DOCUMENTO DESARROLLO DEL PLAN DE INTEGRACIN DEL NEGOCIO

Presentado por:

Arturo Andrs Lozano Cortes

SENA

GESTION LOGISTICA

2017
 INTRODUCCIN

Planificar el negocio permite analizar detalladamente los objetivos y las metas que
deseamos lograr a corto, mediano y largo plazo; evaluando opciones o estrategias
futuras, reduciendo as costos y siempre en la bsqueda de la mejora continua para
una organizacin.

En el presente plan de negocio, se identificar y a su vez se describir de forma

ordenada una oportunidad de crecimiento y fortalecimiento para la empresa Tubos
COLMENA S.A.S. sede en la ciudad de Bogot, es una estrategia necesaria y
requerida para convertir dicha oportunidad en un proyecto empresarial rentable y
beneficioso para lograr un ptimo servicio al cliente interno y externo.
 RESUMEN

NEGOCIO

Es el anlisis y el mejoramiento de la cadena de suministro y abastecimiento en la

dependencia de almacn de la empresa Tubos COLMENA S.A.S., comprendido
entre el proceso de recepcin y el despacho de materias primas y producto
terminado.

ACTIVIDAD

Mejora y adaptacin de nuevas polticas y estrategias en la recepcin, almacenaje

y despacho en el almacn principal empresa Tubos COLMENA S.A.S.

LOCALIZACIN GEOGRFICA

La empresa tiene almacenes en las sedes ubicadas en las principales ciudades del
territorio nacional como: Bogot, Cali, Barranquilla, Medelln, Bucaramanga y
Pereira..

MISIN

Optimizar los procesos de recepcin, almacenamiento y distribucin dando un

objetivo claro y definido a los procedimientos en el rea de almacn y suministro de
la compaa Tubos COLMENA, con base a polticas de mejora que se implementan
para dar un horizonte a la operacin.
 VISION

Para el ao 2018 el rea de Almacn y Suministro ser lder en servicio,

aprovisionamiento e informacin como rea eficiente, funcional, efectiva y
organizada, destacada con el mayor desempeo dentro de la compaa.
 OBJETIVOS

OBJETIVOS GENERALES

Disear un manual de procedimientos en el rea de almacn para la caracterizacin

del proceso de recepcin de mercancas en la empresa Tubos COLMENA S.A.S, el
objetivo a desarrollar ser a corto plazo; debido a que se requiere un cambio radical,
preciso y oportuno.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

- Realizar un diagnstico para la caracterizacin de los procesos de

recepcin de mercancas en la compaa Tubos COLMENA S.A.S

- Analizar las funciones bsicas del auxiliar en el proceso de recepcin y

despacho para la identificacin de posibles falencias o debilidades en el
proceso.

- Disear un formato donde se contenga los procedimientos de los

colaboradores, para la recepcin almacenamiento y distribucin de los
artculos.

- Disear un plan de induccin y reentrenamiento de cargo, para que cada

operario del rea este constantemente actualizndose sobre los cambios de
los procesos y con esto contribuir a una mejora continua.

- Crear un canal de informacin confiable, dinmico y acertado para que el

proceso logstico cumpla con lo requerido.

- Implementar y adoptar polticas necesarias para los inventarios y stock de

 seguridad en la dependencia de almacn.

VALORES

- Lealtad, identificacin plena con las necesidades y requerimientos del cliente

bajo absoluta discrecin y reserva de la informacin.

- Profesionalidad, Conocimiento enftico y completo de las diferentes actividades

a documentar y ejecutar en una organizacin.
- Responsabilidad y disciplina, adoptando parmetros estipulados y
reglamentados para el cumplimiento de las diferentes labores en un proceso logstico
o administrativo.

- Honestidad, actuamos con tica y respeto en la empresa, siendo vigilantes de

sus recursos.

- Sentido de pertenencia, orgullosamente funcionarios logsticos comprometidos

con la dependencia
.

SECTOR DE ACTIVIDAD

Tubos COLMENA S.A.S. es una empresa nacional operadora del rea de la

formacin de acero en tubos y perfiles, que naci hace 60 aos en Bogot,
transformndose a corto plazo en una operacin en constante crecimiento; en la
actualidad fue adquirida por el grupo de GyJ Ferreteras ampliando loa gama de
productos que produce incorporando perfiles y para la instalacin de cubiertas,
produce de igual manera cubiertas y toda el rea estructural.

VENTAJAS

- En la actualidad la empresa est creciendo da a da debido a las exigencias

del mercado.
- El cumplimiento eficiente de las diferentes solicitudes y requisiciones ser
ptimo a corto plazo.
- La informacin en el sistema ser acorde a la necesidad de las diferentes
dependencias de la empresa.
-

DESVENTAJAS

- Requerimientos o negociaciones incumplidas por parte de los proveedores.

