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GUA N 6

DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

PROYECTO DIAGNSTICO Y RECOMENDACIN DE BUENAS PRCTICAS


EN GESTIN DOCUMENTAL EN ORGANISMOS PBLICOS
TTULO
Gua Tcnica N 6
Descripcin de documentos de archivo.

PROPIEDAD
Esta publicacin es de propiedad del Consejo para la Transparencia,
realizado con el apoyo financiero del Banco Mundial. Se autoriza su
difusin citando la fuente.

AUTOR
Este trabajo fue elaborado por la Consultora Patricia Ortiz Castro y
su equipo, por encargo del Consejo para la Transparencia de Chile.

COMIT TCNICO
Integrado por el Archivo Nacional, Comisin de Probidad y
Transparencia y el Consejo para la Transparencia.

SITIO WEB
http://www.consejotransparencia.cl

Santiago, Chile
2012
GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO 3

Indice

INTRODUCCIN 5

1. OBJETIVO 7

2. DESCRIPCIN ARCHIVSTICA 8
2.1 Regla de representacin 9
2.2 Regla de recuperacin de la informacin 9
2.3 Regla de imparcialidad 9

3. LA NORMA INTERNACIONAL DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA: ISAD (G) 11


3.1 Estructura de la informacin 11
3.1.1 reas y elementos 11
3.1.2 Elementos obligatorios 11

4. LA NORMA ISAAR 19

5. NORMATIVAS RELACIONADAS A LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA 20

BIBLIOGRAFA 21

ANEXOS 23
Anexo N 1: Glosario 25
GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO 5

Introduccin

El presente material ha sido elaborado en el marco del proyecto Diagnstico y Recomenda-


cin de Buenas Prcticas en Gestin Documental en Organismos Pblicos, financiado por
el Banco Mundial, liderado por el Consejo para la Transparencia en un trabajo conjunto con
la Comisin de Probidad y Transparencia del Ministerio Secretara General de la Presidencia
y el Archivo Nacional de Chile.

La gestin de archivos se considera como un elemento crtico en la transparencia de los


rganos de Administracin del Estado, permitiendo a los funcionarios y ciudadanos el acceso
oportuno a la informacin contenida en los documentos de archivo.

Un eficiente y eficaz tratamiento archivstico permitir avanzar en la instauracin de una


cultura de acceso a la informacin pblica y uso de los archivos gubernamentales colabo-
rando de esta manera al buen gobierno.

Estas guas estn destinadas a fortalecer las competencias tcnicas de los funcionarios de
las instituciones del Estado que trabajan en archivos pblicos.

Este trabajo se ha estructurado en seis guas:

Gua N 1: Consideraciones para la implementacin de un archivo central en un organismo


pblico.
Gua N 2: Elementos para la organizacin de documentos en un archivo.
Gua N 3: Herramientas tcnicas para el tratamiento de los documentos: cuadro de
clasificacin y tabla de retencin documental.
Gua N 4: Procedimientos para la eliminacin de documentos de archivos.
Gua N 5: Transferencia de documentos al Archivo Nacional.
Gua N 6: Descripcin de documentos de archivo.

A continuacin se presenta la gua nmero seis, sobre gestin de archivos, denominada:


Descripcin de documentos de archivo.

El pblico objetivo al que estn orientadas estas guas son funcionarios pblicos que se
desempean en archivos gubernamentales, que no cuenten con formacin en archivstica y
su finalidad es que les permita orientar el trabajo con los documentos de archivo al interior
de la institucin.
GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO 7

1. Objetivo

Esta gua tiene como objetivo ser una herramienta que permita a los funcionarios pblicos
que se desempean en archivos, conocer con precisin los pasos que deben seguir y los
aspectos que deben conocer para describir los documentos de archivo, permitiendo de esa
manera un acceso eficiente, normalizado y controlado a los documentos del archivo por
parte de los usuarios.
8 GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

2. Descripcin archivstica

La descripcin archivstica es la elaboracin de una representacin exacta de la unidad de


descripcin, y en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilacin, anlisis,
organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar, gestionar, trabajar y
explicar los documentos de archivo, as como su contexto y el sistema que lo ha producido1.

