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INSTRUCTIVO PARA
ORDENADORES
Noviembre, 2016
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Instructivo para las actividades del ordenador (ra)
Introduccin
El presente documento tiene por objeto dar los alcances organizacionales, legales y
tcnicos para el desarrollo del trabajo de los profesionales que estarn a cargo del
ordenamiento y digitacin de los legajos del personal docente a nivel nacional.
Por ello, se ha contratado a un asistente administrativo por regin que se encargue del
ordenamiento del archivo de los legajos de escalafn y un digitador que se encargue
de ingresar los legajos ordenados al sistema LEGIX, para que posteriormente sean
sistematizados.
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Instructivo para las actividades del ordenador (ra)
Para los ordenadores: Organizar el archivo de los legajos de escalafn del personal de los
institutos de educacin superior pedaggica pblicos y de la Direccin Regional de Educacin
(DRE) a nivel nacional.
Para los digitadores: Digitar en el sistema Legix la informacin de los legajos de escalafn del
personal de los institutos de educacin superior pedaggica pblicos y de la Direccin Regional de
Educacin (DRE) a nivel nacional.
II. Actividades del servicio por el cargo contratado: De acuerdo a los Terminos de Referencia
se ha establecido las siguientes actividades a desarrollar por cada profesional contratado
determinado por el cargo materia del servicio.
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DRE, UGEL o quien administre los legajos en la regin.
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III. Cobertura del servicio: El trabajo se realiza a nivel nacional, y se tiene previsto la siguiente
cantidad de personal por regin.
N Personas N Personas Total de
Regin ordenamiento digitacin personas
AMAZONAS 1 1 2
ANCASH 1 1 2
APURIMAC 1 1 2
AREQUIPA 1 1 2
AYACUCHO 1 1 2
CAJAMARCA 1 2 3
CALLAO 1 1 2
CUSCO 1 1 2
HUANCAVELICA 1 1 2
HUANUCO 1 1 2
ICA 1 1 2
JUNIN 1 1 2
LA LIBERTAD 1 1 2
LAMBAYEQUE 1 1 2
LIMA METROPOLITANA 1 1 2
LIMA PROVINCIAS 1 1 2
LORETO 1 1 2
MADRE DE DIOS 1 1 2
MOQUEGUA 1 1 2
PASCO 1 1 2
PIURA 1 1 2
PUNO 1 2 3
SAN MARTIN 1 1 2
TACNA 1 1 2
TUMBES 1 1 2
UCAYALI 1 1 2
Total general 26 28 54
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Instructivo para las actividades del ordenador (ra)
Direccin General
UNESCO de Desarrollo
Docente
Procesos
Administrativos DIFOID
DIRECCIONES
Supervisor y REGIONALES DE
Asistente EDUCACIN
Digitadores Encargado/Jefe de
Ordenadores
Escalafon
El Ministerio de Educacin, es el ente rector que instituye las polticas educativas nacionales y ejerce su
rectora a travs de una coordinacin y articulacin intergubernamental.
La Direccin Regional de Educacin (DRE), es una entidad que pertenece al Ministerio de Educacin que
coordinan, dirigen y evalan las actividades educativas y administrativas de las instituciones pblicas y
privadas del Per. Para el presente servicio es la institucin que nos brindara el acceso y espacio para realizar
las actividades de ordenamiento y digitacin; as como el de autorizar al Jefe o Especialista de Legajos para
que brinde el espacio, mobiliario, equipo de cmputo y legajos a ser trabajados.
El Supervisor y Asistente del Proceso de Organizacin y Digitacin de Legajos, es la persona responsable de
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Instructivo para las actividades del ordenador (ra)
supervisar y monitorear el trabajo del personal contratado para este servicio (ordenadores y digitadores), es la
profesional que reportara los avances y dificultades que se presenten durante el desarrollo de las actividades o
tareas asignadas a los profesionales a su cargo. Es la responsable de dar la conformidad del trabajo de los
ordenadores y digitadores a nivel nacional, para ello debe presentar los reportes de avance de manera
semanal, as como de centralizar las actas firmadas por el Jefe de Legajo sobre la conformidad del avance de
los ordenadores y digitadores.
