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INDICE

GUIA DE CONSULTA 03

Mdul o 1 Enqua dra me nto da Fun o de Se cre t ri a

1. A Evoluo da carreira de secretariado 04


1.1. Tipos e nveis de Secretrias 05
1.2. Perfil de funes associado aos diferentes nveis de secretrias 05
1.3. O que se espera de uma secretria executiva 07

2. Contextualizar a funo de secretria na Administrao Pblica Local 07

3. Saber - Estar em contexto empresarial 08


3.1. A administrativa como carto de visita da empresa e da chefia 08
3.2. Vesturio e estilo 10
3.2.1. Conselhos para valorizao da imagem 09
3.3. Atitudes e comportamentos recomendveis 10

Mdul o 2 T c nic as de Ex pre s s o E sc ri ta

1. A lngua como instrumento de comunicao 11


2. Ortografia 12
3. Particularidades da lngua 12
4. A interpretao de textos 13
5. A frase 14
a. Tipo e formas de frase 14
b. Frases simples e complexas: Subordinao; Coordenao 14
6. Tipos de Discurso 16
7. Tcnicas de redaco 16
8. A aplicao das tcnicas lingusticas, em: 17

Cartas e faxes 17
Circulares 17
Actas 18
Relatrios 18

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Mdul o 3 Orga ni za o de Ev e ntos

1. Preparao de reunies 19
1.1. Planeamento, convocatrias, dossis de trabalho, recepo e
acompanhamento de visitantes, condies fsicas das instalaes,
tomar apontamentos, fazer actas

2. Organizao de Programas Especiais (Convites, traje, ementa, ofertas) 22


2.1. Almoos de trabalho e jantares formais 22
2.2. Cocktails e Inauguraes 23
2.3. Passeios e visitas 23
2.4. Seminrios, conferncias e palestras 24

3. Protocolo 24
3.1. Protocolo social, oficial e empresarial 24
3.2. Recepo e acolhimento de visitantes 25
3.3. A importncia do protocolo para a imagem da empresa 25
3.4. Protocolo Internacional 26

Mdul o 4 Es tra t gi a s pa ra o des e nv ol v i me nto da me mri a

1. Sistema de processamento de informao 27


1.1. Memria de Longo Prazo 27
1.2. Memria de Curto Prazo 27
1.3. Memria Declarativa 28
1.4. Memria Processual 28

2. Estratgias facilitadoras da memria 29

3. A higiene da memria 33

CONCLUSO 36
BIBLIOGRAFIA 37

BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA 38

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GUIA DE CONSULTA

DESTINATRIOS

Este manual destina-se a profissionais de Secretariado da Cmara Municipal, que


pretendam alargar e / ou aperfeioar os seus conhecimentos na rea administrativa.

PR REQUISITOS

Conhecimentos de secretariado e de servio administrativo

OBJECTIVOS PEDAGGICOS

Proporcionar conhecimentos sobre tcnicas de Secretariado e apoio tcnico administrativo,


objectivando a melhoria de procedimentos e de organizao na perspectiva de uma
Administrao Pblica mais moderna e eficiente.

Proporcionar conhecimentos sobre a importncia das regras de etiqueta e protocolo no saber


estar e sua aplicao nas tarefas profissionais.

Pretende-se que o formando adquira ferramentas necessrias para a organizao de eventos.

Pretende-se que o formando adquira instrumentos necessrios para uma boa comunicao
escrita.

METODOLOGIA

Mtodo expositivo participado. Estudos de casos e simulaes

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MDULO I ENQUADRAMENTO DA FUNO DE
SECRETARIADO

A EVOLUO DA CARREIRA DE SECRETARIADO

Muito se fala acerca da profisso de Secretria, profisso cada vez mais interessante e cada
vez mais importante na vida de uma empresa. Vamos ento ver em que consiste na realidade
esta profisso.

No Latim Medieval, a palavra secretarius designava a pessoa que escrevia as cartas de


outro e que desse modo era depositrio dos segredos dessa outra pessoa, era aquele a quem
se confiava segredos, que ficava na posse deles.

Por outro lado Henri Bernatn encontrou origem em 2 palavras:

Secreto uma vez que a prtica do secretariado se desenrola toda ela ligada a um conjunto
de tarefas e de atitudes que implica estar a par do segredo dos assuntos tratados.

Secretar uma funo que torna evidente a caracterstica essencial do secretariado, o seu
objectivo de contnua segregao dos elementos necessrios realizao das tarefas da
direco, da chefia ou mesmo da gesto da empresa.

O secretariado uma funo essencial em qualquer tipo de actividade empresarial, tanto no


mundo dos negcios como na indstria ou nas profisses liberais.

Hoje em dia, a (o) secretria (o) no apenas a(o) leal servidor (a) do seu chefe, mas
sobretudo o seu brao direito. A ela (e) cabem-lhe algumas vezes funes de chefia e dela (e)
dependem tambm grandemente a boa imagem da sua empresa e do seu chefe e em quem
ele deposita inteira confiana. Todo o trabalho realizado pela (o) secretria (o) reflecte-se no
exterior e a imagem est dependente da qualidade desse mesmo trabalho.

O secretariado o rgo capaz de estabelecer o dilogo entre os homens, funes e grupos,


desdobrando as responsabilidades preconizando a cooperao em todos os escales dando
lugar a uma participao a que poderemos chamar codeliberao e que , de acordo com a

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nova mentalidade, a nica forma capaz de dar a cada um o seu lugar na empresa, a sua tarefa
principal , pois estabelecer um elo de ligao entre a direco e os executantes.

Compete pois ao secretariado, em relao sua chefia, secund-la ao mximo a fim de esta
ficar mais disponvel para o estudo dos assuntos e respectiva tomada de decises.

A (o) secretria (o) contribui para o funcionamento eficaz de uma empresa atravs do seu
trabalho discreto, organizado e metdico.

Na terminologia tradicional, chama-se secretria (o) pessoa que minuta a correspondncia,


elabora as actas das reunies, resolve os assuntos de direco e orienta um escritrio.

Mas, nos ltimos tempos, o conceito de secretrio(a) mudou claramente, ele(a) passou agora a
ser o(a) assistente perfeito(a) do seu chefe ao ponto de conseguir at assumir com
credibilidade algumas das responsabilidades do mesmo.

O trabalho administrativo que cada secretrio(a) tem de realizar pode ser muito diferente de
um(a) para outro(a), dependendo da rea de actividade da empresa em que esteja
enquadrado(a), uma vez que cada sector tem as suas prprias caractersticas.

Tambm tem especial incidncia neste facto a forma jurdica da empresa: uma empresa do
Estado no igual a uma empresa familiar ou privada, uma vez que estas ltimas tm uma
maior liberdade ao elaborarem os documentos administrativos e podem acelerar mais as
operaes.

TIPOS E NVEIS DE UM (A) SECRETRIA (O)


E
PERFIL DE FUNES ASSOCIADO AOS DIFERENTES NVEIS DE SECRETRIAS
(OS)

Desta forma podemos apresentar a seguinte classificao do secretariado:

Secretariado de Direco ou Executivo


Secretariado Descentralizado
Secretariado Geral

Secretariado de Direco ou Executivo este secretariado assegura por iniciativa prpria a


rotina de um gabinete. Poder ter pessoal executivo s suas ordens.

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Secretariado Descentralizado as suas funes distribuem-se por vrias pessoas com igual
formao e responsabilidade que asseguram todo o trabalho base, quer dos vrios
departamentos existentes na empresa, quer do secretariado de direco.

