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PLAN
OPERATIVO
INSTITUCIONAL
Gua especfica
Plan operativo institucional
Lima, Per
Marzo, 2005
Elaboracin de contenidos:
Programa Pro Descentralizacin - PRODES.
rea de Desarrollo y Fortalecimiento de Capacidades
Produccin grfica:
duArtes 247 2788
Ilustraciones :
Federico Gutirrez
Lucia Crdova
@2005
PROGRAMA Pro Descentralizacin - PRODES, Consejo Nacional de la Descentralizacin - CND, Ministerio de Economa
y Finanzas MEF- DNPP. La informacin contenida en este mdulo puede ser reproducida total y parcialmente, siempre y
cuando se mencione la fuente de origen y se enve un ejemplar a PRODES, CND y MEF.
Esta publicacin ha sido posible gracias al apoyo de USAID - PER, bajo los trminos del contrato N 527-C-00-03-
00049-00. Las opiniones expresadas por los autores no reflejan necesariamente el punto de vista de la agencia.
Qu pretende esta gua especfica?
La presente gua especfica tiene por finalidad que las autori-
dades y funcionarios municipales conozcan los fundamentos
del plan operativo institucional, as como las pautas metodol-
gicas bsicas para su elaboracin, de modo que este instru-
mento de gestin institucional se convierta en una verdadera y
efectiva herramienta que contribuya a fortalecer el desempe-
o municipal para alcanzar el desarrollo local.
GUA ESPECFICA
PROBLEMATIZANDO
Cmo sabremos
cules son nuestras Nos organizaremos
responsabilidades para y programaremos nuestras
este ao? acciones en
conjunto.
Mejor sera que l
lo hiciera solo.
S claro, todos
tenemos que poner
ideas.
Actividad
3
PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
MDULO
,
INfORMANDONOS
1. QU ES EL PLANEAMIENTO
INSTITUCIONAL DE CORTO PLAZO?
Es el proceso a travs del cual una municipalidad organiza -con la debida anticipa-
cin- su gestin institucional para un determinado ao fiscal, teniendo en cuenta
las prioridades (polticas institucionales) que se definan para dicho perodo. La
gestin institucional es la capacidad que tiene una municipalidad para lograr los
resultados esperados a travs de la organizacin municipal.
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IMPORTANCIA
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PLANEAMIENTO 1234567890123456789012345
Permite a la municipalidad
INSTITUCIONAL 1234567890123456789012345
organizar los esfuerzos y
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DE CORTO PLAZO 1234567890123456789012345
recursos municipales para
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lograr los objetivos y metas
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que se proponga
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anualmente.
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OBJETIVO
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Facilitar las condiciones para que el
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personal y las dependencias de la
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municipalidad respondan
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adecuadamente a las exigencias
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propias de los procesos clave
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municipales, de manera organizada,
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sincronizada y evitando
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superposiciones,
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para elevar la
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calidad, eficiencia
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y efectividad de
la gestin de las dependencias
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municipales.
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PLANEAMIENTO CONCERTADO E INSTITUCIONAL
GUA ESPECFICA
El planeamiento de corto plazo debe tener presente el rol especfico1 que le toca
desempear al gobierno local en el desarrollo de su localidad, pues la gestin
institucional debe perseguir objetivos y metas que aporten al proceso de desarro-
llo local, coadyuvando al fortaleciendo institucional de la municipalidad en el me-
diano plazo. Es por ello que el planeamiento institucional de corto plazo debe tam-
bin tener en cuenta las orientaciones estratgicas contempladas en el plan de
desarrollo institucional.
El "activismo" institucional,
La "dispersin" de los escasos recursos disponibles,
La "superposicin" de actividades
La descoordinacin" entre el personal o las dependencias municipales.
1
Dicho rol, denominado "misin", es el que est definido en el plan de desarrollo institucional PDI. Por
tanto, el PDI es el instrumento de planificacin "marco" que orienta la elaboracin y gestin de los
instrumentos de planificacin de corto plazo.
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PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
MDULO
La "dispersin" es la utilizacin de
los escasos recursos municipales en
actividades no prioritarias. Todo puede
ser importante y urgente,
pero es necesario concentrar y aplicar
los recursos en aquellas acciones que
han sido priorizadas para el ao.
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PLANEAMIENTO CONCERTADO E INSTITUCIONAL
GUA ESPECFICA
Hay "descoordinacin"
cuando se programan
metas o adquisiciones que
no cuentan con los
recursos debidamente
previstos, o que requieren
de ciertos bienes y
servicios que an no han
sido contratados o
adquiridos. Tambin hay
"descoordinacin" cuando
los objetivos operativos de
las dependencias
municipales no guardan
relacin con las
prioridades
institucionales.
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PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
MDULO
3 Lo anteriormente citado nos indica que se preveen recursos sin tener claro
qu harn las dependencias de la municipalidad, y as se programan adquisi-
ciones y contrataciones sin saber cundo se requerirn ni a qu metas
operativas contribuirn.
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PLANEAMIENTO CONCERTADO E INSTITUCIONAL
GUA ESPECFICA
Presupuesto institucional
municipal
2
Slo se producen "ajustes" en montos o en algunas actividades especficas o en nuevas adquisiciones
o contrataciones a realizar.
