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GUIDE DE GESTION

DES MUTUELLES
DE SANT EN AFRIQUE
STEP
Le programme global Stratgies et Techniques contre lExclusion sociale et la Pauvret (STEP) du
Bureau international du Travail (BIT) intervient dans deux domaines thmatiques interdpendants:
extension de la protection sociale aux exclus et approches intgres dinclusion sociale.
STEP appuie la conception et la diffusion de systmes novateurs destins la protection sociale
des populations exclues, notamment de lconomie informelle. STEP travaille en particulier sur les
systmes bass sur la participation et lorganisation des exclus. Il uvre galement au
renforcement des liens entre ces systmes et les autres mcanismes de protection sociale. Il
soutient ainsi la mise en place de systmes nationaux de protection sociale cohrents bass sur les
valeurs defficacit, dquit et de solidarit.
STEP situe son action en matire de protection sociale dans le cadre plus large de la lutte contre la
pauvret et lexclusion sociale. Il sattache en particulier une meilleure comprhension des
phnomnes dexclusion sociale et au renforcement, sur le plan mthodologique et stratgique,
des approches visant rduire ce problme. STEP met laccent dans ce domaine sur les
articulations entre les niveaux locaux et nationaux tout en contribuant aux travaux et agendas
internationaux.
Dans ses interventions, STEP combine diffrents types dactivits: ralisation dtudes et de
recherches, production doutils mthodologiques et douvrages de rfrence, excution de
projets sur le terrain, appui technique la dfinition et la mise en uvre de politiques, formation
et mise en rseaux des acteurs.
Laction du programme sinscrit dans lintervention plus large du Service Politiques et
Dveloppement de la Scurit Sociale et en particulier dans la Campagne mondiale sur la
scurit sociale et la couverture pour tous.
Programme STEP
Service Politiques et Dveloppement de la Scurit Sociale
Bureau international du Travail
4, route des Morillons
CH - 1211 Genve 22, Suisse
Tl. (41 22) 799 65 44
Fax (41 22) 799 66 44
E-mail: step@ilo.org
INTERNET: www.ilo.org/step/publs
GUIDE DE GESTION
DES MUTUELLES
DE SANT EN AFRIQUE

Bureau international du Travail Genve


Copyright Organisation internationale du Travail 2003

Premire dition 2003

Les publications du Bureau international du Travail jouissent de la protection du droit dauteur en vertu du protocole n 2,
annexe la Convention universelle pour la protection du droit dauteur. Toutefois, de courts passages pourront tre
reproduits sans autorisation, la condition que leur source soit dment mentionne. Toute demande dautorisation de
reproduction ou de traduction devra tre adresse au Bureau des publications (Droits et licences), Bureau international du
Travail, CH-1211 Genve 22, Suisse. Ces demandes seront toujours les bienvenues.

BIT
Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique
Genve, Bureau international du Travail, Programme Stratgies et Techniques contre lExclusion sociale et la Pauvret
(STEP), 2003

Guide, assurance-maladie, mutualit, gestion, Afrique francophone. 02.071


ISBN 92-2-213872-4

Donnes de catalogage du BIT

Les dsignations utilises dans les publications du BIT, qui sont conformes la pratique des Nations Unies, et la prsentation
des donnes qui y figurent nimpliquent de la part du Bureau international du Travail aucune prise de position quant au
statut juridique de tel ou tel pays, zone ou territoire, ou de ses autorits, ni quant au trac de ses frontires.

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international du Travail souscrit aux opinions qui y sont exprimes.

La mention ou la non-mention de telle ou telle entreprise ou de tel ou tel produit ou procd commercial nimplique de la
part du Bureau international du Travail aucune apprciation favorable ou dfavorable.

Les publications du Bureau international du Travail peuvent tre obtenues dans les principales librairies ou auprs des
bureaux locaux du BIT. On peut aussi se les procurer directement, de mme quun catalogue ou une liste des nouvelles
publications, ladresse suivante: Publications du BIT, Bureau international du Travail, CH-1211 Genve 22, Suisse, ou par
email: pubvente@ilo.org ou par notre site web: www.ilo.org/publns

Le catalogue des publications du programme STEP est disponible sur le site web: www.ilo.org/step/publs

Imprim en Italie
Avant-propos
Il est estim que lexclusion de la protection sociale en matire de sant
touche aujourdhui prs de quatre-vingt pour cent de la population de la
plupart des pays dAfrique sub-saharienne et dAsie du sud et prs de la
moiti de la population dun grand nombre de pays dAmrique latine et du
reste de lAsie. En Europe de lEst, malgr des conditions contrastes selon
les pays, lexclusion est aussi trs importante. Les facteurs dexclusion sont
multiples: nature de lemploi, capacit contributive, lgislation, qualit et
volume de loffre de soins, rpartition gographique des services,
discrimination ethnique ou sexuelle, tabous, etc. Les personnes exclues sont
souvent victimes de plusieurs de ces facteurs. Cest dans lconomie
informelle que le dficit de protection sociale est le plus grand et, plus
globalement, que la qualit de lemploi est la plus faible.
Face ce constat, la Confrence internationale du travail (CIT) qui
regroupe les reprsentants des gouvernements, des organisations
demployeurs et des organisations de travailleurs des 175 pays membres de
lOrganisation internationale du Travail a dbouch en 2001 sur un
nouveau consensus1 en matire de scurit sociale qui stipule notamment
que priorit absolue doit tre donne la conception de politiques et
dinitiatives propres faire bnficier de la scurit sociale ceux qui ne sont
pas couverts par les systmes en vigueur (CIT, 2001). Afin de promouvoir
et de mettre en pratique les conclusions de ce nouveau consensus, le
Bureau international du Travail (BIT) a lanc en 2003 une Campagne
mondiale sur la scurit sociale et la couverture pour tous.
En Afrique, lexclusion de la protection sociale est particulirement
proccupante au regard de lampleur de la pauvret. Les crises
conomiques conjugues un dsengagement de lEtat ont eu pour
consquence une rduction des dpenses publiques. Le secteur de la sant
a t lun des plus fortement affects par cette situation: la gratuit des soins
pour tous a laiss progressivement la place des systmes de recouvrement
des cots faisant appel la contribution des utilisateurs des services de
sant. Les systmes de recouvrement des cots ont certes contribu
amliorer la disponibilit et la qualit des services de sant mais ils ont
galement rendu laccs aux soins plus difficile pour les personnes
disposant de revenus modestes.
Les rgimes formels de scurit sociale nont pu apporter de solutions
grande chelle cette difficult. De ce fait, on assiste, depuis quelques
annes, lessor de nombreux systmes de protection crs par dautres
acteurs que les Etats: communauts, ONG, organisations de travailleurs,
organisations demployeurs, coopratives, etc. Les mutuelles de sant
constituent lune des formes prises par ces systmes. Elles associent les
principes dentraide et de solidarit au mcanisme de lassurance. Elles
prsentent un rel potentiel en matire damlioration de laccs aux soins

1 BIT. 2002 : La scurit sociale, un nouveau consensus (Genve).

v
et de diminution du risque financier li la maladie. Toutefois, ces
mutuelles sont de cration rcente en Afrique et, bien quelles fassent lobjet
dun dveloppement rapide, elles restent fragiles. Les comptences en
matire de gestion, de suivi et dvaluation notamment sont encore rares et
doivent tre dveloppes afin de consolider cette dynamique mutualiste. Le
programme STEP du BIT a produit ce guide pour contribuer rpondre ce
besoin de consolidation. Ce guide est bas sur lexprience et la
contribution de multiples acteurs en Afrique. Il propose des connaissances
et des techniques adaptes aux besoins et au stade actuel de
dveloppement des mutuelles africaines.

vi
Remerciements
Ce guide a t produit par le programme Stratgies et Techniques contre
lExclusion sociale et la Pauvret (STEP) du Service Politiques et
Dveloppement de la Scurit Sociale du BIT. Il est bas notamment sur le
travail des experts nationaux du programme qui ont considrablement
enrichi le contenu de ce guide. De nombreux autres acteurs du
dveloppement des mutuelles de sant ont collabor sa production. Le
programme STEP remercie chaleureusement toutes ces personnes pour
leurs commentaires et leur appui.
Le guide a galement bnfici de lapport de lAlliance internationale de
la Mutualit (AIM). Un remerciement particulier Alain Coheur (AIM) pour
ses contributions lors de llaboration du guide.

Si vous souhaitez faire parvenir vos commentaires, vos critiques,


les rsultats de vos travaux ou obtenir des renseignements
complmentaires, contactez:

BIT/STEP BIT/STEP en Afrique


Service Politiques et 8, Cit Pyrotechnie - Mermoz
Dveloppement BP 414, Dakar, Sngal
de la Scurit Sociale Tl. (221) 860 11 25
4, route des Morillons Fax (221) 821 09 56
CH-1211 Genve 22, Suisse E-mail: step_afr@sentoo.sn
Tl. (41 22) 799 65 44
Fax (41 22) 799 66 44
E-mail: step@ilo.org
Internet: www.ilo.org/step

vii
Table des matires

Introduction.................................................................................................. 1

Partie 1 Introduction la gestion dune mutuelle


de sant .................................................................................. 5

Chapitre 1 Les caractristiques dune mutuelle de sant ................... 7


1.1 La dfinition et le principes de base dune mutuelle
de sant ........................................................................... 7
1.2 Lassurance sant............................................................. 9
1.3 Le risque maladie............................................................. 9
1.4 Le calcul de la cotisation .................................................. 10
1.5 Le couple prestations / cotisation..................................... 12
1.6 Les modes doctroi des prestations aux bnficiaires....... 14
Chapitre 2 Les fonctions, domaines et principes de la gestion
dune mutuelle de sant....................................................... 16
2.1 Les fonctions de gestion de lassurance ........................... 16
2.2 Les domaines de gestion.................................................. 18
2.3 Les interrelations entre les domaines de gestion ............. 19
2.4 Lincidence des principes mutualistes sur la gestion
dune mutuelle ................................................................. 21
2.5 Les principes de gestion lis lassurance ....................... 22
2.6 Quelques principes de gestion communs toutes
les organisations .............................................................. 22

Partie 2 Lorganisation administrative dune mutuelle


de sant .................................................................................. 25

Chapitre 1 Les organes dune mutuelle de sant ................................ 27


1.1 Les organes dune mutuelle de sant .............................. 28
1.2 Lorganigramme de la mutuelle....................................... 32
Chapitre 2 La rpartition des tches...................................................... 35
2.1 Les acteurs de la vie dune mutuelle de sant ................. 35
2.2 Le tableau de rle ............................................................ 38
2.3 La formation des acteurs de la mutuelle de sant ........... 42
Chapitre 3 Les statuts et le rglement intrieur................................... 44
3.1 Les statuts......................................................................... 45
3.2 Le rglement intrieur...................................................... 52
3.3 Llaboration des statuts et du rglement intrieur.......... 56

ix
Chapitre 4 Lorganisation des runions ................................................ 56
4.1 La prparation et le droulement des runions ............... 57
4.2 Le suivi des runions ........................................................ 60

Partie 3 La gestion des adhsions, des cotisations


et des prestations .............................................................. 61

Chapitre 1 La gestion des adhsions ..................................................... 64


1.1 Les modalits dadhsion................................................. 65
1.2 Les documents.................................................................. 66
1.3 Le contrle de lenregistrement des adhsions ................ 75
1.4 Le suivi des adhsions...................................................... 76
Chapitre 2 La gestion des cotisations .................................................... 80
2.1 La cotisation ..................................................................... 80
2.2 Les documents.................................................................. 83
2.3 Le contrle des enregistrements relatifs aux cotisations .. 88
2.4 Le suivi des cotisations ..................................................... 88
Chapitre 3 La gestion des prestations ................................................... 92
3.1 Les modalits de recours aux services de sant ............... 93
3.2 Le contrle des droits aux prestations .............................. 94
3.3 La facturation et le contrle des factures
des prestataires de soins .................................................. 95
3.4 Les documents.................................................................. 96
3.5 Le contrle des enregistrements.......................................104
3.6 Le suivi des prestations maladie.......................................105
Chapitre 4 Les procdures de gestion des adhsions,
des cotisations et des prestations .......................................110
4.1 Quelques exemples de procdures ..................................110
4.2 Le manuel de procdures.................................................115

Partie 4 La comptabilit dune mutuelle de sant ..............117


Chapitre 1 Le processus comptable........................................................120
1.1 La comptabilit.................................................................120
1.2 Les ressources et les emplois dune mutuelle de sant ....122
1.3 Les mutations du bilan .....................................................124
1.4 Les notions de charges et de produits ..............................126
1.5 Le rsultat net de lexercice..............................................128
1.6 Le compte de rsultat.......................................................128
Chapitre 2 Le fonctionnement des comptes ..........................................129
2.1 Le compte.........................................................................129
2.2 Le plan comptable............................................................133

x
Chapitre 3 Le droulement des oprations comptables .....................141
3.1 La comptabilit classique .................................................142
3.2 La comptabilit amricaine ...........................................144
3.3 La comptabilit de trsorerie............................................147
3.4 Le partage des travaux de comptabilit entre
la mutuelle et une structure externe ................................151
3.5 Les autres documents comptables....................................153
Chapitre 4 Les travaux de fin dexercice ...............................................157
4.1 La rvision gnrale des comptes ....................................157
4.2 La rgularisation des comptes..........................................161
4.3 Les amortissements ..........................................................165
4.4 Les provisions ...................................................................167
4.5 Les particularits de lenregistrement des cotisations
en fonction des systmes comptables utiliss...................168
Chapitre 5 La clture et la rouverture des exercices .........................171
5.1 La balance........................................................................172
5.2 La clture de lexercice.....................................................173
5.3 Louverture dun nouvel exercice .....................................176

Partie 5 La gestion prvisionnelle ...............................................179


Chapitre 1 Le budget................................................................................181
1.1 Les fonctions du budget ...................................................181
1.2 Llaboration du budget...................................................182
1.3 Lestimation des recettes et des dpenses........................183
1.4 La mise en uvre du budget ...........................................187
Chapitre 2 Le plan de trsorerie ............................................................192
2.1 Les fonctions du plan de trsorerie ..................................192
2.2 Llaboration du plan de trsorerie..................................192

Partie 6 La gestion des risques lis lassurance ..............195


Chapitre 1 Les principaux risques lis lassurance et
leur prvention ......................................................................197
1.1 Les risques lis lassurance ...........................................198
1.2 La prvention des risques lis lassurance ....................201
Chapitre 2 Les mcanismes de consolidation financire ....................212
2.1 Les rserves ......................................................................213
2.2 Le fonds de garantie ........................................................214
2.3 La rassurance .................................................................215

xi
Partie 7 Le contrle, le suivi et lvaluation ...........................217
Chapitre 1 Le contrle interne ................................................................219
1.1 Le contrle par le Comit de Surveillance (CS) ................220
1.2 Le contrle par lAssemble Gnrale (AG) .....................223
Chapitre 2 La synthse des informations de suivi:
le tableau de bord ................................................................225
2.1 Le tableau de bord ...........................................................225
2.2 La rsolution des problmes identifis .............................233
Chapitre 3 Lanalyse de la viabilit financire et
conomique dune mutuelle de sant ................................235
3.1 Lanalyse de la situation financire par les ratios ............236
3.2 Lanalyse de la viabilit conomique ...............................241
Chapitre 4 Lvaluation et les ajustements
du fonctionnement dune mutuelle de sant.....................244
4.1 Lvaluation......................................................................245

Glossaire .......................................................................................................255

Bibliographie ..............................................................................................259

Index ................................................................................................................269

xii
Introduction
Le programme STEP contribue au renforcement des connaissances et des comptences des
acteurs du dveloppement des mutuelles de sant en Afrique. La production doutils
mthodologiques et didactiques constitue lune des activits prioritaires du programme.
Destins aux formateurs, promoteurs, responsables dorganisations communautaires et ces
outils permettent dacqurir des comptences pratiques et daccrotre la capacit des
utilisateurs en matire danalyse et de matrise des techniques mutualistes.
Les outils sont le rsultat dun travail systmatique de capitalisation des savoirs et des
expriences dans le domaine des mutuelles de sant. Ces outils sont produits sur la base de
processus participatifs associant des praticiens, des chercheurs, des responsables et des
pdagogues provenant gnralement de plusieurs pays. Les outils font lobjet de tests et
dune validation avant leur diffusion grande chelle. Ils sont continment enrichis,
perfectionns et actualiss.
Ce guide consacr la gestion des mutuelles de sant en Afrique complte lensemble
doutils mthodologiques et didactiques dj disponible et cherche rpondre un besoin
fort exprim par les promoteurs, les administrateurs et les gestionnaires des mutuelles de
sant dont les comptences en gestion sont insuffisantes.

A qui sadresse ce guide?


Le guide sadresse tous les acteurs impliqus dans la promotion et la gestion des mutuelles
de sant, en particulier:
l Aux administrateurs, responsables et gestionnaires des mutuelles de sant
Suivant leur rle et leurs responsabilits dans la mutuelle, ils seront intresss par une ou
plusieurs parties du guide.
l Aux structures dappui aux mutuelles
Il peut sagir dONG, dunions ou de fdrations mutualistes, dorganisations de
travailleurs, dorganisations demployeurs, de projets de coopration, de centres de
gestion, etc., qui donnent des appuis techniques, renforcent les comptences des
responsables des mutuelles ou assument une partie des tches de gestion.

Quels sont les objectifs du guide?


Le guide poursuit deux objectifs.
l Renforcer les comptences et les connaissances des utilisateurs dans la gestion
des mutuelles de sant africaines
Les gestionnaires et responsables de mutuelles doivent disposer de comptences
administratives et comptables pour assurer la viabilit de leur organisation. Ce guide
repose sur une capitalisation des expriences mutualistes africaines ainsi que sur les
pratiques habituelles de gestion de lassurance. Lapproche est volontairement simplifie
mais lobjectif est de tendre vers une technicit de plus en plus leve. Les techniques et
1
documents proposs sont donns titre illustratif et doivent tre adapts la mutuelle
concerne.
l Renforcer la capacit des structures dappui aux organisations mutualistes
Toutes les fonctions de gestion ne sont pas ou ne doivent pas tre exerces par la
mutuelle. Suivant les situations, certaines tches peuvent tre assumes par des structures
externes. Le guide repose sur une possible rpartition des tches en interne et en externe.
Il devrait permettre de renforcer la capacit des structures externes fournir lappui
requis.

Quel est le contenu du guide?


Le guide est structur en sept parties.

La partie 1 introduit les principes mutualistes de base et leur incidence sur la gestion de
linstrument complexe que constitue lassurance. Les notions de base relatives
lassurance sant, aux fonctions principales de la gestion ainsi qu leurs
interrelations y sont prsentes.

La partie 2 dcrit lorganisation administrative de la mutuelle, les responsabilits et les


organes qui la constituent. Diffrents outils de gestion administrative sont
prsents.

La partie 3 porte sur les activits centrales de lassurance sant: ladhsion, le


recouvrement des cotisations et des droits dadhsion et le paiement des
prestations maladie. Cette partie donne aux utilisateurs des informations
pratiques et illustres sur les mcanismes, les documents et les procdures
spcifiques ces domaines de gestion.

La partie 4 traite de la comptabilit dune mutuelle de sant. Etant donn la diversit des
utilisateurs du guide, le contenu de cette partie se limite aux notions de base
de la comptabilit, du fonctionnement des comptes et des travaux ncessaires
en cours et en fin dexercice. Elle aidera les utilisateurs tirer profit des
donnes issues de la comptabilit.

La partie 5 se rfre la gestion des activits futures de la mutuelle compltant la


connaissance apporte par la comptabilit sur la situation actuelle et passe.
Cette gestion est appele gestion prvisionnelle. Deux outils y sont dcrits,
le budget et le plan de trsorerie.

La partie 6 traite des risques lis lactivit dassurance qui influent sur la viabilit de la
mutuelle et contre lesquels elle doit se prmunir par un ensemble de mesures
techniques et financires. Ces diffrents risques et les mesures permettant de
les prvenir sont dcrits et illustrs. Cette partie devrait permettre aux
utilisateurs de consolider la situation financire de la mutuelle en parant aux
consquences de la survenue de ces risques.

La partie 7 permet dintroduire les notions de contrle, de suivi et dvaluation du


fonctionnement des mutuelles2. Elle dcrit les activits raliser par les
2 Un guide spcifique a t produit par le programme STEP, Guide de suivi et dvaluation des systmes de
micro-assurance sant, BIT/STEP, CIDR, Genve, 2001, auquel les lecteurs sont fortement invits se rfrer.

2
organes de la mutuelle ainsi que les outils de contrle et de pilotage mettre
en place, notamment le tableau de bord. Une mthodologie dvaluation est
galement dcrite, par lutilisation de diffrents ratios.

Quelles sont les limites du guide?


Il na pas t possible de prendre en compte toute la diversit des formules mutualistes
rencontres dans la ralit. Il existe une multiplicit dorganisations (mutuelle
communautaire, assurance dun prestataire, mutuelle syndicale ou dentreprise, mutuelle
dune organisation de microfinance, etc.) et de modalits de fonctionnement. Les mutuelles
vises par le guide sont principalement des organisations base communautaire,
relativement rcente dont la gestion est faiblement technicise. Ces mutuelles, gnralement
de taille rduite, sadressent des populations faible niveau dinstruction et offrent des
services principalement destins couvrir le risque maladie. Les techniques et supports de
gestion prsents sont assez simples pour correspondre au stade de dveloppement des
mutuelles de sant aujourdhui. Bien que lutilisation de moyens informatiques facilitent la
gestion, le guide fournit volontairement des exemples doutils sous forme de documents
papier, utiliss communment dans les mutuelles existantes.
Certains aspects de la gestion des mutuelles de sant nont pas t approfondis, notamment
ceux relatifs la comptabilit. Cette partie a t oriente de manire permettre aux
responsables et gestionnaires de mieux suivre et interprter les rsultats de leur mutuelle. Le
but nest pas de leur donner les comptences techniques, ncessaires aux oprations
denregistrement, de passage des critures, de rgularisation des comptes, etc. Cet
apprentissage devra faire lobjet dun outil spcifique de comptabilit mutualiste destin aux
personnes en charge de la tenue de la comptabilit des mutuelles.
Dautres aspects de la gestion des mutuelles de sant ne sont pas abords dans ce guide. Il
sagit notamment de la comptabilit analytique qui, bien que trs importante, na pas t
retenue comme prioritaire au regard des objectifs de ce guide et du stade de dveloppement
des mutuelles africaines. Dautre part, le guide na pas lintention de fournir un vritable
cours danalyse financire mais de donner aux utilisateurs uniquement quelques
comptences de gestion prvisionnelle. Enfin, le suivi et lvaluation des mutuelles a t
abord de manire succincte tant donn lexistence dun guide spcifique publi par le
programme STEP en la matire.
Les diffrents supports et techniques de gestion sont prsents dans ce guide titre
dexemples (ces exemples sont fictifs mais souvent bass sur des cas rels). Le but nest pas de
proposer des modles standardiss mais dinviter les utilisateurs dvelopper, dans le
respect des rgles, des supports de gestion adapts la mutuelle concerne (organisation de
la mutuelle, comptences des responsables, rpartition des tches en interne et en externe,
lgislation en vigueur, etc.).

Comment utiliser le guide?


Chaque partie peut tre utilise sparment. Cependant, les domaines de gestion sont
interdpendants, les procdures et les supports prsents sont souvent communs plusieurs
domaines. A titre dexemple, le registre de cotisation est utilis dans la gestion prvisionnelle,
la comptabilit et le suivi des adhsions.

3
Il est donc ncessaire de disposer dune vue densemble de lorganisation et des mcanismes
de gestion avant de sintresser spcifiquement une partie. Le chapitre 2 de la partie 1 sous
le titre les fonctions, domaines et principes de la gestion dune mutuelle de sant peut servir
dintroduction dans le cadre dune formation portant sur un aspect de la gestion trait dans
une autre partie.
Ce guide peut tre utilis comme outil:
l de rfrence pour les administrateurs et les gestionnaires des mutuelles de sant ainsi que
pour les structures dappui;
l dappui des formations sur la gestion dune mutuelle de sant. Dans ce cadre, les
exemples prsents seront utiles la prparation de travaux de groupes ou dexercices
individuels.
Le guide peut galement tre utilis comme un outil de rfrence pour dautres systmes de
micro-assurance, tels quune assurance gre par un prestataire de soins ou par une
institution de microfinance. En effet, si lorganisation de ces systmes diffre de celle, trs
spcifique, dune mutuelle, ceux-ci reposent cependant sur le mme instrument: lassurance.

4
Part
Pa rtie
ie 1

Introduction
la gestion
dune mutuelle
de sant

5
Les mutuelles de sant mettent en jeu un instrument financier complexe, lassurance, qui
ncessite le recours des techniques et outils de gestion rigoureux et spcifiques. Cette
premire partie situe les bases, enjeux et spcificits de la gestion dune mutuelle de sant.
Elle est compose de deux chapitres:

Chapitre 1 Les caractristiques dune mutuelle de sant


Ce chapitre dfinit la mutuelle de sant et prsente les principes de base de la
mutualit. Il introduit galement les principaux enjeux de la gestion dune
mutuelle en dcrivant notamment le calcul des cotisations, le couple
prestations / cotisations, le choix et les modes doctroi des prestations.

Chapitre 2 Les fonctions, domaines et principes de gestion dune mutuelle


de sant
Ce chapitre prsente un ensemble de notions de base qui vont dterminer la
gestion de la mutuelle. Sont ainsi examins successivement les fonctions,
domaines et principes de gestion dune mutuelle. Ces notions sont prsentes
la fois dans ce quelles ont de particulier dans le cas des mutuelles de sant
mais aussi dans ce quelles signifient pour toute organisation.

Les caractristiques dune mutuelle de sant

Ce premier chapitre prsente certaines dfinitions et notions de base essentielles: la mutuelle


et les principes de base de son fonctionnement, lassurance, le risque maladie, le calcul des
cotisations, le couple prestations / cotisations et les modes doctroi des prestations.
Ces diffrentes notions sont au cur du fonctionnement des mutuelles et vont dterminer,
dans une bonne mesure, les enjeux, les difficults et les modalits de gestion de ces
organisations.

1.1 La dfinition et les principes de base dune mutuelle


de sant
Une mutuelle de sant est une association volontaire de personnes, but non lucratif, dont le
fonctionnement repose sur la solidarit entre les adhrents. Sur la base des dcisions de ces
derniers et au moyen de leurs cotisations3, la mutuelle mne en leur faveur et en celle de leur
famille une action de prvoyance, dentraide et de solidarit dans le domaine des risques
sociaux4.
Une mutuelle de sant met en jeu un instrument financier, lassurance, et repose sur un
certain nombre de principes de base parmi lesquels figurent la solidarit et la participation5.

3 Le terme cotisation est gnralement employ dans le cadre des mutuelles de sant; on parlera de prime pour une
assurance commerciale. Ces deux termes dsignent la somme dargent verse par chaque adhrent pour pouvoir
bnficier des services de lassurance.
4 Mutuelles de sant en Afrique: Caractristiques et mise en place. Manuel de formateurs, BIT/STEP, ANMC, WSM,
Genve, 2000.
5 Cf. Plate-forme dAbidjan, Stratgies dappui aux mutuelles de sant en Afrique, BIT/STEP, USAID, GTZ, ANMC,
WSM, 1998.

Partie I Introduction la gestion dune mutuelle de sant 7


l La solidarit
Le principe de solidarit est le vritable fondement de la mutualit. Les implications de ce
principe sont doubles:
4 chaque adhrent paie une cotisation qui est indpendante de son risque personnel de
tomber malade. Cette cotisation est donc la mme quels que soient lge, le sexe et
ltat de sant des adhrents;
4 chaque adhrent bnficie des mmes services pour un mme montant de cotisation.
Une mutuelle de sant instaure donc une solidarit entre les malades et les bien-portants,
les jeunes et les vieux, les diffrentes catgories professionnelles et sociales, etc.
La solidarit ne sexprime pas seulement dune manire financire. Elle peut aussi se
concrtiser par un engagement bnvole en faveur des malades et des handicaps, des
personnes ges, autrement dit en faveur de groupes risque.
La solidarit est un concept dynamique. Sa concrtisation, les moyens et les mcanismes
pour la raliser doivent voluer avec la socit dans laquelle la mutualit se dveloppe.
l Le fonctionnement dmocratique et participatif
La mutualit est le fruit de la libert dassociation. Chacun est libre dadhrer une
mutuelle et ce sans discrimination raciale, ethnique, sexuelle, religieuse, sociale ou
politique.
Tous les adhrents ont les mmes droits et devoirs. Ils ont, entre autres, le droit de
participer directement ou indirectement aux instances de dcision et de contrler le
fonctionnement de leur organisation. Cette dmocratie participative repose sur la
responsabilisation des adhrents qui, pour exercer pleinement leurs droits, doivent
disposer dune formation adquate ainsi que dinformations claires, compltes et
comprhensibles.
l La non-lucrativit
Une mutuelle qui, par vocation, a pour ambition de consacrer son action au service de
ses adhrents, ne peut poursuivre un but lucratif. Toute recherche de profit est
incompatible avec sa nature. Cependant les considrations conomiques et les principes
de bonne gestion ne doivent pas tre ngligs car ils contribuent la ralisation du
bien-tre collectif. Une mutuelle doit donc veiller quilibrer ses comptes et dgager des
excdents afin de constituer des rserves.
l Lautonomie et la libert dans le respect des lois
Une mutuelle est une organisation libre qui doit pouvoir prendre des dcisions sans
demander laval des autorits publiques ou de groupes dintrt. Cette souplesse dans
laction est bnfique aux adhrents car elle permet, entre autres, dadapter les services
offerts aux besoins, lesquels voluent. Si une mutuelle est libre et autonome, elle nen
demeure pas moins soumise aux lois et rglements comme ceux rgissant
lenregistrement, la comptabilit, laudit, le contrle, etc.

8 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
l La responsabilit
Lensemble des principes prcdents reste lettre morte si les adhrents ne se comportent
pas de manire responsable vis--vis de leur sant et de celle des autres, dans lutilisation
des ressources de la mutuelle et dans les dcisions quils prennent.
l La dynamique dun mouvement social
Les adhrents dune mutuelle ne sont pas des consommateurs passifs mais des individus
engags dans un processus de dveloppement individuel et collectif. Ils sont membres
dun mouvement social, cest--dire dun groupe de personnes ayant pour but la dfense
du bien et des intrts communs.

1.2 Lassurance sant


Lassurance est un instrument qui permet plusieurs personnes de partager des risques. Les
contributions des assurs sont mises en commun et servent couvrir les dpenses des seules
personnes affectes par la survenue de ces risques. Les assurs, en contrepartie du versement
de leurs cotisations (ou primes), obtiennent de lassureur la garantie de cette rparation
financire (ou prise en charge). Les risques couverts sont prcisment dtermins. Les assurs
renoncent la proprit des cotisations verses et ne peuvent donc plus les rclamer.
En dautres termes, lassurance conduit ce que ceux qui ne tombent pas malades paient
pour ceux qui ont moins de chance. Les assurs acceptent le principe de ce transfert parce
quils sont conscients de ne pas tre labri des risques couverts par lassurance, que leur
aversion pour ces risques est forte et quils ne sont pas en mesure dy faire face
individuellement6.

1.3 Le risque maladie


Le risque correspond lventualit quun vnement futur, bon ou mauvais, se produise.
Par extension, le terme risque dsigne un vnement indsirable contre la survenue duquel
une assurance est souscrite. Les principaux risques sociaux sont: la maladie, linvalidit, la
vieillesse, le chmage et le dcs.
La maladie peut provoquer des dommages durables et parfois irrversibles la sant de
lindividu. Elle constitue donc un risque pour la sant. Elle reprsente galement un risque
financier car:
l le recours aux soins de sant est coteux (prix des services, transport, hbergement, etc.).
Pour faire face ce cot, lindividu peut tre dans lobligation de rduire son pargne et
mme de vendre ses biens de production. Il peut en rsulter un appauvrissement durable
de lindividu et de sa famille. Les personnes dmunies peuvent galement tre dans
lincapacit de faire face aux dpenses ncessaires leur rtablissement;
l la maladie peut entraner une incapacit de travail momentane ou durable et donc une
perte de revenus.
Sur le plan financier, les risques se rpartissent habituellement en deux catgories:

6 Mutuelles de sant en Afrique: Caractristiques et mise en place. Manuel de formateurs, BIT/STEP, ANMC, WSM,
Genve, 2000.

Partie I Introduction la gestion dune mutuelle de sant 9


l Les gros risques
Les gros risques regroupent ceux lis aux maladies graves et, globalement, aux atteintes
qui ncessitent des dpenses importantes en soins: hospitalisations, interventions
chirurgicales, accouchements dystociques et autres actes spcialiss. La probabilit de
survenue de ces vnements est faible. Leffort financier quils demandent est en revanche
hors de porte de la plupart des familles.
l Les petits risques
Les petits risques concernent les cas plus bnins qui ncessitent des dpenses de sant
moindres mais dont la frquence de survenue est, en gnral, nettement plus leve que
celle des gros risques. Sont inclus, par exemple, dans cette catgorie les soins infirmiers et
les consultations ambulatoires.
Trs schmatiquement, les petits risques se situent la base de la pyramide sanitaire, au
niveau des soins de sant primaires. Les gros risques interviennent aux chelons suprieurs
de cette pyramide, au niveau des soins de sant secondaires et spcialiss7.
Lassurance est particulirement adapte la couverture des gros risques car ceux-ci sont
peu frquents et dun cot lev. Lassurance permet, dans ce cas, un rel partage de risques
entre les assurs. Pour lassur, la cotisation demande sera faible au regard des dpenses
quil aurait effectuer en cas de survenue du risque.
Dans le cas de la couverture des petits risques, relativement peu coteux et dune frquence
leve, le partage des risques entre assurs joue moins. En effet, sur une priode relativement
courte, le risque touche la plupart des assurs (cas des consultations par exemple). Toutefois,
lassurance offre ici certains avantages par rapport un paiement individuel effectu au
moment o les soins sont requis. Elle introduit un mcanisme de prpaiement et donc une
forme de prvoyance permettant de mieux faire face au risque financier. De plus, lassureur,
par son pouvoir dachat, est en mesure dobtenir des prestataires de soins des avantages
(prix, qualit) hors de porte des individus considrs isolment.

1.4 Le calcul de la cotisation


Les cotisations constituent la principale ressource financire de la mutuelle et doivent, ce
titre, permettre de:
l rembourser les dpenses de sant ( lexception du copaiement) correspondantes aux
soins couverts par la mutuelle;
l raliser des excdents. Les excdent servent en particulier constituer des rserves et
renforcer de ce fait la solidit financire de la mutuelle. Lorsque ces rserves sont
suffisantes, les excdents peuvent galement tre utiliss la ralisation dactions au
profit des bnficiaires ou dautres membres de la population;
l financer les cots de fonctionnement de la mutuelle.
Ainsi, la cotisation peut tre dcompose en quatre lments comme le montre le schma
suivant.

7 Mutuelles de sant en Afrique: Caractristiques et mise en place. Manuel de formateurs, BIT/STEP, ANMC, WSM,
Genve, 2000.

10 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Composition de la cotisation

Paiement des dpenses de fonctionnement

Cotisation = Prime pure Charge Cot unitaire de Excdent


+ + +
de scurit fonctionnement unitaire

Ralisation dexcdents
Paiement
des prestations
maladie

Constitution Actions
des rserves sociales

Prime pure
Elle correspond au montant de la garantie (montant pris en charge par lassurance) face un
risque couvert. Cette prime est calcule le plus souvent en utilisant la formule suivante8:

Taux dutilisation attendu (cot moyen du service copaiement la charge du patient).


Le taux dutilisation attendu est calcul sur la base des taux de morbidit. Il sera en principe
suprieur au taux dutilisation des services de sant constat auprs des formations mdicales.
En effet, les barrires financires que les mutuelles visent justement dpasser limitent laccs
aux soins.

Charge de scurit
Lintroduction dune charge de scurit est lie:
l lincertitude concernant le taux dutilisation et le cot moyen. Trs souvent, ces paramtres
sont estims sur la base de donnes peu fiables (notamment les frquences de survenue des
risques). Dautre part, lintroduction de lassurance induit le plus souvent un changement de
comportement des assurs et des prestataires. Ce changement de comportement peut
conduire une augmentation du taux dutilisation et du cot moyen (voir partie 6);
l la taille de la mutuelle. Le calcul de la prime pure repose sur une estimation du taux
dutilisation. Lestimation statistique de ce taux sera dautant plus fiable que le nombre
dadhrents est important. Dans une mutuelle de petite taille, il est possible que le taux rel
dutilisation des services soit suprieur celui utilis dans le calcul de la cotisation. Les
dpenses relles en prestations dpasseront alors les dpenses estimes.

Lensemble de la prime pure et de la charge de scurit constitue la prime de risque.

8 Pour une formule dapplication plus gnrale: Prime pure (pour une acte) = Probabilit de consommer lacte
Quantit moyenne consomme Cot unitaire moyen de lacte.

Partie I Introduction la gestion dune mutuelle de sant 11


Cot unitaire de fonctionnement
Cet lment est fix en estimant le total des cots de fonctionnement divis par le nombre de
bnficiaires attendus. Si ces donnes ne sont pas disponibles (lors du lancement par exemple),
ce cot peut tre fix en premire approximation entre 10 et 15 % de la prime de risque.

Excdent unitaire
Il est fix en pourcentage du total des trois lments prcdents. Le montant dgager varie
selon la lgislation, la situation financire de la mutuelle, ses perspectives de dveloppement,
etc.
La formule ci-dessus permet de dterminer la valeur unitaire de la cotisation par individu, par
service de sant couvert et par an. Par consquent, et en premire approximation, si plusieurs
services de sant sont couverts, la cotisation individuelle totale est gale la somme des
cotisations relatives chaque service.
La cotisation annuelle peut tre fractionne par jour, mois, trimestre, etc. Celle-ci doit en effet
tre adapte aux caractristiques des revenus du public cible.

Lors de la mise en place dune mutuelle de sant, il est souvent difficile de disposer de toutes
les donnes ncessaires un calcul fiable des cotisations. Cette difficult concerne en
particulier les taux dutilisation. Lestimation des cots moyens peut galement poser
problme surtout lorsque le paiement des actes et des prescriptions est clat ( linverse,
cette difficult disparat lorsque le prestataire de soins pratique une tarification forfaitaire,
surtout si celle-ci inclut les mdicaments).
Face ces difficults et quels que soient les moyens utiliss durant ltude de faisabilit, la
mutuelle devra mettre en place un mcanisme rigoureux de suivi des cots moyens et des
taux dutilisation. Ainsi, la mutuelle pourra procder, sur la base des valeurs observes dans
la ralit, aux ajustements des donnes utilises dans le calcul de la cotisation. La mutuelle
entrera ainsi dans un processus de test et de correction (ventuelle) du montant de ses
cotisations qui peut staler sur plusieurs exercices. Ajuster le montant des cotisations est de
premire importance pour la viabilit de la mutuelle.

1.5 Le couple prestations / cotisations


Le montant de la cotisation est directement conditionn par le choix des prestations
couvertes. Cette relation entre le montant des cotisations et le niveau des prestations
dsigne par lexpression: couple prestations / cotisations joue un rle trs important
dans le fonctionnement dune mutuelle de sant.
Dans le contexte des pays en dveloppement et sagissant de mutuelles sadressant des
populations aux revenus faibles et irrguliers, ce couple doit reposer sur un dlicat quilibre
entre:
l des prestations rpondant le mieux aux besoins des adhrents
et
l un montant de cotisation le plus bas possible afin dtre conomiquement accessible au
plus grand nombre de personnes.

12 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
La dtermination du couple prestations / cotisations donne frquemment lieu des dbats au
sein des mutuelles, que lon peut rsumer ainsi:
l pour certains, il faut couvrir les petits risques car les soins de sant primaires qui leur sont
associs constituent la porte dentre dans le systme sanitaire. Une couverture des petits
risques favorise un accs rapide aux soins ce qui permet dviter une dgradation de ltat
de sant des malades. Cependant, la couverture des petits risques se heurte deux
contraintes majeures:
4 les soins primaires ninduisent pas le plus fort risque financier pour les familles, mais
en revanche, ils entranent une cotisation leve au regard du cot des soins car leur
frquence de survenue est galement leve;
4 elle expose fortement les systmes dassurance la fraude et la surconsommation;
l pour dautres, la couverture des gros risques est prfrable car ce sont, par dfinition, les
soins associs ces risques que les familles ont le plus de difficults payer. De plus,
dans le cas des gros risques, la cotisation est peu leve au regard du cot des soins en
raison de la faible frquence de survenue de ces risques. Cependant, la couverture des
gros risques a aussi des inconvnients:
4 elle rend les prestations de la mutuelle peu visibles car la frquence de survenue de
ces risques est faible. Autrement dit, les adhrents devront cotiser rgulirement mais
bnficieront rarement des prestations de leur mutuelle, do un fort risque de
dmotivation;
4 dans le cas o les familles prouvent des difficults pour payer les soins de sant
primaires, une couverture des gros risques ne rsout pas les problmes daccs aux
services de sant.
Il nexiste pas de recette miracle pour la dtermination dun couple prestations / cotisations
quilibr. Celui-ci rsulte souvent dun processus long qui se droule en plusieurs tapes.
1. Durant la phase dtude de faisabilit, les promoteurs de la mutuelle estiment la capacit
contributive du public cible, cest--dire le montant moyen que chaque individu ou
famille serait en mesure de cotiser. Ils laborent ensuite plusieurs scnarios de prestations
couvrir et les cotisations correspondantes, en tenant compte de la capacit contributive
du public cible.
2. Lors de lassemble gnrale constitutive, ces diffrents scnarios sont prsents aux
adhrents qui participent ainsi au choix final des prestations de leur future mutuelle. Un
scnario sera finalement retenu et correspondra au couple prestations / cotisations qui
sera mis en place.
3. Lors de ses premiers exercices annuels, la mutuelle pourra suivre, valuer et affiner ce
scnario et aboutir un couple prestations / cotisations quilibr.
Il est galement possible que la mutuelle propose aux adhrents, dans un mme scnario,
plus dun couple prestations / cotisations. Autrement dit, la mutuelle offrira chaque
personne la possibilit de choisir lors de ladhsion entre plusieurs montants de cotisation
(correspondant chacun une couverture propre). Cependant, loffre de plus dun couple
prestations / cotisations rend davantage complexe la gestion de la mutuelle et nest pas
toujours bien comprise des adhrents.

Partie I Introduction la gestion dune mutuelle de sant 13


1.6 Les modes doctroi des prestations aux bnficiaires9
Deux cas sont considrer pour loctroi des prestations aux bnficiaires, selon quil sagit
de soins fournis par des prestataires contractualiss avec la mutuelle ou de soins accords
par des structures cres par celle-ci.

Cas Gnralement, le cot des services de sant est partag entre le


de prestataires patient et la mutuelle. Il stablit alors une relation tripartite entre le
contractualiss bnficiaire, la mutuelle et le prestataire de soins.
avec la mutuelle
Le paiement du cot des soins de sant est effectu comme suit:
4 soit le patient paie le montant des services dont il a bnfici et se
fait rembourser ensuite;
4 soit la mutuelle paie directement le prestataire (systme du tiers
payant).
En fonction de la nature des soins, ces deux modes peuvent tre
combins par une mutuelle, par exemple: remboursement du
bnficiaire pour les petites dpenses (consultations) et paiement
direct des prestataires pour les dpenses plus importantes
(hospitalisation).

Paiement des soins par le bnficiaire


La mutuelle peut demander aux bnficiaires de payer les frais
affrents aux services rendus; elle les remboursera ensuite. Dans ce
cas, le bnficiaire paie les soins selon les modalits (paiement
lacte, par pisode de maladie ou par consultation) et la grille de
tarifs accords avec le prestataire.
Le bnficiaire se fait alors remettre par le prestataire une preuve de
paiement, cest--dire un reu ou une facture qui doit comporter au
moins:
4 lidentification du prestataire de soins;
4 lidentification du bnficiaire;
4 la nature des prestations;
4 le prix et la date de la prestation.
Le bnficiaire doit prsenter la mutuelle la preuve de paiement
pour se faire rembourser.
Linconvnient de cette forme de paiement pour le bnficiaire est
dune part quil doit disposer de la totalit de la somme ncessaire au
paiement des soins et, dautre part, quil doit effectuer des dmarches
pour se faire rembourser.
Pour la mutuelle de sant, lavantage de ce systme est quil limite
la surconsommation, la tendance aux abus ou la facturation

9 Mutuelles de sant en Afrique: Caractristiques et mise en place. Manuel de formateurs, BIT/STEP, ANMC, WSM,
Genve, 2000.

14 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
frauduleuse. Linconvnient est un surcrot de gestion et donc des
cots administratifs plus importants.

Paiement direct par la mutuelle


Dans certains cas, le bnficiaire ne verse au prestataire que le
montant correspondant au copaiement (ticket modrateur, franchise,
etc.). La mutuelle paie au prestataire le complment, sur prsentation
dune facture. Ce systme est appel tiers payant parce que ce nest
pas le bnficiaire qui paie, mais la mutuelle, considre comme
tierce partie, en plus du prestataire et du bnficiaire. Ce systme est
souvent utilis pour les gros risques, impliquant des frais importants
auxquels le bnficiaire ne peut pas faire face (hospitalisation,
chirurgie, etc.).
Le systme du tiers payant est, videmment, le plus avantageux pour le
bnficiaire: pas de problmes de disponibilits financires, pas de
dmarche entreprendre ni de dlai dattente pour le remboursement
de ses frais.
Administrativement, ce systme peut tre moins coteux (regroupement
des paiements par prestataire et non par patient), mais les possibilits
de contrle de la ralit des soins donns sont moindres, et surtout les
risques de surconsommation et de fraudes sont plus levs.

Cas de formations Les services des formations sanitaires cres par la mutuelle peuvent
sanitaires cres tre proposs aux bnficiaires et aux non-bnficiaires, avec des
par la mutuelle tarifs prfrentiels en faveur des premiers.
Pour des questions de bonne organisation et de transparence, et pour
pouvoir valuer distinctement les performances des diffrentes
structures, la comptabilit de la mutuelle et celle de ses formations
sanitaires doivent toujours tre tenues sparment, mme au cas o
les non-bnficiaires nauraient pas accs aux services proposs.

Centres de sant et hpitaux crs par la mutuelle


Plusieurs cas peuvent tre envisags:
4 le bnficiaire est pris en charge 100 %. Il est alors soign sur
prsentation de sa carte dadhrent;
4 le bnficiaire est pris en charge partiellement. Il assume par
exemple:
un copaiement sur les diffrents actes prests (par acte ou sur
le total de cots);
le paiement de certaines catgories de services prests. Par
exemple, la consultation lui est donne gratuitement alors que
les mdicaments sont sa charge.

Partie I Introduction la gestion dune mutuelle de sant 15


Dpts pharmaceutiques de la mutuelle
La mutuelle favorisera la vente de mdicaments gnriques et ne
dlivrera les spcialits que si cela savre indispensable. Les
bnficiaires profiteront dun tarif prfrentiel, tandis que les
non-bnficiaires devront acheter les mdicaments au prix du
march.
Des remises diffrentes peuvent aussi tre consenties, selon quil
sagit de mdicaments gnriques ou de spcialits, afin de favoriser
lusage des gnriques.

Les fonctions, domaines et principes


de la gestion dune mutuelle de sant

Quelle que soit sa taille, une mutuelle de sant est comparable une entreprise commerciale
et nchappe pas lobligation de mettre en place une gestion efficace. Mais une mutuelle
de sant a ses propres caractristiques qui lui imposent de concevoir et de mettre en place
des modalits de gestion spcifiques.
l Lassurance sant est un outil financier doublement particulier:
4 les adhrents paient des cotisations pour se protger contre des risques prcis mais
dont la survenue est incertaine;
4 la mutuelle de sant ne connat avec prcision le prix de revient du produit
dassurance quelle propose ses adhrents qu lissue de la priode couverte.
l Lassurance repose sur la notion dobligation entre lassureur (la mutuelle de sant) et
lassur (ladhrent):
4 en cas de survenue dun risque couvert, la mutuelle garantit ladhrent la prise en
charge totale ou partielle de ses dpenses. Cette garantie induit lobligation pour la
mutuelle dtre constamment en mesure de remplir ses engagements;
4 en contrepartie de cette garantie, ladhrent sengage verser rgulirement ses
cotisations, faute de quoi la mutuelle peut lui retirer son droit aux prestations.
l La mutuelle met en jeu un financement collectif de la sant qui repose sur des principes
tels que la solidarit, le fonctionnement dmocratique ou le but non lucratif. Ces
principes influencent grandement les modalits de gestion de la mutuelle.
Ce chapitre est plus spcifiquement consacr la description des fonctions, domaines et
principes de gestion dune mutuelle de sant. Il met en avant ce que ces notions ont de
particulier dans le cas des mutuelles de sant mais rappelle galement leur sens plus gnral,
commun toute organisation.

Partie I Introduction la gestion dune mutuelle de sant 16


2.1 Les fonctions de gestion de lassurance
La gestion technique de lassurance peut tre dcompose en quatre grandes fonctions,
savoir:
l la production du contrat dassurance;
l le recouvrement des cotisations et des droits dadhsion;
l le traitement des demandes de prise en charge;
l la surveillance du portefeuille de risques.

La production Cette fonction regroupe toutes les activits lies ladhsion et


du contrat la mise en place des engagements rciproques entre la mutuelle
dassurance et ladhrent. Dans un systme dassurance commerciale, cet
engagement donne lieu un contrat crit et sign par lassur et
lassureur. Dans une mutuelle, il sagit dun contrat tacite dont les
termes sont dcrits dans les statuts et le rglement intrieur.
Quel que soit le systme dassurance, cette fonction regroupe les
mmes activits:
4 linscription des adhrents et des personnes charge;
4 lapplication du taux de cotisation;
4 la tenue des documents de gestion relatifs aux adhsions et aux
cotisations.

Le recouvrement Cette fonction vise assurer la rentre des cotisations. Elle regroupe
des cotisations plusieurs activits:
et des droits
4 le recouvrement et lencaissement des droits dadhsion et des
dadhsion
cotisations;
4 le recouvrement des arrirs;
4 la tenue des documents de gestion relatifs au recouvrement des
droits dadhsion et des cotisations.

Le traitement Cette fonction sattache au remboursement des adhrents et/ou au


des demandes paiement des prestataires. Les prestations maladie dune mutuelle de
de prise sant constituent ses principales dpenses; elle doit donc les matriser
en charge au mieux. Il sagit notamment pour la mutuelle de raliser les activits
suivantes:
4 la vrification des droits aux prestations;
4 la dlivrance des documents de prise en charge (lettres de
garantie et/ou attestations de soins);
4 le contrle des factures des prestataires de soins notamment en
rfrence aux tarifs contractualiss;

Partie I Introduction la gestion dune mutuelle de sant 17


4 lordonnancement et lexcution du paiement des prestations
maladie;
4 la tenue jour des documents de gestion relatifs au suivi des
prises en charge.

La surveillance En change du paiement des cotisations, ladhrent et ses personnes


du portefeuille charge sont couverts par la mutuelle contre un certain nombre de
de risques risques. Cette obligation rciproque entre ladhrent et la mutuelle
constitue une forme de contrat tacite. Lensemble de ces contrats
reprsente pour la mutuelle le portefeuille de risques. La
surveillance du portefeuille de risques regroupe les activits de suivi
portant sur:
4 le nombre et le montant des prestations prises en charge;
4 la rpartition du nombre et du cot des prestations prises en
charge;
4 les cots moyens des prestations prises en charge;
4 les taux dutilisation des services par les bnficiaires (ou
frquences de risques).
Il est essentiel que la mutuelle puisse effectuer cette surveillance car
elle doit prvenir tout drapage dans les cots moyens et les taux
dutilisation. Cela est dautant plus important que lassurance induit
des changements de comportement des bnficiaires et des
prestataires de soins dfavorables lassureur (voir partie 6).
Ce suivi est galement fondamental pour la dtermination du
montant des cotisations (et de sa correction ventuelle) et la
recherche de lquilibre du couple prestations / cotisations.

2.2 Les domaines de gestion


Toutes les fonctions prsentes ci-dessus, ainsi que les responsabilits et les tches qui leur
sont lies, peuvent tre rparties en plusieurs domaines de gestion. A chacun de ces
domaines de gestion, il peut correspondre une unit ou un organe interne spcifique.
Cependant, cette correspondance nest pas rechercher systmatiquement. Dans les petites
mutuelles, il ny a ni la ncessit ni les moyens de crer une unit interne par domaine de
gestion.
l Lorganisation de la mutuelle et la gestion de ses ressources humaines
Lorganisation consiste rpartir, au sein de la mutuelle, les responsabilits et les tches
entre diffrents services et organes et dterminer les relations et flux dinformations entre
ceux-ci.
La gestion des ressources humaines comprend, outre ladministration du personnel,
lensemble des procdures mises en uvre pour rechercher le meilleur rapport entre la
performance du personnel et son cot. Elle traite de la motivation du personnel, de la
formation, du rle de la direction, etc.

18 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
l La gestion technique
Elle porte sur les activits centrales de lassurance, savoir: ladhsion, le recouvrement
des cotisations et des droits dadhsion, le paiement des prestations maladie. La gestion
technique vise galement prvenir la survenue des risques lis lassurance (slection
adverse, risque moral, etc.) ou limiter leurs effets. Elle sattache aussi la dfinition des
relations avec certains acteurs externes en particulier les prestataires de soins.
l La gestion comptable
La mutuelle dispose de biens, offre des services ses bnficiaires et ralise des changes
conomiques et financiers avec son environnement. Ces biens et ces oprations doivent
tre soigneusement enregistrs et comptabiliss pour des besoins de gestion mais aussi
pour rpondre des obligations lgales. La comptabilit consiste classer, enregistrer et
synthtiser les diffrentes oprations de la mutuelle, sous la forme dentres et de sorties
de ressources.
l La gestion financire
La gestion financire sattache la situation financire de la mutuelle, ses besoins et
moyens de financement, ses dcisions dinvestissement et aux risques financiers
auxquels elle est soumise. Elle inclut la gestion prvisionnelle (budget / trsorerie).
l Le contrle interne
Le contrle interne consiste vrifier que les dcisions de lassemble gnrale (AG) sont
bien appliques, que les tches sont correctement excutes, que les ressources sont bien
utilises et que les statuts et rglement intrieur sont respects.
l Le suivi et lvaluation
Le suivi peut se dfinir comme une activit continue qui consiste contrler le bon
droulement du programme dactivits prvu et fournir, en temps utile, les lments
dinformations ncessaires une prise de dcisions efficace.
Lvaluation est une activit priodique qui consiste dresser un bilan de laction, en
cours ou en fin dexercice. Gnralement, une valuation consiste apprcier si les
objectifs fixs sont atteints. Elle doit chercher les raisons des carts entre le niveau
datteinte des objectifs et les prvisions.
Chaque domaine de gestion est important et le fait den ngliger un peut compromettre
lensemble du systme de gestion.

2.3 Les interrelations entre les domaines de gestion


Le schma de la page suivante met en vidence quelques relations entre diffrents domaines
de gestion. On peut constater que chaque tche associe un domaine donn, dont la
prsentation est trs simplifie dans ce schma, dcoule dune tche dans un autre domaine
et en entrane une nouvelle dans un nouveau domaine.

Partie I Introduction la gestion dune mutuelle de sant 19


20
Gestion des adhsions, Enregistrement Paiement Prise en charge
des cotisations des adhsions des cotisations des soins
et des prestations
Paiement des
(gestion technique) Adhsions
droits d'adhsion

Enregistrement Enregistrement Enregistrement des


des recettes des dpenses autres oprations
Gestion conomiques
comptable Production
des comptes
annuels

Gestion
prvisionnelle Calcul des Prparation du
cotisations Calcul des
(gestion prochain exercice:
cotisations
financire) budget, etc.

Gestion
des risques lis Elaboration
l'assurance des mcanismes
de prvention
Elaboration des Prvention Prvention
mesures de prvention des risques des risques

Tableau Contrle
Contrle Contrle Contrle
Contrle, de bord
Quelques interrelations entre les domaines de gestion

suivi Evaluation
Suivi des Suivi des Suivi des
et valuation prestations
adhsions cotisations

Gestion Sensibilisation
des ressources
humaines Besoins
Animation Formation
en formation
Formation Information

BIT/STEP
Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique
2.4 Lincidence des principes mutualistes sur la gestion
dune mutuelle
Comme il a t prsent dans le chapitre prcdent, la mutualit repose sur un ensemble de
principes qui lui sont propres. Parmi ces principes, ceux prsents ci-dessous ont une
incidence particulirement forte sur la gestion de la mutuelle.

La solidarit La solidarit est le vritable fondement de la mutualit. Elle sexprime


dans le montant des cotisations qui est indpendant du risque de
ladhrent de tomber malade et dans la libert dadhsion. Dans
certaines mutuelles, il existe galement une solidarit des plus riches
envers les plus pauvres. Le montant de la cotisation est alors
proportionnel aux revenus de ladhrent.

Le caractre Comme toute autre organisation mutualiste, une mutuelle de sant


non lucratif na pas pour but de raliser des profits ou de redistribuer une part
des rsultats entre les adhrents. Elle a cependant lobligation
dquilibrer ses comptes et de raliser des excdents qui seront utiliss
pour constituer une rserve financire, afin de se prmunir contre une
augmentation imprvue des prestations (pidmie, etc.). Une partie
de ces excdents peut galement tre utilise pour offrir de nouvelles
prestations.

Fonctionnement Le fonctionnement dune mutuelle est plac sous la responsabilit


dmocratique premire des adhrents runis en AG. Pour quils soient mme de
et participatif jouer leur rle, les adhrents doivent recevoir une formation
adquate et disposer dinformations claires, compltes et facilement
comprhensibles. Procurer aux adhrents cette information et la
soumettre discussion est une tche centrale dans la gestion dune
mutuelle.

Autonomie Une mutuelle de sant est une structure prive et indpendante des
et libert pouvoirs publics, des organisations confessionnelles ou des groupes
dintrts. Sa gestion ne doit donc pas tre soumise lingrence de
tiers. Elle doit sexercer dans le respect de la lgislation en vigueur.

Responsabilit Les activits dune mutuelle de sant sexercent dans la recherche


des adhrents permanente dune responsabilisation des adhrents vis--vis de leur
propre sant et dune rigueur de fonctionnement permettant de
garantir le respect des engagements vis--vis des bnficiaires et des
tiers.
Le tableau suivant compare la mutuelle de sant avec dautres systmes de couverture des
dpenses de sant. Il permet de mettre en vidence les spcificits de la mutuelle qui
dcoulent de ses principes de base.

Partie I Introduction la gestion dune mutuelle de sant 21


Assurance Assurance Cooprative
Mutuelle de
maladie commer- de
sant
obligatoire ciale sant3
Adhsion libre X X X

Participation des adhrents la gestion X X2 X

Versement rgulier de cotisations (ou primes) X X X

Apport des adhrents au capital social X

Distribution des excdents aux adhrents X

But non lucratif X X1

Cotisations fonction du risque personnel X

Solidarit entre adhrents X X X

Mouvement social autonome X X

1 Variable selon la lgislation applique dans chaque pays.


2 Dans les systmes de cogestion multipartites.
3 Coopratives doffre de soins.

2.5 Les principes de gestion lis lassurance sant

La garantie Lassurance repose sur une notion dobligation de lassureur vis--vis


des prestations des assurs. La mutuelle doit donc veiller toujours tre en mesure de
faire face ses engagements.

Linversion Dans une entreprise commerciale classique, le prix de revient des


du cycle produits fabriqus est connu avant la vente. Dans une mutuelle, ce
de production cycle est invers; la cotisation est calcule et encaisse sur base dune
estimation du prix de revient du produit dassurance. Lassurance ne
connat le prix de revient rel quau terme de la priode de
couverture. Cette incertitude quant au prix de revient oblige une
prudence particulire en matire de gestion.

Contractualisation La mutuelle passe un (des) contrat(s) avec un (des) prestataire(s) de


avec les soins portant en particulier sur la qualit, la nature, la tarification des
prestataires services de sant couverts et les modalits de paiement. Cette relation
de soins contractuelle constitue un aspect important de la gestion dune
assurance.

2.6 Quelques principes de gestion communs toutes


les organisations
La gestion dune mutuelle de sant nest pas seulement dtermine par des principes qui lui
sont propres. Certains principes ont une importance tout aussi capitale dans la gestion dune
mutuelle que dans celle dautres organisations. Cest en particulier le cas des principes
ci-dessous.

22 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Adaptation Lorganisation administrative, technique, comptable et financire doit
tre parfaitement adapte la taille, aux activits, aux services et aux
moyens de la mutuelle.

Simplification Une gestion rigoureuse et efficace nest pas forcment synonyme de


complexit. La travail et les documents de gestion doivent tre le plus
simple possible au regard des besoins. Cela est dautant plus vrai au
sein des organisations dont les membres ont un faible niveau
dinstruction. Dans ces organisations, il est notamment ncessaire:
4 dviter les doubles emplois dans les documents et les critures
inutiles;
4 de dfinir et rpartir les tches en tant raliste quant aux
capacits des diffrents acteurs en prsence;
4 daccorder au renforcement des comptences une attention
suffisante.

Compartimentage Une mutuelle peut mettre en place plusieurs activits, notamment


grer une assurance sant et disposer de ses propres formations
sanitaires. Elle doit alors mettre en place une comptabilit spare
pour chaque activit.

Progressivit Une mutuelle de sant suit des cycles de dveloppement qui se


schmatisent de la faon suivante: dmarrage effectif des services,
priode de dveloppement, seuil dquilibre, nouveau cycle.
Lorganisation, les mcanismes et outils de gestion ainsi que les
comptences techniques des gestionnaires doivent faciliter ce
dveloppement de la mutuelle et voluer avec celui-ci.

Souci dconomie Dans un contexte de revenus faibles des adhrents, une mutuelle
dispose de moyens financiers trs limits. Elle doit donc oprer dans
un souci constant dconomie. Il ne sagit pas de proposer une
assurance au rabais, mais de rationaliser lactivit, en particulier les
frais de fonctionnement.

Normalisation Une mutuelle doit adopter, autant que possible, une gestion base
sur des procdures et des documents normaliss (journaux, livres,
compte de rsultat et bilan) en conformit avec la lgislation.

Partie I Introduction la gestion dune mutuelle de sant 23


Part
Pa rtie
ie 2

Lorganisation
administrative
dune mutuelle
de sant

25
Le fonctionnement dune mutuelle de sant est sous la responsabilit de diffrents organes et
acteurs. La manire dont les responsabilits sont rparties entre ces derniers, la capacit dont
ils disposent pour accomplir leurs tches auront un effet dterminant sur le fonctionnement
de la mutuelle. Cette partie est consacre ces questions. Elle comporte quatre chapitres.

Chapitre 1 Les organes dune mutuelle de sant


Dans ce premier chapitre, les organes dune mutuelle de sant sont prsents.
Il sagit en particulier des organes de dcision, dexcution et de contrle.
Lorganigramme dune mutuelle est galement introduit afin dillustrer la
rpartition des comptences et des responsabilits entre les organes et leurs
relations fonctionnelles.

Chapitre 2 La rpartition des tches


Ce second chapitre prsente les diffrents acteurs qui agissent sur le
fonctionnement dune mutuelle de sant. Il sagit des acteurs internes
(adhrents, membres des organes, etc.) et externes (prestataires, structure
dappui, etc.) qui entretiennent des relations fonctionnelles. Dans ce cadre, un
outil y est dcrit: le tableau de rle thorique et rel qui permet dillustrer la
rpartition des tches et dvaluer la fonctionnalit de lorganisation de la
mutuelle. Enfin, ce chapitre traite brivement des besoins de formation
ncessaires laccomplissement de ces tches.

Chapitre 3 Les statuts et le rglement intrieur


Ce troisime chapitre dfinit deux documents essentiels dans les mutuelles de
sant: les statuts et le rglement intrieur. Un exemple de statuts et de
rglement intrieur est donn titre illustratif. Enfin, ce chapitre traite
brivement du processus dlaboration des statuts et du rglement intrieur.

Chapitre 4 Lorganisation des runions


Ce dernier chapitre traite de lorganisation des runions, en particulier de
lassemble gnrale, du conseil dadministration et du comit de
surveillance. Il examine la prparation et le droulement de ces runions et
fournit un certain nombre dexemples doutils (convocation, procs-verbal)
utiliss dans le cadre de celles-ci. Une dernire section est relative au suivi de
ces runions.

