LEGISLACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ANDRES DIAZ

LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

 INTRODUCCION

Segn lo visto y lo ledo en esta fase del curso podemos aducir que el Estado surge como
respuesta a necesidades de organizacin, se ve precisado a fijarse en la necesidad de
buscar sus decisiones en las normas que rigen la conducta humana. La autoridad no podr
hacer que reinen el orden y la paz, si no comienza por concebir las relaciones de los
hombres entre s sobre las bases de justicia.

El reconocimiento del Estado moderno debe de traer unos elementos esenciales como
son:

Poblacin: Grupo de personas que habitan en un territorio determinado. El pueblo implica

una multitud masa o pluralidad de personas consideradas bajo un mismo territorio con
interese comunes, es decir, hace referencia de simple agrupacin de seres humanos
dentro de un territorio donde un estado ejerce su poder poltico.

Territorio: Constituido por el suelo, subsuelo, espacio areo y las aguas, en que se lleva a
cabo la actividad estatal y donde el Estado ejerce sus potestades. Es el lugar geogrfico en
el que habita una poblacin determinada; es el soporte fsico de la Nacin y del Estado.

Gobierno: Es la estructura organizada asumida or cada pas para el ejercicio del poder del
Estado. Gobernar implica la toma de decisiones apropiadas para llegar al objetivo
planteado. El Gobierno es esencialmente la accin por la cual la autoridad impone una
lnea de conducta, a individuos humanos. Los gobernados son los habitantes del Estado,
nacionales y extranjeros, que se encuentran en el territorio estatal.
La actividad de la autoridad en su aspecto de Gobierno es dar rdenes. Su misin principal
es ordenar. Naturalmente que esas rdenes no deben ser arbitrarias, sino que han de
dirigirse hacia la consecucin del bien pblico. Esto es, la fuente material del Derecho
positivo debe ser siempre el Derecho natural entendiendo a ste como el recto
ordenamiento de la conducta de los hombres, que deriva de su peculiar naturaleza
individual y social. Vemos que el Derecho en esta forma nace del aspecto de la actividad
de la autoridad que hemos considerado como Gobierno segn como se ve en el video.
Esta funcin de elaboracin del Derecho en su aspecto formal por medio de las rdenes
que dicta el Estado, se ve condicionada por la orientacin hacia la consecucin del bien
pblico.

La nacin puede caracterizarse como un grupo social relativamente extenso cuyos

integrantes poseen un sentido de pertenencia a rasgos culturales y a una conciencia
histrica comn. Los integrantes de una nacin tienen una conciencia ms o menos
explcita, segn los casos, de formar parte de una comunidad distinta a las dems. Esta
conciencia nacional implica la identificacin con valores culturales comunes, as como
vnculos efectivos de solidaridad entre los integrantes de una nacin.
En Colombia la legislacin sobre la documentacin no es muy conocida, por esta razn los
funcionarios y personas atinentes a esta situacin caigan en muchas equivocaciones al
momento de dar un concepto o dar trmite a un documento.
Esto siendo cobijado por las leyes colombianas a cobijo de la constitucin colombiana,
tratados internacionales y leyes acorde a la necesidad del Estado.
En cuanto a la legislacin documental es preciso referenciar lo siguiente: el objetivo
esencial de los archivos consiste en disponer de una documentacin organizada, de tal
forma que la historia institucional sea recuperable para el uso de la administracin y del
servicio al ciudadano y se constituya en fuente de la historia. Los archivos son importantes
para la administracin y la cultura porque los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes.
LEGISLACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Si bien la gestin de archivos es una herramienta administrativa bastante subestimada en

la mayora de las empresas, debemos decir que la misma es tan importante como
cualquier otra rea de la empresa, ya que gracias a los archivos que se poseen,
correspondientes a la informacin pasada de la empresa y sus movimientos econmicos y
financieros; el cuerpo ejecutivo correspondiente, puede utilizar la gestin de archivos
como un arma de defensa frente a todos aquellos inconvenientes que se presentan y que
aparentemente no tiene solucin.

Como bien lo determina su denominacin, la gestin de archivos se encarga del control y

almacenamiento de todos los archivos de informacin que se puedan poseer de la
empresa desde su nacimiento hasta la actualidad.

Una de las ventajas ms importantes que nos otorga mantener una buena gestin de
archivos, es que como mencionbamos al principio, la misma sirve de gua para la toma de
decisiones que pueden llegar a determinar el rumbo que tomara la empresa de aqu en
adelante.

En la gestin de archivos se documentan todos aquellos movimientos comerciales y

econmicos, los inconvenientes que se le presentaron a los procesos correspondientes de
todas las actividades llevadas a cabo en la empresa, los problemas a los cuales la misma
les tuvo que hacer frente, junto con las ideas y estrategias de solucin para poder
disminuir al mnimo el impacto negativo de los mismos sobre la gestin.

