PLANIFICACIN

Dentro del Proceso Administrativo estn las funciones de: Planear Organizar Dirigir Coordinar Controlar.
Planear, es la primera funcin administrativa, sirve de base a las dems.

1) Concepto

Planificar es la accin de tomar decisiones para el futuro, no es un acto, sino un proceso por lo cual las organizaciones
tratan de adaptarse al medio. Es una herramienta para adelantarse a los cambios pero hay que afrontar el desafo de
tomar los datos de un pasado conocido y conectarlos (de manera inteligente) con un futuro incierto. Puede apuntar a
periodos largos o cortos. Surge la diferenciacin entre Planeamiento Estratgico (a largo plazo) y Operativo (a corto
plazo).

La planificacin es determinar objetivos y metas y los cursos de accin necesarios para lograrlos. Para ello se fijan
objetivos, se desarrollan estrategias, se programan actividades, se presupuesta y se establecen polticas.

El mismo debe basarse en: los recursos necesarios, tiempos de ejecucin, informacin y en las posibilidades del medio.
Sus resultados son: planes, programas, presupuestos, proyectos, polticas, procedimientos y reglas.

Segn los distintos autores:

- FAYOL: planificar es formular el programa de accin. El programa de accin es:

- el resultado a obtener
- las conductas a desarrollar
- los medios a utilizar.
El programa de accin debe respetar:
- los recursos actuales
- las operaciones en curso
- las posibilidad que existen.

-TAYLOR: se ocupa de lo que denominamos planeamiento operativo y se lo adjudica a la sala de planeamiento que
comprenda:
- fichas de instrucciones
- las primas e incentivos
- los capataces funcionales.

- Gant: Proporciona un instrumento de planificacin denominado grafico Gantt.

La Planificacin consiste en definir los objetivos, establecer una estrategia general para alcanzarlos y tranzar planes para
integrar y coordinar las actividades de la organizacin.

Se diferencian en:
Planificacin informal, cuando nada est escrito, pocas metas, el dueo tiene la visin de todo, es general y no tiene
continuidad.
Planificacin formal, cuando se definen metas u objetivos especficos, participan todos los integrantes, se considera el
largo y corto plazo.

Fases de la planificacin
 1. Determinacin de Objetivos a alcanzar
2. Toma de decisiones
3. Elaboracin de planes
Planeamiento estrategico
Planeamiento operativo
4. Acciones empresariales

2) Objetivos y metas

Son los resultados deseados para individuos, grupo y organizaciones. Los objetivos implican elegir una situacin entre
todas las posibles, para luego tratar de alcanzarla. Es una transaccin entre lo deseado y lo posible.

Para Stonner y Freeman les importante tener objetivos por cuatro razones fundamentales:

1 Proporcionar un sentido de direccin. Para ir a un lugar determinado es necesario tener un objetivo que sirva de
gua.
2 Permiten enfocar nuestros esfuerzos. Asignar prioridades y utilizar los recursos de la mejor manera.
3 Guan nuestros planes y decisiones. Los objetivos permiten que nuestros planes y decisiones estn enfocados para
alcanzar los mismos.
4 Sirven para evaluar nuestros planes. Al tener objetivos claros, es posible evaluar nuestras acciones y de esta manera,
evaluar desvos, en el logro de los objetivos fijados.
5 Reduce la incertidumbre. Anticiparse a los cambios, ayuda a interpretar mejor el ambiente externo de la
organizacin.

Hay que distinguir la diferencia entre objetivos y deseos, para ello los objetivos deben cumplir con los requisitos de

La lista de verificacin de los objetivos:

1 - Especfico. No ofrece dudas, es claro.

2 - Realista. Posible.
3 - Verificable.
4 - Tener un plazo. Tiene un plazo determinado para su ejecucin.
5 - Incluir metas intermedias.
6 - Plantear un desafo. Elemento motivador para la mayora de los seres humanos.
7 - Plantear un compromiso. Una vez planeado el objetivo debe haber disposicin y voluntad de alcanzarlos.

Por ejemplo: Aprobar la materia introduccin a las organizaciones, en el periodo de julio del 2008, habiendo aprobado
la primera revisin con un total de 28 puntos por lo menos.

La red de objetivos de las organizaciones

El organigrama representa la estructura de una organizacin, se indican las jerarquas de la organizacin. Cada rgano
tiene una jerarqua y una responsabilidad asignada. La alta direccin (cpula estratgica) tendr como cometido fijar los
objetivos organizacionales que determinan los lmites dentro de los cuales debern fijarse sus objetivos las dems
partes de la organizacin.

As las divisiones fijarn sus objetivos derivados de los organizacionales, los departamentos lo harn de los objetivos de
las divisiones, formndose as una jerarqua de los objetivos, en los cuales cada parte de la organizacin fija sus objetivos
en funcin de los objetivos de los niveles intermediarios superiores.