La finalidad de la descripcin archivstica es identificar y explicar el contexto y el contenido


de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles a los usuarios.

Para realizar cualquier nivel de descripcin del conjunto de documentos de un archivo,


es indispensable tener organizada la documentacin (clasificados y ordenados) en fondo,
subfondo y serie documental.

Los instrumentos de descripcin son herramientas elaboradas con el propsito de describir,


controlar y suministrar acceso a los fondos del archivo. Ejemplos: Catlogos, inventarios,
guas, entre otros.

Para realizar la descripcin archivsticas, podemos utilizar herramientas manuales o au-


tomatizadas, desde una planilla electrnica, hasta Sistemas de Gestin de Archivos Auto-
matizados pagados o gratuitos.

Para efectuar la descripcin de los documentos archivsticos, se siguiere utilizar las normas
internacionales desarrolladas para este fin. En este mbito es altamente recomendable,
utilizar las normas elaboradas por la Asociacin Internacional de Archivos, dentro de las
cuales las ms importantes son:

ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. versin espaola


preparada por Mara Carnicer Arribas, Blanca Desantes Fernndez y Guadalupe Moreno
Lpez, Consejo Internacional de Archivo, 2000.
ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los registros de Autoridad de Archivos relativos a
Instituciones, Personas y familias, 2 ed. Madrid : Consejo Internacional de Archivos, 20042.

En Chile, el Archivo Nacional ha desarrollado una adaptacin de la Norma ISAD (G):

Archivo Nacional. Formato bsico normalizado para la creacin de bases de datos docu-
mentales. Elaborado por Osvaldo Villaseca, A partir de la Norma Internacional General de
Descripcin Archivstica (ISAD) G Segunda Edicin Adoptada por el Comit de Normas de
Descripcin, Estocolmo, Suecia, 10-22 de Septiembre de 1999.Versin espaola, Madrid,
Subdireccin de Archivos Estatales, 20003.

A estas normas se le han introducido elementos adicionales, no contenidos en la norma


ISAD (G) estos son: acceso de materia genrica, materia para nombres de personas,

1
ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, versin espaola preparada por Mara Carnicer
Arribas, Blanca Desantes Fernndez y Guadalupe Moreno Lpez, Consejo Internacional de Archivo, 2000, p. 13. En
internet : http://www.mcu.es/archivos/docs/isad.pdf
2
http://pmgsaip.leydetransparencia.cl/documentos/formato_basico_para_creacion_de_bases_de_datos_documental.pdf
3
http://www.mcu.es/archivos/docs/isaar.pdf
GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO 9

materia para nombres geogrficos y de lugares, y materia para nombres de instituciones, de


manera de mejorar la recuperacin del contenido de los documentos de archivo. Adems,
se incluyen ejemplos nacionales.

Cabe sealar que las normas son de aplicacin voluntaria, pero que su aplicacin permite
trabajar en la integracin de sistemas de descripcin archivsticas.

Se debe tener en cuenta a la hora de iniciar la descripcin, recordar las siguientes reglas:

2.1 REGLA DE REPRESENTACIN

Toda descripcin debe actuar como una representacin de la documentacin que describe,
es decir, que debe tener suficientes datos como para que el receptor se haga una clara idea
de lo descrito, eliminando interpretaciones u otras consideraciones subjetivas.

2.2 REGLA DE RECUPERACIN DE LA INFORMACIN

Para una mejor recuperacin de informacin la descripcin debe de contar con trminos de
indizacin, lo que corresponden a palabras o frases normalizadas que describen temtica-
mente la informacin contenida en el documento. Los trminos de indizacin se normalizan
en documentos denominados lenguaje documental, lenguaje controlado o, incluso, tesauros
cuando se incluye la jerarqua y relaciones entre los trminos de indizacin.

2.3 REGLA DE IMPARCIALIDAD

Las descripciones deben reflejar el sentido de los documentos y no dar una imagen equi-
vocada de los mismos. Esta regla est relacionada con la eliminacin de interpretaciones
o subjetividades, pero tambin con las decisiones del responsable de la descripcin sobre
el nivel de descripcin que se asigna, sobre el nombre o nombres de los productores que
se indican, sobre el ttulo, sobre el volumen y sus estndares, etc. del material que se est
describiendo.

