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IBROS PRINCIPALES

Llamados tambin mayores, y de acuerdo con las disposiciones legales, los


comerciantes deben llevar los siguientes libros:
Libro de Inventarios y Balances
Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un
balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la
situacin de su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos rubros,
de acuerdo con las normas legales.

Legalidad contable:

Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos diez aos, contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del ltimo asiento o comprobante.
La informacin que debe contener este libro es:

La cantidad de artculos inventariados al inicio del periodo contable.


(Generalmente son los inventarios y los activos fijos).
El nombre y cdigo de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros
anteriormente descritos.

El valor que corresponde al valor unitario de cada artculo.


El valor parcial de las operaciones.
El valor total correspondiente a cada cuenta.
Libro Diario

Es un libro principal, denominado tambin "diario columnario", en l se registran


en orden cronolgico todos los comprobantes de diario elaborados por la
empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada
cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros dbitos y crditos,
trasladndolos al libro mayor.

En este libro se encuentra informacin como:


la fecha completa del da en el cul se realizo el comprobante de diario.
La descripcin del comprobante.
La totalidad de los movimientos dbito y crdito de cada cuenta
Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.
Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros
contables de acuerdo con la normatividad del cdigo del comercio y las
disposiciones legales.

Libro Mayor y Balances

Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el


movimiento mensual de las cuentas en forma sinttica. La informacin que en l
se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analticamente en los libros
auxiliares.
En el se encuentra la siguiente informacin:
La cuenta y su respectivo cdigo (Este cdigo es segn el plan de cuentas de la
empresa).
El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.
El movimiento dbito o crdito de cada cuenta.
Las operaciones mensuales.
Los saldos finales para la elaboracin de los Estados financieros.

LIBROS AUXILIARES

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analtica y detallada


los valores e informacin registrada en los libros principales. Cada empresa
determina el numero de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamao y el
trabajo que se tenga que realizar.

En ellos se se encuentra la informacin que sustenta los libros mayores y sus


aspectos ms importantes son:
Registro de las operaciones cronolgicamente.
Detalle de las actividad realizada.
Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

Tipos de libros auxiliares

Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplia la informacin de una


cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede
ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.

Subcuentas: Este es el que sustenta la informacin presentada en los libro


mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus
auxiliares.
Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y
ventas donde se registran en forma detallada la informacin solicitada por la
administracin de impuestos.

Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar
que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.
Tambin existen otros libros que tienen el resto de la informacin financiera de
la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro
de facturacin etc.
Fuente(s):

CONTABILIDAD

TEMA 5: LOS LIBROS AUXILIARES

1. INTRODUCCION

La actividad de la empresa debe quedar reflejada en anotaciones


dentro de unos libros o registros. Entre estos libros o registros, los ms
importantes son los libros de contabilidad estudiados en la unidad
anterior: el Diario, el Mayor y el de Inventarios y Cuentas anuales.
Estos son los libros principales o bsicos en la empresa.

En este tema veremos otros libros que desglosan y detallan la


informacin que se refleja en los libros principales: los libros auxiliares.

Los libros auxiliares sirven de soporte y desglose a la Contabilidad, y


estarn destinados para la anotacin de un determinado tipo de
operaciones (ventas, compras, movimientos de caja, etc.),
constituyendo as un desglose de algunas cuentas contenidas en los
libros principales. Existir siempre una correspondencia entre la
informacin reflejada en los libros principales y en los auxiliares.

2. LOS LIBROS REGISTRO AUXILIARES

Destacamos los siguientes libros, pudiendo cada empresa elaborar


otros libros adicionales, segn su conveniencia. Los datos que han de
contener cada libro se encuentran en sus plantillas correspondientes.

EL LIBRO REGISTRO DE FACTURAS


Los empresarios y profesionales que estn sujetos al IVA (Impuesto
sobre el valor aadido) deben llevar de forma obligatoria:
Libro de facturas emitidas: Libro en el que se registran todas las
facturas que se emiten en las ventas de mercaderas-productos
terminados y prestacin de servicios.
Libro de facturas recibidas: Libro en el que se registren todas las
facturas recibidas por las compras y por los servicios que nos han
sido prestados.

Cada vez que se recibe o emite una factura hay que registrar los datos
de las mismas en el libro correspondiente.
EL LIBRO REGISTRO DE EFECTOS A PAGAR
Recopila las letras y pagares que son aceptados por la empresa (por
tanto, la empresa es librado de los mismos) en las operaciones de
compra a los proveedores o a los acreedores que nos prestan algn
servicio.

EL LIBRO REGISTRO DE ALMACN


Tiene como objetivo controlar las mercancas que existen en almacn
y poder valorar en cada momento las existencias actuales, as como
las compras y las ventas. Para ello se sirve de las anotaciones de
todas las entradas y salidas de mercancas que se dan y que vienen
reflejadas en las llamadas fichas de almacn.

