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Comunicadora Social-Periodista
Aportar conceptos terico-prcticos a los
estudiantes en la formulacin, planeacin,
montaje, desarrollo y evaluacin de diversos
eventos y certmenes.
El trmino protocolo, procede del latn
"protocollum", que a su vez procede del
griego (en griego deviene de protos, primero
y kollom, pegar, y refiere a la primera hoja
pegada con engrudo). En su significado
original, vena a decir que "protocollum" era
la primera hoja de un escrito, en la cual se
marcan unas determinadas instrucciones.
Esta definicin marca el inicio de lo que ms
tarde ser el verdadero significado del
trmino protocolo.
PROTOCOLO: se puede definir como el
conjunto de normas y disposiciones legales
vigentes que, junto a los usos, costumbres y
tradiciones de los pueblos.
Rige la celebracin de los actos oficiales y en
otros muchos casos, la celebracin de actos
de carcter privado que toman
como referencia todas estas
disposiciones, usos, tradiciones
y costumbres.
El protocolo, salvo el aplicado basado en la
ley para los actos oficiales, no impone sino
que aconseja y da unas pautas bsicas a
seguir si se desea la correcta organizacin y
desarrollo de un acto. El protocolo oficial o
legal (basado en normas y leyes) queda
reducido al mbito de la Corona, el Gobierno,
las Administraciones del Estado, las
Comunidades Autnomas y las Corporaciones
Locales.
Es un cdigo que gobierna las expectativas del
comportamiento social, de acuerdo con las
normas convencionales dentro de una sociedad,
clase o grupo social.
La etiqueta usualmente refleja frmulas de
conducta que la sociedad o la tradicin han
mitificado.
La etiqueta puede reflejar un cdigo tico
subyacente o puede surgir a partir de la moda,
como en la Bretaa del siglo XVIII donde actos
aparentemente sin sentido como la manera en
que la taza de t se mantena se asoci con la
clase alta.
No es universal.
Un ritual es una serie de acciones,
realizadas principalmente por su
valor simblico, que es prescrita
por una religin o por las
tradiciones de una comunidad. El
trmino "rito" proviene del latn
ritus.
Se denomina rito a una costumbre o
ceremonia, generalmente de
carcter religioso.
Serie de acciones realizadas
conforme a unas normas rgidas y
minuciosas, prescritas en gran
medida por las costumbres
aprobadas de antemano
El glamour o glamur es un
anglicismo que designa un
tipo de belleza muy
elegante y sofisticado, que
era caracterstico de
algunas estrellas
femeninas de Hollywood.
Expresin norteamericana
que designa un atractivo
irresistible. Es sinnimo de
elegancia, atractivo,
fascinacin, y seduccin,
propio de los aos 1930,
1940 y 1950.
Dcese del trato corts y los buenos modales
Relativo a los buenos modales, cortesa,
educacin.
Comportamiento de las personas en
sociedades.
El conjunto de reglas que deben observarse
por respeto al prjimo al hablar y actuar para
lograr una buena convivencia.
Las normas de Ceremonial y Protocolo han
estado histricamente asociadas a las de la
diplomacia, y a tal punto llega su importancia
que los pueblos antiguos otorgaban un
especial simbolismo a su observancia y al
conjunto de formalidades que entraaban.
Ellas estaban envueltas en una aureola sacra,
y su misin, "fuente de honores y
responsabilidades, se halla bajo la proteccin
de los dioses".
Suceso de importancia social o personal; Hecho
que ocurre en momento definido
Acontecimiento previsto o imprevisto
Acontecimiento que sirve de soporte para la
emisin de mensajes en torno a una marca o
corporacin en un entorno o ambiente
controlado con la intencin de que los asistentes
tengan una experiencia positiva que permita
construir y estructurar dicha marca.
Es un momento de verdad de la comunicacin.
Es una reunin planificada
y organizada de actores
de capacidad potencial
mnima necesaria para el
logro de determinados
objetivos dentro de un
servicio, tarea, funcin o
accin, con el objeto de
ser clasificados para una
seleccin especfica.
