Explorer les Livres électroniques
Catégories
Explorer les Livres audio
Catégories
Explorer les Magazines
Catégories
Explorer les Documents
Catégories
Dveloppement et de Recherche
Nord Cameroun
CENTRE INTERNATIONAL
MICROFINANCE ET DE
DEVELOPPEMENT DEVELOPPEMENT ET DE
RECHERCHE
Aot 07
TABLES DES MATIERES
1
3.6. Classement des documents relatifs aux prts
22 2
3.7. Remboursement des prts . 22 2
3.8. Gestion des pnalits 23 2
3.9. Suivi des impays . 23 2
3.10. Gestion des prts en contentieux 24 2
ANNEXES
2
Annexe 5 : Fiche de demande de prt .. 49 5
Annexe 6 : Fiche de dcision daccord ou de refus doctroi de crdit . 50 5
Annexe 7 : Demande de payement 51 5
Annexe 8 : Contrat de prt 52
Annexe 9 : Fiche dengagement individuel .. 54 5
Annexe 10 : Tableau damortissement du prt . 55 5
Annexe 11 : Reu dencaissement par lAgent de crdit pour le dcaissement 565
Annexe 12 : Reu de dcaissement 57 5
Annexe 13 : Avenant au contrat . 58 6
Annexe 14 : Reu de rintgration de largent non dcaiss . 59 6
Annexe 15 : Journal de crdit du groupe 60
Annexe 16 : Reu dencaissement des remboursements 61 6
Annexe 17 : Journal des encaissements/crdit 62
Annexe 18 : Journal de groupe de lpargne individuelle .63
Annexe 19 : Journal de groupe de lpargne de groupe . 64
Annexe 20 : Carnet du client .. 65
Annexe 21 : Reu dencaissement de lpargne individuelle et de groupe 66
Annexe 22 : Journal des encaissements/pargne 67
Annexe 23 : Demande de retrait dpargne . 68
Annexe 24 : Fiche de remise des pargnes individuelles 69
Annexe 25 : Journal de groupe des cotisations au Fonds de secours .. 70
Annexe 26 : Reu des cotisations au Fonds de secours .. 71
Annexe 27 : Journal dencaissement des cotisations au Fonds de secours . 72
Annexe 28 : Autorisation de transfert du Fonds de groupe au Fonds de secours
73
Annexe 29 : Fiche de suivi des dcs et des maladies . 74
Annexe 30 : Format de planning des activits ................. 75
3
PREMIERE PARTIE : DEMARCHE GLOBALE
Cette procdure a pour objectif le choix des quartiers dimplantation des activits du
programme. Les zones cibles doivent permettre la prennisation du Programme compte tenu de
leurs potentialits dmographiques, conomiques, sociales et organisationnelles tout en tenant
compte de la population cible.
4. Population fminine abondante et active : la tranche dge des femmes comprise entre
18 et 60 ans est importante et a des activits lucratives, des charges importantes avec des
recours limits ;
1. Etude du milieu : elle vise collecter des donnes de base sur les quartiers dans les
domaines ci-aprs :
Situation socio-conomique ;
Historique du peuplement ;
Situation politique ;
4
Habitat et infrastructures ;
Intervenants dans le domaine de dveloppement surtout dans le secteur de lpargne
et du crdit.
2. Entretien avec les personnes ressources : cette tape vise lintroduction du Programme
dans le quartier, le recueil dinformations complmentaires et lidentification des groupes de
femmes exerant les activits gnratrices de revenus. Les personnes ressources peuvent
tre des responsables administratifs, politiques, traditionnels, religieux ayant une bonne
rputation auprs de la communaut. Ici aussi, les donnes collectes lors de ltude de
faisabilit devront tre mises contribution ;
3. Observation directe sur le terrain : elle vise vrifier lexistence physique de certaines
donnes collectes : accessibilit, marchs, infrastructures, climat social
A la fin de ltape de diagnostic des quartiers prslectionns, lagent de crdit devra tablir
un rapport contenant au minimum les lments suivants :
1. Hirarchisation motive des quartiers diagnostiqus selon les critres ci-dessus dfinis ;
2. Inventaire des groupes identifis par quartier avec mention des principales informations
collectes par groupe.
Comme tous les quartiers ayant fait partie du groupe des ceux qui auront t diagnostiqus
ne pourront pas tre couverts en mme temps, cest lors des discussions entre les Agents de crdit et
le Responsable dExploitation de Zone que les quartiers seront classs par ordre de priorit en
termes de visite des groupes compte tenu du plan de travail qui aura t trac.
Tous les lments relatifs au diagnostic des quartiers devront tre verss dans le dossier de
prise de connaissance gnrale de la zone dactivit.
5
CHAPITRE II : PRISE DE CONTACT AVEC LES GROUPES IDENTIFIES
Cette phase est aussi mene par les Agents de crdit et vise connatre les groupes
identifis, valuer leur fonctionnement et leur solidit et tester leur intrt pour le partenariat avec le
Programme. Elle est couverte en deux tapes.
Lobjet de cet entretien est de connatre les groupes travers leurs responsables qui sont
leurs porte-parole. Lentretien doit faire ressortir les lments suivants :
1. Age du groupe ;
3. Richesse du groupe telle que traduite par les conditions de lhabitat, la cotisation et les
activits menes par les membres du groupe ;
Le groupe cibl est valu sur base des quatre points dapprciation ci-dessus. La note
minimale est de 14 sur un total de 28 (voir annexe n1). Au cours du mme entretien, lAgent de
crdit prsentera aux responsables des groupes les principaux lments des procdures du
Programme. Aprs lentretien, si le groupe ne se montrait pas intress par le partenariat, lAgent de
crdit devrait remercier les responsables et clturer les dmarches de partenariat. Dans le cas
contraire, lAgent de crdit poursuivra son analyse par une enqute au sein du groupe en prsence
de tous les autres membres.
