SEMANA 13

HALLAZGO EN LA AUDITORA DE GESTIN

OBJETIVO GENERAL

Dar a conocer la importancia y metodologa empleada en la auditora de gestin, para el desarrollo

sistemtico y profesional de los hallazgos de auditora. Conocer los diferentes atributos, elementos
y pasos que se deben tener en cuenta, para el desarrollo de los hallazgos, as como su implicacin
sobre lo que sern las conclusiones y recomendaciones de la auditora.

OBJETIVOS DE ESTUDIO

13.1. Introduccin.

13.2. Requisitos bsicos en los hallazgos de auditora.

13.3. Pasos para desarrollar un hallazgo de auditora.

13.4. Anlisis causa-efecto en el hallazgo de auditora.

13.5. Atributos del hallazgo de auditora.

13.6. Priorizacin de los hallazgos de auditora.

13.1. INTRODUCCIN

Uno de los procesos ms importantes de la labor de auditora es el desarrollo de oportunidades de

mejoramiento de las principales actividades que ejecuta una entidad u organizacin. La palabra
hallazgo tiene muchos significados y connotaciones, adems transmite una idea diferente a
distintas personas. Sin embargo, en la auditora es empleada en un sentido crtico. Se refiere a
cualquier situacin deficiente y relevante que se determine por medio de la aplicacin de los
procedimientos de auditora en las reas crticas examinadas; que, adems se encuentre
estructurado de acuerdo a sus atributos (condicin, criterio, causa y efecto) y, obviamente, sea de
inters para la organizacin auditada. Un hallazgo es la base para una o ms conclusiones,
recomendaciones y disposiciones, pero estas no constituyen parte del mismo. Si los hallazgos y
conclusiones no estn claramente separados, podra ser imposible para el lector entender cundo
el informe se refiere a las respuestas dadas por los entrevistados o a los puntos de vista del auditor.

13.2. REQUISITOS BSICOS EN LOS HALLAZGOS DE AUDITORA

Los requisitos bsicos en un hallazgo de auditora son los siguientes:

a) Importancia relativa que amerite su desarrollo y comunicacin formal.

b) Basado en hechos y evidencias precisos que figuren en los papeles de trabajo.

c) Objetivo al fundamentarse en hechos reales.

d) Basado en una labor de auditora suficiente para respaldar las conclusiones resultantes.
e) Convincente para una persona que no ha participado en la ejecucin de la auditora.

13.3. PASOS PARA DESARROLLAR UN HALLAZGO DE AUDITORA

a) Identificar la condicin deficiente y su comprobacin con los criterios o estndares establecidos,

es decir, comparar las operaciones reales con los criterios o requerimientos decretados. En algunos
casos, puede implicar un examen de un criterio instituido, en otros, la determinacin del grado de
rendimiento o produccin cuando no existan normas prescritas.

b) Identificar las lneas de autoridad y de responsabilidad en la entidad con respecto a la condicin

encontrada. Lo anterior, con el fin de saber con quin debe discutirse el problema y a quin dirigir
las comunicaciones respectivas.

c) Determinar y comprender las causas de la deficiencia, si se pretende revisarla en forma imparcial

y eficazmente. Debemos saber por qu ocurre, por qu contina existiendo, qu se ha hecho al
respecto, etctera. En muchas ocasiones, al comprender la causa de una deficiencia, se puede
identificar otros problemas.

d) Determinar si la deficiencia es aislada o muy difundida, o sea, la frecuencia de la deficiencia para

evaluar si se trata de un caso aislado o representa una debilidad sistemtica general. Las pruebas
de auditora deben ser suficientes como para mostrar si la condicin est muy difundida, lo que no
implica dejar de recomendar a la organizacin auditada que tome las medidas pertinentes para
determinar la extensin total de la deficiencia.

e) Considerar la importancia del hallazgo, no slo los efectos negativos inmediatos, sino tambin los
efectos colaterales, intangibles u otros, tanto reales como potenciales.

f) Obtener opiniones de los funcionarios y entidades directamente relacionadas, con el fin de

garantizar la imparcialidad de los resultados, el anlisis objetivo de las operaciones y sobre todo, la
discusin de las deficiencias con los funcionarios encargados debe quedar debidamente
documentada.

g) Determinar las conclusiones de auditora con base en la evidencia acumulada.

h) Determinar las acciones correctivas, disposiciones o recomendaciones que permitan introducir

mejoras.

La informacin obtenida, segn progresa el trabajo de auditora, puede indicar la necesidad de un

cambio en la direccin, nfasis en el trabajo planificado inicialmente o una extensin o reduccin
de su alcance. En general, el desarrollo de un hallazgo debe continuarse siempre y cuando su
importancia y los logros potenciales justifiquen la utilizacin de los recursos humanos y financieros
de auditora.

13.4. ANLISIS CAUSA-EFECTO EN EL HALLAZGO DE AUDITORA

El auditor debe evaluar con profundidad, las causas y los efectos de las desviaciones o hallazgos,
como paso previo a la elaboracin de conclusiones y recomendaciones del estudio.