Cuando la jerarqua de los objetivos esta defendida claramente se forma una red integrada de objetivos.

Jerarqua de los objetivos:

- Objetivos organizacionales
- Objetivos de la divisin
- Objetivos del departamento
- Objetivos operacionales
3) Planes

Luego de fijar los objetivos, los gerentes preparan los planes con los que se van a alcanzar los mismos. Podemos
diferencias distintos tipos de planes:

Segn la Lnea estratgica: Estratgicos u Operativos

Los planes estratgicos: Mediante el cual se concibe y proyecta un futuro deseado, as como las formas y los medios
para alcanzarlo. Tienen que ver con la fijacin por parte de la cpula estratgica de los objetivos y metas
organizacionales y la elaboracin de su estrategia. Implica analizar en forma considerada el entorno y la competencia
(oportunidades y amenazas), as como sus propias fuerzas y debilidades, para determinar cules son los objetivos y
metas que debe perseguir la organizacin. Es hacer las cosas correctas, eficacia.

Los planes operativos: Se instrumenta un plan cuya finalidad es la puesta en prctica de los planes estratgicos. Es una
planificacin ms detallada y ms de corto plazo que la anterior. Es hacer bien las cosas, eficiencia.

Segn Plazo:
Largo Plazo, cuyo horizonte temporal rebasa los tres aos, o Corto Plazo, abarca un ao o menos.

Segn Especificidad:
Especficos o Concretos; planes detallados, objetivos definidos claramente, son claros.
Direccionales: Flexibles, hay mucha incertidumbre.

Segn Frecuencia:
nicos, plan destinado a satisfacer las necesidades de una sola ocasin, presupuestos, programas, proyectos.
Permanentes, planes continuos, comprenden polticas, reglas y procedimientos.

Clasificacin de planes por funciones y rganos:

Planes de produccin, de ventas, financieros y de inversin, planes de personal.

4) Planificacin estratgica
Implica la definicin de objetivos y metas de la organizacin y la determinacin de una estrategia general para alcanzar
esas metas y objetivos.
Visin
Es una expresin de la imagen que la cpula esttica desea para el futuro de la empresa. Lo que la organizacin lucha
por ser, el futuro al que queremos llegar teniendo en cuenta las actuales y esperadas tendencias sociales, tecnolgicas,
econmicas.

Se define con los siguientes elementos:

- propsito principal de la empresa.
- su futuro.
- la definicin de los mercados a atender.
- los valores, conductas y actitudes deseadas.
- y los escenarios esperados.

Su papel principal es guiar e inspirar el futuro, el punto de partida de la estrategia. Ayuda a que todos los objetivos
estn encauzados hacia la misma direccin, estableciendo un fuerte sentido de pertenencia a la organizacin.
Simplifica decisiones y motiva a las personas a emprender acciones en la direccin apropiada.

Misin
Expresa la razn de ser de una organizacin. Indica el para que est la organizacin, cul es su finalidad ltima.
Proporciona sentido o propsito a todas las acciones que realiza.

La declaracin de la misin incluye:

- que es lo que hacemos y como lo hacemos (cul es el negocio)
- en donde lo hacemos (cul es el mercado)
- para quien lo hacemos (clientes, necesidades que satisfacemos, como lo hacemos)

Caractersticas:
- Debe ser diferenciadora, aportar algo que nos haga diferente a los dems.
- Debe perdurar en el tiempo y no estar sujeta a cambios rpidos o coyunturales.
- Debe ser motivadora, que encauce y motive a la gente.
- Debe ser concreta y fcil de comunicar.

Valores:
Son los ideales y principios colectivos que guan las reflexiones y las actuaciones individuales y colectivas dentro de la
organizacin.

La Visin, la Misin y los Valores que se fije en la organizacin van a condicionar de la estrategia.

Estrategia
La estrategia es definir la forma en que la organizacin se insertar en el medio ambiente, se busca tener una oferta de
productos o servicios que logra ser preferida frente a la de los competidores.

La estrategia es activa cuando la organizacin realiza un plan para enfrentar e influir en las condiciones del medio
ambiente en el cual desarrolla sus operaciones y as lograr los objetivos prefijados.
Es pasiva cuando la organizacin solo responde a los estmulos del medio ambiente, sin plan para evitar las amenazas y
aprovechar las oportunidades.

Cuando la estrategia es activa, es lo que se conoce como Planeamiento Estratgico.