Lobjectif de cette enqute est de vrifier la vracit et la fiabilit des informations fournies
par les responsables au cours de lentretien prcdent. Elle doit faire ressortir le degr de cohsion
du groupe, la solidarit entre les membres. Elle doit aussi montrer le dynamisme conomique du
groupe partir de lanalyse des activits dun chantillon dau moins 3 personnes. Les rponses aux
diffrentes questions poses (voir annexe n2) feront lobjet dune analyse pour la continuit de la
collaboration. La note minimale requise est de 8/11.
Avant de tirer la conclusion, lAgent de crdit devrait confirmer les informations collectes
sur chaque groupe auprs dune ou des personnes ressources crdibles identifies lors de la phase
prcdente. En plus, lAC devra visiter certaines activits des membres du groupe pour vrifier les
dclarations relatives aux activits. Par la mme occasion, il sinformera sur la moralit des
responsables du groupe et surtout celle de la prsidente.
Aprs les deux tapes, le travail dentretien avec les responsables du groupe et denqute
auprs des membres pourra tre conclu par lAgent de crdit qui se prononcera sur lventualit de
passer ltape suprieure avec le groupe. Cette conclusion devra tre soumise au Responsable
6
dExploitation de Zone. Celui-ci pourra approuver ou amender de manire motive les conclusions
de lAgent de crdit.
Tous les documents relatifs au diagnostic de chaque groupe devront tre verss dans le
dossier particulier chaque groupe.
7
CHAPITRE III : INFORMATION DES GROUPES SUR LES ACTIVITES DU
PROGRAMME ET SES PROCEDURES
Aprs que les groupes devant passer ltape suivante auront t slectionns et selon le
plan dimplantation des activits du programme, tous les groupes seront informs sur les rsultats
de la premire phase. La formation pourra alors commencer dans les groupes choisis. Elle divise
en trois parties, savoir :
Les deux premires formations stendront sur 5 semaines avec une sance de formation par
semaine. Elles auront lieu avant la demande de prt pour le premier cycle. La troisime formation
aura lieu aprs le dcaissement de premier cycle mais avant la premire chance.
8
3.2. Formation des membres du comit administratif
9
DEUXIEME PARTIE : PROCEDURES
Pour tre membre dun groupe partenaire du Programme, il faudrait remplir les conditions
suivantes :
1. Etre de sexe fminin. les hommes ne seront accepts que dans des cas particuliers
justifis par lintrt du groupe et sils sont depuis longtemps membres du groupe ;
2. Etre majeur (18 ans au minimum) et pouvoir lattester par des documents
didentification lgaux ;
9. Etre intgr et accept au sein dun groupe dont tous les membres acceptent dassurer la
caution solidaire ;
10. Etre prt accepter et respecter les politiques et procdures rgissant les crdits ;
11. Etre prt accepter et rester fidle aux rglements rgissant le groupe ;
12. Ne pas tre dun mme mnage nuclaire quun autre membre de son groupe.
1. Perte de la qualit de membre : en dehors des cas de dcs, un membre dun groupe peut
perdre sa qualit de membre pour les raisons suivantes :
Retrait volontaire ;
Changement de rsidence ;
Non respect des rglements du groupe ;
Implication dans des conflits nuisibles au groupe ;
10
Problmes familiaux.
2. Retour dans le groupe : un ancien membre dun groupe peut redevenir membre dans les
conditions suivantes :
3. Nouveau membre : tout nouveau membre devrait remplir les conditions suivantes :
Remplir les critres dligibilit et les conditions dfinies par le rglement intrieur ;
Etre accept par les membres.
4. Membre passif : un membre peut ne pas participer toutes ou une partie des activits du
groupe si les autres membres lacceptent au vu des raisons prsentes (grossesse,
allaitement, maladies) ;
5. Passage dun groupe lautre : un membre pour passer dun groupe lautre pour les
raisons suivantes :
Demande volontaire ;
Changement de rsidence ;
Difficult de coexistence au sein du groupe cause des conflits interpersonnels ;
Problmes familiaux.
11
groupe ;
4. Etre inform sur lvolution du groupe : droit de demander des informations (verbalement
ou par crit), droit de vrifier et de rclamer les pices justificatives des diffrentes
oprations du groupe ;
5. Participer toutes les activits du groupe ;
6. Reprsenter le groupe quand les circonstances lexigent ;
7. Rencontrer les partenaires au dveloppement quand cest ncessaire ;
8. Renoncer la qualit de membres du groupe aprs remboursement total des dettes envers le
groupe ;
9. Recevoir la quote-part des bnfices gnrs par les activits du groupe.
12
CHAPITRE II : ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT
DU GROUPE
Lassemble gnrale est constitue par tous les membres du groupe dont le nombre varie
de 10 20 personnes qui remplissent les conditions dligibilit. De nouveaux membres peuvent
tre ajouts lors des cycles ultrieurs. Des groupes ayant plus de 20 membres devront tre scinds
en sous-groupes qui deviendront des groupes part entire en termes de partenariat avec le
Programme. Ils resteront membres du grand groupe dont les instances ne pourront intervenir que
comme voies de recours en cas de problmes, surtout au niveau des remboursements.
Lassemble gnrale se runit selon des modalits de convocation, une rgularit et avec un
quorum adopts par le groupe. Il en est de mme pour la prise de dcisions. Chaque groupe est libre
de dfinir les rgles de fonctionnement de son assemble gnrale.
Le comit administratif peut dlguer lun ou lautre de ses membres des tches de gestion suivant
les modalits dfinies par le rglement intrieur que chaque groupe est libre de dfinir.
