ARQUIVO CENTRAL

SIARQ- UNICRUZ

Perguntas mais frequentes sobre Digitalizao

de Documentos e Documentos Digitais.

1. O que considerado um documento arquivstico num ambiente digital?

Resposta: Um documento em formato digital considerado arquivstico quando

produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma atividade, ou seja, de um
processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ao
ou referncia.

Exemplos: textos, e-mail, fotografias, filmes, plantas de arquitetura, bases de dados,

udio ou mesmo websites, desde que atendam aos critrios definidos anteriormente.

2. Documento digital a mesma coisa que documento eletrnico?

Resposta: No. Na literatura arquivstica internacional, ainda corrente o uso do termo

documento eletrnico como sinnimo de documento digital. Entretanto, do
ponto de vista tecnolgico, existe uma diferena entre os termos eletrnico e digital.
Um documento eletrnico acessvel e interpretvel por meio de um equipamento
eletrnico (aparelho de videocassete, filmadora, computador), podendo ser registrado e
codificado em forma analgica ou em dgitos binrios. J um documento digital um
documento eletrnico caracterizado pela codificao em dgitos binrios e acessado por
meio de sistema computacional. Assim, todo documento digital eletrnico, mas nem
todo documento eletrnico digital.
Apesar de ter seu foco atualmente direcionado para os documentos digitais, a CTDE
(Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos) mantm seu nome, uma vez que este
escopo pode ser expandido ao longo do desenvolvimento de seus trabalhos.

Exemplos:

1) documento eletrnico: filme em VHS, msica em fita cassete.

2) documento digital: texto em PDF, planilha de clculo em Microsoft Excel, udio em

MP3, filme em AVI.

3. As fotografias e filmes digitais produzidos na minha instituio podem ser

considerados documentos arquivsticos?

Resposta: Sim, desde que tenham sido produzidos (elaborados ou recebidos) no

curso de uma atividade, ou seja, deum processo de trabalho, como instrumentos ou
resultados de tal atividade, e retidos para ao ou referncia. Esses documentos devem
ser contemplados pelo programa de gesto arquivstica da instituio ( Consulte o
profissional Tcnico do Arquivo Central).
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Exemplo: As fotografias e filmes que documentam eventos
e atividades da universidade.

4. Um website pode ser considerado um documento arquivstico?

Resposta: Sim, desde que tenha sido elaborado no curso de uma atividade, ou
seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e
retido para ao ou referncia. O website deve ser contemplado pelo programa de gesto
arquivstica da instituio.

5. Mensagens de correio eletrnico (e-mails) podem ser

consideradas documentos arquivsticos?

Resposta: Sim, desde que tenham sido produzidas (elaboradas ou recebidas) no

curso de uma atividade, ou seja, deum processo de trabalho, como instrumentos ou
resultados de tal atividade, e retidas para ao ou referncia. Na
qualidade de documentos arquivsticos, as mensagens devem ser completas e criadas
por pessoa s autorizadas, e recomendvel que sejam redigidas de acordo com normas
oficiais de comunicao(ver legislao). No devem ser tratados assuntos fora da
matria que originou o documento e devem existir procedimentos que controlem a
tramitao e o arquivamento, de forma a garantir sua autenticidade.
Esses documentos devem ser contemplados pelo programa de gesto arquivstica da
instituio.

Exemplo: E-mail convocando para uma reunio da Comisso Permanente de Avaliao

Documental, ou uma Normativa do Arquivo Central, para os Arquivos Setoriais.

6. Um documento digital sem assinatura digital pode ser considerado autntico?

Resposta: Sim. Um documento pode ter sua autenticidade presumida por

meio de procedimentos que controlem sua produo, transmisso, armazenamento,
manuteno e preservao. Um sistema informatizado de gesto
arquivsticade documentos (SIGAD) idneo e confivel oferece um alto
grau de presuno de autenticidade dos documentos. Porm o uso da assinatura digital
recomendvel nos casos em que obrigatrio garantir a autoria e/ou a integridade de um
documento transmitido entre sistemas ou entre usurios e sistemas.

Exemplos:

1) Um boletim de notas de uma disciplina produzido, mantido e acessado por

meio de um sistema acadmico informatizado no necessita ser assinado digitalmente
pelo professor, desde que este sistema seja idneo e confivel. Para isso, os
controles de segurana exigem a identificao e autenticao do professor ao acessar o
sistema, e s ele tem permisso para lanar as notas e autorizar a emisso das mesmas.
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2) Ao ser transmitida de um sistema de gesto de pessoas
para o sistema de uma instituio financeira (como um
banco), uma autorizao de pagamento precisa de assinatura digital para garantir sua
autenticidade.

3) Em documentos encaminhados por meio de correio eletrnico, recomendado o

uso de assinatura digital, quando for necessrio garantir sua autenticidade.

7. O documento digital e o documento digitalizado so a mesma coisa?

Resposta: NO. O documento digitalizado um tipo de documento digital.

Os documentos digitais tm duas origens distintas: os que j nascem digitais e os que
so gerados a partir de digitalizao. Ambos so codificados em dgitos binrios,
acessveis e interpretveis por meio de um sistema computacional.
O documento digitalizado a representao digital de um documento produzido em
outro formato e que, por meio da digitalizao, foi convertido para o formato digital.
Geralmente, esse representante digital visa a facilitar a disseminao e o acesso,
alm de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservao. Todo
documento digitalizado um documento digital, mas nem todo documento digital um
documento digitalizado.
Exemplo:

1) Documento nato digital (born digital): Textos em Microsoft Word, fotografias tiradas
em cmeras digitais, plantas de arquitetura e urbanismo criadas em AutoCAD,
mensagens de correio eletrnico, planilhas eletrnicas.

