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Centre International de

Dveloppement et de Recherche

Manuel des procdures oprationnelles

Programme de crdit solidaire Garoua et Maroua


Publication UNGANA 1374 CIDR Tous droits de reproduction rservs

Nord Cameroun

Pidy Penda Charlotte Denewol


Sadou Halimatou
Juvnal Mukezangango Aot 2007
MIFED CIDR

CENTRE INTERNATIONAL
MICROFINANCE ET DE
DEVELOPPEMENT DEVELOPPEMENT ET DE
RECHERCHE

PROGRAMME DE CREDIT SOLIDAIRE DE GAROUA ET DE


MAROUA

SOUS LE FINANCEMENT DU LUNION EUROPEENNE, DU


MINISTERE DES AFFAIRES ETRANGERES FRANAIS ET DE
LAGENCE FRANCAISE DE DEVELOPPEMENT

MANUEL DES PROCEDURES OPERATIONNELLES

Aot 07
TABLES DES MATIERES

PREMIERE PARTIE : DEMARCHE GLOBALE ........................................... 4

CHAPITRE I : HIERARCHISATION ET CHOIX DES QUARTIERS


DIMPLANTATION DU PROGRAMME ..... 4

1.1. Critres de choix dimplantation du Programme 4


1.2. Mthodologies de diagnostic, de hirarchisation et de choix des quartiers 4
1.3. Classement des lments relatifs au diagnostic dans les quartiers............................ 5

CHAPITRE II : PRISE DE CONTACT AVEC LES GROUPES IDENTIFIES............ 6

2.1. Entretien avec les responsables du groupe................................................................ 6


2.2. Enqute auprs de tous les membres . 6
2.3. Classement des lments relatifs au diagnostic des groupes 7

CHAPITRE III : INFORMATION DES GROUPES SUR LES ACTIVITES DU


PROGRAMME ET SES PROCEDURES. 8

3.1. Formation gnrale de tous les membres .. 8


3.2. Formation des membres du comit administratif .. 9

DEUXIEME PARTIE : PROCEDURES . 10

CHAPITRE I : DROITS ET DEVOIRS DES MEMBRES ..10


8

1.1. Critres dligibilit des membres des groupes . 10


8
1.2. Qualit de membre . 10 9
1.3. Responsabilits des membres du groupe . 10 11
1.4. Droits des membres du groupe 10 11
1.5. Interdictions aux membres du groupe . 10 12

CHAPITRE II : ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU GROUPE 11


13

1.1. Structure organisationnelle 13 11


1.2. Conditions remplir et fonctions de Prsidente 14 12
1.3. Conditions remplir et fonctions de la Trsorire .... 14
13
1.4. Conditions remplir et fonctions de la Secrtaire . 1513

CHAPITRE III : LE CREDIT ......15


16

3.1. Type de prt .1615


3.2. Dtermination des bnficiaires du premier cycle de prt ..1716
3.3. Evaluation des cycles et demande de prt .... 1717
3.4. Processus danalyse et dapprobation des demandes de prts et de prparation des
dcaissements ...1818
3.5. Dcaissement du crdit 20

1
3.6. Classement des documents relatifs aux prts
22 2
3.7. Remboursement des prts . 22 2
3.8. Gestion des pnalits 23 2
3.9. Suivi des impays . 23 2
3.10. Gestion des prts en contentieux 24 2

CHAPITRE IV : EPARGNE ..26 2

4.1. Type dpargne . 26 2


4.2. Collecte de lpargne au niveau des groupes 26 2
4.3. Versement des pargnes collectes au Programme ..
26 2
4.4. Suivi des retards de dpt de lpargne . 27 2
4.5. Restitution de lpargne 27 2
4.6. Rmunration de lpargne .... 28 2

CHAPITRE V : FONDS DE SECOURS. 29

5.1. Cotisations 2930


5.2. Payement de la cotisation .
2930
5.3. Couverture . 2930

CHAPITRE VI : SUIVI DES GROUPES


31 3

6.1. Classification des groupes . 31 3


6.2. Activits de suivi 31
6.3. Gestion des problmes internes du groupe.. 32

CHAPITRE VII : FORMATION DE RENFORCEMENT DU SAVOIR-FAIRE .


33 35

7.1. Module 1 : Bien choisir le montant de son crdit . 33 3


7.2. Module 2 : Distinguer le chiffre daffaires de la marge ..333
7.3. Module 3 : Grer et optimiser lpargne ... 33 3

CHAPITRE VIII : ADHESION ET CONSTITUTION DE LASSOCIATION .


34 3

8.1. Condition dadhsion 34 3


8.2. Droits dadhsion .. 34 3
8.3. Etape de constitution de lAssociation .34 3

CHAPITRE IX : PLANNING, RAPPORTS ET INDICATEURS DE SUIVI DES


ACTIVITES DES AGENTS DE CREDIT 35 3

9.1. Planning hebdomadaire 35 3


9.2. Rapport mensuel sur les groupes ..
36 3

ANNEXES

Annexe 1 : Entretien avec les responsables du groupe


37 3
Annexe 2 : Enqute auprs des membres du groupe 40 42
Annexe 3 : Evaluation de fin de cycle : ... 46 4
Annexe 4 : Mouvement des membres au sein du groupe 48 5

2
Annexe 5 : Fiche de demande de prt .. 49 5
Annexe 6 : Fiche de dcision daccord ou de refus doctroi de crdit . 50 5
Annexe 7 : Demande de payement 51 5
Annexe 8 : Contrat de prt 52
Annexe 9 : Fiche dengagement individuel .. 54 5
Annexe 10 : Tableau damortissement du prt . 55 5
Annexe 11 : Reu dencaissement par lAgent de crdit pour le dcaissement 565
Annexe 12 : Reu de dcaissement 57 5
Annexe 13 : Avenant au contrat . 58 6
Annexe 14 : Reu de rintgration de largent non dcaiss . 59 6
Annexe 15 : Journal de crdit du groupe 60
Annexe 16 : Reu dencaissement des remboursements 61 6
Annexe 17 : Journal des encaissements/crdit 62
Annexe 18 : Journal de groupe de lpargne individuelle .63
Annexe 19 : Journal de groupe de lpargne de groupe . 64
Annexe 20 : Carnet du client .. 65
Annexe 21 : Reu dencaissement de lpargne individuelle et de groupe 66
Annexe 22 : Journal des encaissements/pargne 67
Annexe 23 : Demande de retrait dpargne . 68
Annexe 24 : Fiche de remise des pargnes individuelles 69
Annexe 25 : Journal de groupe des cotisations au Fonds de secours .. 70
Annexe 26 : Reu des cotisations au Fonds de secours .. 71
Annexe 27 : Journal dencaissement des cotisations au Fonds de secours . 72
Annexe 28 : Autorisation de transfert du Fonds de groupe au Fonds de secours
73
Annexe 29 : Fiche de suivi des dcs et des maladies . 74
Annexe 30 : Format de planning des activits ................. 75

3
PREMIERE PARTIE : DEMARCHE GLOBALE

CHAPITRE I : HIERCHISATION ET CHOIX DES QUARTIERS


DIMPLANTATION DU PROGRAMME

Cette procdure a pour objectif le choix des quartiers dimplantation des activits du
programme. Les zones cibles doivent permettre la prennisation du Programme compte tenu de
leurs potentialits dmographiques, conomiques, sociales et organisationnelles tout en tenant
compte de la population cible.

1.1. Critres de choix des quartiers dimplantation du Programme

Les quartiers dimplantation du Programme doivent respecter un certain nombre de critres


dont les plus importants sont :

1. Age dimplantation: quartier dancienne implantation o il existe un rel sentiment


dappartenance un mme milieu ;

2. Cohsion et dynamisme social existant: la participation mutuelle aux crmonies


sociales, la prexistence de tontines ou dautres types de groupes, la srnit du climat
social et politique ;

3. Dynamisme conomique du quartier : la population active est importante et il existe


des infrastructures minimales (centre de sant, marchs, coles, routes daccs, etc.) ;

4. Population fminine abondante et active : la tranche dge des femmes comprise entre
18 et 60 ans est importante et a des activits lucratives, des charges importantes avec des
recours limits ;

5. Historique des interventions des programmes de dveloppement dans le quartier :


russite et/ou chec de ses programmes et facteurs explicatifs.

1.2. Mthodologie de diagnostic, de hirarchisation et de choix des


quartiers

Le diagnostic, la hirarchisation et le choix des quartiers suivent trois tapes :

1. Etude du milieu : elle vise collecter des donnes de base sur les quartiers dans les
domaines ci-aprs :

Situation socio-conomique ;
Historique du peuplement ;
Situation politique ;

4
Habitat et infrastructures ;
Intervenants dans le domaine de dveloppement surtout dans le secteur de lpargne
et du crdit.

Certaines de ces donnes peuvent avoir t dj collectes lors de ltude de faisabilit.


Il faudrait alors les runir, les consulter et chercher les informations complmentaires
auprs des services officiels et dautres sources ventuelles ;

2. Entretien avec les personnes ressources : cette tape vise lintroduction du Programme
dans le quartier, le recueil dinformations complmentaires et lidentification des groupes de
femmes exerant les activits gnratrices de revenus. Les personnes ressources peuvent
tre des responsables administratifs, politiques, traditionnels, religieux ayant une bonne
rputation auprs de la communaut. Ici aussi, les donnes collectes lors de ltude de
faisabilit devront tre mises contribution ;

3. Observation directe sur le terrain : elle vise vrifier lexistence physique de certaines
donnes collectes : accessibilit, marchs, infrastructures, climat social

Vu que Garoua et Maroua comptent un grand nombre de quartiers, soit respectivement 23


et 61, tous ne peuvent pas tre diagnostiqus au dpart. A partir des donnes de ltude de
faisabilit, une premire hirarchisation des quartiers devra tre opre. Elle devrait aboutir
une dmarche et un plan dimplantation des activits durant la vie du programme.

A la fin de ltape de diagnostic des quartiers prslectionns, lagent de crdit devra tablir
un rapport contenant au minimum les lments suivants :

1. Hirarchisation motive des quartiers diagnostiqus selon les critres ci-dessus dfinis ;
2. Inventaire des groupes identifis par quartier avec mention des principales informations
collectes par groupe.

Ce travail devrait tre prsent au Responsable dExploitation de Zone avant de poursuivre


le travail au niveau des groupes.

Comme tous les quartiers ayant fait partie du groupe des ceux qui auront t diagnostiqus
ne pourront pas tre couverts en mme temps, cest lors des discussions entre les Agents de crdit et
le Responsable dExploitation de Zone que les quartiers seront classs par ordre de priorit en
termes de visite des groupes compte tenu du plan de travail qui aura t trac.

1.3. Classement des lments relatifs au diagnostic dans les quartiers

Tous les lments relatifs au diagnostic des quartiers devront tre verss dans le dossier de
prise de connaissance gnrale de la zone dactivit.

5
CHAPITRE II : PRISE DE CONTACT AVEC LES GROUPES IDENTIFIES

Cette phase est aussi mene par les Agents de crdit et vise connatre les groupes
identifis, valuer leur fonctionnement et leur solidit et tester leur intrt pour le partenariat avec le
Programme. Elle est couverte en deux tapes.

