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C uentas por Cobrar

Se tiene una cuenta por cobrar cuando se venden a crdito bienes o servicios a un cliente. La cuenta por
cobrar es el derecho del vendedor sobre el monto de la transaccin. Tambin se tiene una cuenta por cobrar
cuando se presta dinero a otra parte. De esta manera, una cuenta por cobrar es en realidad el derecho a
recibir efectivo en el futuro, a partir de una transaccin actual. Es algo que posee el negocio; por lo tanto, se
trata de un activo. Cualquier transaccin de cuentas por cobrar implica dos partes:

El acreedor, quien obtiene la cuenta por cobrar (un activo).


El deudor, quien asume una obligacin/cuenta por pagar (un pasivo).

Tipos de cuentas por cobrar

Hay dos tipos principales de cuentas por cobrar:

Cuentas por cobrar


Documentos por cobrar

Las cuentas por cobrar, las cuales se denominan tambin cuentas comerciales (al cobro), son cantidades
de dinero que deben recolectarse de los clientes como resultado de las ventas hechas a crdito. Las cuentas
por cobrar sirven como una cuenta de control, porque resumen el total de todas las cuentas por cobrar de
los clientes. Una cuenta de control es una cuenta del mayor general que resume las cuentas auxiliares
relacionadas. Las compaas tambin llevan un mayor de cada cuenta por cobrar de cada cliente. Este
mayor de clientes, tambin denominado mayor auxiliar o mayor subsidiario, contiene los detalles por cliente
individual que se resumen en la cuenta de control.

Los documentos por cobrar suelen tener un plazo ms largo que las cuentas por cobrar. Los documentos
por cobrar representan el derecho a recibir cierta cantidad de efectivo en el futuro, ya sea de un cliente o,
de otra parte. En general los documentos por cobrar incluyen un cargo por intereses. El deudor de un
documento promete pagarle al acreedor una suma de definida en una fecha futura ---- denominada fecha de
vencimiento.

Un documento escrito conocido como pagare sirve como evidencia del endeudamiento, y es firmado tanto
por el acreedor como por el deudor. Los documentos por cobrar pagaderos dentro de un ao o menos son
activos circulantes. Los documentos que van ms all de un ao son a largo plazo.

Lineamientos para la toma de decisiones en los principales aspectos del control y administracin
de las cuentas por cobrar

Aspecto Accin
Otorgar crdito nicamente a los Hacer una verificacin de crdito sobre los
clientes que tengan las mayores clientes prospecto.
probabilidades de pagar.
Separar las funciones de manejo de Disear un sistema de control interno, de
efectivo, otorgamiento de crdito y tal modo que se separen las
contabilidad, para evitar el robo responsabilidades.
potencial por parte de empleados que
manejan el efectivo cobrado a los
clientes
Promover la cobranza a los clientes para Mantener una estrecha vigilancia sobre los
maximizar el flujo de efectivo cobros de los clientes.
CONTABILIDAD DE LAS CUENTAS INCOBRABLES (CUENTAS MALAS)

Una venta a crdito produce tanto un beneficio como un costo.

El beneficio: un incremento en los ingresos y las utilidades mediante la realizacin de ventas a una
gama de clientes ms amplia.
El costo: algunos clientes no pagan, y ello crea un gasto denominado gastos por cuentas
incobrables, gastos por cuentas de cobro dudoso o gastos por cuentas malas. Los tres nombres de
estas cuentas significan lo mismo: un cliente no pag el saldo de su cuenta.

Hay dos mtodos para la contabilizacin de las cuentas incobrables:


el mtodo de provisiones,
o bien, en ciertos casos limitados, el mtodo de cancelacin directa.

Mtodo de provisiones

El mtodo de provisiones se basa en el principio de realizacin; por lo tanto, el concepto clave es registrar
los gastos por cuentas incobrables en el mismo periodo que los ingresos por ventas. La compensacin de
este gasto se sobre una contra-cuenta denominada Provisin para cuentas incobrables o Provisin para
cuentas de cobro dudoso. La empresa no espera para saber cules clientes no pagaran. En vez de ello,
registra un gasto por cuentas malas basado en estimaciones desarrolladas de experiencias pasadas y usa
la provisin para cuentas incobrables para incluir al grupo de malos deudores desconocidos.

