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5 sntomas de una deciente gestin de la informacin

20 Mayo 2015 Jos Miguel Morales (http://www.emagina.es/es/blog/2015/05/5-sintomas-de-una-deciente-gestion-de-la-informacion#disqus_thread)

Empresa (/es/blog/empresa)
BusinessIntelligence (/es/blog/tag/businessintelligence), DataAnalysis (/es/blog/tag/dataanalysis), DataVisualization (/es/blog/tag/datavisualization)

En el mundo que viene las personas tomarn decisiones de otra manera. Si no entienden los datos que generan, las
empresas se hundirn. Si los polticos no toman decisiones a partir de los datos, la gente se les echar encima. Si la
medicina no acelera sus procesos de investigacin automatizando el tratamiento de los datos, no conseguiremos
aplacar enfermedades como el cncer. Datos, datos y ms datos, pero cmo sabemos si sufrimos una deciente
gestin de la informacin?

Imagen @ter-burg (https://www.ickr.com/photos/ter-burg/14744515094) distribuida con licencia Creative Commons CC BY 2.0

(https://creativecommons.org/licenses/by/2.0/)

En muchos mbitos estos cinco sntomas describen malos hbitos en la gestin de la informacin que llevan a retrasar
decisiones, perder cuota de mercado o dedicar ingentes cantidades de tiempo de personas clave en la organizacin
tratando de resolver cuestiones que pueden automatizarse y obtenerse en tiempo real.

Tanto si ya utilizas herramientas de anlisis de informacin (BI, Business Intelligence

(http://en.wikipedia.org/wiki/Business_intelligence)) como si ests valorando comenzar a usarlas, cada uno de estos
sntomas son reveladores de la necesidad de un nuevo enfoque de inteligencia empresarial.

1) Se dedica demasiado tiempo de las personas clave de la organizacin preparando y analizando

datos.

Auditoras internas demuestran que las empresas consumen el 30% del tiempo de los equipos de administracin y
comercial realizando informes (alrededor de 1,5 jornadas a la semana), por tanto, automatizar este proceso supone
ahorros de miles de euros anuales.

La clave para solucionar este gran problema es la automatizacin de los procesos de datos, que permitan disponer de los
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2) No es posible combinar la informacin procedende de diferentes aplicaciones, herramientas o

bases de datos.

Lo ms habitual en las empresas es contar con distintas aplicaciones, herramientas y fuentes de datos (ERP, CRM,
gestin de tareas, gestin de otas, mltiples cheros Excel, etc.). Habitualmente las herramientas con las que cuentas no
permiten utilizar la informacin desde diferentes fuentes de datos, realizando combinaciones, cruces o cualquier tipo de
procesado de datos. Cuando esto ocurre se hace necesario implementar procesos de Integracin de Datos
(/es/integracion-datos).

3) Mltiples visiones de una misma realidad.

Algunas herramientas BI puede que sean geniales en la visualizacin y descubrimiento de datos pero es necesario seguir
una slida gestin de datos soportado por un Almacn Central de Datos (/es/almacen-central-datos), que evite tener
silos de informacin y mltiples deniciones del mismo KPI (/es/indicadores-clave-negocio-kpi). Esto ocurre en tu
organizacin cuando diferentes personas:

Entienden un KPI de diferente forma.

Obtienen el mismo KPI de diferentes maneras (usando diferentes frmulas y/o diferentes fuentes de datos).

Para solucionar estos problemas es necesario denir en el catlogo de KPIs una cha para cada indicador en la que
aparezca una denicin precisa del indicador, la frmula de su clculo, los criterios de anlisis, la trazabilidad de la
informacin desde las fuentes de datos, etc. Adems esta informacin debe ser accesible fcilmente desde la misma
plataforma BI.

4) Problemas para colaborar con la informacin.

Habitualmente las herramientas BI ofrecen capacidades de anlisis y visualizacin de datos, pero colaborar con datos e
informacin se complica al utilizar herramientas inadecuadas. Algunos de estos problemas que seguramente te resultarn
conocidos:

Ocurren cuando utilizamos indiscriminadamente el correo electrnico y el telfono para comunicar informaciones,
datos o decisiones. Unicar la comunicacin en la misma herramienta en la que se visualiza y analiza la informacin se
ha demostrado trementamente productivo y ecaz en la toma de decisiones.
Ocurren cuando generamos versiones y ms versiones de cheros Excel que se comparten por email o se
almacenan en sistemas de cheros alejados de la informacin original.
Ocurren cuando las herramientas de toma de decisiones no son proactivas y no nos alertan de hechos importantes
que necesitan una accin urgente.

5) Falta de exibilidad para responder a rpidos cambios organizativos.

Las cosas pueden cambiar rpidamente, especialmente en entornos competitivos y situaciones de incertidumbre. Pueden
ser muchas las causas que impidan aportar exibilidad a tu sistema de toma de decisiones:

Utilizar un sistema de anlisis de informacin antiguo, cerrado, con tecnologas propietarias y con grandes
dependencias con proveedores.
Tardar meses para implantar cambios que pueden solucionarse en das o semanas.
No tener capacidad para soportar cantidades ingentes de datos, en el mbito del BigData
(http://es.wikipedia.org/wiki/Big_data), lo que implica estar empantanados en grantes volmenes de datos que no
pueden analizarse con la velocidad o agilidad necesarios.

Reconoces cualquiera de estos sntomas? Desde Emagina (/es/empresa) aconsejamos:

Evitar las soluciones de BI que prometen respuestas "inmediatas" porque estn "en memoria". No son inmediatas, son
extremadamente caras y el lmite fsico de la memoria no da cabida a las necesidades de datos.
Evitar los sistemas basados en aplicaciones de escritorio, porque no tienen la potencia necesaria para cumplir con los
requisitos de la actualidad.
Apostar por las soluciones BI modernas, basadas en software libre, giles, livianas y exibles en la nube, que
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ofrecen rapidez y escalabilidad para manejar datos cada vez mayores de distintas fuentes de datos.
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Apostar por una solucin de BI totalmente integrada y basada en servidor, que permita consultar grandes conjuntos
de datos, agregados convenientemente y con memoria cach para los datos ms consumidos.

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