13
1.2. Conditions remplir et fonctions de la Prsidente
1.2.2. Fonctions
1.3.2. Fonctions
14
6. Prparer le rapport financier soumettre lassemble gnrale en collaboration avec la
secrtaire ;
7. Participer ltude des nouvelles demandes de prts.
1.4.2. Fonctions
1. Participer dans lanalyse des demandes de prts par les membres du groupe ;
2. Participer dans le processus de dcaissement des prts ;
3. Participer dans le processus de collecter des remboursements et des pargnes ;
4. Tenir les livres du groupe ;
5. Rdiger les procs-verbaux des runions de lassemble gnrale et du comit administratif
du groupe ;
6. Lire le procs-verbal de la runion prcdente au dbut de chaque runion suivante et
sassurer quil est approuv ;
7. Enregistrer les retards et absences pendant les runions ;
8. Informer les membres de la teneur de toute correspondance reue ou envoye par le groupe ;
9. Classer et grer les documents et livres du groupe (procs verbaux, documents comptables,
registre des retards et prsences, statuts et rglement intrieur, acte denregistrement) ;
10. Prparer l'ordre du jour des runions de lassemble gnrale et du comit administratif avec
les autres membres de ce dernier organe.
15
CHAPITRE III : LE CREDIT
Au dpart, le financement sera destin couvrir les besoins en fonds de roulement pour les
activits gnratrices de revenus des membres des groupes. Ces activits sont groupes dans 13
principales catgories :
N ACTIVITES
DORDRE
1 Restauration, bar
2 Commerce de marchandises diverses
3 Vente de produits agricoles
4 Commerce de pagnes et autres articles
vestimentaires
5 Production de jus de fruits et de yaourts
6 Petite alimentation
7 Commerce de bois et de charbon
8 Commerce de poissons
9 Extraction dhuile darachides
10 Fabrication et vente de bili-bili
11 Vente deau et de glace
12 Couture, broderie et teinture
13 Elevage et embouche
Les principales caractristiques du prt pour fonds de roulement sont les suivantes :
2. Augmentation par cycle : augmentation de 20% par cycle pour les groupes trs
performants en termes de remboursement, 10% pour les groupes moyennement performants,
0 pour les groupes non performants ;
3. Date doctroi : nimporte quand au cours de lanne. Mais les dcaissements pendant les
mois de mai, juin, juillet et aot devront tre rigoureusement ngocis avec les groupes tant
donn la baisse du rythme dactivit pendant la saison des pluies. Cette possibilit doit tre
exclue pour les nouveaux groupes.
4. Dure du prt : 4 8 mois selon le type dactivit du groupe. Les prts seront de mme
dure lintrieur dun mme groupe ;
6. Garanties : garantie solidaire des membres du groupe, pargne garantie de 5% pour les
quatre premiers cycles, 10% pour les 4 cycles suivants et 15% pour tous les cycles
ultrieurs. Au niveau des groupes, il peut y avoir dautres garanties supplmentaires.
16
7. Modalits de remboursement : bihebdomadaire pour tous les groupes part pour des
activits o cette modalit serait non conomiquement viable. Les remboursements
devraient commencer la fin de la deuxime quinzaine, soit un dlai de grce dune
quinzaine.
Pour loctroi des prts du premier cycle, les modalits suivantes seront observes :
1. Le groupe sera divis en deux sous-groupes. La dfinition des rgles de constitution de ces
sous-groupes sera laisse linitiative des membres ;
2. Le premier crdit sera octroy lun des deux sous-groupes, lautre servant de garantie pour
un bon remboursement du crdit, en exerant une pression sur les membres bnficiant du
crdit ;
3. Tous les membres du groupe pourront avoir accs aux prts si le groupe est capable de
runir 5% du montant du prt ds le dpart.
Compte tenu du nombre de membres admis au premier cycle de prt, lagent de crdit
remplira les formulaires destins cet effet. Il rdigera la conclusion et soumettra les dossiers au
Responsable dExploitation de Zone.
Pour chaque groupe devant passer un cycle suprieur, le renouvellement du crdit doit tre
prcd dune mise jour de la situation du groupe (capacits, potentialits, difficults rencontres,
organisation et cohsion).
Dans un premier temps, lagent de crdit procde un diagnostic du groupe sur base des
documents et des autres informations non crites. Ce diagnostic fait la synthse des problmes
rencontrs, du dynamisme conomique, de la qualit de la gestion, de lorganisation, de la cohsion
et de la solidarit au sein du groupe. Ce diagnostic fait lobjet dune notation (voir annexe 3).
Si le groupe est bon, le diagnostic est fait juste deux semaines de la fin du cycle, en vue de
mieux collaborer avec le bureau pour prparer la runion.
Pour un groupe moyen ou faible, il faut commencer le diagnostic ds la moiti du cycle dans
le but de :
17
Dans un deuxime temps, sur base du diagnostic ci-dessus, lagent de crdit en concertation
avec le Responsable dExploitation de Zone doit dcider des stratgies adopter avant la fin du
cycle. Celles-ci portent sur les deux rubriques suivantes :
1. Rflexion sur les montants de crdit accorder au cycle suivant compte tenu du diagnostic
pos ;
2. Orientation donner au bureau dans ses rflexions pour la conduite de la runion de fin de
cycle avec lensemble du groupe, afin que les dcisions soient acceptables par les autres
membres.
Dans un premier temps, lagent de crdit rencontre les responsables du bureau avant la tenue
de la runion de fin de cycle avec tout le groupe. Il sentretient avec ceux-ci sur les diffrents
problmes rencontrs relatifs au remboursement du crdit, lvolution de lpargne et sur les
montants octroyer pour le cycle prochain. Cette runion doit aussi porter sur la vie interne du
groupe.
2. Faciliter la runion de fin de cycle sur les rubriques qui pourraient poser des problmes.
Les sujets aborder sont les conditions de renouvellement du crdit, la limitation des
montants et la liste des membres pour le prochain cycle de crdit.