Estimacin de cuentas incobrables

Hay dos formas bsicas para estimar las cuentas incobrables:

Porcentaje de ventas
Antigedad de las cuentas por cobrar

A. Mtodo del porcentaje de ventas

El mtodo del porcentaje de ventas calcula el gasto de las cuentas incobrables como un porcentaje de las
ventas netas a crdito. Este mtodo se conoce como enfoque del estado de resultados porque se
concentra en la cantidad del gasto.

Funcionamiento

Con base a la experiencia se determina un M% de las ventas a crdito:

Gastos por cuentas incobrables (Ventas a crdito M%) XXXXX.XX


Ago. 31,
1 Provisin para cuentas incobrables XXXXX.XX
2016
Gastos registrado para el ao

B. Mtodo de la antigedad de las cuentas por cobrar

Este mtodo se denomina enfoque del balance general, porque se concentra en la antigedad real de las
cuentas por cobrar y determina un saldo fijado como meta de provisin a partir de la antigedad.

Para entender este mtodo, lo realizamos con un ejemplo, tenemos las cuentas individuales agrupadas de
acuerdo con la cantidad de tiempo que hayan estado vencidas. Esto se denomina reporte de antigedad:
Antigedad de las cuentas
Nombre del cliente 1 a 30 31 a 60 61 a 90 Ms de
Saldo Total
das das das 90 das
Iriam Lpez 500 500
Cndida Hernndez 1300 1300
Terry Alejo 80 80
Mara Sols 120 120
Otras cuentas 60 340 400 800
TOTALES 1860 200 340 400 2800
Porcentaje estimado como incobrable 1% 2% 5% 90%
Provisin para cuentas incobrables
Saldo de las cuentas 19 4 17 380 400
Tabla 1 Reporte de Antigedad (saldos hipotticos)

Funcionamiento

El mtodo de la antigedad indica cual necesita ser el saldo acreedor de la cuenta de provisin ---- el saldo
fijado como meta para provisin. Por lo tanto, tendramos continuando el ejemplo anterior:

Cuentas por cobrar


2800

Provisin para cuentas incobrables


150

400 (saldo fijado como


meta)
Posteriormente, consideramos la informacin de la cuenta:

150 saldo acreedor ms/menos ajuste = 400 Saldo acreedor fijado como meta

La cuenta provisin necesita 250 ms en el haber. Para ajustar la provisin hacemos el siguiente asiento
al final del ao:

Gastos por cuentas incobrables 250


Dic. 31,
1 Provisin para cuentas incobrables(400-150) 250
2016
Ajuste de la cuenta de provisin.

En la prctica, las compaas usan en forma conjunta el mtodo de porcentaje de ventas y el mtodo de la
antigedad de las cuentas:

Para estados provisionales (mensuales o trimestrales), las compaas usan el mtodo del
porcentaje de ventas porque es ms sencillo.
Al final del ao, las compaas usan el mtodo de la antigedad para asegurarse de que las
cuentas por cobrar se reporten al valor neto de realizacin.
El uso de los dos mtodos en forma conjunta proporciona buenas medidas tanto de los gastos
como del activo.

Identificacin y cancelacin de las cuentas incobrables

Cobros de cuenta:

Efectivo XXXXX.XX
Ene. 5,
1 Cuentas por cobrar XXXXX.XX
2017
Cobros a cuenta.
Cancelacin de cuentas incobrables:

Provisin para cuentas incobrables 2000


Ene. 5, Cuentas por cobrar: Iriam Zniga 800
2
2017 Cuentas por cobrar: Terry Alejo 1200
Cancelacin de cuentas incobrables

Recuperacin de las cuentas anteriormente canceladas Mtodo de provisin

Cuando se cancela una cuenta por cobrar incobrable, dicha cuenta no muere: el cliente todava debe el
dinero. Sin embargo, la compaa deja de insistir en la cobranza y cancela la cuenta como incobrable.
Algunas empresas remiten las cuentas atrasadas a un abogado o a otra agencia de cobranza, pera
cuando menos poder recuperar una parte del efectivo.

Supongamos que Iriam Zniga inesperadamente llega a cancelar su deuda con XXXXX empresa. Para
contabilizar esta recuperacin, la compaa debe revertir el efecto de cancelacin anterior en la cuenta de
provisin, y registrar el cobro de efectivo, este asiento es:

Efectivo 800
Mar. 5,
Provisin para cuentas incobrables 800
2017
Mtodo de cancelacin directa

En el mtodo de cancelacin directa, se debe esperar hasta que se determine que nunca se har un cobro
de un cliente especifico. Entonces, se cancela la cuenta por cobrar del cliente haciendo un cargo a gastos
por cuentas incobrables.