Secretariado geral o secretariado de gesto um rgo composto por vrios elementos (s


vivel em empresas de grande dimenso) que age em nome da direco e que estabelece a
comunicao entre este rgo e todos os existentes na empresa. Poder ter pessoal executivo
s suas ordens.

Ainda dentro do secretariado de direco, podemos dividi-lo em 3 classes:

Secretria (o) Executiva (o) assegura as ligaes entre o seu superior hierrquico e
as outras pessoas dentro e fora da empresa. Resolve questes administrativas de
pormenor, inclusivamente de carcter confidencial. A (o) titular do cargo actua com
uma margem de autonomia e iniciativa bastante grande, o que requer um grau elevado
de conhecimentos, competncia e prtica de secretariado. Pode, eventualmente,
assegurar a coordenao de trabalhos de um grupo de secretrias.
Assistente de Direco Colaborador (a) de um Director, assegura a ligao do
quadro superior com o respectivo staff, os restantes colaboradores da empresa e com
o exterior. A sua misso inclui tarefas importantes de recolha, seleco, tratamento e
difuso da informao, planificao, gesto do tempo que envolvem um nvel de
responsabilidade elevado. Delega frequentemente diversas tarefas a uma dactilgrafa,
ou uma secretaria (o) jnior o (a) qual supervisiona.
Assessor (a) de Direco e Administrao segundo a definio oficial da
classificao nacional das profisses estuda, analisa e recomenda medidas a
implementar no domnio da sua especialidade, num departamento comercial, industrial,
governamental ou outro, utilizando os seus conhecimentos e competncias nesse
domnio, entre outras funes, recomenda com base nos estudos e anlises
efectuadas, alteraes aos modelos, mtodos, normas e procedimentos existentes.
Analisa dossiers e outros dados para verificar se os objectivos pretendidos so
alcanados, redige os respectivos relatrios.

Quer atravs de uma experincia profissional significativa a qual cada vez mais dever ser
acompanhada por formao contnua, quer seja por uma via da formao acadmica as (os)
Secretrias (os) so hoje profissionais com preparao especializada para a realizao de

tarefas especficas, que vo desde as relaes pblicas gesto e s relaes internacionais,


at ao conhecimento e utilizao de novas tecnologias de informao ou outras no domnio da
burtica.

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O QUE SE ESPERA DE UMA SECRETRIA EXECUTIVA

A actividade de um (a) secretria(o) difcil e para a exercer cabalmente ela ter de ter a
capacidade para:
Prever
Organizar
Coordenar
Executar

Porque o (a) secretria (o) :


A memria do chefe
A organizao da informao
A intermediria em diversos sentidos:
o Chefia / subordinados
o Subordinados / chefia
o Chefia /pblico
o Pblico/chefia

Devemos contudo referir que a (o) secretria(o) sendo um veculo de informao


interna/externa, ela (e) nunca dever servir de veculo de informao oficial para o exterior, isto
dever guardar sigilo profissional.

CONTEXTUALIZAR A FUNO DE SECRETRIA (0) NA ADMINISTRAO


PBLICA LOCAL

Face s exigncias de qualidade e modernidade, a funo de atendimento pblico assume nas


instituies um papel relevante, na medida em que constitui um instrumento de relacionamento
privilegiado destas com aqueles que a elas recorrem, tornando-se, assim, o primeiro e mais
directo veculo da imagem das organizaes. Deste modo, para alm de adequadas
caractersticas pessoais, a funo atendimento requer dos funcionrios que a exercem

excelentes capacidades de comunicao, argumentao, empatia, envolvncia e humanizao


das relaes com os utentes, passando ainda a eficcia de um bom desempenho, pelo
fornecimento de informaes claras, objectivas e atempadas de forma a satisfazer plenamente
as suas reais necessidades.

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No mbito das aptides intelectuais, a Secretria(o) dever possuir capacidade de se adaptar a
situaes novas, esprito inovador e um apurado sentido prtico. uma profisso que exige um
raciocnio concreto e lgico bastante desenvolvido, uma memria com um bom poder de
reteno e de reproduo: fixar nmeros, palavras, frases, fisionomias imprescindvel na
rotina quotidiana. Os contactos sociais a vrios nveis que as suas tarefas lhe impem exigem
um grau elevado de inteligncia social e desenvolvida capacidade de comunicao.

SABER ESTAR EM CONTEXTO EMPRESARIAL

As mudanas operadas no mundo reflectem-se de facto, em todos os domnios e o


comportamento da vida profissional teve de alterar-se radicalmente para se adaptar aos usos e
costumes actuais, sendo mais do que nunca necessrio estabelecer as regras e os princpios
comuns que devem reger o comportamento dentro e fora da empresa para facilitar a
cooperao e a convivncia entre pessoas de meios diversos e culturas diferentes.

ADMINISTRATIVA COMO CARTO DE VISITA DA EMPRESA E DA CHEFIA

Requisitos para uma boa imagem.

Nada pode prejudicar mais uma carreira do que uma indiscrio.


Ainda que seja para demonstrar que se est dentro de todos os assuntos da empresa,
no se deve nunca quebrar o sigilo profissional, mesmo junto dos seus amigos mais
ntimos. Nunca se deve revelar nada sobre a empresa ou sobre os seus colaboradores
que possa causar prejuzo se aparecer nos jornais do dia seguinte.
Por outro lado, deve-se procurar no chamar demasiado a ateno para o que se faz
nem para a sua importncia profissional. Seja a falar, seja a vestir, seja a lidar com as
outras pessoas, o comportamento deve ser irrepreensvel mas discreto.
A imagem pessoal resulta do conjunto formado pela aparncia fsica, pela linguagem
no verbal e pela maneira de vestir.

A maneira como uma pessoa se veste contribui de maneira decisiva para melhorar ou
degradar a imagem. H trajes apropriados para cada ocasio: trajes de trabalho, trajes
desportivos, trajes de mais ou menos cerimnia, trajes formais ou informais. A regra
essencial que cada um se sinta bem com o que veste.

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Toda a gente reage melhor a uma crtica que comea com um elogio e que feita de forma
cordata e positiva. H maneiras de dar ordens que facilitam o seu cumprimento. O uso do
condicional, por exemplo, ou de um sorriso a acompanhar a frase, no sinal de fraqueza, mas
de considerao pelos outros.

Em negociaes internacionais o conceito de pontualidade varia. No Brasil e na Amrica Latina


em geral, aceita-se um atraso de meia hora; na Alemanha e na Sua exige-se pontualidade
rigorosa. Em qualquer caso, nos compromissos profissionais, um atraso pode comprometer o
negcio e, quem quer dar boa imagem de si prprio, deve procurar ser pontual.

Se a reunio se atrasar, quem ficou espera pode ficar irritado e come ar o contacto na
defensiva ou mesmo com esprito de no cooperao. A pontualidade deve ser a norma nos
compromissos profissionais e deve ser cumprida, sobretudo, tratando-se de reunies com
muitos participantes, at para evitar que quem preside aos trabalhos tenha de fazer um breve
sumrio do que j foi discutido cada vez que chega um retardatrio, o que irrita os participantes
que chegaram a horas.

CONSELHOS PARA VALORIZAO DA IMAGEM

essencial para a (o) secretria (o) manter uma boa presena. No se esquea que a imagem
que ela (e) oferece a primeira coisa que os outros vem, muito antes de comprovarem o seu
profissionalismo.