3
En muchos casos, salvo en el presupuesto institucional en el que resulta obligatorio consignarlos, no
expresan los objetivos que se persigue lograr.
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PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
MDULO
2. QU ES EL PLAN OPERATIVO
INSTITUCIONAL?
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3. EL PLAN OPERATIVO ES
NECESARIO PORQUE:
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PLANEAMIENTO CONCERTADO E INSTITUCIONAL
GUA ESPECFICA
Actividad
Prioridades institucionales
Son los lineamientos generales, las polticas pblicas locales, que todas las
dependencias municipales debern observar en su gestin operativa durante un
determinado ao. Estas prioridades se enmarcan dentro de los objetivos estratgicos
establecidos en el plan de desarrollo institucional, de modo que la municipalidad
pueda contribuir al desarrollo local.
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PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
MDULO
Responsables
Cuadro de necesidades
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PLANEAMIENTO CONCERTADO E INSTITUCIONAL
GUA ESPECFICA
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PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
MDULO
1
1
ESTABLECER LAS
PRIORIDADES
INSTITUCIONALES
Quin lo hace?
Corresponde a las autoridades municipales (concejo muni-
cipal y alcalde) establecer los lineamientos de poltica
institucional que la municipalidad perseguir durante un
determinado ao fiscal.
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PLANEAMIENTO CONCERTADO E INSTITUCIONAL
GUA ESPECFICA
Entonces, al definir las prioridades institucionales, las autoridades municipales deben tener en cuenta:
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Las prioridades institucionales constituyen la base fundamental para cualquier
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tarea relacionada con el planeamiento operativo.
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Por ello, su exposicin oportuna resulta un paso crucial para la consistencia
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del plan operativo institucional y el presupuesto institucional de apertura.
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PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
MDULO
Actividad
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PROPOSICIN DE
LOS OBJETIVOS
OPERATIVOS
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PLANEAMIENTO CONCERTADO E INSTITUCIONAL
GUA ESPECFICA
En el nivel de
rgano estructural
Ej.: oficina de administracin,
oficina de desarrollo urbano, etc.
En el nivel de
unidad orgnica
Ej.: al interior de la oficina de
administracin tendremos los objetivos
operativos de las oficinas de
contabilidad, tesorera, personal,
abastecimiento, etc.
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PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
MDULO
Recuerda que:
4 Los objetivos operativos tampoco son los insumos con los que deber contar
la municipalidad para lograr sus metas (comprar equipos, contratar perso-
nal, adquirir equipos)
Actividad
3
DETERMINACIN
DE LAS METAS
OPERATIVAS
Al igual que los objetivos operativos, las metas operativas son propuestas por to-
das las dependencias de la entidad (incluidos sus rganos de direccin).
Todo objetivo operativo debe ser expresado en una o varias metas operativas para
poder medir su logro. Al cumplir las metas operativas constataremos el cumpli-
miento de los objetivos.
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PLANEAMIENTO CONCERTADO E INSTITUCIONAL
GUA ESPECFICA
Expresado en Proponen
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LA META OPERATIVA
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Atributos
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PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
MDULO
No confundamos una meta operativa con las tareas o trabajos para llevarla a cabo.
Las tareas y los trabajos constituyen las acciones operacionales necesarias para
lograr un determinado producto intermedio o final (meta operativa).
Las tareas son las acciones de carcter operacional inscritas en una actividad (ca-
tegora presupuestaria). Los trabajos constituyen acciones operacionales inscri-
tas en un proyecto (categora presupuestaria).
Actividad
4
ESTABLECER
EL CRONOGRAMA
DE TRABAJO
3
Es u
2
n
anua calend
En el cronograma se expresa l a
trim dividid rio
la programacin de la gestin estr o en
que es 4
institucional para un se p , e n e l
cu rec
determinado ao. cum ando de isa
pl b
oper irse las en
ativa met
de s qu as
prop penden e las
o cia
dete ngan pa s
rmin ra u
ad n
f i s c a o ao
l.
4
Esta divisin temporal trimestre responde a lo establecido en las normas vigentes sobre la materia.
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PLANEAMIENTO CONCERTADO E INSTITUCIONAL
GUA ESPECFICA
5
SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES
EN FUNCIN DEL CRONOGRAMA
DE TRABAJO
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PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
MDULO
Es importante porque
nos proporciona la
siguiente informacin:
4 Las fechas de inicio y fin de las tareas y/o trabajos para lograr una determi-
nada meta operativa.
Actividad
En base a las metas diseadas con anterioridad, cules seran las tareas o traba-
jos que te llevaran a alcanzarlas?
6 PREVISIN DE
GASTOS
Las dependencias municipales deben detallar todos los bienes y servicios as como
el equipamiento necesario que necesitarn para el cumplimiento de sus metas
operativas, y para ello, deben llenar un formato denominado cuadro de necesida-
des. El requerimiento no existe si es que no se precisa a qu meta operativa contri-
buye. No se trata de pedir por pedir. Se trata de sealar lo que realmente se nece-
sita para cumplir con las metas operativas.
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PLANEAMIENTO CONCERTADO E INSTITUCIONAL
GUA ESPECFICA
DEPENDENCIAS MUNICIPALES
Detallan
En el "cuadro de necesidades"
Actividad
En el cuadro, ordena los pasos para la elaboracin del plan operativo institucional:
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PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL