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Ministerio de Justicia y del REGLAMENTO PARA EL MANEJO Cdigo:
Derecho DE LOS RECURSOS Fecha: octubre 9 de
Direccin Nacional de FINANCIEROS 2001
Estupefacientes

I. DEL OBJETIVO

El presente reglamento tiene como objetivo fundamental garantizar la seguridad y


el buen manejo de los dineros, ttulos y valores en general, de conformidad con
las normas que rigen la materia.

II. DEL ALCANCE

Este reglamento es aplicable a todas las actuaciones referidas al manejo, la


administracin de dineros, ttulos y valores en general, pertenecientes al Consejo
Nacional de Estupefacientes, a la Direccin Nacional de Estupefacientes y al
Fondo para la Rehabilitacin e Inversin Social y Lucha contra el Crimen
Organizado.

III. DE LAS POLTICAS

El Comit de Inversiones para la toma de decisiones en materia de


administracin de recursos financieros, se crear por Resolucin con la
siguiente conformacin: el Director o su delegado, quien lo presidir; el
Secretario General, el Subdirector de Bienes, el Subdirector Jurdico, el
Jefe de la Oficina de Control Interno (quien actuar como invitado
permanente con voz pero sin voto) el Jefe de la Divisin Financiera ( quien
actuar como invitado permanente, con voz pero sin voto).

Toda decisin del Comit de Inversiones en materia de administracin de


los recursos financieros deber estar soportado mnimo con un estudio
tcnico financiero de la posible inversin, debidamente justificado, que
incluya la evaluacin del riesgo mnimo.

Los funcionarios que de cualquier manera intervengan en este proceso


debern previamente mediante declaracin juramentada u otro
procedimiento vlido expresar que no existe conflicto de intereses, as
como garantizar el no uso de informacin privilegiada

Toda operacin financiera que realice la DIRECCION NACIONAL DE


ESTUPEFACIENTES deber efectuarse con seguridad bajo los siguientes
criterios: liquidez, solidez, rentabilidad y en condiciones de mercado.

Las inversiones que realice la DIRECCION NACIONAL DE


ESTUPEFACIENTES debern realizarse en el mercado primario, en ttulos
de Deuda Pblica, antes de optar por el secundario, de acuerdo con las

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necesidades de liquidez de la entidad y considerando las salvedades que


contemple la Ley.

Las transacciones de este orden deben ser realizadas con entidades


calificadas mnimo como AA+ para mediano y largo plazo y como DP+1
para corto plazo, por las agencias calificadoras de riesgo, con excepcin
de las entidades financieras del Estado.

Las operaciones financieras debern realizarse siempre consultando el


flujo de caja y las necesidades de liquidez para atender los compromisos y
pago de las obligaciones adquiridas.

En lo posible la DIRECCION NACIONAL DE ESTUPEFACIENTES, evitar


la intervencin de intermediarios financieros, en caso de ser necesario se
debe recurrir en primera instancia al sector financiero oficial.

IV. DEL FUNDAMENTO LEGAL

Reglamentacin General:

Constitucin Poltica Ttulo XII, Captulo I, Arts. 335 a 338 Del rgimen
Econmico y de la Hacienda Pblica.

Ley 38 de 1989 normativa del Presupuesto General de la Nacin

Ley 42 de 1993 sobre la organizacin fiscal financiera y los organismos


de control

Ley 80 de 1993 sobre la contratacin pblica

Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del


control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras
disposiciones

Decreto No 2150 de 1995 supresin de trmites

Ley 190 de 1995 Estatuto Anticorrupcin "por la cual se dictan normas


tendientes a reservar la moralidad en la administracin pblica y se fijan
disposiciones con el objeto de erradicar la corrupcin administrativa
Decreto No 359 de 1995 se reglamenta la ley 179 de 1994 sobre el
programa anual mensualizado de caja las cuentas autorizadas registradas
y los pagos del tesoro nacional
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Decreto No 1013 de 1995 por el cual se dictan normas relacionadas con


la inversin de los recursos de rganos pblicos del orden nacional

Decreto No 1278 de 1995 por el cual se modifica el Decreto 1013 de


1995 y se dictan otras disposiciones (TES)

Decreto No 111 de 1996 por el cual se compilan las leyes 38 de 1889,


179 de 1994 y 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgnico de
Presupuesto

Decreto No 798 de 1997 por el cual se modifican normas relacionadas


con la inversin de los recursos de rganos del orden nacional y se dictan
otras disposiciones"

Decreto No 2806 de 2000 por la cual se dictan algunas disposiciones


sobre el manejo de recursos pblicos y aplicabilidad del sistema integrado
de informacin financiera -SIIF-

Resoluciones de la Superintendencia de Valores dictan disposiciones


en relacin con las sociedades administradoras de inversin, fondos
mutuos de inversin, fondos de valores y sociedades comisionistas de
bolsa

Resolucin No. 4727/99 (Contralora Gral.) por la cual se adopta el


manual de procedimientos para el ejercicio del control financiero

Circulares de la Direccin del Tesoro Nacional sobre transacciones


financieras

Circulares de la Superintendencia Bancaria sobre transacciones


financieras

Circulares de la Contadura General de la Nacin sobre la


estructuracin, elaboracin y presentacin del estado de flujos de efectivo;
normas tcnicas de valorizacin de las inversiones financieras a precios de
mercado

La dems normatividad vigente y concordante con la materia

Reglamentacin Especfica:

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Decreto 2159 de 1992, artculo 6, numeral 13, asigna al Director la funcin


de recaudar y manejar las multas o dineros que resulten o se obtengan de
la aplicacin del Estatuto Nacional de Estupefacientes y normas
complementarias.

Decreto 1575 de 1997, artculo 3, numeral 6, asign entre otras funciones


al despacho del Director, la de crear rganos de asesora y coordinacin,
conformar y asignar funciones mediante acto administrativo que considere
necesarias para el desarrollo de sus funciones.

Resolucin No 0758 de Julio 13 de 1999. por la cual se modifica la


Resolucin 061, con el objeto de elevar su nivel con los subdirectores y
definir funciones claras, en atencin al volumen importante de recursos
provenientes de los dineros incautados por violacin a la Ley 30 de 1986 y
normas complementarias y a las decisiones que este rgano debe tomar
respecto de los mismos, los cuales deben ser manejados con criterios que
garanticen la transparencia, seguridad y rentabilidad de dichos recursos.

V. DE LOS PRINCIPIOS

La DIRECCION NACIONAL DE ESTUPEFACIENTES, velar por la aplicacin de


los siguientes principios fundamentales a las operaciones financieras:

TRANSPARENCIA. Las operaciones que contemplan este manual debern


ejecutarse con estricta sujecin a las polticas, reglas y procedimientos, aqu
establecidos y previamente divulgados por el Comit de Inversiones, adems de
lo contenido en el fundamento legal que lo soporta.

EFICACIA. Las operaciones referidas en el presente Manual debern ejecutarse


conforme a los criterios de seguridad, liquidez, solidez, rentabilidad y en
condiciones de mercado, y cumpliendo con el objetivo trazado por el Comit de
Inversiones.

EFICIENCIA. Todas las operaciones debern ejecutarse con el menor costo


econmico y garanta de liquidez.

RESPONSABILIDAD. El Comit de Inversiones es el responsable de cumplir y


hacer cumplir lo establecido en el presente Manual.

ECONOMIA. Todas las operaciones contenidas en el presente Manual debern


ejecutarse conforme a los procedimientos estrictamente necesarios, evitando
trmites distintos o adicionales a los ya establecidos.

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CELERIDAD. Los procedimientos establecidos debern adelantarse con


austeridad de tiempo, medios y gastos y se impedirn las dilaciones y retardos en
la toma de decisiones por parte del Comit de Inversiones.

SELECCIN OBJETIVA: Con base a los estudios que se presentan a


consideracin del Comit de Inversiones se seleccionar la mejor opcin,
atendiendo factores objetivos previamente establecidos en el presente manual.

En general los establecidos en el artculo 209 de la Constitucin Nacional de


Colombia de 1991.

VI. DE LAS DEFINICIONES

ACCIONES. Ttulo valor que representa a cada una de las partes, en que se
considera dividido el capital de una sociedad mercantil.

ACTIVO. Un activo en trminos generales, es cualquier posesin que tiene valor


en un intercambio. Se clasifican como tangibles (cuyo valor depende de
propiedades fsicas particulares) e intangibles (obligaciones legales sobre algn
beneficio futuro. Su valor no tiene relacin con la forma, fsica ni de cualquier otro
tipo, en que estas obligaciones estn registradas.

ACTIVO FINANCIERO. Es un activo intangible. Es el valor o beneficio tpico de


una obligacin de dinero a futuro. Tienen dos funciones econmicas principales:
la transferencia de fondos de aquellos que tienen un excedente para invertir,
hacia aquellos que los necesitan para invertirlos en activos tangibles; y la de
transferir fondos en forma tal, que se redistribuya el riesgo asociado con el flujo
de efectivo el cual se genera por los activos tangibles, entre aquellos que buscan
y aquellos que proporcionan los fondos. El precio de cualquier activo financiero es
igual al valor presente de su flujo de efectivo esperado, incluso si el flujo de
efectivo no es conocido con certeza. Por flujo de efectivo queremos decir el flujo
de pagos de efectivo a lo largo del tiempo.