2.1. Entretien avec les responsables du groupe

Lobjet de cet entretien est de connatre les groupes travers leurs responsables qui sont
leurs porte-parole. Lentretien doit faire ressortir les lments suivants :

1. Age du groupe ;

2. Degr de solidarit et de cohsion entre les membres du groupe ;

3. Richesse du groupe telle que traduite par les conditions de lhabitat, la cotisation et les
activits menes par les membres du groupe ;

4. Exprience des gestionnaires du groupe dans leurs fonctions respectives.

Le groupe cibl est valu sur base des quatre points dapprciation ci-dessus. La note
minimale est de 14 sur un total de 28 (voir annexe n1). Au cours du mme entretien, lAgent de
crdit prsentera aux responsables des groupes les principaux lments des procdures du
Programme. Aprs lentretien, si le groupe ne se montrait pas intress par le partenariat, lAgent de
crdit devrait remercier les responsables et clturer les dmarches de partenariat. Dans le cas
contraire, lAgent de crdit poursuivra son analyse par une enqute au sein du groupe en prsence
de tous les autres membres.

2. 2. Enqute auprs de tous les membres

Lobjectif de cette enqute est de vrifier la vracit et la fiabilit des informations fournies
par les responsables au cours de lentretien prcdent. Elle doit faire ressortir le degr de cohsion
du groupe, la solidarit entre les membres. Elle doit aussi montrer le dynamisme conomique du
groupe partir de lanalyse des activits dun chantillon dau moins 3 personnes. Les rponses aux
diffrentes questions poses (voir annexe n2) feront lobjet dune analyse pour la continuit de la
collaboration. La note minimale requise est de 8/11.

Avant de tirer la conclusion, lAgent de crdit devrait confirmer les informations collectes
sur chaque groupe auprs dune ou des personnes ressources crdibles identifies lors de la phase
prcdente. En plus, lAC devra visiter certaines activits des membres du groupe pour vrifier les
dclarations relatives aux activits. Par la mme occasion, il sinformera sur la moralit des
responsables du groupe et surtout celle de la prsidente.

Aprs les deux tapes, le travail dentretien avec les responsables du groupe et denqute
auprs des membres pourra tre conclu par lAgent de crdit qui se prononcera sur lventualit de
passer ltape suprieure avec le groupe. Cette conclusion devra tre soumise au Responsable

6
dExploitation de Zone. Celui-ci pourra approuver ou amender de manire motive les conclusions
de lAgent de crdit.

2.3. Classement des lments relatif au diagnostic des groupes

Tous les documents relatifs au diagnostic de chaque groupe devront tre verss dans le
dossier particulier chaque groupe.

7
CHAPITRE III : INFORMATION DES GROUPES SUR LES ACTIVITES DU
PROGRAMME ET SES PROCEDURES

Aprs que les groupes devant passer ltape suivante auront t slectionns et selon le
plan dimplantation des activits du programme, tous les groupes seront informs sur les rsultats
de la premire phase. La formation pourra alors commencer dans les groupes choisis. Elle divise
en trois parties, savoir :

1. Formation gnrale de tous les membres pendant trois sances ;


2. Formation des membres du comit pendant deux sances ;
3. Formation des secrtaires appartenant plusieurs groupements aprs loctroi du premier
prt.

Les deux premires formations stendront sur 5 semaines avec une sance de formation par
semaine. Elles auront lieu avant la demande de prt pour le premier cycle. La troisime formation
aura lieu aprs le dcaissement de premier cycle mais avant la premire chance.

3.1. Formation gnrale de tous les membres

3.1.1. Premire sance : gnralits sur le Programme et les


services offerts

Au cours de cette sance, les rubriques suivantes peuvent tre abordes :

1. Bailleurs et promoteurs du Programme ;


2. Services offerts par le Programme ;
3. Epargne ;
4. Conditions daccs et types de prts octroys.

3.1.2. Deuxime sance : procdures relatives au crdit

Au cours de cette sance, les rubriques suivantes peuvent tre abordes :

1. Procdures de demande, dexamen et dapprobation des prts ;


2. Procdures de dcaissement ;
3. Procdures de remboursement et de suivi des arrirs ;
4. Fonds de secours ;

3.1.3. Troisime sance : membres et fonctionnement du groupe

Au cours de cette sance, les rubriques suivantes peuvent tre abordes :

1. Critres dligibilit des membres ;


2. Droits, devoirs, interdiction et gestion de la qualit de membres ;
3. Ncessit de lorganisation et du renforcement des groupes ;
4. Structure organisationnelle dun groupe ;
5. Attributions et conditions pour tre membre du comit administratif.

8
3.2. Formation des membres du comit administratif

3.2.1. Premire sance : rappel des procdures et rle des


membres du comit administratif dans leur respect

Au cours de cette sance, les rubriques suivantes peuvent tre abordes :

1. Importance de la gestion dans un groupe ;


2. Mobilisation des membres du groupe ;
3. Tenue des runions;
4. Rle des membres du Comit Administratifs dans la gestion financire.

3.2.2. Deuxime sance : procdures relatives lpargne et rle


des membres du comit administratif dans leur respect

Au cours de cette sance, les rubriques suivantes seront abordes :

1. Importance de la tenue et du classement des documents ;


2. Points sensibles de la gestion de lpargne et du crdit ;
3. Formalisation du fonctionnement du groupe ;
4. Gestion des conflits au sein du groupe.

9
DEUXIEME PARTIE : PROCEDURES

CHAPITRE I : DROITS ET DEVOIRS DES MEMBRES

1.1.Critres dligibilit des membres des groupes

Pour tre membre dun groupe partenaire du Programme, il faudrait remplir les conditions
suivantes :

1. Etre de sexe fminin. les hommes ne seront accepts que dans des cas particuliers
justifis par lintrt du groupe et sils sont depuis longtemps membres du groupe ;

2. Etre majeur (18 ans au minimum) et pouvoir lattester par des documents
didentification lgaux ;

3. Exercer personnellement des activits gnratrices de revenus avant dentrer en


partenariat avec le programme ;

4. Possdez un logement (locataire ou propritaire) dans la localit et y avoir vcu au


moins pendant deux ans ;

5. Avoir une bonne moralit et tre un membre intgre de la communaut ;

6. Ne pas tre officiellement un employ dune institution ou dune administration ;

7. Ne pas avoir de prt en cours auprs dune autre institution de crdit ;

8. Etre dispos assister aux formations prvues et pargner le minimum exig ;

9. Etre intgr et accept au sein dun groupe dont tous les membres acceptent dassurer la
caution solidaire ;

10. Etre prt accepter et respecter les politiques et procdures rgissant les crdits ;

11. Etre prt accepter et rester fidle aux rglements rgissant le groupe ;

12. Ne pas tre dun mme mnage nuclaire quun autre membre de son groupe.

1.2. Qualit de membre

1. Perte de la qualit de membre : en dehors des cas de dcs, un membre dun groupe peut
perdre sa qualit de membre pour les raisons suivantes :

Retrait volontaire ;
Changement de rsidence ;
Non respect des rglements du groupe ;
Implication dans des conflits nuisibles au groupe ;

10
Problmes familiaux.

2. Retour dans le groupe : un ancien membre dun groupe peut redevenir membre dans les
conditions suivantes :

Retour volontaire accept par les autres membres ;


Retour dans la zone dactivit du groupe ;
Fin ou pardon des sanctions infliges.

3. Nouveau membre : tout nouveau membre devrait remplir les conditions suivantes :

Remplir les critres dligibilit et les conditions dfinies par le rglement intrieur ;
Etre accept par les membres.

4. Membre passif : un membre peut ne pas participer toutes ou une partie des activits du
groupe si les autres membres lacceptent au vu des raisons prsentes (grossesse,
allaitement, maladies) ;

5. Passage dun groupe lautre : un membre pour passer dun groupe lautre pour les
raisons suivantes :

Demande volontaire ;
Changement de rsidence ;
Difficult de coexistence au sein du groupe cause des conflits interpersonnels ;
Problmes familiaux.

Si un client est transfr dans un autre groupe se trouvant un cycle de financement


infrieur ou suprieur, le niveau de financement devrait tre dtermin selon le niveau de ses
affaires et ses capacits de remboursement.

1.3. Responsabilits des membres du groupe

1. Participer toutes les runions ordinaires et extraordinaires du groupe ;


2. Connatre et se conformer toutes les politiques et rglements du groupe ;
3. Participer toutes les sessions de formation organises par lAgent de crdit et appliquer
les nouvelles connaissances acquises ;
4. Notifier pralablement les absences aux runions au comit administratif ;
5. Utiliser le crdit seulement pour des fins productives ;
6. Payer lpargne de groupe, les cotisations au fonds de secours ;
7. Effectuer les remboursements temps ;
8. Pourvoir aux postes du comit administratif et remplir les fonctions pour lesquelles le
membre a t lu ;
9. Participer toutes les activits collectives du groupe ;
10. Notifier au comit administratif tous les problmes ou sujets pouvant ternir limage du
groupe ou entraver ses activits ;
11. Donner des conseils aux autres membres du groupe en cas de besoin.

1.4. Droits des membres du groupe

1. Solliciter des prts auprs du groupe (financement interne et externe) ;


2. Voter et exprimer ses opinions au cours des runions de lassemble gnrale ;
3. Jouir des services et avantages des sessions de formation professionnelle en faveur du

11
groupe ;
4. Etre inform sur lvolution du groupe : droit de demander des informations (verbalement
ou par crit), droit de vrifier et de rclamer les pices justificatives des diffrentes
oprations du groupe ;
5. Participer toutes les activits du groupe ;
6. Reprsenter le groupe quand les circonstances lexigent ;
7. Rencontrer les partenaires au dveloppement quand cest ncessaire ;
8. Renoncer la qualit de membres du groupe aprs remboursement total des dettes envers le
groupe ;
9. Recevoir la quote-part des bnfices gnrs par les activits du groupe.

1.5. Interdictions aux membres du groupe

1. Dcaisser un prt du groupe une tierce personne ;


2. Utiliser le prt pour des activits autres que celles approuves par le groupe ou pour des
activits illgales ou prjudiciables la sant de la population ;
3. Entretenir des liens daffaires avec les employs du Programme ;
4. Utiliser les fonds du groupe des fins personnelles non autorises ;
5. Interfrer ngativement dans lexcution des activits planifies ;
6. Effectuer des transactions pour son bnfice personnel en utilisant le nom du groupe ou
lpargne des membres ;
7. Mentir et crer des conflits au sein du groupe de crdit.

12
CHAPITRE II : ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT
DU GROUPE

1.1. Structure organisationnelle

Les organes de gouvernance dun groupe sont lassemble gnrale et le comit


administratif.

Lassemble gnrale est constitue par tous les membres du groupe dont le nombre varie
de 10 20 personnes qui remplissent les conditions dligibilit. De nouveaux membres peuvent
tre ajouts lors des cycles ultrieurs. Des groupes ayant plus de 20 membres devront tre scinds
en sous-groupes qui deviendront des groupes part entire en termes de partenariat avec le
Programme. Ils resteront membres du grand groupe dont les instances ne pourront intervenir que
comme voies de recours en cas de problmes, surtout au niveau des remboursements.

Lassemble gnrale est lorgane suprme de dlibration et de dcision. Ses attributions


sont les suivantes :

1. Elire les membres du comit administratif ;


2. Adopter les statuts (sil y a lieu) et le rglement intrieur,
3. Crer des commissions et examiner leurs rapports ;
4. Adopter les rapports financiers ;
5. Dcider de laffectation des bnfices et des pertes ;
6. Dcider du partenariat ;
7. Admettre les nouveaux membres ;
8. Dcider de lexclusion des membres dfaillants ;
9. Dfinir et appliquer les politiques demprunt, de prt et dpargne.

