Directrices basicas para la auditora de sistemas de

gestion de calidad en instituciones de educacion superior

Manuel Velez C., Paulo Velez Leon

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Manuel Velez C., Paulo Velez Leon. Directrices basicas para la auditora de sistemas de gestion
de calidad en instituciones de educacion superior. Analysis. Research Papers, 2008, XI (1),
pp.1-24. <hal-00436536>

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 MANUEL VLEZ C.
PAULO VLEZ L.

Directrices bsicas para la auditora de sistemas

de gestin de calidad en instituciones de
educacin superior
Resumen
En las pginas siguientes, se presenta un marco de directrices bsicas para la auditora de sistemas de gestin de calidad a
las instituciones de educacin superior, en especial de sus programas de postgrado. En este trabajo se indaga, bsicamente
sobre, la conceptualizacin de la auditora de sistemas y la particularizacin de las categoras de auditora, adems se
aborda los principios de auditora, la gestin de un programa de auditora, las actividades bsicas de la auditora de sistemas
y, se delinea un criterio sobre la competencia y evaluacin de los auditores desde la perspectiva de la auditora de sistemas
de gestin de la calidad. De esta manera, la intencin de este estudio, es articular y aplicar una metodologa alternativa de
auditora de sistemas de gestin de calidad en las instituciones de educacin superior y sus programas de postgrado. En los
anexos (1.1 y 1.3), adaptados de formatos proporcionados en eventos acadmicos y cientficos, se presentan formatos para
el Plan de Auditoria, y para, el Informe de Auditora de Certificacin.

Palabras Clave:
Auditora, Calidad, Educacin Superior, Postgrado, Certificacin, ISO

1.1.- Antecedentes vez a los usuarios adaptar o ampliar la orientacin

La auditora de sistemas de gestin de calidad, surge
como auditora de calidad en la dcada del 60, con
motivo del desarrollo industrial, pero su aplicacin
prctica, la podemos situar en los aos setenta con
motivo del desarrollo de normas de auditora para
evaluar especialmente los aspectos de calidad de la
industria norteamericana de las plantas de energa
nuclear -como las publicadas en 1978 bajo la
denominacin ANSI/ASME N45.2.23-1978
CUALIFICACIN DEL PERSONAL DE AUDITORA DEL
PROGRAMA DE GARANTA DE LA CALIDAD PARA LAS
PLANTAS DE ENERGA NUCLEAR1-; luego vendra otras
publicaciones de normas emitidas por pases como
Canad, Estados Unidos y Reino Unido, sin embargo es
solo en el ao 2002, con la Organizacin Internacional
para la Normalizacin (ISO)2, que se llega a un acuerdo
para estandarizar a escala mundial, dicho acuerdo se
hizo realidad con la elaboracin y publicacin de las
DIRECTRICES PARA LA AUDITORA DE LOS SISTEMAS DE
GESTIN DE LA CALIDAD Y/O AMBIENTAL: ISO
19011:2002.
ISO 19011:2002 proporciona orientacin sobre la
gestin de los programas de auditora y permite a la
proporcionada para su aplicacin a otros tipos de
auditoras, el desarrollo de sus propios requisitos de
auditora y, tambin el seguimiento de la
conformidad con los requisitos, tales como
especificaciones de producto o leyes y reglamentos...3.
En base de esta posibilidad de adaptar o ampliar la
orientacin establecida en la norma internacional,
trataremos de realizar la conceptualizacin y
particularizacin del marco de directrices bsicas para la
auditora de sistemas de gestin de calidad a las
instituciones de educacin superior, en especial de sus
programas de postgrado, conservando en lo posible el
enfoque de la norma.
1.2.- Concepto de la auditora de sistemas
Considerando los criterios de la ISO 19011:2002, la
auditora del sistemas de gestin de la calidad a las
instituciones de educacin superior, puede ser definida
como un proceso sistemtico, independiente y
documentado de evaluacin objetiva de los sistemas de
gestin de la calidad a base de evidencias4 de la
auditora mediante indicadores para determinar la

3 Cfr. AENOR: ISO 19011:2002

1
Cfr. Mills 2003 4 Se entiende como evidencia de la auditora a los:
2
International Standar Organitation (ISO), es la federacin Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
mundial de organismos nacionales de normalizacin. A 2006 informacin que son pertinentes para los criterios de
agrupa a ms de 130 pases. auditora y que son verificables.
Directrices bsicas para la auditoria de sistemas de gestin de calidad