Dans un troisime temps, lagent de crdit rencontre tout le groupe. Cette runion doit tre
bien prpare afin de favoriser un bon renouvellement de crdit. Elle ne doit avoir lieu que lorsque
80% de leffectif du groupe est prsent. Les points discuter sont les suivants :
2. Organisation du groupe :
Admission de nouveaux membres: engager une discussion sur les conditions dentre des
nouvelles adhrentes, les montants des cotisations au fonds de groupe des nouvelles
adhrentes afin que celles-ci ne soient pas un obstacle pour elles ;
Dmissions: demander les causes des diffrentes sorties. Dans tous les cas, le groupe ne
doit pas tre compos majoritairement de nouvelles entrantes ;
Membres passifs : membres ne pouvant bnficier des prts pour le cycle suivant et
motivations.
18
3. Dpts : sensibilisation aux diffrents types dpargne et annonce des soldes individuels de
lpargne individuelle.
A la fin de cette runion, lAgent de crdit remplira la fiche de demande de prt (voir
Annexe 5) rdigera ses conclusions et soumettra les dossiers au Responsable dExploitation de
Zone.
Aprs avoir rdig les conclusions sur les demandes de prts du premier cycle ou des cycles
ultrieures, lagent de crdit doit les soumettre au Responsable dExploitation de la Zone. Aprs
examen, celui-ci rencontre lAgent de crdit concern par chaque dossier. Cest au cours de cette
runion que la dcision doctroi est dfinitivement prise. Cette runion vise harmoniser le point de
vue de lAgent de crdit avec celui du Responsable dExploitation de Zone.
En vue doptimiser la gestion du temps, les dossiers dun mme Agent de crdit dj soumis
au Responsable dExploitation de Zone devraient tre examins en mme temps.
Au dbut des activits du Programme, il serait intressant que tous les agents de crdit
puissent participer toutes les runions dexamen des dossiers afin dapprendre les uns des autres.
Cependant, la dcision doctroi des crdits relve du Responsable dExploitation de Zone en
concertation avec lAgent concern par le dossier.
1. Sur base de lapprobation de la demande de prt, lAgent de crdit rdige deux documents :
Demande de payement pour le dcaissement (voir annexe 7). Dans le cas o les
dossiers de plusieurs groupements ont t examins au cours dune mme runion,
lAgent de crdit pourra rdiger une demande collective. La demande de payement
doit comprendre les lments suivants :
Identification du groupe ;
Montant du crdit dcaisser ;
Date doctroi ;
Billetage ;
Contrat de prt : celui-ci comprend trois documents tablis chaque fois en deux
copies pour les deux premiers et en trois copies pour le troisime :
19
Contrat proprement dit (voir annexe 8) prcisant toutes les modalits du
prt ;
Tableau reprenant les montants allous chaque membre individuellement
et devant lesquels chacune appose sa signature ou son empreinte digitale
(voir Annexe 9) ;
Tableau damortissement (voir annexe 10) expliquant les modalits de
remboursement de chaque type de prt ;
2. Le Responsable dExploitation de Zone examine les documents soumis par lAgent de crdit
et sils sont correctement tablis, il approuve la demande de payement et signe les contrats
et paraphe les autres pages et annexes. Il les achemine alors chez le Comptable-secrtaire ;
Avant de passer au dcaissement, le jour prvu pour cette opration doit tre annonc ou
confirme temps afin de sassurer que tous les membres soient prsents ce jour l.
3.5. Dcaissement
Au moment du retrait de largent par lAgent de Crdit, celui-ci signe pour encaissement sur
un reu (voir annexe n 11). Aprs, il se rend auprs du groupe pour dcaissement.
Au moment du dcaissement, tous les membres du groupe doivent tre prsents y compris
ceux qui attendent leur tour pour le premier cycle. Le processus de dcaissement se fait de la
manire suivante :
1. LAgent de crdit fait le rappel des conditions des prts partir du contrat ;
2. Chaque bnficiaire doit apposer son empreinte sur la fiche dengagement individuel (voir
Annexe 9) ;
20
3. Le contrat proprement dit est sign par les membres du comit Administratif (voir annexe
8);
6. En prsence de lAC, le CA du groupe remet chaque femme le montant de son prt tel que
figurant sur le tableau dengagement individuel ;
7. LAgent de crdit donne une copie du contrat avec ses annexes et la deuxime copie du reu
au groupe et clture la crmonie de dcaissement. LAgent de crdit garde la troisime
copie du tableau damortissement du prt pour sen servir comme base de suivi.
Au cas o le montant inscrit sur le contrat nest pas totalement dcaiss, le reu
dencaissement du prt doit porter seulement sur largent effectivement encaiss par le groupe. A
lexpiration de la dure prvue pour que la personne absente aille rcuprer largent au sige du
Programme, un avenant au contrat (voir annexe 14) devra tre tabli avec modification du tableau
damortissement du prt.
2. Loriginale du reu de dcaissement du prt par le groupe sign par le comit administratif
du groupe et un reprsentant de la communaut. La rception du reu est matrialise par le
cachet de la comptabilit appose sur la souche.
Le dlai de remise des documents par lAgent de crdit est de deux jours au maximum aprs
loctroi du crdit.
Parfois, une femme peut tre absente le jour du dcaissement ou un membre peut refuser de
prendre le crdit demand. Un dlai dune semaine est accord pour quelle puisse venir chercher
son argent au sige sans pour autant dcaler la date de dbut du remboursement du crdit. Dans ce
cas, lAgent de crdit revient au sige avec la somme non dcaisse. Cette opration, dnomme
rintgration , doit tre assortie dun reu tabli et sign par le Comptable-secrtaire (voir
annexe 14). Il est tabli en trois copies dont loriginale est remise lAgent de crdit, la deuxime
copie est garde par le comptable et la souche est laisse dans le carnet.
21
crdit. Un reu de dcaissement complmentaire est sign par les membres du comit administratif
prsents, par la bnficiaire et lAgent de crdit. Comme pour le cas du dcaissement, loriginale
sera garde par la comptabilit, la deuxime copie sera donne au groupe et la souche garde dans
le carnet.
