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MANUAL DE FORMAA O

TIC 0755
PROCESSADOR DE TEXTO
FUNCIONALIDADES AVANADAS

Documento: D7 P gin 1 de 20
NDICE

INTRODUO.....................................................................................................................4
MODELOS...........................................................................................................................4
Criar Modelos.......................................................................................................................5
MODELO NORMAL.............................................................................................................7
Alterar o modelo Normal.dotm...............................................................................................7
IMPRESSO EM SRIE MAILINGS...................................................................................8
Cartas e mensagens de correio electrnico............................................................................9
Etiquetas e Envelopes........................................................................................................11
FORMULRIOS.................................................................................................................11
Criar formulrios.................................................................................................................11
MACROS...........................................................................................................................16
Criar macros.......................................................................................................................16
Executar uma macro...........................................................................................................19
BIBLIOGRAFIA.......................................................................................................................20

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OBJECTIVOS GERAIS DO MANUAL

o Automatizar tarefas de aco e elaborao de documentos.


o Efetuar impresso em srie.
o Elaborar e utilizar macros e formulrios.

OBJECTIVOS ESPECFICOS DO MANUAL

o Criar e utilizar modelos


o Alterar o modelo normal
o Criar documentos atravs da impresso em srie
o Criar e preencher formulrios
o Criar macros
o Gravar macros
o Executar macros

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INTRODUO

Automatizar tarefas de edio e elaborao de documentos no Word, torna-se uma ferramenta


essencial nos dias de hoje. O processador de texto Microsoft Word permite criar atraentes
documentos, tais como cartas, faxes, relatrios e incluir grficos, organigramas, tabelas e
imagens com um elevado grau de facilidade e rapidez. O processador de texto permite tambm
a criao de mailings, formulrios, o Word a soluo ideal para redigir todos os tipos de
documentos.

MODELOS

Imagine que utiliza um determinado documento vezes sem fim para enviar cartas de
candidatura a empregos. O contedo bsico o mesmo, mas alguns detalhes mudam, tais
como os dados da empresa, data, a data da publicao o jornal, entre outros. O mtodo que
costuma utilizar abrir o documento, alterar as partes desatualizadas e, em seguida, guardar o
documento com um nome novo.

O que acontece que est a utilizar o documento original como um modelo, apesar de nunca o
ter transformado num. Porque que no o faz? Transformando o documento num modelo, ter
um formulrio mestre inicial e no ter de apagar contedo desatualizado quando estiver a
preparar uma fatura nova.

Poder ainda aperfeioar o modelo com tudo aquilo que pretende que esteja sempre presente
no documento, incluindo marcadores de posio do texto que facilitam a introduo de texto
novo. Em seguida, utilize sempre esse ficheiro de modelo como base para todos os novos
documentos.

Existem mais vantagens. Veja quais so. Em seguida, aprenda a guardar um ficheiro como
modelo e como localiz-lo, utiliz-lo e edit-lo.

Parte do processo de criao de um modelo envolve manter ou criar apenas as informaes


necessrias. Este o contedo que pretende que esteja includo em cada documento novo
baseado no modelo. Grande parte do contedo que colocar no modelo depender das suas
preferncias pessoais e da prpria especificidade do contedo.

Em primeiro lugar, abra um documento em branco, em seguida apresentamos algumas aes


tpicas que poder pretender efetuar em seguida:

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1. Manter o contedo que dever permanecer inalterado durante algum tempo por
exemplo, o nosso Nome, Morada, Contacto e E-mail. (Ser fcil atualizar estes itens no
modelo quando for necessrio).

2. Inserir um comando Data e Hora para a rea da data. Isto ir colocar automaticamente a
data atual num documento novo.

3. Manter reas de marcador de posio de texto para informaes que sero alteradas em
cada carta de apresentao, tais como o nome e o endereo da empresa.