extensin en que se cumplen los criterios de auditora5. entrega, los procedimientos para la
Las caractersticas principales del concepto de auditora implementacin y la medicin de resultados; las
son las siguientes: condiciones para la aceptacin de la educacin en
el momento de la entrega; y, la mejora continua de
(a) La funcin de la auditora, es la evaluacin del estos procesos y la provisin de recursos tambin
sistema de gestin de la calidad, bsicamente estn incluidos.
mediante las actividades de auditoras, revisiones
del sistema de gestin de la calidad y auto (c) El propsito de la auditora, es determinar la
evaluaciones. Las auditoras se realizan para conformidad de los resultados con los criterios o
determinar el grado en que se han alcanzado los requisitos del sistema de calidad implantado en la
requisitos del sistema de gestin de la calidad, las organizacin, establecer las causas de las no
revisiones para determinar la conveniencia, conformidades para tomar las medidas correctivas o
adecuacin, eficacia y eficiencia del sistema de medidas preventivas para evitar problemas y,
gestin de la calidad con respecto a los objetivos y descubrir las causas de las no conformidades para
a la poltica de la calidad; y, las autoevaluaciones la adopcin de medidas correctivas.
para contar con una visin global del desempeo
de la organizacin y del grado de madurez del
(d) El alcance de la auditora, como mbito de
sistema de gestin de la calidad6.
competencia de la auditora, constituye la
extensin y lmites de la auditora al sistema de
(b) El objeto de la auditora, es el sistema de gestin gestin implementado por una organizacin,
de la calidad adoptado estratgicamente por la adems las exclusiones.
organizacin con sus diversos elementos bsicos,
auditable en su conjunto o por partes. Los
(e) El sujeto de la auditora de sistemas, es un
elementos bsicos de un sistema de calidad7 lo
auditor profesional a nivel universitario, con
podemos encontrar en clusula 4.1 REQUISITOS
competencia8 para llevar a cabo una auditora para
GENERALES de ISO: 9001:2000 cuando dice: La
sustentar una opinin respecto de la conformidad de
organizacin debe establecer, documentar,
la evidencias de la auditora con los criterios de
implementar y mantener un sistema de gestin de
comparacin y, con conocimientos sobre criterios y
la calidad y mejorar continuamente su eficacia.
normas internacionales de calidad.
Esta norma internacional permite alinear o adaptar
el sistema de gestin de una organizacin con los
(f) El mtodo de la auditora, es un conjunto de
requisitos de los sistemas de gestin de la calidad
mtodos y procedimientos sistemticos que
relacionados, con la finalidad de establecer un
facilitan al auditor el conocimiento de la
sistema de gestin de la calidad que cumpla con los
organizacin y la verificacin de afirmaciones y
requisitos de la Norma Internacional citada. En este
exposiciones para informar resultados con
contexto, en la Gua de Aplicacin IWA-2:2003
conclusiones y de ser el caso con sugerencias de
SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD PARA
valor agregado orientadas a la mejora de sistemas y
ORGANIZACIONES EDUCATIVAS. APLICACIN DE LA
procesos.
NORMA ISO 9001:2000 propuesta por Mxico,
existen elementos para la gestin de la calidad de la
educacin de las organizaciones educativas. (g) Los indicadores de gestin institucional, son
medidas utilizadas por el auditor para revelar en
qu medida se han alcanzado los estndares
Para el caso de las organizaciones educativas las
esperados de una organizacin. El objetivo
directrices del sistema gestin de la calidad segn
principal de los indicadores es dar cuenta al cliente
la clusula 4.1.REQUISITOS GENERALES de IWA-
de la auditora9 de la realidad por la que atraviesa la
2:2003 se van a limitar a definir y gestionar
organizacin.
aquellos procesos incluidos en el diseo educativo,
desarrollo educativo y los procesos educativos de

5 Los criterios de auditora son un: Conjunto de polticas,

procedimientos o requisitos.
6 Cfr. IMNC: ISO 9000:2000: p.13/42
7 Un sistema de calidad es un mtodo planificado y
sistemtico de medios y acciones, encaminado a asegurar
suficiente confianza en que los productos o servicios, se
ajusten a las especificaciones.
8 La competencia profesional son los: Atributos personales y
aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.
9 Un cliente de la auditora es una: Organizacin o persona
que solicita una auditora.

2
 Manuel Vlez C. & Paulo Vlez L.

1.3.- Clasificacin de la auditora de

Sistemas (1) Conducta tica: es el fundamento de la
profesionalidad. La confianza, integridad,
La auditora del sistema de gestin de la calidad ha sido
confidencialidad y discrecin son esenciales para
clasificada desde diferentes puntos de vista, pero de
auditar.
acuerdo con la Norma ISO 19011, las auditoras pueden
clasificarse en auditoras internas, auditoras externas,
(2) Presentacin ecunime: constituye la obligacin
auditora combinada y auditora conjunta.
de informar con veracidad y exactitud. Los
hallazgos, conclusiones e informes de la auditora
(a) Auditoras internas, denominadas en algunos
reflejan con veracidad y exactitud las actividades de
casos como auditoras de primera parte, son
la auditora. Se informa de los obstculos
aquellas que se realizan a los sistemas de calidad
significativos encontrados durante la auditora y de
con fines internos por la organizacin o en su
las opiniones divergentes sin resolver entre el
nombre y, pueden constituir la base para una
equipo auditor12 y el auditado13.
autodeclaracin de conformidad de una
organizacin. La autodeclaracin de conformidad
(3) Debido cuidado profesional: se refiere a la
puede darse luego de que se comprueban la
aplicacin de diligencia y juicio al auditar. Los
conformidad del sistema con alguna norma
auditores proceden con el debido cuidado, de
especificada o alguna especificacin, en cuyo
acuerdo con la importancia de la tarea que
caso, no garantiza, necesariamente que el nivel de
desempean y la confianza depositada en ellos por
calidad del producto sea satisfactorio10.
el cliente de la auditora y por otras partes
interesadas. Un factor importante es tener la
(b) Auditoras externas, incluyen lo que se denomina
competencia necesaria.
generalmente auditoras de segunda y tercera parte;
las auditoras de segunda parte son llevadas a cabo
Los principios referentes a la auditora, establecen
por los clientes de una organizacin o por otras
criterios y elementos requeridos para que el auditor
personas en nombre del cliente11; y, las auditoras
sustente su opinin.
de tercera parte son llevadas a cabo por
organizaciones auditoras independientes y
(4) Independencia, es la base para la imparcialidad
externas, tales como aquellas que proporcionan el
de la auditora y la objetividad de las conclusiones
registro o la certificacin de conformidad de
de la auditora. Los auditores son independientes
acuerdo con los requisitos de las Normas ISO 9001
de la actividad que es auditada y estn libres de
o ISO 14001.
sesgo y conflicto de intereses. Los auditores
mantienen una actitud objetiva a lo largo del
(c) Auditora combinada, cuando se auditan juntos
proceso de auditora para asegurarse de que los
un sistema de gestin de la calidad y un sistema de
hallazgos14 y conclusiones15 de la auditora estarn
gestin ambiental.
basados slo en la evidencia de la auditora.
(d) Auditora conjunta, la auditora es realizada por
(5) Enfoque basado en la evidencia, indica que el
dos o ms organizaciones que cooperan para auditar
enfoque es el mtodo racional para alcanzar
a la nica organizacin que es auditada.
conclusiones de la auditora fiables y reproducibles
en un proceso de auditora sistemtico. La
1.4.- Principios de Auditora evidencia de la auditora es verificable. Est basada
Los principios o postulados de auditora, como
en muestras de la informacin disponible, ya que
verdades fundamentales evidentes, de acuerdo con la
una auditora se lleva a cabo durante un perodo de
norma ISO 19011, se clasifican en principios referentes
al auditor y a la auditora.
12 Un equipo auditor es: Uno o ms auditores que llevan a
cabo una auditora, con el apoyo, si es necesario, de expertos
Los principios referentes a los auditores, tienen que
tcnicos.
ver con las exigencias que debe reunir el personal de 13 El auditado es la: Organizacin que es auditada.
auditora en cuanto a la responsabilidad y la necesidad 14 Los hallazgos de la auditora son los: Resultados de la
del suficiente cuidado profesional para llevar a cabo una evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a
los criterios de auditora.
auditora. 15 Las conclusiones de la auditora son los: Resultados de
una auditora, que proporciona el equipo auditor tras
10 Mills 2003, p. 45. considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos
11 Cfr. IMNC: ISO 9000:2000: p.13/42. de la auditora.

