Etapas para la formulacin de un Plan Estratgico

Tareas Preparatorias
Etapa Fundacional
Anlisis de Situacin
Etapa Propositiva
Etapa Ejecutiva: Monitoreo; evaluacin y revisin del Plan

Observacin: esta forma de representacin no implica de modo alguno una secuencia lineal de
etapas sino que, las mismas muchas veces son el producto de revisiones sucesivas y se dan en
simultneo con otra/s etapa/s.

A. Primera Etapa: Tareas preparatorias:

Formacin del equipo de planificacin

Sensibilizacin, informacin y difusin: a travs de las tareas de sensibilizacin se prepara a
la organizacin para el proceso de cambio a afrontar. Consisten en el desarrollo de actividades
orientadas a la reflexin crtica sobre la organizacin y el quehacer organizacional, basadas en
informacin relevante proveniente de la autoevaluacin institucional y todos aquellos datos
cualicuantitativos de entrevistas, encuestas y estudios de percepcin y opinin que se realicen
con tal fin. En lo que respecta a la informacin y difusin, la tarea consiste en el desarrollo de
acciones de comunicacin a fin de que la decisin adoptada de formulacin del plan llegue a
todos los integrantes de la organizacin y a los actores sociales, directa o indirectamente a ella
involucrados, a fin de convocarlos e integrarlos a las diferentes instancias de trabajo grupal.

Previsin de gastos e inversiones: esta tarea consiste en la elaboracin de un presupuesto

de recursos (materiales, humanos, financieros, etc.) y gastos que demandar y en los que se
incurrir con motivo de la formulacin e implementacin del plan.

Capacitacin: comprende la instruccin de los miembros de la organizacin en los aspectos

tericos, metodolgicos y prcticos que implica la formulacin de un Plan Estratgico
Participativo de desarrollo institucional.

B. Segunda Etapa: Etapa fundacional

Todo proceso de planificacin institucional comenzar con la formulacin de las preguntas
quines somos?, qu hacemos?, por qu lo hacemos?, cules son nuestros valores?, para
establecer modos precisos de accin institucional, que permitan dar respuesta a las preguntas
qu haremos?, cmo lo haremos? y en qu contexto lo haremos? Por tanto, esta etapa,
requiere de una reflexin introspectiva, tanto individual como colectiva, por parte de la
organizacin que supone un proceso de indagacin sobre los fundamentos de su existencia, su
accionar y la relacin con su entorno, reflexin que, una vez explicitada y plasmada por escrito,
servir de gua a la organizacin y al Plan, orientndose a establecer entre sus integrantes, un
acuerdo en torno a cuatro aspectos:

Acuerdo sobre valores institucionales:

Los valores, entendidos como aquellas motivaciones profundas que inspirarn tanto los
objetivos como la accin institucional, son los que dan sustento a la organizacin, definen los
compromisos que asumirn tanto sus miembros como la organizacin misma y permitirn,
frente a una disyuntiva, de entre un conjunto de alternativas posibles, considerar una o
algunas como mejor o ms deseable que otra. La reflexin sobre los mismos debe comprender
aspectos relacionados con los valores de la organizacin considerada como colectivo y los de
sus miembros como individuos, as como la valoracin de los actores hacia los cuales va
dirigida la accin institucional y los relacionados con los objetivos y caractersticas de las
acciones institucionales a llevar a cabo para alcanzarlos.

Diseo de la misin institucional:

Recordemos que su definicin implica responder a las siguientes preguntas:
Quines somos? (historia institucional)
Qu hacemos? (necesidades que pretende satisfacer, funciones esenciales, servicios
que ofrece).
Por qu lo hacemos? (finalidad de la accin remitindose a los valores fundantes de
la organizacin; compromiso con la comunidad y con sus miembros).
Cmo lo hacemos? (modo en que se lleva adelante la tarea enunciada).
Para quin lo hacemos? (poblacin objetivo de la accin institucional; colectivos a
los que se dirige y mbito territorial de influencia).
Formulacin de la visin institucional: La visin es una imagen poderosa de algo que
deseamos crear en el futuro. La visin institucional define el proyecto o modelo institucional al
que se aspira. Debe hacer hincapi en los rasgos que se pretende desarrollar y que distinguen
a la organizacin de otras similares.

Formulacin de objetivos de desarrollo: Es el estado de situacin deseable, un estado que la

organizacin quiere alcanzar a travs de su accin; deben fundarse y comprender los valores,
misin y visin institucional.

