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SISTEMASDEINFORMACIONGERENCIAL:
ENTERPRICERESOULTINGPLANNINGERP.
CUSCO - PERU
2012
UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS - Facultad De Administracin Y Negocios
Internacionales
SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL
INTRODUCCION
Para lograr este objetivo, el ERP mantiene toda la informacin relativa a los
departamentos bsicos de la empresa: las finanzas, contabilidad, facturacin, stocks,
datos de clientes y de proveedores, as como toda la informacin relativa a las
operaciones en curso (presupuestos, pedidos y albaranes pendientes de facturacin).
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PRESENTACION
INDICE
Introduccin 2
Presentacin 3
1. Historia De Los Sistemas ERP 6
2. Evolucin De Los ERP (MRP, SCM, CRM, HRM, FRM) 8
2.1 MPR (Material Requirement Planning) 9
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A mediados de esa misma dcada bajo las premisas de mirar hacia afuera la
tecnologa empresarial de ERP entro en un nuevo proceso de evolucin,
incorporando soluciones que complementan o extienden las funciones del ERP
tradicional.
Con el cambio de siglo, una vez que los ERP tienen las herramientas
tecnolgicas integradas, llegan al e-business. Los ERP estn estructurados
ntegramente para importar y exportar informacin de manera flexible. El e-
business no es ms que la integracin de sus sistemas con internet.
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Sin embargo, una compaa puede utilizar una solucin SCM para alcanzar
una ventaja competitiva y mejorar su margen de beneficio: ofreciendo una mayor
visibilidad en la totalidad de la cadena de suministro, las empresas pueden reducir los
gastos, mejorar la eficiencia operacional y responder con mayor rapidez a la demanda
del cliente.
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Su funcin consiste primero en recoger los datos para cada trabajador relativos
a su historial y caractersticas personales, sus competencias y capacidades, hasta los
datos ms accesibles tales como sus remuneraciones y sus labores en la empresa.
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Shanks y Seddon afirman que los sistemas ERP son extensas soluciones
empaquetadas de software que integran los procesos de organizacin a
travs de informacin compartida y flujos de datos (Shanks & Seddon 2000).
Los hermanos Laudon piensan que los sistemas ERP son sistemas de
informacin que integran los procesos claves del negocio de forma tal que la
informacin pueda fluir libremente entre las diferentes partes de la firma,
mejorando con ello la coordinacin, la eficiencia y el proceso de toma de
decisiones (Laudon & Laudon 2001).
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Skok y Legge piensan que los sistemas ERP se pueden definir como la
puesta en prctica de los mdulos del software estndar para los procesos
del negocio nucleares, generalmente, combinados con modificaciones
particulares para lograr una diferenciacin competitiva (Skok & Legge 2001).
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Integridad de datos: Los datos solo se ingresan una vez en el sistema y deben
ser consistentes, completos y comunes.
5.1 VENTAJAS
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La seguridad de las computadoras esta incluida dentro del ERP, para proteger
en contra de crmenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen interno, tal
como malversacin. Una falsificacin en el escenario de los datos puede involucrar
terrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en los
productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el
abuso.
5.2 DESVENTAJAS
Muchos de los problemas que tienen las compaas con el ERP son debido a la
inversin inadecuada para la educacin continua del personal relevante, incluyendo
los cambios de implementacin y de prueba, y una falta de polticas corporativas que
afectan a cmo se obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados.
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que el manejo del sistema ERP es operado por personal que no est
capacitado para el manejo del mismo.
- Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovacin de
sus licencias anuales, que no est relacionado con el tamao del ERP de la
compaa o sus ganancias.
- Los ERP son vistos como sistemas muy rgidos, y difciles de adaptarse al flujo
especfico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compaas,
este punto se cita como una de las principales causas de falla.
- Una vez que el sistema est establecido, los costos de los cambios son muy
altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).
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La mayora de los ERP adoptan una estructura modular que soporta los
diferentes procesos de una empresa: el modulo de gestin financiera, el mdulo de
compras, el mdulo de gestin de ventas, el mdulo de recursos humanos, etc. Todos
estos mdulos estn interconectados y comparten una base de datos comn,
garantizando de este modo la coherencia e integracin de los datos generados.
El sistema bsico del ERP est formado por las aplicaciones tcnicas y la
arquitectura necesaria para servir de plataforma al resto de los mdulos. Proporciona
herramientas de administracin para controlar tanto el sistema en s (rendimiento,
comunicacin con otras aplicaciones y otros sistemas, etc.), como la base de datos
que constituye el ncleo del producto.
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Por otra parte, las ltimas versiones de los ERPs incluyen el soporte a las
tecnologas derivadas de Internet, como el estndar XML o el leguaje de programacin
JAVA. Cada proveedor de ERP define la modularizacin de la solucin atendiendo a
razones comerciales o tcnicas.
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- Facturacin
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Estructura
Como una propuesta centrada en los datos, las herramientas de BI dependen
mucho de mtodos de recoleccin y anlisis de informacin. La recoleccin de
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Al analizar los datos con una aplicacin de BI, una forma comn de
organizacin de datos es la definicin de Indicadores Clave de Desempeo o Key
Performance Indicators (KPI), un tipo de mtrica definida a continuacin.