Criar Modelos

Antes de elaborar um documento, utilize como ponto de partida, um dos modelos existentes. O
Word fornece uma vasta gama de modelos. Ir encontrar modelos que vo desde cartas e
currculos a calendrios e brochuras, concebidos para lhe poupar tempo.

Leve os modelos ainda mais longe e transforme um documento existente num modelo
adaptado exatamente s suas necessidades. Isto tambm poder poupar-lhe tempo.

Para utilizar os modelos existentes do Word:

1. Aceda ao boto do Office e clique em Novo de seguida aparece a seguinte caixa:

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2. Escolha a categoria do modelo por exemplo Folhetos:

3. Clicar em Transferir e o modelo ser disponibilizado no ecr:

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4. Para finalizar deve personalizar o modelo, ou seja, deve alterar os campos com a
informao desejada.

MODELO NORMAL

O modelo Normal cuja a extenso .dotm abre sempre que iniciar o Microsoft Office Word
2007 e inclui estilos e personalizaes predefinidos que determinam o aspecto bsico de um
documento.
Alterar o modelo Normal.dotm

Quaisquer alteraes que efectuar ao Normal.dotm sero aplicadas aos documentos que criar
no futuro.

Para alterar o documento normal efectue os seguintes passos:

1. Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Abrir.

2. Clique em Modelos e, em seguida, faa duplo clique no ficheiro Normal.dotm para o abrir.

No Microsoft Windows XP ou Microsoft Windows Server 2003:

Para ter a certeza de que est a trabalhar no ficheiro predefinido, verifique se Normal.dotm
aparece na barra de ttulo do Word.

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Efectue quaisquer alteraes pretendidas como tipos de letra, margens, espaamento e outras
definies. Pode utilizar os mesmos comandos e funcionalidades utilizados para alterar um
documento mas no se esquea de que quaisquer alteraes que faa a Normal.dotm sero
aplicadas a documentos que criar no futuro.

Quando tiver terminado, clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em


Guardar.

Nota: Se Normal.dotm receber outro nome, for danificado ou movido, o Word cria
automaticamente uma nova verso (que utiliza as predefinies originais) da vez seguinte que
iniciar o Word. A nova verso no incluir quaisquer das personalizaes efectuadas na verso
que foi movida ou cujo nome foi alterado.

IMPRESSO EM SRIE MAILINGS

Atravs da funcionalidade mailings, poder proceder impresso de uma srie de cartas,


envelopes, e-mails e etiquetas para diversos clientes de uma s vez. Para utilizar esta
funcionalidade, efectue os passos seguintes:

A criao de cada carta, mensagem de correio electrnico ou envelope individualmente iria


demorar horas. neste ponto que a impresso em srie intervm. Utilizando a impresso em
srie, tudo o que se tem que fazer criar um documento que contm as informaes iguais em
cada cpia e adicionar alguns marcadores de posio para as informaes que so exclusivas
de cada cpia. O Word trata do resto.

Para criar qualquer documento atravs da impresso em srie, pode optar pelo Assistente de
Impresso em srie passo a passo Desta forma o Word ajuda a criar a impresso em srie
passo a passo.

Para criar um documento de impresso em srie sejam cartas, envelopes, ou outros o


procedimento semelhante. Assim deve seguir os seguintes passos:

Cartas e mensagens de correio electrnico

1. Aceder ao separador Mailings:

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2. Clicar em Iniciar Impresso em Srie e escolher o tipo de documento que se pretende criar
(cartas e mensagens de correio electrnico);
3. Criar o documento, ou seja, criar a carta ou a mensagem de correio electrnico;
4. Seleccionar destinatrios (usar uma lista j existente ou criar uma lista nova(exemplo)):

Para que a lista tenha uns determinados campos, por exemplo Nome e Morada, devemos
pressionar a opo personalizar colunas:

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E nesta caixa deve-se adiconar, eliminar ou mudar o nome consoante a informao pretendida
na lista de endereos, no exemplo Nome e Morada apenas.