Al formular un objetivo de desarrollo, se debe responder a 3 preguntas:

Cmo describo la organizacin que deseo para el futuro,
Cul es el plazo de ese futuro, y
Qu es necesario lograr para alcanzar ese objetivo.
De las respuestas a estas 3 preguntas se irn modelando un conjunto de objetivos
interrelacionados entre s que conforman una estructura jerarquizada en la cual los objetivos
de orden superior dependen, para su consecucin, de la concrecin de los objetivos de orden
inferior.
C. Tercera Etapa: Anlisis de Situacin
Esta etapa, y a partir de los objetivos planteados en la Etapa Fundacional, tiene como finalidad
establecer una explicacin precisa de la situacin actual de la organizacin frente a los
objetivos propuestos, lo que comprende desde un anlisis de los diversos aspectos que hacen
a la vida organizacional actual hasta el trazado de los escenarios probables de actuacin, con el
fin de identificar las posibles brechas a salvar y los temas crticos en los que se necesitar
concentrar la accin. Se estructura alrededor de cuatro momentos interrelacionados y, en gran
medida, desarrollados de forma simultnea:

Anlisis sectorial: durante el cual se releva, organiza y selecciona la informacin

correspondiente a los distintos aspectos de la vida institucional (jurdico-organizativos,
recursos humanos, poltico-institucionales, econmico-financieros, de infraestructura y
recursos materiales, polticas de comunicacin, etc.) que ser relevante en orden a establecer
la situacin de la organizacin en trminos del cumplimiento de la misin y con respecto al
logro de los objetivos de desarrollo planteados.

Construccin de escenarios: consiste en la representacin y descripcin del conjunto de

circunstancias que rodean a la organizacin y que comprende:
Una previsin del entorno (social, poltico, econmico, ambiental, etc.)
aspectos externos a la organizacin - en el cual la organizacin deber alcanzar los
objetivos planteados; su finalidad es orientar las decisiones en contextos de riesgo e
incertidumbre
La definicin del futuro institucional probable, es decir, la proyeccin de las
tendencias actuales de la realidad institucional (financieras, decisionales, productivas,
de insercin social, polticas, etc.) - aspectos internos a la organizacin-, en los
horizontes temporales establecidos y presuponiendo que no habr cambios en las
acciones.
Anlisis de brechas e identificacin de problemas: consiste en determinar la distancia
(brecha) existente entre la situacin futura probable (sin cambios de prcticas institucionales)
y la deseable (planteada en los objetivos); el objetivo de este contraste es identificar (a travs
del descriptor del problema, o aspecto que muestra el modo especfico en que el problema se
presenta) y dimensionar ( a travs del indicador del problema, que muestra la magnitud con
que el mismo se presenta, hacindolo mensurable y comparable) los problemas que ser
necesario resolver en orden a alcanzar los objetivos planteados. Una vez identificados dichos
problemas, se procede a la estructuracin lgica de los mismos (construccin del rbol de
problemas) a partir de su identificacin e individualizacin, a la determinacin de sus causas y
efectos y a establecer su grado de gobernabilidad, es decir, definir hasta qu punto se
encuentra dentro de la posibilidad de ser modificado por la organizacin.

Construccin de temas crticos: los temas crticos son aquellos sobre los cuales es necesario
concentrar la accin institucional en orden a alcanzar los objetivos de desarrollo
preestablecidos. Dicho concepto, remite a una relacin compleja de varios problemas y se
define a partir de realizar un recorte especfico de un conjunto de problemas, causas y efectos
que se encuentran dentro del mbito de gobernabilidad de la organizacin.
Su definicin o construccin se hace a partir de los siguientes elementos:

Denominacin: que sirva para identificar e individualizar el tema crtico.

 Descripcin/Justificacin/Fundamentacin: a fin de explicitar en qu consiste, por qu
problemas est compuesto, cmo se manifiesta, a quines afecta, de qu modo incide
en el futuro de la organizacin, etc.
Actores sociales involucrados: son aquellos cuya accin da origen a la situacin actual
relacionada con el tema crtico, o que se perjudican o benefician con dicha situacin, o
que se relacionan con la resolucin de la misma.
Anlisis de Debilidades, Amenazas Fortalezas y Oportunidades, (DAFO): Dicho anlisis,
permite establecer las condiciones en las que se encuentra la organizacin para la
resolucin de un tema crtico, en orden a la definicin de estrategias de accin,
considerando los aspectos relevantes tanto externos (del contexto en el que se
desarrolla la planificacin) como internos al sujeto/organizacin que planifica.

