Como organizar e arquivar documentos

gerados na empresa

Voc vai entender como ter um mtodo para organizar e arquivar

documentos um importante instrumento para controlar a
administrao de qualquer empresa. Toda atividade em seu
empreendimento gera documentos que devero ser conservados
como comprovantes.

Organizar documentos a mesma coisa que organizar a empresa,

sem exageros. Um erro comum nas administraes o de tratar o
arquivo da empresa como um mero depsito de documentos, quando
na verdade o arquivo um centro ativo de informaes.

Um arquivo bem pensado e organizado serve para:

Revelar o que j foi feito e os resultados obtidos

Revelar o que est para ser feito
Diminuir a duplicidade de trabalho
Evitar repeties desnecessrias de experincias
Evitar improvisos e inadequaes
Encontrar bons parceiros e fornecedores
Avaliar o empreendimento por partes
Avaliar o empreendimento com um todo
Transmitir ordens e ensinar como fazer
Libert-lo para aproveitar o dinheiro
No cometa o erro de menosprezar seu arquivo. Ele a fonte de
pesquisa para todos os ramos administrativos e ajuda muito na
tomada decises.

Porm, antes de conseguir fazer do seu arquivo um parceiro

administrativo, um amigo conselheiro e gerador de ideias, ser
preciso conhecer algumas tcnicas de arquivamento.
Como dar vida ao seu arquivo de documentos

Gosto da ideia de empresas como organismos vivos. Elas so

mesmo! Bom, algumas delas so. Assim como qualquer outro
organismo, chega um momento que elas passam a viver
sozinhas, onde a administrao o crebro que mantm tudo
coordenado e crescendo.

Seguindo este raciocnio, o arquivo de documentos seria ento a

memria nesse crebro administrativo. Onde tudo que aprendido,
tudo que foi feito e ser feito deve ficar armazenado.

Se voc deixar que algum (funcionrio) ou voc mesmo guarde para

si essa memria, toda a empresa corre o risco de ficar vagando sem
rumo caso essa pessoa se ausente. Portanto, tambm preciso
muito cuidado com os perfis centralizadores de informao.

Os arquivos existem basicamente por dois bons motivos:

As exigncias da legislao pblica

Organizao interna da empresa.
Os princpios bsicos para comear arquivar so:

A classificao dos tipos de documentos

A codificao, que pode ser alfabtica ou numrica

Tudo muito simples no mesmo? Mas existe um insight genial

reservado aos que levam a fase da classificao de documentos a
srio. nessa etapa que comeamos a fazer a engenharia reversa da
empresa, descobrindo como ela funciona de trs para frente.

possvel fazer essa engenharia reversa, porque todas as atividades

devem gerar documentos comprobatrios, sejam eles fsicos ou
digitais. Tudo que feito durante o trabalho gera algum tipo
documento, se no gerar provavelmente alguma coisa est faltando.
A tcnica de arquivamento das pastas vazias

interessante observar como empresas diferentes tm basicamente

as mesmas estruturas organizacionais, gerando documentos em
comum. No h muita diferena nos tipos de documentos gerados
pelas grandes e as pequenas empresas.

Com base nesse raciocnio, possvel criar uma estrutura funcional

de arquivamento, que pode ser compartilhada entre vrios
empreendedores e empreendimentos diferentes.

Misturando vrias tcnicas que adquirimos com o tempo, vou

disponibilizar para seu uso a lgica de arquivamento abaixo, onde
cada nmero pode ser considerado como uma pasta que deve ser
criada em seu arquivo, mesmo que de incio ela fique vazia.
As pastas vazias tornam-se uma tcnica para voc saber o que falta
fazer. Imprima e cole este ndice das pastas do lado de fora do seu
arquivo e coloque apenas os nmeros nas pastas, estamos utilizando
a codificao numrica e voc precisar de um ndice descritivo para
encontr-las.