Lassemble gnrale se runit selon des modalits de convocation, une rgularit et avec un
quorum adopts par le groupe. Il en est de mme pour la prise de dcisions. Chaque groupe est libre
de dfinir les rgles de fonctionnement de son assemble gnrale.

Le comit administratif est au minimum compos dune prsidente, dune trsorire et


dune secrtaire. Pour tre lu parmi les membres du comit administratif, la personne concerne
devrait remplir certaines conditions. La dure du mandat de chacune des membres du comit
administratif devrait tre limite. Il faudrait privilgier la limitation des mandats successifs.

Les attributions du comit administratif sont les suivantes :

1. Tenir les livres du groupe ;


2. Elaborer les dossiers techniques soumettre lassemble gnrale ;
3. Assurer le suivi des emprunts contracts et des prts faits aux membres ;
4. Assurer la gestion des comptes dpargne des membres et du groupe ;
5. Prparer les rapports financiers soumettre lassemble gnrale ;
6. Assurer le suivi des relations avec les partenaires.

Le comit administratif peut dlguer lun ou lautre de ses membres des tches de gestion suivant
les modalits dfinies par le rglement intrieur que chaque groupe est libre de dfinir.

13
1.2. Conditions remplir et fonctions de la Prsidente

1.2.1. Conditions requises

1. Etre responsable, honnte, respecte et de bonne rputation ;


2. Avoir des capacits de mdiateur en cas de conflits ;
3. Avoir de bonnes capacits de communication ;
4. Etre un leader et avoir de bonnes capacits de ngociation ;
5. Etre lettre (lire, crire et calculs arithmtiques) de prfrence ;
6. Etre dispose se conformer aux exigences du poste.

1.2.2. Fonctions

1. Prsider et diriger les travaux de l'assemble gnrale ;


2. Coordonner les travaux du comit administratif ;
3. Maintenir l'ordre et la discipline pendant les runions ;
4. Prparer l'ordre du jour des runions de lassemble gnrale et du comit administratif en
collaboration avec les autres membres de cet organe ;
5. Assurer le respect et la mise en uvre des procdures de gestion financires ;
6. Assurer le respect de la dmocratie et de la solidarit au sein du groupe ;
7. Sassurer que les membres du comit administratif sacquittent correctement de leurs
responsabilits ;
8. Convoquer les runions extraordinaires de lassemble gnrale en cas de besoin ;
9. Informer l'Agent de crdit sur toutes les activits et problmes qui sont en rapport avec le
dveloppement du groupe ;
10. Participer ltude des nouvelles demandes de prts ;
11. Faciliter les lections des membres du comit administratif ;
12. Reprsenter le groupe devant les autorits et les partenaires ;
13. Signer les documents officiels avec les autres membres du comit administratif.

1.3. Conditions remplir et fonctions de la Trsorire

1.3.1. Conditions requises

1. Etre responsable, honnte, et intgre ;


2. Etre lettre (lire, crire et compter) de prfrence ;
3. Jouir de la confiance de tous les membres ;
4. Avoir un environnement de frquentation directe sre au chapitre de la scurit des fonds ;
5. Etre dispos se conformer aux exigences du poste.

1.3.2. Fonctions

1. Participer dans les procdures de dcaissement des prts ;


2. Recevoir et compter les remboursements et les pargnes ;
3. Garder largent liquide en attente de versement et dutilisation selon les dcisions prises par
le comit administratif ou lassemble gnrale ;
4. Assurer les payements selon les dcisions prises par le groupe ou les procdures;
5. Assurer la scurit du patrimoine non liquide du groupe ;

14
6. Prparer le rapport financier soumettre lassemble gnrale en collaboration avec la
secrtaire ;
7. Participer ltude des nouvelles demandes de prts.

1.4. Conditions remplir et fonctions de la secrtaire

1.4.1. Conditions requises

1. Etre responsable, organise et ordonn ;


2. Etre lettre (lire, crire et compter) ;
3. Etre discrte.

1.4.2. Fonctions

1. Participer dans lanalyse des demandes de prts par les membres du groupe ;
2. Participer dans le processus de dcaissement des prts ;
3. Participer dans le processus de collecter des remboursements et des pargnes ;
4. Tenir les livres du groupe ;
5. Rdiger les procs-verbaux des runions de lassemble gnrale et du comit administratif
du groupe ;
6. Lire le procs-verbal de la runion prcdente au dbut de chaque runion suivante et
sassurer quil est approuv ;
7. Enregistrer les retards et absences pendant les runions ;
8. Informer les membres de la teneur de toute correspondance reue ou envoye par le groupe ;
9. Classer et grer les documents et livres du groupe (procs verbaux, documents comptables,
registre des retards et prsences, statuts et rglement intrieur, acte denregistrement) ;
10. Prparer l'ordre du jour des runions de lassemble gnrale et du comit administratif avec
les autres membres de ce dernier organe.

15
CHAPITRE III : LE CREDIT

3.1. Type de prt

Au dpart, le financement sera destin couvrir les besoins en fonds de roulement pour les
activits gnratrices de revenus des membres des groupes. Ces activits sont groupes dans 13
principales catgories :

N ACTIVITES
DORDRE

1 Restauration, bar
2 Commerce de marchandises diverses
3 Vente de produits agricoles
4 Commerce de pagnes et autres articles
vestimentaires
5 Production de jus de fruits et de yaourts
6 Petite alimentation
7 Commerce de bois et de charbon
8 Commerce de poissons
9 Extraction dhuile darachides
10 Fabrication et vente de bili-bili
11 Vente deau et de glace
12 Couture, broderie et teinture
13 Elevage et embouche

Les principales caractristiques du prt pour fonds de roulement sont les suivantes :

1. Montant allou : 40 000 F CFA pour le premier cycle ;

2. Augmentation par cycle : augmentation de 20% par cycle pour les groupes trs
performants en termes de remboursement, 10% pour les groupes moyennement performants,
0 pour les groupes non performants ;

3. Date doctroi : nimporte quand au cours de lanne. Mais les dcaissements pendant les
mois de mai, juin, juillet et aot devront tre rigoureusement ngocis avec les groupes tant
donn la baisse du rythme dactivit pendant la saison des pluies. Cette possibilit doit tre
exclue pour les nouveaux groupes.

4. Dure du prt : 4 8 mois selon le type dactivit du groupe. Les prts seront de mme
dure lintrieur dun mme groupe ;

5. Taux dintrt : 2% par mois sur le montant dcaiss ;

6. Garanties : garantie solidaire des membres du groupe, pargne garantie de 5% pour les
quatre premiers cycles, 10% pour les 4 cycles suivants et 15% pour tous les cycles
ultrieurs. Au niveau des groupes, il peut y avoir dautres garanties supplmentaires.

16
7. Modalits de remboursement : bihebdomadaire pour tous les groupes part pour des
activits o cette modalit serait non conomiquement viable. Les remboursements
devraient commencer la fin de la deuxime quinzaine, soit un dlai de grce dune
quinzaine.

3.2. Dtermination des bnficiaires du premier cycle de prts

Pour loctroi des prts du premier cycle, les modalits suivantes seront observes :

1. Le groupe sera divis en deux sous-groupes. La dfinition des rgles de constitution de ces
sous-groupes sera laisse linitiative des membres ;

2. Le premier crdit sera octroy lun des deux sous-groupes, lautre servant de garantie pour
un bon remboursement du crdit, en exerant une pression sur les membres bnficiant du
crdit ;

3. Tous les membres du groupe pourront avoir accs aux prts si le groupe est capable de
runir 5% du montant du prt ds le dpart.

Compte tenu du nombre de membres admis au premier cycle de prt, lagent de crdit
remplira les formulaires destins cet effet. Il rdigera la conclusion et soumettra les dossiers au
Responsable dExploitation de Zone.

3.3. Evaluation des cycles et demande de prts

3.3.1. Mise jour du diagnostic

Pour chaque groupe devant passer un cycle suprieur, le renouvellement du crdit doit tre
prcd dune mise jour de la situation du groupe (capacits, potentialits, difficults rencontres,
organisation et cohsion).

Dans un premier temps, lagent de crdit procde un diagnostic du groupe sur base des
documents et des autres informations non crites. Ce diagnostic fait la synthse des problmes
rencontrs, du dynamisme conomique, de la qualit de la gestion, de lorganisation, de la cohsion
et de la solidarit au sein du groupe. Ce diagnostic fait lobjet dune notation (voir annexe 3).

Si le groupe est bon, le diagnostic est fait juste deux semaines de la fin du cycle, en vue de
mieux collaborer avec le bureau pour prparer la runion.

Pour un groupe moyen ou faible, il faut commencer le diagnostic ds la moiti du cycle dans
le but de :

1. Comprendre les problmes avant la fin du cycle ;


2. Sensibiliser le bureau par rapport aux difficults rencontres ;
3. Prparer avec le bureau la runion de fin de cycle afin que ses dcisions soient acceptes de
tous les membres.

17
Dans un deuxime temps, sur base du diagnostic ci-dessus, lagent de crdit en concertation
avec le Responsable dExploitation de Zone doit dcider des stratgies adopter avant la fin du
cycle. Celles-ci portent sur les deux rubriques suivantes :

1. Rflexion sur les montants de crdit accorder au cycle suivant compte tenu du diagnostic
pos ;
2. Orientation donner au bureau dans ses rflexions pour la conduite de la runion de fin de
cycle avec lensemble du groupe, afin que les dcisions soient acceptables par les autres
membres.

Les conclusions de cette rencontre sont consignes sur lannexe 3.

3.3.2. Runion de fin de cycle

Dans un premier temps, lagent de crdit rencontre les responsables du bureau avant la tenue
de la runion de fin de cycle avec tout le groupe. Il sentretient avec ceux-ci sur les diffrents
problmes rencontrs relatifs au remboursement du crdit, lvolution de lpargne et sur les
montants octroyer pour le cycle prochain. Cette runion doit aussi porter sur la vie interne du
groupe.

La concertation avec les responsables du bureau pour la prparation de la runion de fin de


cycle doit permettre de:

1. Responsabiliser le bureau dans ses fonctions ;

2. Faciliter la runion de fin de cycle sur les rubriques qui pourraient poser des problmes.
Les sujets aborder sont les conditions de renouvellement du crdit, la limitation des
montants et la liste des membres pour le prochain cycle de crdit.

Dans un troisime temps, lagent de crdit rencontre tout le groupe. Cette runion doit tre
bien prpare afin de favoriser un bon renouvellement de crdit. Elle ne doit avoir lieu que lorsque
80% de leffectif du groupe est prsent. Les points discuter sont les suivants :

1. Droulement du cycle clturer : impays et leurs causes, solidarit au sein du groupe,


adquation de la dure du crdit avec les activits ;

2. Organisation du groupe :

Admission de nouveaux membres: engager une discussion sur les conditions dentre des
nouvelles adhrentes, les montants des cotisations au fonds de groupe des nouvelles
adhrentes afin que celles-ci ne soient pas un obstacle pour elles ;

Dmissions: demander les causes des diffrentes sorties. Dans tous les cas, le groupe ne
doit pas tre compos majoritairement de nouvelles entrantes ;

Membres passifs : membres ne pouvant bnficier des prts pour le cycle suivant et
motivations.