1. Les demandes de prts devront tre verses dans le dossier de chaque groupe ;
4. Les contrats et avenant ventuels devraient tre gards par la comptabilit part dans un lieu
sr aussi longtemps que le payement intgral nest pas encore intervenu. Aprs le
remboursement, ils devront tre verss dans le dossier de chaque groupement ;
5. Le reu de rintgration devra tre class comme justificatif du retour de largent en caisse.
3.7. Remboursement
1. Date de versement de la premire chance : elle est faite quatre semaines aprs la date de
dcaissement ;
22
Contrle du montant des versements : un des agents de crdit dment mandat
vrifie sur le journal de crdit du groupe lexactitude des sommes rembourser, met
jour le montant restant d (capital et intrt) et appose sa signature dans la place
rserve au visa de contrle (voir annexe 15) ;
Une pnalit est due chaque fois quune chance nest pas respecte. Elle correspond
10% du montant attendu lchance, avec un minimum de 1000 FCFA.
La liste des impays doit tre transmise au Responsable dExploitation de Zone le jour
suivant les remboursements. Lanalyse des causes dimpays doit lui tre communique avant
quatre jours.
23
Le suivi des impays doit suivre les procdures consignes dans le tableau ci-aprs :
AC et comit du
groupe restreint
Information des garants des membres dfaillants (sil y a lieu)
et du grand
3 pour quils remboursent les impays.
groupe sil y a
lieu
AC, comit du
groupe restreint
Runion du groupe au complet et intervention de lautorit du du grand groupe
4
quartier. (sil y a lieu) et
lautorit du
quartier
Transfert du dossier dans la catgorie du contentieux. Responsable
dExploitation de
5
Zone
Pour chacune des tapes ci-dessus, lAgent de crdit doit tenir un dossier pour chaque
groupement concern indiquant les causes de la situation, les actions entreprises, les rsultats
attendus et obtenus
A part les procdures ci-dessus dcrites, un dossier peut tre transfr dans la catgorie du
contentieux pour les raisons suivantes :
2. Refus caractris des membres du comit administratif dagir pour faire rembourser les
impays ;
24
Ds quun dossier est class dans la catgorie du contentieux, il est principalement dans les
mains du Responsable dExploitation de Zone. LAgent de crdit agit sous sa responsabilit et ses
ordres express. Les actions suivent les procdures consignes dans le tableau suivant :
25
CHAPITRE IV : EPARGNE
Les deux types dpargne sont collects en mme temps que les remboursements des prts et
cela au cours de lassemble gnrale du groupement. Les payements individuels sont inscrits par la
secrtaire dans les journaux (voir annexes 18 et 19) et dans les carnets des clients pour lpargne
individuelle (voir annexe 20).
Au jour indiqu, la ou les personnes mandates par le groupe doivent se prsenter leur
zone dencaissement indique pour le versement des pargnes. Cette opration se droule en deux
tapes :
Un des Agents de crdit ou une autre personne dment mandate par le Programme vrifie
les critures passes dans les journaux du groupe et appose sa signature lendroit prvu pour le
visa de contrle (voir annexes 18 et 19).
LAgent de crdit charg de lencaissement vrifie la somme qui lui est remise.
Ensuite, il fait le billetage et met ensuite le reu (voir annexe 21) sur lequel la reprsentante du
groupe appose sa signature. Le reu est mis en trois copies, loriginale est remise au groupement,
la copie est annexe au journal des encaissements et la souche reste dans le carnet. LAgent de
crdit porte ensuite sa signature sur les journaux dpargne du groupe. Il reporte par ailleurs le
montant dpos par le groupe sur un tat de synthse intitul journal des encaissements/pargne
(voir annexe 22). Celui-ci est tabli en deux copies, loriginale est donne au Comptable-secrtaire
et la copie est garde par lAgent de crdit ayant encaiss les pargnes.
26
Au moment de lencaissement des pargnes par le Comptable-secrtaire, celui-ci signe pour
rception de largent en bas des deux copies du journal des encaissements.
En cas de retards de dpt des pargnes dj enregistres dans les journaux dpargnes, les
agents de crdit doivent runir le comit administratif du groupe pour claircir la situation (en
situant les responsabilits).
1. Epargne individuelle :
Retrait de toute lpargne en cas darrt du partenariat avec le groupe ou suite une
dcision du groupe ;
Retrait dune partie de lpargne la fin du cycle ;
2. Epargne collective :
Le retrait de lpargne se fait uniquement en fin de cycle et sur demande des bnficiaires
lors de la dernire runion de fin de cycle avant loctroi dun nouveau crdit.
Lagent de crdit est charg de remplir et signer la demande de retrait dpargne (voir
annexe 23) quil remettra au comptable. Il doit y avoir une demande par type dpargne. Dans cette
demande, il doit prciser les lments suivants :
1. Type dpargne ;
2. Identit du groupement concern ;
3. Montant de la somme retirer ;
4. Billetage.
Le retrait de lpargne par lAC est matrialis par la signature du mme type de reu que
pour le crdit lors des oprations de dcaissement (voir annexe 11)
4.5.3. Remise des fonds aux bnficiaires
27
A la remise des fonds, tous les membres du groupe doivent tre prsents. Pour les pargnes
individuelles, lagent de crdit annonce et remet le total des pargnes au CA du groupe. Aprs
vrification du montant, les membres du comit administratif signe le reu de dcaissement (voir
annexe 12). Comme pour le dcaissement des prts, le reu est tabli en trois copies et cela pour
largent effectivement encaiss. Aprs la remise des pargnes, lAgent de crdit remet la deuxime
copie au groupe et loriginale est transmise la comptabilit. A la rception de cette copie, le
Comptable-secrtaire appose le cachet sur la souche.