Es importantsimo entonces que toda empresa tome las medidas necesarias, para la
conservacin y manejo de la informacin, para el uso de los mismos empleados de la
empresa, ya que el contar con la informacin, en lugar indicado, y en orden que debe
clasificarse, facilita mucho ms a los empleados, sus labores, sin prdida de tiempo en la
bsqueda de la informacin, ya que sin este sistema, la informacin puede estar
almacenada en sitios no adecuados, ni mucho menos clasificada, con la implementacin
del sistema de Gestin Documental se racionalizan los recursos, conservando as el Medio
Ambiente, el cual es de vital importancia para la humanidad y sobre todo que debemos
cuidar de l.

Es importante conservar la informacin, porque sta es imprescindible, para la toma de

decisiones, para la formulacin de cualquier proyecto, sobre todo cuando estos necesitan
consultar la informacin, de antecedentes histricos, ya que sabemos que sin esto, no se
puede formular ningn proyecto.

Atreves del tiempo el archivo documental toma forma y se posesiona en un

entorno laboral, social y comunitario, convirtindose en la base de datos de las
empresas; Con la ayuda de los entes pertinentes que cada da apoyan
contribuyendo con la mejora de la de la organizacin documental, sacando nuevas
reformas y decretos que avalan el archivo en Colombia, ha facilitado que esta se
lleve a cabo en el entorno laboral y social.

Hablar de la organizacin y el manejo del archivo es muy complejo ya que aporta

un avance muy importante en las empresas en cuanto a su organizacin y manejo del
archivo; este implementado con el fin de mejorar el uso ya que si no se implementa en las
empresas la documentacin se deteriora mucho y puede sufrir
daos y no servir de soporte el da que esta se requiera.
Por el incremento que se genera en los ltimos aos en las empresas se debe
guardar constancia y se ve la necesidad de implementar la normalizacin de la
gestin de la documentacin, as una mejor calidad en el uso de la organizacin y
el acceso de los documentos en la empresa ya que la documentacin que all se archiva es
su patrimonio documental y de su memoria institucional e histrica.
Para comprender el entorno legal dentro del cual se envuelve la documentacin y la
informacin, que son de estudio dentro de este curso, se es necesario entender que es
estado, como se decide, su clasificacin, el concepto de legalidad, que es la
documentacin y su diferencia con la informacin.
Dentro de este proceso podemos divisar que el estado se estructura dentro de tres ramas.
El estado se divide en territorio poblacin y soberana, estos conceptos son bsicos para
entender sobre la legislacin documental ya que dentro de la documentacin legal se
estructuran o identifican estas figuras dentro de lo plasmado en la documentacin.
Ya que hablaremos de legalidad, dentro de este se integra el concepto de derecho y ley,
por los cuales nos regimos todos y debemos vigilar que no exista una contravencin
dentro de la funcin legal y manejo propio de la documentacin con el derecho y la ley, es
decir que estn dentro del marco legal tanto la informacin como la documentacin.
El Derecho propiamente dicho significa un conjunto de leyes y normas que establecen un
funcionamiento propio con fundamentos en la libertad y equidad con el fin de promover
un estado garantista y solidario. Este derecho se divide en dos; primero es el derecho
natural el cual habla de la prevalencia del bien comn y la participacin de la poblacin en
la ley divina esta se caracteriza por su funcionalidad inclinada al lado moral y religioso. Y el
segundo es el derecho positivo el cual se regula por las disposiciones escritas y vigentes de
un estado y que son de carcter obligatorio y participativo para los habitantes del
territorio nacional.
Histricamente se ha advertido sobre la absoluta libertad de la poblacin para hacer o no
hacer segn sea su intencin, la ley de alguna u otra forma se muestra para poder
restringir esa libertad con el fin de garantizar la proteccin de los dems habitantes del
estado.
Teniendo en cuenta los conceptos anteriormente aportados dentro de este ensayo ya
podemos definir que es la legislacin. La legislacin es un conjunto de leyes que han sido
aprobadas previamente por el rgano legislativo estas son creadas para el bien de la
comunidad y el que las transgreda deber responder con la correspondiente sancin que
conlleve el acto que realice y que este dentro del marco de la contravencin legislativa.
La legalidad e la informacin y de los documentos son el tema de objeto actual, pero hay
que tener encuentra que informacin y documento no es lo mismo por lo cual se es
necesario diferenciarlos. La informacin es un conjunto de datos que dan significado a
algo que pueda ser entendible y legible lo hacen de carcter informativo o de deduccin
personal, esta es creada para dar conocimiento de este tema a otras personas que
accedan a lo plasmado en cualquier objeto en el cual se le pueda escribir, grabar o
plasmar.

La documentacin por su parte es cualquier base o soporte que contenga informacin

plasmada en l; este debe ser en cualquier elemento material, tiene por caracterstica que
debe tener la capacidad para que se le plasme de forma manual o tecnolgica la
informacin una serie de datos que contienen un elemento intangible que puede ser
interpretado de forma directa o indirecta por cualquier persona.
 CONCLUSIONES

El archivo en las empresas o entidades pblicas y privadas a veces ven el archivo como un
gasto y prdida de plata en invertir. Sabiendo que ms adelante pueden necesitar los
documentos para defenderse ante una demanda o en otros casos.
El archivo organizado, se puede consultar de manera fcil los documentos que solicitemos
en las empresas. Me deja un gran conocimiento acerca de este tema muy importante y
que me va ayudar y a facilitar ya teniendo las bases.