ESTRUCTURACION DEL PROCESO DE ENTRENAMIENTO PARA

COORDINADOR DE EVENTOS
Estudio De Caso
Mejoramiento del proceso de produccin de reuniones mdicas en la
empresa MSD

DIANA MARCELA PEA DUQUE

JORGE ANDRS DUQUE GMEZ

UNIVERSIDAD ECCI
FACULTAD DE INGENIERIA
PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL
BOGOT
2017-1

1
 ESTRUCTURACION DEL PROCESO DE ENTRENAMIENTO PARA
COORDINADOR DE EVENTOS
Estudio De Caso
Mejoramiento del proceso de produccin de reuniones mdicas en la
empresa MSD

DIANA MARCELA PEA DUQUE

JORGE ANDRS DUQUE GMEZ

Trabajo presentado para optar por el ttulo a Tecnlogo en Gestin de

Procesos Industriales

Directores:

LUIS FELIPE CHAPARRO MEDINA

UNIVERSIDAD ECCI
FACULTAD DE INGENIERIA
PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL
BOGOT
2017-1

2
 CONTENIDO
Pg.

1. JUSTIFICACIN Y OBJETIVOS ................................................................. 7

1.1. JUSTIFICACIN .................................................................................... 7
1.2. OBJETIVOS........................................................................................... 7
2. CONTEXTO DEL CASO .............................................................................. 8
2.1. DESCRIPCIN DE LA EMPRESA ........................................................ 8
2.2. CONTEXTO ECONMICO Y PRODUCTIVO DEL SECTOR ............... 9
3. METODOLOGIA APLICADA A LA CONSTRUCCION DEL CASO .......... 10
3.1. METODOLOGA APLICADA A LA CONSTRUCCIN DEL CASO ..... 10
3.2. PROCESO DE DIAGNSTICO REALIZADO ...................................... 10
4. DIAGNOSTICO DEL PROCESO ............................................................... 11
4.1. DESCRIPCIN DEL PROCESO PRODUCTIVO ................................ 11
4.2. DIAGRAMA DE PROCESOS ACTUAL ............................................... 11
4.3. DIAGNSTICO DEL PROCESO PRODUCTIVO ............................... 13
5. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL CASO ..................................... 15
5.1. MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE PRODUCCIN ...................... 15
5.2. DIAGRAMA DE PROCESOS .............................................................. 17
6. ESTRATEGIA PARA LA IMPLEMENTACIN DEL MEJORAMIENTO.... 18
6.1. COMPONENTES DE LA ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIN ....... 18
6.2. ANLISIS FINANCIERO Y DE COSTOS DE LA ESTRATEGIA DE
MEJORA........................................................................................................ 18
6.3. CRONOGRAMA PROPUESTO PARA LA IMPLEMENTACIN .......... 18
7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................. 18
7.1. CONCLUSIONES ................................................................................ 18
7.2. RECOMENDACIONES ........................................................................ 18
BIBLIOGRAFIA ................................................................................................ 19

3
 Pg.

Tabla 1: Grafico 1: Balance farmacutico Nacional 2000-

2011.9

4
 LISTA DE GRAFICOS

Pg.

Grafico 1: Participacin de las Unidades Vendidas por Producto Gnerico y de

Marca (2010)9

5
 LISTA DE ILUSTRACIONES

Pg.

Ilustracin 1: Instalaciones laboratorio de mtodos Ingeniera industrial. ......... Error!

Bookmark not defined.

6
 1. JUSTIFICACIN Y OBJETIVOS

1.1. JUSTIFICACIN

El siguiente caso de estudio se realiz en la compaa Merck Sharp & Dhome

S.A.S con foco al rea de eventos, esta rea es la encargada de facilitar y
gestionar las reuniones del gremio mdico para la investigacin, conocimiento y
divulgacin de educacin mdica con el fin de conocer los problemas actuales
que se presentan y encontrar la posible solucin.