ACTIVO TANGIBLE. Es aquel cuyo valor depende de propiedades fsicas


particulares.

ACTIVO INTANGIBLE. Representan obligaciones legales sobre algn beneficio


futuro; su valor no tiene relacin con la forma fsica ni de cualquier otro tipo, en
que stas obligaciones estn registrada. Para los activos financieros el valor o
beneficio tpico es una obligacin de dinero a futuro.

ADMINISTRACIN DEL RIESGO. Propender por la eficiencia y solidez de los


diferentes agentes que intervienen en el negocio financiero.
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AGENTE. Sociedad legalmente constituida que tiene la facultad de captar, colocar


y administrar recursos.

ARCHIVO PBLICO. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades


oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por
entidades privadas.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERS PBLICO. Aquel que por su valor para la


historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado
como tal por el legislador.

ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al proceso integral de los


documentos en su ciclo vital.

AVAL. Figura mediante la cual una entidad se compromete a responder por


determinadas obligaciones adquiridas por otra entidad, en caso de que esta las
incumpla.

BONOS. Ttulos de deuda a largo plazo que representan una parte alcuota de un
crdito colectivo a cargo de una entidad sujeta a inspeccin y vigilancia.

CALIFICACIONES: Se expiden para ttulos a largo y corto plazo, indicadas as:


Puede aparecer de una a tres letras que indican la categora del riesgo, el signo
ms (+) indica que la calificacin se aproxima a la categora inmediatamente
superior y el negativo (-) si se aproxima a la inmediatamente inferior; esta para las
de largo plazo. Para ttulos de corto plazo puede aparecer un nmero entre 1 y 5
que indica la categora del riesgo el signo ms (+) indica que la calificacin se
aproxima a la categora inmediatamente superior y el negativo (-) si se aproxima a
la inmediatamente inferior.
CALIFICACIN DE RIESGO. Concepto emitido sobre la capacidad crediticia de
un ttulo valor, emitida por una sociedad especializada. Una calificacin refleja el
mejor juicio de la calidad crediticia de un emisor en el largo plazo y sobre el curso
de los ciclos econmicos.

CAPACIDAD CREDITICIA. Grado de cumplimiento que el emisor tiene respecto


de las obligaciones financieras contradas con los inversionistas.

CDT: Certificado de Depsito a Trmino.

COMPENSACIN: Transferencia de fondos entre depositantes por concepto del


valor de negociacin que se derive de la compra o venta de derechos.

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CONVENIENCIA: Opinin expresada por autoridad o funcionario competente de


la favorabilidad para la entidad de realizar una transaccin u operacin a efectuar.

DEPSITO CENTRAL DE VALORES. DCV. Es una entidad especializada que


recibe ttulos valores, para administrarlos mediante un sistema computarizado de
alta seguridad, cuyo objetivo eliminar el riesgo que para los tenedores representa
el manejo de ttulos fsicos, agilizando las transacciones en el mercado
secundario y facilitando el cobro de rendimientos de capital e interese. En el
depsito se inmovilizan los ttulos en bodegas de alta seguridad permitiendo su
manejo desmaterializado, a travs de registros electrnicos. Pueden administrar
ttulos valores que emita, garantice o administre el Banco de la Repblica y los
ttulos valores que constituyan inversiones forzosas sustitutivas a cargo de
sociedades sometidas al control de la Superintendencia Bancaria, distinto de
acciones. El poseedor de un ttulo fsico, que sea usuario del DCV, tiene la
opcin de convertirlo en un ttulo inmaterial, mediante una operacin denominada
desmaterializacin; en este caso el ttulo, una vez convertido en registro
electrnico, se anula para posterior destruccin. Se puede tener acceso al DCV
mediante la celebracin de un contrato de depsito de valores en administracin.

Pueden tener acceso como depositantes directos, las entidades sujetas a la


inspeccin y vigilancia de la Superintendencia Bancaria y de Valores y las
entidades pblicas. Las tarifas por depsito de ttulos en el DCV estn en funcin
del monto y valor depositado; en algunos ttulos emitidos por el Gobierno
Nacional como los TES, el costo lo asume la Nacin.

DECEVAL. Depsito Central de valores de Colombia S.A. Recibe ttulos inscritos


en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios.

DTF: Tasa promedio ponderado de captacin de recursos obtenidos por los


establecimientos bancarios, las Corporaciones Financieras y las Compaas de
Financiamiento Comercial. Esta tasa se ha tomado como referencia para medir el
costo promedio de recursos en el mercado financiero y es calculada
semanalmente por el Banco de la Repblica con base en las cifras suministradas
por la Superintendencia Bancaria. Tasa de Captacin a 90 das para las entidades
financieras, establecida por el Banco de la Repblica.

DEUDA CONTRA OBLIGACION EN ACCIONES. Es Una obligacin en acciones


que compromete al emisor del activo financiero a pagar al poseedor, una cantidad
con base en las ganancias, si las hubiere, despus de que se haya pagado a los
poseedores de instrumentos de deuda.

DEVALUACIN. Prdida de valor de la moneda.

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DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de informacin producida o recibida por


una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.

DOCUMENTO ORIGINAL. Es la fuente primaria de informacin con todos los


rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

DOW JONES: ndice promedio de las 30 mejores acciones inscritas en la Bolsa


de Nueva York.

EFECTIVO. Dinero en billetes y monedas y depsitos de disponibilidad inmediata.

EMISION EN CIRCULACION. Cantidad y monto de Ttulos pertenecientes a una


emisin, que no han sido amortizados.

EMISOR DE VALORES: Entes con ttulos inscritos en el Registro Nacional de


Valores. Pueden ser: sociedades por acciones, ilimitadas, cooperativas y sin
nimo de lucro; entidades pblicas facultades legalmente para emitir ttulos de
deuda pblica; Gobiernos y entidades pblicas extranjeras con garanta de su
gobierno, organismos multilaterales de crdito con ttulos inscritos en uno o ms
bolsas de valores mundialmente reconocidas; asociaciones gremiales de primero
y segundo grado vigiladas por el Ministerio de Agricultura; entidades extranjeras
con ttulos inscritos en una o ms bolsas de valores mundialmente reconocidas;
administradoras de inversin, de los patrimonios autnomos para efectos de
movilizacin de activos, los fondos comunes y fondos de valores a travs de los
cuales se instrumenta una titularizacin.

ESTUDIO TCNICO FINANCIERO. Criterios utilizados para soportar la


conveniencia y justificacin de la transaccin u operacin a realizar.

EXCEDENTES. Son todos aquellos recursos que de manera inmediata no se


destinen al desarrollo de las actividades que constituye el objeto de las entidades.

FACTOR DE MERCADO: Corresponde a las variaciones de las condiciones del


mercado que origina cambios en el precio del instrumento. Los ms comunes son:
La tasa de cambio y las tasas de inters menos mrgenes.

FACTORES DE LA PRODUCCIN. Son la mano de obra y capital en una


economa de mercado.

FACTOR DE SENSIBILIDAD: Es el grado de respuesta del precio de un


instrumento financiero, frente a la variacin en unidades de otra variable.

FLUJO DE EFECTIVO. Es el flujo de pagos de efectivo a lo largo del tiempo.


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FONDOS COMUNES. Es el conjunto de recursos obtenidos por una sociedad


fiduciaria con ocasin de la celebracin y ejecucin de negocios de fideicomiso de
inversin, sobre los cuales el fiduciario ejerce administracin efectiva. Su
administracin est asignada por la ley en forma exclusiva a las sociedades
fiduciarias vigiladas por la Superintendencia Bancaria.

FONDOS DE VALORES. Es cuna cartera mobiliaria constituida y administrada


por una sociedad comisionista de bolsa cuyo objeto en estimular y desarrollar el
mercado de valores, ofreciendo al pblico alternativas de inversin.

FUENTES: Origen de los recursos de una entidad.

FUNCIN ARCHIVSTICA. Actividades relacionadas con la totalidad del que


hacer archivstico que comprende desde la elaboracin del documento hasta su
eliminacin o conservacin permanente.

GESTIN DOCUMENTAL. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas


tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por las entidades desde su origen hasta destino final con el
objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

IBC: ndice de la Bolsa de Colombia.

INDICADORES ECONMICOS. Relacin establecida ente dos o ms variables


que miden un hecho econmico.

NDICE DE RENTABILIDAD DE LA BOLSA MVIL CINCO: Es que mide la


rentabilidad de las inversiones de renta fija a tasas fijas o variables durante un
periodo de tiempo no superior cinco das.

INFORMACIN MONETARIA: Informacin especializada del comportamiento de


las variables de liquidez de la economa.

INFORMACIN BURSTIL. Informacin especializada del comportamiento del


mercado de valores.

INGRESOS EXTRAORDINARIOS: Son aquellos ingresos que recibe la entidad


de manera ocasional, por actividades que no corresponden al desarrollo normal
de la misma.