2) Documento digitalizado: Cpia digitalizada da Lei urea; negativos e fotografias

escaneados.

8. A digitalizao permite a eliminao imediata do original?

NO. A eliminao do original no pode ser feita apenas porque ele foi digitalizado.
A eliminao do documento original, bem como de sua cpia digital, depender de uma
avaliao prvia que definir seu prazo de guarda e sua destinao.( consultar A Tabela
de Temporalidade de sua Instituio-TTD)
No setor privado, recomenda-se a elaborao de tabela de temporalidade e destinao e
que se institua comisso de avaliao de documentos para aplicar os prazos previstos na
tabela e realizar os procedimentos de eliminao.
A finalidade principal da digitalizao no a eliminao, e sim facilitar a disseminao
e o acesso, alm de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservao.

9. Posso eliminar documentos arquivsticos digitais? Como faz-lo?

Sim. A eliminao de documentos arquivsticos segue o mesmo processo, sejam eles

convencionais ou digitais. .( consultar A Tabela de Temporalidade de sua Instituio-
TTD)
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a) os documentos arquivsticos que estiverem pendentes sob
litgio ou investigao no podero ser destrudos;

b) a eliminao dever ser realizada de forma a impossibilitar a recuperao

posterior de qualquer documento eliminado; e

c) todas as cpias dos documentos eliminados, incluindo cpias de segurana e

cpias de preservao, independentemente do suporte, devero ser destrudas.

10. Quando um documento digital produzido e depois impresso, qual deles o

original?

Depende do contexto em que se d a produo do documento:

a) Se o documento digitado em processador de texto impresso e assinado, tramita e

arquivado em papel, ele ser considerado original. Neste caso, o computador foi
utilizado como uma ferramenta para apoiar a produo do documento em papel.

b) Se o documento produzido em sistema informatizado e, aps a assinatura e a

tramitao, arquivado em meio digital (escaneado), a impresso em papel ser
eventual, e o documento dela resultante ser considerado uma cpia.

11. O que um sistema informatizado de gesto

arquivstica de documentos (SIGAD), proposto pelo e-ARQ Brasil?

um sistema desenvolvido para realizar as operaes tcnicas da gesto

arquivstica de documentos, processado eletronicamente e aplicvel em ambientes
digitais ou em ambientes hbridos, isto , ambientes que incluem documentos digitais e
convencionais.
Um SIGAD contempla funcionalidades, tais como: gesto e aplicao do plano e
cdigo de classificao; captura; avaliao e destinao (aplicao da
tabela de temporalidade); pesquisa, localizao e apresentao; segurana;
armazenamento e preservao. Pode incluir ainda outras funcionalidades, como
tramitao e fluxo de trabalho, e caractersticas, como usabilidade; interoperabilidade;
disponibilidade; e desempenho e escalabilidade.
12. Qual a diferena entre o SIGAD e o gerenciamento
eletrnico de documentos (GED)?

Um SIGAD tem por objeto o documento arquivstico e visa a gerenci-lo em todo o seu
ciclo de vida. Portanto capaz de realizar todas as operaes tcnicas da gesto
arquivstica desde a produo at a destinao final do documento.
J o GED tem por objeto o documento sem a perspectiva arquivstica. Portanto no
gerencia o ciclo de vida dos documentos, nem capaz de manter a relao orgnica ou
controlar a temporalidade e a destinao.
Isso no significa que um melhor do que outro; simplesmente, eles possuem objetivos
diferentes. A escolha de um ou de outro, ou a adoo de ambos, depende das
necessidades da organizao.
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Apesar das diferenas, existe, inclusive, uma
tendncia de GEDs incorporarem as funcionalidades de um
SIGAD.(O tcnico geralmente adota os dois sistemas ao seu tempo)
13. Qual a diferena entre autenticidade e autenticao?

A autenticidade uma qualidade do documento; a autenticao uma declarao desta

qualidade.
Autenticidade a qualidade de um documento ser autntico e merecedor de aceitao,
isto , a caracterstica de um documento ser o que diz ser e de estar livre de adulterao
e corrupo.
Autenticao a declarao de autenticidade de um documento, num determinado
momento, por uma pessoa fsica ou jurdica investida de autoridade para fazer tal
declarao (servidor pblico, notrio, autoridade certificadora). Ela tem a forma de uma
declarao que se insere no documento para atestar que ele autntico.
Observao: A assinatura digital um exemplo de autenticao, visto que ela
identifica o emissor de um documento e permite a verificao de que seu contedo no
foi adulterado. A autoria e a integridade so alguns dos elementos do documento que
apoiam a presuno de autenticidade de um documento digital, mas no so suficientes
para assegur-la.
14. Como posso preservar documentos em formato digital?

A instituio deve possuir um programa de preservao de documentos arquivsticos

que incorpore os documentos convencionais e digitais.
A preservao digital o conjunto de estratgias e metodologias destinadas a preservar
os documentos em formato digital. Ela pode implicar desde transferncias peridicas
dos suportes de armazenamento at a converso para outros formatos digitais, bem
como a atualizao do ambiente tecnolgico, o hardware e o software.
Tais estratgias devem alcanar todas as caractersticas essenciais que definem um
documento digital, que so: fsicas (suporte / registro fsico), lgicas (software e
formato digital) e conceituais (estrutura / contedo exibido). Alm disso, elas devem
levar em conta os elementos necessrios para a produo, a manuteno e o acesso aos
documentos digitais.
Deve-se compreender, ainda, que a preservao digital no a
digitalizao de documentos que se apresentam em outros suportes. A digitalizao
uma ao que serve captura de documentos para sistemas de informao como
forma de facilitar seu gerenciamento e acesso, bem como auxiliar a preservao dos
originais. J a preservao digital visa exclusivamente preservao
dos documentos digitais.