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Con el apogeo del comercio electrnico, que aprovecha Internet para vender
bienes y servicios y fortalecer las relaciones con los clientes, se expandi el trmino de
e-business, trmino acuado por Lou Gerstner, de IBM. Pero e-business no es lo
mismo que ecommerce, de hecho este ltimo es un subconjunto del e-business. E-
business pretende utilizar las tecnologas de la informacin, los medios electrnicos
digitales, para dinamizar y enlazar cualquier proceso interno y externo de la empresa.
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8.1 OPENERP
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CARACTERISTICAS NO FUNCIONALES
a) Licencia
OpenERP esta basado en la licencia GPL, que consiste bsicamente en que el
cdigo fuente de la herramienta esta disponible gratuitamente para el
desarrollador, para que este pueda realizar cualquier modificacin y adaptacin
en el mismo, pero obligndole a publicar dichos cambios tambin usando la
misma licencia GPL.
b) Sistema operativo
Informe de evaluacin de ERP
Existen instalaciones tanto para Windows como para Linux en la web. La
versin actual es la 5.0.0.
c) Base de datos
OpenERP utiliza nicamente PostgreSQL como gestor de BBDD, el cual se
puede encontrar en Internet fcilmente.
d) Modularidad
Open ERP esta estructurado en secciones que abarcan en ms de 200
mdulos. En la instalacin, se instala lo mnimo y puedes ir aadiendo
mdulos. Un listado de todos los mdulos instalables se puede encontrar en.
e) Interfaz de usuario
La interfaz cliente de OpenERP puede ser tanto en web como en escritorio. En
este caso, la interfaz basada en escritorio es ms completa y sencilla de utilizar
que la interfaz web.
f) Requerimientos de instalacin
Para poder instalar Open ERP es necesario tener instalado el gestor de BBDD
PostGreSQL y las libreras de Python. En la instalacin de Windows el
instalador ya lo incluye todo. En Linux es necesario instalar estos dos paquetes
antes.
g) Interconexin con herramientas ofimticas
Se pueden exportar los listados a formato CSV o Excel.
h) Interconexin con sistemas
No es posible utilizar ninguna de las facilidades que nos presta el sistema
operativo desde OpenERP.
i) Versin de pago
La versin de la aplicacin es gratuita y no existe una versin de pago.
j) Soporte tcnico
Aunque este ERP sea gratuito, existe la opcin de contratar servicios de
mantenimiento y asesora.
En la web oficial se puede encontrar una comparativa de los precios.
k) Internacionalizacin
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CARACTERISTICAS GENERALES
a) Licencia
Openbravo esta licenciado bajo Openbravo Public License, que es una
adaptacin de la licencia libre MPL, cumpliendo completamente con la
definicin de software de cdigo abierto de la Open Source Initiative (OSI) y
con las cuatro libertades del software libre:
- Libertad 0: la libertad de usar el programa, con cualquier propsito
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8.3 OPENXPERTYA
CARACTERISTICAS GENERALES
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a) Licencia
Todo el cdigo de OpenXpertya esta licenciado bajo la Licencia Publica de
openXpertya LPO.
Esta licencia otorga a los usuarios y programadores la totalidad de las cuatro
libertades, y posibilita la reutilizacin del cdigo junto a cualquier otro, este
gobernado por la licencia que este. De acuerdo con tal definicin, el software
es \libre" si garantiza las siguientes libertades:
- Libertad 0: la libertad de usar el programa, con cualquier propsito.
- Libertad 1: la libertad de estudiar como funciona el programa, y adaptarlo a tus
necesidades.
- Libertad 2: la libertad de distribuir copias, con lo que puedes ayudar a tu
vecino.
- Libertad 3: la libertad de mejorar el programa y hacer publicas las mejoras a los
dems, de modo que toda la comunidad se beneficie.
b) Sistema operativo
OpenXpertya puede correr sobre un amplio rango de sistemas operativos, tales
como Unix, Windows, Linux y MacOS X, permitiendo al usuario elegir desde
una amplia gama de sistemas operativos abiertos, hasta los sistemas
propietarios ofrecidos por los proveedores tradicionales.
ntegramente desarrollado en J2EE. Es multiplataforma (funciona virtualmente
en cualquier sistema operativo actual) y dispone de una metodologa de
desarrollo interna con la que se puede aadir funcionalidad sin una sola lnea
de cdigo.
c) Base de datos
Aunque inicialmente fue desarrollada con Oracle, actualmente se puede
instalar sobre varios gestores de base de datos (PostgreSQL, DB2, etc.).
OpenXpertya tiene m as de 700 tablas y tipos abstractos de datos, m as de 100
vistas sobre estas tablas y m as de 500 ndices entre tablas, y sigue
creciendo.
El SGBD central es independiente y escalable en funcin de las necesidades.
d) Modularidad
Sistema modular e integrado (se puede instalar todo el sistema y utilizar en
cada momento aquellos mdulos necesarios, anulando el acceso en el men y
en el diccionario de la aplicacin a los mdulos no utilizados en cada momento,
lo cual nos permitir a una mayor velocidad y productividad en el da a da).