Pour lpargne collective, celle-ci est remise au comit administratif du groupe en prsence
de tous les membres. Il appartient au groupe de dcider de lutilisation selon les dcisions prises
cet effet. Mais le groupe doit aussi signer le reu de dcaissement (voir annexe 12)
Toute pargne non remise au groupe doit tre retourne la caisse immdiatement. La
remise se fait contre mission du reu de rintgration (voir annexe 14) en trois copies. Loriginale
est donne lAgent de crdit, la copie sert de pice justificative de lentre dans la caisse de
crdit/pargne. Si aprs une semaine les bnficiaires ne viennent retirer leurs pargnes, lopration
est considre comme clture.
Comme pour les crdits, les bnficiaires absentes lors de la remise des pargnes
individuelles doivent venir les chercher elles-mmes au bureau du Programme destin cet effet.
Elles doivent tre accompagnes par au moins deux membres du comit administratif. Largent est
remis contre lmission dun reu de dcaissement en trois copies, loriginale tant garde par la
comptabilit, la deuxime copie tant donne au groupe et la souche restant dans le carnet. Les
journaux et carnets des membres concerns doivent tre actualiss cet effet.
Toutes les deux catgories dpargne sont rmunres au taux de 3% par an. Ce taux est
appliqu sur la moyenne annuelle. Celle-ci est calcule sur base des soldes de fin de mois. Les
intrts sont capitaliss sur le compte du groupe. Au niveau du groupe, le mme calcul est effectu
et les intrts sont inscrits dans les carnets des clients.
28
CHAPITRE V : FONDS DE SECOURS
5.1. Cotisation
Le montant de la cotisation est fix 500 FCFA par membre et par an. Les impays dun
membre peuvent tre couverts par le Fonds de secours si tous les membres de ce groupe, sans
exception, sont jour dans leurs cotisations. Le paiement de la cotisation se fait au 1er semestre de
chaque anne, soit au comptant, soit par transfert partir du Fonds de groupe si le solde de celui-ci
dpasse le montant de lpargne garantie stipule dans le contrat de prt.
Si la date dintgration dun nouveau groupe se fait au second semestre de lanne en cours,
le paiement de leur cotisation se fera seulement dans le courant de lanne n+1. La couverture
interviendra au cours de lanne venir aprs paiement de la cotisation.
Au niveau du groupe, le payement de la cotisation au Fonds de secours sont faits en AG. Ils
sont inscrits dans le journal du groupe du Fonds de secours (voir annexe 25). Lencaissement au
niveau du Programme suit les mmes procdures que pour lpargne et le crdit. Il y aura mission
dun reu (voir annexe 26) et tablissement dun journal dencaissement des cotisations au Fonds de
secours (voir annexe 27).
En cas de payement par lintermdiaire du Fonds de groupe, le groupe concern devra signer
lautorisation de transfert (voir annexe 28) condition que le solde ait un supplment ncessaire
cet effet au-del de la couverture de lpargne garantie.
5.3. Couverture
Le dcs doit dabord tre prouv par la production dune attestation de dcs dlivre par
lautorit comptente en la matire (en utilisant les formulaires dusage). Celle-ci sera transmise par
lintermdiaire de lAgent de crdit qui la transmettra au Comptable-secrtaire avec ses
observations portes sur la fiche de suivi du dcs pour couverture des impays (voir annexe 29).
Aprs avoir examin que les conditions douverture la couverture des impays sont
remplies, le Comptable-secrtaire consigne ses commentaires sur la fiche de suivi et transmet le
dossier au Responsable dExploitation de Zone. Aprs examen du dossier, celui-ci autorise la
couverture, roriente le dossier ou refuse la couverture.
29
comptabilit et lautre copie est transmise au groupe. Le tableau damortissement du prt est aussi
revu en consquence et annex lavenant.
Le fonds de secours interviendra dans les cas de longue maladie ayant entrav de manire
manifeste lactivit dun bnficiaire de prt dont le groupe aura intgralement pay toutes les
cotisations. La priode dimmobilisation minimale qui sera prise en compte est de deux semaines
dhospitalisation ou dimmobilisation pour des raisons de sant. Ceci devra tre prouv par une
attestation mdicale ou tout autre document pouvant en tenir lieu.
Lindemnisation couvrira les remboursements en capital qui auraient d tre pays pendant
une priode de temps double de celle dhospitalisation ou dimmobilisation. Les intrts relatifs aux
remboursements passs en compensation du fonds de prvoyance seront annuls.
30
CHAPITRE VI : SUIVI DES GROUPES
Le suivi des groupes est une activit daccompagnement qui permet de mieux les
comprendre, de les appuyer dans la recherche de solutions leurs problmes et dans leur
dveloppement. Sa russite dpend de la bonne organisation des actions entreprendre et de leur
excution sans retard.
La classification des groupes est un lment trs important pour leur suivi. Elle se fait sur la
base du diagnostic dapprciation ralis la fin de chaque cycle de crdit. Cette classification
permet lAgent de crdit dtablir un bon planning des activits mener envers chaque groupe
dont ils ont la charge.
Ce sont des visites inopines des Agents de crdit aux membres des groupes sur leurs lieux
de travail et dans leurs familles pour mieux les connatre ainsi que leurs activits et de comprendre
profondment leurs ventuelles proccupations. Ces visites permettent de :
1. Vrifier que les prts sont effectivement utiliss dans les activits gnratrices de revenus ;
2. Vrifier de manire non formalise limpact des prts sur les activits et les conditions de
vie des clientes ;
4. Maintenir un contact personnalis avec les clientes et vrifier certains faits comme les cas de
longues maladies.
Pour lorganisation et la bonne gestion des ces visites informelles, lAC peut se rfrer aux
lments ci-aprs :
3. Difficults rencontres :
Causes ;
Solutions envisages ;
Conseil (encouragement, sensibilisation aux pargnes) ;
31
6.2.2. Participation aux runions
Autant que possible, lAgent de crdit doit participer aux runions des groupes en dehors de
celles lies aux formations, aux dcaissements et au renouvellement du crdit.