Pelo seu tipo de trabalho, a secretria (o) est permanentemente em contacto com as outras
pessoas, tem de lidar com clientes, assistir a reunies e assembleias ou acompanhar o seu
chefe em viagens de negcios por isso deve ter sempre um aspecto agradvel e impecvel.
No h problema se, de vez em quando der curtas escapadelas para reforar o seu bom
aspecto ou, quando for necessrio retocar a maquilhagem ou arranjar o penteado. Mas,
ateno, um aspecto cuidado no significa que, para se ser secretria (o) se tenha de ser mais
ou menos atraente fisicamente, mas sim que esse pessoa saiba adaptar o seu estilo pessoal s
actividades que ter de levar a cabo no exerccio do seu trabalho.

Uma boa presena no se liga apenas ao aspecto fsico, mas tem muito a ver com a
manuteno de um tratamento corts e cordial e, sobretudo, com a inteligncia. No aspecto
exterior fixar-nos-emos principalmente na presena fsica, no vesturio e nas maneiras.

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VESTURIO E ESTILO

Espera-se que um profissional de secretariado cuide do seu aspecto para que a sua presena
seja o mais agradvel possvel. A caracterstica fundamental do seu aspecto pessoal tem de
ser a discrio (tanto na maquilhagem, como no penteado ou na maneira de vestir).

Exige-se que a (o) secretria (o) se vista com naturalidade e alguma elegncia. No h
qualquer regra que exija o uso de determinado tipo de roupa, desde que se evite os exageros,
em todo o caso aconselha-se sempre roupas cmodas, simples, de um bom tecido. O
essencial que cada pea do vesturio se coordene e encaixe no conjunto, tanto pela cor
como pelo tecido e estilo de corte.

Os sapatos so mais uma pea de vesturio e devem estar sempre limpos, as manchas de
lama ou poeira no tm desculpa. Por outro lado, o calado deve combinar-se esteticamente
com o vesturio que se esteja a usar. As meias, so imprescindveis para se manter o esmero
no vestir, nos acessrios tambm se deve evitar os excessos.

Tambm deve cuidar dos acessrios de trabalho; carteira, agenda, objectos para a escrita, etc.

ATITUDES E COMPORTAMENTOS RECOMENDVEIS

A maneira de andar, de se sentar, de cruzar as pernas, de segurar o telefone, de escrever, de


apoiar os cotovelos na mesa, de se dirigir s outras pessoas, de fazer uso destes ou daqueles
gestos dever ser objecto de especial ateno, uma vez que a maneira como se fizer tudo isto
corresponder imagem que os outros fazem da pessoa.

As suas maneiras ao telefone, pelo facto de no a (o) verem quando fala, no descuide das
suas maneiras, a voz importante. De pouco vale falar bem se no se acompanhar a fluncia
verbal com determinado timbre e som, para isso deve procurar que a voz seja agradvel, com
uma dico irrepreensvel e adequada, sem subir o tom, a atitude mais adequada a
serenidade.

MODULO 2 TCNICAS DE EXPRESSO ESCRITA

A LINGUA COMO INSTRUMENTO DE COMUNICAO

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A crescente utilizao do telefone, do fax ou do computador determinou profundas alteraes
no processo de comunicao entre pessoas ou empresas. No obstante, a carta continua a ser
uma das formas mais comuns e importantes de comunicao escrita.

Mas escrever uma carta, hoje em dia, muito diferente do que era h anos: as novas
tecnologias influenciaram a escrita comercial, determinando a sua simplificao. Por exemplo:
as formas de cortesia usadas eram longas e pomposas. Hoje, essas expresses caram em
desuso e foram substitudas por frmulas mais simples.

Ao caminhar pelas ruas observamos placas, anncios entre outras expresses disponveis em
locais pblicos, e podemos encontrar absurdos erros de grafia, acentuao, pontuao e s
vezes nem percebemos.

A lngua portuguesa vem sendo vtima de um verdadeiro massacre. Hoje no se cometem mais
os erros de antigamente, uma letra trocada ou um escorrego gramatical. So erros profundos,
de lgica, de absoluta falta de intimidade com a lngua ptria. O problema tem razes histricas.
Comea nas mudanas que atingiram a nossa sociedade principalmente a partir da dcada de
60, passa pelas falhas na educao formal e resulta no quadro actual, em que o descuido com
a lngua flagrante, mesmo entre a parcela da populao com maior grau de instruo.

Para quem quer comear, a sada est ao alcance da mo. Ler bastante a regra principal.
Alm disso, h vrios livros no mercado que ajudam na tarefa de manter o portugus sempre
em dia, sem contar com o dicionrio.

A Internet tambm pode ser um bom ponto de partida. H vrias pginas na rede que
relacionam os erros mais comuns, do dicas de redaco empresarial e facilitam a vida de
quem deseja ter mais intimidade com a nossa lngua. Enfim, apenas mais cuidado e ateno
so essenciais.

ORTOGRAFIA

A ortografia a parte da gramtica que trata da correcta escrita das palavras.

A ortografia uma narrativa, contm uma histria, diz-nos quem so as palavras, de onde vm
e por vezes at para onde vo que mais do que alguma vez saberemos de ns prprios. A
grafia evolui, como tudo, em contnuo ou aos saltos, s vezes com golpes de Estado (como os

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acordos ortogrficos), outras com revolues populares que transformam sanduches em
sandes, enriquecida por corrupes s vezes com sentido, ricas e imaginativas, que
conquistam os seus espaos.

Mas se a ortografia vive uma perptua mutao, evidente que nem todas as cambiantes so
aceitveis, imaginativas e justificveis. E muitas surgem por pura ignorncia e pertencem ao
domnio da calinada arrogante que no sabe, no quer saber e tem raiva a quem sabe como
Goering quando ouvia falar de cultura.

Nos ltimos anos, com a expanso do acesso aos meios de comunicao (do lado dos
produtores e dos consumidores) e a exploso de mensagens, o panorama meditico poluiu-se
com tais atropelos ortografia (falo apenas no sentido estrito da correcta escrita das palavras)
que se tornou capaz de injectar a dvida nos mais letrados.

PARTICULARIDADES DA LNGUA
Nos domnios da comunicao, muitas palavras h, expresses feitas e modos de dizer que
reforam as virtudes de transmisso das lnguas, incutindo nas frases mensagens figurativas e
simblicas cujas origens remotas se perdem no secretismo dos tempos.

No portugus falado tambm assim se verifica. O nosso linguajar quotidiano rico de


regionalismos, grias e particularidades ortofnicas que conferem nossa lngua corrente
formas cristalizadas de expresso, sempre em recriao, e muitas vezes extramuros das
estritas regras gramaticais.

A maior parte do vocabulrio portugus provm do latim, principalmente do latim popular,


falados pelos invasores plebeus:
Soldados
Colonos
Mercadores

Muitas vezes na nossa lngua podemos encontrar dois ou mais vocbulos que de um nico
timo latino vieram para o portugus por vias diferentes:
Via erudita
Via popular

A lngua latina a base que vai sendo sucessivamente corrompida ou alterada por
subsequentes invasores:
Germanos

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rabes

Temos ainda os estrangeirismos que so vocbulos que fazem parte de outras lnguas e que
foram introduzidas no portugus ou que foram incorrectamente aportuguesados. Os
neologismos que so novas palavras que foram criadas perante o desenvolvimento tcnico,
cientfico e artstico, por exemplo Cosmonauta.