INSTRUMENTO. Herramienta que se utiliza para evaluar medir o hacer una


transaccin u operacin.
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INTERMEDIARIO. Persona natural o jurdica que interviene como facilitador en la


realizacin de una operacin o transaccin.

INVERLACE. Sistema Transaccional de la bolsa de Colombia

INVERSION ESPECULATIVA: Se aplica a aquellas calificaciones de ttulos que


significan que la inversin en ellos conlleva un riesgo de prdida de la misma.

INVERSIONES OBLIGATORIAS. Colocaciones de imperioso cumplimiento en


ttulos valores de acuerdo con las normas vigentes.

INVERSIONES VOLUNTARIAS. Colocaciones en ttulos valores de acuerdo con


la polticas establecidas por una entidad para el manejo de la liquidez.

INVERSIONES DE RENTA FIJA. Son los ttulos valores o documentos cuyo


rendimiento se encuentra predeterminado

INVERSIONES DE RENTA VARIABLE. Representan el valor invertido, en moneda


nacional o extranjera, en ttulos cuya rentabilidad est determinada en funcin de
la participacin en las utilidades del ente emisor o patrimonio autnomo;
corresponden bsicamente e inversiones en acciones.

INVERSIONES NEGOCIABLES DE RENTA FIJA. Son aquellas que representan


el monto en moneda legal y extranjera de los ttulos valores o documentos
financieros, cuyo rendimiento se encuentra predeterminado, de acuerdo con las
condiciones contractuales; estas a su vez se clasifican en ttulos de renta fija a
tasa fina y ttulos de renta fija a tasa variable.

INVERSIONES NEGOCIABLES DE RENTA VARIABLE. Acciones clasificadas


como de alta y media bursatilidad de acuerdo con el ndice mensual de
bursatilidad que informa la Superintendencia de valores

INVERSIONES NEGOCIABLES. Son aquellas que de acuerdo con su naturaleza,


destinacin, eficiencia del mercado y calidad de la informacin disponible, Su
valor de mercado se ajusta a la realidad econmica.

INVERSIONES NO NEGOCIABLES. Son las que poseen informacin deficiente


en el mercado o que se tienen como resultado de otras consideraciones ajenas a
su negociabilidad, como aquellas de renta variable que conceden el control
directo o indirecto de cualquier sociedad, o las clasificadas de baja o mnima
bursatilidad o sin ninguna cotizacin.
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INVERSIONES PERMANENTES O NO NEGOCIABLES DE RENTA VARIABLE.


Son las acciones clasificadas como de baja bursatilidad, de mnima bursatilidad,
sin ninguna bursatilidad y las acciones que no cotizan en bolsa; las
inversiones efectuadas con el propsito de adquirir o mantener el control
directo o indirecto de cualquier entidad independiente de su grado de
bursatilidad y todas las inversiones obligatorias.

VALORACIN DE INVERSIONES A PRECIOS DE MERCADO. Reconocimiento


de los riesgos que asume una entidad, empresa o fondo de inversin cuando se
toma posicin propia en instrumentos con devengo de intereses o en acciones
ordinarias o preferentes. Regulacin internacional en cuanto a las disposiciones
emitidas para medir y vigilar el grado de exposicin tanto en bancos como de
casas de valores y otras entidades a los riesgos de mercado.

Su objetivo es evaluar de manera apropiada los riesgos de mercado y solvencia


de las inversiones financieras; modernizar las prcticas contables existentes
proporcionando informacin transparente para un mejor manejo y control de la
gestin de las entidades vigiladas y de los fondos que administran. As como
acercar contablemente el precio de los activos financieros a su precio de
realizacin en el mercado evitando un deterioro en la confianza de inversionistas
institucionales como los fondos de inversin y de valores, como resultado del uso
inadecuado de imperfecciones contables.

JUSTIFICACION. Razones expresadas por autoridad o funcionario competente


que soportan la transaccin u operacin a realizar.

LIBOR. Tasa de Captacin en Londres. Sirve como referencia para captacin en


el Euromercado.

LIQUIDEZ. Capacidad de una empresa para pagar sus deudas en el corto plazo.

MARGEN POR EMISOR. Prima o castigo que se determina en exceso o defecto


de la tasa bsica. Recoge la exposicin de riesgo de solvencia o crediticio del
emisor.

MECANISMO. Medio que se utiliza para evaluar, medir o realizar una transaccin
u operacin.

MERCADO PBLICO DE VALORES: Es el conjunto de operaciones realizadas


por inversionistas con el fin de negociar ttulos valores permitiendo, entre otras
cosas, canalizar eficientemente el ahorro pblico al sector productivo.

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OFERTA PBLICA. Proyecto de negocio jurdico que se dirige a personas


determinadas, o a 500 o ms accionistas, o a menos de 500 accionistas y a ms
de cien personas determinadas.

OPERACIONES A PLAZO. Venta con pacto de recompra (fondeo).

OPERACIONES CARRUSEL. Consiste en el compromiso de varios inversionistas


de turnarse la posesin de un ttulo de renta fija, de manera que la suma de los
perodos en que cada uno de los participantes en la operacin lo posee, coincide
con el total del plazo de maduracin del ttulo. El papel del comisionista de bolsa
es conseguir la cadena de inversionistas que participen sucesivamente en la
propiedad y tenencia del ttulo. Las partes en que est dividida la vida del ttulo se
denomina tramos; generalmente el tramo inicial se conoce como la cabeza, el
tramo final como la cola y el tramo o tramos intermedios como el cuerpo del
carrusel. Se registra en bolsa nicamente la operacin inicial, pero debe
mantenerse control estricto en cuanto al cumplimiento que debe hacerse sobre los
compromisos de venta y entrega del ttulo y sobre el compromiso de compra y
entrega del dinero.

OPERACIN INTERADMINISTRATIVA: transaccin realizada entre entidades


pblicas.

OPERACIN REPO: Operaciones activas y pasivas entre el sector financiero,


dando como garanta un ttulo. Operacin con retroventa automtica al
vencimiento pactado.

OPERACIONES SWAP. Realizadas a travs de las Bolsas de Valores,


estructuradas para satisfacer las necesidades de un cliente en particular, que
desea sustituir valores de su portafolio de inversiones por otros, con el fin de
modificar su rentabilidad, liquidez, duracin o solvencia.

PAPELES COMERCIALES. Son los pagars ofrecidos pblicamente en el


mercado de valores, emitidos masiva o seriamente por sociedades por acciones o
limitadas y por entidades pblicas no sujetas a la vigilancia de la
Superintendencia Bancaria, autorizadas legalmente para emitir ttulos de deuda
pblica.

PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos conservados por su valor


histrico o cultural.

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PLAZOS MXIMOS DE INVERSIN: Plazos a los que cada una de las entidades
estn autorizadas para invertir, de conformidad con los reglamentos y sus
necesidades.

PORTAFOLIO. Conjunto de inversiones en ttulos valores que realiza una


entidad, de acuerdo con sus posibilidades normativas y econmicas

PRIME RATE. Es la tasa de inters ms baja para prstamos por bancos de los
Estados Unidos a sus mejores clientes. Tasa Preferencial que cobran los bancos a
sus clientes ms importantes.

PRODUCTOS. Son los bienes manufacturados y servicios en una economa de


mercado

RECURSOS DE LA NACIN.: Son los ingresos que sita la Direccin del Tesoro
Nacional Divisin de Giros, en las cuentas de la Direccin Nacional de
Estupefacientes, para los conceptos presupustales de Gastos de Personal,
Gastos Generales y Transferencias.

RECURSOS PROPIOS. Son los recaudos que efecta la Direccin Nacional de


Estupefacientes por concepto de arrendamiento de bienes inmuebles incautados,
decomisos, fotocopias, reintegros de viticos y gastos de viaje, reintegros por
exceso del tope mximo autorizado para celulares e ingresos por rendimientos
financieros; multas por infraccin a la Ley 30 de 1986 y por expedicin del
Certificado de Carencia de Informes por Trfico de Estupefacientes.

REDENCIONES. Amortizacin al capital de los ttulos. Conversin a liquido de un


ttulo valor.

RIESGO. Posibilidad de obtener un resultado distinto al que pretendamos


conseguir con nuestra accin inicial.

RIESGO ADMINISTRATIVO. Prdidas eventuales por debilidades en los procesos


operativos y administrativos.

RIESGO DE CAPITAL ACCIONARIO O DE POSICIN ACCIONARIA. Riesgo de


prdida por movimientos del precio de mercado de las acciones ordinarias o
preferenciales.

RIESGO DE CONTRAPARTE: Eventual incumplimiento de la entidad con la que


se realiza la negociacin.

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RIESGO DE CUMPLIMIENTO: Se da cuando la contraparte no entrega el valor o


ttulo correspondiente a la transaccin en la fecha de vencimiento, se paga
primero sin confirmar que la otra parte haya pagado o entregado valores y afecta
el 100% del valor invertido.

RIESGO DE DEPOSITARIO DE RECURSOS PBLICOS Y DE CRDITO DE


EMISORES. Se origina en la probabilidad de deterioro de la situacin financiera
de la entidad depositaria de los recursos o en el deterioro del crdito de los
emisores de los ttulos y en general valores.