Les organes dune mutuelle de sant

Lorganisation interne dune mutuelle de sant doit faire lobjet dune attention particulire
car elle conditionne, entre autres, lefficacit du fonctionnement et le respect des principes
mutualistes.
La structuration et les organes dune mutuelle de sant doivent favoriser la dmocratie,
lentraide, la solidarit, la responsabilit et la participation active de tous les adhrents.

Partie II Lorganisation administrative dune mutuelle de sant 27


Il existe un schma classique dorganisation dune mutuelle de sant. Toutefois, celle-ci
dispose dune grande libert dorganisation et doit chercher adapter sa structure et ses
organes au contexte et la mission quelle sest fixe.

1.1 Les organes dune mutuelle de sant


Lorganisation classique dune mutuelle repose sur trois grandes catgories dorganes:
l les organes de dcision;
l les organes dexcution;
l les organes de contrle.

Les organes Appels galement organes de gouvernance, les organes de dcision


de dcision ont la responsabilit de dfinir la mission, lorganisation et les statuts
de la mutuelle. Leur conformation est dtermine par les principes de
base de la mutualit; ces organes doivent en particulier permettre
tous les adhrents dexercer leurs droits de participer aux dcisions,
la gestion et au fonctionnement de la mutuelle.

Lassemble gnrale (AG)


LAG est la runion de tous les adhrents de la mutuelle. Elle se tient
au moins une fois par an, notamment, afin de:
4 examiner et approuver les rapports dactivits et les tats
financiers de la mutuelle;
4 adopter les dcisions importantes;
4 dfinir la politique gnrale de la mutuelle, son programme
dactivits et son budget;
4 lire les membres du conseil dadministration et du comit de
surveillance.
Vu limportance du rle de lAG, les statuts de la mutuelle doivent
dfinir prcisment les dispositions concernant la convocation des
adhrents, les votes, la priodicit des runions, etc.

Les principales responsabilits de lAG


l Dfinir la mission de la mutuelle et
formuler sa politique gnrale. LAG est lorgane de dcision le plus
l Approuver et modifier les statuts. important de la mutuelle car elle en
dtermine la politique gnrale. Ses
l Examiner et approuver les rapports
dcisions engagent tous les adhrents et
dactivits des divers organes, y compris
tous les organes.
le comit de surveillance.
En ce qui concerne les modifications des
l Elire les membres du conseil
cotisations, lAG peut dlguer ses
dadministration.
comptences au conseil dadministration,
l Elire les membres du comit de pour une priode dfinie souvent un an,
surveillance. renouvelable aprs approbation des

28 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
l Dcider des nouvelles orientations de la
mutuelle. dcisions prises lanne prcdente. Cette
l Dcider de la fusion avec une autre possibilit est surtout prvuepour pouvoir
mutuelle et de la dissolution de la prendre rapidement des dcisions si la
mutuelle. situation financire le requiert (allocation
budgtaire, placements, etc.).
l Dcider de ladmission et de lexclusion
des adhrents (dans les mutuelles de LAG ordinaire doit tre convoque au
taille rduite ou dans celles o les moins une fois par an pour approuver les
cotisations sont annuelles). comptes annuels et le budget. Une AG
extraordinaire peut tre convoque si un
l Dcider dans toutes les autres matires nombre dadhrents suffisant (le plus
prvues par les statuts. souvent au moins un cinquime) le
demande.
En matire de gestion
l Examiner et approuver les comptes La runion de tous les adhrents peut
annuels et le budget. savrer une opration lourde, onreuse
et souvent difficile lorsque les adhrents
l Fixer le montant des cotisations et de sont rpartis sur une vaste zone
toute contribution spciale. gographique. Cest pourquoi, certaines
l Utiliser les rapports des organes de mutuelles peuvent choisir dorganiser des
contrle pour valuer les activits du assembles de dlgus.
conseil dadministration et du comit
dexcution.

Le conseil dadministration (CA)


Le CA se compose de membres lus par lAG et a pour mandat de
mettre en application la politique gnrale de la mutuelle.
Les statuts et le rglement intrieur dterminent les attributions du CA
qui dispose de pouvoirs suffisamment importants pour viter
dorganiser trop frquemment des AG.
Les membres du CA assurent gratuitement leurs fonctions. Les frais
occasionns par leurs activits (dplacements, etc.) peuvent tre
rembourss.

Les principales responsabilits du CA


l Veiller au respect des statuts en vue
datteindre les objectifs de la mutuelle. Le CA est lorgane charg de la gestion de
l Proposer ladmission et lexclusion des la mutuelle. Il exerce toutes les
adhrents et appliquer le cas chant les responsabilits qui ne sont pas confies
sanctions disciplinaires prvues. explicitement par la loi ou les statuts
lAG ou au CE.
l Nommer les membres responsables du
comit dexcution (CE). Le CA propose lAG les dcisions
dadmission et dexclusion des adhrents.
l Reprsenter la mutuelle dans ses rapports Une fois adoptes, ces propositions seront
avec les tiers et tablir des relations avec appliques par le CA. Dans lattente de la
dautres associations, plus spcialement dcision de lAG sur ces propositions,
avec les autres mouvements sociaux, ladhrent peut tre provisoirement admis
galement fonds sur la solidarit. ou suspendu. Cette disposition peut

Partie II Lorganisation administrative dune mutuelle de sant 29


l Signer les accords et contrats,
notamment avec les prestataires de tredifficile appliquer dans les
soins. mutuelles de grande taille, et il est
possible de dlguer au CA ou au CE la
l Engager le directeur ou le grant responsabilit dadmettre ou dexclure
(sil est salari et non lu). un adhrent. Dans ce cas, un recours
l Remplir toutes les autres missions qui lui devant un autre organe, comit de
sont attribues par les statuts ou par surveillance par exemple, doit tre
lAG. possible.
En matire de gestion De manire concrte, le CA doit suivre en
permanence la gestion de la mutuelle et
l Veiller ltablissement des tats faire face aux problmes quelle
financiers annuels et prparer le budget rencontre. Il peut dlguer une partie de
pour lexercice suivant. ses attributions au prsident ou un ou
l Coordonner les activits et le travail des plusieurs administrateurs.
divers comits. Les membres du CA sont tous des
l Etablir annuellement le rapport bnvoles qui acceptent de mettre leurs
dactivits de lensemble de la mutuelle. comptences et une partie de leur temps
l Fixer la rmunration du personnel. au service des autres.
Pour le fonctionnement quotidien et
lexcution des dcisions prises par lAG ou
lui-mme, le CA peut dlguer certaines
responsabilits au CE.

Les organes Les organes dexcution soccupent de la gestion quotidienne de


dexcution la mutuelle. Il existe plusieurs formules possibles concernant ces
organes.

Le comit dexcution
Le schma le plus frquent est la mise en place dun CE, appel
galement comit excutif ou comit de gestion, compos de
membres lus au sein du CA.
Il sagit gnralement de lorgane le plus actif de la mutuelle car cest
sur lui que repose la gestion quotidienne des activits.
Lorsquune mutuelle offre plusieurs services (assurance sant,
formation sanitaire, microcrdits, etc.), le CE peut mettre en place des
groupes de travail ou des commissions qui suivent chaque service.

Les principales responsabilits du CE


l Assurer ladministration quotidienne de
la mutuelle. Le CE, mis en place par le conseil
l Veiller une bonne liaison entre les dadministration, est responsable de
adhrents et ladministration. lexcution des dcisions de lassemble
gnrale et du conseil dadministration.
l Ngocier les contrats avec les
prestataires de soins. Selon la taille et lorganisation de la
mutuelle, deux situations peuvent se
l Dfendre les intrts des adhrents en prsenter:
matire de sant vis--vis de lextrieur.

30 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
l Faire toute proposition utile au CA pour
une meilleure atteinte des objectifs de la l le CE peut tre dsign au sein du CA.
mutuelle. Il sagit alors dun CE restreint,
permettant un fonctionnement souple
l Ngocier des contrats et accords aprs
et des dcisions rapides. Il sera
les avoir soumis au CA.
compos au moins du prsident, du
l Exercer toutes les fonctions qui lui sont secrtaire gnral et du trsorier;
dvolues par les statuts ou qui lui sont
l le CE peut tre compos de personnel
assignes par le CA et lAG.
salari auquel le CA confie la gestion
En matire de gestion quotidienne de la mutuelle. Un de ses
membres, le directeur ou le grant,
l Grer les biens et les fonds de la
participera aux runions du CA pour y
mutuelle.
rendre compte de la gestion, mais le
l Tenir les documents de gestion. plus souvent il sigera titre consultatif
l Prparer pour le CA le budget et, une et ne participera pas aux votes.
fois celui-ci approuv, veiller sa bonne
excution.
l Prsenter les comptes annuels et
lexcution du budget au CA.
l Engager et superviser le personnel (sauf
le directeur ou grant).

Les services administratifs


Une autre formule possible, lorsque la taille et les moyens financiers
de la mutuelle le justifient et le permettent, est la mise en place de
services administratifs dots dun personnel salari.
Dans ce cas de figure, la mutuelle est dirige par un bureau compos
de membres lus parmi ceux du CA. Les tches de gestion courante
de la mutuelle sont ralises par le ou les services administratifs, sous
le contrle du bureau.

Les organes Les organes de contrle sassurent de la conformit des actes de la


de contrle mutuelle avec ses statuts et son rglement intrieur. Ils vrifient que
les procdures de gestion sont correctement suivies. Ils veillent
galement la bonne tenue de la comptabilit et la transparence
des oprations financires.
Au niveau interne, une mutuelle peut mettre en place un comit de
surveillance (CS), compos de membres lus, ou dsigner un ou
plusieurs commissaires aux comptes. Ceux-ci ont pour mission de
contrler la gestion et le respect des procdures et de rendre compte
aux autres organes.

Partie II Lorganisation administrative dune mutuelle de sant 31


Les principales responsabilits du CS
l Vrifier que les actes des organes de la mutuelle
sont conformes aux statuts et rglement intrieur Le CS, lu par lAG, a pour
et ne sont pas contraires aux lois et rglements mission de contrler lexcution
en vigueur dans le pays. des dcisions prises par celle-ci et
de garantir un fonctionnement
l Contrler lexcution des dcisions de lAG.
efficace des divers organes de la
l Attirer lattention des organes responsables sur mutuelle autres que lAG.
les irrgularits qui auraient t commises et
Mme dans les mutuelles dune
proposer des mesures ou de nouvelles
taille relativement faible ou de
procdures visant en viter la rptition.
cration rcente, il est
l Recueillir les plaintes des adhrents concernant indispensable de dsigner au
les services offerts et en rfrer lorgane ou la moins une personne qui, aprs une
personne comptente pour y remdier. formation approprie, examinera
l Requrir la personne ou lorgane comptent de prs les pices justificatives et
pour effectuer une tche non ou mal accomplie les enregistrements comptables.
et lui enjoindre dappliquer les procdures
requises.
l Examiner et contrler lligibilit des adhrents
participant lAG.

En matire de gestion
l Contrler lexactitude de la comptabilit et la
rgularit des oprations financires:
vrifier les critures des documents
comptables;
faire un rapprochement entre les diffrents
documents;
faire linventaire de la caisse;
remplir les fiches de contrle.
l Contrler la bonne utilisation des documents de
gestion des adhsions, des cotisations et des
prestations.
l Contrler la bonne marche des mcanismes de
suivi.

1.2 Lorganigramme de la mutuelle


Lorganigramme de la mutuelle est la reprsentation schmatique des diffrents organes et
de leurs relations. Il sera plus ou moins complexe en fonction de la taille de la mutuelle
(nombre et dispersion gographique des adhrents) et de ses activits. Lorganigramme met
en valeur la rpartition des responsabilits ainsi que les rapports hirarchiques entre les
organes.
Llaboration de lorganigramme repose sur les objectifs et les activits de la mutuelle
ainsi que sur la rpartition des rles et lorganisation interne. Lorsquelle labore son
organigramme, la mutuelle doit tenir compte des considrations suivantes:
l lorganigramme doit reprsenter les relations hirarchiques et de collaboration qui
existent entre les diffrents organes;

32 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
l lorganigramme dune mutuelle dpend avant tout de sa spcificit, de son
environnement socio-conomique et des habitudes locales en matire dorganisation.
Les organes peuvent diffrer dune mutuelle lautre mais doivent permettre une gestion
dmocratique;
l les organes sont constitus en fonction des activits prvues et des ressources de la
mutuelle ainsi que de sa configuration. Une mutuelle de grande taille, structure en
plusieurs niveaux (village, commune et rgion, par exemple) aura un organigramme plus
complexe quune petite mutuelle villageoise;
l les organes et les diffrents postes identifis sont conus indpendamment des personnes
qui seront lues et appeles les occuper.

Exemple
Une mutuelle de sant intervient dans plusieurs villages et hameaux. Ses principaux objectifs
sont:
l couvrir les dpenses de sant des bnficiaires au centre de sant communal et lhpital
rgional;
l favoriser laccs aux mdicaments et aux soins de base.
Pour atteindre ces objectifs, la mutuelle couvre en partie les consultations ambulatoires, les frais
de maternit, les petites hospitalisations au centre de sant et les hospitalisations lhpital
provincial. Elle sassocie un programme de dveloppement local dont lune des activits est
de former des agents de sant villageois chargs de dlivrer des soins de base, dorienter les
malades vers les services de sant et de distribuer des mdicaments.
Les moyens financiers et humains de la mutuelle tant limits, celle-ci dcide de mettre en place
un nombre rduit dorganes tout en sparant ses deux activits: assurance et formation des
agents de sant.
Son organigramme est trs simple et prsente les particularits suivantes:
l lAG annuelle est lorgane souverain de la mutuelle. Elle runit les adhrents des villages et
hameaux. Les autorits locales ainsi que des reprsentants des formations mdicales
couvertes et du programme de dveloppement local y sont galement invits. Vu les
difficults pour runir tous les adhrents, une grande partie des attributions de lAG est
dlgue au CA dont les membres ont notamment pour fonction de reprsenter les adhrents
de leur groupement mutualiste;
l dans chaque village est constitu un groupement mutualiste qui est dirig par une assemble
mensuelle des adhrents du village. Cette assemble se runit au moment du paiement
mensuel des cotisations;
l dans chaque groupement, un bureau de trois membres collecte les cotisations et regroupe
les attestations de soins des bnficiaires;

Partie II Lorganisation administrative dune mutuelle de sant 33


l la gestion de la mutuelle est assure par un CA qui est une assemble des membres des
bureaux des groupements villageois (au moins deux membres de chaque bureau) et a lieu
chaque mois, aprs celles organises dans les villages. Les reprsentants des groupements
villageois dposent les cotisations et les attestations de soins, contrlent les factures des
prestataires de soins et discutent les problmes ventuels signals par les adhrents durant
les assembles villageoises;
l afin de marquer la distinction entre ses deux activits, la mutuelle a mis en place deux comits
dexcution:
un comit de gestion de lassurance soccupe de la gestion quotidienne de lactivit
dassurance de la mutuelle;
un comit de gestion supervise les agents de sant et veille leur approvisionnement en
mdicaments;
l la mutuelle appuie linstallation dun agent de sant dans chaque village o elle intervient.
Celui-ci collabore avec le groupement mutualiste mais reste sous la responsabilit directe du
comit de gestion des agents de sant de la mutuelle. Les agents de sant se runissent au
sige de la mutuelle une fois par mois. Le mdecin du centre de sant communal et des
reprsentants du programme de dveloppement local sont souvent invits assister ces
runions en tant que conseillers techniques;
l un comit de surveillance compos de trois personnes contrle le fonctionnement des autres
organes (CA et CE), la conformit des actes de la mutuelle avec les statuts et rglement
intrieur ainsi que la tenue des diffrents documents de gestion. Le programme de
dveloppement local avec lequel collabore la mutuelle ralise chaque anne un contrle
externe et appuie la mutuelle pour llaboration de ses comptes annuels.
Lorganigramme de la mutuelle peut tre prsent de la faon suivante:

Organigramme de la mutuelle

Assemble
gnrale

Conseil
d'administration
Comit de
surveillance

Comit Comit
de gestion de gestion des
de l'assurance agents de sant

Assemble Assemble Assemble


mensuelle mensuelle mensuelle

Agents
Bureau Bureau Bureau de sant

Groupement Groupement Groupement


mutualiste mutualiste mutualiste

34 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
La rpartition des tches

La gestion dune mutuelle de sant repose sur un certain nombre de fonctions. Celles-ci
regroupent de multiples tches rparties entre diffrents acteurs.
Pour raliser cette rpartition des tches, il faut, au pralable, clairement identifier tous les
acteurs appels intervenir dans le fonctionnement de la mutuelle. Il faut galement
observer quelques rgles:
l les postes de dcision, ceux dexcution et ceux de contrle doivent tre spars;
l les responsabilits doivent tre clairement dfinies;
l la charge de travail doit tre bien quilibre entre les diffrents acteurs, surtout au sein de
la mutuelle;
l la formation ncessaire la ralisation des tches doit tre assure pour chaque acteur.
Ce chapitre passe en revue les acteurs possibles du fonctionnement dune mutuelle de sant.
Il prsente des outils utiles pour rpartir les tches entre ces acteurs. Enfin, il prsente
quelques considrations relatives aux besoins de formation de ces derniers.

2.1 Les acteurs de la vie dune mutuelle de sant


Lorganisation, le fonctionnement et la vie dune mutuelle de sant reposent sur un certain
nombre dacteurs entre lesquels se tissent des relations sociales, conomiques, financires et
techniques.

Les acteurs Les adhrents


internes La vie de la mutuelle repose sur la participation active des adhrents
la mutuelle qui sont la fois responsables et gestionnaires de leur organisation.
Le rle des adhrents, lus ou non, est donc important et ne doit pas
tre nglig.

Les membres du CA, du CE et du CS


Ils sont lus parmi les adhrents et assurent les fonctions
dadministration et de gestion de la mutuelle ainsi que les
responsabilits qui leur sont lies. Leurs fonctions sont bnvoles, ce
qui pose des problmes lorsque certains ont une charge de travail
trop contraignante (en dautres termes: le bnvolat nest pas
synonyme de sacrifice). La mutuelle doit veiller une rpartition
quilibre de la charge de travail et assurer chaque responsable
de bonnes conditions de travail, dans lintrt de tous les adhrents.

Le personnel salari ou indemnis


Lorsquune mutuelle dispose de suffisamment de moyens financiers et
lorsque le nombre dadhrents et limportance des activits le
justifient, la mutuelle peut recourir du personnel rmunr. Ce
personnel nassure que des fonctions excutives, au sein de postes

Partie II Lorganisation administrative dune mutuelle de sant 35


prcis, avec des tches bien dfinies. Il est plac sous la responsabilit
et le contrle des membres du CA et du CE.

Le personnel bnvole
Il ne sagit pas dadhrents lus, mais de personnes qui ralisent, de
faon permanente ou occasionnelle, certaines activits au bnfice
de la mutuelle. Ces personnes peuvent, par exemple, participer aux
actions danimation et dinformation de la population ou aider
lorganisation des AG (prparation des salles, etc.).

Les acteurs Les prestataires de soins


externes Les prestataires de soins jouent un rle important car leur
la mutuelle comportement vis--vis des mutualistes, la qualit de leurs services, le
respect des contrats, etc., conditionneront en grande partie le bon
fonctionnement de la mutuelle. Ils jouent galement un rle dans
certaines fonctions de gestion, notamment dans le traitement des
demandes de prise en charge.

Les prestataires de services


Il sagit de lensemble des structures de services cabinets
comptables, structures de formation, etc. qui, moyennant
rmunration, peuvent intervenir dans le fonctionnement de la
mutuelle.
On peut galement inclure dans cette catgorie les institutions
financires dont les services ont une incidence sur le fonctionnement
de la mutuelle (possibilit douverture de comptes multiples, de
paiement par chque et virements bancaires, etc.).

Lassistance technique
Une mutuelle peut bnficier dune assistance technique, gnralement
non rmunre, qui peut provenir:
4 de mutuelles dautres rgions ou pays, de programmes de
dveloppement, dONG, dorganisations internationales, dagences
de coopration, etc.;
4 de structures sanitaires; celles-ci peuvent appuyer la promotion de
mutuelles de sant dans leur zone daction;
4 de diverses structures locales (administratives, religieuses,
traditionnelles, etc.), qui interviennent souvent dans la
sensibilisation et dans la circulation de linformation.

Les unions et fdrations de mutuelles


Les unions et/ou fdrations apportent galement des services
techniques et financiers pour les mutuelles. Les mutuelles sont
membres de ces organisations; elles participent leur administration
et leur gestion.

36 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
LEtat
LEtat joue des rles divers auprs des mutuelles selon les contextes. Il
a gnralement charge la dfinition et lapplication du cadre
institutionnel et lgislatif, la rgulation et le contrle des activits. Il
peut participer la diffusion dinformations sur les mutuelles,
favoriser la concertation entre mutuelles sur un plan national ou
rgional, subventionner le fonctionnement, etc.

Les acteurs dune mutuelle de sant (systme du tiers payant)

ADHRENTS

Ressources Mission

Services Prestations
Cadre
Contrats de soins
juridique

MUTUELLE
PRESTATAIRES
TAT DE DE SOINS
SANT
Politiques Rmunration
de sant

Echanges dinformations
et fournitures des services
Appuis techniques Dispositifs de gestion
et financiers assiste

PRESTATAIRES AUTRES
DE SERVICES ET MUTUELLES
ASSISTANCE TECHNIQUE (Union)

2.2 Le tableau de rle


Le tableau de rle a une double utilit:
l lors du processus de mise en place de la mutuelle, il facilite la dfinition de lorganisation
et de la rpartition des tches entre les diffrents acteurs;
l au cours de lvolution de la mutuelle et des priodes rgulires, il permet dvaluer la
fonctionnalit de lorganisation et de la rpartition des tches.

Partie II Lorganisation administrative dune mutuelle de sant 37


On distingue deux types de tableau de rle.
l Le tableau de rle thorique 10

Le tableau de rle thorique construit, sur la base des documents et textes en vigueur
(statuts, rglement intrieur, manuel de procdures, etc.), permet de visualiser la manire
dont lorganisation de la mutuelle a t conue et devrait fonctionner.
Llaboration du tableau de rle thorique prsente plusieurs avantages importants
(surtout lorsquelle fait lobjet de sances de travail runissant des mutualistes, des
prestataires de soins et dautres acteurs):
4 en dtaillant les tches, les mcanismes, voire les documents, qui seront utiliss, la
construction du tableau de rle favorise une bonne comprhension du
fonctionnement de la mutuelle et des tches que chacun aura accomplir;
4 llaboration du tableau de rle est utile pour jeter les bases du rglement intrieur de
la mutuelle et des contrats avec les prestataires de soins;
4 le tableau de rle thorique servira de base pour lvaluation du fonctionnement sur
le plan organisationnel.
l Le tableau de rle rel
Le tableau de rle rel permet danalyser la distribution des tches telle quelle est
effectivement assure au sein de la mutuelle. Son remplissage ne doit donc pas se faire
sur la base des textes rglementaires mais partir des pratiques observes dans la ralit.
Cette analyse doit faire ressortir la fonctionnalit des divers organes et les responsabilits
effectives des diffrents acteurs. Il convient de:
4 vrifier lexistence dun acteur pour chaque fonction figurant dans les tableaux de
rle;
4 identifier dventuels dysfonctionnements dans les procdures et attributions
(duplications dans les responsabilits, croisement de responsabilit verticale et
horizontale, etc.);
4 apprcier la prennit du dispositif de gestion, cest--dire examiner dans quelle
mesure les fonctions et les tches sont assures par des acteurs ntant pas appels
se retirer.
Le tableau de rle rel est rapprocher du tableau de rle thorique. Il sagit de mettre en
vidence les carts entre la distribution des tches prvue par les textes et celle constate
dans la ralit. Lanalyse portera sur:
4 les carts entre ce qui est prvu et ce qui est effectu;
4 la recherche de lorigine de ces carts;
4 lapprciation des consquences des carts sur le bon fonctionnement de la mutuelle.
Lanalyse des carts entre les deux tableaux donne une premire apprciation du
fonctionnement organisationnel de la mutuelle.

10 Cette partie est inspire du Guide de suivi et dvaluation des systmes de micro-assurance sant, BIT/STEP, CIDR,
Genve, 2001.

38 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
l Prsentation
Ces deux tableaux se prsentent de la mme faon:
4 les diffrents acteurs internes et externes la mutuelle figurent en colonne;
4 les tches accomplir sont listes en ligne. Elles sont rparties par catgories; par
exemple, le traitement des adhsions, la prise en charge des dpenses de sant, etc.
Dans le cadre de la prsentation standard dun tableau de rle, une croix est porte
lintersection entre la ligne dune tche et la colonne de lacteur concern. Davantage
de prcision peut tre apporte en remplaant cette croix par des symboles tels que:
-- (implication trs faible), - (implication faible), + (implication importante), ++
(implication trs importante), afin de prciser limportance de lintervention de chaque
acteur dans la ralisation dune tche donne.
Une autre prsentation est possible pour le tableau de rle thorique: les croix sont
remplaces par un bref descriptif des activits lies une tche (collecte des cotisations,
convocation des runions, etc.). Il est galement possible de faire apparatre les
documents utiliss et de relier les diffrentes activits par des flches afin de schmatiser
les diffrentes tapes de ralisation.
l Rgles dutilisation
4 Pour plus de prcision, il est possible de dtailler certains organes de la mutuelle. Par
exemple, le comit dexcution peut tre subdivis en trois colonnes: prsident,
secrtaire et trsorier. Ce niveau de dtail est utile dans le cas des organes les plus actifs
de la mutuelle.
4 Les tches doivent tre prsentes dans un ordre logique, par exemple selon un ordre
chronologique.
4 Il est important dimpliquer les acteurs externes principaux dans llaboration du
tableau de rle thorique.
4 Lorsquil est utilis comme outil dvaluation, le tableau de rle doit permettre
danimer des discussions sur la ralisation des tches, les difficults rencontres, etc.

Exemple
Une association dappui des groupements fminins dune commune dcide de promouvoir la
mise en place dune mutuelle de sant. Un groupe de travail, constitu de reprsentantes des
groupements ainsi que danimatrices de lassociation, a dfini les prestations et identifi les
prestataires de soins. Pour dfinir lorganisation et le fonctionnement de la mutuelle, le groupe
de travail se runit avec les prestataires. Suite cette runion, les documents rglant le
fonctionnement et la gestion de la mutuelle sont finaliss. Sur la base de ces documents, le
tableau de rle thorique suivant est labor (seule une partie des tches est prsente ici):

Partie II Lorganisation administrative dune mutuelle de sant 39


Tableau de rle thorique
Acteurs Mutuelle
Presta- Asso-
Adh- taires ciation
CE CA AG
Tches rents
Prparation dun nouvel exercice

Prparation du budget X X

Prparation du plan de trsorerie X X

Approbation du budget X

Excution du budget X

Contrle X

Formation et appui X

Traitement des adhsions

Demande dadhsion X

Enregistrement des adhsions X

Paiement droits dadhsion et cotisations X

Enregistrement des paiements X

Contrle X

Suivi X

Prise en charge des dpenses de sant

Accueil des malades X

Prestations de soins X

Dlivrance des attestations de soins X

Dpt des attestations au CE X

Etablissement des factures mensuelles X

Contrle des recours et des factures X

Paiement des factures X

Contrle X

Suivi X

Comptabilit

Tenue du journal de caisse X

Tenue du journal de banque X

Tenue du grand livre X

Comptes annuels X X

Contrle X

Audit X

40 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Aprs une anne de fonctionnement, la mutuelle, avec lappui de lassociation, ralise une
premire valuation de son organisation. Pour ce faire, un tableau de rle rel est labor. Il se
prsente de la faon suivante:

Tableau de rle rel


Acteurs Mutuelle
Presta- Asso-
Adh taires ciation
CE CA AG
Tches rents
Prparation dun nouvel exercice

Prparation du budget + + ++

Prparation du plan de trsorerie + + ++

Approbation du budget ++

Excution du budget ++ +

Contrle ++

Formation et appui ++

Traitement des adhsions

Demande dadhsion ++

Enregistrement des adhsions + +

Paiement droits dadhsion et cotisations ++

Enregistrement des paiements + +

Contrle ++ +

Suivi ++

Prise en charge des dpenses de sant

Accueil des malades ++

Prestations de soins ++

Dlivrance des attestations de soins ++

Dpt des attestations au CE + +

Etablissement des factures mensuelles ++

Contrle des recours et des factures ++ +

Paiement des factures ++

Contrle ++ +

Suivi ++

Comptabilit

Tenue du journal de caisse + +

Tenue du journal de banque + +

Tenue du grand livre ++

Comptes annuels + ++

Partie II Lorganisation administrative dune mutuelle de sant 41


Acteurs Mutuelle
Presta- Asso-
Adh taires ciation
CE CA AG
Tches rents
Contrle ++ +

Audit ++

Lgende:
+: Implication importante
++: Implication trs importante

Ce tableau de rle rel fait ressortir une intervention plus importante que prvu de lassociation
dans le fonctionnement de la mutuelle. Lassociation ralise, par le biais de ses animatrices, une
partie des tches lies au traitement des adhsions et la comptabilit normalement dvolues
au CE.
Les causes de cette situation voques lors de lAG sont les suivantes:
l les membres du CE matrisent encore mal les outils comptables. Il faudra donc complter leur
formation;
l le traitement des adhsions ncessite une quantit de travail importante et des dplacements
mensuels dans tous les groupements qui sont rpartis sur lensemble de la commune. Les
membres du CE ont trs rapidement dmontr leur incapacit raliser cette tche trop
contraignante en termes de temps et de dplacements. Aussi, les animatrices, qui visitent
rgulirement ces groupements, sont-elles obliges de raliser une partie des tches de
collecte et denregistrement des cotisations, denregistrement des adhsions et de
regroupement des attestations de soins.
La charge de travail attribue au CE est trop importante, ses membres se sont dailleurs
montrs fortement dmotives lors de lAG. Aprs dbat, il a t dcid dutiliser les
groupements et de les intgrer dans lorganigramme de la mutuelle. Ils joueront dsormais
un rle actif dans la collecte, lenregistrement des cotisations (quils devront dposer ensuite
la mutuelle), les adhsions et la rcupration des attestations de soins. Le CE se voit ainsi
dcharg dune partie de son travail et pourra se consacrer de faon plus importante la
gestion.
A lissue de cette AG, un nouvel organigramme et un tableau de rle thorique ont t tablis.
De mme, les statuts ont t modifis afin dintgrer les groupements comme des organes actifs
de la mutuelle.

2.3 La formation des acteurs de la mutuelle de sant


La formation joue un rle important dans le fonctionnement dune mutuelle de sant. Les
diffrents acteurs doivent disposer des comptences ncessaires laccomplissement de
leurs tches. La formation permet daccrotre les performances de la mutuelle et de rsoudre
certains blocages. La formation nest cependant pas la rponse tous les problmes.
Certains dentre eux rsultent dune mauvaise dfinition ou rpartition des tches, de la
dmotivation des responsables, dune mauvaise communication, etc.
Pour remplir son rle, la formation doit avant tout tre oprationnelle, cest--dire apporter,
au moment opportun, des connaissances qui correspondent aux besoins des acteurs et sont
adaptes la spcificit de la mutuelle de sant.

42 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Il est donc important pour une mutuelle didentifier, un stade donn de son processus de
dveloppement, les besoins de formation des diffrents acteurs.

Lidentification Les besoins de formation correspondent lcart entre les


des besoins connaissances actuellement disponibles et celles ncessaires au bon
de formation fonctionnement de la mutuelle. Cet cart se modifie au cours du
temps en fonction de lvolution de la mutuelle (croissance, types de
services, etc.), du remplacement des membres des organes, de
lentre en vigueur dun nouveau cadre institutionnel et lgislatif, etc.
Il doit donc tre valu priodiquement.
Les besoins peuvent tre identifis:
4 dune part, partir de la perception quen ont les acteurs eux-
mmes;
4 dautre part, partir des valuations menes priodiquement
qui permettent de dtecter les insuffisances et les besoins de
connaissances.

Ladaptation Lorganigramme et le tableau de rle montrent que tous les acteurs


de la formation impliqus dans le fonctionnement dune mutuelle de sant nont pas
aux besoins les mmes responsabilits ni les mmes tches accomplir. Par
des acteurs consquent, il nest pas utile dorganiser des sessions rgulires de
internes formation sadressant simultanment lensemble des acteurs. Il est
de la mutuelle en revanche ncessaire de btir un programme de formation adapt
aux besoins spcifiques de chaque acteur.

Les adhrents
Les adhrents sont directement concerns par la gestion de leur
mutuelle puisquils sont la fois lassureur et les assurs.
Le principe de dmocratie participative nest possible que si les adhrents
connaissent et comprennent lorganisation et le fonctionnement de
leur mutuelle. Ils doivent galement disposer de toutes les
informations ncessaires aux prises de dcisions lors des AG. Chaque
adhrent doit aussi connatre et matriser les modalits de prise en
charge des dpenses de sant.
Pour une plus grande efficacit de la mutuelle, il est galement
intressant dorganiser des actions dducation la sant. En effet,
celles-ci favorisent une meilleure prvention des risques de maladie et
une utilisation rationnelle des services de sant.
Vu le nombre gnralement lev dadhrents, il est difficile de mettre
en place des sessions de formation leur intention. Des actions de
sensibilisation, danimation et dinformation sont plus adaptes.

Les lus (au sein du CA, CE et CS)


Les lus devraient disposer de toutes les comptences et connaissances
requises pour le bon fonctionnement de la mutuelle. Il faut cependant
distinguer plusieurs cas de figure.

Partie II Lorganisation administrative dune mutuelle de sant 43


4 Lorsque la mutuelle dispose dun gestionnaire salari, les
membres des organes dexcution et de contrle doivent disposer
des comptences ncessaires pour superviser et contrler le
fonctionnement.
4 Lorsquelle bnficie des services dune structure externe (service
technique dune union, cabinet comptable, ONG, etc.), les lus
doivent disposer au moins des comptences ncessaires pour:
accomplir les oprations de base en matire denregistrement
des informations: adhsions, prestations, cotisations et autres
oprations;
interprter les comptes annuels et les donnes du suivi,
notamment le tableau de bord.
4 Lorsque la mutuelle ne peut embaucher un gestionnaire ni ne
bnficie dun dispositif de gestion assiste, les lus doivent tre
capables de matriser toute la gestion de leur organisation. Il est
cependant peu raliste denvisager de former, par exemple, un
trsorier la comptabilit en partie double si celui-ci na pas de
connaissances de base en la matire. Cela est dautant plus vrai
que dans une mutuelle, la rotation des responsables est
gnralement importante. Dans une telle situation, la formation
doit viser la matrise par les lus dun systme de gestion simplifi.
Dans tous les cas de figure, les lus doivent galement tous disposer
dune formation en matire de planification, dvaluation et
danimation.

Le personnel salari
Le personnel salari est normalement recrut en fonction de ses
comptences qui doivent correspondre aux besoins de la mutuelle.
Nanmoins, un personnel form la gestion des mutuelles de sant
est encore rare dans la plupart des pays en voie de dveloppement.
La connaissance de la gestion dentreprise nest pas suffisante. Il faut
en effet connatre la spcificit des mutuelles ainsi que les techniques
propres lassurance. Le personnel salari devra donc bnficier le
plus souvent dune formation la fois sur les principes mutualistes et
sur la gestion de lassurance.

Les statuts et le rglement intrieur

Les statuts et le rglement intrieur jouent plusieurs rles:


l fixer les rgles qui rgissent lorganisation et le fonctionnement de la mutuelle ainsi que
les responsabilits des organes et de lensemble des acteurs;
l concrtiser lexistence et lautonomie de la mutuelle sur le plan institutionnel de manire
lui faire acqurir une reconnaissance vis--vis des tiers et une couverture juridique pour
mener ses activits;
44 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique
BIT/STEP
l tablir les obligations rciproques entre les adhrents et leur mutuelle et constituer ainsi
un contrat collectif.

3.1 Les statuts


Les statuts sont un ensemble darticles volontairement adopts par les adhrents11 afin de
dfinir leurs droits et devoirs, lorganisation de la mutuelle, larticulation entre les diffrents
organes et leurs attributions.
Les statuts jouent plusieurs rles importants.
l Ils fixent les objectifs et les rgles relatives lorganisation et au fonctionnement
de la mutuelle
Les statuts indiquent notamment:
4 les dispositions garantissant le fonctionnement dmocratique et solidaire de la
mutuelle;
4 la rpartition des fonctions entre les diffrents organes et leurs responsabilits
respectives;
4 les tches des administrateurs et gestionnaires tels que le prsident, le secrtaire, le
trsorier, le grant, etc.
l Ils confrent la mutuelle le caractre dorganisation lgalement reconnue
Lorsque les statuts sont approuvs par les autorits comptentes, la mutuelle de sant
acquiert une personnalit morale lgalement reconnue. Ds lors, elle peut, entre autres:
4 ouvrir des comptes bancaires;
4 passer des contrats: relations avec les prestataires de soins, emprunts, locations,
partenariat avec dautres organisations, etc.
l Ils rythment les principaux moments de la vie institutionnelle de la mutuelle
Les statuts rglent:
4 la tenue des AG;
4 ltablissement des rapports dactivits;
4 la prsentation et lapprobation des rapports dactivits et des tats financiers (compte
de rsultat et bilan);
4 le renouvellement des responsables et des membres des diffrents organes.
l Ils constituent pour les adhrents une garantie de leurs droits aux prestations
de la mutuelle
La mutuelle de sant se distingue des autres systmes dassurance par le fait que
ladhrent est en mme temps gestionnaire et bnficiaire de lassurance. En dautres
termes, il est la fois assureur et assur.
Par consquent, et la diffrence des autres systmes dassurance, la mutuelle ne peut
passer de contrat avec ses adhrents (on ne peut passer de contrat avec soi-mme).

11 Louis, R. 1986: Manuel de formation cooprative fascicule 2, Organisation et fonctionnement administratif des
coopratives (Genve, BIT) p. 2.

Partie II Lorganisation administrative dune mutuelle de sant 45


Les statuts constituent ds lors un contrat collectif qui dtermine les droits et les
obligations des adhrents et de la mutuelle.

Le contenu Les grandes lignes des statuts sont conditionnes par le cadre
des statuts institutionnel et lgal dans lequel sinscrit la mutuelle. Deux situations
peuvent se prsenter.
4 Dans certains pays, il existe une loi rgissant les mutuelles de
sant. Lorsquelle existe, cette loi tablit notamment des statuts
types auxquels les mutuelles doivent se conformer.
4 Dans la plupart des pays, il nexiste pas de lgislation spcifique
aux mutuelles de sant. Celles-ci adoptent des statuts conformes
aux textes lgislatifs ou rglementaires portant sur les associations,
les coopratives et autres organisations but non lucratif.
Les statuts sont labors sur la base:
4 des principes fondamentaux de la mutualit;
4 des besoins et des souhaits des adhrents;
4 des objectifs que la mutuelle se fixe.
Le contenu des statuts sarticule gnralement autour des rubriques
suivantes:
4 le sige social;
4 lobjet de la mutuelle;
4 les conditions et les modes dadhsion, de radiation et dexclusion
des adhrents;
4 la composition des organes de la mutuelle, le mode dlection de
leurs membres, la nature et la dure de leurs mandats, les
conditions de vote lAG;
4 les obligations et les droits des adhrents et de lensemble des
bnficiaires;
4 les modes de placement et de retrait des fonds;
4 les conditions de la dissolution volontaire de la mutuelle et de sa
liquidation.
Lorsquil existe une lgislation rgissant les mutuelles de sant, les
statuts types auxquels les mutuelles doivent se conformer comportent
gnralement:
4 des dispositions obligatoires portant sur les principes mmes de
laction mutualiste;
4 des dispositions facultatives que la mutuelle peut choisir ou
adapter en fonction de ses besoins;
4 une partie portant sur les dispositions propres la mutuelle,
relatives aux cotisations et aux prestations.

46 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Les statuts sont adopts et modifis par lAG. Ils sont ensuite
enregistrs auprs de lautorit lgale comptente. Aussi, est-il
prudent de ne pas les laborer avec un niveau de dtail trop
important. Chaque modification apporter ncessiterait en effet de
runir lAG en session extraordinaire et de faire les modifications au
niveau de lenregistrement lgal. Les statuts nabordent donc que les
points essentiels et sont complts par un rglement intrieur plus
facilement modifiable.

Exemple
Le syndicat des propritaires de taxis-vlos de Kenlodar dcide de crer une mutuelle de sant
en faveur de ses adhrents, de tous les membres de la profession de la ville et de leurs familles,
ce qui reprsente un public cible de plus de 40 000 personnes.
Le syndicat dispose dun btiment au sein du centre artisanal de la ville et met un local la
disposition de la mutuelle. Celle-ci est toutefois totalement indpendante du syndicat mme si
celui-ci lui fournit des appuis par exemple en matire de gestion.
Par ailleurs, la mutuelle travaille avec un rseau de formations sanitaires rparties dans toute la
ville et qui disposent dj dun accord avec le syndicat prvoyant une rduction des tarifs de
10 % en faveur des propritaires de taxis-vlos.
Lors de lAG constitutive, les statuts suivants ont t adopts (le rglement intrieur est prsent
plus loin).
STATUTS DE LA MUTUELLE DES PROPRITAIRES DE TAXIS-VLOS
DE KENLODAR 12

Titre 1 Dispositions gnrales

Chapitre 1 Formation et buts de la mutuelle

Article 1 Une mutuelle de sant est tablie Kenlodar sous la dnomination de


Mutuelle des propritaires de taxis-vlos de Kenlodar.
Son sige social est le btiment du syndicat des propritaires de taxis-vlos -
section de Kenlodar situ dans le centre artisanal de Kenlodar, sur la route de
Sagirya.
La mutuelle des propritaires de taxis-vlos de Kenlodar a pour but de mener
en faveur de ses bnficiaires des actions de prvoyance, dentraide et de
solidarit visant:
l la prvention du risque maladie et la rparation de ses consquences;
l la protection de lenfance et de la famille.

Article 2 Peuvent tre bnficiaires de la mutuelle les propritaires de taxis-vlos de


Kenlodar ainsi que les membres de leur famille. Ces derniers bnficient des
avantages de la mutuelle en qualit de personnes charge.

Chapitre 2 Composition de la mutuelle et conditions dadmission

Article 3 La mutuelle se compose dadhrents participants et dadhrents associs:

12 Cet exemple de statuts sinspire du plan et du contenu des statuts types tablis par le Code de la mutualit franaise.

Partie II Lorganisation administrative dune mutuelle de sant 47


l le statut dadhrent participant est rserv aux propritaires de taxis-vlos
qui disposent dun agrment dlivr par la sous-prfecture de Kenlodar.
Ladhsion la mutuelle nest pas conditionne ladhsion au syndicat
des propritaires de taxis-vlos de Kenlodar;
l le statut dadhrent associ est rserv aux conjoints de propritaires de
taxis-vlos ou leurs enfants de plus de 18 ans qui souhaitent maintenir leur
adhsion la mutuelle la suite du dcs du titulaire ( condition que ce
dernier ait t propritaire de taxis-vlos et adhrent participant de la
mutuelle).

Article 4 Les adhrents sont admis aprs avoir rempli un formulaire de demande
dadhsion. Cette admission est ratifie par le CA dans les semaines qui
suivent laccomplissement de cette formalit et avant la fin de la priode
dobservation laquelle est soumis tout nouvel adhrent.

Article 5 La mutuelle ne peut, pour laffiliation de ses adhrents, ni recourir des


intermdiaires commissionns ni attribuer des rmunrations en fonction du
nombre dadhrents ou des cotisations verses.

Chapitre 3 Administration

Section 1 Les organes administratifs de la mutuelle

Paragraphe 1 Le conseil dadministration (CA)

Article 6 La mutuelle est administre par un CA compos de 21 adhrents lus par


lAG. Les adhrents ligibles doivent tre jour de leur cotisation. Les
membres sortant sont rligibles.

Article 7 Les membres du CA sont lus pour trois ans et sont renouvels par tiers tous les
ans. Le premier conseil procde par tirage au sort pour dterminer lordre
dans lequel ses membres sont soumis la rlection.

Article 8 Le CA se runit chaque fois quil est convoqu par le prsident et au moins une
fois par trimestre. Le conseil ne peut dlibrer valablement que si la majorit
de ses membres assiste la sance. Les dcisions sont prises la majorit
simple. En cas dgalit, la voix du prsident est prpondrante. Chaque
runion du CA donne lieu la rdaction dun procs-verbal approuv par le
conseil lors de la sance suivante et conserv par le secrtaire.

Article 9 Les membres du conseil peuvent, par dcision du CA, tre dclars
dmissionnaires doffice de leurs fonctions en cas dabsence sans motif
valable trois sances, au cours de la mme anne.

Article 10 Les fonctions des membres ne sont pas rmunres. Toutefois, les frais de
dplacement ou de sjour occasionns par ces fonctions peuvent tre
rembourss sur justification.

Paragraphe 2 Le bureau

Article 11 Il est constitu au sein du CA un bureau comprenant un prsident, un


vice-prsident, un trsorier, un trsorier adjoint, un secrtaire et un secrtaire
adjoint.

Article 12 Le prsident et les membres du bureau sont lus chaque anne par le CA au
cours de la premire runion qui suit lAG annuelle.

48 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Paragraphe 3 Lassemble gnrale (AG)

Article 13 Les adhrents se runissent en AG une fois par an sur convocation du CA. En
cas durgence, une AG extraordinaire peut tre convoque par le prsident.
Lordre du jour est fix par le CA. Il doit tre communiqu aux adhrents en
mme temps que la convocation.

Article 14 Pour dlibrer valablement, lAG doit tre compose du quart au moins des
adhrents. Les dcisions sont prises la majorit simple des adhrents
prsents. Toutefois, la majorit requise est des deux tiers des adhrents
prsents lorsque les dcisions portent sur la modification des statuts, la fusion
de la mutuelle avec un autre groupement, la modification de ses services,
lacquisition dimmeubles pour linstallation de ses services et de ses actions
sociales.

Section 2 Les attributions des diffrents organes de la mutuelle

Paragraphe 1 Lassemble gnrale

Article 15 LAG dlibre sur les rapports qui lui sont prsents et statue sur les questions
qui lui sont soumises par le CA. Elle se prononce sur le rapport dactivits et le
compte rendu de la gestion financire du CA. LAG est seule comptente pour:
l lire les membres du CA;
l dcider de la modification des statuts;
l tablir et modifier le rglement intrieur;
l se prononcer sur la fusion, la scission ou la dissolution de la mutuelle;
l dcider de lacquisition, la construction ou lamnagement dimmeubles
pour linstallation de ses services ou de ses uvres sociales;
l dcider de la cession de ces immeubles.

Paragraphe 2 Le conseil dadministration

Article 16 Le CA dispose, pour ladministration et la gestion de la mutuelle, de tous les


pouvoirs qui ne sont pas expressment rservs lAG par les prsents statuts.

Article 17 Le conseil peut dlguer, sous sa responsabilit et son contrle, une partie de
ses pouvoirs soit au bureau, soit au prsident, soit une ou plusieurs
commissions temporaires dont les membres sont choisis parmi les
administrateurs.

Paragraphe 3: Le prsident, le secrtaire et le trsorier

Article 18 Le prsident veille la rgularit du fonctionnement de la mutuelle,


conformment aux statuts. Il prside les runions du CA et les assembles
gnrales dont il assure lordre et la police. Il signe tous les actes et les
dlibrations et reprsente la mutuelle en justice et dans tous les actes de la vie
civile. Le vice-prsident seconde le prsident. En cas dempchement de
celui-ci, il le supple avec les mmes pouvoirs et dans toutes ses fonctions.

Article 19 Le secrtaire est charg des convocations, de la rdaction des procs-verbaux,


de la correspondance, de la conservation des archives ainsi que de la tenue
des documents denregistrement des adhsions. Le secrtaire adjoint seconde
le secrtaire. En cas dempchement de celui-ci, il le supple avec les mmes
pouvoirs et dans toutes ses fonctions.

Partie II Lorganisation administrative dune mutuelle de sant 49


Article 20 Le trsorier encaisse les recettes et excute les paiements. Il tient les livres de
comptabilit et les registres de cotisations et de prestations. Il est responsable
des fonds. Le trsorier adjoint seconde le trsorier. En cas dempchement de
celui-ci, il le supple avec les mmes pouvoirs et dans toutes ses fonctions.

Section 3 Le comit de surveillance (CS)

Article 21 Un CS est lu chaque anne par lAG parmi les adhrents non-
administrateurs. Il est compos de trois membres assists par le comptable du
syndicat des propritaires de taxis-vlos de Kenlodar. Il vrifie la rgularit des
oprations comptables, contrle la tenue de la comptabilit, la caisse et les
comptes bancaires. Les rsultats de ses travaux sont consigns dans un rapport
crit communiqu au prsident du CA avant lAG et prsent celle-ci. Ce
rapport est annex au procs-verbal de lAG.

Section 4 Dispositions diverses

Article 22 Toute discussion politique, syndicale, religieuse ou trangre aux buts de la


mutuelle est interdite dans les runions du CA, de lAG, du bureau et des
diffrentes commissions et comits.

Chapitre 4 Organisation financire

Article 23 Les recettes de la mutuelle se composent:


l des droits dadhsion et des cotisations des adhrents;
l des dons et des legs;
l des subventions accordes la mutuelle par des structures prives ou
publiques;
l des intrts des fonds placs ou dposs;
l du produit des ftes, des collectes, etc. organises au profit de la mutuelle;
l des amendes.

Article 24 Les dpenses comprennent:


l les prestations accordes aux bnficiaires;
l les frais de gestion;
l les frais ncessits par lorganisation et la gestion des uvres et des services
sociaux ventuellement crs par la mutuelle.

Article 25 Les excdents annuels sont affects raison de 50 % la constitution dun


fonds de rserve. Ce prlvement cesse dtre obligatoire quand le montant
du fonds de rserve atteint lquivalent de neuf mois de dpenses totales de la
mutuelle effectues pendant lanne prcdente.

Titre 2 Obligations envers la mutuelle

Chapitre 1 Droit dadhsion

Article 26 Les adhrents paient un droit dadhsion en entrant dans la mutuelle. Ce droit
est vers lors de linscription de ladhrent et de ses personnes charge.

50 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Chapitre 2 Cotisation

Article 27 Les adhrents participants et associs sengagent payer une cotisation


mensuelle. Cette somme est affecte la couverture des prestations assures
directement par la mutuelle.

Titre 3 Obligations de la mutuelle

Article 28 La mutuelle prend en charge une partie des dpenses de sant de ses
bnficiaires dans les formations sanitaires en relation contractuelle avec elle
et selon les conditions fixes par le rglement intrieur.

Article 29 Les adhrents qui ont cumul un arrir de plus de trois mois dans le paiement
de leurs cotisations ne peuvent bnficier de ces prestations.

Article 30 Le rglement intrieur prcise les modalits de prise en charge des dpenses
de sant des bnficiaires de la mutuelle.

Titre 4 Dispositions diverses

Chapitre 1 Adhsion aux unions

Article 31 La mutuelle peut adhrer une ou plusieurs unions; la dcision, le cas


chant, appartient lAG. Le CA lit, parmi les adhrents, les dlgus qui
reprsenteront la mutuelle lAG de chacune de ces unions. Le nombre et la
dure du mandat de ces dlgus sont dtermins par les statuts de ces
organisations.

Chapitre 2 Rglement intrieur, police et discipline

Article 32 Un rglement intrieur, tabli par le CA et approuv par lAG, dtermine les
conditions dapplication des prsents statuts.
Seule lAG peut amender les statuts sur proposition du CA. Tous les adhrents
sont tenus de sy soumettre au mme titre quaux statuts.

Chapitre 3 Dmission, radiation, exclusion

Article 33 Tout adhrent peut quitter la mutuelle en donnant sa dmission au CA.

Article 34 Sont radis les adhrents ne remplissant plus les conditions auxquelles les
prsents statuts subordonnent ladhsion. Leur radiation est prononce par le
CA.

Article 35 Sont galement radis les adhrents qui nont pas pay leurs cotisations
pendant six mois.
La radiation est prcde dune mise en demeure par crit ds lexpiration du
dlai fix lalina prcdent de cet article. La radiation peut tre prononce
sil na pas t satisfait cette mise en demeure dans un dlai de quinze jours.
Un sursis peut toutefois tre accord par le CA ladhrent qui prouve que des
circonstances indpendantes de sa volont lont empch deffectuer le
paiement de ses cotisations.

Partie II Lorganisation administrative dune mutuelle de sant 51


Article 36 Peuvent tre exclus de la mutuelle:
l les adhrents dont lattitude ou la conduite est susceptible de porter un
prjudice moral la mutuelle;
l les adhrents qui auraient caus aux intrts de la mutuelle un prjudice
volontaire et dment constat (fraude, dtournement, etc.).
Lexclusion est prononce par le CA. Elle ne devient dfinitive quaprs avoir
t entrine par lAG qui suit la notification lexclu. Ladhrent dont
lexclusion est prononce par le CA a le droit, sur sa demande, dtre entendu
par lAG et de dvelopper ses moyens de dfense.

Article 37 La dmission, la radiation et lexclusion ne donnent pas droit au remboursement


des cotisations verses.

Chapitre 4 Modification des statuts, fusion, dissolution, liquidation

Article 38 Les statuts ne peuvent tre modifis que sur la proposition du CA.
Les modifications votes par lAG nentrent en vigueur quaprs avoir t
approuves par le ministre de tutelle des organisations mutualistes.

Article 39 La fusion de la mutuelle avec une ou plusieurs mutuelles est prononce la


suite des dlibrations concordantes de lAG de la mutuelle et du CA de la
mutuelle absorbante. Elle devient dfinitive aprs approbation du ministre de
tutelle des organisations mutualistes.

Article 40 La dissolution volontaire de la mutuelle ne peut tre prononce que dans une
AG extraordinaire. Cette assemble doit runir la majorit des adhrents et le
vote doit tre acquis la majorit des deux tiers des adhrents prsents.

3.2 Le rglement intrieur


Le rglement intrieur complte les statuts. Il en prcise un certain nombre de dispositions
concernant le fonctionnement pratique de la mutuelle.
Le rglement intrieur nest pas un document ncessaire la reconnaissance officielle de la
mutuelle. Il est, comme son nom lindique, un document interne la mutuelle qui expose en
dtail ses rgles dorganisation et de fonctionnement. Il constitue ainsi un document de
rfrence pour fixer les responsabilits de tous les membres des organes, assurer la bonne
gestion et la matrise des activits.

Le contenu Le rglement intrieur contient toutes les clauses prcisant les


du rglement modalits de fonctionnement de la mutuelle et qui napparaissent pas
intrieur dans les statuts. Ces clauses doivent tre conformes aux statuts.
Le rglement intrieur apporte gnralement des prcisions sur:
4 les modalits pratiques dadhsion;
4 les modalits de runion du CA et du CE ainsi que la tenue des
AG (rdaction des convocations, procs-verbaux, etc.);
4 les rgles relatives aux lections des responsables des diffrents
organes (prsentation des candidatures, vote, etc.);
52 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique
BIT/STEP
4 les modalits de paiement des cotisations;
4 les modalits de paiement ou de remboursement des prestations;
4 les procdures comptables et financires (tenue des documents,
pices justificatives, rapports, scurisation des fonds, suivi, etc.).
Le rglement intrieur a le mme caractre obligatoire que les statuts
condition toutefois que son tablissement ait t prvu par ces
derniers et que les adhrents en connaissent le contenu.

Exemple
RGLEMENT INTRIEUR DE LA MUTUELLE DES PROPRITAIRES
DE TAXIS-VLOS DE KENLODAR

Titre 1 Dispositions gnrales

Chapitre 1 Formation et buts de la mutuelle

Article 1 La mutuelle des propritaires de taxis-vlos de Kenlodar a pour objectifs de


promouvoir la prvoyance, lentraide et la solidarit face aux risques maladie
et de favoriser la protection de lenfance et de la famille.

Article 2 Le prsent rglement intrieur complte les statuts de la mutuelle des


propritaires de taxis-vlos de Kenlodar. Tous les adhrents sont tenus de sy
conformer au mme titre quaux statuts.

Chapitre 2 Composition de la mutuelle et conditions dadmission

Article 3 La mutuelle se compose dadhrents participants et dadhrents associs.


l Le statut dadhrent participant est rserv aux propritaires de taxis-vlos
qui bnficient dun agrment dlivr par la sous-prfecture de Kenlodar.
Pour adhrer, chaque propritaire de taxis-vlos doit se prsenter la
permanence de la mutuelle (btiment du syndicat des propritaires de
taxis-vlos, centre artisanal de Kenlodar), aux heures douverture, munie de
sa carte dagrment de la sous-prfecture, afin dy remplir un formulaire de
demande dadhsion.
l Le statut dadhrent associ est rserv aux pouses ou aux enfants de plus
de 18 ans des propritaires de taxis-vlos dcds condition que ceux-ci
aient bnfici du statut dadhrent participant. Pour bnficier de cette
adhsion, le membre de la famille doit se prsenter au bureau de la
mutuelle dans le mois qui suit le dcs du propritaire de taxis-vlos afin de
formuler son intention de prolonger ladhsion au bnfice des personnes
charge de celui-ci.

Article 4 Les adhsions sont possibles durant toute lanne.

Article 5 Ladhsion de tout nouvel adhrent est prononce par le bureau de la


mutuelle lors de la runion qui suit la rception du formulaire dadhsion
dment rempli. Une fiche dadhsion est ensuite remplie par le secrtaire de la
mutuelle et ladhrent doit sacquitter de son droit dadhsion et de sa
premire cotisation.
Les nouvelles adhsions sont ratifies par le CA avant la fin de la priode
dobservation dont la dure est fixe larticle 17 de ce rglement. Si

Partie II Lorganisation administrative dune mutuelle de sant 53


ladhsion est refuse par le conseil, le droit dadhsion et la ou les premires
cotisations sont rembourss au candidat. Si le conseil ne sest pas prononc
avant la fin de la priode dobservation, ladhsion est approuve doffice.

Chapitre 3 Administration

Article 6 Les lections des membres des organes se droulent main leve.

Article 7 Le bureau de la mutuelle se runit le premier vendredi de chaque mois,


lexception des vendredis se situant entre le 1er et le 5 du mois. Dans ce cas, la
runion se tient le second vendredi du mois.
Chaque runion fait lobjet dun procs-verbal rdig et archiv par le
secrtaire.

Article 8 Le CA se runit chaque trimestre sur convocation du prsident. Cette


convocation prcise la date et lheure de la runion ainsi que lordre du jour.
Chaque runion fait lobjet dun procs-verbal rdig et archiv par le
secrtaire.

Article 9 LAG se runit une fois par an sur convocation du CA. La convocation lAG
est affiche la permanence de la mutuelle ainsi quau panneau daffichage
du btiment du syndicat et lentre du centre artisanal au moins quinze jours
lavance. Cette convocation doit prsenter lordre du jour de lAG.
Tout adhrent peut demander linscription dun sujet dans le cadre des points
divers durant le dlai entre laffichage de la convocation et la tenue de lAG.

Chapitre 4 Fonctionnement

Article 10 Le bureau assure la gestion quotidienne de la mutuelle. Il dispose dun local


au sige du syndicat des propritaires de taxis-vlos de Kenlodar et assure une
permanence (de 15 17 heures) du lundi au vendredi. Doivent tre prsents
cette permanence le secrtaire et le trsorier ou leur adjoint.

Article 11 Le secrtaire est charg de la gestion des adhsions. Il aide les candidats
remplir les formulaires de demande dadhsion. Lorsque les adhsions sont
admises par le bureau, il remplit la fiche dadhsion et tient jour le registre
dadhsion.

Article 12 Le trsorier encaisse les droits dadhsion et les cotisations. Il tient jour le
registre de cotisation et le registre des prestations ainsi que les documents
comptables de la mutuelle.

Article 13 Un manuel de procdures dcrit prcisment lensemble des procdures lies


la gestion des adhsions, des cotisations et des prestations. Ce manuel
complte le prsent rglement intrieur et les membres du bureau sont tenus
de sy conformer.

Chapitre 5 Organisation financire

Article 14 Le trsorier ne peut conserver en caisse plus de 50 000 UM13. Il est charg
avec son adjoint du versement des fonds sur les comptes bancaires de la
mutuelle.

13 UM = Unit Montaire

54 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Article 15 Les retraits de fonds soprent avec les signatures conjointes du trsorier ou du
trsorier adjoint et du prsident ou du vice-prsident.

Titre 2 Obligations envers la mutuelle

Article 16 Chaque nouvel adhrent est tenu de payer le droit dadhsion ainsi que la
premire cotisation pour tre enregistr et recevoir une carte dadhrent. Le
droit dadhsion slve 500 UM.

Article 17 Le montant de la cotisation mensuelle est fixe 300 UM. Suite au paiement
de la premire cotisation, le nouvel adhrent ainsi que ses personnes charge
sont soumis une priode dobservation de trois mois durant lesquels
ladhrent doit payer ses cotisations mensuelles sans bnficier des avantages
de la mutuelle.

Article 18 Le droit dadhsion et la cotisation sont verss la permanence de la mutuelle.

Article 19 Les cotisations mensuelles doivent tre verses avant le 15 de chaque mois.
Les adhrents qui le souhaitent peuvent payer en une fois leurs cotisations pour
un trimestre, un semestre ou une anne.

Titre 3 Obligations de la mutuelle

Article 20 Les personnes qui figurent dans le registre dadhsion ou les fiches dadhsion
et qui sont jour de leurs cotisations ont droit aux prestations de la mutuelle.

Article 21 La mutuelle prend en charge:


l 50 % des dpenses de sant (actes et mdicaments) en consultation et soins
ambulatoires des bnficiaires dans les formations sanitaires qui ont pass
un accord avec le syndicat des propritaires de taxis-vlos de Kenlodar.
Cette prise en charge seffectue sous forme de remboursement des
adhrents sur prsentation de factures des formations sanitaires. Selon le
contrat pass avec la mutuelle, les adhrents et leurs personnes charge
bnficient dune rduction de 10 % sur les tarifs de ces centres;
l 100 % des dpenses en consultation prnatale et maternit dans les mmes
formations sanitaires. Selon le contrat pass avec la mutuelle, celle-ci
applique le systme de tiers payant sous forme de forfait;
l 80 % des dpenses en hospitalisation et chirurgie (actes et mdicaments
dlivrs par lhpital) lhpital public de Kenlodar. Selon le contrat pass
avec la mutuelle, celui-ci applique le systme de tiers payant sous forme de
paiement lacte.

Titre 4 Dispositions diverses

Article 22 La mutuelle peut passer tout contrat ou accord permettant damliorer laction
de prvoyance. Ces accords sont ngocis par le CA, ratifis par lAG et sont
signs par le prsident.

Article 23 Seule lAG peut apporter des modifications au prsent rglement intrieur.
Nanmoins, le CA peut apporter des modifications qui sappliquent
immdiatement, sous rserve de leur ratification par lAG suivante.

Partie II Lorganisation administrative dune mutuelle de sant 55


3.3 Llaboration des statuts et du rglement intrieur
La rdaction et ladoption des statuts et du rglement intrieur constituent laboutissement du
processus de mise en place de la mutuelle. Cependant, il ne sagit pas de documents figs.
Ils peuvent en effet voluer en fonction de lexprience acquise par la mutuelle et de son
adaptation lvolution du contexte.
Llaboration des statuts et du rglement intrieur seffectue gnralement en plusieurs
tapes.
1. A lissue du processus de mise en place de la mutuelle, ses promoteurs ralisent une
synthse de toutes les rgles dorganisation et de fonctionnement qui ont t dtermines
et laborent un projet de statuts et de rglement intrieur en conformit avec les
dispositions lgales (statuts types en particulier).
2. Lors de lAG constitutive de la mutuelle, ces projets sont prsents aux participants qui
devront les adopter, aprs dbats et dventuelles modifications.
3. Cette adoption permet la constitution des organes, llection des diffrents responsables,
la reconnaissance juridique de la mutuelle et le dmarrage de ses activits.
4. Au cours de son existence, la mutuelle peut tre amene amender les statuts et le
rglement intrieur.
4 Les statuts ne peuvent tre modifis quen AG, sur proposition du CA, ce qui ncessite
parfois de convoquer une AG extraordinaire en cours danne.
4 Le CA peut apporter des modifications au rglement intrieur en cours danne et les
mettre immdiatement en application sous rserve de leur ratification lors dune AG
ordinaire.
Les statuts et le rglement intrieur ne doivent figer ni lorganisation ni le fonctionnement de
la mutuelle. Ils doivent au contraire prvoir son volution et sy adapter.