Los principales mdulos con los que cuenta la aplicacin son:
- Configuracin
- Entidades comerciales
- Art culos, stock y logstica
- Compras (seguimiento y automatizacin)
- Ventas (seguimiento y automatizacin)
- Cobros y pagos
- Contabilidad (varios tipos simultneos)
- Proyectos (con costes y balances por proyecto)
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CARACTERISTICAS GENERALES
a) Licencia
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Aunque Compiere esta gobernado por una licencia de Software Libre derivada
de la MPL 1.1, la CPL 1.1, realmente es difcil saber cuanto del producto es cdigo
abierto y cuanto no, al incluir varias libreras internas cuyo cdigo no se proporciona
con el producto e incluso algunas de pago que realizan funciones centrales en el
producto. Asimismo, la propia licencia CPL incluye la posibilidad clara de que la
empresa desarrolladora pase partes, o la totalidad del cdigo, a licencia comercial
transcurrida dos aos de su fecha de lanzamiento.
b) Sistema operativo
Compiere puede correr sobre un amplio rango de sistemas operativos, tales
como Unix, Windows, Linux y MacOS X, permitiendo al usuario elegir desde una
amplia gama de sistemas operativos abiertos, hasta los sistemas propietarios
ofrecidos por los proveedores tradicionales.
c) Base de datos
Antes de la liberacin de la versin 2.5.2, Compiere era dependiente de los
Triggers y Procedures de la base de datos. Luego que los servidores de aplicaciones
se volvieron m as confiables, la funcionalidad de los procedimientos de PL/SQL fueron
movidos hacia el motor de Work ow de Compiere.
Para ello se extendi el motor de persistencia de Compiere lo cual posibilit la
eliminacin de los Triggers, y todas las funciones PL/SQL fueron convertidas a SQLJ
(Java corriendo en la base de datos). Compiere genera las sentencias SQL y las
analiza sintcticamente por seguridad. La capa de independencia de la base de datos
convierte los SQL a la notacin correspondiente de la base de datos.
El programa de configuracin empaqueta las libreras requeridas para la
instalacin de clientes y servidores de aplicaciones. Este enfoque elimina la necesidad
de portar Compiere a otros motores de base de datos y permite que las nuevas
versiones estn en disponibles para otras plataformas simultneamente.
En Febrero del 2005 Compiere incluyo un Kit de Independencia de la Base de
Datos que ha sido utilizado para implementar Compiere sobre Sybase y ser ha
utilizado para futuras implementaciones sobre IBM DB2 y Microsoft SQL Server.
Los componentes primarios de este Kit son:
- Analizador que convierte los DML y DDL a la notacin original de la base de
datos.
Administracin/Interface Class de la base de datos
Configuracin de la Database Class
Ant y scripts del Sistema Operativo para crear la librera y efectuar las tareas de
la base de datos. Los requerimientos de Compiere para la base de datos son:
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- Que soporte completamente el estndar ANSI SQL 99 (CASE, todos los tipos
de JOIN, etc.)
- Que soporte vistas y vistas sobre vistas.
- Que soporte Funciones Definidas por el Usuario (preferentemente a travs de
SQLJ)
- Que soporte vistas en l nea (por ej. SELECT FROM (SELECT xx FROM)
- Que soporte JDBC 3.0 (especialmente RowSet)
d) Modularidad
Compiere (en su versin comunity) instala todos los mdulos disponibles. En la
p agina se pueden encontrar los diferentes mdulos en los que se organiza Compiere.
Como el cdigo fuente esta disponible, se podr modificar y ampliar cualquiera de
estos.
e) Interfaz de usuario
La interfaz cliente puede ser web o escritorio. Aunque en la versin libre
gratuita, no esta disponible la interfaz web y solo se nos ofrece el cliente JAVA.
f) Requerimientos de instalacin
Para poder instalar Compiere ERP es necesario tener instalado un gestor de
BBDD. Compiere recomienda PostGreSQL u Oracle pero pueden instalarse otros
gestores de BBDD.
g) Interconexin con herramientas ofimticas
Compiere exporta todos sus datos de informes a los siguientes formatos:
- Excel
- HTML
- XML
- Archivos planos de texto
- PDF
- PS
- Word
- Cubos OLAP
Compiere tambin importa datos desde XML, formatos de registros fijos, etc. Ya
trae incorporados formatos predefinidos, pero el usuario puede definir sus propios
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- Bloqueo Personal: le permite al Rol bloquear registros para que no puedan ser
accedidos por otro Rol.
- Acceso Personal: le permite al Rol acceder a registros que han sido
bloqueados.
- Solo Lectura: controla que el Rol tenga permitido hacer modificaciones a los
registros.
- Entidad Dependiente: controla si el acceso debe estar restringido para otras
pantallas y procesos que usan ese registro; por ejemplo permitir que alguien
que trate con Trminos de Pago pueda ver Ordenes, Facturas, etc., donde se
utilice algn Termino de Pago.
- Sobrescribir Precio Limite: controla la posibilidad de sobrescribir los precios l
mites cuando se introducen ordenes o facturas.
- Mantener Log de Cambios: determina si el sistema debe mantener un registro
de los cambios efectuados por los usuarios de este Rol.
- Acceso a Todas las Organizaciones: controla el acceso a las Organizaciones.
Si no esta habilitado, es posible restringir el acceso a una organizacin
asignada para un usuario especifico.
- Nivel de Preferencias: controla la posibilidad de los usuarios del rol de
establecer preferencias a nivel de Cliente, Organizacin, Ventana o Usuario.