1.2. OBJETIVOS

1.2.1. General:

Analizar la situacin actual del rea de eventos en la compaa

MSD, en busca de problemas los cuales se estn generando,de
esta manera encontrar la posible solucin a la situacin presente.

1.2.2. Especficos

Encontrar posibles perdas que estn presentando en el rea de

eventos mediante una evaluacin de los recursos invertidos por
parte de la compaa.
Analizar el proceso actual mediante la toma de tiempos
propuestos por la compaa comparados con los reales
actualmente para la coordinacin de eventos cientficos.
Implementar al proceso actual una mejora la cual satisfaga las
necesidades y polticas de la compaa.

7
 2. CONTEXTO DEL CASO

2.1. DESCRIPCIN DE LA EMPRESA

Merck Sharp & Dhome S.A.S, es un laboratorio farmacutico que gracias a sus
investigadores de talla mundial, a las tecnologas y al implacable enfoque en la
excelencia cientfica, est a la vanguardia del descubrimiento y desarrollo de
formas innovadoras para tratar y prevenir enfermedades, orientada hacer la
diferencia en la vida de las personas a nivel mundial a travs medicamentos
innovadores, vacunas, terapias biolgicas, productos de consumo y de salud
animal, que salven y mejoren vidas. Actualmente investigan en una amplia
gama de categoras teraputicas, con el fin de satisfacer las necesidades de
sus clientes para ser reconocidos como una gran empresa para trabajar y
proporcionar a los inversionistas una tasa de rendimientos superior, como
insignia sus valores que son el mejoramiento de la vida humana, tica e
integridad en sus negocios y con una diversidad de equipo de trabajo, para la
produccin de sus productos con los ms altos estndares de calidad.

8
2.2. CONTEXTO ECONMICO Y PRODUCTIVO DEL SECTOR

Merck Sharp & Dhome es una industria multinacional que pertenece al sector
farmacutico, este laboratorio se dedica a la investigacin cientfica por lo tanto
sus productos se encuentran categorizados como productos de marca, la
siguiente tabla fue realizada a partir de informacin tomada dada por la ANDI el
cual demuestra la importancia del sector farmacutico en Colombia en los
ltimos aos y su participacin en la economa Colombiana.

Tabla 1: Balance farmacutico Nacional 2000-2011

Contribucin a la Produccin
Ao Exportaciones Importaciones
Industrial Manufacturera
2000 4% 21% 30%
2001 4% 22% 30%
2002 4% 22% 33%
2003 3% 21% 35%
2004 3% 17% 29%
2005 3% 18% 27%
2006 2% 19% 33%
2007 3% 16% 31%
2008 3% 16% 31%
2009 3% 21% 45%
2010 2% 17% 37%
2011 2% 17% 39%

Fuente (ANDI, 2011)

El siguiente grafico representa la par

Participacin de las unidades Vendidas por

Producto Genrico y de Marca en Colombia
120.00%

100.00%

80.00%
68.91% 68.32%
60.00%
Producto de Marca
40.00% Producto Gnerico
20.00% 31.68%
31.09% Fuente: Interdata-
0.00% IMS Health
2006 2007

ticpacion de unidades vendidas por productos farmacuticos de marca y

9
productos genricos, se denota una mayor presencia de productos de marca
vendidos en el mercado

Grafico 2: Participacin de las Unidades Vendidas por Producto Gnerico y de

Marca (2010).
Fuente: (ANDI, 2007)

3. METODOLOGIA APLICADA A LA CONSTRUCCION DEL CASO

3.1. METODOLOGA APLICADA A LA CONSTRUCCIN DEL CASO

El tipo de investigacin que se realiz en la empresa MSD fue un anlisis de

caso donde se evaluaron los distintos procesos que la compaa en el rea de
eventos, encargada de la mayor parte de su mercadeo, se emplearon
herramientas como diagrama de Pareto aplicado a los distintos tipos de
eventos con base a el presupuesto planeado y ejecutado de los meses de
Marzo, Abril, Mayo, y su participacin en el dinero invertido para dichos eventos
por parte de las unidades de negocio.