5 Inserir campos de impresso em srie;

6. Pr-visualizar o documento;
7. Concluir a impresso em srie (imprimir, ou criar os vrios documentos para posterior
impresso).

Etiquetas e Envelopes

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1. Clicar em Iniciar Impresso em Srie e escolher etiquetas ou envelope.
2. Definir as medidas da etiqueta ou do envelope;
3. Definir a lista de destinatrios;
4. Definir os campos de impresso em srie;
5. Criar o documento (cartas, mensagens de correio electrnico, );
4. Actualizar as etiquetas (para copiar o esquema da 1 para as restantes, esta opo s
utilizada nas eqtiquetas);
5. Pr-visualizar as etiquetas (facultativo) e finalizar a impresso em srie.

FORMULRIOS

Certamente j sentiu a necessidade de elaborar um determinado documento e distribui-lo para


que, posteriormente, seja apenas alterado/preenchido em determinadas partes. Falamos ento
de formulrios digitais.
Exemplos de formulrios podem ser inscries para o ginsio, inscrio em cursos, formulrios
de adeso para o carto de scio do seu clube, etc.
Este tipo de documento digital pode ser facilmente realizado no MS Word e posteriormente ser
preenchido tambm de forma digital.

Criar formulrios
Para isso basta abrir o Microsoft Word (2007) e seguir os seguintes passos:

1. Aceder ao boto do Office ;

2. Clicar em Opes do Word e verificar se a opo Mostrar separador Programador no


Friso est definida. Caso no esteja ative esta opo, se estiver ativada no necessita de
realizar qualquer alterao.

De seguida ser visualizado o separador Programador:

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3. A partir de agora j podemos criar os vrios campos do formulrio (campos de texto, caixa
de verificao, caixa de combinao) atravs do boto Ferramentas Legadas.

Cada controlo inserido tem as suas propriedades. Podemos por exemplo definir que s devem
ser aceites nmeros, ou s letras, qual o nmero mximo de caracteres a introduzir, etc.;

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No exemplo seguinte vamos criar uma pr-inscrio em cursos de formao profissional:
Criar os seguintes campos de texto:
Nome (campo de texto, altere as propriedades para o tipo texto normal, formato de texto
Primeira letra maiscula);
Morada (campo de texto, altere as propriedades para o tipo texto normal, formato de texto
Primeira letra maiscula);
Cdigo Postal (2 campos de texto (um para o cdigo e outro para a caixa postal,
separados por um hfene), altere as propriedades para o tipo Nmero, Comprimento
mximo 4 para o cdigo e 3 para a caixa postal);
Contacto (campo de texto, altere as propriedades para o tipo Nmero, comprimento 9
nmeros.
E-mail (campo de texto, altere as propriedades para o tipo texto normal, formato de texto
Minscula);
Habilitaes (caixa de combinao com as seguintes opes: 4. ano, 6. ano, 9. ano,
12. ano);
Situao Profissional (caixa de combinao com as seguintes opes: Empregados,
Desempregados, Estudante, Reformado);
Horrio (caixa de combinao com as seguintes opes: Laboral, Ps-laboral, Sbado);
Cursos de Formao:

ESTETICISTA E COSMETOLOGISTA, INFORMTICA BSICA, INFORMTICA


AVANADA, INFORMTICA ESPECIALISTA, MARKETING E PUBLICIDADE, GESTO
DO TEMPO, ORGANIZAO DE EVENTOS, ELECTRICIDADE, PRIMEIROS
SOCORROS, GERIATRIA.

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O formulrio deve ter o seguinte aspeto:

O prximo passo proteger o formulrio de forma a que no sejam alteradas formataes e


que o utilizador final apenas possa preencher os campos disponibilizados:

Aps escolher Restringir Formatao e Edio, ir aparecer do lado esquerdo um painel


onde poderemos escolher quais as opes de proteo para o nosso documento.