Asimismo, en el momento de realizar la descripcin de un fondo y sus partes, es necesario


tener en cuenta el contexto de produccin de la documentacin, en todos sus aspectos:
contexto histrico, jurdico, institucional, normativo, archivstico, etc.

El proceso de descripcin tiene los siguientes objetivos:

Garantizar la elaboracin de descripciones coherentes, pertinentes y explcitas.


Facilitar la recuperacin y el intercambio de informacin sobre los documentos de archivos.
Compartir los datos de los puntos de acceso controlados (una forma nica de usar un
nombre de institucin, persona o familia)
Hacer posible la integracin de las descripciones procedentes de distintos lugares en
un sistema unificado de informacin (ISAD (G)).

Cuando se comienza la descripcin de los documentos debemos considerar los siguientes


aspectos:
10 GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

La descripcin debe orientarse y presentase desde lo general a lo particular, de acuerdo


al principio de procedencia. La unidad de descripcin ms amplia es el fondo y la ms
especfica es la unidad documental bsica (el documento).
Si bien es cierto que la descripcin se podra realizar en cualquier etapa del ciclo vital, se
recomienda hacerla con documentos seleccionados y organizados, es decir, documentos
que han sido seleccionados para su conservacin permanente.
Se debe establecer un modelo jerrquico de los niveles de organizacin del fondo y las
partes que lo constituyen.

A continuacin se presenta un esquema que muestra los niveles de organizacin de un fondo4:

Fondo

Sub fondo Sub fondo Sub fondo

Serie Serie Serie Serie

Sub serie Sub serie Expediente Expediente

Unidad Unidad Unidad


Expediente Expediente
documental documental documental

Expediente

4
CRUZ Mundet, Jos Ramn. Manual de archivstica. Espaa: Fundacin Germn Snchez Ruiprez, 2001, p.261.
GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO 11

3. La norma internacional de descripcin archivstica: ISAD (G)

Para iniciar el proceso de descripcin de los documentos, se recomienda revisar la norma de


descripcin archivstica ISAD (G). Esta norma contiene reglas generales para la descripcin
archivstica que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o del soporte fsico
de los documentos de archivo.

El principal foco de atencin de la norma se centra en la descripcin de los materiales de


archivo a partir del momento en que se han seleccionado para su conservacin (histricos),
pero tambin puede aplicarse a las fases previas5.

La norma est constituida mediante la identificacin y definicin de veintisis (26) elementos


que pueden combinarse para conformar la descripcin de una unidad archivstica.

La descripcin documental nos otorgar los puntos de acceso al documento, a travs de


nombres, palabras claves, grupo de palabra o cdigos.

3.1 ESTRUCTURA DE LA INFORMACIN

3.1.1 reas y elementos


La estructura de la informacin de esta norma indica que las reas en que se divide la
informacin son6:

rea de Identificacin
rea de contexto
rea de contenido y estructura
rea de condiciones de acceso y utilizacin
rea de materiales relacionados
rea de notas
rea de control de la descripcin

Cada una de estas reas se subdivide en un nmero determinado de elementos de acuerdo


a lo indicado en la misma norma.

3.1.2 Elementos obligatorios


Los elementos mnimos obligatorios de cada nivel de descripcin son los que prescribe la
norma ISAD (G)7:

Cdigo(s) de referencia;
Ttulo;
Nombre del productor;
Fecha(s);
Extensin de la unidad de descripcin;
Nivel de descripcin.

5
ISAD (G) : Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. versin espaola preparada por Mara Carnicer
Arribas, Blanca Desantes Fernndez y Guadalupe Moreno Lpez, Consejo Internacional de Archivo, 2000.
6
Idem, p.32.
7
ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. versin espaola preparada por Mara Carnicer
Arribas, Blanca Desantes Fernndez y Guadalupe Moreno Lpez, Consejo Internacional de Archivo, 2000.
12 GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

A continuacin se muestra un cuadro en que se aplican la norma ISAD (G) y el Formato Bsico
Normalizado del Archivo Nacional, en el que se da a conocer grficamente cada elemento
de la norma, regla y ejemplos de aplicacin:

> Los campos obligatorios de la norma ISAD (G) se encuentran sealados con el smbolo
asterisco (*).

