Portafolio de Servicios

Gestin Documental
Gestin Electrnica de documentos

www.radar.com.co
 Quines somos

Radar Informacin y Conocimiento Es una empresa

dedicada a la consultora, asesora y capacitacin en
Gestin de informacin, Gestin documental y Gestin
del Conocimiento, a la implementacin, integracin y
desarrollo de Software de Gestin documental y del
Conocimiento a nivel nacional e internacional.

Radar est conformada por un equipo interdisciplinario

de profesionales en Ciencia de la Informacin,
Ingeniera de procesos, informtica, comunicacin y
psicologa organizacional.

Nuestra
oferta de valor
La Investigacin, Desarrollo e Innovacin I+D+I son pilares estratgicos de Radar que se ven reflejados en el
desarrollo de metodologas para la implementacin de soluciones que cumplan con estndares nacionales e
internacionales y asociadas a las mejores prcticas en administracin de informacin y conocimiento.

Hemos desarrollado metodologas de trabajo y estructurado nuestros servicios basados en diferentes normas y
estndares internacionales como:

Norma ISO 9001:2008 (Sistema de Gestin de la calidad)

Norma ISO 15489:2006 (Gestin Documental)
Norma ISO 23081 (Metadatos para descripcin de Archivos y Documentos de Archivo)
ISO 27001 (Seguridad de la Informacin).
Balanced Scorecard
ITIL V.3

Nuestros Clientes

RADAR INFORMACIN Y CONOCIMIENTO 2011

 Qu es la Gestin Para qu la
Documental? Gestin Documental?
Gestin documental son todas las normas, Reduccin costos: Al implementarse
tcnicas y prcticas empleadas para: polticas y mejores prcticas de Gestin
Documental se reducen los costos de
q Planificar Papelera, equipos e insumos de
q Manejar impresin y mantenimiento de los
q Organizar mismos.
q Recuperar Reduccin de Papel = Menor espacio:
q Usar... empleado en el almacenamiento de
documentos innecesarios y copias no
los documentos en cualquier soporte; fsico controladas.
(papel), electrnico o digital.
Facilidad de Manejo = Mejor Servicio: Al
La informacin y documentacin sirve como Gestionar la informacin de manera
soporte y testimonio de las actividades y gestin unificada se mejoran los tiempos de
adelantadas en las diferentes reas de la respuesta en la bsqueda y recuperacin
empresa sin importar el sector o tamao al que de informacin haciendo mas eficaces y
pertenecen. eficientes alas organizaciones.

La adecuada gestin de la informacin es una Mayor transparencia = Mayor

ventaja competitiva y duradera para las
organizaciones, porque ayuda a optimizar
recursos el tiempo empleado en la produccin
organizacin y bsqueda de informacin,
facilitando la toma de decisiones.
Productividad: Fortalecer la cultura
organizacional basada en el documento
como base de la transparencia y el
gobierno corporativo.
Mayor Seguridad: Evita la fuga y prdida
de informacin mediante la definicin y
seguimiento de polticas de seguridad de
informacin mediante el registro de
acceso a los documentos.

Servicios
Radar Consultora Empresarial ofrece un completo
portafolio de servicios para que las organizaciones
incorporen mejores prcticas en la administracin
de informacin y documentacin, se adapten
modelos de trabajo digital y eficientes.

q Consultora y diagnstico de Gestin

Documental.
q Asesora en la Actualizacin e implementacin
de polticas de Gestin Documental.
q Auditora y evaluacin de Contratos de Servicios
de Gestin Documental
q Capacitacin a directivos y colaboradores en
Gestin Documental.
q Automatizacin de procesos documentales

RADAR INFORMACIN Y CONOCIMIENTO 2011

 Servicios de Consultora

Auditora de servicios e
Diagnostico integral de Gestin
Interventora de contratos de
Documental
Gestin Documental.