Lorganisation des runions

Les diffrents organes dune mutuelle sont amens se runir rgulirement, entre autres,
pour:
l assurer lexcution et le suivi des activits de la mutuelle;
l analyser le fonctionnement, discuter des problmes et proposer des solutions;
l prendre des dcisions;
l diffuser de linformation concernant le fonctionnement de la mutuelle;
l renouveler les membres des organes.
Ces runions rythment la vie de la mutuelle ainsi que son volution. Runion aprs runion,
la mutuelle acquiert plus dexprience et complte ou affine ses rgles dorganisation et de
fonctionnement.

56 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
La frquence des runions est programme lavance et prvue dans les statuts ou le
rglement intrieur. Cette frquence diffre suivant les organes. Elle est gnralement:
l annuelle pour lAG;
l trimestrielle ou mensuelle pour le CA;
l mensuelle au moins pour le CE.
Cependant, des situations exceptionnelles peuvent demander la tenue de runions
extraordinaires. Il ne faut pas tomber dans lexcs car trop de runions risquent terme de
dmotiver tous les acteurs et de rduire lefficacit.

4.1 La prparation et le droulement des runions


Deux types de runions sont distinguer:
l les AG;
l les runions du CA et du CE.

Lassemble LAG est une runion de tous les adhrents de la mutuelle. Il sagit
gnrale dun vnement lourd qui demande habituellement un important
travail dorganisation. Il faut rappeler quen fonction de la
structuration de la mutuelle, lAG peut tre dcompose en plusieurs
assembles, organises diffrents niveaux. Dans ce cas de figure,
lAG, au niveau de chaque structure de base (par exemple au niveau
villageois) est constitue par les adhrents rsidant ce niveau. Les
AG des autres niveaux de structuration (rgion, pays) sont constitues
par des dlgus lus par les niveaux infrieurs (dlgus villageois,
rgionaux, etc.).
Lobjectif dune AG est double: dune part, il sagit dimpliquer les
adhrents dans la gestion de la mutuelle et, dautre part, de dfinir sa
politique gnrale.
Pour remplir ces objectifs, lAG doit permettre:
4 dinformer les adhrents du fonctionnement de la mutuelle;
4 de prsenter et de discuter les rsultats de lexercice qui vient de
scouler;
4 de prsenter et de discuter les propositions du CA pour lexercice
venir;
4 dadopter un programme daction pour lexercice venir.
Ces diffrents points constituent lordre du jour de lAG ordinaire
auxquels peuvent sajouter des sujets proposs par les adhrents ou
par des partenaires externes.
Un pralable important la tenue dune AG est la convocation
des adhrents pour les informer de la date, du lieu et de lordre
du jour de la runion. Cette convocation doit tre diffuse
suffisamment lavance afin de permettre aux adhrents de prparer

Partie II Lorganisation administrative dune mutuelle de sant 57


leur participation lassemble. Cette diffusion peut seffectuer de
diffrentes faons:
4 par des convocations individuelles;
4 par des affiches apposes en des lieux dtermins davance et
connus des adhrents;
4 par des messages dans les mdias locaux (radios, journaux, etc.);
4 par le biais des autorits locales, des institutions religieuses, etc.

Exemple
La Mutuelle Espoir organise sa troisime AG. Pour inviter ses adhrents y prendre part, elle
affiche dans tous les lieux publics la convocation suivante:

Mutuelle de sant
ESPOIR CONVOCATION
La troisime assemble gnrale de la Mutuelle de sant ESPOIR se tiendra dans la salle de runion du foyer
social de MOGO, le dimanche 5 janvier 2003 partir de 9h00 et prendra fin 13h00, sauf imprvus.
Lordre du jour sera le suivant :
1. Adoption du procs-verbal de la dernire assemble gnrale
2. Bilan dactivits et financier de lanne 2002
Rapport du prsident
Discussions
3. Rapport des vrificateurs de comptes. Adoption
4. Programme pour lanne 2003
Rapport du prsident
Discussion
Vote du budget 2003
5. Prsentation par le mdecin-chef du district dun projet de collaboration avec la Mutuelle de sant
ESPOIR dans le cadre de la Protection maternelle et infantile.
Discussions
6. Propositions diverses
Lassemble gnrale sera suivie dune fte villageoise anime par lorchestre de lAssociation des jeunes de
MOGO.
Tous les adhrents sont attendus. Le prsident
Issiaka Mand

Les discussions et les dcisions prises lors dune AG sont


fondamentales car elles dterminent les orientations et le
dveloppement de la mutuelle. Pour cette raison, elles sont
consignes dans un procs-verbal rdig par un rapporteur
(gnralement le secrtaire de la mutuelle).
Le procs-verbal est le compte rendu officiel de lAG. Il doit contenir:
4 le titre de lassemble (Xe AG de la mutuelle), le lieu et la date;
4 lheure douverture et celle de clture;
4 la liste des participants (mandats, excuss, quorum);
4 le rsum des points abords, en respectant lordre du jour;
4 lenregistrement dtaill des dcisions prises (administratives,
concernant les activits, financires et diverses);

58 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
4 les points prvus mais non abords;
4 la signature du rapporteur et celle du prsident.
Ces procs-verbaux sont conservs par le secrtaire et constituent la
mmoire de la mutuelle.

Les runions Les runions du CA et du CE sont moins complexes organiser que


des autres organes les AG. Elles sont plus frquentes car ncessaires la gestion
de la mutuelle courante de la mutuelle.
En rgle gnrale, ces runions ne donnent pas lieu un envoi de
convocations. La frquence des runions, voire les jours de runion
(exemple: le premier samedi de chaque mois), et lordre du jour sont
souvent fixs par le rglement intrieur.
Ces runions donnent lieu ltablissement de procs-verbaux dont
le modle peut tre plus simple que celui des AG.

Exemple
Le CE dune mutuelle se runit tous les mois afin de faire le point sur la gestion courante de
lassociation.
A lissue de chaque runion, le secrtaire rdige un procs-verbal. Lexemple suivant est celui
de la runion du mois de juin 2002.

Procs-verbal
Le 10 juin de lan 2002 sest tenue Bureau de la mutuelle
la runion du Comit de la mutuelle.

Lordre du jour tait le suivant :

1. Compte-rendu des cotisations collectes pour le mois par le trsorier.


2. Compte-rendu des mouvements dadhrents et des bnficiaires du mois de mai par le secrtaire.
3. Rapprochement des factures et des attestations de soins du mois de mai.
4. Mise jour des tableaux de suivi mensuel et du tableau de bord.
5. Compte-rendu des discussions avec le mdecin chef rgional concernant le comportement de
linfirmier du dispensaire.
6. Points par le prsident.

Nombre de prsents : 5 Absents excuss : 1 Absents non-excuss : 0


Les dcisions suivantes ont t prises :

1. Le montant de la facture de lhpital sera pay 4. Le trsorier dposera 150 000 UM de la


le 15 juin par le trsorier. caisse sur le compte bancaire de la mutuelle.
2. Le dispensaire sera pay aprs contrle avec 5. La prochaine runion du comit aura lieu
le mdecin chef rgional. le 5 juillet, mme lieu, mme heure.
3. Le secrtaire est charg de rcuprer lattestation 6.
de soins manquants de la famille n 10.

Ouverte 09h00 La sance a t leve 11h00

Le rapporteur : Le prsident de la runion :

Partie II Lorganisation administrative dune mutuelle de sant 59


4.2 Le suivi des runions
Le suivi des runions est une activit qui incombe au CS ou, dfaut, lAG par le biais dun
rapport annuel. Ce suivi se justifie par limportance de ces runions et permet une mesure de
la vitalit de la mutuelle.
Les indicateurs utiliss pour ce suivi sont essentiellement:
l le nombre de runions tenues par chaque organe;
l la frquence de ces runions par rapport aux dispositions statutaires et rglementaires;
l le nombre de participants et le taux de participation aux runions;
l la production de procs-verbaux.
Paralllement ces indicateurs, la prise de dcisions doit galement tre vrifie de mme
que lapplication de ces dcisions. La tenue de runions striles ou sans suite est galement
symptomatique dun mauvais fonctionnement des organes.
Il sagit cependant dun suivi difficilement quantifiable et qui relve plus du contrle interne
(voir partie 7, chapitre 1: Le contrle interne).

Exemple
Le CS dune mutuelle de sant ralise chaque mois un suivi des runions des autres organes.
Le tableau de suivi utilis pour lanne 2002 se prsente ainsi:

To- Nor-
Mois 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
tal mes
AG 1 1 1

AG extraordinaire

Taux de participa-
75 %
tion aux AG (A)

Runions du CA 1 1 1 1 4 4

Taux de participa-
tion aux runions 90% 100% 95% 100%
du CA (B)

Runions du CE 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 12 12

Taux de participa-
tion aux runions 83% 100% 83% 100% 100% 100% 100% 100% 83% 67% 67% 67%
du CE (C)

Notes sur le tableau


A. Nombre de participants lAG / nombre dadhrents.
B. Nombre de participants aux runions / nombre de membres du CA.
C. Nombre de participants aux runions / nombre de membres du CE.

A partir du mois de septembre, une msentente entre certains membres du CE, au nombre de
six, a provoqu la dmission de deux dentre eux. Le CE et le CA ont dcid dattendre la
prochaine AG afin de remplacer ces membres dmissionnaires.

60 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Part
Pa rtie
ie 3

La gestion
des adhsions,
des cotisations
et des prestations

61
La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations regroupe des tches et des
fonctions essentielles dans le fonctionnement de la mutuelle. Dans ce domaine, celle-ci doit
mettre en place des outils de gestion adapts ses caractristiques. Cette partie prsente
cet effet les dfinitions, mcanismes, documents et procdures rattachs ce domaine de
gestion. Elle comprend quatre chapitres:

Chapitre 1 La gestion des adhsions


Ce premier chapitre dcrit les modalits dadhsion une mutuelle de sant et
fournit quelques dfinitions de base dans ce domaine. La gestion des
adhsions ncessite le recours plusiers documents. Ils sont prsents dans ce
chapitre ainsi que leurs rgles dutilisation titre illustratif. Cette utilisation
dans la pratique dpendra du mode dorganisation et de fonctionnement de
chaque mutuelle. Le contrle et le suivi des adhsions sont galement dcrits
ainsi que les outils correspondants.

Chapitre 2 La gestion des cotisations


Ce second chapitre est organis selon la mme logique que le prcdent. Il
dcrit les modalits dapplication du taux de cotisation et fournit quelques
dfinitions de base. Il dcrit galement les documents utiliss le plus
frquemment dans les mutuelles en matire de gestion des cotisations et leurs
rgles dutilisation. Ici aussi, il faudra tenir compte du fait que dans la
pratique, le type de documents utiliser dpendra du mode dorganisation et
de fonctionnement de chaque mutuelle. Le contrle et le suivi des cotisations
sont dcrits en dernire section ainsi que les outils correspondants.

Chapitre 3 La gestion des prestations


Ce chapitre traite du troisime grand domaine de gestion de lassurance
sant, la gestion des prestations. Il dcrit en particulier les modalits de
recours aux services de sant, le contrle des droits aux prestations ainsi que la
facturation et le contrle de la part des prestataires. Les outils principaux de
gestion des prestations sont galement dcrits et illustrs. Il reviendra la
mutuelle de dterminer les documents utiliser en fonction de ses propres
caractristiques. Une dernire section traite du contrle des enregistrements et
du suivi des prestations maladie ainsi que des outils correspondants.

Chapitre 4 Les procdures de gestion des adhsions, des cotisations


et des prestations
Ce dernier chapitre lie les domaines de gestion, tudis sparment dans les
chapitres prcdents, afin de mettre en vidence leurs interrelations. Diffrents
exemples de procdures sont prsents suivant les modes dorganisation de la
mutuelle. Enfin, il est fait rfrence au manuel de procdures.

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 63


La gestion des adhsions

La gestion des adhsions joue un rle important qui dpasse le simple enregistrement des
adhrents et des personnes charge. Elle alimente les autres domaines de gestion (gestion
financire, gestion des risques, contrle, suivi et valuation) en donnes et informations
concernant les bnficiaires de la mutuelle.
La gestion des adhsions consiste notamment :
l enregistrer toutes les informations relatives la population couverte
par la mutuelle
4 inscription des nouveaux adhrents et de leurs personnes charge;
4 enregistrement des mouvements de bnficiaires (entres et sorties);
l fournir les informations ncessaires la tenue du tableau de bord de la mutuelle
4 mise jour prcise et permanente du nombre dadhrents et de bnficiaires
ncessaires au calcul de certains indicateurs du tableau de bord de la mutuelle (taux
de pntration, taux dutilisation des services de sant, etc.);
4 enregistrement des informations sur les bnficiaires, utiles au suivi et lvaluation
de la mutuelle (rpartition des bnficiaires par classes dges, sexe, etc.);
l limiter certains risques lis lassurance (slection adverse, risque moral, fraudes
et abus) par la ralisation dactivits spcifiques
4 dlivrance et vrification des cartes dadhrent;
4 vrification du respect des priodes dobservation;
4 production dinformations ncessaires au contrle des droits aux prestations.
La gestion des adhsions repose sur des documents et des procdures qui doivent tre
prcisment dfinies. Elle est troitement lie aux modalits dadhsion adoptes par la
mutuelle.

Quelques dfinitions14
Ladhrent aussi appel membre ou titulaire
Ladhrent est la personne qui adhre la mutuelle de sant, cest--dire qui verse un droit
dadhsion, sengage respecter les textes rgissant le fonctionnement et donc, entre autres,
verser ses cotisations rgulirement. Ladhrent peut ouvrir le droit aux prestations de la
mutuelle un certain nombre de personnes qui dpendent directement de lui et sont appeles
personnes charge.

Les personnes charge


Le plus souvent, certains membres de la famille de ladhrent peuvent bnficier des prestations
de la mutuelle. Selon les rgles dfinies par cette dernire, il peut sagir notamment:

14 Ces dfinitions sont tires du Guide de suivi et dvaluation des systmes de micro-assurance, BIT/STEP, CIDR,
Genve, 2001.

64 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
l du conjoint;
l des enfants jusqu un certain ge;
l de parents ou dautres personnes la charge permanente de ladhrent.

Les bnficiaires
Les bnficiaires sont les individus, adhrents et personnes charge, qui bnficient des
services de la mutuelle de sant.

Lunit de base dadhsion


Lunit de base dadhsion, cest--dire la plus petite unit en dessous de laquelle il nest pas
possible dadhrer, peut varier suivant les mutuelles. Il peut sagir de:
l lindividu: chaque personne adhre individuellement la mutuelle;
l la famille: ladhrent entre dans la mutuelle avec tous les membres de sa famille. Les critres
dfinissant la famille et la condition de personne charge sont fixs lavance;
l un groupe dindividus: la population dun village, le personnel dune entreprise, les membres
dun groupement, etc. Dans ce cas, les membres du village, de lentreprise ou du
groupement adhrent en tant que groupe.

La priode dadhsion
Il sagit de la priode durant laquelle ladhsion la mutuelle est possible. On distingue deux
catgories de priodes dadhsion:
l la priode ouverte dadhsion: les nouvelles adhsions sont possibles tout moment de
lanne;
l la priode ferme dadhsion: les nouvelles adhsions ne sont possibles que pendant une ou
des priodes prcises de lanne pouvant durer dun plusieurs mois et correspondant
gnralement aux principales priodes de rentre de revenus du public cible (en particulier
lorsque la cotisation est annuelle).

1.1 Les modalits dadhsion


Schmatiquement, ladhsion passe par plusieurs tapes. Elle suit souvent le processus
ci-dessous.

1. La demande dadhsion
Toute personne intresse entrer dans la mutuelle doit formuler, oralement ou par crit,
sa volont dadhrer et son engagement respecter les statuts et le rglement intrieur.

2. Le paiement dun droit dadhsion et de la cotisation


Lorsque la demande dadhsion est accepte par la mutuelle, la personne verse
gnralement un droit dadhsion et sa premire cotisation. Elle devient ainsi adhrente.

3. Linscription de ladhrent et de ses personnes charge


Ladhrent est aussitt inscrit dans le registre dadhsion. Une fiche dadhsion est
remplie avec toutes les informations ncessaires sur ladhrent et les personnes charge
pour lesquelles il cotisera. Au moment de linscription dans le registre dadhsion, un
numro de code est attribu ladhrent ainsi qu chacune des personnes charge.

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 65


4. La dlivrance de la carte dadhrent et le respect de la priode dobservation
Aprs paiement de la cotisation et du droit dadhsion, la mutuelle dlivre au nouvel
adhrent une carte dadhrent. Cette carte indique entre autres la priode aprs laquelle
dbute le droit aux prestations de ladhrent. Cette priode est appele priode
dobservation, priode dattente ou encore stage. Durant cette priode, tout nouvel
adhrent paie ses cotisations mais ne bnficie pas des droits aux prestations de la
mutuelle. Lintroduction de la priode dobservation constitue un moyen de lutte contre le
risque de slection adverse (voir partie 6, chapitre 1).

Le droit Le droit dadhsion est un montant pay par tout nouvel adhrent lors
dadhsion de son inscription la mutuelle. Ce montant est fix par lAG qui peut
le modifier priodiquement. Il sagit gnralement dun montant
forfaitaire, indpendant de la taille de la famille ou dautres
caractristiques de ladhrent.
Le droit dadhsion est le plus souvent utilis pour:
4 couvrir les frais inhrents linscription (frais dimpression des
documents, etc.). Dans ce cas, il peut tre remplac par la vente
de la carte dadhrent, mieux accepte par les adhrents;
4 financer les premiers frais de fonctionnement de la mutuelle, en
attendant que les adhrents paient leurs cotisations. Le paiement
du droit dadhsion pour les adhrents qui entreront dans la
mutuelle au cours des exercices futurs se justifie tout de mme en
raison du principe dgalit entre adhrents.
Le droit dadhsion nest gnralement pay quune seule fois, lors de
lentre de ladhrent dans la mutuelle et nest pas renouvelable.
Deux exceptions sont possibles:
4 lorsque le droit dadhsion est remplac par la vente de la carte
dadhrent, celle-ci doit tre rachete chaque renouvellement
(notamment en cas de perte, dusure et de modifications
apporter);
4 certaines mutuelles prvoient de faire payer nouveau le droit
dadhsion lorsquun adhrent cesse de verser ses cotisations
pour reprendre les versements aprs une priode donne.

1.2 Les documents


Les documents relatifs aux adhsions et aux cotisations actuellement utiliss par les
organisations mutualistes sont dune grande diversit.
Quelle que soit leur prsentation, ces documents doivent permettre lenregistrement
individuel de chaque adhrent et des personnes charge, le suivi global du nombre
dadhrents, de personnes charge et de bnficiaires. Dans le cas de systmes de tiers
payant, ces documents doivent galement permettre lidentification des bnficiaires par les
prestataires de soins. Un exemple dorganisation de lenregistrement des adhsions est
donn ci-dessous; dautres modalits denregistrement (type de documents et procdures)
sont possibles.

66 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
l Lenregistrement individuel de chaque adhrent et des personnes charge
Lors de linscription, une fiche dadhsion, appele galement fiche dimmatriculation,
est remplie pour chaque adhrent. Cette fiche regroupe toutes les informations utiles sur
ladhrent et les personnes charge (nom, prnoms, ge, sexe, adresse, etc.). Elle
permet un suivi individualis de chaque famille et facilite les contrles.
l Le suivi global du nombre dadhrents, de personnes charge et de bnficiaires
Il sagit de raliser un comptage qui permet la mutuelle de disposer constamment des
donnes ncessaires la mise jour du tableau de bord. Ce comptage repose sur le
registre dadhsion (ou registre des bnficiaires) qui permet lenregistrement en continu
des entres et des sorties dadhrents et de personnes charge et totalise le nombre
prcis de bnficiaires. Les donnes de ce registre sont synthtises priodiquement dans
un tableau de suivi.
l Lidentification des bnficiaires par les prestataires de soins
Les prestataires de soins ont besoin didentifier parmi leurs patients ceux qui sont couverts
par la mutuelle. Ils doivent disposer, pour ces derniers, des informations ncessaires au
remplissage des documents de prise en charge. Cela constitue lune des fonctions de la
carte dadhrent.

La fiche La fiche dadhsion, appele galement fiche dimmatriculation, est


dadhsion le document qui permet un enregistrement et un suivi individualis de
chaque adhrent et de chacune des personnes charge.
Lusage de la fiche dadhsion permet de:
4 connatre lidentit de chaque adhrent et des personnes
charge;
4 attribuer chaque bnficiaire un numro de code qui permet
de lidentifier prcisment sans avoir utiliser son nom en
garantissant ainsi une confidentialit des documents relatifs aux
prestations de soins;
4 disposer tout moment des informations ncessaires au suivi des
adhsions (nombre dentres et de sorties de bnficiaires et
motifs [naissance, dcs, etc.]).

Prsentation
Une fiche comprend au minimum les informations suivantes:
4 le numro de la fiche qui est celui de la famille et reprsente son
numro dordre dentre dans la mutuelle. La fiche numro 25
correspond par exemple la vingt-cinquime famille stre
inscrite la mutuelle;
4 la date dentre de ladhrent dans la mutuelle (qui correspond
gnralement au jour du paiement du droit dadhsion);

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 67


4 lidentit de ladhrent:
nom, prnoms, date de naissance, sexe;
numro de code prcd ventuellement du numro du
village et/ou du groupement (suivant la structuration de la
mutuelle);
adresse (village, quartier, etc.);
profession;
4 lidentit des personnes charge:
nom, prnoms, date de naissance et sexe de chaque personne;
lien de parent de chaque personne charge avec ladhrent
(conjoint, enfant, etc.);
numro de code.

Le numro de code
Un numro de code (ou identifiant) est attribu chaque bnficiaire (adhrents et personnes
charge) lors de son entre dans la mutuelle. Chaque numro de code est unique et correspond
un bnficiaire prcis. Il permettra didentifier ce dernier travers les diffrents documents de
gestion des prestations, sans avoir utiliser son nom. Cette technique permet de conserver une
certaine confidentialit: des informations sur les soins reus par un bnficiaire peuvent circuler,
pour des besoins de suivi ou de contrle, sans que le nom de la personne napparaisse. En cas
de besoin, notamment pour le contrle, la personne peut tre aisment identifie grce sa
fiche dadhsion ou au registre dadhsion.
Le numro de code est conu en fonction de lorganisation de la mutuelle.
l Une mutuelle classique peut composer des codes trs simples, tels que:
numro dadhrent / numro de bnficiaire. Ainsi, le code 25/6 correspond la sixime
personne inscrite dans la famille du vingt-cinquime adhrent enregistr dans le registre de la
mutuelle.
l Une mutuelle structure en plusieurs niveaux devra laborer une codification un peu plus
complexe. Par exemple, une mutuelle couvrant plusieurs villages rajoutera un numro
identifiant le village au numro propre ladhrent et au bnficiaire.

4 Des observations ventuelles sur la famille: motifs de sortie de la


mutuelle, etc.

Rgles dutilisation
4 Lorsquune mutuelle est subdivise en sections locales, les fiches
dadhsion sont tenues et conserves au niveau de ces dernires.
4 La fiche dadhsion est le premier document rempli lorsquun
adhrent sinscrit la mutuelle et verse son droit dadhsion.
4 En cours dexercice, toute nouvelle personne charge dclare
par un adhrent est inscrite sur la fiche.
4 Chaque fiche est numrote, dans un ordre chronologique.

68 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
4 Lorsquun adhrent se retire, son numro de code ne peut tre
attribu un autre adhrent qui entrerait par exemple au mme
moment. Si un adhrent sort de la mutuelle, sa fiche est conserve
avec une mention signalant son retrait de la mutuelle. Sil dcide,
aprs quelques mois ou annes dentrer nouveau, il reprend son
numro de code et la fiche est remise jour. Cette rgle permet
dviter les confusions en matire de contrle.
4 Lorsquun adhrent se retire, le motif de son dpart doit tre inscrit
dans une rubrique Remarques. Il en va de mme pour toute
entre ou sortie dun autre bnficiaire au sein dune famille
(naissance, dcs, mariage, ge limite dune personne charge,
etc.)

Exemple
La Mutuelle Espoir a t mise en place par la fdration des groupements fminins dun village.
Afin de couvrir tout le village, la mutuelle a organis ses adhrentes en groupements
mutualistes de quartier.

Groupements mutualistes N de code

Groupement Mona 01

Groupement Petits Pas 02

Groupement Mission 03

Groupement Fodi 04

etc.

Chaque groupement est responsable des adhsions et de la collecte des cotisations dans son
quartier et se dote dun bureau constitu de trois femmes.
Ladhsion est familiale. Les cotisations sont mensuelles et calcules en fonction du nombre de
personnes dans chaque famille. La cotisation par personne est fixe 100 UM par mois.
Le droit dadhsion est fix 1500 UM par adhrent. La priode dobservation est de trois mois.
La carte dadhrent nest dlivre qu lissue de cette priode.
Pour adhrer, chaque femme doit se prsenter avec le montant du droit dadhsion et de la
cotisation mensuelle et avec la liste des noms et dates de naissance des membres de sa famille.
Dans le groupement Petits Pas, le jour (03/01) de louverture des adhsions, les trois premires
femmes qui se prsentent sont, dans lordre:
l Awa MADOU (28/05/70 - couturire) - poux: Ali KADO (15/07/66) - enfants: Amina
KADO (13/11/87), Amadou KADO (06/02/90), Fati KADO (17/05/93);
l Amina SECK (11/02/80 - vendeuse) - poux: Ahmed TRAORE (02/10/79);
l Memounatou BA (02/09/55) - veuve - personnes charge: Ali DIOP (10/05/85), Asha BA
(24/06/75).

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 69


Le modle suivant prsente la fiche dadhsion dAwa MADOU.

FICHE D'ADHESION 1
N:

ADHERENT
Nom et prnom : MADOU Awa

28 / 05 / 70
Date de naissance : .........
Quartier PETITS PAS
Adresse : ....
Couturire
Profession : ....
03/01/2000
Date d'entre : 1 500 UM
Droit d'adhsion pay : ......
02/01/01
Numro de code : 03/04/2000
Carte dlivre le : ..
03/01/2000
Priode d'observation : du . 03/04/2000
au ...

PERSONNES A CHARGE
Date d'entre N de code Nom et prnom Date de Lien Date de Remarques
naissance parent sortie
03/01/00 02/01/02 KADO Ali 15/07/66 Mari
03/01/00 02/01/03 KADO Amina 13/11/87 Fille
03/01/00 02/01/04 KADO Amadou 06/02/90 Fils
03/01/00 02/01/05 KADO Fati 17/05/93 Fille

Observations

Le registre Ce registre permet un suivi global du nombre de bnficiaires. Son


dadhsion usage se justifie par le fait que la fiche dadhsion ne permet pas un
calcul ais du nombre dadhrents, les personnes charge et
globalement de lensemble des bnficiaires de la mutuelle de sant
un moment donn.
Le registre dadhsion permet denregistrer tous les mouvements
(entres et sorties) des bnficiaires. Grce ce document, la
mutuelle dispose rapidement des informations concernant:
4 le nombre dadhrents;
4 le nombre de personnes charge;
4 le nombre de bnficiaires;

70 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
4 le nombre de nouvelles adhsions durant une priode donne;
4 le nombre de sorties.

Prsentation
Un tableau est imprim sur les pages du registre. Ce tableau permet
un suivi distinct des adhrents, des personnes charge et de
lensemble des bnficiaires. Il contient les informations suivantes:
4 la date du mouvement (entre / sortie) du bnficiaire;
4 le numro de code de ladhrent ou du bnficiaire concern ou
le numro de fiche dadhsion.
Lorsquune mutuelle nutilise pas de fiche dadhsion, le registre a un
double rle: il permet un suivi de chaque bnficiaire et un suivi
global. Il comprend alors des informations supplmentaires:
4 nom et prnoms;
4 numro de code, date de naissance, sexe, adresse, profession;
4 observations.

Rgles dutilisation
4 Toute nouvelle adhsion et autres mouvements (entre/sortie de
bnficiaires) doivent tre enregistrs dans le registre dadhsion.
Ce document perd toute utilit lorsquil nest pas systmatiquement
mis jour aprs chaque mouvement.
4 Lenregistrement des mouvements dans le registre dadhsion doit
se faire en mme temps que dans la fiche dadhsion.
4 Le numro de code des bnficiaires doit tre soigneusement not
et permet de faire le lien avec la fiche dadhsion.
4 Chaque page du registre peut tre consacre une semaine ou
un mois, suivant les modalits dadhsion et de cotisation. Cette
rgle est surtout importante lorsque la mutuelle permet les
adhsions tout moment de lanne et/ou souhaite identifier les
priodes les plus favorables pour les adhsions.
4 A la fin de chaque page, les totaux des colonnes entres et
sorties sont calculs ainsi que le solde. Ce solde est gal au
solde report de la page prcdente + le total des entres le
total des sorties.

Exemple
La Mutuelle Espoir a adopt un modle de registre dadhsion trs simple qui lui permet de
comptabiliser les adhrents et les personnes charge.
Ce modle ressemble beaucoup celui dun journal de caisse ou de banque. La prsidente de
la Mutuelle Espoir explique ainsi le choix de ce modle: Nous considrons nos bnficiaires
comme une ressource de la mutuelle, ils sont dailleurs notre principale richesse. Aussi, de la
mme faon que largent qui entre ou sort de notre caisse, lentre de chaque nouveau
bnficiaire enrichit notre mutuelle et chaque dpart nous appauvrit.

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 71


Le registre vise en effet non pas enregistrer les noms et autres informations sur les bnficiaires
qui apparaissent dj dans leurs fiches dadhsion, mais compter les entres et les sorties
dadhrents et de bnficiaires et connatre constamment leur nombre exact.
Le modle suivant reprsente le registre dadhsion tenu par le CE du groupement Petit Pas,
aprs linscription des trois premires adhrentes, le jour de louverture des adhsions.

REGISTRE DADHESIONS

Adhrents Personnes charge Total bnficiaires


Date N de fiche
d'adhsion Entres Sorties total Entres Sorties total Entres Sorties total
Report page
prcdente

03/01 1 1 1 4 4 5
03/01 2 1 2 1 5 2
03/01 3 1 3 2 7 3

A reporter

La carte La carte dadhrent a plusieurs fonctions.


dadhrent
4 Elle constitue pour ladhrent une preuve de son adhsion et
matrialise sa participation la mutuelle.
4 Elle permet au responsable charg du suivi des adhsions et des
cotisations de retrouver rapidement, grce au numro de code
mentionn sur la carte, la fiche dadhsion et celle de paiement
des cotisations de ladhrent lorsque celui-ci se prsente par
exemple au sige de la mutuelle.
4 Elle constitue un passeport qui indique au prestataire de soins
que le porteur de la carte est bnficiaire de la mutuelle. Cela
est utile surtout lorsque la mutuelle nutilise pas un systme de
lettre de garantie (voir partie 3, chapitre 3 sur la gestion des
prestations).
4 Elle donne toutes les informations ncessaires au prestataire de
soins pour la facturation (en cas de tiers payant): nom, prnoms,
numro de code, etc.

72 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
4 Elle permet un contrle didentit et donc du droit aux prestations,
surtout lorsque la carte comprend une photo de chaque
bnficiaire.

Prsentation
On pourrait dire quil y a autant de prsentations possibles de la carte
dadhrent quil existe de mutuelles de sant.
Les modles les plus courants sont:
4 la carte individuelle: chaque bnficiaire, quil soit adhrent ou
personne charge, reoit sa propre carte;
4 la carte familiale: chaque adhrent reoit une carte pour lui et
toutes les personnes charge;
4 le livret de membre: il sagit dun carnet qui, en plus des
informations de la carte individuelle ou familiale, comprend
gnralement plusieurs pages pour le suivi des cotisations et/ou
une partie carnet de sant rserves la description des soins
dlivrs. Cette dernire prsentation est dconseille pour des
raisons videntes de confidentialit.
La carte dadhrent comprend au moins les informations suivantes:
4 le nom de la mutuelle et ventuellement son logo (afin de la
distinguer plus facilement des autres mutuelles qui pourraient tre
galement contractualises avec les prestataires de soins);
4 les lments didentification du bnficiaire (adhrent et personne
charge):
le nom et les prnoms;
le numro de code;
la date de naissance;
le statut (adhrent / personne charge);
4 le visa de la mutuelle (signature du prsident, cachet, etc.);
4 lindication de la validit de la carte qui se prsente sous forme
soit:
dun tableau de suivi des paiements des cotisations;
dune vignette colle chaque paiement de cotisation;
dune mention de dure de la validit de la carte (lorsque le
renouvellement priodique de celle-ci est prvu).
La carte peut ventuellement inclure un rappel des principaux points
des statuts et du rglement intrieur, notamment des prestations
couvertes et des modalits de prise en charge.

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 73


Rgles dutilisation
4 La carte est dlivre gnralement aprs le paiement de la
premire cotisation. Elle peut ntre donne qu lissue de la
priode dobservation.
4 Elle est fournie gratuitement ou peut tre vendue ladhrent en
remplacement du droit dadhsion.
4 Ladhrent est responsable de sa carte: en cas de perte ou de
dtrioration, la mutuelle peut faire payer des frais de renouvellement.
4 La carte doit tre prsente par ladhrent au sige de sa mutuelle
lors de chaque opration le concernant (paiement des cotisations,
inscription de nouvelles personnes charge, etc.).
4 La carte doit tre prsente chaque recours aux soins dans un
systme de tiers payant. Des exceptions concernant par exemple
les cas durgence doivent cependant tre prvues dans les
contrats entre la mutuelle et le prestataire de soins.
4 La prsentation de la carte et ses modalits dutilisation doivent
tre dcrites dans le contrat entre la mutuelle et les prestataires de
soins.

Exemple
Le modle suivant est celui adopt par la Mutuelle Espoir. Il sagit de la carte de la premire
adhrente, Awa MADOU, du groupement Petits Pas. Cette carte a t remplie par le CE du
groupement juste aprs ltablissement de la fiche dadhsion et linscription de cette adhrente
dans le registre dadhsion.

La mutuelle de sant ESPOIR couvre


les services de sant suivants : Mutuelle de sant
"
Centres de sant et maternits :
ESPOIR
"
Accouchements : 100%
Petite hospitalisation : 100% sauf le tarif

"
de la consultation
Mdicaments pour accouchement et petite
hospitalisation : 100%

"
Hpital BONNE SANTE :

"
Hospitalisation et chirurgie : 100% (1)
Mdicaments et consommables pour
hospitalisation et chirurgie : 100%
(1) La consultation et la 1ire journe
d'hospitalisation sont la charge du malade
Seuls les adhrents jour de leurs cotisations
peuvent bnficier des services de la mutuelle.
Seuls les mutualistes qui se prsentent munis de leur
carte d'adhrent peuvent bnficier de la prise en
charge de leurs dpenses de soins. CARTE D'ADHERENT

74 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
ADHERENT
1
N Fiche d'adhsion :
N code Nom et prnom date de naissance
02/01/01 MADOU Awa 28/05/70
............. ........................ ...................
VERSEMENT DES COTISATIONS
PERSONNES A CHARGE
N code Nom et prnom date de naissance Janvier Fvrier Mars Avril

02/01/02 KADO Ali 15/07/66


............. ........................ ...................
02/01/03 KADO Amina 13/11/87 Mai Juin Juillet Aot
............. ........................ ...................
02/01/04 KADO Amadou 06/02/90
............. ........................ ...................
02/01/05 KADO Fati 17/05/93 Septembre Octobre Novembre Dcembre
............. ........................ ...................
............. ........................ ...................
............. ........................ ...................

1.3 Le contrle de lenregistrement des adhsions


Un contrle rgulier des enregistrements des adhsions est ncessaire afin de vrifier leur
exactitude. Si une fiche et un registre sont utiliss comme dcrits prcdemment, ce contrle
seffectue:
l en totalisant dans un premier temps les adhrents et les personnes charge enregistrs
dans les fiches dadhsion;
l en comparant ensuite ce total avec celui du registre dadhsion.
Le nombre dadhrents, de personnes charge et, globalement, de bnficiaires calcul
partir de ces deux documents doit tre le mme.
Ce contrle est ralis par la ou les personnes responsables des enregistrements. Il peut tre
mensuel, trimestriel ou autre en fonction de la frquence et de limportance des entres et des
sorties de bnficiaires.

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 75


La vrification des enregistrements des adhsions
Fiche dadhsion
Adhrent :.
Fiche dadhsion
Personnes
Adhrent:.
charge : Registre d'adhsion
Fiche dadhsion
Total des adhrents = ..........
Personnes
Adhrent :.
charge :
Fiche dadhsion
Personnes :.
Adhrent charge : +
Total des personnes
Personnes charge : charge = ...........

=
Total des
bnficiaires = ...........

1.4 Le suivi des adhsions


Le suivi des adhsions est une fonction importante car elle permet une connaissance prcise
du nombre dadhrents et de bnficiaires de la mutuelle. Ce suivi permet une premire
mesure de lefficacit et de la vitalit de la mutuelle.
Il est complt chaque anne, ou de faon plus espace, par lvaluation de la croissance
des adhsions, la pntration de la mutuelle au sein du public cible et la fidlisation des
adhrents.

Les indicateurs Les principaux indicateurs de suivi des adhsions sont les suivants.
de suivi
des adhsions Lvolution du nombre dadhrents et de bnficiaires
La mutuelle doit suivre le nombre de personnes couvertes. Lindicateur
est calcul, pour une priode donne, partir:
4 des nouvelles entres dadhrents et de bnficiaires. Il sagit des
individus qui entrent pour la premire fois dans la mutuelle, ce qui
inclut: les personnes qui paient leur premire cotisation et entrent
avec des personnes charge, ainsi que de nouvelles personnes
charge au sein de familles dj adhrentes;
4 des sorties dadhrents et de bnficiaires. Les sorties sont
gnralement lies aux dsistements des adhrents qui ne paient
plus leurs cotisations ou aux exclusions pour fraudes et abus. Les
sorties de bnficiaires rsultent galement de dcs, du dpart
du foyer de lun des enfants, dun dpassement de la limite dge,
etc.;
4 du nombre dadhrents et de bnficiaires la fin de la priode
prcdente. En fonction de la frquence de suivi (mois, annes,
etc.), le nombre dadhrents et de bnficiaires en fin de priode
est obtenu en additionnant les entres et en soustrayant les sorties
pour la priode considre au nombre en fin de priode
prcdente.

76 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Exemple
Une mutuelle a opt pour une adhsion familiale. Ses statuts prvoient que lorsquune femme
accouche, le nourrisson est gratuitement couvert par la mutuelle jusqu la fin de lexercice en
cours. Ladhrent doit se prsenter au sige de la mutuelle pour faire inscrire le nom de lenfant
sur sa fiche dadhsion et sa carte dadhrent, sans payer de cotisation supplmentaire. En
revanche, lors de lexercice suivant, la cotisation de cette famille sera revue et inclura une part
supplmentaire pour cet enfant. Lanne de sa naissance, le nourrisson est inscrit comme un
nouveau bnficiaire dans le registre dadhsion.

La taille moyenne des familles mutualistes par rapport


la taille moyenne des familles dans le public cible
Ce taux est particulirement intressant suivre dans le cadre:
4 des systmes de cotisation forfaitaire par famille: la cotisation
tant fixe quel que soit le nombre de bnficiaires, les adhrents
auront tendance inscrire (et ouvrir le droit aux prestations) le plus
grand nombre de personnes charge possible. La taille moyenne
des familles adhrentes peut alors tre suprieure celle prvue
dans le calcul des cotisations et entraner un volume de dpenses
en prestations galement plus lev que prvu. La mutuelle doit,
dans ce type de systme, dfinir prcisment les membres
admissibles. Elle peut galement plafonner la taille des familles
adhrentes;
4 des systmes o la cotisation est fixe par personne (cotisation
familiale variable en fonction du nombre de bnficiaires). A
linverse du systme prcdent, ladhrent pourrait avoir tendance
oprer une slection au sein des membres de sa famille en ne
cotisant que pour ceux dont le risque maladie lui semble plus
lev. Ce cas de figure favorise le risque de slection adverse.

La frquence La frquence de suivi de ces indicateurs dpend essentiellement du


de suivi type de priode dadhsion (ouverte ou ferme) pratique par la
mutuelle.
Une mutuelle priode ouverte dadhsion doit raliser ce suivi de
faon quasi continue, cest--dire mensuellement.
Concernant une mutuelle priode ferme dadhsion deux cas de
figure sont possibles:
4 lorsque les cotisations sont annuelles (paiement intgral de la
cotisation en dbut de priode), le suivi peut tre espac, voire
ntre ralis quune fois par an, en fin de priode;
4 lorsque les cotisations sont fractionnes (hebdomadaires,
mensuelles ou autres), ce suivi doit tre plus frquent afin de
permettre une surveillance des sorties dues des problmes de
recotisation. Il sera dans ce cas gnralement mensuel ou
trimestriel.

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 77


Le tableau de suivi Le tableau de suivi regroupe notamment les indicateurs prcdents. Il
des adhsions permet de visualiser leur volution par mois, trimestre, anne ou
autre, en fonction de la frquence de suivi adopte par la mutuelle.

Exemple
Une mutuelle pratique un systme dadhsion priode ferme. Les adhsions ont lieu durant le
premier trimestre de lanne, avec une cotisation mensualise. Ladhsion est familiale. A chaque
famille correspond une fiche dadhsion. Un registre dadhsion recense le nombre dentres et
de sorties dadhrents mois par mois. Afin de raliser un suivi des adhsions, le responsable du
registre dadhsion remplit mensuellement un tableau de suivi sur le modle suivant.

Tableau de suivi des adhsions - Exercice 2002


Nov. Dc. Total

1 343
190

266
62

//

3 077

3 077
628

4,9
1

6
-

-
3 082

3 082
628

4,9
1

4
-

-
3 081

3 081
Aot Sept. Oct.

629

4,9
4

3
-

-
3 080

3 080
629

4,9
1
-

-
3 081

3 081
629

4,9
23
5

2
-

-
3 102

3 102
Juil-

634

4,9
let

6
-

-
3 096

2 346
Juin

634

750
4,9
1

6
-

3 099

1 220

1 879
Mai

635

4,9
9

2
-

3 092

1 310

1 782
Mars Avril

635

4,9
3

1
-

3 090

1 310

1 780
100

635

750

4,9
-

2 340

1 780
Janv. Fv.

535

470

220

560
4,4
70

55

2 090

2 000
520
20

90

90
4
-

-
2001

2 000
Dc.

500

4
Total adhrents (C)

Total bnficiaires
Retraits adhrents

dobservation (H)
bnficiaires (D)

bnficiaires (E)

des familles (G)


Taille moyenne
adhrents (A)

Bnficiaires

Bnficiaires
couverts (I)
en priode
Nouveaux

Nouveaux

Retraits
(B)

(F)

78 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Notes sur le tableau
A. 190 nouveaux adhrents sont entrs dans la mutuelle durant la priode dadhsion
(premier trimestre).
B. Dbut fvrier, 55 anciens adhrents ont dmissionn de la mutuelle. Ce sont des familles
dun mme village en dsaccord avec la mutuelle. Dans les mois suivant 7 adhrents ont t
exclus de la mutuelle en raison de retards de paiement des cotisations trop importants.
C. Le total de chaque mois = Total du mois prcdent + Nouveaux adhrents - Retraits
dadhrents.
D. En tout 1 343 nouveaux bnficiaires sont entrs dans la mutuelle. Ils sont en grande partie
lis aux nouvelles adhsions, mais aussi aux naissances (la mutuelle couvre
automatiquement les nourrissons).
E. 266 bnficiaires ont quitt la mutuelle suite aux dmissions de fvrier et aux exclusions
prononces par la mutuelle. Quelques sorties sont conscutives des dcs, des mariages,
etc.
F. Le total de chaque mois = Total du mois prcdent + Nouveaux bnficiaires - Retraits de
bnficiaires.
G. La taille moyenne des familles mutualistes = Total de bnficiaires / Total dadhrents. La
taille moyenne des familles dans le public cible est de 6 personnes. Malgr les importants
efforts de sensibilisation raliss fin 2001 pour prparer lexercice 2002, on constate que
les adhrents tendent toujours ne cotiser que pour une partie des membres de leur famille.
H. La priode dobservation est de quatre mois.
I. Le nombre effectif de bnficiaires couverts par la mutuelle = Total de bnficiaires -
Bnficiaires en priode dobservation. Cest ce chiffre qui doit tre utilis pour le calcul des
indicateurs de suivi mensuel des prestations maladie.

La gestion des cotisations

La gestion des cotisations regroupe toutes les activits lies lmission, au recouvrement et
lencaissement des cotisations.
La gestion des cotisations est troitement lie celle des adhsions. Ce lien sexprime selon
diffrentes modalits.
l Le montant de la cotisation dpend gnralement du nombre de bnficiaires dans une
famille (sauf lorsque ce montant est forfaitaire). Le calcul de la cotisation repose alors sur
les informations concernant les personnes charge de ladhrent.
l La carte dadhrent nest gnralement dlivre que suite au versement de la premire
cotisation. Elle peut tre mise jour aprs chaque paiement de cotisation.
l La fiche dadhsion peut tre associe un tableau de suivi des paiements de cotisation
de ladhrent.

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 79


La gestion des cotisations est cruciale pour la mutuelle. De son efficacit dpendra dans une
grande mesure le financement des activits car les cotisations constituent la principale recette
de la mutuelle.

2.1 La cotisation
Les cotisations sont calcules de faon permettre simultanment:
l doctroyer les prestations aux adhrents;
l de couvrir les frais de fonctionnement;
l de constituer des rserves financires.
Le paiement de la cotisation constitue lune des obligations de ladhrent vis--vis de la
mutuelle; en contrepartie de ce paiement, ladhrent bnficie des services de lorganisation.
Sur le plan comptable, le terme cotisation regroupe plusieurs notions distinctes.
l Les cotisations mises
La mutuelle garantit une prise en charge des soins chaque individu qui adhre ou
renouvelle son adhsion. Cette garantie est donne en change dun certain montant de
cotisation verser par ladhrent. Les cotisations mises ou cotisations appeles
correspondent aux sommes que la mutuelle demande ses adhrents en contrepartie des
garanties quelle offre aux bnficiaires sur une priode donne.
l Les cotisations perues
Durant lanne, la mutuelle encaisse des cotisations qui correspondent en totalit ou en
partie aux engagements des adhrents pour lexercice en cours. Lensemble des
cotisations effectivement reues en contrepartie des contrats en cours constitue les
cotisations perues.
l Les cotisations acquises
Les cotisations mises peuvent couvrir des priodes situes sur un ou plusieurs exercices.
On appelle cotisations acquises la part des cotisations mises relative lexercice
considr.
l Les arrirs de cotisations
Au cours et lissue dun exercice, certains adhrents peuvent accuser des retards dans le
paiement de leurs cotisations. Les arrirs de cotisation sont constitus par les montants
des cotisations en retard de paiement. Ces arrirs sont des crances que la mutuelle doit
rcuprer.
l Les cotisations perues davance
Il sagit des cotisations encaisses durant un exercice mais qui sont destines la prise en
charge des prestations pour lexercice suivant. Cette situation se produit notamment
dans:
4 les mutuelles priode ouverte dadhsion et qui pratiquent une cotisation annuelle;

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 80


Exemple
Pour un adhrent qui entre en juin et verse un an de cotisation, une mutuelle (dont lexercice
stend de janvier dcembre) doit distinguer:
l la cotisation acquise pour lexercice en cours qui correspond aux mois de juin dcembre
( 7 12 de la cotisation);
l la cotisation perue davance correspondant aux mois de janvier mai de lanne suivante
( 512 de la cotisation);

4 les mutuelles qui prvoient pour leurs adhrents la possibilit de prpayer leur
cotisation pour lanne suivante.

Exemple
Une mutuelle pratique une cotisation annuelle qui doit tre paye en janvier. Elle propose ses
adhrents de profiter du dernier trimestre de lanne (priode de vente des rcoltes) pour
commencer payer leur cotisation pour lanne suivante. Doctobre dcembre, chaque
adhrent peut ainsi dposer auprs de la mutuelle les montants quil souhaite. En janvier,
ladhrent complte si ncessaire son paiement pour bnficier de la prise en charge de la
mutuelle durant la nouvelle anne.

Les documents de gestion des adhsions doivent prendre en compte ces diffrentes
notions relatives aux cotisations afin de prparer les enregistrements comptables et de
permettre un calcul fiable du rsultat de lexercice.

Lapplication Une mutuelle peut pratiquer diffrents types de cotisation:


du taux
4 une cotisation fixe par personne: la cotisation payer par une
de cotisation
famille est fonction du nombre de ses membres qui seront
couverts. La mutuelle doit mettre en place un suivi individualis de
chaque famille, afin de pouvoir rajuster les montants de
cotisation, en particulier si la cotisation est hebdomadaire;
4 une cotisation forfaitaire: quelle que soit leur taille, toutes les
familles paient le mme montant de cotisation. La mutuelle doit
tre en mesure de suivre la taille moyenne des familles pour
rajuster, si ncessaire, le forfait;
4 une cotisation fixe en pourcentage du revenu: les adhrents
paient une cotisation dont le montant varie en fonction dun
mme pourcentage des revenus. Cette pratique, courante dans
les mutuelles dentreprise, instaure une solidarit des adhrents
aux revenus les plus levs vers les autres.
Lorsque la cotisation est fixe par personne, le taux de cotisation de
chaque famille doit tre calcul lors de ladhsion. Plusieurs options
sont possibles, par exemple:
4 ladhrent et les personnes charge paient le mme montant de
cotisation. Le montant de la cotisation est obtenu simplement en

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 81


multipliant le nombre de membres dans la famille par le montant
de la cotisation individuelle;
4 les personnes charge paient une cotisation infrieure celle de
ladhrent. Le montant de la cotisation correspond la somme
des cotisations individuelles des personnes charge et de la
cotisation (suprieure) de ladhrent.

La priodicit La cotisation est calcule pour couvrir un exercice annuel, mais son
des cotisations paiement peut tre fractionn (en mensualits ou autres).
La priodicit des cotisations a une influence notable sur la gestion
dune mutuelle de sant.
4 La cotisation annuelle est le systme le plus simple grer. Les
adhrents paient un moment prcis de lanne la totalit de leur
cotisation. Dans les systmes priode dadhsion ferme, ce
moment correspond gnralement une priode o les revenus
du public cible sont importants (vente de produits agricoles, par
exemple). Le principe de la cotisation annuelle est simple:
tout adhrent qui paie sa cotisation voit sa carte dadhrent
renouvele et bnficie de la prise en charge de ses dpenses
de soins;
tout adhrent qui ne paie pas sa cotisation se voit retirer sa
carte dadhrent et supprimer son droit aux prestations.
Pour la mutuelle, lavantage est une gestion relativement simple.
Les difficults et les cots lis au recouvrement des cotisations sont
considrablement rduits. Le suivi des adhsions et du droit aux
prestations est galement plus facile. Les prvisions financires
sont moins alatoires.
Pour ladhrent, la cotisation annuelle prsente linconvnient de
demander le dboursement en une fois dune somme qui peut
tre importante (notamment dans le cas dune famille
nombreuse). Afin de rduire cette difficult, certaines mutuelles
proposent leurs adhrents de prparer le paiement de leur
cotisation en pargnant durant un exercice en prvision du
prochain. Dautres tolrent un certain retard dans le paiement de
la cotisation (par exemple, les adhrents qui paient au moins les
deux tiers de leur cotisation sont couverts et disposent de trois mois
pour payer le tiers restant).
4 Les cotisations mensuelles, hebdomadaires ou quotidiennes sont
plus lourdes et complexes grer.
Pour ladhrent, lavantage de ce fractionnement de la cotisation
est quil lui permet de verser des montants moins levs que dans
le cas dun paiement unique. Cela amliore laccessibilit
financire de la mutuelle. En revanche, il oblige ladhrent
effectuer frquemment les dmarches relatives au paiement des
cotisations (dplacement auprs de la mutuelle par exemple).

82 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Pour la mutuelle, les inconvnients sont multiples. Le fractionnement
des cotisations entrane une hausse importante des activits lies
au recouvrement et lencaissement des cotisations (sauf si un
prlvement automatique sur les salaires est effectu, cas trs rare
parmi les mutuelles vises par ce guide). Lexprience montre
galement que les impays augmentent; en effet, la mutuelle ne
peut appliquer que trs difficilement le mme principe que pour
les cotisations annuelles: celui qui paie est couvert, celui qui ne
paie pas est exclu. Ces impays risquent de provoquer des
dsquilibres financiers et rendent plus lourds et plus difficiles, le
contrle des droits aux prestations, le calcul des taux dutilisation,
lemploi rationnel de la trsorerie, etc.

2.2 Les documents


Les documents relatifs la gestion des cotisations sont construits sur des principes similaires
ceux de la gestion des adhsions. Ces documents doivent permettre:
l Lenregistrement individualis de la cotisation mise, des paiements
et des arrirs pour chaque adhrent
Ce suivi est ralis de diffrentes faons selon la taille et les modalits de fonctionnement
de la mutuelle.
4 Une mutuelle de petite taille peut raliser cet enregistrement partir dun registre de
cotisation qui permet galement un enregistrement global (voir ci-dessous).
Lavantage de cette pratique est quelle rduit le nombre dcritures. Toutefois, ds
que le nombre dadhrents devient important, ce registre peut devenir lourd
manipuler et les adhrents difficiles retrouver.
4 Une mutuelle de taille importante peut remplir, pour chaque adhrent, une fiche de
cotisation gnralement associe la fiche dadhsion. Les cotisations mises et
perues ainsi que les arrirs sont enregistrs dans cette fiche puis reports dans le
registre de cotisation. Lutilisation de la fiche de cotisation peut savrer galement
plus pratique lorsque la mutuelle utilise le systme de lettre de garantie (voir partie 3,
chapitre 3).
l Un enregistrement des cotisations mises, des cotisations perues et des arrirs
de cotisation pour lensemble des adhrents
Lobjectif de cet enregistrement est comptable: il est ralis grce ce document qui
permet de comptabiliser les cotisations mises, les cotisations perues et les arrirs de
cotisation. Ce document intervient comme un journal divisionnaire, spcialis dans les
oprations concernant les cotisations. Il apporte galement des informations ncessaires
au remplissage des tableaux de suivi de la mutuelle.
Les documents prsents ci-dessous donnent un exemple de systme denregistrement des
cotisations. Comme dans les cas prcdents, le but de cette prsentation est dillustrer une
modalit possible pour raliser cet enregistrement. Dautres systmes peuvent tre utiliss et
peuvent savrer plus adapts selon les caractristiques de la mutuelle.

La fiche La fiche de cotisation permet lenregistrement et le suivi des


de cotisation cotisations verses par un adhrent. Cette fiche est surtout utile

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 83


lorsque les cotisations sont fractionnes dans lanne (par semaine,
mois, etc.) et lorsque la mutuelle accepte des retards de paiement,
tout en les rglementant.
La fiche de cotisation permet, pour chaque adhrent:
4 dtablir le montant de la cotisation verser (si celle-ci est fixe en
fonction de la taille de sa famille);
4 denregistrer les montants verss;
4 denregistrer les ventuels retards de paiement.

Prsentation
La prsentation de la fiche de cotisation diffre en fonction de la
priodicit des cotisations. Elle doit prsenter les informations
suivantes:
4 le numro de la fiche dadhsion de ladhrent;
4 les nom et prnoms, le numro de code de ladhrent;
4 le montant de la cotisation mise et celui de la cotisation perue,
selon la priodicit retenue (anne, mois, semaine ou autres);
4 les retards de cotisation en faisant apparatre les arrirs dus au
dbut et la fin de la priode;
4 la date de paiement des cotisations;
4 la signature du responsable (personne charge du recouvrement
des cotisations) et de ladhrent;
4 les ventuelles observations.

Rgles dutilisation
4 La fiche de cotisation est ouverte en mme temps que la fiche
dadhsion, en particulier si ladhrent sacquitte de la premire
cotisation lors de linscription.
4 La fiche est systmatiquement mise jour lors de chaque
versement de cotisation et/ou rgularisation des arrirs par
ladhrent. A chaque paiement, le responsable et ladhrent
signent la fiche (la signature de ladhrent peut tre remplace par
une empreinte digitale).
4 Lorsque les cotisations sont fractionnes dans lanne, le total
annuel vers est calcul et inscrit lors du paiement de la dernire
cotisation (en prsence de ladhrent si possible).
4 Le responsable doit expliquer ladhrent le sens de chaque
criture porte dans la fiche.

84 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Exemple
La Mutuelle Espoir pratique une cotisation mensuelle dont le recouvrement est effectu par les
groupements mutualistes de quartier qui reversent les fonds encaisss la mutuelle. Chaque
groupement est responsable du suivi de ses adhrents. Pour ce faire, le CE du groupement tient
jour une fiche de cotisation pour chaque adhrent.
La Mutuelle Espoir a adopt le modle de fiche suivant qui lui permet, chaque mois, de faire un
tat de ce que doit ladhrent en termes de cotisation ainsi que des arrirs ventuels. La fiche
prsente ici est celle dAwa MADOU.
En dbut de mois, chaque adhrent est invit se prsenter avec la cotisation du mois,
ventuellement, complte des arrirs accumuls les mois prcdents. Lorsque ces arrirs
atteignent un montant ou des dlais fixs par la mutuelle, celle-ci peut dcider dexclure
ladhrent.

FICHE DE COTISATION

2002 1
Cotisation anne: N de fiche d'adhsion :

MADOU Awa 02/01/01


Prnom et nom de l'adhrent : N de code :

Cotisation Arrirs Montant Solde Signatures


Date Mois de due dus pay arrirs Responsable Adhrent

03/01 Janvier 500 0 500 0

04/02 Fvrier 500 0 450 50

02/03 Mars 500 50 400 150

03/04 Avril 500 150 525 125

Mai

Juin

Juillet

Aot

Septembre

Octobre

Novembre

Dcembre

TOTAL

Observations :

Le registre Le registre de cotisation permet un suivi continu et global du paiement


de cotisation des droits dadhsion et des cotisations.
Sur une priode donne (anne, mois, semaine, etc.), il donne une
vue:
4 des cotisations mises;

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 85


4 des cotisations perues;
4 des arrirs de cotisation (lorsque ceux-ci sont tolrs par la
mutuelle);
4 des paiements relatifs aux retards de cotisation.
Lorsque le paiement des cotisations est fractionn (mois, semaine), le
registre permet galement didentifier les moments de lanne o les
paiements de cotisation sont les plus difficiles. Cette identification est
faite au regard des variations des retards de paiement. Elle peut
amener la mutuelle adapter les modalits de paiement des
cotisations.
Le registre constitue galement un lment de contrle des
encaissements des droits dadhsion et des cotisations. Les montants
inscrits dans le journal de caisse doivent correspondre ceux ports
dans le registre.

Prsentation
Diverses prsentations sont possibles. Lune dentre elles est donne
ci-dessous titre dillustration.
Un tableau est port sur les pages du registre. Chaque ligne du
tableau correspond un versement par un adhrent (pour lui et sa
famille).
Les colonnes indiquent:
4 la date du paiement;
4 le numro de code de ladhrent ou le numro de la fiche
dadhsion;
4 le nom de ladhrent;
4 la cotisation mise pour la priode;
4 le montant pay par ladhrent;
4 les arrirs antrieurs de ladhrent (retards de cotisation);
4 le solde darrirs lissue de ce paiement (ce solde correspond
aux cotisations mises + arrirs antrieurs - montants pays);
4 les observations.

Rgles dutilisation
4 Les paiements des cotisations doivent tre systmatiquement
inscrits dans le registre qui, sans cela, perdrait toute utilit.
4 Les montants doivent tre inscrits, en mme temps, dans le registre
et la fiche de cotisation.
4 Le numro de code des bnficiaires, ou le numro de fiche de
cotisation, doit tre soigneusement not et permet de faire le lien
avec la fiche dadhsion.

86 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
4 Pour une priode de cotisation donne et lorsque la page est
remplie, le total des colonnes est effectu en bas de chaque page
puis report en haut de la page suivante.
4 Le responsable du registre calcule les totaux des diffrentes
colonnes, lissue de chaque priode de cotisation (semaine,
mois, etc.). Ces totaux ne sont pas reports en dbut de priode
suivante.

Exemple
Pour raliser un suivi global des cotisations perues, ainsi que des ventuels retards, la Mutuelle
Espoir a mis en place dans chaque groupement mutualiste de quartier un registre. Ce registre
est tenu par le CE du groupement qui le met jour ds quune cotisation est paye.
Le deuxime samedi de chaque mois, les responsables des groupements se runissent pour
verser les cotisations collectes en dbut de mois. Les montants verss doivent correspondre
ceux totaliss dans le registre pour le mois (total de la colonne Montant pay ce mois).
Le CE de la mutuelle tient un registre similaire, deux exceptions prs:
l la colonne N fiche dadhsion est supprime;
l la colonne Nom adhrent est remplace par Nom du groupement.
On notera que le registre prsent dans cet exemple permet galement denregistrer les
paiements des droits dadhsion.

REGISTRE DE COTISATION
Fvrier
Cotisations du mois
:
COTISATIONS
Droit
d'adhsion
Date N fiche Nom adhrent Cotisation Arrirs dus Montant Solde Observations
pay
d'adhsion mensuelle pay ce mois arrirs

02/02 05 CISSE Fatimata 700 0 700 0

02/02 07 FALL Oumou 400 50 450 0

02/02 03 BA Memounatou 300 10 280 30

03/02 04 DIOP Awa 500 0 500 0

03/02 02 SECK Amina 200 0 200 0

03/02 08 SARR Khadidja 1 500 600 0 600 0 Nouvelle adhrente

04/02 01 MADOU Awa 500 0 450 50

04/02 06 TOURE Fanta 300 0 300 0

TOTAL 1 500 3 500 60 3 480 80

2.3 Le contrle des enregistrements relatifs aux cotisations


Un contrle des critures passes dans les fiches de cotisation et dans le registre doit tre
ralis rgulirement afin de vrifier leur exactitude. Ce contrle seffectue:
l en totalisant dans un premier temps les montants des cotisations mises, perues et les
arrirs dus, enregistrs dans les fiches de cotisation;

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 87


l en comparant ensuite les totaux obtenus avec ceux du registre de cotisation;
l en comparant galement ces totaux avec les soldes des comptes Cotisations et
Crances du grand livre.
Ce type de vrification devrait tre ralis au moins une deux fois par an. Il devrait tre plus
frquent (mensuel ou trimestriel) lorsque la cotisation est mensuelle, voire hebdomadaire.

La vrification de lenregistrement des droits dadhsion


et des cotisations

REGISTRE DE COTISATION
FICHE DE COTISATION
Anne FICHE
........
Cotisations
DE COTISATION
N fiche adhsion : .........
Anne ........
mises
Adhrent
N fiche
FICHE
: ......... N DE
adhsion code COTISATION
: .........
: .........
Anne ........
Adhrent : .........
N fiche N code
adhsion : .........
: .........

Adhrent : ......... N code : ......... Cotisations


Total perues
Total
GRAND LIVRE
Total
Arrirs

2.4 Le suivi des cotisations


Le suivi porte essentiellement sur les montants encaisss et sur les arrirs. Il doit permettre
la mutuelle de connatre en permanence le montant des cotisations non encore payes ainsi
que le nombre et lidentit des adhrents concerns afin de mettre en place les mesures de
recouvrement appropries.

Les problmes de recouvrement des cotisations


Les retards dans le paiement des cotisations peuvent avoir diffrentes causes.
l Le montant de la cotisation peut tre trop important au regard des revenus des adhrents.
Dans ce cas, la mutuelle doit sinterroger sur le bon positionnement du montant de ses
cotisations par rapport aux revenus du public cible.
l Lorsque les cotisations sont mensuelles ou hebdomadaires, cette incapacit peut ntre que
saisonnire. Certaines priodes de lanne sont peu propices au paiement des cotisations. La
mutuelle connat alors des mois avec un taux de recouvrement trs faible et dautres avec un
taux lev (parfois suprieur 100 % lorsque les adhrents paient leur cotisation normale
augmente de leurs arrirs). Dans ce cas, la mutuelle doit examiner la priodicit de
versement des cotisations. Celle-ci est peut-tre mal adapte aux caractristiques des
revenus des adhrents.

