Contabilidad

y finanzas
Aplquelas
en su pyme

Sepa qu son El flujo de caja

n Costos y precios. n Para qu sirve?
n Registros de control. n Cmo se prepara?
n Estados financieros. n Qu datos incluye?
Claves para el
xito empresarial
Trminos como contabilidad, finanzas, costos, flujo de caja, Contabilidad, brazo
estados financieros, presupuesto, entre otros, engloban
mucho ms de lo que se lee: manejarlos es esencial en el derecho de todo
mundo de los negocios. negocio

C
uando se experiencia nos dice del Instituto Nacional Es el registro de todas las actividades
habla de con- que esta es una de las de Aprendizaje financieras, ordenado por fechas y
ceptos como principales reas de (INA) presenta este documentos.
finanzas y contabili- mejora en la gestin documento, que
dad, se debe entender de las PYMES, pues la contiene informacin, La contabilidad se con el fin de servir en
que son herramientas mayora trabaja ms conceptos generales y encarga de estudiar, la toma de decisiones
indispensables para por intuicin que por herramientas bsicas medir y analizar el y en el control. La
la buena marcha de planificacin. del rea financiero- patrimonio de las informacin se
cualquier empresa. contable. organizaciones, presenta de manera
Tanto es as que de su No desatienda Su propsito es empresas e individuos, sistemtica para
correcto manejo de- lo importante sensibilizar al las distintas partes
pender buena parte Especialmente cuando empresariado interesadas.
del desarrollo, conso- inician, es comn costarricense sobre Cada movimiento
lidacin y crecimiento que las personas la importancia de tiene su nombre y se
del negocio. empresarias se implementar este le asigna una seccin
Adems, a partir desgasten atendiendo tema en sus negocios. o pgina especial
de una adecuada lo urgente y descuiden para anotar todos los
interpretacin de sus lo importante. eventos ocurridos.
resultados, se pueden Por eso, la Unidad de Esto se lleva ordenado
tomar decisiones Pequeas y Medianas en dos columnas para
acertadas y guiar las Empresas (PYMES) los movimientos, y se
acciones hacia un usa otra columna para
mejor desempeo. el saldo.
En Costa Rica, la

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Tipos de contabilidad Qu finalidad Todo bajo control
tiene el registro En el rea contable, adems de llevar registros
n Contabilidad de costos financiero- ordenados y adecuados de todas las operacio-
Clasifica, contabiliza, distribuye y recopila contable? nes de la empresa, es importante considerar
informacin de los costos. los llamados controles contables.
n Suministra infor- Estos contribuyen a asegurar la efectividad
n Contabilidad financiera macin de la empresa de las funciones administrativas y tambin a
Presenta estados contables para terceros en determinado darle seguimiento a la rentabilidad, la liquidez
(accionistas, inversores, entes reguladores momento. y el crecimiento de la empresa.
pblicos, etc.). Para el control contable se deben llevar ciertos
n Expresa resultados libros y registros. Los principales son los tres
n Contabilidad fiscal en un perodo de libros legales:
Registro y preparacin de informes relaciona- tiempo (ao fiscal).
dos con la declaracin y el pago de impuestos. 1. Libro de diario: se anotan los asientos con-
n Es un insumo para tables.
n Contabilidad administrativa la toma de decisiones 2. Libro mayor: se anotan los movimientos de
Estrictamente para uso interno. Es utilizada de las personas usua- cada cuenta.
por personas administradoras y propietarias rias (socios, p. ej.). 3. Libro de inventarios y balances: se anotan
para juzgar el cumplimiento de las polticas, los balances de la empresa.
metas u objetivos preestablecidos por la ge- n Contribuye a
rencia o direccin de la empresa. medir la gestin de la A cargo de una persona experta
empresa. Estos tres libros deben ser llevados por una
persona profesional en contabilidad. Aparte de
Por ejemplo, la cuenta Caja: n Aporta informa- estos, se recomienda que la persona empresa-
cin que se brinda a ria lleve los siguientes registros de control:
Entrada Salida
diferentes institu-
SALDO
(Ingreso) (Gasto) ciones. n Libro de bancos: se anotan los ingresos y
salidas de efectivo de las diferentes cuentas
n Brinda seguridad a bancarias de la empresa.
Qu son las Dineros entes bancarios que
finanzas? separados podran financiar n Libro de inventarios: registro mensual de
Es una rama de la Los dineros algn proyecto de su existencia de materia prima, insumos, produc-
economa que estudia particulares y los de empresa. to en proceso (a partir de rdenes de produc-
las transacciones y la propia empresa cin) y producto terminado.
la administracin del deben separarse; si
dinero. Dentro de sus no, a fin de mes, no n Cuentas por cobrar: se anotan, de manera
campos de inters se sabr con claridad ordenada, las sumas que adeudan las entidades
estn la obtencin si el negocio produjo o clientes a la empresa. En la mayora de las
y la gestin de los ganancias, y se corre organizaciones comerciales, las cuentas por
fondos necesarios el riesgo de confundir cobrar normalmente se generan al emitir una
para cumplir los el pago recibido como factura y entregarla al cliente.
objetivos individuales, persona propietaria y
empresariales o la ganancia real por la Otros controles importantes son las cuentas
estatales. venta de productos o por pagar y los registros de activos y de accio-
servicios. nistas.
3
Medir los costos
es trascendental
Son todo el dinero que su empresa emplea en la fabricacin y venta de sus productos o servicios
(salarios, electricidad, materias primas, entre otros).

