Control Interno para Clase PDF

UNIVERSIDAD POLITCNICA SALESIANA
SEDE QUITO
CARRERA: CONTABILIDAD Y AUDITORA
Tesis previa a la obtencin del ttulo de:

INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORA
TEMA:
DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
CONTABLE PARA LAS EMPRESAS COMERCIALIZADORAS DE GAS:
CASO COMERCIALIZADORA MAYORISTA DIGAS
AUTOR:
JORGE ALEXANDER NIETO ECHEVERRA
DIRECTORA:
ING. JASLY MARIBEL SOTO
QUITO, MAYO DEL 2012

Los conceptos desarrollados, anlisis realizados y las conclusiones del presente
trabajo, denominado DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO CONTABLE PARA LAS EMPRESAS
COMERCIALIZADORAS DE GAS: CASO COMERCIALIZADORA
MAYORISTA DIGAS son de exclusiva responsabilidad de Nieto Echeverra Jorge
Alexander, los datos tomados cuentan con las respectivas citas textuales.
Quito, Mayo 24 del 2012.
(f)_____________
2
DEDICATORIA
Este arduo trabajo le dedico a mi jefe, amigo y padre de corazn Mauricio

Egas, quien me apoy en mis momentos buenos y me sostuvo en mis momentos
malos y siempre crey en m a pesar de todos mis defectos, con mi corazn le
agradezco por cada grada que me ayud a subir en mi vida profesional y personal.
3
NDICE DE CONTENIDO
DEDICATORIA ...................................................................................................................... 3
NDICE DE CONTENIDO ..................................................................................................... 4
INTRODUCCIN ................................................................................................................... 7
CAPTULO I ........................................................................................................................... 9
1. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO .......................................................................... 9
1.1 Concepto .........................................................................................................................9
1.2 Objetivos del Control Interno .......................................................................................10
1.3 Definicin de los Principios ..........................................................................................11
1.4 Definicin de polticas ..................................................................................................11
1.5 El control interno como SISTEMA ...........................................................................12
1.6 Caractersticas del Sistema de Control Interno .............................................................13
1.7 Tipos de Control Interno ...............................................................................................14
1.7.1 Control Interno Administrativo ............................................................................ 14
1.7.2 Control Interno Contable ..................................................................................... 15
1.8 Diferencias entre el Control Interno Administrativo y Contable ..................................17
1.9 Principios del Control Interno .......................................................................................17
1.10 Componentes del Control Interno ...............................................................................19
1.10.1 Primer componente: Ambiente de Control ......................................................... 19
1.10.2 Segundo componente: Evaluacin de Riesgo .................................................... 21
1.10.3 Tercer componente: Actividades de Control ...................................................... 24
1.10.4 Cuarto componente: Informacin y comunicacin ............................................. 26
1.10.5 Quinto componente: Monitoreo o Supervisin ................................................... 28
CAPTULO II ........................................................................................................................ 30
2. DIAGNSTICO DE LA COMERCIALIZADORA MAYORISTA DE GAS DIGAS. 30
2.1 Antecedentes .................................................................................................................30
2.2 Cultura Organizacional .................................................................................................32
2.2.1 Misin ................................................................................................................... 32
2.2.2 Visin .................................................................................................................... 32
2.2.3 Objetivos ............................................................................................................... 32
2.2.4 Polticas ................................................................................................................. 33
2.2.5 Valores de la empresa ......................................................................................... 34
2.3 Estructura Organizacional .............................................................................................35
2.3.1 Organigrama Estructural por cargos ..................................................................... 36
2.3.2 Organigrama Estructural por departamentos ........................................................ 37
2.3.3 Organigrama Funcional......................................................................................... 38
2.4 Factores Internos ...........................................................................................................39
4
2.4.1 Clientes ................................................................................................................. 39
2.4.2 Proveedores ........................................................................................................... 41
2.4.3Competencia .......................................................................................................... 42
2.5 Factores Externos ..........................................................................................................43
2.5.1 Factor Poltico ....................................................................................................... 43
2.5.2 Factor Econmico ................................................................................................. 43
2.5.3 Factor Social ......................................................................................................... 44
2.5.4 Factor Cultural ...................................................................................................... 45
2.5.5 Factor Legal .......................................................................................................... 45
2.6 F.O.D.A.........................................................................................................................47
2.6.1 Fortalezas .............................................................................................................. 47
2.6.2 Oportunidades ....................................................................................................... 48
2.6.3 Debilidades ........................................................................................................... 48
2.6.4 Amenazas .............................................................................................................. 49
CAPTULO III ....................................................................................................................... 52
3. DISEO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO .................. 52
3.1 Control Interno Administrativo .....................................................................................52
3.1.1 Importancia control interno administrativo en la empresa .................................... 52
3.2 Componentes fundamentales del Control Interno Administrativo ...............................52
3.2.1 Disponibilidad de informacin.............................................................................. 52
3.2.2 Costo contra ahorros ............................................................................................. 52
3.2.3 Medida de desempeo .......................................................................................... 53
3.2.4 Comprensin y apoyo ........................................................................................... 53
3.3 Medicin de Riesgo de Control ....................................................................................53
3.3.1 Aplicacin de Cdulas Narrativas ........................................................................ 53
3.3.2 Formato del Cuestionario de control interno administrativo ................................ 61
3.3.3 Aplicacin de los Cuestionario de Control Interno Administrativo ..................... 66
3.4 Resultado de la Evaluacin ...........................................................................................71
3.4.1 Matriz de Resultados de la Evaluacin del Control Interno................................. 71
3.4.2 Matriz de Evaluacin de Control Interno ............................................................ 76
3.4.3 Hoja de hallazgos del Control Interno Administrativo ....................................... 81
3.5 Flujogramas Actuales...................................................................................................87
Flujograma Actual - Bodega ...............................................................................................87
3.6 Flujogramas propuestos ................................................................................................94
3.7 Sistema Propuesto de Control Interno Administrativo ...............................................109
3.7.1 Diseo del Ambiente de Control. ........................................................................ 109
3.7.2 Diseo de la evaluacin de riesgos administrativos ............................................ 123
3.7.3. Diseo de las actividades de control para el rea administrativa ....................... 125
3.7.4 Diseo de la informacin y comunicacin administrativa .................................. 140
5
3.7.5 Diseo de supervisin o monitorio administrativo ............................................. 141
CAPTULO IV..................................................................................................................... 142
4. DISEO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE ............................. 142
4.1 Control Interno Contable ...........................................................................................142
4.1.1 Importancia del control interno en la empresa ................................................... 142
4.2 Componentes fundamentales del control interno contable .........................................142
4.2.1 Proteccin de los recursos ................................................................................... 143
4.2.2 Utilizacin de los recursos .................................................................................. 143
4.3 La contabilidad como medio de control ......................................................................143
4.3.1 Plan de cuentas .................................................................................................... 143
4.3.2 Presupuestos ........................................................................................................ 144
4.3.3 Salvaguarda de Activos ....................................................................................... 144
4.3.4 Entrega oportuna de Informes Financieros ......................................................... 144
4.4 Medicin del Riesgo de Control ................................................................................145
4.4.1 Aplicacin de Cdulas Narrativas ....................................................................... 145
4.4.2 Formato del cuestionario del control interno contable ........................................ 148
4.4.3 Aplicacin de los cuestionarios de Control Interno Contable ............................ 161
4.5 Evaluacin de los Riesgos del Control Interno Contable............................................175
4.5.1 Matriz de resultados de la evaluacin del control interno contable .................... 175
4.5.2 Resultados de la Evaluacin del control interno contable.................................. 188
4.5.3 Hoja de Hallazgos del Control Interno Contable ................................................ 193
4.6 Flujogramas Actuales para el rea contable ................................................................203
4.7 Sistema propuesto de control interno contable ...........................................................207
4.7.1Diseo del Ambiente de Control. ......................................................................... 207
4.7.2 Diseo de la valoracin de riesgos del rea Contable ........................................ 225
4.7.3 Diseo propuesto del componente Actividades de Control contable .................. 227
4.7.4 Diseo propuestos del componente de Informacin y Comunicacin Contable 229
4.7.5 Diseo propuestos del componente de supervisin contable ............................. 232
CAPTULO V ...................................................................................................................... 234
5.1 Conclusiones ...............................................................................................................234
5.2 Recomendaciones .......................................................................................................235
Referencia Bibliogrfica .................................................................................................... 236
6
INTRODUCCIN
Los cambios en los negocios, en su entorno interno y externo han obligado a todas
las organizaciones con fines o sin fines de lucro, a buscar medios para solucionar los
problemas que se vayan presentando, razn por la cual se necesita mecanismos que
ayuden a tomar decisiones bajo planificacin previa.
Una de las herramientas administrativas ms importantes es el sistema de control

interno, la misma es de gran ayuda para afrontar los problemas de manera ordenada
y sistemtica sin desviarse de los objetivos de la empresa.
El control interno tiene diferentes enfoques los cuales deben abarcar cada parte de
la organizacin, empieza desde la definicin clara de objetivos por cada centro de
operacin, contina con la creacin de cdigos, normas, polticas y manuales hasta
anexar todos los procesos dentro de la empresa con el fin de emitir informes tales
como: financieros, administrativos y comerciales los mismos que deben ser
confiables para la medicin del cumplimiento de objetivos.
El mayor beneficio que trae a una empresa es la seguridad razonable sobre la

informacin financiera del mismo, la limitante del establecimiento del control interno
son sus altos costos, sin embargo, si la empresa utiliza los recursos internos
(Gerentes departamentales, empleados comprometidos y asesores claves) esto puede
reducirse de gran manera y se lo puede aplicar enfocndose en controles claves.
Los diferentes estudios han dado un gran impulso a la importancia del control
interno, uno de los ms relevantes es el Informe COSO I y COSO II (Committee Of
Sponsoring Organizations) el mismo ha tenido gran aceptacin por parte de muchos
organismos (Aplicado en EEUU y en el Banco Mundial) y le dio la relevancia
necesaria, aunque se determin que no es la nica forma de alcanzar el xito de la
organizacin, si es un pilar para la consecucin de objetivos, as como el celo por sus
recursos, adems de la elaboracin razonable de los estados financieros y adhesin
de las polticas de la administracin.
El Control Interno puede ayudar a obtener informacin administrativa sobre el

progreso de la entidad pero no puede cambiar una administracin ineficiente en
eficiente debe existir niveles de supervisin para la direccin alta, media y baja,
7
todas las empresas tienen controles los cuales la mayora de veces se enfocan en
mantener operativa a su organizacin, pero sin ningn fin especfico ms que el de
producir utilidad sin planificacin.
Se recordar que en una auditora la primera parte y la ms importante es la

evaluacin del control interno, es decir, al poner nfasis en el desarrollo constante y
continuo en el diseo y aplicacin de este se reduce futuros problemas en auditoras
externas.
Hay organizaciones que no tienen conocimiento del control interno o no han

conceptualizado su importancia, muchas poseen sistemas los cuales se han ido
formando a base de experiencias, el resultado no es el mejor; ya que si continan sus
operaciones existe gran prdida de tiempo y recursos, o el tropiezo es fatal y se
quedan en el camino.
8
CAPTULO I
1. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
1.1 Concepto
El control interno es estudiado desde hace muchos aos atrs, su significado ha ido
evolucionando hasta llegar a estudios profundos por los diferentes campos en los que
interviene administrativos, contables, legales, etc.
Los siguientes conceptos son los ms importantes:
Es un elemento del control que se basa en procedimientos y mtodos,

adoptados por una organizacin de manera coordinada a fin de proteger sus
recursos contra prdida, fraude o ineficiencia; promover la exactitud y
confiabilidad de informes contables y administrativos; apoyar y medir la
eficacia y eficiencia de sta, y medir la eficiencia de operacin en todas las
reas funcionales de la organizacin.1
La NEA 10 lo define como: Las polticas y procedimientos (controles internos)

adaptados por la administracin de una entidad para ayudar a lograr el
objetivo de la administracin de asegurar, tanto como sea factible, la
conduccin ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesin a las
polticas de administracin, la salvaguarda de activos, la prevencin y
deteccin de fraude y error, la precisin e integridad de los registros
contables, y la oportuna preparacin de informacin financiera confiable.2
El control interno es un proceso llevado a cabo por las personas de una

organizacin, diseado con el fin de proporcionar un grado de seguridad
"razonable" para la consecucin de sus objetivos, dentro de las siguientes
categoras:
Eficiencia y eficacia de la operatoria.

Fiabilidad de la informacin financiera.
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
Por lo mencionado precedentemente se puede definir ciertos conceptos

fundamentales del control interno:
El control interno es un proceso, es un medio para alcanzar un fin.

1
VALENCIA, Joaqun, Control Interno un efectivo sistema para la Empresa, Editorial Astrillas,
Mxico, 2009, p. 117.
2
POCH, R, Manual de Control Interno. Editorial Gestin 2000. Segunda Edicin. Barcelona Espaa,
1992. p. 201.
9
Al control interno lo realizan las personas, no son slo polticas y
procedimientos.
El control interno slo brinda un grado de seguridad razonable, no es la
seguridad total.
El control interno tiene como fin facilitar el alcance de los objetivos de
una organizacin.3
Para efectos de esta tesis el control interno es la herramienta administrativa que se

encarga del correcto funcionamiento de una organizacin; protegiendo, controlando
y cuidando, cada uno de sus componentes, adems de sus recursos humanos y
financieros con el fin primario de ayudar a la consecucin de sus objetivos,
estableciendo controles administrativos en cada parte de la organizacin.
El control interno constituye una serie de acciones que se interrelacionan y se

extienden a todas las actividades de una organizacin, stas son inherentes a la
gestin del negocio (actividades de una entidad).
El control interno es parte y est integrado a los procesos de gestin bsicos:

planificacin, ejecucin y supervisin, y se encuentra entrelazado con las actividades
operativas de una organizacin. Los controles internos son ms efectivos cuando
forman parte de la esencia de una organizacin, cuando son "incorporados" e
"internalizados" y no "aadidos".
1.2 Objetivos del Control Interno
Toda organizacin tiene una misin y visin, que determinan los objetivos y las
estrategias necesarias. Los objetivos se pueden establecer para el conjunto de la
organizacin o para determinadas partes dentro de la misma.
Los objetivos del control interno son un refuerzo a dichos objetivos, ya que son
apoyo para la consecucin de los mismos.
Los objetivos del Control Interno son:
El cumplimiento de los objetivos de la organizacin tanto como sea posible,

es decir, todas las actividades son enfocadas a alcanzar lo definido en los
propsitos de la direccin.
3
MANTILLA, Samuel, Control Interno Informe Coso, Bogot, Editorial ECOE, 2005, p. 14.
10
Proteger los activos de la organizacin evitando prdidas por fraudes o
negligencias.4
El buen manejo del negocio por parte de la administracin, verifica el
cumplimiento de lo establecido por la direccin para el desarrollo correcto de
la organizacin.
La adhesin a las polticas de la empresa, todo control que se establece debe
ser apegado a sus normativas.
La salvaguarda de los activos de la organizacin, es proteger sus bienes ante
riesgos o peligros que los puedan afectar.
La preparacin oportuna y ordenada de los Estados Financieros, esto ayuda
en el control, y medicin cuantitativa del alcance de objetivos.
Lograr que la empresa cuente con controles eficientes, eficaces y
econmicos para implementarlos de manera consciente y crear un ambiente
de autocontrol.5
1.3 Definicin de los Principios
Los principios del control interno son cinco:
1. Separacin de funciones de operacin, custodia y registro.

2. Dualidad de personas en cada operacin; es decir, en cada operacin de la
empresa, cuando menos deben intervenir dos personas.
3. Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan
su actividad.
4. El trabajo de los empleados ser de complemento y no de revisin.
5. La funcin de registro de operaciones ser exclusiva del departamento de
contabilidad.6
1.4 Definicin de polticas
Son pautas generales para que el personal de la organizacin pueda desarrollar sus
actividades con base a los objetivos de la misma, de estas pautas y de lo establecido
en los principios se especifican las normas o procedimientos.
4
http://www.tuobra.unam.mx/publicadas/040115082454-2_2_.html
5
ESTUPIAN, Rodrigo, Control Interno Y Fraudes Con Base En Los Ciclos Transaccionales:
Anlisis de Informe COSO I y II, Bogot: Ed. Ecoe, 2006, p. 12.
6
MORENO, Abraham, Fundamentos de Control Interno, Novena Edicin, p. 3.
11
Una poltica define lo que se puede realizar dentro de la organizacin, es decir, lo
permitido y de la misma forma defino lo que no es permitido, lo que daa a la
empresa.
Las polticas deben ser realizadas por escrito para cada actividad o rea de la
empresa y deben ser comunicadas oportunamente a los integrantes de la
organizacin.
1.5 El control interno como SISTEMA
El sistema es un conjunto de partes ordenadas e interrelacionadas para llegar

a un propsito o fin determinado, el cual debe cumplir condiciones tales como:
el desempeo de cada una de las partes que conforman el sistema, afecta la
totalidad del conjunto; el desempeo de las partes, as como sus efectos sobre
la totalidad del Sistema son interdependientes; ninguno de los efectos
causados por el desempeo de alguna de las partes, tiene efectos
independientes hace de ello que se desprendan7 dos propiedades esenciales de
todo Sistema:
1. Cada parte posee caractersticas que se pierden cuando se separa del Sistema.
2. Cada Sistema tiene rasgos distintivos que no posee ninguna de sus partes.
As, cuando una de las partes se transforma o se elimina, cambia la totalidad del
sistema y, por lo tanto, se pierde su esencia. Un punto focal de esta concepcin es la
relacin de dependencia entre las diferentes partes del sistema, y entre ste y el
ambiente que los rodea.
De all que es posible estructurar un Sistema en diferentes partes de distintos

niveles, debidamente interrelacionadas, as:
En Subsistemas, pueden constituir un primer nivel de desagregacin, mediante

el cual es posible distinguir las grandes partes que conforman el sistema y sus
caractersticas sin que se afecte su totalidad.
En Componentes, infiriendo un segundo nivel, para a travs de ellos

determinar las partes del subsistema, sin que stas pierdan su caracterizacin
como parte del sistema.8
7
BLANCO, Felipe. El Control Integrado de Gestin, Madrid: Ed. APD, 1997, p. 196.
8
GONZLEZ, Ma. Isabel. rganos autonmicos del control externo, 1999, p. 233.
12
En elementos, establecindolos como aquellos que definen cada una de las partes de
los componentes, que si bien pueden distinguirse separadamente se mantienen
interconectados con otros, con el fin de que el sistema no pierda su esencia.
El concepto bsico de Control Interno, los principios que lo rigen, los fundamentos
sobre los que se soporta, la definicin de sus objetivos y su interrelacin con las
personas remiten a una concepcin de que el Control Interno es un Sistema, al
considerar que:
Existe un objetivo y un propsito comn, el correcto manejo de la organizacin con

el fin de cumplir lo estipulado de la organizacin y su existencia dentro de lo
planeado por la direccin.
El sistema interacta entre varios componentes, internos y externos los cuales son
fundamentales razn por la cual deben ser tomados dentro de la administracin y
anlisis de riesgos, se compone de una serie de partes que se correlacionan entre s,
como un medio para lograr un objetivo o propsito comn.
La intervencin de las personas en el Control Interno, garantiza la coordinacin de

las actuaciones al interior de la entidad y en sus relaciones con otras entidades.
1.6 Caractersticas del Sistema de Control Interno
a) El sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas

contables, financieros, de planeacin, de informacin y operacionales de la
respectiva entidad.
b) Corresponde a la mxima autoridad del organismo o entidad, el cual debe
ser adecuado a la naturaleza, estructura y misin de la organizacin;
c) En cada rea de la organizacin, el funcionario encargado de dirigirla es
responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con
los niveles de autoridad establecidos en cada entidad;
d) La unidad de control interno o quien haga sus veces es la encargada de
evaluar en forma independiente el sistema de control interno de la entidad
y proponer al representante legal del respectivo organismo las
recomendaciones para mejorarlo;
e) Todas las transacciones de las entidades debern registrarse en forma
exacta, veraz y oportuna de forma al que permita preparar informes
operativos, administrativos y financieros.9
9
PEA, Jess, Control, Auditora y Revisora Fiscal, Bogot, Ed. Ecoe, 2007, p. 13.
13
1.7 Tipos de Control Interno
Varios autores dividen al control interno administrativo del contable tratndoles

como tipos, sin embargo en el Informe COSO se llega a la conclusin que el control
interno contable es parte del Administrativo, pero como su tratamiento es totalmente
diferente el cual se divide para el entendimiento de su aplicacin.
1.7.1 Control Interno Administrativo
El Control Interno Administrativo se enfoca en Mtodos, medidas y procedimientos

que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el
cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.10
Existe un solo sistema de control interno, el administrativo, que es el plan de

organizacin que adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos y
mtodos operacionales y contables, para ayudar, mediante el establecimiento de un
medio adecuado, al logro del objetivo administrativo de:
Mantener informado de la situacin de la empresa;

Coordinar sus funciones;
Asegurarse de que se estn logrando los objetivos establecidos.
Mantener una ejecucin eficiente;
Determinar se la empresa est operando conforme a las polticas
establecidas.
Para verificar el logro de estos objetivos la administracin establece:
El control del medio ambiente o ambiente de control.
El control de evaluacin de riesgo.
El control y sus actividades.
El control del sistema de informacin y comunicacin.
El control de supervisin y monitoreo11
El enfoque de control de rea administrativa abarca a toda la empresa, dentro ella

incluye a cada departamento sin excepcin alguna, para lograr dicho control necesita
tener los componentes de control definidos claramente, un grupo de colaboradores
honestos, capaces y dispuestos a enfocar a la empresa en un camino ptimo para
poder competir en un mercado cada vez ms complejo.
10
http://www.monografias.com/trabajos37/controles-internos/controles-internos.shtml.
11
LEONARD, W., Auditora Administrativa - Evaluacin de mtodos y Eficiencia administrativa,
Mxico, Editorial, Diana1990. p. 101.
14
La administracin ordenada de una organizacin va enfocada directamente a
estableces correctamente controles, en las empresas los controles se van creando
segn la necesidad o experiencia.
Sin embargo contar con un diseo del control interno mejora todo el sistema de
control porque obliga a todos los integrantes o trabajadores a realizar las actividades
eficiente y eficazmente.
En otros conceptos del control interno administrativo enfocan al control de las

actividades operativas o administrativas generales de la organizacin.
1.7.2 Control Interno Contable
Comprenden el plan de la organizacin y todos los mtodos y procedimientos cuya

misin es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros
contables.12
Como consecuencia del control administrativo sobre el sistema de informacin surge,

como un instrumento, el control interno contable, con los siguientes objetivos:
Que todas las operaciones se registren: oportunamente, por el importe

correcto; en las cuentas apropiadas, y, en el periodo contable en que se
llevan a cabo con el objetivo de permitir la preparacin de estados
financieros y mantener el control contable de los activos.
Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales y
especficas de la administracin.
Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista est contabilizado,
investigando cualquier diferencia para adoptar la consecuente y apropiada
accin correctiva.
Que el acceso de los activos se permita slo de acuerdo con autorizacin
administrativa.13
Cules son las actividades que se deben realizar en los controles contables?
Revisiones de transacciones (asignacin correcta de cuentas, registros en el

debe, en el haber).
Realizar conciliaciones bancarias.
12
LARA, Mara, Manual bsico de revisin y verificacin contable, Madrid, Ed. DYKINSON, 2007,
p. 54.
13
MANTILLA, Samuel, Control Interno Informe Coso, Bogot, Editorial ECOE, 2005, p. 14.
15
Realizar arqueos de cajas.
Corroborar procesos administrativos que afectan al rea contable o financiera
de la empresa.
Verificar la legalidad de la documentacin (proveedores, clientes, etc.).
Cuidar que las obligaciones con las entidades de control sean realizadas a
tiempo.
Dar soporte a la administracin y a la direccin a travs de revisiones
sorpresas a los diferentes componentes de la compaa desde procesos en el
sistema, hasta verificaciones fsicas como en Activos o Inventarios.
Mantener la documentacin en relacin a retenciones, cheques, facturas,
guas al da, no permitir aceptacin de notas de venta ilegales, etc.
Los controles principales que una organizacin requiere del rea contable es la
verificacin del uso de los recursos y bienes de la empresa, para evitar que existan
desvos, es decir, dos de los objetivos principales son:
Verificar que los recursos son usados para las actividades de la empresa y no
hayan desvos.
Cuidar que los activos fijos e inventarios no sean mal utilizados, que estn
siendo utilizados en la empresa y estn en ptimas condiciones, para evitar
que los encargados administrativos de estos recursos los utilicen en
actividades fuera de lo establecido por una organizacin.
Todos estos controles en el rea contable son fundamentales para la elaboracin

razonable de los estados financieros, en definitiva si las actividades administrativas
y contables son revisadas y evaluadas se da una seguridad a la empresa de que los
estados financieros son confiables, que cada cuenta puede ser interpretada de una
manera correcta y permitir a la direccin general evaluar si la organizacin puede
cumplir o est cumpliendo los objetivos que es el fin final de una empresa.
16
1.8 Diferencias entre el Control Interno Administrativo y Contable
Diferencias
Control Interno Administrativo Control Interno Contable
Plan de organizacin adoptado por la
Instrumento del plan de la organizacin.
administracin.
Controles generales sobre toda la Controles especficos sobre reas que
organizacin. afectan estados financieros.
Mantener informada a la empresa de la Mantener informada a la administracin
situacin en general. con Informacin Financiera Oportuna.
Coordinar funciones de la organizacin. Coordinar funciones del departamento.
Asegurarse de que se logran los Asegurarse de que sus objetivos
objetivos. especficos se cumplan.
Sus controles son sobre cada actividad Sus controles son sobre las actividades
rutinaria de la empresa. realizadas por la administracin.
1.9 Principios del Control Interno
Existen varios criterios para la definicin de los principios del control interno, para
efectos de esta investigacin se tomar en cuenta los siguientes:
Divisin del trabajo: La esencia de ste principio descansa en la separacin de

funciones de las unidades operativas de actividades de forma tal que una persona no
tenga un control completo de la operacin, para lo cual se debe distribuir el trabajo
de modo que una operacin no comience y termine en la persona o departamento
que la inici.14
Autocontrol: el sistema debe realizar el control interno con personas capaces y la

adecuada tecnologa.
De arriba hacia abajo: el control empieza desde la direccin y llega a los

empleados operacionales con el fin de transmitir todo lo requerido por parte de la
administracin.
14
http://www.cubaindustria.cu/contadoronline/control%20interno/Principios%20Control%20Interno.ht
m
17
Costo menor que beneficio: el costo no debe ser ms alto de lo que controla o del
beneficio que puede brindar, razn por lo cual es mejor instalar controles en las reas
estratgicas en el caso de que los costos sean muy altos.
Eficacia: tiene una gran connotacin, y es que si el control interno no asegura el

logro de los objetivos organizacionales, sencillamente no sirve. De ah que la
evaluacin bsica del control interno sea siempre una evaluacin (valoracin) de su
eficacia. Y sta, es sustancialmente diferente del control de gestin y resultados. 15
Instrucciones por escrito: Las instrucciones al personal para el desempeo de

sus funciones debern darse por escrito, en forma de descripcin de cargos.
Esto contribuye a que los empleados cumplan ms eficientemente con su
trabajo, por cuanto las rdenes o instrucciones impartidas verbalmente
pueden olvidarse o malinterpretarse.16
Documentacin: todo control interno deben ser documentado, esto sirve de soporte
para la organizacin, con el objetivo de que en un futuro se pueda evaluar los
controles y analizar sus ventajas, desventajas y del por qu de su aplicacin.
Recursos Humanos: el personal debe ser calificado (especializado) para el puesto

que ocupa, es esencial contar con inducciones y capacitaciones constantes, y ver los
mecanismos para mantener fieles y ligados a la empresa a los empleados claves de la
empresa.
Tecnologa de la informacin: el sistema debe emitir informacin til y exacta, este

es uno de los pilares fundamentales del control interno porque permite reducir
trabajos manuales y estandarizar procesos para luego emitir informes que ayudan a la
direccin de una empresa, adems de verificar si los controles se estn aplicando por
reas especficas de trabajo.
Registro Contable: el registro debe ser oportuno y en base a principios contables, y

el mismo debe ser un respaldo de los controles administrativos para que los estados
financieros sean realizados razonablemente.
15
MANTILLA. Samuel, Auditoria del control interno, Editorial Eco, a.2005 p. 37.
16
http://es.scribd.com/doc/51240428/Principios-de-control-interno
18
1.10 Componentes del Control Interno
Los componentes del control interno realizan una funcin especfica: la de organizar
especficamente los controles y para que de cada uno sea aplicado con un fin
especfico el de reducir los riegos que alejan las actividades de los objetivos de la
empresa.
Los componentes del control interno hacen las veces de criterios generales que
aseguran la preparacin de los estados financieros libre de errores materiales o
fraude, dentro de niveles de riesgo aceptables17.
Los componentes son los siguientes: Ambiente de Control, Evaluacin de Riesgos,

Actividades de Control, Informacin y Comunicacin, y Monitoreo18(los
componentes son el medio para cumplir los objetivos), ellos tienen una relacin
directa con los objetivos de: cumplimiento, informacin financiera y de
operaciones (los objetivos son los que la empresa desea cumplir).
Relacin entre Objetivos y Componentes

Existe una relacin directa
entre objetivos, los cuales son El control interno es
aquello que una entidad busca relevante par la empresa
conseguir, y los componentes, en su conjunto, o para
que representan aquello que se cualquiera de sus
necesita para conseguir los unidades o actividades.
objetivos.
Se necesita informacin en las Los 5 componentes son

3 categoras de objetivos para aplicables e importantes
administrar las operaciones del para conseguir los
negocio, preparar estados objetivos de las
financieros confiables y operaciones.
determinar el cumplimiento.
Fuente: http://cybertesis.upnorte.edu.pe/upnorte/2010/vazallo_vc/html/TH.2.html
1.10.1 Primer componente: Ambiente de Control
El ambiente de control expresa el tono de una organizacin, influenciando la

conciencia de control de su gente. Es el fundamento de todos los otros
componentes del control interno, proveyendo disciplina y estructura. Los
factores del ambiente de control interno incluyen la integridad, los valores
ticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofa y el estilo de
operacin de la administracin; la manera como la administracin asigna
17
FONSECA, Oswaldo, Sistemas de Control Interno para Organizaciones, Lima, Primera edicin, p.
40.
18
MORENO, Abraham, Fundamentos de Control Interno, novena edicin, 2004, p. 235.
19
autoridad y responsabilidad, y como organiza y desarrollo a su gente; y la
atencin y direccin prestadas por el consejo de direccin.19
Los factores principales que la administracin debe considerar son:
La filosofa y el estilo de la direccin y gerencia: se enfoca en el

comportamiento y manejo de la direccin con respecto a la veracidad de los
estados financieros.
La estructura el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de
procedimiento: el plan organizacional es de vital importancia para entender
qu, cmo y cundo se realizan las diferentes actividades y las mismas van
orientadas hacia un objetivo general y varios secundarios, los reglamente y
manuales son directrices escritas para que los diferentes actores que
intervienen en el funcionamiento de la organizacin lo hagan de una manera
armnica y con sentido, es decir, que este enfocado al logro de objetivos.
La integridad y los valores ticos: para un adecuado funcionamiento de la
empresa y que perdure en el tiempo necesita un cdigo de conducta fuerte en
todos los niveles de la organizacin basados en la cultura corporativa, en sus
principios y valores.
Competencia profesional: se necesita el personal adecuado, calificado y
preparado para crear un ambiente de control efectivo, adems de la correcta
capacitacin, entrenamiento y lineamiento bsico por parte de los diferentes
niveles de la organizacin.
Estructura orgnica - Asignacin de autoridad y responsabilidad: Este
factor incluye la manera como se asignan la autoridad y la responsabilidad
por las actividades de operacin y la manera como se establecen las
jerarquas de relacin y autorizacin.20
Poltica de recursos humanos y procedimientos: las polticas y
procedimientos de recursos humanos deben ser por escrito y bien difundidas a
travs de la organizacin para dar un direccionamiento a los empleados, en
estas se deben describir: reclutamiento, contratacin, recompensas,
promociones, ascensos y un rgimen disciplinario.
19
MANTILLA, Samuel. Control Interno de los Nuevos Instrumentos financieros, Bogot, Ediciones
Ecoe, 1998, p. 49.
20
BLANCO, Yael, Procedimientos de Auditora Integral, Bogot, Ed. ECOE, 2003, p. 97.
20
1.10.2 Segundo componente: Evaluacin de Riesgo
La entidad deber ser consciente de enfrentar los riesgos de origen interno y

externo y previa su valoracin se establecer los objetivos y las medidas
preventivas a los distintos niveles en todos los procedimientos y operaciones
de la entidad relacionados con los ingresos, ventas, servicios, produccin,
mercadeo, finanzas y otras actividades, de manera que operen asociados con
el cambio. Tambin debe establecer mecanismos para planificar analizar y
administrar todos los riesgos.21
En tal sentido, las circunstancias que pueden merecer especial atencin por su
impacto sern:
Cambios en el entorno
Reorganizaciones o reestructuraciones
Ingreso de nuevos empleados o rotacin
Nuevos sistemas y procedimientos
Nuevos productos o servicios, actividades o funciones
Cambios en la aplicacin de los principios contables.
Diseo de objetivos globales y por actividades
Los objetivos globales estn enfocados en la misin, visin y valores que la

organizacin define previamente, en base a estos se realiza la planeacin estratgica,
a mediano y corto plazo. Se estipulan objetivos especficos para cada rea de la
organizacin y a la vez metas por departamentos y por consiguiente las actividades
para alcanzar lo planteado.
Los objetivos segn este componente se pueden dividir en:
Objetivos de operaciones: son la efectividad y eficiencia de las operaciones

de la organizacin, as como la evaluacin del desempeo, salvaguarda de
recursos y rentabilidad. Si estos objetivos no estn bien planteados se puede
asumir que hay un riesgo en el manejo de recursos.
Objetivos de informacin: los estados financieros deben ser veraces,
confiables y se debe prevenir la falsificacin o manipulacin de la
informacin financiera.
21
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006838/lecciones/capitulo7/aplicaciones.htm.
21
Objetivos de cumplimiento: cumplimiento de leyes y normas que afectan a
la organizacin, como: SRI, Municipio, Superintendencias, etc.
Se puede medir el cumplimiento de objetivos mediante factores crticos del xito

para poder verificar el cumplimiento, es decir, con metas con cantidades o
porcentajes o resultados especficos.
Identificacin y anlisis de los riesgos
Identificar y analizar los riesgos es fundamental para la organizacin con el fin de

disminuir, evitar o ver cmo enfrentar el impacto en la organizacin. Algunos
conceptos errados de los administradores es solucionar el problema cuando este
suceda, mientras tanto no afecta segn su modelo administrativo. Sin embargo esta
accin de no definir el riesgo y realizar las debidas acciones solo en el momento
puede ser muy perjudicial para la organizacin debido a que el impacto puede ser
irreparable ocasionando la quiebra o dejar fuertes prdidas econmicas o humanas.
El anlisis es interno y externo los cuales abarcan dos factores:
Factores externos:
Impacto de los avances tecnolgicos en la naturaleza y evolucin de las

actividades de investigacin y desarrollo en la compaa.
Necesidades y expectativas cambiantes de los clientes que podra influir en
el diseo, produccin y desarrollo de nuevos productos, incluso en la
determinacin de precios.
Aparicin de nuevos competidores en el mercado que podran provocar
cambios en las estrategias de marketing, o en los servicios relacionados.
Surgimiento de nuevas normas y reglamentos que podran provocar
cambios en las polticas y estrategias empresariales.
Desastres naturales que podran alterar los sistemas de operaciones y de
informacin, y provocar modificaciones en los planes de contingencia.
Factores internos:
Fallas en los sistemas informticos en la entidad podran afectar el

desarrollo de las operaciones.
La calidad de los empleados y los mtodos de capacitacin y comunicacin
de valores organizacionales, podra influir en el nivel de concientizacin
de las personas sobre el control interno en la entidad.
Cambios en las atribuciones y responsabilidades asignadas a gerentes y
empleados con facultades especiales podra afectar la forma en que se
ejecutan determinados controles internos.
22
Deficiencias en el nivel de acceso del personal a los activos de la entidad
podran generar situaciones de apropiacin indebida de recursos.
Una junta de directores dbil o inefectiva poda provocar filtracin de
informacin al exterior de la organizacin.22
Una organizacin debe medir los riesgos y su probabilidad de ocurrencia, la mejor

manera es poder cuantificarlos, sin embargo ya que no siempre es posible una
medicin numrica, lo mejor dividir al riesgo en:
Riesgo Alto: debe analizarse inmediatamente y es el primordial, en caso de

ocurrencia el dao es directo con afectaciones catastrficas para la empresa.
Riesgo Mediano: se debe mitigar despus de un riesgo alto, el dao es
moderado.
Riesgo Bajo: puede ser analizado siempre y cuando se hayan solucionado o
evaluado el alto y mediano, el nivel de impacto en la organizacin no es
fuerte.
Ocurrencia Alta: el suceso o probabilidad de que un riesgo se presente es
constante.
Ocurrencia Media: el suceso o probabilidad de que un riesgo se presente se
presente espordicamente.
Ocurrencia Baja: el suceso o probabilidad de que un riesgo se presente se
presente rara vez.
Hay que tomar en cuenta que solo una vez que suceda un evento se puede saber su
impacto real, sin embargo es labor de la direccin de una empresa el determinar
cules pueden ser estos y buscar mecanismos de disminucin de impactos para la
continuidad de la empresa.
Otros factores a evaluar:
Riesgo en la seleccin de polticas contables: el establecimiento de polticas

contables debe realizarse en base a la correcta presentacin de estados financieros,
para lo cual se debe entender a la organizacin y su control interno.
Riesgo de fraude en la evaluacin del riesgo: es preciso tener un cdigo de

conducta fuerte que exprese claramente las sanciones en acciones fraudulentas, como
22
MANTILLA, Samuel, Auditoria del control interno, Editorial Eco, 2005, p. 81.
23
aplicaciones incorrectas de polticas contables para perjudicar o beneficiar a la
entidad, adems de revisiones peridicas para evitar estos inconvenientes.
1.10.3 Tercer componente: Actividades de Control
Las actividades de control abarcan una gran variedad de polticas y los

procedimientos correspondientes de implantacin que ayudan a asegurar que
se siguen las directrices de la direccin. Ayudan a asegurar que se llevan a
cabo aquellas acciones identificadas como necesarias para afrontar los
riesgos y as conseguir los objetivos de la entidad.23
Tipos de actividades de control
Son la descripcin de controles los cuales se enfocan a cada parte de la entidad para
lograr el cumplimiento efectivo del control interno.
Las categoras principales de control pueden ser las siguientes:
Revisiones de alto nivel: son sobre resultados, estos pueden ser

cumplimientos de presupuestos, manejo adecuado de recursos, problemas en
el mercado, competidores, etc.
Funciones directas o actividades administrativas: revisin de actividades
rutinarias directas, es decir, que son especficas e inmediatas para cada
persona de la organizacin.
Procesamiento de informacin: revisin en ingreso corrector de
informacin, permisos, autorizaciones y registros de las diferentes
transacciones.
Controles fsicos: Inventarios, Activos y los diferentes bienes son contados y
verificados peridicamente, el objetivo es verificar que existan fsicamente y
sean cuidados de una manera adecuada.
Indicadores de desempeo: son revisiones tcnicas de procesos las cuales
ayudan a analizar actividades en formas porcentuales y ayudan a emitir
pronsticos.
23
http://www.unap.cl/~setcheve/cdeg/CdeG%20(2)-38.htm
24
Segregacin de responsabilidades: las actividades se dividen a diferentes
empleados para reducir el riesgo de manejos inapropiados y para asegurar la
aplicacin adecuada de las directrices administrativas.
Polticas y procedimientos: son lineamientos claros y especficos que
abarcan todas las actividades de la empresa.
Integracin con la valoracin de riesgos
La valoracin de riesgos sirve para plantear las acciones necesarias para disminuir el
riesgo, y las actividades de control ayudan a verificar acciones oportunas.
Una actividad de control es realizada con un fin primordial consecucin de objetivos.
Control sobre los sistemas de informacin
La informacin financiera, y de toda la organizacin es manejada por un computador

mediante el procesamiento de datos, razn por la cual es de vital importancia el
manejo de controles sobre los sistemas de informacin.
Para verificar el correcto cumplimiento de los sistemas de informacin y validar su

informacin, se tiene principalmente dos controles:
a) Controles Generales: se aplica a todo el sistema en general para asegurar la

operatividad del mismo.
Los controles ms comunes de este son:
Controles a las operaciones del centro de datos: mantenimientos, copias de

respaldo, tecnologa adecuada.
Controles de software del sistema: adquisiciones, mantenimiento y manejo
adecuado del software.
Controles de seguridad de acceso: las claves de acceso sirven para cuidar y
proteger la informacin.
Controles de desarrollo y mantenimiento de aplicaciones del sistema: el
alto costo de los diferentes software obligan a un mantenimiento adecuado y
a un continuo estudio del funcionamiento y aplicabilidad en la entidad.
25
b) Controles de Aplicacin: compete a programas computarizados de revisin
aplicados sobre las diferentes transacciones del sistema.
1.10.4 Cuarto componente: Informacin y comunicacin
Este componente del control interno se enfoca en la recoleccin de informacin, la

identifica y procesa a travs de medios de informacin, la informacin debe ser
interna y externa, hay que identificar, recopilar y comunicar informacin pertinente
en tiempo y forma que permitan cumplir a cada funcionario con sus
responsabilidades.24
El enfoque del manejo de la informacin debe ir hacia arriba y hacia abajo interna y
externamente, esto ayuda a obtener informacin ms confiable, la calidad de la
informacin generada afecta la habilidad de la gerencia para la toma de decisiones
apropiadas en el manejo y control de las actividades de la entidad y para preparar
informes financieros confiables.
Informacin
La informacin, es vital se requiere en cada nivel de la organizacin para un correcto

funcionamiento y operacin del negocio, as como para enfocar los esfuerzos
generales a la consecucin de objetivos.
La informacin debe ser especfica, es decir, cada parte o complemento de la

organizacin necesita informacin confiable, un manejo adecuado de informacin
por cada componente de la entidad nos lleva a la elaboracin de reportes financieros
razonables.
En el proceso de ordenamiento, recoleccin, clasificacin y emisin de informacin

confiable el que juega un papel importante o vital es el sistema de informacin, ya
que se encarga del procesamiento de datos y en emisin comprimida de dicha
informacin, esta informacin llevada por un buen sistema informtico es exacta
ayudando a una evaluacin y entendimiento rpido de lo que sucede en cualquier
parte de la organizacin para la toma de decisiones.
24
http://www.ain.gub.uy/sector_publico/normas_ctrl_interno.pdf
26
Los sistemas de informacin deben ir conjuntamente con los requerimientos de cada
parte de la organizacin desde los estratgicos hasta los operativos, as mismo debe
reducir tiempos y optimizar procesos, tambin deben ser flexibles ante los cambios
que se presentan constantemente.
Calidad de la informacin
Los reportes emitidos deben ser totalmente efectivos y confiables para un control
adecuado del control interno, dicha calidad debe buscar si:
Contenido apropiado. Se necesita la informacin contenida en l?

Informacin oportuna. Est disponible cuando es requerida?
Informacin actual. Est disponible la ms reciente?
Informacin exacta. Los datos son correctos?
Informacin accesible. Pueden obtenerse fcilmente por las partes
apropiadas? 25
Comunicacin
a) Comunicacin Interna
Las actividades de cada individuo deben ser correctamente comunicadas, con el fin
de hacer entender sus responsabilidades a los integrantes de la organizacin dentro
del control interno.
Los integrantes de la organizacin deben comprender los puntos importantes del

sistema de control interno y cul es su rol y responsabilidad en el mismo, los
empleados deben comprender a su vez la relacin que tiene su trabajo con el de los
dems cual es su responsabilidad, que es aceptado, y que no lo es.
El proceso de comunicacin de abajo hacia arriba debe darse ya que el personal

operativo entiende muchas circunstancias que tal vez el gerente o superior no, as a
su vez ayuda a que mejore la toma de decisiones y se siente participe de las mismas.
25
MANTILLA, Samuel, Auditoria del control interno, Editorial Eco, 2005, p. 81.
27
b) Comunicacin Externa
La recepcin de informacin externa es vital para verificar el correcto

funcionamiento del control interno, se debe establecer mecanismos adecuados para
que informacin emitida por clientes, proveedores, organismos de control y otros
ayuden a la organizacin a encontrar debilidades y por consiguiente a su
mejoramiento, adems de que la informacin por ejemplo emitida a organismos de
control sea legal y oportuna.
c) Medios de comunicacin
La manera de comunicacin usualmente debe ser establecida a travs de manuales,

memos, correos electrnicos, se debe recordar que los sistemas de comunicacin son
inmediatos a travs de los correos, u otras fuentes de comunicacin, tambin existe
otros medios de comunicacin como el verbal para establecer puntos o criterios
relevantes.
La comunicacin tambin debe darse a travs del ejemplo no puede existir

incumplimiento de procedimientos por parte de la direccin o administracin y luego
hablar de esto a los empleados porque se crea una mala imagen y desconfianza se
considera que las acciones valen ms que mil palabras.
1.10.5 Quinto componente: Monitoreo o Supervisin
Este componente tiene como objetivo asegurar que el control interno funciona
adecuadamente, a travs de continuas o separadas evaluaciones, para lo cual es
preciso supervisar continuamente los controles internos para asegurarse de que el
proceso funciona segn lo previsto. Esto es muy importante porque a medida que
cambian los factores internos y externos, controles que una vez resultaron idneos y
efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a la direccin la razonable
seguridad que ofrecan antes.26
26
http://www.degerencia.com/articulo/los_cinco_componentes_del_control_interno
28
Las actividades continuas de vigilancia estn incluidas dentro de las actividades
recurrentes o normales de una entidad e incluyen actividades regulares de gerencia y
supervisin.
En la supervisin es necesario notar desviaciones a los controles y reportar

directamente al responsable.
Actividades comunes de monitoreo:
Comparaciones rutinarias de conciliaciones con los reportes de operaciones.

