AUTOFILTRO FILTRO AVANZADO

Contenido:

Importancia y manejo de tablas.

Definicin y procedimientos para realizar un autofiltro.

Elaboracin Filtros Avanzados con mltiples condiciones.

1. Tablas de Excel

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la

primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las dems
filas contienen los datos almacenados.

Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de
1 operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.

Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

- Ordenar la los registros.

- Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio.
- Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado.

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- Crear un resumen de los datos.
- Aplicar formatos a todos los datos.

1.1. Crear una tabla

Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:

- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que

queremos incluir en la lista.
- Seleccionar del Tabla en la pestaa Insertar.

Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear tabla.

EXCEL

1.2. Modificar los datos de una tabla

Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos
valores sobre la ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opcin se
utiliza cuando la lista de registros es muy grande.

Un formulario de datos: es un cuadro de dilogo que permite al usuario escribir o

mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

Ejemplo: tenemos la siguiente lista con registro de clientes de una empresa n.

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 Abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que est
activa, y pulsar en el icono Formulario .

Como esta opcin no est directamente disponible

en la Cinta de opciones, podemos aadirla a la Barra
de acceso rpido, de la forma que ya vimos.
Pulsando el Botn Office > Opciones de Excel >
Personalizar, y Agregar el icono Formulario..., en la
2 seccin de Comandos que no estn en la cinta de
opciones.

Al crear el formulario, disponemos de

siguientes botones:

Nuevo: Sirve para introducir un nuevo

registro.

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Eliminar: Eliminar el registro que est activo.
Restaurar: Deshace los cambios
efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al registro
anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente
registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de
bsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.

El botn Restaurar: Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el
registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos
utilizar las teclas de tabulacin), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios
hacemos clic en el botn, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla ENTER.

EXCEL
El botn Criterios permite buscar registro en la tabla escribiendo un criterio en la casilla y
posteriormente dando un clic en Buscar siguiente.

1.3. Estilo de la tabla

Una forma fcil de dar una combinacin de colores a la tabla que resulte
elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la
pestaa Diseo de la tabla.

En Opciones de estilo de la tabla,

podemos marcar o desmarcar otros
aspectos, como que las columnas o filas
aparezcan remarcadas con bandas, o
se muestre un resaltado especial en la
primera o ltima columna.

Las bandas y resaltados dependern del estilo de la tabla.

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 Por lo dems, a cada celda se le podrn aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional,
etc. que a cualquier celda de la hoja de clculo.

En est tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las opciones Primera y ltima
columna.
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1.4. Ordenar una tabla de datos

Excel puede ordenar por un nico campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.

Posicionarse en la columna del primer apellido.

Un clic en la pestaa Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenacin

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Pulsando un clic en uno de los botones del grupo Ordenar y filtrar para que la
ordenacin sea ascendente o descendente respectivamente.

Estos botones tambin estn disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando la pestaa
junto al encabezado de la columna.

1.5. ordenar la lista por ms de un criterio

Un clic en la pestaa Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de

dilogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos
ordenar (pulsando Agregar Nivel para aadir un campo), si ordenamos segn el
valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar Segn), y el Criterio de
ordenacin, donde elegimos si el orden es alfabtico (A a Z o Z a A) o sigue el orden
de una Lista personalizada.

EXCEL

En la parte superior derecha tenemos un botn

Opciones..., este botn sirve para abrir el cuadro
Opciones de ordenacin dnde podremos especificar
ms opciones en el criterio de la ordenacin.

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 2. Filtrar el contenido de la tabla

Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla,
seleccionar aquellos que se correspondan con algn criterio fijado por nosotros.

Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

- Utilizando el Filtro (autofiltro).
- Utilizando filtros avanzados.

A) UTILIZAR EL AUTOFILTRO.

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de
campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaa Datos marcando o desmarcando
4 el botn Filtro).

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un men
desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.