RIESGO DE PRECIO: es la contingencia de prdidas por variaciones en el valor


de los instrumentos frente a los precios del mercado. Las variables que se tienen
en cuenta para medir el riesgo son: Factores de Mercado, Valoracin a precios
Mercado, Factor de sensibilidad, Volatilidad y Tiempo para cerrar las posiciones.

RIESGO DE PRECUMPLIMIENTO: Se da desde el momento en que se cierra la


negociacin, que en la fecha de vencimiento la contraparte incumpla. En esta
caso se necesita reemplazar el contrato en el mercado a las tasas vigentes. Es la
diferencia entre al valor del contrato inicial y el valor actual en el mercado, solo
involucra una fraccin del valor de la operacin nunca el valor total y
generalmente ocurre por transacciones futuras.

RIESGO DE SOLVENCIA. Es la incapacidad de una entidad crediticia para


responder por el cumplimiento de los ttulos emitidos.

RIESGO DE TASAS DE INTERS. Riesgo de prdida por movimientos adversos


de las tasas de inters.

RIESGO EMISOR. Es la capacidad de percepcin que tiene el mercado de que


los emisores paguen sus ttulos de deuda.

RIESGO JURDICO: Es la posibilidad de incurrir en una prdida por el


desconocimiento o mala aplicacin de las normas que rigen las inversiones.

RIESGO DE LIQUIDEZ. Es la contingencia de incurrir en prdidas excesivas ante


la necesidad de obtener recursos. Se mide a travs del anlisis de fuentes y usos
del gap financiero.

RIESGO DE MERCADO. Se entiende como la contingencia de prdida o


ganancia, por la variacin del valor de mercado frente al valor registrado de la
inversin, producto del cambio en las condiciones de mercado, incluida la
variacin en las tasas de inters o de cambio.

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RIESGO OPERATIVO. Es la posibilidad de incurrir en una prdida por la mala o


ausencia de aplicacin del procedimiento correcto en la realizacin de una
inversin.

SOCIEDAD CALIFICADORA DE VALORES: Es una entidad especializada en el


estudio del riesgo que emite una opinin sobre la capacidad crediticia de una
emisin de ttulos valores.

SOPORTE DOCUMENTAL. Medios de los cuales se contiene la informacin,


segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papeles existen los
archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, orales y sonoros.

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL. Listado de series con sus


correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TBS. Tasa Bancaria de Superbancaria: Forma de valoracin a precios de


mercado, establecida por la Superbancaria.

TEA. Tasa Efectiva Anual:

TN. Tasa Nominal

TE. Tasa Efectiva

TASA DE COMPRA Tambin denominada tasa efectiva de compra, es aquella que


se determina en la fecha de adquisicin del respectivo ttulo con base en el valor
pagado por el mencionado ttulo y el flujo o flujos futuros relativos a ste y refleja
la tasa de rentabilidad a la cual se adquiere un ttulo dadas las condiciones del
mercado en un preciso momento.

TASA DE INTERS: Es el precio pagado por un prestario o deudor a un


prestamista o acreedor por el uso de recursos durante algn tiempo. La cantidad
del prstamo es el principal, y el precio pagado es un porcentaje del principal por
unidad de tiempo.

Los determinantes de las tasas de inters son: el trmino; el tipo de emisor, el


riesgo crediticio, el plazo de vencimiento, el tratamiento impositivo del ingreso, los
intereses y la liquidez.

TASA BSICA DE MERCADO. Es Aquella que mide la exposicin de la inversin


al riesgo de mercado, se determina de acuerdo con las caractersticas del ttulo y
los das que le quedan de vencimiento.
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TASA EFECTIVA Corresponde a la tasa de inters anual equivalente a la


capitalizacin de los intereses peridicos, bien sea anticipados o vencidos. La
tasa de inters efectiva es un instrumento apropiado para medir, comparar el
rendimiento de distintas alternativas de inversin.

TASA FIJA. Son aquellas tasas que una vez han sido tomadas permanecen
inmodificables a lo largo del perodo de inversin y no se ven afectadas por
circunstancias econmicas.

TASA FLOTANTE O VARIABLE: Son aquellas que fluctan dependiendo de las


circunstancias econmicas. Por ejemplo la DTF. Por lo general, la tasa de
inversiones o los crditos tienen un componente variable y un componente fijo.
Ejemplo DTF + 3.

TASA NOMINAL. Expresin que corresponde a la tasa anual reconocida por el


ttulo o valor, esta definicin se incluye dentro de la tasa facial la cual es una
expresin genrica que corresponde no slo a la tasa nominal anual, sino tambin
a la periodicidad del pago y la modalidad del mismo. Su monto y forma de pago
se establece desde el momento de la emisin y permanece invariable durante la
vigencia de la obligacin.

TIEMPO PARA CERRAR LAS POSICIONES: Es el tiempo adecuado para


liquidar, cerrar una posicin de acuerdo con la evolucin de los precios de
mercado.

TIPO DE CAMBIO: Valor del dlar en pesos a una fecha determinada.

TTULO. Documento que se equipara al dinero y cuyo objeto es facilitar las


negociaciones. Puede utilizarse como forma de pago o como garanta.

TTULOS DE RENTA FIJA. Corresponde al valor presente neto de todos los


flujos futuros de efectivo asociados a un ttulo, descontados a una tasa de
mercado

TITULO DE RENTA FIJA A TASA FIJA. Modalidad en la cual no vara el inters


pactado.

TTULOS DE RENTA VARIABLE. Modalidad en la cual vara el inters pactado.


Para determinar el valor de mercado de las inversiones de renta variable es
necesario considerar el ndice mensual de bursatilidad que informa la
Superintendencia de Valores. Se obtiene de multiplicar el nmero de acciones

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que se posee de cada emisor por el promedio simple de los precios promedio
registrados en bolsa.

TITULOS DE TESORERIA TES. Ttulos valores expedidos por el Gobierno


Nacional y administrados por el Banco de la Repblica.

TRANSFERENCIA. Cambio de propiedad de un ttulo.


TRM. Tasa Representativa de Mercado.

USO: Destinacin de los recursos de acuerdo con sus fuentes.

VALORACIN DE INVERSIONES. Mostrar el comportamiento de los rendimientos


de las mismas en periodos de tiempo determinados.

VALORACIN A PRECIOS DE MERCADO: Es el proceso en el cual las


posiciones de intercambio son valoradas a las tasas de mercado. Importe en
efectivo que se puede obtener y al cual se transa cada especie en particular en
una fecha dada.

VOLATILIDAD. Se entiende como el porcentaje de variacin que presenta el


precio de un instrumento en un determinado tiempo. Mide la dispersin del precio
de mercado contra su promedio. Es llamada Desviacin Standard.

VII. DE LOS INSTRUMENTOS Y MECANISMOS

7.1. INSTRUMENTOS

FLUJO DE CAJA. Documento donde se relacionan los movimientos de caja


(entradas y salidas de efectivo) durante un periodo de tiempo.

CALIFICACIN DE RIESGOS. Son medidas utilizadas para determinar el riesgo


de una inversin. En Colombia, los nicos calificadores de riesgos autorizados
son Duff and Phelps y Bank Watch. En los mercados internacionales existen
principalmente Standard & Poors y Moodys.

VALORACIN A PRECIOS DE MERCADO. Actualizacin diaria del valor del


portafolio de inversin, para conocer el monto a que asciende el mismo a la fecha,
con el fin de establecer su real valor, en caso de requerir realizar algn ttulo.

7.2. MECANISMOS

COMIT DE INVERSIONES. Ente encargado de fijar las polticas de inversin


dentro del sector, de conformidad con la legislacin vigente.
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SISTEMA TRANSACCIONAL. Como su nombre lo indica, sistema utilizado para


realizar transacciones entre entidades financieras y/o inversionistas para el
manejo de inversiones.

SUBASTA. Venta pblica de valores que se hace al mejor postor de acuerdo con
condiciones legalmente establecidas

CONVENIOS NTER ADMINISTRATIVOS: Acuerdo de voluntades destinadas a


crear, modificar o extinguir obligaciones.

CONTRATOS. Es el acto jurdico por el cual una parte se obliga para con otra a
dar, hacer o no hacer alguna cosa. Convenio que se destina a crear obligaciones.

REGLAMENTO INTERNO DE INVERSIONES: aquel que cada entidad del sector


administrativo de Justicia adopte como propio.

OPERACIONES CONVENIDAS. Repo, a Plazo, Carrusel y Swap

VIII. DEL MANEJO DEL EFECTIVO

Comprende todos los dineros y depsitos que se encuentren en caja, cuentas de


ahorros o corrientes autorizadas para dichos manejos, incluyendo los dineros y
recursos que se manejan en las cajas menores. Que corresponden al
cumplimiento de la misin y objetivos de la entidad.

8.1. CAJA

8.1.1. OBJETIVO

XXXXXXXXX
8.1.2. DEFINICIN

Medio para el manejo y control de Fondos en dinero recibidos por concepto de


ingresos.