- Segundo nivel de seguridad de Compiere. Para un determinado Rol y
privilegios, es posible adems establecer el acceso a tablas, columnas o
registros especficos. Por Ejemplo:
- Que determinados usuarios solo puedan crear Ordenes de Venta con el
Termino de Pago Inmediato; as, no podrn seleccionar, por ejemplo, el Termino
de Pago Crdito.
- Prevenir que ciertos usuarios puedan utilizar determinadas cuentas contables
en el Diario o ver informacin de esas cuentas.
- Cuando un Rol tiene habilitado el Bloqueo aparece un icono de bloqueo en la
barra de herramientas.
- El bloqueo en posicin abierta, indica que el registro esta abierto a todos los
usuarios, mientras que en posicin cerrada significa que solo esta abierto para
el usuario
n) Mercado espaol
Compiere puede ser adaptado al mercado espaol ya que ofrece diferentes
tipos de contabilidad (multi-contabilidad). El impuesto IVA esta adaptado ya que se
pueden personalizar diferentes impuestos (multi-impuestos).
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o) Lenguaje de programacin
Los componentes de la aplicacin Cliente estn escritos enteramente en Java,
diseados para utilizar las capacidades que brindan las PC's actualmente. La
aplicacin Java o cliente Java Applet es la seleccin ideal para altos volmenes de
datos y proporciona una interface grafica de usuario de alto rendimiento. Se
comunicaba thin JDBC (Java Database Connectivity) con la base de datos y mediante
RMI (Remote Method Invocation) con el servidor de aplicaciones. El cliente puede
acceder a los servidores a travs de Internet o de una Intranet.
p) Actualizaciones
Las actualizaciones se encuentran en la p agina oficial de descargas de
Compiere.
Todas las nuevas releases podrn ser descargadas pero si existe algn tipo de
error o actualizacin especifica, solo tendrn acceso las empresas que lo hayan
contratado.
q) Empresas implantadoras
Existen varias empresas implantadoras de Compiere, por ejemplo:
Directive Soft: www.directivesoft.es
Global Quality System & Solutions: www.globalqss.com
a) Beneficios:
Funciona de forma integrada como los productos de Microsoft ya conocidos
Fcilmente personalizable y altamente escalable
Tecnologa avanzada que soporta el crecimiento de su negocio
Soporta la conectividad con clientes, proveedores, socios y empleados
Funcionalidad robusta y completa, todo en uno
Soporta operaciones entre distintos pases, sedes, idiomas y monedas
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b) Principales caractersticas
Microsoft Dynamics AX soporta todas las reas de su negocio y le permite
escoger de entre una completa funcionalidad, incluyendo:
Fabricacin
Distribucin
Gestin de la cadena de suministro
Proyectos
Gestin financiera
Gestin de relaciones con clientes
Gestin de recursos humanos
Anlisis del negocio
Enterprise Portal, integrado con Microsoft Windows SharePoint Services
Reporting Services con Microsoft SQL Server 2005
Servicios Web e interoperabilidad .NET con Microsoft Visual Studio 2005
Marco de integracin e intercambio de documentos de negocio con Microsoft
BizTalk Server 2006
Funciona de forma integrada como los productos Microsoft conocidos
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a) Soluciones A Medida
XEasy ERP no pone lmites a sus necesidades.
Desde OVP Software, sabemos que cada empresa, cada negocio, es un
mundo, por ese motivo, desde un primer momento nuestro equipo desarroll el
sistema de una manera flexible, que permita adaptar nuestro Software a cada persona,
a cada empresa.
Con xEasy ERP podr gestionar su cartera de clientes, controlar la relacin con
sus proveedores, conocer en cualquier momento la salud contable de su empresa,
controlar los pedidos, generar facturas y generar informes, desde cualquier lugar.
b) Seguro
Los datos de su empresa siempre se encontrarn a salvo en su oficina, tanto si
trabaja desde ella como si lo hace desde cualquier lugar del mundo. Slo usted tendr
acceso a su informacin.
c) Automatizacin Contable
Facilita en gran medida las actividades contables de la empresa, realizando de
manera automtica muchas operaciones que, en productos de la competencia se
deben realizar de manera manual.
d) Facilidad de Uso
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estado de los vencimientos del cliente! Crea grficos estadsticos de las ventas
realizadas a un cliente, informes de ventas por periodos, productos, etc.
i) Gestin de Almacene y Proveedores
Gracias xEasy ERP nunca haba sido tan fcil gestionar su relacin con sus
proveedores y controlar su Stock.
Cree rdenes de pedido automticas a partir de cantidades mnimas de stock
que sern enviadas automticamente a sus proveedores, controle toda la trazabilidad
de sus productos. XEasy ERP. Software por y para la empresa.