Clasificacin n Costos varia- Calclelo

bles: aumentan Si no conoce todos los costos de su empresa, no
a. Segn la o disminuyen de podr calcular adecuadamente el precio de sus
funcin que forma proporcio- productos o servicios. El costo total se obtiene de
cumplen nal de acuerdo la siguiente forma:
n Costos de pro- con el nivel de Costo total = Costo fijo + Costo variable unitario
duccin: materias produccin de
primas, insumos, la empresa El precio
mano de obra. (materias primas, Es el valor que la persona empresaria fija a los
n Costos de p. ej.). productos o servicios que ofrece a sus clientes.
administracin: Para calcularlo, se requiere considerar el total
alquiler, suminis- c. Segn su de costos en que incurre su empresa y el precio
tros de oficina, etc. asignacin de mercado o de la competencia. Consideran-
n Costos de n Costos direc- do el margen de ganancia sobre el costo total
comercializacin: tos: se asignan unitario, el precio se puede obtener por medio
publicidad, p. ej. directamente a de esta frmula simple:
n Costos de una unidad de
financiamiento: produccin (son Costo total Margen de PRECIO
amortizacin semejantes a los unitario
(CTU)
ganancia

e intereses de costos variables).

crditos. n Costos in-
directos: no se
Produccin
b. Segn su pueden asignar
variabilidad directamente a FIJOS VARIABLES
(Constantes) (Varan segn
n Costos fijos: un producto o la produccin)
Comercializacin
permanecen servicio, sino que
constantes inde- se distribuyen
pendientemente entre las diver-
Administracin
del nivel de activi- sas unidades DIRECTOS INDIRECTOS
(No directamente
dad de la empresa productivas (se (Relacionados con
relacionados)
la produccin)
(alquileres, por asemejan a los
ejemplo). costos fijos). Financieros

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 Maneje bien
los estados
financieros
Las personas empresarias pueden utilizarlos
para reportar la situacin econmica y financiera
de la organizacin, as como los cambios que
esta experimenta a una fecha determinada.