01.00 Plano de negcios. Documento responsvel por

responder os como, onde, quando e porques da empresa,
precisa ser o primeiro passo em direo aos objetivos do
empreendedor. Deve ser arquivado na pasta nmero 1.
02.00 Operao. Pasta onde sero arquivados
os fluxogramas que mostram como so e como devero ser
feitas as tarefas relacionadas a produo, comercializao e
prestao de servios que a empresa pratica.
03.00 Produtos. Dados como preos, custos, peso, etc
devem ficar nesta pasta. Se a empresa j tiver um sistema
informatizado para armazenagem e manuseio, esta pasta pode
ser usada para arquivo de folder ou outro material impresso.
04.00 Estratgias de marketing. Onde ficaro guardadas as
pesquisas de mercado, os mecanismos criados para
comunicao com o pblico alvo, os planos estratgicos de
pagamento, o planejamento visual da empresa, garantias, etc
05.00 Clientes. Dados como nome, telefone, endereo, etc
devem ficar nesta pasta. Se a empresa j tem um sistema
informatizado para isso, a pasta deve ser usada para
informaes gerais como limite de crdito e controles de
pagamento.
 06.00 Fornecedores. Dados como nome, telefone, endereo,
etc devem ficar nesta pasta. Se a empresa j est
informatizada para isso, a pasta deve ser usada para guardar as
duplicatas pagas, junto com suas respectivas notas fiscais.
07.00 Financeiro. Aqui devem ser guardados o fluxo de
caixa do empreendedor, contas a pagar, contas a receber,
relao de contas vencidas, boletos de receitas e despesas,
documentos de bancos, o fluxo financeiro. Criar uma pasta para
cada coisa, como 07.01 para o fluxo de caixa.
08.00 TI. Para guardar notas fiscais de mquinas, peas,
softwares, contratos com empresas de hardware e software,
registros de programas, etc Deve-se criar uma pasta para
cada coisa, como 08.01 para notas de hardware e assim por
diante.
09.00 Recursos humanos. Para guardar o plano de carreira e
cargos, regimento interno, currculos em perspectiva, pesquisa
de antecedentes, folha de pagamento de autnomos, o
pronturios dos funcionrios, contribuies da empresa
(INSS)
10.00 Setor jurdico. Onde devem ser guardados os controles
com problemas jurdicos de dvidas vencidas com fornecedores,
crditos a receber vencidos de clientes, processos a favor e
contra a empresa. Sempre mantendo cada coisa em uma
subpasta.
11.00 Diretoria e gerentes. Onde devem ser guardados seus
respectivos pronturios, planejamento de pro-labore, recibos de
 pagamento, frias, checklist das tarefas a serem realizadas
diariamente. Uma pasta para cada pessoa.
12.00 Brainstorm. Os resultados e atas de reunies para
solucionar problemas e criar ideias com scios, diretores,
gerentes, funcionrios e clientes. Ideias do caderninho pessoal,
ideias de outras reunies, etc
13.00 Material de treinamento. Todo o material de
treinamento comprado ou criado dentro da prpria empresa
devem ser guardados nesta pasta. Crie uma pasta para vdeos,
outra para apostilas, outra para Cds de udio e assim por diante.
14.00 Arquivo morto e impostos. Controle das notas fiscais
j contabilizadas, impostos e arquivo morto, DECA, livro de
inventrio, Simples, notas do ativo fixo, guias de recolhimento,
livro de inspeo do trabalho, recibos de pagamento do IRPF,
etc
15.00 Custos fixos. Aluguel, luz, gua, telefone, honorrios
do contador, folha de pagamento, INSS, FGTS, honorrios do
advogado, condomnio, vale transporte, vale refeio, leasing do
carro, etc Devem ser arquivados cada um em sua pasta.
16.00 Arquivo vivo. Notas de vendas, compras, ativo fixo, de
despesa de markeging, produo, impostos pagos, despesas
administrativas, etc A diferena dessa pasta que aps os
documentos serem contabilizados eles migram para suas
respectivas pastas j listadas acima. Por exemplo, as notas com
despesas administrativas migram para a pasta 06.00
(fornecedores).
 16.01 - Possveis parcerias. Durante o dia a empresa recebe
muitos papis, documentos e e-mails de propostas comerciais,
parcerias, representaes, etc Instrua os funcionrios a no
jogar nada fora. Guarde os documentos nesta pasta para
anlise.
16.02 - Cartes de visita. Colecione os cartes de
visitas recebidos durante eventos, palestras, encontros de
negcios e outros eventos sociais. Lembre-se de anexar junto
com os cartes, uma breve descrio de como foi o encontro
para voc se lembrar das pessoas depois.
16.03 - Agenda e caderninho. Um local seguro para guardar
sua agenda e as anotaes do caderninho que todo
empreendedor antenado tem. Uma excelente maneira de no
deixar escapar uma nica idia sequer.

O exemplo de como arquivar documentos mostrado acima vai

crescer continuamente e voc dever criar uma pasta para cada nova
insero. Por exemplo, conforme voc conquistar um fornecedor
novo, dever tambm criar uma pasta exclusiva.

Seriam ento 06.01, 06.02 e assim por diante. Mantendo os dados

de cada um dos fornecedores em pastas separadas e para a pasta
raiz no ficar vazia, coloque nela suas experincias. Pode, por
exemplo, imprimir os artigos de nosso blog e guardar nelas.

H muito mais para falar sobre o assunto, mas o mostrado aqui hoje
suficiente para os novos empreendedores comearem com o p
direito.
Arquivar documentos vai ficar divertido.

Bibliografia: Organizao e Tcnica Comercial de Sinclayr Luiz e

Como Organizar e Dirigir uma empresa de Antonio Carlos de Souza
Ramos. (Curso da ADEMPE)