La synthse des mouvements des membres est consigne sur lannexe 4.

18
3. Dpts : sensibilisation aux diffrents types dpargne et annonce des soldes individuels de
lpargne individuelle.

4. Nouveau crdit : sensibilisation aux montants octroyer, tablissement de la liste des


membres qui vont bnficier du crdit et des montants sollicits.

A la fin de cette runion, lAgent de crdit remplira la fiche de demande de prt (voir
Annexe 5) rdigera ses conclusions et soumettra les dossiers au Responsable dExploitation de
Zone.

3.4. Processus danalyse et dapprobation des demandes de prts


et de prparation des dcaissements

3.4.1. Analyse et approbation des demandes de prts

Aprs avoir rdig les conclusions sur les demandes de prts du premier cycle ou des cycles
ultrieures, lagent de crdit doit les soumettre au Responsable dExploitation de la Zone. Aprs
examen, celui-ci rencontre lAgent de crdit concern par chaque dossier. Cest au cours de cette
runion que la dcision doctroi est dfinitivement prise. Cette runion vise harmoniser le point de
vue de lAgent de crdit avec celui du Responsable dExploitation de Zone.

En vue doptimiser la gestion du temps, les dossiers dun mme Agent de crdit dj soumis
au Responsable dExploitation de Zone devraient tre examins en mme temps.

Au dbut des activits du Programme, il serait intressant que tous les agents de crdit
puissent participer toutes les runions dexamen des dossiers afin dapprendre les uns des autres.
Cependant, la dcision doctroi des crdits relve du Responsable dExploitation de Zone en
concertation avec lAgent concern par le dossier.

A lissue de la runion, le Responsable dExploitation de Zone et lAgent de crdit concern


signent la fiche dapprobation ou de refus doctroi de prt (voir annexe 6).

3.4.2. Prparation du dcaissement

La prparation du dcaissement se fait de la manire suivante :

1. Sur base de lapprobation de la demande de prt, lAgent de crdit rdige deux documents :

Demande de payement pour le dcaissement (voir annexe 7). Dans le cas o les
dossiers de plusieurs groupements ont t examins au cours dune mme runion,
lAgent de crdit pourra rdiger une demande collective. La demande de payement
doit comprendre les lments suivants :

Identification du groupe ;
Montant du crdit dcaisser ;
Date doctroi ;
Billetage ;

Contrat de prt : celui-ci comprend trois documents tablis chaque fois en deux
copies pour les deux premiers et en trois copies pour le troisime :

19
Contrat proprement dit (voir annexe 8) prcisant toutes les modalits du
prt ;
Tableau reprenant les montants allous chaque membre individuellement
et devant lesquels chacune appose sa signature ou son empreinte digitale
(voir Annexe 9) ;
Tableau damortissement (voir annexe 10) expliquant les modalits de
remboursement de chaque type de prt ;

La fiche dapprobation du prt, la demande de payement et le contrat de prt sont soumis au


Responsable dExploitation de Zone.

2. Le Responsable dExploitation de Zone examine les documents soumis par lAgent de crdit
et sils sont correctement tablis, il approuve la demande de payement et signe les contrats
et paraphe les autres pages et annexes. Il les achemine alors chez le Comptable-secrtaire ;

3. Au vu des documents signs par le Responsable dExploitation de la Zone, le Comptable-


secrtaire tablit les chques pour aller retirer largent la banque ou fait une demande de
sortie de caisse (voir le formulaire dans les procdures administratives) si largent est
disponible.

4. Le chque ou la demande de sortie de caisse accompagne par la demande de payement est


achemin chez le Responsable dExploitation de Zone pour signature ;

5. Aprs autorisation, sil y a lieu, le Comptable-secrtaire se rend la banque pour retirer


largent. Il ne doit retirer que largent dcaisser le mme jour.

Avant de passer au dcaissement, le jour prvu pour cette opration doit tre annonc ou
confirme temps afin de sassurer que tous les membres soient prsents ce jour l.

3.5. Dcaissement

3.5.1. Retrait de largent par lAgent de crdit

Au moment du retrait de largent par lAgent de Crdit, celui-ci signe pour encaissement sur
un reu (voir annexe n 11). Aprs, il se rend auprs du groupe pour dcaissement.

3.5.2. Distribution des fonds

Au moment du dcaissement, tous les membres du groupe doivent tre prsents y compris
ceux qui attendent leur tour pour le premier cycle. Le processus de dcaissement se fait de la
manire suivante :

1. LAgent de crdit fait le rappel des conditions des prts partir du contrat ;

2. Chaque bnficiaire doit apposer son empreinte sur la fiche dengagement individuel (voir
Annexe 9) ;

20
3. Le contrat proprement dit est sign par les membres du comit Administratif (voir annexe
8);

4. LAC remet largent des membres prsents au groupe par lintermdiaire du CA ;

5. Aprs comptage, les membres du comit administratifs et un reprsentant de lautorit de


quartier signe le reu de dcaissement (voir Annexe 13) prouvant que largent a t encaiss.
Le reu est tabli en trois copies : loriginale est destine la comptabilit, la deuxime
copie est donne au groupe et la troisime est garde comme souche.

6. En prsence de lAC, le CA du groupe remet chaque femme le montant de son prt tel que
figurant sur le tableau dengagement individuel ;

7. LAgent de crdit donne une copie du contrat avec ses annexes et la deuxime copie du reu
au groupe et clture la crmonie de dcaissement. LAgent de crdit garde la troisime
copie du tableau damortissement du prt pour sen servir comme base de suivi.

Au cas o le montant inscrit sur le contrat nest pas totalement dcaiss, le reu
dencaissement du prt doit porter seulement sur largent effectivement encaiss par le groupe. A
lexpiration de la dure prvue pour que la personne absente aille rcuprer largent au sige du
Programme, un avenant au contrat (voir annexe 14) devra tre tabli avec modification du tableau
damortissement du prt.

3.5.3. Remise des documents la comptabilit

Aprs le dcaissement, lAgent de crdit remet la comptabilit les documents suivants :

1. La copie du contrat et ses annexes signs par le comit administratif du groupe ;

2. Loriginale du reu de dcaissement du prt par le groupe sign par le comit administratif
du groupe et un reprsentant de la communaut. La rception du reu est matrialise par le
cachet de la comptabilit appose sur la souche.

Le dlai de remise des documents par lAgent de crdit est de deux jours au maximum aprs
loctroi du crdit.

3.5.4. Rintgration des fonds non distribus

Parfois, une femme peut tre absente le jour du dcaissement ou un membre peut refuser de
prendre le crdit demand. Un dlai dune semaine est accord pour quelle puisse venir chercher
son argent au sige sans pour autant dcaler la date de dbut du remboursement du crdit. Dans ce
cas, lAgent de crdit revient au sige avec la somme non dcaisse. Cette opration, dnomme
rintgration , doit tre assortie dun reu tabli et sign par le Comptable-secrtaire (voir
annexe 14). Il est tabli en trois copies dont loriginale est remise lAgent de crdit, la deuxime
copie est garde par le comptable et la souche est laisse dans le carnet.

Au moment de lencaissement du prt par la personne absente au moment du dcaissement,


celle-ci doit tre accompagne par au moins deux membres du comit administratif et lAgent de

21
crdit. Un reu de dcaissement complmentaire est sign par les membres du comit administratif
prsents, par la bnficiaire et lAgent de crdit. Comme pour le cas du dcaissement, loriginale
sera garde par la comptabilit, la deuxime copie sera donne au groupe et la souche garde dans
le carnet.

Si la personne absente au moment du dcaissement ne se prsentait pas dans un dlai dune


semaine, comme prcis ci-dessus, un avenant au contrat initial sera tabli et les modalits de
remboursement devront tre ajustes en consquence. Lavenant tabli en deux copies devrait tre
signe par le responsable dExploitation de la Zone et par le groupe.

3.6. Classement des documents

Le classement des documents relatifs la demande, lapprobation et le dcaissement des


prts devra se faire de la manire suivante :

1. Les demandes de prts devront tre verses dans le dossier de chaque groupe ;

2. La fiche dapprobation doctroi du crdit et la demande de payement seront classes par la


comptabilit comme pices justificatifs de la sortie de fonds ;

3. Le reu de dcaissement devra tre class par la comptabilit comme justificatif de


lencaissement par le groupe et du dchargement de lAgent de crdit pour largent reu ;

4. Les contrats et avenant ventuels devraient tre gards par la comptabilit part dans un lieu
sr aussi longtemps que le payement intgral nest pas encore intervenu. Aprs le
remboursement, ils devront tre verss dans le dossier de chaque groupement ;

5. Le reu de rintgration devra tre class comme justificatif du retour de largent en caisse.

3.7. Remboursement

Le remboursement des crdits consentis suit les procdures suivantes :

1. Date de versement de la premire chance : elle est faite quatre semaines aprs la date de
dcaissement ;

2. Collecte des remboursements au niveau des groupes et remplissage du journal de


crdit : la collecte des remboursements au sein du groupe doit tre faite au cours dune
runion de lassemble gnrale. Elle doit intervenir avant la date de versement des fonds au
lieu indiqu par le Programme mais au plus trois jours avant afin dviter que les fonds
soient gards pendant longtemps au sein du groupe. Au cours de la collecte, la secrtaire
crit devant le nom de chaque femme le montant de son remboursement dans le journal de
crdit du groupe (voir annexe 15).

3. Versement au Programme : au jour de semaine indiqu pour les remboursements, les


groupes doivent se prsenter leur zone dencaissement pour le versement des
remboursements. Cette opration se droule en deux tapes :

22
Contrle du montant des versements : un des agents de crdit dment mandat
vrifie sur le journal de crdit du groupe lexactitude des sommes rembourser, met
jour le montant restant d (capital et intrt) et appose sa signature dans la place
rserve au visa de contrle (voir annexe 15) ;

Encaissement des versements : lAgent de crdit charg de lencaissement vrifie la


somme qui lui est remise, fait le billetage, met ensuite la pice comptable de
remboursement crdit ou reu dencaissement (voir annexe 16) sur laquelle la ou les
reprsentantes du groupe apposent leur signatures. Le reu est mis en trois copies,
loriginale est remise au groupe, la deuxime copie est annexe au journal des
encaissements et la souche reste dans le carnet. Lagent de crdit porte ensuite sa
signature sur le journal de crdit du groupe (voir annexe 15) ;

Remplissage du journal des encaissements : la somme perue au niveau de chaque


groupement est report sur un tat de synthse intitul journal des encaissements
crdit (voir annexe 17). Le journal est tabli en deux copies accompagnes du
billetage. Loriginale est donne au Comptable-secrtaire et la copie est garde par
lAgent de crdit encaisseur de la journe.

Versement des encaissements la comptabilit : la fin de la journe, tout largent


vers est remis au comptable. Il doit y avoir adquation entre le total du journal des
encaissements et celui des reus, de mme quavec la somme perue et le billetage.
Le Comptable-secrtaire signe pour rception de largent sur les deux copies du
journal des encaissements crdit.

Remplissage du livre de caisse : le montant figurant sur le journal des encaissements


est port dans le livre de caisse.

3.8. Gestion des pnalits

Une pnalit est due chaque fois quune chance nest pas respecte. Elle correspond
10% du montant attendu lchance, avec un minimum de 1000 FCFA.