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Por ejemplo, si slo marcamos Moreno, Excel filtrar todos los registros que tengan Moreno en
el 1er apellido y las dems filas 'desaparecern' de la lista.
Otra opcin, es usar los Filtros de texto,
donde se despliegan una serie de opciones:

En cualquier opcin, accedemos a una

ventana donde podemos elegir dos
condiciones de filtro de texto, y exigir que
se cumpla una condicin o las dos. Excel

EXCEL
evaluar la condicin elegida con el texto
que escribamos, y si se cumple, mostrar
la fila. Usaremos el carcter ? para
determinar que en esa posicin habr un
carcter, sea cual sea, y el asterisco * para
indicar que puede haber o no un grupo de
caracteres.

En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarn los registros cuyo 1er Apellido tenga una o en el
segundo carcter y no contenga la letra z.

Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono.
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opcin (Seleccionar Todo),
reaparecern todos los registros de la lista. Tambin podemos quitar el filtro pulsando en Borrar
filtro en la pestaa Datos.

B) UTILIZAR FILTROS AVANZADOS.

Utilizado para realizar filtros con criterios ms complejos. Se diferencia del Autofiltro al tener que
escribir los criterios segn los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios
independiente situado sobre el rango.

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 Si queremos filtrar los registros de la lista por una condicin ms compleja, utilizaremos el
cuadro de dilogo Filtro avanzado. Previamente
deberemos tener en la hoja de clculo, unas filas
donde indicaremos los criterios del filtrado.

Para abrir el cuadro de dilogo Filtro avanzado,

pulsaremos en en la seccin
Ordenar y filtrar.

Rango de la lista: Aqu especificamos los

registros de la lista a los que queremos aplicar
el filtro.
Rango de criterios: Aqu seleccionamos la
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fila donde se encuentran los criterios de filtrado
(la zona de criterios).

Tambin podemos optar por guardar el

resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opcin Copiar a otro lugar, en este caso
rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirn el resultado del filtrado.

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Si marcamos la casilla Slo registros nicos, las repeticiones de registros (filas con
exactamente los mismos valores) desaparecern.

Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al men Datos - Filtro -
Mostrar todo.

Usar una lista como base de datos

Las columnas de la lista son los campos en la

base de datos.

Los rtulos de las columnas de la lista son

los nombres de los campos en la base de
datos.

Cada fila de la lista es un registro en la base

EXCEL
de datos.

3. APLICAR FILTROS ADICIONALES

Si deseas centrarte en informacin an ms especfica, puedes volver a filtrar por otra columna,
despus por otra, y as sucesivamente. Para aplicar un filtro puedes hacer clic en la flecha que
hay junto a cualquier encabezado de columna.
Despus de filtrar por Regin, por ejemplo, puedes hacer clic en la flecha de Autofiltro de la
columna Nmero de producto y filtrar esa columna para ver slo los clientes de la regin Oeste
que hayan adquirido el nmero de producto 12-100.

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 Varias condiciones en una sola columna Si incluye dos o ms
condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas
independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente
rango de criterios presenta las filas que contienen Davolio, Buchanan o
Suyama en la columna Vendedor.

Una condicin en dos o ms columnas Para buscar datos que cumplan una
6 condicin en dos o ms columnas, introduzca todos los criterios en la misma fila del
rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta todas las filas
que contienen Producto en la columna Tipo, Davolio en la columna Vendedor y
valores de ventas superiores a 1.000 $.

Una condicin en una columna u otra Para buscar datos que

cumplan una condicin de una columna o una condicin de otra,
introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por

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ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta todas las filas
que contienen Producto en la columna Tipo, Davolio en la
columna Vendedor o valores de ventas superiores a 1.000 $.

Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas Para buscar

filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde cada
conjunto incluye condiciones para ms de una columna,
introduzca los criterios en filas independientes. Por ejemplo, el
siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen Davolio
en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 3.000 $ y tambin muestra las filas del
vendedor Buchanan con valores de ventas superiores a 1.500 $.

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