>Los campos repetibles que corresponden al Formato Bsico Normalizado del Archivo
Nacional se sealan con la letra R en mayscula (R).

> En la columna Etiqueta, se encuentra el nmero de la regla de la norma ISAD (G) y


luego separado por un slash (/) el nmero de la regla equivalente en el Formato Nacional
Normalizado.

ELEMENTOS DE
REA RECOGE ETIQUETA EJEMPLOS
DESCRIPCIN

CL MMA
*Cdigo de
(Ministerio del
referencia
Medio Ambiente)
3.1.1/018
Norma ISO 3166 CL MMA
Cdigos para (Ministerio del
pases (alfa 2) Medio Ambiente)

Ministerio del
3.1.2/10 *Ttulo Medio Ambiente
(fondo).

*Fechas
3.1.3/20 (Norma ISO 20120530
Informacin 8601:1988)
1. rea de esencial para
identificacin * identificar a *Nivel de
3.1.4/30 Fondo
3.1 la unidad de descripcin
descripcin
*Volumen y
soporte de
la unidad de
descripcin

(Consignar el
volumen de las
80 cajas
3.1.5/40 unidades fsicas
60 metros lineales
o lgicas en
cifras rabes y la
unidad de medida.
Especificar el
soporte o soportes
de la unidad de
descripcin)

8
Archivo Nacional de la Administracin. Cdigos de localizacin de fondos del Archivo Nacional. [En lnea]. San-
tiago de Chile: DIBAM, 1988. [Consultado el 18 de junio de 2012]. [Disponible en:] http://www.dibam.cl/Recursos/
Contenidos%5CArchivo%20Nacional%5Carchivos%5CCODIGOS%20DE%20LOCALIZACION.pdf
GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO 13

Nombre del
productor
(Personal o
Corporativo) (O)

(Anotar el nombre
del organismo
o del individuo
responsable de Chile. Ministerio
* 3.2.1/ (R) 50 o 60 la produccin del Medio
de la unidad de Ambiente
descripcin el cual
se seala siempre
que no aparezca en
el ttulo. Basarse
en normas
descriptivas Reglas
de Catalogacin
Angloamericanas)

Este ministerio
fue creado en
enero de 2010
para remplazar
a la Comisin
Historia
Nacional del
Informacin 3.2.2/ (R) 70 institucional/
Medio Ambiente
2. rea de contexto acerca del origen Resea biogrfica
(CONAMA). El
3.2 y custodia de nuevo ministerio
la unidad de entr en operacin
descripcin el 1 de octubre
de ese ao

La predecesora
de la CONAMA
la Secretara
Tcnica de la
Comisin Nacional
de Medio Ambiente
del Ministerio de
Historia Bienes Nacionales,
archivstica (de la sus archivos
3.2.3/90
custodia de los pasaron a la
documentos) CONAMA con la
creacin el ao
2010 Ministerio
de Medio
Ambiente, todos
la documentacin
pas a este
ministerio

Forma de ingreso
(Transferencia,
3.2.4/100 Transferencia
donacin,
adquisicin)
14 GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

La mayor parte de
los documentos
corresponden
Resumen de a proyectos
3.3.1/110
alcance y contenido medioambientales,
normas
medioambientales,
etc

La documentacin
del periodo
1994-2000 fue
Valoracin,
inventariada
3.3.2/120 seleccin y
previa valoracin
eliminacin
y seleccin para
su conservacin
Informacin sobre permanente
3. rea de el tema principal
contenido y de los documentos Los documentos
estructura y la organizacin de la seccin
3.3 de la unidad de de proyectos
descripcin ingresaran
3.3.3/130 Nuevos ingresos anualmente
cada 10 aos,
en una cantidad
estimada de tres
metros lineales

El fondo cuenta
son las siguientes
series
Administracin
y Finanzas
3.3.4/140 Organizacin
Prevencin
Contaminacin
Gestin Ambiental
Proteccin
Ambiental
GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO 15

Libre acceso
por su carcter
Condiciones histrico. Acceso
3.4.1
de acceso restringido por
condiciones del
donante (convenio)

La reproduccin
y el tipo est
sujeta al tamao
y al estado de
conservacin de
los documentos, y
Condiciones de
3.4.2 a lo establecido en
reproduccin
al O.M. de 20 enero
de 1995, de precios
pblicos por
servicios prestados
por el Ministerio
de Cultura.