Elaboramos un diagnstico basado en los

siguientes estndares:
La Auditora contempla la realizacin de actividades
q ISO 9001-2008: Sistema de Gestin de de evaluacin, seguimiento y mejoramiento de
Calidad procesos en torno a la calidad de los servicios de
q ISO 15489-2001: Gestin documental informacin.
q ISO 27001-2005: Requerimientos de
Seguridad para Sistemas de informacin La Interventora involucra la supervisin y control
q ISO 17799-2000: Gestin de la Continuidad sobre un contrato para verificar, exigir y velar por el
del Negocio. cumplimiento de lo establecido contractualmente
desde el punto de vista tcnico, administrativo y
Con este diagnstico se identifican las verdaderas financiero.
necesidades de informacin de la compaa y se
plantean mecanismos y estrategias para su
mejoramiento y optimizacin.
Administracin y organizacin
tcnica de unidades de
Informacin

Definicin de Lineamientos de
Gestin Documental.
Teniendo en cuenta el nivel de especialidad del
conocimiento requerido para la administracin de la
informacin y documentacin en las
Entendiendo la Gestin Documental como un
organizaciones; la carga operativa y administrativa
componente estratgico de la planeacin
que involucra y la escalabilidad que pueden tener
empresarial Radar ofrece la asesora en la definicin
de los servicios de informacin organizacional.
de lineamientos de gestin de informacin como
una herramienta indispensable para la toma de
Radar ofrece los servicios de administracin
decisiones.
delegada de unidades de informacin
suministrando el personal idneo y calificado para
q Definicin de Polticas y objetivos de Gestin
gestionar:
documental y de Informacin corporativa.
q Identificacin de los Procesos
q Oficinas de Correspondencia
organizacionales y los flujos de informacin
q Archivos de Gestin, Central e Histrico
relacionados.
q Bibliotecas
q Definicin de Procedimientos de gestin
Documental para las diferentes reas de la q Centros de Documentacin
empresa. q Museos
q Elaboracin - Actualizacin de Tablas de
Retencin Documental (TRD).
q Elaboracin - Actualizacin de Tablas de
Valoracin Documental (TVD).

RADAR INFORMACIN Y CONOCIMIENTO 2011

 Servicios de
Consultora
Capacitacin y Certificaciones
La estrategia para garantizar el cumplimiento de las
polticas, objetivos, procesos y procedimientos de
gestin documental y gestin de informacin es la
capacitacin a los equipos de trabajo. Para ello
Radar cuenta con un equipo de conferencistas y
capacitadores con amplia experiencia en los temas
propuestos.
Radar ofrece un portafolio de capacitaciones que se
actualiza permanentemente frente a los cambios en
la normatividad nacional e internacional enfocado
en el desarrollo de competencias en los diferentes
niveles de la Gestin Documental:
Gestin Documental I Nivel
Bsico:
q Curso bsico de administracin de archivos.
q Curso bsico de legislacin documental.
q Curso bsico de organizacin de archivos.
q Curso bsico de aplicacin de Tablas de Retencin y
Valoracin Documental.
q Curso bsico de administracin de unidades de
correspondencia.
q Curso bsico de Digitalizacin de Documentos /
fotografas
Gestin Documental II Nivel
Intermedio:
q Teora y prctica archivstica, visualizando la gestin
documental.
q Elaboracin Cuadros de Clasificacin Documental y
Tablas de Valoracin Documental.
q Elaboracin, aplicacin y actualizacin de Tablas de
Retencin Documental.
q Administracin de sistemas de gestin de
correspondencia.
q Formulacin y gestin de proyectos archivsticos.
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Gestin Documental III Nivel
Avanzado:
q Seleccin y evaluacin de proveedores de
servicios de Gestin Documental
q Anlisis, diseo e implementacin de Programas
de Gestin Documental.
q Administracin de seguridad de la informacin.
q Evaluacin de Software de Gestin documental.
q Integracin de sistemas de gestin y control.
q Desmaterializacin de la informacin estratgica
para la toma de decisiones.
q Programa de Gestin Documental y Gestin
Electrnica de Documentos
Automatizacin de procesos
documentales
Las implementacin de tecnologas para la gestin
documental es un reto para las empresas pues
involucra la transformacin de la cultura
organizacional desde el registro y trazabilidad de los
procesos de gestin hasta el cambio de soporte de
los documentos de papel a bits.
Con el fin de automatizar los procesos de gestin
documental ofrecemos el siguiente portafolio de
servicios y de plataformas de software de gestin
de informacin y gestin documental.
GESTIN TECNOLGICA
q Alquiler Software como Servicio (SaaS)
q Instalacin
q Configuracin y parametrizacin
q Capacitacin y entrenamiento
q Soporte y mantenimiento
q Desarrollo e Integracin con otros Sistemas
PLATAFORMAS DE SOFTWARE
q SugarCRM
q KnowledgeTree
q iNetDocs
q OrangeHRM
q ORFEO Sistema de Gestin Documental
Portafolio de Servicios - Gestin Tecnolgica
En Radar NO Instalamos software Implementamos tecnologas!!
La tecnologa en s misma no es la solucin a los problemas relacionados con el manejo de la informacin,
muchas veces es un problema ms complejo. A la hora de implementar TIC es necesario tener en cuenta
diferentes componentes como: la gestin del cambio y la gestin de competencias tecnolgicas
competencias informacionales en los usuarios de la informacin, la comunicacin organizacional, entre
otras.