8.1.3. DOCUMENTOS

Dinero en efectivo, ttulos valores, cheques, letras, pagars, informes de caja y


Bancos, Comprobantes de ingresos y egresos, Consignaciones, Libros de
Bancos, Recibos de caja, Flujo de Caja, Estudios tcnico financiero, estudio de
conveniencia y justificacin etc.

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8.1.4. REQUISITOS Y LIMITES

En la caja de la entidad no deber manejarse ningn tipo de dinero en efectivo,


salvo las entidades que en cumplimiento de su misin deban mantenerlo
provisionalmente hasta tanto no se tome decisin al respecto.

Todo recaudo ordinario deber realizarse a travs de consignacin en cuenta de


ahorro o corriente, legalmente autorizada, de acuerdo con su concepto y origen.

Los cheques girados no deben permanecer en Caja por ms de tres (3) das
hbiles.

Los ttulos materializados, valores, pagars, letras, etc., debern reposar en Cajas
Fuertes cuya seguridad y manejo deber estar a cargo mximo de dos
funcionarios, para la doble custodia.

Los funcionarios de manejo y los recursos financieros debern estar amparados


mediante las plizas correspondientes.

Los anteriores requisitos sern de obligatoria aplicacin para el manejo de las


cajas menores.

8.1.5. AUTORIZACIONES

El manejo de Caja deber asignarse especficamente mediante acto


administrativo y las claves no las podrn conocer ms de dos funcionarios, para la
doble custodia.

8.1.6. RESPONSABILIDADES

Son responsables del manejo de la Caja el Jefe Financiero o quien haga sus
veces, junto con el funcionario asignado al manejo de Caja.

8.1.7. MEDIDAS DE CONTROL

Sern aplicables las medidas establecidas en el presente marco general en el


captulo XII, Sistemas de Control.

8.1.8. PROCEDIMIENTO

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

8.2. BANCOS
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8.2.1. OBJETIVO

XXXXXXXXXXXXXX

8.2.2. DEFINICIN

Se entiende por bancos, las cuentas corrientes o de ahorros, para el manejo de


los recursos nacionales y propios o administrados, en las entidades bancarias
vigiladas por la Superintendencia Bancaria y autorizadas por la Direccin General
del Tesoro Nacional y/o Representante Legal o quien este delegado para esta
funcin.

8.2.3. DOCUMENTOS

Solicitudes de apertura, autorizacin de la Direccin General del Tesoro,


autorizacin Comit de inversiones, estudio tcnico, propuestas, comprobantes
de ingresos y egresos, libro de Bancos, informe de caja y bancos, conciliaciones,
consignaciones, extractos, cheques, dinero, Contrato de Cuenta de Ahorro o
Corriente, Instrucciones de manejo, estudio actualizado de calificacin de las
entidades bancarias, estudio de servicios ofrecidos por las entidades bancarias,
estudio de seleccin objetiva.

8.2.4. REQUISITOS Y LIMITES

En las cuentas de las entidades debern reposar los dineros que sean de
propiedad exclusiva de la entidad y los que por ley se exigen y sean
administrados, de acuerdo con origen y concepto para el cual fueron autorizadas.

Sus giros se harn nicamente a travs de cheque a favor de un primer


beneficiario persona natural o jurdica abono a cuenta, con el cumplimiento de
los reglamentos establecidos por la Direccin General del Tesoro Nacional, las
instrucciones de manejo de las cuentas y los procedimientos adoptados por la
entidad.

Los recursos propios o administrados y los recaudos o recibidos de la Direccin


General del Tesoro, no debern permanecer ms de cinco das hbiles en
bancos, sin cumplir con el cometido para el cual fueron recaudados o recibidos.

Los excedentes de liquidez debern calcularse utilizando el flujo de caja.

8.2.5. AUTORIZACIONES

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El manejo de las cuentas de ahorro o corriente deber asignarse al Jefe


Financiero o quien haga sus veces y al Tesorero o quien haga sus veces
nicamente. En el caso de cajas menores, el funcionario asignado mediante el
acto administrativo de creacin para su manejo.

8.2.6. RESPONSABILIDADES

Sern responsables del manejo de las cuentas corrientes o de ahorros los


funcionarios autorizados para su manejo.

8.2.7. MEDIDAS DE CONTROL

Sern aplicables las medidas establecidas en el presente marco general en el


captulo XII, Sistemas de Control.

8.2.8. PROCEDIMIENTO

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

8.3. INGRESOS

8.3.1. DEFINICION

Son todos los recursos que ingresan a la caja y bancos de las entidades, que
corresponden al giro normal de la misin de la entidad, o a transferencias de
fondos de la Direccin General del Tesoro, o a recursos provenientes de
convenios o a recursos cuyo origen se establece que pertenece a la entidad.

8.3.2. DOCUMENTOS

Comprobantes de ingresos y egresos, consignaciones, extractos, cheques,


dinero, giros, notas crditos que soportan los ingresos

8.3.4. REQUISITOS Y LIMITES

Los recaudos deben corresponder a recursos asignados a las entidades o


correspondientes al cumplimiento de la misin de las mismas, mediante norma
legal, convenio, asignacin, etc.

8.3.5. AUTORIZACIONES

Los recaudos debern ser autorizados por los funcionarios a cuyo cargo se
encuentra el manejo de caja y bancos de las entidades.
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8.2.6. RESPONSABILIDADES

La responsabilidad de los recursos deber asignarse a los funcionarios a cuyo


cargo se encuentra el manejo de la caja y bancos de las entidades.

8.3.7. MEDIDAS DE CONTROL

Sern aplicables las medidas establecidas en el presente marco general en el


captulo XII, Sistemas de Control.

Los formatos para recibos de caja son elaborados a mquina, con numeracin
consecutiva, expedidos por el Tcnico administrativo de Tesorera, y para
verificacin de su correcto registro en libros se coteja con las conciliaciones
bancarias que elabora el rea contable.

Revisar y controlar liquidaciones mensuales y trimestrales de intereses y


correccin monetaria.

Verificar que la situacin de fondos se realice de acuerdo a la programacin.

8.3.8. PROCEDIMIENTOS

8.3.8.1. RECAUDOS E INGRESOS RECIBIDOS EN LA OFICINA DE


TESORERIA

La Divisin Financiera es la dependencia responsable del procedimiento, as:

S DESCRIPCION RESPONSABLE

1 Recibir cheques y efectivo por todos los conceptos Tcnico


para custodia y posterior consignacin Administrativo
2 Elaborar recibo de caja, anotando fecha, concepto, Tcnico
valor, firma y entrega el original del recibo de caja Administrativo
3 Preparar consignacin en el formato preimpreso * Tcnico
autorizado por la D.N.E. Administrativo
4 Entregar el formato de consignacin con dinero o Tcnico
cheque, al grupo de correspondencia, para que se Administrativo
efecte
5 Recibir comprobante de consignacin con sello del Tcnico
Banco Administrativo
6 Anexar consignacin al recibo de caja Tcnico

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S DESCRIPCION RESPONSABLE

correspondiente Administrativo
7 Poner a disposicin documentos de Tesorera para Tcnico
registro de Presupuesto y Contabilidad Administrativo
8 Entregar recibos de caja atinentes a rendimientos Tcnico
financieros y otros Administrativo
9 Informar con documentos a las reas de contabilidad Profesional
y presupuesto el ingreso por rendimientos financieros Especializado (Con
del Consejo Nacional de Estupefacientes, Fondo de funciones de
Rehabilitacin y de la Direccin Nacional de Tesorero)
Estupefacientes, de acuerdo al portafolio de
inversiones recibido del Jefe de Divisin
10 Recibir documentos remitidos de Contabilidad y Profesional
Presupuesto Universitario,
Profesional
Especializado
11 Ordenar el archivo de documentos Profesional
Especializado (Con
funciones de
Tesorero)
12 Archivar el reporte de ingresos Tcnico
Administrativo

8.3.8.2. PROCEDIMIENTO RECAUDOS E INGRESOS A TRAVES DE LAS


CUENTAS DE LA D.N.E.