Utilizar normas
ISO de lengua (ISO
639-1 e ISO 639-2:
International
Lengua/ Standards for
3.4.3 escritura(s) de Language Codes)
Informacin acerca
4. rea de los documentos o escritura(s)
de la disponibilidad
condiciones de (ISO 15924:
de la unidad de
acceso y uso International
descripcin
Standard for
Names of Scripts)

Imgenes
borrosas.
Sellos y marcas
de agua.
Caractersticas Requiere
3.4.4 fsicas y requisitos restauracin,
tcnicos conservacin
preventiva o bien
tipo de software
y/o hardware para
poder acceder

Indicar todos los


instrumentos
que proporcionen
informacin
relativa al
Instrumentos contenido de
3.4.5
de descripcin la unidad de
descripcin.
Ejemplo Inventario
en base de datos
denominado
Fondo Histrico
16 GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Originales
destruidos
Existencia y
luego de la
localizacin de
3.5.1/210 microfilmacin en
los documentos
1996. Originales
originales
en el Archivo de la
Administracin

Existencia y
Film disponible
3.5.2/220 localizacin
tambin DVD
de copias

Documentacin
relacionada en el
Informacin acerca Unidades de
fondo Secretaria
de los materiales 3.5.3/230 descripcin
General de
5. rea de que tengan relacionadas
Gobierno del
documentacin una relacin Archivo Histrico
asociada importante con
la unidad de Nota de
descripcin publicaciones
(Identificar la
informacin y
La Revista
referencia acerca
CIPMA (Centro
de cualquier
de Investigacin
publicacin
y planificacin
que trate o est
3.5.4/250 para el medio
basada en el uso,
ambiente), realiz
estudio o anlisis
un estudio sobre el
de la unidad de
nuevo ministerio
descripcin. Incluir
de Medio Ambiente
referencias de las
transcripciones
o ediciones
publicadas)
GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO 17

Punto de acceso
Campo del Archivo adicional Soto Carrasco,
Nacional / (R) 260 materia: nombre Juan, 1900-1970.
corporativo

Punto de acceso
Campo del Archivo adicional Ministerio de
Nacional/ (R) 270 materia: nombre Agricultura
corporativo

Punto de acceso
Campo del Archivo adicional
Recursos humanos
Nacional / (R) 280 encabezamiento
de materia

Punto de acceso
adicional de
Campo del Archivo
materia: nombre Ro Loa
Nacional / (R) 290
geogrfico o
toponmico

Punto de acceso
Campo del Archivo Reyes Cuadros,
adicional nombre
Nacional/ (R) 300 Mara Elena
personal

Punto de acceso
Campo del Archivo Intendencia
adicional nombre
Nacional / (R) 310 de Santiago
corporativo

Punto de acceso
Campo del Archivo adicional de Estrecho de
Nacional / (R) 320 nombre geogrfico Magallanes
o toponmico

Informacin
especializada
que no se puede Documento con
6. rea de notas 3.6.1
acomodar en firma al margen
ninguna de las
otras reas.

Descripcin
elabora por
M. Balboa,
Chile, Archivo
Histrico, 2010.
* 3.7.1/340 Nota del archivero
La descripcin
estuvo bajo la
coordinacin
del Bibliotecario
Mario Gutirrez

ISAD (G): Norma


Internacional
Informacin sobre
General de
cmo, cundo
Descripcin
7. rea de control y por quin se
Archivstica.
de descripcin ha preparado
versin espaola
la descripcin
preparada por
archivstica
3.7.2/345 Reglas o normas Mara Carnicer
Arribas, Blanca
Desantes
Fernndez y
Guadalupe Moreno
Lpez, Consejo
Internacional de
Archivo, 2000.