Los ordenadores, son profesionales que han sido contratado para brindar el servicio determinado y cuya
responsabilidad es recepcionar los legajos, ordenarlos y elevar los reportes de manera interdiaria a la
supervisora del proceso, la supervisora remitir un formato virtual en la que debe llevar registrar los datos de
las instituciones trabajadas. Seguir los procedimientos de manera eficiente y con responsabilidad.
Los digitadores, son profesionales responsables de ingresar al sistema Legix los legajos que han sido
previamente ordenados, para ello debe trabajar de manera coordinada con la ordenadora; as mismo, debe
elevar los reportes de manera interdiaria a la supervisora del proceso, en la que debe llevar un inventario
virtual con los datos de las instituciones ingresada, formato que le ser proporcionado por la supervisora.
Seguir los procedimientos de manera eficiente y con responsabilidad.
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1. Reportar de manera inmediata todo evento o dificultad que se le presentar durante el desarrollo
del trabajo.
2. Cada dos das, llenar el formato de Acta (modelo de acta ser enviado por la supervisora) en la
que seale la cantidad de legajos concluidos, para hacerlas firmar por el Jefe de Escalafon y el Jefe
de Recursos Humanos. Luego, lo escanea y enva de manera virtual al correo de la Supervisora.
3. Llenar el Formato de Control de Avance con los datos que se le solicita de manera diaria para
enviarlo de manera virtual al correo de la supervisora (dayanamar50@hotmail.com), consignar en
ASUNTO: AVANCE DEL ORDENADOR DE LA XXXX (REGION).
4. Al concluir todo el perodo de trabajo (el ordenamiento de los 230 legajos) deber enviar por
medio electrnico UN ACTA DE CONFORMIDAD de haber concluido el ordenamiento,
documento que tendr la firma de la Oficina de Recursos Humanos de la DRE o la que haga sus
veces y del responsable del Escalafn.
5. Enviar un Informe no mayor de 12 lneas de todo el proceso y 05 fotos del lugar donde se
encuentran los legajos ordenados (al finalizar el ordenamiento).
Qu legajos se ordenarn?
Los legajos que sern ordenados a nivel de regin son los siguientes:
3) Legajos de los Institutos de Educacin Superior Pedaggica (IESP)
4) Legajos de los Institutos Superiores de Educacin (ISE)
5) Legajos del Personal de la DRE
6) Legajos de los cesantes de los Institutos Pedaggicos.
Materiales remitidos:
Lneas arriba se les menciono que se le ha enviado a cada regin los kits de materiales, kits que estn
compuestos de:
1) carpeta con tapa, contratapa y separadores (cada separador tiene un diseo propio);
2) fastener anti corte
3) Caja de color verde para guardar los legajos ordenados.
En qu consiste el ordenamiento?
A continuacin, se muestran las imgenes de la carpeta con sus separadores, para ello previamente debe tener
consigo el primer legajo a ordenar, tenga cuidado de no tener otro legajo sobre la mesa, DEBE TENER
MUCHO ORDEN Y CUIDADO DE NO COMBINAR O TRASPAPELAR LOS DOCUMENTOS QUE
ESTN EN CADA LEGAJO.
FOLIAR TODO EL LEGAJO, esto ser realiza Al finalizar el ordenamiento, DE ADELANTE PARA
ATRS, quiere decir desde el primer documento que se encuentra en la SECCION I.
1. Registrar a mano con letra imprenta los datos solicitados, para ello debe revisar dentro del legajo
el DNI de la docente o administrativo y ESCRIBIRLOS EN LA CARPETA.
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Caratula y contratapa
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Instructivo para las actividades del ordenador (ra)
5. En la Seccin IV
Trayectoria Laboral, tal como
lo detalla la tapa en esta seccin
vamos a ubicar todas las
resoluciones sealadas, para ello
debe leer con calma cada
Resolucin que encuentre dentro
de la carpeta de legajo del
docente o administrativo o
personal de la DRE o cesante.
6. En la Seccin V Asignaciones
e incentivos temporales,
retenciones judiciales y pagos
indebidos, tal como lo detalla la
tapa en esta seccin vamos a ubicar
todas las resoluciones de los
diferentes incentivos,
bonificaciones que por derecho han
sido asignado al profesional de
educacin. Al igual que en la
Seccin IV no necesariamente
puede haber documentacin para
esta seccin, pero ello NO implica
que se retire la tapa, LA TAPA
DEBE CONTINUAR EN EL LUGAR QUE LE CORRESPONDE.