3
Directrices bsicas para la auditoria de sistemas de gestin de calidad
tiempo delimitado y con recursos finitos. El uso
apropiado del muestreo est estrechamente
relacionado con la confianza que puede depositarse
en las conclusiones de la auditora.
1.5.- Gestin de un Programa de Auditora
La gestin de un programa de auditora es una actividad
que consiste en planificar, organizar, poner en prctica y
dirigir el tipo y nmero de auditoras de forma eficaz y
eficiente dentro de lo programado. Lo importante en la
gestin del programa de auditora es tener la capacidad
de planificar y llevar a la prctica los programas de
auditora necesarios para dirigir la forma en que se
realizarn y controlarn su eficacia en los negocios16.
Un programa de auditora, como conjunto de una o
ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo
determinado y dirigidas hacia un propsito especfico,
dependiendo del tamao, naturaleza y complejidad de la
organizacin para la que se programa la auditora puede
incluir uno o ms programas de auditora o, una o ms
auditoras.
La gestin de un programa de auditora como funcin
debe ser independiente del resto de la organizacin, no
obstante la alta direccin 17 de la organizacin debe
otorgar al responsable de la direccin del programa de
auditora la autoridad requerida para que pueda
gestionarlo.
Las funciones bsicas de la direccin del programa de
auditora de acuerdo con la norma ISO 19011 son: las
de: establecer, implementar, realizar el seguimiento,
revisar y mejorar el programa de auditora e, identificar
los recursos necesarios y asegurarse de que se
proporcionan.
Las actividades del proceso de gestin de un programa
de auditora, considerando la metodologa de Planificar-
Hacer-Verificar-Actuar de la norma ISO 19011, son las
de establecimiento, implementacin, seguimiento y
revisin y, mejora del programa de auditora.
(a) P (planificar).- El establecimiento de un
programa de auditora, comprende el
establecimiento de objetivos, amplitud,
responsabilidades, recursos y procedimientos del
programa de auditora.
16 Mills 2003, p.172.
17 La alta direccin es la: persona o grupo de personas que
dirigen o controlan al ms alto nivel a una organizacin.
4
Objetivos de un programa de auditora, consiste
en establecer los parmetros requeridos para dirigir
la planificacin y realizacin de las auditoras,
considerando lo siguiente:
(1) Prioridades de la direccin;
(2) Propsitos comerciales;
(3) Requisitos del sistema de gestin;
(4) Requisitos legales, reglamentarios y
contractuales;
(5) Necesidad de evaluar a los proveedores;
(6) Requisitos del cliente;
(7) Necesidades de otras partes interesadas, y
(8) Riesgos para la organizacin.
Amplitud de un programa de auditora, tiene que
ver bsicamente con la determinacin del tamao,
la naturaleza y la complejidad de la organizacin
que se audite.
Responsabilidades del programa de auditora,
tiene que ver con la asignacin de esfuerzos que
debe desarrollar una o ms personas que cuenten
con conocimientos generales de los principios de la
auditora, de la competencia de los auditores y de la
aplicacin de tcnicas de auditora, adems
habilidades para la gestin, as como conocimientos
tcnicos y del negocio pertinentes para las
actividades que van a auditarse.
Las actividades bsicas del responsable de la
gestin de un programa de auditora pueden ser:
(1) Establecer los objetivos y la amplitud del
programa de auditora;
(2) Establecer las responsabilidades y los
procedimientos, y asegurarse de que se
proporcionan recursos;
(3) Asegurarse de la implementacin del programa
de auditora;
(4) Asegurarse de que se mantienen los registros
pertinentes del programa de auditora, y
(5) Realizar el seguimiento, revisar y mejorar el
programa de auditora.
Recursos del programa de auditora, consiste en
la identificacin de los recursos para el programa
de auditora, para el efecto se podra considerar:
(1) Los recursos financieros necesarios para
desarrollar, implementar, dirigir y mejorar las
actividades de la auditora;
(2) Las tcnicas de auditora;
 Manuel Vlez C. & Paulo Vlez L.