XEasy ERP le permitir un mayor control en el proceso de facturacin y
contabilidad. Gracias a la sencillez de uso, tan slo le harn falta unas pequeas
nociones de contabilidad. Adems, le permitir olvidarse de los archivos de facturas ya
que nuestro sistema le permitir gestionar todas sus facturas, tanto emitidas como
recibidas, desde el propio Software.
j) Facturacin
Con tan slo un clic de ratn podr facturar todos sus pedidos pendientes,
obtener todas las facturas listas para envirselas al cliente mediante el mtodo
tradicional en sobre y papel, o mediante su envo telemtico gracias a la incorporacin
de la firma digital. Gracias a la firma digital su cliente podr recibir rpida y
cmodamente su factura, generando un gran ahorro en papel, sellos y trabajo.
k) Contabilidad
Con el mdulo de contabilidad de xEasy ERP llevar la contabilidad de su
empresa se realizar de una manera rpida, sencilla e intuitiva.
Adaptado al plan contable 2008. Se pueden migrar los datos de Contapls a xEasy
ERP.
Creacin de asientos de manera rpida y sencilla, generacin de diarios a
Excel y PDF.
No guarde ms papel, introduzca sus facturas recibidas en papel en el sistema
gracias al software de escaneo certificado por la Agencia Tributaria. XEasy ERP.
8.7 PEOPLESOFT
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b) Integracin de sistemas
El software de J.D. Edwards combina las aplicaciones de la compaa con un
conjunto integrado de herramientas para personalizar dichas aplicaciones de acuerdo
con las necesidades de la compaa.
J.D. Edwards se refiere a cada grupo de sus productos de software como un
paquete de aplicaciones. Los paquetes de aplicaciones efectan operaciones de
manufactura, finanzas, distribucin o logstica y recursos humanos en compaas con
oficinas en varios lugares y multinacionales. Las necesidades de su compaa
determinan los paquetes de aplicaciones que necesita instalar en su sistema. Para
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El servidor que se necesita sera un servidor de gama media con las siguientes
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PERFIL CORPORATIVO
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LA CONSOLIDACION DE LA INFORMACION
Para tener xito en este entorno, dichas empresas necesitan una solucin de
negocio integrada, diseada especficamente para satisfacer sus necesidades. En
lugar de aplicaciones separadas para las distintas reas del negocio- financieras,
inventario, ventas, entre otras las empresas en desarrollo, necesitan consolidar su
gestin a travs de una solucin integrada, que les proporcione una fuente completa y
nica de datos del cliente. Adems, estas compaas necesitan que la solucin les
brinde herramientas de control de gestin de ltima generacin y les permita una
mejor visibilidad de los procesos comerciales, operacionales, promocin y relacin con
los clientes.
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Las empresas de hoy demandan una solucin potente pero asequible que les
proporcione precisin y control; una solucin que permita a todos los integrantes de la
organizacin conseguir la informacin crtica de su negocio para la toma de decisiones
en tiempo real.
Tanto si cuenta con 10 empleados o con 200, la solucin SAP Business One
ayuda a las empresas a mejorar sus procesos operativos y de gestin. Al utilizar una
completa y nica fuente de datos del cliente, las empresas pueden usar herramientas
de gestin para mejorar su eficacia. Estos controles de gestin combinados con el fcil
acceso de la solucin a la informacin- permiten a la direccin conservar a los clientes
rentables, identificar nuevas oportunidades de crecimiento, mantenerse por delante de
la competencia, realizar mejores opciones y orientar recursos hacia los aspectos ms
importantes del negocio.
SAP Business One es fcil de utilizar para todos los miembros de la empresa.
Sus funciones y caractersticas innovadoras, como la patentada Drag&Relate
(Arrastrar y Relacionar) para el anlisis y la creacin de informes instantneos,
permiten un acceso sencillo a los datos empresariales, en tiempo real. Esto se traduce
en una gestin proactiva del negocio.
Para las pequeas y medianas empresas, SAP Business One es una solucin
revolucionaria creada por el mayor proveedor mundial de software para grandes
empresas: SAP.
SOPORTE AL CRECIMIENTO
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SAP Business One tambin da soporte a las ventas por internet, permitiendo a
los socios de negocio intercambiar informacin sobre productos y precios de un modo
eficaz y preciso. La visibilidad del proceso de ventas en toda la empresa, permite a las
compaas comprender mejor a sus clientes, lo que las lleva a mejorar las relaciones
con los mismos. Combinados con funciones administrativas de primera lnea, esta
visibilidad y conocimiento, adems, permite a las empresas controlar e influenciar de
forma ms efectiva el proceso de ventas, consiguiendo as una mayor cuota de
mercado.
LOGSTICA
CONTROLES DE GESTIN
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SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL
SAP Business One puede integrarse con todas las soluciones de mySAPTM
Business Suite, lo que permite a las empresas ampliar su sistema a medida que
cambian, crecen y se desarrollan.
ADMINISTRACIN
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ALCANCE GLOBAL
SAP Business One puede ser instalado rpidamente, sin problemas para la
personalizacin, garantizando la continuidad de la actividad de su negocio.
CONTABILIDAD FINANCIERA
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VENTAS Y DISTRIBUCION
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COMPRAS
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TRANSACCIONES BANCARIAS
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GESTIN DE BODEGA
PRODUCCIN
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CONTABILIDAD
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ELABORACIN DE INFORMES
BENEFICIOS EMPRESARIALES
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Business One se basa en estndares abiertos, le resultar fcil integrar esta solucin
con otros sistemas, en especial con las soluciones de mySAP Business Suite.
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Gracias a que SAP Business One se suministra a travs una red de Partners
altamente calificados, que comprenden los retos especficos a los que se enfrenta la
pequea y mediana empresa, usted tiene a su disposicin un servicio y soporte de
primera clase.
