la actividad y el grafico informa del tiempo total que demora el proceso completo y el orden
en que se deben llevar a cabo las actividades.

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Esquema 2. Grficos de Gantt
Tiempos
Actividades 1 2 3 4 5 6
Planeacin
Direccin
Ejecucin
Control

Por su parte, Fayol fue el primero en hacer un estudio completo del proceso administrativo
que vimos en el esquema 1.

ELTON MAYO Y LAS RELACIONES HUMANAS

Elton Mayo quien trabajaba en una empresa elctrica en los aos 30 del siglo XX con mucho
personal propone centrar la atencin en las personas, indicando que la productividad se
incrementara mejorando la motivacin, la comunicacin, la dinmica de grupos y el liderazgo.
Intervienen tambin algunos anlisis sobre organizacin empresarial.

Mayo entrevist a los trabajadores para conocer cules eran los factores que les hacan
trabajar ms cmodamente. Descubri que los trabajadores buscan un ambiente de trabajo basado
en el respeto y la comunicacin. Adems descubri la diferencia entre liderazgo y autoridad y dijo
que mientras ms coincida la posicin de autoridad o administracin con el liderazgo ms
convergern las organizaciones formales e informales para mejorar el desempeo institucional.
Veamos que se entiende por organizacin.

ORGANIZACIN EMPRESARIAL

Las entidades econmicas tienen una organizacin o distribucin de actividades que puede
ser formal o informal. Una organizacin formal hace explcitos los roles y posiciones del personal
adscrito.

Algunas entidades manejan una organizacin lineal o vertical. En este tipo de organizacin
la jerarqua y la autoridad van de arriba abajo, de los superiores a los subordinados y las decisiones
estn completamente centralizadas. Piensa en el ejrcito, el capitn manda sobre los tenientes,
estos sobre los cabos y los soldados rasos no mandan a nadie.

Algunas entidades manejan una organizacin funcional. Ah las actividades especializadas


tienen autoridades especficas. Hay superiores por campos y los subordinados pueden reportar a
varios superiores segn el campo en que estn trabajando, las decisiones no son completamente
centralizadas y tiene que haber dilogo o coordinacin entre superiores cuando las decisiones
afectan a los departamentos compartidos.

Finalmente, algunas organizaciones despliegan la organizacin lnea-staff que es una


combinacin mixta de lineal y funcional que busca reducir las desventajas de ambos enfoques. En
esas organizaciones encontraremos secciones con organizacin vertical y otras funcionales que se

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complementan. Veamos los siguientes organigramas. Debes notar que cada rectngulo representa
un puesto y las lneas establecen la cadena de mando y responsabilidades.

Esquema 3. Tipos de organizacin


Lineal Director

Gerente de administracin Gerente de ventas

Auxiliar de recursos Vendedor


humanos

Funcional

Director

Especialista en ventas Especialista en


mercadotecnia

Diseador grfico Vendedor

CALIDAD, LIDERAZGO Y PLANEACI ESTRATGICA

Por calidad se entiende la situacin donde un bien y servicio cumple todos los requisitos
buscados por los consumidores y los productores. Para la calidad es importante conocer
informacin tambin del medio ambiente institucional. El enfoque de calidad se pregunta por las
necesidades de clientes y productores y ofrece las soluciones ptimas.

Para garantizar la calidad de los productos se utiliza la estrategia POCA que consiste en
planear, hacer, analizar y actuar, y verificar. La informacin obtenida en este proceso debe servir
para incrementar la calidad construyndose una hlice que mejore los resultados.

Los japoneses tienen la palabra Kaisen para expresar que un administrador debe buscar
constantemente la mejora en la calidad y para ello han creado los crculos de calidad: pequeos
grupos de voluntarios que hacen funciones de control de calidad que desarrollan un plan global de
mejoras. Hablan de calidad total y constantemente estn desarrollando herramientas grficas para
mejorar.

El liderazgo es un atributo que se consigue siendo til al grupo de trabajo, tomando


decisiones difciles y cumpliendo objetivos. El liderazgo no es un atributo derivado de la posicin
superior en la organizacin.

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El liderazgo se clasifica de acuerdo a su origen (adquirido o nombrado), por sus rasgos
(personalidad, capacidades y habilidades), por su estilo (democrtico o autoritario) o por la fuente
de poder (legitimo, coercitivo, experticia).