(3) Los procesos para alcanzar y mantener la 1.6.- Actividades bsicas de la auditora de
competencia de los auditores, y para mejorar su sistemas
desempeo;
Las actividades, de auditora del sistema de gestin de
(4) La disponibilidad de auditores y expertos
calidad de la educacin superior, son un conjunto de
tcnicos que tengan la competencia apropiada
acciones que se realizan con la finalidad de preparar un
para los objetivos particulares del programa de
informe de auditora con conclusiones relacionadas a la
auditora;
conformidad o no conformidad del cumplimiento con
(5) La amplitud del programa de auditora, y
las especificaciones del sistema de gestin de calidad
(6) El tiempo de viaje, alojamiento y otras
implementado por la organizacin. Las actividades de
necesidades de la auditora.
auditora, de acuerdo con las directrices de la Norma
ISO 19011, son las de inicio de la auditora, revisin de
Procedimientos del programa de auditora, tienen
la documentacin, preparacin de las actividades de
que ver con las formas que contribuyen a llevar a
auditora in situ, realizacin de las actividades de
cabo el programa de auditora, tales como:
auditora in situ, conclusin del informe de auditora,
finalizacin de la auditora y realizacin de las
(1) La planificacin y elaboracin del calendario
actividades de seguimiento de una auditora
de las auditoras;
(2) El aseguramiento de la competencia de los
Las actividades bsicas se dividen en actividades de
auditores y de los lderes de los equipos
planificacin y en actividades de la forma de llevar a
auditores;
cabo la auditora como parte de un programa de
(3) La seleccin de los equipos auditores
auditora. Las actividades de planificacin generalmente
apropiados y la asignacin de sus funciones y
corresponde desarrollarlas en alto grado al auditor
responsabilidades;
principal como un trabajo adicional y las de desarrollo
(4) La realizacin de las auditoras;
al equipo de auditora18.
(5) La realizacin del seguimiento de la auditora,
si es aplicable;
1.6.1.- Inicio de la auditora
(6) La conservacin de los registros del programa
El inicio de la auditora o gestin de la auditora,
de auditora;
consiste en determinar las actividades, tiempo, recursos
(7) El seguimiento del desempeo y la eficacia del
y especificaciones requeridas para programar, dirigir y
programa de auditora; y
controlar el desarrollo de la auditora; las actividades del
(8) La comunicacin de los logros globales del
proceso comprende la designacin del lder del equipo
programa de auditora a la alta direccin.
auditor, definicin de los objetivos, el alcance y los
criterios de auditora, determinacin de la viabilidad de
(b) H (hacer).- Implementacin del programa de
la auditora, seleccin del equipo auditor teniendo en
auditora: consiste bsicamente en la elaboracin
cuenta la competencia necesaria para lograr los
del calendario de las auditoras, la evaluacin de los
objetivos y, el establecimiento del contacto inicial con
auditores, la seleccin de las actividades de
el auditado que viabilice la prctica de la auditora.
auditora y, en la conservacin de los registros con
los que van a demostrar la implementacin del
1.6.2.- Revisin de la documentacin
programa de auditora.
La revisin de la documentacin comprende el estudio
de la pertinencia de la documentacin del auditado19,
(c) V (verificar).- Seguimiento y revisin del antes del desarrollo de las actividades de auditora in
programa de auditora: consiste en el monitoreo situ, para determinar la conformidad del sistema de
peridico apropiado del cumplimiento de los acuerdo con los criterios de auditora, teniendo en
objetivos del programa de auditora a efectos de cuenta el tamao, la naturaleza y la complejidad de la
tratar de identificar necesidades de acciones organizacin, as como los objetivos y el alcance de la
correctivas y preventivas y, oportunidad de mejora, auditora; para el efecto el auditor puede realizar una
para su implementacin.

18 El equipo auditor es: Uno o ms auditores que llevan a

(d) A (actuar).- Mejora del programa de auditora:
consiste en determinar las acciones a adoptar para
incrementar el desempeo del programa de
auditora, como resultado del seguimiento y
revisin.
cabo una auditora, con el apoyo, si es necesario, de expertos
tcnicos. Nota: Del equipo auditor se le designa a uno en
calidad de lder del equipo.
19 El auditado es una: Organizacin que es auditada. Nota:
Una organizacin es un conjunto de personas e instalaciones
con una disposicin de responsabilidades, autoridades y
relaciones.

5
Directrices bsicas para la auditoria de sistemas de gestin de calidad
visita preliminar al lugar para obtener una visin general
apropiada de la informacin disponible o, tambin para
decidir si se contina o suspende la auditora, en caso de
que la documentacin fuera inapropiada.
1.6.3.- Preparacin de las actividades de auditora in
situ
La preparacin del plan de auditora, es un conjunto de
acciones orientadas a la preparacin del plan de
auditora, asignacin de las tareas al equipo auditor y
preparacin de los documentos de trabajo, para la
realizacin de la auditora.
1.- La preparacin del plan de auditora, tiene que ver
con la elaboracin del plan de auditora por el lder del
equipo auditor, de tal manera que: proporcione la base
para el acuerdo entre el cliente de la auditora, el equipo
auditor y el auditado, respecto a la realizacin de la
auditora; facilite el establecimiento de los horarios y la
coordinacin de las actividades de la auditora; refleje el
alcance y la complejidad de la auditora, admita
introducir cambios, permita ser revisado y aceptado por
el cliente de la auditora y presentado al auditado antes
de que comiencen las actividades de la auditora in situ;
y, facilite llegar a acuerdos sobre la revisin del plan de
auditora entre las partes interesadas antes de continuar
la auditora.
Los componentes bsicos del plan de auditora previstos
en la Norma ISO 19011, son los siguientes:
(1) Los objetivos de la auditora;
(2) Los criterios de auditora y los documentos de
referencia;
(3) El alcance de la auditora, incluyendo la
identificacin de las unidades de la organizacin y
unidades funcionales y los procesos que van a
auditarse;
(4) Las fechas y lugares donde se van a realizar las
actividades de la auditora in situ;
(5) La hora y la duracin estimadas de las actividades
de la auditora in situ, incluyendo las reuniones con
la direccin del auditado y las reuniones del equipo
auditor;
(6) Las funciones y responsabilidades de los miembros
del equipo auditor y de los acompaantes;
(7) La asignacin de los recursos necesarios a las reas
crticas de la auditora.
(8) Adems, el plan de auditora debera incluir lo
siguiente, cuando sea apropiado:
(9) La identificacin del representante del auditado en
la auditora;
(10) El idioma de trabajo y del informe de la auditora,
cuando sea diferente del idioma del auditor y/o del
auditado;
6
(11) Los temas del informe de la auditora;
(12) Preparativos logsticos (viajes, recursos disponibles
in situ, etc.);
(13) Asuntos relacionados con la confidencialidad;
(14) Cualquier accin de seguimiento de la auditora.
Un formato bsico de Plan de Auditora, se puede
observar en el Anexo 1.1.
2.- La asignacin de las tareas al equipo auditor,
comprende la asignacin de responsabilidades a cada
miembro del equipo auditor por parte del lder del
equipo auditor para auditar procesos, funciones, lugares,
reas o actividades especficos, considerando la
necesidad de independencia y competencia de los
auditores y el uso eficaz de los recursos, as como las
diferentes funciones y responsabilidades de los
auditores, auditores en formacin y expertos tcnicos.
Un formulario de notificacin de asignacin de las
tareas a un miembro del equipo auditor se puede
observar en el Anexo 1.2.
3.- Preparacin de los documentos de trabajo, consiste
en revisar la informacin pertinente a las tareas
asignadas y preparar los documentos de trabajo que sean
necesarios como referencia y registro del desarrollo de
la auditora por parte de los miembros del equipo
auditor.
La preparacin de los documentos de trabajo puede
incluir el diseo de listas de verificacin y planes de
muestreo de auditora y, formularios para registrar
informacin, tal como evidencias de apoyo, hallazgos
de auditora y registros de las reuniones. El uso de listas
de verificacin y formularios no deben restringir la
extensin de las actividades de auditora, sino ms bien
la posibilidad de cambiar como resultado de la
informacin recopilada durante la auditora.
Los documentos de trabajo, incluyendo los registros que
resultan de su uso, deberan retenerse al menos hasta
que concluya el informe de auditora, para luego darle el
tratamiento de finalizacin de la auditora; y, a su vez
ser guardados todos aquellos que contengan
informacin confidencial o de propiedad privada con la
seguridad apropiada por los miembros del equipo
auditor.
La informacin y documentacin bsica para la
auditora del sistema de gestin de calidad por niveles
pueden observarse en el siguiente grfico:
 Manuel Vlez C. & Paulo Vlez L.