Para terminarmos, temos palavras que j no se usam. Desapareceram com o objecto, a


actividade ou o conceito que definiam. Muitas vezes so substitudas por outras calafeteiros -.

A INTERPRETAO DE TEXTOS

Leitura e interpretao de textos.

realmente importante o momento da compreenso do texto escrito recebido. Na maioria das


vezes, de depois de uma breve leitura em diagonal, somos impelidos, de imediato, para
comear a escrever, sem reflectir, por vezes sem ter compreendido o texto, o que logicamente
nos leva muitas vezes por caminhos errados.

Fazer uma primeira leitura e identificar o tema que est a ser tratado.
Numa segunda leitura, mais atenta, identificar as ideias mais significativas.
Fazer um resumo ou um esquema de todo o texto
Assinalar ou sublinhar as palavras chave

A fase da compreenso dos textos fundamental, porque ningum consegue dar uma
resposta a uma pergunta que no tenha sido bem compreendida e quem diz responder diz
formular um despacho sobre um assunto proposto.

A FRASE
TIPOS E FORMAS DE FRASE

Frase a reunio de palavras que expressam uma ideia completa, constitui o elemento
fundamental da linguagem, no precisa necessariamente conter verbos.
A inteno comunicativa do emissor determina o tipo de frase que aquele utilizar.

Frase afirmativa - frase que exprime uma afirmao - O homem um animal racional

Frase negativa- frase que exprime um negao - O co no um animal racional.

Frase activa - frase na qual o sujeito pratica a aco - O Tiago comeu o gelado inteiro.

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Frase passiva - frase na qual o sujeito sofre a aco- O gelado inteiro foi comido pelo
Tiago

Frase declarativa - utilizada para transmitir informaes, relativas quer ao


referente, quer aos prprios intervenientes do acto comunicativo (emissor e receptor).
Nestas frases predomina a funo informativa da linguagem.

Frases interrogativas Permitem formular perguntas. Como evidente, este tipo de
frase visa colmatar uma lacuna de informao, pelo que normalmente se relaciona com
a funo informativa da linguagem. Este tipo de frase pode tambm ser utilizado para
exprimir espanto ou indignao, pelo que est igualmente relacionado com a funo
expressiva da linguagem.

Frases exclamativas Exprimem as emoes, o estado de esprito do emissor. O


seu contedo informativo reduzido; servem, sobretudo, para dar vazo tenso
emocional do emissor. Portanto, so elas que asseguram a funo expressiva ou
emotiva da linguagem

Frases imperativas So utilizadas para exprimir ordens, pedidos, conselhos,


exortaes. Relacionam-se com a funo apelativa da linguagem.

FRASES SIMPLES E COMPLEXAS

Frase simples

Contm uma nica ideia, expressa por uma nica orao.

Por orao entendemos um conjunto de palavras que se organizam em torno de um verbo.

Frase composta ou complexa

Contm duas ou mais ideias, expressas por duas ou mais oraes. Nas frases compostas, as
oraes podem ligar-se por coordenao ou por subordinao. Geralmente essas oraes
ligam-se entre si atravs de conjunes ou locues conjuntivas, coordenativas ou
subordinativas.

Oraes coordenadas

Funo Exemplos

Expressam ligao ou adio de Levantou-se e saiu.


Copulativas afirmaes Saltaram, pularam, fizeram trinta por uma
linha.

Estabelecem uma oposio ao Eu gostava de ajudar, mas no sei como.


Adversativas que foi afirmado na orao
anterior Ela inteligente, porm, falta-lhe humor.

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Estabelecem uma alternncia ou Ou vai ou racha!
Disjuntivas alternativa em relao orao Ora chove, ora faz sol.
anterior Vai sair, quer queira, quer no.

Indicam uma concluso a partir do Penso, logo existo.


Conclusivas
contedo da primeira orao o mais rpido, portanto, vai frente.

Explicam ou justificam o contedo Acende uma luz, que no se v nada.


Explicativas
da primeira orao O co estacou, pois ouviu um assobio.

Oraes subordinadas

Substantivas Adjectivas Adverbiais

Temporais
Relativas:
Completivas: Causais
Explicativas Comparativas
Integrantes
Condicionais
Restritivas
Interrogativas indirectas Finais
Infinitivas Concessivas
Consecutivas

TIPOS DE DISCURSO
A palavra "discurso", na maioria dos dicionrios possui trs significados principais:
Exposio de um determinado assunto, sob a forma escrita ou oral;
Acto de discorrer sob algo;
Acto de comunicao lingustica

Os discursos que produzimos no dia-a-dia so naturalmente muito diferentes entre si. Tm sido
propostas diversos critrios para a sua classificao.

Existem dois tipos de discurso, o discurso directo e o discurso indirecto. O primeiro passo
conseguir diferenciar o discurso indirecto do discurso directo.

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Notamos que eles no so registados ou escritos do mesmo modo. Para aprender a identific-
los, vamos agora sistematizar as diferenas que pudemos perceber entre eles:

Discurso Directo o registo directo da fala das personagens.


Verbos no presente do indicativo ( fica, h)
Pontuao caracterstica ( travesso e dois pontos)

Discurso Indirecto o narrador que conta os acontecimentos.

Verbos no pretrito imperfeito do indicativo (ficava, havia)


Ausncia de pontuao caracterstica.

TCNICAS DE REDACO

Definir o assunto que se pretende tratar.

Para precisar melhor o tema e os objectivos do trabalho, necessrio efectuar algumas


pesquisas exploratrias.

Organizar um plano de trabalho.

Pesquisa - Comear pelas fontes de informao mais gerais, como dicionrios ou


enciclopdias, e s depois a consulta obras mais especficas. Tirar apontamentos, mas no
esquecer de registar os dados que identifiquem com preciso a fonte de informao
consultada.

Plano do Trabalho - Aps a fase da pesquisa ajustar o plano de trabalho s ideias que
entretanto se foram formulando sobre o tema.

Redaco - a fase da seleco e interpretao do material. Nem tudo o que se recolheu


ser utilizado. O importante no mostrar que se consultou muitas coisas, mas que se possui
ideias claras sobre o tema e que as sabemos transmitir. No esquecer que todos os trabalhos
possuem uma introduo, uma parte de desenvolvimento e por fim uma concluso.

APLICAO DAS TCNICAS LINGUSTICAS

CARTAS E FAXES

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A correspondncia comercial o tipo mais habitual de comunicao escrita no mundo
empresarial. Deve ser bem redigida, sem erros ortogrficos e construes gramaticais
incorrectas ou rebuscadas.

A carta permite s empresas estabelecer comunicao entre elas e comunicao com o


pblico, um veculo de comunicao e transmisso de informaes e continua a ser uma das
imagens de marca de qualquer empresa.

Regras importantes a utilizar numa carta simplicidade, clareza e cortesia. Toda a carta tem
resposta e esta deve ser dada num prazo razovel.

Os faxes servem para enviar mensagens informais e urgentes. Existem formulrios para este
tipo de correspondncia que pouco variam de empresa para empresa, a linguagem deve
simplificar-se ao mximo para que a mensagem seja clara e concisa. O fax no deve ser
utilizado para substituir as cartas, escusado lembrar que estes no devem conter mensagens
confidenciais.

CIRCULARES

Quando a empresa ou a repartio pblica precisam de passar uma informao a vrios


destinatrios, elas usam a circular. Seu texto informal e directo, dispensa as formalidades.