Corroboraciones externas de la informacin presentada en informes de
clientes, proveedores u otros, por ejemplo una confirmacin de un saldo de
un cliente se enva una carta de confirmacin o se le pide comunicar su saldo
pendiente para verificar exactitud.
La segregacin de funciones ayuda a disminuir irregularidades ya que varias
personas intervienen en un proceso, disminuyendo de gran manera riesgos a
fraudes.
Corroboraciones fsicas con lo registrado en el sistema.
Reuniones, evaluaciones y capacitaciones constantes ayudan a verificar
novedades y a su rpida correccin.
Evaluaciones Separadas
Responsable de la evaluacin: cada responsable de rea se encarga de una

parte de la evaluacin, el gerente financiero revisa la efectividad en relacin a
estados financieros confiables, el gerente de operaciones revisa los controles
de cumplimiento, es decir, cada director es encargado de una parte, de esta
manera se evala objetivamente cada parte y se llega a un control razonable.
Metodologa: las herramientas ms comunes son listas de verificacin,
cuestionarios y tcnicas de diagramas de flujo, en negocios tambin se usan
tcnicas cuantitativas.
Documentacin: los controles pueden ser documentados o no, dependiendo
del tamao de la organizacin.
29
CAPTULO II
2. DIAGNSTICO DE LA COMERCIALIZADORA MAYORISTA DE GAS

DIGAS
2.1 Antecedentes
En la ciudad de Quito las comercializadoras Mayoristas de Gas se encontraban

ubicadas en zonas industriales, sin embargo por el crecimiento poblacional de la
ciudad dichos sitios se han transformado en permetros urbanos. Por esta razn se ha
expedido una reglamentacin por parte de la Direccin Nacional de Hidrocarburos
(DNH) y el Municipio de Quito los que cuales exigen que las Comercializadoras de
Gas se ubiquen fuera de las partes de zonas urbanas debido al riesgo ambiental y
posibles accidentes que se pueden ocasionar en caso de accidentes debido a la alta
volatilidad de este tipo de producto.
La comercializadora DIGAS se encuentra localizada en San Bartolo un sector

populoso en medio de conjuntos habitacionales y casas residenciales.
DIGAS es una empresa fundada por la Seora Rosita vila Albuja y el Seor Anbal
Albuja, inicia sus actividades con alrededor del 90% de pasivos y con un mercado
pequeo en el 2003.
Se registr en el SRI en julio del 2003, el mismo ao fue obligada a llevar

contabilidad por su volumen de ventas ms que por sus activos, al iniciar el negocio
las ventas anuales eran de 400.000 dlares dejando un 10% de utilidad neta despus
de cubrir todas las obligaciones como prstamos, impuestos y gastos.
Desde la fecha de inicio de actividades la empresa ha crecido constantemente hasta

convertirse en la actualidad en la comercializadora con ms clientes minoristas
dentro de Quito, superando a la de San Bartolo la cual pertenece a Eni S.A. (Agip
Gas hace unos aos).
30
Este crecimiento le ayud a cubrir rpidamente todas las deudas y a producir grandes
utilidades llegando al 2010 con una inversin anual del 10% del capital y cubriendo
todas las deudas, manteniendo al 2009 menos el 10% en pasivos.
Desde el 2008 la comercializadora ha sido obligada a realizar nuevos procedimientos

y adquirir requisitos de funcionamiento tales como: auditoras ambientales,
capacitaciones por parte de los bomberos, revisiones sorpresas de la DNH, etc., lo
cual ha ocasionado una alza en el concepto de costo por permisos ambientales,
honorarios profesionales y permisos condicionados por parte del Municipio.
Por estos motivos se decidi comprar un terreno apto para el abastecimiento de este
tipo de producto, sin embargo el terreno super el precio previsto y debido a una
decisin solo gerencial se decidi comprar sin tomar en cuenta proyecciones y la
realidad del negocio.
Para este fin se utiliz todo el flujo de efectivo disponible al momento, el cual cubri
el 48% del costo y se adquiri un prstamo por la diferencia el 52%; este prstamo
ha ocasionada iliquidez en el negocio por las altas cuotas que se deben pagar, sin
embargo a largo plazo la inversin tiene excelentes perspectivas de recuperacin del
costo de inversin.
En los ltimos aos la empresa ha aumentado considerablemente sus ingresos y por

ende sus obligaciones y controles tambin han cambiado exigiendo ms controles
internos y externos de procesos.
La empresa proporciona fundamentalmente los servicios de:
Venta de GLP domstico.

Venta de GLP industrial.
Secundariamente presta los servicios de:
Venta de GLP congas.
31
Estos servicios tienen dos puntos la venta directa al mayorista que tiene su propio
transporte y en segunda instancia para las bodegas a las cuales se realiza los servicios
de venta de GLP y el transporte.
2.2 Cultura Organizacional
La cultura organizacional es lo que diferencia a una empresa de otra y la hace nica e

individual, est compuesta principalmente por la misin, visin, objetivos, polticas y
valores de la empresa los cuales son definidos desde el inicio hasta el fin de una
organizacin para llegar a sus objetivos organizacionales.
2.2.1 Misin
Surtir de Tanques de Gas domstico a todos los habitantes de Quito que lo necesiten,
precautelando tener un stock del mismo para poder cubrir con las exigencias de los
consumidores tomando en cuenta que es un bien de primera necesidad.
2.2.2 Visin
Ser una empresa nacional con centros de distribucin en varias ciudades del Ecuador,
con Capital propio e independiente y ser el mayor centro de distribucin a Bodegas
particulares.
2.2.3 Objetivos
Objetivo General:
Conseguir un posicionamiento estable en el mercado, brindado confianza a

los propietarios para continuar con un crecimiento constante.
Objetivos Secundarios:
Proporcionar todos los requerimientos que los diferentes distribuidores

minoristas necesiten.
Conseguir clientes para los servicios que brinda la entidad.
32
Construir una edificacin adecuada en base en las normas establecidas en la
DNH y el Municipio.
Mantener las ventas de GLP domstico en un promedio de 5000 cilindros
diarios.
2.2.4 Polticas
Las polticas establecidas, se han creado intrnsecamente y la mayor parte son

demasiado flexibles, principalmente son enfocadas a clientes y empleados.
Las principales polticas son:
Clientes:
Los crditos concedidos son de 24 horas.
Los pagos pueden ser en cheque o efectivo.
Para la compra de tanques deben prendar su vehculo y el valor de los tanques
no pueden ser mayor al 80 del vehculo.
Para la venta de tanques deben tener todos los permisos exigidos por las
entidades de control especficas.
Proveedores:
Los pagos a transportistas son cada semana, previa presentacin de factura y
en cheque.
Los pagos a los proveedores pequeos pueden ser en efectivo o en cheque.
Toda compra que supere $50.00 dlares debe tener su respectiva, retencin y
comprobante de egreso.
El servicio o bien es cancelado una vez prestado o entregado.
Empleados:
Todo empleado debe ser afiliado desde el primer da de trabajo.
Los empleados deben presentar la documentacin necesaria que valide su
honestidad y su experiencia.
Cada entrega de uniformes debe ser en un perodo de tiempo razonable,
deben firmar una hoja de recepcin y deben utilizarlos todo el tiempo.
33
Todo permiso de vacaciones debe realizarse de manera escrita y es autorizado
por el asistente de gerencia.
Entidades de Control:
Las declaraciones mensuales de impuestos deben ser entregadas con un da de
anticipacin antes de su vencimiento.
Los impuestos y otras obligaciones con el SRI deben tener primera prioridad
y ser pagados inmediatamente.
Las obligaciones con el Municipio de Quito deben ser realizadas siempre con
un mes de anticipacin antes de su vencimiento.
Los informes a la DNH deben ser entregados en los primeros das de cada
mes obligatoriamente.
2.2.5 Valores de la empresa
DIGAS se enfoca principalmente en la calidad total de servicio, y por consiguiente

sus actividades siempre se enfocan a satisfacer al cliente para lo cual sus valores
principales son:
Respeto: El respeto o reconocimiento es la consideracin de que alguien o incluso

algo tiene un valor por s mismo y se establece como reciprocidad: respeto
mutuo, reconocimiento mutuo. El trmino se refiere a cuestiones morales y ticas, es
utilizado en filosofa poltica y otras ciencias sociales como la antropologa,
la sociologa y la psicologa.
Los integrantes de la organizacin, deben mantener una actitud cordial, entre

compaeros de trabajo, superiores y con los clientes, cuando no pueden solucionar
problemas deben pedir ayuda a la direccin no pueden faltar el respeto jams y bajo
ninguna circunstancia a los clientes.
Honestidad: En su sentido ms evidente, la honestidad puede entenderse como el

simple respeto a la verdad en relacin con el mundo, los hechos y las personas; en
otros sentidos, la honestidad tambin implica la relacin entre el sujeto y los dems,
y del sujeto consigo mismo.
34
Los integrantes de la organizacin deben cuidar cada bien de la misma, as como los
bienes de los clientes, y los problemas deben ser expuestos directamente con la
direccin.
Responsabilidad: Promover principios y prcticas saludables para producir, manejar

y usar las herramientas y materiales que al cargo se le confiere.
Por su parte ser responsable tambin significa tratar de que todos nuestros actos sean
realizados de acuerdo con una nocin de justicia y de cumplimiento del deber en
todos los sentidos,
Toda actividad realizada por cualquier integrante de la empresa tiene una

consecuencia razn por la cual se explica claramente responsabilidades y deberes.
Trabajo en Equipo: Conjunto de personas que se organizan de una forma

determinada para lograr un objetivo comn.
Los compaeros deben apoyarse en cada parte de la organizacin, cualquier

problema debe resolverse en ltimo caso con los directores y no frente a clientes.
Puntualidad: El valor de la puntualidad es la disciplina de estar a tiempo para

cumplir nuestras obligaciones: una cita del trabajo, una reunin de amigos, un
compromiso de la oficina, un trabajo pendiente por entregar.
Ningn empleado puede llegar luego de su hora de entrada, sin embargo puede salir
si el trabajo del da ha sido terminado con anterioridad, y no puede pasar el tiempo o
demorar el servicio esperando propinas para realizar su trabajo.
2.3 Estructura Organizacional
Por estructura organizacional se entiende la capacidad de una organizacin de

dividir el trabajo y asignar funciones y responsabilidad en personas y grupos de la
35
organizacin, as como el proceso mediante el cual la organizacin trata de
coordinar su labor y sus grupos27
2.3.1 Organigrama Estructural por cargos
Gerencia
Staff Contable
Asistente de Gerencia Administrador
Servicio Transporte
Jefe de Despacho
Secretaria 1 Estibador 1
Chofer 1 Estibador 3
Chofer 2 Estibador 4
Estibador 5
Estibador 6
Guardia Noche
Fuente: DIGAS
Elaborado por: Jorge Nieto
27
CHARLES, Lusthaus, Evaluacin Organizacional: Marco para desarrollar el desempeo.
36
2.3.2 Organigrama Estructural por departamentos
Diagrama Estructural por Departamentos
Gerencia
Dpto. Dpto. Dpto.

Recursos Comercial Contable Dpto. de Operaciones
umanos
Mantenimiento
Vehicular
Despacho clientes y
transportistas
Bodega
Fuente: DIGAS
37
2.3.3 Organigrama Funcional
Gerencia
1. Define metas y objetivos.
2. Revisa Estados Financieros.
3. Realiza proyectos financieros.
Staff Contable
1. Declaracin impuestos mensuales y anuales.
2. Elaboracin mensual y anual de Estados
Financieros.
3. Obligaciones con el SRI, formularios
Ministerio de Relaciones Laborales.
Administrador
Asistente de Gerencia 1. Depsito, registro y cuadre de Bancos.
2. Control Operativo de transporte y
1. Contrato, control y responsable de RRHH. despacho.
2. Estudios, planes y Evaluacin de Mercadeo. 3. Verificar y control crditos a Clientes.
3. Envo de informes semanales a la DNH. 4. Realizar el cuadre de Caja con las
4. Revisin y comprobacin de las Estados Financieros secretarias y revisar gastos del da.
con el STAFF contable.
Jefe de Despacho
Servicio de Transporte 1. Autorizacin ingreso y salida de
distribuidores.
1. Transporte de GLP domstico e industrial.
2. Autorizacin ingreso y salida de
transportistas.
3. Control y manejo del inventario de GLP.
Secretaria 1
Estibador 1
1. Emisin de facturas de ventas y registro en el 1. Carga y descarga de cilindros de GLP.
sistema.
2. Cobro facturas y crditos pendientes.
3. Elaboracin de comprobantes de egreso y
retenciones. Estibador 2
1. Carga y descarga de cilindros de GLP.
Secretaria 2
1. Emisin de facturas de ventas y registro en el
Estibador 3
sistema.
2. Cobro facturas y crditos pendientes.
3. Elaboracin de comprobantes de egreso y
retenciones. Estibador 4
Chofer 1
1. Distribucin y cobro de cilindros de GLP a
bodegas de minoristas. Estibador 5
2. Manejo de camiones y descarga de tanques. 1. Carga y descarga de cilindros de GLP.
3. Mantenimiento de vehculos.
Estibador 6
Chofer 2 1. Carga y descarga de cilindros de GLP.
1. Distribucin y cobro de cilindros de GLP a
bodegas de minoristas.
2. Manejo de camiones y descarga de tanques.
3. Mantenimiento de vehculos. Guardia Noche
1. Cuidado y proteccin de los bienes
muebles.
2. Entrega y recepcin de inventario.
Fuente: DIGAS
38
Notas:
No se pueden intervenir en las decisiones de los directores en relacin a

polticas con respecto a clientes, si se hace esto el nivel de mando se destruye
y no se puede aplicar ningn control y se desautoriza a los directores que son
encargados de la operatividad.
La direccin solo puede mandar sobre los directores y el staff contable, razn
por la cual no debe intervenir en ningn otra parte de la entidad ya que crea
friccin.
Las lneas de mando son confusas, existe doble o triple lnea de mando, los
empleados saltan procesos de comunicacin van donde cualquier superior y
no donde su superior directo, existen desautorizaciones entre superiores.
2.4 Factores Internos
Los factores internos son con los cuales la empresa interacta constantemente en el
da a da, o que su existencia puede ser crucial para el normal funcionamiento de la
empresa.
2.4.1 Clientes
DIGAS es netamente una empresa de servicio, el cliente mira a la entidad como una
empresa reciente, la cual se ha posicionado de una manera fuerte en el mercado de
Quito y que presta valores agregados nicos.
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Fuente: DIGAS
39
Los valores agregados de diferenciacin son el canje de gas (cambio de tanque azul
por otro color), prstamo de tanques sin ningn costo, crditos de corto plazo (1 o 2
das), y venta programada de cilindros.
Esto ayuda a mantener un ptimo clima empresa cliente y en cierta forma de

mantener un grado razonable de fidelidad, ya que el factor fundamental y ltimo
para el cliente en este negocio siempre va a ser el precio.
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Fuente: DIGAS
El precio de venta es fijo, no puede ser movido es fijado mediante registro oficial. El
crecimiento de venta de gas se dio por cierre de centros cercanos, y la reduccin se
produjo por polticas de Eni para detener el crecimiento de DIGAS.
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Fuente: DIGAS
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2.4.2 Proveedores
El proveedor es el que satisface las necesidades de la empresa, el principal en

DIGAS es Eni S.A., el mismo maneja todo inclusive la concesin para el normal
trabajo de DIGAS y de todos los centros de distribucin.
En los ltimos aos debido al aumento de mercado de DIGAS inclusive superando a

su centro mayorista de San Bartolo el proveedor toma la decisin de reducir el cupo
de gas al centro, ocasionando una reduccin de 1000 tanques diarios lo cual ha
mermado en alrededor del 20% de las ventas diarias y por consiguientes anuales y
aumento este cupo a otros centros de distribucin.
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Fuente: DIGAS
Eni maneja todo el abastecimiento del centro el 98%, ya que es la nica empresa en
el Ecuador concesionada con esta opcin por parte del estado, la empresa Congas el
2% por otro lado maneja cilindros de color lo cual no es el negocio ptimo para la
ciudad de Quito.
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S Fuente:DIGAS
El precio de compra se ha mantenido estable desde el 2008 hasta la fecha.
2.4.3 Competencia
El mercado econmico en el que se desarrolla DIGAS es de un monopolio y a su vez

de un oligopolio, ya que la que maneja todo es Eni Gas, y a la vez Eni concede a
alrededor de 9 centros mayoristas en todo Quito.
Los centros tienen sus clientes fijos, sus cupos de venta diarios, y su precio de venta
definido mediante ley, un punto a favor de la empresa es que la clientela establecida
no puede cambiarse si el centro no lo permite dando una estabilidad en el nmero de
venta diaria y anual.
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S Fuente: DIGAS
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2.5 Factores Externos
Los factores externos son los que afectan directa o indirectamente a una organizacin
y no pueden ser controlados por la misma pero se deben tener muy en cuenta ya que
pueden ser una oportunidad o una amenaza para el crecimiento, estancamiento o
deterioro de la empresa y juegan un papel importante para la supervivencia de la
organizacin.
2.5.1 Factor Poltico
En el negocio de la venta de GLP las empresas estn inmersas directamente con el

Gobierno ya que el precio del Gas es establecido segn registro oficial. Por
consiguiente el precio es muy difcil de modificar por las restricciones que pone el
gobierno como perdidas de concesiones o multas as se ha mantenido congelado
tanto el precio de venta como el de compra durante cuatro aos seguidos.
Los centros mayoristas han realizado estudios de variacin de costos anuales como
sueldos, costos operacionales, auditoras ambientales, etc., y han presentado dicha
informacin al Municipio de Quito a la Direccin Nacional de Hidrocarburos y a Eni
S.A. para tratar de alzar en al menos US$0.08 centavos de dlar el precio en los
centros mayoristas, sin embargo a pesar de la unificacin de estudios y criterios por
parte de los organismos de control el Gobierno decidi que cualquier intento por
parte de los centros de distribucin inclusive Eni S.A en relacin a precios perder
automticamente la concesin.
Esta decisin por parte del gobierno pone en jaque a los centros ajustando ms sus
ingresos y obligando a tomar decisiones que afectan internamente a las operaciones
de la empresa.
2.5.2 Factor Econmico
A la empresa le afecta directamente la inflacin ya que esto acarrea la subida de los

diferentes costos y gastos que tiene una empresa como sueldos y salarios los cuales
43
suben cada ao, pero en este tipo de negocio no se puede mover el precio reduciendo
la utilidad ao tras ao.
No se puede aumentar los precios debido a que es un precio fijo que solo lo puede
mover el gobierno.
Las altas tasas de inters tambin han mermado la utilidad anual, ya que se adquiri
un terreno con un elevado costo financiero al mismo esto ha generado iliquidez.
El aumento de todos los costos adems de las tasas de inters altas golpea de una
manera directa al negocio reduciendo su flujo de efectivo, lo que ha producido las
siguientes decisiones o medidas gerenciales para cubrir dicha iliquidez:
Eliminacin de provisin de sueldos, en el momento que se debe pagar se

busca el medio de financiamiento, el ms usado en el momento es la venta
de activos fijos cubrir estos pagos, adems se solicita a los empleados la
comprensin para poder pagar en dos partes.
Venta de activos fijos (para cubrir provisiones, gastos extras y gastos del
terreno).
Despido de dos personas administrativas y una operativa.
2.5.3 Factor Social
Este factor es un riesgo muy alto para la empresa DIGAS ya que las personas que
habitan el sector ven a este centro como un sitio potencial de riesgo, debido a varios
accidentes, tales como choque de plataformas con casas, obstruccin del trafico, etc.
La miran con desconfianza agravando este tema que no se les puede vender
directamente debido a polticas de la empresa Eni S.A., as las acciones que se
pueden tomar es colaborar con cualquier iniciativa que se tome en el sector para
mantener una buena imagen corporativa, como donaciones al barrio, apoyos a clubes
barriales.
Uno de los inconvenientes principales y que hacen quedar muy mal a la empresa es
el trfico que ocasiona en el sector, las calles son angostas lo cual dificulta la entrada
y salida de las plataformas tambin se debe tomar en cuenta que los clientes
44
parquean sus camiones en las veredas dejando un espacio mnimo para la circulacin
de vehculos.
2.5.4 Factor Cultural
La manera de pensar de los proveedores y empleados es muy difcil de determinar,

sin embargo se ha notado que a pesar de todos los esfuerzos que ha hecho la entidad
para satisfacer a los empleados y proveedores no se tiene un resultado efectivo ya
que no se sienten satisfechos.
Los clientes y proveedores sienten que la cultura que se aplica es sola en beneficio
del centro mayorista y no se piensa en sus necesidades, son celosos entre s, no
acatan disposiciones y falta el respeto a las personas administrativas y operativas.
El ambiente que circula en el negocio es de desconfianza ya que existe tratamiento

separados o diferenciados por parte de los estibadores y choferes dependiendo de
propinas.
Las disposiciones tomadas o adoptadas por la administracin son muy flexibles lo

que ocasiona indisciplina, abuso y friccin entre los clientes, as se ha dado paso una
cultura de facilismo entre los clientes y trabajadores, porque quieren mutuamente
evitar los procesos de control.
2.5.5 Factor Legal
Las reformas legales han afectado considerablemente a la entidad en los ltimos tres
aos, estas reformas han sido principalmente laborales, municipales y fiscales.
Reformas Laborales:
Mayores controles por parte del IESS y el Ministerio de relaciones laborales como
las siguientes:
Ingresos en lnea de liquidaciones, lo que dificulta el trabajo adems de

aumentarlo y ocasiona incomodidad en el trabajo rutinario de la persona
45
encargada, ahora se debe acercar la persona obligatoriamente al ministerio para
pagar liquidaciones aunque sea por renuncia voluntaria.
La reforma a lo pertinente del riesgo del trabajo dictaminado por el IESS ha
obligado a contratar una consultora para la elaboracin de los riesgos que existen
en DIGAS con un costo de US$1000.00, aumentando los costos rutinarios.
El aumento exagerado de los sueldos bsicos ocasiona que el sueldo de un
estibador en el 2010 pase de US$325.00 a US$450.00 incluidas horas extras, as
como el sueldo de los choferes de US$350.00 a US$500.00. Aumentando el costo
de sueldo de 5100 en el 2010 a 5800 en el 2011.
Reformas Municipales:
Las reformas municipales han ocasionada un aumento de costos de operacin desde

el 2007, ya que han determinado las siguientes obligaciones anuales:
Auditoras Ambientales.
Permiso de uso de suelo.
Charlas y capacitaciones brindadas por los bomberos.
Aumento de extintores en el centro.
Una de las reformas municipales ms severas consiste en que si algn centro no

cumple los requisitos legales establecidos as como usos de suelos, permisos de
bomberos, permisos ambientales entre otros, debe ser cerrado.
Reformas fiscales:
Existan dos maneras de calcular el impuesto a la renta este se elimin y se cre el

clculo nico de anticipo de impuesto a la renta pagadero en julio y septiembre, esta
reforma no permite dar de baja las retenciones efectuadas durante el periodo y el
anticipo debe ser pagado directamente, el monto que pagaba DIGAS al 2009 era
aproximadamente de $3000,00 el monto actual es de US$18.000,00. Esta cantidad es
exorbitante y va ms all del impuesto a la renta generado anualmente, lo que
ocasiona ms iliquidez al negocio.
46
2.6 F.O.D.A.
El anlisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la

situacin actual de la empresa, permitiendo de esta manera obtener
un diagnstico preciso que permita en funcin de ello tomar decisiones acordes con
los objetivos y polticas formulados.
De entre estas cuatro variables, tanto fortalezas como debilidades son internas de la
organizacin, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas.
En cambio las oportunidades y las amenazas son externas, por lo que en general
resulta muy difcil poder modificarlas.
2.6.1 Fortalezas
Son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los que cuenta con una
posicin privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y
habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.
Fortalezas de DIGAS:
Realiza canje de Gas (cambio de gas azul por el de colores), asumiendo el

costo adicional.
No existen prdidas de inventario ya que est en constante movimiento.
Se da crditos de 1 o 2 das motivando a los clientes a trabajar con DIGAS.
La empresa se enfoca en complacer al cliente en lo que se pueda.
Se presta tanques de gas a los minoristas para que puedan realizar mayores
ventas con la debida documentacin.
Se vende tanques de Gas a cmodas cuotas y con una ganancia considerable
para el negocio.
Realiza venta a las bodegas mediante transporte privado.
Cuenta con el personal exacto para su correcto desenvolvimiento.
Se cuenta con un terreno propio para la construccin de un centro de
distribucin mayorista autorizado.
47
Los activos son propios, la mayor parte han sido totalmente cancelados y ya
son patrimonio de la empresa.
2.6.2 Oportunidades
Son aquellos factores que resultan positivos, favorables y explotables, que se deben
descubrir en el entorno en el que acta la empresa.
El bien es de consumo primario siempre existe demanda constante.

ENI la encargada nacional ya tiene establecidos cupos a los mayoristas y
sectorizados los centros, no permitiendo el ingreso de nuevos mayoristas.
Una poblacin en constante crecimiento.
Buen estado crediticio para poder contraer deuda.
2.6.3 Debilidades
Son aquellos factores que provocan una posicin desfavorable frente a la

competencia debido a recursos de los que se carecen.
Falta de difusin de polticas y normas.

No existe participacin por parte del personal en el planteamiento de
estrategias o toma de decisiones relativas a sus actividades.
No se cumple con la normativa laboral.
El flujograma no es claro, por consiguiente la segregacin de funciones es
incorrecta.
Inconformidad de los clientes por el trato del administrador.
No existen manuales de trabajo especficos por rea.
Entrega tarda de los Estados Financieros.
Incumplimientos tributarios, retenciones, facturas, mal elaborados.
La administracin es dirigida por familiares lo que dificulta la comunicacin
por la prdida de objetividad de herir susceptibilidades
Preferencias por trabajadores, segn su trato con la administracin no por su
desempeo laboral.
Manejo de efectivo, que ha ocasionado varias veces robos y peligro por
posibles prdidas de vidas humanas.
48
No existe una retroalimentacin con respecto a decisiones para mejorar las
operaciones.
El sistema contable es obsoleto, razn por la cual se duplican todos los
procesos.
Los transportistas de GLP condicionan el trabajo obligando a entrega de
anticipos y subida de precios del servicio.
2.6.4 Amenazas
Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar
incluso contra la permanencia de la organizacin.
Controles innecesarios de la DNH con reportes y documentacin necesaria

del trabajo de la empresa.
El sitio actual de trabajo est condicionado para su funcionamiento.
Permisos de funcionamiento cada vez ms altos.
Existe un lmite del precio de venta al minorista por parte del gobierno.
Presin por parte de Eni para la compra de ms tanques de gas.
Obligacin de controlar que los clientes se encuentren al da con Eni, la DNH
y el SRI, y si no se encuentran no permitir cargar los GLP.
Matriz de Estrategias F.O.D.A
Esta matriz se realiza de la siguiente manera, una vez determinadas las

Oportunidades, Amenazas, Debilidades y Fortalezas, se realizan estrategias
combinando Oportunidades con Fortalezas (FO), Amenazas con Fortalezas (FA),
Debilidades con Oportunidades (DO) y Debilidades con Amenazas (DA).
Matriz Ponderada F.O.D.A
Una vez determinadas las Oportunidades, Amenazas, Debilidades y Fortalezas, se

califica cada una con la siguiente ponderacin:
Alto: cuando afecta de una manera buena o mala, significativamente.

Medio: cuando afecta de una manera buena o mala, no tan significativa.
Bajo: cuando no afecta de una manera buena o mala, significativamente.
49
50
Matriz Pondera FODA
Anlisis Interno Impacto Anlisis Externo Impacto
Debilidades ( D ) Alto Medio Bajo Amenazas ( A ) Alto Medio Bajo
D1) Falta de polticas y normas. A1) Informes a la DNH que no son realizados
D2) No existe participacin por parte del personal. ntegramente por el sistema.
A2) El sitio actual de trabajo est condicionado para su
D3) Flujograma deficiente.
funcionamiento.
D4) No existen manuales de trabajo especficos. A3) Permisos de funcionamiento cada vez ms altos.
A4) Existe un lmite del precio de venta al minorista por
D5) Incumplimientos por parte del Staff contable.
parte del gobierno.
D6) Se coge efectivo sin la seguridad pertinente. A5) Presin por parte de Eni para la compra de ms tanques
D7) El sistema contable es obsoleto. de gas.
D8) Los transportistas de GLP condicionan el
51
trabajo.
Anlisis Interno Impacto Anlisis Externo Impacto
Fortalezas ( F ) Alto Medio Bajo Oportunidades ( O4 ) Alto Medio Bajo
O1) Los tanques son de consumo primario siempre existe
F1) Clientes y cupo de venta estables.
una demanda constante.
F2) Terreno propio. O2) Eni tiene establecidos cupos a los mayoristas y
F3) Se ayuda a los minoristas en trmites para sectorizados los centros, no permitiendo el ingreso de nuevos
agilitar permisos. mayoristas.
F4) Cuentas con medios de transporte propios. O3) Buen estado crediticio.
F5) Prstamo de tanques a minoristas. O4) Una poblacin en constante crecimiento.
F6) Venta de gas a las bodegas. O5) Solo dos centros de Quito prestan el servicio de venta a
F7) Realiza canje de Gas bodegas.
F8) Crditos de 1 o 2 das a los clientes. O6) Clientes con pocos cilindros.
F9) Venta de tanques de gas en cmodas cuotas O7) Mercado laboral competitivo
F10) Equipo de trabajo suficiente.
CAPTULO III
3. DISEO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
3.1 Control Interno Administrativo
El sistema de control interno administrativo es la base de la consecucin de objetivos

y cumplimientos de todos los departamentos de la entidad, se basa en un control
general de la empresa.
3.1.1 Importancia control interno administrativo en la empresa
La importancia radica en que da a la organizacin una estructura formal de control

concisa y medible, lo cual ayuda a optimizar tiempo y recursos, y ayuda a la
consecucin de objetivos ya que si esto no se da no tiene sentido el sistema de
control interno.
3.2 Componentes fundamentales del Control Interno Administrativo
3.2.1 Disponibilidad de informacin
La disponibilidad de la informacin es totalmente necesaria para la correcta

aplicacin de correctivos o de controles en cada uno de los componentes de la
administracin, la informacin debe ser inmediata y oportuna para poder tomar
decisiones gerenciales as como para verificar la aplicacin de controles en la
organizacin.
3.2.2 Costo contra ahorros
La implementacin del control interno puede ser muy costosa en algunas

organizaciones el costo es mayor al beneficio, razn por lo cual es necesario primero
la realizacin de un presupuesto, un estudio previo del impacto del sistema de control
interno y de los recursos que se necesitan tanto cuantitativos como cualitativos para
mirar las ventajas y desventajas que puede traer el sistema, una decisin inteligente
al disear el control interno es crear controles en las partes fundamentales de la
empresa, para que esta se vuelva filtro y no se tenga que crear en cada parte de la
organizacin controles y no aumente el costo del diseo.
52
3.2.3 Medida de desempeo
Se debe establecer medidas de desempeo para evaluar de una manera cuantitativa o

cualitativa si no todos los controles, los ms importantes del sistema de control
interno se estn aplicando correctamente, as como deben ser evaluados los controles
externos y los internos de una manera tcnica para verificar la funcionalidad del
control aplicado, esto debe ser a todos los niveles de la organizacin.
3.2.4 Comprensin y apoyo
La comprensin empieza desde la parte ms alta de la entidad, y desde la

direccin se debe dar el apoyo a la implementacin, este apoyo debe ser desde la
aplicacin de controles en la direccin y cumplimiento claro de los controles que les
corresponden de esta manera los dems miran y entienden la importancia dndoles
un parmetro a seguir y no solo guas o palabras sin valor.
3.3 Medicin de Riesgo de Control
En el sistema de control interno es fundamental tener una manera clara de conocer

cmo se encuentra el control interno actual, esta evaluacin se da a travs de las
siguientes herramientas:
Cdulas Narrativas
Cuestionarios de control interno
Listas de verificacin
Flujo-gramas.
3.3.1 Aplicacin de Cdulas Narrativas
Las cdulas narrativas describen todo un control o proceso de principio a fin indican
quien interviene en la actividad y permiten entender de una manera especfica el
proceso.
53
Empresa Mayorista DIGAS
Cdula Narrativa
rea Administrativa - Bodega
Proceso: Control de inventarios
En el control de la administracin en relacin a inventarios se explica el proceso

desde la entrada y salida de todos los tanques y sus diferentes actores.
Ingreso de tanques al centro y por consiguiente al inventario:
a) Ingreso de plataforma al centro de distribucin.

El transportista informa el nmero de tanques y tipo de los mismos, y cuenta
confirma con el jefe de despacho.
En caso de confirmar el conteo:
Permite continuar con el proceso
Informa la novedad a la administracin para que descuenten en el pago mensual
el nmero de tanques faltantes.
El jefe de despacho registra el nombre del transportista y la cantidad trada en el
formato brindado por la empresa de una manera manual.
Para la recepcin de la documentacin:
El transportista trae la factura y la gua.
El transportista trae la factura y la gua das despus.
La documentacin es archivada en base a la fecha y por factura o gua de
remisin.
La asistente de gerencia registra el nmero de cargas ingresadas en un formato
de Excel, si est la documentacin con el nmero de factura y gua caso
contrario solo la cantidad y el nombre del transportista.
b) Ingreso de los sub-distribuidores al centro.
El jefe de despacho verifica cantidad de tanques y tipo de los mismos, por
consiguiente emite un papel con la cantidad de tanques que se requieren, con una
firma en la parte posterior.
El cliente recibe el papel del nmero de tanques.
El jefe de despacho registra en el formato de control de inventarios el cliente y la
cantidad de tanques vacios recibidos.
Salida de tanques del centro:
c) Salida de los clientes:

Los clientes al salir son chequeados por el jefe de despacho en base a las
cantidades registradas en su hora de despacho y contra las cargas facturadas y
cargadas.
Si el jefe de despacho no encuentra irregularidades permite salida caso contrario
avisa a la secretaria novedades para su solucin.
d) Salida de los transportistas:
Las plataformas para salir son contadas con el nmero de tanques vacios que
llevan para cargar nuevamente en Eni, para lo cual el administrador registra en
manualmente el transportista y la cantidad.
La asistente de gerencia al siguiente da revisa, y registra en el inventario
realizado en Excel.
54
Cdula Narrativa
rea Administrativa
Proceso: Ventas
1. El cliente ingresa al centro de distribucin, en su respectivo vehculo de

carga, se verifica el nmero de tanques, el jefe de despacho verifica el
nmero de tanques o cargas que necesita el cliente.
2. Despus del conteo fsico se realiza una orden de emisin de factura, la

cual se realiza en un papel pequeo simple por parte del jefe de despacho
con una firma suya de y el nmero de tanques y tipo de tanques que el
cliente necesita.
3. El cliente aprueba el nmero de tanques contados y recibe el papel de

orden de despacho para facturar y se dirige a caja.
4. El cliente debe entregar en caja:

a) Orden de despacho.
b) Cheque, depsito o efectivo.
5. La secretaria de turno revisa el papel entregado por el jefe de despacho,

revisa saldos pendientes y no cancelarlos parcial o totalmente el cliente
debe hablar con el administrador o asistente de gerencia para solicitar
crdito.
6. La secretaria procede a emitir la factura, firma y pone un sello de

cancelado, y entrega la factura para su revisin.
7. El cliente revisa su factura si est de acuerdo firma caso contrario pide

rectificacin, si es el caso realiza la retencin respectiva.
8. La factura se pone en un costado grapada con la orden de despacho y se

archiva la retencin en su respectiva carpeta.
9. El cliente muestra la factura al jefe de despacho.
10. El jefe de despacho confirma el nmero facturado con lo autorizado y

registra en el inventario.
11. El jefe de despacho autoriza la salida del vehculo del centro.
55
Cdula Narrativa
rea Administrativa - Compras
Proceso de prestacin de servicios, facturacin y pago de los transportistas
El concepto de transportistas es uno de los rubros ms significativos del negocio, razn

por la cual debe tener un tratamiento claro, oportuno y efectivo para mantener buenas
relaciones con los transportas los cuales son tercerizados.
Los transportistas de plataformas son calificados por Eni Gas S.A., y son enviados al
centro, estos tienen un rastreo satelital y los tanques que transportas estas plataformas
son 944, en trminos econmicos es muy delicado este transito ya que el valor en
tanques es de US$47.200,00.
Proceso de compra(carga):
1. Una vez cargadas las plataformas, se dirigen a la planta en Pifo, para lo cual se
enva una gua de remisin y un cheque a cada transportista, el cheque es
firmado y cruzado previamente por la gerencia, sin embargo el cheque va en
blanco.
2. Una vez llega el transportista a Eni Gas S.A., debe aguardar su turno.
3. En su turno ingresa y la plataforma es cargada con tanques llenos en vez de los
vacios, el transportista antes y despus cuenta los tanques, ya que si pierde un
tanque es descontado directamente al dueo de la plataforma.
4. Mientras la plataforma es cargada, el transportista va a caja deja el cheque y la
cajera realiza la factura, a nombre de DIGAS, en una de las partes inferiores
registra el nombre del chofer y el mismo firma.
5. El chofer toma, la factura y la gua de remisin para poder salir de Eni Gas S.A.
6. Indica esto al jefe de despacho y el mismo le autoriza a salir del centro.
7. Se dirige a DIGAS inmediatamente, constantemente la distribuidora llama para
saber su hora de llegada por dos puntos:
a) Saber que todo est bien con la plataforma.
b) Despachar adecuadamente a los clientes que estas esperando la llegada de la
plataforma
8. Al llegar a DIGAS el transportista parquea donde el jefe de despacho le indica.
9. Antes de descargar el jefe de despacho cuenta los tanques de gas, si todo est
bien se procede inmediatamente al descargue, caso contrario si hay novedades el
chofer y el jefe de despacho coordinan si es un faltante se comunica a la
administracin para que solucione el problema.
Acciones de la Administracin:
En caso de que esto suceda la administracin le informa al dueo de la plataforma.

El dueo de la plataforma tiene dos opciones:
a) Devolver los tanques.
b) Permitir el descuento de los tanques para que la distribuidora los reponga,
este descuento se lo realiza de la factura semanal.
Una vez suceda esto, inmediatamente, es decir, al siguiente da o a ms tardar la semana
56
prxima se reponen los tanques.
10. Una vez terminado este proceso si el transportista llego en el horario de
facturacin entrega la factura y la gua de remisin en caja, a la vez guarda una
copia de la gua de remisin como su respaldo del viaje realizado.
11. La secretaria recibe y archiva esta documentacin.
Proceso de anticipos:
Los transportistas cobran las facturas semanalmente, estas son pagadas pasando dos
semanas, lo cual afecta la liquidez de los mismos, razn por la cual se permiten
anticipos.
1. El transportista solicita a uno de los propietarios, al administrador, al asistente de
gerencia o a la secretaria de turno.
2. Si el monto no es muy alto a excepcin de los propietarios solicitan autorizacin
a la asistente de gerencia.
3. Si el monto es bajo se autoriza directamente el anticipo, la mayora de estos
realizado en efectivo, cuando son montos altos se los realiza en cheque, en caso
de autorizar el anticipo se realiza un comprobante de egreso.
4. Si el anticipo se lo realiza en cheque, la asistente de gerencia revisa el banco
previamente para ver cual tiene la disponibilidad inmediata.
5. Al final del da el anticipo se registra en la liquidacin que se realiza en el libro
de Excel, en la factura prxima a cancelarse.
Proceso de facturacin:
La asistente de gerencia es la encargada directa de realizar las liquidaciones de los

transportistas, a continuacin se explica el cmo realiza esta actividad:
1. Crea un archivo en Excel con cada transportista.