Explicar brevemente sobre la reunin final y

INFORMACION Y DOCUMENTACIN DE LA AUDITORA
confirmacin de la hora.

Nivel 1 Una visin general del proceso relativo, desde la

Manual de Calidad
recopilacin de la informacin hasta las conclusiones de
la auditora puede observarse en el siguiente grfico:
Nivel 2
Procedimientos del Sistema
Fuentes de informacin
Manual de calidad y documentacin
del sistema de calidad del laboratorio.
Nivel 3
Recopilacin mediante un muestreo apropiado y verificacin
Instrucciones de Trabajo
Evidencia de la auditora
Procedimiento escrito, Plan de auditoria (programa, alcance, fecha
de realizacin).
Evaluacin frente a los criterios de auditora
Nivel 4
Registros, Informes y Formularios Hallazgos de la auditora

( Lista de verificacin y, formularios para registrar informacin, como evidencias de apoyo, Revisin
hallazgos de auditora y registro de las reuniones)

Conclusiones de la auditora

1.6.4.- Realizacin de las actividades de auditora in FUENTE: Norma ISO 19011

situ
La realizacin de las actividades de auditora in situ 1.- Recopilacin y verificacin de la informacin,
consiste en desarrollar un conjunto de acciones consiste en obtener evidencia pertinente de las fuentes
orientadas a la recopilacin y verificacin de la seleccionadas mediante la aplicacin de pruebas
informacin, previa la realizacin de una reunin de selectivas (muestreo apropiado) y de mtodos y tcnicas
apertura y definicin del papel y responsabilidades de previstas y documentadas en listas de comprobacin,
los guas y observadores, la generacin de hallazgos de incluyendo la informacin relacionada con las
la auditora, preparacin de las conclusiones de la interrelaciones entre funciones, actividades y procesos,
auditora y, la realizacin de la reunin de cierre, en para la comparacin con los criterios de auditora
forma transparente a travs de una comunicacin verificables y registro correspondiente. nicamente la
peridica del avance de la auditora y de cualquier informacin verificable puede constituir evidencia de la
inquietud, con la finalidad informar los hallazgos y auditora, por tanto susceptible de registro con el
conclusiones de la auditora. respectivo grado de incertidumbre.

La reunin de apertura o inicial debe realizarse bajo la 2.- Generacin de hallazgos de la auditora, consiste en
direccin del auditado con la participacin de los la evaluacin de la evidencia de la auditora con
responsables de las funciones o procesos que se van a relacin a los criterios de auditora, para determinar la
auditar con el propsito de: conformidad o no conformidad20 con los criterios de
auditora o especificaciones del sistema de gestin de la
Confirmar el plan de auditora; calidad. Los hallazgos de la auditora deben revisarse
Proporcionar un breve resumen de cmo se llevarn peridicamente para fines de documentar objetivamente
a cabo las actividades de auditora; la desviacin a travs de una nota y preparar las
Confirmar los canales de comunicacin; conclusiones y, en caso de que los objetivos de la
Confirmar los asuntos relacionados con la auditora as lo especifiquen, estos deben identificar una
confidencialidad oportunidad para la mejora.
Confirmar los procedimientos relevantes de
seguridad en el trabajo, emergencia y seguridad La conformidad con la referencia o criterio de auditora
para el equipo auditor. debera resumirse para indicar la ubicacin, la condicin
Confirmar de la disponibilidad, funciones e o descripcin de las funciones o los procesos que fueron
identidades de los guas. auditados considerando lo previsto en el plan de
Informar acerca de las condiciones en las cuales auditora y las evidencias de la auditora que las apoyan;
puede terminar la auditora. y, las no conformidades deberan registrarse,
Informar acerca del sistema de apelacin sobre la preferiblemente clasificadas, para su informe
conduccin o resultado de la auditora.
20 Una no conformidad es el: incumplimiento de un
Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar
requisito. Un requisito es la necesidad o expectativa
preguntas. establecida, generalmente implcita u obligatoria.