- Espacios reducidos para los procesos logsticos en la dependencia de
almacn.
- Infraestructura locativa no apta para las actividades administrativas y
operativas.
 SERVICIO

Est radicado en la dependencia del almacn de la empresa, dirigido a los clientes

internos que son quienes tienen el contacto directo con el consumidor final o cliente
externo.

FACTOR DEMOGRFICO

La mejora continua que se propone, se aplicar en los tres primeros meses en el

almacn principal, se evaluar y se modificar lo establecido con el fin de que el
proceso cumpla con lo pronosticado. Despus de transcurrido este tiempo, se
implementarn los diferentes procesos y polticas en las otras sedes del pas.

FACTORES TECNOLGICOS

Las diferentes innovaciones y actualizaciones que se puedan obtener en las

tecnologas de informacin, sern un valor agregado a este proyecto; al tener un
desempeo ptimo del sistema podremos contar con la informacin eficaz y
oportuna.
 ESTRATEGIAS

Con base a los diferentes anlisis realizados y con el resultado de la matriz DOFA,
en los cuales se observan falencias a tener en cuenta para el mejoramiento o
creacin de actividades que fortalezcan los procesos ya implementados, procedo a
crear mi plan de accin o las estrategias que me permitirn lograr un objetivo
importante y de crecimiento productivo para la dependencia del almacn principal
de la empresa.

Las estrategias contempladas son:

- Implementar el modelo de las 5S, para culturizar a los implicados en el trabajo

basado en la eliminacin (cosas no necesarias), organizacin (cada cosa
en su sitio), limpieza (mantener el lugar de trabajo limpio y ordenado),
estandarizacin (definir normas de protocolo) y disciplina (crear en el
equipo de trabajo e hbito de la limpieza visual).

- Establecer polticas de inventarios con el fin de medir y controlar el flujo de

materiales y equipos en la empresa.

- Capacitar constantemente al personal encargado de ejecutar los diferentes

procesos para que se aplique de manera ordenada y eficaz lo establecido.

- Examinar y evaluar los documentos existentes, para detectar las posibles

falencias y adoptar soluciones que permitan mejorar continuamente todo el
proceso.

- Controlar y supervisar todo el proceso documentado para que se revise

constantemente, siguiendo los parmetros establecidos con el fin de cumplir
con lo requerid
 OBJETIVOS EN CUANTO A LAS ESTRATEGIAS PROPUESTAS

- Lograr a corto plazo un excelente canal de informacin, este ser aportante

e importante para lograr las metas en los procesos.
- Establecer dos tipos de inventarios como son: Inventario Operativo e
Inventario de seguridad.
- Fortalecer el servicio al cliente, con nuestra mejora continua.
- La dependencia del almacn ser un rea de ejemplo para las dems
dependencias de la empresa.
- Impulsar el desarrollo personal e intelectual de nuestros colaboradores.
- Revisin de puntos crticos constantemente.
 METAS

- Mejorar en corto plazo los indicadores negativos en un 70 %, a mediano plazo

un 100%, se lograr inculcando los valores corporativos de la empresa y con
un excelente sentido de pertenencia.
- Comunicacin excelente con las dems dependencias para escuchar las
sugerencias que crean han de aportar al proceso.
- Cambiar la imagen deteriorada de la dependencia del almacn general ante
todas las dependencias de la empresa.
- Operar desde una locacin amplia y acorde con nuestras labores,
acondicionada con un buen sistema de informacin que permita la eficiencia
del proceso.
- Garantizar las localizaciones de las dependencias, es decir no mezclar los
elementos y equipos para tener un excelente control del stock, realizando
una muy buena distribucin fsica para garantizar el fcil acceso a las
mismas.
- Fijar o modificar las polticas establecidas en pro de la organizacin y la
efectividad de nuestra operacin.
 POLTICAS

POLTICAS DE RECEPCIN

- Se manejar un horario de recepcin de mercanca de lunes a viernes entre

las 7 am y las 11 am, all se revisara la mercanca recibida y el estado de la
factura.
- Toda entrega debe traer la factura correspondiente, en el caso de que se
haga con remisin, los tiempos para que el proveedor haga llegar la factura
a la empresa no debe exceder los cinco das hbiles, siempre y cuando no
se afecte el cierre contable.
- Durante el segundo turno, en la tarde se realizarn las confirmaciones de
recepcin a las reas de compras facturacin y las reas solicitantes, as
como la radicacin de las facturas en Papiro para su posterior ingreso al
sistema.
- Las facturas radicadas deben ser ingresadas al sistema en un plazo no mayor
a 24 horas para agilizar su distribucin.
- Contar con un rea de 4 * 4 metros destinados para la recepcin, revisin y
almacenamiento transitorio de los artculos recibidos, estos no debern
permanecer en este espacio por un tiempo superior a las 24 horas, y se
informar al coordinador de almacn para que se encargue de la distribucin
y de la organizacin de lo que va a quedar en stock.
 POLTICAS DE ALMACENAJE.