L
a informa- ganancias, este 2. Costo de mer- 4. Gastos: incluye
Estado de prdidas y ganancias
cin que informe ayuda cadera vendida: los costos de la
Empresa:
proporcio- a determinar si es el precio que la mano de obra
Fecha:
nan los estados la empresa est empresa paga por y otros rubros
financieros resulta siendo rentable en la mercadera que operativos de la
til para la admi- un determinado vende. Se calcula empresa. Ventas
nistracin de la lapso. Cuanto ms sumando el valor 5. Ganancia neta: Menos devoluciones sobre ventas
empresa. Adems frecuentemente de las mercade- es la cantidad Ventas netas 0
del estado de calcule sus prdi- ras compradas remanente una Costo de la mercadera vendida
resultados que das y ganancias, durante el perodo vez que se restan Utilidad bruta 0
se detalla a conti- ms rpidamente de inventario los gastos a las Gastos administrativos
nuacin es vital conocer la situa- inicial y luego res- ganancias brutas. Gastos financieros
realizar el balance cin financiera de tando el valor del Esta cifra indica si Gastos de ventas
general, para co- su empresa. inventario disponi- se est operando Total gastos de operacin 0
nocer la liquidez. Hay cinco aspec- ble al final de ese con ganancia o Utilidad de operacin
tos concretos que perodo. prdida. Ms otros ingresos
Estado de re- se deben tener en 3. Ganancia bruta: Menos otros gastos
sultados cuenta: se calcula res- Esta tabla ilustra Utilidad neta antes de impuestos 0
Tambin conoci- tando el costo de cmo se puede Menos impuestos
do como estado 1. Ventas de con- mercaderas ven- construir un esta- Utilidad neta despus de impuestos 0
de prdidas y tado y a crdito. didas a las ventas. do de resultados:

Contabilidad Una produccin de la Unidad de Contenidos a la Medida de Grupo Nacin para el Instituto Nacional de Aprendizaje.
y finanzas Direccin: Karina Salguero (Grupo Nacin) y Lorena Sibaja (INA) * Edicin: Silvia Artavia, Eduardo Baldares y Alberto
Calvo * Coordinacin: Unidad de Asesora de Comunicacin del Instituto Nacional de Aprendizaje * Contenido: Unidad
Aplquelas Pyme del Instituto Nacional de Aprendizaje * REDACCIN: Laura Surez Chacn * Edicin grfica: Olga Cajina * Diseo:
en su pyme Silvia Solano * Ilustraciones: Shutterstock.
Impresa en los talleres de GN Impresos de Grupo Nacin GN, S. A. 2015, San Jos, Costa Rica. Prohibida su reproduccin
Mayo 2015 total o parcial sin autorizacin del editor. Esta revista es reciclable: deschela adecuadamente.

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Presupuesto, una
herramienta fundamental
Es el plan financiero para la administracin de Inversin Departamento de Produccin
ingresos y gastos; es decir, la cantidad de dinero
que se requiere y que estamos dispuestos
a invertir para financiar lo necesario y hacer Artculo Cantidad Precio Total
realidad el plan del negocio. 0
0
0

P
ara la em- Presupuesto Hay que estimar 0
presa es de inversin tres montos:
importante Ayuda a estimar n Monto de in- Subtotal Departamento de Produccin 0
contar con esta los recursos re- versin en activos
herramienta pues queridos para el fijos: terrenos, Inversin Departamento de Mercadeo
contribuye en el desarrollo de un edificios, mobiliario
proceso de planifi- proyecto. En la y equipo, vehculos,
cacin estratgica. formulacin de etc. Artculo Cantidad Precio Total
este plan inter- n Monto de inver- 0
Tipos vienen aspectos sin en otros ac- 0
legales, fiscales, tivos definidos en 0
a. Presupuesto de ambientales, el estudio tcnico: 0
inversin. entre otros. Por costo de ingeniera,
b. Presupuesto de esta razn se diseo de planos, Subtotal Departamento de Mercadeo 0
ingresos. debe considerar la patentes, etc.
c. Presupuesto de normativa vigente n Monto de in- Inversin Departamento Administrativo
gastos y costos. segn la regin versin en capital
d. Flujo de caja. donde se va a de trabajo: activos
A continuacin se llevar a cabo el circulantes necesa- Artculo Cantidad Precio Total
explica con detalle proyecto. rios para el arran- 0
el primero de ellos. que del proyecto. 0
0
0

Subtotal Departamento Administrativo 0

TOTAL INVERSIN EN ACTIVOS FIJOS 0

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 Controle el
flujo de caja
Esta herramienta nos permite tener informacin sobre las
variaciones de entrada y salida de efectivo. Es la acumulacin
neta de activos lquidos en un determinado lapso, y constituye un
indicador de la liquidez de la empresa.