S DESCRIPCION RESPONSABLE

1 Recibir mensualmente el extracto de la cuenta de Tcnico


ahorros dentro de los primeros 10 das del mes Administrativo
siguiente
2 Verificar que la informacin llegue completa y se
Profesional
remite a contabilidad Especializado
(Tesorero)
3 Determinar los recaudos por los conceptos de Area Contabilidad
multas por ley 30, certificados de carencia,
rendimientos de cuentas de ahorros y
arrendamientos consignados. De acuerdo a los
informes presentados por las respectivas
dependencias; e informa a tesorera para el
registro en libros de bancos
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8.3.8.3. INGRESOS PRESUPUESTO DE LA NACION

La Divisin Financiera es la dependencia responsable del procedimiento, as:

s DESCRIPCION RESPONSABLE

1 Relacionar las cuentas por pagar por recursos de la Profesional


nacin existentes en tesorera para determinar las
necesidades de recursos
2 Recibir del rea de presupuesto la relacin de cuentas Tcnico
que se deben cancelar en el mes para programacin de
giros, segn los registros presupustales dados
3 Recibir de nmina las necesidades de gastos de Tcnico
personal para el mes siguiente
4 Recibir de Servicios Administrativos la proyeccin de Tcnico
pagos segn ordenes de servicios y ordenes de
compra pactadas y servicios pblicos a pagar
5 Efectuar la programacin y reprogramacin de giros Profesional
segn el calendario y PAC autorizado, establecido por Especializado
la DTN. (Tesorero)
Si se trata de programacin, se prosigue el orden de la secuencia. Si se trata de
reprogramacin, el formato de PAC debe ir a la Secretaria General para la firma y se
contina el proceso.
6 Elaborar oficio remisorio, formatos para solicitud del Profesional
PAC, el archivo plano en disquetes Especializado
(Tesorero)
7 Revisar y firmar lo pertinente Jefe de la Divisin
Financiera
8 Remitir a Correspondencia Tcnico
Administrativo
9 Enviar oficio remisorio, copia dura y disquetes a la Correspondencia
DTN.
10 Verificar que los situados sean consignados segn Profesional
programacin
11 Registrar en los libros de bancos segn el situado fiscal Tcnico

8.4. EGRESOS

8.4.1. OBJETIVO

_________________________________________________________________________
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Cumplir oportunamente con la cancelacin de los compromisos de la entidad de


acuerdo a la situacin de fondos y soportes necesarios en cumplimiento de
normas administrativas y financieras.

8.4.2. DEFINICION

Son los egresos de fondos por concepto de transacciones legalmente realizadas y


a operaciones financieras debidamente autorizadas y tramitadas.

Todo pago deber realizarse, preferencialmente por abono en cuenta


debidamente certificada por la entidad bancaria, o a travs de cheques girados a
la orden del primer beneficiario y con el cumplimiento de la reglamentacin
establecida por la Direccin General del Tesoro Nacional, las normas vigencia
sobre la materia y los procedimientos adoptados por las entidades.

8.4.3. DOCUMENTOS

Facturas, cumplidos, entradas a almacn recibidos de conformidad,


autorizaciones de giros para inversiones, plizas, certificaciones, aprobaciones,
actas de aprobacin y autorizacin, etc., que soporten las transacciones y
operaciones financieras.

8.4.4. REQUISITOS Y LIMITES

Todo egreso deber cumplir con los requisitos establecidos en los documentos
soportes, en los actos administrativos que lo originaron; y en las normas y
reglamentos vigentes sobre la materia.

8.4.5. AUTORIZACIONES

Todo egreso deber ser autorizado por el Jefe Financiero o quien haga sus veces.

8.4.6. RESPONSABILIDADES

La responsabilidad de los egresos deber asignarse a los funcionarios


responsables del manejo de caja y Bancos, en las cajas menores ser el
funcionario asignado en la creacin.

8.4.7. MEDIDAS DE CONTROL

Sern aplicables las medidas establecidas en el presente marco general en el


captulo XII, Sistemas de Control.

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Los documentos soportes requeridos


Disponibilidad de fondos en las cuentas bancarias.
Acceso restringido segn autorizaciones al software del Banco.
Registro en los respectivos libros auxiliares de bancos.
Verificacin de que la devolucin se encuentra plenamente identificada y
soportada.
Autorizacin de devolucin.
Verificacin de la correcta liquidacin de la retencin y el registro de
planillas.
Verificacin del cumplimiento de los plazos y procedimientos establecidos
por normas de la DIAN.
Revisin del resumen general de la nmina debidamente aprobada por el
ordenador gasto y con registro presupuestal.
Comprobar la identidad del acreedor y las causas del no cobro oportuno de
los acreedores.

8.4.8. PROCEDIMIENTOS

8.4.8.1. CUENTAS PAGADAS D. N. E.

OBJETIVO

Cumplir oportunamente con la cancelacin de los compromisos de la entidad de


acuerdo a la situacin de fondos y soportes necesarios en cumplimiento de
normas administrativas y financieras.

La Divisin Financiera es la dependencia responsable del procedimiento, as:

s DESCRIPCION RESPONSABLE

1 Recibir el formato, debidamente diligenciado por cada Tcnico


uno de los proveedores donde nos autorizan que el
pago sea consignado en cuenta
2 Revisar que la cuenta tenga todos los requisitos para el
Tcnico
pago Administrativo
3 Elaborar la orden de pago Tcnico
Administrativo
4 Anexar documentos soportes y se remite a presupuesto Tcnico
Administrativo
5 Asignar registro presupuestal Profesional
Especializado
(Presupuesto)
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s DESCRIPCION RESPONSABLE

6 Remitir orden de pago a Contabilidad para la Profesional


imputacin contable y V B del Contador Especializado
(Presupuesto)
7 Recibir orden de pago con los registros presupustales Tcnico
y contables Administrativo
8 Clasificar las ordenes de pago por tipo de recurso Tcnico
presupuestal Administrativo
9 Ordenar el giro Profesional
Especializado
(Tesorero)
10 Diligenciar medio de pago Tcnico
Administrativo
11 Remitir orden de pago y medio de pago al Ordenador Tcnico
del pago Administrativo
12 Revisar y aprobar el pago Jefe Divisin
Financiera
13 Realizar la entrega fsica del cheque Profesional
Especializado
(Tesorero) Tcnico
Administrativo
14 Programar fecha de pago de acuerdo con los recursos Profesional
disponibles y coordina con el banco el traslado de Especializado
fondos para el abono en cuenta a los proveedores ( Tesorero)
15 Elaborar archivo plano para el abono en cuenta o Profesional
traslado a travs de ACH, indicando beneficiario, Especializado
identificacin del beneficiario, entidad donde debe (Tesorero)
hacerse el pago, nmero de cuenta corriente o de
ahorros de los beneficiarios y el valor o cuanta del
pago de cada uno de los proveedores. Por va e-mail o
va mdem segn el software entregado por el banco
16 Registrar el valor total de la nota dbito de la cuenta de Tcnico
la Direccin Nacional de Estupefacientes en libros Administrativo
auxiliares de bancos

8.4.8.2. DEVOLUCION DE RECURSOS POR VENTA DE BIENES Y


SERVICIOS

OBJETIVO

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Efectuar el reintegro de valores consignados en las Cuentas de la Direccin


Nacional de Estupefacientes por expedicin de certificados de carencia de
informes por trfico de estupefacientes y otros.

La Divisin Financiera es la dependencia responsable del procedimiento, as:

s DESCRIPCION RESPONSABLE

1 Recibir la solicitud de devolucin por parte de la Profesional


oficina de Estupefacientes, dependiendo del
concepto del recaudo, debidamente autorizada.
2 Revisar que la solicitud tenga todos los requisitos Profesional de Tesorera
para el pago, tales como: oficio del solicitante y de y Jefe de Divisin
la dependencia que autoriza la devolucin .
3 Elaborar la orden de pago Tcnico Administrativo
del Grupo de Tesorera
4 Anexar documentos soportes incluida copia de la Tcnico Administrativo
consignacin del solicitante del grupo de Contabilidad
5 Remitir orden de pago a Contabilidad para la Tcnico Administrativo
imputacin contable y V B del Contador
6 Enviar orden de pago con los registros contables Tcnico Administrativo
al Grupo de Tesorera
7 Ordenar el giro Profesional Especializado
(Tesorero)
8 Gestionar la forma de pago: elaborar cheque, Tcnico Administrativo
consignar en cuenta o por medio de Nota Debito
9 Remitir orden de pago y medio de pago al Tcnico Administrativo
Ordenador del pago
10 Revisar y aprobar el pago Jefe Divisin Financiera
11 Realizar la entrega fsica del cheque Profesional Especializado
(Tesorero) Tcnico
Administrativo

8.4.8.3. DEVOLUCION DE BIENES Y VALORES PUESTOS A DISPOSICION


DE LA D. N. E.

OBJETIVO

Efectuar el reintegro de valores consignados en las Cuentas de la Direccin


Nacional de Estupefacientes por valores puestos a disposicin de la Direccin
Nacional de Estupefacientes para su administracin o custodia, dineros en
moneda nacional o extranjera, ttulos valores, acciones, joyas, dineros por
arrendamiento de los inmuebles y otros.
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Derecho DE LOS RECURSOS Fecha: octubre 9 de
Direccin Nacional de FINANCIEROS 2001
Estupefacientes

La Divisin Financiera es la dependencia responsable del procedimiento, as:

s DESCRIPCION RESPONSABLE

1 Recibir oficio de la Subdireccin de Bienes Secretaria


informando la posible devolucin de dineros.
2 Conciliacin con la Subdireccin de Bienes para Profesional Universitario
establecer si hay o no consignacin efectiva de los o Especializado de las
valores o constitucin de depsitos en custodia. Areas de Bienes y
Financiera
3 Si se identificaron valores se elabora la liquidacin Profesional Universitario
y anexa acta de liquidacin a la orden de pago o Especializado de las
debidamente suscrita por los que intervinieron en Areas de Bienes y
ella. Financiera
4 Recibir el oficio de la oficina de Notificaciones junto Profesional
con la resolucin de devolucin, debidamente
firmada por el ordenador del gasto
5 Obtener documentos que soporten Profesional
apropiadamente la resolucin de devolucin, tanto
administrativos como jurdicos
6 Elaborar la orden de pago Tcnico Administrativo
7 Remitir orden de pago a Contabilidad para la Tcnico Administrativo
imputacin contable y V B del Contador
8 Enviar orden de pago con los registros contables Tcnico Administrativo
al Grupo de Tesorera
9 Ordenar el giro Profesional
Especializado
(Tesorero)
10 Remitir orden de pago y medio de pago al Tcnico Administrativo
Ordenador del pago
11 Revisar y aprobar el pago Jefe Divisin Financiera
12 Efectuar la entrega fsica de los valores a devolver, Profesional
soportando con Acta de Entrega Especializado
(Tesorero) Tcnico
Administrativo
13 Remitir copia de los documentos que soporten el Secretaria
cumplimiento del pago de devolucin a la
Subdireccin de Bienes (Orden de pago, copia del
documento de pago, acta de entrega y otros).

