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RESOLUSIN COMISIN DE REGLAMENTOS TCNICOS Y

COMERCIALES No. 070-97/INDECOPI-CRT

Lima, 23 de diciembre de 1997

CONSIDERANDO:

Que, el Artculo 26 del Decreto Ley No. 25868 modificado por el Decreto
Legislativo No. 807, Ley de Organizacin y Funciones del INDECOPI establece
como funcin de la Comisin de Reglamentos Tcnicos y Comerciales en su
calidad de Organismo Nacional de Normalizacin y Acreditacin, ]a
aprobacin de las normas tcnicas recomendables para todos los sectores as
como calificacin y autorizacin de las empresas e instituciones a fin de
facultarlas para ejercer las funciones de certificacin de la calidad de los
productos y de su conformidad con normas tcnicas;

Que, el Decreto Legislativo No. 681, modificado por la Ley No. 26612, que
regula el uso de tecnologas avanzadas en materia de archivo de documentos e
informacin, establece en el Artculo 6 que para garantizar los procesos
tcnicos y resultados de idoneidad y calidad referidos a los procedimientos
tcnicos empleados en la confeccin de microformas, sus duplicados y copias,
deben cumplirse las normas tcnicas que apruebe el INDECOPI;

Que, es necesario reglamentar el procedimiento mediante el cual se realizar la

certificacin de las normas tcnicas antes citadas, y culminar as la
implementacin del sistema de conversin de informacin en microformas y su
almacenamiento, establecido por el Decreto Legislativo No. 668, sus normas
modificatorias y ampliatorias.

Estando a lo recomendado por la Secretara Tcnica, de conformidad con el

Decreto Ley No. 25868 y el Decreto Legislativo No. 807 y con el acuerdo
unnime de sus miembros reunidos en su sesin de fecha 23 de diciembre de
1997:

RESUELVE:

Artculo nico.- APROBAR el Reglamento para la Certificacin de la Idoneidad

Tcnica del Sistema de Produccin y Almacenamiento de Microformas.

Regstrese y publquese

AUGUSTO RUILOBA ROSSEL

Presidente de la Comisin de la Comisin Reglamentos Tcnicos y Comerciales

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REGLAMENTO PARA LA CERTIFICACIN DE LA IDONEIDAD

TCNICA DEL SISTEMA DE PRODUCCIN Y ALMACENAMIENTO DE
MICROFIRMAS

CAPITULO I

OBJETO

Artculo 1._ El presente Reglamento contiene las disposiciones que deben

cumplir los Organismos de Certificacin acreditados por la Comisin de
Reglamentos Tcnicos y Comerciales del INDECOPI para el otorgamiento de la
certificacin de la idoneidad tcnica de sistemas de produccin y/o
almacenamiento de microformas de acuerdo a Normas Tcnicas Peruanas.
Normas Tcnicas Internacionales o especificaciones tcnicas proporcionadas
por la Organizacin solicitante.

En todos los casos en que el presente Reglamento haga referencia a la Comisin

se entender por sta a la Comisin de Reglamentos Tcnicos y Comerciales.

CAPITULO II

DEFINICIONES

Artculo 2._ Para efectos del presente Reglamento se aplican las siguientes
definiciones:

No Conformidad Mayor

Incumplimiento de un requisito especificado que pueda llegar a impedir el

funcionamiento o el normal desempeo del sistema de produccin y/o
almacenamiento de microformas implementado por la organizacin solicitante.

No Conformidad Menor

Es el incumplimiento de un requisito especificado que sin ser una no

conformidad mayor produce una desviacin que en caso de ocurrencia
espordica, no impide el normal funcionamiento o desempeo del sistema de
produccin y/o almacenamiento de microformas implementado por la
organizacin solicitante.

Organizacin

Es aquella que se dedica a operar un sistema de produccin o almacenamiento

de microformas, en forma exclusiva o como parte de otras actividades.

CAPITULO III

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CERTIFICACION DE IDONEIDAD TCNICA DEL SISTEMA DE

PRODUCCIN DE MICROFORMAS

Solicitud

Artculo 3._ El certificado se otorga a solicitud de la organizacin solicitante, y

mediante l se verifica si el sistema de produccin y almacenamiento de
microformas implementado por ella, cumple lo establecido en las Normas
Tcnicas Peruanas, Normas Tcnicas Internacionales o especificaciones tcnicas
proporcionadas por la propia organizacin solicitante.

Artculo 4._ La organizacin solicitante debe presentar una solicitud para la

certificacin de su sistema de produccin y/o almacenamiento de microformas
a un Organismo de Certificacin y se debe comprometer a prestar las
facilidades para que los representantes del organismo cumplan con sus
funciones.