RADAR ofrece herramientas y soluciones tecnolgicas que responden y satisfacen adecuadamente a las
necesidades y requerimientos de las organizaciones modernas comprometiendo el componente humano
en el mejoramiento y fortalecimiento de las organizaciones.

KnowledgeTree

Es un Sistema de gestin electrnica de

documentos, cuenta con una versin privativa y una
versin libre GNU/GPL, cuenta con un poderoso
editor de flujos de trabajo y de metadatos lo que
facilita la organizacin y clasificacin de los
documentos que pueden estar en mas de 25
formatos de archivos electronicos o digitales.

Una de sus principales ventajas sobre otros

sistemas similares es su poderoso indexador de
documentos, que busca contenidos dentro de los
documentos.

Su arquitectura abierta y la documentacin existente

han permitido que se desarrollen integraciones
entre aplicaciones como ProcessMaker, SugarCRM,
Drupal, Joomla, OrangeHRM, entre otros.

Los principales mdulos y funcionalidades del sistema son:

q Bsqueda de texto completo dentro de

q Vista previa de documentos sin descargarlos
los documentos
q Publicacin de documentos
q Control de acceso a carpetas y documentos
q Escritorio de usuario personalizable
de acuerdo a roles y permisos
q Integracin nativa con Microsoft Office
q Control de Metadatos
q Notificacin de cambios en las carpetas y
q Auditora y registro sobre el acceso a los
documentos mediante RSS
documentos

RADAR INFORMACIN Y CONOCIMIENTO 2011

 KnowledgeTree - Beneficios y Caractersticas

KnowledgeTree Permite la configuracin de los niveles de acceso a la informacin y

documentacin almacenada en el sistema, de acuerdo al grupo o rea de la compaa a la que
pertenezca el usuario autorizndolo segn su rol a crear, modificar o eliminar los documentas.

El sistema permite la integracin con LDAP para centralizar lo niveles de acceso a

Seguridad
directorios y tecnologas dentro de la organizacin.

El mdulo de Flujos de Trabajo permite automatizar los procesos de negocio, mediante el

diseo de la ruta para la revisin de los documentos segn el proceso de aprobacin
definido en la organizacin.

Tambin permite definir alertas cuando los documentos estn listos para revisin o recibir
Workflow una notificacin cuando el contenido es creado o modificado en una carpeta.

En el mdulo de Metadatos se pueden clasificar los documentos y describirlos con mayor

detalle, a travs de campos personalizados para las carpetas o para cada tipo de
documento de acuerdo al lenguaje del negocio, .

Metadatos

A travs del mdulo de auditora se pueden identificar todas las acciones realizadas por
los usuarios del sistema sobre los documentos o carpetas.