Se efectuaron toma de tiempos en los procesos actuales para construccin de

diagrama de Gantt y diagramas de procesos con el fin de hacer un diagnstico
y propuesta de mejora apoyada con una de las polticas de la compaa en pro
de la mejora continua.

3.2. PROCESO DE DIAGNSTICO REALIZADO

El estudio de caso surge en el a area de eventos, la cual fue centralizada en el

ao actual debido a que anteriormente los eventos los manejaba cada unidad
de negocio, continuamente se presentaban problemas de documentacin y
comunicacin entre los colaboradores encargados de realizar los eventos, la
gerencia general de la compaa tomo la decisin de centralizar el proceso en
un rea y as dar una mejora al proceso de eventos.
Ya entrados en contexto, esta nueva rea est en pleno crecimiento y
optimizacin de sus procesos, dichos coordinadores tambin son nuevos en el
trabajo de coordinar eventos, actualmente la compaa contrata practicantes
para ejercer la labor, este contrato de aprendizaje es pactado por un ao
despus de este ao reinicia el proceso de seleccin de nuevos candidatos
para ejercer la labor.
En los primeros tres meses del ao actual en los que se inicio el proceso ya
centralizado, los coordinadores presentaban problemas para manejar y realizar
el proceso mediante las distintas bases de datos y plataformas que se
emplean para la ejecucin de eventos por poco conocimiento de las mismas los

10
eventos que se coordinan en esta area son simposios, conversatorios y
reuniones mdicas, Esta funcin tiene una gran responsabilidad debido a que se
debe llevar un control y seguimiento muy riguroso del proceso de coordinacin de
eventos, como compaa farmacutica multinacional tiene muchas regulaciones y
controles sobre Compliance, apartir de un anlisis realizadoen el planeado y ejecutado
propuesto, se encontr que en reuniones medicas se haba ejecutado un mayor
valor de lo planeado, la compaa cuenta con un 10% el cual se tiene para
imprevistos que pueden suceder por situacin externas, este est contemplado
dentro del presupuesto planeado, el anlisis arrojo que se haba ejecutado un
9,08% adicional al valor inicialmente presupuestado, encontramos que una de
las causas se presenta por errores que pudieron ser cometidos por parte del
personal a cargo de la operacin. Con base a los resultados obtenidos se
plantea un proceso de mejora.

4. DIAGNOSTICO DEL PROCESO

4.1. DESCRIPCIN DEL PROCESO PRODUCTIVO

Con base a los resultados obtenidos del diagrama de Pareto el cual arrojo que
el proceso de reuniones medicas presentaba fallas debido a un porcentaje
econmico mayor efectuado al presupuestado, se realiz el anlisis del
proceso de reuniones medicas el cual tiene como total una estimacin de 1440
horas para el debido proceso de reuniones mdicas, con un ndice de
productividad del 0,07.
4.2. DIAGRAMA DE PROCESOS ACTUAL
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO REUNIONES MEDICAS
Actual
RESUMEN # Tpo
Operaciones 5 720
Transporte 1 120
Controles 2 240 Elaborado por: Grupo numero 6
Esperas 3 240 Fecha: 28 de Junio de 2017
Almacenamiento 1 120
TOTAL 12 1440

Descripcin Actividades Op. Trp. Ctr. Esp. Alm. Tiempo (Horas)

1 Ingreso a plataforma Everest 120
2 Completar form B crear carpeta compartida 120
3 Solicitar lista de asistentes y aprobaciones 120
4 Verificar documentacion del Speaker y asistentes 120
5 Descargar documentacion requerida 120
6 Realizar cartas de invitacion 120
7 Enviar cartas de invitacion 120
8 Solicitar aprobacion de Slide Set 120
9 Ingresa Speaker 120
10 Aprobacion gerente de medicos 120
11 Contorlar firma de asistencia 120
12 Reabrir documetacion 120

11
 Productividad
del proceso 0,07

4.2.1. Diagrama de bloques

4.2.2. Diagrama de flujo

(Manual de Procesos Industriales Volumen I Prieto Contreras Lena 2004).

