Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
Total y entera disposicin por parte del Coordinador del Grupo de Gestin Financiera Ren
Hideki Dok Vendries, para dilucidar inquietudes durante la auditora y en general para
suministrar la informacin requerida para efectos de inspeccin y verificacin.
Limitaciones
Cdigo: C1-01-F-03
Versin: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Pgina 3 de 36
Respecto al usuario para consulta en el aplicativo Stone, inform el Director del Proyecto
Marco Antonio Rueda que como firma proveedora del Software no realiza ingresos de nuevos
usuarios dentro del sistema y que para eso realiz capacitacin en su momento a la doctora
Marina Azucen Medina, para que realizara administracin del sistema y creara los usuarios
correspondientes.
Condicin:
A partir del sealamiento efectuado a travs de las notas a los estados financieros con corte
a 31 de diciembre de 2014 y a la fecha de esta revisin segn documento de radicado 15-
2868-0 (emitido segn radicado el 9 de junio de 2015 , pero segn el texto de 2014), no hay
certeza de cundo entrar en produccin el mdulo de nmina del software de Stone, dado
que en el ltimo prrafo del literal b, el Director de proyectos de Stone seala an se estn
realizando validaciones pero no queda claridad y/o precisin en trminos cronolgicos hasta
cuando irn las mismas (validaciones) para tener total y plena funcionalidad de la herramienta
adquirida desde noviembre de 2013, mediante contrato 085-2013.
Por lo sealado en el prrafo precedente y tras la solicitud de saldos realizada por la Asesora
con funciones de Jefe de Control interno a la Coordinadora de Servicios Administrativos Luz
Angela Gallego Holguin, para todas las cuentas de la Propiedad Planta y Equipo mes a mes
Cdigo: C1-01-F-03
Versin: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Pgina 4 de 36
de enero a mayo de 2015, no se tuvo reporte a tal nivel de detalle emanado del aplicativo
Stone; pues se recibi un archivo en PDF de 874 hojas, desconociendo oficialmente si el
aplicativo no propicia este tipo de reportes simples para consulta.
1. Reporte que contiene 874 hojas, forma esta que de entrada puede concluirse hay algo
ms que los saldos de las cuentas que conforman contablemente las Propiedades
Planta y Equipo del Instituto Nacional de metrologa mes a mes de enero a mayo de
2015.
3. Ausencia de la fecha de corte y/o el rango de las fechas que comprende el perodo del
informe. La nica fecha que se observa en el archivo denominado consolidado de
cuentas parece ser es la fecha de la generacin del reporte.
5. A partir de los ttulos del reporte no es prctico para efectos de ilustracin y/o
entendimiento la informacin que se tiene para:
ADICIN: A partir del primer tem en la primera hoja del reporte muestra un consecutivo
que arranca de cero
SERIE: La totalidad de este campo figura 0
VIDA TIL: En la primera hoja del ejemplo figura un valor de 18.000, desconocindose
si corresponde a un nmero entero con decimales y/o a das, meses o aos.
DIAS DEPR: Por la abreviatura y la informacin registrada no se puede concluir a partir
del reporte como tal si corresponde a los das por depreciar y/o los das que se ha
depreciado el bien.
PROC: La abreviatura no da mayor orientacin y/o agrega informacin al reporte de
saldos
PLACA: Por la informacin que se observa a partir del primer tem puede presumirse
corresponde a un estado
que no ilustran en lo absoluto acerca del reporte, con palabras o textos como: LIBRO,
CN, COLGAAP (Abreviatura de los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados en Colombia), LIBRO: COLGAAP, Programa: JAFRELAP, Usuario: Stone,
Versin:
Criterio:
Causa:
Consecuencias o Efectos:
Condicin:
En tal sentido, establece que dentro de los elementos del procedimiento de control interno
contable deben documentarse las polticas y dems prcticas contables con que cuenta o ha
implementado la entidad.
Criterio:
Resolucin 357 de 2008 - por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable
() numeral 3. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE - 3.2. Manuales
de polticas contables, procedimientos y funciones.