2. Divide por semanas del mes al que corresponde.
3. Copia y pega un formato preestablecido el cual contiene:
a) Las fechas de los viajes
b) La gua de remisin
c) La cantidad de tanques transportados
d) Los anticipos, las fechas de los mismos y as como sus valores y el
beneficiario.
e) En la parte inferior el valor total, menos anticipos totales y menos retencin.
4. Llena este formato segn van llegando las guas de remisin, y si es el caso
segn los anticipos que solicite el transportista.
5. Una vez revisada la liquidacin procede a imprimir dos copias.
6. Entrega las mismas a la secretaria para que realice la factura, la retencin, el
cheque y el comprobante de egreso.
7. La secretaria, realiza toda la documentacin mencionada, firma el comprobante,
la retencin y llena uno de los cheques, los cuales han sido dejados firmados en
blanco para ahorrar tiempo, adems tambin llena la factura del transportista el
cual en el transcurso de la semana debi dejar la factura o dejo previamente
varias facturas.
8. El da lunes de cada semana se cancela este rubro.
57
Cdula Narrativa
rea Administrativa Recursos Humanos
Proceso: Contratacin de personal.
En el caso de contratacin de nuevo personal se realiza por los motivos:
a) Creacin de un nuevo puesto de trabajo.

b) Renuncia de uno de los empleados actuales.
c) Cuando se ha decidido despedir al empleado y cubrir esa vacante.
Una vez que existe la vacante se realiza lo siguiente:
1. La asistente de gerencia se rene con el gerente y analiza si es necesaria la

contratacin.
2. Una vez de acuerdo se procede con el proceso de contratacin el cual es la

encargada la asistente de gerencia.
3. Si es seleccin interna se comunica la existencia de la vacante de una manera

verbal, si no hay muchos vacantes al menos treinta, se procede a realizar una
convocatoria en el comercio.
4. Esta convocatoria la realiza la asistente de gerencia pblica los requerimientos y

paga directamente.
5. Las carpetas de las personas interesadas son recibidas por la secretaria de turno y
son entregadas segn van entregando.
6. Las carpetas van siendo analizadas por la asistente de gerencia, selecciona al

menos diez carpetas segn su criterio y las exigencias.
7. La asistente de gerencia llama a los candidatos seleccionados y los entrevista

uno por uno.
8. Una vez seleccionado al ms apto le solicita la carpeta con:
Hoja de vida.
Copia de cdula y papeleta de votacin.
Documentacin soporte de estudios.
Record Policial.
Referencias personales y laborales.
9. Esta documentacin es archivada en una carpeta general de empleados.
10. La persona contratada es afiliada, en el primer o segundo mes, y se realiza su

aviso de entrada al IESS.
11. La asistente de gerencia realiza un contrato por un ao, el cual lee el empleado
firma y es enviado al ministerio para su legalizacin.
12. El contrato es retirado por la asistente de gerencia y es archivado.
58
Cdula Narrativa
rea Administrativa - Mantenimientos
Proceso: Control y mantenimiento de vehculos.
1. Los choferes notan la irregularidad o necesidad de mantenimiento del

camin, basados en su experiencia.
2. Comunican a la secretaria esta necesidad verbalmente, y esta entrega el

dinero estimado requerido al chofer.
3. El chofer lleva el vehculo al mecanico de confianza de la empresa.
4. La secretaria informa la novedad verbalmente al administrador.
5. El administrador queda pendiente de la hora de salida y de regreso del

vehculo.
6. El mecnico atiende el requerimiento inmediatamente, y cobra el

dinero al chofer.
7. Dependiendo del monto el mecnico entrega una factura, un recibo o

algn documento de respaldo.
8. El chofer firma y recibe la documentacin.
9. Luego revisa el arreglo, revisin o mantenimiento del vehculo.
10. Regresa al centro de distribucin y entrega la documentacin en caso

de existir a la secretaria para que realice el comprobante de egreso.
11. Con esto termina el proceso de revisin y dems de los vehculos.
59
Cdula Narrativa
rea Administrativa - Gerencia
Proceso: Tratamiento de la informacin financiera.
La Asistente de Gerencia cruza con el staff contable el valor de cada cuenta y

en el caso de existir diferencias, lo corrigen.
La informacin financiera es elaborada mensualmente por el staff contable

entregando a la Gerencia los siguientes estados financieros:
1. Estado de resultados.
2. Flujo del efectivo.
Esta informacin es otorgada al Gerente General y de esta manera se termina

el proceso de anlisis
60
3.3.2 Formato del Cuestionario de control interno administrativo
El cuestionario para tener una mayor efectividad debe enfocarse en cada componente
del control interno, es decir, que deben existir 5 cuestionarios 1 por componente.
Cuestionario Ambiente de Control correspondiente al rea Administrativa
Empresa Mayorista "DIGAS"

Cuestionario de Control Interno Administrativo
Componente: Ambiente de Control
Calificacin
N Pregunta Si No Observaciones Ref. Impacto
Bajo Medio Alto
1
La direccin conoce: la
misin, visin y objetivos?
La organizacin cuenta con
2 un cdigo de tica, o normas
de conducta?
El cargo asignado a cada
3 empleado es en base a un
proceso de seleccin?
Las metas, polticas y
4
objetivos departamentales
son definidos con apoyo de
todo el personal?
Existe un procedimiento de
llamado de atencin
5 establecido, cuando se
incumplen las normas de
comportamiento?
Los valores que la
6
organizacin desea inculcar
son transmitidos por parte de
la direccin?
Se estimula a los
7
trabajadores mediante
incentivos, cualitativos o
cuantitativos?
La direccin tiene continuas
8
capacitaciones, para que
puedan tomar decisiones de
una manera inmediata?
Dentro de la estructura
9
organizacional se tiene
definida claramente la lnea
de mando?
10 un manual de
procedimientos?
El manual de procedimientos
11 fue elaborado en base a los
objetivos de la empresa?
61
Cuestionario Valoracin de Riesgos correspondiente al rea Administrativa

Componente: Valoracin de Riesgos
Calificacin
Bajo Medio Alto
Se realiza un estudio de los

riesgos internos y externos los
1
cuales afectan la consecucin
de objetivos?
La entidad ha establecido
2 criterios para analizar los
riesgos identificados?
La empresa ha implantado
3 tcnicas para la identificacin
de riesgos presentes?
Se analizan los impactos de
situaciones anteriores que han
4
desviado a la empresa de sus
objetivos?
El anlisis de riesgos es
5 basado en tcnicas de
evaluacin administrativas?
Los riesgos detectados tienen
6 un seguimiento y son tratados
segn su importancia?
Existe un plan de
contingencia en el caso de
7 imprevistos relevantes, que
afecten de una manera severa
su funcionamiento?
Se tiene un estndar sobre
8
medicin de riesgos?
Se realiza reuniones de
direccin planificadas con el
9
fin de tratar los riesgos
detectados?
La gerencia ha establecido
quienes participarn en el
10
anlisis de riesgos internos y
externos?
62
Cuestionario Actividades de Control correspondiente al rea Administrativa

Componente: Actividades de control
Calificacin
Observacio
N Pregunta Si No nes
Ref. Impacto
Bajo Medio Alto
Existen procedimientos claros y

detallados de una manera escrita para su
1
correcta aplicacin en relacin a los
objetivos?
La empresa ha desarrollado
2 procedimientos para autorizar o aprobar
las operaciones?
Existe el manejo de un presupuesto para
3 las diferentes actividades de la
organizacin?
Los procedimientos aplicados estn
4
siendo medidos bajo algn indicador?
Se establecen los procesos en base a un
5
anlisis y planificacin previa?
Los procesos son mejorados
6 constantemente segn los objetivos de la
organizacin?
Existe una persona encargada de evaluar
7 los procesos, normas y dems polticas que
afectan el desenvolvimiento del negocio?
Se realiza controles especficos sobre las
8
actividades del staff contable?
La informacin contable es evaluada
9 peridicamente para verificar la veracidad
de la informacin?
Se han realizado anlisis que permitan
10 determinar la existencia de actividades
improductivas?
Existe la designacin de funcionarios
11
para ejercer tareas de supervisin?
Cada responsable cumple con sus
12
funciones establecidas?
Los procedimientos establecen
13 actividades de control para asegurar que se
evalu la eficiencia y eficacia operativa?
Se cuenta con un cronograma de
14 reuniones de direccin para analizar los
diferentes de temas de la empresa?
Los Activos Fijos y consumibles tienen
15
asignados responsables de su custodia?
Los procedimientos incluyen actividades
16 de control para identificar Activos Fijos
que no estn en condicin de utilizacin?
Existe un manejo adecuado del archivo
17
de la documentacin de la empresa?
Existen responsables de la custodia de los
18
documentos clave?
63
Cuestionario Informacin y comunicacin correspondiente al rea Administrativa

Componente: Informacin y Comunicacin
Calificacin
N Preguntas Si No Observaciones Ref. Impacto
Bajo Medio Alto
Dentro de la organizacin hay

mecanismos establecidos dentro de los
1
cuales se pueda procesar y recopilar la
informacin externa e interna?
Cundo se determina un problema, queja

2 o molestia dentro de la organizacin se
realiza un seguimiento documentado?
Se informa las posibles irregularidades

3 significativas oportunamente a los
directivos?
La comunicacin entre la direccin y la
4
parte operativa es horizontal?
Existe un seguimiento a los clientes para

5 conocer su satisfaccin con el servicio
prestado?
Cundo se presentan quejas de los

clientes, se realiza una evaluacin y se
6
toma una decisin para corregir dicha
falencia?
Toda notificacin o comunicacin es

7
realizada con un objetivo especfico?
El sistema utilizado por la empresa

8
entrega informacin confiable?
La informacin interna es filtrada

9
objetivamente?
Se mantiene una comunicacin adecuada

10 entre los directores y los dueos antes de
tomar una decisin?
Se realiza un acta de reunin de la

11
direccin?
Las decisiones importantes son tomadas

12 en conjunto con la direccin y los dueos
de la empresa?
64
Cuestionario Monitoreo o Supervisin correspondientes al rea Administrativa

Componente: Monitoreo o Supervisin
Calificacin
Bajo Medio Alto
Se utiliza tcnicas de supervisin, las
cuales evalen la parte cuantitativa y
1
cualitativa de cada proceso de la
organizacin?
Se comprueba saldos pendientes a

2 clientes, proveedores o empleados de una
manera escrita regularmente?
Los activos fijos son revisados

3 peridicamente, por personas externas al
departamento que corresponden?
Los datos registrados en las

4 transacciones de inventarios se comparan
con los fsicos?
Se conocen herramientas para evaluar el

5
correcto funcionamiento de la empresa?
Los informes emitidos por el sistema

sirven para determinar con facilidad el
6 cumplimiento de los objetivos
establecidos en cuanto a una parte
cuantitativa?
En las auditoras ambientales anuales se

establecen ciertas normas de seguridad las
7
cuales deben aplicarse estas son evaluadas
peridicamente por la organizacin?
Un control que demuestra deficiencias es

evaluado tcnicamente y luego corregido
8
para disminuir en el menor tiempo posible
su impacto?
9 Existe un encargado del monitoreo?
Se realiza pruebas documentadas de la

10
efectividad de los controles establecidos?
La ineficiencia de un control detectado

11
es informada de manera inmediata?
65
3.3.3 Aplicacin de los Cuestionario de Control Interno Administrativo
Una vez se han definido las preguntas especficas para cada componente se procede a
realizar la aplicacin del mismo en la empresa
Cuestionario Ambiente de Control correspondiente al rea Administrativa

Calificacin
Bajo Medio Alto
La direccin conoce: la Los objetivos, misin y
H1 Muy
1 misin, visin y 2 2 visin no estn definidos 8
Pg.81 Significativo
objetivos? claramente.
Hay polticas generales de
La organizacin cuenta
comportamiento pero no H2
2 con un cdigo de tica, o 2 2 10 Significativo
un cdigo de conducta Pg.81
normas de conducta?
especfico.
El cargo asignado a
La empresa no posee un
cada empleado es en H3
3 2 2 sistema tcnico de 7 Significativo
base a un proceso de Pg.81
seleccin.
seleccin?
Las metas, polticas y Estos componentes se van
objetivos son definidos dando segn la necesidad H4
4 0 4 7 Significativo
con apoyo de todo el y la participacin de Pg.81
personal? empleados es nula.
Existe un
procedimiento de
llamado de atencin Poco
5 3 1 2
establecido, cuando se significativo
comportamiento?
Los valores que la
organizacin desea La administracin no
H5 Muy
6 inculcar son transmitidos 0 4 difunde los valores de la 9
Pg.81 Significativo
por parte de la empresa.
direccin?
Se estimula a los
No existe una cultura de
trabajadores mediante H6
7 0 4 motivacin para el 6 Significativo
incentivos, cualitativos o Pg.81
personal.
cuantitativos?
La direccin tiene
continuas
Las capacitaciones no
capacitaciones, para que H7
8 2 2 estn dentro de los puntos 6 Significativo
puedan tomar decisiones Pg.81
de la empresa.
de una manera
inmediata?
Las decisiones de los
organizacional se tiene H8 Muy
9 2 2 directores o superiores son 9
definida claramente la Pg.81 Significativo
contrariadas por el otro.
lnea de mando?
La organizacin cuenta
Poco
10 con un manual de 4 0 1
significativo
procedimientos?
El manual de
No se realiz de manera
procedimientos fue H9
11 1 3 tcnica, sino basada en 6 Significativo
elaborado en base a los Pg.81
experiencia.
objetivos de la empresa?
Total: 3 32 36
66
Cuestionario Valoracin de riesgos correspondiente al rea Administrativa
Calificacin
Bajo Medio Alto
Se realiza un estudio de
los riesgos internos y
No hay estudios de H10 Muy
1 externos los cuales 0 3 10
riesgos. Pg.82 significativo
afectan la consecucin de
objetivos?
La entidad ha
establecido criterios para Los criterios no han H11
analizar los riesgos sido planteados. Pg.82
identificados?
La administracin no
La empresa ha
ha establecido H12
implantado tcnicas para Muy
3 0 3 mecanismos de 10 Pg.
la identificacin de significativo
recoleccin de 82
riesgos presentes?
informacin.
Se analizan los impactos

Los riesgos tomados en H13
de situaciones anteriores Muy
4 0 3 cuenta para anlisis son 8 Pg.
que han desviado a la significativo
los actuales. 82
empresa de sus objetivos?
H14
basado en tcnicas de Muy
5 3 0 8 Pg.
evaluacin significativo
82
administrativas?
No existe un
Los riesgos detectados
seguimiento a ningn H15
tienen un seguimiento y Muy
6 1 2 riesgo, ya que no existe 9 Pg.
son tratados segn su significativo
un encargado 82
importancia?
especfico.
Existe un plan de
contingencia en el caso de Los planes de
imprevistos relevantes, contingencia se Muy
7 0 3 8
que afecten de una realizan en el momento significativo
manera severa su del problema.
funcionamiento?
El personal no est
Se tiene un estndar calificado para realizar H16
Muy
8 sobre medicin de 0 3 este trabajo y no se ha 8 Pg.
significativo
riesgos? establecido la 82
necesidad el mismo.
No existen reuniones
direccin planificadas con
9 1 2 planificadas, los 5 Significativo
el fin de tratar los riesgos
riesgos no son tratados.
detectados?
La gerencia ha
establecido quienes El personal encargado H17
Muy
10 participarn en el anlisis 0 3 de estas actividades 9 Pg.
significativo
de riesgos internos y no ha sido establecido. 82
externos?
Total: 0 11 70
67
Cuestionario Actividades de Control correspondiente al rea Administrativa

Componente: Actividades de control
Calificacin
Bajo Medio Alto
Los
procedimientos
detallados de una manera escrita para H18
1 0 3 no son enfocados 10 Significativo
su correcta aplicacin en relacin a los Pg.83
a objetivos
objetivos?
especficos
Poco
2 procedimientos para autorizar o aprobar 3 0 1
significativo
las operaciones?
No hay un
Existe el manejo de un presupuesto
presupuesto solo H19
3 para las diferentes actividades de la 0 3 10 Significativo
hay restriccin Pg.83
organizacin?
de gastos.
No se tiene
Los procedimientos aplicados estn H20
4 0 3 ningn estndar 6 Significativo
siendo medidos bajo algn indicador? Pg.83
o indicador.
Ningn proceso
Se establecen los procesos en base a ha sido H21
un anlisis y planificacin previa? planificado Pg.83
previamente.
Los procesos son mejorados No se trabaja en Poco
H22
6 constantemente segn los objetivos de 0 3 una 8
Pg.83
la organizacin? mejora continua. significativo
Existe una persona encargada de Las funciones no
evaluar los procesos, normas y dems estn estipuladas Poco
7 2 1 3
polticas que afectan el en el manual de significativo
desenvolvimiento del negocio? procedimientos.
No hay un
Se realiza controles especficos sobre H23 Muy
8 1 2 encargado del 10
las actividades del staff contable? Pg.84 significativo
seguimiento.
Poco
9 peridicamente para verificarla 3 0 1
significativo
veracidad de la informacin?
Existen
actividades las Muy
10 determinar la existencia de actividades 0 3 9
cuales no son significativo
improductivas?
productivas.
Existe la designacin de funcionarios Poco
11 2 1 3
para ejercer tareas de supervisin? significativo
Se cumple a
Cada responsable cumple con sus medias las H24 Muy
12 0 3 9
funciones establecidas? funciones Pg.84 significativo
asignadas.
No existe
Los procedimientos establecen evaluacin dela
Muy
13 actividades de control para asegurar 0 3 eficiencia y 9
significativo
que se evalu la eficiencia operativa? eficacia
operativa.
Se cuenta con un cronograma de No hay un
H25 Muy
14 reuniones de direccin para analizar los 0 3 cronograma 10
Pg.84 significativo
diferentes temas de la empresa? de reuniones.
Los Activos Fijos y consumibles Esta funcin no
Muy
15 tienen asignados responsables de su 1 2 ha sido 9
significativo
custodia? sido asignada.
Los procedimientos incluyen No hay
actividades de control para identificar responsable H26 Muy
16 0 3 10
Activos Fijos que no estn en condicin directo de Pg.84 significativo
de utilizacin? Activos.
Existe un manejo adecuado del Es manejado H27 Muy
17 1 2 10
archivo de la empresa? arbitrariamente. Pg.84 significativo
Est a
Existen responsables de la custodia de H28 Muy
18 0 3 disposicin de 10
los documentos clave? Pg.84 significativo
todos.
Total: 8 6 124
68
Cuestionario Informacin y comunicacin correspondiente al rea Administrativa

Calificacin
Bajo Medio Alto
Dentro de la organizacin
Las polticas de
hay mecanismos
recepcin de
establecidos dentro de los H29
1 0 4 informacin no han 8 Significativo
cuales se pueda procesar y Pg. 85
sido establecidas por
recopilar la informacin
la direccin.
externa e interna?
Cundo se determina un
El seguimiento se
problema, queja o molestia
realiza solo si es H30 Muy
2 dentro de la organizacin se 0 4 9
totalmente grave y no Pg. 85 significativo
realiza un seguimiento
es documentado.
documentado?
Se informa las posibles
irregularidades
Se informa de una H31
3 significativas 4 0 5 Significativo
manera verbal. Pg. 85
oportunamente a los
directivos?
La comunicacin entre la
Poco
4 direccin y la parte 4 0 1
significativo
operativa es horizontal?
Existe un seguimiento a los
clientes para conocer su Se realizan encuestas Poco
5 4 0 3
satisfaccin con el servicio y preguntas directas. significativo
prestado?
Se trata de satisfacer al
Cuando se presentan quejas
cliente demasiado a
de los clientes, se realiza
veces se violan H32
6 una evaluacin y se toma 0 4 9 Significativo
estatutos o Pg. 85
una decisin para corregir
reglamentos por dicho
dicha falencia?
hecho.
Toda notificacin o
Poco
7 comunicacin es realizada 4 0 1
significativo
con un objetivo especfico?
El sistema es el T-
El sistema utilizado por la max, los informes
Poco
8 empresa entrega 2 2 entregados son 3
significativo
informacin confiable? precisos
cuantitativamente.
La informacin
La informacin interna es obtenida depende del H33
filtrada objetivamente? juicio de los directores Pg. 85
o empleados.
Se mantiene una
comunicacin adecuada La participacin del
H34 Muy
10 entre los directores y los 0 4 personal en toma de 9
Pg. 85 significativo
dueos antes de tomar una decisiones es nula.
decisin?
Ningn documento es
Se realiza un acta de H35
11 0 4 elaborado en las 6 Significativo
reunin de la direccin? Pg. 85
reuniones.
Las decisiones importantes Los dueos escuchan
son tomadas en conjunto recomendaciones pero H36 Muy
12 1 3 8
con la direccin y los la decisin es segn su Pg. 85 significativo
dueos de la empresa? criterio.
Total: 8 18 43
69
Cuestionario Monitoreo o Supervisin correspondientes al rea Administrativa

Calificacin
Bajo Medio Alto
No se evala la parte
Se utiliza tcnicas de
cuantitativa y cualitativa
supervisin, las cuales H37
de le empresa, ya que la Muy
1 evalen la parte cuantitativa 0 4 10 Pg.
supervisin est significativo
y cualitativa de cada 86
enfocada en el control y
proceso de la organizacin?
no en resultados.
Se comprueba saldos
pendientes a clientes, H38
Los saldos no son
2 proveedores o empleados de 0 4 5 Pg. Significativo
verificados.
una manera escrita 86
regularmente?
Los activos fijos son
Aunque est establecida
revisados peridicamente, H39
esta actividad por escrito
3 por personas externas al 0 4 6 Pg. Significativo
no hay un responsable
departamento que 86
directo.
corresponden?
Los datos registrados en En el sistema se trabaja
H40
las transacciones de con un valor y el conteo Muy
4 1 3 8 Pg.
inventarios se comparan con fsico con otro. significativo
86
los fsicos? (Inventarios)
No se tienen
Se conocen herramientas
herramientas H41
para evaluar el correcto
5 3 1 establecidas por la 6 Pg. Significativo
funcionamiento de la
administracin para 86
empresa?
realizar evaluaciones.
Los informes emitidos por
el sistema sirven para
determinar con facilidad el Poco
6 4 0 1
cumplimiento del objetivo significativo
establecido en cuanto a una
parte cuantitativa?
En las auditoras
ambientales anuales se Las recomendaciones o
establecen ciertas normas de control de las auditoras H42
Muy
7 seguridad las cuales deben 2 2 ambientales solo se 9 Pg.
significativo
aplicarse estas son realizan en los meses de 86
evaluadas peridicamente revisin.
por la organizacin?
Un control que demuestra
Ningn control o
deficiencias es evaluado
correccin al mismo es H43
tcnicamente y luego Muy
8 0 4 realizado de una manera 8 Pg.
corregido para disminuir en significativo
tcnica, sino en base a la 86
el menor tiempo posible su
experiencia.
impacto?
El monitoreo solo es H44
Existe un encargado del Muy
9 0 4 realizado por el asistente 10 Pg.
monitoreo? significativo
de gerencia. 86
Se realiza pruebas
Los controles cuando ya
documentadas de la Muy
10 0 4 no soportan el estado 9
efectividad de los controles significativo
actual son cambiados.
establecidos?
La ineficiencia de un
control detectado es Poco
11 4 0 1
informada de manera significativo
inmediata?
Total: 2 17 54
70
3.4 Resultado de la Evaluacin
3.4.1 Matriz de Resultados de la Evaluacin del Control Interno

Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno
Respuesta
N Pregunta Encuestas Calificacin Ponderacin
Si No
La direccin conoce: la
1 4 8 10 2 2
misin, visin y objetivos?

2 un cdigo de tica, o normas 4 10 10 2 2
de conducta?
El cargo asignado a cada
3 empleado es en base a un 4 7 10 2 2
proceso de seleccin?
Las metas, polticas y

objetivos departamentales
4 4 7 10 0 4
son definidos con apoyo de
todo el personal?
Existe un procedimiento de
llamado de atencin
5 establecido, cuando se 4 2 10 3 1
comportamiento?
Los valores que la
organizacin desea inculcar
6 4 9 10 0 4
son transmitidos por parte de
la direccin?
Se estimula a los
trabajadores mediante
7 4 6 10 0 4
incentivos, cualitativos o
cuantitativos?
La direccin tiene continuas

capacitaciones, para que
8 4 6 10 2 2
puedan tomar decisiones de
una manera inmediata?
organizacional se tiene
9 4 9 10 2 2
definida claramente la lnea
de mando?
10 un manual de 4 1 10 4 0
procedimientos?
El manual de
procedimientos fue elaborado
11 4 6 10 1 3
en base a los objetivos de la
empresa?
Total: 44 71 110 18 26
71
Respuesta
Si No
Se realiza un estudio de los
riesgos internos y externos los
1 3 10 10 0 3
cuales afectan la consecucin
de objetivos?
La entidad ha establecido
2 criterios para analizar los 3 6 10 0 3
riesgos identificados?
La empresa ha implantado
3 tcnicas para la identificacin 3 10 10 0 3
de riesgos presentes?
Se analizan los impactos de

situaciones anteriores que han
4 3 8 10 0 3
desviado a la empresa de sus
objetivos?
5 basado en tcnicas de 3 8 10 3 0
evaluacin administrativas?
Los riesgos detectados tienen

6 un seguimiento y son tratados 3 9 10 1 2
segn su importancia?
Existe un plan de
contingencia en el caso de
7 imprevistos relevantes, que 3 8 10 0 3
afecten de una manera severa
su funcionamiento?
Se tiene un estndar sobre

8 3 8 10 0 3
medicin de riesgos?
direccin planificadas con el
9 3 5 10 1 2
fin de tratar los riesgos
detectados?
La gerencia ha establecido
quienes participarn en el
10 3 9 10 0 3
anlisis de riesgos internos y
externos?
Total: 30 81 100 5 25
72
Componente: Actividades de Control
Respuesta
Si No
detallados de una manera escrita para su
1 3 10 10 0 3
correcta aplicacin en relacin a los
objetivos?
2 procedimientos para autorizar o aprobar 3 1 10 3 0
las operaciones?
Existe el manejo de un presupuesto para
3 las diferentes actividades de la 3 10 10 0 3
organizacin?
Los procedimientos aplicados estn
4 3 6 10 0 3
siendo medidos bajo algn indicador?
Se establecen los procesos en base a un
5 3 10 10 0 3
anlisis y planificacin previa?
Los procesos son mejorados
6 constantemente segn los objetivos de la 3 8 10 0 3
organizacin?
Existe una persona encargada de evaluar
los procesos, normas y dems polticas
7 3 3 10 2 1
que afectan el desenvolvimiento del
negocio?
Se realiza controles especficos sobre
8 3 10 10 1 2
las actividades del staff contable?
9 peridicamente para verificar la 3 1 10 3 0
veracidad de la informacin?
10 determinar la existencia de 3 9 10 0 3
actividades improductivas?
Existe la designacin de funcionarios
11 3 3 10 2 1
para ejercer tareas de supervisin?
Cada responsable cumple con sus
12 3 9 10 0 3
funciones establecidas?
Los procedimientos establecen
actividades de control para asegurar que
13 3 9 10 0 3
se evalu la eficiencia y eficacia
operativa?
Se cuenta con un cronograma de
14 reuniones de direccin para analizar los 3 10 10 0 3
diferentes de temas de la empresa?
Los Activos Fijos y consumibles tienen
15 3 9 10 1 2
asignados responsables de su custodia?
Los procedimientos incluyen
actividades de control para identificar
16 3 10 10 0 3
Activos Fijos que no estn en condicin
de utilizacin?
Existe un manejo adecuado del archivo
17 3 10 10 1 2
de la documentacin de la empresa?
Existen responsables de la custodia de
18 3 10 10 0 3
los documentos clave?
54 138 180 13 41
73
Respuesta
Si No
Dentro de la organizacin hay

mecanismos establecidos dentro de los
1 4 8 10 0 4
cuales se pueda procesar y recopilar la
informacin externa e interna?
Cundo se determina un problema,

queja o molestia dentro de la
2 4 9 10 0 4
organizacin se realiza un seguimiento
documentado?
Se informa las posibles
3 irregularidades significativas 4 5 10 4 0
oportunamente a los directivos?
La comunicacin entre la direccin y

4 4 1 10 4 0
la parte operativa es horizontal?
Existe un seguimiento a los clientes

5 para conocer su satisfaccin con el 4 3 10 4 0
servicio prestado?
Cuando se presentan quejas de los

clientes, se realiza una evaluacin y se
6 4 9 10 0 4
toma una decisin para corregir dicha
falencia?
Toda notificacin o comunicacin es

7 4 1 10 4 0
realizada con un objetivo especfico?
El sistema utilizado por la empresa

8 4 3 10 2 2
entrega informacin confiable?
La informacin interna es filtrada

9 4 7 10 0 4
objetivamente?
Se mantiene una comunicacin

10 adecuada entre los directores y los 4 9 10 0 4
dueos antes de tomar una decisin?
Se realiza un acta de reunin de la

11 4 6 10 0 4
direccin?
Las decisiones importantes son

12 tomadas en conjunto con la direccin y 4 8 10 1 3
los dueos de la empresa?
Total: 48 69 120 19 29
74
DIGAS
Componente: Monitoreo
Respuesta
Si No
Se utiliza tcnicas de supervisin, las
cuales evalen la parte cuantitativa y
1 4 10 10 4
cualitativa de cada proceso de la
organizacin?
Se comprueba saldos pendientes a

2 clientes, proveedores o empleados de 4 5 10 4
una manera escrita regularmente?
Los activos fijos son revisados

3 peridicamente, por personas externas 4 6 10 4
al departamento que corresponden?
Los datos registrados en las

4 transacciones de inventarios se 4 8 10 1 3
comparan con los fsicos?
Se conocen herramientas para

5 evaluar el correcto funcionamiento de 4 6 10 3 1
la empresa?
Los informes emitidos por el sistema

sirven para determinar con facilidad el
6 4 1 10 4
cumplimiento del objetivo establecido
en cuanto a una parte cuantitativa?
En las auditoras ambientales anuales

se establecen ciertas normas de
7 seguridad las cuales deben aplicarse 4 9 10 2 2
estas son evaluadas peridicamente
por la organizacin?
Un control que demuestra
deficiencias es evaluado tcnicamente
8 4 8 10 4
y luego corregido para disminuir en el
menor tiempo posible su impacto?
9 Existe un encargado del monitoreo? 4 10 10 4
Se realiza pruebas documentadas de

10 la efectividad de los controles 4 9 10 4
establecidos?
La ineficiencia de un control
11 detectado es informada de manera 4 1 10 4
inmediata?
Total: 44 73 110 14 30
75
3.4.2 Matriz de Evaluacin de Control Interno
Resultado de la Evaluacin de Control Interno

rea Administrativa
Calificacin del Riesgo:
CR = Calificacin del Riesgo

CT = Calificacin Total
PT = Ponderacin Total
CALIFICACIN DEL CT X 100

RIESGO (No) PT
CALIFICACIN DEL 71 X 100

CR =
RIESGO (No) 110
CR (No) = 64,55
CALIFICACIN DEL
CR = 100 - CR(No)
RIESGO (Si)
CR = 100,00 - 64,55
CR (Si) = 35,45
Nivel de Riesgo No Si
Riesgo Confianza
0% al 33% Bajo Alto
34% al 66% 64,55% Moderado 35,45% Moderado
67% al 100% Alto Bajo
Nivel de Riesgo = Moderado
Nivel de Confianza = Moderado
76
rea Administrativa
CR = Calificacin del Riesgo CALIFICACIN DEL CT X 100

CT = Calificacin Total RIESGO (No) PT
81 X 100
CR =
100
CR (No)= 81,00
CALIFICACIN DEL
CR = 100 - CR(No)
RIESGO (Si)
CR = 100,00 - 81,00
CR (Si) = 19,00
Riesgo Confianza
0% al 33% Bajo 19% Alto
34% al 66% Moderado Moderado
67% al 100% 81% Alto Bajo
Nivel de Riesgo = Alto
Nivel de Confianza = Alto
77
rea Administrativa


RIESGO (No)
PT

CR =
RIESGO (No)
180
CR (No) = 76,67
CALIFICACIN DEL
CR = 100 - CR(No)
RIESGO (Si)
CR = 100,00 - 76,67
CR (Si) = 23,33
Riesgo Confianza
0% al 33% Bajo 23,33% Alto
67% al 100% 76,67% Alto Bajo
78
rea Administrativa

69 X 100
CR =
120
CR (No)= 57,50
CALIFICACIN DEL
CR = 100 - CR(No)
RIESGO (Si)
CR = 100,00 - 57,50
CR (Si) = 42,50
Riesgo Confianza
0% al 33% Bajo Alto
79
rea Administrativa

73 X 100
CR =
110
CR (No)= 66,36
CALIFICACIN DEL
CR = 100 - CR(No)
RIESGO (Si)
CR = 100,00 - 66,36
CR (Si) = 33,64
Riesgo Confianza
0% al 33% Bajo Alto
80
3.4.3 Hoja de hallazgos del Control Interno Administrativo

Hoja de Hallazgos
rea Administrativa
Ref. Condicin Criterio Causa Efecto Recomendacin
La direccin de la empresa debe
La misin, visin y objetivos La direccin no ha puesto nfasis en Las acciones realizadas por la direccin El gerente debe definir y establecer por escrito la
P1 establecer claramente y por escrito
Pg.66
generales no han sido definidos la elaboracin de la misin, visin y son confusas y mecnicas sin un enfoque misin, visin y objetivos generales con la
la misin, visin y objetivos
claramente. objetivos. claro. direccin media.
generales.
El comportamiento de los
Ninguno de los encargados de la Faltas de respeto a clientes, por parte de
empleados debe ser normado por
P2 El cdigo de conducta no ha sido administracin ha puesto sus los empleados y viceversa, Realizar un cdigo de conducta y con la asesora de
Pg.66
un cdigo de conducta aprobado
elaborado. esfuerzos en elaborar normas de comportamientos indebidos de los un abogado legalizar su aplicacin en la empresa.
legalmente. (Art.64 Cdigo de
conducta especficas. empleados.
Trabajo)
El manual de proceso de La seleccin del personal debe ser La seleccin del personal est dada En la contratacin se emplea a personal Elaborar un manual especfico de contratacin
P3
Pg.66
seleccin de personal no ha sido normado por escrito y aplicado en por el criterio del asistente de no capacitado, con falta de referencia y analizando el proceso y establecer una persona
elaborado. el momento de seleccin. gerencia por la experiencia. experiencia. encargada de este proceso y una que lo supervise.
La participacin del nivel
81
La definicin de objetivos, operativo en definicin de Los empleados no conocen los objetivos, Establecer metas generales y segn estas establecer
P4 Las metas, y dems son definidos por
Pg.66
metas y polticas por reas no es objetivos, metas y objetivos es metas o polticas, y en caso de conocerlas metas, objetivos y polticas especficas con la
la asistente de gerencia y el gerente.
participativa. imperante para su colaboracin en no cumplen, y no participan activamente. direccin alta media, baja y operativa.
su cumplimiento.
Los valores de la empresa deben Los integrantes de la empresa no saben Definir valores generales y especficos, a su vez
P6 No existen valores dentro del Los valores organizacionales no han
Pg.66
ser definidos a nivel de direccin qu valores seguir y por consiguiente no empezar con la direccin media y alta y que ellos
comportamiento organizacional. sido definidos.
general y media. hay valores ticos. trasmita con palabra y ejemplo.
El trabajo no tiene ninguna Se deben plantear recompensas Los incentivos no han sido Realizar una lista en base a qu tipo de incentivos
P7 Falta de colaboracin, no ayudan al
Pg.66
recompensa ni motivacin por el econmicas y verbales para planteados dentro del modelo se pueden dar y asignar un presupuesto a dicha
cumplimiento de metas y objetivos.
cumplimiento de objetivos. motivar el trabajo del personal. administrativo actual. actividad.
Deben existir capacitaciones Las actividades realizadas dentro de la Brindar capacitaciones especficas a los empleados
P8 Los empleados de la empresa no Las capacitaciones solo se dan si son
Pg.66
constantes, al menos para los empresa son realizadas por experiencia clave de la empresa con condiciones claras para que
tienen conocimientos slidos. obligatorias.
trabajadores claves. y tienen muchas falencias. luego transmitan los conocimientos a los dems.
P9 El diagrama estructural es El diagrama estructural y funcional El diagrama estructural no ha sido Duplicidad de funciones, carga de Reestructurar el diagrama funcional y estructural y
Pg.66 confuso. debe ser claro y aplicable. elaborado tcnicamente. trabajo, no se conoce la lnea de mando. verificar su correcta aplicacin.
El manual de procedimientos debe Duplicidad de funciones, prdida de
El manual de procedimientos Asignar la elaboracin de manuales a cada jefe de
P11 ser general y especfico y debe ser El manual no se ha sido revisado ms tiempo y recursos, malestar en el personal
Pg.66
tiene muchos errores y no cubre departamento y realizar pruebas para verificar su
revisado porcada jefe de rea y por que por el asistente de gerencia. por el desconocimiento de su trabajo
todas las reas de la empresa. aplicacin.
un responsable especfico. especfico.
Hoja de Hallazgos
rea Administrativa
Componente: Valoracin de riesgos
Se debe analizar constantemente
Se debe realizar un estudio de
P1 Constantes impactos que los riesgos del negocio para Falta de estudio continuos para Incumplimiento de objetivos
riesgos anteriores, actuales, y
Pg. suceden interna y disminuir el impacto y poder el anlisis y disminucin de y metas determinados por la
posibles que se puedan dar para
67 externamente. cumplir los objetivos y metas riesgos. administracin.
tomar decisiones acertadas.
propuestos.
La gerencia y los niveles Establecer por escrito tcnicas de
P3 No se han hecho estudios Los integrantes del nivel de Falta de medicin de riesgos,
medios desconocen los evaluacin de riesgos y que cada
Pg. reales y medibles de los direccin deben conocer y aplicar por consiguiente impactos
mtodos de evaluacin de responsable las estudie, corrija y
67 riesgos de empresa. tcnicas de evaluacin de riesgos. duros para la empresa.
riesgos. aplique segn corresponda.
P4 Las metas deben ser claras y No se pueda medir el
Desviacin de objetivos por Las metas son generales y no Se deben establecer metas por
Pg. medibles para cada parte clave de desempeo de cada rea
impactos repetitivos especficas, tampoco son escrito basados en los objetivos
67 Digas basndose en los objetivos de Digas ni si se est
82
internos y externos. medibles. especficos.

especficos. trabajando ptimamente.
P7 No hay planes de Todo riesgo debe ser evaluado, Perdida de recursos, tiempo, Tener un registro documentado del
Falta de seguimiento de riesgos
Pg. contingencia en caso de documentado y disminuido nfasis en actividades seguimiento y acciones realizadas
que se han dado.
67 impactos a la empresa. mediante acciones especficas. intiles. que se hayan aplicado al riesgo.
Estudio y diseo de planes de
Los riesgos relevantes deben tener La direccin enfoca sus Impactos directos a Digas
P8 No hay estndares que contingencia por escrito para cada
prioridad, y tener un plan de actividades al desarrollo de causando prdidas
Pg. dictamen lo que aceptable riesgo relevante, estos deben ser
contingencia real para disminuir planes de disminucin de econmicas y alejamiento de
67 y no de un riesgo. tratados antes que cualquier
sus impactos. riesgo solo cuando suceden. los objetivos.
otro riesgo en reuniones.
P9 Reuniones espordicas para Los riesgos deben ser medidos en La direccin no ha Establecer estndares segn de una
No tener mtodos tcnicos de
Pg. tratar riesgos a la base de estndares definidos por establecido tcnicas claras de manera tcnica por cada uno
evaluacin de los riesgos.
67 desviacin de objetivos. cada jefe y director. evaluacin de riesgos. de los responsables de la empresa.
Se debe establecer un cronograma Las reuniones no son Que no haya un
P10 El estudio de riesgos es Realizar reuniones mensuales con
de actividades regular en el que planificadas y no hay seguimiento de los riesgos y
Pg. solo dado por la asistente toda la direccin alta y media para
uno delos puntos especficos sea participacin general para el por consiguiente impactos
67 de gerencia. analizar los riesgos.
el anlisis de riesgos. anlisis de riegos. directos a Digas.
Empresa mayorista de gas "Digas"
Hoja de Hallazgos
rea Administrativa
La asistente de gerencia ha
puesto sus esfuerzos en Que muchos comportamientos
Los procedimientos deben ser
P.1 Las polticas y realizar procedimientos no permitidos sucedan, Los procedimientos deben ser redactados
realizados por la direccin alta
Pg. procedimientos no son generales, y no ha tenido adems que existan muchos por escrito, por la direccin alta y media,
y media de la empresa de una
68 detallados ni especficos. apoyo de los dems errores en el momento de abarcando toda la empresa.
manera detallada y especfica.
integrantes del nivel alto y efectuar un procedimiento.
medio.
Se debe manejar un Las decisiones se toman
presupuesto y segn este arbitrariamente, es decir, solo
Se debe trabajar con presupuestos
P.3 No hay una planificacin analizar la necesidad del bien No existe una planificacin se enfocan en lo que es
83
establecidos para el ao y en base a esto

Pg. para el manejo de los ya que se debe brindar los de gastos mensuales, indispensable afectando al
realizar el plan de trabajo de cada
68 recursos de la empresa. bienes necesarios para el trimestrales o anuales. trabajo de empleados ya que
departamento.
cumplimiento de objetivos de no se brinda los insumos
la empresa. necesarios.
Los procesos de cada rea de No se conoce la efectividad
P.4 Se debe asignar un responsable a cada
Los procesos actuales no la empresa deben ser No existen indicadores de de un proceso, ya que no
Pg. proceso y definir los indicadores
se pueden medir o evaluar. evaluados bajo indicadores gestin. existe un control de medicin
68 necesarios.
especficos. sobre ellos.
Los procesos y Los procesos o procedimientos Ningn proceso o Existen muchos errores y
P.5 Los procedimientos o procesos deben ser
procedimientos se deben establecerse procedimiento ha sido desorden en las actividades,
Pg. realizados por escrito, y tener un periodo
desarrollan en base a la previamente al desarrollo de establecido provocando prdida de tiempo
68 de prueba, para verificar su efectividad.
necesidad del momento. una actividad. planificadamente. y recursos.
P. 6 Los procesos tienen Todo procedimiento debe ser No existe una planificacin Errores en los procesos, por Realizar reuniones participativas
Pg. errores y an as se evaluado semestralmente para enfocada a la mejora consiguiente prdida de trimestrales, y se evala los indicadores
68 contina con los mismos. mejorarlo. continua. tiempo y recursos. asignados a cada proceso.
Hoja de Hallazgos
rea Administrativa
Los procesos claves del Staff Estados financieros y procesos
No existe verificacin de los Establecer controles aplicables y
P.8 La informacin contable no es contable deben ser verificados que no tienen un respaldo y
procesos dentro del staff medibles sobre los procesos
Pg. 68 confiable. por el rea administrativa pueden ser manipulados
contable. realizados por el staff contable.
mensualmente. fcilmente.
Los empleados del nivel alto
Ningn empleado del nivel
P. 12 y medio deben ser evaluados La evaluacin por desempeo Los empleados no cumplen con Establecer controles claros sobre
medio y alto cumple con sus
Pg. 68 bajo una evaluacin de no existe en estos niveles. sus funciones establecidas. la direccin media y alta.
funciones especficas.
desempeo.
Las reuniones no tienen un
P. 14 Realizar un cronograma de
Debe haber un cronograma de fruto claro, no se evala el
Pg. 68 Las reuniones se realizan actividades anuales, Falta de un cronograma de cumplimiento de objetivos y
actividades y definir los
espordicamente sin un fin principales puntos a tratar en cada
trimestrales y mensuales con reuniones de direccin. por consiguiente no se sabe
claro. uno de estos y quien va a
84
los diferentes temas a tratar. claramente los logros o fracasos

intervenir en ellos.
de la empresa.
Establecer un inventario de todos
Los activos estn deteriorados y Cada activo fijo de la empresa Falta de un custodio para cada Prdida de recursos, prdida de
P. 16 los activos de la empresa y
solo son cambiados cuando son debe ser revisado por un activo y una revisin tcnica activos y falta de equipo de
Pg. 68 asignar un grupo a cada jefe de
inservibles. custodio especfico. de los mismos. trabajo para el personal.
rea.
Los archivos de la empresa
Desorden y prdida de
deben ser guardados Falta de un plan de archivo Establecer un manual de archivo
P. 17 Los documentos de la empresa documentacin. Dificultad en
ordenadamente y los del rea ordenado que permita revisin especfico el cual lo debe realizar
Pg. 68 son apilados arbitrariamente. caso de una revisin toca sacar
contable 7 aos. (art.94y96 de documentacin. cada responsable de rea.
todo para buscar un papel.
cdigo tributario).
Confianza excesiva en los La documentacin clave debe Sustraccin de documentacin,
La documentacin clave esta a Definir un rea especfica para el
P.18 trabajadores y falta de un ser guardada bajo llave y solo prdida de documentacin y el
manos de todo el personal archivo de documentos claves y
Pg. 68 manual de tratamiento de debe ser manejada por un riesgo de manipulacin de la
administrativo y contable. asignar responsables directos.
archivo. responsable especfico. informacin por empleados.
Hoja de Hallazgos
rea Administrativa
Los medios externos e Toda informacin proveniente del El sistema de informacin, y Que se cometan errores Establecer mecanismos claros de
P.1
internos que generan interior y exterior debe ser procesada, dems mecanismos no filtran constantemente y no se aprovechen recepcin, que filtren la informacin para
Pg.
informacin no son analizada y evaluada para tomar la informacin interna y los recursos generados de poder tomar decisiones que ayuden al
69
tratados o procesados. decisiones adecuadas. externa. informacin interna y externa. cumplimiento de objetivos.
Los problemas no son corregidos,
P.2 Los problemas internos Todos los problemas deben ser Los problemas de la empresa Determinar un proceso de seguimiento del
o corregidos momentneamente,
Pg. no son solucionados o son documentados, analizados y (internos), no tienen un manejo de problemas, ya que estos ayudan
adems se comete el mismo error
69 repetitivos. solucionados. seguimiento documentado. a la mejora continua de la empresa.
varias veces.
P.3 Las irregularidades se Las irregularidades deben ser Comunicacin verbal de Que la responsabilidad del Realizar documentos escritos con copia
Pg. mantienen sin solucin a realizadas formalmente para sustentar irregularidades y falta de tratamiento de irregularidades no para el que informa y el que recibe el
69 pesar del comunicado. su comunicacin. tratamiento documentado. es asumida por los jefes de rea. informe para sustentar el comunicado.
Las quejas deben ser tomadas por escrito,
Las quejas de los clientes Por solucionar quejas se pasan por
85
P.6 Todo empleado debe realizar los Las quejas son orales, y para evaluar a los responsables, si la queja
son atendidas violando alto las lneas de mando, procesos
Pg. esfuerzos necesarios por solucionar las directamente a la secretaria o no es muy grave se debe solucionar
polticas y procesos y se crea malestar entre los
69 quejas. directores. inmediatamente caso contrario poner en
establecidos. empleados.
consideracin del responsable.
P.9 Toda informacin relevante debe ser El criterio de los directores es
Elaboracin de informes Toda informacin obtenida no es Realizar seguimientos documentados de la
Pg. filtrada para realizar un seguimiento o aplicado sobre la informacin
no objetivos. utilizada adecuadamente. informacin relevante obtenida
69 utilizar la misma adecuadamente. obtenida y no es documentada.
La toma de decisiones gerencial debe Falta de participacin de los
P.10 La comunicacin entre Realizar reuniones para tratar estos temas
ser fundamentada en una reunin La asistente de gerencia toma empleados de nivel medio en las
Pg. gerencia y direccin segn un cronograma para crear un
donde se establezcan las mejores la mayor parte de decisiones. decisiones tomadas por la
69 media no es buena. ambiente participativo.
opciones. gerencia.
Las reuniones de direccin deben Las reuniones que se han dado No existe una consecucin de
P.11 Realizar un acta de reunin numerada y
Las reuniones de gerencia realizarse peridicamente segn no han sido planificadas y no temas tratados en cada reunin y
Pg. crear un archivo para guardar dicha
no tienen seguimiento. calendario establecido al inicio del ao cuentan con un plan de temas a no se conoce que se ha realizado y
69 informacin.
y deben tener su correspondiente acta. tratar. que no se ha realizado o cumplido.
Las decisiones deben ser tomadas por
Las decisiones La direccin media no est de Crear una poltica participativa escuchando
P.12 el responsable directo segn su No se trata los temas
significativas son tomadas acuerdo con las decisiones y permitiendo participar al menos a los
Pg. importancia, las significativas deben importantes antes de tomar una
solo por tomadas y por con siguiente empleados
69 ser tomadas en conjunto gerencia y decisin.
gerencia. deslinda responsabilidades. de la direccin media.
direccin media.
Hoja de Hallazgos
rea Administrativa
La empresa no cuenta con Definir por escrito un responsable de
P1 Es necesario definir tcnicas de Que no se tenga una idea clara de
tcnicas de evaluacin No se han definido mtodos o la evaluacin general del
Pg. evaluacin para verificar el que controles son correctamente
enfocadas en la correcta tcnicas de evaluacin. cumplimiento del control interno, y
70 cumplimiento de los controles. aplicados y cules no.
aplicacin de controles. poner un encargado para cada rea.
Que las secretarias, administrador
El nmero de clientes es de al menos
P2 Se debe realizar pruebas externas a o asistente de gerencia pudiesen
Los saldos no son verificados Confianza absoluta en el control de 100 se puede realizar cartas de
Pg. las cuentas por cobrar desviar tranquilamente fondos (lo
a los clientes. la administracin. confirmacin de saldos al menos de
70 peridicamente. cual sucedi con una empleada
5 cada mes.
aos atrs).
Establecer un archivo con una hoja
Los activos fijos no son Todos los activos fijos deben ser La gerencia no ha definido esta No se conoce el estado de los
86
P3 de responsable de revisin de los