Fecha de la
20091101, Archivo
descripcin
*3.7.3/346 del Ministerio del
(Norma ISO
Medio Ambiente
8601:1988)
18 GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Identificacin
* Campo
de la persona ampc (Ana Mara
del Archivo
responsable del Pino Contreras)
Nacional 350
ingreso del registro

Campo del Archivo


Notas
Nacional 360
GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO 19

4. La norma ISAAR

Con respecto a la norma ISAAR, se seala que esta norma sirve de gua para elaborar regis-
tros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones de entidades (instituciones,
personas y familias) asociadas a la produccin y a la gestin de archivos. Los registros de
autoridad de archivos se pueden utilizar para:

1) Describir una institucin, persona o familia como unidades dentro de un sistema de


descripcin archivstico; y/o
2) Controlar la creacin y utilizacin de los puntos de acceso en las descripciones archi-
vsticas;
3) Documentar las relaciones entre diferentes productores de documentos y entre estas
entidades y los documentos creados por ellas, y/o otros recursos que les conciernen.

Los campos obligatorios son:

a) Tipo de entidad;
b) Forma autorizada del nombre;
c) Fechas de existencia;
d) Identificador del registro de autoridad.

Existen normas adicionales que se aplican en conjunto con las normas ya mencionadas que
se encuentran enlistadas en el captulo siguiente. Dado la importancia de fortalecer el uso de
las dos normas trabajadas en estas guas, no se extendi el trabajo al resto de la normativa.
20 GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

5. Normativas relacionadas a la descripcin archivstica

ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. Versin espaola pre-
parada por Mara Carnicer Arribas, Blanca Desantes Fernndez y Guadalupe Moreno Lpez,
Consejo Internacional de Archivo, 2000.

ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los registros de Autoridad de Archivos relativos a
Instituciones, Personas y familias, 2 ed. Madrid : Consejo Internacional de Archivos, 2004.

ISO 639-1: 2002: Codes for the representation of the names of languages Alpha-2 (Britsh
standard).

ISO 639-1: 2002: Codes for the representation of the names of languages. Alpha-2 code
(British Standard).

ISO 639-2 Cdigos para la representacin de nombres e idiomas: cdigo Alpha-3, Ginebra:
Organizacin de Normas Internacionales, 1998.

ISO 3166-1: Cdigos para al pases [en lnea] [consultado 6 de julio del 2012] Disponible en:
http://www.iso.org/iso/home/standards/country_codes/iso-3166-1_decoding_table.htm

ISO 8601: 2004: Data elements and interchange formats - Information interchange Repre-
sentation of dates and times. [en lnea] [consultado el 4 de julio del 2012] disponible en:
http://webstore.ansi.org/RecordDetail.aspx?sku=ISO+8601%3a2004&source=google&adgr
oup=iso8&keyword=iso%208601&gclid=CKXs4rqvwLICFQTOnAodFWIAyg

ISO 15511 Informacin y documentacin: Norma internacional identificadora para Bibliote-


cas y organizaciones relacionadas. Ginebra: Organizacin de Normas Internacionales, 2002.

ISO 15924 : 15924:2007 : Information and documentation - Codes for the representation of
names of scripts (ISO 15924:2004, IDT) (Swedish Standard)

ISO 15489-1: Informacin y Documentacin, Gestin de documentos. Generalidades. Espaa:


AENOR, 2006.

ISO 15489-2: Informacin y Documentacin, Gestin de documentos. Directrices. Espaa:


AENOR, 2006.
GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO 21

Bibliografa

1. ISAD (G): Norma Internacional General de 7. CRUZ Mundet, Jos Ramn. Manual de
Descripcin Archivstica. versin espaola archivstica. Espaa: Fundacin Germn
preparada por Mara Carnicer Arribas, Blanca Snchez Ruiprez, 2001
Desantes Fernndez y Guadalupe Moreno
Lpez, Consejo Internacional de Archivo, 2000. 8. GESTIN de documentos del sector pblico
desde una perspectiva archivstica. Uruguay,
2. ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los Universidad de la Repblica, 2003.
registros de Autoridad de Archivos relativos
a Instituciones, Personas y familias, 2 ed. 9. HEREDIA Herrera, Antonia. La norma
Madrid: Consejo Internacional de Archivos, ISAD (G) y su terminologa: anlisis, estudio
2004. y alternativas, Espaa, ANABAD, 1995.