12
 4.2.3. Diagrama de equipos

Es paralelo al diagrama de bloques, en este se presenta la secuencia de

equipos mediante una distribucin coherente de la distribucin del proceso, con
smbolos estandarizados que nos permiten conocer la utilizacin de los
recursos dentro del proceso ((Manual de Procesos Industriales Volumen I
Prieto Contreras Lena 2004)

4.3. DIAGNSTICO DEL PROCESO PRODUCTIVO

4.3.1. Diagnostico desde la productividad del proceso

la siguiente grafica se realiz a partir de datos tomados de tipo y cantidad de

eventos su participacin planeado y ejecutado, donde se obtuvo el porcentaje
invertido para cada uno de estos eventos. En la siguiente grafica podemos
analizar que el evento que presenta mayor prdidas son reuniones medicas
con una participacin del 10,5% en los recursos invertidos a eventos,
encontramos que algunos posibles errores se presentan por parte del talento
humano empleado en la gestin operativa, demostrando que la capacitacin de
los coordinadores influye en el proceso, como base de estudio para el caso se
hace foco en el evento reuniones mdicas en busca de optimizar los recursos
empleados y evitando prdidas en la compaa por errores del coordinador de
eventos.

2017 Tipo de evento Cantidad Planeado Ejecutado P&E

Congresos 26 $ 1.257.648.200 $ 1.235.923.057 $ 21.725.143
ZO

Reuniones Medicas 17 $ 96.400.000 $ 134.504.893 -$ 38.104.893

AR
M

Conversatorios 2 $ 10.500.000 $ 10.799.700 -$ 299.700

Congresos 13 $ 582.750.000 $ 561.475.140 $ 21.274.860
L

Reuniones Medicas 36 $ 176.569.000 $ 171.996.723 $ 4.572.277

RI
AB

Conversatorios 1 $ 3.800.000 $ 3.789.000 $ 11.000

Congresos 32 $ 1.722.848.000 $ 1.679.855.326 $ 42.992.674
O

Reuniones Medicas 19 $ 105.990.000 $ 103.750.787 $ 2.239.213

AY
M

Conversatorios 0 $0 $0 $0
Tipo de evento Cantidad Planeado Ejecutado P vs E frecuencia relativa frecuencia acumulada
Congresos 71 $3.563.246.200 $3.477.253.523 $ 85.992.677 89,1% 89,1%
Reuniones Medicas 72 $378.959.000 $410.252.403 -$ 31.293.403 10,5% 99,6%
Conversatorios 3 $14.300.000 $14.588.700 -$ 288.700 0,4% 100,0%
$3.902.094.626

13
 Planeado 10% Incluido Ejecutado
$378.959.000 $410.252.403

4.3.2. Diagnostico desde el manejo de los recursos del proceso

Utilizar las herramientas del mdulo de procesos para hacer un diagnstico del
gasto energtico y de recursos utilizados por el proceso y revisar cuales
operaciones son susceptibles a mejora.