Cdigo: C1-01-F-03
Versin: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Pgina 7 de 36
Causa:
Consecuencias o efectos:
Condicin:
La conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y/o conciliar los valores que la
entidad tiene registrados, de una cuenta bancaria, con los valores que el banco suministra por
medio del extracto mensual.
Criterio:
Causa:
Consecuencia o efecto:
Condicin:
Para efectos de la inversin realizada en marzo de 2015, a partir del comunicado de radicado
15-1242-0, se evidenci a travs del folio adjunto como control interno de la negociacin
(allegado para efectos de revisin) donde se detalla saldos, ttulos y tasas disponibles, valores
a invertir y resumen; se observa ausencia de la firma o visto bueno de quienes hicieron la
revisin y la aprobacin: Marina Medina y Liliana Fong, respectivamente.
Cdigo: C1-01-F-03
Versin: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Pgina 8 de 36
Criterio:
Causa:
Consecuencias o efectos:
Condicin:
Los deudores representan los derechos de cobro de la entidad contable pblica originados en
desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Estos derechos deben de reconocerse por su
importe original o por el valor convenido, el cual es susceptible actualizacin de conformidad
con las disposiciones legales vigentes, o con los trminos contractuales pactados.
En actas de conciliacin nmeros 001, 002, 003 y 004 se evidenci la falta de oportunidad y/o
precisin respecto a la elaboracin de la misma (conforme lo dispone el procedimiento de
gestin de ingresos (A1-01-P-07) en la actividad 12 del numeral 6, pues las tres ltimas fueron
elaboradas en el mes de mayo de 2015 y a partir de la estructura de ellas se tienen las
siguientes oportunidades de mejora para las que se suscriban posteriormente.
Acta 001
- El documento presenta como fecha 29 de enero de 2014 y por la fecha de las 3 actas
subsiguientes puede presumirse fue suscrita en el 2015.
- Los conceptos relacionados carecen de sumatoria y/o totalizacin
- En el cuerpo del acta se encuentran precediendo relacin de documentos y valores
frases como: calibraciones prestadas y no pagadas, en donde no se especifica la fecha
de la cancelacin del servicio pero se presume por el nmero de radicado fueron en
2014.
Acta 002
Acta 003
Acta 004
- El tem 1 que seala calibraciones prestadas y no pagadas, no tiene aparte de la
presuncin por el nmero de radicado determinar la fecha exacta de la prestacin del
servicio que a la fecha de corte est sin cancelar.
- En el numeral 2 del acta de conciliacin de ingresos se tiene ausencia de la fecha
precisa de corte en la que no han sido prestados los servicios a marzo.
- La asistencia tcnica pagada por valor de $1.886.000 se presume fue cancelada segn
el radicado en SURDO en el 2014.
- El aparte donde se relacionan las inter comparaciones no da un rango de fecha en la
que se realizarn dichos servicios.
De otro lado pero a la luz de la mismo nota 3 de los estados financieros aqu referida se torna
algo dispendioso y engorroso el hecho de tener que mirar una a una y buscar uno a uno los
clientes para determinar a partir de las actas cuales de las capacitaciones al 31 de marzo de
2015 por ejemplo estaban pendientes cuando a esa misma fecha no se tena suscrita sino una
de ellas.
Criterio:
Causa
Consecuencia o efecto:
Condicin:
Las propiedades, planta y equipo comprenden los bienes tangibles de propiedad de la entidad
que se utilizan para la produccin y comercializacin de bienes y la prestacin de servicios.
Como poltica y prctica contable sealan las notas a los estados financieros a 31 de diciembre
de 2014, en el tercer tem del numeral 1.2: Las depreciaciones y amortizaciones de la
propiedad planta y equipo se registra en el SIIF NACIN II en forma global y el detalle
individualizado se controla en el aplicativo Stone.