Para qu n Facilita la ges- n Mano de obra Datos realistas

sirve? tin y medicin para la produc- Normalmente, el flujo de caja cubre un
n Informa sobre interna de lo real cin, materiales perodo de 12 meses, que corresponde
el estado de los contra lo presu- (costos directos) y al ejercicio econmico. En todos los
ingresos y egre- puestado. gastos indirectos casos, el pronstico se debe hacer a
sos de efectivo. de fabricacin partir de datos realistas. Dicho flujo se
n Proporciona Qu debemos (costos fijos de la actualiza cada mes con los datos de los
informacin rele- considerar para empresa). registros, a fin de identificar rpida-
vante para perso- su prepara- Una vez obte- flujo de caja, la mente las divergencias.
nas inversionistas cin? nidos todos los cual podra tener Usualmente, cuando se solicita un
y administradoras. n Definir los datos necesarios, un formato similar prstamo en el banco, la entidad pide
n Evala la ca- ingresos y sus se tabulan en una al de la siguiente como requisito un flujo para el pero-
pacidad de la caractersticas. herramienta para tabla: do que corresponde a dicho crdito.
empresa para n Determinar los
generar flujos de costos variables. Flujo de caja
efectivo positivos. n Establecer los Empresa:
n Determina la costos fijos. Ao o perodo:
capacidad del n Definir las pol-
negocio para ticas de crdito y Meses 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
cumplir con sus de compra. Rubro
obligaciones y Entradas de efectivo
repartir utilidades Qu se inclu- Total de entradas
en efectivo. ye dentro del
n Facilita la informe? Salidas de efectivo
identificacin de n Cunto voy a Total de salidas
necesidades de vender.
financiamiento. n Cantidad por Sobrante o faltante de efectivo
n Identifica las mes y formas de Cantidad de efectivo inicial
partidas que ms pago que ofrezco. Caja final
afectan la em- n Costos en que Caja chica
presa. voy a incurrir. Sobrante o faltante de efectivo
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Aproveche el Sistema de
Banca para el Desarrollo
A travs de su red nacional de operadores
financieros, el sistema ofrece la colocacin
Tome buenas decisiones
de recursos para las micro, pequeas y, a partir de ahora
excepcionalmente, las medianas empresas.
Hasta aqu usted de contabilidad n Dedquese
cuenta con herra- y finanzas, pero a establecer la
Los servicios del fundamental para mientas bsicas qu hacer con visin estratgica
Sistema de Banca la atencin de toda esta informa- de la empresa.
para el Desarrollo las necesidades cin? n Analice y haga
(SBD) se ofre- empresariales y uso estratgico de
cen mediante el tcnicas de las n Establezca los datos.
financiamiento personas benefi- reglas claras para Todas las empre-
de operaciones ciarias. ordenar y obtener sas, sin importar
crediticias, avales, Las micro y pe- informacin con- su tamao, deben
garantas de pago, queas personas table. implementar
factoraje financie- empresarias n Contrate a una estas herramien-
ro, arrendamiento interesadas que persona profe- tas. Entre otros
financiero u lideren proyectos sional en contabi- beneficios, les
operativo y micro- econmicamente lidad. ayudarn a gene-
crditos. Adems, viables y sos- n Tome decisio- rar informacin
se ponen a dispo- tenibles, y que nes sobre la ad- importante para
sicin servicios no califiquen como ministracin de su acceso a crdito y,
relacionados con beneficiarias, empresa basadas sobre todo, para la
finanzas y otros pueden dirigirse en la informacin toma de decisio-
que contribuyen a los operadores contable y finan- nes oportunas y
al desarrollo em- financieros acre- ciera. planificadas.
presarial. En este ditados (consulte
ltimo aspecto, la lista en www.
el rol del INA es sbdcr.com).

El Instituto Nacional de Aprendizaje trabaja de forma articulada con otras instituciones para fortalecer la atencin a emprendedores
y a PYMES. Parte de estas instituciones son la Promotora de Comercio Exterior (PROCOMER), el Ministerio de Economa, Industria
y Comercio (MEIC), el Ministerio de Ciencia y Tecnologa (MICIT) y el SBD.

Para mayor informacin sobre cursos, puede visitarnos en los sitios electrnicos www.ina.ac.cr y www.
inapymes.com. Adems, puede escribir al correo unidadpyme@ina.ac.cr o llamar al telfono 2210-6000.
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