Un administrador que a la vez sea lder busca equilibrar sus intereses por el personal con
el inters por los objetivos de la entidad. Puede formar un equipo de trabajo eficiente y con
ecuanimidad.

Habamos visto que la planeacin es parte del proceso administrativo. Al igual que en otras
fracciones del proceso hay tcnicas y aproximaciones diversas, una de ellas es la planeacin
estratgica que considera una planeacin que incorpora elementos prospectivos y ajenos a la
organizacin, es decir, considera el comportamiento de los competidores, de los clientes, del
gobierno, por mencionar algunos. Se trata de una planeacin de largo plazo que elabora un plan y
supuestos que de irse cumpliendo van a generar un ambiente favorable para la entidad econmica.

La tcnica ms importante de la planeacin estratgica es el anlisis de fortalezas,


oportunidades, debilidades y amenazas (FODA). Para una organizacin todos los elementos internos
son sus fortalezas, lo mismo ocurre con las debilidades. En cambio, amenazas y oportunidades son
elementos externos que deben identificarse y aprovecharse o minimizarse segn sea el caso.

ESTRUCTURALISMO

Los socilogos que se han interesado por la organizacin de las entidades econmicas han
desarrollado la aproximacin estructuralista, es decir, los elementos que componen a la
organizacin y su posicin en un momento determinado. Max Weber propuso una clasificacin de
autoridades e hizo un anlisis de la burocracia.

Weber define la burocracia como un modo de organizacin basado en funciones


especializadas bien delimitadas en relaciones impersonales. Para Weber la burocracia es una forma
de organizacin muy eficiente.

Esta escuela propone algunas reglas para que la autoridad del directivo sea comprensible y
correctamente ejecutada por los empleados, por ejemplo, que se comprendan las rdenes, que
sean legales y congruentes con la meta organizacional y que sea asumible por el empleado.

De igual modo, los estructuralistas proponen el anlisis de la distribucin de tareas al


interior de las entidades y proponen algunas estructuras para que los objetivos puedan alcanzarse.

CONCLUSIN

La Administracin es una tcnica de control del proceso de trabajo, busca obtener el


mximo rendimiento de unos recursos dados. Para ello realiza funciones de planeacin,
organizacin, direccin y control. Algunas de sus tcnicas permiten estandarizar el trabajo y analizar
condiciones internas y externas, actuales o probables, que entorpecen el trabajo. Por lo menos
podemos identificar tres escuelas: Clsica que estudia las actividades, Relaciones humanas que
estudia la organizacin y el liderazgo, Estructuralismo que estudia la organizacin y la burocracia.

ANEXO 1. EJERCICIOS

1 Cual fase del proceso administrativo incluye las funciones de ejecucin

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a) Planeacin c) Direccin
b) Control d) Organizacin

2 Cual escuela del pensamiento administrativo desarroll una explicacin de las ventajas de la
burocracia

a) Clsica c) Moderna
b) Relaciones humanas d) Estructuralismo

3 Cual escuela del pensamiento administrativo se concentra en explicar el modo ms eficiente de


realizar las actividades

a) Clsica c) Moderna
b) Relaciones humanas d) Estructuralismo

4 Cual escuela del pensamiento administrativo se concentra en explicar las diferencias entre la
organizacin formal, la informal y la importancia del factor humano.

a) Clsica c) Moderna
b) Relaciones humanas d) Estructuralismo

5 Tipo de organizacin donde la autoridad es directa y las decisiones estn completamente


centralizadas.

a) Lineal c) Funcional
b) Lineal-Funcional d) Staff

6 Cul de las siguientes situaciones puede ser considerada una debilidad de una organizacin de
acuerdo al anlisis de FODA

a) El gobierno aumenta los impuestos de las mercancas que vende la organizacin


b) Los competidores han desarrollado productos de mejor calidad y mas baratos
c) Los consumidores ven reducidos sus ingresos y dejan de comprar los bienes
d) La empresa tiene una mala relacin con el proveedor de la materia prima

Respuestas:

1c 4b
2d 5a
3a 6d
Mucha suerte con tu examen!

BIBLIOGRAFA

Chiavaneto, Idalberto (2007). Introduccin a la teora general de la Administracin. McGrawHill, 7


Edicin.

Hernndez, Sergio (2006). Introduccin a la Administracin. McGrawHill, 4 Edicin.