88 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
l Le montant ou la priodicit de cotisation ne sont pas les seules causes de retard possibles.
Les retards de paiement peuvent galement rsulter dune dsaffection de la mutuelle dont
les adhrents considrent les services inadquats, la cotisation trop leve par rapport aux
services offerts, la qualit des services de sant couverts trop mauvaise, etc. Il sagit dun
problme de dmotivation des adhrents; la mutuelle doit essayer de revoir ses services ainsi
que le couple prestations / cotisations.
l Dautres causes de retard sont possibles. Ils peuvent rsulter dun manque de discipline des
adhrents. Dans ce cas, la mutuelle a tout intrt entreprendre des actions de recouvrement
nergiques, sanctionner les retards par des pnalits, etc. Ils peuvent galement tre lis
une mauvaise organisation du recouvrement au niveau de la mutuelle.
Ainsi, les retards de paiement peuvent avoir plusieurs causes et donc appeler des mesures
correctrices diffrentes. Dans tous les cas, une mutuelle doit limiter le montant des arrirs et
prendre des sanctions contre les adhrents concerns (suspension des droits aux prestations,
voire exclusion de ladhrent).
On notera enfin quil est difficile pour une mutuelle de refuser strictement ces retards de
paiement car cela pourrait entraner lexclusion dadhrents qui sont confronts des
problmes conomiques ponctuels tels que la perte dune rcolte. La mutuelle peut en revanche
rflchir des alternatives comme, par exemple, la mise en place dune caisse de solidarit
destine financer les cotisations des adhrents confronts temporairement des problmes
conomiques justifis.

Lorsque le paiement des cotisations est hebdomadaire, mensuel ou trimestriel, le suivi permet
galement didentifier les fluctuations saisonnires du taux de recouvrement des cotisations.
La mutuelle pourra ainsi amnager en consquence la priodicit de ce paiement et affiner
les prvisions de trsorerie.

Exemple
Une mutuelle dagriculteurs demande ses adhrents de verser leurs cotisations
mensuellement. Chaque anne, les gestionnaires constatent que les retards de cotisations
apparaissent en milieu danne, lors de la priode de soudure montaire, alors que le niveau
de recouvrement est bon en dbut et fin danne. Lors de lAG, les adhrents confirment quils
prouvent dimportantes difficults pour cotiser au moment o leurs revenus sont les plus
faibles.
Un nouveau calendrier de cotisation est alors dbattu et adopt. Il prvoit une concentration
des paiements durant les priodes de vente des rcoltes et aucun versement en priode de
soudure.

Janv. Fv. Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Sept. Oct. Nov. Dc. Total

Ancien
500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 6 000
calendrier

Nouveau
2 000 1 500 500 500 500 500 500 6 000
calendrier

l Le taux de recouvrement des cotisations


Le principal indicateur utilis en matire de suivi des cotisations est le taux de
recouvrement des cotisations. Ce taux est gal au rapport entre les cotisations perues et

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 89


les cotisations mises. Il mesure la proportion de cotisations attendues qui ne sont pas
encore encaisses par la mutuelle.
Le tableau de suivi propos dans lexemple ci-dessous permet de complter cet indicateur
avec une synthse mensuelle des paiements et des arrirs.

La frquence La frquence de suivi des cotisations est troitement lie leur


de suivi priodicit et leurs modalits de versement, par exemple:
4 si le paiement de la cotisation est annuel et limit sur une seule
priode, le suivi nest ncessaire quune fois par an. Il peut
toutefois savrer utile de raliser plus frquemment ce suivi si la
mutuelle accepte de couvrir les adhrents qui nauraient vers
quune partie de leur cotisation durant la priode prvue. La
mutuelle devra en effet surveiller le recouvrement des arrirs
durant les mois suivants;
4 si le paiement des cotisations est fractionn, le suivi est ralis
avec la mme frquence que le paiement. Le suivi est ici
particulirement important car le fractionnement du paiement
confronte la mutuelle des problmes de discipline, des
difficults lies aux alas conomiques, etc. Le recours une
cotisation hebdomadaire, mensuelle ou autre, oblige la mutuelle
adopter une certaine souplesse en matire de recouvrement et,
par consquent, effectuer un suivi rigoureux des versements.

Le tableau Le tableau de suivi des cotisations est une synthse du registre de


de suivi des droits cotisation dont il reprend et compare les soldes mensuels. Le tableau
dadhsion permet ainsi de visualiser et de comparer lmission de cotisations
et des cotisations avec leur recouvrement et lvolution des arrirs.
Son principal objectif est le suivi du taux de recouvrement des
cotisations, mais il doit galement permettre de comprendre les
volutions de ce dernier. Lexemple suivant montre que peuvent se
chevaucher des arrirs de lexercice prcdent avec ceux qui
saccumulent durant lexercice en cours.

Exemple
Une mutuelle demande une cotisation mensuelle identique pour chaque bnficiaire. Les
gestionnaires enregistrent les cotisations perues dans la fiche de cotisation de chaque
adhrent ainsi que dans le registre de cotisation. Les droits dadhsion sont pays par les
nouveaux adhrents lors de la priode dadhsion la mutuelle, cest--dire de janvier
fvrier. La mutuelle sanctionne les adhrents qui accumulent un retard suprieur la moiti de
leur cotisation annuelle, en leur retirant leur droit aux prestations. Les fiches de cotisation et le
registre de cotisation sont conus de manire permettre le suivi des arrirs de lanne
prcdente.
La cotisation mensuelle est gale 100 UM par mois et par bnficiaire.

90 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
se prsente ainsi:

Dc.
Janv. Fv. Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Sept. Oct. Nov. Dc. Total
2001
Cotisations mises
250 000 300 000 300 000 300 000 300 000 300 000 300 000 300 000 300 000 300 000 300 000 300 000 3 550 000
(A)

Cotisations
250 000 300 000 300 000 290 000 260 000 275 000 265 000 250 000 255 000 285 000 300 000 300 000 3 330 000
perues (B)

Arrirs
35 000 25 000 5 000 0 0 10 000 20 000 10 000 0 10 000 20 000 40 000 175 000
perus (C)

Solde darrirs
65 000 30 000 5 000 0 10 000 50 000 65 000 80 000 120 000 165 000 170 000 150 000 110 000 110 000
(D)

Taux de

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations


recouvrement 100% 100% 100% 97% 87% 92% 88% 83% 85% 95% 100% 100% 94%
des cotisations (E)

Taux de
Tableau de suivi des cotisations

recouvrement total 114% 108% 102% 97% 87% 95% 95% 87% 85% 98% 107% 113% 99%
(F)
Le responsable du registre de cotisation tient jour un tableau de suivi qui, pour lanne 2002,

91
Notes sur le tableau
A. Les montants des cotisations mises indiqus ici correspondent ceux du registre de
cotisation. Ces montants correspondent en principe au nombre de bnficiaires du mois
multipli par le montant mensuel de cotisations.
B. Les cotisations perues correspondent lencaissement des cotisations de lexercice 2002.
C. Les arrirs perus correspondent au recouvrement des arrirs des priodes antrieures.
On constate que les arrirs de lexercice prcdent ont t perus en totalit au cours du
premier trimestre 2002.
D. Le solde des arrirs est gal aux cotisations mensuelles mises diminues des cotisations
perues et des arrirs perus durant le mois, additionn au solde des arrirs du mois
prcdent.
E. Le taux de recouvrement des cotisations est gal aux cotisations perues divises par les
cotisations mises. Il est exprim en pour cent. On constate que les mois de mai
septembre sont les moins propices au versement des cotisations. En revanche, le dbut et la
fin de lanne sont plus favorables.
F. Le taux de recouvrement total est gal aux cotisations perues augmentes des arrirs
perus, divis par les cotisations mises. Il est exprim en pour cent.

La gestion des prestations

La fonction principale dun systme dassurance sant est la prise en charge de tout ou partie
des dpenses de sant de ses bnficiaires, suivant une liste de prestations prcisment
dfinies. Cette prise en charge constitue la principale source de dpenses du systme
dassurance. La gestion des prestations joue de ce fait un rle important. Elle vise notamment
:
l raliser un contrle permanent des droits des adhrents la prise en charge de leurs
dpenses de sant;
l ordonner et excuter les remboursements des adhrents ou le paiement des factures des
prestataires de soins;
l enregistrer les informations sur les prestations qui sont ncessaires au suivi et
lvaluation des activits de la mutuelle de sant, au calcul des cotisations et aux
prvisions financires.
La gestion des prestations repose sur un ensemble de techniques et de documents lis la
prise en charge des dpenses de soins. Elle sappuie galement sur des relations
fonctionnelles entre la mutuelle et les prestataires de soins. Elle prsente en effet la
particularit dtre dpendante de laction de ces prestataires

92 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
3.1 Les modalits de recours aux services de sant
Les modalits de recours aux services de sant doivent obir plusieurs principes.
l Elles doivent tre simples afin dtre facilement comprises par les adhrents et de favoriser
un accs rapide aux soins.
l Elles doivent mettre en uvre les mcanismes ncessaires pour viter la survenue de
certains risques lis lassurance telles que les fraudes, la surconsommation de soins,
etc.
l Elles doivent correspondre aux moyens techniques, financiers et humains de la mutuelle:
un systme trop complexe ou trop coteux peut, terme, savrer tre une source de
paralysie de la mutuelle.
l Elles doivent tre cohrentes, dans le cadre dun systme de tiers payant, avec les rgles
et procdures de gestion des prestataires de soins.

Exemple
Une mutuelle de sant couvre les dpenses dhospitalisation dans un hpital qui pratique un
systme de tarification et de paiement des actes clat entre ses diffrents services. Pour chaque
nouvel acte, un patient doit au pralable sacquitter du paiement la caisse du service
concern. Chaque soir, les caissiers des services transfrent leurs recettes au service comptable
de lhpital.
Durant le processus de mise en place de la mutuelle, les responsables de celle-ci et la direction
de lhpital se sont runis afin de dfinir les modalits de prise en charge des bnficiaires. A
lissue des discussions, il a t retenu que cette prise en charge reposerait sur les rgles
suivantes.
1. Lorsquun bnficiaire entrera lhpital, le premier service auquel il se prsentera
(gnralement un service dhospitalisation) lorientera vers le service comptable.
2. Le service comptable dlivrera au bnficiaire une fiche de prise en charge que ce dernier
devra prsenter chaque service. Pour recevoir cette fiche, le bnficiaire devra dposer sa
carte dadhrent au service comptable; il ne pourra la reprendre qu lissue de son sjour.
3. Le bnficiaire devra prsenter sa fiche de prise en charge la caisse de chaque service
consult dans le cadre du traitement (laboratoire, radiographie, hospitalisation, chirurgie,
etc.). Les caissiers ne lui demanderont pas le paiement des actes qui seront consomms,
mais rempliront une ligne de la fiche de prise en charge en indiquant le montant payer par
la mutuelle.
4. Le bnficiaire, lissue de son sjour, retournera au service comptable o il dposera sa
fiche de prise en charge et reprendra sa carte dadhrent. Il repartira chez lui sans avoir
dbourser la moindre somme lhpital.
5. Le service comptable du prestataire totalisera en fin de mois les montants de lensemble des
fiches de prises en charge et tablira une facture lintention de la mutuelle.

La prise en charge des bnficiaires doit prendre en compte les considrations suivantes:
l pour tre couvert par la mutuelle, la personne doit:
4 tre bnficiaire de la mutuelle;
4 avoir termin sa priode dobservation;
Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 93
4 tre jour dans le paiement de ses cotisations ou ne pas dpasser le retard tolr par
la mutuelle;
l certaines mutuelles plafonnent le montant des dpenses de soins couvertes par
bnficiaire. Lorsquun bnficiaire a atteint ce plafond, ses dpenses ne sont plus prises
en charge;
l dans certaines mutuelles, les bnficiaires ne sont couverts que dans les formations
mdicales autorises. Ils peuvent recourir dautres prestataires, sans toutefois bnficier
du mme type de couverture;
l dans un systme de tiers payant, les conditions daccs et les modalits de prise en charge
des dpenses de soins font lobjet de procdures prcises convenues entre la mutuelle et
chaque prestataire;
l dans un systme de remboursement des dpenses ladhrent, une entente peut
galement tre tablie entre la mutuelle et le prestataire concernant les modalits
daccueil ou ltablissement dun tarif avantageux pour les mutualistes.

3.2 Le contrle des droits aux prestations


Le contrle des droits aux prestations peut tre ralis avant, pendant et/ou aprs le recours
aux soins des bnficiaires, selon lorganisation et le fonctionnement de la mutuelle (en
particulier, systme de tiers payant ou non). Il sagit pour la mutuelle de vrifier lors de ce
contrle:
l dune part, que le bnficiaire a termin sa priode dobservation et est jour de ses
cotisations, ou naccuse pas un retard dpassant les limites tolres par la mutuelle;
l dautre part, que les personnes qui se prsentent avec une carte dadhrent sont bien des
bnficiaires de la mutuelle, cest--dire quil ny a pas dusurpation didentit par des
individus non mutualistes.

Le contrle Le contrle avant le recours aux soins est pratiqu dans le cadre du
avant le recours systme de tiers payant. Le bnficiaire doit se prsenter au bureau de
aux soins la mutuelle avant de se diriger vers un prestataire de soins. Le bureau
de la mutuelle aura pour tches de:
4 vrifier lidentit du patient en contrlant quil est bien inscrit sur la
fiche dadhsion de ladhrent;
4 contrler sur la fiche de cotisation que ladhrent est jour;
4 dlivrer ventuellement une lettre de garantie et orienter le
bnficiaire vers le prestataire;
4 informer le bnficiaire des modalits daccueil et de prise en
charge chez le prestataire.

Le contrle Ce contrle est pratiqu notamment dans le cadre du systme de tiers


pendant les soins payant. Il est ralis par le prestataire de soins et dpend donc du
contrat qui rgit les relations entre celui-ci et la mutuelle. Lorsque ce
contrle est prvu, le prestataire de soins doit:
4 vrifier la validit de la carte dadhrent;

94 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
4 contrler que le patient est bien lune des personnes inscrites sur la
carte;
4 sassurer ventuellement que le nom du bnficiaire ne figure pas
sur une liste de personnes exclues de la mutuelle qui peut lui tre
adresse par cette dernire15.
Ce type de contrle est galement pratiqu lorsquun tarif avantageux
est instaur en faveur des bnficiaires dans le cadre dun systme de
remboursement des dpenses de soins ladhrent. Le prestataire de
soins doit sassurer, grce la carte dadhrent, du droit des patients
cet avantage.

Le contrle Dans le cas du systme de tiers payant, ce contrle implique une


aprs le recours participation des trois acteurs: le prestataire, ladhrent et la
aux soins mutuelle. La procdure suivante est mise en uvre:
4 le prestataire dlivre une attestation de soins;
4 ladhrent dpose cette attestation de soins au sige de la
mutuelle;
4 la mutuelle vrifie a posteriori sur la base de lattestation de soins,
le droit aux prestations de ladhrent. Lorsque ce droit nest pas
confirm, la mutuelle pourra vrifier si les procdures de contrle
ont t correctement appliques par le prestataire.
Dans le cas dun systme de remboursement des dpenses de soins
ladhrent, le bureau de la mutuelle doit vrifier, avant de procder
au remboursement, que le bnficiaire a droit aux prestations
(inscription, paiement des cotisations, priode dobservation) et que
les soins prests sont effectivement couverts par la mutuelle.

3.3 La facturation et le contrle des factures


des prestataires de soins
Dans le cadre dun systme de tiers payant, les contrats entre la mutuelle et les prestataires de
soins prvoient la priodicit de facturation des soins (laquelle est gnralement mensuelle).
Chaque prestataire de soins tablit une facture pour les soins dlivrs aux bnficiaires, sur la
base de ses propres outils de gestion (registres de consultations, dhospitalisation, etc.) ou,
lorsque ce document est utilis, sur la base des exemplaires des attestations de soins quil
conserve. Lorsquil reoit la facture du prestataire de soins, le CE de la mutuelle doit:
l raliser un dernier contrle des recours aux soins en comparant les informations des
attestations ou des lettres de garantie avec celles de la facture (numro de code et nom
des bnficiaires, dates, montants, etc.). Ce contrle est utile dans la mesure o les
erreurs dcriture ne sont pas rares;
l vrifier que les montants facturs correspondent ceux fixs par le contrat entre la
mutuelle et le prestataire.

15 Lutilisation dune telle liste est complexe dans la pratique. La mise jour de la liste doit tre immdiate aprs chaque
exclusion. Par ailleurs, le personnel daccueil des formations mdicales doit effectivement sengager la consulter.

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 95


Lautorisation Lautorisation du paiement est gnralement du ressort du CE,
et lexcution lorsque le CE de la mutuelle a effectu les oprations de contrle
du paiement pralables.
des soins
Lorsquun problme est constat, celui-ci doit tre discut avec le
prestataire de soins; par exemple lorsquil existe une diffrence entre
une attestation de soins et la facture.

Lenregistrement Chaque prestation prise en charge par la mutuelle est inscrite dans un
des prises outil denregistrement des prestations, le registre des prestations.
en charge
Ce registre a pour but de fournir les informations sur les prestations
ncessaires au suivi et lvaluation des activits de la mutuelle. Il
sagit notamment des informations employes pour le calcul des taux
dutilisation et des cots moyens.

3.4 Les documents


Les procdures et documents de gestion des prestations sont dune grande diversit dans les
mutuelles vises par ce guide. Les plus frquemment utiliss sont dcrits ci-dessous. Il est
prsent dans un premier temps les documents utiliss dans un systme de tiers payant.

La lettre La lettre de garantie, ou autorisation de prise en charge, est un


de garantie document utilis par les mutuelles qui cherchent raliser un contrle
des droits aux prestations avant le recours aux soins des bnficiaires.
Elle a deux objectifs principaux:
4 permettre un contrle pralable visant dcourager les fraudes et
limiter la surconsommation;
4 garantir au prestataire de soins que les dpenses de soins du
patient seront couvertes par la mutuelle (systme de tiers payant).

Prsentation
La lettre de garantie se prsente gnralement sous la forme dun
carnet souche pr-imprim dont la partie dtachable, remise au
bnficiaire pour tre prsente au prestataire, indique:
4 les informations concernant le bnficiaire: nom et prnoms, ge,
sexe, numro de code didentification et autres informations utiles
de la carte dadhrent;
4 une formule prrdige qui autorise le prestataire de soins
recevoir le patient selon les conditions prvues dans le contrat le
liant la mutuelle;
4 la date, le visa de la mutuelle et la signature du responsable ayant
dlivr la lettre de garantie.
La souche reprend, entre autres, les informations concernant le
bnficiaire et la date de dlivrance de la lettre de garantie.

96 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Rgles dutilisation
4 Le bnficiaire doit se procurer la lettre de garantie auprs de la
mutuelle avant de se rendre chez le prestataire. La mutuelle
contrle le droit aux prestations du bnficiaire avant de lui
dlivrer la lettre.
4 La lettre de garantie doit tre obligatoirement prsente au
prestataire par le bnficiaire pour que celui-ci puisse bnficier
de la prise en charge de soins, lexception de cas durgence et
autres ventualits prvues dans le contrat.
4 La lettre de garantie est gnralement prsente au prestataire
avec la carte dadhrent.
4 La lettre de garantie est retourne la mutuelle par le prestataire
conjointement avec la facture.

Exemple
Lors du processus de mise en place de la Mutuelle Espoir, les promoteurs ont retenu le systme
de la lettre de garantie, car ils considrent quil sagit du meilleur systme de contrle des droits
aux prestations.
Chaque CE des groupements mutualistes de quartier a reu un carnet souche de 50 lettres de
garantie. Lorsque survient un cas de maladie dans une famille, ladhrent concern doit se
prsenter, muni de sa carte dadhrent, devant le responsable du groupement. Ce dernier
vrifie que ladhrent est jour de ses cotisations (ou na pas cumul un retard suprieur celui
prvu dans les statuts) et que le bnficiaire nest pas en priode dobservation. Lorsque le droit
aux prestations est confirm, le responsable dlivre ladhrent une lettre de garantie que ce
dernier devra prsenter la formation mdicale avec sa carte dadhrent.
Le modle suivant reprsente la lettre de garantie, avec la souche, qui a t dlivre Awa
MADOU pour sa fille Amina qui devait tre hospitalise lHpital Bonne Sant contractualis
avec la Mutuelle Espoir.

SOUCHE MUTUELLE DE
05 SANT
Lettre de garantie n
ESPOIR
Bnficiaire :
05
LETTRE DE GARANTIE N : .
Prnom et nom :
KADO Amina
.. L'intention de ..
02 / 01 / 03
N de code : .. Hpital BONNE SANTE de OUAIA
Formation mdicale :

Conformment la convention signe entre la mutuelle de sant ESPOIR et


votre formation mdicale, nous vous remercions de bien vouloir prendre en
10 07 2000
Date : .././.. charge le bnficiaire identifi ci-dessous.
KADO Amina
Nom et prnom du bnficiaire : .

Signature et tampon 02 / 01 / 03
N de code :

10 07 00
Le ./../.. Pour la mutuelle
(signature et tampon)
A remettre l'accueil de la formation mdicale accompagne de la
carte dadhrent

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 97


Lattestation Lattestation de soins a plusieurs fonctions:
de soins
4 elle permet un contrle aprs le recours aux soins lorsque
ladhrent la dpose au bureau de la mutuelle;
4 elle permet aux prestataires de soins dtablir leurs factures;
4 elle peut servir de justificatif pour la comptabilit des formations
mdicales;
4 elle souligne auprs de ladhrent, dans un systme de tiers
payant, que les soins ont un cot (en plus dun ventuel
copaiement).

Prsentation
Lattestation se prsente gnralement sous la forme dun formulaire
en deux exemplaires pr-imprims (lors du remplissage, une feuille de
carbone est glisse entre les deux feuilles). Les informations suivantes
doivent figurer sur lattestation:
4 le nom de la formation mdicale;
4 le nom de la mutuelle (surtout si la formation mdicale travaille
avec plusieurs mutuelles de sant);
4 les nom, prnoms, numro de code et autres informations utiles et
convenues avec la mutuelle concernant le bnficiaire et figurant
sur la carte dadhrent;
4 la nature des actes dlivrs au patient: consultation, examens, etc.
(utilisation ventuelle dun code);
4 le montant pay par le patient sous forme de ticket modrateur,
franchise ou autre;
4 le montant factur la mutuelle pour les actes dlivrs au
bnficiaire;
4 la date des soins ou dates dentre et de sortie pour les
hospitalisations;
4 la signature du prestataire de soins et celle du bnficiaire (ou
dfaut, lempreinte digitale).

Rgles dutilisation
4 Lattestation est tablie par le prestataire de soins en deux
exemplaires au moins: lun conserv par le prestataire, lautre
donn au patient.
4 La prsentation et les modalits de remplissage des attestations
sont convenues entre la mutuelle et le prestataire.
4 Les mutualistes doivent remettre rapidement leur exemplaire de
lattestation au bureau de la mutuelle.

98 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Exemple
Aprs plusieurs mois de fonctionnement, la Mutuelle Espoir dcide dabandonner le systme de
lettre de garantie, au profit des attestations de soins. Elle dpose dans chaque formation
mdicale un carnet de 50 attestations de soins (chaque attestation est en double exemplaire).
A lissue de la dlivrance des soins, le personnel de la formation mdicale remplit une
attestation de soins dont un exemplaire est remis au bnficiaire. Celui-ci doit ensuite remettre
cette attestation lun des membres du CE de son groupement mutualiste.
Lattestation suivante reprend lexemple de lhospitalisation dAmina Kado qui illustrait la lettre
de garantie. On notera que lemploi du copaiement revient laisser la charge de ladhrent
le paiement de la consultation lentre de lhpital ainsi que la premire journe
dhospitalisation (tarif = 1 000 UM/jour. Pour les enfants de 0-5 ans, le tarif = 500 UM/jour).

Hpital BONNE SANTE - OUAIA


FORMATION SANITAIRE :

ATTESTATION DE SOINS 55
N .

KADO Amina
Nom et prnom du bnficiaire :

02 / 01 / 03 13 ans F
N de code : .. Age : Sexe :

10 / 07 / 00 13 / 07 / 00
Date d'entre : Date de sortie :

Prestations de la formation mdicale

Date Service Acte Montant pay Montant factur


par le patient la mutuelle

10/07 Dispensaire Consultation 200 _

10/07 Laboratoire Examens 1 500


10/07 Pharmacie 3 000
11/07 Radiologie Examen 1 000
13/07 Pharmacie 2 600
15/07 Hospitalisation 3 jours 1 000 2 000

TOTAL 1 200 10 100

Dix mille cent francs UM


Total factur la mutuelle (en lettre) : ...

13 / 07 / 00
Date :

Signature et cachet du Signature ou empreinte du


prestataire de soins bnficiaire

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 99


La facture La facture rcapitule les montants des soins dlivrs aux bnficiaires
rcapitulative de la mutuelle de sant, durant une priode donne (le plus souvent
du prestataire chaque mois, voire trimestre); elle sert de base pour le paiement de
ces soins au prestataire.
La facture joue un double rle:
4 elle est une pice comptable qui dclenche la procdure de
paiement des soins;
4 elle constitue un outil de contrle et de suivi, en association avec
les lettres de garantie ou les attestations de soins.

Prsentation
Les informations apparaissant dans la facture doivent tre listes dans
le contrat entre la mutuelle et le prestataire de soins. Une mutuelle
peut tablir un format standard de prsentation des factures en
accord avec les prestataires et choisir de distribuer ceux-ci des
carnets de factures vierges. Cela implique des cots de gestion
supplmentaires mais garantit la mutuelle de recevoir des factures
standardises ce qui facilite le contrle et le suivi ultrieurs.
La facture comporte gnralement les informations suivantes:
4 les lments didentification du prestataire de soins;
4 le numro de la facture;
4 la priode couverte;
4 le rcapitulatif des prestations factures:
numro de code didentification du bnficiaire;
date de la prestation;
numro de la lettre de garantie ou de lattestation de soins
(ventuellement);
nature de la prestation;
cot de la prestation factur la mutuelle (avec mention du
copaiement sil existe);
4 la somme totale facture la mutuelle pour la priode, en chiffres
et en lettres;
4 la date dmission de la facture (et ventuellement le dlai de
remboursement suivant le contrat avec la mutuelle);
4 la signature et le cachet du prestataire de soins.

Rgles dutilisation
4 La facture est gnralement tablie en fin de mois sauf exception
(faible montant report au mois suivant par exemple). Le cas
chant, le montant de la facture est alors report sur celle du
mois suivant.
4 La facture est tablie au minimum en deux exemplaires: lun pour
le prestataire et lautre pour la mutuelle de sant.
100 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique
BIT/STEP
4 La facture doit tre soigneusement remplie par le prestataire. La
mutuelle peut refuser le paiement dune facture qui ne comprend
pas toutes les informations convenues rdiges de manire lisible.
4 La facture peut tre remise en question par la mutuelle si les
montants quelle contient ne sont pas conformes avec ceux ports
sur les attestations de soins (lorsque ce type de document est
utilis).

Exemple
Les contrats passs entre la Mutuelle Espoir et les prestataires de soins rgissent notamment le
contenu des factures mensuelles que ces derniers doivent tablir. De ce fait, toutes les factures
apportent les mmes types dinformations et facilitent ainsi les oprations de contrle et de suivi
de la mutuelle.
Le modle suivant prsente la facture labore par lHpital Bonne Sant pour le mois de juillet
2000. Elle synthtise toutes les attestations de soins dlivres durant ce mois, dont celle
dAmina Kado prsente prcdemment.

HOPITAL BONNE SANTE


BP 2756 OUAlA Tl. : 237 8745

FACTURE
02/08/00
115
Facture n Date:

Mutuelle de sant ESPOIR


Dpenses de soins des membres de la mutuelle : ..

Juillet 2000
Pour le mois de :

Prise en
N attestation Nature de la prestation Ticket
Date N de code charge Total
de soins modrateur
mutuelle

05/07 04/10/02 50 Hospitalisation 700 500 6 200


Pdiatrie

13/07 02/01/03 55 Hospitalisation 1 200 10 100 11 300

15/07 01/06/01 56 Accouchement _ 5 000 5 000

23/07 03/10/06 58 Hospitalisation 1 200 12 200 13 400


chirurgie

TOTAL A PAYER PAR LA MUTUELLE 32 800

Trente deux mille huit cent francs UM


Arrt la prsente facture la somme de :.........

...

Signature et cachet du
prestataire de soins

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 101
Le reu La mutuelle peut demander ses adhrents de payer les frais affrents
ou la facture aux services rendus; elle les remboursera ensuite. Dans ce cas,
individuelle ladhrent paie selon les modalits adoptes par le prestataire de
soins (paiement lacte, par pisode de maladie, etc.) et en accord
avec les tarifs convenus avec la mutuelle.
Ladhrent se fait alors remettre par le prestataire une preuve de
paiement, cest--dire un reu ou une facture qui doit comporter au
moins:
1. lidentification du prestataire de soins;
2. lidentification exacte du bnficiaire;
3. la nature des prestations;
4. le prix et la date de la prestation.
Muni de son carnet de sant, de sa carte dadhrent et de sa preuve
de paiement, ladhrent se prsente au bureau de la mutuelle pour se
faire rembourser. Il peut galement adresser sa demande par
courrier.

Le registre Le registre des prestations permet le suivi des soins couverts par la
des prestations mutuelle.

Prsentation
Plusieurs prsentations du registre des prestations existent dont les
deux suivantes (systme de tiers payant):
4 un registre sous forme de tableau avec:
en ligne: chaque prestation couverte par la mutuelle;
en colonne:
la date,
le numro de la lettre de garantie ou de lattestation de
soins (ventuellement),
le numro de code, lge et le sexe du bnficiaire,
le type de prestation (consultation, maternit, hospitalisation,
etc.),
le montant du copaiement pay par le bnficiaire
(ventuellement),
le montant factur la mutuelle,
le montant total de la prestation,
les observations ventuelles;
4 un classeur regroupant, par ordre chronologique et/ou par
service utilis, les attestations de soins (lorsquelles sont utilises).

102 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Rgles dutilisation
4 Lorsque la mutuelle utilise le systme de la lettre de garantie: le
registre est gnralement rempli en fin de mois quand la facture
de chaque prestataire de soins a t reue et contrle par le CE
de la mutuelle.
4 Lorsque la mutuelle utilise le systme dattestation de soins:
chaque prestation de soins doit tre enregistre ds rception de
lattestation de soins.
4 Dans les deux cas, toutes les informations concernant chaque
prestation doivent tre enregistres.
4 Lorsquun cas de fraude est dtect, lenregistrement doit tre
corrig dans le registre afin dviter de fausser le calcul des taux
dutilisation et des cots moyens.
4 Lorsque la mutuelle rembourse directement les dpenses des
adhrents, les informations relatives aux prestations sont portes
sur le registre aprs le contrle du droit aux prestations et la
prparation des versements.

Exemple
La Mutuelle Espoir utilise un registre des prestations qui est mis jour lors des runions
mensuelles des reprsentants des groupements mutualistes de quartier. Ces derniers se
prsentent la runion munis de toutes les attestations de soins que les adhrents sont venus
dposer durant le mois. Les factures des diffrents prestataires de soins sont envoyes
directement la mutuelle.
Un des objectifs de cette runion est de comparer les actes mentionns sur les factures aux
attestations reues. Lors de cette comparaison, les prestations de soins ne posant pas de
problme sont enregistres dans le registre des prestations. Pour les autres, deux cas de figure
peuvent se prsenter:
l une prestation est mentionne sur une facture mais le groupement concern na pas reu de
ladhrent lattestation de soins correspondante. Dans ce cas, la prestation est paye
normalement puis elle fait lobjet dun contrle auprs de ladhrent par le comit du
groupement;
l une diffrence de montant apparat entre une attestation de soins et la facture. Ce problme
est alors discut avec le prestataire avant le paiement de la facture.
Lorsque ces cas sont rgulariss, ils sont enregistrs dans le registre des prestations.
Ce registre permet de synthtiser lensemble des prestations de soins du mois. Il simplifie la
comptabilit car il joue le rle dun journal auxiliaire (voir partie 4: La comptabilit) et apporte
toutes les informations ncessaires pour la ralisation dun suivi efficace.
La page de ce registre pour le mois de juillet 2002 est prsente ci-aprs. On notera que, en
plus des prestations de lHpital Bonne Sant, la Mutuelle Espoir couvre galement les petites
hospitalisations et les accouchements dans deux centres de sant et dans une maternit de
quartier.

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 103
Registre de prestations

Juillet 2002
Mois de : .................................................

N attestation Montant
Date Age Sexe N de code Service de sant Observations
de soins Ticket mod. Mutuelle Total

Pdiatrie Hp.
05/07 50 5 F 04/10/02 700 5 500 6 200
BONNE SANTE

08/07 51 25 F 02/05/01 Accouchement 5 000 5 000


CS Saint Victor

08/07 52 15 M 03/10/05 Hospitalisation 100 2 500 2 600


CS Malika

10/07 53 07 M 01/06/03 Hospitalisation 100 1 500 1 600


CS Saint Victor

12/07 54 35 F 02/07/01 Accouchement 5 000 5 000


Maternit Paix

Hospitalisation.
13/07 55 13 F 02/01/03 1 200 10 100 11 300
H. BONNE SANTE

15/07 56 28 F 01/06/01 Accouchement 5 000 5 000


H. BONNE SANTE

20/07 57 05 M 03/15/08 Hospitalisation 100 2 000 2 100


CS Malika

23/07 58 67 M 03/10/06 Chirurgie Hp. 1 200 12 200 13 400


BONNE SANTE

Total du mois de juillet 3 400 48 800 52 200

3.5 Le contrle des enregistrements


Lenregistrement des prestations doit faire lobjet dun contrle rgulier afin de vrifier
lexactitude des critures. Dans le cas du systme du tiers payant, ce contrle repose sur le fait
que:
l chaque prestation de soins donne lieu ltablissement dune lettre de garantie et/ou
dune attestation de soins (si ces documents sont utiliss);
l une ligne dans une facture dun prestataire correspond la prestation fournie;
l un enregistrement dans le registre des prestations est ralis.
Le contrle consiste comparer le nombre de prestations et le total des dpenses de soins,
dtermins partir de chacun de ces trois documents.
Le total des dpenses de soins doit tre galement compar avec les dpenses enregistres
dans le compte Prestations maladie du grand livre.

104 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
La vrification de lenregistrement des prestations maladie
(systme avec attestations de soins et de tiers payant )

FACTURE
Formation sanitaire : ................
ATTESTATION DE SOINS Mois de : ...................... REGISTRE DES PRESTATIONS
Formation sanitaire : .................
ATTESTATION
Bnficiaire DE SOINS
: .............................
N de code : ..............................
Formation sanitaire : .................
Bnficiaire : .............................
N de Prestations
code : ..............................
ATTESTATION DE SOINS
Formation sanitaire : ................. Total du mois
Prestations
Bnficiaire : ............................. Total payer
N de code : .............................. ...................................................
...................................................
Prestations
Total

Total
GRAND LIVRE

Total Prestations maladie


Dpenses
en prestations
maladie

3.6 Le suivi des prestations maladie


Le suivi des prestations porte sur la consommation de soins par les bnficiaires de la
mutuelle et sur le cot des prestations couvertes. Il sagit dun lment essentiel de la gestion
dune mutuelle car il permet:
l destimer le prix de revient du produit dassurance;
l de dtecter et de corriger les anomalies en matire dutilisation des services de sant par
les bnficiaires (slection adverse, surconsommation, etc.);
l de dtecter et de corriger galement les anomalies chez les prestataires de soins
(surprescription, etc.);
l daffiner le calcul des cotisations, les prvisions budgtaires et les plans de trsorerie.

Les indicateurs Les principaux indicateurs de suivi sont: le taux dutilisation des
de suivi services de sant par les bnficiaires et le cot moyen de chaque
des prestations service de sant couvert.

Le taux dutilisation des services de sant par les bnficiaires


(ratio prestations / bnficiaires)
Cet indicateur, calcul par catgorie de services (ou de prestations) et
pour une priode donne, est le rapport entre le nombre de fois o les
bnficiaires de la mutuelle ont utilis le service considr et le
nombre total de bnficiaires.
Lorsque la mutuelle collabore avec plusieurs prestataires, le taux
dutilisation doit tre calcul pour chacun deux, puis globalement.
Pour ce faire, le nombre de bnficiaires susceptibles dutiliser les
services de chaque prestataire doit tre prcisment connu.

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 105
Les taux dutilisation sont tablis:
4 dune part, pour juger du niveau des cotisations. Les taux
dutilisation rels sont compars avec ceux employs dans le
calcul des cotisations. Lorsque les taux dutilisation rels sont
constamment suprieurs aux taux ayant servi au calcul, la
cotisation est sous-value et la mutuelle prouvera des difficults
financires en fin dexercice. A linverse, quand le taux rel est
infrieur, la mutuelle peut baisser le montant des cotisations ou
augmenter le niveau ou ltendue des garanties;
4 dautre part, pour caractriser les variations saisonnires dutilisation,
pour identifier lapparition dpidmie ou dventuelles anomalies de
consommation ou de prescription.

Le cot moyen de chaque service de sant couvert


Le calcul des cots moyens seffectue pour chaque catgorie de
service et pour chaque prestataire en divisant le cot total par le
nombre de prestations de la catgorie (octroyes par un mme
prestataire).
Cet indicateur est comparer avec:
4 le cot moyen employ dans le calcul des cotisations;
4 les cots moyens des mois prcdents.
De la mme faon que pour les taux dutilisation, la mutuelle de sant
peut rencontrer des cots moyens rels suprieurs ou infrieurs ceux
employs dans le calcul des cotisations. Elle doit alors procder des
ajustements du montant de ses cotisations ou rajuster ltendue des
garanties.
Le suivi mensuel des cots permet de constater dventuelles
anomalies. Des variations en cours dexercice traduisent gnralement
un changement de comportement des bnficiaires ou dun (ou
plusieurs) prestataire de soins, la mutuelle doit alors ragir.

La frquence Le suivi des prestations doit tre rgulier. Le calcul des indicateurs et le
de suivi remplissage des tableaux de suivi sont gnralement mensuels et
seffectuent aprs rception et contrle des factures des prestataires
de soins.
Le calcul des taux dutilisation des services par les bnficiaires nest
possible que si la mutuelle connat prcisment le nombre de ses
bnficiaires.

Le tableau Le tableau de suivi des prestations est plus complexe laborer et


de suivi remplir que dans le cas des adhsions et des cotisations. Un tableau
doit tre labor:
4 pour chaque prestataire de soins, en distinguant chacun des
services couverts;

106 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
4 pour ventuellement chaque village, section locale ou groupement
mutualiste affili la mutuelle;
4 pour lensemble des prestataires et des villages, sections ou
groupements (ce tableau global sert de rfrence pour lanalyse
des tableaux prcdents).
Ces tableaux synthtisent les informations du registre des prestations
et permettent de visualiser lvolution mensuelle des indicateurs de
suivi. Il sagit dun travail particulirement lourd, surtout pour une
mutuelle qui couvre plusieurs prestataires et/ou plusieurs sections de
base. La ralisation de ce suivi peut ncessiter lutilisation dun
matriel informatique et un appui externe.

Exemple
Une mutuelle de sant couvre deux communes et compte:
l 1 000 bnficiaires dans la commune A dont 200 en priode dobservation jusquau mois
davril;
l 2 500 bnficiaires dans la commune B dont 500 en priode dobservation jusquau mois
davril.
Les deux communes possdent chacune un centre de sant dans lequel la mutuelle prend en
charge les hospitalisations. Ces deux centres de sant ont le mme plateau technique et
ralisent les mmes prestations de soins avec des tarifs et des prix de mdicaments identiques.
Le responsable du registre des prestations tient jour mensuellement des tableaux de suivi qui
se prsentent ainsi pour lanne 2002.

Suivi des prestations - Tableau 1 / Commune A - Exercice 2002


Moy./
Janv. Fv. Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Sept. Oct. Nov. Dc. Rf.
Total

Nombre
de bnficiai- 800 800 800 800 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 933,3
res (A)

Nombre
dhospitalisa- 3 5 4 5 3 6 3 6 5 7 4 5 56
tions (B)

Taux
dutilisation 4,5 % 7,5 % 6,0 % 7,5 % 3,6 % 7,2 % 3,6 % 7,2 % 6,0 % 8,4 % 4,8 % 6,0 % 6,0 %
mensuel (C )

Taux
dutilisation 4,5 % 6,0 % 6,0 % 6,4 % 5,7 % 6,0 % 5,6 % 5,8 % 5,9 % 6,1 % 6,0 % 6,0 % 6,0 %
cumul (D)

Cot total des 15 000 23 000 12 000 18 000 17 000 28 000 40 000 50 000 48 000 40 000 47 000 50 000 388 000
prestations (E)

Cot moyen
hospitalisation 5 000 4 600 3 000 3 600 5 667 4 667 13 333 8 333 9 600 5 714 11 750 10 000 6 929
(F)

Cot moyen 5 000 4 750 4 167 4 000 4 250 4 346 5 276 5 800 6 275 6 191 6 627 6 929 5 000
cumul (G)

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 107
Suivi des prestations - Tableau 2 / Commune B - Exercice 2002
Moy./
Janv. Fv. Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Sept. Oct. Nov. Dc. Rf.
Total

Nombre
de bnficiai- 2 000 2 000 2 000 2 000 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500 2 333
res (A)

Nombre
dhospitalisa- 10 8 11 12 11 17 15 16 21 25 30 21 197
tions (B)

Taux
dutilisation 6,0 % 4,8 % 6,6 % 7,2 % 5,3 % 8,2 % 7,2 % 7,7 % 10,1 % 12,0 % 14,4 % 10,1 % 8,4 %
mensuel (C )

Taux
dutilisation 6,0 % 5,4 % 5,8 % 6,2 % 5,9 % 6,4 % 6,5 % 6,7 % 7,1 % 7,6 % 8,3 % 8,4 % 6,0 %
cumul (D)

Cot total des 45 000 41 000 54 500 62 000 53 000 84 000 76 000 78 000 99 500 127 000 145 000 112 000 977 000
prestations (E)

Cot moyen
hospitalisation 4 500 5 125 4 955 5 167 4 818 4 941 5 067 4 875 4 738 5 080 4 833 5 333 4 959
(F)

Cot moyen 4 500 4 778 4 845 4 939 4 913 4 920 4 946 4 935 4 901 4 932 4 915 4 959 5 000
cumul (G)

Suivi des prestations - Tableau 3 / Communes A et B - Exercice 2002


Moy./
Janv. Fv. Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Sept. Oct. Nov. Dc. Rf.
Total

Nombre
de bnficiai- 2 800 2 800 2 800 2 800 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 267
res (A)

Nombre
dhospitalisa- 13 13 15 17 14 23 18 22 26 32 34 26 253
tions (B)

Taux
dutilisation 5,6 % 5,6 % 6,4 % 7,3 % 4,8 % 7,9 % 6,2 % 7,5 % 8,9 % 11,0 % 11,7 % 8,9 % 7,7 %
mensuel (C )

Taux
dutilisation 5,6 % 5,6 % 5,9 % 6,2 % 5,9 % 6,3 % 6,2 % 6,4 % 6,7 % 7,2 % 7,6 % 7,7 % 6,0 %
cumul (D)

Cot total des 60 000 64 000 66 500 80 000 70 000 112 000 116 000 128 000 147 500 167 000 192 000 162 000 1 365 000
prestations (E)

Cot moyen
hospitalisation 4 615 4 923 4 433 4 706 5 000 4 870 6 444 5 818 5 673 5 219 5 647 6 231 5 395
(F)

Cot moyen 4 615 4 769 4 646 4 664 4 729 4 763 5 031 5 159 5 242 5 238 5 300 5 395 5 000
cumul (G)

Notes sur les tableaux


Ces trois tableaux se remplissent de la mme faon. Le troisime tableau est la synthse au
niveau des deux communes du nombre de bnficiaires, du nombre dhospitalisations et des
cots des prestations.

108 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
A. Cette ligne ne comptabilise que les bnficiaires qui ont droit aux prestations. Le nombre de
bnficiaires varie au mois de mai car certains sont en priode dobservation de janvier
avril (inclus). Le total de la ligne A est la moyenne du nombre mensuel de bnficiaires.
B. Le nombre dhospitalisations est issu du registre des prestations.
C. Le taux dutilisation mensuel est calcul en divisant le nombre dhospitalisations du mois par
le nombre moyen de bnficiaires ayant droit aux prestations durant ce mois. Le rsultat est
multipli par 12 afin de pouvoir comparer ce taux avec celui employ dans le calcul des
cotisations (6 % - colonne Rf.). La mutuelle peut ainsi apprcier le niveau dutilisation des
services pendant le mois par rapport la moyenne annuelle prvue. Chaque taux mensuel
est galement compar aux taux des mois prcdents ce qui permet une premire
observation de son volution. Le taux dutilisation annuel (colonne Total) est calcul en
divisant le total des hospitalisations par le nombre moyen de bnficiaires
D. La ligne D permet une autre observation du taux dutilisation des services dhospitalisation
des deux centres de sant par les bnficiaires de la mutuelle. Le mode de calcul utilis tient
compte de lvolution de la consommation de soins depuis le dbut de lexercice et permet
de la projeter sur le reste de lanne.
Ce calcul repose sur les donnes suivantes:
CH = Nombre cumul dhospitalisations depuis le dbut de lanne.
MB = Nombre moyen de bnficiaires depuis le dbut de lanne.
ME = Nombre de mois couls.
CH
La formule utilise chaque mois est la suivante: *12
MB
ME
Par exemple, dans le tableau 3 (communes A et B), le calcul est le suivant pour le mois de
mai: [(72/2 940)12]/5 = 5,9 %.
E. Les cots totaux des prestations prises en charge sont issus du registre des prestations.
F. Le cot moyen mensuel dune hospitalisation est calcul en divisant le cot total des
hospitalisations par le nombre de celles-ci au cours du mois. Le cot moyen annuel est
calcul en divisant le total des factures par le nombre annuel dhospitalisations.
G. Le cot moyen cumul annuel est calcul chaque mois en divisant le total des factures
depuis le dbut de lanne par le nombre dhospitalisations depuis le dbut de lanne.
Par exemple, dans le tableau 3, le calcul est le suivant pour le mois de mars:
(60 000+64 000+66 500)/(13+13+15) = 4 646.
Cette ligne permet dobserver lvolution du cot moyen des hospitalisations et de
comparer la tendance qui se dessine progressivement au cot moyen attendu et utilis dans
le calcul des cotisations (5 000 - colonne Rf.).
Ces tableaux et les calculs quils contiennent peuvent paratre lourds et fastidieux mais ils sont
indispensables.
Dans cet exemple, les lignes D et G du tableau 3 indiquent que les taux dutilisation et le cot
moyen des hospitalisations tendent augmenter de mois en mois et dpasser ceux attendus.
Cette tendance globale masque cependant deux phnomnes distincts.
l Dans la commune A, les taux dutilisation voluent selon les prvisions, cest--dire autour de
6 %, mme si certains mois comme octobre connaissent un taux lev.
En revanche, le cot moyen des hospitalisations augmente partir du mois de juillet pour
atteindre des niveaux levs par rapport aux prvisions.

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 109
l La commune B prsente une situation inverse: les cots moyens restent conformes aux
prvisions mais les taux dutilisation augmentent partir de juin et sont levs en fin danne.
En fin danne, les responsables de la mutuelle mnent une tude complmentaire afin de
comprendre ces phnomnes.
l Ils constatent que dans la commune A, linfirmier du centre de sant pratique une
surfacturation des hospitalisations pour augmenter ses recettes aux dpens de la mutuelle.
l Dans la commune B, ils constatent que plusieurs familles se sont entendues avec linfirmier
pour facturer la mutuelle des dpenses en hospitalisations dindividus non mutualistes.
A la vue des tendances qui apparaissaient la moiti de lanne, ces responsables auraient pu
intervenir plus rapidement pour enrayer ces drapages.

Les procdures de gestion des adhsions,


des cotisations et des prestations
Les outils et procdures de gestion des adhsions, des cotisations et des prestations ont t
traits sparment dans les trois chapitres prcdents. Ce quatrime chapitre donne une
vision synthtique des relations entre ces trois composantes de la gestion de la mutuelle.

4.1 Quelques exemples de procdures


Les procdures de gestion mises en place par une mutuelle varient en fonction de son
organisation et de ses modalits de fonctionnement. Trois cas de figure, reprsentatifs des
organisations mutualistes les plus couramment rencontres, sont illustrs dans ce chapitre.
l Une mutuelle de sant couvrant une population concentre dans une aire gographique
restreinte. Cette mutuelle est administre par une AG, un CA et un CE et dispose dun
petit local lui servant de sige. La cotisation est annuelle.
l Une mutuelle couvrant une population importante et disposant de moyens financiers
suffisants pour embaucher un grant. Cette mutuelle est administre par une AG, un CA
et un bureau (prsident, secrtaire et trsorier) qui supervise les oprations lies la
gestion quotidienne excutes par le grant. Cette mutuelle dispose dun local lui servant
de sige o le grant assure une permanence chaque jour. La cotisation est mensuelle.
l Une mutuelle structure en sections locales parpilles sur un vaste territoire. Cette
mutuelle est gre par une AG, un CA compos de reprsentants des sections et un
bureau. La cotisation est mensuelle.
Pour simplifier cette prsentation, les trois mutuelles prises en exemples pratiquent le systme
de tiers payant. La seconde pratique galement le remboursement des soins aux adhrents
pour les consultations ambulatoires. Ces trois mutuelles ont adopt un systme dattestation
de soins.

110 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Les trois schmas suivants illustrent les procdures de gestion des adhsions, des cotisations
et des prestations au sein des trois mutuelles. Ils permettent de constater que pour
laccomplissement des mmes tches, chaque mutuelle a dvelopp ses propres modalits
et rparti diffremment les fonctions entre les diffrents acteurs internes.
Il est important que certaines des activits entrant dans les procdures fassent lobjet dune
planification prcise sur lanne et mois par mois. A titre dexemple, les runions du CA de la
troisime mutuelle sont mensuelles et ont toujours lieu aprs que les prestataires aient envoy
leur facture du mois prcdent. Il en est de mme pour les runions du CE et du bureau des
deux autres mutuelles. Le fait que les dlais de facturation des soins par les prestataires sont
prvus dans les contrats facilite cette programmation.
Les schmas suivants sont une autre forme de prsentation possible du tableau de rle o les
croix sont remplaces par un bref descriptif des tches. Cette prsentation permet galement
de faire apparatre, par des flches, les relations entre les diffrentes tches et les documents
de gestion utiliss.

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 111
Schma 1: Exemple de procdures dune mutuelle avec un comit
excutif
MUTUELLE

Comit dexcution

Conseil Prestataires
Adhrents Prsident Secrtaire Trsorier
dadministration de soins

Adhsion Demande Formulaire


dadhsion de demande Admission
dadhsion
Paiement
du droit
dadhsion
et de la Fiche
cotisation dadhsion
annuelle

Registre Encaissement
dadhsion
Registre
de cotisation

Dlivrance
Carte de la carte Documents Tableaux
dadhrent comptables de suivi
d'adhrent

Priode
d'observation Caisse Banque
Encaissement
Paiement Paiement Registre
de la cotisation de cotisation
(opration
annuelle)
Documents Tableaux
Caisse Banque comptables de suivi

Caisse Banque

Recours Carte Validation de la


aux soins dadhrent carte d'adhrent
Soins

Dpt Attestation
de l'attestation de soins
auprs
de l'un des
Facture
membres du CE mensuelle
Rapprochement attestations de soins/facture mensuelle
Dcision de paiement
Paiement des Dcaissement Paiement
prestataires
de soins Caisse Banque
Registre
de cotisation

Documents Tableaux
comptables de suivi
Supervision

Contrle des enregistrements et suivi Rapport annuel


l'AG

112 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Schma 2: Exemple de procdures dune mutuelle avec un grant

MUTUELLE

Conseil Prestataires
Adhrents Grent Bureau
dadministration de soins

Adhsion Demande Formulaire


d'adhsion de demande Adhsion
dadhsion

Inscription
Paiement du droit
d'adhsion et de Fiche
la premire dadhsion
cotisation

Dlivrance
Registre
dadhsion de la carte
d'adhrent
Paiement
de la cotisation Carte
(opration dadhrent Tableaux
Encaissement
mensuelle) (opration de suivi
mensuelle)
Priode
d'observation Registre
de cotisation

Documents Tableaux
comptables de suivi

Validation
de la carte
Recours aux soins: (opration mensuelle)
consultations Carte Soins
ambulatoires dadhrent
Prsentation par Reu de
l'adhrent du reu prestataire
au guichet
de la mutuelle
Remboursement
des soins Contrle
et remboursement

Recours aux soins: Registre Tableaux


hospitalisations des prestations de suivi
Carte
et maternit dadhrent Soins

Dpt par Attestation


l'adhrent Contrle de soins
de l'attestation attestations/factures
Autorisation
au guichet Dcaissement de paiement Facture
de la mutuelle mensuelle
Paiement
des prestataires Registre Tableaux
de soins de prestations de suivi Paiement

Contrle et suivi
Documents
comptables des enregistrements
Supervision
Comptes rendus Rapport annuel
au CA l'AG

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 113
Schma 3: Exemple de procdures dune mutuelle avec des
sections locales
MUTUELLE

Responsable Conseil Prestataires


Adhrents Section locale Bureau
de section dadministration de soins

Adhsion Demande Admission


dadhsion

Paiement Inscription
du droit Registre
dadhsion dadhsion
et de la
cotisation
annuelle Encaissement Runion
(opration Encaissement mensuelle
Paiement mensuelle) des droits
de la cotisation d'adhsion et
Registre
(opration des cotisations
de cotisations
annuelle) des sections
de la section
locales
Dlivrance Validation Registre
de la carte (opration d'adhsion de
d'adhrent mensuelle) la mutuelle
Carte Registre
dadhrent de cotisation
de la mutuelle
Priode
Documents
d'observation
comptables

Tableaux
de suivi
Recours Carte
aux soins Soins
dadhrent
Collecte
Attestation
des attestations
de soins
de soins

Facture
Contrle Runion mensuelle
des droits mensuelle
aux prestations Contrle
attestations /
factures
Paiement des Dcaissement Autorisation
prestataires de paiement
de soins Registre
de cotisation

Documents
comptables Paiement

Tableaux
de suivi

Contrle et suivi
des enregistrements
Rapport annuel l'AG

114 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
4.2 Le manuel de procdures
Lensemble des procdures de gestion peut tre rassembl et dcrit dans un manuel de
procdures, en particulier pour une mutuelle dont les services sont importants et varis et o
les tches accomplir sont multiples et complexes.
Ce manuel remplit deux fonctions:
l il fournit un cadre de rfrence qui permet dviter les oublis, la plupart des erreurs
daffectation dcriture et facilite la comprhension par tous les acteurs concerns de leur
rle et de celui des autres dans lensemble des procdures;
l il constitue un document de base pour la formation des nouveaux lus et du personnel de
la mutuelle.
Il est fait rfrence au manuel de procdures dans le cadre de la gestion des adhsions, des
cotisations et des prestations, mais cet outil peut tre appliqu dans les diffrents domaines
de gestion de la mutuelle.
Le manuel de procdures est gnralement rdig lissue de ltude de faisabilit de la
mutuelle. Il ne sagit pas dun document fig; il devra souvent voluer notamment en fonction
des ajustements de fonctionnement au cours des premires annes et du dveloppement de
la mutuelle.
Le plan de ce document sorganise le plus souvent autour des sections suivantes:
l introduction;
l rappel des objectifs de la mutuelle et, si ncessaire, des principaux articles des statuts et
du rglement intrieur se rapportant aux procdures de gestion;
l pour chaque domaine de gestion, description prcise:
4 des procdures;
4 des tches des acteurs impliqus;
4 des documents et supports de gestion utiliss.

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 115
Part
Pa rtie
ie 4

La comptabilit
dune mutuelle
de sant

117
La vie dune mutuelle de sant est ponctue par un ensemble doprations conomiques qui
modifient constamment le volume et lorganisation de ses ressources. Ces oprations
devront tre enregistres car la mutuelle doit tre en mesure de suivre son patrimoine, sa
situation financire ainsi que son rsultat dexploitation. Cest lun des principaux objets de la
comptabilit que dorganiser cet enregistrement, den effectuer la vrification et de produire
rgulirement une synthse des informations traites.
La comptabilit ne doit pas tre considre comme une contrainte ni comme une finalit. Elle
est avant tout un outil indispensable une gestion efficace. De ce fait, elle ne doit pas tre
perue comme un luxe rserv aux seules mutuelles qui disposent de comptables. Sil est vrai
quelle repose sur des mcanismes qui sont parfois complexes, elle peut tre adapte et
simplifie pour les mutuelles qui ne disposent pas des comptences ncessaires.
Cette partie vise les objectifs suivants:
l prsenter la mthode comptable base sur le principe de la partie double. Il existe une
autre mthode appele comptabilit en partie simple qui est beaucoup moins complexe
mais prsente des insuffisances qui rduisent les possibilits dun pilotage efficace de la
mutuelle;
l proposer des variantes du systme de comptabilit classique en partie double. Ces
variantes permettent une adaptation et une simplification de la comptabilit destine aux
petites mutuelles ou celles nayant pas de personnel qualifi en la matire. Le partage
des travaux comptables entre la mutuelle et une structure externe est aussi abord, car il
constitue une solution aux carences en comptences comptables;
l initier les administrateurs des mutuelles aux mcanismes de la comptabilit en partie
double afin de renforcer leur capacit comprendre et valoriser cet important outil de
gestion de leur mutuelle. Il ne sagit pas de permettre ces administrateurs de tenir la
comptabilit mais de leur donner une explication des techniques et des documents sur
lesquels elle repose, en mettant laccent sur les spcificits des mutuelles de sant. Cette
initiation permet aux administrateurs de comprendre lintrt et le rle des documents
comptables et den restituer le contenu aux tiers.
La partie comprend cinq chapitres.

Chapitre 1 Le processus comptable


Ce premier chapitre dfinit ce quest la comptabilit. Il donne galement une
vue densemble du processus comptable en mettant en relief sa fonction de
mesure et de suivi du patrimoine de la mutuelle.

Chapitre 2 Le fonctionnement des comptes


La comptabilit repose sur lutilisation de comptes dont ce chapitre prsente
les mcanismes de fonctionnement. Le chapitre dcrit aussi lorganisation des
comptes au sein dun plan comptable adapt.

Chapitre 3 Le droulement des oprations comptables


Ce chapitre prsente les travaux comptables qui sont raliss tout au long dun
exercice, travers trois systmes: la comptabilit classique, la comptabilit
amricaine et la comptabilit de trsorerie.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 119


Chapitre 4 Les travaux de fin dexercice
A lissue dun exercice annuel, la mutuelle doit dresser une nouvelle situation
de son patrimoine. Ce chapitre prsente les travaux comptables raliser
avant de pouvoir clturer les comptes et produire les tats financiers.

Chapitre 5 La clture et la rouverture des exercices


Ce chapitre prsente les modalits de clture et de rouverture des comptes et
ltablissement des comptes annuels qui permettent de calculer le rsultat de
chaque exercice.

Le processus comptable

Le fonctionnement dune mutuelle est marqu par de trs nombreuses oprations; par
exemple, de manire rpte, elle encaisse des cotisations et verse des prestations. Ces
oprations entranent des encaissements ou des dcaissements, une rduction ou une
augmentation des avoirs de lorganisation, une volution de ses obligations envers les tiers,
etc. En fait, les ressources dont la mutuelle dispose et la manire dont elle les emploie varient
sans cesse. La connaissance de ces fluctuations et de la situation financire qui en dcoule
est indispensable une gestion efficace de la mutuelle. Par exemple, les gestionnaires
doivent ncessairement savoir si les charges ne dpassent pas durablement les produits ou
si les dettes pourront tre payes terme chu.
La comptabilit permet denregistrer les oprations et lensemble des mouvements qui
modifient la situation financire de la mutuelle et dtablir clairement une situation
patrimoniale une date donne.
Ce chapitre prsente les principes et les mcanismes de base de la comptabilit qui doivent
tre ncessairement compris avant dentrer plus en dtail dans les techniques comptables.

1.1 La comptabilit

Les fonctions La comptabilit remplit plusieurs fonctions importantes.


de la comptabilit
4 Elle constitue pour les administrateurs un outil de gestion
essentiel. Elle permet de disposer de toutes les informations sur la
situation passe de la mutuelle et sur les mouvements qui
dterminent son volution. Disposant de ces informations, les
administrateurs peuvent ainsi mieux analyser la situation actuelle
de lorganisation et tablir des prvisions.
4 Elle favorise la transparence et la confiance des adhrents.
Lenregistrement de toutes les informations permet de justifier
lutilisation des ressources et de vrifier que les activits ralises
sont conformes aux dcisions de lAG.
4 Elle est aussi un facteur de confiance pour les tiers:
elle contribue notamment au respect des engagements
vis--vis des prestataires de soins;

120 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
elle est une condition ncessaire pour ladhsion un fonds de
garantie ou un systme de rassurance;
elle facilite et souvent conditionne lobtention de subventions
et de prts.
4 Elle est le plus souvent obligatoire pour lobtention dune
reconnaissance lgale. La plupart des lgislations relatives aux
associations ayant une activit conomique imposent la tenue
dune comptabilit. De ce fait, une mutuelle qui na pas de
comptabilit ne peut jouir dune personnalit morale, ce qui limite
considrablement son potentiel de dveloppement. Lorsquun
pays se dote dune lgislation propre aux mutuelles, celle-ci fixe
gnralement des rgles spcifiques pour la tenue de la
comptabilit.
4 Elle est enfin un moyen de preuve en cas de contentieux et revt
donc une fonction juridique.

Les principes La comptabilit repose sur plusieurs principes de base, dont les
de base principaux sont:
de la comptabilit
4 la fidlit. La comptabilit doit donner une image fidle de la
situation de la mutuelle;
4 la rgularit. La comptabilit doit se conformer aux rgles et
procdures en vigueur;
4 la sincrit. Ces rgles et procdures doivent tre appliques de
bonne foi, en fonction de la connaissance quont les gestionnaires
de la mutuelle, des vnements et des situations;
4 la prudence. Les gestionnaires doivent avoir une apprciation
raisonnable et prudente de ces vnements et situations;
4 la transparence. Les enregistrements comptables doivent tre
conformes la ralit et justifis. Aucune information ne doit tre
omise, cache ou modifie;
4 lindpendance de lexercice. La vie de la mutuelle est
dcoupe en exercices comptables qui correspondent chacun,
gnralement, une anne civile. Chaque exercice est autonome
do la dtermination dun rsultat en fin dexercice;
4 la continuit. Bien que le fonctionnement de la mutuelle soit
dcoup en exercices, la tenue de la comptabilit repose sur le
principe de la continuit des activits;
4 la permanence des mthodes. Elle repose galement sur le
principe de la permanence des mthodes comptables. Une
utilisation des mmes mthodes dun exercice lautre est en effet
souhaitable et toute modification doit faire lobjet dune
explication annexe la prsentation des comptes annuels en fin
dexercice.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 121


1.2 Les ressources et les emplois dune mutuelle de
sant

Les ressources Les ressources dune mutuelle de sant proviennent de plusieurs


dune mutuelle sources dont essentiellement les suivantes.

Les apports des adhrents


Les apports sont constitus par des biens que les adhrents mettent
la disposition de leur mutuelle avec un droit de reprise. Il peut sagir
de btiments (local pour un bureau, etc.), de matriel, etc. Ces
apports sont comptabiliss comme des capitaux propres lorsque leur
reprise nest prvue quen cas de dissolution de la mutuelle. Ils sont
comptabiliss comme des dettes lorsque leur date de reprise est fixe
( plus ou moins long terme).

Les dons et les legs


Une mutuelle peut galement recevoir des libralits (dons) de lEtat,
dorganisations ou de personnes physiques. Les dons peuvent tre en
espces ou en nature. Dans ce dernier cas, la mutuelle doit les
comptabiliser afin de ne pas fausser lanalyse conomique de son
fonctionnement.

Les subventions dinvestissement publiques ou prives


Une subvention est une aide financire destine soutenir de faon
gnrale les activits de la mutuelle ou un projet particulier. Les
subventions attribues peuvent tre en espces ou en nature (locaux,
matriel, mise disposition de personnel).