7
Directrices bsicas para la auditoria de sistemas de gestin de calidad
considerando los componentes del hallazgo y otros,
como se podr observar el cuadro de Informe de No
Conformidades.
Informe de No Conformidad
Nombre del Cliente: Nombre del Auditor:
Tipo: Pre-Evaluacin Revisin de Documento
No. REFERENCIA: EVIDENCIA: Resultado
ISO 9001/ Nmero de Clasificacin
ISO 14001 Documento Mayor/Menor
Elemento/Nmero de Cliente
de Clusula
1 Mayor
Menor
2 Mayor
Menor
3 Mayor
Menor
4 Mayor
Menor
5 Mayor
Menor
6 Mayor
Las no conformidades
Menor
pueden clasificarse en
7 Mayor
desviacin menor si existe Menor
un incumplimiento puntual
y,8 ocasional de un requisitoMayor de un apartado de un
Menor
procedimiento
9 o de un puntoMayorde la norma; desviacin
mayor si no se aplican de forma
Menor continuada o por un
FUENTE: Material
colectivo del C requisitos de un apartado de un
varios
procedimiento o de un punto de la norma; desviacin
crtica si no aplica nunca por un colectivo o
sistemticamente un procedimiento o de un captulo del
manual de calidad; y, en observacin por mala
prctica evidente.
Las no conformidades se deberan revisar con el
auditado, para obtener el reconocimiento de que la
evidencia de la auditora es exacta y que las no
conformidades se han comprendido. En caso de surgir
cualquier opinin divergente relativa a las evidencias
y/o los hallazgos de la auditora es conveniente realizar
todo el esfuerzo posible para resolverla, en caso
contrario, se deber registrar los puntos en los que no
haya llegado a un acuerdo.
3.- Preparacin de las conclusiones de la auditora,
consiste en la elaboracin de resultados u opiniones de
la auditora por el equipo auditor antes de la reunin de
cierre, previo la realizacin de las actividades bsicas
siguientes:
(a) Revisar los hallazgos de la auditora y cualquier
otra informacin apropiada recopilada durante la
auditora frente a los objetivos de la misma;
(b) Acordar las conclusiones de la auditora, teniendo
en cuenta la incertidumbre inherente al proceso de
auditora;
Auditoria, Fase 1 de EMS
Resultado/Comentarios/Evidencia
(c) Preparar recomendaciones, si estuviera especificado
en los objetivos de la auditora; y
(d) Comentar el seguimiento de la auditora, si
estuviera incluido en el plan de la misma.
Fecha: 4.- Realizacin de la reunin de cierre, tiene que ver
Otro (Explique):
con la presentacin e informe de los hallazgos y
conclusiones de la auditora por el lder del equipo
DESCRIPCION: auditor de tal manera que sean comprendidos y
reconocidos por el auditado y dems partes relacionadas
participantes como puede ser el caso del responsable del
sistema de gestin de la calidad y de los responsables de
los procesos, para el trmite del informe, y para ponerse
de acuerdo, si es necesario, en el intervalo de tiempo
para que el auditado presente un plan de acciones
correctivas y preventivas.
La reunin de cierre puede consistir en la comunicacin
de hallazgos y conclusiones de auditora de carcter
formal con la elaboracin de actas de comunicacin de
resultados y la preparacin de registros de asistencia
para su conservacin. De surgir cualquier opinin
divergente relativa a los hallazgos de la auditora y/o a
las conclusiones entre el equipo auditor y el auditado es
conveniente discutirse, si es posible hasta resolverse, en
caso contrario, las dos opiniones deberan registrarse.
En caso de estar especificado en los objetivos de la
auditora, se deberan presentar recomendaciones para la
mejora. Conviene enfatizar que las recomendaciones de
la auditora del sistema de la gestin de calidad no son
obligatorias.
1.6.5.- Conclusin del informe de auditora
La conclusin del informe de auditora, es un conjunto
de acciones relacionadas con la preparacin, aprobacin
y distribucin del informe de auditora, a efectos de
finalizar la auditora.
1.- La preparacin del informe de la auditora, tiene
que ver con el registro completo, preciso, conciso y
claro de la auditora; y, con la inclusin de los
componentes del informe previstos en la norma
internacional, como son los siguientes:
(a) Los objetivos de la auditora;
(b) El alcance de la auditora, particularmente la
identificacin de las unidades de la organizacin y
de las unidades funcionales o los procesos
auditados y el intervalo de tiempo cubierto;
(c) La identificacin del cliente de la auditora;
(d) La identificacin del lder del equipo auditor y de
los miembros del equipo auditor;
(e) Las fechas y los lugares donde se realizaron las
actividades de auditora in situ;
8