Para responder a esta pregunta tendramos que evaluar que ERP se adapta
mejor a nuestra empresa, para ello deberamos analizar todo el proceso de negocio de
la empresa y ver, de las soluciones que nos ofrece el mercado, la que mejor se adapta
a este. Todo esto puede tener un coste elevado en tiempo y dedicacin pero es de
suma importancia para elegir la solucin idnea.
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Estructura de MSSE
MSSE se organiza en tres fases las cuales se dividen en actividades:
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ANLISIS DE NECESIDAD
El objetivo de este primer punto es documentar los aspectos fundamentales
que debe soportar el producto ERP que se selecciona tales como, procesos a ser
cubiertos, reas de la empresa que sern afectadas con la implementacin, procesos
de negocio alcanzados y costo mximo que se pagar por la implementacin. El
objetivo es asentar una base de requerimientos para la bsqueda de proveedores.
Este documento no debe ser tomado como el anlisis de requerimientos sino como las
bases de lo que el producto ERP que se adquiera debe cumplir.
Para armar este documento y decidir sobre el alcance mximo del sistema es
conveniente que se renan los directivos de la empresa, junto con el jefe de sistemas.
Es importante que aunque no se vaya a implementar todo en una primera etapa se
arme un documento con el alcance total deseado del sistema, para que en un futuro se
pueda ampliar sin inconvenientes. MSSE apunta a obtener un producto que sea lo
ms apropiado para la empresa, es decir no pagar un precio muy elevado por un
sistema que se usar en un diez por ciento de su potencial ni por otro lado comprar un
sistema que resulte obsoleto al primer intento de ampliacin.
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BSQUEDA EN EL MERCADO
El objetivo de esta actividad es la bsqueda en el mercado de los ERP
disponibles, para lo cual se sugiere consultar en Internet, exposiciones de software,
revistas profesionales del rubro, consultar con profesionales en otras empresas y
armar un listado de todos los proveedores de ERP encontrados.
Para terminar esta fase se organiza la informacin verificando que los datos
recopilados son homogneos para facilitar la comparacin. Se prepara un reporte por
cada ERP donde figura la presentacin institucional de cada proveedor y un resumen
de las caractersticas funcionales de cada mdulo de cada ERP. Se sugiere preparar
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una carpeta con divisiones por producto para ir agregando toda la documentacin que
se recoger en las etapas siguientes.
- Los aspectos funcionales del producto: bajo esta categora se agrupan todos
los criterios a evaluar que estn ligados a las funciones que cumple el sistema
y procesos que contempla.
- Los aspectos tcnicos: son aquellos relacionados con las necesidades de
hardware y equipamiento tcnico necesarios para utilizar el producto.
- Las caractersticas propias del proveedor: aquellos criterios de evaluacin que
hacen a la empresa proveedor como evolucin y crecimiento, facturacin
anual, ubicacin geogrfica, otros clientes y experiencia. Es importante evaluar
la solidez del proveedor ya que si el proveedor deja de existir la empresa se
queda con un sistema sin mantenimiento ni posibilidad de evolucin.
- Las caractersticas del servicio: en estos aspectos se evala puntos
especficos del servicio que brinda el proveedor tanto de implementacin como
de soporte.
- Los aspectos econmicos: son aquellos relacionados con costos de licencias,
de servicio de mantenimiento y de implementacin.
- Los aspectos estratgicos de la empresa: Los aspectos estratgicos de la
empresa estn fuertemente ligados a los planes de negocio y al plan
estratgico de la compaa, es por ello que se darn algunos ejemplos de
criterios a tener en cuenta pero deben ser preferentemente desarrollados por la
empresa.
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Una vez completo el listado con todos los datos recolectados, comparar la
informacin. Encontrarn para un mismo aspecto distintos criterios de evaluacin y
mtodos, algunos ERP se cobran por mdulos, otros por licencia de usuario; algunos
proveedores dan servicio de consultara otros no; algunos no permiten implementar
con otra consultora que no sean ellos.
Algunos puntos son difciles de medir ya que resultan subjetivos como la
confianza que inspira la empresa y el producto; para reflejar todos estos puntos, que
pueden quedar fuera de evaluacin, es conveniente incorporar en el reporte final
debajo del listado de criterios un cuadro de ventajas y desventajas de cada ERP.
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Revisar el informe con los usuarios y jefes de reas para verificar que
representa lo que ellos presenciaron. Al terminar este punto se tiene un reporte con la
evaluacin completa por candidato que incluye la informacin institucional, la
propuesta, el listado de criterios ponderados, las encuestas evaluadas producto de las
demostraciones, el cuadro de ventajas y desventajas y todo comentario e informacin
adicional que se tenga del proveedor y del producto que se haya recopilado en estas
dos actividades.
ORGANIZAR LA BSQUEDA
Una vez seleccionado el producto que se va a implementar el paso siguiente es
seleccionar quin lo va a implementar. La consultara externa para este punto es
fundamental puesto que la empresa raramente posee expertos en el producto y los
mdulos que se implementarn.
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Los sistemas ERP en algunos casos pueden ser implementados solo por los
proveedores del sistema; en otros tienen consultoras asociadas que realizan el trabajo
y finalmente existen productos que pueden ser implementados por cualquier
consultora capacitada sin necesidad de estar acreditada ante el proveedor.