3.9. Suivi des impays

Il y a impay lorsquun groupe ne sacquitte pas intgralement du montant d lors du


remboursement de lchance. Ds la fermeture des caisses, les agents de crdit encaisseurs doivent
faire ressortir la liste des groupes dfaillants (si le systme de gestion le permet) et la communiquer
le soir mme aux agents de crdit responsables des groupes concerns. Chaque agent de crdit
concern doit dans un dlai de 24 heures analyser les raisons de non remboursement.

La liste des impays doit tre transmise au Responsable dExploitation de Zone le jour
suivant les remboursements. Lanalyse des causes dimpays doit lui tre communique avant
quatre jours.

23
Le suivi des impays doit suivre les procdures consignes dans le tableau ci-aprs :

Nombre Action Intervenants


de
retards
Visite au bureau du groupe au plus tard le lendemain de
limpay pour senqurir des causes de retard et des solutions
envisages et pour linformer de la pnalit et des sanctions
Agent de crdit
1 ventuelles lors du renouvellement du crdit.
(AC)
2 Runion de lassemble gnrale pour situer les responsabilits
et mettre en garde le groupe sur les risques courus par le groupe
sur la poursuite du partenariat avec le programme. Agent de crdit

AC et comit du
groupe restreint
Information des garants des membres dfaillants (sil y a lieu)
et du grand
3 pour quils remboursent les impays.
groupe sil y a
lieu
AC, comit du
groupe restreint
Runion du groupe au complet et intervention de lautorit du du grand groupe
4
quartier. (sil y a lieu) et
lautorit du
quartier
Transfert du dossier dans la catgorie du contentieux. Responsable
dExploitation de
5
Zone

Pour chacune des tapes ci-dessus, lAgent de crdit doit tenir un dossier pour chaque
groupement concern indiquant les causes de la situation, les actions entreprises, les rsultats
attendus et obtenus

3.10. Gestion des crdits en contentieux

A part les procdures ci-dessus dcrites, un dossier peut tre transfr dans la catgorie du
contentieux pour les raisons suivantes :

1. Dtournements importants mettant en cause le remboursement des prts consentis. Selon le


degr de gravit, le cas peut tre soumis directement aux autorits comptentes en matire
pnale ;

2. Refus caractris des membres du comit administratif dagir pour faire rembourser les
impays ;

3. Importants impays mettant en cause la probabilit de remboursement du capital et des


intrts restant dus ;

4. Autres facteurs compromettant profondment la probabilit de remboursement du capital et


des intrts restant dus.

24
Ds quun dossier est class dans la catgorie du contentieux, il est principalement dans les
mains du Responsable dExploitation de Zone. LAgent de crdit agit sous sa responsabilit et ses
ordres express. Les actions suivent les procdures consignes dans le tableau suivant :

Etape Action Rsultat/Mesure prise


Convocation des personnes dfaillantes au Remboursement des
sige du Programme avec leurs garants (sil yimpays ou transmission du
1 a lieu) et les membres du bureau du groupe dossier au niveau des
restreint et du grand groupe si ceux-ci restent
autorits administratives de
actifs et sont de bonne foi base
Remboursement des
impays ou transmission du
2 Transmission du dossier au niveau du lamidat
dossier au niveau de la
sous-prfecture
Remboursement des
Transmission du dossier au niveau du impays ou transmission du
3
procureur dossier la justice, sinon,
clture du dossier.
Transmission du dossier la justice aprs
Remboursement ou clture
4 comparaison des frais engager et des
du dossier
sommes recouvrer

25
CHAPITRE IV : EPARGNE

4.1. Types dpargne

Le Programme aura deux types de services dpargne savoir :

1. Epargne individuelle : elle est laisse lapprciation de chaque femme et de chaque


groupe en fonction des revenus et de lintrt attache lpargne. Mme si cette
pargne est volontaire, elle est encourage. Des sensibilisations et des formations seront
faites dans cette optique ;

2. Epargne collective ou fond de groupe : elle est laisse lapprciation du groupe.


Lapport individuel est le mme dans un groupe, mais peut varier de lun lautre. Cest
le fonds de groupe qui est destine servir de fonds de garantie. Son niveau doit tre au
minimum en cohrence avec celui stipul dans le contrat de prt.

4.2. Collecte de lpargne dans les groupes

Les deux types dpargne sont collects en mme temps que les remboursements des prts et
cela au cours de lassemble gnrale du groupement. Les payements individuels sont inscrits par la
secrtaire dans les journaux (voir annexes 18 et 19) et dans les carnets des clients pour lpargne
individuelle (voir annexe 20).

Si le niveau de lpargne de groupe natteint pas le montant requis au moment du


dcaissement du prt, la diffrence doit tre verse avant cette opration au bureau du Programme.

4.3. Versement des pargnes collectes au Programme

Au jour indiqu, la ou les personnes mandates par le groupe doivent se prsenter leur
zone dencaissement indique pour le versement des pargnes. Cette opration se droule en deux
tapes :

4.3.1. Contrle du montant des versements

Un des Agents de crdit ou une autre personne dment mandate par le Programme vrifie
les critures passes dans les journaux du groupe et appose sa signature lendroit prvu pour le
visa de contrle (voir annexes 18 et 19).

4.3.2. Encaissement des pargnes

LAgent de crdit charg de lencaissement vrifie la somme qui lui est remise.
Ensuite, il fait le billetage et met ensuite le reu (voir annexe 21) sur lequel la reprsentante du
groupe appose sa signature. Le reu est mis en trois copies, loriginale est remise au groupement,
la copie est annexe au journal des encaissements et la souche reste dans le carnet. LAgent de
crdit porte ensuite sa signature sur les journaux dpargne du groupe. Il reporte par ailleurs le
montant dpos par le groupe sur un tat de synthse intitul journal des encaissements/pargne
(voir annexe 22). Celui-ci est tabli en deux copies, loriginale est donne au Comptable-secrtaire
et la copie est garde par lAgent de crdit ayant encaiss les pargnes.

26
Au moment de lencaissement des pargnes par le Comptable-secrtaire, celui-ci signe pour
rception de largent en bas des deux copies du journal des encaissements.

Aprs lencaissement des pargnes, le Comptable-secrtaire remplit le livre de caisse en


sparant les deux types dpargnes.

4.4. Suivi des retards de dpts dpargnes

En cas de retards de dpt des pargnes dj enregistres dans les journaux dpargnes, les
agents de crdit doivent runir le comit administratif du groupe pour claircir la situation (en
situant les responsabilits).

4.5. Restitution de lpargne

4.5.1. Raisons de restitution des pargnes

Les pargnes peuvent tre restitues pour les raisons suivantes :

1. Epargne individuelle :

Retrait de toute lpargne en cas darrt du partenariat avec le groupe ou suite une
dcision du groupe ;
Retrait dune partie de lpargne la fin du cycle ;

2. Epargne collective :

Retrait de toute lpargne en cas darrt de partenariat avec le groupe ;


Retrait partiel du montant reprsentant la diffrence entre montant de lpargne
garantie stipule dans le contrat et le solde du jour.

4.5.2. Demande de fonds par lAgent de crdit

Le retrait de lpargne se fait uniquement en fin de cycle et sur demande des bnficiaires
lors de la dernire runion de fin de cycle avant loctroi dun nouveau crdit.

Lagent de crdit est charg de remplir et signer la demande de retrait dpargne (voir
annexe 23) quil remettra au comptable. Il doit y avoir une demande par type dpargne. Dans cette
demande, il doit prciser les lments suivants :

1. Type dpargne ;
2. Identit du groupement concern ;
3. Montant de la somme retirer ;
4. Billetage.

Aprs avoir reu la demande de restitution, le Comptable-secrtaire lexamine et lachemine


vers le Responsable dExploitation de Zone pour autorisation de payement. Il doit le faire
accompagner par une demande de payement par caisse sil y a de largent dans la caisse des
oprations techniques ou dun chque si largent doit tre retir la banque.

Le retrait de lpargne par lAC est matrialis par la signature du mme type de reu que
pour le crdit lors des oprations de dcaissement (voir annexe 11)
4.5.3. Remise des fonds aux bnficiaires

27
A la remise des fonds, tous les membres du groupe doivent tre prsents. Pour les pargnes
individuelles, lagent de crdit annonce et remet le total des pargnes au CA du groupe. Aprs
vrification du montant, les membres du comit administratif signe le reu de dcaissement (voir
annexe 12). Comme pour le dcaissement des prts, le reu est tabli en trois copies et cela pour
largent effectivement encaiss. Aprs la remise des pargnes, lAgent de crdit remet la deuxime
copie au groupe et loriginale est transmise la comptabilit. A la rception de cette copie, le
Comptable-secrtaire appose le cachet sur la souche.

En prsence de lAgent de crdit, le comit administratif donne chaque femme son


pargne individuelle contre apposition de lempreinte ou la signature sur le journal de retrait des
pargnes (voir annexe 24) et le carnet du client doit tre actualis cet effet.

Pour lpargne collective, celle-ci est remise au comit administratif du groupe en prsence
de tous les membres. Il appartient au groupe de dcider de lutilisation selon les dcisions prises
cet effet. Mais le groupe doit aussi signer le reu de dcaissement (voir annexe 12)

4.5.4. Rintgration de lpargne

Toute pargne non remise au groupe doit tre retourne la caisse immdiatement. La
remise se fait contre mission du reu de rintgration (voir annexe 14) en trois copies. Loriginale
est donne lAgent de crdit, la copie sert de pice justificative de lentre dans la caisse de
crdit/pargne. Si aprs une semaine les bnficiaires ne viennent retirer leurs pargnes, lopration
est considre comme clture.

Comme pour les crdits, les bnficiaires absentes lors de la remise des pargnes
individuelles doivent venir les chercher elles-mmes au bureau du Programme destin cet effet.
Elles doivent tre accompagnes par au moins deux membres du comit administratif. Largent est
remis contre lmission dun reu de dcaissement en trois copies, loriginale tant garde par la
comptabilit, la deuxime copie tant donne au groupe et la souche restant dans le carnet. Les
journaux et carnets des membres concerns doivent tre actualiss cet effet.

4.6. Rmunration de lpargne

Toutes les deux catgories dpargne sont rmunres au taux de 3% par an. Ce taux est
appliqu sur la moyenne annuelle. Celle-ci est calcule sur base des soldes de fin de mois. Les
intrts sont capitaliss sur le compte du groupe. Au niveau du groupe, le mme calcul est effectu
et les intrts sont inscrits dans les carnets des clients.

28
CHAPITRE V : FONDS DE SECOURS

La Fonds de secours est destin couvrir les remboursements en cas de maladies ou de


dcs.

5.1. Cotisation

Le montant de la cotisation est fix 500 FCFA par membre et par an. Les impays dun
membre peuvent tre couverts par le Fonds de secours si tous les membres de ce groupe, sans
exception, sont jour dans leurs cotisations. Le paiement de la cotisation se fait au 1er semestre de
chaque anne, soit au comptant, soit par transfert partir du Fonds de groupe si le solde de celui-ci
dpasse le montant de lpargne garantie stipule dans le contrat de prt.

Si la date dintgration dun nouveau groupe se fait au second semestre de lanne en cours,
le paiement de leur cotisation se fera seulement dans le courant de lanne n+1. La couverture
interviendra au cours de lanne venir aprs paiement de la cotisation.