8.4.8.4. PAGO DE IMPUESTOS

OBJETIVO
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Cancelar en Bancos a favor de la DIAN, los valores retenidos de acuerdo al


formato y plazos establecidos.

PROCEDIMIENTO

La Divisin Financiera es la dependencia responsable del procedimiento, as:

s
DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Preparar cuadro resumen, clasificado por Tcnico
conceptos, de los impuestos retenidos y
descontados segn cuentas pagadas del mes o
bimestre
2 Revisar los listados (cuadro resumen mensual) Profesional
Especializado
(Tesorero)
3 Elaborar y enva las Declaraciones tributarias Profesional
nacionales a travs del software para pago
electrnico de impuestos
4 Elaborar la orden de pago Tcnico Administrativo
5 Anexar los documentos soportes Tcnico Administrativo
6 Remitir orden de pago a Contabilidad para la Tcnico Administrativo
imputacin contable y V B del Contador
7 Recibir orden de pago con los registros contables Tcnico Administrativo
8 Ordenar el giro Profesional
Especializado
(Tesorero)
9 Diligenciar medio de pago Tcnico Administrativo
10 Remitir orden de pago y medio de pago al Tcnico Administrativo
Ordenador del pago
11 Revisar y aprobar el pago Jefe Divisin Financiera
12 Realizar la entrega fsica del cheque Profesional
Especializado
(Tesorero) Tcnico
Administrativo
13 Imprimir recibos de pago del sotfware para Profesional
declaracin electrnica de impuestos Especializado
(Tesorero)
14 Registrar el cheque en el libro de bancos, Tcnico Administrativo
anotando fecha, beneficiario y valor
15 Revisar cheque y formulario si es impuesto Profesional
Municipal Especializado
(Tesorero)

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s
DESCRIPCION RESPONSABLE
16 Remitir formularios, recibos de pago y cheques al Tcnico Administrativo
grupo de correspondencia para su respectivo pago
17 Archivar copia firmada y sellada por banco Tcnico Administrativo

8.4.8.5. PAGO DE NOMINA

OBJETIVO

Efectuar el oportuno pago de nmina a los funcionarios de la Direccin Nacional


de Estupefacientes.

La Divisin Financiera es la dependencia responsable del procedimiento, as:

s DESCRIPCION RESPONSABLE

1 Recibir nmina de sueldos firmada por el ordenador Tcnico


del gasto, jefe Divisin de Personal y profesional de
presupuesto
2 Elaborar archivo plano a enviar al banco. Del valor a Profesional
pagar a cada funcionario, para el abono en cuenta o
traslado a travs de ACH y dbito de la cuenta de la
Direccin Nacional de Estupefacientes indicando
beneficiario, identificacin del beneficiario, entidad
donde debe hacerse el pago, nmero de cuenta
corriente o de ahorros de los beneficiarios y el valor o
cuanta del pago de cada uno de los funcionarios. Por
va e-mail o va mdem segn los requerimientos del
banco
3 Elaborar Oficio Dirigido al Asesor de Operaciones Profesional
Bancarias del Banco Popular, firmada por el ordenar
de gasto, ordenador del pago y tesorera
4 Programar fecha de pago y coordina con el banco el Profesional
traslado de fondos, abono en cuenta de los
funcionarios
5 Registrar el valor total de la nota dbito, de la cuenta Tcnico
de la Direccin Nacional de Estupefacientes, en
libros auxiliares de bancos
6 Entregar desprendibles a los funcionarios de los Tcnico.
devengados y descuentos efectuados

8.4.8.6. CANCELACION ACREEDORES VARIOS

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OBJETIVOS

Atender el pago de compromisos que no fueron reclamados oportunamente por


los beneficiarios.

La Divisin Financiera es la dependencia responsable del procedimiento, as:

s DESCRIPCION RESPONSABLE

1 Recibir la solicitud de cancelacin del valor de la Tcnico


acreencia, escrita por parte del beneficiario previa
identificacin
2 Verificar la existencia de la acreencia Profesional
3 Elaborar orden de pago y cheque Tcnico Administrativo
4 Registrar en libros Tcnico Administrativo
5 Entregar cheque y archiva documentos soporte Tcnico Administrativo

8.5. FONDO PARA LA REHABILITACIN E INVERSIN SOCIAL Y LUCHA


CONTRA EL CRIMEN ORGANIZADO

DEFINICIN

XXXXXXXXXXXXXXXX

DOCUMENTOS

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

REQUISITOS Y LIMITES

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

AUTORIZACIONES

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

RESPONSABILIDADES

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

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MEDIDAS DE CONTROL

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

PROCEDIMIENTO

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

IX. DE LAS INVERSIONES

9.1. DEFINICIN

Gasto monetario en la adquisicin de capital fijo o capital circulante. Flujo de


produccin encaminado a aumentar el capital fijo de la sociedad o el volumen de
existencias.

9.2. DOCUMENTOS

Ttulos, bonos, certificados, comprobantes de egreso, actas de aprobacin y/o


autorizacin, ofertas, propuestas, anlisis de riesgo, calificacin de entidades
financieras y todos aquellos otros que soporten la constitucin, compra, venta u
oferta de inversiones.

9.3. REQUISITOS Y LMITES

Toda inversin deber cumplir con los requisitos establecidos en los


procedimientos generales establecidos en el presente reglamento y deber
ceirse estrictamente a las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

9.4. AUTORIZACIONES

Toda inversin deber ser autorizada previamente por el Comit de Inversiones,


luego del estudio y anlisis correspondiente, con el cumplimiento de los criterios
fijados en el presente reglamento.

9.5. RESPONSABILIDADES

La responsabilidad en el manejo de las inversiones, estar en cabeza del Comit


de Inversiones, el Ordenador del gasto o quien haga sus veces y del funcionario o
funcionarios designados para su manejo y control.

9.6. MEDIDAS DE CONTROL


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Sern aplicables las medidas establecidas en el presente marco general en el


captulo XII, Sistemas de Control.

Confirmacin de recepcin de invitaciones a las Instituciones Financieras y


citacin a los miembros del Comit Asesor de Inversiones.
Informe preliminar
Acta firmada
Autorizacin del Director

9.7. PROCEDIMIENTO

OBJETIVO

Colocar los recursos que administra la Direccin segn lo dispuesto en las Leyes
30 de 1986 y 333 de 1996, de manera oportuna para dar cumplimiento a las
obligaciones establecidas en la Ley de Presupuesto y Decreto de liquidacin,
respecto de recursos propios para la Direccin Nacional de Estupefacientes y el
Consejo Nacional de Estupefacientes.

s DESCRIPCION RESPONSABLE DEPENDENCIA

1 Elaboracin y entrega de la declaracin Los funcionarios Todas las


juramentada sobre la no existencia de que intervienen dependencias que
conflicto de intereses y el no uso de en este proceso intervienen
informacin privilegiada
2 Archivo de la declaracin Jefe Divisin Divisin Financiera
Financiera
3 Revisin diaria del flujo de caja y del Jefe Divisin Divisin Financiera
cuadro de vencimiento de inversiones y/o Financiera
verificacin saldo en bancos
4 Informe peridico al Secretario General Jefe Divisin Divisin Financiera
sobre vencimiento de inversiones e Financiera
inversin de recursos de saldos en
bancos
PARA REDENCION DE TITULOS
5 Ordena la preparacin de oficio donde el Secretario Secretara General
Director comunique sobre la redencin General
del ttulo
6 Prepara para la firma del Seor Director, Jefe Divisin Divisin Financiera
comunicacin a Institucin Financiera Financiera
sobre la redencin del Ttulo prximo a

