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Comment utiliser loutil de suivi des factures ?

propos de loutil de suivi des factures


Loutil de suivi des factures est conu pour conserver un historique des clients, des factures et des dtails de facture, ce qui vous permet de stocker plusieurs factures sans avoir crer
plusieurs fichiers. Vous pouvez galement utiliser loutil de suivi des factures pour analyser vos donnes de facturation antrieures. Par exemple, vous pouvez afficher toutes les factures
relatives un client ou un projet spcifique, ou bien toutes les factures du mois dernier, de lanne dernire, etc.

Avant de commencer, jetez un coup dil aux exemples de donnes fournis. Dans la feuille Facture du classeur, slectionnez la cellule situe droite de N de facture (cellule L8) et une
liste droulante saffiche. Slectionnez la flche droulante, puis un exemple de facture. Notez que lensemble des informations de la facture change automatiquement afin de reflter la
facture slectionne. prsent, examinez les feuilles Clients, Factures - Principal et Dtails de la facture du classeur. Chacune de ces feuilles fournit des informations la facture et toutes
les modifications apportes sont mises jour automatiquement.

Par o commencer ?
Modifiez la feuille Facture en fonction des informations de votre socit laide des tapes suivantes :
1. Accdez la feuille Facture du classeur. Sous longlet Rvision , dans le groupe Modifications , slectionnez ter la protection de la feuille.
Remarque : la feuille Facture est protge afin dviter les modifications accidentelles. En effet, comme indiqu prcdemment, la majorit des donnes de cette feuille sont
extraites de toutes les autres feuilles du classeur.

2. Personnalisez len-tte de facture en indiquant votre nom de socit, adresse, ville, code postal, adresse e-mail, site web, etc. Au bas de la facture (ligne 43), modifiez les
instructions de paiement.

Important : ne modifiez pas les informations de facturation. Toutes ces cellules ont des formules qui mettent automatiquement jour la facture, comme indiqu dans la section
propos de loutil de suivi des factures .

3. (Facultatif) Modifiez les couleurs du classeur : sous longlet Mise en page , dans le groupe Thmes , slectionnez Couleurs et slectionnez un autre ensemble de couleurs de
thme partir de la galerie de couleurs.
Conseil : crez un ensemble de couleurs de thme personnalis aux couleurs de votre socit. Pour ce faire, sous longlet Mise en page , dans le groupe Thmes ,
slectionnez Couleurs, puis slectionnez Crer de nouvelles couleurs de thme. Pour plus dinformations sur la cration dun ensemble de couleurs personnalis, consultez
la rubrique daide suivante :
Personnalisez un thme de document.

4. Une fois que vous avez effectu les modifications souhaites, revenez la feuille Facture du classeur. Sous longlet Rvision , dans le groupe Modifications , slectionnez Protger
la feuille, puis slectionnez OK. Quand la feuille Facture est protge, la seule cellule que vous pouvez slectionner est la cellule qui contient la liste droulante N de facture.

Comment crer une facture ?


1. Dans la feuille Clients entrez les informations relatives au client, par exemple le nom et ladresse de la socit. Notez que le numro de la socit est une entre importante, car il
fournit un identificateur unique pour chaque socit dans loutil de suivi des factures. Notez galement que vous ne devez ajouter une socit quune seule fois. Pour les factures
ultrieures destines la mme socit, cette tape peut tre ignore.

Remarque : si vous affectez le mme numro plusieurs socits ou si vous entrez le mme nom de socit plusieurs fois, les entres saffichent en rouge pour vous signaler une
duplication dinformations.

2. Dans la feuille Factures - Principal , entrez les informations principales de votre facture, par exemple le numro de facture, la date de facturation et la description du projet.
limage du numro de socit, le numro de facture est une entre importante, car il fournit un identificateur unique pour chaque facture dans loutil de suivi des factures. Le
nom de socit est une autre entre importante. Quand vous slectionnez une socit dans la liste droulante, votre facture est associe cette socit. Quand vous slectionnez
ensuite un numro de facture dans la feuille Facture, les informations relatives cette socit, telles que son nom et son adresse, sont indiques automatiquement sur la facture.

Remarque : si vous affectez le mme numro plusieurs factures, les entres saffichent en rouge pour signaler la duplication dinformations.

3. Dans la feuille Dtails de la facture , entrez les dtails de votre facture, par exemple une description darticle, un numro darticle, une quantit et un prix unitaire. La zone de liste
droulante N de facture fournit une liste des factures que vous avez entres dans la feuille Factures - Principal afin de faciliter la saisie des donnes. Comme pour le numro de
socit ltape prcdente, le numro de facture associe llment de dtail une facture spcifique. Quand vous slectionnez un numro de facture dans la feuille Facture
partir de la liste droulante N de facture, les lments de dtail de la facture correspondante saffichent.