A partir de reporte generado de Stone, denominado Activos fijos Relacin de Placas, remitido
como consolidado de cuentas, emitido o generado el da 30 de junio de 2015, sin que mediara
rango o perodo de reporte visible, se evidenci a modo de ejemplo para tan solo 3 cuentas
de la Propiedades Planta y equipo respecto a la validacin se ve falta de consistencia tal cual
como se aprecia en el siguiente resumen comparativo entre los valores arrojados mes a mes
(de enero a mayo de 2015) por SIIF respecto al reporte emitido desde Stone.
Cdigo: C1-01-F-03
Versin: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Pgina 12 de 36
SIIF STONE
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO COSTO DEPRECIACIN
CDIGO CUENTA VALOR LIBROS
2015-01-31 2015-02-28 2015-03-31 2015-04-30 2015-05-31 HISTRICO ACUMULADA
Edificios y
1.6.40.01 casas 9.782.397.588 9.782.397.588 9.782.397.588 9.782.397.588 9.782.397.588 9.688.721.788 9.217.485.993
1.6.85.01 Edificaciones - 372.715.666 - 386.975.005 - 401.234.344 - 401.234.344 - 401.234.344 471.235.796
Equipo de
1.6.70.02 computacin 780.080.463 780.080.463 780.080.463 780.080.463 780.080.463 780.080.463 529.417.526
Equipos de
comunicacion y
1.6.85.07 computacion - 196.478.663 - 203.286.405 - 210.094.204 - 210.094.204 - 210.094.204 221.375.875
1.6.75.02 Terrestre 207.200.525 207.200.525 207.200.525 207.200.525 207.200.525 207.200.525 145.040.365
Equipos de
transporte,
traccion y
1.6.85.08 elevacion - 44.893.448 - 48.346.791 - 51.800.134 - 51.800.134 - 51.800.134 62.160.164
Por lo expresado en este aparte se evidencia contrariedad a lo que sealan las notas a los
estados financieros a 31 de diciembre de 2014 respecto a la razonabilidad y consistencia de
las cifras contables cuando seala que para el control individualizado se adquiri el aplicativo
Stone el cual fue implementado a partir del 1 de enero de 2014, porque contablemente no
est reflejado la actualizacin.
Criterio:
Cdigo: C1-01-F-03
Versin: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Pgina 13 de 36
Causa:
Consecuencia o efecto:
Condicin:
Por lo expresado en este aparte y en virtud de la circular externa 060 del 19 de diciembre de
2005, vale la pena comentar el Instituto Nacional de Metrologa no ha dado cumplimiento a
dicha circular toda vez que el documento allegado por la Superintendencia de Industria y
Comercio data de junio de 2011 y los avalos realizados con posterioridad al 2005 tienen
vigencia de 3 aos como mnimo.
Criterio:
Causa:
Consecuencia o efecto:
Condicin:
Criterio:
Cdigo: C1-01-F-03
Versin: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Pgina 15 de 36
Causa:
Condicin
Criterio:
La Ley 734 del 2002 (Cdigo Disciplinario nico) establece en su artculo 48 numeral 52, como
Falta gravsima: "No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema
Nacional de Contabilidad Pblica de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contadura
General de la Nacin y no observar las polticas, principios y plazos que en materia de
contabilidad pblica se expidan con el fin de producir informacin confiable, oportuna y
veraz". (Negrilla fuera de texto).
Causa:
Consecuencia o efecto:
Sanciones disciplinarias.
Condicin
Cdigo: C1-01-F-03
Versin: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Pgina 17 de 36
Se evidenci que el coordinador del SIIF era ejercido en el alcance de la auditoria por la
profesional especializada grado 2028 - 18 Marina Azucena Medina Sandoval cuando el
artculo 14 del Decreto 2674 de 2012 establece que el funcionario responsable del SIIF en la
entidad son designados por los Secretarios Generales o quien haga sus veces, siendo estos
del nivel directivo o asesor para que ejerza las funciones de Coordinador SIIF Entidad. as:
Criterio:
Decreto 2674 de 2012: Artculo 14. Funcionario responsable del SIIF en la entidad. Los
Secretarios Generales o quien haga sus veces, designarn un funcionario del nivel directivo
o asesor para que ejerza las funciones de Coordinador SIIF Entidad, quien ser el enlace
Cdigo: C1-01-F-03
Versin: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Pgina 18 de 36
Artculo 2. NIVEL DIRECTIVO. Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones
de direccin general, de formulacin de polticas institucionales y de adopcin de planes,
programas y proyectos.