Este mtodo de cancelacin directa resulta defectuoso por dos razones:

1. No establece una provisin para una cuenta incobrable. Como resultado se reporta cuentas por
cobrar a su monto total, por lo tanto, los activos se sobreestiman en el balance general.
2. No comprar muy bien Gastos por cuentas incobrables contra los ingresos.

Este mtodo de cancelacin directa es aceptable tan solo cuando las cuentas incobrables son muy
pequeas.

Los asientos para la recuperacin y cancelacin de cuentas incobrables son los siguientes:

Gastos para cuentas incobrables 2000


Ene. 5, Cuentas por cobrar: Iriam Zniga 800
2
2017 Cuentas por cobrar: Terry Alejo 1200
Cancelacin de cuentas malas

Efectivo 800
Ene. 5,
2 Cuentas por cobrar: Iriam Zniga 800
2017
Cobro de la cuenta por cobrar de Iriam Zniga

Presentacin de las cuentas por cobrar en el balance general

Las cuentas por cobrar aparecen en la seccin de activos circulantes del balance general. Hay dos formas
de presentar cuentas por cobrar en ese estado financiero.

BALANCE GENERAL (parcial)


Cuentas por cobrar 2800
Menos: Provisin para cuentas incobrables (400)
Cuentas por cobrar, neto 2400

BALANCE GENERAL (parcial)


Cuentas por cobrar, neto de provisin para cuentas de 2400
cobro dudoso, 400

DOCUMENTOS POR COBRAR


Los documentos por cobrar son ms formales que las cuentas por cobrar. El deudor firma un pagare como
evidencia de la transaccin. Antes de tratar el aspecto contable, definimos los trminos especiales que se
usan para los documentos por cobrar.

Pagare: promesa escrita de pagar una cantidad de dinero especificada en una fecha futura en
particular.
Emisor del pagare (deudor): entidad que firma el pagare y que promete pagar el monto requerido;
el emisor del pagare es el deudor.
Beneficiario del pagare (acreedor): entidad a la cual el emisor promete el pago futuro; el
beneficiario del pagare es el acreedor.
Principal: Monto prestado por el beneficiario y solicitado en prstamo por el emisor del pagare.
Inters: ingreso para el beneficiario por prestar dinero. El inters es un gasto para el deudor y un
ingreso para el acreedor.
Periodo de intereses: tiempo durante el cual se calcula el inters. El inters va de la fecha original
del pagare a la fecha de vencimiento. Tambin se denomina trmino del pagare.
Tasa de inters: tasa porcentual de inters especificada en el pagare. Las tasas de inters casi
siempre se establecen para un periodo de un ao.
Fecha de vencimiento: es la fecha en que vence el pago final del pagare.
Valor al vencimiento: suma del principal ms los intereses devengados al vencimiento.

Identificacin de la fecha de vencimiento

Algunos pagares especifican la fecha de vencimiento, otros pagares establecen el periodo del documento
en das o meses. Cuando el periodo se declara en meses, la fecha de vencimiento del pagare cae el
mismo da del mes que el establecido en la fecha que se emiti el documento. Cuando el periodo se
establece en das, la fecha de vencimiento se determina mediante el conteo de los das reales desde la
fecha de emisin. Por ejemplo, un pagare a 180 das fechado al 11 de febrero de 2011 vence el 15 de
agosto de 2011, como se muestra:

MES NUMERO DE TOTAL


DAS ACUMULATIVO
FEBRERO 28-16=12 12
2011
MARZO 2011 31 31+12=43
ABRIL 2011 30 43+30=73
MAYO 2011 31 73+31=104
JUNIO 2011 30 104+30=134
JULIO 2011 31 134+31=165
AGOSTO 15 165+15=180
2011

Al contar los das que faltan para el vencimiento de un pagare, recuerde:

Incluir la fecha de vencimiento.


Omitir la fecha en la que se emiti el pagare.

Calculo del inters sobre un pagare

La frmula para el clculo del inters es como sigue:

El periodo representa la fraccin de un ao, en la cual se han devengad intereses sobre el pagare. Se

expresa como un fraccin de un ao en meses (12), o como una fraccin de un ao en das (360) (365).

Tenga en mente que las tasas de inters se establecen como una tasa anual. Por lo tanto, en la frmula
del inters el tiempo se debera expresar en trminos de una fraccin de ao.