ACTAS
A acta tem o mesmo carcter de objectividade que a comunicao ( esta uma exposio) e
corresponde, na maioria dos casos a uma obrigao legal. Deve ento ser transcrita num livro
apropriado e ser submetida aprovao dos intervenientes. Servem como introduo, o ttulo
da reunio, data, local e hora, assim como a ordem dos trabalhos. A redaco do
desenvolvimento da acta ser muito facilitada se a (o) secretria (o) tomou os devidos
apontamentos (ideias principais e concluses).

Em geral no h concluso final, uma vez que cada ponto da ordem de trabalhos tem
concluso prpria.
A acta acaba portanto com o ltimo facto exposto, ou a ltima deciso tomada, a qual poder
ser, por exemplo a marcao da prxima reunio.

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RELATRIOS

O relatrio inclui, de um modo geral, as trs partes clssicas: introduo, desenvolvimento e


concluso. A Introduo apresenta o objecto do relatrio e os seus limites, o desenvolvimento
deve levar o leitor a concluir no mesmo sentido que o redactor. A concluso deve simplesmente
repetir a ou as respostas.

MDULO 3 - ORGANIZAO DE EVENTOS

PREPARAO DE REUNIES

As reunies esto no centro das actividades da empresa. Meios e lugar de encontro, de


reflexo e de deciso, as reunies podem tomar vrias formas: reunies de servio,
de direco, seminrios, congressos, etc.

Antes da reunio: convocao, ordem de trabalhos e preparao

Durante a reunio: o papel da secretria


Depois da reunio: actas, listas de medidas a tomar e actuao.

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O xito de uma reunio depende do acordo realizado relativamente ao objectivo, qualquer
reunio deve sustentar-se numa base bem estruturada e organizada, para que no haja
nenhum problema.

O primeiro passo para a organizao de qualquer evento responder s cinco questes


bsicas que esto subjacentes a qualquer organizao. Todo o plano do acontecimento, o seu
estilo, tipo, durao, contedo e possvel valor assenta nas respostas a cinco questes
fundamentais.

Perguntas bsicas para quando se organiza uma reunio:

O qu?
De que tipo de reunio se trata assembleia geral, reunio de departamento,
seminrio de formao, jantar, etc.

Para qu?
Qual o objectivo da reunio?

Quem?
Quem que organiza?
Quem que vai participar?
Quem dever intervir

Onde?
Onde que ter lugar? necessrio saber se ir ser realizada na empresa (sala de
reunies) ou dever alugar-se um outro local.
Quem ir decidir qual o local apropriado? Se for voc tenha em conta a distncia em
relao sede da empresa ou ao aeroporto.

Quando?
Quando que ir ser realizada?
Quanto tempo ir durar?

Quanto?
Quanto ir custar? Deve saber-se previamente qual o oramento com que se pode
contar e quais os mbitos que abrange.

Depois destas questes respondidas e resolvidas necessrio:

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Convocao dos elementos
Preparao do local
Realizao das tarefas administrativas

Um ms antes da reunio:
Redigir e enviar a convocatria (o prazo vai depender do tipo de reunio).
Escolha da sala, se a mesma no se realizar na prpria empresa, ver a disponibilidade, o
tamanho, claridade, sonoridade, etc.

O convite / convocao dever incluir:


O objectivo da reunio/ ordem de trabalhos
O local onde ir ser realizada
A data e horas exactas
A ordem do dia
O nome dos oradores
O telefone e fax de contacto
A confirmao de resposta / cupo resposta

Ao enviar o convite para o evento se o participante for de fora, dever anexar:


A notificao do alojamento escolhido
Um plano de localizao
Um mapa da cidade

Na vspera da reunio
Redigir a ordem dos trabalhos
Preparar os dossiers com os diversos documentos necessrios para a reunio
Preparar as placas identificadoras dos participantes e as dos oradores

No prprio dia
Um pouco antes da reunio d uma olhadela sala.
O material a distribuir deve estar preparado. Tais como: Dossiers, a ordem do dia, a
programao das actividades, a identificao do participante, papel em branco,
esferogrficas ou lpis, etc.

Durante a reunio podem surgir imprevistos, esteja preparada, tais como:

Necessidade de fazer fotocpias de novos materiais.


Necessidade de mais material de escritrio

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Necessidade de fazer chamadas

Depois da reunio ter terminado, ter de fazer um balano da mesma, sugestes:

Redija um relatrio e envie-o a todos os que tiverem participado


Empreenda aces que potencializem os objectivos alcanados:
Notas de imprensa
Artigos para revistas especializadas, etc.
Recupere o material utilizado
Agradea a colaborao de todos os que participaram na organizao e realizao da
reunio.
Avalie: anote impresses (suas e dos outros, positivas e negativas) principalmente os
pontos que podem ser melhorados.

ORGANIZAO DE PROGRAMAS ESPECIAIS

ALMOOS DE TRABALHO E JANTARES FORMAIS

Para organizar um jantar formal, o melhor tentar colocar as pessoas em mesas redondas de
10 lugares, tentar ocupar todo o espao da sala, prever um nmero maior de lugares do que
pessoas.
Plano das mesas
1. Organizar a lista das pessoas por importncia
2. Dos mais importantes ver qual as ligaes e a importncia entre eles.
3. Distribuir as pessoas importantes pelas mesas e distribuir o pessoal da empresa
organizadora consoante a utilidade de cada personalidade para a empresa.
4. Nas mesas evitar separar os casais no entanto no coloc-los lado a lado.
5. Colocar em cada mesa um nmero e uma placa com o nome das pessoas.
6. Num canto visvel de todos colocar um quadro com o plano das mesas.

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A escolha do recinto uma das fases primordiais na organizao de qualquer evento. Se as
primeiras impresses dos participantes so negativas, ento provvel que o acontecimento
seja um fracasso. Se o local for desconfortvel, a comida de m qualidade e os servios
deficientes, os participantes ficaro to preocupados com isso que nem o melhor orador
conseguir cativ-los.

Antes de recorrer s pginas amarelas ou telefonar para o hotel mais prximo necessrio
fazer uma lista detalhada do que ir ser necessrio para a reunio: seu tipo e estilo, objectivos,
dimenso, material necessrio, etc.

Zona
Em primeiro lugar, importante decidir a zona para onde se quer ir. Desejamos um cenrio
rural ou cosmopolita? O tipo de reunio exige um ambiente mais sossegado? Qual a
provenincia da maioria dos convidados?

Acessibilidades
O mais importante dos factores a acessibilidade do local. Devem ser escolhidos locais mais
ou menos centrais para os convidados e locais com boas vias de acesso. No aconselhvel
escolher locais em grandes cidades onde se pe o problema do trnsito. Esta escolha pode
acarretar problemas no que respeita ao transporte.

Recepo dos participantes

As primeiras impresses dos participantes ao chegarem ao local so


muito importantes. Ficaro desapontados e impacientes se tiverem de
esperar em fila para entrarem e se a sua recepo for mal organizada.
A recepo dos participantes um momento extremamente importante. Ao
chegarem, os mesmos devem sentir que so realmente bem-vindos.

COCKTAILS E INAUGURAES

Os mesmos procedimentos que para os jantares, mas importante sublinhar que num cocktail
no se pode economizar no servio, so empregados para servir as bebidas que o
fundamental num evento destes e aperitivos quentes, bem como um empregado para abrir a
porta e ocupar-se do guarda-roupa e guardar os casacos se necessrio.

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Os anfitries estaro junto da porta no incio do cocktail para cumprimentar os convidados que
vo chegando. Depois devem misturar-se com os convidados.