Les prts obtenus auprs des banques, de lEtat ou dautres


organismes et les dettes vis--vis dautres tiers
Une mutuelle de sant a la possibilit de solliciter un prt auprs de
structures bancaires ou dautres organismes, publics ou privs, avec
ou sans intrt. La tenue dune comptabilit rigoureuse est dans ce
cas ncessaire car elle conditionne gnralement lobtention du prt.
Une mutuelle peut galement utiliser des ressources ou bnficier de
services dont elle na pas encore effectu le paiement. Cest le cas par
exemple lorsque ses adhrents ont reu des soins qui nont pas
encore t pays par la mutuelle aux prestataires.

Les excdents
La mutuelle est une organisation but non lucratif ce qui ne signifie
pas quelle ne doit pas raliser des excdents. Au contraire, ceux-ci
sont ncessaires pour assurer la viabilit financire de la mutuelle.

Lemploi Les emplois de la mutuelle sont de diffrentes natures.


des ressources

122 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Les biens durables
Il sagit des biens utilisables par la mutuelle pendant longtemps. Il
existe plusieurs catgories de biens durables, parmi lesquelles celle
des immobilisations qui concerne le plus les mutuelles. Cette
catgorie comprend les terrains, les locaux achets ou construits (ou
en construction), le mobilier, le matriel (de bureau, de transport),
etc. Ces immobilisations perdent de la valeur avec le temps. Cette
dprciation est enregistre chaque anne dans des comptes
damortissement.

Les biens circulants


Il sagit de biens provisoires lis aux activits courantes de la mutuelle.
Ils sont destins tre transforms rapidement et sont renouvels
plusieurs fois au cours dun exercice:
4 les stocks;
4 largent disponible en caisse et/ou en banque;
4 les sommes dues (crances) la mutuelle (il sagit essentiellement
des retards de cotisations);
4 les placements.

Le bilan Le bilan est le document comptable qui permet de raliser un


inventaire. Il dresse une photographie du patrimoine de la mutuelle,
un moment prcis. Il se prsente sous la forme dun tableau qui
rcapitule:
4 dune part, le passif, cest--dire lensemble des capitaux propres
et des dettes de la mutuelle;
4 dautre part, lactif, cest--dire lensemble des biens dont dispose
la mutuelle.

Le passif
Le passif comprend plusieurs rubriques qui sont classes en fonction
de leur nature. Il distingue ainsi les capitaux propres et les capitaux
trangers.

Les capitaux propres.


Ce sont les capitaux qui appartiennent la mutuelle et proviennent
des adhrents, des subventions, des rserves, etc.

Les capitaux trangers.


Il sagit des dettes de la mutuelle qui regroupent tout ce que celle-ci
doit dautres structures, tels que les factures payer aux prestataires
de soins, les prts bancaires, etc. Les dettes sont divises en deux
catgories:
4 les dettes court terme. Elles sont remboursables dans lanne;
4 les dettes long terme. Leur remboursement stale sur plus dune
anne.
Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 123
Cette distinction entre les capitaux propres et les capitaux trangers
est importante notamment pour dterminer la stabilit et la solidit
financire de la mutuelle. A la diffrence des capitaux propres, les
capitaux trangers seront rembourser tt ou tard. La prvision de ce
remboursement dtermine en partie le fonctionnement prsent de la
mutuelle.

Lactif
Lactif se dcompose galement en deux grandes rubriques: lactif
immobilis et lactif circulant.
Lactif immobilis. Il sagit de tous les biens durables de la mutuelle
qui peuvent tre utiliss dans la dure: terrains, btiments, mobilier,
matriel, vhicules.
Lactif circulant. Il sagit des biens lis aux activits courantes de la
mutuelle. Ils sont destins tre transforms rapidement et peuvent
tre renouvels plusieurs fois au cours dun exercice: stocks, argent
liquide en caisse, montants en banque, crances, etc.

Le bilan se prsente donc schmatiquement de la faon suivante:

ACTIF PASSIF
Actif immobilis Capitaux propres

Actif circulant Capitaux trangers

Total actif Total passif

Le total de la colonne actif doit toujours tre gal celui de la


colonne passif.

1.3 Les mutations du bilan


Louverture de la comptabilit passe ncessairement par la description de la situation de
dpart de la mutuelle. Cette description servira ensuite de point de rfrence pour
lvaluation de lvolution conomique et financire de la mutuelle. Ltablissement de la
situation de dpart sapplique aussi bien une mutuelle qui dbute ses activits qu une
mutuelle qui fonctionne depuis un certain temps mais na jamais tenu de comptabilit.
Etablir la situation de dpart consiste raliser un inventaire des biens, des capitaux propres
et des dettes de la mutuelle et construire un tableau en deux colonnes, appel bilan
douverture ou bilan initial, reprenant dune part lactif et dautre part le passif.
A partir du bilan initial et durant une priode, appele exercice, dont la dure est
gnralement dune anne, la mutuelle va raliser un certain nombre doprations. Chaque
nouvelle opration augmente, diminue ou modifie la rpartition des actifs et des capitaux de
la mutuelle et affecte par consquent son bilan.
A lissue de cet exercice et suite la dernire opration ralise, le bilan final prsentera la
situation de la mutuelle la date de clture. Il indiquera galement le rsultat de la mutuelle
qui sera soit un excdent soit un dficit.

124 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Exemple
Une association de commerants a constitu une mutuelle de sant en faveur de ses membres
et de leurs familles. La mutuelle sest dote de ses propres organes, suite son AG constitutive.
Pour favoriser le dmarrage de la mutuelle, lassociation met gratuitement sa disposition un
bureau avec tables, chaises et mobilier divers, pour une valeur de 150 000 UM. Lassociation
donne galement 50 000 UM (45 000 UM la banque et 5 000 UM en espces) la mutuelle
pour couvrir ses premiers frais.
Le bilan initial de la mutuelle des commerants se prsente schmatiquement ainsi:

Bilan douverture de la mutuelle des commerants

ACTIF PASSIF
Actif immobilis Capitaux propres

Mobilier 150 000 Apport de lassociation 150 000

Actif circulant Subvention de lassociation 50 000

Banque 45 000 Capitaux trangers

Caisse 5 000

Total actif 200 000 Total passif 200 000

Aprs avoir ouvert sa comptabilit, la mutuelle des commerants dbute ses premires
oprations.
l Les premiers adhrents sinscrivent et paient leurs droits dadhsion et leurs premires
cotisations. 200 000 UM sont collects par la mutuelle et dposs en banque.
Le bilan de la mutuelle volue de la faon suivante:

ACTIF PASSIF
Actif immobilis Capitaux propres

Mobilier 150 000 Apport de lassociation 150 000

Actif circulant Subvention de lassociation 50 000

Banque 245 000 Excdent 200 000

Caisse 5 000 Capitaux trangers

Total actif 400 000 Total passif 400 000

Le total de lactif a augment par rapport au passif. La mutuelle a acquis de nouvelles


ressources produites par son activit. Ces ressources sont des produits qui affectent
positivement le rsultat de la mutuelle.
l La mutuelle paie des services dentretien du btiment et des factures de consommation deau
et dlectricit pour un montant total de 25 000 UM (dont 2 000 de la caisse et 23 000 de la
banque).

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 125


Son bilan volue de nouveau, de la faon suivante:

ACTIF PASSIF
Actif immobilis Capitaux propres

Mobilier 150 000 Apport de lassociation 150 000

Actif circulant Subvention de lassociation 50 000

Banque 222 000 Excdent 175 000

Caisse 3 000 Capitaux trangers

Total actif 375 000 Total passif 375 000

Les montants en caisse et en banque ont diminu de 25 000 UM, sans contrepartie dans le
bilan. La mutuelle a utilis une partie de ses ressources pour payer des services ncessaires
son fonctionnement. Ceux-ci constituent une charge pour la mutuelle qui sest appauvrie.

Le bilan fournit des informations ncessaires mais insuffisantes. En effet, il ne donne aucune
explication sur les oprations qui entranent sa mutation. Aprs plusieurs mois, qui se
souviendra des premiers achats de fournitures, des premires cotisations, etc.? Ces
explications sont pourtant trs utiles pour analyser les performances et la viabilit de la
mutuelle.
Aussi, est-il ncessaire de mettre en place dautres mcanismes comptables permettant
daffecter ces oprations dans divers comptes de charges et de produits qui serviront en fin
dexercice tablir un compte de rsultat.
La mutuelle pourra ainsi non seulement savoir si elle sest enrichie ou appauvrie, mais elle
sera galement en mesure den analyser les raisons.

1.4 Les notions de charges et de produits

Les charges Les oprations qui entranent un appauvrissement de la mutuelle sont


des charges. Une charge est la constatation de la consommation de
biens et de services ncessaires lactivit de la mutuelle durant
lexercice. Elle affecte le rsultat de la mutuelle en ngatif.
Les charges sont classes en trois grandes catgories parmi lesquelles
sont ici cites celles intressant le plus une mutuelle.

Les charges dexploitation


Cette premire catgorie regroupe les charges lies au fonctionnement
normal et courant. Dans le cadre dune mutuelle, il sagit notamment:
4 des prestations maladie: paiement des prestataires de soins ou
remboursement des dpenses de soins aux adhrents;
4 des frais de fonctionnement: achats de fournitures, frais de
dplacement, salaires et indemnits, etc.;

126 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
4 des frais danimation et de formation: frais denvoi en formation
des responsables de la mutuelle, rmunration de formateurs, etc.

Les charges financires


Cette catgorie regroupe les charges qui sont lies aux oprations
financires, en particulier:
4 les intrts des emprunts;
4 les frais financiers relatifs au fonctionnement normal du ou des
comptes bancaires (agios, frais de tenue des comptes, etc.).

Les charges exceptionnelles


Ces charges sont relatives des oprations exceptionnelles. Figurent
notamment dans cette catgorie:
4 les pnalits et amendes fiscales;
4 les crances irrcouvrables;
4 ventuellement, des dons de la mutuelle des adhrents dans le
besoin, attribus au titre de la solidarit et en dehors de ses
prestations normales.

Les produits Les oprations qui entranent un enrichissement de la mutuelle sont


des produits. Les produits affectent le rsultat de la mutuelle en positif.
Les produits sont galement classs en trois catgories.

Les produits dexploitation


Ces produits sont lis aux activits normales de la mutuelle. Cette
catgorie comprend notamment:
4 les droits dadhsions;
4 les cotisations;
4 les produits issus dautres activits de la mutuelle telles que:
les prestations de services auxiliaires: il sagit dun ensemble
de prestations rmunres offertes par la mutuelle ses
adhrents, voire galement aux non-adhrents, en complment
de la couverture des dpenses de soins (transports des
malades, gardes-malades, etc.);
les activits promotionnelles (tombolas, ftes, etc.);
la location de locaux, de matriel, etc.;
les subventions dont celles dquilibre.

Les produits financiers


Ces produits sont lis aux oprations financires et englobent
notamment les intrts produits par des placements ou des comptes
dpargne.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 127


Les produits exceptionnels
Il sagit des produits qui ne rsultent pas de lactivit normale de la
mutuelle.

1.5 Le rsultat net de lexercice


Le rsultat net de lexercice est obtenu par deux moyens diffrents.
l Par le bilan qui prsente la situation patrimoniale de la mutuelle. Le bilan mesure le
rsultat en comparant la situation patrimoniale au dbut et la fin de lexercice. Ce
rsultat est:
4 un excdent lorsque le total des actifs est suprieur au passif dont la mutuelle
disposait, autrement dit, la mutuelle a fait fructifier son patrimoine;
4 un dficit dans le cas inverse qui traduit un appauvrissement de la mutuelle.
l Par la diffrence entre les produits et les charges. Ce regroupement des charges et des
produits est ralis dans un document appel le compte de rsultat.
Le rsultat net de lexercice obtenu par ces deux mthodes est le mme. En effet, il est
quivalent de comparer les valeurs du patrimoine en dbut et en fin dexercice (ce que fait le
bilan) ou de comparer les produits et les charges qui affectent ce patrimoine sur la mme
priode (ce que fait le compte de rsultat).
Le rsultat net de lexercice peut tre dcompos en trois rsultats distincts.
l Le rsultat dexploitation qui est la diffrence entre les charges et les produits
dexploitation. Ce rsultat est un excdent (inscrit dans la colonne charge) lorsque le total
des produits dexploitation est suprieur aux charges dexploitation, et inversement;
l Le rsultat financier qui est la diffrence entre les charges et les produits financiers. Ce
rsultat est un excdent (inscrit dans la colonne charge) lorsque le total des produits
financiers est suprieur aux charges financires, et inversement;
l Le rsultat exceptionnel qui est la diffrence entre les charges et les produits
exceptionnels. Ce rsultat est un excdent (inscrit dans la colonne charge) lorsque le total
des produits exceptionnels est suprieur aux charges exceptionnelles, et inversement.

1.6 Le compte de rsultat


Le compte de rsultat est un document important qui rcapitule les charges et les produits
dun exercice et permet de dterminer le rsultat ainsi que de comprendre comment celui-ci
sest form.
Le compte de rsultat se prsente sous la forme dun tableau synthtique en deux colonnes:
l celle de gauche prsente les charges;
l celle de droite prsente les produits.
Dans chaque colonne, les produits et les charges sont recenss par catgories, selon un
classement standardis.

128 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Charges Produits

Charges dexploitation Produits dexploitation


Rsultat dexploitation
Charges financires Produits financiers
Rsultat financier
Charges exceptionnelles Produits exceptionnels
Rsultat exceptionnel
Rsultat net
Total des charges Total des produits

Dans la suite, seul le rsultat net sera mentionn pour simplifier la prsentation du compte de
rsultat.

Le fonctionnement des comptes

Il a t vu dans le chapitre prcdent que le bilan comptable subit des mutations du fait des
oprations conomiques que ralise la mutuelle. Pour viter dtablir constamment un
nouveau bilan et pour conserver des informations concernant ces mutations, celles-ci sont
enregistres dans des comptes. Ces comptes permettront dtablir le compte de rsultat et le
bilan de lexercice.
Ce chapitre explique le rle, lorganisation et le fonctionnement des comptes. Il ne peut
suffire cependant apporter une formation complte en la matire. Lobjectif est ici de
donner des explications accessibles aux administrateurs des mutuelles afin de renforcer leur
capacit dialoguer avec les comptables et utiliser les documents produits par la
comptabilit.

2.1 Le compte
Un compte est un tableau permettant denregistrer les oprations qui modifient une rubrique
du bilan ou du compte de rsultat.
Lutilisation des comptes permet de:
l conserver une trace des oprations enregistres chronologiquement et de manire
continue dans les diffrents comptes en fonction de leur nature;
l disposer tout moment dinformation sur ltat de la caisse, les dettes, les produits, les
charges, etc.;
l faciliter ltablissement des comptes annuels (bilan et compte de rsultat) de lexercice,
ainsi que de statistiques et dindicateurs concernant le fonctionnement.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 129


Prsentation
Un compte se prsente sous la forme dun tableau dont le trac peut seffectuer de deux
faons diffrentes:
l dbit et crdit spars;
l dbit et crdit runis (cette prsentation est surtout adapte aux comptes de trsorerie:
caisse, banque, etc.)

Exemple

Dbit et crdit spars


En mars 2002, le compte de la Mutuelle de sant Espoir, destin enregistrer les prestations
maladie rembourses lHpital Bonne Sant, se prsente ainsi:

Compte: 6201 - Hpital Bonne Sant


DEBIT CREDIT

Dates Libells Montants Dates Libells Montants


10/02/02 Facture janvier 2002 28 300
(fact. n 23)

12/03/02 Facture fvrier 2002 36 500


(fact. n 48)

Solde 64 800 Solde

Dbit et crdit runis


En mars 2002, le compte banque de la Mutuelle Espoir se prsente ainsi:

Compte: 5211 - Caisse Populaire de Mogo


Sommes
Dates Libells Solde
Dbit Crdit

06/03/02 Dpt cotisations du mois 59 000 105 000


de mars

12/03/02 Paiement facture fvrier 36 500 68 500


(n 48) de lHpital Bonne
Sant

La prsentation matrielle du compte doit obligatoirement indiquer:


l la date effective de lopration;
l la nature de lopration (libell), par exemple: Facture fvrier 2002 (fact. n 48);
l les montants ports au dbit du compte;
l les montants ports au crdit du compte;

130 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
l le solde inscrit dans une colonne spcifique (dbit et crdit runis) ou en bas de la
colonne dbit ou de la colonne crdit (dbit et crdit spars).
Rgles dutilisation
l Chaque tableau de compte doit tre ddi un compte unique.
l Une mutuelle doit ouvrir progressivement et utiliser uniquement les comptes qui lui sont
utiles (voir la section sur le plan comptable ci-dessous).
l Les comptes de charges et de produits sont ouverts au cours de lexercice en fonction des
besoins. Contrairement aux comptes de bilan, il ny a pas de report de solde dun
exercice lautre.
l Les enregistrements des oprations dans ces diffrents comptes doivent se faire ligne
aprs ligne. La saisie de linformation doit tre faite en temps rel cest--dire au moment
o lopration est ralise.
l Les comptes sont arrts le dernier jour de lexercice comptable. Pour procder la
clture de la comptabilit, on totalise le dbit puis le crdit, la diffrence entre ces deux
totaux correspondant au solde du compte qui sera inscrit dans la colonne dont le total est
le plus faible (dbit et crdit spars).
l Les comptes de bilan sont rouverts ds le dbut dun nouvel exercice. Pour rouvrir un
compte de bilan, on inscrit le report du solde de lexercice prcdent au dbit si ce solde
tait dbiteur, ou au crdit, sil tait crditeur.

Exemple

Clture et rouverture du compte caisse


Compte: 57 - Caisse
Dbit Crdit

Dates Libells Montants Dates Libells Montants


25/11/02 Avoir en caisse 50 000 10/12/02 Facture novembre CS 25 000
Malika (fact. n 110)

05/12/02 Cotisations de dcembre 10 000 31/12/02 Solde dbiteur 35 000

Total 60 000 Total 60 000

01/01/03 Report nouveau du 35 000


solde prcdent

Le fonctionnement Les comptes servent enregistrer les oprations financires et les flux.
des comptes Ceux-ci se caractrisent par:
4 leur origine;
4 leur destination;
4 leur montant.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 131


Ces caractristiques des flux sont la base de la comptabilit en partie
double pour laquelle:
4 lorigine dun flux intresse un compte;
4 sa destination intresse un autre compte.
Chaque opration intresse donc au moins deux comptes. La
question est de savoir de quel ct de chaque compte le montant de
lopration doit tre inscrit. Pour ce faire, il faut au pralable
distinguer les comptes de bilan et les comptes de gestion.
4 Les comptes de bilan qui regroupent:
lactif, les comptes qui Dbit Crdit
reprsentent les biens durables et Augmentation Diminution
circulants de la mutuelle (lemploi
des ressources). Ces comptes sont
des comptes dbiteurs. Leur valeur
augmente du fait des dbits et
diminue du fait des crdits;
au passif, les comptes qui Dbit Crdit
reprsentent lorigine des ressources. Diminution Augmentation
Ces comptes sont des comptes
crditeurs. Leur valeur absolue
diminue du fait des dbits et
augmente du fait des crdits.
4 Les comptes de gestion qui comprennent:
les comptes de charges dont Dbit Crdit
laugmentation est enregistre au Augmentation Diminution
dbit et la diminution au crdit;
les comptes de produits qui, Dbit Crdit
linverse, augmentent par le crdit Diminution Augmentation
et diminuent par le dbit.

Le solde Le solde dun compte mesure la diffrence entre les montants inscrits
dun compte au dbit et ceux inscrits au crdit. Lorsque le total des montants
inscrits au dbit dun compte est suprieur au total de ceux inscrits au
crdit, on dit que le solde est dbiteur. A linverse, lorsque le total de
la colonne crdit est suprieur celui de la colonne dbit, on dit que
le solde est crditeur. Lorsque les totaux des deux colonnes sont
gaux, on dit que le solde est nul.

Le grand livre Les comptes sont regroups dans un document appel le grand livre.
Le grand livre constitue ainsi un outil essentiel de la comptabilit de la
mutuelle. Il peut se prsenter de diffrentes formes, dont la principale
et la plus pratique, est de faire figurer chaque compte sur une fiche
cartonne, au recto et au verso. Les enregistrements se font en
continu au recto puis au verso. Lorsquune fiche est compltement
remplie, on en utilise une nouvelle, jointe la premire. Ces fiches

132 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
sont conserves soit dans un bac, soit dans un classeur (cette seconde
solution tant la plus pratique).

2.2 Le plan comptable

Dfinition La tenue dune comptabilit exige une organisation mthodique. Une


des premires tches raliser lors de louverture de la comptabilit
dune mutuelle de sant est de dterminer la liste des comptes qui
seront ouverts. Cette liste fait partie du plan comptable de la mutuelle
qui prsente les procdures et lorganisation comptables.
Chaque compte est identifi par un numro de code de faon :
4 simplifier la classification;
4 reprer rapidement chaque compte;
4 prciser le type de comptes (classe) auquel appartient un compte
donn.
Pour laborer son plan comptable, une mutuelle doit dabord tenir
compte du Plan comptable gnral en vigueur dans le pays. Ce Plan
comptable prsente la liste des comptes, les principes et les rgles
ainsi que la terminologie prconiss ou imposs par lEtat. Il peut
cependant tre adapt aux caractristiques des mutuelles.
Lutilisation de ce Plan comptable gnral, moyennant ventuellement
les adaptations ncessaires, prsente plusieurs avantages. Il permet
notamment de mettre en place un langage commun entre toutes les
mutuelles qui adoptent les mmes usages concernant la
terminologie, lenregistrement des oprations dans les comptes, la
prsentation des documents comptables, etc.

La liste Chaque Plan comptable gnral propose une liste de comptes


des comptes subdivise en classes et suit une codification qui permet la
classification des oprations.
On trouvera, par exemple, au moins sept classes rparties en deux
grandes catgories de comptes.
4 Les comptes de bilan:
Classe 1: Comptes de capitaux;
Classe 2: Comptes dimmobilisation;
Classe 3: Comptes de stock;
Classe 4: Comptes de tiers;
Classe 5: Comptes financiers.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 133


4 Les comptes de gestion:
Classe 6: Comptes de charges;
Classe 7: Comptes de produits.
Chaque classe est divise en comptes principaux numrots de 0 9.
De mme, ces comptes principaux sont subdiviss en comptes
divisionnaires galement numrots qui peuvent encore tre
subdiviss en sous-comptes, en fonction des besoins danalyse de la
mutuelle.
Par exemple, concernant les prestations maladie:

Comptes Comptes
Classe Sous-comptes
principaux divisionnaires
6. Charges
62. Services extrieurs
620. Prestations maladie
6201. Hpital Bonne Sant
6202. CS Malika
6203. CS Saint Victor
6204. Maternit de la Paix

Une mutuelle de sant peut ainsi adapter la liste des comptes en


fonction de ses propres besoins, en sachant que:
4 elle ne doit ouvrir que les comptes qui lui sont ncessaires;
4 il est souvent inutile de rentrer dans trop de dtails;
4 un trop grand nombre de comptes ouverts est une source de
complications et de confusions.

Exemple
Les pays de lUnion Economique et Montaire Ouest Africaine (UEMOA) ont adopt un plan
comptable commun appel Systme Comptable Ouest Africain (SYSCOA).
Le SYSCOA rpartit les comptes en neuf classes. Sept classes sont dcrites ici dans la mesure o
elles intressent directement les organisations mutualistes (la classe 8 reprend les comptes
dautres charges et produits et la classe 9 regroupe des comptes de comptabilit analytique
destins au calcul des cots dans lindustrie).
Le cadre comptable dcrit ici est directement inspir du Plan comptable SYSCOA, avec
quelques amnagements afin de ladapter la spcificit dune mutuelle de sant.
Cette liste des comptes nest pas exhaustive. Lobjectif est ici de faire ressortir les comptes qui
intressent directement la mutuelle.

134 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
BILAN
Classe 1 - Ressources durables Actif Passif
10. Dons et apports Classe 1

Ce compte est un premier amnagement du


SYSCOA standard o il est repris sous la
dnomination 10. Capital

102 Dons. Les dons sont des biens qui doivent tre valoriss ou des sommes verses la
mutuelle par des acteurs privs ou publics, sans contrepartie directe ou indirecte.
103 Apports. Ici sont comptabiliss les apports des adhrents dont le droit de reprise
nest prvu quen cas de dissolution de la mutuelle.
11. Rserves
Les rserves sont des capitaux propres constitus par la mutuelle, notamment partir des
excdents, pour faire face aux situations imprvues.
12. Report nouveau
Ce compte sert reporter sur lanne suivante, tout ou une partie du rsultat de lanne
qui vient de sachever. On rencontre deux cas de figure:
121 Report nouveau crditeur. Dans le cas dexcdents importants et lorsque le
plafond des rserves a t atteint, le reste des excdents peut tre report
lexercice suivant, en attendant de laffecter.
129 Report nouveau dbiteur. La totalit dun dficit dun exercice est report sur
lexercice en cours, voire les exercices suivants, avec lespoir que ceux-ci
produiront des excdents qui combleront ce report ngatif.
13. Rsultat
Le rsultat de lexercice est enregistr dans ce compte. Diffrents comptes sont utiliss,
notamment:
130 Rsultat en instance daffectation
131 Rsultat net: Excdent
135 Rsultat dexploitation
136 Rsultat financier
139 Rsultat net: Dficit
14. Subvention dinvestissement
141 Subventions dquipement. Sont inscrites dans ce compte les subventions destines
lachat dimmobilisation. On y inscrit galement la contre-valeur des
immobilisations reue en nature. Ce compte peut tre subdivis lorsquune
mutuelle bnficie de la contribution de plusieurs institutions. Par exemple:
1411 Etat
1414 Commune

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 135


1417 Organismes internationaux:
1417.1 ONG Solidarit Mutualiste
1417.2 Organisation Mondiale de la Mutualit
149 Subventions dquipement amorties. La valeur dorigine des immobilisations
diminue avec leur amortissement annuel. La valeur des subventions reues doit
reflter la mme dprciation. On inscrit donc dans ce compte la contre-valeur
exacte des amortissements oprs en fin dexercice sur les diffrents quipements
subventionns.
15. Provisions rglementes
Ce compte enregistre les provisions rglementes relatives notamment aux
immobilisations, aux stocks et les provisions pour investissement. La constitution de
provisions est rglemente, selon le type de charges provisionner, car ce compte
pourrait servir masquer des pratiques illicites.
16. Emprunts et dettes plus dun an
Ce compte enregistre les dettes contractes par la mutuelle dont lchance de
remboursement est suprieure une anne complte.
167 Avances assorties de conditions particulires. Lorsquune mutuelle adhre un
fonds de garantie, elle peut recevoir de ce dernier une avance de trsorerie en cas
de crise financire. Cette avance est enregistre dans ce type de compte. Les
modalits et le dlai de remboursement de lavance font lobjet dune entente entre
la structure gestionnaire du fonds de garantie et la mutuelle.
168 Autres emprunts et dettes. Les apports des adhrents dont la date de reprise est
fixe plus ou moins long terme sont comptabiliss ici.
19. Provisions financires pour risques et charges
Ces provisions ont pour but de prvoir les pertes ou des charges considres comme
probables la fin dun exercice mais dont le montant nest pas toujours connu. Pour
chaque provision, il faut indiquer le pourcentage de provisionnement et en donner la
justification.
BILAN
Classe 2 - Actif immobilis Actif Passif
22. Terrains
Classe 2
Ce compte enregistre la valeur des terrains
dont dispose ventuellement une mutuelle de
sant.

23. Btiments, installations techniques et agencements


Ce compte enregistre notamment la valeur dacquisition des btiments, les ouvrages
dinfrastructures, les installations techniques et les amnagements de bureaux de la
mutuelle de sant.
24. Matriel
On enregistre dans ce compte la valeur dachat du matriel dont dispose la mutuelle,
notamment:

136 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
244 Matriel et mobilier
2441 Matriel de bureau
2442 Matriel informatique
2444 Matriel bureautique
245 Matriel de transport
2451 Cyclomoteur
2452 Vlo
27. Immobilisations financires
Ce compte enregistre les immobilisations financires de la mutuelle sous forme
notamment de prts ou crances non commerciales ou sur lEtat, dintrts ou de cautions
verses.
271 Prts et crances non commerciales. Ce compte est utile pour une mutuelle qui
adhre un fonds de garantie. Les contributions annuelles de la mutuelle ce
fonds continuent de lui appartenir et constituent une immobilisation.
272 Prts au personnel
275 Dpts et cautionnements verss (loyers, eau, lectricit)
276 Intrts courus
278 Immobilisations financires diverses
28. Amortissements
On enregistre dans ces comptes la perte de valeur des immobilisations de la mutuelle qui
sont amortissables:
282 Amortissement des terrains
283 Amortissement des btiments, installations techniques et agencements
284 Amortissement du matriel
Les montants des amortissements inscrits dans ces comptes viennent en diminution
directe des immobilisations concernes, permettant ainsi de constater la valeur
rsiduelle de ces biens.
29. Provisions pour dprciation
Ce compte enregistre les dprciations de valeur des actifs tels que les terrains, les
btiments, le matriel.

BILAN
Classe 3 - Stocks
Actif Passif
Lutilisation des comptes de la classe 3 dans
une mutuelle, dont lactivit se limite
lassurance sant, est relativement rare.
Nanmoins, si la mutuelle dispose de Classe 3
fournitures ou de consommables de valeur, on
les enregistre dans un compte de stocks.
32. Fournitures

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 137


33. Autres approvisionnements
BILAN
Classe 4 - Comptes de tiers Actif Passif
Les comptes de la classe 4 enregistrent toutes
les oprations de dettes court terme et de
crances. Les crances figurent lactif du
bilan et les dettes au passif. On prsentera ici Classe 4 Classe 4
les principaux comptes intressant une
mutuelle.
40. Fournisseurs, dettes en cours (passif)
Ce compte est surtout utilis pour enregistrer les dettes de la mutuelle auprs des
prestataires de soins (factures payer). Pour mieux suivre les relations avec chaque
prestataire, il est possible douvrir plusieurs comptes de fournisseur, par exemple:
401 Hpital Bonne Sant
402 Centre de sant Malika
403 Maternit de la Paix
41. Adhrents et comptes rattachs (actif)
Ce compte est utilis pour enregistrer notamment les cotisations recevoir. Il sagit dun
compte important dans la mesure o les retards de cotisations constituent un problme
frquemment rencontr par les mutuelles. Le dtail des enregistrements de ce compte est
fourni par le registre de cotisation (voir partie 2: La gestion des adhsions, des cotisations
et des prestations).
42. Personnel (actif)
421 Personnel, avances et acomptes. Il sagit des avances sur salaire accordes aux
membres du personnel, distinguer des prts.
Dautres comptes de cette classe servent enregistrer les ventuelles dettes et crances comme
les charges sociales, la TVA, les crances et dettes diverses notamment auprs de:
43. Organismes sociaux
44. Etat et collectivits
45. Organismes internationaux
47. Dbiteurs et crditeurs divers
476 Charges constates davance. Il sagit dun compte de rgularisation utilis en fin
dexercice pour certaines charges qui concernent la fois lexercice qui se termine
et lexercice suivant. Ce compte enregistre la part de la charge qui concerne
lexercice suivant. Il a ainsi pour effet de diminuer le compte de charge pour
lexercice qui se termine.
477 Produits constats davance. Le principe de ce compte est le mme que pour le
prcdent. Certains produits ont pu tre perus durant lexercice qui sachve mais
concernent tout ou en partie lexercice suivant. On enregistre donc dans ce compte
les montants concernant lexercice suivant qui sont ainsi retirs du calcul du
rsultat. Ce compte est surtout utilis pour les cotisations perues davance. On
trouvera ainsi, par exemple:
4771 Cotisations perues davance

138 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
BILAN
Classe 5 - Comptes de trsorerie Actif Passif
52. Banque
Ce compte doit tre dtaill en fonction des
diffrents tablissements bancaires o la
4
mutuelle a ouvert des comptes et du type de
compte. La Mutuelle Espoir a, par exemple, Classe 5
ouvert les comptes suivants:
521 Banques locales
5211 Caisse populaire de Mogo, compte courant
5212 Caisse populaire de Mogo, compte dpargne
57. Caisse
Sont enregistres dans ce compte toutes les oprations ralises sur la (ou les) caisse(s) de
la mutuelle. Il sagit par exemple:
571 Caisse sige social
5711 En FCFA
5712 En devises
572 Caisse succursale
5721 En FCFA
5722 En devises
COMPTE DE RESULTAT
Classe 6 - Comptes de charges des Charges Produits
activits ordinaires Classe 6
60. Achats et variations de stocks
Tous les achats de fournitures de bureau
(papeterie, stylos, etc.), de carburant, de fournitures diverses, ainsi que les ventuelles
factures dlectricit, deau, etc., entrent dans cette premire catgorie de charges. En
fonction de ces diffrents achats, la mutuelle peut ouvrir diffrents comptes tels que:
601 Cartes dadhrent
602 Documents de gestion (imprimerie)
603 Documents de gestion (papeterie)
604 Fournitures de bureau diverses
605 Carburant (ptrole lampant)
606 Tlphone
etc.
61. Transports
Entrent dans cette catgorie tous les frais de dplacement. Une typologie peut
ventuellement tre faite en fonction de lobjet des dplacements: animation, formation,
administration, etc.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 139


62. Services extrieurs
620 Prestations maladie
On enregistre ici tous les paiements de factures aux diffrents prestataires (ou
remboursement aux adhrents). Des sous-comptes peuvent tre crs afin de
distinguer chaque prestataire. On peut crer un compte pour chaque service de
sant couvert chez chaque prestataire. Lintrt dun tel dtail reste vrifier en
fonction des prestations de la mutuelle. Il est surtout intressant lorsque la gestion
est informatise. La Mutuelle Espoir, par exemple, a ouvert les comptes suivants:
6201 Hpital Bonne Sant
62011 Pdiatrie
62012 Mdecine gnrale
etc.
6202 Centre de sant Malika
62021 Petite hospitalisation
62022 Accouchements
6203 Centre de sant Saint Victor
6204 Maternit de la Paix
622 Locations et charges locatives
625 Primes dassurance
La mutuelle enregistre dans ce compte les primes dassurance notamment sur le
matriel de transport, les risques dexploitation, etc. Lorsquune mutuelle se
rassure auprs dun autre organisme (voir partie 6: La gestion des risques), elle
enregistre ici les primes quelle verse. Ce compte ne doit pas tre confondu avec
dventuelles assurances souscrites pour le personnel salari de la mutuelle (qui
feraient lobjet dun compte 66).
63. Autres services extrieurs
On trouvera dans cette catgorie notamment:
631 Frais bancaires
633 Frais de formation du personnel
64. Impts et taxes
65. Autres charges
66. Charges de personnel
661 Rmunrations directes verses au personnel (6611 Salaires, 6612 Primes, etc.)
663 Indemnits (6631 Logement, 6632 Reprsentation, etc.)
664 Charges sociales
67. Frais financiers et charges assimiles
671 Intrts des emprunts
674 Autres intrts

140 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
68. Dotations aux amortissements
Ce compte regroupe toutes les dotations aux amortissements dexploitation et caractre
financier.
69. Dotations aux provisions
Ce compte regroupe les dotations aux provisions dexploitation et financires.
COMPTE DE RESULTAT
Classe 7 - Comptes de produits Charges Produits
70. Vente Classe 6 Classe 7

Ce compte regroupe les prestations rmunres


des services auxiliaires offertes par la mutuelle ses adhrents, voire galement des
non-adhrents, tels que le transport des malades, les services de garde-malade, etc. Il
inclut galement les produits dactivits promotionnelles (tombolas, ftes, etc.), la location
des immeubles ou du matriel de la mutuelle des tiers, etc.
71. Subventions dexploitation
Une distinction est faire suivant les institutions ayant fourni les subventions.
75. Cotisations et droits dadhsion
751 Cotisations
752 Droits dadhsion
77. Revenus financiers et produits assimils
771 Intrts de prts

Le droulement des oprations comptables

Le processus comptable, du bilan douverture au bilan de clture dun exercice, repose sur le
classement des oprations et leur enregistrement dans des comptes.
Les travaux denregistrement doivent suivre une procdure prcise et ncessitent lemploi de
plusieurs documents comptables. Ces travaux sont quotidiens, mensuels et annuels. On
sintressera ici aux travaux comptables quotidiens et mensuels; les travaux annuels qui
concernent la clture et louverture dun exercice seront abords dans les deux chapitres
suivants.
Dans le cadre dun systme de comptabilit en partie double classique, les travaux
permanents (quotidiens et mensuels) denregistrement et de classement des oprations
reposent sur deux documents principaux: le journal et le grand livre. En fonction de la taille,
de la diversit des services offerts, du nombre doprations ralises quotidiennement, etc.,
une mutuelle de sant peut opter pour des variantes de ce systme denregistrement
comptable. Ce choix dpend galement des comptences disponibles au sein de la mutuelle.
Le manque de comptences est souvent considr comme un frein la mise en place dune
comptabilit, toutes les mutuelles nayant pas les moyens dembaucher un comptable. Il
existe cependant une alternative qui consiste partager les travaux comptables entre la

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 141


mutuelle et une structure externe qualifie (bureau comptable, union de mutuelles ou autre).
Dans ce cas, les administrateurs de la mutuelle ralisent un enregistrement simplifi des
oprations et confient la structure externe les travaux qui demandent des comptences plus
pousses en comptabilit.

3.1 La comptabilit classique


Le systme classique repose sur les principes suivants:
l les enregistrements et les critures comptables sont raliss par une seule personne;
l chaque opration fait lobjet dun double enregistrement:
4 ds quune opration survient ou est connue, elle est inscrite dans un document
appel journal, on dit quelle est enregistre ou journalise;
4 elle est ensuite reporte dans un grand livre runissant lensemble des comptes
suivant les mcanismes de la partie double (cest--dire dun enregistrement dans
deux comptes) prsents dans le chapitre prcdent.

Le journal Le journal est le premier document utilis dans le cadre du systme


classique. Il a pour fonction denregistrer toutes les oprations
comptables, quelle que soit leur nature, dans lordre chronologique
et au jour le jour.

Prsentation
Le journal est un livre dont les pages sont numrotes et prsentes
toutes de la mme faon. Les critures passes pour une opration
constituent un article du journal. Chaque page se prsente comme un
tableau comprenant:
4 une colonne Numro de compte dans laquelle sont inscrits les
numros des comptes affects par lopration, en fonction du plan
comptable de la mutuelle;
4 une colonne Libell dans laquelle sont inscrits les noms du ou
des comptes dbits et du ou des comptes crdits (chaque
opration concernant au moins deux comptes). Une brve
description de lopration est galement donne;
4 une colonne Dbit dans laquelle sont inscrits les montants
dbiter;
4 une colonne Crdit dans laquelle sont inscrits les montants
crditer.
La date de lopration est mentionne sur une ligne sparant chaque
article.

Rgles dutilisation
4 Chaque opration doit tre enregistre dans le journal ds quelle
est ralise ou connue.

142 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
4 Pour chaque opration, on inscrit dabord le compte dbit puis,
la ligne suivante, le compte crdit.
4 Les enregistrements se font sur la base de pices justificatives qui
seront soigneusement conserves. Un numro de rfrence est
attribu dans le journal chaque pice justificative et est report
sur celle-ci.
4 Aucune page ne peut tre dchire. On ne peut galement laisser
des blancs, mettre des inscriptions en marge, effacer ou raturer
des critures.
4 Les critures du journal doivent tre reportes dans le grand livre.
Pour ce faire, il faut rgulirement relever successivement les
articles en les pointant (on met un point devant chaque somme
reporte, ce qui vite de la reporter une nouvelle fois par erreur)
ds que le report est effectu.

Exemple
Les cotisations collectes chaque jour (durant les cinq premiers jours de chaque mois) par une
mutuelle sont enregistres dans le journal le soir. Le total des cotisations payes le 5 janvier
slevait 130 000 UM.
Le 6 janvier, la mutuelle reoit la facture du mois de dcembre de lhpital. Cette facture slve
50 000 UM. Elle ne sera paye que dans plusieurs jours, aussi est-elle comptabilise comme
une dette court terme.
Ces oprations ont t enregistres de la faon suivante dans le journal.
Journal

Numro LIBELLES
Dbit Crdit
des comptes
Compte dbiter Compte crditer
5 janvier 2002

57 Caisse 130 000

751 Cotisation 130 000


Cotisations encaisses durant
la journe du 5 janvier

6 janvier 2002

6201 Prestations maladie - Hpi- 50 000


tal Bonne Sant

401 Facture payer 50 000


Facture de dcembre de
lHpital Bonne Sant

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 143


Le systme comptable classique correspond parfaitement lesprit de la comptabilit en
partie double. Il demande cependant le travail dune personne suffisamment qualifie en
matire de comptabilit. Des adaptations de ce systme sont toutefois possibles afin de le
mettre la porte notamment des petites mutuelles.
Une mutuelle peut notamment mettre en place une comptabilit amricaine ou une
comptabilit de trsorerie. Elle peut galement confier une partie des travaux comptables
une structure extrieure.

3.2 La comptabilit amricaine


Ce systme est une variante du systme classique, adapt aux petites organisations dont la
gestion ne ncessite que louverture dun nombre trs rduit de comptes.
La comptabilit amricaine simplifie les enregistrements en runissant le journal et le grand
livre dans un seul document appel journal-grand livre ou journal amricain. Ce type de
comptabilit prsente plusieurs avantages:
l elle ne demande pas une formation comptable aussi pousse que dans le cas de la
comptabilit classique;
l le nombre de documents est rduit;
l lensemble de la comptabilit apparat dun seul coup dil; les recherches derreurs et
les contrles sont facilits.
Toutefois, le nombre de colonnes sur ce document est ncessairement limit. Pour
compenser ce manque de place, certains utilisateurs ne font apparatre que les comptes les
plus souvent utiliss et regroupent lenregistrement des autres oprations dans une colonne
Divers ventiler. Cette solution nest valable que si ces oprations sont rares.

Le journal-grand Le journal-grand livre est le principal document utilis dans le cadre


livre de la comptabilit amricaine.

Prsentation
Il existe plusieurs prsentations possibles du journal-grand livre. Le
modle propos ici est le plus courant. Il se prsente sous la forme
dun livre dont chaque page comporte un tableau qui mentionne
pour chaque opration:
4 la date;
4 le numro dordre;
4 le libell.
Il comporte galement deux grandes rubriques:
4 le bilan;
4 le compte de rsultat.
Chaque rubrique comporte les comptes de la mutuelle qui
augmentent ou diminuent en fonction des oprations enregistres.

144 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Rgles dutilisation
Quel que soit le modle adopt, les rgles dutilisation ci-dessous
doivent tre suivies:
4 chaque opration doit tre immdiatement enregistre dans le
journal-grand livre;
4 les enregistrements se font sur la base de pices justificatives qui
seront soigneusement conserves. Un numro de rfrence est
attribu dans le journal-grand livre chaque pice justificative et
sert de rfrence pour son classement;
4 le tableau doit tre sold priodiquement, cest--dire chaque fin
de semaine, de mois ou autre, en fonction du nombre
doprations. Cela permet de raliser des contrles de caisse ainsi
que des rapprochements bancaires;
4 le tableau de chaque nouvelle page dbute obligatoirement par le
report du solde de chaque compte du tableau de la page
prcdente;
4 les colonnes divers, lorsquelles sont prvues, ne doivent servir
quoccasionnellement. Dans le cas contraire, le journal-grand
livre devient rapidement inadapt et la mutuelle doit mettre en
place un autre systme comptable.

Exemple
Une mutuelle de sant a mis en place une organisation et des modalits de fonctionnement trs
simples. Le plan comptable de cette mutuelle est galement trs simple et comprend les
comptes suivants:

Comptes de bilan Comptes de gestion


Rserves Cotisations
Produits constats davance Droits dadhsion
Factures payer (dettes court Autres produits
terme) Prestations maladie
Caisse Fournitures
Banque Frais de dplacement
Cotisations recevoir Autres charges

Au mois de fvrier, le trsorier de la mutuelle inscrit les oprations suivantes:


l cotisations mises du mois de fvrier: 90 000 UM dont 85 000 effectivement verses
par les adhrents;
l paiement de la facture de lhpital du mois de janvier: 50 000 UM;
l paiement de la facture du centre de sant: 15 000 UM;
l frais de dplacement du trsorier: 1 000 UM;
l virement de 25 000 UM de la caisse vers la banque.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 145


146
Le journal-grand livre se prsente de la manire suivante :

BILAN COMPTE DE RESULTAT

Actif du bilan Passif du bilan Charges Produits

Caisse Banque Cot. A Rserves Pdts Factures Prestations ma- Fournitures Frais de Autres charges Cotisation Droits Autres
recevoir constats payer ladie dplacement dadhsion produits
davance

N Date Opration D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C
ordre

... 05/02/00 Cotisations 85 000 5 000 90 000

... 10/02/00 Facture hpital 50 000 50 000

... 12/02/00 Facture CS 15 000 15 000

... 12/02/00 Taxi 1 000 1


000

... 15/02/00 Virement interne 25 000 25 000

TOTAUX

Calcul des soldes SD 334 064 SD 658 026 SD 32 290 299 000 SC 407 600 SC 66 175 SC SD 841 500 SD 27 745 SD 22 400 SD 30 000 1 168 150 SC 5 100 SC - -

La ligne du bas indique les soldes des comptes calculs en fin danne (SD = solde dbiteur, SC = solde
crditeur). Il est ensuite facile de reconstituer le bilan et le compte de rsultat sous leur forme normale.

BIT/STEP
Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique
3.3 La comptabilit de trsorerie
Une des particularits des mutuelles de sant est que la plus grande partie de leurs
oprations conomiques se traduit par une entre ou une sortie dargent. Cela permet
lemploi dune autre variante de la comptabilit classique appele comptabilit de trsorerie.
La comptabilit de trsorerie repose sur une subdivision du journal en trois journaux partiels:
l un journal de caisse qui enregistre les oprations lorigine des entres et des sorties
dargent de la caisse;
l un journal de banque (il peut y en avoir plusieurs si la mutuelle dispose de plusieurs
comptes bancaires) qui enregistre les mouvements au niveau du compte bancaire;
l un journal des oprations diverses qui enregistre toutes les oprations qui nentranent ni
une sortie ni une entre dargent.
Les oprations sont enregistres au jour le jour et chronologiquement dans les journaux
partiels puis sont reportes immdiatement ou priodiquement dans le grand livre. Ce
systme est le plus frquemment rencontr dans les expriences mutualistes actuelles,
quoique sa mise en uvre soit incomplte dans la plupart des cas. On rencontre en effet
souvent un journal (appel galement livre) de caisse et un journal de banque, mais trs
rarement un journal des oprations diverses et pratiquement jamais un grand livre. Le grand
livre est cependant ncessaire afin de prparer les comptes annuels de la mutuelle (compte
de rsultat et bilan).

Le journal Ces deux journaux se prsentent de la mme faon et remplissent les


de caisse mmes fonctions consistant :
et le journal
4 enregistrer au jour le jour et chronologiquement toutes les
de banque
oprations qui se traduisent par une entre ou une sortie dargent
de la caisse ou dun compte bancaire, que ce soit en espces, par
chque ou virement;
4 conserver toutes les informations (dates, numro de pice
justificative, nature de lopration) relatives chaque opration;
4 faciliter les reports des oprations dans le grand livre;
4 rendre disponible tout moment une vue globale de la trsorerie
de la mutuelle;
4 raliser un contrle portant sur les encaissements, les dcaissements
et les soldes en caisse et en banque.

Prsentation
Le journal de caisse et celui de banque se prsentent chacun sous la
forme dun registre primprim dont les pages sont prnumrotes.
Les pages peuvent tre en double lorsque la mutuelle confie la mise
en forme de sa comptabilit une structure externe (cabinet
comptable, union, etc.).
Chaque page comporte un tableau subdivis en plusieurs colonnes:
4 Date: date laquelle lopration est ralise;

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 147


4 Numro de pice justificative: numro dordre de lopration
qui servira de rfrence pour le classement des pices
justificatives;
4 Libell: description de la nature de lopration ralise;
4 Entres: montant correspondant une entre dargent;
4 Sorties: montant correspondant une sortie dargent;
4 Solde: priodiquement (fin de journe, de semaine, de mois) est
inscrit le nouveau solde de la caisse ou du compte bancaire
(entres - sorties).

Rgles dutilisation
4 Toutes les oprations qui entranent une entre ou une sortie
dargent doivent tre enregistres dans le journal de caisse ou
celui de banque, immdiatement aprs la ralisation de
lopration.
4 Les enregistrements des oprations seffectuent ligne aprs ligne,
en ordre chronologique.
4 Si les enregistrements du mois ncessitent plusieurs pages, il faut
calculer les totaux des colonnes Entres et Sorties et les inscrire
sur la dernire ligne de la page avec le solde correspondant. On
doit ensuite les reporter sur la premire ligne de la page suivante
avant de poursuivre lenregistrement de nouvelles oprations.
4 Chaque enregistrement doit se faire avec les prcisions utiles:
dates, numro de pices justificatives, description de lopration,
etc.
4 Les descriptions doprations de mme nature doivent toujours
tre exactement les mmes.
4 Priodiquement (par jour pour le journal de caisse et au moins par
mois pour le journal de banque) le solde doit tre calcul. On
peut ventuellement le calculer aprs chaque opration.
4 Chaque fin de mois, on doit procder une clture du journal. Le
solde du mois correspond celui calcul avec le dernier
enregistrement. Ce solde doit tre vrifi:
en totalisant tous les montants de la colonne Entres;
en totalisant tous les montants de la colonne Sorties;
en oprant la soustraction: Total des entres - Total des sorties
= Solde du mois.
4 Louverture dun nouveau mois dbute par le report du solde du
mois prcdent sur la premire ligne dune nouvelle page (on ne
reporte pas les totaux des colonnes entres et sorties).

148 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Exemple
La Mutuelle de sant de lassociation des petites commerantes de Niogo a mis en place une
comptabilit de trsorerie qui correspond le mieux ses activits et son mode de
fonctionnement. Cette mutuelle ne couvre que les hospitalisations lhpital de Niogo. Les
adhsions ont dbut en janvier 2002; la mutuelle a opt pour une priode dobservation dun
mois, les premires prises en charge dbuteront donc en fvrier.
Un CE tient jour diffrents registres (adhsions, droits dadhsion et cotisations, prestations).
La mutuelle runit tous les membres le premier dimanche de chaque mois, cest ce moment
que sont verss les droits dadhsion (1000 UM/adhrente) et les cotisations (100
UM/mois/bnficiaire).
Durant le premier trimestre de lanne 2002, elle a enregistr les oprations suivantes:
09/01 Paiement des droits dadhsion des premires adhrentes: 75 000 UM verss dans
la caisse.
09/01 Paiement des cotisations du mois de janvier (450 bnficiaires): 45 000 UM verss
dans la caisse.
12/01 Dplacement de la trsorire de la mutuelle pour dposer les fonds la caisse
populaire, frais de taxi: 500 UM.
12/01 Virement de la caisse sur le compte courant la caisse populaire: 110 000 UM.
12/01 Achat de fournitures de bureau: 5 000 UM.
06/02 Paiement des droits dadhsion des nouvelles adhrentes de fvrier: 30 000 UM
verss dans la caisse.
06/02 Paiement des cotisations de fvrier (630 bnficiaires): 63 000 UM verss dans la
caisse.
09/02 Dplacement de la trsorire de la mutuelle pour dposer les fonds la caisse
populaire, frais de taxi: 500 UM.
09/02 Virement de la caisse sur le compte courant la caisse populaire: 93 000 UM.
05/03 Paiement des cotisations de mars (630 bnficiaires): 63 000 UM verss dans la
caisse.
07/03 Dplacement de la trsorire de la mutuelle pour dposer les fonds la caisse
populaire, frais de taxi: 500 UM.
07/03 Virement de la caisse sur le compte courant la caisse populaire: 10 000 UM.
10/03 Dplacement de la trsorire de la mutuelle pour rembourser la facture de fvrier
de lhpital, frais de taxi: 200 UM.
10/03 Paiement de la facture de fvrier de lhpital: 45 000 UM.
Les modles de journaux de caisse et de banque suivants illustrent lenregistrement comptable
de ces diffrentes oprations.

Journal de caisse

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 149


Date N PJ Libell Entres Sorties Solde
09/01 Droits dadhsion 75 000 75 000

(Registre de cotisation)

09/01 Cotisations janvier 45 000 120 000

(Registre de cotisation)

12/01 01 Taxi 500 119 500

12/01 02 Virement interne 110 000 9 500

12/01 03 Achat fournitures 5 000 4 500

06/02 Droits dadhsion 30 000 34 500

(Registre de cotisation)

06/02 Cotisations fvrier 63 000 97 500

(Registre de cotisation)

09/02 04 Taxi 500 97 000

09/02 05 Virement interne 93 000 4 000

05/03 Cotisations mars 63 000 67 000

(Registre de cotisation)

07/03 06 Taxi 500 66 500

07/03 07 Virement interne 10 000 56 500

10/03 08 Taxi 200 56 300

10/03 Facture fvrier 45 000 11 300


09
Hpital

Totaux 276 000 264 700 11 300

A reporter 11 300

Journal de banque (caisse populaire)


Date N PJ Libell Entres Sorties Solde
12/01 02 Virement interne 110 000 110 000

09/03 05 Virement interne 93 000 203 000

07/03 07 Virement interne 10 000 213 000

Totaux 213 000 213 000

A reporter 213 000

150 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Le journal Le journal des oprations diverses se prsente de la mme faon que le
des oprations journal du systme comptable classique. Dans le cadre dune
diverses comptabilit de trsorerie, ce journal nenregistre, jour aprs jour, que
les oprations qui nimpliquent ni entre ni sortie dargent. Il prcise la
date, lorigine, la nature de lopration, les comptes affects et la pice
justificative.
Comme il a t vu prcdemment, la tenue de ce journal ncessite des
connaissances en matire de comptabilit en partie double. De ce fait,
la comptabilit de trsorerie ne simplifie la gestion des mutuelles que si
celles-ci ralisent un nombre restreint doprations diverses. Ces
dernires peuvent tre notamment des oprations effectues lors de la
clture puis de la rouverture des comptes. Ces enregistrements
peuvent tre confis, si ncessaire, une structure externe.

3.4 Le partage des travaux de comptabilit entre


la mutuelle et une structure externe
Quel que soit le systme de comptabilit employ, il se pose toujours le problme des
comptences en cette matire notamment du fait que linscription des oprations dans le
journal ncessite de matriser, des degrs divers, le principe de la partie double. Si la
comptabilit amricaine rduit cette exigence, elle nest applicable que lorsque les
oprations diverses sont peu nombreuses et peu varies. Il sagit donc dune solution
nintressant quun nombre limit de mutuelles.
Pour les autres, une alternative intressante, afin de contourner les problmes de
comptences, est de confier une structure externe les travaux comptables qui exigent des
connaissances en comptabilit. Cette structure peut tre un cabinet comptable, une union de
mutuelles, une organisation dappui, etc. Cette solution nest toutefois intressante que sous
certaines conditions:
l elle ne doit pas entraner des cots trop importants pour la mutuelle;
l la structure externe doit informer la mutuelle de lvolution des comptes et la conseiller au
cours de chaque exercice;
l les comptes annuels et le rsultat de lexercice doivent tre rapidement mis la
disposition de la mutuelle.
Lintervention dune structure externe ne doit pas conduire la mutuelle se dsintresser de
sa comptabilit. Ses administrateurs doivent tre capables de comprendre les travaux de
comptabilit excuts par la structure externe (cest--dire disposer des notions de base
prsentes dans ce guide).
Lintervention dune structure externe dans la gestion dune mutuelle peut se raliser
essentiellement deux niveaux:
l pour la ralisation des travaux de fin dexercice et ltablissement des comptes annuels.
Dans ce cas de figure, la mutuelle enregistre elle-mme ses oprations dans son ou ses
journaux et son grand livre puis confie la structure externe les travaux lis la clture de
lexercice (voir les deux chapitres suivants).
l lorsque la mutuelle ne dispose pas des comptences suffisantes pour raliser les
enregistrements comptables, elle confie ceux-ci la structure externe. Dans le cadre
dune comptabilit classique, lintervention de la structure externe se situe au niveau du
Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 151
journal et du grand livre. Dans le cadre dune comptabilit de trsorerie, la mutuelle
ralise les enregistrements dans le journal de caisse et celui de banque, dont la
manipulation est simple, mais confie la tenue du journal des oprations diverses la
structure externe. Quel que soit le systme comptable, la structure externe doit disposer
des informations ncessaires afin de raliser les critures dans les documents comptables
qui lui sont confis. Pour ce faire, la mutuelle utilise un document appel brouillard qui lui
permet de raliser un premier niveau denregistrement de ses oprations.

Le brouillard Le brouillard, appel aussi main-courante, est un document trs simple


dutilisation qui sert enregistrer dans un premier temps les oprations
sous forme de brouillon.
Il peut tre tenu sur un simple cahier par une personne nayant pas de
formation comptable. Celle-ci inscrit les oprations au fur et mesure
de leur survenue. La forme du brouillard ainsi que le mode de
prsentation et de description des oprations sont au pralable
convenus entre la mutuelle et loprateur externe afin que ce dernier
puisse lexploiter pour la tenue du journal et du grand livre.
Pour passer de cet enregistrement aux travaux comptables de la
structure externe, on utilise un carbone pour tablir un double de
chaque page (on peut galement utiliser un cahier pages carbones
vendu dans le commerce). Le double des pages est remis
priodiquement la structure externe. La mutuelle conserve ainsi en
permanence son brouillard pour continuer enregistrer ses oprations.
Ce systme de duplication est galement utilis pour les journaux de
caisse et de banque lorsque la mutuelle pratique une comptabilit de
trsorerie.

Exemple
Plusieurs mutuelles dune capitale ont constitu une union qui joue notamment le rle de
service commun de gestion. Chaque mutuelle peut ainsi confier lunion une partie de ses
travaux comptables, moyennant le paiement dune cotisation annuelle calcule en fonction de
ses dpenses en prestations maladie. Cette cotisation sert galement la constitution dun
fonds de garantie.
Une mutuelle dartisans adhre cette union et remet chaque fin de mois un double de son
brouillard sur lequel sont enregistres par le trsorier toutes les oprations du mois. Lexemple
suivant est extrait de ce brouillard.

Le 05 mars 2002 Cotisations des adhrents encaisses pendant la runion


de la mutuelle : 115 000 UM. 5 adhrents n'ont pas pay
et doivent en tout 5 000 UM

Le 12 mars 2002 Paiement de la facture de l'hpital (n 72) : 56 000 UM

Le 16 mars 2002 J'ai achet trois stylos : 1 000 UM

Le 19 mars 2002 Un adhrent a pay la totalit de ses cotisations


en retard : 2 000 UM

Le 26 mars 2002 Le prsident et le secrtaire ont pris le taxi (aller/retour)


pour la runion de l'union : 2 500 UM

152 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Le schma suivant illustre la rpartition des travaux entre la mutuelle
et la structure externe dans le cadre dune comptabilit classique et
dune comptabilit de trsorerie quand la mutuelle ne dispose pas de
comptences suffisantes.

Travaux comptables internes et externes

Mutuelle Structure externe


Comptabilit
classique

Pices Grand Comptes


Oprations Brouillard Journal
justificatives livre annuels

Journal
de caisse
Comptabilit
de trsorerie

Journal
Pices de banque Grand Comptes
Oprations
justificatives livre annuels
Brouillard des Journal
oprations des oprations
diverses diverses

3.5 Les autres documents comptables

Le registre Le registre de cotisation utilis dans le cadre de la gestion des


de cotisation cotisations peut galement servir comme document comptable et
jouer le rle dun journal auxiliaire.
Il sert en effet enregistrer une par une les cotisations mises par la
mutuelle et payes par les adhrents ainsi que les retards de
cotisations. Il serait fastidieux denregistrer de nouveau ces
informations dans le journal ou le brouillard. Aussi, est-il possible de
ninscrire dans ces documents que le total (mensuel, hebdomadaire
ou autre, en fonction de la priodicit de cotisation) des cotisations
mises, encaisses et des arrirs du registre de cotisation. Le nombre
dcritures est ainsi considrablement rduit et il est possible de se
rfrer au registre de cotisation pour les dtails.
Dans le cas o une structure externe intervient, un double du registre
de cotisation doit tre galement transmis celle-ci.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 153


Les pices Quel que soit le systme comptable mis en place, tous les
justificatives enregistrements sont raliss sur la base de pices justificatives. Une
pice justificative est un document qui atteste leffectivit dune
opration. Elle dcrit celle-ci en donnant son origine, sa destination et
son montant.
Les pices justificatives ont deux origines: externes et internes.
4 Les pices externes. Il sagit essentiellement des factures des
diffrents fournisseurs de biens et de services de la mutuelle, dont
les principaux sont les prestataires de soins (voir partie 2: La
gestion des adhsions, des cotisations et des prestations). Une
autre catgorie de pices externes concerne les relevs bancaires
et les livrets dpargne qui donnent une situation des comptes
bancaires de la mutuelle et permettent de raliser priodiquement
des rapprochements bancaires.
4 Les pices internes. Il sagit des reus, des bons de caisse, des
notes de frais, etc. Elles sont tablies par la mutuelle afin de
justifier des oprations internes ou des achats sans justificatif
(dplacements en taxi, etc.). Ces pices ncessitent un contrle
rigoureux notamment de la part du CS de la mutuelle. Elles
peuvent tre lorigine de fraudes.
Les pices justificatives se prsentent sous diverses formes mais
doivent toutes contenir au moins les informations suivantes:
4 la nature de lopration;
4 le nom, les coordonnes et autres informations utiles concernant
le bnficiaire de lopration;
4 le motif de lopration;
4 le montant en chiffres et en lettres;
4 la date;
4 le cachet et/ou la signature du bnficiaire de lopration et/ou
du responsable concern de la mutuelle.

Rgles dutilisation
4 Chaque opration doit faire lobjet dune pice justificative.
4 Les pices justificatives doivent tre soigneusement conserves.
Lors de lenregistrement dune opration, la pice justificative
reoit un numro dordre puis est classe, par ordre
chronologique.

154 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Exemples
Carnet de reus
Le reu est un document sur lequel sont enregistres les informations relatives une entre ou
une sortie dargent. Il se prsente gnralement sous forme de carnet souches qui se trouve
facilement dans le commerce.

Reu n: . . . . . . . . . BPF: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . N: . . . . . . . . . . . . .

Montant: . . . . . . . . . Reu de:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Motif: . . . . . . . . . . . La somme de:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


............... ...................................................
............... ...................................................
............... ...................................................

Date: . . . . . . . . . . . Pour: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Signature et cachet: Date: Signature

La note de frais
La note de frais est utile pour regrouper un ensemble de dpenses occasionnes par lexcution
dune tche. Par exemple, chaque mois, un membre du CE est charg daller au chef-lieu de la
rgion pour payer la facture de lhpital et raliser, si besoin est, diffrentes courses pour la
mutuelle. Une note de frais est tablie chaque dplacement comprenant: les frais de taxi, la
nourriture, etc.

Mutuelle de sant de:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Nom du collaborateur:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Date Commentaires Type de frais Montant1)

Total

Avance: . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Solde:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Signature du collaborateur Visa du responsable

1) Joindre cette note lensemble des pices justificatives

Le schma ci-dessous illustre les systmes comptables abords prcdemment en les situant
par rapport lensemble des travaux comptables. Les travaux qui suivent les critures dans le
grand livre (balance, inventaire et comptes annuels) sont prsents dans les deux chapitres
suivants.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 155


Les systmes comptables

Bilan douverture
Actif Passif

Pices Pices Pices Pices Pices


justificatives justificatives justificatives justificatives justificatives

TRAVAUX PERMANENTS
Systme Comptabilit Comptabilit Brouillard
classique amricaine de trsorerie des
oprations
Brouillard diverses

Journal-grand livre

Journal Actif Passif Produits Charges Journal de Journal de Journal


caisse banque des
oprations
diverses

Grand
Grand
livre livre

Balance
Comptes Total Solde
Dbit Crdit Dbit Crdit
TRAVAUX PRIODIQUES

Travaux dinventaire

Compte de rsultat Bilan de clture


Charges Produits Actif Passif
Annexe

156 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Les travaux de fin dexercice

Au cours de lexercice, les gestionnaires ont enregistr les oprations ralises par la
mutuelle afin dtablir un nouveau bilan en fin dexercice. Il nest cependant pas possible de
dresser directement ce bilan de clture. Il est auparavant ncessaire de raliser un certain
nombre de travaux comptables et extracomptables:
l la rvision gnrale des comptes;
l la rgularisation des comptes;
l la dtermination des amortissements et des provisions.
Une mutuelle, dans le cadre spcifique de son activit dassurance, ne dispose gnralement
pas de stocks. On ne sintressera donc pas ici linventaire matriel qui constitue pour
dautres organisations conomiques le premier travail de fin dexercice raliser. Ce travail
sera cependant ncessaire pour une mutuelle qui gre, par exemple, un dpt de
mdicaments.
Les travaux de fin dexercice ncessitent des connaissances approfondies en comptabilit et
devront tre confis un comptable qualifi. Ce chapitre se limite apporter des
connaissances de base concernant la nature et lutilit de ces travaux.
Les numros de comptes utiliss dans le chapitre sont issus du plan comptable propos en
exemple dans le chapitre 2 Le fonctionnement des comptes. Ils peuvent diffrer en fonction
des plans comptables en vigueur dans chaque pays. Une prsentation simplifie des comptes
du grand livre est adopte. Il sagit de la prsentation en T dans laquelle ne figure que les
montants inscrits au dbit et au crdit.