Artculo 3. NIVEL ASESOR. Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir,
aconsejar y asesorar directamente a los empleados pblicos de la alta direccin de la rama
ejecutiva del orden nacional.
Causa:
Desconocimiento normativo.
Consecuencia o efecto:
Condicin:
En revisin de los roles activos en el SIIF remitida por el profesional especializado Richard
Rodriguez de 23 de junio se evidencia que:
Cdigo: C1-01-F-03
Versin: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Pgina 19 de 36
Se verific que esta persona quien ejerci como contratista ya no est vinculada con el Instituto
a la fecha de verificacin por lo tanto ya no debera tener usuario activo en el SIIF Nacin.
Criterio:
Causa:
Consecuencia o efecto:
Incumplimiento normativo.
Condicin.
Criterio:
Causa:
Consecuencia o efecto:
Condicin:
Saldo por
Rubro Descripcin Recurso Utilizar Nombre Razn Social Observaciones
Prestar el servicio de agente de
aduanas con el fin de adelantar los
trmites relacionados con la
importacin, exportacin,
TRANSPORTE, ALMACENES nacionalizacin liberacin de guas
CARGUE Y GENERALES DE areas martima y/o terrestre y
A-2-0- DESCARGUE DE DEPOSITO trmites ante empresas o
4-12-2 MERCANCIAS INGRESOS CORRIENTES 32.276.962 ALMAGRARIO S A entidades involucradas. Cto 052
Prestar el servicio de agente de
aduanas con el fin de adelantar los
trmites relacionados con la
importacin, exportacin,
ALMACENES nacionalizacin liberacin de guas
OTROS GASTOS DE GENERALES DE areas martima y/o terrestre y
A-2-0- OPERACION DEPOSITO trmites ante empresas o
4-12-3 ADUANERA RECURSOS CORRIENTES 12.080.430 ALMAGRARIO S A entidades involucradas. Cto 052
TRANSPORTE,
CARGUE Y U.A.E. DIRECCION DE
A-2-0- DESCARGUE DE IMPUESTOS Y 4 x mil GMF - gravamen
4-12-2 MERCANCIAS INGRESOS CORRIENTES 129.108, ADUANAS NACIONALES movimientos financiero. Ao 2014
Programa de seguros que amparen
los intereses patrimoniales
actuales y futuros del instituto
nacional de metrologa de
Colombia que estn bajo su
responsabilidad y custodia y
aquellos que sean adquiridos para
A-2-0- SEGUROS desarrollar las funciones
4-9-11 GENERALES INGRESOS CORRIENTES 3.000.000,00 QBE SEGUROS S A inherentes
debilidades en la planeacin del recibo de los bienes o servicios. Aunque estn correctamente
constituidas en el SIIF.
Criterio:
Causa:
Consecuencia o efecto:
Condicin:
Se evidencio que los pagos por concepto de vacaciones estn siendo cancelados de forma
Cdigo: C1-01-F-03
Versin: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Pgina 24 de 36
extempornea, es decir no estn siendo cancelados por lo menos con cinco (5) das de
antelacin a la fecha sealada para iniciar el goce del descanso remunerado, se observan los
siguientes casos:
Causa:
Criterio:
Decreto 1045 de 1978, Artculo 18.- Del pago de las vacaciones que se disfruten. El valor
correspondiente a las vacaciones que se disfruten ser pagado, en su cuanta total, por lo
menos con cinco (5) das de antelacin a la fecha sealada para iniciar el goce del descanso
remunerado.