Remarque : vous tes limit 25 lments de dtail par facture. Si plus de 25 lments sont ajouts, toutes les entres correspondantes saffichent en rouge pour vous signaler le
dpassement de cette limite. Si vous avez plus de 25 lments de facture, vous devez crer une deuxime facture.

Comment ajouter des clients, des factures et des dtails de facture ?


Les donnes des clients, des factures et des dtails de facture sont stockes dans des tableaux Excel. Quand vous ajoutez une nouvelle ligne un tableau, elle est mise en forme
automatiquement et tous les calculs sont copis. Pour ajouter de nouvelles lignes de tableau, procdez de lune des faons suivantes :
Si le tableau ne possde pas de ligne Total, commencez taper sous le tableau. Ce dernier se dveloppe automatiquement quand vous appuyez sur la touche Entre ou Tab.
Placez votre pointeur de cellule dans la dernire cellule au-dessus de la ligne Total, par exemple pour le tableau Factures, placez le pointeur dans la cellule Notes de la dernire
facture, puis appuyez sur la touche Tab.

Sous longlet Accueil , dans le groupe Cellules , slectionnez Insrer , puis slectionnez Lignes de tableau en haut ou Lignes de tableau en dessous.

Dans langle infrieur droit du tableau, placez votre souris sur la poigne de redimensionnement du tableau, puis faites-la glisser vers le bas pour augmenter le nombre de lignes
disponibles dans le tableau.

Comment analyser les dtails de ma facture ?


Comme indiqu dans la section propos de loutil de suivi des factures , une fois que vous avez entr plusieurs factures, vous pouvez afficher une liste de toutes les factures relatives un
client, un projet, un intervalle de dates spcifique, etc. Ce type danalyse seffectue laide dun filtre qui vous permet daffiner rapidement une liste de donnes. Pour accder un filtre sur
les tables relatives aux clients, aux factures ou aux dtails de facture, slectionnez une flche droulante en regard du nom de champ dune table. Un volet Filtre saffiche en vous
proposant diverses options de filtrage. Voici quelques exemples de filtrage pour vous aider dmarrer :

Pour afficher le montant total que vous avez factur un client spcifique : dans la feuille Factures - Principal, droite du champ N de socit, slectionnez la flche droulante.
Dans le volet Filtre, cliquez sur Slectionner tout pour dslectionner toutes les socits, slectionnez la socit souhaite, puis slectionnez OK.
Conseil : dans le volet Filtre , vous pouvez galement taper le nom du client dans la zone de texte Rechercher afin deffectuer une recherche rapide dans la liste disponible.

Pour afficher toutes les factures dun client spcifique et dun ou de plusieurs projets spcifiques : commencez par filtrer le client souhait laide des tapes dcrites dans
lexemple prcdent. Slectionnez ensuite la flche droulante droite du numro de projet. Dans le volet Filtre, slectionnez le ou les projets souhaits, puis slectionnez OK.

Pour afficher toutes les factures du mois prcdent : dans la feuille Factures - Principal, droite du champ Date de la facture, slectionnez la flche droulante, pointez sur Filtres
chronologiques, puis slectionnez Le mois dernier.

Pour afficher tous les clients ayant le mme indicatif rgional : dans la feuille Clients, droite du champ Tlphone, slectionnez la flche droulante. Dans le volet Filtre, cliquez
dans la zone de texte Rechercher, tapez lindicatif rgional, puis slectionnez OK.

Conseils pour le filtrage


Si un tableau comporte une ligne de total, par exemple Clients et Factures, le total calcul reflte uniquement votre liste filtre.
Utilisez plusieurs filtres sur un champ unique ou sur plusieurs champs pour affiner vos rsultats.
Pour effacer un seul filtre, slectionnez la flche droulante dune colonne pralablement filtre, puis slectionnez Effacer le filtre <nom du champ>.
Pour effacer plusieurs filtres en mme temps, placez votre pointeur de cellule dans le tableau, sous longlet Accueil , dans le groupe dition , slectionnez Trier et filtrer, puis
slectionnez Effacer.
nom de la socit
Adresse postale T : Numro de tlphone E-mail
Code postal, ville, dpartement T : Numro de tlcopie Site web

Facturer : Tailspin Toys Tlphone : 01 56 78 90 12 N de facture : 3-456-1 Cliquez ici pour


slectionner un
Adresse : 345, rue de la Gare Tlcopie : 01 90 12 34 56 Date de la facture : 7/18/2016 numro de facture
Lyon RHNE, 69001 xyz@example.com dans la liste
E-mail :
droulante.