D. Cuarta Etapa: Etapa Propositiva

sta es la etapa de elaboracin del Plan de Desarrollo Institucional propiamente dicho. En ella
se define qu se har, cundo, cmo y con qu recursos, para cerrar las brechas identificadas
entre la situacin deseada y la prevista, para alcanzar as los objetivos de desarrollo fijados.
Para ello deben concretarse las siguientes tareas:

Diseo de la estrategia a seguir: entendiendo por estrategia el conjunto de definiciones y

reglas que permiten dirigir un proceso de cambio, de acuerdo a la racionalidad en la utilizacin
de los recursos para llevarlo adelante, as como al momento y contexto en el que se deber
actuar.

Formulacin de proyectos y programas: los proyectos son la concrecin prctica del plan de
accin; es la unidad ms pequea de un plan que puede ser programada, ejecutada y
evaluada; estn definidos por el conjunto de acciones que se realizan en un perodo
determinado de tiempo y que se enmarcan en el cumplimiento de un programa. Los
programas son, por tanto, conjuntos de proyectos que tienen por finalidad el logro de una
serie de objetivos predeterminados.

Diseo del sistema de monitoreo y evaluacin: con el objeto de que, a medida que el plan
se va ejecutando, se vaya efectuando un seguimiento continuo del desenvolvimiento de los
proyectos y lneas de desarrollo, a fin de registrar su impacto, las caractersticas de su
implementacin, los resultados obtenidos y efectuar, en caso de ser necesario, acciones
correctivas.

Quinta Etapa: Etapa Ejecutiva

Esta etapa consiste en la implementacin del Plan de Desarrollo Institucional, es decir, es la
puesta en marcha de los proyectos y programas, como as tambin la implementacin del
sistema de monitoreo y evaluacin. En este sentido, uno de los aspectos fundamentales para
el xito de la planificacin efectuada es la asignacin de responsabilidades concretas y
particulares en la ejecucin de los proyectos y en el desarrollo de los programas a miembros
de la organizacin, lo que implica, por parte de stos, una actitud de compromiso e
identificacin con la accin institucional, a la vez de un profundo conocimiento del sentido de
la accin. As mismo en esta etapa se debern tener en cuenta instancias de consulta y
convalidacin social de las acciones a medida que se van ejecutando, de modo de garantizar
consensos y acuerdos entre los diversos actores sociales involucrados desde el comienzo del
proceso de planificacin, as como la rpida deteccin de los conflictos que pudieran
obstaculizar o hacer fracasar la accin.

BENEFICIOS DEL PLANEAMIENTO ESTRATEGICO

Por qu desarrollar un plan estratgico?
La respuesta a esta pregunta, aparentemente fcil, ha creado bastante controversia entre
los autores.
Una de las opiniones ms extendidas es que el desarrollo de un plan estratgico produce
beneficios relacionados con la capacidad de realizar una gestin ms eficiente, liberando
recursos humanos y materiales, lo que redunda en eficiencia productiva y en una mejor
calidad de vida y de trabajo para los miembros de la organizacin (Lopez, 2000).
La finalidad del plan estratgico consiste en definir los objetivos y cules son las
mejores acciones que deben llevarse a cabo para alcanzar dichos objetivos. De esta
manera se facilita la gestin de la organizacin al hacerla ms transparente, asignar
polticas concretas a los diversos sectores implicados y permitir la evaluacin en
funcin del cumplimiento de las actuaciones especificadas. Esto genera coherencia entre
las acciones que se realizan y las expectativas de la direccin, poniendo a la
organizacin en relacin con las necesidades del entorno.
En concreto, el asunto ms importante para llevar a cabo un plan estratgico est muy
directamente relacionado con la mejora de resultados de la organizacin. Adems, el
plan estratgico permite a la organizacin una gestin ms profesional y menos basada
en improvisaciones porque:
Permite conocer mejor la realidad de la organizacin.
Permite identificar los cambios y desarrollar que se puede esperar.
Permite pensar en el futuro, visualizar nuevas oportunidades y amenazas.
Permite preparar al futuro, aunque sea impredecible.
Permite enfocar la misin de la organizacin y orientar de manera efectiva su rumbo.
Permite plantear la estrategia y pilotarla y evaluarla correctamente.
Permite mejorar la coordinacin de las actividades.
Permite mejorar manejo de recursos.
Permite medir el impacto futuro de las decisiones estratgicas que se toma hoy.
Permite mantener un enfoque sistmico.