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s DESCRIPCION RESPONSABLE DEPENDENCIA

vencerse
7 Entrega al Secretario General, Jefe Divisin Divisin Financiera
comunicacin para la institucin Financiera
financiera informando la redencin del
ttulo
8 Remite oficio para la firma del Director Secretario Secretara General
General
9 Firma el Director oficio de redencin del Director Nacional Despacho
ttulo y lo devuelve al Jefe de la Divisin
Financiera para remisin
10 Radicar oficio para su remisin Jefe Divisin Divisin Financiera
Financiera
11 Enva el oficio de redencin del ttulo Correspondencia Divisin de
Desarrollo del
Talento Humano y
Servicios
Administrativos
12 Impartir instrucciones al profesional del Jefe Divisin Divisin Financiera
rea de Contabilidad sobre la redencin Financiera
y coordina lo correspondiente
PARA INVERSIONES
13 Prepara invitaciones a Instituciones Profesional Divisin Financiera
Financieras teniendo en cuenta los Especializado
principios establecidos, consultando el
flujo de caja y las necesidades de liquidez
para atender los compromisos y pago de
las obligaciones adquiridas
14 Firma Invitacin Jefe Divisin Divisin Financiera
Financiera
15 Enva las invitaciones va FAX a las Secretaria Divisin Financiera
Instituciones Financieras y confirma la Divisin
recepcin en cada una de ellas Financiera
16 Entrega al Jefe de la Divisin Financiera Secretaria Divisin Financiera
los documentos de las invitaciones con Divisin
evidencia de haber sido enviados Financiera
17 Recibir los documentos de las Jefe de Divisin Divisin Financiera
invitaciones y archiva en la carpeta Financiera
correspondiente a Inversiones que
maneja nicamente el Jefe de la Divisin
Financiera
18 Recibe propuestas de las Instituciones Secretaria Divisin Financiera
Financieras y entrega al Jefe de la Divisin

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s DESCRIPCION RESPONSABLE DEPENDENCIA

Divisin Financiera Financiera


19 Recibe propuestas de las Instituciones Jefe Divisin Divisin Financiera
Financieras, elabora estudio tcnico Financiera
financiero de la posible inversin,
resumen del estudio y cuadro de
portafolio vigente, y organiza en una
carpeta con los antecedentes
20 Presenta al Secretario General y al Secretario Direccin
Asesor Financiero el informe para su General Secretara General
anlisis Asesor financiero
21 Prepara citacin para los miembros del Secretaria Divisin Financiera
Comit de Inversiones Ejecutiva
22 Firma Citacin Jefe Divisin Divisin Financiera
Financiera
23 Entrega la citacin a miembros del Comit Secretaria Divisin Financiera
de Inversiones incluido los estudios ya Divisin
revisados por el Secretario General y el Financiera
Asesor Financiero de la Direccin
24 Entrega al Jefe de la Divisin Financiera Secretaria Divisin Financiera
los documentos de las citaciones a los Divisin
miembros del Comit de Inversiones, con Financiera
evidencia de haber sido recibidos
25 Recibe los documentos de las citaciones Jefe de Divisin Divisin Financiera
y archiva en la carpeta correspondiente a Financiera
Inversiones que maneja nicamente el
Jefe de la Divisin Financiera
26 Reunin del Comit Asesor de Jefe Divisin Divisin Financiera
Inversiones para recomendar al Seor Financiera
Director sobre la inversin
27 Prepara Acta del Comit de Inversiones y Jefe Divisin Divisin Financiera
distribuye a los miembros para Financiera
aprobacin y firma de la misma. Remite
al Secretario General
28 Presentar al Director, Acta de Secretario Secretara General
recomendacin del Comit de Inversiones General
y documentos soporte para su decisin.
29 Prepara documento de autorizacin con Jefe Divisin Divisin Financiera
las condiciones de la inversin a efectuar Financiera
30 Firma Director para efectuar la inversin y Secretario Secretara General
remite a la Jefe de la Divisin Financiera General
para trmite.
31 Recibe documento autorizando la Jefe Divisin Divisin Financiera

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s DESCRIPCION RESPONSABLE DEPENDENCIA

inversin a efectuar y prepara oficio para Financiera


la firma del Secretario General dirigido a
la institucin financiera seleccionada para
confirmar la inversin
32 Traslada autorizacin a la Tesorera e Jefe Divisin Divisin Financiera
imparte instrucciones sobre el particular Financiera
33 Enva oficio a la institucin Financiera Profesional Divisin Financiera
seleccionada para efectuar la inversin Especializado
(Tesorero)
34 Preparar y remite oficio para el Banco Profesional Divisin Financiera
solicitando la elaboracin del Cheque de Especializado
Gerencia o transferencia electrnica para (Tesorero)
la inversin, a la entidad seleccionada
35 Se efecta el registro de la transaccin Tcnico Divisin Financiera
Administrativo
(Tesorera)
36 Entregar cheque o se ejecuta la Profesional Divisin Financiera
transferencia electrnica a institucin Especializado
financiera. (Tesorero)
Se recepciona ttulo valor de la inversin
o extracto del DCV o polgrafo del Banco
de la Repblica o papeleta de la Bolsa de
Valores de Bogot; y carta de
compromiso de la Institucin Financiera
confirmando la inversin. Enva copias a
la Jefe de la Divisin Financiera para
archivo
37 Recibe fotocopia de documentos soporte Jefe Divisin Divisin Financiera
de la inversin y archiva en carpeta Financiera
correspondiente
38 Actualiza cuadro de inversiones e imparte Jefe Divisin Divisin Financiera
instrucciones de fotocopiar documentos Financiera
para remitir al Jefe de Control Interno y al
Asesor del Despacho sobre la inversin
efectuada
39 Prepara oficios para Control Interno y Secretaria Divisin Financiera
Asesor del Despacho remitiendo Ejecutiva
documentos soportes de la inversin
efectuada y los distribuye

X. DEL ARCHIVO

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DEFINICION

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,


acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada,
en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir
como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia. Los archivos en un Estado de Derecho
cumplen una funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora.

DOCUMENTOS

Chequeras, Certificados, Bonos, Escrituras, Ttulos, otros valores e informacin


en medios magnticos, etc.

RESPONSABILIDAD

Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y


manejo de los documentos.

MEDIDAS DE CONTROL

Como resultado del arqueo fsico de las chequeras, ttulos valores CDT, bonos,
escrituras, otros papeles negociables, se levantarn actas suscritas por los
responsables de custodia, tenencia, ordenador y control, las cuales le llevarn en
forma prenumerada y consecutiva en flderes o AZ, colocados en archivadores de
madera o metlicos debidamente clasificados.

Se realizarn pruebas peridicas de la existencia de estos documentos con sus


respectivos soportes, estableciendo los controles administrativos respectivos
para el caso de prstamos, fotocopias, utilizaciones u otra actividad mientras no
tengan restricciones.

Adems, para el cumplimiento de lo expuesto anteriormente se deben tener en


cuenta las normas generales tanto internas como externas en materia de
categorizacin, clasificacin y manejo de archivos del sector pblico y privado
dentro del marco conceptual establecido en la Ley General de Archivos No. 594
del 14 de julio de 2000.

XI. DEL SISTEMA DE CONTROL

Las Oficina de Control Interno de la Direccin Nacional de Estupefacientes,


deber realizar las siguientes acciones, dirigidas al cumplimiento de lo
establecido en el presente reglamento y la legislacin vigente sobre la materia.
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Verificar peridicamente, por lo menos trimestralmente, el cumplimiento de las


normas expedidas por la Contadura general de la nacin sobre la valoracin
de las inversiones a precio de mercado o al sistema que se adopte por la
Entidad segn los parmetros generales dictados sobre la materia.

Evaluar el procedimiento interno para la colocacin y redencin de las


inversiones fijas y variables, obligatorias y voluntarias, de acuerdo al portafolio
de inversiones de la Direccin Nacional de Estupefacientes.

Verificar el cumplimiento de las funciones que se establezcan en el Comit de


Inversiones de la Direccin Nacional de Estupefacientes.

Evaluar peridicamente, por lo menos semestralmente, el cumplimiento de las


normas tanto internas como externas (Contralora, DTN, Banco de la
Repblica, Contadura, etc.) que rigen sobre el manejo de inversiones de la
Direccin Nacional de Estupefacientes.

Informar al Comit de Inversiones y al Director de la Direccin Nacional de


Estupefacientes sobre las inconsistencias y/o anomalas que se determinen
en la prctica de las auditorias respectivas.

Determinar claramente los puntos de control para evaluar el sistema de


control interno de la Divisin Financiera.

XII. DEL SISTEMA DE SEGURIDAD

Atendiendo los lineamientos generales expuestos en el presente Reglamento, se


hace necesario tener en cuenta, los criterios definidos para las cajas fuertes,
cajas de seguridad, planes de contingencia, back ups, desmaterializacin,
deceval, DEV. u otros medios de importancia, bajo los siguientes parmetros:

Establecer claves de seguridad peridicamente para los medios utilizados


por cada entidad, observando las calidades de la entidad que suministra el
servicio

Determinar sitios estratgicos que permitan que los documentos en


custodia se encuentren guardados dentro de las normas de seguridad.

Verificar peridicamente los puntos de control, con el fin de que los


resultados sean siempre preventivos y no correctivos con incidencias costosas.

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As mismo practicar pruebas oportunas al flujo de documentos y a la aplicacin de


los procedimientos establecidos en el presente Reglamento como en los actos
administrativos que la Direccin Nacional de Estupefacientes disponga para el
efecto.

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