Facture pour : Projet 1


N dlment Description Quantit Prix unitaire Remise Prix
1 -

Sous-total de la facture 5,090.00


Taux T.V.A. 8.75%
T.V.A. ventes 445.38
Autre 100.00

Dfinir tous les chques lordre de nom de la socit. Dpt reu 100.00
Montant total d dans <#> jours. Les comptes en retard font lobjet de frais forfaitaires de <#> % par mois. TOTAL 5,535.38
Clients
N de socit Nom de la socit Nom du contact Adresse Ville Dpartement Code postal Tlphone E-mail Tlcopie

1 Tailspin Toys Robert Lyon 345, rue de la Gare Lyon RHNE 69001 01 56 78 90 12 01 90 12 34 56
xyz@example.com
2 Contoso, Ltd Sanjay Patel 567, rue de la Cathdrale Bordeaux GIRONDE 33000 01 78 90 12 34 01 34 56 78 90
xyz@example.com
Total clients : 2 2
Factures
N de facture Socit Date de la facture Description du projet Taux T.V.A. Autre Dpt Total des dtails Total de la facture Notes

3-456-1 1 - Tailspin Toys 7/18/2016 Projet 1 100.00 100.00 5,200.00 5,655.00


8.75%
3-456-2 2 - Contoso, Ltd 7/20/2016 Projet 2 2,014.00 2,190.23
8.75%
Total Total des factures : 2 100.00 100.00 7,214.00 7,845.23 0
Dtails de la facture
Description N de facture N dlment Quantit Prix unitaire Remise Total
1 1.00 1.00 0.00
Facture 3-456-1 Donnes 1 3-456-1 1
2 2.00 2.00 2.00
Facture 3-456-1 Donnes 2 3-456-1 2
3 3.00 3.00 6.00
Facture 3-456-1 Donnes 3 3-456-1 3
4 4.00 4.00 12.00
Facture 3-456-1 Donnes 4 3-456-1 4
5 5.00 5.00 20.00
Facture 3-456-1 Donnes 5 3-456-1 5
6 6.00 6.00 30.00
Facture 3-456-1 Donnes 6 3-456-1 6
7 7.00 7.00 42.00
Facture 3-456-1 Donnes 7 3-456-1 7
8 8.00 8.00 56.00
Facture 3-456-1 Donnes 8 3-456-1 8
9 9.00 9.00 72.00
Facture 3-456-1 Donnes 9 3-456-1 9
10 10.00 10.00 90.00
Facture 3-456-1 Donnes 10 3-456-1 10
11 11.00 11.00 110.00
Facture 3-456-1 Donnes 11 3-456-1 11
12 12.00 12.00 132.00
Facture 3-456-1 Donnes 12 3-456-1 12
13 13.00 13.00 156.00
Facture 3-456-1 Donnes 13 3-456-1 13
14 14.00 14.00 182.00
Facture 3-456-1 Donnes 14 3-456-1 14
15 15.00 15.00 210.00
Facture 3-456-1 Donnes 15 3-456-1 15
16 16.00 16.00 240.00
Facture 3-456-1 Donnes 16 3-456-1 16
17 17.00 17.00 272.00
Facture 3-456-1 Donnes 17 3-456-1 17
18 18.00 18.00 306.00
Facture 3-456-1 Donnes 18 3-456-1 18
19 19.00 19.00 342.00
Facture 3-456-1 Donnes 19 3-456-1 19
20 20.00 20.00 380.00
Facture 3-456-1 Donnes 20 3-456-1 20
21 21.00 21.00 420.00
Facture 3-456-1 Donnes 21 3-456-1 21
22 22.00 22.00 462.00
Facture 3-456-1 Donnes 22 3-456-1 22
Description N de facture N dlment Quantit Prix unitaire Remise Total
23 23.00 23.00 506.00
Facture 3-456-1 Donnes 23 3-456-1 23
24 24.00 24.00 552.00
Facture 3-456-1 Donnes 24 3-456-1 24
25 25.00 25.00 600.00
Facture 3-456-1 Donnes 25 3-456-1 25
39 5.00 195.00
Facture 3-456-2 Donnes 1 3-456-2 Z4567
40 4.00 5.00 155.00
Facture 3-456-2 Donnes 2 3-456-2 Z4568
30 6.00 7.00 173.00
Facture 3-456-2 Donnes 3 3-456-2 Z4569
40 7.00 280.00
Facture 3-456-2 Donnes 4 3-456-2 Z4570
10 4.00 40.00
Facture 3-456-2 Donnes 5 3-456-2 Z4571
5 8.00 40.00
Facture 3-456-2 Donnes 6 3-456-2 Z4572
70 6.00 420.00
Facture 3-456-2 Donnes 7 3-456-2 Z4573
25 4.00 100.00
Facture 3-456-2 Donnes 8 3-456-2 Z4574
5 7.00 3.00 32.00
Facture 3-456-2 Donnes 9 3-456-2 Z4575
80 1.00 80.00
Facture 3-456-2 Donnes 10 3-456-2 Z4576
65 7.00 455.00
Facture 3-456-2 Donnes 11 3-456-2 Z4577
44 1.00 44.00
Facture 3-456-2 Donnes 12 3-456-2 Z4578