chequeados por una persona revisados al menos trimestralmente actividad como importante, y no se activos fijos y si son reales los
Pg. activos, que el encargado de revisin
externa al departamento que por un externo independiente del ha asignado a un encargado de esta saldos en libros, tambin puede
70 sea definido por la administracin
pertenece el activo. departamento o rea revisada. funcin. causar un mal uso de bienes.
media.
El sistema trabaja con saldos con
P4 Los inventarios fsicos de El valor registrado en el sistema de Que existan desfases entre los
saldos negativos, y no hay exigencias No trabajar con saldos que no sean
Pg. tanques no son comprobados inventarios debe ser exactamente inventarios fsicos diarios y el
administrativas ni contables para iguales a los fsicos diarios.
70 con los archivos en el sistema. al del realizado fsicamente. sistema no trabaje adecuadamente.
arreglar este problema.
La direccin debe establecer las La direccin en general no ha El desconocimiento ocasiona
P5 No hay herramientas de Estableces en los manuales de la
herramientas necesarias para la definido o estudiado herramientas desvos de los objetivos ya que no
Pg. evaluacin establecidas para empresa herramientas generales y
correcta evaluacin de los para verificar la correcta aplicacin se conoce hacia donde se dirigen
70 el negocio. especificas de evaluacin.
controles de la empresa. de controles. los controles actuales.
Las recomendaciones Las recomendaciones y Asignar un responsable del
P7 Se cumple con las especificaciones Riesgo en revisiones ambientales,
establecidas por las auditoras sugerencias establecidas por la seguimiento de las auditoras
Pg. de las auditorias solo para obtener el adems de posibles multas y
ambientales son aplicadas auditora ambiental deben ser ambientales y que el mismo realice
70 permiso ambiental. accidentes.
solo en meses de revisin. aplicadas constantemente. controles regulares sobre este tema.
P8 Los controles no son Los controles son modificados por la Disear un formato de "correccin
Todo error en un control debe ser Las correcciones son
Pg. corregidos en base a un experiencia y cuando ya no pueden de un control" en base a un acuerdo
corregido y documentado. momentneas y muchos se repiten.
70 estudio tcnico. sostenerse. entre los responsables.
P9 No existen evaluaciones de la Se debe evaluar peridicamente los No hay una documentacin de la Que los controles aplicados no Realizar evaluaciones trimestrales de
Pg. efectividad de los controles controles en cada rea para efectividad de los controles cubran las necesidades de DIGAS la efectividad de los procesos,
70 actuales. verificar la efectividad del control. aplicados. y algunos sean obsoletos. mediante pruebas de cumplimiento.
3.5 Flujogramas Actuales
Flujograma Actual - Bodega
Proceso Control de Inventarios (Ingreso y Salida del Centro)
N Descripcin Operaciones Operaciones Secretaria Operaciones Cliente
Ingreso de plataforma al centro de
distribucin. Inicio 1
1
El transportista informa el nmero de
tanques y tipo de los mismos, y cuenta Ingreso
confirma con el jefe de despacho. Plataforma
En caso de confirmar el conteo: Conteo Tanques
a) Permite continuar con el
proceso
b) Informa la novedad a la No
administracin para que realice Registro novedad
Aprobar?
el descuento. y descuento
Si
El jefe de despacho registra el nombre
2 del transportista y la cantidad Registro
manualmente.
transportista y
Recepcin de la documentacin: cantidad
3 a) El transportista trae la factura y Recepcin
la gua. Factura y Gua
b) El transportista trae la factura y
la gua das despus.
La documentacin es archivada en Archivo

base a la fecha y por factura o gua de
4 remisin, la asistente de gerencia Registro hoja
registra el nmero de cargas de Excel
ingresadas en un formato de Excel.
Ingreso de los sub-distribuidores al

centro. 2 1
El jefe de despacho verifica cantidad

Conteo
de tanques y tipo de los mismos, por
Tanques Ingreso
5 consiguiente emite un papel con la
distribuidor
cantidad de tanques que se requieren,
con una firma en la parte posterior.
Emisin orden
6 El cliente recibe el papel del nmero de facturacin
de tanques. Recibe
documento
7 El jefe de despacho registra en el
formato de control de inventarios el
cliente y la cantidad de tanques vacios Registra en
recibidos. Excel.
Salida de los clientes: Verificacin
8 El jefe de despacho confirma cantidad jefe de despacho
facturada con registrada en su control
y permite salida. No
Aprobar? Solucin
Si el jefe de despacho no encuentra problemas
9 irregularidades permite salida caso Si
contrario avisa a la secretaria
novedades para su solucin. Salida del
centro
Salida de los transportistas:
10 Las plataformas son contadas con el
nmero de tanques vacios, el jefe de
despacho registra manualmente el Registra
transportista y la cantidad en el control plataforma
de inventarios.
Confirma
cantidad con
11 La asistente de gerencia al siguiente factura y cargas
da revisa, y registra en el inventario fsicas Registra Sub-
realizado en Excel. distribuidor,
transportista y
cantidad
2 Fin
87
Flujograma Actual - Comercial
Proceso Compra y Pago a Proveedores Varios
Dpto. Dpto.
N Descripcin Secretaria
Comercial
Proveedor Gerencia
Comercial
1 Al terminarse el insumo o
servicio, se informa la Inicio
novedad a la Asistente de
gerencia.
Notificacin
insumo o
servicio.
2 Revisa y realiza el pedido a

un proveedor segn el
precio, se acuerda Pedido de
Insumo o
condiciones y fecha de servicio.
entrega.
Si Confirma,
precio, valor y
Llega a
fecha de
acuerdo?
entrega.
No
3 El proveedor entrega en Se busca

caja a la secretaria la otro
documentacin respectiva, proveedor.
y el bien se entrega en
bodega o directamente en Factura y
oficinas dependiendo del Recibe
gua de
origen del mismo, este es remisin.
factura y
confirmado por uno de los gua de
remisin.
directores.
Confirma las
4 Una vez verificado el condiciones Entrega de
traspaso del bien o servicio 1 del bien o
segn los requerimientos requerimiento servicio.
establecidos el asistente de
gerencia o administrador Conforme 1
ordena su Pago inmediato. ? No
5 La secretaria realiza, la Si
retencin, el comprobante Autoriza pago en Autoriza pago
efectivo o crdito. en efectivo o
de ingreso, el cheque o crdito.
cuenta el dinero y paga al
proveedor, utiliza uno de
los cheques firmados en
blanco por el gerente. El gerente
Retencin firma cheques
Cheque en blanco para
Comprobante ahorrar
Egreso tiempo.
6 El proveedor revisa, firma
el comprobante y la Firma retencin
retencin y la secretaria y comprobante
procede a realizar el
archivo respectivo. Archivo
Registra en
7 El administrador registra el Excel el
respectivo
valor del Pago en un libro pago.
de Excel para controlar el
costo o gasto.
Fin
88
Proceso Uso de las Tarjetas de Crdito
Departamento Dpto.
N Descripcin Gerencia
requirente Comercial
1 La tarjeta de crdito es usada en los Inicio

siguientes casos:
a) Compra de llantas
b) Pequeos prstamos
c) Repuestos y mantenimientos Requisicin
vehculos verbal
d) Compras personales de los
dueos.
2 El departamento que requiere solicita
uno de estos conceptos verbalmente.
Constatan
requisicin
3 Los propietarios constatan el

requerimiento y compran el bien, por Adquieren el
bien o servicio
consiguiente reciben factura
4 Adquieren el bien o servicio, por lo Reciben
cual reciben factura y voucher. factura y
Voucher
5 Entregan la factura con o sin Voucher
a la asistente de gerencia, o no
entregan ninguno de los dos Entregan
documentos. documentacin
Si
Recibe
Entregan?
La asistente de gerencia recibe la factura y
6 factura y el Voucher. Voucher
Para terminar el proceso de compra Registra en

7 con tarjeta de crdito en el caso que se Excel.
entrega documentacin se realiza lo
siguiente:
Archivo
Registro en Excel
Archivo documentacin. No
Llegada estado
En el caso de que no entreguen la de cuenta
8
documentacin se realiza o siguiente:
Si Encuentra?
Solicita
Se espera la llegada del estado de documentacin
tarjetas de crdito, si se encuentra un
gasto relacionado al negocio, se pide
la factura y voucher a los propietarios Registro en
si encuentran entregan caso contrario No
Excel gastos
sin
igual se registra el gasto en Excel. documentos
Fin
89
Proceso Ventas
Dpto.
N Descripcin Bodega Secretaria Cliente Operaciones
Comercial
1 El cliente ingresa al
Inicio
Centro de distribucin, en
su respectivo vehculo de
carga, se verifica el Ingreso a
nmero de tanques y que DIGAS
tanques o cargas necesita. Revisin y
conteo
2 Despus del conteo fsico
se realiza una orden en un Orden de
pedazo de papel. despacho
3 El cliente aprueba el
nmero de tanques Recibe la orden y
contados por el jefe de aprueba el conteo.
despacho y recibe el papel
de orden de despacho con
la firma de autorizacin Entrega orden y
Recibe y verifica comprobante de
para facturar y se dirige a la orden de tanques pago o efectivo.
caja. y cargas.
4 El cliente debe entregar en Verificacin de

Caja: crditos o convenios.
Orden de emisin.
Cheque, depsito o
efectivo. No Autorizaciones Autorizaciones
Saldos Especiales. Especiales.
5 La secretaria de turno en 0?
revisa el papel entregado
por el jefe de despacho, Si
revisa saldos pendientes
Factura, firma Si
del cliente, en el caso de
Acepta?
tener saldos pendientes y y sello
no cancelarlos parcial o
totalmente el cliente debe No
hablar con el
administrador o asistente Se cancela
Revisa factura la venta
de gerencia para solicitar
crdito.
No
6 La secretaria procede a Acepta?
emitir la factura, firma y
pone un sello de Si
Grapa y se pone
cancelado, y entrega la sobre el escritorio. Firma y
factura para su revisin, la elabora
factura se pone en un
retencin.
costado grapada con la Archivo
orden del jefe de
despacho, se archiva la
retencin.
7 El cliente revisa su factura

si est de acuerdo firma
caso contrario pide
Muestra al jefe
rectificacin, si es el caso
de despacho.
realiza la retencin
respectiva.
Verifica y registra
inventario.
8 Muestra la factura al jefe
de despacho.
9 Confirma el nmero Autoriza

facturado con lo salida.
autorizado y registra en el
inventario
10 Autoriza la salida del Fin

vehculo.
90
Flujograma Actual - Recursos Humanos
Proceso Contratacin de personal.
Persona
N Descripcin RR.HH. Gerencia Secretaria Seleccionada
Una vez existe una vacante se realiza lo
Inicio
siguiente:
1 La asistente de gerencia se rene con el

gerente y analiza si es necesaria la Analizan Analizan
contratacin contratacin
contratacin.
No
2 Una vez de acuerdo se procede con el
proceso de contratacin el cual es la Acuerdan? 1
Si
encargada la asistente de gerencia, en caso
de no existir acuerdo se termina el
proceso. Comunica
internamente
3 Si es seleccin interna se comunica la Si
existencia de la vacante de una manera Carpetas?
verbal, si no hay muchos vacantes al
No Entrega dinero 2
menos treinta, se procede a realizar una
convocatoria en el comercio. Publica en el
comercio
4 Esta convocatoria la realiza la asistente de
gerencia pblica los requerimientos y paga Recepcin de Entrega hoja
directamente, la factura la entrega para el Paga, firma y
carpetas de vida.
archivo a la secretaria. recibe factura
2
5 Las carpetas de las personas interesadas
son recibidas por la secretaria de turno y Analiza
son entregadas segn van llegando. candidatos y
selecciona
Comprobante
6 Las carpetas van siendo analizadas por la de egreso
asistente de gerencia, selecciona al menos Llama a los
diez carpetas segn su criterio y las
candidatos.
exigencias del puesto.
Entrevista a los Archivo
7 La asistente de gerencia llama a los
candidatos.
candidatos seleccionados y los entrevista
uno por uno.
Selecciona
8 Una vez seleccionado al ms apto le
solicita la carpeta con:
Solicita carpeta
Hoja de vida. completa.
Copia de cdula y papeleta de votacin.
Documentacin soporte de estudios.
Record Policial. Archivo Entrega carpeta
Referencias personales y laborales. completa
Empieza a
9 Esta documentacin es archivada en una Genera trabajar
carpeta general de empleados. comprobante
de Ingreso en
10 Luego la persona seleccionada empieza a el IESS
trabajar despus de unas horas de
induccin.
Genera contrato
11 La persona contratada es afiliada desde el
primer da de trabajo y se realiza su aviso
Legaliza
de entrada al IESS.
contrato
12 La asistente de gerencia realiza un
contrato por un ao, el cual lee el Retira contrato
empleado firma y es enviado al ministerio
para su legalizacin. Archivo
13 El contrato es retirado por la asistente de

gerencia y es archivado.
Fin 1
91
Flujograma Actual Operaciones
Proceso Control y Mantenimiento de los vehculos
N Descripcin Operaciones Proveedor Secretaria Operaciones
Inicio
1 Los choferes notan la
irregularidad o necesidad de
mantenimiento del camin, Notan
basados en su experiencia, irregularidad
comunican la irregularidad a la
secretaria.
Comunican
verbalmente
2 Comunican a la secretaria esta
necesidad verbalmente, y esta Entrega dinero
estimado
entrega el dinero estimado
requerido al chofer.
3 El chofer lleva al vehculo al

mecanico de confianza de la Lleva vehculo
empresa.
4 La secretaria informa la
novedad verbalmente al Informa
administrador. novedad
5 El administrador queda Controla

pendiente de la hora de salida y hora salida y
de regreso del vehculo. de reingreso
6 El mecnico atiende el
requerimiento inmediatamente, Atiende
inmediatamente
y cobra el dinero al chofer.
el requerimiento
7 Dependiendo del monto el No

mecnico entrega una factura, Tiene
un recibo o algn documento de documentos?
respaldo.
Si
Factura, nota de
8 El chofer firma y recibe la venta o recibo
documentacin.
Firma y recibe
9 Luego revisa el arreglo, documentos
revisin o mantenimiento del
vehculo y retira el vehculo.
Revisa y retira
10 Regresa al centro de vehculo
distribucin y entrega la
documentacin en caso de Regresa al
existir a la secretaria para que centro
realice el comprobante de
Comprobante
egreso. Entrega de Egreso
documentos
11 Con esto termina el proceso de
revisin y dems de los Archivo
vehculos.
Fin
92
Flujograma Actual - Contabilidad
Proceso Tratamiento de la informacin financiera
Dpto.
N Descripcin Gerencia Gerencia
Contable
1 El staff contable y la
asistente de gerencia revisan Inicio
cuenta por cuenta cada fin de
mes.
Revisin Revisin
previa previa
2 Una vez revisada el staff entrega entrega
contable entrega los
siguientes informes:
3 Estado de Resultados. Estado

Flujo del Efectivo Resultados.
Anexos de cuentas Flujo
Efectivo. Recibe informes
materiales.
4 El gerente analiza y si no
entiende algn valor pregunta Analiza y
pregunta dudas
a la asistente de gerencia
5 Con esto termina el proceso

de revisin de informacin Fin
financiera.
93
3.6 Flujogramas propuestos
Flujograma Propuesto - Bodega

Proceso Control de Inventarios (Ingreso y Salida del Centro)
N Procedimiento Operaciones Operaciones Operaciones Dpto. Comercial Secretaria Cliente Dpto. contable
Ingreso de la plataforma al centro de Inicio
distribucin.
1 El transportista informa el nmero de Ingreso centro
tanques y tipo de los mismos, y cuenta
confirma con el jefe de despacho. Conteo de
En caso de confirmar el conteo:
c) Permite continuar con el proceso
tanques
d) Informa la novedad al director 2 para
que descuenten en el Pago mensual el No
nmero de tanques faltantes. Informe
94
Conforme?
novedad
2 El transportista debe entregar la
documentacin al jefe de despacho y el
debe entregar a la secretaria con firma en la Si
factura, si el transportista no entrega en el Memo
momento que llega se enva un memo de
documentacin no entrega y por Entrega
consiguiente retraso en su Pago de un da. documentacin
El jefe de despacho registra el nombre del
3 transportista y la cantidad trada en el No
Completa? Memo
formato brindado por la empresa de una
manera manual.
Si Registro datos
El jefe de despacho debe registrar en un manuales.
4 programa de control de inventarios, debe
registrar, nmero de factura, liquidacin, el Registro sistema
transportista que realiza el viaje la cantidad
y el costo de la compra. Orden de
despacho
Despus del registro debe entrega

5 inmediatamente la documentacin a la Entrega
secretaria de turno. documentacin 1
La secretaria de turno debe ingresar la
6 1
informacin en el control de guas de
remisin, luego del registro debe archivar
la documentacin en sus respectivas Ingresa
carpetas. informacin
La secretaria de turno debe ingresar la
7
informacin en el control de guas de Archivo
remisin, luego del registro debe archivar
la documentacin en sus respectivas
carpetas.
Firma y
revisin
La directora 2 debe revisar que todas las
8
facturas de compra estn pasadas al
sistema correctamente. Ingresa al
centro 2
El staff contable debe verificar que se est Verifica documentacin
9
trabajando con saldos reales en el sistema
diariamente, firmando la hoja de control de No
Autori No
inventarios lo cual respalda esta accin. Completa? 2
95
za?
Ingreso de los sub-distribuidores al Si

10
centro: Conteo de Si
tanques
Los minoristas ingresan al centro el jefe de
11
despacho en la puerta verifica que el
cliente tenga el comprobante de Pago, Ingresa
cheque o efectivo antes de dejarlo pasar.
informacin
Luego cuenta los tanques con ayuda de un
12
estibador y verifican nmero de tanques
llenos y vacos. Orden de
despacho
Confirma el nmero de tanques e ingresa
13
los datos del cliente al sistema indicando
fecha, cantidad y nmero de tanques a
Verifica cantidad
pagada con orden Trae
comprar.
factura
La orden se procesa automticamente en el Autoriza descargue y
14
sistema, por lo cual no es necesario ningn cargue
otro registro por parte del jefe de despacho,
as que procede a imprimir. Conteo
Conteo tanques tanques 3
15
Una vez el cliente ha cancelado o
solicitado crdito de la factura, trae la 3
misma para el descargue de los tanques,
con lo cual el jefe de despacho autoriza el
descargue y cargue. Pone sello
despachado
Cuentan los tanques llenos con los clientes
16 para salir del centro.
17 Salida de clientes del centro: Conteo Conteo

tanques tanques
Al salir el jefe de despacho pone un sello
en la factura de los clientes con
despachado.
Entrega orden
Salida de transportistas del centro: de despacho
18
Una vez cargada la plataforma el jefe de
despacho cuenta con el transportista los Gua de
96
tanques. remisin
19 El jefe de despacho notifica a la secretaria

verbalmente el nmero de tanques con los Muestra gua Sella
que sale el transportista. Archivo
20 La secretaria emite una gua de remisin
con el nmero de tanques y entrega al Archivo
transportista, archiva la copia.
21 El transportista para salir muestra la gua y

el jefe de despacho pone un sello de Conteo Conteo
despachado.
22 Control de
El jefe de despacho registra en el sistema
la cantidad de tanques que salen y emite inventarios
un documento al respecto y archiva.
23 Al final del da el jefe de despacho y el Firma Firma

director 2 realizan el conteo y la hoja de
control de inventarios.
Registra y
24
El director 2 registra los datos en un libro verifica datos
de Excel y verifica que esto cuadre con el
control del sistema por parte del jefe de
Fin
despacho y las existencias actuales.
Flujograma Propuesto - Comercial
Proceso de Compras y Pagos Proveedores Varios
rea Dpto. Direccin Dpto. Dpto.

N Descripcin Secretaria Proveedor Contabilidad
Requirente Comercial General Comercial
Al terminarse el insumo o servicio, se Inicio
1
llena una orden de requisicin de
servicio o producto. Requisicin
de insumos o
servicios.
Esta novedad se informa a la Directora 2
2
mediante una orden de requisicin de
insumos con firma del responsable del
Recibe y
rea requirente y firma del director 2,
97
firma la orden
con copia para cada uno.
El director 2 informa al director1 el cual Revisa y verifica.

3
debe verificar la necesidad del bien o No Memo de
servicio, si no existe termina el proceso, comunicacin
se lo hace por escrito informando la Necesidad?
novedad con copia al requirente y al
director 2(mediante un memo). Si Archivo
Anlisis
Se realiza una cotizacin, mnimo de 4
cotizaciones
4
tres propuestas analizando calidad y
precio aceptable.
Seleccin precio
Selecciona el mejor precio y calidad y calidad.
5
aceptable conforme al presupuesto, si el No
precio es muy alto se debe discutir con Revisin en
Conforme? consejo.
la direccin.
Si
1 2
6 Se habla con el proveedor, aclarando 1 2
polticas, tiempos y fecha de entrega,
Si No
3 Condiciones y Aceptan? 3
polticas de pago.
7 Si el proveedor acepta (se realiza un
contrato previo con lo acordado) las
condiciones se realiza el pedido caso Contrato de
No Si condiciones
contrario se habla con otro proveedor. 4 Acepta? 5
electrnico o
escrito
Acepta y
firma Orden de
contrato compra
Firma y enva
98
Firma y enva
8 El proveedor entrega el bien o servicio. copia
9 Se confirma condiciones de entrega, en Entrega bien Confirma

base a lo establecido previamente, sino o servicio condiciones
cumple se pide correccin o arreglo de previas.
faltas al convenio.
No
Conforme? 5
Si
10 El proveedor entrega en caja, a la Entrega en caja
respectiva secretaria toda la documentacin
documentacin.
Recibe factura y
Recibe factura y dems documentacin. 7
11
documentacin.
12
La secretaria firma, sella y entrega la Firma, sella y
copia de documentos originales al entrega 6
proveedor. documentos
13 El proveedor recibe copias de 6
documentos.
14 La secretaria archiva la documentacin Recibe

documentos
en la carpeta de facturas por Pg.ar. copias
Archivo
15 El staff contable debe revisar la
documentacin, respecto a
Revisin
documentacin completa, legalidad de documentacin y
la misma, sumilla la documentacin sumilla
para la elaboracin de la retencin, si la
docuemntacin es incorrecta se llama
al proveedor y se informa la novedad Si
para que traiga nuevamente la Elabora retencin Aprueba?
99
documentacin.
No
16 La secretaria archiva la documentacin Llama al

Archivo
completa. 7 proveedor
17 El da jueves a ms tardar
administradora revisa las facturas Tarjeta? Autoriza Pago
pendientes de Pago sumilladas y con
retencin, determina valor del Pago y
Enva copia de
realiza el cheque. Cheque? Realiza Pago orden de
compra
18 Registro de datos en la chequera, valor, Elaboracin del Voucher
beneficiario y saldo actual de chequera, cheque Recibe
adems de sumillar la factura de Pago documentos
con el valor a pagar.
Registro de datos Registro
y valor en la Asiento
19 El gerente responsable revisa firmas de chequera Firma el cheque
responsabilidad de revisin y firma el Comprobante
cheque de Egreso
8
8
20 El director 1 revisa la documentacin

completa y autoriza la elaboracin del Revisa
comprobante de egreso, el documentacin
completa
comprobante debe ser realizado por el
staff contable y debe contener el Registro
asiento contable. Asiento
9
21 El responsable del asiente pone su

firma en el rea de realizado por, y Elabora
Comprobante
contabilizado y procede a pasar la de Egreso
documentacin al director 1 para su
100
revisin el mismo firma y archiva en la

carpeta de Pago a proveedores. Archivo
22 El da viernes la secretaria debe

No
entregar toda la documentacin Entrega Confor Verifi
separando: documentaci me? ca?
La documentacin del negocio y la del
proveedor. Si
No
Si
Firma retencin 9
y comprobante
23 El proveedor revisa, firma el
comprobante y la retencin y la
secretaria procede a realizar el archivo
respectivo. Archivo
Fin
Flujograma Propuesto - Comercial
Proceso Ventas
N Proceso Bodega Cliente Dept. Secretaria

Comercial
1 Luego de recibir la orden Inicio
de facturacin del jefe de
despacho, el cliente se Revisin
acerca a caja. documentacin No
El cliente debe entregar No Solicita

Completa? Autoriza?
en caja: Crdito
1) Orden de Si
facturacin. Si
Permiso ingreso
2) Cheque o
depsito.
Conteo de Conteo de
La secretaria revisa tanques tanques
2
saldos pendientes del
cliente, si este excede el Orden de
permitido o asignado por despacho
la gerencia se solicita un
abono o Pago completo Archivo Recibe y Verifica en el
caso contrario no se entrega en sistema saldos
procede con la caja
facturacin.
Saldos?
No
3 Si el cliente no tiene Si
saldos pendientes se Cruza saldos
calcula previamente el pendientes
valor a Pagar, y se lo
solicita al cliente, si no Ingresa y
cubre el valor completo 1 forma de pago
de la factura se verifica al sistema
su saldo de crdito y si
no excede se continua Llena datos y Si
con el proceso. Cheque?
valores
No
4 La secretaria de turno Revisa Si No
ingresa los datos del virtualmente Depsito?
cliente en el sistema y en el banco
procede a la impresin No
del mismo.
Crdito?
5 La secretaria firma y Si
1
pone un sello en
elaborado y entrega al Factura
cliente. No
Entrega al
El cliente revisa su Aprueba? cliente para que
6 factura si est de acuerdo revise
firma caso contrario pide Si
rectificacin, si es el caso
realiza la retencin Retencin
respectiva.
Firma
7 La secretaria solo si la documentos
factura es totalmente
cancelada se le pone un Entrega Archivo
sello de cancelado caso documentos retencin
contrario no se lo pone, y
despus de verificar la
firma del cliente.
2
101
2
8 La copia se archiva en
una carpeta de forma
Saldo 0?
ordenada e inmediata, No
junto a la orden de venta. Si
9 Sella y firma
Si el saldo del cliente
es 0 la secretaria sella Recibe
la factura y firma caso documentos Firma
contrario solo firma.
Adjunta factura con
Adjunta la orden de orden de despacho
10 despacho a la factura y
la archiva. Archivo
Fin
102
Flujograma Propuesto - Recursos Humanos
Proceso Contratacin de personal.
Departamento
N Descripcin RR.HH. Direccin General Secretaria Candidatos
Solicitante
Una vez existe una vacante se realiza lo siguiente: Inicio
1 El departamento solicitante comunica la existencia de la vacante al director 1,
Recibe y firma
con doble copia, el mismo hace firmar y archiva. Informe
Vacante
Archivo
Archivo Entrega copia

firmada
2 El director 1 y el director general se renen y analiza si es necesaria la Realiza reunin

103
contratacin.
3 Estos analizan segn el organigrama, el presupuesto y firman la solicitud de Analizan Analizan

contratacin de personal, lo aceptan o lo niegan.
Archivo
4 En cualquier de los dos casos se procede a informar la resolucin al Memo de
departamento solicitante explicando los motivos de la decisin tomada. resolucin
Recibe No
En primera instancia el reclutamiento para la nueva vacante se empieza en Aprueban?
la parte interna de la empresa. resolucin
Si
Seleccin Interna:
5 Se comunica la existencia de la vacante mediante un comunicado en la cartelera Archivo Comunicado en
corporativa. cartelera
Recepcin Entregan en
de carpetas Secretaria
6 Las carpetas de las personas interesadas son recibidas por la secretaria de turno y
son entregadas al final del al director 1. Recibe Carpetas
7 El director 1rene las carpetas recibidas y revisa: 2 Analiza requerimientos

Actitudes que habiliten al cargo.
Capacitacin y Educacin.
Llena las hojas de
Experiencia datos generales 1
1
8 El director 1 califica todas las carpetas segn los datos generales si obtiene una
Verificacin datos
calificacin menor a 7 se termina el proceso, si no hay al menos 10 carpetas se generales
procede a realizar una seleccin externa.
Candidatos?
9 Seleccin externa: Si
No
Si no se encuentran los candidatos suficientes, o no hay candidatos se procede
comunicar la vacante mediante portales de bolsas de empleo va web gratuitas y Comunicacin
externa
en la Bolsa de Empleo del Municipio.
Recibe mails 2
10 Las personas seleccionadas pasan a ser llamadas para tener una reunin con el Confirma hora,
director 1. fecha de entrevista y
104
Realiza llamada prueba
11 El director 1 recibe uno por uno a los candidatos y llena la hoja de verificacin
de datos y pone una calificacin al final de la misma. Verificacin de Asiste a la
datos entrevista
12 Las personas seleccionadas acuden a la entrevista con el Director 1, las personas

que pasen la entrevista debern realizar: Entrega exmenes Realiza exmenes
Una prueba prctica
Una prueba psicolgica. Retira y califica
exmenes
13 Al terminar la revisin de los exmenes llena la hoja de proceso de seleccin.

Hoja de proceso
de seleccin
14 Luego se llama a verificar las referencias de las personas seleccionadas, para lo
cual se llena la hoja de verificacin de referencias.
Llama a las referencias
Verificacin de
Referencias
15 Obtenidas las calificaciones de las respectivas pruebas, entrevista y referencias
se procede a trasladar toda la informacin al informe final de seleccin.
Pasa calificaciones
Informe final de
proceso de seleccin 3
3
Los tres candidatos con las ms altas calificaciones generales son seleccionados.
16
Selecciona a los 3
mejores puntuados
Se procede a llamar a una entrevista final y se solicita que los mismo traigan son
17
sigo las carpetas completas con:
Hoja de Vida
Copia de cdula. Llama a una
Copia papeleta de votacin entrevista final
Certificado mdico emitido por un centro de salud.
Certificados de honorabilidad. Confirman da y
Certificados laborales. Solicita carpeta completa fecha
Certificados de cursos realizados.
Etc. Informa
6
descalificacin
La entrevista final es realizada por el jefe del departamento que solicita la Entrevista final y
18
105
vacante el selecciona al ms idneo para el puesto. decide el mejor

candidato
Informa candidato
seleccionado
El jefe del departamento solicitante informa al Director 1 la persona 5 Entrega carpeta al

19 4
seleccionada, y la misma entrega la carpeta con toda la documentacin. Completa? director 1
Si
Llama al candidato Solicita
Si la carpeta est completa se procede con el ltimo paso de contratacin que es con mejor opcin Cumple?
20 informacin
la orden de redaccin de contrato, en caso de no tener completa la carpeta se le
otorga el periodo de un da para traer la informacin caso contrario se llama al No
Procede a la fase de
candidato mejor puntuado que le prosigue. realizacin del contrato.
5
6
Fin
Flujograma Propuesto - Contabilidad
Proceso Tratamiento de la informacin financiera
Dir. Adm. Direccin
N Descripcin Dpto. Contable Direccin General Secretaria
Financiera Operativa
El gerente determina los puntos a tratar previamente a la reunin, estos son: Inicio
1
Cumplimiento de presupuestos.
Cumplimiento de metas y objetivos. Determina puntos a
tratar
Constatacin de los valores de los Estados Financieros.
Novedades o desviaciones administrativas o contables.
Valoracin de riesgos administrativos y contables. Reunin. Reunin. Reunin. Reunin. Reunin.
El 15 de cada mes se reune toda la direccin media y alta, as como el staff contable y la Si
2 Todos?
secretaria. Lectura acta
No anterior y
106
puntos a tratar
3 En caso de que uno de los participantes no asista se le envia un memo, y no justifica su Realiza Memo
inasistencia tendr una multa.
Utilizacin Utilizacin
4 La secretaria lee el acta anterior, y los diferentes puntos a tratar en la reunin actual. recursos recursos
5
Cada director explica en que ha utilizado el presupuesto asignado para el mes. Metas, objetivos y Metas, objetivos Metas, objetivos
riesgos y riesgos y riesgos
6 El staff contable verifica la veracidad de la informacin presentada. Determina y trata
riesgos altos
7 Cada uno explica cumplimientos y riesgos detectados, tratados o posibles.
Evala desempeo
8 Gerencia determina los riesgos altos para tratarlos en conjunto. Establece No
nuevas Adecuado?
9 El gerente evala el desempeo de los diferentes actores en caso de notar desviaciones metas
significativas pide explicacin del por qu y se establecen metas con tiempos. Si

Evala veracidad
10 El gerente analiza con los presentes la veracidad de los estados financieros. estados financieros
Redacta todo
lo tratado en
una nueva acta
La secretaria redacta todo lo tratado durante la reunin al terminarse pasa el acta para
11 que revisen y firmen todos los participantes. Firma Firma Firma Firma Firma
12 La secretaria archiva el acta en su carpeta con esto termina el proceso. Fin

Flujograma propuesto - Operaciones
Proceso control y mantenimiento de los vehculos
Dpto. Dpto.
N Descripcin Operaciones Proveedor
Contable
Operaciones
Comercial
Inicio
1 En la maana el director 2, revisa las condiciones de los camiones llenando la
Revisa
hoja de control de unidades en conjunto con el chofer. Condiciones
Revisa
Condiciones
Ambos revisan:
Control de unidades:
Estado de las llantas. - Llantas
Nivel de Aceite. - Estado general
El refrigerante. - Extintores y otros
El combustible disponible.
Nmero de Kilometraje.
Firma Firma
107
Estado general del vehculo, rayaduras, golpes, u otros. documento

documento
Estado del extintor. do do
2 Al terminar la revision ambos firman el documento. Revisa hoja

estndar
3 El director 2 debe verificar con la hoja estndar del control de unidades y
determinar los mantenimientos o controles necesarios. Control No
inmediato?
4 Si existe algn mantenimiento o control para el respectivo da se deben tomar
Si
dos acciones:
Evala Evala
solucin solucin
a) En el caso de ser un problema urgente, se debe evaluar el tipo de problema
con el chofer y determinar lo solucin inmediata.
Planifica revisin
b) En el caso de ser una revisin rutinaria se planifica, se lo realiza el da de
anterior a pico y placa o el fin de semana. Requisicin de
bienes o servicios
5 No
Una vez determinada la necesidad se realiza la requisin de bienes o servicios. 2 Aprueba?
6 El director 1 recibe la requisin y el control de unidades revisa y firma 1 Si

aprobando o negando la misma. 1
Acuerdan Acuerdan
7 El director 1 acuerda con la mecnica la hora de recepcin, salida y tipo de hora, obra y hora, obra y
dems. dems.
revisin o mantenimiento.
Memo de
2 respuesta
Informa
El director 1 informa mediante mail este requerimiento al staff contable y el mediante mail
8 mismo realiza una orden de compra. Orden de
108
compra
El staff contable enva la orden de compra al director para que firme el y Firma Firma
documento documento
9 tambin el jefe de rea. do do
Lleva y
entrega carro
El director 2 entrega al chofer la orden para que lleve el camin y entregue al y orden
10 proveedor la orden para que realice lo especificado y acordado en la misma. Realiza lo
estipulado en la
orden
El proveedor realiza solo lo estipulado en la orden.
11
Llama a
La directora 1 llama al proveedor a confirmar fecha y hora de retiro del Revisa trabajo confirmar obra
12 vehculo. realizado y retira
Una vez terminado el trabajo de la mecnica el camin es retirado por el Regresa y

13 chofer, mismo debe revisar el trabajo realizado estipulado en la orden de firma hora de
compra. ingreso
Una vez retirado el vehculo el chofer debe regresar inmediatamente al centro

Fin
14 de distribucin y debe firmar la hoja de ingreso del vehculo.
3.7 Sistema Propuesto de Control Interno Administrativo
3.7.1 Diseo del Ambiente de Control.
1. Establecimiento del cdigo de conducta.

rea: Administracin
Sistema actual Sistema Propuesto
No existe un 1. Cdigo de Conducta de DIGAS - Administrativo

cdigo de
conducta. 1.1 Introduccin
Es un elemento del ambiente de control el cual hace conocer

a los empleados el cmo comportarse y qu deben demostrar
ante los dems como representantes de DIGAS.
El cdigo hace nfasis en que toda accin que no est dentro

del mismo o no este clara antes de ser realizada deben ser
consultadas y si se tiene alguna duda de que no es correcto o
va contra el cdigo de conducta es mejor no realizarla.
1.2 Uso de los bienes
El uso de los bienes de la empresa deben realizarse bajo

autorizacin de uno de los directores, sin embargo se debe
realizar un documento por escrito y sustentar la autorizacin
con un documento legal como un cheque o una letra de
cambio, ya que la prdida del bien debe llevar un tratamiento
legal y si no existe documentacin es responsabilidad directa
del director.
1.3 Comportamiento con los clientes
Empleados hacia clientes:
Los clientes son la parte ms importante de la empresa, todo

empleado debe tratar amablemente al cliente, debe trabajar
segn el tiempo estndar determinado, si el cliente decide dar
una propina al empleado, la misma es voluntaria, el empleado
la puede recibir pero no puede exigir un valor especfico, ni
trabajar en contra de los estndares y calidad establecidos
dicho comportamiento ser tratado como falta leve con
llamada de atencin la primera vez, en segunda vez con
descuento del 8% del rol y memo al ministerio de trabajo y la
tercera puede ocasionar el despido del empleado.
Si el cliente tiene una queja acerca del trabajo de un

empleado, el empleado involucrado no puede discutir con el
109
cliente, debe hablar con la direccin y solo la direccin puede
arreglar el problema, esta debe investigar y evaluar
justamente la queja, si esta tiene fundamento se procede a
enviar un memo el cual puede ser leve, medio o grave.
El empleado no puede insultar ni agredir fsicamente al

cliente, dicha accin amerita despido inmediato.
Direccin hacia clientes:
La direccin debe respetar, cuidar y tratar amablemente al

cliente, ya que es uno de los pilares de la empresa perder
a un cliente es alejarse de los objetivos de la empresa.
Las quejas directas deben ser tratadas en la sala de

reuniones directamente con el cliente, no en exteriores.
Los directores no pueden gritar, hablar malas palabras,

insultar o agredir fsicamente a un empleado.
El director 1 es el encargado directo de solucionar

problemas en conjunto con el director 2.
La Direccin general no puede influir, ni emitir criterio

sobre las decisiones tomadas por la direccin sin antes
analizar el caso con ambos directores.
En discusiones con la direccin, se debe investigar el

inconveniente y segn la gravedad se debe enviar el
memo o la respectiva amonestacin.
El incumplimiento por parte de los directores, amerita

memo, descuento del 8% del sueldo y el mismo
tratamiento que cualquier otro empleado.
1.4 Las funciones de los directores:
Los directores son los encargados de difundir el cdigo de

comportamiento a cada componente de la empresa, sus
funciones principales son:
Cumplimiento integro del cdigo de comportamiento y

polticas generales.
Siempre actuar o dar instruccin en base a normas de
comportamiento.
Impedir las violaciones al cdigo de conducta, polticas o
leyes y fomentar un ambiente de trabajo participativo y
con amplia comunicacin y solucin de inquietudes de
posibles acciones que violen lo estipulado en el cdigo,
polticas o leyes.
110
1.5 Las atribuciones a los empleados:
Los empleados son fundamentales en el funcionamiento de la

organizacin, se debe tratar a los mismos de una manera
cordial y respetuosa.
1.5.1 Los empleados deben:
Comunicar inmediatamente cualquier irregularidad que

observen en cualquier proceso de la organizacin al superior
inmediato.
No pueden saltar la cadena de mando en ningn momento, a
menos que el problema sea totalmente grave y lo amerite.
Cualquier acusacin debe ser real, no se acepta acusaciones

falsas esto es una falta grave a la integridad de las personas y
si esto se da el empleado es amonestado con un memo de
falta grave y con multa del 8% del sueldo.
El trato con los compaeros de trabajo debe ser de respeto,

las agresiones personales ameritan al despido inmediato del
responsable, agresiones verbales a un memo de falta grave;
cualquier problema o abuso de un superior o trabajador debe
ser comunicado a la direccin general para su respectiva
investigacin.
Usar el manual de funciones, en cualquier actividad que

realicen, las actividad que no estn, estipuladas deben ser
informada al superior inmediato.
Cuidar su imagen y la de la empresa, lo contrario queda

totalmente prohibido con derecho a despido:
Llegar en estado etlico al puesto de trabajo.
Faltar el respeto verbal o fsicamente a los dueos o

directores.
Difundir informacin confidencial de la empresa.
Utilizar los bienes de la empresa sin previa

autorizacin.
Sustraer bienes de la empresa.
Tomar, fumar, o usar estupefacientes ilegales dentro

de la empresa.
Agredir verbal o fsicamente a un cliente.
111
2. Organigrama propuestos para DIGAS
2.1 Organigrama estructural propuestos para DIGAS por cargos
Director General
Director 1 Director 2
Staff Contable Servicio Transporte
Secretaria 1 Jefe de Despacho
Chofer 1
Estibador 2
Chofer 2
Estibador 3
Estibador 4
Estibador 5
Estibador 6
Guardia Noche
El objetivo principal en el organigrama estructural es definir un jefe directo, y

responsable de cada rea para que los empleados tengan clara su lnea de mando y se
pueda controlar a cada uno de ellos.
112
2.2 Organigrama estructural propuestos para DIGAS por departamentos
Diagrama Estructural por Departamentos Propuesto
DIRECCIN GENERAL
DIRECCIN ADMINISTRACION
DIRECCIN OPERATIVA
Y FINANCIERA
Dpto. de Operaciones
Dpto. Recursos Dpto. Dpto.
Humanos Comercial Contable
Mantenimiento Vehicular
Ventas
Despacho clientes y
transportistas
Adquisiciones
Bodega
3. Reestructuracin de las funciones principales de DIGAS
Funciones principales de los integrante de DIGAS

Direccin General
Situacin Actual Situacin Propuesta
Realizar reuniones con el staff Se mantiene.
contable y el servicio de transporte.
Comprar los bienes con tarjetas de Se elimina.
crdito a su discrecin.
Cumplir los acuerdos en juntas
No existe.
administrativas.
No existe. Desarrollar en conjunto con el nivel
medio objetivos y metas.
No existe.
Revisar cumplimiento de objetivos
113
generales.
No existe. Verificar cumplimiento de metas de
los diferentes departamentos.
No existe. Desarrollar un manejo ordenado de
administracin.
No existe. Controlar las acciones de los
directores del nivel medio.
Negociar prstamos con los bancos. Se mantiene.
Negociar con Eni S.A, transportistas, Se mantiene.
y otros proveedores principales.
No existe. Preparar las reuniones de gerencia.
Director 1
Contrato, control y responsable de Se mantiene.
RRHH.
No existe Estudios, planes y evaluacin de
mercadeo.
Envo de informes semanales a la Se mantiene.
DNH.
Revisin y comprobacin de los Se mantiene.
estados financieros con el Staff
contable.
Elaboracin, revisin y control de Se elimina.
los Pagos a los transportistas,
proveedores, anticipos empleados,
anticipos propietarios y dems
manejos de Pagos.
No existe. Seleccin y aprobacin de las
cotizaciones, requisiciones y
evaluacin de los presupuestos por
reas.
No existe. Evaluacin del control y evaluacin
del control interno general.
Revisin de los arqueos de caja del Control sobre la evaluacin del
114
primer turno. control interno contable.
Revisin de los inventarios diarios. Se elimina.
Revisin de los crditos, gastos, Se elimina.
ingreso en el sistema de las facturas
de compras, facturacin de ventas.
Responsable de la compra y control Se elimina.
de los suministros de la empresa.
Director 2
Depsito, registro y cuadre de Se mantiene.
bancos. Arqueo de caja del medio da y
Arqueo de caja final. final.
No existe. Control operativo de transporte y
despacho.
Revisin de los gastos del da en el Revisin de gastos del da con los
cuaderno. comprobantes de egreso.
No existe. Revisin de los arqueos de caja del
primer turno.
No existe. Revisin de los inventarios diarios.
No existe. Revisin de los crditos, gastos,
ingreso en el sistema de las facturas
de compras, facturacin de ventas.
No existe Responsable del control de los
suministro de la empresa.
No existe. Diseo de estndares para las reas
operativas de relevancia.
No existe. Evaluacin del cumplimiento de los
estndares del rea operativa.
Control sobre el jefe de despacho,
No existe.
revisin quincenal de los
inventarios fsicos.
No existe.
Control de los vehculos y la
realizacin de sus hojas de
supervisin.
115
Jefe de despacho
Autorizacin ingreso y salida de Se mantiene.
distribuidores.
Autorizacin ingreso y salida de Se mantiene.
transportistas.
Control y manejo de inventarios de Se mantiene.
GLP.
No existe. Control, sancin y permisos sobre
los estibadores y choferes.
Elaboracin de las autorizaciones de Elaboracin de las ordenes de
despacho. despacho pre numeradas.
No existe. Ingreso en el sistema de las facturas
de compras.
Departamento contable
Elaboracin mensual de los estados Se mantiene.
financieros.
Declaracin impuestos mensuales y Se mantiene.
anuales.
Cumplimientos con el SRI, Se mantiene.
formularios del ministerio de
relaciones laborales. Cumplimiento de normas y
No existe. polticas contables.
Elaboracin de las polticas
No existe contables para cada cuenta.
Elaboracin de presupuestos.
No existe. Elaboracin de informes anuales y
No existe. mensuales de evolucin de
presupuestos.
Diseo del sistema de control
No existe. interno contable.
Evaluacin y control del sistema de
No existe. control interno contable.
116
Constataciones fsicas de activos e
No existe. inventarios.
Apoyo sobre las actividades
No existe. administrativas.
4. Polticas de contratacin actuales y propuestas
Polticas de Contratacin
Los empleados son en su mayora Se mantiene.
recomendaciones.
El ingreso de los empleados es en El ingreso de los empleados debe
base a criterio de la asisten de ser en base al cumplimiento de los
gerencia. requerimientos del puesto, sin
discriminacin y objetivamente.
Se mantiene
Los empleados para su contratacin
deben traer su carpeta con: Se mantiene.
Hoja de vida con foto. Se mantiene
Record Policial. Se mantiene.
Tres referencias de honorabilidad. Se mantiene.
Tres referencias laborales. En el caso de los directores, deben
No existe. tener ttulo de tercer nivel o al
menos haber egresado de la
universidad, en el caso de los
estibadores, secretarias y choferes
deben ser bachilleres, o en su
defecto tener un nivel profesional
alto en el campo que se
Exmenes mdicos a la fecha por un desempean.
centro de salud. Se mantiene.
No existe.
Se llama a todas las referencias, se
pregunta nivel de honorabilidad,
cumplimiento, compromiso con el
117
puesto de trabajo, puntualidad,
No existe. efectividad en su trabajo.
Se da tres das de induccin
remunerada para verificar
capacidades y conformidad del
No existe. empleado con el puesto.
Para los puestos de: direccin, jefe
de despacho y secretarias se debe
constatar lugar de residencia
visitando su domicilio y para los
Se elabora un contrato de trabajo dems solo telefnicamente.
inmediatamente a travs del staff Se mantiene.
contable.
La asistente de gerencia ingresa al
empleado al IESS con el respectivo Se mantiene.
puesto en el que se desempea desde
el primer da de trabajo.
No existe.
El staff contable debe firmar el
aviso de ingreso del empleado,
verificando exactitud en puesto,
inicio, y sueldo.
5. Acciones disciplinarias, controles y motivaciones para la Direccin
Acciones disciplinarias y de control para la Direccin