5.2. Payement de la cotisation

Au niveau du groupe, le payement de la cotisation au Fonds de secours sont faits en AG. Ils
sont inscrits dans le journal du groupe du Fonds de secours (voir annexe 25). Lencaissement au
niveau du Programme suit les mmes procdures que pour lpargne et le crdit. Il y aura mission
dun reu (voir annexe 26) et tablissement dun journal dencaissement des cotisations au Fonds de
secours (voir annexe 27).

En cas de payement par lintermdiaire du Fonds de groupe, le groupe concern devra signer
lautorisation de transfert (voir annexe 28) condition que le solde ait un supplment ncessaire
cet effet au-del de la couverture de lpargne garantie.

Au vu de lautorisation de transfert et aprs vrification, le Comptable-secrtaire transmettra


le document au Responsable dExploitation de Zone qui autorisera en dfinitive de faire le transfert.
Celui-ci sera opr par une simple criture comptable.

5.3. Couverture

5.3.1. Cas de dcs

Le dcs doit dabord tre prouv par la production dune attestation de dcs dlivre par
lautorit comptente en la matire (en utilisant les formulaires dusage). Celle-ci sera transmise par
lintermdiaire de lAgent de crdit qui la transmettra au Comptable-secrtaire avec ses
observations portes sur la fiche de suivi du dcs pour couverture des impays (voir annexe 29).

Aprs avoir examin que les conditions douverture la couverture des impays sont
remplies, le Comptable-secrtaire consigne ses commentaires sur la fiche de suivi et transmet le
dossier au Responsable dExploitation de Zone. Aprs examen du dossier, celui-ci autorise la
couverture, roriente le dossier ou refuse la couverture.

Sur base du document de compensation, la Comptable-secrtaire procde aux critures de


rgularisation en annulant le capital restant d par la personne dcde. Un avenant au contrat doit
tre rdig en consquence. Il doit tre tabli en deux copies et sign par le Responsable
dExploitation de Zone et par le comit administratif du groupe. Lune des copies est garde par la

29
comptabilit et lautre copie est transmise au groupe. Le tableau damortissement du prt est aussi
revu en consquence et annex lavenant.

5.3.2. Cas de maladies

Le fonds de secours interviendra dans les cas de longue maladie ayant entrav de manire
manifeste lactivit dun bnficiaire de prt dont le groupe aura intgralement pay toutes les
cotisations. La priode dimmobilisation minimale qui sera prise en compte est de deux semaines
dhospitalisation ou dimmobilisation pour des raisons de sant. Ceci devra tre prouv par une
attestation mdicale ou tout autre document pouvant en tenir lieu.

Lindemnisation couvrira les remboursements en capital qui auraient d tre pays pendant
une priode de temps double de celle dhospitalisation ou dimmobilisation. Les intrts relatifs aux
remboursements passs en compensation du fonds de prvoyance seront annuls.

Le processus de compensation dmarre avec la production de lattestation mdicale ou du


document en tenant lieu. Le document sera transmis par lAgent de crdit qui laccompagnera de
ses observations sur son authenticit et sur la vracit du dossier en utilisant lannexe 29 comme
pour le cas de dcs. Le comptable suivra les mmes procdures que pour le cas de dcs pour
obtenir lautorisation de compensation. Comme pour le cas de dcs, aprs autorisation, un avenant
au contrat devra tre fait.

30
CHAPITRE VI : SUIVI DES GROUPES

Le suivi des groupes est une activit daccompagnement qui permet de mieux les
comprendre, de les appuyer dans la recherche de solutions leurs problmes et dans leur
dveloppement. Sa russite dpend de la bonne organisation des actions entreprendre et de leur
excution sans retard.

6.1. Classification des groupes

La classification des groupes est un lment trs important pour leur suivi. Elle se fait sur la
base du diagnostic dapprciation ralis la fin de chaque cycle de crdit. Cette classification
permet lAgent de crdit dtablir un bon planning des activits mener envers chaque groupe
dont ils ont la charge.

6.2. Activits de suivi

6.2.1. Visites informelles

Ce sont des visites inopines des Agents de crdit aux membres des groupes sur leurs lieux
de travail et dans leurs familles pour mieux les connatre ainsi que leurs activits et de comprendre
profondment leurs ventuelles proccupations. Ces visites permettent de :

1. Vrifier que les prts sont effectivement utiliss dans les activits gnratrices de revenus ;

2. Vrifier de manire non formalise limpact des prts sur les activits et les conditions de
vie des clientes ;

3. Montrer aux clientes que le Programme sintresse leur russite ;

4. Maintenir un contact personnalis avec les clientes et vrifier certains faits comme les cas de
longues maladies.

Pour lorganisation et la bonne gestion des ces visites informelles, lAC peut se rfrer aux
lments ci-aprs :

1. Frquence : 5 ou 6 fois par cycle ;


2. Droulement du crdit :

Adquation du cycle de crdit aux activits ;


Etat du march (volution des activits) ;
Evolution des dpenses ;

3. Difficults rencontres :

Causes ;
Solutions envisages ;
Conseil (encouragement, sensibilisation aux pargnes) ;

31
6.2.2. Participation aux runions

Autant que possible, lAgent de crdit doit participer aux runions des groupes en dehors de
celles lies aux formations, aux dcaissements et au renouvellement du crdit.

Cette participation permet de :

1. Mesurer lintensit de la vie associative du groupe ;

2. Suivre au jour le jour le dveloppement de la maturit des groupes et de leurs dirigeants ;

3. Dceler temps les lignes de fracture et daider les groupes les dpasser ;

4. Assurer la formation continue sur base de lactualisation des procdures ou des


incomprhensions constates dans leur application ;

Lors de la participation aux runions, lAgent de crdit doit laisser les organes du
groupement jouer leur rle et nintervenir quen cas de besoin.

6.2.3. Contrle des documents

Lors de visites informelles, de la participation aux runions des groupes et chaque fois que
loccasion le permet, lAgent de crdit doit faire le contrle des documents des groupes. Ce contrle
consiste suivre le bon remplissage et le classement des documents et la cohrence des chiffres
avec la ralit.

Cest au cours de ces contrles que les retards de dpts dpargne peuvent tre constats.
Cela peut tre d aux dtournements ou lutilisation de lpargne pour combler les retards de
remboursement pour ne pas payer des pnalits. Quand de tels cas sont constats, lAgent de crdit
doit statuer l-dessus avec le comit administratif et situer les responsabilits. Le prjudice subi par
certains membres cause de tels agissements doit tre rpar.

6.3. Gestion des problmes internes au groupe

Les problmes internes au groupe doivent faire lobjet dune analyse et dune rflexion avec
le CA et si ncessaire avec tous les membres. LAgent de crdit doit amener les groupes trouver
lui-mme les solutions ses problmes et non essayer de le faire leur place.

32
CHAPITRE VII : FORMATION DE RENFORCEMENT DU SAVOIR-FAIRE DES
MEMBRES DES GROUPES

Pour apprendre aux membres des groupes mieux grer le crdit et lpargne, et favoriser
ainsi le dveloppement de leurs affaires et de bons taux de remboursement des crdits, les agents de
crdit animent des modules de formation spcifiques. Les agents devront tre forms avant
dassurer ces formations au niveau des groupes

7.1. Module 1 : Bien choisir le montant de son crdit

Ce module devrait porter sur les lments suivants :

1. Besoins de financement dans les activits gnratrices de revenus et leur valuation ;


2. Dangers de prendre des prts suprieurs aux besoins de financement ;
3. Identifier et expliquer les raisons des carts entre les montants de crdits des membres dun
mme groupe ;
4. Etudes de cas pour illustration.

7.2. Module 2 : Distinguer le chiffre daffaires de la marge

Ce thme devra permettre aux femmes de faire une bonne rpartition de leurs fonds et de
savoir jusqu quelle limite elles font des bnfices ou des pertes. Le module portera sur les
lments suivants spcifiquement aux activits gnratrices de revenus :

1. Constitution du chiffre daffaires ;


2. Charges dexploitation ;
3. Marges ;
4. Dangers dus la confusion entre le chiffre daffaires et la marge ;
5. Etudes de cas pour illustration.

7.3. Module 3 : Grer, optimiser lpargne

A la fin de la formation, les participants seront capables de :

1. Citer les diffrentes sortes dpargnes mobilisables par les bnficiaires des services du
crdit solidaire et dexpliquer les contextes de leurs utilisations rationnelles ;
2. Expliquer limportance de lpargne dans le processus du dveloppement individuelle, des
affaires et au niveau collectif ;
3. Indiquer les avantages et les risques respectifs lis chaque type dpargne.

33
CHAPITRE VIII : ADHESION ET CONSTITUTION DE LASSOCIATION

En vue de prenniser le systme, il prvu que les femmes bnficiaires des services du
Programme sengagent crer une association pour assurer la continuit des activits de crdit et
dpargne. Ladhsion devra se faire conformment aux statuts et rglement intrieur qui seront
labors au moment opportun.

Le moment venu, tout groupe souhaitant adhrer devra tre inform sur les conditions
dadhsion.

8.1. Conditions dadhsion

Ladhsion sera ouverte toutes les femmes membres des groupes menant lactivit de
crdit et dpargne avec le Programme depuis au moins un an, jour dans les remboursements de
crdit et qui en feront la demande. Les groupes intresss devront faire une demande adresse la
prsidente de lassociation.

8.2. Droits dadhsion

Ladhsion lassociation sera conditionne au paiement des droits dadhsion dont le


montant et les modalits de payement seront dtermines par les organes de lassociation. Il devra
tre fait en sorte que la valeur des droits dadhsion et les modalits de payement ne soient pas un
frein ladhsion tout en tenant compte des besoins financiers de lassociation.

8.3. Etape de constitution de lassociation

Les principales tapes de la constitution de lassociation seront les suivantes :

1. Sensibilisation des membres des groupes sur limportance de lassociation ;


2. Formation sur les organes de gouvernance de lassociation ;
3. Campagne dadhsion lassociation ;
4. Constitution officielle de lassociation ;
5. Demande dagrment de lassociation.

34
CHAPITRE IX : PLANNING, RAPPORTS ET INDICATEURS DE SUIVI DES
ACTIVITES DES AGENTS DE CREDIT

9.1. Planning hebdomadaire

Le planning est un calendrier dexcution des tches prvues dans la semaine (voir annexe
30). Il est tabli par chaque Agent de crdit pour sa zone dintervention et remis au Responsable
dExploitation de Zone le vendredi matin pour discussion, approbation et pour servir de base de
suivi. La prsentation du plan dactivit de la semaine sera prcde par une mise au point verbale
sur les activits de la semaine en cours.

Chaque Agent de crdit doit tablir son programme de travail dans lequel il prcisera toutes
ses activits de la semaine, les activits, les objectifs et les rsultats atteindre en prcisant chaque
fois les lieux et les groupes concerns. Le programme hebdomadaire devra sinsrer dans le cadre
de la programmation mensuelle qui suivra aussi le mme canevas.

9.2. Rapport mensuel sur les groupes

Les rapports dactivits doivent tre remis au Responsable dExploitation de Zone avant le
dixime jour du mois suivant celui objet du rapport. Le rapport doit porter sur les lments dtaills
dans les paragraphes ci-aprs.