EL LIBRO DE CAJA
En este libro se registran todos los movimientos de tesorera
realizados, es decir, se anotan todos los cobros y pagos efectuados en
efectivo, con dinero metlico (moneda y billetes). Los datos que suele
contener la hoja de caja son los siguientes:
Nombre y N de Cuenta contable: Para las empresas que sigan la
nomenclatura del Plan General de Contabilidad, la cuenta de
Caja es la 570.
N de ficha: Cdigo para identificar el orden de las hojas.
Conceptos: De cobro o pago.
Cobros/Pagos: Cantidades que se cobran o pagan en efectivo.
Saldo: Lo que queda en la Caja despus del Cobro o del Pago.

Un ejemplo de formato es ste:

Cuenta de Caja, Euros (570)


Ficha: 5
Concepto Cobros Pagos Saldo

Cobro de cliente 12099 13456,0 13456,0


Pago de desplazamientos a Hacienda 34,2 13421,8
Compra de material de oficina urgente 84,7 13337,1

EL LIBRO DE BANCOS
Las operaciones realizadas con la entidad bancaria se registran en el
libro auxiliar de bancos. Cada libro corresponder a una cuenta
bancaria abierta en un banco concreto, sea del tipo que sea (corriente,
de ahorro, de crdito).
Un ejemplo de formato es ste:

Cuenta 572: Caja Duero C/C 2104-1234-12-3123414430


Concepto Cheque Cobros Pagos Saldo
Saldo inicial 3.000
Pago a Proveedor ALFA 123944-3 1.000 2.000
Recibo de la luz 345 1.655
Ingreso de cheque cliente BETA 737345-3 4.500 6.155

3. LOS DOCUMENTOS SOPORTE PARA EL REGISTRO


CONTABLE
El registro de cualquier hecho contable que se d en una empresa
deber estar soportado en documento que lo justifique, para que sea
contabilizado. Es por tanto importantsimo que cada hecho este
respaldado por un documento y que este sea archivado
ordenadamente. A continuacin, veremos los documentos ms
importantes:

ALBARANES O NOTAS DE ENTREGA


El albarn o nota de entrega es un documento que acompaa a las
mercancas y acredita su entrega al comprador. Es emitido por la
empresa vendedora cuando el gnero abandona su almacn.

El comprador deber comprobar que lo recibido coincide con lo


reflejado en el albarn y con lo que se pidi. Este documento se utiliza
para reflejar contablemente las devoluciones de mercancas, tanto
en las compras como en las ventas, ya que esto se refleja en el
albarn.

FACTURAS
La factura acredita legalmente una operacin de compraventa (o una
compra o una venta, dependiendo de quien emite la factura). Se
elabora a partir de los datos reflejados en el albarn y el pedido de la
mercanca.

Por ley se obliga a expedir y entregar facturas por cada una de las
operaciones que se realicen, aunque se permite incluir en una misma
factura todas las operaciones realizadas para un mismo cliente
durante un mes o perodo inferior.
En 2005 se realizo una reforma de las facturas rectificativas para
simplificar el procedimiento existente que era confuso. Segn el nuevo
procedimiento, cuando sea necesario rectificar una factura
previamente emitida, la rectificacin se realizar mediante la emisin
de una nueva factura (con nueva numeracin por tanto) en el que se
haga constar su condicin de documento rectificativo y la
descripcin de la causa que motiva la rectificacin, as como la-s
factura-s que rectifica.

Estas facturas rectificativas pueden ser tanto negativas como


positivas.

Se podr efectuar la rectificacin de varias facturas en un nico


documento de rectificacin, siempre que se identifiquen todas las
facturas rectificadas.
Ejemplo1: Se han emitido las siguientes facturas. Mostramos el
importe original, que es incorrecto, y el importe correcto con el que
debieron haberse emitido:

Factura Importe original Importe correcto


2890/05 12.000 10.000
2891/05 4.500 0
2989/05 13.400 6.000
2995/05 21.000 20.500

TOTAL 50.900 36.500

La diferencia entre el importe correcto y el incorrecto es:


36.500 50.900 = -14.400
Por tanto, se emitir una NUEVA factura rectificativa que corregir a
las 4 facturas anteriores y que contendr estos datos:

Factura 2998/05
Por correccin y rectificacin de las facturas:
2890/ 05 de fecha 12 de enero de 2005
2891/05 de fecha 12 de enero de 2005
2989/05 de fecha 15 de enero de 2005
2995/05 de fecha 30 de enero de 2005

BI - 14.400
Cuota IVA (18%) - 2.592
Total Factura - 16.992

Cuando la modificacin de la base imponible tenga su origen en la


concesin de descuentos o bonificaciones por volumen de
operaciones (Rappels), no ser necesaria la identificacin de las
facturas o documentos sustitutivos rectificados, bastando la
determinacin del periodo al que se refieran.