En el caso de haber adquirido un ERP que solo puede ser implementado por su
proveedor esta fase no ser necesaria. En el caso que el producto solo pueda ser
implementado por consultoras acreditadas se debe pedir al proveedor del sistema
ERP un listado con las consultoras autorizadas. Si el producto puede ser
implementado por cualquier consultora se recomienda pedir un listado al proveedor y
buscar en el mercado local otros candidatos.
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ERP y los mdulos seleccionados. Para que el esfuerzo del proceso de evaluacin no
sea muy grande, el nmero ideal de candidatos para esta actividad es entre 5 y 7.
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Estos macro procesos que se deben tener en cuenta y para los que se necesita
coordinar recursos de los distintos proveedores, son los siguientes:
- La instalacin del producto y armado de los ambientes de trabajo. En esta
tarea trabajarn el proveedor de ERP, personal tcnico, personal de base de la
empresa y / o consultora. Estimar las fechas y duracin de este trabajo, tener
en cuenta la necesidad de nuevos equipos y disponibilidad de los proveedores
de hardware.
- Una vez instalado el producto y creados los ambientes de trabajo comienzan a
trabajar los especialistas en seguridad que relevarn usuarios, consultores y
analistas que trabajarn en el proyecto y crearn los perfiles y usuarios en el
sistema.
- Al mismo tiempo la consultora puede empezar a trabajar en el relevamiento y
documentacin de procesos con los usuarios. Esta fase de presentacin y
planificacin puede ser muy corta como muy prolongada dependiendo de
alguna demora que pudiera surgir en las negociaciones con los proveedores de
hardware y la coordinacin que todos los proveedores tengan los recursos
disponibles en el momento en que se los necesita.
- La documentacin de esta ltima fase debe incluir un cronograma
consensuado de tareas a grandes rasgos y fechas de comienzo de trabajo de
todas las partes involucradas.
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No existe unanimidad para definir las fases del ciclo de vida pero se han
definido unas fases bsicas, que son:
- Fase 1 Decisin: estudiar la estrategia y los procesos de negocio de la
empresa, para as discutir la necesidad de adoptar o no un ERP.
- Fase 2 Adquisicin: una vez decidida la adopcin de un ERP, se tiene que
decidir que ERP se implantar y de que mdulos dispondr. Se deber
escoger tanto el sistema como el consultor que guiar la implantacin.
- Fase 3 Implementacin: es una de las fases ms crticas. Algunas de las
acciones que se tienen que llevar a cabo son: montar o adecuar la red
informtica, instalar el software, modelar los procesos de negocio, formar a los
futuros usuarios, convertir los datos del antiguo sistema, etc.
- Fase 4 Uso y mantenimiento: una vez finalizada la fase implementacin se
tiene que afrontar el da a da del nuevo sistema. Es cuando se comienza a
utilizar el nuevo sistema y se observan los primeros resultados del cambio y
algunos fallos que son solucionados. No hay olvidar tampoco el mantenimiento
del sistema.
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Una vez que hemos tomado la decisin de renovar o instalar un nuevo sistema
de gestin, tenemos que ver las diferentes alternativas que nos ofrece el mercado.
Antes de estudiar cul es la mejor opcin, se deben responder una serie de preguntas
que nos ayudarn a tener una visin ms real de las necesidades de la empresa.
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Una vez tengamos una idea aproximada sobre las necesidades de la empresa
y los diferentes productos de gestin empresarial que existen en el mercado,
podremos hacer una eleccin consciente.
En el mercado existen diferentes soluciones para la gestin empresarial
dependiendo del grado de exclusividad.
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Para responder a esta pregunta tendramos que evaluar que ERP se adapta
mejor a nuestra empresa, para ello deberamos analizar todo el proceso de negocio de
la empresa y ver, de las soluciones que nos ofrece el mercado, la que mejor se adapta
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a este. Todo esto puede tener un coste elevado en tiempo y dedicacin pero es de
suma importancia para elegir la solucin idnea.
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Hoy en da los consultores tienen sus propios mtodos para encontrar el ERP
que mejor se adapta a las necesidades de una empresa. Estos disponen de unas
listas con miles de posibles requerimientos por parte de la empresa, una vez
seleccionados los que interesan, obtenemos una lista de los fabricantes que mejor se
adaptan a estos requerimientos. En los anexos se muestra un ejemplo de una de
estas listas que utilizan los consultores.
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12.5 Implementacin
Como se ha comentado anteriormente, esta es una de las fases ms
importantes y ms crticas del ciclo de vida de un ERP. Por ello se le dedica ms
tiempo que al resto de las fases.
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12.6 Formacin
La formacin de los futuros usuarios del sistema no se realiza solo durante la
fase de implementacin, sino que se realiza durante todo el ciclo de vida de la
implantacin. Lgicamente es durante la fase de implementacin cuando ms intensa
es la formacin. La formacin ocupa una parte muy importante del presupuesto
dedicado a la implantacin, debido al alto coste de los consultores que forman a los
futuros usuarios y a los recursos que utilizan para ello.