La estrategia implica definir las grandes lneas que orientaran la accin y la reaccin de la organizacin con su medio
ambiente. Al definir la estrategia toda organizacin debe enfocarse en buscar una ventaja o un mejor posicionamiento
que sus competidores, para ello debe realizar un anlisis interno y externo de la organizacin.
- Anlisis interno

Las fortalezas son las capacidades humanas y materiales con las que cuenta la organizacin, aquellos factores que no
poseen nuestros competidores y que nos generan una ventaja competitiva.
Las debilidades son las limitaciones o carencias de habilidades, conocimientos, informacin, tecnologa y recursos
financieros que puede padecer la organizacin, que impiden el aprovechamiento de las oportunidades que ofrece el
entorno y no permite defenderse de las amenazas.

Se deber analizar cada uno de los factores siguientes a determinar si es una fortaleza o debilidad de la empresa:
o recursos humanos
o recursos financieros
o recursos materiales
o antecedentes- tendencias
o tecnologa
o informacin
o comunicacin
o escultura organizativa (la forma como se divide, organiza y se coordina el trabajo).

- Anlisis externo

El anlisis externo comprende el estudio de las oportunidades que presenta el medio ambiente para la organizacin as
como tambin las posibles amenazas que pueden perjudicar a la organizacin.
Las primeras son situaciones o factores que estn fuera de nuestro control y son factibles de ser aprovechados por la
organizacin, son tendencias positivas en el ambiente externo. Las amenazas son factores externos que estn fuera de
nuestro control y que podran perjudicar el desarrollo de la organizacin.

Se debern analizar los siguientes factores:

o identificacin del medio
o variables econmicas
o aspectos sociales
o aspectos tecnolgicos
o aspectos polticos
o necesidades, deseos, tendencias
o hay competencia?
o marco regulatorio.

Anlisis FODA.
Ambiente externo Ambiente interno

Oportunidades Fortalezas

Amenazas Debilidades

El anlisis FODA una herramienta para diagnosticar la situacin competitiva y/o la capacidad operativa de sus diversas
unidades. El objetivo del anlisis es maximizar las oportunidades utilizando al mximo las fortalezas, minimizar el efecto
de las amenazas utilizando las fortalezas y minimizar las debilidades maximizando el uso de las fortalezas internas.
Resumen de caractersticas de la Planificacin Estratgica
- Tiene que ver con cuestiones fundamentales de la organizacin.
En qu negocios estamos y en cual deberamos estar?, Quines son nuestros clientes y quienes deberan serlo?
- Es una actividad a largo plazo. Por un periodo de 4-5 aos.
- Es una actividad de la cpula estratgica.
- Valora las fortalezas y debilidades internas.
- Evala las oportunidades y amenazas del medio ambiente.

5) Planificacin operativa.

Los planes operativos detallan las actividades que deben realizarse para el cumplimiento y el logro de los objetivos, los
responsables de llevarlos a cabo. Se estiman los tiempos y plazos en que las actividades tendrn que ejecutar y con qu
recursos. Se especifica el que, el quien, el cundo y el con qu.

Ofrecen los detalles necesarios para incorporar los planes estratgicos en las operaciones diarias de la empresa. Pueden
ser de dos categoras:

Planes para actividades no recurrentes

Busca alanzar objetivos especficos, por lo cual se usan para una sola vez. Implica un programa para establecer fechas,
costos, disponibilidad de mano de obra, etc.

- Programa: se determinan pasos y que actividades se desarrollarn, en qu orden, en que momento, quienes lo harn y
de que forma. Las actividades concretas a realizar inscriptas en un marco temporal.
- Presupuestos: son la expresin monetaria de los programas, es una estimacin de ingresos y egresos resultantes de las
operaciones. Nos permite conocer en forma detallada cunto cuesta el proyecto.
- Proyectos: son partes ms pequeas e independientes de los programa.

Planes de actividades recurrentes

Son procedimientos estandarizados para manejar situaciones recurrentes y pronosticables.

- Poltica: son guas para la decisin. Delimitan la zona en la que deberan caer las decisiones de los subordinados, los
lmites son los que llevan al objetivo. Las polticas deben ser: estables, consistentes, generales, claras.
- Procedimiento: refiere a la programacin de actividades que deben repetirse frecuentemente. La organizacin
establece las formas en que debe ser tramitado un asunto. Las polticas se llevan a cabo por medio de procedimientos.
- Reglas: definen las medidas especficas que deben tomarse en cuenta en una situacin determinada. Existen para que
llegado el momento los decisores sepan a qu atenerse.

5) Grfico Gantt.
Es til para representar en forma grfica las relaciones de tiempo entre los eventos o actividades del programa. Pone
en evidencia el adelanto, atraso o puntualidad en el desarrollo de un programa. Es un instrumento de gran utilidad en
los procesos de programacin y control. Las actividades pueden ser simultneas o secuenciales.

Ventajas del grfico de Gantt:

- obliga a hacer un plan
- es fcil de comparar lo planeado con lo realizado
- es compacta en un mismo grfico, se puede visualizar la marcha de un gran nmero de actividades
- fcil de hacer
- suministra informacin para el control.