14
 5. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL CASO

5.1. MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE PRODUCCIN

La aplicacin de la mejora est orientada en el proceso de aprendizaje para

coordinadores de eventos cientficos. Encontramos que la funcin que cumplen
los coordinadores es de suma importancia para las diferentes unidades de
negocio de la compaa puesto que por medio de estos eventos cientficos
llegan a su mercado objetivo, en este caso mdicos que son quienes trascriben
sus medicamentos. la mejora propone una estructuracin en el proceso de
entrenamiento para los nuevos coordinadores mediante la implementacin de
manuales enfocados en el rea cerebral dominante, escogiendo as un equipo
de trabajo con mayores ndices de productividad reflejando en el proceso de
implementacin mejorando tiempos y un mayor empalme lo que sern las
tareas a realizar, Todos los individuos aprenden de distinta forma, esta
demuestra que todos los seres humanos tienen una forma distinta de adquirir
conocimientos y de desarrollar los aprendizajes depender de la motivacin y
el grado de compromiso que tengan1 reconociendo sus habilidades natas y
caractersticas propias desde el proceso de reclutamiento, obteniendo un
equipo de trabajo equilibrado con capacidades para trabajar en conjunto. Lo
ideal es que este se conforme personas con dominancia de cada uno de los
tres cerebros ya que Segn Sternberg, La inteligencia consiste en pensar bien
de tres formas diferentes, de manera analtica, creativa, y prctica. Las tres se
encuentran muy relacionadas. La primera es necesaria para separar problemas
y ver soluciones. La segunda se utiliza para ver nuevas ideas o problemas y
tratar de enfrentarse a ellos de mejor forma. La tercera se aplica para usar las
ideas de manera eficaz en la vida cotidiana. Es importante aprender a saber
cundo y cmo usar cada una de estas inteligencias de manera efectiva.2

como principal medida de accin la mejora propone coordinadores totalmente

capacitados. para ejercer la labor ya que ellos son los principales encargados
de los eventos, actualmente el rea no cuenta con una capacitacin del
proceso y bases de datos las cuales son empleadas para la debida ejecucin
de evento. Apoyados con una de las polticas de la compaa cree que para
destacar depende de la integridad, el conocimiento, la imaginacin, la destreza,
la diversidad y el trabajo en equipo de sus colaboradores. Para ello, trabajan
para crear un ambiente de respeto mutuo, que estimule y promueva el trabajo
en equipo, el compromiso y el rendimiento.2, Teniendo en cuenta lo anterior se
propone un entrenamiento para estos individuos el cual tendr como objetivo
principal un empalme laboral optimo en un menor tiempo, debido a que la
interaccin entre el aprendiz y el nuevo aprendiz es de tan solo de 1 semana
este ser el encargado de realizar el empalme del proceso, acompaado de los
manuales enfocados a la metodologa de su capacidad cerebral La eficacia

15
con la cual un individuo encaja en su ambiente y se enfrenta con situaciones
cotidianas refleja el grado de inteligencia3, de esta manera relacionamos la
calidad con la productividad en tiempos debido a que se demostr que con un
empalme laborar optimo del proceso los tiempos estimados para la
coordinacin de reuniones mdicas se reducen en un 40%,el objetivo de la
mejora es disminuir en un 2% en la diferencia entre planeados y ejecutados,
reflejando en disminuir posibles errores (imprevistos) que se puedan cometer
en parte operativa del proceso, evitndole a la compaa a tener prdidas
econmicas y ayudndonos aumentar la productividad de los coordinadores
como resultado un proceso de calidad.

1
Concepcin, 2008 Teora Trirquica de Sternberg, p. 3
2
Sternberg, 1985, Beyond IQ: A Triarchic Theory of Intelligence. Cambridge, p. 45
3
Concepcin, 2008 Teora Trirquica de Sternberg, p. 9

16
4
Sternberg, 1985, Beyond IQ: A Triarchic Theory of Intelligence. Cambridge, p. 45

5.2. DIAGRAMA DE PROCESOS

Rentabilidad
La rentabilidad hace referencia al beneficio, lucro utilidad o ganancia que se ha
obtenido de un recurso o dinero invertido. La rentabilidad se considera tambin
como la remuneracin recibida por el dinero invertido. En el caso de aplicacin
de la mejora se refleja reduciendo el porcentaje econmico de perdidas
representados en el anlisis de planeados vs ejecutados adicional al previsto,
esta pretende disminuir el porcentaje de prdidas.