Consecuencia o efecto:
Condicin:
La clusula quinta del contrato establece el VALOR Y LA FORMA DE PAGO, la cual indica:
a) Un pago anticipado por el 50% del valor del contrato, al momento del perfeccionamiento
contrato y aprobacin de las plizas correspondientes.
Cdigo: C1-01-F-03
Versin: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Pgina 25 de 36
En verificacin que reposa en el expediente se evidencia: registro presupuestal No. 10015 del
2015-03-16 (folio 57), aprobacin de la garanta del 6 de abril de 2015 (folio 59), certificacin
para pago de contratos con radicado SURDO 15-01951 (folio 65), cuenta de cobro No. 22 por
un valor de $41.606.040 por concepto de anticipo del 10 de abril de 2015, soporte con el que
se realiz el pago.
Criterio:
Causa:
Consecuencia o efecto:
Condicin:
Criterio:
Causa:
Consecuencia o efecto:
OBSERVACION No. 17. Anulacin CDP, registros presupuestales y CAO 016 de 2014.
Condicin:
Se verific que la CAO 016 de 2014 tanto el expediente como en el libro donde se registra la
relacin de CAOS no muestra que esta se encuentre anulada, cuando su CDP y Registro
Presupuestal fueron liberados a travs de solicitud a la Coordinacin Financiera. El registro
grfico de que no fue anulado es el siguiente:
Criterio:
Normas presupuestales - Decreto Ley 111 de 1996, donde se establece la obligatoriedad del
certificado presupuestal y el registro presupuestal.
Causa:
Falta de comunicacin entre las diferentes reas ante cambios en la gestin financiera y
contractual.
Consecuencia o efecto:
Cdigo: C1-01-F-03
Versin: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Pgina 29 de 36
RECOMENDACIONES
Se sugiere disear e implementar polticas propias para el manejo de los activos, aplicarlas
de forma consistente, dado que de manera importante y significativa contribuye y aporta
informacin al proceso contable, sabiendo que la realidad econmica se expresa mediante
hechos econmicos que pueden ser reales y formales.
De otro lado y con respecto a la informacin procesada desde otras reas y especficamente
por ejemplo a travs de herramientas como el mdulo de activos de Stone se sugiere realizar
una autoevaluacin del aporte que est dando al proceso contable y adelantar las gestiones
Cdigo: C1-01-F-03
Versin: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Pgina 30 de 36
Se sugiere definir, documentar y dar a conocer al interior de la entidad las polticas contables
que deben aplicarse y tener en cuenta en el desarrollo del proceso contable, bajo el marco
de los principios, normas, tcnicas y procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica,
toda vez que vienen siendo comentadas ao a ao a travs de las notas a los estados
financieros, pero que en el desarrollo de la entidad pueden contribuir por lo menos a:
Se sugiere incorporar el cuadro resumen como documento del Sistema Integrado de Gestin
dado que por ejemplo el que fuera adjunto al comunicado de la realizacin de la inversin
forzosa del mes de marzo de 2015 (15-242-0) presenta informacin que soporta la
negociacin realizada y surte inquietud si corresponde al documento relacionado del numeral
7 en el tem 4; adems de que puede constituir evidencia de la revisin y aprobacin otorgada
por quienes tienen el deber formal de hacerlo. De otro lado y si ha de ser acogida la
sugerencia se propone para efectos de presentacin o esttica al documento dar ttulo a las
cifras que son relacionadas por el Ministerio de Hacienda y Crdito pblico, dado que en el
caso del cual se hace mencin no se presenta, tal cual como se aprecia en la siguiente
imagen capturada desde el ejemplo:
Cdigo: C1-01-F-03
Versin: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Pgina 31 de 36
Para realizar un anlisis y/o lograr acentuar control sobre los servicios dejados de prestar
pagados o no, se sugiere sealar adems del nmero del recibo de caja la fecha de emisin
del mismo e incluir el tiempo que tiene de cancelado el servicio o de prestado sin que haya
sido cancelado.