Quando a recepo acabar, voltaro para junto da porta para se despedirem dos convidados.

O intuito de um Cocktail pode ter a ver com a apresentao de um livro, retribuir qualquer coisa
a algum utilizando o Cocktail como forma de agradecimento ou fazer tornar pblico algum
factor de interesse. Estes, entre outros motivos, fazem deste evento uma cerimnia de requinte
e charme.

PASSEIOS E VISITAS

Muitas vezes as empresas tm de organizar visitas ou mesmo passeios de individualidades,


seja para conhecer as instalaes, seja para assistir a uma demonstrao de produtos ou
servios. Convm observar certas regras e formalidades:

Identidade dos visitantes e o cargo desempenhado


Motivo e carcter da visita
Horrio e locar dos eventos
Agenda de trabalhos
Tipo de actividades sociais
Horrio e local da chegada e da partida

Na posse destes elementos possvel estabelecer um programa provisrio. Mas s depois de


se confirmarem todas as informaes recolhidas, se pode estabelecer um programa definitivo.

SEMINRIOS, CONFERNCIAS E PALESTRAS

Seminrio (do latim seminario viveiro de plantas) o termo utilizado para definir encontros de
pequena ou mdia dimenso. Tm, em geral, a durao de um ou dois dias e so concebidos para
formar ou informar os participantes. So considerados grupos de estudo onde o fluxo de
informao se d a partir da tribuna do orador em direco aos participantes.

Conferncia (do latim conferentia, conferir, reunir) este , geralmente, o acontecimento de maior
dimenso, talvez para centenas ou at milhares de pessoas. Muitas das conferncias de maior
dimenso tm audincias internacionais e so acontecimentos de interesse nacional e internacional.

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Palestra o mtodo de discusso mais antigo, pressupes uma preleco acompanhada de
intenso perodo de perguntas e debates com a plateia buscando concluses. Pode ser
complementada de uma visita, demonstrao ou mesmo um exerccio de laboratrio.

PROTOCOLO

O protocolo no cria hierarquias, limita-se a reconhec-las, tambm no inventa honras nem as


concede. No complica, simplifica. No cria problemas s os evita.

PROTOCOLO SOCIAL, OFICIAL E EMPRESARIAL

Protocolo social anda de mos dadas com a cortesia, porque no fundo o protocolo um
conjunto de regras e a cortesia a forma de as aplicar, pois serve para tornar mais fcil e
agradvel a vida em sociedade.
Protocolo Oficial rege-se por regras escritas, bastante rgidas, um conjunto de honras e
privilgios externos que se devem tributar, segundo as ocasies aos representantes de cargos
oficiais.
Protocolo Empresarial um conjunto de formalidades que se devem observar no
relacionamento das empresas. Rege-se por regras mais flexveis e menos formais que o
protocolo oficial, visto que as empresas so organismos em constante mutao.

ACOLHIMENTO DE VISITANTES

VISITANTE ESTRANGEIRO

O acolhimento um meio fundamental para a comunicao que, deve ser explorada


convenientemente. Certas empresas e organismos compreendem o seu impacto e preocupam-
se com a sua imagem, pois um facto, qualquer que seja o visitante externo fornecedor,
cliente, amigo ou outro necessrio criar uma estrutura inteligente de acolhimento fsico.

As (os) secretrias (os) tm muitas vezes de receber esses mesmos visitantes na


impossibilidade da hierarquia o fazer, deste modo cabe-lhes fazer com que os visitantes se
sintam bem vindos.

necessrio estabelecer um contacto favorvel com o visitante e dar provas de


profissionalismo e de um tratamento personalizado, valor acrescentado para qualquer empresa

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face concorrncia. A decorao e arranjos dos espaos e a atitude dos profissionais do
organismo que recebe, pois precisamente nos primeiros minutos que se gera um clima de
simpatia ou antipatia, posteriormente difcil de alterar.

A IMPORTNCIA DO PROTOCOLO PARA A IMAGEM DA EMPRESA

Um bom protocolo transmite sinais, revela mensagens e demonstra para fora que a empresa,
alm de slida, est arrumada. Gera confiana e um clima propcio ao entendimento e
negociao.

O Protocolo empresarial o conjunto de formalidades e actos de boa educao e respeito que


facilitam o relacionamento entre empresas e a Imagem Empresarial formada pelas imagens
que todos os colaboradores de uma empresa transmitem ao contactar o pblico.

PROTOCOLO INTERNACIONAL

O protocolo diferente de pas para pas e qualquer entidade ou empresa tem obrigao de o
saber, sobretudo se tem por hbito viajar em negcios, isto antes de viajar, seja para onde
for, deve informar-se, previamente, dos hbitos e costumes da cultura do pas que vai visitar.

No se deve nunca esquecer que as primeiras impresses que causamos so essenciais,


porque so as que perduram.

necessrio estar consciente da importncia, do estatuto social e das funes no mundo


empresarial ou profissional dos nossos interlocutores, pois nosso dever estabelecer uma
comunicao eficaz com as pessoas com quem se vai trabalhar ou encontrar.

No esquecer jamais que, nos negcios vale quase tudo: persuadir, convencer, mas nunca
impor viva fora a nossa opinio.

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MODULO 4 ESTRATGIAS PARA O DESENVOLVIMENTO DA
MEMRIA

SISTEMA DE PROCESSAMENTO DE INFORMAO

Todo o acto de recordar implica o sucesso em trs etapas: codificao, armazenamento e


recuperao da informao. O primeiro consiste na aprendizagem da informao que
pretendemos reter na memria. O segundo passo deste processo consiste na
conservao da informao codificada de forma mais ou menos permanente para uma
utilizao subsequente. Finalmente, a recuperao consiste na tentativa de recordar o que
aprendemos o processo de memorizao da informao.

As falhas de memria podem ser o resultado de perturbaes em qualquer dos trs estdios
do processo de memria. A memria pode falhar pontualmente em pessoas ditas normais,
sem que isso implique que o indivduo tem uma perturbao grave da memria, como uma
amnsia, por exemplo. A recordao de algo pode ser ineficaz porque se deu o esquecimento
ou a distoro da informao.

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MEMRIA DE CURTO PRAZO

Sistema de memria que guarda a informao durante pouco tempo. Um exemplo de


memria de curto prazo a memria que utilizamos para recordar uma lista de nomes que
algum nos d para memorizarmos e dizermos aps a memorizao. Este tipo de memria
tem pouca capacidade de armazenamento: estudos demonstram que um adulto normal
apenas consegue recordar sete itens (e mais ou menos dois) de uma lista que lhe
apresentada uma nica vez (Miller, 1956, ref. por Gleitman, 1999).

MEMRIA DE LONGO PRAZO

Sistema de memria que guarda a informao durante perodos muito longos, por vezes
durante uma vida inteira. Um exemplo deste tipo de memria a enorme quantidade de
informao que um estudante universitrio memoriza durante os seus estudos acadmicos.

MEMRIA DECLARATIVA / EXPLCITA

Quando tentamos recordar acontecimentos ou ideias de forma consciente, como acontece,


por exemplo, quando algum nos pergunta o que jantamos ontem. De acordo com Ruiloba, J.
(2002), no campo da memria explcita possvel diferenciar a memria episdica (que
codifica informao sobre eventos autobiogrficos) e a memria semntica (que codifica
conhecimento geral).

Memria para fatos e eventos, por exemplo, lembrana de datas, fatos histricos, nmeros de
telefone, etc.