9.2.1. Contexte

Le contexte permet doit donner des prcisions sur les lments suivants :

1. Etat du march des activits gnratrices de revenus: lAgent de crdit doit chercher
le maximum dinformation possible permettant de comprendre la situation les activits
menes par les clientes ;

2. Evnements particuliers survenu dans la ville : les vnements particuliers pouvant


avoir un impact particulier sur lactivit (exemple des alas climatiques) doivent tre
suivis par lAgent de crdit.

9.2.2. Activits des groupes

Cette partie du rapport portera sur les lments suivants :

1. Nombre dentretiens raliss durant le mois ;


2. Nombre denqutes ralises durant le mois ;
3. Nombre dintgrations ralises durant le mois ;
4. Nombre de groupes en attente ;
5. Nombre dentres durant le mois ;
6. Nombre de sorties durant le mois ;
7. Effectif total la fin du mois ;
8. Situation des groupes suivant le diagnostic (bon, moyen, faible).

35
9.2.3. Evolution crdit - pargne

Au niveau du crdit, le rapport portera sur les lments suivants:

1. Groupes problmes ;
2. Groupes qui arrivent en fin de cycle le mois suivant ;
3. Groupes en retard de paiement (dune semaine, deux semaines, trois semaines et plus) avec
les impays et les soldes respectifs.

Au niveau de lpargne, le rapport portera sur les lments suivants :

1. Groupes qui ont eu des dtournements dpargne ;


2. Groupes pargne faible ;
3. Montant total des pargnes retires.

9.2.4. Adhsions lassociation

Les lments qui seront consigns dans le rapport porteront sur les rubriques suivantes :

1. Nombre de groupes anims ;


2. Nombre de groupes engags ;
3. Situation des droits dadhsion ;
4. Nombre de groupe ayant libr tout ou partie des droits dadhsion.

9.3. Indicateurs dactivits et de performance par quartier et


agent de crdit

Le niveau dactivit et de performance par agent de crdit et par quartier peut tre apprci
par lanalyse de certains indicateurs (dont le tableau sera produit ultrieurement).

=========================FIN==========================

36
Annexe 1
Entretien avec les responsables du groupe : notation

Date :
Nom de lenquteur : ..

Nom du groupe : ......................................................................


Adresse : .......................................................................
BP :
Tel :

Nombre actuel dadhrents :

Nombre de sorties depuis la cration du groupe :

Nombre dentres depuis la cration du groupe :

Nom et prnom de la Prsidente : ..........

Activits du groupe :

1. Lappartenance au groupe cible selon lanalyse des activits

ACTIVITES NOMBRE OBSERVATIONS

Restauration, bar
Commerce de marchandises
diverses
Vente de produits agricoles
Commerce de pagnes et autres
articles vestimentaires
Production de jus de fruits et de
yaourts
Petite alimentation
Commerce de bois et de charbon
Commerce de poissons
Extraction dhuile darachides
Fabrication et vente de bili-bili
Vente deau et de glace
Couture, broderie et teinture
Elevage et embouche
Autres
Total public cible
Total public hors cible
Total effectif du groupe
% du groupe cible

- Si le taux de public cible est infrieur 70% : 0


0 2 4
- Si le taux de public cible est gal 70% : 2
- Si le taux de public cible est suprieur 70% : 4

37
2. Cohsion et solidarit entre les membres du groupe

Date de cration du groupe : / / Agrment n : du : / /

- Si la dure dexistence du groupe est infrieure 3 ans : 1 1 2 4


- Si la dure dexistence du groupe est gale 3 ans : 2
- Si la dure dexistence du groupe est suprieure 3 ans : 4

Liens : Quel est le type de liens (voisinage, activits, assistance sociale mutuelle, parent en dehors
de la famille nuclaire) entre les membres du groupe et la prsidente ?

- Si aucun lien avec la prsidente : 0


- Si lien de voisinage : 2 0 2 4
- Si liens professionnels : 4
3. Richesse des membres du groupe

Nombre de locataires : Combien de membres sont-elles locataires de leurs logements :

- Si le nombre de locataires est infrieur 80% : 2 2 4


- Si le nombre de locataires est suprieur 80% : 4

Appartenance plusieurs tontines : Combien de membres appartiennent-elles plusieurs groupes


ou tontines ?

- Si le nombre est entre 20% et 50%: 1 1 2


- Si le nombre est infrieur 20% : 2
Cotisation au fond de groupe : Quelle est la taille de la cotisation priodique au fond de groupe ?

- Si la cotisation est suprieure 1 000 FCFA : 0


- Si la cotisation est entre 1 000 et 500 FCFA : 1 0 1 2
- Si la cotisation est infrieure 500 FCFA : 2
Epargne individuelle ou participation dans la tontine: Quelle est la taille moyenne de la cotisation
priodique la tontine ou de lpargne individuelle ?

- Si la cotisation est suprieure 2 000 FCFA : 0


- Si la cotisation est entre 1 200 et 2 000 FCFA : 1 0 1 2
- Si la cotisation est infrieure 1 200 FCFA : 2
4. Exprience des gestionnaires du groupe

Secrtaire
- Si illettre ainsi que son entourage : 0 0 1 2
- Si lettre faible : 1
- Si lettre correcte : 2

38
Prsidente et trsorire

- Ignorantes des activits et du fonctionnement du groupe : 0


- Si les deux responsables connaissent les activits et le fonctionnement du groupe 0 1 2
mais ont peu dides sur son dveloppement du groupe et que la trsorire est non
exprimente dans la gestion de largent : 1
- Si les deux responsables satisfont la deuxime rubrique et la trsorire
matrise le calcul arithmtique : 2

Note totale obtenue par le groupe : /28 (note minimale : 14).

Conclusion et recommandations de lAgent de crdit

..........................

...........................

Date : / / / Signature :

Observations, commentaires et dcision du Responsable dExploitation de Zone

..........................

...........................

Date : / / / Signature :

39
40

Annexe 2 Entretien avec le groupe : Identification des membres et de leurs activits

Noms et prnoms Age Nombre Lettre Emploi Activit Lieu Cycle Fonds de Apport du
denfants du mari actuelle dexploitation roulement Programme/Activit
projete

40
41

Enqute avec le groupe : notation

Date : ..
Nom de lenquteur :
Nom du groupe :

1. Contenu de lanimation

1.1. Lorganisation

- Comment comptez-vous vous organiser par rapport loctroi (constitution des sous-
groupes) ?
...

- Comment comptez-vous vous organiser pour le remboursement ?


...

- Comment comptez-vous vous organiser en cas dimpays ?


...

1.2. Lpargne individuelle (E.I) avec le Programme

- Comment lpargne est-elle normalement organise dans votre groupe ?


...

- Quels sont, selon vous, les avantages de lpargne avec le Programme ?


...

41
42

- Quelles mesures avez-vous pour encourager lpargne auprs des autres membres du
groupe ?
...

1.3. Le Fond de Groupe (FG)

- A quoi sert le FG ?
...

- Comment constituer un FG (modalits de constitution, montants, moyens de pression)?


...

2. Procdure dannotation de lenqute

2.1. Comportement

- Si lcoute est attentive : 1 Sinon : 0


- Si la prise de parole est multiple : 1 Sinon : 0
- Si pas de contradiction entre les membres du groupe : 1 Sinon : 0

Commentaires :
...

Total comportement :
/3
2.2. Motivation

- Si 80% des membres sont prsents : 1 Sinon : 0


- 50% des membres au moins connaissent
quelque chose sur le Programme : 1 Sinon : 0

Commentaires :
...

Total motivation :
/2

42
43

2.3. Dynamisme conomique

- Si 90% ont une activit au moins mi temps : 1 Sinon : 0


- Si capacit grer leurs activits: 1 Sinon : 0
- Si capacit innover partir du crdit : 1 Sinon : 0

Commentaires :
...

Total Dynamisme conomique :


/3

2.4. Organisation du groupe devant le crdit

- Si ides de caution solidaire : 1 Sinon : 0


- Si ides pour sorganiser en sous-groupes : 1 Sinon : 0

Commentaires :
...

Total organisation du groupe devant le crdit :


/2

2.5. Utilisation du crdit

Si crdit utilis des fins commerciales : 1 Sinon : 0

Commentaires :
...

Total utilisation du crdit : /1

Note totale obtenue par le groupe : /11 (Note minimale pour tre slectionn : 8/11)

43
44

Conclusions et recommandations de lAgent de crdit

...

...

Date : / / / Signature

Observations, commentaires et dcision du Responsable dExploitation de Zone

...

...
...

...

...
...

...

...
...

Date : / / / Signature

44
45

Annexe 2 : Enqute auprs de 3 personnes

Stock Transformation Vente/jour


Noms et Prnoms Activits Crdit Cash Rpartition des recettes
actuel Oui/Non en FCFA

45
46

Annexe 3 : Evaluation de fin de cycle

1.Principales difficults rencontres par le groupement et les solutions mises en


oeuvre pour y faire face

Notation :

Sil y a eu des problmes importants dans le groupe (dtournements,


conflits importants ou autres problmes) = 0 ;
si ce nest pas le cas = 1

2. Dynamisme conomique des membres du groupe

Notation :

Si les femmes sont entreprenantes, voyagent beaucoup, grent bien leurs affaires
=2;
Si les femmes sen sortent correctement mais nont pas beaucoup de potentialits
pour dvelopper leurs affaires = 1 ;
Si les femmes sen sortent difficilement, narrivent pas bien rentabiliser leurs
activits = 0.

3. Qualit de lorganisation et de gestion du groupe

Notation :

Si le groupe se runit rgulirement et que la gestion est bien repartie entre les
membres du bureau, que les remboursements sont bien organiss = 2 ;
Si le groupe fonctionne correctement mais que certains de ces critres ne sont
pas remplis = 1 ;

46
47

Si le groupe a des difficults lies son manque dorganisation ou la faiblesse


de sa gestion (difficults se runir en cas de problmes, secrtaire qui trouve
quelle fait trop, pas de confiance sur lpargne) = 0.

4. Cohsion au sein du groupe

Notation :

Si le groupe est uni, que les membres se connaissent, quils sont prts trouver
une solution si une personne ne peut pas rembourser = 2 ;
Si le groupe ne prsente pas de problmes particuliers mais ne vous semble pas
trs soud = 1 ;
Sil y a des conflits dans le groupe ou que les membres ne se connaissent pas = 0.