No existe. Los directores deben cumplir a cabalidad sus funciones.
En caso de incumplimiento a las disposiciones se procede a
la emisin de un memo, este lo deben contestar
especificando porqu no han cumplido sus funciones.
Los directores no pueden realizar otras funciones diferentes
a las establecidas por la direccin general.
La primera desviacin a lo establecido en el cdigo de
conducta y en sus funciones es una amonestacin verbal, la
118
segunda una amonestacin con memo y 8% de descuento al
sueldo, al igual que la tercera, en caso de una cuarta
dependiendo de la gravedad se procede a descuento y visto
bueno.
Semestralmente se debe tomar pruebas para saber si los
directores conocen en profundidad sus funciones, los
aspectos generales de las actividades que controlan, adems
de preguntas sobre los cursos realizados durante el ao, en
caso de tener una calificacin inferior a 7 tendrn una
segunda oportunidad y ltima oportunidad siendo esto
motivo de despido.
Motivaciones para la Direccin
No existe. El cumplir con lo dispuesto a la direccin y el cumplimiento
de las metas y objetivos tiene los siguientes bonos.
Para objetivos y metas mensuales US$200.00
Para objetivos y metas trimestrales US$500.00
Para objetivos y metas anuales US$1000.00
No existe. La direccin media y alta debe tener por lo menos tres
capacitaciones al ao las cuales cubre el 100% la empresa.
Los costos deben ser mximo de US$1000.00 para las tres
capacitaciones. Los cursos deben ser buscados por los
directores medios y aprobados por la direccin general.
Cronograma de direccin y control general

No existe. Las reuniones deben realizarse trimestralmente para
analizar:
Cumplimiento de objetivos y metas mensuales.
Cumplimiento de objetivos y metas trimestrales.
Evaluacin de presupuestos.
Evaluacin de estados financieros mensuales, trimestrales y
anuales.
Las reuniones deben ser entre el 15 y 18 despus del tercer
mes.
Las actas deben ser realizadas por la secretaras y firmada
119
por todos los asistentes.
La asistencia es obligatoria para la direccin general,
direccin media, staff contable y secretaria.
El responsable de la asamblea es el gerente general.
6. Definicin de objetivos y estrategias
Objetivos Generales
Objetivo general:
Conseguir un posicionamiento Se mantiene
estable en el mercado, mismo que
de una confianza a la empresa para
continuar con un crecimiento
constante.
No existe. Estrategias:
Definir los objetivos por nivel de
actividad y operacionales para el
cumplimiento del objetivo general.
No existe. Objetivo secundario:
Mejorar procedimientos y
optimizar el uso de recursos de
No existe. DIGAS.
Estrategias:
Obtener un grupo de trabajo
profesional, competente y confiable
para trabajar en equipo y que cada
uno se encargue de difundir lo que
No existe. necesita la empresa.
Objetivo secundario:
Proporcionar todos los
requerimientos que los diferentes
distribuidores minoristas
necesiten, sin que estos desven los
No existe. objetivos organizacionales.
Estrategias:
120
Establecer los requerimientos
primarios, medios y bajos, analizar
cuales se pueden lograr y no afectan
negativamente al trabajo normal de
Objetivos secundarios: DIGAS.
Conseguir clientes para los Estrategias:
servicios que brinda la entidad. Realizar una investigacin de
mercado, determinar posibles
clientes, asignar un responsable y
Objetivo secundario visitar para ofrecer los servicios de
Construir una edificacin la entidad.
adecuada en base en las normas Estrategias:
establecidas en la DNH y el Conseguir un arquitecto certificado,
Municipio. realizar varias cotizaciones del
trabajo que se necesita y conseguir
Objetivo secundario los recursos para la construccin.
Mantener las ventas de GLP Estrategias:
domstico en un promedio de 5000 Adquirir una plataforma de medio
cilindros diarios. uso calificada por la DNH.
Adquirir 1000 tanques para
abastecer la demanda y el trnsito de
los GLP.
Trabajar con la asociacin de
minoristas para implementar valores
agregados al servicio de venta de
Gas a domicilio y en Bodega.
Definicin de los objetivos por nivel

Definicin de los objetivos por nivel.
No existe. Nivel alto (Direccin General)
Establecer un control efectivo sobre los
directores.
Estrategias:
121
o Establecer metas cuantitativas y cualitativas a los
directores.
o Realizar evaluaciones trimestrales para verificar
cumplimiento de objetivos y metas.
Enfocar los esfuerzos de DIGAS al
cumplimiento de estrategias generales.
Estrategias:
o Establecer un presupuesto con el fin de asignar recursos
para cumplir las estrategias establecidas por la direccin.
o Establecer lmites de tiempo para el cumplimiento de
estrategias generales.
Objetivos operacionales:
No existe.
Proteger celosamente los activos o bienes de la
empresa.
Estrategias:
o Establecer un responsable para realizar revisiones
espordicas de inventarios y bienes de la empresa.
Verificar que los procesos aplicados en cada
departamento conduzcan a los objetivos de la
empresa.
Estrategias:
o Establecer metas para cada departamento de la empresa.
o Disear medidas de desempeo.
o Definir estndares de aceptacin.
No existe. Objetivos de cumplimiento:

Mantener las obligaciones tributarias,
laborales y municipales al da.
Estrategias:
o Realizar una planificacin de pagos y poner das lmites
para su realizacin.
o Mantenerse en constante actualizacin legal para
conocer todos los cambios y obligaciones del negocio a
tiempo.
122
3.7.2 Diseo de la evaluacin de riesgos administrativos
Establecimiento de riesgos externos.

Situacin Situacin Propuesta
Actual
No existe. La administracin va a definir y a calificar el riesgo de la siguiente
manera, y luego asignar el responsable para analizar y crear planes
para disminuir el impacto en DIGAS:
Riesgo Calificacin
Alto 7-10
Medio 4-6
Bajo 1-3
Instructivo para llenar y evaluar la matriz de riesgos externos

En el campo Riesgo se coloca el riesgo detectado.
En el campo Calificacin se coloca en base a la siguiente escalafn:
o Bajo.- De 1 a 3
o Medio.- De 4 a 6
o Alto.- De 7 a 10
En el campo Responsable se coloca la persona encargada de
realizar las estrategias para reducir el posible impacto del riesgo
detectado.
Formato de Matriz de riesgos externos:

Riesgo Calificacin Responsable
Ejemplo de cmo llenar la matriz de riesgos externos

El negocio se encuentra
condicionado por Eni Gas 7 Director 1
S.A
DNH controles progresivos
e informes diarios y 4 Director 1
mensuales.
123
Establecimiento de riesgos interno
Situacin Situacin propuesta
actual
No existe. Los riesgos internos se van a medir de la misma forma que los riesgos
externos.
Instructivo para llenar y evaluar la matriz de riesgos internos

En el campo Calificacin se coloca en base a la siguiente escalafn:
o Bajo.- De 1 a 3
o Medio.- De 4 a 6
o Alto.- De 7 a 10
detectado.
Propuesta de matriz de riesgos internos:
Ejemplo de matriz de riesgos internos

Normas y polticas no
8 Director 2
comunicadas.
Doble mando, no se respeta la
lnea de mando debido a la 8 Director 1
falta de comunicacin.
Las estrategias deben ser realizar en un periodo de tiempo no mayor a

1 mes, se las deben tratar en una reunin con la direccin general,
media y staff contable; analizar en profundidad las propuestas y elegir
las mejores o dar ms posibilidades de disminucin de impacto.
124
3.7.3. Diseo de las actividades de control para el rea administrativa
Controles sobre la Direccin General

Control Actual Control Propuesto
No existen. Establecer planes de trabajo los cuales deben ser tratados

en las reuniones de gerencia.
Controlar fechas y cumplimientos del staff contable en
relacin a obligaciones tributarias, aplicacin del control
interno contable y presentacin oportuna de los estados
financieros.
Definir cronogramas de trabajo sobre las actividades de
todos los directores.
Realizar listas de chequeo para verificar el cumplimiento
de las metas y objetivos departamentales.
Establecer metas cuantificables en valores o porcentajes
para verificar la efectividad del trabajo realizado por la
direccin.
Hacer seguimientos documentos sobre los acuerdos de
cumplimiento de cada rea y medir peridicamente su
avance.
Verificar cumplimientos generales del departamento
contable a travs de una lista de chequeo.
Para el control del staff contable el Director 1 debe llenar la Lista de Chequeo del
Departamento Contable como se detalla en el instructivo.
125
Lista de chequeo del Departamento Contable
N
MENSUAL
Fecha Fecha Firma Firma
Nro. Detalle Si No
Mxima Presentacin Responsable Revisin
1 Elaboracin del formulario 103 8 de cada mes
2 Elaboracin del formulario 104 8 de cada mes
3 Elaboracin del Estado de Situacin Econmica 10 de cada mes
4 Elaboracin del Estado de Flujo del Efectivo 10 de cada mes
5 Elaboracin del Estado de Situacin de Financiera 10 de cada mes
126
6 Elaboracin del Balance de Comprobacin 10 de cada mes

7 Rol de Pagos Acumulados 10 de cada mes
8 Rol de Provisiones Acumulados 10 de cada mes
9 Roles Individuales 31 de cada mes
10 Anexos REOC 8 de cada mes
ANUAL
Fecha Fecha Firma Firma
Nro. Detalle Si No
Mxima Presentacin Responsable Revisin
11 Elaboracin Formulario del Dcimo Cuarto 10 de agosto
12 Elaboracin Formulario del Dcimo Tercero 10 de diciembre
13 Elaboracin Formulario de Utilidades 10 de abril
14 Anexo ROC 9 de enero
15 Formulario 102 10 de febrero
Observaciones:
Instructivo dela Lista de Chequeo del Departamento Contable
1. En la seccin de controles mensuales el Director 1 debe marcar con una X, Si en

el caso del cumplimiento de la fecha de presentacin caso contrario marcar No.
2. Si marca No debe llenar en el campo Fecha de Presentacin el da en que fue

entregado el trabajo.
3. En el campo firma del responsable debe firmar el encargado del rea Contable.
4. En el campo firma de revisin debe firmar el Director 1.
5. El mismo procedimiento se replicar a los controles anuales.
6. En el campo observaciones se debe registrar las novedades o irregularidades por

parte de cualquiera de las dos reas.
Revisiones directas o administrativas

Cobranzas
Mientras el cliente no cancele, no Se mantiene.
se coloca el sello de cancelado.
Verificacin del archivo ordenado Se mantiene.
de facturas de compras segn
nmero de cheque.
Elaboracin de un archivo respaldo Se mantiene.
de confirmacin de suma de
cheques pagados a Eni.
Firmas de responsabilidades en Verificacin de las firmas de
algunos comprobantes. responsabilidad en los comprobantes
de egreso.
Confirmar la elaboracin de Confirmar la elaboracin de
comprobantes de ingresos solo para comprobantes de ingreso para todos
transferencias entre bancos. los depsitos, transferencias y dems
ingresos en las cuentas bancarias.
Comprobar elaboracin de Se mantiene.
comprobantes de egreso para
cheques, efectivo o transferencias. Se mantiene.
Cotejar exactitud matemtica del Se mantiene
127
arqueo de caja.
Comprobar el registro manual de Contrastar estados de cuenta bancarios
los ingresos por concepto de venta con depsitos realizados y recibos de
gas (activos). venta de tanques de gas (activos).
Depsitos ntegros cada dos das Verificar el registro en el cuaderno de
sobre las ventas de gas (activos). los gastos pequeos como control de
caja chica.
Verificar el registro en el cuaderno
de todos los gastos pequeos.
Recursos Humanos
No existe. Las convocatorias de seleccin interna
deben ser realizadas en las carteleras
de la institucin.
Se solicita los documentos que Se mantiene.
respalden la hoja de vida de los
trabajadores.
No existe. Se debe diligenciar la hoja de
verificacin de referencias.
No existe. Se debe tomar pruebas tcnicas y
psicolgicas.
No existe.
El departamento que requiere el
personal debe realizar una solicitud
por escrito al Director 1.
Antes de la aceptacin se debe realizar
El Gerente General decide la
una reunin entre el Director 1 y el
contratacin segn su criterio.
Director Gerencial verificando la
necesidad del puesto y el presupuesto
para el mismo.
128
La verificacin de referencias se debe realizarse en base al siguiente documento:
Departamento de Recursos
Empresa Humanos
Mayorista DIGAS
Verificacin de Referencias
Fecha: ______________________________________________________________
Nombre del candidato: _______________________________________________
Datos de quien suministra las referencias:

Nombre:
_________________________________________________________________
Cargo:
________________________________________________________________
Empresa:
________________________________________________________________
Telfono: -
________________________________________________________________
Datos generales:
Fecha de ingreso: __________________ Fecha de retiro: __________________
Cargo desempeado: ______________________________________________
Motivo de Retiro: ___________________________________________________
Concepto General:
Desempeo: B ________ R _________ M _________
Explique: ___________________________________________________________
Relaciones con superiores: B ________ R _________ M __________
Explique: __________________________________________________________
Relaciones con compaeros: B ________ R _________ M _________
Explique:___________________________________________________________
Calidad de trabajo: B ________ R _________ M__________
Explique: __________________________________________________________
Cumplimiento responsabilidades: B _______ R _________ M _________
Explique: ___________________________________________________________
Observaciones:_______________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Aspectos a mejorar: _________________________________________________
Lo volvera a contratar: SI: _________ NO: __________
Explique: __________________________________________________________
Instructivo de documento: Verificacin de Referencias
1. El Director 1 es el encargado de llenar manualmente este formulario.
2. En el campo fecha se registra el da que se inicia las llamadas de verificacin de

referencias.
129
3. En el campo Nombre se registra el nombre del aplicante a la vacante existente.
4. En el campo Datos de quien suministra la informacin, se coloca llena los

campos: Cargo, Empresa y Telfono de quien nos proporciona la informacin.
5. En el Datos generales se registra toda la informacin del trabajo anterior,

contempla: Fecha de ingreso, Fecha de retiro, Cargo desempeado y Motivo de
Retiro.
6. En el campo Concepto General se registra la informacin correspondiente al

desempeo profesional del aplicante, se debe llenar los campos de: Desempeo
se lo califica:
Bueno.- el trabajo desempeado fue excelente, es decir, que es recomendable

para el puesto.
Regular: el trabajo desempeado no fue malo, pero no supera las
expectativas.
Malo: el trabajo desempeado no cumpli las expectativas esperadas.
7. En el campo Relaciones con superiores se registra cual fue el trato con sus
superiores, se califica de acuerdo a Bueno, Malo y Bueno manteniendo el criterio
del punto 6.
8. En el campo Relaciones con compaeros se coloca el tipo de relacin que llevaba

el aplicante con sus compaeros.
9. En el campo Calidad de trabajo se coloca la calidad el trabajo desempeado.
10. En el campo Cumplimiento responsabilidades se coloca si el aplicante cumpla

con las funciones asignadas.
11. En el campo Explique se coloca mayor explicacin acerca del campo que se
solicito informacin.
12. En el campo Observaciones se coloca las irregularidades o comentarios

novedosos que haya proporcionado el consultado.
13. En el campo Aspectos a mejorar se coloca las recomendaciones que puede

entregar el consultado en relacin al aplicante.
14. En el campo Lo volvera a contratar se registra si el consultado vinculara

nuevamente al aplicante a su empresa.
130
Controles Vehculos
El chofer verifica diariamente el El Director 2 revisa las condiciones con
estado del camin. el chofer y llena la hoja de control de
unidades.
El chofer lleva el vehculo a donde El Director 1 acuerda previamente
prefiere o le resulta ms cmodo. condiciones de Pago y dems con una
mecnica calificada.
Antes de llevar al mantenimiento se
No existe
debe realizar la orden de requisicin
bienes o servicios.
El control vehicular se debe realizarse en base a la Lista de Chequeo Vehicular.

Lista de Chequeo Vehicular
Control de Unidades N________
Camin (Placa):
Chofer:
Responsable:
Fecha:
Detalle Bueno Malo Regular Observaciones

Llantas
Carrocera
Pintura
Permisos
Placa
Extintor
Limpieza del Vehculo
Estado del Aceite
VARIOS
Valor Inicial Valor Final
Kilometraje
Detalle Varios Bajo Medio Alto

Nivel del Calentamiento del motor
Nivel del Aceite
Nivel del Agua
Nivel del Refrigerante
Observaciones:
Chofer Director 2
131
Instructivo del documento: Lista de Chequeo Vehicular
1. Este documento se debe llenar manualmente.

2. En el campo camin se registra la placa del vehculo a inspeccionar.
3. En el campo chofer se registra el nombre del chofer asignado para la ruta del da.
4. En el campo responsable se registra el nombre del Director 2, o persona que
inspeccione.
5. En el campo fecha se registra el da que se realiza la inspeccin.
6. En el listado en contrato en la columna Detalle, se califica con una X las
siguientes condiciones:
a. Bueno.- cuando el estado es ptimo.
b. Malo.- cuando el estado es crtico y necesita revisin inmediata.
c. Regular.- cuando el estado no es crtico y necesita pronta revisin.
7. En el campo kilometraje se registra el valor con el que inicia y finaliza el da.
8. En la seccin de firmas siempre debe el Chofer y el Director 2.
9. En la seccin de detalle varios se registra los siguientes niveles: Bajo, Medio y
Alto.
Compras
La adquisicin de bienes o La adquisicin de bienes o servicios se
servicios es realizada cuando est a da en un punto medio basado en las
punto de terminarse. fechas y cantidades mnimas de
Las compras son pagadas en cumplimiento.
efectivo o cheque inmediatamente. Las compras son pagadas solo en
cheque y deben ser revisadas por los
diferentes actores que intervienen y
La documentacin se realiza tener las firmas respectivas de revisin
inmediatamente. de documentacin.
Los Pagos son aprobados por La se realiza por pasos segn los
cualquier persona que est en caja. niveles de revisin.
Los Pagos solo pueden ser aprobados
No existe. por el director1.
Antes de realizar una compra se deben

No existe. realizar al menos tres cotizaciones del
bien o servicio.
Las compras se realizan solo bajo una
132
No existe. orden de requisicin aprobada por el
director 1.
El proveedor debe realizar solo lo
indicado en la orden de compras
acordando fecha, tipo de servicio o
producto, valor y formas de Pago.
Las compras se realizan en base a los documentos: Requisicin de Bienes y

Servicios, y Orden de Compras.

Requisicin de Bienes o Servicios
N
Departamento: _____________________________________________
Fecha: _____________________________________________
Cantidad Producto o Servicio Detalle
Observaciones:
Jefe de rea Director 1
Instructivo Requisicin de Bienes o Servicios
1. Este documento se llena de manera manual por el Jefe de rea del departamento
solicitante
2. En el campo Departamento se coloca el nombre del rea solicitante.
3. En el campo fecha se coloca el da en que se efecta la Requisicin.
4. En el campo cantidad se coloca el nmero de unidades o servicios que se
requieren.
133
5. En el campo producto o servicio se selecciona en el sistema el tipo de producto o
servicio que se requiere.
6. El campo detalle se explica la necesidad de la requisicin.
7. En el campo observaciones se registra cualquier irregularidad o novedad.
8. En la seccin de firmas siempre debe el Jefe de rea y el Director 1.

Orden de Compra
N
Informacin del Proveedor
Nombre:
Fecha:
Ruc:
Direccin:
Telfono:
Anticipos:
Producto o
Cantidad Servicio Detalle Valor Unitario Valor Total
Subtotal
IVA 0%
IVA 12%
Total
Director 1 Contabilidad
Instructivo Orden de Compra
1. En el campo Nombre se selecciona el proveedor en el sistema.

2. Una vez seleccionado el Nombre del proveedor se genera de manera automtica
toda la informacin del proveedor y la fecha.
3. En el campo anticipos se registra los anticipos que se ha otorgado al proveedor.
4. En el campo cantidad se coloca el nmero de unidades o servicios que se
contratarn.
134
5. En el campo producto o servicio se selecciona en el sistema el tipo de producto o
servicio que se requiere.
6. El campo detalle se genera de manera automtica.
7. En el campo Valor Unitario se registra el valor acordado en la proforma o
cotizacin.
8. El campo Valor Total se genera de manera automtica, as como los campos
restantes.
9. En la seccin de firmas siempre debe firmar el Director 1 y Contabilidad.
Ventas
La venta se realiza solo si se La venta se realiza solo con la orden de
entrega el papel de orden despacho pre numerada.
despacho. Se mantiene.
El Pago puede ser en efectivo,
cheque o solicitar crdito. Las facturas canceladas
En la factura en ocasiones se sella obligatoriamente deben tener el sello de
y en otras ocasiones no, depende cancelado, las que posean crdito no.
del cliente. Se elimina.
La secretaria registra los datos de
la venta en un libro de Excel.
Las ventas se realizan en base al documento Orden de Despacho y se controla el

reparto a travs del documento Control de horas de reparto de carga.
135
Orden de Despacho
N
Cliente o Chofer:
Fecha:
Cantidad Producto Detalle Costo Unitario Costo Total
Subtotal
IVA 0%
IVA 12%
Total
Observaciones:
Jefe de
Despacho Cliente/Chofer
Instructivo Orden de Despacho
1. El Jefe de despacho ingresa al sistema con su clave.

2. Selecciona el cdigo del cliente o chofer que acuda al despacho.
3. La fecha se coloca de manera automtica, en caso de estar otra fecha se modifica
en la opcin propiedades.
4. En el campo cantidad ingresa el nmero de tanques a comprar o despachar.
5. En el campo producto selecciona el tipo de artculo que se despachar.
6. El campo detalle se llena automticamente.
7. En el campo observaciones se registra cualquier novedad.
8. En la seccin de firmas siempre debe firmar el Jefe de Despacho y el Cliente o
Chofer, despus del conteo fsico de las unidades.
136
Control de horas de reparto de carga
Datos para que llene el chofer Datos para que llene el cliente
Hora Hora N Tanques Firma Observaciones
Fecha Placa Chofer Cliente
Llegada Salida Entregados Cliente
Chofer Director 1
Instructivo Control de horas de reparto de carga
1. Este formato es llenado de manera manual.

2. En el campo Datos chofer, el chofer es el encargado de llenar los mismos.
3. En el campo Datos cliente, el clientes es el encargado de llenar esta seccin.
4. En el campo fecha se registra el da del reparto de cargas.
5. En el campo placa se registra el nmero de la misma.
6. En el campo chofer se registra el nombre del conductor que entrega las cargas.
7. En el campo cliente se registra el nombre a quien se le ha entregado la carga.
8. En el campo Hora de llegada, se registra la hora en la que llego en chofer donde
el cliente.
9. En el campo Hora de Salida, se registra la hora en la que dejo las instalaciones
del cliente.
10. En el Nro. De Tanques entregados se registra el nmero de cargas entregadas.
11. En el campo firma del cliente se registra la rbrica del mismo.
12. En el campo observaciones se coloca las irregularidades que se hayan presentado
Al final del da entrega este documento el Chofer responsable al Director 2, los dos
firman el mismo
137
Controles fsicos
Bodega
Control de los inventarios diarios El control se debe dar a travs del
segn lo registrado en ingresos y sistema la informacin debe ser
egresos en la hoja formato ingresada directamente e impresa.
entregada por la administracin.
No existe. Los controles fsicos se deben hacer de
la siguiente manera:
o Se puede realizar el inventario cada
15 das, el mismo debe ser realizado
por el director 2 que es el encargado
del control operativo, con un
documento de respaldo.
El control de inventarios debe realizarse en base al documento Control de Inventarios

Fsicos.

Control de Inventarios Fsicos
Responsable:
Fecha:
Artculo Cantidad
GLP domstico
GLP industrial 15 kilos
GLP industrial 45 kilos
GLP domstico Congas
Observaciones:
Jefe de Despacho Director 2
138
Instructivo Control de Inventarios Fsicos
1. En el campo Responsable se coloca el nombre del Jefe de Despacho.

2. En el campo fecha se registra el da y lugar en que se realiza el inventario.
3. En el campo cantidad se registra el nmero contado por el Jefe de Despacho y
confirmado por el Director 2.
4. En el campo observaciones se registra cualquier irregularidad que se presente en
el inventario.
5. En la seccin de firmas siempre debe firmar el Jefe de Despacho y el Director 2,
o en su defecto el responsable que realiz la confirmacin del conteo fsico.
En el caso de faltantes, el responsable directo es el jefe de despacho, si la prdida es

de hasta 3 tanques el responsable directo es el jefe de despacho, sin embargo si es
mayor a esto todos los empleados son responsables, a fin de mes es descontado del
sueldo para reponer inmediatamente. Este documento debe ser archivado en su
correspondiente carpeta y el mismo debe ser verificado mensualmente por la
direccin general.
139
3.7.4 Diseo de la informacin y comunicacin administrativa
Diseo de la informacin y comunicacin del sistema de control interno

Situacin Situacin Propuesta
Actual
Informacin
No existe. La recoleccin de la informacin debe estar dada por el sistema
de informacin, el actual solo cumple funciones bsicas como
facturacin, ventas diarias, reportes mensuales, reportes a la
DNH y estados financieros.
Las auditoras ambientales deben ser llevadas en una carpeta
separada, y hacer un seguimiento ao a ao para ver avances o
retrocesos en las sugerencias de la auditora.
Comunicacin
Comunicacin interna
No existe.
Se debe comunicar a los empleados las dificultades o logros de

la empresa y cmo ellos son parte del mismo, mediante
reuniones trimestrales, para evaluacin de alcance de metas y
objetivos.
La administracin debe reunirse constantemente con la

direccin general para verificar logros, dificultades y toma de
decisiones importantes.
Todas estas acciones deben ser realizadas mediante actas,

aclarando lo tratado en cada reunin, el objetivo de la misma y
los resultados obtenidos para no desperdiciar tiempo ni recursos
y poder realizar comparaciones entre reuniones.
No existe. Comunicacin externa

Todo trmite con entidades externas debe ser llevado de forma
escrita, reuniones, peticiones, cada una de estos mediantes
memos, oficios u otros medios escritos segn lo amerite.
Toda esta informacin debe ser archivada adecuadamente.
140
3.7.5 Diseo de supervisin o monitorio administrativo
Diseo de supervisin o monitorio

Situacin Situacin propuesta
actual
No Responsable del monitoreo en general:
Existe
El encargado directo del monitoreo ser el Director 1.
Responsables del monitoreo:
No
o Director 1 se encargar del monitoreo en general.
Existe
o Director 2 se encargar de monitorear el funcionamiento de
la parte operativa y de las funciones asignadas por la
direccin general.
o Staff contable se encargar de evaluar todo lo que afecte a
la parte contable, incluyendo actividades administrativas.
No El medio de evaluacin debe ser establecido por cada

Existe
responsable y debe realizar el manual de procedimientos.
Las evaluaciones sern trimestrales, se realizar una
reunin y de la misma una acta de reunin con toda la
informacin del trimestre, la misma ser archivada por el
responsable Director 1.
No Cada ao el Director 1 y el Staff contable deben hacer un anlisis
Existe
del sistema de control interno y presentar un informe general a la
direccin.
Las herramientas a utilizar son:
Cuestionarios
Lista de chequeo
Flujo-gramas
Narrativas
Diagramas de flujo
Una vez terminada la evaluacin los dos responsables
deben presentar un borrador a la direccin general y
elaborar un informe final de cmo se encuentra el sistema
de control interno mediante una matriz de riesgos y las
posibles soluciones.
141
CAPTULO IV
4. DISEO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE
4.1 Control Interno Contable
El control interno contable es una herramienta de la administracin de la empresa, la

cual ayuda dentro del control interno de la empresa especficamente a:
Presentacin oportuna de los estados financieros.

Salvaguarda de los activos.
Dar soporte a las actividades econmicas que realiza la empresa.
Dar una seguridad razonable de la veracidad de los estados financieros.
Los sistemas contables y de informacin deben disearse para informar a la direccin,

tanto general, como financiera de los resultados de las actividades de los ingresos y
de las productivas, y para alertarla ante las desviaciones inusuales. Los sistemas
deben incluir normas para el registro, clasificacin y resumen de los ingresos y
su informe peridico a la direccin.
4.1.1 Importancia del control interno en la empresa
El objetivo primario de todo control es verificar que las actividades realizadas en

cada actividad de la empresa sean en base a lo que estipula la administracin de la
empresa, en relacin a la importancia del control interno dentro del rea contable se
enfoca en las mismas condiciones solo que se direcciona a su rea especfica.
Es decir, es de vital importancia ya que permite verificar la exactitud de los estados

financieros, direccionar a que todas las transacciones sean registradas al momento
que perteneces y dar un soporte a las actividades financieras que realiza la empresa.
4.2 Componentes fundamentales del control interno contable
Los componentes fundamentales del control interno contable son los recursos que
vigila el rea, y que los mismos sean utilizados eficaz y eficientemente.
142
4.2.1 Proteccin de los recursos
El rea contable enfoca sus controles con el fin de proteger los recursos tangibles e
intangibles de la empresa, evita con sus procesos que se puedan dar hechos ilcitos
dentro de la empresa, que exista cohecho entre sus integrantes, adems ayuda a
delimitar los usuarios de los recursos.
4.2.2 Utilizacin de los recursos
Cada recurso humano y econmico de la empresa deben ser direccionados

objetivamente hacia los fines de la direccin, el rea contable ejerce el soporte que
permite determinar si el uso de dichos recursos es enfocado en el cumplimiento de
los objetivos o son acciones despejadas sin un fin especfico.
4.3 La contabilidad como medio de control
Las herramientas o medios de control que dispone la contabilidad ayudan a la

administracin de una empresa a tomar decisiones de control e inversin, adems de
facilitar el anlisis de que procedimientos son ms convenientes y cules no, por sus
costos o utilidad.
4.3.1 Plan de cuentas
El plan de cuentas ayuda al control interno contable a delimitar todas las acciones
financieras de la empresa, ya que las clasifica por actividades y por reas, en la
definicin de la codificacin tambin se define polticas de aplicacin de cada una de
las cuentas.
La clasificacin de cuentas debe cumplir varios principios:
Estar en base a los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Debe contener todas acciones de la empresa.
Las polticas de cada cuenta deben estar en base a lo que solicita la
administracin, lo legal y con el propsito final de presentar la
informacin financiera razonable.
Las cuentas y el nombre de algunas cuentas, estar en funcin a la
naturaleza de la empresa y en funcin al tipo de empresa.
143
4.3.2 Presupuestos
El presupuesto es una herramienta bsica del control administrativo y contable ya

que es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y
trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la
organizacin.
Existen varios modelos de presupuestos el fin mismo de un presupuesto es ayudar a

determinar los posibles ingresos y egresos de que una empresa puede tener con esto
se ayuda a la toma de decisiones, es decir, saber en base a hechos histricos y
proyecciones los momentos exactos de inversin o de aguardar por flujos de
efectivos cortos.
Ayuda tambin a mantener los rangos de los gastos dentro un marco referencial y
evaluar rpidamente cualquier subida excesiva en relacin a aos anteriores, esto
evita que exista mal versacin de fondos.
4.3.3 Salvaguarda de Activos
Que permite la salvaguarda de activos en relacin al control interno contable:
En relacin a salvaguarda de activos el sistema contable registra todos los

bienes que ingresan o salen de la empresa, lo cual permite comparar si los
mismos son utilizados para actividades rutinarias.
Permite comparar los registros con las existencias fsicas.
Facilita crear normas de control sobre los activos como permitiendo su
acceso con autorizacin.
Documentacin de salida y entrada para responsables.
4.3.4 Entrega oportuna de Informes Financieros
Dentro de los principios del control interno se encuentra la presentacin oportuna de

informes financieros, estos se pueden realizar en fechas especficas si todas las
operaciones financieras son realizadas adecuadamente cumpliendo las disposiciones
144
del rea administrativa y contable razn por la cual se debe vigilar el ingreso
oportuno de las transacciones contables.
4.4 Medicin del Riesgo de Control
4.4.1 Aplicacin de Cdulas Narrativas

Cdula Narrativa
rea Contable
Cuenta: Caja General
Una vez archivada la caja general del da, al da siguiente el asistente contable realiza
lo siguiente:
9. Realiza un resumen general de la caja en un libro de Excel para constatar

exactitud de:
Ventas
Cancelacin de crditos
Crditos
Retenciones
Depsitos del da
Depsitos del siguiente da
Gastos
Pasa todos los datos, verifica sumas y exactitud del arqueo de caja.
Si un valor no cuadra se solicita al administrador que corrija o verifique el
arqueo de caja.
10. Registra todos los comprobantes de egreso del da anterior en un libro digital,
para constatar exactitud con lo registrado en el arqueo, si esto no cuadra
revisa el cuaderno para registrar gastos sin comprobante.
11. Una vez termina esta accin se realizar dos asientos contables:
a) El de la venta del da, contra todos los componentes anteriormente

indicados y se detalla los depsitos del da por banco.
b) Se registra el asiento de los gastos del da.
12. Se imprime los asientos digitales y se pone el nmero de asiento

correspondiente a dicha transaccin.
13. Con esto termina el registro y control del rea contable.
145
Cdula Narrativa
rea Contable
Cuenta: Inventarios
Sobre la cuenta de inventarios no existe ningn proceso realizado por el rea contable, es
decir, no hay confirmaciones fsicas, el sistema no funciona al paralelo del control del rea
administrativa.

Cdula Narrativa
rea Contable
Cuenta: Cuentas por Pg.ar Proveedores
El rea contable no realiza ninguna funcin en cuanto a realizacin de comprobantes o alguna

actividad administrativa las funciones que aplica o realiza son las siguientes:
12. En el rea contable, en el caso de los proveedores pequeos o espordicos se mantiene una
sola cuenta a diferencia de los grandes proveedores.
13. En el caso de los proveedores grandes como:
Eni Gas S.A
Congas
Se mantiene una cuenta independiente, como se presenta en el Plan de Cuentas
14. El proceso contable en relacin a compras y proveedores se da de la siguiente manera:
a) El asistente contable revisa factura, que la factura se encuentre de acuerdo a lo
establecido en el reglamento de comprobantes de venta.
b) Se realiza el asiento mandando al gasto o costo en el debe y en el haber registra la
cuenta por Pg.ar.
c) El siguiente paso es cruzar el pago con la cuenta por Pg.ar, ha existido casos en que
el valor no es el mismo ya que no se ha deducido la retencin aunque esta si ha sido
realizada.
d) Para el Pago se cierra la cuenta por Pg.ar en el haber y se cruza con el cheque o
efectivo.
e) Todo Pago tiene su correspondiente comprobante de egreso, el cual es la base para
realizar el asiento contable, el mismo despus de ser registrado en el mayor es firmado
por el staff contable.
15. En caso de anticipos a los proveedores :
a) Si ha dejado la factura se realiza el anticipo en el debe contra cuentas por Pg.ar
proveedores y en el haber con la forma de Pago.
b) En el caso de que el proveedor no haya trado la factura se registra como anticipo en
una cuenta especial anticipo proveedores.
16. Cruces al final del mes:
Al final del mes se cruza cada sub cuenta de la principal cuentas por Pg.ar proveedores
de la siguiente manera:
a) Se imprime el mayor de las subcuentas
b) Se verifica valores negativos y positivos nunca pueden estar en positivo si esto sucede
se sabe de antemano que el asiento fue realizado incorrectamente.
c) Se verifica cada cuenta.
d) Si hay algn error en Pagos o no se ha descontado algn anticipo se comunica
verbalmente a la asistente de gerencia para que la misma solucione el inconveniente y
el staff contable corrija el asiento.
17. La revisin de este proceso es decir si es realizado o no, no es confirmada por nadie.
146
Cdula Narrativa
rea Contable
Cuenta: Tarjetas de crdito por Pagar
El proceso que realiza el rea contable sobre esta cuenta es el siguiente:
1. Verifica la factura de compra y el voucher en la carpeta de tarjetas de

crdito.
2. Si se encuentra la factura y la forma de Pago se registra el valor como gastos

y el inters en caso de tenerlo como Gasto inters en un libro digital en
Excel.
3. El asistente contable verifica el Pago de tarjetas de crdito.
4. Revisa el comprobante y el detalle.
5. Confirma los valores pagados confirmando los clculos matemticos.
6. Si existe un Pago de tarjeta que no tiene factura pregunta a la asistente de

gerencia confirma de que es el gasto y lo registra.
7. Con el Pago realiza el asiento manda a la cuenta por Pg.ar contra el banco.
8. Registra el asiento digitalmente y firma el comprobante de egreso
9. Con esto termina el proceso de tarjetas de crdito.
147
4.4.2 Formato del cuestionario del control interno contable
Cuestionario de Ambiente de Control correspondiente al rea Contable

Cuestionario de Control Interno - Contable
Calificacin Ref
N Pregunta Si No Observaciones .
Impacto
Bajo Medio Alto
Existe un cdigo de conducta
1
para el staff contable?
Los profesionales encargados de
2 la elaboracin de estados
financieros son competentes?
El staff contable conoce la
3 misin, visin y objetivos de la
empresa?
El departamento contable cuenta
4 con un manual de
procedimientos?
Existen normas de conducta
5
aplicadas al staff contable?
La elaboracin de estados
6 financieros est en base a los
principios contables?
La informacin financiera
7
presentada es integra?
En la elaboracin de estados
financieros se aplican normas
8
tcnicas contables establecidas en
el Ecuador?
9 financieros es influenciada por la
direccin?
La administracin conoce las
10 funciones realizadas por el staff
contable?
El staff contable es totalmente
11 independiente de la direccin y
resto de la empresa?
Los principios contables
aplicados dificultan una
12
presentacin exacta de la
informacin contable?
La responsabilidad del staff
13 contable esta en base de las
necesidades de la organizacin?
En caso de incumplimientos a
14 normas o polticas se ha
establecido sanciones por escrito?
Existen polticas, y estas estn
15 dadas por escrito para el rea
contable?
Existen objetivos especficos
16
para el staff contable?
El personal encargado de la
17 realizacin de estados financieros
es calificado?
148
Cuestionario de Valoracin de Riesgos correspondiente al rea Contable

N Calificacin Ref
Pregunta Si No Observaciones .
Impacto
Bajo Medio Alto
Se realiza un estudio de
los riesgos anteriores,
1 actuales y los futuros que
se puedan presentarse en
el rea contable?
basado en tcnicas de
2
evaluacin del sistema
contable?
Los riesgos detectados
por el staff contable son
3
comunicados
inmediatamente?
Los riesgos que tienen
afectacin a la
presentacin de estados
4
financieros, tienen un
tratamiento especial por
el staff contable?
Existen copias de
respaldo de la
5 informacin del sistema
informtico en caso de
prdida de equipos?
Existen reuniones
peridicas con direccin
6 con el fin de tratar
desviaciones posibles a
los controles contables?
Se deja constancia de
los temas tratados en las
reuniones y las posibles
7
soluciones para las
desviaciones
encontradas?
149
Cuestionario de Actividades de Control correspondiente al rea Contable

Calificacin
Bajo Medio Alto
Se realiza un presupuesto anual
1
y mensual?
Existen controles aplicados al
2 rea contable por parte de la
administracin?
Los controles aplicados por el
3 staff contable son comunicados
a la direccin?
La revisin de la veracidad de
4 los estados financieros es
revisada con la direccin?
Para verificar el cumplimiento
de funciones del rea contable
5 el rea administrativa requiere
constataciones fsicas o
virtuales de procesos?
Existe un encargado de la
6
revisin del servicio contable?
La presentacin de estados
7 financieros es peridica y
exacta?
La constatacin de activos fijos
8 o inventarios son cotejados con
la informacin contable?
La presentacin de impuestos y
otras obligaciones del rea
9
contable tienen un cronograma
de cumplimiento?
10
Se analizan los estados
financieros mensualmente?
Existen claves para el manejo
11 de archivos contables y
restricciones para los mismos?
El archivo de la
documentacin del
12
departamento contable se tiene
en adecuado ordenamiento?
150

Calificacin Impact
N Pregunta Si No Observaciones Ref. o
Bajo Medio Alto
Efectivo y sus Equivalentes:
Caja:
1 Existen polticas para caja?
Las polticas estn estipuladas por
2
escrito?
Se realiza cuadres diarios en base
3
a un formato establecido?
Los cuadres son revisados por un
4 tercero y tienen firma de
responsabilidad?
Al existir dos turnos en caja
5
existen dos arqueos diarios?
Los faltantes de caja son
6
descontados al responsable?
Los gastos pequeos son
7
manejados desde caja chica?
El sistema una vez ingresada
8 todas las facturas emite
automticamente el cuadre diario?
Existe un archivo ordenado de
9
arqueos diarios?
Los depsitos de las ventas diarias
10
son ntegros?
Los depsitos diarios son
11
revisados por un tercero?
Se utiliza caja general para
12 realizar Pagos a proveedores u
otros?
Bancos:
Existen conciliaciones bancarias
13
mensuales?
Las conciliaciones son realizadas
14
por un externo al proceso?
Se tiene un archivo ordenado de
15 estados de cuenta fsicos y
conciliaciones bancarias?
Las firmas de cheques se realizan
16 solo cuando estn revisados y
llenos con el soporte respectivo?
En el talonario del cheque se
17 registra, la fecha, el valor, el
beneficiario y el saldo actual?
Los Pagos son generados
18 automticamente por el sistema
contable?
Las copias de cheques son
19
archivadas segn fecha y nmero?
151
Calificacin
Bajo Medio Alto
Las cuentas que se
manejan estn a
20
nombre del
representante legal?
Existen prohibiciones
21 de firmar cheques en
blancos?
Las conciliaciones
bancarias son
22
archivadas
ordenadamente?
Transferencias Bancarias:
a) Existen montos
mximos
23
permitidos por la
direccin?
b) Son realizadas por
24
el represente legal?
c) Cada transferencia
lleva consigo la
25 realizacin de un
comprobante de
egreso?
d) Existen conceptos
26 especficos para
utilizar transferencias?
Depsitos Diarios:
a) Existe una persona
27 encargada de los
depsitos?
b) Las papeletas de
depsito son realizadas
28 por una persona
diferente a la que
realiza el mismo?
c) Los depsitos son
29 archivados
ordenadamente?
d) Los depsitos de
cada banco tienen su
30 respectivo
comprobante de
ingreso?
152
Calificacin
N Pregunta Si No Observaciones
Bajo Medio Alto
Ref. Impacto
Exigibles
Cuentas por cobrar:
Empleados
Existen polticas para
1
prstamos y anticipos?
Cada empleado tiene su
2
subcuenta?
Las cuentas son conciliadas
3
cada mes?
Clientes
4
prstamos o crditos?
Cada cliente tiene su
5
subcuenta?
6
cada mes?
Existe un tratamiento especial
en
la factura del cliente cuando
7
este
no cancela el valor o abona una
parte?
Propietarios
8
Proveedores - Transportistas
9
Cada transportista tiene su
10
subcuenta?
11
cada mes?
Obligaciones tributarias
Anticipos, retenciones y declaraciones
Existen polticas sobre estas
12
cuentas?
Los valores son cancelados en
las fechas correspondientes al
13
reglamento LRTI para evitar
multas y suspensiones?
Los valores son calculados
14
segn lo establecido la LRTI?
El registro en el sistema es
15 verificado con la
documentacin fsica?
El archivo es llevado de una
16
manera ordenada?
Existe Conciliaciones entre
17 anexos, declaraciones, y
contabilidad?
La empresa posee archivos o
18 libros de informacin tributaria
actualizada?
153
Calificacin
Bajo Medio Alto
Realizables
Inventarios:
Existen polticas para estas
1
cuentas?
Se lleva un mtodo contable
2
de Kardex?
El registro contable es
3 constatado con el registro
fsico?
Se trabaja con saldos reales
4
del sistema?
Los inventarios son
realizados peridicamente
5 por personas del staff
contable o del rea
administrativa?
Existen polticas aplicadas a
6 los faltantes de tanques de
gas?
Cundo existen faltantes en
los inventarios el descuento
se aplica a:
a)Jefe de
despacho(responsable)
7
b) Estibadores(trabajadores
directos)
c)Choferes(trabajadores
indirectos)
d)Todas las anteriores
En los casos de prstamos a
clientes de tanques de gas se
solicita:
a) Documento de
autorizacin
8 b) Cheque
c)Pg.are
d) Documento legal de
respaldo
e) Autorizacin verbal sin
respaldo
El formato del ingreso de
inventarios cubre el nmero
9 de facturas de compras y
ventas, y dems
requerimientos?
154
Calificacin Re
N Pregunta Si No Observaciones f.
Impacto
Bajo Medio Alto
Propiedad Planta y Equipo y Otros Activos
Activos Fijos
Existen polticas para el

1 tratamiento de esta cuenta?
El mantenimiento de los activos
fijos se los realiza en base a un
2 cronograma y con un responsable?
Se realiza una constatacin fsica
sobre el funcionamiento y
mantenimiento adecuado de los
3 activos de la empresa?
Los bienes de la empresa para ser
utilizados fuera de las actividades
de la misma constan con las
4 autorizaciones respectivas?
Existe un registro del valor inicial
y su evolucin a travs del tiempo
5 en relacin a su desgaste?
Se mantiene un archivo adecuado
(Facturas, retenciones, contratos,
6 etc.)?
Depreciaciones Acumuladas
Existen polticas claras de

aplicacin para las
7 depreciaciones?
Se mantiene un registro ordenado
8 de las depreciaciones?
Se aplica un mtodo de
9 depreciacin permitido?
Seguros
1 Existen polticas aplicadas a los
0 seguros de la empresa?
1 Existe un responsable de los
1 contratos de seguros?
1 Todos los bienes de la empresa se
2 encuentran asegurados?
Se mantiene un cronograma de
1 duracin de los diferentes seguros
3 que son contratados?
Amortizaciones Acumuladas
1 Existen polticas de aplicacin
4 para las amortizaciones?
Las amortizaciones son
1 realizadas bajo el principio de
5 devengado?
Se mantiene un archivo
1 actualizado de los valores
6 devengados?
155
Cuestionario de Control Interno - Componente
Calificacin Ref
Impacto
Bajo Medio Alto
Obligaciones por Pagar a corto plazo
Existen polticas de tiempos,

1 Pagos y contratos con
proveedores?
Los proveedores pequeos
2
tienen su cuenta por Pagar?
Se mantiene un trato adecuado
3 con los proveedores para tener
su servicio permanentemente?
Se genera en primera instancia
4 la cuenta por Pagar y luego el
Pago?
Las cuentas por Pagar son
5
conciliadas mensualmente?
Los Pagos a proveedores se
6 respaldan con comprobante,
retencin y cheque?
Obligaciones con los empleados
Existen polticas de cuentas por

7
Pagar a los empleados?
Se ha definido un da mximo
8 de Pago, se cumple con el
mismo?
El rol de Pagos y provisiones
9 es realizado mensualmente en
base a un formato definido?
Las cuentas por Pg.as son
10
conciliados con los roles?
Obligaciones con el IESS
Existen polticas aplicar las

11
leyes correspondientes al IESS?
Los empleados son afiliados
desde su primer da de trabajo,
12
segn su puesto y sus ingresos
reales?
El rol de Pagos es cruzado con
13
las cuentas por Pagar IESS?
Existe un registro ordenado de
planillas de fondos de reserva,
14
planillas generales y prstamos
de empleados?
156
Actividades de Control
Calificacin Ref
Impacto
Bajo Medio Alto
Obligaciones con tarjetas de crdito
Las tarjetas de crdito tienen
15
polticas de aplicacin o uso?
Las tarjetas estn a nombre de
16
la representante legal?
El uso de la tarjeta de crdito es
17
de uso exclusivo del negocio?
compras con tarjeta de crdito y
18
de sus estados de cuentas y Pagos
mensuales?
Obligaciones con los propietarios
Las obligaciones con los dueos
19 estn definidas en las polticas de
la empresa?
La reparticin de utilidades se
20
de al final del periodo contable?
Obligaciones por Pagar a largo plazo
Los prstamos a largo plazo son
21
llevados en un archivo ordenado?
La documentacin es sustentada
22 con copia o documentos de
respaldo?
El valor total de los prstamos es
23 registrado en su valor total y
devengado mensualmente?
Los asientos son realizados
24
descontado el capital y el inters?
Son conciliados los valores de
25
los prstamos mensualmente?