3. ISDIAH: Norma internacional para describir 10. INFORME sobre poltica nacional de
instituciones que custodian fondos de archivo archivos. Comisin de Probidad y Transpa-
/ Versin Espaola de Blanca Desantes Fer- rencia del Ministerio Secretara General de
nndez. 1 ed. Paris: Consejo Internacional la Presidencia, 2010.
de Archivos, 2008.
11. VZQUEZ Murillo, Manuel. Administra-
4. ISDF: Norma internacional para la descrip- cin de documentos y Archivos. Argentina:
cin de funciones / traduccin espaola del Alfagrama, 2008.
texto original en ingls elaborada por Beatriz
Franco y Abelardo Santamara, 1 ed. Espaa 12. VILLASECA Reyes, Osvaldo. Formato B-
: Consejo Internacional de Archivos, 2007. sico Normalizado para la creacin de Bases
de Datos Documentales, Subdireccin de
5. DECRETO con Fuerza de Ley N 5.200. Archivos, Direccin de Bibliotecas, Archivos
Ministerio de Educacin. Santiago de Chile, y Museos, 2004.
Ministerio de Educacin, 1929.

6. CHILE. Ministerio Secretaria General de la


Presidencia. Manual de procedimientos: Plan
general de trabajo en los archivos pblicos.
Santiago de Chile: SEGPRES, 2009.
ANEXOS
GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO 25

ANEXO N 1: Glosario

Acceso: Instrumentos de descripcin:


Facultad de utilizar el material de un fondo, Trmino genrico que sirve para denominar
sometido por regla general a determinadas cualquier instrumento de referencia utilizado
normas y condiciones. por un servicio en el desarrollo del control
administrativo e intelectual de los documentos.
Descripcin archivstica:
Elaboracin de una representacin exacta Organizacin archivstica:
de la unidad de descripcin, y en su caso, Procedimiento intelectual o fsico, as como su
de las partes que la componen mediante la resultado, consistente en analizar y disponer
recopilacin, anlisis, organizacin y registro los documentos de acuerdo con los principios
de la informacin que sirve para identificar, archivsticos.
gestionar, trabajar y explicar los documentos
de archivo, as como su contexto y el sistema Procedencia:
que lo ha producido. Relacin existente entre los documentos,
organizaciones y personas que los han pro-
Documento de archivo: ducido, acumulado, conservado y utilizado en
Informacin contenida en cualquier soporte el desarrollo de su propia actividad.
y tipo documental producida recibida o con-
servada por cualquier organizacin o persona Puntos de acceso:
en el ejercicio de sus competencias o en el Nombres, trminos, palabras claves, grupo
desarrollo de su actividad. de palabra o cdigos que se utilizarn para
buscar, identificar y localizar una descripcin
Expediente: archivstica.
Conjunto de documentos relativos a un asunto
que constituye una Unidad archivstica. Uni- Serie documental:
dad Documental formada por un conjunto Documentos organizados de acuerdo a un
de documentos generados orgnicamente y sistema de archivo o conservados formando
funcionalmente por una oficina productora una unidad como resultado de una misma
en la resolucin de un mismo asunto. acumulacin, del mismo proceso archivstico
o de una misma actividad.
Fondo documental:
Conjunto de documentos con independencia Sub fondo documental:
de su tipo documental o soporte, producidos Se refiere a la primera(s) unidad(es)
orgnicamente y/o acumulados y utilizados administrativa(s) dependiente del fondo.
por una persona fsica, familiar o entidad en
el transcurso de sus actividades y funciones Repositorio:
como productor. Estructura electrnica donde se almacenan
los documentos electrnicos.
Indizacin:
Tcnica del anlisis documental para re- Tipo documental:
presentar y describir el contenido de los Clase de documentos que se distingue por la
documentos, mediante conceptos principales semejanza de sus caractersticas fsicas (por
contenidos en ellos (palabras clave) o voca- ejemplo, acuarelas, dibujos) y/o intelectuales
bularios controlados (descriptores, trminos (por ejemplo, diarios, dietarios, libros de actas).
o encabezamientos de materia), con el fin de
guiar al usuario en la recuperacin de los Unidad Administrativa:
documentos que necesita. Unidad tcnico-operativa de una institucin.