Dicha evaluacin conlleva que la causa se desarrolle hasta el punto que su correccin solucione o
prevenga la recurrencia de un hallazgo negativo, o fortalezca las acciones de la organizacin
auditada respecto a determinadas operaciones. Por otra parte, los efectos deben desarrollarse al
punto que justifique la recomendacin. El anlisis de causa y efecto puede ser til en reunir partes
y hacer que haya sentido en consideracin a una serie de observaciones aleatorias. Dicho anlisis
no deber ser observado como un acertijo con una sola solucin. Las cadenas de causa y efecto
tienden a confundirse y unirse haciendo difcil el establecimiento de relaciones claras. El anlisis
deber ser observado como una herramienta de evaluacin, mas no como una frmula inflexible
para ser seguida.

13.5. ATRIBUTOS DEL HALLAZGO DE AUDITORA (CONDICIN, CRITERIO, CAUSA Y EFECTO)

El auditor determina las observaciones de auditora o hallazgos y evala su importancia. El

desarrollo de los hallazgos por parte del auditor, comprende cuatro atributos bsicos:

Condicin (lo que es)

Son todas las situaciones deficientes encontradas por el auditor en relacin con una operacin,
actividad o transaccin. Refleja el grado en que los criterios estn siendo logrados o aplicados. La
condicin puede ser un criterio que no se est aplicando o logrando totalmente o de manera parcial.

Criterio (lo que debe ser)

Son las normas o parmetros con los cuales el auditor mide la condicin, es decir, son las unidades
de medida que permiten la evaluacin de la condicin actual. Como criterios tpicos tenemos:

Disposiciones por escrito (leyes, reglamentos, objetivos, polticas y metas, planes, manuales,
directrices, procedimientos, acuerdos, circulares, y otros).

Sentido comn.

Experiencia del auditor.

Indicadores de gestin.

Opiniones independientes de expertos.

Prcticas comerciales prudentes.

Instrucciones escritas.

Experiencia administrativa.

Prcticas generalmente observadas.

Causa (por qu sucede)

Es la razn o razones fundamentales por las cuales se presenta una condicin. El motivo o motivos
por los que no se cumpli el criterio. Basta indicar en el informe de auditora que determinado
problema existe porque alguien no cumpli un criterio, para convencer al lector. Entre las causas
tpicas tenemos:

Falta de capacitacin. Falta de comunicacin. Falta de conocimiento. Negligencia o descuido.

Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprcticas. Consciente decisin o instruccin de
desviarse de los criterios. Falta de recursos. Falta de buen juicio o sentido comn. Falta de
honestidad. Inadvertencia del problema. Inadvertencia de los beneficios potenciales. Falta de
esfuerzo e inters suficientes. Falta de supervisin. Falta de voluntad para cambiar.
Organizacin defectuosa o desactualizada. Falta de delegacin de autoridad. Auditora interna
deficiente. Acentuada concentracin de autoridad.

Efecto (la consecuencia)

Son los resultados adversos, reales o potenciales, que obtiene el auditor al comparar la condicin y
el criterio respectivo. Por lo general, se representa como la prdida de dinero o en eficiencia y
eficacia, a raz de la falta de aplicacin de los estndares establecidos; tambin por el fracaso en el
logro de las metas y objetivos.

Para el auditor es muy importante determinar los efectos, ya que le permiten persuadir a la
administracin de la necesidad de un cambio para alcanzar el criterio o meta. Es conveniente, que,
siempre que sea posible, el auditor exprese en el informe los efectos cuantificados en dinero u otra
unidad de medida. Como efectos tpicos tenemos los siguientes:

Uso antieconmico o ineficiente de los recursos (humanos, materiales y financieros). Prdida de

ingresos potenciales. Incumplimiento de disposiciones normativas. Ineficiencia en el trabajo u
operaciones. Gastos indebidos. Informes o registros poco tiles, poco significativos o inexactos.
Control inadecuado de recursos o actividades. Inseguridad en el cumplimiento del trabajo.
Desmotivacin del personal.

14.6. PRIORIZACIN DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORA

La determinacin de un rango de alta, media o baja importancia para un hallazgo, se debe hacer
considerando, no slo su importancia relativa, sino tambin el impacto que pueda tener sobre el
desempeo y los resultados de la entidad u organizacin auditada, propsito que ha sido planteado
desde la etapa de planeacin. Debemos recordar, que la auditora debe estar siempre orientada
hacia asuntos significativos, que agregan valor y que marcan una importante diferencia en el
quehacer de la entidad u organizacin auditada, igualmente, al desarrollar los hallazgos de auditora,
el auditor no puede dejar de considerar lo anterior. Ahora bien, es posible priorizar, ordenar y
presentar los hallazgos de la auditora de varias formas. Lo anterior atendiendo a la siguiente
consideracin: Importancia de los hallazgos, es decir, dando prioridad a los hechos ms significativos
del estudio, por ejemplo, los que presenten mayores posibilidades de mejoras o deficiencias de
correccin inmediata.