Artculo 5._ El Organismo de Certificacin debe establecer en forma detallada

el procedimiento a seguir para realizar las inspecciones y otorgar la
certificacin. El Organismo debe planificar y programar las inspecciones del
sistema de produccin y/o almacenamiento de microformas a fin de otorgar la
certificacin solicitada, as como programar las inspecciones de supervisin
necesarias para garantizar la continuidad de] sistema de produccin y/o
almacenamiento de microformas certificado.

Evaluacin de los documentos del sistema

Artculo 6._ E] Organismo de Certificacin verificar mediante inspectores e]

cumplimiento de los requisitos de produccin y/o almacenamiento de
microformas materia de la certificacin. Para tal efecto el organismo deber
evaluar los documentos tcnicos utilizados por la organizacin solicitante para
la produccin y/o almacenamiento de microformas y los certificados de
conformidad de los productos utilizados en dicho proceso.

Al evaluar la documentacin del sistema de produccin y/o almacenamiento

de microformas implementado por la organizacin solicitante, el inspector debe
buscar en ella una respuesta para cada requisito especificado materia de la
certificacin.

En esta fase se define claramente el alcance de la certificacin, en trminos de

los servicios de produccin y/o almacenamiento de microformas cubiertos por
la organizacin, lo cual se especifica mediante la referencia al tipo de
microformas aplicable en cada caso y que deben estar detallados en el Manual
del Sistema.

Inspeccin del Sistema

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Artculo 7._ Luego de la evaluacin de la documentacin del sistema o en

fecha definida por mutuo acuerdo entre los responsables del sistema y el
inspector del organismo de certificacin, se procede a la inspeccin in situ de]
sistema de produccin y/o almacenamiento de microformas.

Artculo 8._ La inspeccin debe permitir al inspector obtener una visin

general de la capacidad de la organizacin solicitante, la eficacia de su sistema
de calidad control de calidad), la competencia de su personal relacionado con la
aplicacin y manejo de las tcnicas y procesos de produccin y/o
almacenamiento de las microformas, los tipos de microformas para los cuales la
organizacin ha solicitado la certificacin de la idoneidad tcnica y los
requisitos citados en el presente Reglamento y dems disposiciones aplicables.
La evaluacin comienza con un examen general del sistema de la organizacin
para luego proceder a un examen ms detallado de sus actividades.

Artculo 9._ Para realizar la inspeccin, el inspector debe elaborar una lista de
verificacin que incluya todos los requisitos tcnicos y legales establecidos.

Artculo 10._ Los inspectores debern anotar cualquier hallazgo en la

estructura organizativa, en el sistema de produccin y/o almacenamiento y en
los procedimientos de la organizacin, materia de la certificacin. La
recoleccin de evidencias debe incluir adems de las entrevistas con los
responsables de las actividades, el anlisis de documentos y la visita a las reas
de trabajo.

Artculo 11._ Para verificar la idoneidad de los procesos crticos del sistema de
produccin y/o almacenamiento de microformas en cada punto de inspeccin
los inspectores deben evaluar la existencia de no conformidades mayores y
menores. Se debe extraer una muestra representativa de registros, informes de
control de calidad o certificados correspondientes al sistema de microformas,
aplicando un plan de muestreo simple con nivel de inspeccin especial S3 y un
nivel de calidad aceptable (AQL) de 2.5. Se calificar como conforme cuando se
verifique en la muestra extrada la no existencia de no conformidades mayores
y que el nmero de no conformidades menores sea igual o menor que el
nmero de aceptacin del plan de muestreo elegido.

Artculo 12._ Los inspectores debern tomar nota de los casos en que alguna o
algunas de las actividades del sistema de elaboracin de microfonnas haya sido
efectuada por una empresa de servicios subcontratada y se asegurar que los
requisitos de produccin y/o almacenamiento de microfonnas materia de la
certificacin hayan sido satisfechas por parte de la empresa subcontratada. La
subcontratacin de los servicios de produccin y/o almacenamiento de
microformas, no exonera de responsabilidad a la organizacin solicitante que
brinda el servicio de produccin y/o almacenamiento de microformas.

Los inspectores pueden decidir en qu casos se requiere evaluaciones

adicionales para asegurar que las actividades de las empresas de servicios

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subcontratadas no afecten la confidencialidad, objetividad o calidad de las

microformas.

Artculo 13._ Para verificar la idoneidad tcnica del sistema de produccin y/o
almacenamiento de las microformas, el inspector solicitar la realizacin de
pruebas de los procedimientos y normas declaradas por el solicitante. Durante
dichas pruebas se verificar la calidad de las microformas, el cumplimiento de
los requisitos de calidad establecidos para el tipo de microformas, la idoneidad
del personal, el uso de los equipos, los sistemas de seguridad, los insumos/
materiales/ sustancias qumicas y las condiciones ambientales de los procesos,
la infraestructura y el ambiente donde se almacenan las microformas.