MEMRIA NO DECLARATIVA / IMPLCITA

Quando evocamos a memria sem termos conscincia disso. Por exemplo, quando falamos
com uma pessoa, apenas compreendemos as palavras que escutamos e pronunciamos
porque, no passado, aprendemos o seu significado. Mas enquanto falamos no temos
conscincia de termos, de facto, consultado os nossos arquivos de memria.

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MEMRIA PROCESSUAL

Memria para procedimentos e habilidades, por exemplo, a habilidade para dirigir, jogar bola,
dar um n no cordo do sapato e da gravata, etc.
A memria para datas (ou fatos histricos e outros eventos) mais fcil de se formar, mas ela
facilmente esquecida, enquanto que a memria para aprendizagem de habilidades tende a
requerer repetio e prtica.

ESTRATGIAS FACILITADORAS DA MEMRIA

Segundo Tierno (1998), a memria pode-se desenvolver com a prtica (salvo algumas
excepes). Eis algumas orientaes deste psiclogo, para melhorar a memria:

Devemos deixar um pouco a agenda de lado e devemos procurar reter na memria


os nossos compromissos mais imediatos.

Utilize estratgias para memorizar nomes, datas e lugares, como associar coisas
antigas a dados novos, procurar palavras que rimem.

Tente repetir vrias vezes a informao recentemente memorizada, pois a repetio


essencial para a conservao da informao nos armazns da memria. muito
difcil algum esquecer o nmero de telefone da pessoa a quem se liga todos os
dias.

De acordo com Gleitman, H. (1999), ao longo dos tempos foram sendo desenvolvidas vrias
tcnicas para melhorar a memria, muitas vezes apelidadas mnemnicas. O autor refere dois
tipos de mnemnicas: verbais e visuais.

Mnemnicas atravs da organizao verbal mais fcil recordar material verbal se este
estiver organizado. Os antigos usavam o verso, a organizao de sequncias de palavras que
mantm um ritmo fixo e a rima. Hoje em dia a rima ainda utilizada como mnemnica.

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Mnemnicas atravs de imagens visuais algumas das mnemnicas mais eficazes que se
conhecem implicam a utilizao deliberada de imagens mentais. Segundo Gleitman (1999),
uma das tcnicas mais eficazes o mtodo dos loci: esta tcnica implica que o sujeito
visualize, numa localizao espacial diferente (lcus), cada um dos itens que pretende
recordar. Deste modo, durante a recordao, cada localizao inspeccionada mentalmente
e o item a colocado, em imaginao, pode ser ento recuperado. Um estudo experimental de
Ross & Lawrence (1968; ref. por Gleitman, 1999) consistiu em apresentar uma nica vez,
durante dez minutos, uma lista de quarenta substantivos comuns no relacionados a
estudantes universitrios. Estes deviam tentar memorizar o maior nmero possvel de itens,
visualizando-os em quarenta localizaes diferentes no campus universitrio. Os estudantes
foram testados logo a seguir e conseguiram recordar, em mdia, trinta e oito itens. Esta
experincia permite concluir, portanto, que a utilizao de imagens visuais facilita a
memorizao de informao.

Estar atento e concentrado so condies bsicas para a memorizao, que por sua vez
essencial para o estudo. Para tal, necessrio que haja um envolvimento naquilo que est a
ser estudado, compreender o que se estuda, descobrindo um sentido para o tema e
relacionando com aquilo que j se sabe.

Pode-se desenvolver a memorizao atravs de algumas aces que facilitam a recordao:

Planear antecipadamente o estudo;


Sublinhar, tirar apontamentos e fazer revises;
Tomar ateno ao ndice, ttulos, subttulos, frmulas e palavras-chave;
Elaborar esquemas ou diagramas;
Ler em voz alta;
Explicar o que aprendeu a outra pessoa.
Estudar em grupo, para tal deve-se:
o Ter um nmero de membros no excessivo;
o Traar um plano de objectivos concretos;
o No confundir a reunio de trabalho com uma de carcter ldico;
o Fazer intervalos.
Recorrer a mnemnicas quando no possvel estabelecer uma ligao lgica entre
os elementos.

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Uma mnemnica consiste em formar uma palavra, frase ou histria com as primeiras letras de
cada palavra-chave (e.g.: o mtodo P.L.E.M.A por si uma mnemnica; vejamos: Pr-leitura;
Leitura; Esquematizao; Memorizao; Auto-avaliao).

Algumas destas sugestes podem-se resumir num mtodo de estudo conhecido como
P.L.E.M.A., uma srie de tcnicas de estudo que facilitam a assimilao dos contedos com
maior rendimento e menor fadiga. Este mtodo composto pelas seguintes etapas:

1.) Pr-leitura:

Leitura rpida, pouco profunda e global para perceber o assunto e as partes do texto. Para
isso, deve-se atender ao primeiro pargrafo, sumrios, concluses, ttulos e subttulos, itlicos,
sublinhados e palavras-chave.

2.) Leitura:
Leitura detalhada e atenta do texto, sublinhando as ideias principais.

3.) Esquematizao

Realizao de um esquema ou resumo da matria, a utilizar aquando da reviso final dos


contedos a avaliar.

4.) Memorizao:

Diviso do esquema ou resumo pelos tpicos ou ideias principais de forma a facilitar a reteno
dos contedos. aconselhvel, aquando da eventual memorizao, fazer pequenos intervalos
para descanso.

5.) Auto-Avaliao:

Escrever ou dizer em voz alta, por palavras prprias as ideias principais retidas do esquema ou
resumo.

NO ESQUECER QUE PARA BEM MEMORIZAR NECESSRIO COMPREENDER!

Como memorizar?

1. Preparar os assuntos que temos de memorizar.


2. Pensar que, o que vamos memorizar tem interesse.
3. Seleccionar muito bem o que temos de memorizar.
4. Ler atentamente os nossos apontamentos.
5. Organizar os apontamentos em duas colunas:

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Do lado esquerdo ideias-chave; definies, frmulas, etc.
Do lado direito explicaes mais completas.
(Est provado cientificamente que o nosso crebro "armazena" melhor a informao
que est organizada visualmente.)

6.Treinar muitas vezes at pensarmos que j "sabemos de cor" os assuntos.


7. Resolver alguns exerccios para testar a nossa memorizao.

Algumas tcnicas para memorizar

1. Organizar reas vocabulares.


2. Fazer mnemnicas (siglas que ajudam a memorizar).
3. Inventar rimas.
4. Fazer canes.
5. Inventar histrias.
6. Fazer associaes visuais.

TIRAR APONTAMENTOS PARA MELHOR COMPREENDER E MEMORIZAR

H que no esquecer que a sua eficcia depende, entre outros aspectos, de uma boa
identificao das ideias principais e do relacionamento entre as ideias, da sua avaliao dos
apontamentos tirados e consequente reformulao, do treino e aperfeioamento da sua
utilizao.

A leitura e o estudo de textos podem socorrer-se de diversas estratgias que tornem esse
processo mais activo e eficaz. Uma delas consiste em tirar apontamentos. Vejamos algumas
vantagens da sua utilizao:
- Facilita a concentrao na leitura.
- Promove o relacionamento das ideias do(s) texto(s).
- Obriga identificao das ideias principais.
- Torna a leitura e o estudo mais activos.
- Facilita a leitura/estudo posteriores.