Calificacin Ref
Impacto
Bajo Medio Alto
Patrimonio
Existen polticas del
1 tratamiento del patrimonio de la
empresa?
Se ha definido las maneras de
2
Pago de las utilidades anuales?
Se reparte totalmente la utilidad
3
anual o se ahorra una parte?
Los anticipos a las utilidades
anuales son en base a un
4 presupuesto sin afectar las
operaciones normales del
negocio?
Se presenta un informe anual
5
de evaluacin de patrimonio?
157
Calificacin Ref
Impacto
Bajo Medio Alto
Ventas normales:
Los ingresos de la empresa son
1 definidos mediante polticas para su
tratamiento?
El asiento de registro de ventas diarias
2 es generado automticamente?
En las ventas diarias de cargas de
3 cilindros se realiza un solo cuadre de
caja?
Ventas especiales:
En casos especiales de ventas de tanques
4 fsicos (activos) se realiza un arqueo
diferente o se incluye en los mismos?
Se realizan facturas en el
5 momento de la venta de cilindros?
6 El valor de las ventas de tanques de gas
del IVA es declarado al final de perodo?
Existe un asiento tipo de registro de
7 ventas de tanques de gas?
La empresa dispone de ingresos
8 adicionales a los de tanques?

S N Calificacin Ref
N Pregunta i o
Observaciones
Bajo Medio Alto .
Impacto
Egresos:
Existen polticas para el tratamiento de las
1 cuentas de egresos?
Nmina
Los empleados son afiliados en
2 el momento de su ingreso al negocio?
El valor registrado en el IESS
3 es de los ingresos totales?
4 El cargo asignado en el IESS es el correcto?
Los roles de Pagos son generados
5 mensualmente, un general y un individual?
7 El rol es revisado por el rea contable?
Existe un control de las horas extras, el clculo
8 de las mismas es revisado por el rea contable?
El clculo de los dcimos es en base a tiempo
9 e ingresos mensuales totales?
Transportistas
10 Se tiene polticas para la cuenta?
Las polticas son cumplidas por la
11 administracin?
Antes del registro del gasto se verifica la
12 documentacin completa y esta es sumillada?
Existe un mximo y un mnimo permitido de
13 anticipos a los transportistas?
Compra de GAS (Gasto)
14 Se tiene polticas para la cuenta?
15 administracin?
16 El cheque enviado a Eni es con el valor?
Los transportistas entregan la documentacin
17 oportunamente?
158
Cuestionario de Informacin y Comunicacin correspondiente al rea Contable

Calificacin
Bajo Medio Alto
La informacin obtenida por el
1 sistema informtico cubre todas
las actividades del rea contable?
problema, queja o molestia
2 dentro del rea contable se
realiza un seguimiento
documentado?
Se investiga cualquier
movimiento extrao al negocio y
3
el mismo se comunica a la
direccin?
4 direccin y el staff contable es
horizontal?
Cundo se presentan quejas de
la direccin respecto de
incumplimientos a
5
responsabilidades contables se
realiza un seguimiento para no
repetir dicha novedad?
Las notificaciones de
desviaciones administrativas que
6 afectan el resultado contable o lo
demoran son realizadas de
manera escrita?
El sistema contable cuenta con
las respectivas licencias o
7
permisos para su utilizacin
legal?
Las notificaciones que emite el
8 SRI a la empresa tienen un
seguimiento para su correccin?
9 direccin, los dueos y el staff
contable, es constante?
Se realiza un acta de la reunin,
10 respecto de los temas tratados en
la reunin?
Los procedimientos
administrativos que afectan la
realizacin oportuna de los
11
estados financieros son
notificados a la direccin de
manera escrita?
Las sugerencias hechas por el
12 rea contable son realizadas por
la direccin?
159
Cuestionario de Monitoreo o Supervisin correspondiente al rea Contable

Calificacin
Bajo Medio Alto
Se corrobora espordicamente
la emisin de facturas con el
1
cliente para verificar exactitud
del sistema?
El que analiza los riesgos del
2 sistema est capacitado para el
anlisis?
La documentacin de los
3 riesgos, notificaciones o
cambios es la adecuada?
El rea contable tiene un
respaldo documentado de la
4
notificacin de riesgos
significativos?
Los resultados importantes de
la evaluacin del
5 funcionamiento del control
interno contable son notificados
a la direccin?
Existe un responsable del
6
monitoreo del rea contable?
Se realiza un monitoreo
constante del funcionamiento de
7
los controles contables y sus
desviaciones?
Existen seminarios de
evaluacin general de si los
8 controles son efectivos y cubren
todos los requerimientos del
rea contable?
160
4.4.3 Aplicacin de los cuestionarios de Control Interno Contable
Cuestionario del Ambiente de Control correspondientes al rea Contable

Componente: Ambiente de control
Calificacin
Bajo Medio Alto
H1
Existe un cdigo de conducta
1 para el staff contable?
0 2 No existe. 4 Pg. Significativo
194
Los profesionales encargados de
Poco
2 la elaboracin de estados 2 0 1 Significativo
financieros son competentes?
El staff contable conoce la
Poco
3 misin, visin y objetivos de la 2 0 1 Significativo
empresa?
No se ha H2
El departamento contable cuenta Muy
4 con manual de procedimientos?
0 2 solicitado el 10 Pg.
significativo
manual. 194
Existen normas de conducta No han sido Muy
5 aplicadas al staff contable?
1 1 establecidas.
8 significativo
Poco
6 financieros est en base a 2 0 1 Significativo
principios contables?
La informacin financiera Poco
7 presenta es integra?
2 0 1 Significativo
financieros se aplican normas Poco
8 tcnicas contables establecidas en
2 0 1 Significativo
Ecuador?
Poco
9 financieros es influenciada por la 0 2 1 Significativo
direccin?
La administracin conoce las La administracin H3
Muy
10 funciones realizadas por el staff 1 1 no conoce los 10 Pg.
significativo
contable? procesos. 194
Poco
11 independiente de la direccin y 2 0 1 Significativo
resto de la empresa?
Los principios contables
aplicados dificultan una Poco
12 presentacin exacta de la
0 2 1 Significativo
La responsabilidad del staff
Poco
13 contable esta en base de las 2 0 1 Significativo
necesidades de la organizacin?
No se ha
En caso de incumplimientos a H4
establecido Muy
14 normas o polticas se ha 1 1 sanciones por
10 Pg.
significativo
establecido sanciones por escrito? 194
escrito.
H5
Existen polticas por escrito para Muy
15 el rea contable? 0 2 10 Pg.
194 significativo
Existen objetivos especficos No han sido Muy
16 para el staff contable? 2 2 definidos.
10
significativo
El personal encargado de la
Poco
17 realizacin estados financieros es 2 0 1
calificado? significativo
Total: 10 4 58
161
Cuestionario de Valoracin de Riesgos correspondiente al rea Contable

Cuestionario de Control Interno Contable
Calificacin
Bajo Medio Alto
Se realiza un estudio
Solo se estudian
de los riesgos
los riesgos H6
anteriores, actuales y Muy
1 0 4 actuales y no se 10 Pg.
los futuros que se Significativo
evalan del rea 195
puedan presentarse en
contable.
el rea contable?
El anlisis de riesgos No se da mucha
H7
es basado en tcnicas importancia a los
2 0 4 7 Pg. Significativo
de evaluacin del problemas en el
195
sistema contable? rea.
Los riesgos
Los riesgos no
detectados por el staff H8
son Muy
3 contable son 1 3 10 Pg.
comunicados en Significativo
comunicados 195
el momento.
inmediatamente?
Los riesgos que
tienen afectacin a la
presentacin de
Poco
4 estados financieros, 4 0 1
Significativo
tienen un tratamiento
especial por el staff
contable?
Existen copias de
respaldo de la
Las copias no son
informacin del Poco
5 2 2 realizadas en base 10
sistema informtico en Significativo
a un calendario.
caso de prdida de
equipos?
Existen reuniones
peridicas con
direccin con el fin de Se tratan riesgos Muy
6 0 4 10
tratar desviaciones administrativos. Significativo
posibles a los
controles contables?
Se deja constancia de Despus del
los temas tratados en anlisis de los
H9
las reuniones y las problemas toda Muy
7 0 4 10 Pg.
posibles soluciones responsabilidad se Significativo
195
para las desviaciones asigna a la
encontradas? directora.
Total: 1 7 50
162
Calificacin
Bajo Medio Alto
Se realiza un No se ha H10
Muy
1 presupuesto anual y 0 4 establecido como 8 Pg.
significativo
mensual? una necesidad. 196
Existen controles Los controles son
H11
aplicados al rea contable basados en
2 2 2 6 Pg. Significativo
por parte de la cumplimientos 196
administracin? tributarios.
Los controles aplicados
Los controles no
por el staff contable son Poco
3 0 4 son 3 significativo
comunicados a la
comunicados.
direccin?
La revisin de la
veracidad de los estados Poco
4 4 0 1 significativo
financieros es revisada
con la direccin?
Para verificar el La direccin
cumplimiento de debido a la
funciones del rea sobrecarga de H12
Muy
5 contable el rea 0 4 trabajo no pide 7 Pg.
significativo
administrativa requiere constataciones 196
constataciones fsicas o fsicas o
virtuales de procesos? virtuales.
Existe un encargado de
Poco
6 la revisin del servicio 4 0 1 significativo
contable?
El sistema
La presentacin de H13
contable impide Muy
7 estados financieros es 0 4 10 Pg.
significativo
una informacin 196
peridica y exacta?
exacta.
La constatacin de El staff contable
activos fijos o inventarios no realiza ningn Muy
son cotejados con la trabajo de
informacin contable? campo.
La presentacin de
impuestos y otras Las fechas
obligaciones del rea lmites son el
contable tienen un cronograma que
cronograma de regula las
cumplimiento? obligaciones.
La presentacin
Se analizan los estados H14
es mensual pero Muy
10 financieros 0 4 10 Pg.
significativo
no hay un 196
mensualmente?
anlisis.
Existen claves para el
manejo de archivos Poco
contables y restricciones
para los mismos?
H15
12 El archivo del rea 2 2 Es confuso y de 6 Pg. Significativo
contable es adecuado? difcil manejo. 196
Total: 6 18 45
163
Calificacin
Bajo Medio Alto
Caja:
Existen polticas para Poco
caja?
Se aplican
Las polticas estn Muy
2 0 4 polticas pero no 10 significativo
estipuladas por escrito?
estn por escrito.
Se realiza cuadres
Poco
3 diarios en base a un 4 0 1 significativo
formato establecido?
Los cuadres son
revisados por un tercero y No existen firmas
tienen firma de de
responsabilidad? responsabilidad.
Al existir dos turnos en Solo se imprime
Muy
5 caja existen dos arqueos 1 3 un arqueo final 7 significativo
diarios? pero existen dos.
Los faltantes de caja son Los faltantes son
Muy
6 descontados al 0 4 cargados como 10 significativo
responsable? gasto.
Los gastos pequeos son H16
No existe caja Muy
7 manejados desde caja 0 4 10 Pg.
significativo
chica. 196
chica?
El sistema una vez
ingresada todas las El cuadre es
Muy
8 facturas emite 0 4 realizado en Excel 8 significativo
automticamente el bajo un formato
cuadre diario? establecido.
Existe un archivo
Poco
9 ordenado de arqueos 4 0 1 significativo
diarios?
Los depsitos de las Todos los das
Muy
10 ventas diarias son 0 4 tienen gastos de 10 significativo
ntegros? caja
Los depsitos diarios
Poco
11 son revisados por un 4 0 1 significativo
tercero?
Se utiliza caja general Existen todo tipos Muy
12 para realizar Pagos a 4 0 de pagos en 10 signifi
proveedores u otros? efectivo. cativo
Bancos:
Existen conciliaciones
13 4 0 1
bancarias mensuales? Muy bajo
Las conciliaciones son
14 realizadas por un externo 4 0 1
al proceso? Muy bajo
Se tiene un archivo H17
15 ordenado de estados de 2 2 Estn 6 Pg.
cuenta y conciliaciones? desordenados. 196 Significativo
Las firmas de cheques
H18
se realizan solo cuando
16 0 4 10 Pg.
estn revisados y llenos Se firman cheques 196 Muy
con el soporte? en blanco. significativo
164
Calificacin
Bajo Medio Alto
En el talonario del
cheque se registra, la No se lleva en
17 fecha, el valor, el 3 1 saldo en el 3
beneficiario y el saldo talonario. Poco
actual? significativo
Los Pagos son Los Pagos se
H20
generados generan
18 0 4 10 Pg.
automticamente por el de manera 197 Muy
sistema contable? manual. significativo
Las copias de cheques
19 son archivadas segn 4 0 1 Poco
fecha y nmero? significativo
Las cuentas que se
20 manejan estn a nombre 4 0 1 Poco
del representante legal? significativo
Existen prohibiciones de Se deja cheques
21 firmar cheques en 0 4 en blanco para 10 Muy
blancos? ahorrar tiempo. significativo
Las conciliaciones
22 bancarias son archivadas 4 0 1 Poco
ordenadamente? significativo
Transferencias Bancarias:
Debido al alto
a) Existen montos H21
grado de
23 mximos permitidos por 0 4 10 Pg.
confianza no hay 197 Muy
la direccin?
restriccin. significativo
Son realizadas
b) Son realizadas por el
24 0 4 por la asistente 6
represente legal?
de gerencia. Significativo
c) Cada transferencia
lleva consigo la
25 4 0 1
realizacin de un Poco
comprobante de egreso? significativo
Las polticas de
d) Existen conceptos
transferencias,
26 especficos para utilizar 2 2 6
no estn dadas
transferencias?
por escrito. Significativo
Depsitos Diarios:
a) Existe una persona
27 encargada de los 4 0 1 Poco
depsitos? significativo
b) Las papeletas de
H22
depsito son realizadas El encargado del
28 0 4 8 Pg.
por una persona diferente cuadre tambin 197 Muy
a la que realiza el mismo? lo realiza. significativo
c) Los depsitos son H23
29 archivados 2 2 Los depsitos no 10 Pg. Muy
ordenadamente? son ordenados. 197 significativo
d) Los depsitos de cada
banco tienen su
30 0 4 10
respectivo comprobante Se obvia el Muy
de ingreso? archivo. significativo
Total: 14 24 133
165
Calificacin
Bajo Medio Alto
Exigibles
Cuentas por cobrar:
Empleados
H24
1 Existen polticas para Las polticas estn Pg. Muy
prstamos y anticipos? 2 2 incompletas. 8 197 significativo
Cada empleado tiene su Poco
2
subcuenta? 4 0 1 significativo
H25
3 Las cuentas son Son conciliadas Pg. Muy
conciliadas cada mes? 2 2 anualmente. 10 197 significativo
Clientes
Existen polticas para Las polticas estn Muy
4
prstamos o crditos? 2 2 incompletas. 10 significativo
Las cuentas son Las cuentas no se Muy
5
conciliadas cada mes? 0 4 pueden conciliar. 10 significativo
Existe un tratamiento
especial en la factura del
6 cliente cuando este no
cancela el valor o abona Poco
una parte? 4 0 1 significativo
Propietarios
Existen polticas para Muy
7
prstamos y anticipos? 0 4 No existen. 10 significativo
Proveedores Transportistas
Existen polticas para Las polticas estn Muy
8
prstamos y anticipos? 2 2 incompletas. 10 significativo
Cada transportista tiene Poco
9
su subcuenta? 4 0 1 significativo
Solo
11 Las cuentas son administrativamente Muy
conciliadas cada mes? 2 2 . 8 significativo
Anticipos, retenciones y declaraciones
Existen polticas sobre Las polticas estn Muy
12
estas cuentas? 2 2 incompletas. 8 significativo
Los valores son cancelados
en las fechas establecidas en
13 el reglamento LRTI para Poco
evitar multas y suspensiones? 4 0 1 significativo
Los valores son
14 calculados segn lo Poco
establecido la LRTI? 4 0 1 significativo
El registro en el sistema El staff no cuadra la
H26
15 es verificado con la informacin con el Pg. Muy
documentacin fsica? 0 4 sistema. 10 197 significativo
H27
16 El archivo es llevado de Retenciones Pg. Muy
una manera ordenada? 0 4 elaboradas sin orden 10 197 significativo
Existe Conciliaciones entre Los anexos no
17 anexos, declaraciones, y cuadran con las Muy
contabilidad? 0 4 declaraciones. 10 significativo
La empresa informacin Poco
18
tributaria actualizada? 3 1 3 significativo
Total: 8 0 114
166
Calificacin
Bajo Medio Alto
Realizables
Inventarios:
Existen polticas para Las polticas estn Poco
estas cuentas? incompletas.
Se lleva un mtodo Poco
contable de Kardex?
El registro contable es H2
El registro no es 8 Muy
3 constatado con el registro 0 4 verificado con el 10 significativo
fsico? Pg.
mayor contable. 197
Se trabaja con saldos El sistema trabaja
Muy
4 reales del sistema? 0 4 con saldos en 10 significativo
contra
Los inventarios son Los inventarios no
realizados peridicamente son constatados
Muy
5 por personas del staff 0 4 por nadie externo. 10 H29 significativo
contable o del rea Pg.
administrativa? 198
Existen polticas No estn H30 Muy
6 aplicadas a los faltantes de 2 2 completas ni 8 Pg. significativo
tanques de gas? escritas. 198
Cundo existen faltantes Todos reciben el
en los inventarios el descuento.
descuento se aplica a:
7 a)Jefe de despacho
(responsable)
b) Estibadores
(trabajadores directos)
c)Choferes (trabajadores
indirectos)
d)Todas las anteriores Poco
4 0 1 significativo
En los casos de prstamos
Poco
a clientes de tanques de 1 significativo
gas se solicita:
8
a) Documento de
4 0
autorizacin
b) Cheque 4 0
c) Pagare 4 0
d) Documento legal de
4 0
respaldo
e) Autorizacin verbal sin
4 0
respaldo
El formato del ingreso de No cubre todos los
inventarios cubre el parmetros y es
Muy
9 nmero de facturas de 2 2 manual 10 H31 significativo
compras y ventas, y dems Pg.
requerimientos? 198
Total: 3 6 48
167
Calificacin
N Pregunta Si No Observaciones Bajo Medio Alto
Ref. Impacto
Propiedad Planta y Equipo y Otros Activos
Activos Fijos
H32 Muy
1 Existen polticas para el 1 1 Pg. significati
tratamiento de esta cuenta? Polticas estn incompletas 8 199 vo
El mantenimiento de los
Muy
activos fijos se los realiza en Los mantenimientos se
2 0 2 significati
base a un cronograma y con realizan cuando el activo vo
un responsable? se avera. 10
Se realiza una constatacin
fsica sobre el No existe una revisin Muy
3 funcionamiento y 0 2 peridica del H33 significati
mantenimiento adecuado de funcionamiento de los Pg. vo
los activos de la empresa? equipos. 10 199
Los bienes de la empresa
para ser utilizados fuera de Poco
4 las actividades de la misma 2 0 significati
constan con las vo
autorizaciones respectivas? 1
Existe un registro del valor
Muy
inicial y su evolucin a No existe un anexo de H34
5 0 2 significati
travs del tiempo en relacin depreciacin de activos Pg. vo
a su desgaste? fijos. 10 198
Algunas facturas son
Se mantiene un archivo guardadas pero otras son Significati
6 1 1 vo
adecuado (Facturas, puestas en cajas y es difcil
retenciones, contratos, etc.)? buscarlas. 6
Existen polticas claras de Son en base a normativa
Significati
aplicacin para las contable no se tiene por vo
7 depreciaciones? 1 1 escrito. 5
Se mantiene un registro H36 Muy
ordenado de las No hay ningn documento Pg. significati
8 depreciaciones? 0 2 respaldo. 9 198 vo
Poco
Se aplica un mtodo de significati
9 depreciacin permitido? 2 0 1 vo
Seguros
Muy
Existen polticas aplicadas La cuenta no tiene significati
10 a los seguros de la empresa? 1 1 polticas. 10 vo
Poco
Existe un responsable de significati
11 los contratos de seguros? 2 0 1 vo
Todos los bienes de la Poco
empresa se encuentran significati
12 asegurados? 2 0 1 vo
Se mantiene un
cronograma de duracin de Se espera la notificacin H37 Significati
los diferentes seguros que de la finalizacin para Pg. vo
13 son contratados? 0 2 contratarlos. 6 198
Existen polticas de No existen polticas por
Significati
14 aplicacin para las 0 2 escrito pero si se aplica lo 6 vo
amortizaciones? legal.
Se mantiene un archivo
No existen registros de Significati
16 actualizado de los valores 0 2 6 vo
valores devengados.
devengados?
Total: 5 29 57
168
Calificacin
Bajo Medio Alto
Existen polticas de Difieren de H38
1 tiempos, Pagos y contratos 2 2 proveedor a 6 Pg. Significativo
con proveedores? proveedor. 199
H39
2 Los proveedores pequeos 0 4 Se maneja una 5 Pg. Significativo
tienen su cuenta por Pagar? general 199
Se mantiene un trato
adecuado con los Poco
proveedores para tener su
servicio permanentemente?
Se genera en primera Poco
4 instancia la cuenta por 4 0 1 significativo
Pagar y luego el Pago?
Las cuentas por Pagar son Poco
Los Pagos a proveedores Son pagadas en
H40
se respaldan con efectivo, otras en Muy
6 2 2 10 Pg.
significativo
comprobante, retencin y cheque, sin 199
cheque? retencin.
Existen polticas de
Poco
7 cuentas por Pagar a los 4 0 Aunque no estn 3 significativo
empleados? por escrito.
Se ha definido un da Hay un da de Pago H41
Muy
8 mximo de Pago, se cumple 2 2 pero solo para 8 Pg.
significativo
con el mismo? transportistas. 199
El rol de Pagos y
provisiones es realizado Poco
mensualmente en base a un
formato definido?
Poco
10 Las cuentas por Pg.as son 4 0 1 significativo
Existen polticas aplicar las
Poco
11 leyes correspondientes al 4 0 1 significativo
IESS?
Los empleados son
afiliados desde su primer
Muy
12 da de trabajo, segn su 2 2 La direccin media 8 significativo
puesto y sus ingresos es afiliada con un
reales? valor menor.
El rol de Pagos es cruzado
Poco
13 con las cuentas por Pagar 4 0 1 significativo
IESS?
Existe un registro ordenado
de planillas de fondos de Poco
reserva, planillas generales
y prstamos de empleados?
169
Calificacin
Bajo Medio Alto
H42
Si, tambin se utilizan
15 Las tarjetas de crdito tienen Pg.
para gastos personales.
polticas de aplicacin o uso? 2 2 10 199 Significativo
Las tarjetas estn a nombre de Poco
16
la representante legal? 4 0 1 significativo
La tarjeta de crdito es de uso Se utiliza para gastos Muy
17
exclusivo del negocio? 0 4 personales 10 significativo
Se tiene un archivo ordenado de Las compras son
compras con tarjeta de crdito y realizadas por los H43
18 2
de sus estados de cuentas y propietarios a veces no Pg. Muy
Pagos mensuales? 2 entregan comprobantes. 10 199 significativo
Obligaciones con los dueos
Las obligaciones con los dueos Las obligaciones son H44
19 estn correctamente definidas en claras sin embargo no Pg.
las polticas de la empresa? 2 2 estn por escrito. 5 199 Significativo
La reparticin es
20 La reparticin de utilidades se anticipada se reparte Muy
da al final del periodo contable? 0 4 mensualmente. 10 significativo
H45
No aunque si se tiene
21 Los prstamos a largo plazo son Pg.
alguna documentacin.
llevados en un archivo ordenado? 2 2 6 200 Significativo
22 con copia o documentos de Alguna documentacin se
respaldo? 0 4 tiene no se guardan copias. 6 Significativo
El valor total de los prstamos
23 es registrado en su valor total y Poco
devengado mensualmente? 4 0 1 significativo
24 Los asientos son realizados Poco

descontado el capital y el inters? 4 0 1 significativo
Son conciliados los valores de Poco
25
los prstamos mensualmente? 4 0 1 significativo
Total: 4 17 40

Calificacin
N Pregunta Si No Observaciones Bajo
Medi
Alto
Ref. Impacto
o
Patrimonio
H46
Existen polticas sobre el Las polticas para esta Muy
1 2 2 10 Pg. significativo
patrimonio de la empresa? partida no existen.
200
Se ha definido las Se paga mensualmente, H47
Muy
2 maneras de Pago de las 2 2 se entrega toda la 10 Pg. significativo
utilidades anuales? utilidad a los dueos. 200
Se realiza un ahorro antes Los dueos tienen la H48
Muy
3 de repartir las utilidades 0 4 certeza de una utilidad 10 Pg. significativo
mensuales? constante. 200
Hay suposicin de
Los anticipos a las
utilidad constante
4 utilidades anuales son en 0 4 6 Significativo
basada en aos
base a un presupuesto?
anteriores.
Se presenta un informe
No hay evaluaciones del
5 anual de evaluacin de 0 4 10 Muy
patrimonio.
patrimonio? significativo
Total: 0 6 40
170
Comercializadora de Gas "Digas"
Calificacin
Bajo Medio Alto
Ventas normales:
El tratamiento de
esta partida es en H49
No est dada por Muy
1 base a una 2 2 8 Pg.
significativo
escrito. 200
normativa o
poltica?
El asiento de
El asiento es H50
registro de ventas
2 0 4 realizado 5 Pg. Significativo
diarias es generado 200
manualmente.
automticamente?
En las ventas
diarias de cargas de
Poco
3 cilindros se realiza 4 0 1 significativo
un solo cuadre de
caja?
Ventas especiales:
En casos especiales
No se tiene ningn
de ventas de tanques H51
documento de Muy
4 fsicos (activos) se 4 0 10 Pg.
significativo
respaldo de un 200
realiza un arqueo
arqueo.
diferente?
Se realizan facturas Poco

5 4 0 1
en el momento de la significativo
venta de cilindros?
No se informa la
El valor de las novedad al staff
ventas de tanques de contable y tampoco Muy
gas del Iva es el staff pone
declarado al final de atencin a esta
perodo? novedad.
Existe un asiento
tipo de registro de Poco
ventas de tanques de
gas?
La empresa
dispone de ingresos Poco
adicionales a los de
tanques?
171
Comercializadora de Gas "DIGAS"
rea Contable
Calificacin
Bajo Medio Alto
Egresos:
Existen polticas para el H52
Las polticas son Muy
1 tratamiento de las cuentas de 1 3 10 Pg.2
generales. 01 significativo
egresos?
Nmina
Poco
2 momento de su ingreso al 4 0 1
significativo
negocio?
H53
El valor registrado en el IESS es 2 Los operativos si, los Muy
3 2 8 Pg.2
de los ingresos totales? de direccin no. 01 significativo
H54
El cargo asignado en el IESS es 2 Existen algunos que Muy
4 2 10 Pg.
el correcto? no. 201 significativo
Los roles de Pagos son
Poco
5 generados mensualmente, un 4 0 1
significativo
general y un individual?
Los roles de Pagos son firmados Poco

6 por los empleados y por el 4 0 1
significativo
administrador y se archiva los
mismo de una manera ordenada?
El rol de Pagos es revisado por Poco
7 4 0 1
el rea contable? significativo
Existe un control de las horas La nica que realiza y H55
Muy
8 extras, el clculo de las mismas 0 4 revisa es la asistente de 8 Pg.
201 significativo
es revisado por el rea contable? gerencia.
El clculo de los dcimos es en
Poco
9 base a tiempo e ingresos 3 1 2
significativo
mensuales totales?
Transportistas
H56
Muy
10 Se tiene polticas para la cuenta 2 2 Existen polticas, no 8 Pg.
y el concepto? por escrito. 201 significativo
Muy
11 Las polticas son cumplidas por 2 2 Hay desviaciones en 7
la administracin? este concepto. significativo
Antes del registro del gasto se
verifica la documentacin Nadie firma, el
completa, y la misma es responsable directo es
sumillada por el responsable? la asistente de gerencia.
Existe un mximo y un mnimo
permitido de anticipos, en No hay Muy
13 0 4 8
valores y cantidades a los especificaciones al significativo
transportistas? respecto.
Compra de GAS (Gasto)
Se tiene polticas para la cuenta Las polticas son
y el concepto? generales.
Las polticas son cumplidas por Hay confusin en las
la administracin? decisiones.
H57
El cheque enviado a Enigas es Muy
16 2 2 7 Pg.
con el valor y cruzado? En blanco. 201 significativo
Los transportistas entregan la
documentacin oportunamente? Entregan tardamente.
Total: 6 24 66
172
Cuestionario Informacin y Comunicacin correspondientes al rea Contable

Calificacin
Bajo Medio Alto
La informacin obtenida por
El sistema no realiza H58
el sistema informtico cubre Muy
1 todas las actividades del rea
0 2 actividades 10 Pg.
significativo
automticamente. 202
contable?
problema, queja o molestia No existe un H59
Muy
2 dentro del rea contable se 0 2 responsable encargado 10 Pg.
significativo
realiza un seguimiento de este tema. 202
documentado?
Se investiga cualquier
movimiento extrao al Poco
3 negocio y el mismo se
2 0 1 significativo
comunica a la direccin?
Poco
4 direccin y el staff contable es 2 0 1 significativo
horizontal?
Cundo se presentan quejas
Existe gran
de la direccin respecto de
flexibilidad y no hay
incumplimientos a Muy
5 responsabilidades contables se
0 2 una normativa fuerte 10 significativo
en cuanto al control
realiza un seguimiento para
del staff contable.
no repetir dicha novedad?
Las notificaciones de
Las notificaciones son
desviaciones administrativas H60
realizadas Muy
6 que afectan el resultado 1 1 verbalmente y algunas
7 Pg.
significativo
contable o lo demoran son 202
por escrito.
realizadas de manera escrita?
El sistema contable cuenta
No se han Pg.ado
con las respectivas licencias o Muy
7 permisos para su utilizacin
0 2 derechos por el uso 10 significativo
del sistema,
legal?
Las notificaciones que emite
el SRI a la empresa tienen un Poco
8 seguimiento para su
2 0 1 significativo
correccin?
La comunicacin entre la H61
Poco
9 direccin, los dueos y el staff 2 0 1 Pg.
significativo
contable, es constante? 202
No existe seguimiento
Se realiza un acta de la H62
a las reuniones Muy
10 reunin, respecto de los 0 2 realizadas, no existe
10 Pg.
significativo
temas tratados en la reunin? 202
actas.
Los procedimientos
administrativos que afectan
Son comunicados de
la realizacin oportuna de los Muy
11 estados financieros son
0 2 forma 7 significativo
verbal o no se lo hace.
notificados a la direccin de
manera escrita?
No se ha hecho un
Las sugerencias hechas por
seguimiento a las Muy
12 el rea contable son realizadas 1 1 sugerencias
10 significativo
por la direccin?
realizadas.
Total: 4 0 89
173
Cuestionario Monitoreo o Supervisin correspondientes al rea Contable
Empresa Mayorista "Digas"

Calificacin
Bajo Medio Alto
Se corrobora
espordicamente la
Poco
1 emisin de facturas con el 4 0 1 significativo
cliente para verificar
exactitud del sistema?
El que analiza los riesgos
Poco
2 del sistema est capacitado 4 0 1 significativo
para el anlisis?
El nfasis no es el
necesarios se
La documentacin de los comete una y otra H63
Poco
3 riesgos, notificaciones o 1 3 vez errores y no se 6 Pg.
significativo
cambios es la adecuada? disminuye 203
significativamente
el riesgo.
El rea contable tiene un
El seguimiento no H64
respaldo documentado de Muy
4 0 4 es constante, ni 10 Pg.
significativo
la notificacin de riesgos 203
por escrito.
significativos?
Los resultados
La evaluacin no
importantes de la
es profunda ya H65
evaluacin del Muy
5 0 4 que la direccin 10 Pg.
significativo
funcionamiento del control 203
no pone nfasis a
interno contable son
las sugerencias.
notificados a la direccin?
Hay nfasis
tributario y dems
Existe un responsable del H66
obligaciones con Muy
6 monitoreo del rea 0 4 10 Pg.
significativo
organismos de 203
contable?
control y no en el
servicio.
Se realiza un monitoreo
No se ha
constante del H67
establecido este Muy
7 funcionamiento de los 0 4 10 Pg.
significativo
objetivo o 203
controles contables y sus
actividad.
desviaciones?
Existen seminarios de El responsable no
evaluacin general de si ha sido definido
H68
los controles son efectivos debido al Muy
8 0 4 10 Pg.
significativo
y cubren todos los desconocimiento 203
requerimientos del rea de la importancia
contable? del mismo.
Total: 2 6 50
174
4.5 Evaluacin de los Riesgos del Control Interno Contable
4.5.1 Matriz de resultados de la evaluacin del control interno contable
DIGAS
Respuesta
Si No
1 El cdigo de conducta de la empresa es 2 4 10 0 2

trasmitido al Staff contable?
Los profesionales encargados de la
2 elaboracin de estados financieros son 2 1 10 2 0
competentes?
El staff contable conoce la misin,
3 2 1 10 2 0
visin y objetivos de la empresa?
El departamento contable cuenta con
4 2 10 10 0 2
un manual de procedimientos?
Existen normas de conducta aplicadas
5 2 8 10 1 1
al staff contable?
6 La elaboracin de estados financieros 2 1 10 2 0
est en base a los principios contables?
La informacin financiera presenta es
7 2 1 10 2 0
integra?
8 financieros se aplican normas tcnicas 2 1 10 2 0
contables establecidas en el Ecuador?
9 La elaboracin de estados financieros 2 1 10 0 2
es influenciada por la direccin?
La administracin conoce las
10 funciones realizadas por el staff 2 10 10 1 1
contable?
11 independiente de la direccin y resto de 2 1 10 2 0
la empresa?
Los principios contables aplicados
12 dificultan una presentacin exacta de la 2 1 10 0 2
La responsabilidad del staff contable
13 esta en base de las necesidades de la 2 1 10 2 0
organizacin?
En caso de incumplimientos a normas
14 o polticas se ha establecido sanciones 2 10 10 1 1
por escrito?
Existen polticas, y estas estn dadas
15 2 10 10 0 2
por escrito para el rea contable?
Existen objetivos especficos para el
16 2 10 10 2 2
staff contable?
El personal encargado de la realizacin
17 2 1 10 2 0
de estados financieros es calificado?
34 72 170 21 15
175
DIGAS
Respuesta
SI NO
Se realiza un estudio de los riesgos
1 anteriores, actuales y los futuros que se 4 10 10 0 4
puedan presentarse en el rea contable?
El anlisis de riesgos es basado en
2 4 7 10 0 4
tcnicas de evaluacin?
Los riesgos detectados por el staff
3 contable son comunicados 4 10 10 1 3
inmediatamente?
Los riesgos que tienen afectacin a la
4 presentacin de estados financieros, 4 1 10 4 0
tienen un tratamiento especial?
Existen copias de respaldo de la
5 informacin del sistema informtico en 4 10 10 2 2
caso de prdida de equipos?
Existen reuniones peridicas con
6 direccin con el fin de tratar desviaciones 4 10 10 0 4
posibles a los controles contables?
Se deja constancia de los temas tratados
7 en las reuniones y las posibles soluciones 4 10 10 0 4
para las desviaciones encontradas?
Total: 28 58 70 7 21
DIGAS
Encuesta Respuesta
N Pregunta Calificacin Ponderacin
s Si No
1 Se realiza un presupuesto anual y mensual? 4 8 10 0 4
Existen controles aplicados al rea contable por
2 parte de la administracin?
4 6 10 2 2
Los controles aplicados por el staff contable son
3 comunicados a la direccin?
4 3 10 0 4
La revisin de la veracidad de los estados
4 financieros es revisada con la direccin?
4 1 10 4 0
Para verificar el cumplimiento de funciones del
5 rea contable el rea administrativa requiere 4 7 10 0 4
constataciones fsicas o virtuales de procesos?
Existe un encargado de la revisin del servicio
6 contable?
4 1 10 4 0
La presentacin de estados financieros es
7 peridica y exacta?
4 10 10 0 4
La constatacin de activos fijos o inventarios
8 son cotejados con la informacin contable? 4 10 10 0 4
La presentacin de impuestos y otras
9 obligaciones del rea contable tienen un 4 6 10 0 4
cronograma de cumplimiento?
1 Se analizan los estados financieros
mensualmente?
4 10 10 0 4
0
1 Existen claves para el manejo de archivos
4 1 10 4 0
1 contables y restricciones para los mismos?
El archivo de la documentacin del
12 departamento contable se tiene en adecuado 4 6 10 2 2
ordenamiento?
Total 1: 48 69 120 16 32
176
DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno Contable
N Pregunta Encuestas Calificacin Ponderacin Respuesta
Si No
Caja
1 Existen polticas para caja? 4 1 10 4 0
2 Las polticas estn estipuladas por escrito? 4 10 10 0 4
Se realiza cuadres diarios en base a un formato
3 4 1 10 4 0
establecido?
Los cuadres son revisados por un tercero y tienen
4 4 6 10 4 0
firma de responsabilidad?
Al existir dos turnos en caja existen dos arqueos
5 4 7 10 1 3
diarios?
Los faltantes de caja son descontados al
6 4 10 10 0 4
responsable?
Los gastos pequeos son manejados desde caja
7 4 10 10 0 4
chica?
El sistema una vez ingresada todas las facturas
8 4 8 10 0 4
emite automticamente el cuadre diario?
9 Existe un archivo ordenado de arqueos diarios? 4 1 10 4 0
10 Los depsitos de las ventas diarias son ntegros? 4 10 10 0 4
Los depsitos diarios son revisados por un
11 4 1 10 4 0
tercero?
Se utiliza caja general para realizar Pagos a
12 4 10 10 4 0
proveedores u otros?
Bancos
13 Existen conciliaciones bancarias mensuales? 4 1 10 4 0
Las conciliaciones son realizadas por un externo
14 4 1 10 4 0
al proceso?
Se tiene un archivo ordenado de estados de
15 4 6 10 2 2
cuenta fsicos y conciliaciones bancarias?
Las firmas de cheques se realizan solo cuando
16 4 10 10 0 4
estn revisados y llenos con el soporte respectivo?
En el talonario del cheque se registra, la fecha, el
17 4 3 10 3 1
valor, el beneficiario y el saldo actual?
Los Pagos son generados automticamente por el
18 4 10 10 0 4
sistema contable?
Las copias de cheques son archivadas segn
19 4 1 10 4 0
fecha y nmero?
Las cuentas que se manejan estn a nombre del
20 4 1 10 4 0
representante legal?
Existen prohibiciones de firmar cheques en
21 4 10 10 0 4
blancos?
Las conciliaciones bancarias son
22 4 1 10 4 0
archivadas ordenadamente?
Existen montos mximos permitidos por la
23 4 10 10 0 4
direccin?
24 Son realizadas por el represente legal? 4 6 10 0 4
Cada transferencia lleva consigo la realizacin de
25 4 1 10 4 0
un comprobante de egreso?
Existen conceptos especficos para utilizar
26 4 6 10 2 2
transferencias?
27 Existe una persona encargada de los depsitos? 4 1 10 4 0
Las papeletas de depsito son realizadas por una
28 4 8 10 0 4
persona diferente a la que realiza el mismo?
29 Los depsitos son archivados ordenadamente? 4 10 10 2 2
Los depsitos de cada banco tienen su respectivo
30 4 10 10 0 4
comprobante de ingreso?
Total 2: 120 171 300 62 58
177
DIGAS
Respuesta
Si No
Existen polticas y procedimientos
1 4 10 10 0 4
escritos para el rea contable?
Se realiza un presupuesto anual y
2 4 8 10 0 4
mensual?
Existen controles aplicados al rea
3 4 6 10 2 2
contable por parte de la administracin?
Los controles aplicados por el staff
4 4 3 10 0 4
contable son comunicados a la direccin?
Los procedimientos que afectan la
realizacin oportuna de los estados
5 4 7 10 0 4
financieros son notificados a la direccin
de manera escrita?
La revisin de la veracidad de los estados
6 4 1 10 4 0
financieros es revisada con la direccin?
Para verificar el cumplimiento de
funciones del rea contable el rea
7 4 7 10 0 4
administrativa requiere constataciones
fsicas o virtuales de procesos?
Existe un encargado de la revisin del
8 4 1 10 4 0
servicio contable?
Las desviaciones sobre procedimientos
9 4 10 10 0 4
contables tienen un seguimiento?
La presentacin de estados financieros es
10 4 10 10 0 4
peridica y exacta?
La constatacin de activos fijos o
11 inventarios son cotejados con la 4 10 10 0 4
Existe un plazo lmite para la presentacin
12 4 1 10 4 0
de informacin financiera?
El personal encargado de la realizacin de
13 4 1 10 4 0
estados financieros es calificado?
La presentacin de impuestos y otras
14 obligaciones del rea contable tienen un 4 6 10 0 4
cronograma de cumplimiento?
Se analizan los estados financieros
15 4 10 10 0 4
mensualmente?
Existen claves para el manejo de archivos
16 4 1 10 4 0
contables y restricciones para los mismos?
El archivo de la documentacin del
17 departamento contable se tiene en 4 6 10 2 2
adecuado mantenimiento?
El acceso a la documentacin de la
18 empresa es ordenado y mantienen un grado 4 6 10 2 2
razonable de seguridad?
Total 3: 72 104 180 26 46
178
DIGAS
Si No
Cuentas por Cobrar
Empleados
Existen polticas para prstamos y
4 8 10 2 2
1 anticipos?
2 Cada empleado tiene su subcuenta? 4 1 10 4 0
Las cuentas son conciliadas cada
4 10 10 2 2
3 mes?
Clientes
Existen polticas para prstamos o
4 10 10 2 2
4 crditos?
5 Cada cliente tiene su subcuenta? 4 10 10 0 4
Las cuentas son conciliadas cada 4 10 10 0 4
6 mes?
Existe un tratamiento especial en
la factura del cliente cuando este 4 1 10 4 0
7 no cancela el valor o abona una parte?
Propietarios
Existen polticas para prstamos y
4 10 10 0 4
8 anticipos?
Proveedores y transportistas
Existen polticas para prstamos y 4 10 10 2 2
9 anticipos?
Cada transportista tiene su 4 1 10 4 0
10 subcuenta?
Las cuentas son conciliadas cada 4 8 10 2 2
11 mes?
Existen polticas sobre estas
4 8 10 2 2
12 cuentas?
Los valores son cancelados en las

fechas correspondientes al 4 1 10 4 0
reglamento LRTI para evitar multas y
13 suspensiones?
Los valores son calculados segn lo
4 1 10 4 0
14 establecido la LRTI?
El registro en el sistema es
verificado con la documentacin 4 10 10 0 4
15 fsica?
El archivo es llevado de una
4 10 10 0 4
16 manera ordenada?
Existe Conciliaciones entre anexos, 4 10 10 0 4
17 declaraciones, y contabilidad?
La empresa posee archivos o libros
4 1 10 3 1
18 de informacin tributaria actualizada?
Total 4: 72 120 180 35 37
179
DIGAS
Respuesta
Si No
Inventarios
Existen polticas para estas
1 4 8 10 2 2
cuentas?
Se lleva un mtodo contable de
2 4 1 10 4 0
Kardex?
El registro contable es constatado
3 4 10 10 0 4
con el registro fsico?
Se trabaja con saldos reales del
4 4 10 10 0 4
sistema?
Los inventarios son realizados

peridicamente por personas del
5 4 10 10 0 4
staff contable o del rea
administrativa?
Existen polticas aplicadas a los