Desde la dimensin del detalle de las actas de conciliacin se propone efectuar una revisin
integral de la estructura del proceso y por ende de los procedimientos (de cursos de
capacitacin y gestin de ingresos) toda vez que se evidencian oportunidades de mejora para
la interaccin que tienen entre si los dos procesos; con ocasin de la oportunidad y/o la fecha
de la prestacin de servicios. Por lo aqu manifestado a modo de ejemplo se puede citar el
caso del cliente Biomerieux Colombia SAS en donde el mismo cancel el curso de NTC
17025 y en oficio de la Subdireccin de servicios (14-586-3) se le informa el recibo de la
solicitud de aplazamiento y adems le advierte que en caso tal de que no sea posible ofrecer
Cdigo: C1-01-F-03
Versin: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Pgina 32 de 36
Adicional a lo anterior y por las oportunidades de mejora que surten a partir de herramientas
como Stone para el mdulo en funcionamiento se sugiere tambin implementar controles de
tipo operativo que incluyan por ejemplo verificaciones, conciliaciones de cuentas, anlisis y
realizar la depuracin y/o ajustes cuando a ello hubiere lugar y verdaderamente cumpla su
cometido como herramienta para mejora y optimizacin de los procesos.
El Plan General de la Contabilidad Pblica define el valor en libros como el neto resultante
de la sumatoria algebraica del costo histrico, depreciaciones, amortizaciones, provisiones,
valorizaciones y desvalorizaciones aplicables a cada clase de bien mueble o inmueble, segn
sea el caso. As las cosas y para efectos de tener un valor actualizado del inmueble donde
funciona la entidad se sugiere realizar la valoracin tcnica del terreno y la edificacin,
mxime cuando ha sido objeto de remodelaciones y mejoras en los dos ltimos aos y el
ltimo estudio tcnico realizado fue en 2011 por parte de la Superintendencia de Industria y
Comercio.
que ejerza las funciones de Coordinador SIIF Entidad, para que sea el enlace oficial entre la
Entidad y el Administrador del Sistema.
Se recomienda que al establecer las reservas se constituyan por razones que se generen en
hechos ajenos a la voluntad del Instituto o a circunstancias de fuerza mayor, que obliguen a
trasladar el recibo de los bienes y servicios a la prxima vigencia de constitucin del
compromiso y no a una debilidad en la planeacin contractual.
Se recomienda fortalecer la planeacin del recibo de los bienes o servicios para que se de
en la vigencia que se adquiere el compromiso.
Se recomienda dar cumplimiento al Decreto 1045 de 1978, Artculo 18.- Del pago de las
vacaciones que se disfruten. El valor correspondiente a las vacaciones que se disfruten ser
pagado, en su cuanta total, por lo menos con cinco (5) das de antelacin a la fecha
sealada para iniciar el goce del descanso remunerado.
Se recomienda dar estricto cumplimiento por parte del supervisor de las clusulas
contractuales.
Se recomienda comunicar entre los diferentes procesos los cambios que se presenten en el
proceso de Gestin Financiera e involucrarlo dentro de los procedimientos del SIG del
Instituto.
OTRAS RECOMENDACIONES
Realizar cierre mensual y entregar informe con la misma periodicidad (mensual) a la Alta
Direccin de por lo menos Balance General y Estado de Actividad Financiera, Econmica,
Social y Ambiental, para que esta misma forma se conozca la situacin de la entidad y no
esperar al cierre de la vigencia la presentacin que viene realizando al siguiente ao.
Evaluar los riesgos surgidos en este informe e involucrarlos en el mapa de riesgos para su
debido control. Al igual de realizar revisiones peridicas de evaluacin de riesgos para su
actualizacin.
NOTA 2: Tener en cuenta todas las recomendaciones adicionales que se dieron en la reunin
de cierre.
ELABOR: Mara Margarita Pea Vargas REVIS: Sandra Luca Lpez Pedreros