Auditora

Ayuda a integrar el trabajo de equipos distantes geogrficamente mediante los espacios

de interaccin asociados a los procesos, flujos y documentos en el sistema, generando o
fortaleciendo la cultura organizacional de trabajo.

Ayuda a reducir la prdida de tiempo en bsqueda de la ltima versin de un documento

Trabajo
mediante la funcionalidad del control de versiones que permite llevar un historial de
colaborativo transiciones en el documento.

RADAR INFORMACIN Y CONOCIMIENTO 2011

 Orange HRM

Teniendo en cuenta las estrictas condiciones,

legislacin y regulacin existente sobre la
conservacin documental de las historias laborales;
la transformacin y digitalizacin de procesos como
el pago de Seguridad Social, que ahora se realiza a
travs de sucursales virtuales. Ofrecemos la
plataforma Orange HRM Sistema para la Gestin
de Recursos Humanos.

Orange HRM, es un software que contempla todo el

ciclo de vida de la Gestin de Recursos Humanos
desde la definicin de la estructura orgnica, la
tipificacin de los cargos, escalas salariales, niveles
de formacin, Procesos de seleccin, Programas de
Salud Ocupacional, y evaluaciones de desempeo,
solicitudes de permisos, ausencias y certificaciones
de los trabajadores.

Los principales mdulos y funcionalidades del

| sistema son:

q Mdulo de Administracin
Informacin de General de la Empresa
Descripcin de Cargos
Escalas salariales
Formacin y Competencias
Horarios
Proyectos
q Mdulo Historia Laboral Electrnica
(Personal Information Manager)
q Mdulo de Reportes
q Auditora (control de ingreso y salida)
q Mdulo de Evaluacin de desempeo
q Mdulo de Reclutamiento y seleccin de
personal
q Mdulo de Usuario (para realizar solicitudes
de permisos, licencias y certificaciones)
q

Es software Libre basado en cdigo abierto, con licencia GNU/GPL, lo que garantiza la posibilidad de
personalizacin e integracin con otros sistemas.

RADAR INFORMACIN Y CONOCIMIENTO 2011

 ORFEO

Es un Sistema de Gestin de Documental Colombiano

desarrollado por la Superintendencia de Servicios Pblicos
Domiciliarios (SSPD) en el ao 2002, a la luz de la Ley 594
de 2000 y de las mejores prcticas archivsticas, basado en
Cdigo abierto bajo Licencia Pblica General GNU/GPL
v.3.

Permite hacer el seguimiento de la trazabilidad de los

documentos mediante el manejo de flujos de trabajo y
Tablas de Retencin Documental, garantizando acceso a
los documentos mediante el manejo digital del archivo.

ORFEO ha sido implementado en mas de 70 entidades

pblicas, al menos 50 privadas, El Gobierno de Ecuador
tambin implement ORFEO para apoyar la gestin del
sector central.

Las principales caractersticas del sistema son:

|q Interfaz grfica Web fcil de usar similar a la de un correo electrnico.

q Cumple con todos los lineamientos exigidos por la ley y las normas archivsticas vigentes
q Digitalizacin de documentos. La solucin ofrecida posee un mdulo de digitalizacin que genera
imgenes de los documentos fsicos en formato multi tiff y PDF.
q Permite la parametrizacin del proceso de Radicacin de documentos (entrada, salida, resoluciones,
memorandos etc.).
q Gestin sobre el documento: Reasignar, Agendar, Modificar, Archivar, Incorporar en expedientes, Tipificar
el documento (a partir de las Tablas de Retencin)
q Agiliza las bsquedas de documentos y expedientes por diversos campos de bsqueda (fechas,
usuarios, tipos de documentos, etc.).
q Generacin de expedientes virtuales siguiendo los lineamientos tcnicos y legales.
q Generacin de reportes de gestin, niveles de produccin, requerimientos respondidos, etc.

RADAR INFORMACIN Y CONOCIMIENTO 2011

|

Cualquier informacin adicional requerida estaremos

gustosos de resolverla.

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