(f) Los criterios de auditora;
(g) Los hallazgos de la auditora; y
(h) Las conclusiones de la auditora.
Adicionalmente el informe de la auditora puede incluir
o hacer referencia a lo siguiente, segn sea apropiado:
(i) El plan de auditora;
(j) Una lista de representantes del auditado;
(k) Un resumen del proceso de auditora, incluyendo la
incertidumbre y/o cualquier obstculo encontrado
que pudiera disminuir la confianza en las
conclusiones de la auditora;
(l) La confirmacin de que se han cumplido los
objetivos de la auditora dentro del alcance de la
auditora, de acuerdo con el plan de auditora;
(m) Las reas no cubiertas, aunque se encuentren dentro
del alcance de la auditora;
(n) Las opiniones divergentes sin resolver entre el
equipo auditor y el auditado;
(o) Las recomendaciones para la mejora, si se
especific en los objetivos de la auditora;
(p) Los planes de accin del seguimiento acordados, si
los hubiera;
(q) Una declaracin sobre la naturaleza confidencial de
los contenidos; y
(r) La lista de distribucin del informe de la auditora.
Una estructura bsica del informe de auditora se puede
observar en el Anexo 1.3.
2.- Aprobacin del informe de la auditora, consiste en
el registro del fechado, revisado y aprobado de acuerdo
con los procedimientos del programa de auditora. El
informe de la auditora debera emitirse en el perodo de
tiempo acordado, en caso de no ser posible, se debera
comunicar al cliente de la auditora las razones del
retraso y acordar una nueva fecha de emisin.
3.- La distribucin del informe de la auditora, consiste
en enviar el informe de la auditora aprobado a los
receptores designados por el cliente de la auditora. El
informe de auditora, de propiedad del cliente de la
auditora, no puede ser revelado su contenido por los
miembros del equipo auditor y todos los receptores del
informe debido a la confidencialidad sobre el informe.
MANUEL VLEZ C.
Facultad de Ciencias Econmicas
Universidad de Cuenca
mvelez@ucuenca.edu.ec
Abril de 2008
9
Manuel Vlez C. & Paulo Vlez L.
1.6.6.- Finalizacin de la auditora
La finalizacin de la auditora, consiste en desarrollar
acciones orientadas bsicamente al trmite definitivo de
los documentos pertenecientes a la auditora, previa
verificacin de la realizacin de todas las actividades
descritas en el plan de auditora y distribucin del
informe de la auditora aprobado, de comn acuerdo
entre las partes participantes y de acuerdo con los
procedimientos del programa de auditora y los
requisitos legales, reglamentarios y contractuales
aplicables.
El contenido de los documentos, de cualquier otra
informacin obtenida durante la auditora y del informe
de auditora, no debera ser revelado sin la aprobacin
explcita principalmente del cliente de la auditora, salvo
si es requerido por ley, de hacerlo sin la aprobacin se
debera informar tan pronto como sea posible al cliente
de la auditora y al auditado.
1.6.7.- Realizacin de las actividades de seguimiento
de una auditora
Consiste generalmente en verificar si se ha
implementado por parte del auditado la accin
correctiva formulada en informes de auditora de aos
anteriores y su eficacia, como parte del programa de
auditora, sin descartar la posibilidad de verificar in situ
el cumplimiento de alguna accin correctiva de ser
requerido.
1.7.- Competencia y Evaluacin de los
Auditores
La competencia de los auditores se refiere a las
cualidades personales y la aptitud para aplicar los
conocimientos y habilidades adquiridos mediante la
educacin, la experiencia laboral, la formacin como
auditor y la experiencia en auditoras, como cualidades
del auditor y criterios de evaluacin para garantizar la
fiabilidad y la confianza en el proceso de auditora; en
cambio, la evaluacin de los auditores tiene que ver con
la medicin del cumplimiento de los criterios de
evaluacin en sus diferentes etapas mediante la
aplicacin de mtodos y procedimientos para identificar
principalmente las necesidades de formacin y de
mejora de determinadas habilidades.
PAULO VLEZ L.
Facultad de Artes
Universidad de Cuenca
paulo.velez@ucuenca.edu.ec
Referencias
(1) Asociacin Espaola de Normalizacin y Certificacin
(AENOR), (2002): Directrices para la auditora de los
sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental, ISO
19011:2002. Madrid: AENOR
(2) Committee Of Sponsoring Organizations Of The
Treadway Comisin (COSO), (2005): Administracin de
Riesgos Corporativos Marco Integrado. Colombia:
PricewaterhouseCoopers.
(3) Federacin Internacional de Contadores (2007): Normas
Internacionales de Auditora y Aseguramiento. Suiza:
Internacional Auditing and Assurance Standard Board
(LAASB).
(4) Instituto Ecuatoriano de Normalizacin (INEN) (s/f):
Directrices para la Auditora de Sistemas de la Calidad,
ISO 9001:2000. Quito: UNIT-ISO.
(5) Institute of Internal Auditors (2003): Normas
Internacionales para el Ejercicio Profesional de la
Auditora Interna, NEPAI.
(6) Instituto Mexicano de Normalizacin y Certificacin A.C.
(2003): Gua de Aplicacin IWA-2:2003: Sistemas de
gestin de la calidad para organizaciones educativas.
Aplicacin de la norma ISO 9001:2000. Mxico.
(7) Instituto Mexicano de Normalizacin y Certificacin A.C.
(2003): ISO/IWA 2:2003. Directrices para la Aplicacin de
la Norma ISO 9001:2000 en Educacin. Mxico.
(8) Instituto Mexicano de Normalizacin y Certificacin A.C.,
(2001): Sistemas de gestin de la calidad, Fundamentos y
vocabulario, ISO 9000:2000, NMX-CC-9000-MNC-2000,
Mxico.
(9) ISO 9000:2000 (2001): Sistemas de gestin de la calidad -
Fundamentos y vocabulario. Mxico.
(10) Martinic, Sergio (1997): Evaluacin de Proyectos,
Conceptos y Herramientas para el Aprendizaje. Mxico:
OMEXANI-CEJUU.
(11) Mills, David (2003): Manual de Auditora de la Calidad.
Barcelona: Gestin 200.com.
(12) Sloose, Carlos A. (1991): Auditora un nuevo enfoque
empresarial. Buenos Aires: Macchi
(13) Whittington O. Ray, et. al. (2004): Principios de Auditora.
Mxico: McGrawHill
 Anexo 1.121
PLAN DE AUDITORIA
Nombre de la Compaa:
Localizacin / Direccin de Auditoria:
Representante de la Gerencia:
Nmero de Cliente:
Tipo de auditoria: Pre-evaluacin Auditoria de Certificacin Vigilancia
Equipo de Auditoria:
Fechas de Auditoria:
Objetivos de Auditoria:
Alcance de Auditoria:
Criterio de Auditoria:
Idioma predominante:
Circulacin:
Documentos de referencia:
Declaracin de confidencialidad: Toda la informacin evidenciada durante la realizacin de esta auditora ser tratada con estricta
confidencialidad, y no se revelar a ningn tercero sin el consentimiento escrito del cliente, excepto como
lo requieran las Autoridades de Acreditacin para su evaluacin del Esquema de Certificacin del Sistema
de Calidad/Ambiental de CQR.

Programacin de la Auditoria
Tiempo Auditores por Elemento/Procedimiento
Fecha: Hora: Auditor lder Auditor Auditor

Reunin de Apertura: 13 de enero a las 8:30 a.m. Preparado por:

Reporte Diario: 4:30 p.m. Fecha:
Reunin de Cierre: 15 de enero a las 4:00 p.m. Aprobado por:
Almuerzo: 12:00 1:00 p.m. Fecha:

Fuente: Material del Curso de Maestra de la UPTL.

Elaboracin:Autores de la Tesis

21
Los anexos 1.1, 1.2, y 1.3, son formatos adaptados y particularizados por los autores, de varios eventos acadmicos y
cientficos nacionales e internacionales, de su prctica profesional, y en especial de la Norma ISO 19011. El anexo 1.3,
en todos sus formatos cuenta con los respectivos permisos de reproduccin de REDESEP Co. Ltd. En lo fundamental se
ha ejemplificado estos formatos teniendo en cuenta y siguiendo las normas ISO vigentes.
Directrices bsicas para la auditoria de sistemas de gestin
ANEXO Nde2.2
calidad
NOTIFICACIN DE ASIGNACIN

Fecha: Anexo 1.2

Para:
De:
ANEXO N 2.2
NOTIFICACIN DE ASIGNACIN
Fecha(s) Asignada(s):
Nmero de das de
Fecha:
Auditoria:
Para:
Cliente No:
De:
Equipo de Auditoria: Auditor Lder:
Fecha(s) Asignada(s): Auditores:
Nmero de das de
Auditoria:
Alguno de los auditores ha brindado consultora a este cliente dentro de los ltimos
Cliente No:
24 meses? S NO
Equipo de Auditoria: Auditor Lder:
Auditores:

Alguno de los auditores ha brindado consultora a este cliente dentro de los ltimos
24 meses? S NO

Si la respuesta es SI, no se puede asignar al auditor.