3. Dceler temps les lignes de fracture et daider les groupes les dpasser ;
Lors de la participation aux runions, lAgent de crdit doit laisser les organes du
groupement jouer leur rle et nintervenir quen cas de besoin.
Lors de visites informelles, de la participation aux runions des groupes et chaque fois que
loccasion le permet, lAgent de crdit doit faire le contrle des documents des groupes. Ce contrle
consiste suivre le bon remplissage et le classement des documents et la cohrence des chiffres
avec la ralit.
Cest au cours de ces contrles que les retards de dpts dpargne peuvent tre constats.
Cela peut tre d aux dtournements ou lutilisation de lpargne pour combler les retards de
remboursement pour ne pas payer des pnalits. Quand de tels cas sont constats, lAgent de crdit
doit statuer l-dessus avec le comit administratif et situer les responsabilits. Le prjudice subi par
certains membres cause de tels agissements doit tre rpar.
Les problmes internes au groupe doivent faire lobjet dune analyse et dune rflexion avec
le CA et si ncessaire avec tous les membres. LAgent de crdit doit amener les groupes trouver
lui-mme les solutions ses problmes et non essayer de le faire leur place.
32
CHAPITRE VII : FORMATION DE RENFORCEMENT DU SAVOIR-FAIRE DES
MEMBRES DES GROUPES
Pour apprendre aux membres des groupes mieux grer le crdit et lpargne, et favoriser
ainsi le dveloppement de leurs affaires et de bons taux de remboursement des crdits, les agents de
crdit animent des modules de formation spcifiques. Les agents devront tre forms avant
dassurer ces formations au niveau des groupes
Ce thme devra permettre aux femmes de faire une bonne rpartition de leurs fonds et de
savoir jusqu quelle limite elles font des bnfices ou des pertes. Le module portera sur les
lments suivants spcifiquement aux activits gnratrices de revenus :
1. Citer les diffrentes sortes dpargnes mobilisables par les bnficiaires des services du
crdit solidaire et dexpliquer les contextes de leurs utilisations rationnelles ;
2. Expliquer limportance de lpargne dans le processus du dveloppement individuelle, des
affaires et au niveau collectif ;
3. Indiquer les avantages et les risques respectifs lis chaque type dpargne.
33
CHAPITRE VIII : ADHESION ET CONSTITUTION DE LASSOCIATION
En vue de prenniser le systme, il prvu que les femmes bnficiaires des services du
Programme sengagent crer une association pour assurer la continuit des activits de crdit et
dpargne. Ladhsion devra se faire conformment aux statuts et rglement intrieur qui seront
labors au moment opportun.
Le moment venu, tout groupe souhaitant adhrer devra tre inform sur les conditions
dadhsion.
Ladhsion sera ouverte toutes les femmes membres des groupes menant lactivit de
crdit et dpargne avec le Programme depuis au moins un an, jour dans les remboursements de
crdit et qui en feront la demande. Les groupes intresss devront faire une demande adresse la
prsidente de lassociation.
34
CHAPITRE IX : PLANNING, RAPPORTS ET INDICATEURS DE SUIVI DES
ACTIVITES DES AGENTS DE CREDIT
Le planning est un calendrier dexcution des tches prvues dans la semaine (voir annexe
30). Il est tabli par chaque Agent de crdit pour sa zone dintervention et remis au Responsable
dExploitation de Zone le vendredi matin pour discussion, approbation et pour servir de base de
suivi. La prsentation du plan dactivit de la semaine sera prcde par une mise au point verbale
sur les activits de la semaine en cours.
Chaque Agent de crdit doit tablir son programme de travail dans lequel il prcisera toutes
ses activits de la semaine, les activits, les objectifs et les rsultats atteindre en prcisant chaque
fois les lieux et les groupes concerns. Le programme hebdomadaire devra sinsrer dans le cadre
de la programmation mensuelle qui suivra aussi le mme canevas.
Les rapports dactivits doivent tre remis au Responsable dExploitation de Zone avant le
dixime jour du mois suivant celui objet du rapport. Le rapport doit porter sur les lments dtaills
dans les paragraphes ci-aprs.
9.2.1. Contexte
Le contexte permet doit donner des prcisions sur les lments suivants :
1. Etat du march des activits gnratrices de revenus: lAgent de crdit doit chercher
le maximum dinformation possible permettant de comprendre la situation les activits
menes par les clientes ;
35
9.2.3. Evolution crdit - pargne
1. Groupes problmes ;
2. Groupes qui arrivent en fin de cycle le mois suivant ;
3. Groupes en retard de paiement (dune semaine, deux semaines, trois semaines et plus) avec
les impays et les soldes respectifs.
Les lments qui seront consigns dans le rapport porteront sur les rubriques suivantes :
Le niveau dactivit et de performance par agent de crdit et par quartier peut tre apprci
par lanalyse de certains indicateurs (dont le tableau sera produit ultrieurement).
=========================FIN==========================
36
Annexe 1
Entretien avec les responsables du groupe : notation
Date :
Nom de lenquteur : ..
Activits du groupe :
Restauration, bar
Commerce de marchandises
diverses
Vente de produits agricoles
Commerce de pagnes et autres
articles vestimentaires
Production de jus de fruits et de
yaourts
Petite alimentation
Commerce de bois et de charbon
Commerce de poissons
Extraction dhuile darachides
Fabrication et vente de bili-bili
Vente deau et de glace
Couture, broderie et teinture
Elevage et embouche
Autres
Total public cible
Total public hors cible
Total effectif du groupe
% du groupe cible
37
2. Cohsion et solidarit entre les membres du groupe
Liens : Quel est le type de liens (voisinage, activits, assistance sociale mutuelle, parent en dehors
de la famille nuclaire) entre les membres du groupe et la prsidente ?
Secrtaire
- Si illettre ainsi que son entourage : 0 0 1 2
- Si lettre faible : 1
- Si lettre correcte : 2
38
Prsidente et trsorire
..........................
...........................
Date : / / / Signature :
..........................