- La mercanca recibida ser notificada por el rea de recepcin al coordinador

de almacn, esta notificacin debe ser por correo.
- EL coordinador de almacn determinar de acuerdo a las solicitudes que
tenga generadas en el sistema, los elementos, materiales y equipos que
deben ser organizados en la bodega y los que se deben alistar para
despachar.
- Los auxiliares de almacn sern los encargados de la organizacin de la
bodega del almacn en general.
- Toda solicitud debe ser ejecutada en el sistema.
 POLTICA DE LA GESTIN DE INVENTARIOS

- Los materiales y equipos deben ser controlados en cuanto a las cantidades

a entregar, teniendo en cuenta los requerimientos.
- Los tipos de inventarios deben ser operativos y de seguridad, para garantizar
el suministro en la operacin.
- La vigilancia y control de la rotacin de los materiales debe hacerse
constantemente, con el fin de controlar el stock de seguridad.
- Revisar constantemente la obsolescencia de las existencias.
- Auditar el almacn de forma constante, realizando auditorias permanentes
para que sean generados los informes requeridos para el abastecimiento
almenas una vez al mes.
- Informar o escalar, sobre anomalas referentes a faltantes o perdidas
injustificadas por parte de los funcionarios; de los elementos o equipos que
estn bajo su responsabilidad.
- Difundir y capacitar a los funcionarios de todas las dependencias de la
empresa, sobre el manejo o la utilizacin del sistema para todas las
transacciones y reportes que se generen por parte de ellos.
- Elaborar el cronograma de inventarios para todo el pas, por zonas,
asignando el auxiliar que ser responsable de la toma fsica programada.
- Por retiros de funcionarios de la empresa, se debe generar el paz y salvo
respectivo y enviarlo a la dependencia de talento humano para el proceso
de liquidacin de prestaciones.
 POLTICAS DE DESPACHOS Y DISTRIBUCIN

.
- El coordinador de almacn se encargar de revisar los pedidos segn las
rdenes de compra ingresadas, generar las guas para envos e informarlos
a las dependencias implicadas, esta informacin ser transmitida a los
auxiliares de despachos quienes se encargaran de realizar los traslados a
bodegas locales, entregas a funcionarios y envos a las dependencias a nivel
nacional.
- Durante el primer horario se revisaran los despachos por ejecutar, relacionar
las guas de envo si se necesitan y programar las entregas a funcionarios
locales, el horario para esta actividad comprender desde las 8:30 a.m. hasta las
11:30 a.m.

- En el segundo horario se empacar y embalar la mercanca para envos, se

realizarn las entregas locales confirmadas con los funcionarios, antes de
finalizar la labor diaria, el auxiliar uno se encargar de la radicacin de la
documentacin por entrega directa firmada por los funcionarios que reciben,
el auxiliar dos se encargar de la distribucin de los artculos a las bodegas
locales segn sea su distribucin, esta labor se debe realizar en el horario de
las 2:00 p.m. hasta las 4:30 p.m.
- El coordinador de almacn programar con las empresas transportadoras los
horarios de recogida, por lo general este horario debe ser a las 5:00 p.m.
- Es deber del coordinador controlar y registrar los despachos en las planillas
diseadas para este fin, as se proceder a ingresar la informacin en la base
de datos correspondiente
- Todo elemento, material o equipo; deber salir con su respectivo soporte.
Salida de almacn o transaccin del sistema.

- Los despachos que se deban hacer los das sbados deben ser notificados
a la jefatura de almacn.

- El funcionario que entregue la mercanca deber recibir del cliente constancia

firmada a satisfaccin y se establece un plazo de 24 horas para formular
reclamos despus de entregada la mercanca.

- El volumen de mercancas que no haya sido entregado a los clientes en los

plazos establecidos se devolver al departamento de despachos para su
respectivo replanteamiento de fecha de entrega.
 CONCLUSIONES

- Un proceso logstico se compone por tres procesos generales a saber:

Aprovisionamiento, produccin y distribucin. El primero se basa en la
relacin logstica entre una empresa y sus proveedores. El segundo gira
alrededor de la relacin logstica entre las instalaciones de una empresa y
sus funcionarios. El tercero se encarga de atender la relacin y los
requerimientos entre la empresa y sus clientes.
- En la actualidad el almacn principal de la empresa Tubos COLMENA
presenta varias falencias, lo que nos gua a tomar retos importantes respecto
a la poltica de almacenes a nivel pas.
- Es evidente que se deben promover y establecer polticas claras y
procedimientos eficientes en conjunto con los proveedores y con los clientes,
con el fin de lograr racionalidad y optimizacin a nivel de toda la cadena de
suministro.
- La implementacin de un software especfico para el proceso logstico
observado, ser una herramienta aprovechada para la fluctuacin de la
informacin con alto grado de confiabilidad.
- Es indispensable elaborar un plan de control y seguimiento, que permita
realizar las mejoras pertinentes para mejorar los procesos.
- No existe en la empresa un proyecto de mejora significativa del proceso
evaluacin.