Note minimale totale pour passer au cycle suivant :3/7

Conclusions et recommandations de lAgent de crdit :

Date : //./ Signature

Commentaires, observations et dcision du Responsable dExploitation de Zone :

Date : //./ Signature

47
48

Annexe 4 : Mouvements des membres au sein du groupement


1. Membres passifs

N NOMS ET PRENOMS MOTIFS

2. Dmissionnaires

N NOMS ET PRENOMS MOTIFS

3. Nouveaux membres

N NOMS ET PRENOMS MOTIFS

Commentaires de lAgent de crdit sur lvolution du nombre de membres du


groupe :

Date : //./ Signature

48
49

Annexe 5 : Fiche de demande de prt

N NOMS ET EPARGNE MONTANT MONTANT EPARGNE


PRENOMS INDIVIDUELLE SOLLICITE ACCORDE A RETIRER

TOTAL

Signatures des membres du Comit Administratifs : Date : / / /

Prsidente Secrtaire Trsorire

Conclusions et recommandations de lAgent de crdit

Date : / / / Signature

Observations et dcision du Responsable dExploitation de Zone

Date : / / / Signature

49
50

Annexe 6 : Fiche de dcision daccord ou de refus doctroi de crdit

1. Date de runion :

2. N de cycle :

3. Montant sollicit :

4. Montant accord :

5. Epargne de groupe disponible:

6. Epargne de groupe mobiliser :

7. Principales recommandations pour le cycle suivant :

8. Raison de refus doctroi de crdit :

Date et Signature de lAgent de crdit

Date et signature du Responsable dExploitation de Zone

50
51

Annexe 7 : Demande de payement

Nom du groupe :

Date doctroi :

Montant :

Billetage

Nombre Valeur Montant


. 10 000
5 000
2 000
1 000
500
Total

Date et signature de lAgent de crdit

Vrification du Comptable-Secrtaire

Source de fonds : Caisse pargne-crdit

Banque

Date et signature du Comptable-secrtaire

Autorisation de sortie : date et signature du Responsable dExploitation de Zone

51
52

Annexe 8 : CONTRAT DE PRET

A PARTIES CONTRACTANTES

MIFED (Programme de Crdit Solidaire de Garoua et de Maroua) reprsent


par. ...

dune part ;

Et

Le Groupe ...,
Quartier ....,
Sous-prfecture :, reprsent par le Comit
Administratif dautre part.

B OBJET DU CONTRAT

Il est tabli, entre MIFED (Programme de Crdit Solidaire de Garoua et de


Maroua) dnomm Prteur et le Groupe.
.. dnomm Emprunteur, un contrat de
prt en espces pour distribution ses membres sous forme de crdit. Ces
derniers acceptent les termes de ce contrat et signent sur la liste en annexe I
des prsentes pour en faire partie intgrante.

C OBJET DU FINANCEMENT

Le crdit est destin laugmentation des fonds de roulement des membres du


groupe afin de leur permettre damliorer leurs activits gnratrices de revenus.

D TERMES FINANCIERS DIRECTS DU CONTRAT

Par ce prsent contrat, MIFED (Programme de Crdit Solidaire de Garoua et de


Maroua) accorde au Groupement un prt en espces
dun montant de
.. ( )F
CFA pour une dure de ..... mois avec un taux dintrt de 2%
mensuel et constant pendant toute la dure du prt, et ce jusqu
remboursement intgral.
Le montant des remboursements et leurs chances sont fixs selon le plan de
remboursement en annexe II.

52
53

E OBLIGATIONS DE LEMPRUNTEUR

- Chaque membre rembourse rgulirement pendant les runions du


Groupement aux mains du Trsorier du Groupement qui, accompagn
dun membre du Comit Administratif, procdera au versement au point
de collecte convenu.

- Chaque membre emprunteur est conjointement et solidairement


responsable du remboursement intgral du prt en principal et intrt.

- Une pnalit de 10% du montant en retard devra tre paye la


prochaine chance avec un minimum de 1 000 F CFA par membre ;

- Le Groupe accepte de bloquer sur le comptes fonds de groupe .% du


prt octroy jusquau remboursement intgral du prt ;

- Le financement du prt par un des membres du Groupe pour une autre


activit que celle prescrite dans le prsent contrat rendra la dette
directement exigible. Il en sera de mme si le membre quitte le
Groupement.

F DISPOSITIONS FINALES

MIFED (Programme de Crdit Solidaire de Garoua et de Maroua) sengage


accorder un autre prt aux membres qui auront respect le plan de
remboursement et qui souscriront aux autres exigences usuelles requises selon
les modalits fixes par MIFED (Programme de Crdit Solidaire de Garoua et de
Maroua) lpoque concerne.

Le prsent contrat prend effet compter de sa date de signature.

Fait , le

Pour le Groupe

Le Comit Administratif

La Prsidente La Trsorire La Secrtaire

..

Pour MIFED

53
54

Annexe 9 : Fiche dengagement individuel

N NOMS ET PRENOMS MONTANT SIGNATURE OU


EMPREINTE
DIGITALE

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

TOTAL

54
55

Annexe 10 : Tableau damortissement du prt

N DATE DE CAPITAL INTERETS TOTAL SOLDE


REMBOURSEMENT

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18

55
56

Annexe 11 : Reu dencaissement par lAgent de crdit pour le


dcaissement

Reu la somme de (en chiffres) :

En lettres :

Groupe : .
..

Motif : ...

Pour acquit

Agent de crdit :

Date : .// /

Signature

56
57

Annexe 12 : Reu de dcaissement

Reu de MIFED la somme de :

En chiffres :

En lettres :

Motif :.
..

Cycle n :

Pour le Groupe

Le Comit Administratif

La Prsidente La Trsorire La Secrtaire

..

Tmoins

57
58

Annexe 13 : Avenant au contrat

AVENANT AU CONTRAT DU .
AVEC LE GROUPE . .

A PARTIES CONTRACTANTES

MIFED (Programme de Crdit Solidaire de Garoua et de Maroua), reprsent


par
.
dune part ;

et

le Groupe . .
reprsent par le Comit Administratif dautre part.

B OBJET ET TERMES DE LAVENANT

Par le prsent avenant, le prt matrialis par le contrat du .


est rduit de..
()
Ainsi, le prt octroy passe de
()

(.)

Le nouveau montant des remboursements et leurs chances sont fixs selon le


plan de remboursement en annexe I.

Fait ..., le

Pour le Groupe

Le Prsident Le Trsorier Le Secrtaire


.

Pour MIFED

58
59

Annexe 14: Fiche de rintgration de largent non dcaiss

Montant rintgr en chiffres :

Montant rintgr en lettres :

..

Motif(s) de la rintgration :
..............................................

Type dopration: ..

Groupe :

Quartier : ..

Date de retraitMontant retir/caisse

Contrat nMontant reu par le groupe

Date et signature de lAgent de crdit

Signature du Comptable-secrtaire

59
60

Annexe 15 : Journal de crdit du groupe

Nom du groupe : N du Contrat : Montant de crdit :

N
DATE DOCTROI Echance Total

Date de
NOM ET PRENOM rembours
ement

TOTAL
Date de versement
VISA/contrle
Encours de crdit

60
61

Signature de lagent
encaisseur

Annexe 16 : Reu dencaissement des remboursements

Programme de Crdit Solidaire de Garoua et de Maroua

N Groupe ://./
Date:
X 10000 Entre
X 5000
X 500 Pice C N
X 1000
X 500
X 250 Remboursement crdit
X 100
X 50 Pnalits
X 25
X 10 TOTAL
X 5
Total caisse

Signature et cachet du Caissier Nom et prnom des dposantes

61
62

Annexe 17: Journal des encaissements/crdit

DATE : / / /

N GROUPE N N MONTANT MONTANT N IMPAYE


CONTRAT ECHEANCE ATTENDU REMBOURSE RECU

TOTAL

Arrt, la prsente fiche la somme de :


.

Nom et signature de lAgent de crdit encaisseur

Nom et Signature du Comptable-secrtaire

62
63

Annexe 18 : Journal de des pargnes individuelles

Nom du groupe : ..

N
Dchance Total

Date de
NOM ET PRENOM versement
au groupe

TOTAL
Date de versement au
Programme
VISA/Contrleur
Encours
Signature de lAgent de
crdit encaisseur

63
64

Annexe 19 : Journal de lpargne de groupe

Nom du groupe : ..

N
Semaine Total

Date de
NOM ET PRENOM versement
au groupe

TOTAL
Date de versement
VISA/Contrleur
Encours
Signature de lAgent de
Crdit encaisseur

64
65

Annexe 20 : Carnet du client

Groupe : ..

N du client : ..

Nom du client :

Prnom : .

Nom du pre : .

Date et lieu de naissance : ..

Quartier de rsidence :

DATE MONTANT NATURE DE SOLDE VISA DU CONTROLE


LOPERATION GROUPE PROGRAMME

65
66

Annexe 21 : Reu dencaissement de lpargne individuelle et de groupe

Programme de Crdit Solidaire de Garoua et de Maroua

Nom du Groupe :
Date:
X 10000 Entre
X 5000
X 500 Pice E N...
X 1000
X 500
X 250
X 100 EID
X 50
X 25 FDG
X 10
X 5 TOTAL
Total caisse

Signature Caissier et cachet Nom et prnom


des dposantes

66
67

Annexe 22 : Journal des encaissements/ pargne

Date :. /../.

Nom du EID FDG Total N de reu


groupe

TOTAL

Arrt, la prsente fiche la somme de

Nom et signature de lAgent de crdit encaisseur

Nom et Signature du Comptable-secrtaire

67
68

Annexe 23 : Demande de retrait dpargne

Nom du groupe : .

Type dpargne :

Date de remise :

Montant

Billetage

Nombre Valeur Montant


. 10.000
5.000
2500
1000
500
Total

Date et signature de lAgent de crdit

Vrification : date et signature du Comptable-secrtaire:

Caisse Banque

Autorisation de sortie : date et signature du Responsable dExploitation de Zone :

68
69

Annexe 24 : Fiche de remise des pargnes individuelles

N NOMS ET PRENOMS MONTANT SIGNATURE OU


EMPREINTE
DIGITALE

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

TOTAL

69
70

Annexe 25 : Journal de groupe des cotisation au Fonds de secours

Nom du groupe : ..

N
Semaine Total

Date de
PRENOM - NOM versement
au groupe

TOTAL
Date de versement
VISA/Contrleur
Signature de lAgent de
crdit encaisseur

70
71

Annexe 26 : Reu des cotisations au Fonds de secours

Programme de Crdit Solidaire de Garoua et Maroua

N Groupe ://./
Date:
X 10000 Entre
X 5000
X 500 Pice F N
X 1000
X 500
X 250
X 100
X 50
X 50
X 10 Montant
X 5
Total caisse

Signature et cachet du Caissier Nom et prnom des dposantes

71
72

Annexe 27 : Journal dencaissement des cotisations au Fonds de secours

Date :. /../.

Nom du groupe Montant N de reu

TOTAL

Arrt, la prsente fiche la somme de :


.

Nom et signature de lAgent de crdit encaisseur

Nom et Signature du Comptable-Secrtaire

72
73

Annexe 28 : Autorisation de transfert du Fonds de groupe au Fonds de secours

Aprs dcision de lAssemble Gnrale du groupe tenue en date du . en


prsence de lAgent de crdit, le Comit Administratif du groupe
autorise le Programme de Crdit Solidaire de Garoua et de Maroua utiliser un montant de (en
chiffres et en lettres) ......................................................
.
.
retir sur le Fonds de groupe pour payer les cotisations au Fonds de secours.

Pour le Groupe

Fait : le /../../

Le Prsident Le Trsorier Le Secrtaire


.

73
74

Annexe 29 : Fiche de suivi dcs/maladies pour couverture des impays

Identification de la personne dcde/malade :

Nom du groupe :

Situation du prt de la personne dcde ou malade

Crdit octroy Capital d Intrt

..

Avis de lAgent de crdit :

Date : / / / Signature

Observations du Comptable-secrtaire :

Date : / / / Signature

Dcision du Responsable dExploitation de Zone :

Date : / / / Signature

74
75

Annexe 30 : Fiche de planning des activits

JOUR DE LA ACTIVITES OBJECTIFS RESULTATS


SEMAINE ATTENDUS

LUNDI

MARDI

MERCREDI

JEUDI

VENDREDI

75