6 4 8 10 2 2
faltantes de tanques de gas?
Cundo existen faltantes en los

4 1 10 4 0
inventarios el descuento se aplica a:
a)Jefe de despacho(responsable)
7
b)Estibadores(trabajadores directos)
c)Choferes(trabajadores indirectos)
d)Todas las anteriores
En los casos de prstamos a
clientes de tanques de gas se 4 2 10 4 0
solicita:
a) Documento de autorizacin
8
b) Cheque
c) Pagare
d) Documento legal de respaldo
e) Autorizacin verbal sin respaldo
El formato del ingreso de
inventarios cubre el nmero de
9 4 10 10 2 2
facturas de compras y ventas, y
dems requerimientos?
Total 5: 36 60 90 18 18
180
DIGAS
Si No
Propiedad Planta y Equipos y otros activos
Existen polticas para el tratamiento
1 2 8 10 1 1
de esta cuenta?
El mantenimiento de los activos fijos
2 se los realiza en base a un cronograma 2 10 10 0 2
y con un responsable?
Se realiza una constatacin fsica
sobre el funcionamiento y
3 2 10 10 0 2
mantenimiento adecuado de los
activos de la empresa?
Los bienes de la empresa para ser
utilizados fuera de las actividades de
4 2 1 10 2 0
la misma constan con las
autorizaciones respectivas?
Existe un registro del valor inicial y
5 su evolucin a travs del tiempo en 2 10 10 0 2
relacin a su desgaste?
Se mantiene un archivo adecuado
6 (Facturas, retenciones, contratos, 2 6 10 1 1
etc.)?
Existen polticas claras de aplicacin
7 2 5 10 1 1
para las depreciaciones?
Se mantiene un registro ordenado de
8 2 9 10 0 2
las depreciaciones?
Se aplica un mtodo de depreciacin
9 2 1 10 2 0
permitido?
Seguros
Existen polticas aplicadas a los
10 2 10 10 1 1
seguros de la empresa?
Existe un responsable de los
11 2 1 10 2 0
contratos de seguros?
Todos los bienes de la empresa se
12 2 1 10 2 0
encuentran asegurados?
Se mantiene un cronograma de
13 duracin de los diferentes seguros que 2 6 10 0 2
son contratados?
Existen polticas de aplicacin para
14 2 6 10 0 2
las amortizaciones?
Las amortizaciones son realizadas
15 2 1 10 2 0
bajo el principio de devengado?
Se mantiene un archivo actualizado
16 2 6 10 0 2
de los valores devengados?
Total 6: 32 91 160 14 18
181
DIGAS
Si No
Existen polticas de tiempos, Pagos
1 4 6 10 2 2
y contratos con proveedores?
Los proveedores pequeos tienen su
2 4 5 10 0 4
cuenta por Pagar?
Se mantiene un trato adecuado

3 con los proveedores para tener 4 1 10 4 0
su servicio permanentemente?
Se genera en primera instancia

4 la cuenta por Pagar y luego el 4 1 10 4 0
Pago?
Las cuentas por Pagar son
5 4 1 10 4 0
Los Pagos a proveedores se

6 respaldan con comprobante, 4 10 10 2 2
retencin y cheque?
Existen polticas de cuentas por
7 4 3 10 4 0
Pagar a los empleados?
Se ha definido un da mximo de
8 4 8 10 2 2
Pago, se cumple con el mismo?
El rol de Pagos y provisiones
9 es realizado mensualmente en 4 1 10 4 0
base a un formato definido?
Las cuentas por Pg.as son
10 4 1 10 4 0
Existen polticas aplicar las leyes
11 4 1 10 4 0
correspondientes al IESS?
Los empleados son afiliados
desde su primer da de trabajo,
12 4 8 10 2 2
segn su puesto y sus ingresos
reales?
El rol de Pagos es cruzado con
13 4 1 10 4 0
las cuentas por Pagar IESS?
Existe un registro ordenado de
planillas de fondos de reserva,
14 4 1 10 4 0
planillas generales y prstamos
de empleados?
182
DIGAS
Si No
Las tarjetas de crdito tienen
15 4 10 10 2 2
polticas de aplicacin o uso?
Las tarjetas estn a nombre de
16 4 1 10 4 0
la representante legal?
El uso de la tarjeta de crdito es
17 4 10 10 0 4
de uso exclusivo del negocio?

compras con tarjeta de crdito y
18 4 10 10 2 2
de sus estados de cuentas y Pagos
mensuales?
Obligaciones con los dueos

Las obligaciones con los dueos
19 estn correctamente definidas en 4 5 10 2 2
las polticas de la empresa?
La reparticin de utilidades se
20 4 10 10 0 4
da al final del periodo contable?
Los prstamos a largo plazo son
21 4 6 10 2 2
llevados en un archivo ordenado?
22 con copia o documentos de 4 6 10 0 4
respaldo?
El valor total de los prstamos es

23 registrado en su valor total y 4 1 10 4 0
devengado mensualmente?
Los asientos son realizados

24 4 1 10 4 0
descontado el capital y el inters?
Son conciliados los valores de
25 4 1 10 4 0
los prstamos mensualmente?
Total 7: 100 109 250 68 32
183
DIGAS
Si No
Existen polticas del tratamiento
1 4 10 10 2 2
del patrimonio de la empresa?
Se ha definido las maneras de
2 4 10 10 2 2
Pago de las utilidades anuales?
Se realiza un ahorro antes de
3 4 10 10 0 4
repartir las utilidades mensuales?
Los anticipos a las utilidades
anuales son en base a un
4 4 6 10 0 4
presupuesto sin afectar las
operaciones normales del negocio?
Se presenta un informe anual de
5 4 10 10 0 4
evaluacin de patrimonio?
Total 8: 20 46 50 4 16
DIGAS
Respuest
N Pregunta Encuestas Calificacin Ponderacin a
Si No
Ventas Normales
El tratamiento de esta partida
1 es en base a una normativa o 4 8 10 2 2
poltica?
El asiento de registro de ventas

2 diarias es generado 4 5 10 0 4
automticamente?
En las ventas diarias de cargas

3 de cilindros se realiza un solo 4 1 10 4 0
cuadre de caja?
Ventas Especiales
En casos especiales de ventas

4 de tanques fsicos (activos) se 4 10 10 4 0
realiza un arqueo diferente?
Se realizan facturas en el
5 momento de la venta de 4 1 10 4 0
cilindros?
El valor de las ventas de
6 tanques de gas del IVA es 4 10 10 0 4
declarado al final de perodo?
Existe un asiento tipo de
7 registro de ventas de tanques de 4 1 10 4 0
gas?
La empresa dispone de
8 ingresos adicionales a los de 4 1 10 0 4
tanques?
Total 9: 32 37 80 18 14
184
DIGAS
N Encuesta Ponderaci Respuesta
Pregunta Calificacin
s n Si No
Egresos
Existen polticas para el tratamiento de las
1 4 10 10 1 3
cuentas de egresos?
Nmina
2 4 1 10 4 0
momento de su ingreso al negocio?
El valor registrado en el IESS
3 4 8 10 2 2
es de los ingresos totales?
4 El cargo asignado en el IESS es el correcto? 4 10 10 2 2
Los roles de Pagos son generados
5 4 1 10 4 0
mensualmente, un general y un individual?
Los roles de Pagos son firmados
6 por los empleados y por el administrador y se 4 1 10 4 0
archiva los mismo de una manera ordenada?
7 El rol es revisado por el rea contable? 4 1 10 4 0
Existe un control de las horas extras, el clculo
8 4 8 10 0 4
de las mismas es revisado por el rea contable?
El clculo de los dcimos es en base a tiempo e
9 4 2 10 3 1
ingresos mensuales totales?
Transportistas
10 Se tiene polticas para la cuenta y el concepto? 4 8 10 2 2
11 Las polticas son cumplidas por la 4 7 10 2 2

administracin?
Antes del registro del gasto se verifica la
12 documentacin completa, y la misma es 4 6 10 0 4
sumillada por el responsable?
Existe un mximo y un mnimo permitido de
13 anticipos, en valores y cantidades a los 4 8 10 0 4
transportistas?
Compras de Gas
14 Se tiene polticas para la cuenta? 4 6 10 2 2
15 4 6 10 4 0
administracin?
El cheque enviado a Eni es con el valor y
16 4 7 10 2 2
cruzado?
Los transportistas entregan la
17 4 6 10 1 3
documentacin oportunamente?
Total10: 68 96 170 37 31
Calificacin total Actividades de Control Contables

Respuesta
Encuestas Calificacin Ponderacin
Si No
Total 1 48 69 120 16 32
Total 2 120 171 300 62 58
Total 3 72 104 180 26 46
Total 4 72 120 180 35 37
Total 5 36 60 90 18 18
Total 6 32 91 160 14 18
Total 7 100 109 250 68 32
Total 8 20 46 50 4 16
Total 9 32 37 80 18 14
Total 10 68 96 170 37 31
Total General: 600 903 1580 298 302
185
DIGAS
Respuesta
Si No
La informacin obtenida por el sistema
1 informtico cubre todas las actividades del 2 10 10 0 2
rea contable?
Cundo se determina un problema, queja
2 o molestia dentro del rea contable se 2 10 10 0 2
realiza un seguimiento documentado?
Se investiga cualquier movimiento
3 extrao al negocio y el mismo se 2 1 10 2 0
comunica a la direccin?
La comunicacin entre la direccin y el
4 2 1 10 2 0
staff contable es horizontal?
Cundo se presentan quejas de la
direccin respecto de incumplimientos a
5 responsabilidades contables se realiza un 2 10 10 0 2
seguimiento para no repetir dicha
novedad?
Las notificaciones de desviaciones
administrativas que afectan el resultado
6 2 7 10 1 1
contable o lo demoran son realizadas de
manera escrita?
El sistema contable cuenta con las
7 respectivas licencias o permisos para su 2 10 10 0 2
utilizacin legal?
Las notificaciones que emite el SRI a la
8 empresa tienen un seguimiento para su 2 1 10 2 0
correccin?
La comunicacin entre la direccin, los
9 2 1 10 2 0
dueos y el staff contable, es constante?
Los informes contables son evaluados
10 mensualmente para estudiar cambios 2 7 10 0 2
drsticos de gastos?
Se realiza un acta de la reunin, respecto
11 2 10 10 0 2
de los temas tratados en la reunin?
Las decisiones importantes son tomadas
12 en conjunto con los dueos, la direccin y 2 8 10 1 1
el staff contable?
Los procedimientos administrativos que
afectan la realizacin oportuna de los
13 2 7 10 0 2
estados financieros son notificados a la
direccin de manera escrita?
Las sugerencias hechas por el rea
14 2 10 10 1 1
contable son realizadas por la direccin?
28 93 140 11 17
186
Digas
Respuest
N Pregunta Encuestas Calificacin Ponderacin a
Si No
Se corrobora espordicamente la
emisin de facturas con el cliente
1 4 1 10 4 0
para verificar exactitud del
sistema?
El que analiza los riesgos del
2 sistema esta capacitado para el 4 1 10 4 0
anlisis?
La documentacin de los riesgos,
3 notificaciones o cambios es la 4 6 10 1 3
adecuada?
El rea contable tiene un respaldo
4 documentado de la notificacin de 4 10 10 0 4
riesgos significativos?
Los resultados importantes de la
evaluacin del funcionamiento del
5 4 10 10 0 4
control interno contable son
notificados a la direccin?
Existe un responsable del
6 4 10 10 0 4
monitoreo del rea contable?
Se realiza un monitoreo constante
del funcionamiento de los
7 4 10 10 0 4
controles contables y sus
desviaciones?
Existen seminarios de evaluacin
general de si los controles son
8 4 10 10 0 4
efectivos y cubren todos los
requerimientos del rea contable?
Total: 32 58 80 9 23
187
4.5.2 Resultados de la Evaluacin del control interno contable

rea Administrativa


RIESGO (No) PT

CR =
RIESGO (No) 170
CR (No) = 42,35
CALIFICACIN DEL 100 -

CR =
RIESGO (Si) CR(No)
CR = 100,00 - 42,35
CR (Si) = 57,65
Riesgo Confianza
0% al 33% Bajo Alto
188
rea Contable
CR = Calificacin del
Riesgo CALIFICACIN DEL CT X 100
RIESGO (No)
CT = Calificacin Total PT
58 X 100
CR =
70
CR (No)= 82,86
CALIFICACIN DEL
CR = 100 - CR(No)
RIESGO (Si)
CR = 100,00 - 82,86
CR (Si) = 17,14
Riesgo Confianza
0% al 33% Bajo 17,14% Alto
67% al
100% 82,86 Alto Bajo
189
rea Contable
Calificacin del Riesgo: CR = Calificacin del Riesgo


RIESGO (No) PT

CR =
RIESGO (No) 1580
CR (No) = 57,15
CALIFICACIN DEL
CR = 100 - CR(No)
RIESGO (Si)
CR = 100,00 - 57,15
CR (Si) = 42,85
Riesgo Confianza
0% al 33% Bajo Alto
190
rea Contable


RIESGO (Si)
PT

CR =
RIESGO (No)
140
CR (No) = 66,43
CALIFICACIN DEL 100 -

CR =
RIESGO (Si) CR(No)
CR = 100,00 - 66,43
CR (Si) = 33,57
Riesgo Confianza
0% al 33% Bajo 33,57 Alto
34% al 66% 66,43% Moderado Moderado
67% al
100% Alto Bajo
191
rea Contable

CT = Calificacin Total CALIFICACIN DEL CT X 100
PT = Ponderacin Total RIESGO (No) PT

CR =
RIESGO (No) 110
CR (No) = 78,18
CALIFICACIN DEL
CR = 100 - CR(No)
RIESGO (Si)
CR = 100,00 - 78,18
CR (Si) = 21,82
Riesgo Confianza
0% al 33% Bajo 21,82% Alto
67% al
100% 78,18% Alto Bajo
192
4.5.3 Hoja de Hallazgos del Control Interno Contable

Hoja de Hallazgos
rea Contable
El rea contable no es
Las actividades que realiza el Pedir al rea contable la elaboracin de
P1 No existen normas de El rea contable debe tener un manejada dentro de la
rea contable no se enfoquen su cdigo de conducta especfico y que
Pg. conducta para el staff cdigo de conducta especfico empresa sino externamente,
en el control que se deseara la administracin lo evalu, lo apruebe
162 contable. adems del genera. no se ha solicitado al staff este
tener. o lo corrija.
requerimiento.
La administracin no ha
P4 La administracin no Debe existir un manual de
indagado en el trabajo El desconocimiento de los Requerir un manual de procedimientos
Pg. conoce los procesos que se procedimientos para cada una
193
realizado por el staff contable procedimientos aplicados y por escrito evaluarlo, corregirlo y
162 efectan en el rea de las partes fundamentales de
y lo ha tercerizados subestimacin de los mismos. probarlo.
contable. DIGAS.
complemente.
El procedimiento de La administracin debe El desconocimiento de la La administracin no sepa si Una vez establecido el manual de
P10
elaboracin de Estados conocer en profundidad el importancia del proceso de se estn realizando los estados procedimientos este debe ser estudiado
P162
Financieros no es conocido proceso de elaboracin de elaboracin de estados financieros de una manera y analizado por la administracin para
por la Administracin. Estados Financieros. financieros. adecuada. su conocimiento ntegro.
Las obligaciones del staff Incumplimientos por parte del
contable deben ser claras y Las obligaciones del staff rea contable, atrasos de Realizar un nuevo contrato con los
P14 Existen obligaciones que el
precisas, por escrito y deben contable no son claras, ni informes, presentacin tarda requerimientos actuales, con deberes y
P162 staff contable no cumple.
ser cumplidas bajo pena de estn dadas por escrito, en el ministerio y otros obligaciones por escrito.
sancin. incumplimientos regulares.
Deben existir sanciones por No se han definido sanciones Al no existir sanciones

No existen sanciones en el Definir claramente sanciones por
P15 escrito en caso de por escrito debido a que no por escrito ni consensuadas
caso de incumplimientos escrito con el staff contable para que
P162 incumplimiento hay un responsable directo de entre el staff contable estos
del staff contable. estas sean cumplidas a cabalidad.
del rea contable. control del staff contable. se repiten.
Hoja de Hallazgos
rea Contable
P1 Se debe realizar un estudio
Pg. Los riesgos del rea contable deben
La administracin enfoca su El no realizar estudios de de riesgos anteriores,
163 No se conocen los riesgos ser establecidos por el responsable direccin al manejo riesgos de esta rea ocasiona actuales, y posibles que se
del rea, sin embargo debe haber un
del rea contable. administrativo y deslinda su desviaciones a normativas puedan dar para en esta rea
apoyo por parte de la direccin alta
control sobre el rea contable. legales e internas. para tomar decisiones
y media.
194
acertadas.
Definir por escrito tcnicas
P2 No existen tcnicas de El rea contable debe definir El rea contable no tiene
El no poder conocer los riesgos de evaluacin las cuales
Pg. evaluacin de riesgos del medidas de evaluacin de riesgos definida esta actividad dentro
significativos del rea contable. deben ser elaboradas por el
163 rea contable. para su rea. de sus actividades contratadas.
rea contable.
Los riesgos detectados en el rea

Que existan riesgos latentes,
Los riesgos detectados por el contable deben ser comunicados por Realizar un formato de
P3 los cuales no son corregidos a
staff contable no son escrito y tener el seguimiento Los riesgos no son tratados en seguimiento de riesgos, para
Pg. tiempo, y que afectan a la
comunicados respectivo por parte del staff ningn momento. evaluar su importancia, y
163 elaboracin rpida de estados
inmediatamente. contable con apoyo de la direccin como disminuir su impacto.
financieros.
media.
Tener un registro
No se ha definido un La falta de seguimiento de los
P7 Todo riesgo debe ser evaluado, documentado del
El seguimiento a los riesgos responsable del seguimiento riesgos aleja gravemente a la
Pg. documentado y disminuido seguimiento y acciones
detectados no existe. de riesgos y acciones empresa del cumplimiento de
163 mediante acciones especficas. realizadas que se hayan
para su disminucin. sus objetivos.
aplicado al riesgo.
Hoja de Hallazgos
rea Contable
Ref. Condicin Criterio Causa Efecto Recomendaciones
Los gastos de la empresa deben
P1 La empresa por el momento Se cubren gastos que no son vitales, y se
ser evaluados y aprobados El desembolso para gastos no es El departamento contable debe
Pg. gasta en todo concepto y no merma el trabajo normal del negocio por
164 segn el presupuesto anual y basado en presupuestos. realizar un presupuesto maestro.
existe una liquidez ptima. la falta de liquidez.
mensual.
Las actividades realizadas por Sobrecargo de trabajo sobre la La administracin debe leer el
P2 No hay revisin sobre el Que no se conozca por parte de la
el staff contable deben ser asistente gerencia as como que esta manual de procedimientos del
Pg. cumplimiento de las administracin si todas las obligaciones
164 revisadas por el departamento funcin no ha sido definida por parte staff contable y realizar pruebas
actividades contables. del rea contable se estn cumpliendo.
administrativo. de la direccin. de control sobre este.
P9 Debe existir un cronograma de
Pg. Las obligaciones del rea El no disponer de un responsable Se debe establecer un
cumplimientos para todos los Pago de multas, presentacin tarda de
164 contable son presentadas directo de revisiones de estos tipos, cronograma especfico de
requerimientos balances, notificaciones del SRI.
tardamente. ni sanciones por incumplimientos. actividades.
195
sobre el rea contable.

P10 No hay evaluaciones Los balances deben No hay anlisis de Los estados financieros deben
Los estados financieros no son
Pg. peridicas de los estados ser analizados mensual y la evolucin del negocio y la utilidad es ser revisados en la reunin de
164 revisados en forma conjunta.
financieros. trimestralmente. repartida sin ningn ahorro. gerencia.
La documentacin clave del
Cualquier personapuede tomar los
P12 Los archivos contables estn a negocio debeser archivada Debido al alto gradode confianza con La informacin importante debe
documentos cuales quiera que estos
Pg. disposicin de todos los ordenadamente y con acceso losempleados se mantiene la ser tratada nicamente con el
164 sean y no se sabeluego quien fue el que
empleados administrativos. restringido apersonal documentacin a manos de todos. personal indicado.
los tomo.
autorizado.
Los depsitos diarios deben ser
La facilidad o el evitar el manejo de Faltantes, sobrantes,
P7 Existen Pagos directos de las ntegros, cualquier Pago debe Debe ser una falta grave al
mucho efectivo en depsitos hacen descuadres de caja diarios, Pagos sin
Pg. ventas diarias de valores realizarse en base a los reglamento la utilizacin directa
165 que sea fcil utilizar el dinero de retenciones, Pagos sin comprobantes,
pequeos y grandes. procedimientos estipulados en del efectivo de caja.
caja. caos en horarios de Pagos.
las polticas y procedimientos.
P15 Los documentos deben
Archivo desordenado de las No existe ningn control sobre este Dificultad en la revisin Las conciliaciones deben estar
Pg. estar correctamente archivados
165 conciliaciones bancarias. proceso. de saldos bancarios. ordenadas de manera mensual.
en su carpeta especfica.
Ningn cheque debe ser Comodidad para que la gerencia no Un riesgo altsimo ya que cualquier
P16 Los cheques bajo ningn
firmado en blanco, estos venga a la oficina y confianza empleado administrativo o del staff
Pg. Cheques firmados en blanco concepto deben ser firmados en
165 deben ser firmados con excesiva en los que manejan los contable puede tomar un
blanco.
la documentacin de respaldo. cheques. cheque y cambiarlo.
Hoja de Hallazgos
rea Contable
P18 Todo proceso de compra o gasto El sistema no ha sido Documentacin mal llenada,
Los Pagos son realizados Los Pagos deben ser realizados
Pg. debe ser parametrizado en el parametrizado para generar los duplicacin de actividades,
manualmente. utilizando el sistema contable.
166 sistema. Pagos y documentacin. dificultad para revisar transacciones.
P23
Pg. El manejo de las cuentas Alto riesgo en posibles desviaciones
Transferencia sin supervisin Falta de polticas escritas para Las transferencias bancarias deben
166 bancarias debe estar regido por las de dinero y Pago de cualquier
ni lmites. manejo de las cuentas bancarias. tener lmites de autorizacin.
polticas y con restricciones. concepto.
P28 El proceso del cuadre de caja El arqueo y toda actividad que ha Los arqueos de caja deben ser
Asignacin errnea de funciones Alto riesgo en posibles desviaciones
Pg. hasta el depsito es realizado este le incumba debe ser dividido realizados por una persona diferente
administrativas a los directores. de dinero o malversacin de fondos.
166 por la misma persona. entre empleados administrativos. al que realizan el proceso habitual.
P29 Todos los depsitos deben ser Debido a la gran cantidad de
196
Pg. El archivo de los depsitos respaldados por su documento de depsitos se omite un archivo No se puede verificar ningn Los depsitos deben tener su
166 diarios no es ordenado. soporte y deben estar ordenados ordenado y se pone en cajas sin depsito de meses anteriores. comprobante de ingreso respectivo.
cronolgicamente orden
P1 Las polticas para prstamos y Las polticas de cada partida deben Decisiones administrativas en Las polticas deben estar por escrito
No se ha requerido por parte del
Pg. anticipos varios no estn por estar dadas por escrito y deben ser relacin a prstamos sin bases y y deben ser realizadas por el staff
rea administrativa.
167 escrito. cumplidas a cabalidad. deudas a largo plazo innecesarias. contable.
P3 Las cuentas por cobrar en Las cuentas deben ser conciliadas El sistema no registra Saldos pendientes de cobro Se debe automatizar las cuentas de
Pg. general no son conciliadas cada fin de mes antes de automticamente los crditos, el encontrados a fin de ao, desfases clientes y trabajar en base al reporte
167 cada mes presentar los estados financieros control es manual y en Excel. en el flujo del efectivo. en el sistema.
Los impuestos y la informacin Debida a la gran cantidad de El sistema contable debe ser
P15 La informacin contable de
contable en el sistema deben facturas no se confirma la No existe un cuadre entre los anexos parametrizado de forma tal que emita
Pg. impuestos no es verificada con
ser cotejados con un muestreo informacin con documentos presentados y las facturas. los anexos e impuestos exactamente
167 la documentacin fsica.
fsico de facturas sino solo con el sistema iguales.
P16 El archivo de anticipo Las retenciones deben ser llevados Riesgos en posibles inspecciones por El archivo debe ser llevado
El control sobre el archivo es
Pg. retenciones es llevado de cronolgicamente y tener un descuadre entre lo declarado y lo ordenadamente segn la fecha de
deficiente por la parte contable.
167 manera desordenada. archivo ordenado. enviado en anexos. emisin y al mayor de la cuenta.
El control en el sistema es mal Se ha dado manipulaciones entre los Ningn inventario se puede trabajar
P3 El registro contable de El registro contable del sistema
llevado y se lleva un control que controlan los cuadres fsicos, con negativo, si esto sucede se debe
Pg. inventarios no cuadra con el debe ser exacto al fsico y debe
externo en Excel para poder razn por la cual fue despedida una realizar una revisin
168 registro en fsico. cuadrarse diariamente.
verificar saldos reales. empleada. inmediatamente.
Hoja de Hallazgos
rea Contable
Los inventarios deben ser Trabajar con saldos errados en los El staff contable debe realizar una
P5 No existe un control peridico No ha sido solicitado este
realizados diariamente por los libros contables y no saber si revisin de activos sorpresiva
Pg. de inventarios por parte del staff servicio, en el contrato de los
encargados administrativos y lo indicado por el rea administrativa peridicamente y general un
168 contable honorarios profesionales
constatados por el staff contable. es vers. documento de trabajo.
En caso de prdida de tanques Falta de inters por parte de la Descuentos directos a todos los
P6 Deben existir polticas escritas para
no hay polticas claras de administracin y del rea empleados tengan o no que ver en Deben existir polticas en el caso
Pg. el manejo adecuado de todo el
manejo de estas circunstancias contable por normar esta el asunto, por consiguiente se crea de prdidas de tanques.
168 concepto de inventarios.
ni por escritas. actividad. desconfianza en el ambiente laboral.
P9 El control de inventarios no es El sistema debe estar parametrizado Debido a falta de controles El inventario del sistema debe ser
Dificultad en el control de manejo de
Pg. parametrizado en el sistema, no para trabajar con saldos reales no se contables y administrativos se ha siempre el mismo que el fsico
197
cargas, prdida de cargas, que

168 se utiliza el sistema para debe trabajar con saldos negativos trabajado desde hace aos con diario y no se debe manejar
no cuadran al final de mes y ajustes.
controlar el flujo de tanques. o irreales. saldos negativos en el sistema. externamente.
No existen polticas por escrito Toda partida del estado financiero La administracin ha delegado
P1 Polticas incompletas, que no permiten Las polticas deben estar dadas por
del tratamiento de Propiedad debe tener sus polticas contables totalmente las funciones
Pg. una valoracin objetiva de lo permitido escrito en base a los principios
Planta y Equipo o las cuales deben ser aplicadas por contables al staff y esto no se ha
169 o no en relacin al manejo de Activos. contables.
depreciaciones. la administracin. solicitado
Todo activo debe ser cuidado No existe un cronograma de Trabajo con activos poco funcionales,
P3
Los activos fijos no son adecuadamente en base a un revisin, ni una constatacin que no estn en ptimas condiciones, Todo activo debe tener su hoja
Pg.
cuidados adecuadamente. cronograma y un estndar de tcnica del funcionamiento de costos altos de mantenimiento y estndar de mantenimiento.
169
mantenimientos mnimos. los activos. continan los problemas.
La partida de propiedad planta y El valor en los balances no se conoce La documentacin de los activos
P5 Los costos histricos de los No se ha elaborado un anexo de
equipo debe ser presentada con un si es un valor real o un valor ficticio, fsicos debe ser manejada en una
Pg. activos finos no tienen un los activos fijos de la empresa
anexo de los bienes de afectando a la presentacin real de los carpeta individual con restriccin a
169 respaldo documentado. para su debido control
la empresa. estados financieros su acceso.
Las depreciaciones y No se ha desarrollado por parte Falta de credibilidad de la
P8 No existen notas de respaldo a El staff contable debe realizar
amortizaciones deben presentar del staff contable un control informacin presentada en relacin a
Pg. las depreciaciones ni tablas de amortizacin basadas en
trimestralmente notas de sustento a ordenado de las estas partidas en los estados
169 amortizaciones de la empresa. el estado real del activo fijo.
la informacin contable. depreciaciones de la empresa. financieros.
La persona encargada de esto es Los contratos deben tener una lista
P13 No existen cronogramas de Los seguros deben estar Que no se tenga en cuenta valores a
la asistente de gerencia y no de chequeo para verificar sus
Pg. duracin de los seguros al da, deben ser aplicados a cada cancelar por primas de alto valor por
tiene como funcin o poltica vencimientos y analizar costos.
169 contratados por DIGAS parte de la empresa. la situacin actual del negocio.
realizar esta actividad.
Hoja de Hallazgos
rea Contable
Pagos en efectivo a unos
P1 Las polticas de proveedores Las polticas a proveedores Tanto la administracin como el staff Las polticas deben ser especficas
proveedores, en el momento, no
Pg. difieren de proveedor a deben ser especficas y por contable no han definido polticas claras en base a los principios y normas
hay cronogramas de pagos faltas a
170 proveedor y no estn por escrito. escrito. sobre este concepto. contables.
contratos.
P2 Los proveedores pequeos no Dificultad enorme al conciliar las Se debe tener un plan de cuentas
Los proveedores permanentes Se maneja de forma general en una sola
Pg. tienen cuentas especficas ni se cuentas de los proveedores y especfico para el tratamiento de
deben tener su propia. cuenta que agrupa todos los proveedores
170 divide por actividades. ajustes a fin de periodo. proveedores.
P6 Pagos sin documentacin lo que
Existen Pagos a proveedores sin Los Pagos a proveedores deben Ningn Pago debe realizarse sin
Pg. Pagos inmediatos, no existe periodos de transforma a los gastos en no
retenciones o documentacin realizarse previa presentacin una revisin previa de la
170 revisin de documentacin ni existen deducibles, adems de cargar
legar obligatoria y en efectivo de la documentacin. (art.50 documentacin completa por parte
198
sanciones en caso de errores. gastos que no pertenecen al

de caja general. LRTI). del staff contable.
negocio.
Las polticas de cuentas por Se debe establecer fechas y No se han realizado por escrito las
Inconformidad por parte de los La unificacin de criterios se
P8 Pagar empleados no son claras tratamientos especficos para polticas y no se han puesto de
empleados cuando se les paga a brinda al establecer polticas en
Pg. en fechas de Pagos y se manejan Pagos a empleados y acuerdos los encargados de la direccin
destiempo, por partes sin conjunto con la administracin y
170 diferentes criterios por la parte tratamiento de los diferentes en las polticas a aplicar en este
explicacin alguna. estas deben estar dadas por escrito.
administrativa conceptos de esta partida. concepto.
Las tarjetas de crdito deben
P15 Las polticas de uso de tarjetas tener polticas de uso y ser Debido a que es un negocio de personas Uso de tarjetas de crdito para
Manejar una sola tarjeta de crdito
Pg. crdito no estn definidas por cumplidas por la administracin naturales es usual el uso de tarjetas de conceptos diferentes del negocio
para compras respecto al negocio.
171 escrito. y revisadas por el staff crdito aunque no sean necesarias. incumpliendo leyes tributarias.
contable.
Los Pagos con tarjetas de Toda compra de tarjeta de crdito
P18 Compras directas sin autorizacin del Falta de facturas, datos mal
El archivo de tarjetas de crdito crdito deben tener un debe ser aprobada por la direccin
Pg. administrador o la asistente de gerencia registrados de los dueos, y
es inconsistente. comprobante de egreso, factura media. .
171 responsables directos. aumento de gastos no deducibles.
y Voucher.
P19 Las obligaciones por pagar con Los propietarios debentener Se permite cualquier manejo bueno o Manejos inadecuados de efectivo y Se debe establecer en conjunto
Pg. los dueos no estn dadas por derechos y obligaciones malo de recursos de la empresa por la por consiguiente afectacin sobre polticas aplicables para el manejo
171 escrito. estipuladas por escrito. parte administrativa o contable. la liquidez del efectivo. de las cuentas por pagar.
Hoja de Hallazgos
rea Contable

El registro de las deudas de No se puede confirmarlos saldos El registro de las cuentas por pagar
P21 Falta de polticas y del control Los prstamos a largo plazo deben tener
largo plazo no es correcto no se pendientes y clculos correctos de a largo plazo debe ser en base a las
Pg. del archivo delos prstamos a un archivo ordenado y polticas por
registran los intereses a largo los Pagos de prstamos a largo normas contables y lineamientos
171 largo plazo. escrito.
plazo. plazo. tributarios establecidos.
El patrimonio de la empresa
P1 Las polticas en relacin del debe ser cuidado, evaluado y El tratamiento en relacin a las polticas Descuido en el manejo del Se debe elaborar las polticas en
Pg. tratamiento del patrimonio no estudiado peridicamente y sus del patrimonio no han sido dadas ni por patrimonio de la empresa, desvi conjunto con la administracin y
171 existen polticas deben estar por la administracin ni por el staff contable de fondos para gastos personales. en base al lineamiento contable.
escrito.
El negocio presenta una utilidad
Iliquidez en el negocio debido a
199
P2 La reparticin de utilidades del constante lo cual ha permitido poder

La utilidad se debe repartir que se est trabajando en base a Las utilidades deben ser repartidas
Pg. ejercicio se realiza pronosticar la utilidad razn por lo cual
mensualmente. reparticiones sobre utilidad anualmente.
171 mensualmente. se ha establecido un valor muy alto de
mensual sobre la real.
reparticin mensual de utilidad
Se debe presentar anualmente La direccin de la empresa no
P3 No existe un informe de El staff contable no ha presentado un Se debe realizar estados de
un informe de evaluacin del puede evaluar el cmo ha
Pg. evaluacin del patrimonio de la informe de la evaluacin del patrimonio evaluacin del patrimonio para
patrimonio como parte de los evolucionado el patrimonio de un
171 empresa. ni tampoco se les ha exigido esto. conocer la evolucin del mismo.
estados financieros. periodo a otro.
P1 Las polticas de tratamiento de
Falta de especificacin de las polticas Tratamiento de las ventas de Las polticas de ventas deben ser
Las polticas de ventas son
Pg. ventas deben ser especficas y
por parte del rea contable y diferente manera segn los clientes tratadas con la administracin y
variables y no estn por escrito.
172 estar por escrito. administrativa. en relacin a sus cobros. especificarse por escrito.
Las ventas deben generar todo Los asientos de ventas deben ser
P2 El staff contable no ha exigido al Descuadre en ventas, a finales de
Los asientos de ventas no son su proceso automtico con el generados automticamente por el
Pg. encargado de sistemas la mes dificultad para revisiones y
generados automticamente. fin agilitar el proceso y su sistema y solo deben poder
172 parametrizacin de las ventas. doble trabajo para el encargado.
revisin. cambiar por el responsable.
Riesgos de desvi de fondos, falta
Se maneja afuera de las Las ventas de activos, no debenser La venta de tanques debe ser
P4 Las ventas de activos fijos de contabilizacin de las
actividades rutinarias del separadas del movimiento normal del registrada en el negocio, ya que se
Pg. (tanques) no tienen un arqueo transacciones realizadas por la otra
negocio y se separa a otra negocio y debenser manejadas en las podra tomar como evasin de
172 diario. cuenta, el IVA de las este estas
cuenta. cuentas principales. impuestos por parte del SRI.
ventas no es declarado.
Hoja de Hallazgos
rea Contable
Toda cuenta debe tener
P1 Las cuentas de egresos no polticas aplicables que Falta de conocimiento por parte del Cada cuenta de egreso debe
Pg. tienen sus polticas por permitan el mejor rea administrativa y del staff Incumplimientos tributarios. tener su poltica basada en la
173 escrito. desenvolvimiento de cada contable. normativa tributaria actual.
partida del plan de cuentas.
P3 Los empleados deben estar La asistente de gerencia asigna o Incumplimientos con el IESS,
Pg. El valor registrado de los afiliados al IESS con su ingresa estos datos en el IESS, ella posibles sanciones en caso de Las horas extras o beneficios
200
173 empleados en el nivel medio deben ser registrados en el

sueldo base ms ingresos es del nivel medio por ser familiar revisiones y descontento de los
no es el total en el IESS. IESS obligatoriamente.
permanentes mensuales. se perjudica. empleados.
Los cargos en el IESS deben
ser asignados segn el Incumplimientos con el IESS, Los cargos desempeados por
P4 Los cargos asignados de Desconocimiento de lo efectos que
puesto real que ocupa un posibles sanciones en caso de los empleados deben ser los
Pg. algunos empleados no son tiene en caso de revisiones o
173 los correctos en el IESS empleado en la empresa y revisiones y un riesgo alto de mismos que constan en el IESS
demanda de un empleado.
ser registrados en el IESS. multas. obligatoriamente.
(art. 31 Cdigo del trabajo).
El clculo de horas extras El clculo de horas extras no es
P8 El clculo de horas extras es La funcin de realizacin de roles El clculo de horas extras debe
debe ser realizado por el verificado por un extra, y
Pg. realizado por la asistente de de Pago, la asumi la asistente de ser realizado por el staff
173 gerencia. staff contable y revisado por tampoco son registrados en el
gerencia. contable.
la asistente de gerencia. IESS.
Las polticas de los Abusos por parte de los
En relacin a las polticas de
P10 transportistas deben estar transportistas en relacin a Los transportistas deben tener
los transportistas existen Falta de polticas para el
Pg. por escrito para la correcta anticipos, permisos o polticas especficas por
173 muchas desviaciones en su aplicacin de
tratamiento de esta partida.
incumplimientos en sus escrito.
tratamiento.
procedimientos. servicios.
Hoja de Hallazgos
rea Contable
Las actividades diarias en Conseguir un nuevo sistema de
El sistema de informacin debe Que exista doble o triple
P1 general son efectuadas El sistema de informacin no ha informacin con permisos y
procesar toda la informacin de realizacin del mismo trabajo
Pg. manualmente el sistema no sido optimizado, y tampoco se ha dems, en el peor de los casos
174 realiza ninguna actividad la empresa de una manera y no se utilice el sistema sino
visto la necesidad de hacerlo. parametrizar las actividades de
eficiente y eficaz. Excel.
automticamente. la empresa en el sistema actual.
P2 Determinar un proceso de
Pg. Los problemas o molestias Los problemas que requieran La administracin y nivel medio Los problemas no son seguimiento de solucin de
174 no seguimiento deben realizar el corregidos, o corregidos
tienen ningn no tienen definidos estos problemas, ya que estos ayudan
mismo de una forma momentneamente, adems
seguimiento. procedimientos. a ver evolucin y a poder
201
documentada. se repiten errores.

estandarizar los problemas.
La notificacin de
Que las irregularidades no
P6 Las irregularidades no son irregularidades debe ser
La falta de un cdigo de conducta sean notificadas Definir mtodos escritos de
Pg. comunicadas objetivamente objetiva en base a pruebas y
174 a la direccin. fuerte. objetivamente y queden como comunicacin de irregularidades.
segn lo establecido en el
especulaciones.
cdigo de conducta.
Realizar reuniones para tratar
P9 La comunicacin entre la Debe existir una comunicacin Falta de participacin de los
La asistente de gerencia toma la estos temas segn un
Pg. gerencia y la direccin rpida y eficiente entre los empleados en las decisiones
174 media no es buena. mayor parte de decisiones. cronograma para crear un
integrantes de la empresa. tomadas por la gerencia.
ambiente participativo.
Las reuniones de
Las reuniones de la
direccindeben realizarse La toma de decisiones de nivel No existe una consecucin de
P10 gerencia con el nivel Realizar un acta dereunin
peridicamentesegn gerencial debe ser fundamentada temas tratados en cada
Pg. medioson realizadas numerada y crearun archivo para
174 espordicamente sin un calendario establecidoal inicio en una reunin donde se reunin y se desconoce lo
guardar dicha informacin.
del ao y debentener su establezcan las mejores opciones. realizado o aplicado de estas.
acta.
correspondiente acta.
Hoja de Hallazgos
rea Contable
Los comprobantes de egreso deben ser No hay un responsable Definir por escrito un responsable de
Los comprobantes de egreso no Al no encontrarse las firmas en los
P3 utilizados por la administracin para nico de la realizacin de la evaluacin general del
cuentas con las firmas de comprobantes no se sabe quien
Pg. respaldar salidas de dinero o efectivo y comprobante de egreso y cumplimiento del control interno, y
responsabilidad, o estn realiz y no se puede asignar una
175 tener las respectivas firmas de existe un desorden para el cada persona encargada debe realizar
incompletas. responsabilidad sobre los mismos.
autorizacin. uso de los mismos. tcnicas de su rea de aplicacin.
La documentacin una vez realizada y
La documentacin de los Pagos sin descuento de retencin, Establecer un da de revisin de
P4 evaluada por la administracin debe Cargo excesivo de
proveedores no es chequeada por recepcin de facturas caducadas o documentacin por parte del staff
Pg. ser respaldada por una firma de responsabilidad sobre la
el staff contable para verificar Pagos sin facturas, adems de contable el cual debe simillar la
175 responsabilidad del staff contable para asistente de gerencia.
valores, documentacin y otros. retenciones mal efectuadas. revisin de la documentacin.
el Pago.
Descentralizar el tratamiento del
El staff contable trata todos los El staff contable debe dirigirse a los Falta de lnea de mando problema hacia los dems
202
P5 Los problemas no son resueltos,

problemas con la asistente de responsables directos de los hacia el staff contable por empleados, y esto ser realizado
Pg. no se hace nfasis en lo sucedido
gerencia, sin tomar en cuenta a la problemas, comunicando el mismo de parte de la administracin mediante un memo con tres
175 y el error o problema contina.
gerencia o al administrador. una manera escrita con copia. de la empresa. copias(Gerencia, Responsable y
Contabilidad)
No se ha utilizado el
P6 Los inventarios fsicos de tanques El valor registrado en el sistema de Que existan desfases entre los
sistema como control del No trabajar con saldos que no sean
Pg. son comprobados con los archivos inventarios debe ser exactamente al del inventarios fsicos diarios y el
inventario se trabaja con iguales a los fsicos diarios.
175 en el sistema. realizado fsicamente. sistema no trabaje adecuadamente.
saldos negativos.
El staff contable debe realizar Hay desconfianza por parte del Definir un formato para la
P7 El staff contable no chequea Confianza en los datos
constataciones fsicas bimestralmente staff contable y de la realizacin de inventarios fsicos
Pg. fsicamente lo registrado en el presentados por la
y respaldar el mismo mediante un administracin si los datos del para el staff y realizarlos en base a la
175 sistema con lo fsico. administracin
documento. sistema son veraces. norma.
Se cumple con las
Las recomendaciones realizadas Las recomendaciones y sugerencias Asignar un responsable del
P8 recomendaciones Riesgos continuos en el control
por el staff contable no tienen un establecidas por el staff contable deben seguimiento de las recomendaciones
Pg. espordicamente, pero se del rea contable y desinters del
seguimiento y aplicacin tener un seguimiento y un archivo para y realizar un archivo documentado
175 vuelve a caer en el mismo mismo por falta de aplicacin
constante. que no vuelvan a suceder. del avance o retroceso.
error.
P9 El responsable del monitoreo no ha La administracin no ha No hay un responsable de saber si
DIGAS debe tener un responsable del Asignar un responsable del
Pg. sido asignado para el staff contable dispuesto un responsable los controles aplicados en el
monitoreo del staff contable. monitoreo del staff contable.
175 ni por parte de l. directo del monitoreo. departamento son efectivos o no.
4.6 Flujogramas Actuales para el rea contable
Flujograma
Procedimiento Revisin y registro Contable de Gastos.
N Descripcin Secretaria Contador Asistente de

Gerencia
Inicio
1 Revisin de comprobantes
de Egreso, con sus
respectivos documentos de Revisin
soporte, si falta un documentos
documento se pide respaldo
sin embargo aprueba el
comprobante. Solicitud de No
documentos Completos
faltantes.
Si
2 Registra en el sistema
detallando lo registrado en Ingresa al
sistema.
el comprobante de egreso.
3 Firma el comprobante de
egreso. Firma
comprobante
4 Procede a imprimir un Impresin de

estado de resultados previo Estado de
con el fin de verificar los Resultados
previo
saldos finales con los del
control de Excel.
Comparacin
con saldos
finales Excel.
5 Se imprime o se verifica No
Diferencias Verifica y
con el mayor de la cuenta Sistema corrige el libro
de diferencia, se verifica de Excel.
con la documentacin para
corregir la diferencia
dependiendo donde se haya Si
originado.
6
Las diferencias son
cotejadas y se cierra la Verifica y
revisin cuando los gastos corrige en el
sistema
del sistema contable son
exactos a los del libro de
Excel.
Fin
203
Flujograma Actual Contable
Cuenta: Caja
N Proceso Asistente Contable Administrador

Inicio
1 Revisa el arqueo de caja del da
anterior, si no se encuentra
Revisa archivo de
archivado lo solicita al arqueo
administrador.
2 Realiza un resumen en Excel Resumen en

detallado de todo lo que Excel
contiene el arqueo.
3 Revisa sumas de cada parte si

algo no cuadra se pregunta al Comprueba exactitud
matemtica
administrador, si hay algo que
corregir el administrador lo
realiza e imprime nuevamente Pregunta Verifica novedad
el arqueo de caja.
4 El administrador explica o Explica o corrige

entrega el arqueo corregido al
asistente contable.
5 Registra todos los

Registro comprobantes
comprobantes de ingreso del de egreso
da anterior en una hoja de
Excel, y firma cada uno en el
rea contabilizado.
6 Comprueba sumas
Compara exactitud matemtica con de egresos con
entre anticipos, Pagos y otras comprobantes
salidas de efectivo con el
registro realizado.
7 Revisa cuaderno
Si no cuadra solicita revisa el
cuaderno y registra Registra gastos
directamente los gastos pequeos
pequeos que no tienen
8 comprobante de egreso. Corrige
comprobantes
Revisa los depsitos en el libro
de control de bancos de la
Revisa y copia
empresa, y copia los depsitos depsitos
para realizar el asiento contable
9 con este detalle.
Registro
Una vez cuadrado todo realiza asiento ventas
10 el asiento de las ventas.
Se registra el nmero de Registro

asiento emitido por el T-Max nmero de
11 en el diario digital. asiento
Con esto se termina el proceso

de caja. Fin
204
Cuenta: Proveedores varios
Asistente
N Proceso
Contable
Inicio
Registro anticipos:
1 Se registra diariamente los
asientos de cheques o Asiento
salida de efectivo por anticipo
anticipos.
2 Firma comprobante. Firma

comprobante
Registro Asiento Pago:
3 El asistente contable revisa Revisa

factura datos (fecha, factura
validez, etc.).
4 Registra el asiento como Registra

asiento
cuenta por pagar.
5 Cruza el asiento con la Cruza

cuenta por pagar y asiento
anticipos.
6 Al finalizar el asiento se Firma

comprobante
firma el comprobante de
egreso en el rea de
contabilizado. Fin
205
Cuenta: Transporte
Asistente
N Proceso Asistente Contable
Administrativa
1 En caso de existir anticipos se Inicio

registra el anticipo en la cuenta
del transportista y firma el
comprobante. Registro
anticipos
2 En cada cobro por parte de los

transportistas luego del Pago se Firma del
realiza lo siguiente: comprobante
3 Revisin de factura, retencin y Revisin de

comprobante, en caso de no tener factura y
algn documento se solicita a la documentos de
administracin de manera verbal. respaldo
4 Registro del asiento contable del Registro asiento

gasto y cruza los anticipos. contable
5 A fin de mes algunas facturas no
estn facturadas para lo cual se Solicita corte de
solicita un corte del valor a gasto transporte
cancelar a la asistente de gerencia.
6 La asistente de gerencia entrega el Entrega corte en

corte de manera virtual en hoja de Excel
Excel.
7 Registra los asientos sin Registra

documentacin de respaldo. asientos
contables
8 Imprime el saldo de gastos Imprime

transporte y lo coteja con la saldo del T-
administradora. Max
9 La asistente de gerencia y el staff Confirman

Confirman
contable confirman el total. anticipos y anticipos y
gastos generales gastos generales
10 Con esto termina el proceso
Fin
206
4.7 Sistema propuesto de control interno contable
4.7.1 Diseo del Ambiente de Control.