Acumulacin devengada de los ingresos por intereses

Un documento por cobrar puede estar pendiente de pago al final de un periodo contable. Los ingresos por
intereses devengados sobre ese documento hasta el final de ao son parte de las ganancias de ese ao.
Recuerda que los ingresos por intereses se ganan a lo largo del tiempo, y no justo cuando se recibe el
efectivo. Debido al principio de realizacin, debemos registrar las ganancias provenientes del documento
en el ao en que se devengaron.
Cobro de ingresos por intereses devengados:

Intereses por cobrar (1000*0.09*3/12) 22.50


Dic. 31, Ingresos por intereses 22.50
2015 Ingresos por intereses devengados. Cuenta Iriam Zniga 1000 tres meses 9% tasa
de inters
Cobro de documento por cobrar ms intereses:

Intereses por cobrar [1000+(1000*0.09)] 1090


Sep. 30, Documento por cobrar: Iriam Zniga 1000
2016 Intereses por cobrar (1000*0.09*3/12) 22.50
Ingresos por intereses (1000*0.09*9/12) 67.50

Venta de un documento por cobrar

Julio 1 Documentos por cobrar: Iriam Ali 2000


Ingresos por ventas 2000

Dic 31 Intereses por cobrar (2000*.10*6/12) 100


Ingresos por intereses 100

Mar 31 Efectivo [2000+(2000*.09*9/12)] 2150


Documentos por cobrar: Iriam Ali 2000
Intereses por cobrar 100
Ingresos por intereses 50

Conversin de cuentas por cobrar a documentos por cobrar

Una compaa puede aceptar un documento por cobrar de un cliente comercial que deje de pagar una
cuenta por cobrar. El cliente firma un pagare y se lo entrega al acreedor.

Nov 20 Documentos por cobrar: Sport Club 5000


Cuentas por cobrar: Sport Club 5000

Dic 31 Intereses por cobrar (5000*.12*42/360) 70


Ingresos por intereses 70

Ene 18 Efectivo [5000+(5000*.12*60/360)] 5100


Documentos por cobrar: Sport Club 500
Intereses por cobrar 70
Ingresos por intereses 30

Documentos por cobrar incumplidos

Si el emisor de un documento no paga el vencimiento, incurre en un incumplimiento de pago. Como el


documento ya expiro, no est en vigor. Pero el deudor an debe al beneficiario. Este puede transferir el
monto del documento por cobrar a cuentas por cobrar.
Sep. 3 Cuentas por cobrar: Terry Alejo 1260
Documento por cobrar: Terry Alejo 1260
Ingresos por intereses (1200*.10*6/12) 60

Forma de descontar un documento por cobrar

El beneficiario de un documento por cobrar quiz necesite efectivo antes de la fecha de vencimiento del
documento. Cuando esto ocurre, el beneficiario puede vender el documento, una prctica que se conoce
como descuento de un documento por cobrar. El precio que se reciba por el documento se determina
usando los conceptos del valor presente. No obstante, la transaccin entre el vendedor y el comprador del
documento puede tomar cualquier forma que sea conveniente para ambas partes.

Esta deuda de 1000 tiene un inters de 9% y un ao de vencimiento, suponga que se descuenta en


documento cuando se tiene 2 meses de antigedad. El banco aplica una tasa de inters de 12% para
determinar el valor descontado del documento. El banco usara una tasa de descuento que es ms alta que
la tasa de inters del documento para ganar algunos intereses sobre la transaccin.

Paso Calculo
Calcule el monto original del inters sobre el documento por 1000*0.90*12/12 90
cobrar
Valor al vencimiento del documento = Principal + Intereses 1000 + 90 1090
Determine el periodo (nmero de das, meses o aos) que el 1 de dic. De 2011 a 30 de 10 meses
banco mantendr el documento (el periodo de descuento). sep. De 2012
Calcule el descuento del banco sobre el documento. Este es el 1090*.12*10/12 109
ingreso por intereses del banco, resultante del hecho de
mantener el documento.
Fondos obtenidos por el vendedor como resultado de descontar 1090-109 891
el documento por cobrar = valor al vencimiento del documento =
Descuento del banco sobre el documento.

El asiento para registrar el descuento (la venta) del documento es:

Sep. 3 Efectivo 891


Gastos por intereses 19
Documentos por cobrar 1000

Cuando los fondos obtenidos del descuento de un documento por cobrar son inferiores al monto del principal
del documento, el beneficiario registra un cargo a Gastos por intereses por el monto de la diferencia.
Cuando los fondos obtenidos del descuento del documento son superiores al principal del documento, el
beneficiario registra un abono a Ingresos por intereses.