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Como proceder para se tirar apontamentos?
1. L-se o texto todo para se apreender o sentido global.
2. Rel-se o texto, tentando identificar as ideias principais, podendo recorrer-se a sublinhados
para as assinalar. Podero ser assinaladas outras ideias que, no sendo principais, tambm
justificam destaque.
3. Registam-se as ideias principais com frases curtas ou palavras-chave e procede-se sua
organizao, de forma coerente, atravs de um texto e respectivos pargrafos ou de um
esquema.
4. Rel-se o trabalho, avaliando-se a sua coerncia e adequao ao texto lido e, em caso de
necessidade, fazem-se correces.

A HIGINE DA MEMRIA

Memorizar

Uma das tarefas que mais se pede a um(a) secretria (o) que memorize assuntos, definies,
temas, palavras, etc.

Ao contrrio do que muitos pensam, a memria tambm se treina. possvel aumentar a


capacidade de memria treinando alguns aspectos especficos.

A capacidade de memorizar est intimamente ligada capacidade de concentrao. Por isso,


antes de se comear a tarefa de memorizar conveniente que se atente no seguinte.

No pensar na concentrao porque quanto mais se pensa nela mais facilmente nos
distramos.

Organizar o tempo de trabalho contando com o espao para refeies ligeiras e a espaos
programados. No devemos estar sempre a comer mas tambm temos de nos alimentar
regularmente.

Dormir sempre o suficiente para que depois se possa rentabilizar o tempo de trabalho.

Dedicar sempre algum tempo s actividades ldicas que nos agradem, msica, cinema,
desporto, etc. Assim, quando tivermos de nos "sentar" a trabalhar, no ficaremos a pensar em
nada.
Organizar muito bem os nossos apontamentos e s depois comearmos a memorizar o mais
importante.

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No se esquea de conservar a memria

A perda de memria um problema que afecta sobretudo os mais idosos. Mas o facto de a
memria perder qualidades com o passar do tempo no quer dizer que nada possa ser feito.

Pelo contrrio:

Existem diversos processos que permitem conserv-la.

Apesar da tendncia que os mais idosos tm para se queixar das perdas de memria, a
verdade que o esquecimento um fenmeno normal e que acontece em qualquer idade. No
entanto, a sua ocorrncia mais frequente medida que os anos vo passando. Nem
preciso ficar demasiado angustiado. at frequente dizer-se que esquecemos mais facilmente

as recordaes recentes e que conservamos as mais remotas. E, se por um lado verdade


que a idade significa um declnio da memria, tambm igualmente um facto que possvel
exercit-la e aliment-la.

Exerccio fsico e intelectual

Hoje em dia ningum contesta as vantagens da actividade fsica para a manuteno de uma
boa sade na velhice. Porque no fazer o mesmo com a memria com o objectivo de a manter
enquanto se envelhece?

Na realidade, alguns especialistas recomendam a prtica de determinados exerccios para


melhorar o desempenho da memria. Segundo os mesmos investigadores, este tipo de
actividade permite exercitar algumas das componentes que integram a realidade complexa que
d pelo nome de memria. Por este motivo, o melhor estimular todo o conjunto. E como pode
isto ser feito? A resposta a esta ltima pergunta muito simples: basta viver com vontade,
aproveitando plenamente todos os prazeres da existncia. Assim, uma vida intensa e bem
preenchida continua a ser a melhor fonte de estmulo e de exerccio para a memria. Na
verdade, ler, interessar-se pelo mundo que nos rodeia, sair de casa e conversar muito mais
gratificante e til do que apenas tentar memorizar listas de nmeros ou de palavras.

Alimente bem a sua memria

O crebro humano um rgo particularmente exigente em matria de alimentao. Entre os


alimentos que no podem ser sintetizados pelo nosso organismo encontram-se os cidos
gordos insaturados. Assim, este tipo de gorduras, em que os leos vegetais so ricos, s pode

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Ser fornecido ao crebro atravs da sua incluso na dieta alimentar.
O crebro precisa ainda de ser alimentado com outras substncias como as protenas e certo
tipo de acares presentes nos cereais e nas fculas.
Por ltimo, as vitaminas so nutrientes sem as quais o crebro no pode passar. As vitaminas
do grupo B so particularmente importantes. Alis, os sintomas de deficincia em vitamina B1
so uma imediata diminuio da eficcia da memria.

Dicas para ajud-los.


Cuidados prticos dirios.

Estabelea uma rotina para suas actividades, com horrios fixos para dormir, comer,
actividades de lazer, etc.

Torne as tarefas mais simples e organizadas.

Insira em seu dia-a-dia actividades manuais e exerccios mentais, como ler, jogar,
pintar. Tome cuidado para no sobrecarregar-se.

Faa intervalos entre as actividades.


Realize actividades fsicas (caminhadas, hidroginastica, etc. . ..)

Ao conversar com algum, ou ao realizar actividades que exigem concentrao, evite


detractores (televiso ligada, conversas paralelas, etc.)

Mantenha um calendrio grande em um lugar de passagem e acompanhe-o


diariamente para ver o dia, ms e ano.

Mantenha os objectos de uso frequente sempre no mesmo lugar. Desta maneira, ser
mais fcil encontr-los quando precisar.

Tente manter o perodo da noite calmo, com pouco barulho e poucas visitas.

Lembre-se: A informao uma grande aliada!!!

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CONCLUSO

Esperamos que este manual o (a) tenha proporcionado mais conhecimentos sobre as tcnicas
de secretariado e organizao administrativa na perspectiva de uma Administrao Pblica
mais moderna e eficiente.

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BIBLIOGRAFIA

A) LIVROS

AMARAL, Isabel - Imagem e Sucesso. Lisboa: Verbo, 1997. ISBN 972-22-1791-7

BARROCA, Helena Ondina . Protocolo social... Protocolo profissional... uma questo de


civilidade. Lisboa: Pltano Edies, 1999. ISBN

PIMENTEL, Marlia (dir.) (1998). Enciclopdia da Secretria. Setbal: Marina Editores.

D) ARTIGOS DE REVISTA, JORNAIS E OUTROS

Manual de Secretariado do Cegoc


Secretria Executiva Revista Profissional da Secretria Executiva
Revista dirigir n. 54 do Instituto de emprego artigo de Alice Cardoso

I) ARTIGOS EM DOCUMENTOS ELCTRNICOS

http://www.estv.ipv.pt/PaginasPessoais/cseabra

http://www.planetaeducacao.com.br/professores/suporteaoprof/pedagogia/teoria1act.asp
http://pwp.netcabo.pt/0511134301/
http://www.priberam.pt/dlpo/gramatica/gramatica.aspx
http://www.portugues.com.br/fonetica/ortografia/ortogra2.asp

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Http://www.eliteintegral.com.br/conteudo.asp?codpg=54
http://www.educare.pt/artigo_novo.asp?fich=ESP_20041124_432

www.hoops.pt/psicologia
http://www.netprof.pt/servlet/getDocumento?TemaID=NPL070101&id_versao=11879

Retirado do Portal Sapo (sade) www.sapo.pt


Http://www.ib.usp.br/~gfxavier/MagiNitr.html
Http://www.drashirleydecampos.com.br/noticias.php?noticiaid=3690&assunto=Envelhecimento
http://www1.folha.uol.com.br/folha/educacao/ult305u6592.shtml

BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA

http://www.asp-secretarias.pt/

AMARAL, Isabel - Imagem e Sucesso. Lisboa: Verbo, 1997. ISBN 972-22-1791-7

PIMENTEL, Marlia (dir.) (1998). Enciclopdia da Secretria. Setbal: Marina Editores.

Secretria Executiva Revista Profissional da Secretria Executiva

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FIM

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