4.1 La rvision gnrale des comptes


La rvision gnrale des comptes consiste passer en revue les comptes dactif et de passif
du bilan aprs un an de fonctionnement. Il sagit principalement de:
l vrifier la concordance des comptes financiers;
l contrler les comptes dimmobilisations;
l vrifier les comptes de tiers.
Lobjectif de ce travail, pour une mutuelle qui dispose dune comptabilit normalise (avec
un ou plusieurs journaux et un grand livre), est dapporter des corrections et dintroduire des
lments additionnels (provisions par exemple) ncessaires pour rendre les comptes annuels
(compte de rsultat et du bilan) plus exacts et conformes aux pratiques comptables.

La rvision La plupart des oprations de la mutuelle se traduisent par des


des comptes encaissements ou des dcaissements. De ce fait, les comptes financiers,
financiers cest--dire ceux relatifs la caisse et aux comptes bancaires, ont fait
lobjet de nombreux enregistrements durant lexercice. Il est par
consquent important de contrler que les soldes de ces comptes
concordent avec les espces en caisse et les montants en banque.
Il est important de noter que ce contrle ne seffectue pas uniquement
en fin dexercice. Il doit tre ralis rgulirement en cours danne par
les gestionnaires de la mutuelle.
Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 157
Le contrle de la caisse
Le contrle de la caisse consiste raliser un dcompte de largent
liquide contenu dans celle-ci et de le comparer avec le solde dbiteur du
compte Caisse. Le solde du compte Caisse doit correspondre
exactement largent disponible dans la caisse la date considre. En
cas dcart, une justification doit tre apporte par le responsable
concern (trsorier ou grant). La diffrence constate devra tre porte
au dbit ou au crdit dun compte de la classe 6 ou 7, suivant les cas.
Le contrle de la caisse seffectue laide dun document appel
bordereau de caisse (ou fiche de contrle de caisse).

Exemple
Le CE dune mutuelle ralise le jour de clture dun exercice un dernier contrle de la caisse. Il
en ressort que le montant en caisse est de 9 000 UM suprieur celui du compte Caisse,
comme lindique le bordereau ci-dessous. Puisque la mutuelle ralise ce contrle chaque fin de
mois, cette diffrence ne peut rsulter que dune opration effectue le dernier mois de
lexercice. Le CE vrifie toutes les oprations inscrites dans le journal de caisse et constate
lerreur dcriture suivante: une cotisation de 9 000 UM a t encaisse par le trsorier qui la
enregistre dans le registre de cotisation mais a oubli de linscrire dans le journal de caisse.

BORDERAU DE CAISSE

Date :
31/12/02
: ........
Nombre de pices Montant de la pice Somme totale
ou de billet ou du billet
3
Pices
5 15
...

5
Pices
10 50
...

- 25 -...
Pices
1 50 50...

Pices
6 100 600...

Pices
10 500 5 000...

Pices
7 1 000 7 000...

Pices
3 5 000 15 000...

Pices
1 10 000 10 000...

Pices

Total des espces disponibles en caisse


37 715 (A)
...

31/12/02
Solde comptable, le : ............ : 28 715
.............................. (B)
En cas dcart entre A et B, motifs :

Une cotisation de 9 000 UM (adhrent n 25/10/01)


..................................................
a t encaisse mais non inscrite dans le journal
..................................................
de caisse.
..................................................
Signatures
Le trsorier Le prsident

Marcel ROKIA

Cette omission tant dtecte, la cotisation est inscrite dans le journal de caisse et ensuite
enregistre dans le journal et le grand livre.

158 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Le rapprochement bancaire
Entre le compte Banque tenue par la mutuelle et le relev bancaire
envoy par la banque, il est frquent de constater des diffrences qui
proviennent:
4 derreurs ou domissions des gestionnaires de la mutuelle ou de la
banque;
4 de certains frais bancaires (commissions, etc.) non connus
prcisment de la mutuelle avant la rception du relev bancaire;
4 de chques mis par la mutuelle mais non encore encaisss par
leurs bnficiaires;
Il est donc important de mettre jour le compte Banque de la
mutuelle et deffectuer un contrle. Pour ce faire, il faut raliser un
rapprochement bancaire.

Exemple
Le trsorier dune mutuelle a inscrit les oprations suivantes dans le journal de banque:

Date N PJ Libell Entres Sorties Solde


01/12 Report solde novembre 558 560

05/12 47 Virement de la caisse 110 000 668 560

09/03 48 Retrait 52 000 616 560

Totaux 668 560 52 000 616 560

A reporter 616 560

Le relev de compte fourni par la banque fait apparatre les oprations suivantes pour ce mois
de dcembre:

Dbit Crdit
Solde 30/11/02 558 560

05/12 Dpt 110 000

09/12 Retrait 52 000

30/12 Prlvement frais de gestion 540

Solde crditeur 616 020

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 159


Lcart entre les deux soldes semble provenir du prlvement automatique des frais annuels de
gestion du compte. Pour le vrifier, le trsorier tablit un rapprochement sous la forme suivante:

Solde comptabilis 616 560


Oprations comptabilises, non passes en banque -
Oprations passes la banque, non comptabilises
Prlvement frais de gestion - 540

Solde bancaire 616 020

La rvision Il sagit notamment de contrler que du mobilier ou du matriel na


des comptes pas disparu et que toutes les acquisitions et les cessions ont t
dimmobilisation enregistres durant lexercice. Si les comptes ont t correctement
tenus durant lexercice, ce travail ne devrait pas poser de difficults.

La rvision La vrification des comptes de tiers concerne, dans le cadre dune


des comptes mutuelle de sant, essentiellement le compte Crances, autrement
de tiers dit les arrirs de cotisation et le compte Prestataires (ou
remboursement adhrents). En fin dexercice, les administrateurs de
la mutuelle doivent examiner les arrirs de cotisations et peuvent
dcider de supprimer les crances qui apparaissent irrcouvrables.

Exemple
En fin dexercice, le CA prpare la clture des comptes avec le CE. Un examen du registre de
cotisation montre quau cours de lanne, trois adhrents ont t exclus pour avoir accumul
des retards dpassant les limites fixes dans les statuts. Les arrirs de ces adhrents
constituent des crances irrcouvrables que le CA dcide de supprimer. Cette dcision
donnera lieu larticle suivant dans le journal (ou journal des oprations diverses):

Numro LIBELLES
Dbit Crdit
des comptes
Compte dbiter Compte crditer
31 dcembre 2002

651 Pertes sur crances irrcouvrables 9 300

41 Adhrents - Cotisations recevoir 9 300

160 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
4.2 La rgularisation des comptes
A lissue dun exercice, certains comptes doivent tre rgulariss. Pour ce faire, la mutuelle
utilise des comptes transitoires appels Comptes de rgularisation qui lui permettent
dassurer lexactitude du bilan et du compte de rsultat. Ces comptes disparatront avec la
rouverture de lexercice suivant.
Le travail de rgularisation rsulte du fait que:
l certaines charges et produits ont t comptabiliss durant lexercice alors quils
concernent, au moins en partie, un exercice ultrieur;
l linverse, certains produits et charges nont pas t comptabiliss alors quils
concernent lexercice.
En labsence de rgularisation, il rsultera de ces deux situations des erreurs dans la
dtermination du rsultat de lexercice.
l Les charges constates davance
Les charges constates davance sont des charges qui ont t enregistres au cours de
lexercice mais qui correspondent des biens ou des services qui seront consomms dans
le ou les exercices suivants.

Exemple
Une mutuelle a fait imprimer 5 000 cartes dadhrent (valeur = 250 000 UM) en dbut
danne 2002 sur la base de ses prvisions en matire dadhsion. Ces cartes sont dlivres
gratuitement aux adhrents et la mutuelle les considre comme des consommables non
stocks. En fin dexercice il reste 3 000 cartes (dune valeur totale de 150 000 UM) non utilises
et disponibles pour les adhsions de 2003.
Ces 3 000 cartes correspondent une charge de lanne 2003 et sont comptabilises de la
faon suivante dans le journal et le grand livre.

Journal
Numro LIBELLES
des Dbit Crdit
comptes Compte dbiter Compte crditer
31 dcembre 2002

4761 Charges constates davance - cartes dadhrent 150 000

601 Fournitures - cartes dadhrent 150 000


Report lanne 2003 des cartes
non utilises et payes en 2002

Grand livre
4761 Charges constates davance - 601 Fournitures -
cartes dadhrent cartes dadhrent

Dbit Crdit Dbit Crdit

150 000 250 000 150 000

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 161


l Les charges payer
En fin dexercice, la mutuelle doit dresser un relev des dettes envers ses fournisseurs, son
personnel, etc. Il se peut en effet que des charges concernant lexercice qui sachve
restent payer car les factures ne sont pas encore parvenues la mutuelle. Il peut sagir
de dpenses de tlphone, dlectricit, etc.
Cette rgularisation intresse surtout les factures des prestataires de soins. Cela est
notamment le cas de mutuelles qui paient mensuellement les prestataires de soins et dont
la facture pour le mois coul arrive au dbut du mois suivant. Lors de la clture dun
exercice, la mutuelle doit prendre en compte les prestations maladie du dernier mois qui
constituent des charges de lexercice bien quelle nait pas encore reu la facture.

Exemple
Le CE dune mutuelle estime, sur la base des attestations de soins reues, le montant des
prestations maladie payer 150 000 UM pour le dernier mois de lexercice. Pour intgrer
cette charge lexercice qui sachve, elle passe les critures suivantes.

Journal
Numro LIBELLES
des Dbit Crdit
comptes Compte dbiter Compte crditer
31 dcembre 2002

620 Prestations maladie 150 000

40 Prestataires de soins - charges payer 150 000


Factures des prestataires non encore
reues

Grand livre
620 Prestations maladie 40 Prestataires de soins -
charges payer

Dbit Crdit Dbit Crdit

150 000 150 000

l Les produits constats davance


Les produits constats davance sont des produits qui ont t perus durant un exercice
mais qui sont imputables un exercice ultrieur. Dans une mutuelle, cest notamment le
cas lorsque des cotisations sont encaisses durant un exercice alors quelles vont couvrir,
au moins en partie, les prestations de lexercice suivant.

Exemple
Une mutuelle de sant priode ouverte dadhsion a fix la cotisation annuelle par
bnficiaire 600 UM payables en une fois (soit lquivalent de 50 UM/mois). Le tableau suivant

162 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
EXERCICE 2001 EXERCICE 2002

Nombre des coti-


Janv. Fv. Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Sept. Oct. Nov. Dc. Janv. Fv. Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Sept. Oct. Nov. Dc.
sations mises
perues davance.

30 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500

15 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750

12 600 600 600 600 600 600 600 600 600 600 600 600

5 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant


10 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500

15 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750

20 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000

25 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250

10 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500

5 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250

11 550 550 550 550 550 550 550 550 550 550 550 550

TOTAL 1 500 2 250 2 850 3 100 3 100 3 600 4 350 5 350 6 600 7 100 7 350 7 900 6 400 5 650 5 050 4 800 4 800 4 300 3 550 2 550 1 300 800 550 0

Cotisations acquises pour lexercice 2001 = 55 050 Produits constats davance = 39 750

Cotisations mises de lexercice 2001 = 94 800


2002. Les dernires lignes du tableau donnent le montant des cotisations mises, acquises et
lexercice 2001 et 2002. A partir de fvrier, les cotisations mises couvrent en partie lexercice
reprsente schmatiquement la priode couverte par les cotisations mises au cours de

163
Dans les outils comptables de la mutuelle est enregistr, dans le cadre de lexercice 2001, le
total des cotisations mises, cest--dire 94 800 UM. Toutefois, la mutuelle ne doit prendre en
compte dans le calcul du rsultat de cet exercice que les cotisations acquises, soit 55 050 UM.
Elle doit donc neutraliser les 39 750 UM destins lexercice suivant. Pour ce faire, elle utilise le
compte 477: Cotisations perues davance et passe les critures suivantes dans le journal (ou
journal des oprations diverses) et le grand livre:

Journal
Numro LIBELLES
des Dbit Crdit
comptes Compte dbiter Compte crditer
31 dcembre 2002

751 Cotisations 39 750

477 Cotisations perues davance 39 750


Cotisations de lexercice 2002 perues
davance

Grand livre
751 Cotisations 477 Cotisations
perues davance

Dbit Crdit Dbit Crdit

39 750 94 800

SC = 55 050 39 750

94 800 94 800 SC = 39 750

l Les produits recevoir


A linverse du cas de figure prcdent, il se peut que des produits correspondant
lexercice qui sachve naient pas encore t perus par la mutuelle. Ces produits
doivent tre intgrs dans le calcul du rsultat de lexercice ce qui ncessite lutilisation
dun compte de rgularisation Produits recevoir.

Exemple
Une convention passe entre une mutuelle et le Ministre des affaires sociales (MAS) stipule que
celle-ci prend en charge des indigents (identifis par le Bureau des affaires sociales local) qui ne
paient que 10 % de leur cotisation, le ministre finanant les 90 % restants sous la forme dune
subvention.
Au moment de la clture de lexercice, le ministre na toujours pas vers la part de cette
subvention pour le dernier trimestre de lanne (110 000 UM). La mutuelle passe donc les
critures suivantes dans le journal et le grand livre.

164 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Journal
Numro LIBELLES
des Dbit Crdit
comptes Compte dbiter Compte crditer
31 dcembre 2002

4487 MAS - Produits recevoir 110 000

751 Cotisations 110 000


Subvention du MAS pour le dernier
trimestre 2002 non encore reue

Grand livre
751 Cotisations 4487 MAS - Subvention recevoir

Dbit Crdit Dbit Crdit

110 000 110 000

4.3 Les amortissements


Les biens durables dune mutuelle se dprcient danne en anne soit par usure (btiments,
mobilier) soit parce quils sont technologiquement dclasss (matriel informatique). Cette
dprciation doit tre prise en compte dans ltablissement du bilan comptable afin de
donner une vision satisfaisante de la situation patrimoniale de la mutuelle la fin de
lexercice. Au compte de rsultat, cette dprciation doit tre comptabilise sous forme dune
charge (dotation aux amortissements).

Rle de Lamortissement a plusieurs rles:


lamortissement
4 il rpartit sur plusieurs exercices le cot dune immobilisation. Il ne
serait en effet pas cohrent dimputer un seul exercice le cot
dune immobilisation qui sera utilise durant plusieurs annes.
4 il permet, travers les dotations aux amortissements, de mobiliser
progressivement les ressources ncessaires au renouvellement des
immobilisations qui se dprcient au cours du temps.
4 il permet une meilleure valuation des actifs de la mutuelle et
donc de sa situation financire et du rsultat de lexercice.

Le calcul de Le compte de dotation aux amortissements qui est un compte de


lamortissement charges va directement influencer le rsultat. En effet, la
comptabilisation de lamortissement signifie une augmentation des
charges de lexercice. Si la tranche dactifs amortir est importante,
la dotation aux amortissements le sera aussi et le bnfice de
lexercice sera diminu dautant.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 165


Par dfinition, lamortissement rpartit sur un certain nombre
dexercices le cot dune immobilisation dont la valeur diminue de
manire progressive. Le calcul de lamortissement se fait sur la base
de la valeur dacquisition du bien et de lestimation de sa dure de
vie.
Il existe diffrentes mthodes de calcul des amortissements. La
mthode propose ici, celle de lamortissement constant ou linaire,
repose sur la formule suivante:

Valeur dacquisition
Dure de vie (en annes)

On obtient alors le montant annuel de lamortissement, appel


annuit.

Exemple
Une mutuelle a achet du matriel pour 300 000 UM. Elle dcide, en accord avec les lois en
vigueur, de lamortir sur une priode de cinq ans. Le montant de lamortissement annuel sera
de: 60 000 UM.

300 000
Soit:
5
A la fin de la cinquime anne, la mutuelle aura amorti les 300 000 UM.

Les taux damortissements linaires utiliss les plus couramment sont:


l Terrain 0%
l Btiment 5 10 %
l Mobilier 20 %
l Matriel 20 33 %
l Matriel roulant 20 33 %

La comptabilisation Dans la comptabilisation de lamortissement, il est utilis un compte


des amortissements de charges (compte de rsultat) et un compte dactif soustractif
(compte de bilan). Le compte de charges reprsente lamortissement
de lexercice: cest la dotation aux amortissements. Ainsi, la fin de
chaque exercice, on effectuera la comptabilisation suivante:

166 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Numro LIBELLES
des Dbit Crdit
comptes Compte dbiter Compte crditer
jj / mm / aa

68 Dotations aux amortissements XXXXXXX

28 Amortissements XXXXXXX

Le compte dactif Amortissements cumuls reoit les crdits


successifs reprsentant lvaluation de lamortissement jusqu ce
que lon cesse damortir, soit parce que le bien est vendu, soit parce
quil est rform, soit enfin parce que le total des amortissements
cumuls a atteint la valeur du bien amortir. Enfin, la valeur nette
comptable dun actif, un moment dtermin, est donne par la
diffrence entre le compte dactif et le compte damortissements
cumuls correspondant.

Exemple
Une mutuelle a achet, il y a quatre ans, une cyclomoteur pour 200 000 UM et la dj amortie
pour 160 000 UM. Au bilan, la valeur comptable cyclomoteur est la suivante:

Actif (dbit): cyclomoteur 200 000

Actif (crdit): amortissements cumuls cyclomoteur (4 ans) -160 000

Valeur nette comptable 40 000

4.4 Les provisions


Il existe deux grandes catgories de provisions.
l Les provisions pour dprciation.
Elles sont distinctes des amortissements, bien quil sagisse aussi dune constatation de la
dprciation comptable dun actif. Cette dprciation est attribue des causes qui ne
sont pas juges irrversibles et qui ne peuvent tre affects des postes du bilan.
Ces provisions sont notamment prvues pour couvrir la dprciation de stocks et de titres
de placements. Dans le cadre dune mutuelle de sant, elles pourront tre utilises pour
couvrir la dprciation des crances difficiles recouvrer.
La comptabilisation de ces provisions est analogue celle des amortissements. Un
compte dactif est crdit puisque la valeur dun actif diminue; cette diminution entranant
une charge, un compte de charge est dbit. Cette opration se traduit par le modle
suivant dcriture dans le journal.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 167


Numro LIBELLES
des Dbit Crdit
comptes Compte dbiter Compte crditer
jj / mm / aa

69 Dotations aux provisions XXXXXXX

41 Adhrents - Cotisations recevoir XXXXXXX


Provisions pour dprciation du
compte Cotisations recevoir

l Les provisions pour risques et charges.


Elles ont pour objet de prvoir des pertes ou des charges qui sont probables la clture
de lexercice. La nature de ces charges est prcisment connue, mais leur ralisation et
leur montant sont incertains. Elles sont par exemple dotes en prvision de grosses
rparations effectuer sur des immeubles.
Les provisions pour risques et charges sont des comptes de passif. La technique de
comptabilisation est la suivante: on dbite un compte de dotation aux provisions (69) et
on crdite un compte de provisions pour risques (15).
Les provisions font gnralement lobjet dune rglementation particulire et doivent tre
utilises avec la plus grande prudence.

4.5 Les particularits de lenregistrement des cotisations


en fonction des systmes comptables utiliss
La comptabilisation des cotisations doit faire lobjet dune attention particulire. Elle ne
seffectue pas de la mme faon en fonction du systme comptable mis en place et ncessite
des travaux de fin dexercice diffrents.
On sintresse ici la comptabilit classique et celle de trsorerie. La technique utilise en
comptabilit amricaine peut tre lune ou lautre des deux mthodes prsentes ci-dessous,
suivant les comptes prvus dans le journal-grand livre. On notera que lexemple du
journal-grand livre propos dans le chapitre prcdent permet dutiliser la technique
denregistrement des cotisations employe dans le cadre de la comptabilit classique.

La comptabilit Dans le cadre dune comptabilit classique, les cotisations sont


classique comptabilises lors de leur mission et non lors de leur encaissement.
Ce principe oblige la mutuelle utiliser le compte Adhrents -
Cotisations recevoir au cours de lexercice et non uniquement lors
des travaux de fin dexercice. La cotisation est calcule pour une
anne et son mission seffectue le jour de ladhsion. Elle pourra tre
paye immdiatement par ladhrent lorsquelle est annuelle ou en
plusieurs tranches lorsquelle est hebdomadaire, mensuelle ou autre.
Le montant ainsi d par chaque adhrent est inscrit dans le compte
Adhrents - Cotisations recevoir lequel diminue lors de chaque
paiement.

168 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Exemple
Une mutuelle tient une comptabilit classique et a recours des cotisations mensuelles. Les
adhsions nont lieu que durant les deux premires semaines de janvier (priode ferme
dadhsion). En dbut danne, elle compte 5 000 adhrents ce qui reprsente un total de
cotisations mises de 1 250 000 UM. Au cours de lanne, elle passe les critures suivantes
dans le journal et le grand livre.

Journal
Numro LIBELLES
des Dbit Crdit
comptes Compte dbiter Compte crditer
15 janvier 2002

41 Adhrents - Cotisations recevoir 1 250 000

751 Cotisations 1 250 000


Emission des cotisations pour
lexercice 2002

15 janvier 2002

57 Caisse 104 170

41 Adhrents - Cotisations recevoir 104 170


Cotisations du mois
de janvier 2002

15 fvrier 2002

57 Caisse 95 750

41 Adhrents - Cotisations recevoir 95 750


Cotisations du mois
de fvrier 2002

Grand livre
41 Adhrents - Cotisations recevoir

DEBIT CREDIT

Dates Libells Montants Dates Libells Montants


15/01 Cotisations janvier 104 170 15/01 Emission des cotisations - 1 250 000
exercice 2002

15/02 Cotisations fvrier 95 750

15/12 Cotisations dcembre 103 250

Total 1 065 500 Total 1 250 000

Solde crditeur 187 500

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 169


Lors des travaux de fin dexercice, le compte Adhrents - Cotisations recevoir existe dj et a
un solde dbiteur de 187 500 UM. La mutuelle na recouvr que 85 % de ses cotisations mises
durant lexercice et devra rcuprer les arrirs au cours de lexercice suivant.

La comptabilit La comptabilit de trsorerie tant organise autour des


de trsorerie encaissements et des dcaissements et ayant pour objectif de
simplifier les travaux comptables, on constate dans la pratique
mutualiste que la comptabilisation des cotisations se fait au moment
de leur encaissement. Dans ce cas de figure, les cotisations mises
seront suivies partir du registre de cotisation (ou autres documents
ayant des fonctions similaires). La rgularisation du compte
Cotisations aura lieu en fin dexercice de la mme faon que pour
les autres produits recevoir.

Exemple
Si la mutuelle de lexemple prcdent avait tenu une comptabilit de trsorerie, les critures
suivantes auraient t passes dans le journal de caisse au cours de lexercice.
Journal de caisse
Date N PJ Libells Entres Sorties Solde

15/01 Cotisations janvier 104 170 520 230

15/02 Cotisations fvrier 95 750 655 710

15/12 Cotisations dcembre 103 250 586 220

Totaux 1 438 230 935 540 502 690

A reporter 502 690

En fin dexercice, les critures suivantes auraient t passes dans le journal des oprations
diverses et le grand livre.

170 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Journal des oprations diverses
Numro LIBELLES
des Dbit Crdit
comptes Compte dbiter Compte crditer
31 dcembre 2002

41 Adhrents - Cotisations recevoir 187 500

751 Cotisations 187 500


Solde des arrirs du registre de
cotisation au 31/12/02

Grand livre
751 Cotisations 41 Adhrents - Cotisations recevoir

104 170 187 500

95 750

103 250 187 500 0

187 500 SD = 187 500

0 1 205 000

SC = 1 250 000

La clture et la rouverture des exercices

Les travaux de fin dexercice tant effectus, les comptes de rsultat et de bilan vont pouvoir
tre tablis. Dans le compte de rsultat, seront repris les soldes des comptes de produits et de
charges, et dans le bilan, les soldes des comptes dactif et de passif. Auparavant, un dernier
contrle sera ralis grce une balance aprs inventaire qui permet de signaler des erreurs
dcriture.
Le rsultat de lexercice sera dtermin aussi bien par le compte de rsultat que par le bilan.
Ce rsultat, lorsquil est un excdent, constitue une nouvelle ressource disponible pour la
mutuelle. LAG devra dcider de son affectation.
Laffectation du rsultat donnera lieu ltablissement dun nouveau bilan. Ce dernier
constituera le bilan douverture du nouvel exercice. Un nouveau cycle comptable sera alors
engag.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 171


5.1 La balance
La balance est un tableau tabli partir de tous les comptes du grand livre. Elle permet de
dceler des erreurs dcriture ou de calcul pouvant survenir lors de lenregistrement des
oprations dans les comptes. La balance permet galement de vrifier lexactitude des
reports du journal vers le grand livre.
La balance repose sur le fait que tout enregistrement donne lieu un dbit et un crdit. En
vrifiant lgalit entre tous les dbits et tous les crdits, elle permet didentifier dventuelles
erreurs.
La balance est prsente ici dans le cadre de la clture de lexercice, il sagit de la balance
aprs inventaire. Il faut cependant noter quune balance doit tre tablie priodiquement
(tous les mois ou tous les trimestres) au cours dun exercice, afin dviter une accumulation
derreurs dcriture qui pourrait entraner un travail de correction important en fin dexercice.
Avant dtablir la balance, il est ncessaire de procder la clture de tous les comptes ainsi
que du journal.
l La clture des comptes
La mthode est la mme pour tous les comptes:
1. On calcule la diffrence entre les deux colonnes et on inscrit le solde dans la colonne
dont le total est le plus faible afin de les balancer.
2. On totalise le dbit et le crdit en soulignant ces totaux qui doivent tre gaux.
l La clture des journaux
Cette clture seffectue simplement en totalisant les deux colonnes des journaux.
Il existe diffrents types de balance. La balance illustre ici se prsente sous la forme dun
tableau six colonnes qui inventorie le numro et le nom des comptes et, pour chaque
compte, le total des dbits, le total des crdits et les montants des soldes dbiteurs ou
crditeurs. Ce tableau est gnralement structur sous la forme suivante.

La balance des comptes


Numro Soldes
Soldes
des Noms des comptes Dbits Crdits crdi-
dbiteurs
comptes teurs

1. Comptes de bilan
Totaux des comptes de bilan

2. Comptes de gestion
Totaux des comptes de gestion

Totaux gnraux

Totaux gaux Totaux gaux

172 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
5.2 La clture de lexercice
La clture de lexercice se concrtise avec ltablissement des comptes annuels. Ceux-ci sont
constitus par les documents de synthse suivants:
l le compte de rsultat;
l le bilan;
l lannexe.
La prsentation de ces documents est normalise. Elle doit suivre les rgles et
recommandations du Plan comptable gnral. Entre autres, il est ncessaire de respecter un
certain classement des comptes au bilan et au compte de rsultat.
Les documents de synthse ne peuvent tre tablis quaprs la clture de tous les comptes,
une fois les travaux comptables et extracomptables achevs. Comme il a t vu
prcdemment, ces documents peuvent tre labors par une structure externe de gestion
car ils demandent des comptences approfondies en matire de comptabilit. Il est
cependant important que les responsables dune mutuelle de sant comprennent lintrt et
le rle de ces documents et soient capables den restituer le contenu aux adhrents et aux
tiers.

Le compte Le compte de rsultat dtermine le rsultat par diffrence entre les


de rsultat charges et les produits de lexercice. Ce compte permet galement de
comprendre comment le rsultat a t obtenu.
Le compte de rsultat prsente les charges et les produits classs en
trois grandes rubriques:
4 exploitation;
4 financier;
4 exceptionnel.
Ce classement permet de distinguer ce qui relve du fonctionnement
courant de la mutuelle (exploitation) de ce qui est financier ou
exceptionnel.
Le modle ci-dessous prsente les principaux postes du compte de
rsultat suivant le plan comptable adapt une mutuelle de sant.

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 173
Compte de rsultat (prsentation sous forme de compte)
Charges Produits
Charges dexploitation (I) Produits dexploitation (I)
Achats Prestations de services auxiliaires
Transports Subventions dexploitation
Prestations maladie Cotisations
Rassurance Droits dadhsion
Autres services
Charges de personnel
Dotations aux amortissements
Charges financires (II) Produits financiers (II)
Charges exceptionnelles (III) Produits exceptionnels (III)

Total des charges (I+II+III) Total des produits (I+II+III)

Rsultat: excdent Rsultat: dficit

Total Total

Le bilan Le bilan inventorie lactif tous les biens de la mutuelle et au passif,


lorigine des ressources ayant financ ces biens.
Les comptes du bilan sont regroups en quatre grandes catgories:
4 lactif: lactif immobilis et lactif circulant;
4 au passif: les capitaux propres et les dettes.
Le rsultat de lexercice apparat galement dans le bilan. Il est le
mme que celui calcul par le compte de rsultat. Au bilan, le rsultat
correspond la diffrence entre lactif et le passif, cest--dire entre le
montant des biens et celui des ressources dont a dispos la mutuelle
pour les acqurir. Lorsque lactif est suprieur au passif, cela signifie
que la mutuelle a russi acqurir avec un volume de ressources
donn un ensemble de biens dune valeur totale suprieure. Elle sest
donc enrichie et le rsultat est un excdent. Dans le cas contraire, la
mutuelle sest appauvrie et le rsultat est un dficit.
Le modle de bilan prsent ci-dessous est classique. Lactif
comporte trois colonnes:
4 Brut. Le montant brut reprsente la valeur initiale dun bien
(valeur dachat);
4 Amortissements et provisions. Cette colonne totalise les
dotations aux amortissements depuis lachat dun bien et les
dotations aux provisions sur des lments de lactif (notamment
sur les crances);
4 Net. Cette colonne est gale la diffrence entre les deux
prcdentes.

174 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Bilan (avant rpartition)

Actif Amort. et
Net Passif Net
Brut
provisions

Actif immobilis (I) Capitaux propres (I)


Terrains Rserves
Btiments Report nouveau
Matriel Rsultat de lexercice
Immobilisations financires (bnfice ou perte)
Actif circulant (II) Subventions dinvestissement
Stocks Provisions pour risques
Crances (adhrents) et charges (II)
Placements financiers Dettes (III)
Disponibilits: Banque Emprunts et dettes plus dun an
Caisse Dettes moins dun an:
Charges constates Fournisseurs
davance (III) Banque
Produits constats davance (IV)

Total (I+II+III) Total (I+II+III+IV)

Lannexe Lannexe complte le bilan et le compte de rsultat en apportant les


explications ncessaires une meilleure comprhension de ces deux
documents. Elle apporte ainsi les informations suivantes:
4 des donnes chiffres qui compltent et dtaillent certains postes
du bilan et du compte de rsultat;
4 des donnes non chiffres qui prcisent les mthodes dvaluation,
les calculs et lorigine des donnes chiffres.
Lannexe fournit des informations utiles pour complter la restitution
du bilan et du compte de rsultat aux adhrents de la mutuelle et aux
tiers. Elle facilite galement les contrles interne et externe.
Les diffrents lments de lannexe portent notamment sur:
4 les investissements: acquisitions et cessions;
4 les modalits de calcul des amortissements;
4 les crances: cotisations en retard;
4 les emprunts: chances, remboursements effectus, etc.;
4 les vnements significatifs de lanne;
4 des remarques sur certains comptes.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 175


5.3 Louverture dun nouvel exercice

Laffectation Le bilan de clture dun exercice est galement appel bilan avant
du rsultat rpartition car il prsente le rsultat de lexercice avant que son
utilisation ne soit dtermine. Lors dune AG, et en fonction des
recommandations du CA (ou du CE), les adhrents devront
dterminer laffectation du rsultat, avec deux cas de figure possibles.
4 si le rsultat est un excdent: il sera utilis pour complter les
rserves et/ou pour raliser des uvres sociales en faveur des
adhrents. Il peut galement faire lobjet, totalement ou
partiellement, dun report nouveau;
4 si le rsultat est un dficit: celui-ci sera report nouveau, en
esprant que lexercice suivant sera excdentaire.
Suite ces dcisions, la mutuelle produira un nouveau bilan appel
bilan aprs rpartition, dans lequel la ligne Rsultat de lexercice
aura disparu, ce dernier tant ventil dans dautres comptes. Ce bilan
aprs rpartition correspond au bilan douverture de lexercice
suivant.
Le fait que la mutuelle soit but non lucratif ne veut pas dire quelle
ne doit pas faire dexcdents. Au contraire, ces derniers sont
ncessaires pour assurer la viabilit de la mutuelle et amliorer les
services offerts aux adhrents. Mais une mutuelle na pas non plus
pour vocation daccumuler ces excdents, ce qui signifie:
4 dune part, que ces excdents doivent tre dun montant
raisonnable car ils proviennent, en fonctionnement normal de la
mutuelle, dune marge sur les cotisations. En dautres termes, des
cotisations leves permettent dobtenir des excdents importants,
ce qui peut apparatre comme positif, mais en mme temps elles
limitent laccs la mutuelle de familles dont la capacit
contributive est restreinte;
4 dautre part, que la mutuelle doit viter de thsauriser. Elle doit
consacrer ses excdents notamment:
au renforcement de sa scurit financire;
la ralisation dactions en faveur des bnficiaires.
Lutilisation des excdents doit tre prvue dans les statuts et le
rglement intrieur de la mutuelle. Elle peut tre rglemente par la
loi. La rpartition des excdents est effectue en AG, suite au rapport
financier prsent par les gestionnaires de la mutuelle et sur la base
de leurs propositions.
Selon les principes de la mutualit, les excdents ne peuvent tre
redistribus aux adhrents. En revanche, ils sont destins :
4 la constitution de rserves (celles-ci sont prsentes plus loin);
4 la ralisation de nouvelles actions en faveur de tous les adhrents:
les actions sociales.

176 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Egalement appeles uvres sociales, les actions sociales sont
ralises par la mutuelle en faveur des bnficiaires, voire en faveur
de toute la collectivit. Elles visent rpondre des besoins autres
que ceux couverts par lassurance sant. Les exemples sont multiples:
4 caisse de secours: fonds disponibles pour lattribution de prts,
voire de dons aux familles dans le besoin;
4 cadeaux aux nourrissons: produits de premire ncessit donns
aux mres et leur nourrisson aprs laccouchement: savon,
layettes, etc.;
4 cration de nouveaux services: campagnes de prvention, ducation
la sant, service de gardes-malades, etc.;
4 construction ou contribution la construction dinfrastructures
communautaires (puits, coles, etc.);
4 actions de solidarit en faveur des indigents;
4 actions en faveur des handicaps, personnes ges, etc.

Exemple
Une mutuelle vient de clturer son quatrime exercice annuel. Elle couvre 65% du public cible.
Son bilan avant rpartition et son compte de rsultat indiquent notamment que:
l le montant des prestations maladie slve 1 689 000 UM;
l le montant des rserves est de 753 000 UM;
l le rsultat de lexercice slve 258 000 UM.
Le fonctionnement de la mutuelle est stable, les relations avec les prestataires de soins sont
excellentes et la mutuelle ne rencontre aucune difficult majeure. Aussi dcide-t-elle en AG de
fixer le montant de ses rserves pour son cinquime exercice lquivalent de six mois de
prestations maladie (de son quatrime exercice), cest--dire un montant de 844 500 UM.
Lors de ltablissement du bilan aprs rpartition, un montant de 91 500 UM est retir du
compte rsultat pour tre affect au compte rserves qui atteint ainsi le plafond fix en AG. Le
solde du rsultat, 166 500 UM, est consacr la rfection dun centre de sant communautaire
utilis par tous les habitants du village.

La rouverture La rouverture du journal seffectue en dbut dexercice, sur la base


du journal de la balance aprs inventaire tablie lors de la clture de lexercice
prcdent. Cette rouverture seffectue grce un article douverture
dans lequel:
4 on dbite tous les comptes des classes 1 5 dont le solde est
dbiteur dans la balance aprs inventaire;
4 on crdite tous les comptes des classes 1 5 dont le solde est
crditeur dans la balance aprs inventaire.
Ce travail ne concerne donc pas les comptes de charge et de produits
(classes 6 et 7).

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 177


La rouverture Suite larticle douverture du journal, les comptes des classes 1 5
des comptes sont rouverts par le report des soldes en dbut dexercice. Les
comptes de charges et de produits seront ouverts au fur et mesure
de lexercice, en fonction des besoins (sans report donc des soldes de
lexercice antrieur). La contre-passation des charges et des produits
constats davance entrane cependant des exceptions. En effet, les
charges et les produits constats davance de lexercice prcdent
sont transfrs dans les comptes de charges et de produits concerns
du nouvel exercice.

178 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Part
Pa rtie
ie 4

La comptabilit
dune mutuelle
de sant

117
La vie dune mutuelle de sant est ponctue par un ensemble doprations conomiques qui
modifient constamment le volume et lorganisation de ses ressources. Ces oprations
devront tre enregistres car la mutuelle doit tre en mesure de suivre son patrimoine, sa
situation financire ainsi que son rsultat dexploitation. Cest lun des principaux objets de la
comptabilit que dorganiser cet enregistrement, den effectuer la vrification et de produire
rgulirement une synthse des informations traites.
La comptabilit ne doit pas tre considre comme une contrainte ni comme une finalit. Elle
est avant tout un outil indispensable une gestion efficace. De ce fait, elle ne doit pas tre
perue comme un luxe rserv aux seules mutuelles qui disposent de comptables. Sil est vrai
quelle repose sur des mcanismes qui sont parfois complexes, elle peut tre adapte et
simplifie pour les mutuelles qui ne disposent pas des comptences ncessaires.
Cette partie vise les objectifs suivants:
l prsenter la mthode comptable base sur le principe de la partie double. Il existe une
autre mthode appele comptabilit en partie simple qui est beaucoup moins complexe
mais prsente des insuffisances qui rduisent les possibilits dun pilotage efficace de la
mutuelle;
l proposer des variantes du systme de comptabilit classique en partie double. Ces
variantes permettent une adaptation et une simplification de la comptabilit destine aux
petites mutuelles ou celles nayant pas de personnel qualifi en la matire. Le partage
des travaux comptables entre la mutuelle et une structure externe est aussi abord, car il
constitue une solution aux carences en comptences comptables;
l initier les administrateurs des mutuelles aux mcanismes de la comptabilit en partie
double afin de renforcer leur capacit comprendre et valoriser cet important outil de
gestion de leur mutuelle. Il ne sagit pas de permettre ces administrateurs de tenir la
comptabilit mais de leur donner une explication des techniques et des documents sur
lesquels elle repose, en mettant laccent sur les spcificits des mutuelles de sant. Cette
initiation permet aux administrateurs de comprendre lintrt et le rle des documents
comptables et den restituer le contenu aux tiers.
La partie comprend cinq chapitres.

Chapitre 1 Le processus comptable


Ce premier chapitre dfinit ce quest la comptabilit. Il donne galement une
vue densemble du processus comptable en mettant en relief sa fonction de
mesure et de suivi du patrimoine de la mutuelle.

Chapitre 2 Le fonctionnement des comptes


La comptabilit repose sur lutilisation de comptes dont ce chapitre prsente
les mcanismes de fonctionnement. Le chapitre dcrit aussi lorganisation des
comptes au sein dun plan comptable adapt.

Chapitre 3 Le droulement des oprations comptables


Ce chapitre prsente les travaux comptables qui sont raliss tout au long dun
exercice, travers trois systmes: la comptabilit classique, la comptabilit
amricaine et la comptabilit de trsorerie.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 119


Chapitre 4 Les travaux de fin dexercice
A lissue dun exercice annuel, la mutuelle doit dresser une nouvelle situation
de son patrimoine. Ce chapitre prsente les travaux comptables raliser
avant de pouvoir clturer les comptes et produire les tats financiers.

Chapitre 5 La clture et la rouverture des exercices


Ce chapitre prsente les modalits de clture et de rouverture des comptes et
ltablissement des comptes annuels qui permettent de calculer le rsultat de
chaque exercice.

Le processus comptable

Le fonctionnement dune mutuelle est marqu par de trs nombreuses oprations; par
exemple, de manire rpte, elle encaisse des cotisations et verse des prestations. Ces
oprations entranent des encaissements ou des dcaissements, une rduction ou une
augmentation des avoirs de lorganisation, une volution de ses obligations envers les tiers,
etc. En fait, les ressources dont la mutuelle dispose et la manire dont elle les emploie varient
sans cesse. La connaissance de ces fluctuations et de la situation financire qui en dcoule
est indispensable une gestion efficace de la mutuelle. Par exemple, les gestionnaires
doivent ncessairement savoir si les charges ne dpassent pas durablement les produits ou
si les dettes pourront tre payes terme chu.
La comptabilit permet denregistrer les oprations et lensemble des mouvements qui
modifient la situation financire de la mutuelle et dtablir clairement une situation
patrimoniale une date donne.
Ce chapitre prsente les principes et les mcanismes de base de la comptabilit qui doivent
tre ncessairement compris avant dentrer plus en dtail dans les techniques comptables.

1.1 La comptabilit

Les fonctions La comptabilit remplit plusieurs fonctions importantes.


de la comptabilit
4 Elle constitue pour les administrateurs un outil de gestion
essentiel. Elle permet de disposer de toutes les informations sur la
situation passe de la mutuelle et sur les mouvements qui
dterminent son volution. Disposant de ces informations, les
administrateurs peuvent ainsi mieux analyser la situation actuelle
de lorganisation et tablir des prvisions.
4 Elle favorise la transparence et la confiance des adhrents.
Lenregistrement de toutes les informations permet de justifier
lutilisation des ressources et de vrifier que les activits ralises
sont conformes aux dcisions de lAG.
4 Elle est aussi un facteur de confiance pour les tiers:
elle contribue notamment au respect des engagements
vis--vis des prestataires de soins;

120 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
elle est une condition ncessaire pour ladhsion un fonds de
garantie ou un systme de rassurance;
elle facilite et souvent conditionne lobtention de subventions
et de prts.
4 Elle est le plus souvent obligatoire pour lobtention dune
reconnaissance lgale. La plupart des lgislations relatives aux
associations ayant une activit conomique imposent la tenue
dune comptabilit. De ce fait, une mutuelle qui na pas de
comptabilit ne peut jouir dune personnalit morale, ce qui limite
considrablement son potentiel de dveloppement. Lorsquun
pays se dote dune lgislation propre aux mutuelles, celle-ci fixe
gnralement des rgles spcifiques pour la tenue de la
comptabilit.
4 Elle est enfin un moyen de preuve en cas de contentieux et revt
donc une fonction juridique.

Les principes La comptabilit repose sur plusieurs principes de base, dont les
de base principaux sont:
de la comptabilit
4 la fidlit. La comptabilit doit donner une image fidle de la
situation de la mutuelle;
4 la rgularit. La comptabilit doit se conformer aux rgles et
procdures en vigueur;
4 la sincrit. Ces rgles et procdures doivent tre appliques de
bonne foi, en fonction de la connaissance quont les gestionnaires
de la mutuelle, des vnements et des situations;
4 la prudence. Les gestionnaires doivent avoir une apprciation
raisonnable et prudente de ces vnements et situations;
4 la transparence. Les enregistrements comptables doivent tre
conformes la ralit et justifis. Aucune information ne doit tre
omise, cache ou modifie;
4 lindpendance de lexercice. La vie de la mutuelle est
dcoupe en exercices comptables qui correspondent chacun,
gnralement, une anne civile. Chaque exercice est autonome
do la dtermination dun rsultat en fin dexercice;
4 la continuit. Bien que le fonctionnement de la mutuelle soit
dcoup en exercices, la tenue de la comptabilit repose sur le
principe de la continuit des activits;
4 la permanence des mthodes. Elle repose galement sur le
principe de la permanence des mthodes comptables. Une
utilisation des mmes mthodes dun exercice lautre est en effet
souhaitable et toute modification doit faire lobjet dune
explication annexe la prsentation des comptes annuels en fin
dexercice.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 121


1.2 Les ressources et les emplois dune mutuelle de
sant

Les ressources Les ressources dune mutuelle de sant proviennent de plusieurs


dune mutuelle sources dont essentiellement les suivantes.

Les apports des adhrents


Les apports sont constitus par des biens que les adhrents mettent
la disposition de leur mutuelle avec un droit de reprise. Il peut sagir
de btiments (local pour un bureau, etc.), de matriel, etc. Ces
apports sont comptabiliss comme des capitaux propres lorsque leur
reprise nest prvue quen cas de dissolution de la mutuelle. Ils sont
comptabiliss comme des dettes lorsque leur date de reprise est fixe
( plus ou moins long terme).

Les dons et les legs


Une mutuelle peut galement recevoir des libralits (dons) de lEtat,
dorganisations ou de personnes physiques. Les dons peuvent tre en
espces ou en nature. Dans ce dernier cas, la mutuelle doit les
comptabiliser afin de ne pas fausser lanalyse conomique de son
fonctionnement.

Les subventions dinvestissement publiques ou prives


Une subvention est une aide financire destine soutenir de faon
gnrale les activits de la mutuelle ou un projet particulier. Les
subventions attribues peuvent tre en espces ou en nature (locaux,
matriel, mise disposition de personnel).

Les prts obtenus auprs des banques, de lEtat ou dautres


organismes et les dettes vis--vis dautres tiers
Une mutuelle de sant a la possibilit de solliciter un prt auprs de
structures bancaires ou dautres organismes, publics ou privs, avec
ou sans intrt. La tenue dune comptabilit rigoureuse est dans ce
cas ncessaire car elle conditionne gnralement lobtention du prt.
Une mutuelle peut galement utiliser des ressources ou bnficier de
services dont elle na pas encore effectu le paiement. Cest le cas par
exemple lorsque ses adhrents ont reu des soins qui nont pas
encore t pays par la mutuelle aux prestataires.

Les excdents
La mutuelle est une organisation but non lucratif ce qui ne signifie
pas quelle ne doit pas raliser des excdents. Au contraire, ceux-ci
sont ncessaires pour assurer la viabilit financire de la mutuelle.

Lemploi Les emplois de la mutuelle sont de diffrentes natures.


des ressources

122 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Les biens durables
Il sagit des biens utilisables par la mutuelle pendant longtemps. Il
existe plusieurs catgories de biens durables, parmi lesquelles celle
des immobilisations qui concerne le plus les mutuelles. Cette
catgorie comprend les terrains, les locaux achets ou construits (ou
en construction), le mobilier, le matriel (de bureau, de transport),
etc. Ces immobilisations perdent de la valeur avec le temps. Cette
dprciation est enregistre chaque anne dans des comptes
damortissement.

Les biens circulants


Il sagit de biens provisoires lis aux activits courantes de la mutuelle.
Ils sont destins tre transforms rapidement et sont renouvels
plusieurs fois au cours dun exercice:
4 les stocks;
4 largent disponible en caisse et/ou en banque;
4 les sommes dues (crances) la mutuelle (il sagit essentiellement
des retards de cotisations);
4 les placements.

Le bilan Le bilan est le document comptable qui permet de raliser un


inventaire. Il dresse une photographie du patrimoine de la mutuelle,
un moment prcis. Il se prsente sous la forme dun tableau qui
rcapitule:
4 dune part, le passif, cest--dire lensemble des capitaux propres
et des dettes de la mutuelle;
4 dautre part, lactif, cest--dire lensemble des biens dont dispose
la mutuelle.

Le passif
Le passif comprend plusieurs rubriques qui sont classes en fonction
de leur nature. Il distingue ainsi les capitaux propres et les capitaux
trangers.

Les capitaux propres.


Ce sont les capitaux qui appartiennent la mutuelle et proviennent
des adhrents, des subventions, des rserves, etc.

Les capitaux trangers.


Il sagit des dettes de la mutuelle qui regroupent tout ce que celle-ci
doit dautres structures, tels que les factures payer aux prestataires
de soins, les prts bancaires, etc. Les dettes sont divises en deux
catgories:
4 les dettes court terme. Elles sont remboursables dans lanne;
4 les dettes long terme. Leur remboursement stale sur plus dune
anne.
Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 123
Cette distinction entre les capitaux propres et les capitaux trangers
est importante notamment pour dterminer la stabilit et la solidit
financire de la mutuelle. A la diffrence des capitaux propres, les
capitaux trangers seront rembourser tt ou tard. La prvision de ce
remboursement dtermine en partie le fonctionnement prsent de la
mutuelle.

Lactif
Lactif se dcompose galement en deux grandes rubriques: lactif
immobilis et lactif circulant.
Lactif immobilis. Il sagit de tous les biens durables de la mutuelle
qui peuvent tre utiliss dans la dure: terrains, btiments, mobilier,
matriel, vhicules.
Lactif circulant. Il sagit des biens lis aux activits courantes de la
mutuelle. Ils sont destins tre transforms rapidement et peuvent
tre renouvels plusieurs fois au cours dun exercice: stocks, argent
liquide en caisse, montants en banque, crances, etc.

Le bilan se prsente donc schmatiquement de la faon suivante:

ACTIF PASSIF
Actif immobilis Capitaux propres

Actif circulant Capitaux trangers

Total actif Total passif

Le total de la colonne actif doit toujours tre gal celui de la


colonne passif.

1.3 Les mutations du bilan


Louverture de la comptabilit passe ncessairement par la description de la situation de
dpart de la mutuelle. Cette description servira ensuite de point de rfrence pour
lvaluation de lvolution conomique et financire de la mutuelle. Ltablissement de la
situation de dpart sapplique aussi bien une mutuelle qui dbute ses activits qu une
mutuelle qui fonctionne depuis un certain temps mais na jamais tenu de comptabilit.
Etablir la situation de dpart consiste raliser un inventaire des biens, des capitaux propres
et des dettes de la mutuelle et construire un tableau en deux colonnes, appel bilan
douverture ou bilan initial, reprenant dune part lactif et dautre part le passif.
A partir du bilan initial et durant une priode, appele exercice, dont la dure est
gnralement dune anne, la mutuelle va raliser un certain nombre doprations. Chaque
nouvelle opration augmente, diminue ou modifie la rpartition des actifs et des capitaux de
la mutuelle et affecte par consquent son bilan.
A lissue de cet exercice et suite la dernire opration ralise, le bilan final prsentera la
situation de la mutuelle la date de clture. Il indiquera galement le rsultat de la mutuelle
qui sera soit un excdent soit un dficit.

124 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Exemple
Une association de commerants a constitu une mutuelle de sant en faveur de ses membres
et de leurs familles. La mutuelle sest dote de ses propres organes, suite son AG constitutive.
Pour favoriser le dmarrage de la mutuelle, lassociation met gratuitement sa disposition un
bureau avec tables, chaises et mobilier divers, pour une valeur de 150 000 UM. Lassociation
donne galement 50 000 UM (45 000 UM la banque et 5 000 UM en espces) la mutuelle
pour couvrir ses premiers frais.
Le bilan initial de la mutuelle des commerants se prsente schmatiquement ainsi:

Bilan douverture de la mutuelle des commerants

ACTIF PASSIF
Actif immobilis Capitaux propres

Mobilier 150 000 Apport de lassociation 150 000

Actif circulant Subvention de lassociation 50 000

Banque 45 000 Capitaux trangers

Caisse 5 000

Total actif 200 000 Total passif 200 000

Aprs avoir ouvert sa comptabilit, la mutuelle des commerants dbute ses premires
oprations.
l Les premiers adhrents sinscrivent et paient leurs droits dadhsion et leurs premires
cotisations. 200 000 UM sont collects par la mutuelle et dposs en banque.
Le bilan de la mutuelle volue de la faon suivante:

ACTIF PASSIF
Actif immobilis Capitaux propres

Mobilier 150 000 Apport de lassociation 150 000

Actif circulant Subvention de lassociation 50 000

Banque 245 000 Excdent 200 000

Caisse 5 000 Capitaux trangers

Total actif 400 000 Total passif 400 000

Le total de lactif a augment par rapport au passif. La mutuelle a acquis de nouvelles


ressources produites par son activit. Ces ressources sont des produits qui affectent
positivement le rsultat de la mutuelle.
l La mutuelle paie des services dentretien du btiment et des factures de consommation deau
et dlectricit pour un montant total de 25 000 UM (dont 2 000 de la caisse et 23 000 de la
banque).

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 125


Son bilan volue de nouveau, de la faon suivante:

ACTIF PASSIF
Actif immobilis Capitaux propres

Mobilier 150 000 Apport de lassociation 150 000

Actif circulant Subvention de lassociation 50 000

Banque 222 000 Excdent 175 000

Caisse 3 000 Capitaux trangers

Total actif 375 000 Total passif 375 000

Les montants en caisse et en banque ont diminu de 25 000 UM, sans contrepartie dans le
bilan. La mutuelle a utilis une partie de ses ressources pour payer des services ncessaires
son fonctionnement. Ceux-ci constituent une charge pour la mutuelle qui sest appauvrie.

Le bilan fournit des informations ncessaires mais insuffisantes. En effet, il ne donne aucune
explication sur les oprations qui entranent sa mutation. Aprs plusieurs mois, qui se
souviendra des premiers achats de fournitures, des premires cotisations, etc.? Ces
explications sont pourtant trs utiles pour analyser les performances et la viabilit de la
mutuelle.
Aussi, est-il ncessaire de mettre en place dautres mcanismes comptables permettant
daffecter ces oprations dans divers comptes de charges et de produits qui serviront en fin
dexercice tablir un compte de rsultat.
La mutuelle pourra ainsi non seulement savoir si elle sest enrichie ou appauvrie, mais elle
sera galement en mesure den analyser les raisons.

1.4 Les notions de charges et de produits

Les charges Les oprations qui entranent un appauvrissement de la mutuelle sont


des charges. Une charge est la constatation de la consommation de
biens et de services ncessaires lactivit de la mutuelle durant
lexercice. Elle affecte le rsultat de la mutuelle en ngatif.
Les charges sont classes en trois grandes catgories parmi lesquelles
sont ici cites celles intressant le plus une mutuelle.

Les charges dexploitation


Cette premire catgorie regroupe les charges lies au fonctionnement
normal et courant. Dans le cadre dune mutuelle, il sagit notamment:
4 des prestations maladie: paiement des prestataires de soins ou
remboursement des dpenses de soins aux adhrents;
4 des frais de fonctionnement: achats de fournitures, frais de
dplacement, salaires et indemnits, etc.;

126 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
4 des frais danimation et de formation: frais denvoi en formation
des responsables de la mutuelle, rmunration de formateurs, etc.

Les charges financires


Cette catgorie regroupe les charges qui sont lies aux oprations
financires, en particulier:
4 les intrts des emprunts;
4 les frais financiers relatifs au fonctionnement normal du ou des
comptes bancaires (agios, frais de tenue des comptes, etc.).

Les charges exceptionnelles


Ces charges sont relatives des oprations exceptionnelles. Figurent
notamment dans cette catgorie:
4 les pnalits et amendes fiscales;
4 les crances irrcouvrables;
4 ventuellement, des dons de la mutuelle des adhrents dans le
besoin, attribus au titre de la solidarit et en dehors de ses
prestations normales.

Les produits Les oprations qui entranent un enrichissement de la mutuelle sont


des produits. Les produits affectent le rsultat de la mutuelle en positif.
Les produits sont galement classs en trois catgories.

Les produits dexploitation


Ces produits sont lis aux activits normales de la mutuelle. Cette
catgorie comprend notamment:
4 les droits dadhsions;
4 les cotisations;
4 les produits issus dautres activits de la mutuelle telles que:
les prestations de services auxiliaires: il sagit dun ensemble
de prestations rmunres offertes par la mutuelle ses
adhrents, voire galement aux non-adhrents, en complment
de la couverture des dpenses de soins (transports des
malades, gardes-malades, etc.);
les activits promotionnelles (tombolas, ftes, etc.);
la location de locaux, de matriel, etc.;
les subventions dont celles dquilibre.

Les produits financiers


Ces produits sont lis aux oprations financires et englobent
notamment les intrts produits par des placements ou des comptes
dpargne.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 127


Les produits exceptionnels
Il sagit des produits qui ne rsultent pas de lactivit normale de la
mutuelle.

1.5 Le rsultat net de lexercice


Le rsultat net de lexercice est obtenu par deux moyens diffrents.
l Par le bilan qui prsente la situation patrimoniale de la mutuelle. Le bilan mesure le
rsultat en comparant la situation patrimoniale au dbut et la fin de lexercice. Ce
rsultat est:
4 un excdent lorsque le total des actifs est suprieur au passif dont la mutuelle
disposait, autrement dit, la mutuelle a fait fructifier son patrimoine;
4 un dficit dans le cas inverse qui traduit un appauvrissement de la mutuelle.
l Par la diffrence entre les produits et les charges. Ce regroupement des charges et des
produits est ralis dans un document appel le compte de rsultat.
Le rsultat net de lexercice obtenu par ces deux mthodes est le mme. En effet, il est
quivalent de comparer les valeurs du patrimoine en dbut et en fin dexercice (ce que fait le
bilan) ou de comparer les produits et les charges qui affectent ce patrimoine sur la mme
priode (ce que fait le compte de rsultat).
Le rsultat net de lexercice peut tre dcompos en trois rsultats distincts.
l Le rsultat dexploitation qui est la diffrence entre les charges et les produits
dexploitation. Ce rsultat est un excdent (inscrit dans la colonne charge) lorsque le total
des produits dexploitation est suprieur aux charges dexploitation, et inversement;
l Le rsultat financier qui est la diffrence entre les charges et les produits financiers. Ce
rsultat est un excdent (inscrit dans la colonne charge) lorsque le total des produits
financiers est suprieur aux charges financires, et inversement;
l Le rsultat exceptionnel qui est la diffrence entre les charges et les produits
exceptionnels. Ce rsultat est un excdent (inscrit dans la colonne charge) lorsque le total
des produits exceptionnels est suprieur aux charges exceptionnelles, et inversement.

1.6 Le compte de rsultat


Le compte de rsultat est un document important qui rcapitule les charges et les produits
dun exercice et permet de dterminer le rsultat ainsi que de comprendre comment celui-ci
sest form.
Le compte de rsultat se prsente sous la forme dun tableau synthtique en deux colonnes:
l celle de gauche prsente les charges;
l celle de droite prsente les produits.
Dans chaque colonne, les produits et les charges sont recenss par catgories, selon un
classement standardis.

128 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Charges Produits

Charges dexploitation Produits dexploitation


Rsultat dexploitation
Charges financires Produits financiers
Rsultat financier
Charges exceptionnelles Produits exceptionnels
Rsultat exceptionnel
Rsultat net
Total des charges Total des produits

Dans la suite, seul le rsultat net sera mentionn pour simplifier la prsentation du compte de
rsultat.

Le fonctionnement des comptes

Il a t vu dans le chapitre prcdent que le bilan comptable subit des mutations du fait des
oprations conomiques que ralise la mutuelle. Pour viter dtablir constamment un
nouveau bilan et pour conserver des informations concernant ces mutations, celles-ci sont
enregistres dans des comptes. Ces comptes permettront dtablir le compte de rsultat et le
bilan de lexercice.
Ce chapitre explique le rle, lorganisation et le fonctionnement des comptes. Il ne peut
suffire cependant apporter une formation complte en la matire. Lobjectif est ici de
donner des explications accessibles aux administrateurs des mutuelles afin de renforcer leur
capacit dialoguer avec les comptables et utiliser les documents produits par la
comptabilit.

2.1 Le compte
Un compte est un tableau permettant denregistrer les oprations qui modifient une rubrique
du bilan ou du compte de rsultat.
Lutilisation des comptes permet de:
l conserver une trace des oprations enregistres chronologiquement et de manire
continue dans les diffrents comptes en fonction de leur nature;
l disposer tout moment dinformation sur ltat de la caisse, les dettes, les produits, les
charges, etc.;
l faciliter ltablissement des comptes annuels (bilan et compte de rsultat) de lexercice,
ainsi que de statistiques et dindicateurs concernant le fonctionnement.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 129


Prsentation
Un compte se prsente sous la forme dun tableau dont le trac peut seffectuer de deux
faons diffrentes:
l dbit et crdit spars;
l dbit et crdit runis (cette prsentation est surtout adapte aux comptes de trsorerie:
caisse, banque, etc.)

Exemple

Dbit et crdit spars


En mars 2002, le compte de la Mutuelle de sant Espoir, destin enregistrer les prestations
maladie rembourses lHpital Bonne Sant, se prsente ainsi:

Compte: 6201 - Hpital Bonne Sant


DEBIT CREDIT

Dates Libells Montants Dates Libells Montants


10/02/02 Facture janvier 2002 28 300
(fact. n 23)

12/03/02 Facture fvrier 2002 36 500


(fact. n 48)

Solde 64 800 Solde

Dbit et crdit runis


En mars 2002, le compte banque de la Mutuelle Espoir se prsente ainsi:

Compte: 5211 - Caisse Populaire de Mogo


Sommes
Dates Libells Solde
Dbit Crdit

06/03/02 Dpt cotisations du mois 59 000 105 000


de mars

12/03/02 Paiement facture fvrier 36 500 68 500


(n 48) de lHpital Bonne
Sant

La prsentation matrielle du compte doit obligatoirement indiquer:


l la date effective de lopration;
l la nature de lopration (libell), par exemple: Facture fvrier 2002 (fact. n 48);
l les montants ports au dbit du compte;
l les montants ports au crdit du compte;

130 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
l le solde inscrit dans une colonne spcifique (dbit et crdit runis) ou en bas de la
colonne dbit ou de la colonne crdit (dbit et crdit spars).
Rgles dutilisation
l Chaque tableau de compte doit tre ddi un compte unique.
l Une mutuelle doit ouvrir progressivement et utiliser uniquement les comptes qui lui sont
utiles (voir la section sur le plan comptable ci-dessous).
l Les comptes de charges et de produits sont ouverts au cours de lexercice en fonction des
besoins. Contrairement aux comptes de bilan, il ny a pas de report de solde dun
exercice lautre.
l Les enregistrements des oprations dans ces diffrents comptes doivent se faire ligne
aprs ligne. La saisie de linformation doit tre faite en temps rel cest--dire au moment
o lopration est ralise.
l Les comptes sont arrts le dernier jour de lexercice comptable. Pour procder la
clture de la comptabilit, on totalise le dbit puis le crdit, la diffrence entre ces deux
totaux correspondant au solde du compte qui sera inscrit dans la colonne dont le total est
le plus faible (dbit et crdit spars).
l Les comptes de bilan sont rouverts ds le dbut dun nouvel exercice. Pour rouvrir un
compte de bilan, on inscrit le report du solde de lexercice prcdent au dbit si ce solde
tait dbiteur, ou au crdit, sil tait crditeur.

Exemple

Clture et rouverture du compte caisse


Compte: 57 - Caisse
Dbit Crdit

Dates Libells Montants Dates Libells Montants


25/11/02 Avoir en caisse 50 000 10/12/02 Facture novembre CS 25 000
Malika (fact. n 110)

05/12/02 Cotisations de dcembre 10 000 31/12/02 Solde dbiteur 35 000

Total 60 000 Total 60 000

01/01/03 Report nouveau du 35 000


solde prcdent

Le fonctionnement Les comptes servent enregistrer les oprations financires et les flux.
des comptes Ceux-ci se caractrisent par:
4 leur origine;
4 leur destination;
4 leur montant.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 131


Ces caractristiques des flux sont la base de la comptabilit en partie
double pour laquelle:
4 lorigine dun flux intresse un compte;
4 sa destination intresse un autre compte.
Chaque opration intresse donc au moins deux comptes. La
question est de savoir de quel ct de chaque compte le montant de
lopration doit tre inscrit. Pour ce faire, il faut au pralable
distinguer les comptes de bilan et les comptes de gestion.
4 Les comptes de bilan qui regroupent:
lactif, les comptes qui Dbit Crdit
reprsentent les biens durables et Augmentation Diminution
circulants de la mutuelle (lemploi
des ressources). Ces comptes sont
des comptes dbiteurs. Leur valeur
augmente du fait des dbits et
diminue du fait des crdits;
au passif, les comptes qui Dbit Crdit
reprsentent lorigine des ressources. Diminution Augmentation
Ces comptes sont des comptes
crditeurs. Leur valeur absolue
diminue du fait des dbits et
augmente du fait des crdits.
4 Les comptes de gestion qui comprennent:
les comptes de charges dont Dbit Crdit
laugmentation est enregistre au Augmentation Diminution
dbit et la diminution au crdit;
les comptes de produits qui, Dbit Crdit
linverse, augmentent par le crdit Diminution Augmentation
et diminuent par le dbit.