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Se a opo Sim, impor proteo se encontrar desativada, deve alterar esse estado clicando
em Modo de Estrutura. Clicar
Depois de clicamos em Sim, impor proteo, que agora j se encontra disponvel. O sistema
ir solicitar a introduo de uma password para proteger o documento.

Aps proteger o seu documento, basta gravar e publicar para que o mesmo possa ser
preenchido.

MACROS

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No Microsoft Office Word 2007, podemos automatizar tarefas utilizadas com frequncia atravs
da criao de macros. Uma macro uma srie de comandos e instrues agrupadas como um
nico comando para realizar automaticamente uma tarefa.

As utilizaes tpicas das macros so:


Aumentar a velocidade da formatao e edio de rotina;
Combinar mltiplos comandos: por exemplo, inserir uma tabela com um tamanho e limites
especficos e com um nmero especfico de linhas e colunas;
Tornar uma opo de uma caixa de dilogo mais acessvel;
Automatizar uma srie de tarefas complexas.

Pode utilizar a gravao de macro para gravar uma sequncia de aes ou pode criar uma
macro de raiz, introduzindo o cdigo Visual Basic for Applications no Visual Basic Editor.

Nota: Para trabalhar com macros no Office Word 2007, necessrio mostrar o separador
Programador.

Mostrar o separador Programador

1. Clique no Boto do Microsoft Office e, em seguida, clique em Opes do Word.


2. Clique em Popular.
3. Em Opes principais para trabalhar com o Word, selecione a caixa de verificao
Mostrar separador Programador no Friso.

Criar macros

1. No separador Programador, no grupo Cdigo, clique em Gravar Macro:

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2. Na caixa Nome da macro, escreva um nome para a macro.

Nota Se atribuir a uma nova macro o mesmo nome de uma macro incorporada no Office
Word 2007, as aes da nova macro iro substituir a macro incorporada. Para ver uma lista
de macros incorporadas, no separador Programador, no grupo Cdigo, clique em Macros.
Na lista Macros em, clique em Comandos do Word.

3. Na caixa Guardar macro em, clique no modelo ou documento em que pretende guardar
a macro.
4. Na caixa Descrio, escreva a descrio da macro.
5. Efetue um dos seguintes procedimentos:

6. Para iniciar a gravao da macro sem atribuir a macro a um boto na Barra de


Ferramentas de Acesso Rpido ou a uma tecla de atalho, clique em OK.

7. Para atribuir a macro Barra de Ferramentas de Acesso Rpido, efetue o seguinte


procedimento:
8. Clique em Boto.
9. Em Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rpido, selecione o documento (ou
todos os documentos) para o qual pretende adicionar a macro Barra de Ferramentas
de Acesso Rpido.
10. Em Escolher comandos de, clique na macro que est a gravar e, em seguida, clique em
Adicionar.

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11. Clique em OK para iniciar a gravao da macro.
12. Para atribuir a macro a um atalho de teclado, efetue o seguinte procedimento:
13. Clique em Teclado.

14. Na caixa Comandos, clique na macro que est a gravar.


15. Na caixa Nova tecla de atalho, escreva a sequncia de teclas que pretende e, em
seguida, clique em Atribuir.
16. Clique em Fechar para iniciar a gravao da macro.
17. Execute as aes que pretende incluir na macro.

Nota: Quando grava uma macro, pode utilizar o rato para clicar em comandos e opes,
mas no para selecionar o texto. Tem de utilizar o teclado para selecionar texto.

18. Para parar de gravar as aes, clique em Terminar a Gravao no grupo Cdigo:

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Executar uma macro

Pode-se executar a macro utilizando o boto criado na barra de ferramentas de acesso rpido
ou clicar em macros no separador no Programador e depois selecionar a macro pretendida e
clicar em Executar:

BIBLIOGRAFIA

URL: http://office.microsoft.com/pt-pt/

Sousa, Srgio e Maria Jos. Microsoft Office 2007 Para todos ns. FCA, 2007.

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