Rendimiento
Con la implementacin de la mejora podramos evidenciar un menor lapso de
tiempo invertido por cada uno de los coordinadores en su entrenamiento,
actualmente el proceso de entrenamiento lleva alrededor de un mes, el objetivo
de la mejora es reducir el tiempo a una semana, con la ayuda de este
entrenamiento se podr reflejar en el proceso de reuniones medicas con
coordinadores totalmente capacitados, en este la productividad aumenta de
0,07 a 0,1 reflejando la viabilidad en productividad de la mejora.

17
 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO REUNIONES MEDICAS
Actual
RESUMEN # Tpo
Operaciones 5 240
Transporte 1 72
Controles 2 168 Elaborado por: Grupo numero 6
Esperas 3 240 Fecha: 28 de Junio de 2017
Almacenamiento 1 144
TOTAL 12 864

Descripcin Actividades Op. Trp. Ctr. Esp. Alm. Tiempo (Horas)

1 Ingreso a plataforma Everest 24
2 Completar form B crear carpeta compartida 72
3 Solicitar lista de asistentes y aprobaciones 120
4 Verificar documentacion del Speaker y asistentes 48
5 Descargar documentacion requerida 72
6 Realizar cartas de invitacion 24
7 Enviar cartas de invitacion 72
8 Solicitar aprobacion de Slide Set 120
9 Ingresa Speaker 24
10 Aprobacion gerente de medicos 120
11 Contorlar firma de asistencia 24
12 Reabrir documetacion 144

Productividad
del proceso 0,1

6. ESTRATEGIA PARA LA IMPLEMENTACIN DEL MEJORAMIENTO

6.1. COMPONENTES DE LA ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIN

6.2. ANLISIS FINANCIERO Y DE COSTOS DE LA ESTRATEGIA DE

MEJORA DEL PROCESO DE PRODUCCION.

Mediante las herramientas obtenidas en el mdulo financiero presentar el

estudio de costos de la mejora del proceso productivo y de su
implementacin. Incluir el diagnstico financiero, el apalancamiento operativo y
financiero as como los resultados de los indicadores ROI y ROE. Como
conclusin de esta unidad deben presentar la prospectiva productiva en la cual
se analiza el impacto de la mejora del proceso productivo en el Objetivo Bsico
Financiero (OBF), en la productiva y en la competitividad de la empresa.

6.3. CRONOGRAMA PROPUESTO PARA LA IMPLEMENTACIN

Hacer una propuesta factible de implementacin de la mejora en la empresa.

Apoyados por el diagrama de Gantt, Hoja de ruta o de decisin libre de acuerdo
a la pertinencia del caso.

18
 7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

7.1. CONCLUSIONES

Mediante el analisis de pareto se tomo la decisin de tomar foco en el tipo de

evento reuniones mdica, se analiz del proceso donde se encontr que la
forma mas efectiva de corregir el problema presente es con la capacitacin por
parte de la compaa a sus colaboradores de un debido proceso como
resultado el aumento de su productividad y una posible reduccin en perdidas
no previstas

7.2. RECOMENDACIONES

La implementacin de los manuales es de suma importancia para obtener un

mayor empalme del proceso para nuevos coordinadores mdicos y su debido
plan de accin.

BIBLIOGRAFIA

Se va a utilizar norma ICONTEC para el proceso del trabajo y la 6ta edicin

de las normas APA para fuentes bibliogrficas o fuentes referenciales.

1
Concepcin, 2008 Teora Trirquica de Sternberg, p. 3
2
Sternberg, 1985, Beyond IQ: A Triarchic Theory of Intelligence. Cambridge, p. 45
3
Concepcin, 2008 Teora Trirquica de Sternberg, p. 9
4
Sternberg, 1985, Beyond IQ: A Triarchic Theory of Intelligence. Cambridge, p. 45

19
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