Le solde Le solde dun compte mesure la diffrence entre les montants inscrits
dun compte au dbit et ceux inscrits au crdit. Lorsque le total des montants
inscrits au dbit dun compte est suprieur au total de ceux inscrits au
crdit, on dit que le solde est dbiteur. A linverse, lorsque le total de
la colonne crdit est suprieur celui de la colonne dbit, on dit que
le solde est crditeur. Lorsque les totaux des deux colonnes sont
gaux, on dit que le solde est nul.

Le grand livre Les comptes sont regroups dans un document appel le grand livre.
Le grand livre constitue ainsi un outil essentiel de la comptabilit de la
mutuelle. Il peut se prsenter de diffrentes formes, dont la principale
et la plus pratique, est de faire figurer chaque compte sur une fiche
cartonne, au recto et au verso. Les enregistrements se font en
continu au recto puis au verso. Lorsquune fiche est compltement
remplie, on en utilise une nouvelle, jointe la premire. Ces fiches

132 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
sont conserves soit dans un bac, soit dans un classeur (cette seconde
solution tant la plus pratique).

2.2 Le plan comptable

Dfinition La tenue dune comptabilit exige une organisation mthodique. Une


des premires tches raliser lors de louverture de la comptabilit
dune mutuelle de sant est de dterminer la liste des comptes qui
seront ouverts. Cette liste fait partie du plan comptable de la mutuelle
qui prsente les procdures et lorganisation comptables.
Chaque compte est identifi par un numro de code de faon :
4 simplifier la classification;
4 reprer rapidement chaque compte;
4 prciser le type de comptes (classe) auquel appartient un compte
donn.
Pour laborer son plan comptable, une mutuelle doit dabord tenir
compte du Plan comptable gnral en vigueur dans le pays. Ce Plan
comptable prsente la liste des comptes, les principes et les rgles
ainsi que la terminologie prconiss ou imposs par lEtat. Il peut
cependant tre adapt aux caractristiques des mutuelles.
Lutilisation de ce Plan comptable gnral, moyennant ventuellement
les adaptations ncessaires, prsente plusieurs avantages. Il permet
notamment de mettre en place un langage commun entre toutes les
mutuelles qui adoptent les mmes usages concernant la
terminologie, lenregistrement des oprations dans les comptes, la
prsentation des documents comptables, etc.

La liste Chaque Plan comptable gnral propose une liste de comptes


des comptes subdivise en classes et suit une codification qui permet la
classification des oprations.
On trouvera, par exemple, au moins sept classes rparties en deux
grandes catgories de comptes.
4 Les comptes de bilan:
Classe 1: Comptes de capitaux;
Classe 2: Comptes dimmobilisation;
Classe 3: Comptes de stock;
Classe 4: Comptes de tiers;
Classe 5: Comptes financiers.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 133


4 Les comptes de gestion:
Classe 6: Comptes de charges;
Classe 7: Comptes de produits.
Chaque classe est divise en comptes principaux numrots de 0 9.
De mme, ces comptes principaux sont subdiviss en comptes
divisionnaires galement numrots qui peuvent encore tre
subdiviss en sous-comptes, en fonction des besoins danalyse de la
mutuelle.
Par exemple, concernant les prestations maladie:

Comptes Comptes
Classe Sous-comptes
principaux divisionnaires
6. Charges
62. Services extrieurs
620. Prestations maladie
6201. Hpital Bonne Sant
6202. CS Malika
6203. CS Saint Victor
6204. Maternit de la Paix

Une mutuelle de sant peut ainsi adapter la liste des comptes en


fonction de ses propres besoins, en sachant que:
4 elle ne doit ouvrir que les comptes qui lui sont ncessaires;
4 il est souvent inutile de rentrer dans trop de dtails;
4 un trop grand nombre de comptes ouverts est une source de
complications et de confusions.

Exemple
Les pays de lUnion Economique et Montaire Ouest Africaine (UEMOA) ont adopt un plan
comptable commun appel Systme Comptable Ouest Africain (SYSCOA).
Le SYSCOA rpartit les comptes en neuf classes. Sept classes sont dcrites ici dans la mesure o
elles intressent directement les organisations mutualistes (la classe 8 reprend les comptes
dautres charges et produits et la classe 9 regroupe des comptes de comptabilit analytique
destins au calcul des cots dans lindustrie).
Le cadre comptable dcrit ici est directement inspir du Plan comptable SYSCOA, avec
quelques amnagements afin de ladapter la spcificit dune mutuelle de sant.
Cette liste des comptes nest pas exhaustive. Lobjectif est ici de faire ressortir les comptes qui
intressent directement la mutuelle.

134 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
BILAN
Classe 1 - Ressources durables Actif Passif
10. Dons et apports Classe 1

Ce compte est un premier amnagement du


SYSCOA standard o il est repris sous la
dnomination 10. Capital

102 Dons. Les dons sont des biens qui doivent tre valoriss ou des sommes verses la
mutuelle par des acteurs privs ou publics, sans contrepartie directe ou indirecte.
103 Apports. Ici sont comptabiliss les apports des adhrents dont le droit de reprise
nest prvu quen cas de dissolution de la mutuelle.
11. Rserves
Les rserves sont des capitaux propres constitus par la mutuelle, notamment partir des
excdents, pour faire face aux situations imprvues.
12. Report nouveau
Ce compte sert reporter sur lanne suivante, tout ou une partie du rsultat de lanne
qui vient de sachever. On rencontre deux cas de figure:
121 Report nouveau crditeur. Dans le cas dexcdents importants et lorsque le
plafond des rserves a t atteint, le reste des excdents peut tre report
lexercice suivant, en attendant de laffecter.
129 Report nouveau dbiteur. La totalit dun dficit dun exercice est report sur
lexercice en cours, voire les exercices suivants, avec lespoir que ceux-ci
produiront des excdents qui combleront ce report ngatif.
13. Rsultat
Le rsultat de lexercice est enregistr dans ce compte. Diffrents comptes sont utiliss,
notamment:
130 Rsultat en instance daffectation
131 Rsultat net: Excdent
135 Rsultat dexploitation
136 Rsultat financier
139 Rsultat net: Dficit
14. Subvention dinvestissement
141 Subventions dquipement. Sont inscrites dans ce compte les subventions destines
lachat dimmobilisation. On y inscrit galement la contre-valeur des
immobilisations reue en nature. Ce compte peut tre subdivis lorsquune
mutuelle bnficie de la contribution de plusieurs institutions. Par exemple:
1411 Etat
1414 Commune

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 135


1417 Organismes internationaux:
1417.1 ONG Solidarit Mutualiste
1417.2 Organisation Mondiale de la Mutualit
149 Subventions dquipement amorties. La valeur dorigine des immobilisations
diminue avec leur amortissement annuel. La valeur des subventions reues doit
reflter la mme dprciation. On inscrit donc dans ce compte la contre-valeur
exacte des amortissements oprs en fin dexercice sur les diffrents quipements
subventionns.
15. Provisions rglementes
Ce compte enregistre les provisions rglementes relatives notamment aux
immobilisations, aux stocks et les provisions pour investissement. La constitution de
provisions est rglemente, selon le type de charges provisionner, car ce compte
pourrait servir masquer des pratiques illicites.
16. Emprunts et dettes plus dun an
Ce compte enregistre les dettes contractes par la mutuelle dont lchance de
remboursement est suprieure une anne complte.
167 Avances assorties de conditions particulires. Lorsquune mutuelle adhre un
fonds de garantie, elle peut recevoir de ce dernier une avance de trsorerie en cas
de crise financire. Cette avance est enregistre dans ce type de compte. Les
modalits et le dlai de remboursement de lavance font lobjet dune entente entre
la structure gestionnaire du fonds de garantie et la mutuelle.
168 Autres emprunts et dettes. Les apports des adhrents dont la date de reprise est
fixe plus ou moins long terme sont comptabiliss ici.
19. Provisions financires pour risques et charges
Ces provisions ont pour but de prvoir les pertes ou des charges considres comme
probables la fin dun exercice mais dont le montant nest pas toujours connu. Pour
chaque provision, il faut indiquer le pourcentage de provisionnement et en donner la
justification.
BILAN
Classe 2 - Actif immobilis Actif Passif
22. Terrains
Classe 2
Ce compte enregistre la valeur des terrains
dont dispose ventuellement une mutuelle de
sant.

23. Btiments, installations techniques et agencements


Ce compte enregistre notamment la valeur dacquisition des btiments, les ouvrages
dinfrastructures, les installations techniques et les amnagements de bureaux de la
mutuelle de sant.
24. Matriel
On enregistre dans ce compte la valeur dachat du matriel dont dispose la mutuelle,
notamment:

136 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
244 Matriel et mobilier
2441 Matriel de bureau
2442 Matriel informatique
2444 Matriel bureautique
245 Matriel de transport
2451 Cyclomoteur
2452 Vlo
27. Immobilisations financires
Ce compte enregistre les immobilisations financires de la mutuelle sous forme
notamment de prts ou crances non commerciales ou sur lEtat, dintrts ou de cautions
verses.
271 Prts et crances non commerciales. Ce compte est utile pour une mutuelle qui
adhre un fonds de garantie. Les contributions annuelles de la mutuelle ce
fonds continuent de lui appartenir et constituent une immobilisation.
272 Prts au personnel
275 Dpts et cautionnements verss (loyers, eau, lectricit)
276 Intrts courus
278 Immobilisations financires diverses
28. Amortissements
On enregistre dans ces comptes la perte de valeur des immobilisations de la mutuelle qui
sont amortissables:
282 Amortissement des terrains
283 Amortissement des btiments, installations techniques et agencements
284 Amortissement du matriel
Les montants des amortissements inscrits dans ces comptes viennent en diminution
directe des immobilisations concernes, permettant ainsi de constater la valeur
rsiduelle de ces biens.
29. Provisions pour dprciation
Ce compte enregistre les dprciations de valeur des actifs tels que les terrains, les
btiments, le matriel.

BILAN
Classe 3 - Stocks
Actif Passif
Lutilisation des comptes de la classe 3 dans
une mutuelle, dont lactivit se limite
lassurance sant, est relativement rare.
Nanmoins, si la mutuelle dispose de Classe 3
fournitures ou de consommables de valeur, on
les enregistre dans un compte de stocks.
32. Fournitures

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 137


33. Autres approvisionnements
BILAN
Classe 4 - Comptes de tiers Actif Passif
Les comptes de la classe 4 enregistrent toutes
les oprations de dettes court terme et de
crances. Les crances figurent lactif du
bilan et les dettes au passif. On prsentera ici Classe 4 Classe 4
les principaux comptes intressant une
mutuelle.
40. Fournisseurs, dettes en cours (passif)
Ce compte est surtout utilis pour enregistrer les dettes de la mutuelle auprs des
prestataires de soins (factures payer). Pour mieux suivre les relations avec chaque
prestataire, il est possible douvrir plusieurs comptes de fournisseur, par exemple:
401 Hpital Bonne Sant
402 Centre de sant Malika
403 Maternit de la Paix
41. Adhrents et comptes rattachs (actif)
Ce compte est utilis pour enregistrer notamment les cotisations recevoir. Il sagit dun
compte important dans la mesure o les retards de cotisations constituent un problme
frquemment rencontr par les mutuelles. Le dtail des enregistrements de ce compte est
fourni par le registre de cotisation (voir partie 2: La gestion des adhsions, des cotisations
et des prestations).
42. Personnel (actif)
421 Personnel, avances et acomptes. Il sagit des avances sur salaire accordes aux
membres du personnel, distinguer des prts.
Dautres comptes de cette classe servent enregistrer les ventuelles dettes et crances comme
les charges sociales, la TVA, les crances et dettes diverses notamment auprs de:
43. Organismes sociaux
44. Etat et collectivits
45. Organismes internationaux
47. Dbiteurs et crditeurs divers
476 Charges constates davance. Il sagit dun compte de rgularisation utilis en fin
dexercice pour certaines charges qui concernent la fois lexercice qui se termine
et lexercice suivant. Ce compte enregistre la part de la charge qui concerne
lexercice suivant. Il a ainsi pour effet de diminuer le compte de charge pour
lexercice qui se termine.
477 Produits constats davance. Le principe de ce compte est le mme que pour le
prcdent. Certains produits ont pu tre perus durant lexercice qui sachve mais
concernent tout ou en partie lexercice suivant. On enregistre donc dans ce compte
les montants concernant lexercice suivant qui sont ainsi retirs du calcul du
rsultat. Ce compte est surtout utilis pour les cotisations perues davance. On
trouvera ainsi, par exemple:
4771 Cotisations perues davance

138 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
BILAN
Classe 5 - Comptes de trsorerie Actif Passif
52. Banque
Ce compte doit tre dtaill en fonction des
diffrents tablissements bancaires o la
4
mutuelle a ouvert des comptes et du type de
compte. La Mutuelle Espoir a, par exemple, Classe 5
ouvert les comptes suivants:
521 Banques locales
5211 Caisse populaire de Mogo, compte courant
5212 Caisse populaire de Mogo, compte dpargne
57. Caisse
Sont enregistres dans ce compte toutes les oprations ralises sur la (ou les) caisse(s) de
la mutuelle. Il sagit par exemple:
571 Caisse sige social
5711 En FCFA
5712 En devises
572 Caisse succursale
5721 En FCFA
5722 En devises
COMPTE DE RESULTAT
Classe 6 - Comptes de charges des Charges Produits
activits ordinaires Classe 6
60. Achats et variations de stocks
Tous les achats de fournitures de bureau
(papeterie, stylos, etc.), de carburant, de fournitures diverses, ainsi que les ventuelles
factures dlectricit, deau, etc., entrent dans cette premire catgorie de charges. En
fonction de ces diffrents achats, la mutuelle peut ouvrir diffrents comptes tels que:
601 Cartes dadhrent
602 Documents de gestion (imprimerie)
603 Documents de gestion (papeterie)
604 Fournitures de bureau diverses
605 Carburant (ptrole lampant)
606 Tlphone
etc.
61. Transports
Entrent dans cette catgorie tous les frais de dplacement. Une typologie peut
ventuellement tre faite en fonction de lobjet des dplacements: animation, formation,
administration, etc.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 139


62. Services extrieurs
620 Prestations maladie
On enregistre ici tous les paiements de factures aux diffrents prestataires (ou
remboursement aux adhrents). Des sous-comptes peuvent tre crs afin de
distinguer chaque prestataire. On peut crer un compte pour chaque service de
sant couvert chez chaque prestataire. Lintrt dun tel dtail reste vrifier en
fonction des prestations de la mutuelle. Il est surtout intressant lorsque la gestion
est informatise. La Mutuelle Espoir, par exemple, a ouvert les comptes suivants:
6201 Hpital Bonne Sant
62011 Pdiatrie
62012 Mdecine gnrale
etc.
6202 Centre de sant Malika
62021 Petite hospitalisation
62022 Accouchements
6203 Centre de sant Saint Victor
6204 Maternit de la Paix
622 Locations et charges locatives
625 Primes dassurance
La mutuelle enregistre dans ce compte les primes dassurance notamment sur le
matriel de transport, les risques dexploitation, etc. Lorsquune mutuelle se
rassure auprs dun autre organisme (voir partie 6: La gestion des risques), elle
enregistre ici les primes quelle verse. Ce compte ne doit pas tre confondu avec
dventuelles assurances souscrites pour le personnel salari de la mutuelle (qui
feraient lobjet dun compte 66).
63. Autres services extrieurs
On trouvera dans cette catgorie notamment:
631 Frais bancaires
633 Frais de formation du personnel
64. Impts et taxes
65. Autres charges
66. Charges de personnel
661 Rmunrations directes verses au personnel (6611 Salaires, 6612 Primes, etc.)
663 Indemnits (6631 Logement, 6632 Reprsentation, etc.)
664 Charges sociales
67. Frais financiers et charges assimiles
671 Intrts des emprunts
674 Autres intrts

140 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
68. Dotations aux amortissements
Ce compte regroupe toutes les dotations aux amortissements dexploitation et caractre
financier.
69. Dotations aux provisions
Ce compte regroupe les dotations aux provisions dexploitation et financires.
COMPTE DE RESULTAT
Classe 7 - Comptes de produits Charges Produits
70. Vente Classe 6 Classe 7

Ce compte regroupe les prestations rmunres


des services auxiliaires offertes par la mutuelle ses adhrents, voire galement des
non-adhrents, tels que le transport des malades, les services de garde-malade, etc. Il
inclut galement les produits dactivits promotionnelles (tombolas, ftes, etc.), la location
des immeubles ou du matriel de la mutuelle des tiers, etc.
71. Subventions dexploitation
Une distinction est faire suivant les institutions ayant fourni les subventions.
75. Cotisations et droits dadhsion
751 Cotisations
752 Droits dadhsion
77. Revenus financiers et produits assimils
771 Intrts de prts

Le droulement des oprations comptables

Le processus comptable, du bilan douverture au bilan de clture dun exercice, repose sur le
classement des oprations et leur enregistrement dans des comptes.
Les travaux denregistrement doivent suivre une procdure prcise et ncessitent lemploi de
plusieurs documents comptables. Ces travaux sont quotidiens, mensuels et annuels. On
sintressera ici aux travaux comptables quotidiens et mensuels; les travaux annuels qui
concernent la clture et louverture dun exercice seront abords dans les deux chapitres
suivants.
Dans le cadre dun systme de comptabilit en partie double classique, les travaux
permanents (quotidiens et mensuels) denregistrement et de classement des oprations
reposent sur deux documents principaux: le journal et le grand livre. En fonction de la taille,
de la diversit des services offerts, du nombre doprations ralises quotidiennement, etc.,
une mutuelle de sant peut opter pour des variantes de ce systme denregistrement
comptable. Ce choix dpend galement des comptences disponibles au sein de la mutuelle.
Le manque de comptences est souvent considr comme un frein la mise en place dune
comptabilit, toutes les mutuelles nayant pas les moyens dembaucher un comptable. Il
existe cependant une alternative qui consiste partager les travaux comptables entre la

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 141


mutuelle et une structure externe qualifie (bureau comptable, union de mutuelles ou autre).
Dans ce cas, les administrateurs de la mutuelle ralisent un enregistrement simplifi des
oprations et confient la structure externe les travaux qui demandent des comptences plus
pousses en comptabilit.

3.1 La comptabilit classique


Le systme classique repose sur les principes suivants:
l les enregistrements et les critures comptables sont raliss par une seule personne;
l chaque opration fait lobjet dun double enregistrement:
4 ds quune opration survient ou est connue, elle est inscrite dans un document
appel journal, on dit quelle est enregistre ou journalise;
4 elle est ensuite reporte dans un grand livre runissant lensemble des comptes
suivant les mcanismes de la partie double (cest--dire dun enregistrement dans
deux comptes) prsents dans le chapitre prcdent.

Le journal Le journal est le premier document utilis dans le cadre du systme


classique. Il a pour fonction denregistrer toutes les oprations
comptables, quelle que soit leur nature, dans lordre chronologique
et au jour le jour.

Prsentation
Le journal est un livre dont les pages sont numrotes et prsentes
toutes de la mme faon. Les critures passes pour une opration
constituent un article du journal. Chaque page se prsente comme un
tableau comprenant:
4 une colonne Numro de compte dans laquelle sont inscrits les
numros des comptes affects par lopration, en fonction du plan
comptable de la mutuelle;
4 une colonne Libell dans laquelle sont inscrits les noms du ou
des comptes dbits et du ou des comptes crdits (chaque
opration concernant au moins deux comptes). Une brve
description de lopration est galement donne;
4 une colonne Dbit dans laquelle sont inscrits les montants
dbiter;
4 une colonne Crdit dans laquelle sont inscrits les montants
crditer.
La date de lopration est mentionne sur une ligne sparant chaque
article.

Rgles dutilisation
4 Chaque opration doit tre enregistre dans le journal ds quelle
est ralise ou connue.

142 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
4 Pour chaque opration, on inscrit dabord le compte dbit puis,
la ligne suivante, le compte crdit.
4 Les enregistrements se font sur la base de pices justificatives qui
seront soigneusement conserves. Un numro de rfrence est
attribu dans le journal chaque pice justificative et est report
sur celle-ci.
4 Aucune page ne peut tre dchire. On ne peut galement laisser
des blancs, mettre des inscriptions en marge, effacer ou raturer
des critures.
4 Les critures du journal doivent tre reportes dans le grand livre.
Pour ce faire, il faut rgulirement relever successivement les
articles en les pointant (on met un point devant chaque somme
reporte, ce qui vite de la reporter une nouvelle fois par erreur)
ds que le report est effectu.

Exemple
Les cotisations collectes chaque jour (durant les cinq premiers jours de chaque mois) par une
mutuelle sont enregistres dans le journal le soir. Le total des cotisations payes le 5 janvier
slevait 130 000 UM.
Le 6 janvier, la mutuelle reoit la facture du mois de dcembre de lhpital. Cette facture slve
50 000 UM. Elle ne sera paye que dans plusieurs jours, aussi est-elle comptabilise comme
une dette court terme.
Ces oprations ont t enregistres de la faon suivante dans le journal.
Journal

Numro LIBELLES
Dbit Crdit
des comptes
Compte dbiter Compte crditer
5 janvier 2002

57 Caisse 130 000

751 Cotisation 130 000


Cotisations encaisses durant
la journe du 5 janvier

6 janvier 2002

6201 Prestations maladie - Hpi- 50 000


tal Bonne Sant

401 Facture payer 50 000


Facture de dcembre de
lHpital Bonne Sant

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 143


Le systme comptable classique correspond parfaitement lesprit de la comptabilit en
partie double. Il demande cependant le travail dune personne suffisamment qualifie en
matire de comptabilit. Des adaptations de ce systme sont toutefois possibles afin de le
mettre la porte notamment des petites mutuelles.
Une mutuelle peut notamment mettre en place une comptabilit amricaine ou une
comptabilit de trsorerie. Elle peut galement confier une partie des travaux comptables
une structure extrieure.

3.2 La comptabilit amricaine


Ce systme est une variante du systme classique, adapt aux petites organisations dont la
gestion ne ncessite que louverture dun nombre trs rduit de comptes.
La comptabilit amricaine simplifie les enregistrements en runissant le journal et le grand
livre dans un seul document appel journal-grand livre ou journal amricain. Ce type de
comptabilit prsente plusieurs avantages:
l elle ne demande pas une formation comptable aussi pousse que dans le cas de la
comptabilit classique;
l le nombre de documents est rduit;
l lensemble de la comptabilit apparat dun seul coup dil; les recherches derreurs et
les contrles sont facilits.
Toutefois, le nombre de colonnes sur ce document est ncessairement limit. Pour
compenser ce manque de place, certains utilisateurs ne font apparatre que les comptes les
plus souvent utiliss et regroupent lenregistrement des autres oprations dans une colonne
Divers ventiler. Cette solution nest valable que si ces oprations sont rares.

Le journal-grand Le journal-grand livre est le principal document utilis dans le cadre


livre de la comptabilit amricaine.

Prsentation
Il existe plusieurs prsentations possibles du journal-grand livre. Le
modle propos ici est le plus courant. Il se prsente sous la forme
dun livre dont chaque page comporte un tableau qui mentionne
pour chaque opration:
4 la date;
4 le numro dordre;
4 le libell.
Il comporte galement deux grandes rubriques:
4 le bilan;
4 le compte de rsultat.
Chaque rubrique comporte les comptes de la mutuelle qui
augmentent ou diminuent en fonction des oprations enregistres.

144 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Rgles dutilisation
Quel que soit le modle adopt, les rgles dutilisation ci-dessous
doivent tre suivies:
4 chaque opration doit tre immdiatement enregistre dans le
journal-grand livre;
4 les enregistrements se font sur la base de pices justificatives qui
seront soigneusement conserves. Un numro de rfrence est
attribu dans le journal-grand livre chaque pice justificative et
sert de rfrence pour son classement;
4 le tableau doit tre sold priodiquement, cest--dire chaque fin
de semaine, de mois ou autre, en fonction du nombre
doprations. Cela permet de raliser des contrles de caisse ainsi
que des rapprochements bancaires;
4 le tableau de chaque nouvelle page dbute obligatoirement par le
report du solde de chaque compte du tableau de la page
prcdente;
4 les colonnes divers, lorsquelles sont prvues, ne doivent servir
quoccasionnellement. Dans le cas contraire, le journal-grand
livre devient rapidement inadapt et la mutuelle doit mettre en
place un autre systme comptable.

Exemple
Une mutuelle de sant a mis en place une organisation et des modalits de fonctionnement trs
simples. Le plan comptable de cette mutuelle est galement trs simple et comprend les
comptes suivants:

Comptes de bilan Comptes de gestion


Rserves Cotisations
Produits constats davance Droits dadhsion
Factures payer (dettes court Autres produits
terme) Prestations maladie
Caisse Fournitures
Banque Frais de dplacement
Cotisations recevoir Autres charges

Au mois de fvrier, le trsorier de la mutuelle inscrit les oprations suivantes:


l cotisations mises du mois de fvrier: 90 000 UM dont 85 000 effectivement verses
par les adhrents;
l paiement de la facture de lhpital du mois de janvier: 50 000 UM;
l paiement de la facture du centre de sant: 15 000 UM;
l frais de dplacement du trsorier: 1 000 UM;
l virement de 25 000 UM de la caisse vers la banque.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 145


146
Le journal-grand livre se prsente de la manire suivante :

BILAN COMPTE DE RESULTAT

Actif du bilan Passif du bilan Charges Produits

Caisse Banque Cot. A Rserves Pdts Factures Prestations ma- Fournitures Frais de Autres charges Cotisation Droits Autres
recevoir constats payer ladie dplacement dadhsion produits
davance

N Date Opration D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C
ordre

... 05/02/00 Cotisations 85 000 5 000 90 000

... 10/02/00 Facture hpital 50 000 50 000

... 12/02/00 Facture CS 15 000 15 000

... 12/02/00 Taxi 1 000 1


000

... 15/02/00 Virement interne 25 000 25 000

TOTAUX

Calcul des soldes SD 334 064 SD 658 026 SD 32 290 299 000 SC 407 600 SC 66 175 SC SD 841 500 SD 27 745 SD 22 400 SD 30 000 1 168 150 SC 5 100 SC - -

La ligne du bas indique les soldes des comptes calculs en fin danne (SD = solde dbiteur, SC = solde
crditeur). Il est ensuite facile de reconstituer le bilan et le compte de rsultat sous leur forme normale.

BIT/STEP
Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique
3.3 La comptabilit de trsorerie
Une des particularits des mutuelles de sant est que la plus grande partie de leurs
oprations conomiques se traduit par une entre ou une sortie dargent. Cela permet
lemploi dune autre variante de la comptabilit classique appele comptabilit de trsorerie.
La comptabilit de trsorerie repose sur une subdivision du journal en trois journaux partiels:
l un journal de caisse qui enregistre les oprations lorigine des entres et des sorties
dargent de la caisse;
l un journal de banque (il peut y en avoir plusieurs si la mutuelle dispose de plusieurs
comptes bancaires) qui enregistre les mouvements au niveau du compte bancaire;
l un journal des oprations diverses qui enregistre toutes les oprations qui nentranent ni
une sortie ni une entre dargent.
Les oprations sont enregistres au jour le jour et chronologiquement dans les journaux
partiels puis sont reportes immdiatement ou priodiquement dans le grand livre. Ce
systme est le plus frquemment rencontr dans les expriences mutualistes actuelles,
quoique sa mise en uvre soit incomplte dans la plupart des cas. On rencontre en effet
souvent un journal (appel galement livre) de caisse et un journal de banque, mais trs
rarement un journal des oprations diverses et pratiquement jamais un grand livre. Le grand
livre est cependant ncessaire afin de prparer les comptes annuels de la mutuelle (compte
de rsultat et bilan).

Le journal Ces deux journaux se prsentent de la mme faon et remplissent les


de caisse mmes fonctions consistant :
et le journal
4 enregistrer au jour le jour et chronologiquement toutes les
de banque
oprations qui se traduisent par une entre ou une sortie dargent
de la caisse ou dun compte bancaire, que ce soit en espces, par
chque ou virement;
4 conserver toutes les informations (dates, numro de pice
justificative, nature de lopration) relatives chaque opration;
4 faciliter les reports des oprations dans le grand livre;
4 rendre disponible tout moment une vue globale de la trsorerie
de la mutuelle;
4 raliser un contrle portant sur les encaissements, les dcaissements
et les soldes en caisse et en banque.

Prsentation
Le journal de caisse et celui de banque se prsentent chacun sous la
forme dun registre primprim dont les pages sont prnumrotes.
Les pages peuvent tre en double lorsque la mutuelle confie la mise
en forme de sa comptabilit une structure externe (cabinet
comptable, union, etc.).
Chaque page comporte un tableau subdivis en plusieurs colonnes:
4 Date: date laquelle lopration est ralise;

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 147


4 Numro de pice justificative: numro dordre de lopration
qui servira de rfrence pour le classement des pices
justificatives;
4 Libell: description de la nature de lopration ralise;
4 Entres: montant correspondant une entre dargent;
4 Sorties: montant correspondant une sortie dargent;
4 Solde: priodiquement (fin de journe, de semaine, de mois) est
inscrit le nouveau solde de la caisse ou du compte bancaire
(entres - sorties).

Rgles dutilisation
4 Toutes les oprations qui entranent une entre ou une sortie
dargent doivent tre enregistres dans le journal de caisse ou
celui de banque, immdiatement aprs la ralisation de
lopration.
4 Les enregistrements des oprations seffectuent ligne aprs ligne,
en ordre chronologique.
4 Si les enregistrements du mois ncessitent plusieurs pages, il faut
calculer les totaux des colonnes Entres et Sorties et les inscrire
sur la dernire ligne de la page avec le solde correspondant. On
doit ensuite les reporter sur la premire ligne de la page suivante
avant de poursuivre lenregistrement de nouvelles oprations.
4 Chaque enregistrement doit se faire avec les prcisions utiles:
dates, numro de pices justificatives, description de lopration,
etc.
4 Les descriptions doprations de mme nature doivent toujours
tre exactement les mmes.
4 Priodiquement (par jour pour le journal de caisse et au moins par
mois pour le journal de banque) le solde doit tre calcul. On
peut ventuellement le calculer aprs chaque opration.
4 Chaque fin de mois, on doit procder une clture du journal. Le
solde du mois correspond celui calcul avec le dernier
enregistrement. Ce solde doit tre vrifi:
en totalisant tous les montants de la colonne Entres;
en totalisant tous les montants de la colonne Sorties;
en oprant la soustraction: Total des entres - Total des sorties
= Solde du mois.
4 Louverture dun nouveau mois dbute par le report du solde du
mois prcdent sur la premire ligne dune nouvelle page (on ne
reporte pas les totaux des colonnes entres et sorties).

148 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Exemple
La Mutuelle de sant de lassociation des petites commerantes de Niogo a mis en place une
comptabilit de trsorerie qui correspond le mieux ses activits et son mode de
fonctionnement. Cette mutuelle ne couvre que les hospitalisations lhpital de Niogo. Les
adhsions ont dbut en janvier 2002; la mutuelle a opt pour une priode dobservation dun
mois, les premires prises en charge dbuteront donc en fvrier.
Un CE tient jour diffrents registres (adhsions, droits dadhsion et cotisations, prestations).
La mutuelle runit tous les membres le premier dimanche de chaque mois, cest ce moment
que sont verss les droits dadhsion (1000 UM/adhrente) et les cotisations (100
UM/mois/bnficiaire).
Durant le premier trimestre de lanne 2002, elle a enregistr les oprations suivantes:
09/01 Paiement des droits dadhsion des premires adhrentes: 75 000 UM verss dans
la caisse.
09/01 Paiement des cotisations du mois de janvier (450 bnficiaires): 45 000 UM verss
dans la caisse.
12/01 Dplacement de la trsorire de la mutuelle pour dposer les fonds la caisse
populaire, frais de taxi: 500 UM.
12/01 Virement de la caisse sur le compte courant la caisse populaire: 110 000 UM.
12/01 Achat de fournitures de bureau: 5 000 UM.
06/02 Paiement des droits dadhsion des nouvelles adhrentes de fvrier: 30 000 UM
verss dans la caisse.
06/02 Paiement des cotisations de fvrier (630 bnficiaires): 63 000 UM verss dans la
caisse.
09/02 Dplacement de la trsorire de la mutuelle pour dposer les fonds la caisse
populaire, frais de taxi: 500 UM.
09/02 Virement de la caisse sur le compte courant la caisse populaire: 93 000 UM.
05/03 Paiement des cotisations de mars (630 bnficiaires): 63 000 UM verss dans la
caisse.
07/03 Dplacement de la trsorire de la mutuelle pour dposer les fonds la caisse
populaire, frais de taxi: 500 UM.
07/03 Virement de la caisse sur le compte courant la caisse populaire: 10 000 UM.
10/03 Dplacement de la trsorire de la mutuelle pour rembourser la facture de fvrier
de lhpital, frais de taxi: 200 UM.
10/03 Paiement de la facture de fvrier de lhpital: 45 000 UM.
Les modles de journaux de caisse et de banque suivants illustrent lenregistrement comptable
de ces diffrentes oprations.

Journal de caisse

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 149


Date N PJ Libell Entres Sorties Solde
09/01 Droits dadhsion 75 000 75 000

(Registre de cotisation)

09/01 Cotisations janvier 45 000 120 000

(Registre de cotisation)

12/01 01 Taxi 500 119 500

12/01 02 Virement interne 110 000 9 500

12/01 03 Achat fournitures 5 000 4 500

06/02 Droits dadhsion 30 000 34 500

(Registre de cotisation)

06/02 Cotisations fvrier 63 000 97 500

(Registre de cotisation)

09/02 04 Taxi 500 97 000

09/02 05 Virement interne 93 000 4 000

05/03 Cotisations mars 63 000 67 000

(Registre de cotisation)

07/03 06 Taxi 500 66 500

07/03 07 Virement interne 10 000 56 500

10/03 08 Taxi 200 56 300

10/03 Facture fvrier 45 000 11 300


09
Hpital

Totaux 276 000 264 700 11 300

A reporter 11 300

Journal de banque (caisse populaire)


Date N PJ Libell Entres Sorties Solde
12/01 02 Virement interne 110 000 110 000

09/03 05 Virement interne 93 000 203 000

07/03 07 Virement interne 10 000 213 000

Totaux 213 000 213 000

A reporter 213 000

150 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Le journal Le journal des oprations diverses se prsente de la mme faon que le
des oprations journal du systme comptable classique. Dans le cadre dune
diverses comptabilit de trsorerie, ce journal nenregistre, jour aprs jour, que
les oprations qui nimpliquent ni entre ni sortie dargent. Il prcise la
date, lorigine, la nature de lopration, les comptes affects et la pice
justificative.
Comme il a t vu prcdemment, la tenue de ce journal ncessite des
connaissances en matire de comptabilit en partie double. De ce fait,
la comptabilit de trsorerie ne simplifie la gestion des mutuelles que si
celles-ci ralisent un nombre restreint doprations diverses. Ces
dernires peuvent tre notamment des oprations effectues lors de la
clture puis de la rouverture des comptes. Ces enregistrements
peuvent tre confis, si ncessaire, une structure externe.

3.4 Le partage des travaux de comptabilit entre


la mutuelle et une structure externe
Quel que soit le systme de comptabilit employ, il se pose toujours le problme des
comptences en cette matire notamment du fait que linscription des oprations dans le
journal ncessite de matriser, des degrs divers, le principe de la partie double. Si la
comptabilit amricaine rduit cette exigence, elle nest applicable que lorsque les
oprations diverses sont peu nombreuses et peu varies. Il sagit donc dune solution
nintressant quun nombre limit de mutuelles.
Pour les autres, une alternative intressante, afin de contourner les problmes de
comptences, est de confier une structure externe les travaux comptables qui exigent des
connaissances en comptabilit. Cette structure peut tre un cabinet comptable, une union de
mutuelles, une organisation dappui, etc. Cette solution nest toutefois intressante que sous
certaines conditions:
l elle ne doit pas entraner des cots trop importants pour la mutuelle;
l la structure externe doit informer la mutuelle de lvolution des comptes et la conseiller au
cours de chaque exercice;
l les comptes annuels et le rsultat de lexercice doivent tre rapidement mis la
disposition de la mutuelle.
Lintervention dune structure externe ne doit pas conduire la mutuelle se dsintresser de
sa comptabilit. Ses administrateurs doivent tre capables de comprendre les travaux de
comptabilit excuts par la structure externe (cest--dire disposer des notions de base
prsentes dans ce guide).
Lintervention dune structure externe dans la gestion dune mutuelle peut se raliser
essentiellement deux niveaux:
l pour la ralisation des travaux de fin dexercice et ltablissement des comptes annuels.
Dans ce cas de figure, la mutuelle enregistre elle-mme ses oprations dans son ou ses
journaux et son grand livre puis confie la structure externe les travaux lis la clture de
lexercice (voir les deux chapitres suivants).
l lorsque la mutuelle ne dispose pas des comptences suffisantes pour raliser les
enregistrements comptables, elle confie ceux-ci la structure externe. Dans le cadre
dune comptabilit classique, lintervention de la structure externe se situe au niveau du
Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 151
journal et du grand livre. Dans le cadre dune comptabilit de trsorerie, la mutuelle
ralise les enregistrements dans le journal de caisse et celui de banque, dont la
manipulation est simple, mais confie la tenue du journal des oprations diverses la
structure externe. Quel que soit le systme comptable, la structure externe doit disposer
des informations ncessaires afin de raliser les critures dans les documents comptables
qui lui sont confis. Pour ce faire, la mutuelle utilise un document appel brouillard qui lui
permet de raliser un premier niveau denregistrement de ses oprations.

Le brouillard Le brouillard, appel aussi main-courante, est un document trs simple


dutilisation qui sert enregistrer dans un premier temps les oprations
sous forme de brouillon.
Il peut tre tenu sur un simple cahier par une personne nayant pas de
formation comptable. Celle-ci inscrit les oprations au fur et mesure
de leur survenue. La forme du brouillard ainsi que le mode de
prsentation et de description des oprations sont au pralable
convenus entre la mutuelle et loprateur externe afin que ce dernier
puisse lexploiter pour la tenue du journal et du grand livre.
Pour passer de cet enregistrement aux travaux comptables de la
structure externe, on utilise un carbone pour tablir un double de
chaque page (on peut galement utiliser un cahier pages carbones
vendu dans le commerce). Le double des pages est remis
priodiquement la structure externe. La mutuelle conserve ainsi en
permanence son brouillard pour continuer enregistrer ses oprations.
Ce systme de duplication est galement utilis pour les journaux de
caisse et de banque lorsque la mutuelle pratique une comptabilit de
trsorerie.

Exemple
Plusieurs mutuelles dune capitale ont constitu une union qui joue notamment le rle de
service commun de gestion. Chaque mutuelle peut ainsi confier lunion une partie de ses
travaux comptables, moyennant le paiement dune cotisation annuelle calcule en fonction de
ses dpenses en prestations maladie. Cette cotisation sert galement la constitution dun
fonds de garantie.
Une mutuelle dartisans adhre cette union et remet chaque fin de mois un double de son
brouillard sur lequel sont enregistres par le trsorier toutes les oprations du mois. Lexemple
suivant est extrait de ce brouillard.

Le 05 mars 2002 Cotisations des adhrents encaisses pendant la runion


de la mutuelle : 115 000 UM. 5 adhrents n'ont pas pay
et doivent en tout 5 000 UM

Le 12 mars 2002 Paiement de la facture de l'hpital (n 72) : 56 000 UM

Le 16 mars 2002 J'ai achet trois stylos : 1 000 UM

Le 19 mars 2002 Un adhrent a pay la totalit de ses cotisations


en retard : 2 000 UM

Le 26 mars 2002 Le prsident et le secrtaire ont pris le taxi (aller/retour)


pour la runion de l'union : 2 500 UM

152 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Le schma suivant illustre la rpartition des travaux entre la mutuelle
et la structure externe dans le cadre dune comptabilit classique et
dune comptabilit de trsorerie quand la mutuelle ne dispose pas de
comptences suffisantes.

Travaux comptables internes et externes

Mutuelle Structure externe


Comptabilit
classique

Pices Grand Comptes


Oprations Brouillard Journal
justificatives livre annuels

Journal
de caisse
Comptabilit
de trsorerie

Journal
Pices de banque Grand Comptes
Oprations
justificatives livre annuels
Brouillard des Journal
oprations des oprations
diverses diverses

3.5 Les autres documents comptables

Le registre Le registre de cotisation utilis dans le cadre de la gestion des


de cotisation cotisations peut galement servir comme document comptable et
jouer le rle dun journal auxiliaire.
Il sert en effet enregistrer une par une les cotisations mises par la
mutuelle et payes par les adhrents ainsi que les retards de
cotisations. Il serait fastidieux denregistrer de nouveau ces
informations dans le journal ou le brouillard. Aussi, est-il possible de
ninscrire dans ces documents que le total (mensuel, hebdomadaire
ou autre, en fonction de la priodicit de cotisation) des cotisations
mises, encaisses et des arrirs du registre de cotisation. Le nombre
dcritures est ainsi considrablement rduit et il est possible de se
rfrer au registre de cotisation pour les dtails.
Dans le cas o une structure externe intervient, un double du registre
de cotisation doit tre galement transmis celle-ci.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 153


Les pices Quel que soit le systme comptable mis en place, tous les
justificatives enregistrements sont raliss sur la base de pices justificatives. Une
pice justificative est un document qui atteste leffectivit dune
opration. Elle dcrit celle-ci en donnant son origine, sa destination et
son montant.
Les pices justificatives ont deux origines: externes et internes.
4 Les pices externes. Il sagit essentiellement des factures des
diffrents fournisseurs de biens et de services de la mutuelle, dont
les principaux sont les prestataires de soins (voir partie 2: La
gestion des adhsions, des cotisations et des prestations). Une
autre catgorie de pices externes concerne les relevs bancaires
et les livrets dpargne qui donnent une situation des comptes
bancaires de la mutuelle et permettent de raliser priodiquement
des rapprochements bancaires.
4 Les pices internes. Il sagit des reus, des bons de caisse, des
notes de frais, etc. Elles sont tablies par la mutuelle afin de
justifier des oprations internes ou des achats sans justificatif
(dplacements en taxi, etc.). Ces pices ncessitent un contrle
rigoureux notamment de la part du CS de la mutuelle. Elles
peuvent tre lorigine de fraudes.
Les pices justificatives se prsentent sous diverses formes mais
doivent toutes contenir au moins les informations suivantes:
4 la nature de lopration;
4 le nom, les coordonnes et autres informations utiles concernant
le bnficiaire de lopration;
4 le motif de lopration;
4 le montant en chiffres et en lettres;
4 la date;
4 le cachet et/ou la signature du bnficiaire de lopration et/ou
du responsable concern de la mutuelle.

Rgles dutilisation
4 Chaque opration doit faire lobjet dune pice justificative.
4 Les pices justificatives doivent tre soigneusement conserves.
Lors de lenregistrement dune opration, la pice justificative
reoit un numro dordre puis est classe, par ordre
chronologique.

154 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Exemples
Carnet de reus
Le reu est un document sur lequel sont enregistres les informations relatives une entre ou
une sortie dargent. Il se prsente gnralement sous forme de carnet souches qui se trouve
facilement dans le commerce.

Reu n: . . . . . . . . . BPF: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . N: . . . . . . . . . . . . .

Montant: . . . . . . . . . Reu de:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Motif: . . . . . . . . . . . La somme de:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


............... ...................................................
............... ...................................................
............... ...................................................

Date: . . . . . . . . . . . Pour: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Signature et cachet: Date: Signature

La note de frais
La note de frais est utile pour regrouper un ensemble de dpenses occasionnes par lexcution
dune tche. Par exemple, chaque mois, un membre du CE est charg daller au chef-lieu de la
rgion pour payer la facture de lhpital et raliser, si besoin est, diffrentes courses pour la
mutuelle. Une note de frais est tablie chaque dplacement comprenant: les frais de taxi, la
nourriture, etc.

Mutuelle de sant de:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Nom du collaborateur:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Date Commentaires Type de frais Montant1)

Total

Avance: . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Solde:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Signature du collaborateur Visa du responsable

1) Joindre cette note lensemble des pices justificatives

Le schma ci-dessous illustre les systmes comptables abords prcdemment en les situant
par rapport lensemble des travaux comptables. Les travaux qui suivent les critures dans le
grand livre (balance, inventaire et comptes annuels) sont prsents dans les deux chapitres
suivants.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 155


Les systmes comptables

Bilan douverture
Actif Passif

Pices Pices Pices Pices Pices


justificatives justificatives justificatives justificatives justificatives

TRAVAUX PERMANENTS
Systme Comptabilit Comptabilit Brouillard
classique amricaine de trsorerie des
oprations
Brouillard diverses

Journal-grand livre

Journal Actif Passif Produits Charges Journal de Journal de Journal


caisse banque des
oprations
diverses

Grand
Grand
livre livre

Balance
Comptes Total Solde
Dbit Crdit Dbit Crdit
TRAVAUX PRIODIQUES

Travaux dinventaire

Compte de rsultat Bilan de clture


Charges Produits Actif Passif
Annexe

156 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Les travaux de fin dexercice

Au cours de lexercice, les gestionnaires ont enregistr les oprations ralises par la
mutuelle afin dtablir un nouveau bilan en fin dexercice. Il nest cependant pas possible de
dresser directement ce bilan de clture. Il est auparavant ncessaire de raliser un certain
nombre de travaux comptables et extracomptables:
l la rvision gnrale des comptes;
l la rgularisation des comptes;
l la dtermination des amortissements et des provisions.
Une mutuelle, dans le cadre spcifique de son activit dassurance, ne dispose gnralement
pas de stocks. On ne sintressera donc pas ici linventaire matriel qui constitue pour
dautres organisations conomiques le premier travail de fin dexercice raliser. Ce travail
sera cependant ncessaire pour une mutuelle qui gre, par exemple, un dpt de
mdicaments.
Les travaux de fin dexercice ncessitent des connaissances approfondies en comptabilit et
devront tre confis un comptable qualifi. Ce chapitre se limite apporter des
connaissances de base concernant la nature et lutilit de ces travaux.
Les numros de comptes utiliss dans le chapitre sont issus du plan comptable propos en
exemple dans le chapitre 2 Le fonctionnement des comptes. Ils peuvent diffrer en fonction
des plans comptables en vigueur dans chaque pays. Une prsentation simplifie des comptes
du grand livre est adopte. Il sagit de la prsentation en T dans laquelle ne figure que les
montants inscrits au dbit et au crdit.

4.1 La rvision gnrale des comptes


La rvision gnrale des comptes consiste passer en revue les comptes dactif et de passif
du bilan aprs un an de fonctionnement. Il sagit principalement de:
l vrifier la concordance des comptes financiers;
l contrler les comptes dimmobilisations;
l vrifier les comptes de tiers.
Lobjectif de ce travail, pour une mutuelle qui dispose dune comptabilit normalise (avec
un ou plusieurs journaux et un grand livre), est dapporter des corrections et dintroduire des
lments additionnels (provisions par exemple) ncessaires pour rendre les comptes annuels
(compte de rsultat et du bilan) plus exacts et conformes aux pratiques comptables.

La rvision La plupart des oprations de la mutuelle se traduisent par des


des comptes encaissements ou des dcaissements. De ce fait, les comptes financiers,
financiers cest--dire ceux relatifs la caisse et aux comptes bancaires, ont fait
lobjet de nombreux enregistrements durant lexercice. Il est par
consquent important de contrler que les soldes de ces comptes
concordent avec les espces en caisse et les montants en banque.
Il est important de noter que ce contrle ne seffectue pas uniquement
en fin dexercice. Il doit tre ralis rgulirement en cours danne par
les gestionnaires de la mutuelle.
Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 157
Le contrle de la caisse
Le contrle de la caisse consiste raliser un dcompte de largent
liquide contenu dans celle-ci et de le comparer avec le solde dbiteur du
compte Caisse. Le solde du compte Caisse doit correspondre
exactement largent disponible dans la caisse la date considre. En
cas dcart, une justification doit tre apporte par le responsable
concern (trsorier ou grant). La diffrence constate devra tre porte
au dbit ou au crdit dun compte de la classe 6 ou 7, suivant les cas.
Le contrle de la caisse seffectue laide dun document appel
bordereau de caisse (ou fiche de contrle de caisse).

Exemple
Le CE dune mutuelle ralise le jour de clture dun exercice un dernier contrle de la caisse. Il
en ressort que le montant en caisse est de 9 000 UM suprieur celui du compte Caisse,
comme lindique le bordereau ci-dessous. Puisque la mutuelle ralise ce contrle chaque fin de
mois, cette diffrence ne peut rsulter que dune opration effectue le dernier mois de
lexercice. Le CE vrifie toutes les oprations inscrites dans le journal de caisse et constate
lerreur dcriture suivante: une cotisation de 9 000 UM a t encaisse par le trsorier qui la
enregistre dans le registre de cotisation mais a oubli de linscrire dans le journal de caisse.

BORDERAU DE CAISSE

Date :
31/12/02
: ........
Nombre de pices Montant de la pice Somme totale
ou de billet ou du billet
3
Pices
5 15
...

5
Pices
10 50
...

- 25 -...
Pices
1 50 50...

Pices
6 100 600...

Pices
10 500 5 000...

Pices
7 1 000 7 000...

Pices
3 5 000 15 000...

Pices
1 10 000 10 000...

Pices

Total des espces disponibles en caisse


37 715 (A)
...

31/12/02
Solde comptable, le : ............ : 28 715
.............................. (B)
En cas dcart entre A et B, motifs :

Une cotisation de 9 000 UM (adhrent n 25/10/01)


..................................................
a t encaisse mais non inscrite dans le journal
..................................................
de caisse.
..................................................
Signatures
Le trsorier Le prsident

Marcel ROKIA

Cette omission tant dtecte, la cotisation est inscrite dans le journal de caisse et ensuite
enregistre dans le journal et le grand livre.

158 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Le rapprochement bancaire
Entre le compte Banque tenue par la mutuelle et le relev bancaire
envoy par la banque, il est frquent de constater des diffrences qui
proviennent:
4 derreurs ou domissions des gestionnaires de la mutuelle ou de la
banque;
4 de certains frais bancaires (commissions, etc.) non connus
prcisment de la mutuelle avant la rception du relev bancaire;
4 de chques mis par la mutuelle mais non encore encaisss par
leurs bnficiaires;
Il est donc important de mettre jour le compte Banque de la
mutuelle et deffectuer un contrle. Pour ce faire, il faut raliser un
rapprochement bancaire.

Exemple
Le trsorier dune mutuelle a inscrit les oprations suivantes dans le journal de banque:

Date N PJ Libell Entres Sorties Solde


01/12 Report solde novembre 558 560

05/12 47 Virement de la caisse 110 000 668 560

09/03 48 Retrait 52 000 616 560

Totaux 668 560 52 000 616 560

A reporter 616 560

Le relev de compte fourni par la banque fait apparatre les oprations suivantes pour ce mois
de dcembre:

Dbit Crdit
Solde 30/11/02 558 560

05/12 Dpt 110 000

09/12 Retrait 52 000

30/12 Prlvement frais de gestion 540

Solde crditeur 616 020

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 159


Lcart entre les deux soldes semble provenir du prlvement automatique des frais annuels de
gestion du compte. Pour le vrifier, le trsorier tablit un rapprochement sous la forme suivante:

Solde comptabilis 616 560


Oprations comptabilises, non passes en banque -
Oprations passes la banque, non comptabilises
Prlvement frais de gestion - 540

Solde bancaire 616 020

La rvision Il sagit notamment de contrler que du mobilier ou du matriel na


des comptes pas disparu et que toutes les acquisitions et les cessions ont t
dimmobilisation enregistres durant lexercice. Si les comptes ont t correctement
tenus durant lexercice, ce travail ne devrait pas poser de difficults.

La rvision La vrification des comptes de tiers concerne, dans le cadre dune


des comptes mutuelle de sant, essentiellement le compte Crances, autrement
de tiers dit les arrirs de cotisation et le compte Prestataires (ou
remboursement adhrents). En fin dexercice, les administrateurs de
la mutuelle doivent examiner les arrirs de cotisations et peuvent
dcider de supprimer les crances qui apparaissent irrcouvrables.

Exemple
En fin dexercice, le CA prpare la clture des comptes avec le CE. Un examen du registre de
cotisation montre quau cours de lanne, trois adhrents ont t exclus pour avoir accumul
des retards dpassant les limites fixes dans les statuts. Les arrirs de ces adhrents
constituent des crances irrcouvrables que le CA dcide de supprimer. Cette dcision
donnera lieu larticle suivant dans le journal (ou journal des oprations diverses):

Numro LIBELLES
Dbit Crdit
des comptes
Compte dbiter Compte crditer
31 dcembre 2002

651 Pertes sur crances irrcouvrables 9 300

41 Adhrents - Cotisations recevoir 9 300

160 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
4.2 La rgularisation des comptes
A lissue dun exercice, certains comptes doivent tre rgulariss. Pour ce faire, la mutuelle
utilise des comptes transitoires appels Comptes de rgularisation qui lui permettent
dassurer lexactitude du bilan et du compte de rsultat. Ces comptes disparatront avec la
rouverture de lexercice suivant.
Le travail de rgularisation rsulte du fait que:
l certaines charges et produits ont t comptabiliss durant lexercice alors quils
concernent, au moins en partie, un exercice ultrieur;
l linverse, certains produits et charges nont pas t comptabiliss alors quils
concernent lexercice.
En labsence de rgularisation, il rsultera de ces deux situations des erreurs dans la
dtermination du rsultat de lexercice.
l Les charges constates davance
Les charges constates davance sont des charges qui ont t enregistres au cours de
lexercice mais qui correspondent des biens ou des services qui seront consomms dans
le ou les exercices suivants.

Exemple
Une mutuelle a fait imprimer 5 000 cartes dadhrent (valeur = 250 000 UM) en dbut
danne 2002 sur la base de ses prvisions en matire dadhsion. Ces cartes sont dlivres
gratuitement aux adhrents et la mutuelle les considre comme des consommables non
stocks. En fin dexercice il reste 3 000 cartes (dune valeur totale de 150 000 UM) non utilises
et disponibles pour les adhsions de 2003.
Ces 3 000 cartes correspondent une charge de lanne 2003 et sont comptabilises de la
faon suivante dans le journal et le grand livre.

Journal
Numro LIBELLES
des Dbit Crdit
comptes Compte dbiter Compte crditer
31 dcembre 2002

4761 Charges constates davance - cartes dadhrent 150 000

601 Fournitures - cartes dadhrent 150 000


Report lanne 2003 des cartes
non utilises et payes en 2002

Grand livre
4761 Charges constates davance - 601 Fournitures -
cartes dadhrent cartes dadhrent

Dbit Crdit Dbit Crdit

150 000 250 000 150 000

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 161


l Les charges payer
En fin dexercice, la mutuelle doit dresser un relev des dettes envers ses fournisseurs, son
personnel, etc. Il se peut en effet que des charges concernant lexercice qui sachve
restent payer car les factures ne sont pas encore parvenues la mutuelle. Il peut sagir
de dpenses de tlphone, dlectricit, etc.
Cette rgularisation intresse surtout les factures des prestataires de soins. Cela est
notamment le cas de mutuelles qui paient mensuellement les prestataires de soins et dont
la facture pour le mois coul arrive au dbut du mois suivant. Lors de la clture dun
exercice, la mutuelle doit prendre en compte les prestations maladie du dernier mois qui
constituent des charges de lexercice bien quelle nait pas encore reu la facture.

Exemple
Le CE dune mutuelle estime, sur la base des attestations de soins reues, le montant des
prestations maladie payer 150 000 UM pour le dernier mois de lexercice. Pour intgrer
cette charge lexercice qui sachve, elle passe les critures suivantes.

Journal
Numro LIBELLES
des Dbit Crdit
comptes Compte dbiter Compte crditer
31 dcembre 2002

620 Prestations maladie 150 000

40 Prestataires de soins - charges payer 150 000


Factures des prestataires non encore
reues

Grand livre
620 Prestations maladie 40 Prestataires de soins -
charges payer

Dbit Crdit Dbit Crdit

150 000 150 000

l Les produits constats davance


Les produits constats davance sont des produits qui ont t perus durant un exercice
mais qui sont imputables un exercice ultrieur. Dans une mutuelle, cest notamment le
cas lorsque des cotisations sont encaisses durant un exercice alors quelles vont couvrir,
au moins en partie, les prestations de lexercice suivant.

Exemple
Une mutuelle de sant priode ouverte dadhsion a fix la cotisation annuelle par
bnficiaire 600 UM payables en une fois (soit lquivalent de 50 UM/mois). Le tableau suivant

162 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
EXERCICE 2001 EXERCICE 2002

Nombre des coti-


Janv. Fv. Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Sept. Oct. Nov. Dc. Janv. Fv. Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Sept. Oct. Nov. Dc.
sations mises
perues davance.

30 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500

15 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750

12 600 600 600 600 600 600 600 600 600 600 600 600

5 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant


10 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500

15 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750

20 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000

25 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250

10 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500

5 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250

11 550 550 550 550 550 550 550 550 550 550 550 550

TOTAL 1 500 2 250 2 850 3 100 3 100 3 600 4 350 5 350 6 600 7 100 7 350 7 900 6 400 5 650 5 050 4 800 4 800 4 300 3 550 2 550 1 300 800 550 0

Cotisations acquises pour lexercice 2001 = 55 050 Produits constats davance = 39 750

Cotisations mises de lexercice 2001 = 94 800


2002. Les dernires lignes du tableau donnent le montant des cotisations mises, acquises et
lexercice 2001 et 2002. A partir de fvrier, les cotisations mises couvrent en partie lexercice
reprsente schmatiquement la priode couverte par les cotisations mises au cours de

163
Dans les outils comptables de la mutuelle est enregistr, dans le cadre de lexercice 2001, le
total des cotisations mises, cest--dire 94 800 UM. Toutefois, la mutuelle ne doit prendre en
compte dans le calcul du rsultat de cet exercice que les cotisations acquises, soit 55 050 UM.
Elle doit donc neutraliser les 39 750 UM destins lexercice suivant. Pour ce faire, elle utilise le
compte 477: Cotisations perues davance et passe les critures suivantes dans le journal (ou
journal des oprations diverses) et le grand livre:

Journal
Numro LIBELLES
des Dbit Crdit
comptes Compte dbiter Compte crditer
31 dcembre 2002

751 Cotisations 39 750

477 Cotisations perues davance 39 750


Cotisations de lexercice 2002 perues
davance

Grand livre
751 Cotisations 477 Cotisations
perues davance

Dbit Crdit Dbit Crdit

39 750 94 800

SC = 55 050 39 750

94 800 94 800 SC = 39 750

l Les produits recevoir


A linverse du cas de figure prcdent, il se peut que des produits correspondant
lexercice qui sachve naient pas encore t perus par la mutuelle. Ces produits
doivent tre intgrs dans le calcul du rsultat de lexercice ce qui ncessite lutilisation
dun compte de rgularisation Produits recevoir.

Exemple
Une convention passe entre une mutuelle et le Ministre des affaires sociales (MAS) stipule que
celle-ci prend en charge des indigents (identifis par le Bureau des affaires sociales local) qui ne
paient que 10 % de leur cotisation, le ministre finanant les 90 % restants sous la forme dune
subvention.
Au moment de la clture de lexercice, le ministre na toujours pas vers la part de cette
subvention pour le dernier trimestre de lanne (110 000 UM). La mutuelle passe donc les
critures suivantes dans le journal et le grand livre.

164 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Journal
Numro LIBELLES
des Dbit Crdit
comptes Compte dbiter Compte crditer
31 dcembre 2002

4487 MAS - Produits recevoir 110 000

751 Cotisations 110 000


Subvention du MAS pour le dernier
trimestre 2002 non encore reue

Grand livre
751 Cotisations 4487 MAS - Subvention recevoir

Dbit Crdit Dbit Crdit

110 000 110 000

4.3 Les amortissements


Les biens durables dune mutuelle se dprcient danne en anne soit par usure (btiments,
mobilier) soit parce quils sont technologiquement dclasss (matriel informatique). Cette
dprciation doit tre prise en compte dans ltablissement du bilan comptable afin de
donner une vision satisfaisante de la situation patrimoniale de la mutuelle la fin de
lexercice. Au compte de rsultat, cette dprciation doit tre comptabilise sous forme dune
charge (dotation aux amortissements).

Rle de Lamortissement a plusieurs rles:


lamortissement
4 il rpartit sur plusieurs exercices le cot dune immobilisation. Il ne
serait en effet pas cohrent dimputer un seul exercice le cot
dune immobilisation qui sera utilise durant plusieurs annes.
4 il permet, travers les dotations aux amortissements, de mobiliser
progressivement les ressources ncessaires au renouvellement des
immobilisations qui se dprcient au cours du temps.
4 il permet une meilleure valuation des actifs de la mutuelle et
donc de sa situation financire et du rsultat de lexercice.

Le calcul de Le compte de dotation aux amortissements qui est un compte de


lamortissement charges va directement influencer le rsultat. En effet, la
comptabilisation de lamortissement signifie une augmentation des
charges de lexercice. Si la tranche dactifs amortir est importante,
la dotation aux amortissements le sera aussi et le bnfice de
lexercice sera diminu dautant.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 165


Par dfinition, lamortissement rpartit sur un certain nombre
dexercices le cot dune immobilisation dont la valeur diminue de
manire progressive. Le calcul de lamortissement se fait sur la base
de la valeur dacquisition du bien et de lestimation de sa dure de
vie.
Il existe diffrentes mthodes de calcul des amortissements. La
mthode propose ici, celle de lamortissement constant ou linaire,
repose sur la formule suivante:

Valeur dacquisition
Dure de vie (en annes)

On obtient alors le montant annuel de lamortissement, appel


annuit.

Exemple
Une mutuelle a achet du matriel pour 300 000 UM. Elle dcide, en accord avec les lois en
vigueur, de lamortir sur une priode de cinq ans. Le montant de lamortissement annuel sera
de: 60 000 UM.

300 000
Soit:
5
A la fin de la cinquime anne, la mutuelle aura amorti les 300 000 UM.

Les taux damortissements linaires utiliss les plus couramment sont:


l Terrain 0%
l Btiment 5 10 %
l Mobilier 20 %
l Matriel 20 33 %
l Matriel roulant 20 33 %

La comptabilisation Dans la comptabilisation de lamortissement, il est utilis un compte


des amortissements de charges (compte de rsultat) et un compte dactif soustractif
(compte de bilan). Le compte de charges reprsente lamortissement
de lexercice: cest la dotation aux amortissements. Ainsi, la fin de
chaque exercice, on effectuera la comptabilisation suivante:

166 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Numro LIBELLES
des Dbit Crdit
comptes Compte dbiter Compte crditer
jj / mm / aa

68 Dotations aux amortissements XXXXXXX

28 Amortissements XXXXXXX

Le compte dactif Amortissements cumuls reoit les crdits


successifs reprsentant lvaluation de lamortissement jusqu ce
que lon cesse damortir, soit parce que le bien est vendu, soit parce
quil est rform, soit enfin parce que le total des amortissements
cumuls a atteint la valeur du bien amortir. Enfin, la valeur nette
comptable dun actif, un moment dtermin, est donne par la
diffrence entre le compte dactif et le compte damortissements
cumuls correspondant.