Artculo 14._ La organizacin solicitante debe poner a disposicin del

inspector los elementos (plantillas, miras, instrumentos, mtodos o medios)
necesarios para verificar el cumplimiento de los requisitos de calidad de
acuerdo a lo establecido en las normas tcnicas y las especificaciones tcnicas
declaradas por]a propia organizacin solicitante en el Manual del Sistema.

Artculo 15._ Para verificar la calidad o idoneidad de los equipos, el inspector

debe evaluar evidencias del cumplimiento de las normas tcnicas aplicables,
tales como certificados de conformidad o marcas de conformidad con normas
grabadas en el equipo, o nmero de cdigos con los cuales se encuentren
registrados en organismos de otorgamiento de marcas de conformidad. Cuando
sea necesario efectuar pruebas prcticas stas se deben realizar de acuerdo con
las especificaciones del fabricante o proveedor del equipo.

Informe de Inspeccin

Artculo 16._ E] inspector debe elaborar un acta detallada de las no

conformidades encontradas en el sistema de produccin y/o almacenamiento
de microfonnas. El acta debe contener como mnimo la siguiente informacin.

1. El objeto de la inspeccin;

2. Un resumen sobre el alcance de la inspeccin y los aspectos por

destacar del sistema evaluado; y,

3. E] listado de la documentacin evaluada y de las personas

entrevistadas, la fecha de la ejecucin de la inspeccin y el nombre y
direccin de todas las instalaciones en los cuales sta se realiz, as como
el nombre de los integrantes del equipo de inspectores que intervinieron
en ella.

Artculo 17._ E] inspector debe elaborar un Informe de Inspeccin, que debe

contener una conclusin sobre:

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1. La conformidad de la documentacin (manual de calidad,

procedimientos, etc.);

2. El sistema de produccin y/o almacenamiento y la calidad de las

microformas; y,

3. La recomendacin o no de la certificacin solicitada.

El informe de inspeccin deber emitirse de acuerdo a la GPI ISO/EC57.

Artculo 18._ Se recomendar la certificacin slo cuando se verifique la

inexistencia de no conformidades mayores en todo el sistema de microformas
evaluado

Decisin de Certificacin

Artculo 19._ Sobre la base de la recomendacin contenida en el Informe de

Inspeccin, el Organismo de Certificacin emitir de ser el caso, el Certificado
de Idoneidad Tcnica correspondiente. Cuando no se otorgue el Certificado de
Idoneidad Tcnica el Organismo de Certificacin entregar al solicitante el
Informe de Inspeccin.

CAPITULO IV

CERTIFICACIN DE IDONEIDAD TCNICA

Artculo 20._ El Organismo de Certificacin es responsable de la veracidad de

la informacin contenida en los certificados emitidos durante el perodo de
vigencia de los mismos. A tal efecto el Organismo de Certificacin debe
establecer procedimientos escritos para el retiro y la cancelacin de los
certificados que emita. Las disposiciones que el Organismo de Certificacin
establezca no deben exceder el objetivo para el cual han sido establecidas.

Sin perjuicio de las inspecciones peridicas que el Organismo de Certificacin

haya programado, conforme al Artculo SO, el Organismo de Certificacin debe
llevar a cabo visitas de inspeccin cuando ocurra una de las siguientes
situaciones:

1. Cambios en los procedimientos y requisitos del sistema de produccin

y/o almacenamiento de microformas debidamente informados por el
solicitante;

2. Quejas de los usuarios del servicio suministrado por la organizacin

certificada.

Artculo 21._ La inspeccin deber realizarse de acuerdo a lo establecido en los

Artculos 5 al 24, emitindose al trmino de la misma el Informe de Inspeccin
correspondiente mediante el cual se recomienda la emisin o el mantenimiento

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del certificado de idoneidad, cuando se verifica el cumplimiento de los

requisitos materia de la certificacin, en caso contrario se emitir la
recomendacin de la denegacin o la cancelacin del mencionado certificado.

Artculo 22._ Cuando el Organismo de Certificacin cancele un Certificado de

Idoneidad Tcnica debido al incumplimiento posterior de los requisitos
certificados, deber identificar los lotes de los documentos afectados y sus
correspondientes microformas, y comunicarlo a la Comisin.

Artculo 23._ El Organismo de Certificacin debe informar sobre el resultado

de las inspecciones peridicas al sistema certificado, cuando lo requiera la
autoridad competente.

Uso del Certificado de Idoneidad Tcnica

Artculo 24._ El Certificado de Idoneidad Tcnica es un documento oficial de

inters pblico, su alteracin o uso indebido constituye delito contra la fe
pblica y se regula por las disposiciones civiles y penales sobre la materia.
Asimismo su uso indebido puede configurar, por los efectos que produzca, una
infraccin a las normas de proteccin al consumidor y las que regulan la libre
competencia.

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