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11. En la Seccin X Otros . Es necesario revisar bien el contenido de cada documento para que
se pueda clasificar en la tapa otros, ya que son
documentos precisos sobre una gestin determina.
Se detalla los posibles documentos que ha de
encontrarse y clasificarse en esta seccin:
Resoluciones de Instauracin de
Procesos Administrativos
Disciplinarios.
Certificados de Trabajos de
otras Instituciones Pblicas y
Privadas
Resoluciones de integrar
comisiones dentro del sector
Resoluciones de separacin
preventiva o de retiro
Ficha Escalafonaria (ficha
personal)
El Reporte de Avance debe ser remitido de manera virtual e interdiario, el ordenador debe llenar en forma
detallada, con mucho cuidado al consignar los datos, tales como: el nombre del Instituto y el tipo de Instituto
(IESP o ISE), as como la cantidad de folios que ha consignado por cada expediente.
En el caso de las Actas sern firmadas por los funcionarios: Jefe de Escalafon y Jefe de Recursos Humanos,
para que de veracidad del trabajo que viene realizando.
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Este reporte es DE CARCTER OBLIGATORIO por ser una de las actividades mencionadas en los Trminos de Referencia, para ello se les est enviando el formato en excell va
correo electrnico y as tener el reporte de manera semanal, cada ordenador es responsable del llenado de los datos solicitados en el formato que se presenta a continuacin.
FORMATO DE CONTROL DE AVANCE DIARIO DEL ORDENAMIENTO DE LEGAJOS
ORGANIZACIN DEL ARCHIVO DE LOS LEGAJOS DE ESCALAFN DEL PERSONAL DE LOS INSTITUTOS DE EDUCACIN SUPERIOR PEDAGGICA PBLICOS Y DE LA DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN A NIVEL NACIONAL
SEDE:
NOMBRE Y APELLIDO DEL ORDENADOR:
1
2
3
4
5
6
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8
9
10
11
12
13
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MODELO DEL LLENADO DE UN ACTA:
N Legajos
Item Nombre del Instituto Pedaggico
Docentes Administrativos
1 IESP Mara Auxiliadora 12 5
2 ISE Victor Ral Haya de la Torre 5
3 IESP Tupac Amaru 5
4 ISE Snchez Carrin 5
5 Personal Administrativo de la DRE 10
Cesantes de Pedaggico - Mara
5 3
6 Auxiliadora
TOTAL DE LEGAJOS ORDENADOS 32 18
Los legajos antes descritos se encuentran debidamente ordenados, para luego ser
entregados al digitador que realizara el ingreso de la informacin en el Sistema Legix.
Lo que dan f ambos funcionarios de la Direccin Regional de Educacin de la Regin
Cusco.
ORDENADORA
TOMASA ESCALANTE MOSCOSO
DNI 23990056
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Apellidos:
Nombres:
Cargo: Ordenadora
N Legajos
Item Nombre del Instituto Pedaggico
Docentes Administrativos
1
2
3
4
5
6
TOTAL DE LEGAJOS ORDENADOS
Los legajos antes descritos se encuentran debidamente ordenados, para luego ser entregados al digitador que
realizara el ingreso de la informacin en el Sistema Legix. Lo que dan f ambos funcionarios de la Direccin
Regional de Educacin de la Regin XXXXXX.
ORDENADORA
NOMBRES Y APELLIDOS
DNI N _______________
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Apellidos:
Nombres:
Cargo: Ordenadora
N Legajos
Item Legajo al que corresponde
Docentes Administrativos
1 Institutos de Educacin Superior Pedaggica (IESP)
2 Institutos Superiores de Educacin (ISE)
3 Personal de la DRE
4 Cesantes de los Institutos Pedaggicos
TOTAL DE LEGAJOS ORDENADOS
ORDENADOR(RA)
NOMBRES Y APELLIDOS
DNI N _______________
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DE:
AL:
ASUNTO: Informe Final de las Actividades realizadas durante el ordenamiento de legajos en la DRE de la
Regin xxxxxxxx
FECHA:
Se adjunta 05 tomas fotogrficas de los legajos que fueron ordenados y el lugar donde han sido colocados por
el personal de la DRE. Tambin algunas tomas durante el trabajo de ordenamiento.
Cordialmente,
____________________________
Nombre y Apellidos
DNI N
Ordenador (ra)
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