INSTRUCTIVO ALY.SGP.PG.

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GESTION DE PROYECTOS Revisin : A
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1. OBJETIVO

Asegurar que el equipo de ejecucin del Proyecto disponga y revise, en conjunto con el equipo de
Presupuestos, toda la informacin presupuestal y comercial del Proyecto de manera oportuna y
ordenada, consiguiendo un mximo entendimiento del mismo y la interiorizacin del
planeamiento hecho en Presupuestos.

2. DESARROLLO
El proceso de Transferencia se lleva a cabo mediante la realizacin formal de una o ms sesiones
de trabajo denidas por el equipo de transferencia. Las sesiones de trabajo entre los equipos
respectivos son requeridas para que la transferencia de la informacin sea e caz. Dependiendo
de la complejidad del Proyecto, estas sesiones podrn ser realizadas por especialidad. La
informacin a transferir debe cubrir el siguiente alcance:

Presentacin del Proyecto y la Propuesta.

Revisin del Costo Directo.
Revisin del Costo Indirecto.
Revisin del Cronograma del Proyecto.
Riesgos y oportunidades tcnicos.
Revisin del Contrato
Revisin de la negociacin con el Cliente.
Riesgos y oportunidades comerciales.
Riesgos y oportunidades legales.

La entrega de informacin debe realizarse con una buena explicacin de las estrategias
concebidas. La documentacin deber incluir todo el historial de la Propuesta para una mejor
comprensin de la misma. Es particularmente importante el anlisis de los riesgos y
oportunidades identicados y considerados por el equipo de Presupuestos durante la elaboracin
de la Propuesta:

El Gerente de Proyecto verica los alcances contractuales con los que se gan el concurso, as
como
todos los cambios que puedan haber ocurrido durante la negociacin del Contrato con el Cliente.
Asimismo, debe identicar los puntos importantes y crticos del Proyecto.

El Presupuestador prepara un archivo electrnico de los documentos de transferencia

(opcionalmente tambin se puede entregar informacin fsica). El Presupuestador deber utilizar
el registro ALY.SGP.PG.04-F01 Lista de Documentos a Transferir, el cual servir como lista de
veri cacin y como constancia de la entrega de la informacin. Adicionalmente, elabora una
presentacin que incluya los temas indicados en el procedimiento ALY.SGP.PG.06 Reunin de
Transferencia y Arranque.

2.1. Sesiones de Trabajo

Corresponde al Gerente Tcnico / Gerente de Presupuestos dar el soporte para que el

Presupuestador disponga del tiempo necesario para que las sesiones y actividades del proceso de
Transferencia se cumplan. Del mismo modo, corresponde al Gerente de Divisin designar a los
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Ingenieros que se harn cargo del Proyecto, procurando que sea con la su ciente anticipacin
para que puedan formar parte del proceso en su totalidad.

El Gerente Tcnico, en coordinacin con el Gerente de Divisin, cita a la primera Sesin de

Trabajo a realizarse entre el Presupuestador y el Gerente de Proyecto (o el ingeniero designado
para el Proyecto).
Durante esta sesin, el Presupuestador hace entrega del archivo conteniendo la informacin
completa del presupuesto (Bases, Presupuesto y Propuesta) para revisin del Gerente de
Proyecto y su equipo, y explica el orden de lectura de los documentos para un entendimiento
eficaz En funcin al volumen y complejidad de la informacin a transferir, se definir la necesidad
de sostener sesiones adicionales con el n de lograr una revisin a profundidad. Corresponde al
Presupuestador hacer la convocatoria para estas sesiones adicionales. La informacin a transferir
es ordenada en cuatro temas principales, los cuales se desarrollarn en las sesiones indicadas, y
se detallan a continuacin:

Tema 1: Alcance Macro del Proyecto y la Propuesta

Puntos a revisar:
Explicacin macro del Proyecto y de la Propuesta nal entregada al Cliente.
Explicacin, si corresponde, de modalidad de participacin (consorcios, asociaciones, acuerdos
comerciales, etc)
Definicion del proceso de Transferencia en cuanto a plazos, responsabilidades de cada parte y
necesidad de sesiones adicionales.

Resultados:
El Conocimiento general de las especialidades involucradas, del Cliente y del plazo del Proyecto.
Formato ALY.SGP.PG.04-F.01 Lista de Documentos a Transferir revisado y llenado (se adjunta
al presente documento)

Tema 2: Transferencia del Costo Directo

Puntos a Revisar:
Explicacin del planeamiento elaborado por Presupuestos (estrategias de ejecucin, frentes y
procedimientos constructivos considerados, cuadrillas, recursos, etc).
Explicacin del presupuesto interno y sus sustentos (archivos S10, precios unitarios, metrados,
recursos, cotizaciones).
Explicacin de trabajos crticos (por importancia, complejidad, riesgo, etc).
Principales actividades subcontratadas y los subcontratistas considerados.
Explicacin del cronograma, ruta crtica y plazo del Proyecto.
Riesgos y oportunidades tcnicas (ROT)
Relacin entre el costo directo interno y la propuesta presentada al Cliente.

Resultados:
El Gerente de Proyecto est en condiciones de analizar y optimizar los mtodos de trabajo usados
para el presupuesto.
Se conocen los principales recursos del Proyecto y las gestiones necesarias para conseguirlos.
Se conocen los temas en los que se requiere apoyo de la o cina principal y del Cliente.

Tema 3: Transferencia del Costo Indirecto
Puntos a Revisar:
Organizacin propuesta
Explicacin de archivos del costo indirecto (hoja de costos indirectos, ujo de caja u otros).
Sinergia (si la hubiera) y cmo funcionara sta.
Acuerdos de la Reunin de Cierre.
Explicacin detallada de la Hoja de Riesgo y del margen establecido para la propuesta.
Relacin entre el monto del costo indirecto interno y el presentado al Cliente.
Resultados:
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Conocimiento de los costos indirectos y su inuencia en el Proyecto.

Conocimiento del margen presupuestal y los riesgos considerados.
Conocimiento de los temas relativos al Costo Indirecto (personal, equipos de apoyo, sistemas,
campamento, etc.) en los que se requiere apoyo de la o cina principal y del Cliente.

Tema 4: Transferencia de negociacin contractual

Puntos a Revisar:
Historia de la negociacin con el Cliente
Descripcin de la situacin actual de la negociacin del Contrato.
Razones e implicancias de las variaciones hechas al presupuesto durante la negociacin (rebid).
Explicacin de los impactos en el planeamiento y presupuesto de las calicaciones consideradas
en la propuesta.
Relacin entre las calicaciones presentadas al Cliente y las incluidas en el contrato Pendientes.

Resultados:
Conocimiento macro del Contrato
Conocimiento de los temas pendientes en la negociacin contractual.
Conocimiento del impacto de la exclusin o inclusin de nuestras calicaciones en el costo y
plazo del Proyecto.

Se dejar constancia del cumplimiento de la transferencia de los temas mencionados en el registro

ALY.SGP.PG.04-F.02 Veri cacin de Proceso de Transferencia, el cual se adjunta al presente
documento.

2.2. Matriz de Responsabilidades

3. REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Documentos relacionados

ALY.SGP.PG.05 Arranque y Coordinacin con la O cina Principal.
ALY.SGP.PG.06 Reunin de Transferencia y Arranque.

3.2. Anexos
ALY.SGP.PG.04-F01 Lista de Documentos a Transferir
ALY.SGP.PG.04-F02 Veri cacin del Proceso de Transferencia