Tipo de Asignacin

= Pre-Evaluacin = Auditoria de certificacin Auditoria de vigilancia

= Revisin de documentos = Anlisis GAP
Si la respuesta es SI, no se puede asignar al auditor.
Alcance de la asignacin: Tipo de Asignacin

= Pre-Evaluacin = Auditoria de certificacin Auditoria de vigilancia

= Revisin(Si
Exclusiones de se
documentos
aplica): = Anlisis GAP
Informacin de Contacto del Cliente
Alcance
Nombre dedela la
asignacin:
Compaa:
Nombre de contacto
Exclusiones
del Cliente:(Si se aplica):
Direccin: Informacin de Contacto del Cliente
Nombre de la
Compaa:
Nombre de contacto
Telfono:
del Cliente:
Fax:
Direccin:
Correo electrnico:
Sitio Web:
Por favor devolver dentro de dos (2) das laborales:
Telfono:
Nombre del Auditor:
Fax:
Firma Fecha:
Correo electrnico:
Sitio Web: Material del Curso de Maestra de la UPTL.
FUENTE:
Por favor devolver dentro de dos (2) das laborales:
Nombre del Auditor:
Firma Fecha:
FUENTE: Material del Curso de Maestra de la UPTL.

12
 Manuel Vlez C. & Paulo Vlez L.

Anexo 1.3
INFORME DE AUDITORIA DE CERTIFICACION

13
Directrices bsicas para la auditoria de sistemas de gestin de calidad

RED DE SERVICIOS PROFESIONALES CIA. LTDA

Maestra en Ciencias del Espritu

CLIENTE # RDSP- 058

(Seleccione el que se aplique):

INFORME DE AUDITORIA DE CERTIFICACION

00/0m/200X 00/0m/200X
(Identificacin del lder del equipo auditor y de los miembros del equipo auditor)

Preparado por:
Nombre. Auditor Lder

(Fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de auditora in situ)

Preparado Fecha: 00/0m/200x

Por: ___________________________ ____________________
Nombre.
Lead Auditor

Aprobado Fecha: 00/0m/200x

Por: ___________________________ ____________________
Nombre.
Gerente General o designado

14
 Manuel Vlez C. & Paulo Vlez L.

ndice

Seccin Pagina

1. Programa de Auditoria
2. Informe de Auditoria
3. Apndices
Matriz de la actividad de auditoria
Resumen de notas de no-conformidad
Notas de no-conformidad/ Solicitud de accin del cliente
Resumen de oportunidades para mejoramiento

Lista de Distribucin

Rector Universidad Decano Facultad

Director de Centro de Postgrado Representante de la Direccin ISO

15
Directrices bsicas para la auditoria de sistemas de gestin de calidad

Programa de Auditoria

I. Base para la auditora

NOMBRE DE LA COMPAA
DIRECCIN
ESTNDAR DE CALIDAD

II. Miembros y ttulos del equipo de auditora

AUDITOR
AUDITO LDER

III. Fecha de la auditora

IV. Objetivo de la auditoria
V. Alcance de la auditoria

VI. Agenda de auditora propuesta

Fecha:
Hora Elemento Procedimiento(s) # Auditor

Fecha:
Hora Elemento Procedimiento(s) # Auditor

Fecha:
Hora Elemento Procedimiento(s) # Auditor

Fecha:
Hora Elemento Procedimiento(s) # Auditor

Fecha:
Hora Elemento Procedimiento(s) # Auditor

16
 Manuel Vlez C. & Paulo Vlez L.

Informe de Auditoria

Introduccin
Estndar del Sistema: ISO 9001 Emisin: 2000

Informacin del Auditado (Auditee Information)

NOMBRE DE LA ORGANIZACIN
REA CUBIERTA POR LA EVALUACIN
LOCALIZACIN A AUDITARSE

Personal Contactado
NOMBRE TTULO FUNCIN

Declaracin de Confidencialidad
Toda la informacin evidenciada durante la realizacin de esta auditora ser tratada con estricta confidencialidad, y no se
revelar a ningn tercero sin el consentimiento escrito del cliente, excepto como lo requieran las Autoridades Acreditadas para
esta evaluacin del Esquema de Certificacin del Sistema de Calidad de XXXXX.

17
Directrices bsicas para la auditoria de sistemas de gestin de calidad

Resumen de Auditora y Detalles

1
2
3
4

Estado de los elementos de ISO 9001:2000 de 4.1 a 8.5 (ver a continuacin)

4.0 Sistema de Gestin de Calidad

5.0 Responsabilidad de la Direccin

6.0 Gestin de Recursos

7.0 Realizacin de Producto

8.0 Medicin, anlisis y mejoramiento general

Conclusiones de la Auditoria

Matriz de Actividad de Auditora

ISO 9001 Requerimiento de Sistema de Calidad Fecha Fecha Fecha

n/a: No aplicable a la organizacin auditada

X: significa que el elemento fue auditado
( ) guion: significa que el elemento no fue auditado

18
 Manuel Vlez C. & Paulo Vlez L.

Resumen de Notas de No-Conformidad

Categora
Requerimiento de Sistema de Calidad ISO 9001 Clausula
Menor Mayor

Total
n/a: No aplicable a la organizacin auditada

19
Directrices bsicas para la auditoria de sistemas de gestin de calidad

EJEMPLO: Solicitud de Accin Correctiva

X Compaa: Nombre de la Compaa Nmero de cliente:

Ubicacin: ..
ISO 9001
ISO 14001
AS 9000
Elemento #: Nmero CAR ..
Clusula #:
Mayor
Menor
Fecha de Auditoria: Procedimiento de Cliente # Audito Lder:
. .
RESULTADO:

Firma del Auditor: Firma del auditado: Fecha de Respuesta

Acordada: 10/22/2002
ACCION CORRECTIVA:

CAUSA INICIAL:

Firma del Auditado: Fecha de Finalizacin:

APROBACIN DE ACCIN CORRECTIVA
Satisfactorio: SI_________ NO____________

Auditor Lder: Fecha:

Documento Adjunto de Apoyo? SI_________ NO____________
IMPLEMENTACIN DE ACCIN CORRECTIVA
Satisfactorio: SI_________ NO____________

Auditor Lder: Fecha:

Comentarios:

20