1. Establecimiento de un cdigo de conducta.
rea: Contable
Sistema actual Sistema Propuesto
No existe un 1. Cdigo de Conducta de DIGAS Contable
cdigo de
conducta. 1.1 Introduccin
El cdigo de conducta contable est en base a los principios

contables y cdigo de tica del contador, hay normas bsicas
que debe tener el staff contable lo cual se trata a continuacin.
1.2 Comportamiento con la administracin
Staff contable hacia los integrantes de la organizacin
Los empleados y directores de la empresa merecen respeto y

consideracin a dems de ser parte de la funcionalidad de la
misma.
El staff contable no puede insultar ni agredir fsicamente al

empleado, dicha accin amerita terminacin del contrato de
servicios inmediatamente.
Los empleados de la consultora de contabilidad:

Deben saludar cordialmente, trabajar amigablemente con la
administracin del negocio con el fin de facilitar su trabajo.
Deben pedir respetuosamente la informacin necesaria para
su trabajo, si la informacin es primordial deben hacer
memos de requerimiento.
El staff debe cumplir fechas, horarios, obligaciones y dems

segn lo estipulado por la administracin en el contrato de
prestacin de servicios.
El incumplimiento por parte del staff contable amerita

descuento del 8% de sus honorarios.
Direccin hacia el staff contable:
La direccin debe respetar, cuidar y tratar amablemente los

integrantes de la consultora.
Las quejas directas deben ser tratadas en la sala de reuniones

directamente con la direccin, no en exteriores.
Los directores no pueden gritar, hablar malas palabras, insultar
207
o agredir fsicamente a un empleado de la consultora.
El director 1 es encargado directo de solucionar problemas en

conjunto con el director 2.
La Direccin general no puede influir, ni emitir criterio sobre

las decisiones tomadas por el staff contable.
El incumplimiento por parte de los directores, amerita memo,

descuento del 8% del sueldo y el mismo tratamiento que
cualquier empleado.
Las comunicaciones deben ser realizadas por medio escrito ya

que ninguna notificacin verbal tendr peso en caso de
inconvenientes.
La direccin puede requerir cualquier servicio estipulado en el

contrato de servicios previa notificacin por escrito cualquier
otro requerimiento debe ser solicitado como servicio extra.
1.3 Las funciones de los integrantes del staff contable:
Los integrantes del staff son los encargados de:
Cumplimiento integro del cdigo de comportamiento y

polticas generales.
Siempre actuar o dar instruccin en base a normas de
comportamiento.
Impedir las violaciones al cdigo de conducta, polticas o
leyes y fomentar un ambiente de trabajo participativo y con
amplia comunicacin y solucin de inquietudes de posibles
acciones que violen lo estipulado en el cdigo, polticas o
leyes.
1.4 Las atribuciones a los empleados hacia el staff:
Los empleados que pueden tratar directamente con el staff

contable son la direccin media y la direccin general.
Los empleados deben:

Comunicar inmediatamente cualquier irregularidad que
observen en cualquier proceso de la organizacin al superior
inmediato.
No pueden saltar la cadena de mando en ningn momento, a
menos que el problema sea totalmente grave y lo amerite.
Cualquier acusacin debe ser real, no se acepta acusaciones

falsas esto es una falta grave a la integridad de las personas y si
esto se da el empleado es amonestado con un memo de falta
grave y con multa del 8% del sueldo.
208
1.5 Principios que rigen al rea contable
Los estados financieros deben ser sobre los PCGA (Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados. Los PCGA constituyen parmetros para que la confeccin de
los estados financieros sea sobre la base de mtodos uniformes de tcnica contable, en
general los principios aplicados son:
Postulados bsicos que se deben cumplir dentro de la contabilidad general:
Equidad
En toda entidad se hallan diversos intereses que deben estar reflejados en los
estados contables. Al crear stos, deben ser equitativos con respecto a los
intereses de las distintas partes.
Por ello no se deben reflejar datos que afecten intereses de unos, prevaleciendo
los de otros.
Equidad Contable
La equidad se define en el campo de la contabilidad como la justicia natural
que acta all donde el derecho positivo no ha establecido norma alguna.
Valuacin al costo.
Es el costo que surge de la suma del precio de adquisicin ms todos los
esfuerzos necesarios para incorporarlo al activo. (Precio de contado + gastos de
adquisicin + gastos de puesta en marcha).
Realizacin
La contabilidad cuantifica en trminos monetarios las operaciones que realiza
una entidad con otros participantes en la actividad econmica y ciertos eventos
econmicos que la afectan.
Las operaciones y eventos econmicos que la contabilidad cuantifica, se
consideran por ella realizados:
Cuando ha efectuado transacciones con otros entes econmicos.

Cuando han tenido lugar transformaciones internas que modifican la
estructura de recursos o de sus fuente
Periodo contable
Las operaciones y eventos as como sus efectos derivados, susceptibles de ser
cuantificados, se identifican con el periodo en que ocurren, por tanto cualquier
informacin contable debe indicar claramente el periodo a que se refiere, o
bien no se debe incluir una operacin, en un ejercicio o periodo en la cual no
correspondan.
Valor histrico original
Las transacciones y eventos econmicos que la contabilidad cuantifica se
registran segn las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la
estimacin razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren
209
realizados contablemente.
Estas cifras debern ser modificadas en el caso de que ocurran eventos
posteriores que les hagan perder su significado, aplicando mtodos de ajuste en
forma sistemtica que preserven la imparcialidad y objetividad de la
informacin contable.
Negocio en marcha
La empresa se presume en existencia permanente salvo especificacin en
contrario, por lo que las cifras de sus estados financieros representarn valores
histricos o modificaciones de ellos, sistemticamente obtenidos.
Cuando las cifras representen valores estimados de liquidacin, esto deber
especificarse claramente y solamente sern aceptables para informacin
general cuando la entidad est en liquidacin.
Dualidad econmica
Principio fundamental en que se basa la contabilidad, el cual nos dice, que la
contabilidad descansa sobre la partida doble y que est constituida por los
recursos disponibles y la fuente de esos recursos, ambos constituyen la
igualdad del inventario.
Revelacin suficiente
La informacin contable presentada en los estados financieros debe contener en
forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de
operacin y la situacin financiera de la entidad.
Importancia relativa
La informacin que aparece en los estados financieros debe mostrar los
aspectos importantes de la entidad susceptibles de ser cuantificados en
trminos monetarios. Tanto para efectos de los datos que entran al sistema de
informacin contable como para la informacin resultante de su operacin, se
debe equilibrar el detalle y multiplicidad de los datos con los requisitos de
utilidad y finalidad de la informacin. Cuando su omisin o presentacin
errnea pueden influir en las decisiones econmicas que los usuarios tomen a
partir de los estados financieros.
210
2. Reestructuracin de las funciones principales del Staff contable
Funciones principales de los integrante del staff contable

Realizar reuniones con el staff Participacin en las reuniones de
contable y el servicio de transporte. gerencia en base a lo que ella
especifique.
No existe. Cumplir los acuerdos en juntas
administrativas.
No existe. Desarrollar en conjunto con el nivel
medio objetivos y metas.
No existe. Revisar cumplimiento de objetivos
generales.
No existe. Desarrollar un manejo ordenado en
conjunto de administracin que
cumpla con los parmetros contables.
No existe. Realizar las rdenes de compra.
No existe. Autorizar el Pago a proveedores
despus de realizar la documentacin
respectiva.
No existe. Evaluar tablas de amortizacin de los
diferentes prstamos antes y despus
de su contratacin.
Presentacin oportuna de estados Se mantiene
financieros.
Declaracin de impuestos Se mantiene.
mensuales y anuales.
Obligaciones con el SRI, Ministerio
Se mantiene
de Trabajo y Relaciones Laborales.
No existe. Verificacin peridica de activos.
No existe. Controlar las acciones de los
directores del nivel medio.
No existe. Evaluacin del control interno
aplicado al rea contable.
211
3. Diseo de polticas para cada cuenta contable.
3.1 Polticas para las cuentas de efectivo y sus equivalentes
Caja
Polticas Actuales Polticas Propuestas
Los depsitos no son depositados Los depsitos deben ser depositados
ntegramente. ntegramente.
Los arqueos de caja del primer turno Los arqueos de caja del primer turno
deben ser cuadrados digitalmente. deben ser cuadrados digitalmente y
deben ser impresos.
Los arqueos son realizados por el Se mantiene.
administrador, las secretarias y la
asisten de gerencia.
No existe. Los arqueos deben tener firmas de
responsabilidad.
Cualquier Pago puede ser realizado Se elimina.
de Caja General.
Caja es cerrada al final del da Caja es cerrada en cada turno y se
adjuntado el arqueo digital de la realiza los depsitos ntegros de
maana y se realiza un solo cada uno por separado.
depsito.
Caja Chica
Polticas
Polticas Propuestas
Actuales
No La caja chica se debe crear y reponer con cheque, el valor es de
existen.
US$150.00.
Los gastos que se pueden cancelar con caja chica deben ser
inferiores a los US$20.00
El saldo mnimo de caja es US$30.00.
Se debe llevar un archivo ordenado de respaldo de los Pagos de
caja chica, y entregarlos cuando este por terminarse el saldo.
No pueden ser para anticipos a proveedores, a empleados u
otros, solo para Pagos pequeos y necesarios como: taxis,
copias, suministros de limpieza u oficina de inmediato uso,
peajes, mantenimientos pequeos del centro y todo dems gasto
pequeo en el cual no se pueda utilizar cheque.
212
Bancos
Los depsitos realizados por los Los depsitos deben ser registrados
clientes son registrados en el sistema contable, poniendo
independientemente en el auxiliar de todos los datos del mismo.
bancos en Excel.
Las papeletas de depsitos son Las papeletas de depsito son
archivadas en cajones segn la fecha archivadas con un comprobante de
y el banco. ingreso con los totales de cada
banco, todas grapadas y con un
detalle adjunto.
No existe. Cada comprobante de ingreso debe
ser revisado por el staff contable y
verificar que los depsitos sean
realizados segn las papeletas con
el auxiliar de bancos del sistema y
luego firmar el comprobante.
No existe. Las conciliaciones bancarias deben
ser elaboradas hasta los 15 das
despus de la finalizacin de cada
mes, y deben tener la firma del
responsable y firma del director 1
de revisin de la misma.
No existe. El archivo de las conciliaciones
debe ser ordenado conteniendo,
estado fsico del banco y mayor
general y copia de cheques.
Las chequeras deben ser manejadas Las chequeras deben ser manejadas
por las secretarias. por el director 1, cada vez que se
realice un cheque debe poner todos
los datos en el talonario y mantener
al da el saldo promedio.
Los cheques deben ser firmados con Los cheques deben ser firmados
213
anterioridad por los propietarios en llenos, revisados y aprobados por el
blanco para agilitar tiempos. director 1 y el staff contable y con
la documentacin soporte, no se
puede dejar cheques firmados en
Los cheques en blanco deben ser blanco.
enviados con los transportistas para La excepcin de los cheques en
la facturacin de Eni. blanco es en el caso de Eni que
exige cheques en blanco para luego
llenarlos y facturar, se permite esto
pero se debe hacer una carta de
entrega de los cheques entregados
Las transferencias bancarias son cada vez que se lo haga, esto lo
manejadas por la asistente de realiza la gerencia.
gerencia. Las transferencias bancarias son
No existe manejadas exclusivamente por la
gerencia.
Los conceptos para transferencias
son: anticipo utilidades
propietarios, transferencia entre
No existe cuentas, Pago de prstamos a
terceros, Pago de impuestos, Pago
de tarjetas de crdito.
Los montos mximos de
transferencias diarias es de
US$2500.00.
214
3.2 Polticas de las cuentas de Exigibles.
Exigibles
Cuentas por cobrar empleados
Todo empleado puede pedir cualquier Los empleados pueden percibir un
valor de anticipo desde US$1.00 anticipo no mayor al 20% de su
hasta su sueldo completo en cualquier sueldo mensual una sola vez al mes.
momento del mes.
El anticipo se lo solicita verbalmente El anticipo se lo solicita mediante
y lo aprueba la secretaria, el solicitud de anticipo de sueldo, con
administrador, los propietarios o la fecha en que lo necesita y valor
asistente de gerencia. exacto de anticipo, esto lo aprueba el
Todo anticipo debe tener un director 1 con firma y fecha de
comprobante de egreso. autorizacin.
El anticipo al empleado se lo da en El anticipo al empleado se lo da en
efectivo. cheque.
El anticipo es totalmente descontado Se mantiene.
al final del mes.
Cuentas por cobrar clientes
Los crditos permitidos a los sub- Se mantiene.
distribuidores son de un da al otro.
La cancelacin del crdito es en Los crditos solo pueden ser
efectivo, cheque o depsito. cancelados con cheque o depsito.
El control de crditos se lo realiza a El control de crditos se lo debe
travs de un cuaderno. realizar a travs del sistema contable.
La cuenta de clientes es conciliada La cuenta clientes debe ser conciliada
anualmente. semanal, mensual y anualmente.
Se maneja una cuenta contable Se debe manejar una cuenta contable
general de crditos. individual y general de crditos.
No existe. Al cancelar el cliente la factura se
pone cancelado solo en el momento
del Pago total, si existe abonos se
entrega un recibo del Pago.
215
Cuentas por cobrar propietarios
No existe. Los anticipos mensuales deben ser en
un mximo del 60% por ciento de las
utilidades proyectadas del mes.
Los anticipos se realizan mediante Debe hacerse los anticipos mediante
cheque, transferencia o depsito. transferencia o cheque.
Se hacen comprobantes de egreso de Cada anticipo debe tener su
los anticipos representativos. comprobante de egreso.
Cuentas por cobrar transportistas

Cada transportista tiene su subcuenta. Se mantiene.
Los anticipos pueden ir de US$1 Los anticipos pueden ser de
hasta el valor total de la factura US$50.00 a US$400.00.
pendiente de Pago.
Los anticipos pueden ser cancelados Los anticipos solo pueden ser
en efectivo o cheque. cancelados en cheque.
Los anticipos son solicitados Los anticipos deben ser realizados
verbalmente por los choferes o los bajo solicitud de anticipo, firmada
dueos y se realizan inmediatamente. por el dueo del transportista con
valor y fecha. Esto debe ser
aprobando por el director 2.
No existe En el caso de ser un anticipo mayor o
totalmente necesario se realiza la
solicitud y se realiza el cheque
inmediatamente bajo aprobacin de
gerencia con su firma en la solicitud.
Todo anticipo tiene su comprobante Se mantiene.
de egreso.
Cuentas por cobrar tributarias
Las retenciones realizadas a DIGAS Se mantiene.
son archivadas ordenadamente.
No existe. El nmero de retencin efectuada es
216
registrado en el asiento del da.
No existe. En fin de mes se debe verificar la
suma de las retenciones efectuadas a
la empresa con el valor en el mayor.
El anticipo del impuesto a la renta es El anticipo del impuesto a la renta es
determinado diez das antes del Pago. determinado y mes antes del Pago.
El anticipo se realiza sobre lo Se mantiene.
especificado en las leyes tributarias
pertinentes.
El asiento del anticipo es realizado en Se mantiene.
el momento del Pago.
3.3 Polticas para las cuentas de Realizables.
Realizables
Inventarios
Se puede trabajar con el control del El control de libro de Excel debe ser
libro de Excel aunque en el sistema exacto al del sistema contable.
se trabaje con saldos negativos.
La constatacin fsica por parte de la El staff contable debe constatar el
administracin o terceros no es inventario con el fsico cada 15 das
necesaria. inesperadamente.
En caso de que se pierdan tanques de En caso de prdida de tanques de
gas se debe descontar a todos los gas se debe descontar al jefe de
empleados operativos. despacho.
En el caso de prstamo de tanques se
autoriza la salida verbalmente. En el caso de prstamo de tanques
se autoriza la salida mediante un
memo de permiso de salida de
El formato de control de inventarios tanques con firma de responsables.
se debe realizar a travs de una hoja El control de inventarios se debe
de control manualmente. realizar a travs del sistema
contable.
217
3.4 Polticas para el grupo de Propiedad Planta y Equipo
Propiedad Planta y Equipo

Activos Fijos
El mantenimiento de los activos se lo El mantenimiento de los activos se
realiza cuando sea totalmente lo realiza bajo un control de calidad,
necesario. bajo un estndar tcnico.
No existe. Se debe constatar peridicamente el
funcionamiento de los activos fijos,
y que su mantenimiento se est
realizando.
Los bienes no pueden ser usados por Se mantiene.
razones personales, ni salir de la
empresa.
En casos especiales para utilizar los En casos especiales de salida de
bienes de la empresa se solicita bienes se debe realizar un memo de
verbalmente la autorizacin de la autorizacin de bienes de la empresa
salida. y salida de los mismos.
No existe. Debe existir un control peridico de
la evolucin de los activos fijos,
costo histrico, depreciacin,
amortizacin, fechas de compra, etc.
Se archiva los activos ms Toda la documentacin en relacin a
importantes de forma separada. los activos fijos debe ser archivada
de forma especial en una carpeta de
control especfico.
Los seguros deben ser devengados Los seguros deben devengarse segn
segn su contratacin. el principio de devengado
No existe. Se debe mantener un cronograma y
15 das antes de su vencimiento
solicitar cotizaciones de varios
seguros para la mantener o contratar
un nuevo seguro.
218
3.5 Polticas para las cuentas de Obligaciones por Pagar
Obligaciones por Pagar

Cuentas por Pagar proveedores varios
Se cancela inmediatamente de caja el La cancelacin de los proveedores
da que el proveedor viene o presta el es los das viernes de 3 a 5 de la
servicio. tarde sin excepcin alguna.
Se cancela a los proveedores el total Los anticipos a un proveedor sin
o parte de los servicios sin factura. factura pueden ser mximo del 50%
del valor total.
La retencin solo se realiza a algunos La retencin se realiza
proveedores por cuestin de tiempos. obligatoriamente en base a la ley de
Rgimen Tributario Interno.
El Pago a un proveedor debe ser Se mantiene.
siempre con comprobante de egreso.
No existe. Antes de la cancelacin de las
facturas de proveedores debe haber
una revisin previa por parte del
director 1 y del staff contable, los
dos deben firmar las autorizaciones
en el comprobante de egreso.
No existe. Las facturas de proveedores sin
cancelar deben estar archivadas
ordenadamente segn la fecha de su
llegada.
Cuentas por Pagar empleados
Los sueldos por pagar pueden ser Los sueldos por pagar deben ser
cancelados al inicio del mes. cancelados el 31 o 1ro de cada mes.
Los sueldos por pagar son cancelados Los sueldos deben ser cancelados
en efectivo de caja general. con cheque.
Se debe genera un rol de Pagos Se mantiene.
general y un individual y ser firmado
por cada empleado.
219
Cuentas por Pagar IESS
Las obligaciones por pagar deben ser Las obligaciones por pagar deben ser
canceladas el ltimo da de plazo de canceladas el 12 mximo de cada
periodo de Pago 15 de cada mes. mes.
La planilla debe ser emitida por la La planilla debe ser emitida por el
asistente de gerencia. encargado del staff contable.
No existe. Se debe verificar exactitud
matemtica por empleado y en el
total de la planilla con el rol generado
del mes.
No existe. Los cruces deben cada mes quedar en
0 caso contrario se debe comunicar
por escrito la novedad al rea
administrativa.
Tarjetas de crdito
Las tarjetas son canceladas el ltimo Las obligaciones por pagar deben ser
da del plazo de periodo de Pago. canceladas con 3 das de anticipacin.
Todo Pago de tarjeta de crdito debe Todo Pago de tarjeta de crdito debe
tener de respaldo el detalle de lo tener copia del estado de cuenta
pagado. subrayado los tems pagados.
La utilizacin de las tarjetas de La utilizacin de las tarjetas de
crdito es del negocio y personal. crdito es solo del negocio.
Las tarjetas deben estar a nombre del
Las tarjetas estn a nombre de los representante legal.
dos dueos. Antes de la utilizacin de la tarjeta de
La utilizacin queda a discrecin de crdito se debe realizar cotizaciones,
los dueos. acuerdos, y proveer datos completos.
Debe existir un cruce mensual de
No existe. cada cuenta y el saldo debe quedar
igual al pendiente de la tarjeta de
crdito si no es de esta manera se
debe informar al director 1.
220
Cuentas por Pagar propietarios
No existe. En caso de prstamos directos de los
propietarios se debe realizar dicho
registro al momento, al igual que un
acta.
No existe. Los Pagos deben ser realizados segn
lo estipulado en las condiciones del
acta. , quedando a consideracin de la
direccin.
Cuentas por Pagar a largo plazo
Los prstamos a largo plazo deben Se mantiene.
registrar el total del prstamo en el
asiento contable.
No existe. Se debe mantener un archivo
ordenado de las tablas de
amortizacin y documentos legales
No existe del prstamo.
Los prstamos deben ser depositados
directamente en las cuentas de la
No existe empresa.
La carga financiera debe ser cargada
mensualmente segn el Pago
realizado y descargado el valor del
capital de la cuenta por parar.
221
3.6 Polticas para el Patrimonio
Patrimonio
La utilidad mensual es repartida en Repartir solo el 75% de la utilidad del
su totalidad a los propietarios. periodo y lo dems ahorrar, e invertir.
Pago de utilidades antes de la Pago de utilidades al finalizar el mes.
finalizacin del mes. Se debe presentar un informe anual
No existe. con los estados financieros de la
evolucin del patrimonio.
3.7 Polticas para las cuentas de Ingresos
Ingresos
Ventas Normales
Las ventas deben generarse con un Las ventas deben generar el asiento
asiento manual. automticamente.
Las ventas deben ser cuadradas en el Se mantiene.
arqueo de caja.
Las ventas deben presentar un anexo Se mantiene.
de a quien se realiz la venta
mensual. Se mantiene.
Las ventas deben ser cotejadas entre
la administracin y el staff contable.
Ingresos
Ventas Especiales
Las ventas de activos fijos son Las ventas de activos fijos deben ser
llevadas separadamente del negocio. obligatoriamente llevadas dentro del
negocio.
Las ventas de activos fijos no tienen Las ventas de activos fijos deben
un arqueo. tener un arqueo diario.
Las ventas de activos fijos se Las ventas de activos fijos se
depositan en una cuenta fuera del depositan en las cuentas de la
negocio. empresa.
222
No existe. El anticipo de Pago de tanques se
debe registrar en un asiento y a
nombre del cliente.
No existe. Se debe declarar mensualmente las
ventas en el formulario 104.
4. Objetivos propuestos para el rea Contable.
Objetivos del rea Contable

No existe. Objetivo General:
Es proporcionar seguridad razonable sobre la
elaboracin de los Estados Financieros.
o Estrategia:
Disear e implementar el control interno contable.
Apoyar en la evaluacin del control interno
administrativo.
No existe. Objetivos Secundarios:
Presentacin oportuna de la informacin financiera.
o Estrategia:
Brindar la capacitacin adecuada a cada uno de los
integrantes de la administracin del negocio y del staff
contable.
Evitar la malversacin de fondos y cohecho dentro de la
empresa.
o Estrategia:
Aplicar las normas, polticas y cdigo de conducta.
Salvaguardar los activos de la empresa y que sus usos
sean para beneficio de la misma.
o Estrategia:
Establecer controles especficos sobre cada uno de los
activos y sus componentes.
No existe. Definicin de los objetivos por nivel
Nivel Alto (Direccin)
223
Fortalecer el control interno y su aplicacin en todos los
niveles de la organizacin.
o Estrategia:
Establecer mecanismos de apoyo al staff contable para
el desarrollo adecuado del control interno contable.
Objetivos Se mantiene.
operacionales:
Presentar los
impuestos y
dems
obligaciones
tributarias antes
dos das antes de
la fecha de
vencimiento.
No existe. o Estrategia:
Establecer un cronograma de Pagos, el cual debe
cumplirse obligatoriamente y poner sanciones en caso
de no suceder esto.
Presentar Se mantiene.
mensualmente los o Estrategia:
estados Trabajar en equipo con los diferentes actores que
financieros influyen en la realizacin de los estados financieros para
agilitar su presentacin.
No existen. Objetivos de cumplimiento

Realizar todas las actividades en base a la normativa
legal presente en el Ecuador.
o Estrategia:
o Tener los respaldos de las actualizaciones tributarias al
da.
. o Invertir en capacitaciones trimestrales de
actualizaciones tributarias.
224
4.7.2 Diseo de la valoracin de riesgos del rea Contable
Establecimiento de riesgos externos contables

No existe El staff contable va a definir y calificar el riesgo de la siguiente

manera va a calificar y asignar los responsables para analizar y
crear planes para disminuir el impacto en los estados
financieros de DIGAS.
Instructivo para llenar y evaluar la matriz de riesgos
externos
En el campo Calificacin se coloca en base a la siguiente
escalafn:
o Bajo.- De 1 a 3
o Medio.- De 4 a 6
o Alto.- De 7 a 10
realizar las estrategias para reducir el posible impacto del
riesgo detectado.
Propuesta para la Matriz de riesgos externos:
Ejemplo:
Las nuevas leyes tributarias en Staff

10
constante actualizacin. contable
Subida de sueldos por Staff

8
inflacin anual. contable
Disminucin de ventas por Staff
apertura de nuevos centros de 10
contable.
distribucin.
225
Establecimiento de riesgos interno
Situacin
Situacin propuesta
actual
No Los riesgos internos se van a medir de la misma forma que los riesgos
existe. externos.
Instructivo para llenar y evaluar la matriz de riesgos internos
En el campo Calificacin se coloca en base a la siguiente
escalafn:
o Bajo.- De 1 a 3
o Medio.- De 4 a 6
o Alto.- De 7 a 10
detectado.
Propuesta para la Matriz de riesgos internos:
Ejemplo:
Falta de cuadre de cuentas 10 Staff Contable

mensuales.
Falta de elaboracin de 8 Staff Contable

retenciones en la fuente.
El contrato actual de
prestacin de servicios est 8 Staff Contable
enfocado en cumplimientos
tributarios.
Las estrategias deben ser realizar en un periodo de tiempo no mayor a

1 mes, se las deben tratar en una reunin con la direccin general,
media y staff contable; analizar en profundidad las propuestas y
elegir las mejores o dar ms posibilidades de disminucin de impacto.
226
4.7.3 Diseo propuesto del componente Actividades de Control contable
Diseo de las Actividades de Control Contables

En relacin a caja. Los arqueos deben ser realizados tres veces al
mes por los empleados del staff de sorpresa.
No existe Los arqueos de caja deben ser revisados por
el director responsable y tener la firma
respectiva.
En relacin a caja chica Los valores de caja chica deben tener un
respectivo soporte y la diferencia debe ser
siempre manejadas en el negocio no pueden
llevar el dinero fuera de DIGAS.
No existe. La reposicin de caja chica debe darse a
travs de un cheque con el respaldo de los
gastos.
En relacin a los Los presupuestos van a ser realizados bajo el
presupuestos de DIGAS. mtodo del presupuestos maestro que indica
que:
No existe. o Es una expresin utilizada en algunas
organizaciones cuando se habla de los
planes operativos y financieros a
futuro para un periodo de (1) ao, las
cuales se materializan en el
presupuesto anual.
Beneficios:
o Determina la autoridad para cada una
de las generaciones.
o Permite realizar un auto anlisis de
cada periodo.
La mejor manera de realizar un presupuesto
de este tipo es utilizando los tres aos
anteriores para las estimaciones.
El presupuesto debe ser realizado por el staff
contable y ser presentado los 10 primero das
de cada ao, se debe analizar sus partidas y
aprobar los presupuestos individualmente a
227
travs de un acta y aprobacin de la junta.
En relacin a las ventas que Las ventas de tanques de gas activos deben
se manejan fuera del ser obligatoriamente registradas dentro de las
negocio. operaciones de la empresa ya que por ley toda
venta de activo debe ser declarada.
Las ventas de tanques de gas Adems los depsitos de este tipo de venta
(activos) son controlados por deben ser llevados dentro de las cuentas del
la asistente de gerencia y no negocio y estas deben ser conciliadas por el
tienen conciliacin bancaria staff contable.
ni detalle de las
transacciones que se realiza a
travs de esta.
228
4.7.4 Diseo propuestos del componente de Informacin y Comunicacin
Contable
Diseo de la informacin y comunicacin del sistema de control interno

Informacin:
El sistema contable T-Max El sistema contable propuesto
Se debe conseguir un sistema con los
permisos necesarios para que haya
problemas legales.
El sistema Bones es el sistema
propuesto con un solo costo de
US$3.000,00.
Manejo actual del archivo. Manejo propuesto del archivo.
Los documentos son archivados Establecer una bodega para el archivo
segn su importancia y su naturaleza ordenado de la documentacin.
en carpetas cada una con su nombre Establecer un mecanismo de archivo
cada mes o ao los documentos son el cual permita la bsqueda en caso de
guardados en una caja especfica con revisiones externas y necesidad de
su nombre y apilados en unas documentacin de aos anteriores.
estanteras. Asignar un pequeo presupuesto para
la adquisicin de archivadores y
Comunicacin: manejo
Comunicacin interna: reservado de la documentacin
Contrato de prestacin de pertinente como contratos, IESS,
servicios contable: conciliaciones bancarias, asientos
El contrato es una herramienta para contables con restricciones para
conocer los derechos y obligaciones personal autorizado.
que tiene una entidad que presta
servicios en este caso los de la reservado de la documentacin
consultora contable, sin embargo en pertinente como contratos, IESS,
relacin a la compaa Egas Daza conciliaciones bancarias, asientos
Ca. Ltda. el contrato ha sido contables con restricciones para
extraviado. personal autorizado.
229
No existe.
Contrato de prestacin de servicios

propuestos:
Se debe establecer un nuevo contrato
de prestacin de servicios en relacin
del staff contable con los nuevos
requerimientos que el control interno
La comunicacin entre la exige, especificando detalladamente
administracin y el staff contable es lo que DIGAS necesita para la
verbal. correcta implementacin del mismo.
Si la empresa no puede manejar los

requerimientos establecidos por la
No existe. administracin no se renueva el
contrato de servicios.
Se debe realizar reuniones
informativas y de capacitacin en
relacin del cdigo de conducta
Comunicacin Externa: administrativo y contable para
Las comunicaciones o notificaciones conocimiento general de lo que
no son archivadas. cualquier persona que tenga relacin
directa o indirecta puede o no realizar
dentro de la empresa.
administracin y el staff contable debe
ser verbal, sustentada siempre por
escrito para verificar avances,
novedades, logros a travs de memos
230
de comunicacin numerados.
No existe. Las reuniones deben ser planificadas a
principios de ao, de carcter
obligatorio para la direccin media el
staff contable y direccin general.
No existe. Toda notificacin externa debe ser

llevada en orden, archivada, y debe
contener una explicacin del por qu
de dicha comunicacin, la misma
debe ser sacada copia y presentada
con la justificacin respectiva a la
administracin ya que esto es un
riesgo alto y amerita sancin por
incumplimientos en el trabajo del staff
contable y puede ocasionar problemas
graves a DIGAS.
231
4.7.5 Diseo propuestos del componente de supervisin contable
Diseo de supervisin o monitorio

Situacin actual Situacin propuesta
Toda evaluacin de Las evaluaciones deben ser presentadas al responsable
controles actuales es director al cual pertenecen o responsable.
enviada a la asistente
de gerencia.
No existe. El staff contable debe analizar o evaluar
peridicamente sustentando dicha evaluacin con
documentos por escrito para verificar avance o
deterioro en la aplicacin de controles.
Responsable del monitoreo en general:
No existe.
El encargado directo del monitoreo del control interno
contable ser el Staff contable.
Responsables del monitoreo:
No existe.
o Staff contable o contador se encargar de evaluar
todo lo que afecte a la parte contable, incluyendo
actividades administrativas.
o El medio de evaluacin debe ser establecido por
cada responsable y debe realizar el manual de
procedimientos de cmo debe evaluar, que
herramientas, estndares, etc.
No existe. Las evaluaciones sern trimestrales, se realizar una
reunin y de la misma una acta de reunin con toda la
informacin del trimestre, la misma ser archivada por
el responsable Director 1.
Cada ao el DIRECTOR 1 y el Staff contable deben hacer

un anlisis del sistema de control interno y presentar un
informe general a la direccin.
No existe. Las herramientas a utilizar son:

o Cuestionarios
232
o Lista de chequeo
o Flujo-gramas
o Narrativas
o Diagramas de flujo
No existe. Una vez evaluado deben presentar un borrador a la

direccin general y elaborar un informe final de cmo
se encuentra el sistema de control interno mediante una
matriz de riesgos y las posibles soluciones.
233
CAPTULO V
5.1 Conclusiones
El control interno contable, se encontraba enfocado a cumplimiento tributarios y

no ayudaba al control interno administrativo lo cual ha ocasionado en el negocio,
que muchos procesos, actividades, y controles sean superficiales para salir de
apuros inmediatos, ocasionando desvos a muchos principios contables y por
ende un alto riesgo de mala elaboracin de estados financieros.
El rea administrativa ha llevado ms del 90% de controles actuales, a travs del

asistente de gerencia, estos es por una deficiencia en la asignacin de
responsabilidades y una sobre carga de las actividades del manejo del negocio.
El sistema contable actual trabaja con muchas deficiencias como: falta de

asientos parametrizados, falta de trabajo directo con las actividades rutinarias, los
inventarios son manejados en saldo negativo, ningn componente del arqueo de
caja es generado automticamente por el sistema a excepcin de las ventas, y las
transacciones no son parametrizadas.
Uno de los principales obstculos que tiene la empresa es la falta de

segregaciones de funciones de gerencia y de nivel medio, esto es por no tener
controles, evaluaciones, definicin de objetivos y metas especficas para las reas
de responsabilidad, adems de no tener ninguna motivacin cuantitativa y
cualitativa por consiguiente dificulta lo que asigna la gerencia.
Unos de los principales problemas que tiene la empresa es que no hay un alinea
demando definida y por lo cual los empleados no cumplen el respeto a estas.
Unos de la dificultades que presenta es que tanto sus polticas, normas y

procedimientos no estn dadas por escrito, por lo cual su manejo es verbal. Esto
da como resultado informalidad sobre los controles que deben realizarse sobre los
empleados operativos, nivel medio y de gerencia, dando un resultado final de
conocimiento de que pueden, que debe y que no pueden hacer.
234
5.2 Recomendaciones
Aplicar el control interno en base de sus cinco componentes para cubrir todas las
actividades que realiza la empresa, enfocando cada uno de sus recursos humanos
y financieros, en la consecucin de los objetivos que tiene la empresa.
Invertir en un sistema contable el cual ayudara a un trabajo ms efectivo y as la

direccin media puede enfocar sus actividades a la direccin y no a realizar
actividades operativas innecesarias.
Asignar un presupuesto con los valores necesarios para poder cumplir todos los
requerimientos de un buen control interno, y este pueda aplicarse correctamente
dando como resultado beneficios enormes a la empresa dentro de un periodo de
tiempo adecuando reduciendo tiempos, costos e inconvenientes internos.
Realizar un nuevo contrato con todo el personal de contabilidad, para que

cumplan con todos los requerimientos que exige el control interno, o en caso de
no poder cumplir con los requerimientos del control interno crear un
departamento propio de la empresa.
Realizar una capacitacin acerca de los beneficios que tiene el control interno
para la empresa y lograr generar un compromiso en su aplicacin y ejecucin
235
Referencia Bibliogrfica
1. ANTILLA, Samuel, Auditoria del control interno, Editorial Eco, 2005.

2. BLANCO, Felipe. El Control Integrado de Gestin, Madrid: Ed. APD, 1997.
3. BLANCO, Yael, Procedimientos de Auditora Integral, Bogot, Ed. ECOE,
2003.
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Transaccionales: Anlisis de Informe COSO I y II, Bogot: Ed. Ecoe, 2006.
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Ed. DYKINSON, 2007.
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Eficiencia administrativa, Mxico, Editorial, Diana1990.
10. MANTILLA, Samuel, Auditoria del control interno, Editorial Eco, 2005.
11. MANTILLA, Samuel, Control Interno Informe COSO, Bogot, Editorial
ECOE, 2005.
12. MANTILLA, Samuel. Control Interno de los Nuevos Instrumentos
financieros, Bogot, Ediciones Ecoe, 1998.
13. MORENO, Abraham, Fundamentos de Control Interno, Novena Edicin.
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15. POCH, R, Manual de Control Interno. Editorial Gestin 2000. Segunda
Edicin. Barcelona Espaa, 1992.
16. VALENCIA, Joaqun, Control Interno un efectivo sistema para la Empresa,
Editorial Astrillas, Mxico, 2009.
236

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UNIVERSIDAD POLITCNICA SALESIANA

CARRERA: CONTABILIDAD Y AUDITORA

Tesis previa a la obtencin del ttulo de:

QUITO, MAYO DEL 2012

Quito, Mayo 24 del 2012.

Este arduo trabajo le dedico a mi jefe, amigo y padre de corazn Mauricio

Una de las herramientas administrativas ms importantes es el sistema de control

El mayor beneficio que trae a una empresa es la seguridad razonable sobre la

El Control Interno puede ayudar a obtener informacin administrativa sobre el

Se recordar que en una auditora la primera parte y la ms importante es la

Hay organizaciones que no tienen conocimiento del control interno o no han

1. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Los siguientes conceptos son los ms importantes:

Es un elemento del control que se basa en procedimientos y mtodos,

La NEA 10 lo define como: Las polticas y procedimientos (controles internos)

El control interno es un proceso llevado a cabo por las personas de una

Eficiencia y eficacia de la operatoria.

Por lo mencionado precedentemente se puede definir ciertos conceptos

El control interno es un proceso, es un medio para alcanzar un fin.

Para efectos de esta tesis el control interno es la herramienta administrativa que se

El control interno constituye una serie de acciones que se interrelacionan y se

El control interno es parte y est integrado a los procesos de gestin bsicos:

1.2 Objetivos del Control Interno

Los objetivos del Control Interno son:

El cumplimiento de los objetivos de la organizacin tanto como sea posible,

1.3 Definicin de los Principios

Los principios del control interno son cinco:

1. Separacin de funciones de operacin, custodia y registro.

1.4 Definicin de polticas

1.5 El control interno como SISTEMA

El sistema es un conjunto de partes ordenadas e interrelacionadas para llegar

De all que es posible estructurar un Sistema en diferentes partes de distintos

En Subsistemas, pueden constituir un primer nivel de desagregacin, mediante

En Componentes, infiriendo un segundo nivel, para a travs de ellos

Existe un objetivo y un propsito comn, el correcto manejo de la organizacin con

La intervencin de las personas en el Control Interno, garantiza la coordinacin de

1.6 Caractersticas del Sistema de Control Interno

a) El sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas

Varios autores dividen al control interno administrativo del contable tratndoles

1.7.1 Control Interno Administrativo

El Control Interno Administrativo se enfoca en Mtodos, medidas y procedimientos

Existe un solo sistema de control interno, el administrativo, que es el plan de

Mantener informado de la situacin de la empresa;

El enfoque de control de rea administrativa abarca a toda la empresa, dentro ella

En otros conceptos del control interno administrativo enfocan al control de las

1.7.2 Control Interno Contable

Comprenden el plan de la organizacin y todos los mtodos y procedimientos cuya

Como consecuencia del control administrativo sobre el sistema de informacin surge,

Que todas las operaciones se registren: oportunamente, por el importe

Revisiones de transacciones (asignacin correcta de cuentas, registros en el

Todos estos controles en el rea contable son fundamentales para la elaboracin

1.9 Principios del Control Interno

Divisin del trabajo: La esencia de ste principio descansa en la separacin de

Autocontrol: el sistema debe realizar el control interno con personas capaces y la

De arriba hacia abajo: el control empieza desde la direccin y llega a los

Eficacia: tiene una gran connotacin, y es que si el control interno no asegura el

Instrucciones por escrito: Las instrucciones al personal para el desempeo de

Recursos Humanos: el personal debe ser calificado (especializado) para el puesto

Tecnologa de la informacin: el sistema debe emitir informacin til y exacta, este

Registro Contable: el registro debe ser oportuno y en base a principios contables, y

Los componentes son los siguientes: Ambiente de Control, Evaluacin de Riesgos,

Relacin entre Objetivos y Componentes

Se necesita informacin en las Los 5 componentes son