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Estos tienen el inconveniente de que son genricos, y por lo tanto tratan todos
los temas pero sin ahondar mucho en ellos. Por otro lado, tienen la ventaja de que al
no ser presenciales, se evitan desplazamientos del personal para asistir a sesiones
formativas presenciales, y son muy adecuadas cuando hay que formar a un gran
nmero de personas.
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12.8 Evolucin
El objetivo principal que persiguen las empresas al implantar un ERP es
mejorar su organizacin interna. Segn va avanzando el proceso de implantacin los
objetivos van cambiando debido a que se empiezan a observar las capacidades del
nuevo sistema.
A parte de mejorar la organizacin tambin se puede compartir datos entre los
clientes (CRM) y los proveedores (SCM), cosa que reduce notablemente el tiempo de
produccin y mejora notablemente la competitividad de la empresa.
12.9 Rechazo
Hay empresas que finalizan el proceso de implantacin con xito, pero hay
otras que no lo consiguen y lo abandonan. Algunos de los motivos de este fracaso son
el coste, el tiempo, el rechazo por parte de los usuarios o que se ha encontrado otro
fabricante que se adapta mejor al proceso de negocio de la empresa.
Antes de entrar en esta fase hay que tener en cuenta tres aspectos:
- Tener claro el sistema que se quiere para la empresa, es decir, si volvemos al
antiguo sistema o si implantamos otro sistema ms especializado en nuestro
sector.
- Tener en cuenta todos los costes asociados a esta fase.
- Definir los motivos que han provocado la retirada y determinar cul es el
momento adecuado para realizar el cambio, causando el mnimo impacto
posible
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Todos estos riesgos, citados anteriormente, se pueden tratar siguiendo los cincos
pasos o medidas que marca la metodologa para la gestin de riesgos.
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Como vemos, los porcentajes son variables y dependen en gran parte de los
requerimientos de la empresa y el fabricante, proveedor y consultor de ERP
escogidos. Al considerar los costes que comporta una implantacin de un sistema
ERP tenemos que tener en cuenta dos tipos de costes:
Costes externos: hacen referencia al coste del nuevo software, la infraestructura
tcnica y los servicios del consultor. Tenemos tres grandes grupos (Ortuo, 2007):
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Las licencias del software ERP suelen tener un precio bastante alto, es por ello
que las empresas deben estudiar muy bien cuantas licencias van a necesitar. Hay que
tener en cuenta que si hay usuarios que van a utilizar poco el sistema, podrn utilizar
una licencia compartida con otro usuario, con ello se reducirn costes de licencias.
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12.14 Timing
La duracin de la implantacin o timing es muy variable, en el intervienen
factores como la complejidad de los procesos de la empresa, la dedicacin del
personal de la empresa, el nivel de implantacin exigida, el grado de personalizacin
necesario, etc.
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(Ferran & Salim 2008), como son desarrollar sistemas con las siguientes
caractersticas:
- Menores costes de licencia
- Menores costes de implantacin
- Compatibilidad entre sistemas
- Menor necesidad de consultora en la implantacin
- Software de cdigo libre
- Verticalizacin
Tendencias Funcionales
Las tendencias funcionales nos indican qu nuevas funcionalidades o reas
van a cubrir los sistemas de informacin para la gestin de empresas. Tambin hay
que destacar el desarrollo de algunas funcionalidades, que ya se incluyen en algunos
ERP, pero que se prev que van a ser desarrolladas para poder potenciar y optimizar
su uso, y lo que conllevan.
Se puede decir que dentro de las tendencias funcionales, a su vez, existen dos
tendencias de incorporar nuevas funcionalidades de los sistemas (aunque la mayora
de los sistemas de informacin para la gestin siguen las dos lneas en paralelo).
Algunas de estas funcionalidades que pueden absorber los ERP, o que pueden
integrar con otros sistemas, pueden ser:
- Gestin de la Cadena de Suministro (SCM Supply Chain Management)
- CRM Customer Relationship Management
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Tendencias Tcnicas
En cuanto a las tendencias tcnicas actuales, se pueden destacar las
siguientes:
- Software libre
Todo ello, permite a las empresas reducir tanto carga de trabajo como costes
de diferente ndole, y les permite centrarse en su negocio, en su Core Business.
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- M- Commerce
Esta es una de las tendencias tcnicas, que adems de modificar la
concepcin de los sistemas de informacin, puede modificar la forma de hacer
negocios, tal y como se conoce en la actualidad.
La tecnologa mvil, es un nuevo canal de comunicacin, que permitir tener
Internet siempre conectado y accesible, independientemente de lugar, fecha y hora.
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oferta. La empresa debe trabajar para conocer las necesidades de los mismos
y as poder adelantar una oferta y mejorar la calidad en la atencin.
CTI (Computer Telephony Integration): una tecnologa que permite la
integracin y gestin de los diferentes canales de comunicacin entre cliente y
empresa (siendo el principal el telfono).
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BIBLIOGRAFIA
- Applegate L.M., McFarlan F.W. y Mc Kenney J.L 1999. Corporate Information
Systems Management: Text and Cases. Boston. (5ta Edicin). Editorial
McGraw-HiII.
- Postgresql. www.postgresql.org.
- Openerp. www.openerp.com.
- Python. www.python.org.
- Java. java.sun.com.
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- Oracle. www.oracle.es.
- Openxpertya. www.openxpertya.com.
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