...........................
Date : / / / Signature :
39
40
Noms et prnoms Age Nombre Lettre Emploi Activit Lieu Cycle Fonds de Apport du
denfants du mari actuelle dexploitation roulement Programme/Activit
projete
40
41
Date : ..
Nom de lenquteur :
Nom du groupe :
1. Contenu de lanimation
1.1. Lorganisation
- Comment comptez-vous vous organiser par rapport loctroi (constitution des sous-
groupes) ?
...
41
42
- Quelles mesures avez-vous pour encourager lpargne auprs des autres membres du
groupe ?
...
- A quoi sert le FG ?
...
2.1. Comportement
Commentaires :
...
Total comportement :
/3
2.2. Motivation
Commentaires :
...
Total motivation :
/2
42
43
Commentaires :
...
Commentaires :
...
Commentaires :
...
Note totale obtenue par le groupe : /11 (Note minimale pour tre slectionn : 8/11)
43
44
...
...
Date : / / / Signature
...
...
...
...
...
...
...
...
...
Date : / / / Signature
44
45
45
46
Notation :
Notation :
Si les femmes sont entreprenantes, voyagent beaucoup, grent bien leurs affaires
=2;
Si les femmes sen sortent correctement mais nont pas beaucoup de potentialits
pour dvelopper leurs affaires = 1 ;
Si les femmes sen sortent difficilement, narrivent pas bien rentabiliser leurs
activits = 0.
Notation :
Si le groupe se runit rgulirement et que la gestion est bien repartie entre les
membres du bureau, que les remboursements sont bien organiss = 2 ;
Si le groupe fonctionne correctement mais que certains de ces critres ne sont
pas remplis = 1 ;
46
47
Notation :
Si le groupe est uni, que les membres se connaissent, quils sont prts trouver
une solution si une personne ne peut pas rembourser = 2 ;
Si le groupe ne prsente pas de problmes particuliers mais ne vous semble pas
trs soud = 1 ;
Sil y a des conflits dans le groupe ou que les membres ne se connaissent pas = 0.
47
48
2. Dmissionnaires
3. Nouveaux membres
48
49
TOTAL
Date : / / / Signature
Date : / / / Signature
49
50
1. Date de runion :
2. N de cycle :
3. Montant sollicit :
4. Montant accord :
50
51
Nom du groupe :
Date doctroi :
Montant :
Billetage
Vrification du Comptable-Secrtaire
Banque
51
52
A PARTIES CONTRACTANTES
dune part ;
Et
Le Groupe ...,
Quartier ....,
Sous-prfecture :, reprsent par le Comit
Administratif dautre part.
B OBJET DU CONTRAT
C OBJET DU FINANCEMENT
52
53
E OBLIGATIONS DE LEMPRUNTEUR
F DISPOSITIONS FINALES
Fait , le
Pour le Groupe
Le Comit Administratif
..
Pour MIFED
53
54
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
TOTAL
54
55
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
55
56
En lettres :
Groupe : .
..
Motif : ...
Pour acquit
Agent de crdit :
Date : .// /
Signature
56
57
En chiffres :
En lettres :
Motif :.
..
Cycle n :
Pour le Groupe
Le Comit Administratif
..
Tmoins
57
58
AVENANT AU CONTRAT DU .
AVEC LE GROUPE . .
A PARTIES CONTRACTANTES
et
le Groupe . .
reprsent par le Comit Administratif dautre part.
(.)
Fait ..., le
Pour le Groupe
Pour MIFED
58
59
..
Motif(s) de la rintgration :
..............................................
Type dopration: ..
Groupe :
Quartier : ..
Signature du Comptable-secrtaire
59
60
N
DATE DOCTROI Echance Total
Date de
NOM ET PRENOM rembours
ement
TOTAL
Date de versement
VISA/contrle
Encours de crdit
60
61
Signature de lagent
encaisseur
N Groupe ://./
Date:
X 10000 Entre
X 5000
X 500 Pice C N
X 1000
X 500
X 250 Remboursement crdit
X 100
X 50 Pnalits
X 25
X 10 TOTAL
X 5
Total caisse
61
62
DATE : / / /
TOTAL
62
63
Nom du groupe : ..
N
Dchance Total
Date de
NOM ET PRENOM versement
au groupe
TOTAL
Date de versement au
Programme
VISA/Contrleur
Encours
Signature de lAgent de
crdit encaisseur
63
64
Nom du groupe : ..
N
Semaine Total
Date de
NOM ET PRENOM versement
au groupe
TOTAL
Date de versement
VISA/Contrleur
Encours
Signature de lAgent de
Crdit encaisseur
64
65
Groupe : ..
N du client : ..
Nom du client :
Prnom : .
Nom du pre : .
Quartier de rsidence :
65
66
Nom du Groupe :
Date:
X 10000 Entre
X 5000
X 500 Pice E N...
X 1000
X 500
X 250
X 100 EID
X 50
X 25 FDG
X 10
X 5 TOTAL
Total caisse
66
67
Date :. /../.
TOTAL
67
68
Nom du groupe : .
Type dpargne :
Date de remise :
Montant
Billetage
Caisse Banque
68
69
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
TOTAL
69
70
Nom du groupe : ..
N
Semaine Total
Date de
PRENOM - NOM versement
au groupe
TOTAL
Date de versement
VISA/Contrleur
Signature de lAgent de
crdit encaisseur
70
71
N Groupe ://./
Date:
X 10000 Entre
X 5000
X 500 Pice F N
X 1000
X 500
X 250
X 100
X 50
X 50
X 10 Montant
X 5
Total caisse
71
72
Date :. /../.
TOTAL
72
73
Pour le Groupe
Fait : le /../../
73
74
Nom du groupe :
..
Date : / / / Signature
Observations du Comptable-secrtaire :
Date : / / / Signature
Date : / / / Signature
74
75
LUNDI
MARDI
MERCREDI
JEUDI
VENDREDI
75