Exemple
Une mutuelle a achet, il y a quatre ans, une cyclomoteur pour 200 000 UM et la dj amortie
pour 160 000 UM. Au bilan, la valeur comptable cyclomoteur est la suivante:

Actif (dbit): cyclomoteur 200 000

Actif (crdit): amortissements cumuls cyclomoteur (4 ans) -160 000

Valeur nette comptable 40 000

4.4 Les provisions


Il existe deux grandes catgories de provisions.
l Les provisions pour dprciation.
Elles sont distinctes des amortissements, bien quil sagisse aussi dune constatation de la
dprciation comptable dun actif. Cette dprciation est attribue des causes qui ne
sont pas juges irrversibles et qui ne peuvent tre affects des postes du bilan.
Ces provisions sont notamment prvues pour couvrir la dprciation de stocks et de titres
de placements. Dans le cadre dune mutuelle de sant, elles pourront tre utilises pour
couvrir la dprciation des crances difficiles recouvrer.
La comptabilisation de ces provisions est analogue celle des amortissements. Un
compte dactif est crdit puisque la valeur dun actif diminue; cette diminution entranant
une charge, un compte de charge est dbit. Cette opration se traduit par le modle
suivant dcriture dans le journal.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 167


Numro LIBELLES
des Dbit Crdit
comptes Compte dbiter Compte crditer
jj / mm / aa

69 Dotations aux provisions XXXXXXX

41 Adhrents - Cotisations recevoir XXXXXXX


Provisions pour dprciation du
compte Cotisations recevoir

l Les provisions pour risques et charges.


Elles ont pour objet de prvoir des pertes ou des charges qui sont probables la clture
de lexercice. La nature de ces charges est prcisment connue, mais leur ralisation et
leur montant sont incertains. Elles sont par exemple dotes en prvision de grosses
rparations effectuer sur des immeubles.
Les provisions pour risques et charges sont des comptes de passif. La technique de
comptabilisation est la suivante: on dbite un compte de dotation aux provisions (69) et
on crdite un compte de provisions pour risques (15).
Les provisions font gnralement lobjet dune rglementation particulire et doivent tre
utilises avec la plus grande prudence.

4.5 Les particularits de lenregistrement des cotisations


en fonction des systmes comptables utiliss
La comptabilisation des cotisations doit faire lobjet dune attention particulire. Elle ne
seffectue pas de la mme faon en fonction du systme comptable mis en place et ncessite
des travaux de fin dexercice diffrents.
On sintresse ici la comptabilit classique et celle de trsorerie. La technique utilise en
comptabilit amricaine peut tre lune ou lautre des deux mthodes prsentes ci-dessous,
suivant les comptes prvus dans le journal-grand livre. On notera que lexemple du
journal-grand livre propos dans le chapitre prcdent permet dutiliser la technique
denregistrement des cotisations employe dans le cadre de la comptabilit classique.

La comptabilit Dans le cadre dune comptabilit classique, les cotisations sont


classique comptabilises lors de leur mission et non lors de leur encaissement.
Ce principe oblige la mutuelle utiliser le compte Adhrents -
Cotisations recevoir au cours de lexercice et non uniquement lors
des travaux de fin dexercice. La cotisation est calcule pour une
anne et son mission seffectue le jour de ladhsion. Elle pourra tre
paye immdiatement par ladhrent lorsquelle est annuelle ou en
plusieurs tranches lorsquelle est hebdomadaire, mensuelle ou autre.
Le montant ainsi d par chaque adhrent est inscrit dans le compte
Adhrents - Cotisations recevoir lequel diminue lors de chaque
paiement.

168 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Exemple
Une mutuelle tient une comptabilit classique et a recours des cotisations mensuelles. Les
adhsions nont lieu que durant les deux premires semaines de janvier (priode ferme
dadhsion). En dbut danne, elle compte 5 000 adhrents ce qui reprsente un total de
cotisations mises de 1 250 000 UM. Au cours de lanne, elle passe les critures suivantes
dans le journal et le grand livre.

Journal
Numro LIBELLES
des Dbit Crdit
comptes Compte dbiter Compte crditer
15 janvier 2002

41 Adhrents - Cotisations recevoir 1 250 000

751 Cotisations 1 250 000


Emission des cotisations pour
lexercice 2002

15 janvier 2002

57 Caisse 104 170

41 Adhrents - Cotisations recevoir 104 170


Cotisations du mois
de janvier 2002

15 fvrier 2002

57 Caisse 95 750

41 Adhrents - Cotisations recevoir 95 750


Cotisations du mois
de fvrier 2002

Grand livre
41 Adhrents - Cotisations recevoir

DEBIT CREDIT

Dates Libells Montants Dates Libells Montants


15/01 Cotisations janvier 104 170 15/01 Emission des cotisations - 1 250 000
exercice 2002

15/02 Cotisations fvrier 95 750

15/12 Cotisations dcembre 103 250

Total 1 065 500 Total 1 250 000

Solde crditeur 187 500

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 169


Lors des travaux de fin dexercice, le compte Adhrents - Cotisations recevoir existe dj et a
un solde dbiteur de 187 500 UM. La mutuelle na recouvr que 85 % de ses cotisations mises
durant lexercice et devra rcuprer les arrirs au cours de lexercice suivant.

La comptabilit La comptabilit de trsorerie tant organise autour des


de trsorerie encaissements et des dcaissements et ayant pour objectif de
simplifier les travaux comptables, on constate dans la pratique
mutualiste que la comptabilisation des cotisations se fait au moment
de leur encaissement. Dans ce cas de figure, les cotisations mises
seront suivies partir du registre de cotisation (ou autres documents
ayant des fonctions similaires). La rgularisation du compte
Cotisations aura lieu en fin dexercice de la mme faon que pour
les autres produits recevoir.

Exemple
Si la mutuelle de lexemple prcdent avait tenu une comptabilit de trsorerie, les critures
suivantes auraient t passes dans le journal de caisse au cours de lexercice.
Journal de caisse
Date N PJ Libells Entres Sorties Solde

15/01 Cotisations janvier 104 170 520 230

15/02 Cotisations fvrier 95 750 655 710

15/12 Cotisations dcembre 103 250 586 220

Totaux 1 438 230 935 540 502 690

A reporter 502 690

En fin dexercice, les critures suivantes auraient t passes dans le journal des oprations
diverses et le grand livre.

170 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Journal des oprations diverses
Numro LIBELLES
des Dbit Crdit
comptes Compte dbiter Compte crditer
31 dcembre 2002

41 Adhrents - Cotisations recevoir 187 500

751 Cotisations 187 500


Solde des arrirs du registre de
cotisation au 31/12/02

Grand livre
751 Cotisations 41 Adhrents - Cotisations recevoir

104 170 187 500

95 750

103 250 187 500 0

187 500 SD = 187 500

0 1 205 000

SC = 1 250 000

La clture et la rouverture des exercices

Les travaux de fin dexercice tant effectus, les comptes de rsultat et de bilan vont pouvoir
tre tablis. Dans le compte de rsultat, seront repris les soldes des comptes de produits et de
charges, et dans le bilan, les soldes des comptes dactif et de passif. Auparavant, un dernier
contrle sera ralis grce une balance aprs inventaire qui permet de signaler des erreurs
dcriture.
Le rsultat de lexercice sera dtermin aussi bien par le compte de rsultat que par le bilan.
Ce rsultat, lorsquil est un excdent, constitue une nouvelle ressource disponible pour la
mutuelle. LAG devra dcider de son affectation.
Laffectation du rsultat donnera lieu ltablissement dun nouveau bilan. Ce dernier
constituera le bilan douverture du nouvel exercice. Un nouveau cycle comptable sera alors
engag.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 171


5.1 La balance
La balance est un tableau tabli partir de tous les comptes du grand livre. Elle permet de
dceler des erreurs dcriture ou de calcul pouvant survenir lors de lenregistrement des
oprations dans les comptes. La balance permet galement de vrifier lexactitude des
reports du journal vers le grand livre.
La balance repose sur le fait que tout enregistrement donne lieu un dbit et un crdit. En
vrifiant lgalit entre tous les dbits et tous les crdits, elle permet didentifier dventuelles
erreurs.
La balance est prsente ici dans le cadre de la clture de lexercice, il sagit de la balance
aprs inventaire. Il faut cependant noter quune balance doit tre tablie priodiquement
(tous les mois ou tous les trimestres) au cours dun exercice, afin dviter une accumulation
derreurs dcriture qui pourrait entraner un travail de correction important en fin dexercice.
Avant dtablir la balance, il est ncessaire de procder la clture de tous les comptes ainsi
que du journal.
l La clture des comptes
La mthode est la mme pour tous les comptes:
1. On calcule la diffrence entre les deux colonnes et on inscrit le solde dans la colonne
dont le total est le plus faible afin de les balancer.
2. On totalise le dbit et le crdit en soulignant ces totaux qui doivent tre gaux.
l La clture des journaux
Cette clture seffectue simplement en totalisant les deux colonnes des journaux.
Il existe diffrents types de balance. La balance illustre ici se prsente sous la forme dun
tableau six colonnes qui inventorie le numro et le nom des comptes et, pour chaque
compte, le total des dbits, le total des crdits et les montants des soldes dbiteurs ou
crditeurs. Ce tableau est gnralement structur sous la forme suivante.

La balance des comptes


Numro Soldes
Soldes
des Noms des comptes Dbits Crdits crdi-
dbiteurs
comptes teurs

1. Comptes de bilan
Totaux des comptes de bilan

2. Comptes de gestion
Totaux des comptes de gestion

Totaux gnraux

Totaux gaux Totaux gaux

172 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
5.2 La clture de lexercice
La clture de lexercice se concrtise avec ltablissement des comptes annuels. Ceux-ci sont
constitus par les documents de synthse suivants:
l le compte de rsultat;
l le bilan;
l lannexe.
La prsentation de ces documents est normalise. Elle doit suivre les rgles et
recommandations du Plan comptable gnral. Entre autres, il est ncessaire de respecter un
certain classement des comptes au bilan et au compte de rsultat.
Les documents de synthse ne peuvent tre tablis quaprs la clture de tous les comptes,
une fois les travaux comptables et extracomptables achevs. Comme il a t vu
prcdemment, ces documents peuvent tre labors par une structure externe de gestion
car ils demandent des comptences approfondies en matire de comptabilit. Il est
cependant important que les responsables dune mutuelle de sant comprennent lintrt et
le rle de ces documents et soient capables den restituer le contenu aux adhrents et aux
tiers.

Le compte Le compte de rsultat dtermine le rsultat par diffrence entre les


de rsultat charges et les produits de lexercice. Ce compte permet galement de
comprendre comment le rsultat a t obtenu.
Le compte de rsultat prsente les charges et les produits classs en
trois grandes rubriques:
4 exploitation;
4 financier;
4 exceptionnel.
Ce classement permet de distinguer ce qui relve du fonctionnement
courant de la mutuelle (exploitation) de ce qui est financier ou
exceptionnel.
Le modle ci-dessous prsente les principaux postes du compte de
rsultat suivant le plan comptable adapt une mutuelle de sant.

Partie III La gestion des adhsions, des cotisations et des prestations 173
Compte de rsultat (prsentation sous forme de compte)
Charges Produits
Charges dexploitation (I) Produits dexploitation (I)
Achats Prestations de services auxiliaires
Transports Subventions dexploitation
Prestations maladie Cotisations
Rassurance Droits dadhsion
Autres services
Charges de personnel
Dotations aux amortissements
Charges financires (II) Produits financiers (II)
Charges exceptionnelles (III) Produits exceptionnels (III)

Total des charges (I+II+III) Total des produits (I+II+III)

Rsultat: excdent Rsultat: dficit

Total Total

Le bilan Le bilan inventorie lactif tous les biens de la mutuelle et au passif,


lorigine des ressources ayant financ ces biens.
Les comptes du bilan sont regroups en quatre grandes catgories:
4 lactif: lactif immobilis et lactif circulant;
4 au passif: les capitaux propres et les dettes.
Le rsultat de lexercice apparat galement dans le bilan. Il est le
mme que celui calcul par le compte de rsultat. Au bilan, le rsultat
correspond la diffrence entre lactif et le passif, cest--dire entre le
montant des biens et celui des ressources dont a dispos la mutuelle
pour les acqurir. Lorsque lactif est suprieur au passif, cela signifie
que la mutuelle a russi acqurir avec un volume de ressources
donn un ensemble de biens dune valeur totale suprieure. Elle sest
donc enrichie et le rsultat est un excdent. Dans le cas contraire, la
mutuelle sest appauvrie et le rsultat est un dficit.
Le modle de bilan prsent ci-dessous est classique. Lactif
comporte trois colonnes:
4 Brut. Le montant brut reprsente la valeur initiale dun bien
(valeur dachat);
4 Amortissements et provisions. Cette colonne totalise les
dotations aux amortissements depuis lachat dun bien et les
dotations aux provisions sur des lments de lactif (notamment
sur les crances);
4 Net. Cette colonne est gale la diffrence entre les deux
prcdentes.

174 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Bilan (avant rpartition)

Actif Amort. et
Net Passif Net
Brut
provisions

Actif immobilis (I) Capitaux propres (I)


Terrains Rserves
Btiments Report nouveau
Matriel Rsultat de lexercice
Immobilisations financires (bnfice ou perte)
Actif circulant (II) Subventions dinvestissement
Stocks Provisions pour risques
Crances (adhrents) et charges (II)
Placements financiers Dettes (III)
Disponibilits: Banque Emprunts et dettes plus dun an
Caisse Dettes moins dun an:
Charges constates Fournisseurs
davance (III) Banque
Produits constats davance (IV)

Total (I+II+III) Total (I+II+III+IV)

Lannexe Lannexe complte le bilan et le compte de rsultat en apportant les


explications ncessaires une meilleure comprhension de ces deux
documents. Elle apporte ainsi les informations suivantes:
4 des donnes chiffres qui compltent et dtaillent certains postes
du bilan et du compte de rsultat;
4 des donnes non chiffres qui prcisent les mthodes dvaluation,
les calculs et lorigine des donnes chiffres.
Lannexe fournit des informations utiles pour complter la restitution
du bilan et du compte de rsultat aux adhrents de la mutuelle et aux
tiers. Elle facilite galement les contrles interne et externe.
Les diffrents lments de lannexe portent notamment sur:
4 les investissements: acquisitions et cessions;
4 les modalits de calcul des amortissements;
4 les crances: cotisations en retard;
4 les emprunts: chances, remboursements effectus, etc.;
4 les vnements significatifs de lanne;
4 des remarques sur certains comptes.

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 175


5.3 Louverture dun nouvel exercice

Laffectation Le bilan de clture dun exercice est galement appel bilan avant
du rsultat rpartition car il prsente le rsultat de lexercice avant que son
utilisation ne soit dtermine. Lors dune AG, et en fonction des
recommandations du CA (ou du CE), les adhrents devront
dterminer laffectation du rsultat, avec deux cas de figure possibles.
4 si le rsultat est un excdent: il sera utilis pour complter les
rserves et/ou pour raliser des uvres sociales en faveur des
adhrents. Il peut galement faire lobjet, totalement ou
partiellement, dun report nouveau;
4 si le rsultat est un dficit: celui-ci sera report nouveau, en
esprant que lexercice suivant sera excdentaire.
Suite ces dcisions, la mutuelle produira un nouveau bilan appel
bilan aprs rpartition, dans lequel la ligne Rsultat de lexercice
aura disparu, ce dernier tant ventil dans dautres comptes. Ce bilan
aprs rpartition correspond au bilan douverture de lexercice
suivant.
Le fait que la mutuelle soit but non lucratif ne veut pas dire quelle
ne doit pas faire dexcdents. Au contraire, ces derniers sont
ncessaires pour assurer la viabilit de la mutuelle et amliorer les
services offerts aux adhrents. Mais une mutuelle na pas non plus
pour vocation daccumuler ces excdents, ce qui signifie:
4 dune part, que ces excdents doivent tre dun montant
raisonnable car ils proviennent, en fonctionnement normal de la
mutuelle, dune marge sur les cotisations. En dautres termes, des
cotisations leves permettent dobtenir des excdents importants,
ce qui peut apparatre comme positif, mais en mme temps elles
limitent laccs la mutuelle de familles dont la capacit
contributive est restreinte;
4 dautre part, que la mutuelle doit viter de thsauriser. Elle doit
consacrer ses excdents notamment:
au renforcement de sa scurit financire;
la ralisation dactions en faveur des bnficiaires.
Lutilisation des excdents doit tre prvue dans les statuts et le
rglement intrieur de la mutuelle. Elle peut tre rglemente par la
loi. La rpartition des excdents est effectue en AG, suite au rapport
financier prsent par les gestionnaires de la mutuelle et sur la base
de leurs propositions.
Selon les principes de la mutualit, les excdents ne peuvent tre
redistribus aux adhrents. En revanche, ils sont destins :
4 la constitution de rserves (celles-ci sont prsentes plus loin);
4 la ralisation de nouvelles actions en faveur de tous les adhrents:
les actions sociales.

176 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Egalement appeles uvres sociales, les actions sociales sont
ralises par la mutuelle en faveur des bnficiaires, voire en faveur
de toute la collectivit. Elles visent rpondre des besoins autres
que ceux couverts par lassurance sant. Les exemples sont multiples:
4 caisse de secours: fonds disponibles pour lattribution de prts,
voire de dons aux familles dans le besoin;
4 cadeaux aux nourrissons: produits de premire ncessit donns
aux mres et leur nourrisson aprs laccouchement: savon,
layettes, etc.;
4 cration de nouveaux services: campagnes de prvention, ducation
la sant, service de gardes-malades, etc.;
4 construction ou contribution la construction dinfrastructures
communautaires (puits, coles, etc.);
4 actions de solidarit en faveur des indigents;
4 actions en faveur des handicaps, personnes ges, etc.

Exemple
Une mutuelle vient de clturer son quatrime exercice annuel. Elle couvre 65% du public cible.
Son bilan avant rpartition et son compte de rsultat indiquent notamment que:
l le montant des prestations maladie slve 1 689 000 UM;
l le montant des rserves est de 753 000 UM;
l le rsultat de lexercice slve 258 000 UM.
Le fonctionnement de la mutuelle est stable, les relations avec les prestataires de soins sont
excellentes et la mutuelle ne rencontre aucune difficult majeure. Aussi dcide-t-elle en AG de
fixer le montant de ses rserves pour son cinquime exercice lquivalent de six mois de
prestations maladie (de son quatrime exercice), cest--dire un montant de 844 500 UM.
Lors de ltablissement du bilan aprs rpartition, un montant de 91 500 UM est retir du
compte rsultat pour tre affect au compte rserves qui atteint ainsi le plafond fix en AG. Le
solde du rsultat, 166 500 UM, est consacr la rfection dun centre de sant communautaire
utilis par tous les habitants du village.

La rouverture La rouverture du journal seffectue en dbut dexercice, sur la base


du journal de la balance aprs inventaire tablie lors de la clture de lexercice
prcdent. Cette rouverture seffectue grce un article douverture
dans lequel:
4 on dbite tous les comptes des classes 1 5 dont le solde est
dbiteur dans la balance aprs inventaire;
4 on crdite tous les comptes des classes 1 5 dont le solde est
crditeur dans la balance aprs inventaire.
Ce travail ne concerne donc pas les comptes de charge et de produits
(classes 6 et 7).

Partie IV La comptabilit dune mutuelle de sant 177


La rouverture Suite larticle douverture du journal, les comptes des classes 1 5
des comptes sont rouverts par le report des soldes en dbut dexercice. Les
comptes de charges et de produits seront ouverts au fur et mesure
de lexercice, en fonction des besoins (sans report donc des soldes de
lexercice antrieur). La contre-passation des charges et des produits
constats davance entrane cependant des exceptions. En effet, les
charges et les produits constats davance de lexercice prcdent
sont transfrs dans les comptes de charges et de produits concerns
du nouvel exercice.

178 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Part
Pa rtie
ie 5

La gestion
prvisionnelle

179
La gestion efficace dune mutuelle de sant, comme celle de toute autre entreprise, repose
sur une prvision des activits futures. La gestion prvisionnelle est, comme son nom
lindique, la branche de la gestion consacre cette prvision. Elle fournit des informations
complmentaires celles produites par la comptabilit partir de lactivit passe et actuelle
de la mutuelle. Cette partie traite des aspects financiers de la gestion prvisionnelle. Elle
comporte deux chapitres.

Chapitre 1 Le budget
Ce premier chapitre est consacr au budget qui est la traduction financire du
programme daction de la mutuelle. Le budget est lun des instruments
fondamentaux de la gestion prvisionnelle. Sont dcrits et illustrs
successivement les fonctions du budget, les modalits de son laboration et
lestimation des recettes et des dpenses dune mutuelle de sant. Dans une
dernire section, sont prsents la mise en uvre du budget et son suivi.

Chapitre 2 Le plan de trsorerie


Ce second chapitre dcrit le plan de trsorerie qui est un autre outil de gestion
prvisionnelle. Le plan de trsorerie est ncessaire une gestion efficace des
liquidits sur une priode donne. Sont dcrits en particulier les fonctions du
plan de trsorerie et les tapes de son laboration.

Le budget

Le budget constitue une prvision du volume et de lallocation des ressources ncessaires la


mise en uvre des activits programmes sur une priode dtermine (gnralement une
anne).
Le budget est labor partir de la connaissance du pass et dhypothses sur lavenir. Il
est un instrument dadministration et de gestion important tout au long de lanne.
Rgulirement les ralisations devront tre compares aux prvisions, ce qui permettra de
prendre temps les mesures qui savreraient ncessaires.
La principale caractristique du budget dune mutuelle de sant est lincertitude quant au
poste de dpenses le plus important: les prestations maladie. Celui-ci dpend de nombreux
facteurs externes la mutuelle comme ltat de sant de la population, lapparition
dpidmies, etc.

1.1 Les fonctions du budget


Le budget remplit plusieurs fonctions importantes.
l Il incite les adhrents et les administrateurs raliser une analyse de la priode coule et
se projeter dans le futur pour tablir les objectifs et le programme daction de la
mutuelle. Il vite ainsi une gestion laveuglette, au jour le jour. La mutuelle connat les
limites ne pas dpasser en matire de dpenses, compte tenu de ses recettes
prvisionnelles.

Partie V La gestion prvisionnelle 181


l Il permet de fournir des informations essentielles pour la prise de dcisions concernant les
activits de la mutuelle y compris les activits imprvues qui pourraient modifier le volume
ou lallocation des ressources dfinies initialement.

1.2 Llaboration du budget

Les tapes Llaboration du budget passe par diffrentes tapes.


1. Fixation des objectifs. La mutuelle se fixe des objectifs atteindre
sur une priode donne. En fonction de ces objectifs, les activits
mettre en place sont identifies et programmes pour cette
mme priode.
2. Estimation des dpenses et des recettes. Pour chaque objectif et
activit, les recettes (cotisations, subventions, etc.) et les dpenses
correspondantes (prestations maladie, frais de fonctionnement,
etc.) sont estimes. Pour ce faire, toutes les informations
ncessaires sont pralablement rassembles.
Lestimation des recettes et des dpenses doit tre faite avec
prudence et sappuyer, autant que possible, sur lexprience
passe. En premire anne, les donnes seront obtenues
travers ltude de faisabilit.
3. Prparation du budget. Ltape suivante est la prparation du
budget qui consiste prsenter dans un tableau dun ct les
prvisions en matire de dpenses et, de lautre, celles en matire
de recettes.
Ce budget doit tre quilibr, en fonction du rsultat espr en fin
danne. Pour ce faire, il est souvent ncessaire de travailler sur
plusieurs scnarios faisant varier notamment:
le nombre dadhrents;
le montant de la cotisation;
le niveau de prise en charge des dpenses de sant;
la rduction des charges qui ne sont pas indispensables.
Il faut cependant veiller ce que ces scnarios soient cohrents
au regard de la situation actuelle de la mutuelle.
Par ailleurs, lorsquune mutuelle met en place diffrents services
en faveur de ses adhrents, il est prfrable dtablir un budget
pour chacun de ces services puis les assembler dans un budget
global de la mutuelle.
4. Approbation du budget. Le budget est approuv par lassemble
gnrale. Le budget est gnralement prpar par le conseil
dadministration et le comit dexcution (ou autres organes
similaires) pour tre prsent en assemble gnrale o il sera
discut, amend, si besoin est, et adopt.

182 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
1.3 Lestimation des recettes et des dpenses
Lestimation des dpenses et des recettes de la mutuelle est la partie la plus complexe de
llaboration du budget.
Cette complexit est particulirement importante la premire anne de fonctionnement de la
mutuelle car celle-ci ne dispose alors daucune exprience. Il lui faut btir son premier
budget sur un ensemble dhypothses issues de ltude de faisabilit ralise durant le
processus de mise en place. Llaboration des budgets pour les annes suivantes nest pas
simple non plus, mais la mutuelle peut dsormais se rfrer aux faits et aux rsultats passs.
Les prvisions et les estimations des recettes et des dpenses reposent notamment:
l sur les chiffres passs en tenant compte que certains sont le rsultat dune gestion qui
nest pas forcment la plus efficace; certaines charges peuvent, par exemple, tre rduites
si lefficacit du fonctionnement est amliore;
l sur des normes qui peuvent tre raisonnablement atteintes (nombre de bnficiaires par
famille, nombre dadhrents par village, etc.).

Lestimation Le budget distingue plusieurs postes de dpenses dont les principaux,


des dpenses dans le cadre spcifique dune mutuelle, sont gnralement les
suivants:
4 les prestations maladie;
4 les frais de fonctionnement;
4 les dpenses dinvestissement;
4 les frais divers (formation, animation, etc.).

Les prestations maladie


Il sagit du poste de dpenses le plus complexe estimer car il dpend
de nombreux paramtres extrieurs, non matrisables par la mutuelle.
Lorsque la mutuelle a dtermin les services de sant quelle couvrira,
elle doit estimer pour chacun deux le montant annuel des dpenses
en prestations. Ce montant se calcule selon la formule utilise
gnralement:

Dpenses Taux (Cot moyen du Nombre


en prestations = dutilisation service - copaiement estim de
pour un service du service la charge des patients) bnficiaires

Lors de llaboration de son premier budget, la mutuelle ne peut se


baser que sur des hypothses, le plus souvent trs alatoires, issues
notamment de ltude de faisabilit et denqutes auprs des familles
et des utilisateurs des formations sanitaires.
Lors de la premire anne de fonctionnement, ces hypothses seront
testes et affines, grce notamment au suivi des activits.
Ainsi de mois en mois, puis dannes en annes, la mutuelle acquiert
de plus en plus dexprience et de matrise de ce poste de dpenses.

Partie V La gestion prvisionnelle 183


Il lui faudra cependant toujours raliser des projections pour tablir
ses prvisions budgtaires, en tenant compte de diffrents paramtres
tels que:
4 lvolution du nombre de bnficiaires;
4 lvolution de lutilisation des services de sant;
4 lvolution du prix des services de sant et des mdicaments;
4 linflation.
En raison de lincertitude qui pse sur lensemble de ces paramtres,
une marge de scurit est le plus souvent ajoute au total des
dpenses estimes en prestations maladie. Cette marge est
gnralement fixe autour de 10 % au dmarrage des activits puis
peut tre diminue progressivement (jusqu 5 % par exemple),
lorsque la mutuelle atteint un fonctionnement stable.
Dans le cadre dun systme de tiers payant, une autre faon de
scuriser les prvisions est de prvenir, en collaboration avec les
prestataires de soins, les augmentations possibles du prix des soins en
cours danne. Dans ce but, un pralable important llaboration
du budget annuel est la ngociation des tarifs des diffrents services
couverts avec les prestataires, qui se fait chaque anne dans le cadre
du renouvellement des contrats.
4 Cette ngociation permet de fixer:
soit une tarification fixe pour toute lanne indpendamment
de linflation;
soit des modalits de rpercussion des hausses de tarifs en
cours danne sur les prestations factures la mutuelle
(prvoyant par exemple un dcalage de plusieurs mois dans le
changement des tarifs appliqus).

Les frais de fonctionnement


Ce poste comprend toutes les dpenses qui entrent dans le
fonctionnement normal de la mutuelle, en dehors des prestations
maladie. Il sagit notamment:
4 des salaires ou indemnits du personnel;
4 des frais de dplacement;
4 des loyers;
4 des fournitures de bureau;
4 des frais dentretien courant.

Les dpenses dinvestissement


Les investissements font en principe lobjet dun budget particulier qui
porte sur leur dure de vie. Lanne de linvestissement, le cot
dacquisition du bien sera prvu dans le budget principal. Par la suite,
apparatront dans les budgets, les dpenses annuelles relatives cet

184 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
investissement, par exemple, les annuits des emprunts ou les frais
dentretien.

Les frais divers


La mutuelle peut choisir de distinguer certains postes de dpenses tels
que les frais de formation et danimation, qui constituent souvent des
activits spcifiques.

Lvaluation Les principales recettes dune mutuelle proviennent:


des recettes
4 des cotisations;
4 des droits dadhsion;
4 de prestations de services auxiliaires (transport des malades, etc.);
4 des subventions, dons et legs;
4 des produits financiers sur les placements;
4 dautres sources:
activits promotionnelles (tombolas, soires culturelles, etc.);
prestations de services factures des utilisateurs externes
(location de salles, matriel, etc.).

Les cotisations
Le calcul des cotisations constitue lun des aspects les plus complexes
de la mise en place dune mutuelle de sant dont il dterminera en
grande partie la viabilit future. La mthode de calcul des cotisations
a t prsente dans le chapitre 1 de la partie 1. Il nest pas inutile de
souligner une nouvelle fois que ce calcul repose sur un quilibre
trouver entre le montant de la cotisation et donc le niveau de la
couverture et laccessibilit de la mutuelle aux personnes composant
le public cible.

Llaboration Cette dernire tape consiste prsenter une synthse de toutes les
du budget estimations de recettes et de dpenses effectues prcdemment,
dans un tableau. Celui-ci prsente dun ct les dpenses et de
lautre les recettes; doit tre quilibr: le total de la colonne Recettes
tant gal au total de la colonne Dpenses. Pour atteindre cet
quilibre, la mutuelle devra peut-tre revoir certaines hypothses de
dpart: diminution des frais de fonctionnement, augmentation des
droits dadhsion, voire des cotisations, etc.
Des dpenses imprvues pouvant survenir en cours de fonctionnement,
un montant pour imprvus peut tre rajout au total des dpenses
prvisionnelles.

Partie V La gestion prvisionnelle 185


Exemple
La Fdration des Pcheurs de la Lagune a cr une mutuelle de sant qui couvrira 100 % les
accouchements dans des maternits contractualises et 80 % les dpenses dhospitalisation
dans les centres de sant et les hpitaux publics, galement contractualiss.
Avant de dbuter son premier exercice, les promoteurs de la mutuelle laborent un budget
prvisionnel qui sera soumis pour approbation lassemble gnrale constitutive.
Les principales bases de calcul de ce budget sont les suivantes:
a) Les recettes
l La premire anne, 500 adhrents sont attendus. Avec un nombre moyen de 6
personnes par famille, cela reprsente 3 000 bnficiaires.
l Les cotisations
Le montant moyen dun accouchement est estim 5 000 UM (incluant lacte, les
soins au nourrisson et les mdicaments pour la mre et lenfant). Le taux dutilisation
est estim 4,5 %. La prime pure par bnficiaire pour les accouchements sera:
5 000 4,5 % = 225 UM/an.
Le cot moyen dune hospitalisation dans un centre de sant est de 7 000 UM. Le
taux dutilisation est estim 6 %. La prime pure pour ce service et par bnficiaire
sera: [7 000 (7 000 20 %)] 6 % = 336 UM.
Le cot moyen dune hospitalisation dans un hpital public est de 35 000 UM. Le
taux dutilisation est estim 4 %. La prime pure par bnficiaire pour ces
hospitalisations sera: [35 000 (35 000 20 %)] 4 % = 1 120 UM.
La prime pure slve au total : 225 + 336 + 1 120 = 1 681 UM/an /personne.
La charge de scurit est fixe 10 % de la prime pure, soit: 1 681 10 % = 168
UM / personne.
Le cot unitaire de fonctionnement est fix raison de 10 % de la prime pure + la
marge de scurit, soit: (1 681 + 168) 10 % = 185 UM/an/personne.
Le total slve donc : 1 681 + 168 + 185 = 2 034 UM/an/personne. Une marge
de 5 % de ce total est ajoute en vue de dgager des bnfices pour constituer des
rserves, soit: 2 034 5 % = 102 UM.
La cotisation annuelle totale sera donc: 2 034 + 102 = 2 136. Il est dcid de
larrondir 2 150 UM/an/bnficiaire.
l Les droits dadhsion sont fixs 1 000 UM par adhrent, soit des recettes prvisionnelles
de 500 1 000 = 500 000 UM.
b) Les dpenses
l LAG constitutive aura lieu le 5 janvier 2002. Les adhsions et le paiement des
cotisations annuelles auront lieu jusqu fin janvier. Les bnficiaires devront respecter
une priode dobservation de quatre mois (incluant janvier) avant davoir droit aux
prestations de la mutuelle.
l En fonction de ce nombre de bnficiaires et de la priode dobservation, les dpenses
en prestations prvisionnelles seront les suivantes:
Accouchements: 3 000 225 812 = 450 000 UM.

186 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Hospitalisation au CS: 3 000 336 812 = 672 000 UM.
Hospitalisations en hpitaux publics: 3 000 1 120 812 = 2 240 000 UM.
l La mutuelle achtera du petit mobilier pour son bureau (tables, chaises, armoires, etc.)
pour une valeur totale de 225 000 UM.
l Avec largent des droits dadhsion, la mutuelle fera imprimer 4 000 cartes dadhrents
dont le cot unitaire est de 100 UM (devis de limprimeur), soit 400 000 UM.
l Les achats de documents de gestion et autres fournitures sont estims 150 000 UM.
l La mutuelle runira tous les trimestres deux reprsentants de chaque groupement de
pcheurs qui comptent des membres mutualistes. Ceux-ci se verront rembourser leurs
frais de taxi dont le montant moyen est estim 800 UM par reprsentant. Vingt
groupements participeront la mutuelle pour cette premire anne, soit des dpenses
de transport prvisionnelles de: 20 2 800 4 = 128 000 UM.
l La mutuelle louera la fdration un petit bureau dont le loyer est de 5 000 UM par
mois, soit 60 000 UM par an. Les dpenses en lectricit sont estimes 10 000 UM
pour lanne.

Le budget prvisionnel de la mutuelle pour cette premire anne est le suivant:

Dpenses Recettes

Sous-total Total Sous-total Total

Investissements 225 000 Droits dadhsion 500 000


Mobilier 225 000
Prestations maladie 3 362 000 Cotisations 6 450 000
Accouchements 450 000
Hospitalisations CS 672 000
Hpitaux publics 2 240 000
Frais de fonctionnement 748 000
Cartes adhrents 400 000
Fournitures 150 000
Frais de dplacement 128 000
Loyer 60 000
Electricit 10 000
Imprvus 433 500
10 % des totaux prcdents

Total des dpenses 4 768 500 Total des recettes 6 950 000

Solde positif 2 181 500

Total 6 950 000 Total 6 950 000

Le solde de ce budget ( ne pas confondre avec le rsultat de lexercice) est trs largement
positif et rsulte en grande partie de la priode dobservation.

Partie V La gestion prvisionnelle 187


1.4 La mise en uvre du budget
Le budget permet danticiper les recettes et les dpenses mais il ne suffit pas de ltablir. Il faut
galement connatre les chiffres rels et les comparer avec les prvisions, et rechercher sil y a
lieu, lorigine des carts. Cela est ralis lors de la mise en uvre du budget. Celle-ci
comporte deux fonctions ralises simultanment:
l lexcution du budget;
l le suivi du budget.

Lexcution Lexcution du budget est lacte par lequel la mutuelle met en uvre
du budget les activits prvues, ralise les dpenses et les recettes programmes
dans son budget.
Les administrateurs et les gestionnaires de la mutuelle jouent un rle
important dans lexcution du budget. Les statuts et le rglement
intrieur prvoient cet gard une rpartition prcise des
responsabilits en distinguant ceux qui autorisent une dpense et ceux
qui lexcutent.

Le suivi Le suivi du budget consiste comparer rgulirement les prvisions et


du budget les ralisations. Il permet de dtecter des anomalies, den rechercher
les causes et dy remdier.
Les anomalies correspondent aux carts de grande amplitude
constats entre les prvisions et la ralit. Il est important de noter
ce niveau le lien troit entre le contrle du budget et le tableau de
bord de la mutuelle (voir le chapitre 2 de la partie 7).
4 Les diffrents indicateurs du tableau de bord permettent de
comprendre les carts.
4 Ces indicateurs permettent galement daffiner, au fur et mesure
des exercices, la rpartition des diffrents postes du budget sur
lanne.
Cette phase de suivi stend sur toute la priode couverte par le
budget, gnralement une anne. Cela implique que le budget, une
fois tabli pour lanne, doit ensuite faire lobjet dun dcoupage
priodique, gnralement, par mois ou par trimestre.

Lchelonnement Ce dcoupage du budget ncessite de procder un chelonnement


du budget des recettes et des dpenses.

Lchelonnement des recettes


Les principales recettes rpartir sont les cotisations. Celles-ci tant
directement lies au nombre dadhrents et de bnficiaires, la
rpartition de ce poste de recettes dans le temps commence par une
estimation mois par mois du nombre dadhrents attendus.
Cette estimation est relativement simple pour les mutuelles dont les
adhsions se droulent sur une priode ferme (sur un mois, un

188 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
trimestre). Lorsque celles-ci se droulent sur une priode ouverte,
cest--dire sur toute lanne, la mutuelle doit alors estimer les
volutions mensuelles possibles du nombre dadhrents.
Pour ce faire, elle doit tenir compte de la programmation des
runions dinformation de la population (dont lun des objectifs est de
faire entrer de nouveaux adhrents) ainsi que des priodes de
revenus. Les priodes de vente des rcoltes sont, par exemple, plus
propices aux adhsions que les priodes de soudure montaire.
Les autres recettes de la mutuelle sont gnralement plus aises
rpartir dans le temps (subventions, activits promotionnelles, etc.).

Lchelonnement des dpenses


La principale difficult concernant les dpenses se situe dans la
rpartition des prestations maladie. Celle-ci doit en effet tenir compte
des variations saisonnires de la morbidit.
Au dmarrage de la mutuelle, les seules informations disponibles sont
les donnes des formations sanitaires. Toutefois, celles-ci refltent
la fois la morbidit mais aussi les priodes de forts et de faibles
revenus; ces dernires influant fortement sur lutilisation des services
de sant.
La premire anne de fonctionnement, lestimation de la rpartition
des dpenses en prestations maladie sera donc trs alatoire, avec
pour consquence le risque de constater de nombreux carts entre la
ralit et les prvisions.
Les annes suivantes, cette rpartition se basera sur les donnes du
tableau de suivi des prestations maladie (voir partie 3: La gestion des
adhsions, des cotisations et des prestations) qui suit notamment les
taux dutilisation mensuels des bnficiaires et les variations
saisonnires observes par la mutuelle.

Le tableau Ce tableau constitue loutil de suivi du budget. Le modle propos


de rapprochement dans lexemple suivant permet de comparer les prvisions et les
prvisions - ralisations la fois pour une priode dtermine (mois, trimestre ou
ralisations autre) et en cumul. Il comprend plusieurs colonnes.
4 Dsignation. Elle comporte le libell de la recette ou de la
dpense.
4 Prvisions budgtaires:
budget pour la priode: fraction du budget affecte la
priode concerne;
cumul des priodes: addition de toutes les fractions des
priodes antrieures celle en cours danalyse.
4 Ralisations:
ralisations sur la priode: dpenses ou recettes effectivement
ralises durant la priode analyse;

Partie V La gestion prvisionnelle 189


cumul des ralisations: addition de toutes les dpenses ou
recettes des priodes antrieures celle en cours danalyse.
4 Ecarts:
cart sur la priode: diffrence entre la colonne ralisations et
la colonne prvisions pour la priode (en % des prvisions);
cart cumul: diffrence entre la colonne cumul des ralisations
et la colonne cumul des prvisions (en % des prvisions).
4 Observations. Toutes les remarques sur la cause des carts
observs.

Lanalyse Les anomalies correspondent aux carts de forte amplitude. Lcart


des anomalies correspond la diffrence: ralisations - prvisions.
Comme il a dj t signal, au dmarrage dune mutuelle, les carts
les plus importants sont gnralement enregistrs dans les dpenses
en prestations. Ils proviennent de la difficult prvoir le montant et la
rpartition de celles-ci sur lanne.
Toutefois, cette difficult ne doit pas masquer dautres causes dcart
qui peuvent rsulter de changements de comportements des
bnficiaires (risque moral, fraudes, abus) et/ou des prestataires
(risque de surprescription). Le tableau de suivi des prestations savre
ici particulirement utile afin de mieux comprendre les anomalies
observes.

Exemple
La mutuelle mise en place par la Fdration des Pcheurs de la Lagune ralise un tableau de
rapprochement budgtaire tous les trimestres.
Le tableau ralis lissue du second trimestre (six mois aprs le dmarrage de la mutuelle) est
prsent ci-dessous.
Suite la priode dobservation, la mutuelle ne connat que deux mois (mai et juin) de
prestations maladie. Pour raliser le tableau de rapprochement, les dpenses prvisionnelles de
prestations ont t rparties de faon gale sur les huit mois de couverture.

190 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Tableau de rapprochement prvisions - ralisations - juin 2002
Prvisions Ralisations
Dsignation Priode Cumul Cumul Observa-
des dpenses Annuelles (2e tri- des Priode Ecarts des Ecarts tions
mestre) priodes priodes

Prestations maladie 3 362 000 841 500 1 683 000 930 500 +10,6% 1 780 000 +5,8% Vrifier les
Accouchements 450 000 112 500 225 000 92 500 17,8% 215 000 4,4% hospitalisa-
tions dans
Hospitalisations CS 672 000 168 000 336 000 253 000 +50,6% 415 000 +23,5% les centres
Hpitaux 2 240 000 561 000 1 122 000 585 000 +4,3% 1 150 000 +2,5% de sant

Frais de 748 000 62 000 589 000 70 000 +12,9% 623 000 +5,8%
fonctionnement
Cartes adhrents 400 000 0 400 000 0 400 000
Fournitures 150 000 10 000 90 000 12 000 +20,0% 115 000 +27,8%
Frais
de dplacement 128 000 32 000 64 000 38 000 +18,8% 73 000 +14,1%
Loyer 60 000 15 000 30 000 15 000 30 000
Electricit 10 000 5 000 5 000 5 000 5 000

Total des dpenses 4 110 000 903 500 2 272 000 1 000 500 +10,7% 2 403 000 +5,8%

Prvisions Ralisations
Dsignation Cumul Cumul Observa-
des recettes Annuelles Priode des Priode Ecarts des Ecarts tions
priodes priodes

Droits dadhsion 6 450 000 0 6 450 000 250 750 5 137 190 20,4% 237 810 UM
de
cotisations
en retard
recouvrer

Cotisations 500 000 0 500 000 0 500 000

Total des recettes 6 950 000 0 6 950 000 250 750 5 637 190 18,9%

Le tableau de rapprochement indique, entre autres, que:


l les dpenses en prestations maladie sont globalement suprieures celles attendues. Les
carts sont surtout lis aux hospitalisations dans les centres de sant. Le niveau de dpenses
qui y est observ mrite la mise en uvre dun contrle des prestations;
l le nombre de personnes devant adhrer a bien t de 500 mais celui des bnficiaires nest
que de 2 500 personnes; par consquent le montant total des cotisations ne sera que de
5 375 000 UM. Par ailleurs, plusieurs adhrents nont pas vers lintgralit de leur
cotisation en promettant de payer le reste en juillet. Il reste ainsi un montant de 237 810 UM
recouvrer.

Partie V La gestion prvisionnelle 191


Le plan de trsorerie

La trsorerie dune mutuelle, comme de toute autre organisation, dsigne largent


immdiatement disponible (disponibilits) dans sa caisse et sur ses comptes bancaires et qui
lui permet deffectuer des dpenses sans avoir vendre un actif.
La gestion de la trsorerie vise simultanment:
l disposer des liquidits ncessaires pour faire face tout moment aux engagements
envers les adhrents et les prestataires de soins;
l utiliser au mieux les liquidits en dterminant les montants qui peuvent tre placs pour
gnrer des produits financiers.
Le plan de trsorerie est le document sur lequel repose la gestion de la trsorerie. Il sagit
dun tableau de prvision des encaissements et des dcaissements raliser mois par mois et
durant lexercice.

2.1 Les fonctions du plan de trsorerie


Le plan de trsorerie permet une mutuelle doptimiser sa gestion de trsorerie:
l il permet la mutuelle dassurer sa solvabilit, cest--dire sa capacit faire face tout
moment ses engagements et ses chances;
l il permet de dterminer, en cas de trsorerie positive, les montants pouvant tre placs et
les dures souhaitables de ces placements;
l il constitue un outil de planification et de prvision;
l il est aussi un instrument de suivi et de contrle;
l il permet, en cas de prvision de difficults de trsorerie, de ngocier des emprunts ou des
prorogations de dlais de paiement envers les cranciers.

2.2 Llaboration du plan de trsorerie


Llaboration dun plan de trsorerie est lie celle du budget puisquil sagit destimer les
recettes et les dpenses de lanne. Toutefois, la diffrence de ce dernier, le plan de
trsorerie est tabli mois par mois et sintresse uniquement aux flux de liquidits.
Le plan de trsorerie se prsente comme un tableau de synthse qui fait ressortir pour chaque
mois:
l le solde du mois prcdent;
l le total mensuel des encaissements;
l les disponibilits du mois: solde prcdent + total des encaissements;
l le total mensuel des dcaissements;
l le solde du mois: disponibilits du mois - total des dcaissements.

192 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
Le solde mensuel peut tre positif ou ngatif.
l Lorsquil est positif, cela signifie que les disponibilits du mois sont suprieures aux
dcaissements et donc quil ny aura pas de problmes de liquidits. Si ce solde est
important, la mutuelle peut envisager den placer une partie afin de gnrer des produits
financiers.
l Lorsque le solde est ngatif, cela signifie que les dcaissements du mois sont suprieurs
aux disponibilits. La mutuelle ne disposera pas de suffisamment dargent pour faire face
ses engagements. Dans ce cas de figure, plusieurs solutions peuvent tre envisages. En
particulier:
4 ngocier un emprunt court terme pour joindre les deux bouts;
4 diffrer certaines dpenses (par exemple en obtenant des rallonges de dlai de
paiement);
4 entreprendre des actions pour augmenter les encaissements (par exemple en menant
une campagne de recouvrement des cotisations en retard).
Llaboration dun plan de trsorerie est un travail particulirement dlicat dans le cadre
dune mutuelle de sant. Les difficults sont les mmes que celles rencontres pour
llaboration du budget et concernent surtout lestimation des dpenses en prestations
maladie. Leur prvision doit en effet tenir compte des variations saisonnires de la morbidit
(plus de paludisme pendant les pluies, plus de mningites pendant lharmattan, etc.).
Lexprience montre galement que, lorsquune mutuelle pratique une cotisation fractionne
(hebdomadaire, mensuelle, etc.), elle doit prvoir une variation mensuelle de son taux de
recouvrement. Celui-ci variera en effet en fonction des priodes de forts ou de faibles
revenus. Par consquent, il faut gnralement plusieurs annes une mutuelle avant de
matriser ces estimations. Il lui faudra donc tre particulirement prudente durant cette
priode en matire de placement.

Partie V La gestion prvisionnelle 193


Exemple
La mutuelle des Pcheurs de la Lagune labore un plan de trsorerie sur six mois. Celui, pour le
premier semestre de fonctionnement de la mutuelle, se prsente ainsi:

Total du
Janvier Fvrier Mars Avril Mai Juin
semestre
Report du mois 553 000 603 000 278 000 241 000 317 250 1 392 000
prcdent (A)

Encaissements
Cotisations 6 450 000 6 450 000
500 000 500 000
Droits dadhsion
1 500 000
Retrait des place-
ments
81 250
Produits financiers

Total des encais- 6 950 000 6 950 000 0 0 81 250 1 500 000 0
sements (B)

Dcaissements
Achat mobilier 225 000 225 000
840 500 420 250 420 250
Prestations
maladie
400 000 100 000 300 000
Cartes dadhrents
90 000 70 000 20 000
Fournitures 64 000 32 000 32 000
Dplacements 30 000 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000
Loyer 5 000 5 000
Electricit

Total des dcais- 1 654 500 400 000 325 000 37 000 5 000 425 250 462 250
sements (C)

Disponibilits 6 950 000 7 503 000 603 000 278 000 322 250 1 817 250 1 392 000
du mois (A+B)

Placements (D) 6 500 000

Solde en fin de 5 295 500 603 000 278 000 241 000 317 250 1 392 000 929 750
mois (A+B-C-D)

Les soldes mensuels prvus pour les premiers mois sont importants et rsultent de la priode
dobservation qui stend de janvier avril. Les responsables de la mutuelle prvoient donc de
placer une partie de la trsorerie sur un compte dpargne afin de faire fructifier une partie des
fonds. Cest ce quils font ds janvier en plaant 6 500 000 UM sur un dpt terme de trois
mois, lchance duquel la mutuelle encaisse des produits financiers. Dbut mai, ils replacent
ce fonds sur un dpt terme trois mois, moins 1 500 000 UM dposs sur le compte
bancaire courant en prvision des premires prestations maladie. Pour le second semestre, la
mutuelle dcide dtablir des plans de trsorerie mensuels en attendant de bien matriser ses
dpenses en prestations maladie.

194 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
La gestion
des risques
lis lassurance

195
Une mutuelle est expose un certain nombre de risques qui dcoulent en partie de
lincidence de lassurance sur le comportement des bnficiaires et des prestataires de soins.
Ces risques sont connus et peuvent tre prvenus ou limits par la mise en place de mesures
techniques et financires adquates. Cette partie, comprenant deux chapitres, examine les
diffrents risques lis lassurance, prsentent les mesures visant les limiter et introduit les
mcanismes destins consolider la situation financire de la mutuelle.

Chapitre 1 Les principaux risques lis lassurance et leur prvention


Ce premier chapitre dcrit les principaux risques lis lassurance sant, en
particulier le risque moral, la slection adverse, les abus et fraudes. Il passe en
revue les diffrentes catgories de mesures visant prvenir ces risques ou
en limiter limpact. Les conditions dapplication de ces mesures sont dcrites y
compris leurs possibles effets ngatifs sur certains aspects du fonctionnement
des mutuelles.

Chapitre 2 Les mcanismes de consolidation financire


Ce second chapitre traite des mcanismes financiers qui peuvent tre utiliss
pour faire face aux incertitudes en matire de cot des prestations de la
mutuelle. Sont ainsi introduits la constitution de rserves financires, la
participation un fonds de garantie et la souscription un systme de
rassurance.

Les principaux risques lis lassurance


et leur prvention
Une mutuelle de sant est confronte certains risques lis lassurance. Ces risques
dcoulent en grande partie des choix et des modalits de prises en charge des dpenses de
sant des bnficiaires ainsi que des mcanismes de fonctionnement de la mutuelle.
Par exemple, on remarque que:
l les consultations ambulatoires sont fortement soumises au risque dune consommation
abusive de la part des bnficiaires. En effet, la prise en charge de ces consultations par
lassurance peut inciter les bnficiaires y avoir recours plus que de ncessaire pour
valoriser le plus possible leur cotisation;
l la prise en charge des maladies chroniques et de la chirurgie programmable expose la
mutuelle au risque dune adhsion massive de personnes souffrant de ces maladies ou
devant tre opres.
Ces risques lis lassurance tant connus, les promoteurs et responsables dune mutuelle
de sant doivent avoir recours des mesures de prvention.
Les principales mesures qui peuvent tre mises en uvre sont dcrites dans ce chapitre. La
mutuelle devra choisir celles qui sont les mieux adaptes, ou dont la combinaison est la plus
approprie, au regard de ses caractristiques.

Partie VI La gestion des risques lis lassurance 197


Ces mesures ont pour la plupart des effets secondaires ngatifs, notamment en termes
dacceptabilit par les adhrents. Il sagit donc de raliser un dosage quilibr et complexe
qui demande souvent quelques annes dapprentissage, de suivi et dvaluation.

1.1 Les risques lis lassurance


Ces risques sont lis au fait que le systme dassurance mis en place par la mutuelle aura des
incidences sur la demande et loffre de soins.
Ainsi on constate notamment que:
l la possibilit de sassurer attire les individus dont le risque maladie est le plus lev;
l la prise en charge des dpenses de sant incite les adhrents consommer plus de soins
quauparavant et/ou ne plus prvenir la survenue des maladies;
l la mutuelle peut avoir un impact positif sur le financement des services de sant, mais elle
peut inciter certains prestataires modifier leurs pratiques thrapeutiques pour favoriser
la dlivrance des actes les plus rentables pour eux et pas forcment les plus efficients pour
la sant des bnficiaires.
Les principaux risques lis lassurance sont:
l la slection adverse;
l le risque moral;
l les fraudes et les abus;
l loccurrence de cas catastrophiques.

La slection La slection adverse est le risque que des personnes prsentant un


adverse risque de maladie lev souscrivent une assurance dans une
proportion plus importante que les autres membres de la population.
Autrement dit, en fonction de la gamme de prestations quelle offre
et de ses modalits dadhsion, une mutuelle peut attirer une
population plus expose aux risques de maladie (on parle en
assurance des mauvais risques) que la moyenne de la population.
La slection adverse, galement appele antislection, remet en
cause un des fondements de lassurance: le principe du partage de
risques entre les malades et les bien-portants.
La slection adverse peut entraner une mutuelle dans une spirale
dangereuse: les bien-portants tant en nombre plus rduit que prvu,
la mutuelle connatra un dsquilibre financier et sera amene
augmenter ses cotisations. Ds lors, seuls les individus plus fort
risque de maladie seront intresss adhrer augmentant ainsi le
dsquilibre et ainsi de suite.
Le risque de slection adverse se traduit concrtement au niveau:
4 du profil des bnficiaires parmi lesquels on trouvera, notamment
et en fonction des prestations couvertes, une proportion plus
leve que dans la population globale de:
malades chroniques;

198 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
femmes en ge de procrer;
enfants de 0 5 ans;
personnes ges;
4 de la taille moyenne des familles membres de la mutuelle: en
fonction des modalits dadhsion et du montant de la cotisation,
les adhrents peuvent tre tents doprer une slection au sein de
leur famille en ne cotisant que pour ceux qui ont un plus fort risque
de maladie;
4 de la consommation de soins par les bnficiaires: les personnes
fort risque de maladie tant en surnombre dans la mutuelle, le
taux dutilisation, voire galement le cot moyen, des services de
sant sera plus lev que celui utilis dans le calcul des
cotisations (bas sur des donnes relatives au public cible dans
son ensemble).

Le risque moral Le risque moral rsulte du fait que les bnficiaires, dune part, et
les prestataires de soins, dautre part, peuvent modifier leur
comportement en raison de lassurance.

La surconsommation
Sagissant des bnficiaires, le risque moral se traduit par un
phnomne de surconsommation de soins. Les bnficiaires de la
mutuelle auront tendance consommer abusivement, ou plus que
dordinaire, les soins couverts afin de rentabiliser au maximum les
cotisations verses. Ce phnomne de surconsommation se traduit
concrtement par:
4 un taux dutilisation des services de sant anormalement lev;
Cette situation ne doit cependant pas tre confondue avec le fait
que la prise en charge des dpenses de sant tend augmenter
naturellement le taux dutilisation des services de sant qui se
rapproche ainsi du taux de morbidit local. Lun des principaux
objectifs de la mutuelle est en effet de lever la barrire financire
qui freine la consommation de soins. La consquence de cette
barrire est que le taux dutilisation des services de sant avant la
mise en place de la mutuelle est gnralement infrieure au taux
de morbidit16.
4 une augmentation du cot moyen des soins couverts.
Etant donn la couverture des soins, certains adhrents auront
notamment tendance demander aux prestataires plus dactes
(augmentation des examens de laboratoire, des radiographies,
des chographies, etc.) et plus de mdicaments que ncessaire.

16 Une mutuelle doit donc baser le calcul de ses cotisations sur le taux de morbidit et non sur les taux dutilisation
relevs dans les diffrents services si les difficults daccs aux soins touchent une grande part du public cible.

Partie VI La gestion des risques lis lassurance 199


Exemple
Une mutuelle de sant couvre la population de deux villages dont lun, le village A, abrite le
centre de sant. Le second, le village B, est distant de 6 kilomtres du centre de sant. La
mutuelle prend en charge tous les soins ambulatoires au centre de sant, ainsi que les
accouchements.
Au bout dun an de fonctionnement, la mutuelle dresse un premier bilan. Le suivi quelle a
ralis durant lanne lui permet de constater que pour les consultations ambulatoires:
l le taux dutilisation des non-mutualistes slve 0,3 consultations/an/personne;
l le taux est de deux consultations/an/personne pour les mutualistes du village A;
l le taux est dune consultation/an/personne pour les mutualistes du village B.
Aprs tude plus pousse, la mutuelle tire les conclusions suivantes:
l la consommation moyenne de soins par les bnficiaires du village B est un peu plus de trois
fois suprieure celle des non-mutualistes. Toutefois, elle slve en moyenne, sur un an,
une consultation par personne, ce qui tait le taux dutilisation attendu suite ltude de
faisabilit. Ce taux reflte la morbidit locale;
l la consommation des bnficiaires du village A est trs nettement suprieure aux prvisions
car elle slve deux consultations par an et par personne;
l la diffrence entre les deux villages sexplique par le fait que la distance entre le village B et le
centre de sant dcourage les recours inutiles aux soins. En revanche, dans le village A, la
proximit du centre de sant incite les adhrents multiplier les consultations non
ncessaires, do un important phnomne de surconsommation.

La surprescription
Laugmentation des dpenses moyennes de soins peut galement
rsulter dun changement de comportement des prestataires de soins.
La solvabilit des bnficiaires de la mutuelle peut en effet inciter
certains prestataires avoir recours aux actes les plus rentables ou
prescrire des soins inutiles afin daugmenter leurs marges
bnficiaires ou de donner satisfaction aux bnficiaires.
Ce phnomne se traduira, par exemple, par un allongement de la
dure de sjour en hospitalisation, la prescription systmatique
dexamens de laboratoire, de radiographies, dchographies, etc.,
ou encore une augmentation du nombre moyen de mdicaments par
ordonnance. Le risque de surprescription est dautant plus important
que, comme on la vu prcdemment, les bnficiaires peuvent
eux-mmes pousser les prestataires ce type de pratiques.

Les fraudes Il existe plusieurs types de fraudes possibles parmi lesquelles la plus
et les abus frquente est lusurpation didentit par des individus cherchant
profiter des prestations de la mutuelle, sans en tre bnficiaire et
donc sans contribuer son financement.
Cette fraude peut tre le fait:
4 des adhrents eux-mmes qui peuvent tre tents (voire pousss)
de faire accder des personnes de leur entourage (membres de la

200 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
famille ou voisins par exemple) aux prestations de la mutuelle
alors quelles nen sont pas bnficiaires;
4 dindividus extrieurs la mutuelle qui tentent de se faire passer
pour des bnficiaires auprs des prestataires de soins.
Les abus et fraudes se traduisent concrtement pour la mutuelle par
une augmentation de lutilisation des services de sant. Cette
augmentation sera progressive. Elle peut tre stoppe rapidement si
la mutuelle ralise un bon contrle permettant de dtecter et
sanctionner les premiers cas de fraudes. Elle peut, en revanche,
saccrotre rapidement et atteindre des proportions catastrophiques
lorsquil ny a ni contrle, ni sanction.
Le contrle social joue un rle important ce niveau. Cest pourquoi
le risque de fraudes et dabus est moins important dans une petite
mutuelle o tous les adhrents se connaissent. Ce risque est en
revanche particulirement important dans les grosses mutuelles. Il
lest galement en cas de collusion entre les adhrents et les
prestataires de soins. A titre dexemple, des adhrents peuvent
sentendre avec un prestataire pour que celui-ci fasse passer des
consultations en tant que petites hospitalisations lorsque ces dernires
constituent le seul service couvert par leur mutuelle.

Loccurrence Ce dernier risque est li des vnements exceptionnels et non


de cas matrisables par la mutuelle, telles que:
catastrophiques
4 la survenue dpidmies qui provoquent une augmentation
massive et brutale de la quantit et/ou du cot des prestations
et peuvent aboutir une situation de crise financire pour la
mutuelle;
4 la prise en charge dune dpense de soins exceptionnelle. Ce
risque concerne essentiellement la couverture des services
dhospitalisation et de chirurgie et survient lors de la prise en
charge dune atteinte particulirement grave ncessitant une
intervention lourde et coteuse. Il sagit de cas rares mais qui
peuvent galement placer une petite mutuelle en situation de crise
financire.

1.2 La prvention des risques lis lassurance


Lobjectif de la prvention est dviter la survenue des risques dcrits prcdemment ou de
rduire leur impact sur la mutuelle. Ces risques tant connus lavance, les responsables
dune mutuelle de sant doivent intgrer dans les mcanismes de fonctionnement, un
ensemble de mesures qui permettront de prvenir ou de limiter leur survenue. Ils devront
notamment tenir compte que les risques sont trs dpendants de la nature des services
couverts.
Il nexiste pas de recette miracle dans ce domaine et chaque mutuelle doit choisir, parmi
toutes les mesures possibles, celles qui sont les mieux adaptes sa situation. Les mesures
les plus courantes sont dcrites ci-dessous en mettant en vidence leurs effets positifs et

Partie VI La gestion des risques lis lassurance 201


ngatifs. En effet, chaque mesure peut avoir des consquences nfastes, notamment sur les
adhsions.

Les mesures Ces mesures visent rduire le risque de slection adverse en:
se rapportant
4 recherchant une couverture la plus importante possible des
aux adhsions
bnficiaires potentiels. Lobjectif est en quelque sorte de diluer
la proportion de personnes fort risque de maladie;
4 limitant la possibilit pour les membres du public cible de dcider
individuellement dtre assurs ou non.
Les principales mesures possibles concernent les types, les modes et
la priode dadhsion, le nombre de bnficiaires au dmarrage de
la mutuelle et le respect de lunit de base des adhsions.

Les types dadhsion


Trois principaux types dadhsion sont possibles dans un systme
dassurance:
4 ladhsion volontaire: ladhrent potentiel est libre de choisir
dadhrer ou non la mutuelle;
4 ladhsion automatique: ladhsion est automatique lorsque
lappartenance une entit (village, cooprative, entreprise, etc.)
entrane automatiquement ladhsion la mutuelle. La dcision
dadhrer est prise par le groupe (et non par chaque individu) et
nest pas impose de lextrieur;
4 ladhsion obligatoire: les individus, les familles ou les groupements
sont obligs dadhrer sans que cette dcision nait t prise par
eux.

Les modes dadhsion


Trois principaux modes dadhsion sont possibles selon que la base
dadhsion est:
4 lindividu: chaque personne adhre individuellement sans obligation
dappartenance une famille ou une collectivit;
4 la famille: tous les membres de la famille doivent tre inscrits et
payer leur cotisation; les critres dfinissant la famille et la
condition de personne charge sont fixs par les statuts et le
rglement intrieur;
4 un groupe, un village, une cooprative, une entreprise, etc.: tous
les membres adhrent collectivement la mutuelle.
Ladhsion individuelle comporte un risque maximum de slection
adverse. Ce mode sera gnralement vit sauf lorsquil est associ
une adhsion obligatoire.
Ladhsion familiale et ladhsion de groupe permettent en revanche
de limiter le choix individuel dadhrer et ainsi une rpartition plus
quilibre de malades et de bien-portants au sein de la mutuelle. Ces

202 Guide de gestion des mutuelles de sant en Afrique


BIT/STEP
types dadhsion attnuent donc le risque de slection adverse. Ils
introduisent cependant une contrainte pour les adhrents:
4 ladhsion familiale peut tre dfavorable aux familles nombreuses
dont le montant de cotisation sera lev lorsque celui-ci est fix
par personne;
4 ladhsion de groupe implique que tous les membres doivent
pouvoir cotiser. Autrement dit, si un membre est dans limpossibilit
de payer sa cotisation, le groupe entier peut tre exclu de la
mutuelle. Cette contrainte peut tre leve par la mise en place de
mcanismes dentraide et de solidarit au sein du groupe pour le
paiement des cotisations.
Lincidence de ces modes dadhsion est dpendante des types
dadhsion. Par exemple, une adhsion individuelle et volontaire
entranera un risque maximum de slection adverse. A linverse, une
adhsion obligatoire ou automatique par groupement est la mesure
la plus efficace contre ce risque.

Le nombre de bnficiaires au dmarrage de la mutuelle


Le risque de slection adverse est important au dmarrage dune
mutuelle, lorsque le nombre de ses bnficiaires est encore peu
important et que les premiers individus qui adhrent sont ceux fort
risque de maladie (car plus intresss tre couverts).
Une mutuelle doit donc chercher toucher le plus de personnes
possible ds le dpart. Pour ce faire, elle peut:
4 fixer un nombre limite de bnficiaires au-dessous duquel elle ne