CHEQUES
Los cheques permiten disponer de fondos que hayan sido depositados
en una cuenta corriente y hacer pagos a terceros. Es uno de los
medios de pago utilizados en las operaciones de compraventa.

EFECTOS COMERCIALES
La instrumentacin de una operacin de compraventa mediante letra
de cambio o pagare tiene una serie de ventajas:
Se refuerzan las garantas del cobro, ya que en caso de
impago ste puede ser reclamado por va judicial.
Cuando estos documentos son derechos de cobro, pueden ser
utilizados como instrumento de crdito, ya que los bancos
adelantan su importe antes del vencimiento (prestan el dinero),
siendo por tanto, muy utilizados por las empresas para obtener
liquidez.
El tenedor del efecto puede transmitirlo (endoso) con sus
derechos de cobro, para saldar deudas.

Ejercicio1: Haz el libro auxiliar de facturas de la empresa CENTRO


SA, utilizando para ello las facturas de los ejercicios 5 y 6 del tema 6
de compraventa.

Ejercicio2: Haz el libro auxiliar de facturas de la empresa


MAYORISTAS CENTRALES SA, utilizando para ello las facturas de los
ejercicios 1 y 3 del tema 6 de compraventa.

Ejercicio3: Haz el libro auxiliar de facturas de la empresa


INDUSTRIAS NORTE SA, utilizando para ello la factura del ejercicio 5
del tema 6 de compraventa.

Ejercicio4: Haz el libro auxiliar de bancos de la empresa ALFA, del


ejercicio 2 del tema 4 de contabilidad, sabiendo que el banco de esta
empresa es el BBVA y el numero de cuenta es: 1200-4332-43-
0098232398.

Ejercicio5: Haz el libro auxiliar de Caja de la empresa GAMMA, del


ejercicio 3 del tema 4 de contabilidad, suponiendo que todo lo que esta
empresa hace a traves del banco, lo realiza en realidad a travs de la
Caja.
Ejercicio6: Haz el libro auxiliar de bancos de la empresa EPSILON,
del ejercicio 5 del tema 4 de contabilidad, sabiendo que el banco de
esta empresa es CAJAMADRID y el numero de cuenta es: 2412-3230-
20-1029388821.

Ejercicio7: La empresa PERCO ha emitido las siguientes facturas al


cliente CONSULTORES ABACO SA. Mostramos el importe original,
que es incorrecto, y el importe correcto con el que debieron haberse
emitido:

Importe Importe
Factura original correcto

320 /11 de 8 de marzo de 2011 13.330 12.230

321/11 de 8 de marzo de 2011 54.109 72.238

339/11 de 11 de marzo de 2011 20.423 19.321

Realiza la factura rectificativa 392/11 del da 18 de marzo, sabiendo


que el IVA aplicable a todas las facturas es del 18%, y que los datos de
las empresas son:
PERCO: C/Valle Lozoya 14. nave 12. 28310 Mostoles, Madrid.
CIF: A283492902
CONSULTORES ABACO SA: C/Asturias 120, 4C. 28004 Madrid.
CIF: B280383412.
Aade lneas a la plantilla de la factura, para indicar las facturas que
se corrigen. El pago de esta factura se instrumentara en 2 letras de
cambio del mismo importe cada letra. Una de ellas ser pagadera a los
3 meses y la otra a los 6 meses.

Ejercicio8: Realiza el libro registro de efectos a pagar de la empresa


CONSULTORES ABACO SA, partiendo de los datos del ejercicio
anterior sabiendo que las letras se libran el mismo da que la factura
en Madrid. El banco de PERCO es BBVA, y el banco de
CONSULTORES ABACO es Santander.

Ejercicio9: La empresa RATISA ha emitido las siguientes facturas al


cliente SAPISA. Mostramos el importe original, que es incorrecto, y el
importe correcto con el que debieron haberse emitido:

Importe
Factura Importe original correcto
1003 /11 de 9 de abril de 2011 19.049 11.101
1108/11 de 18 de abril de 2011 7.098 9.540

Realiza la factura rectificativa 1132/11 del da 29 de abril, sabiendo que


el IVA aplicable a todas las facturas es del 18%, y que los datos de las
empresas son:
SAPISA: C/Bho nocturno 11. 08010 Barcelona.
CIF: A083412901
RATISA: C/Lechuza avispada 77. 08012 Barcelona
CIF: A082394823.

Aade lneas a la plantilla de la factura, para indicar las facturas que


se corrigen.