Protocolo notarial
Protocolo gubernamental
Protocolo internacional o diplomtico
Protocolo religioso
Protocolo deportivo
Protocolo militar
Protocolo social
Protocolo empresarial
Protocolo gubernamental:
Protocolo Notarial:
Se refiere a las normas de conducta
El protocolo es el que regulan las actividades pblicas
de un pas, un departamento o un
instrumento en el que el municipio.
Considera ceremonias
notario publico consigna protocolarias de carcter
los contratos que pasan permanente:
ante l y entre las partes. Te Deum (siempre en accin de
gracias)
El libro lo forma el mismo Das de duelo (minuto de
notario con todos los silencio)
protocolos que autoriza Presentacin de credenciales
Recepcin a misiones
en un ao. especiales
Efemrides nacionales
En qu podemos servirle?
Me recuerda con quien tiene Me permite la escarapela y
usted cita. la tarjeta de ingreso.
Me permite su identificacin. Gracias por su visita
Con gusto lo anuncio.
Por favor porte la escarapela a la
vista y lea detenidamente esta
tarjeta. A la salida recuerde
devolver este documento
firmado por el anfitrin.
Siga hasta la recepcin en el
segundo piso.
Bienvenido (a).
Las presentaciones Se presenta el hombre a la
deben ser breves, mujer: Doctora Mara le
claras y rpidas. presento al seor Juan Prez. (La
excepcin a esta regla es con
Se debe entender presidentes de repblica,
claramente el nombre y jerarcas de la iglesia, ministros
el primer apellido. de despacho, embajadores y
oficiales de alta graduacin).
Las respuestas deben
El ms joven al de ms
ser algo como:
edad: Doctor Posada le
encantado(a), es un placer,
presento al estudiante Jorge
o es un honor, segn el
Uribe.
caso.
El de menor rango al El ejecutivo por su
nombre y con el de la
de mayor rango: General empresa que representa:
le presento al Coronel Les presento al Doctor Juan
Martnez Guillermo Henao, Gerente
Comercial de Industrias
El personaje poltico Haceb S.A.
con sus ttulos: Tengo el gusto de
presentarle a la seora
Permtanme presentarles al Margarita Prez, Jefe de
seor alcalde de la ciudad Calidad de Confecciones
...., Doctor.... Marinella.
En la oficina con cargo: REGLAS DE ORO
Le presento al Ingeniero Debe usarse el usted.
Carlos Lpez, Jefe de Una dama jams se
calidad. levanta ante un
La mujer casada con el caballero
apellido de soltera y Si son dos damas y la
con su nombre propio: diferencia de edad es
Voy a presentarle a la muy notoria, la ms
seora Patricia Arango. joven se levanta.
Entre caballeros, Pero si la que est
ambos sentados, se sentada desea
ponen del pie al ser mostrarse efusiva
presentados. puede hacerlo.
Entre seoras y Ante personalidades
seoritas de la misma como el presidente, un
edad no se acostumbra cardenal, un arzobispo
ponerse en pie, ni o un superior
cuando llega una de jerrquico todos deben
ellas, ni al saludarse. ponerse en pie.
Permita al Evite observar a
interlocutor alguien diferente
responder y mientras se
escchelo. dirige a alguien
Si la persona es ms en especial.
joven o con menos No exagere
conocimientos que
sus gestos.
usted, no alardee de
su superioridad.
Evite temas que
slo interesan a
Termine un tema
antes de comenzar
una persona
otro. No reparta su delante de
atencin en varias varias.
direcciones.
Es de mal gusto decirle No pregunte la edad de
al otro que luce, nadie, ni su salario, ni
enfermo, sin saber qu si tiene cirugas, ni por
le ocurre. qu no se ha casado.
Tampoco pregunte
por qu no ha tenido
hijos. Sea discreto.
Evite dar consejos sin
que le sean pedidos
El conversador educado ...
Sabe manejar la voz Respeta las opiniones
Est bien informado. ajenas.
Sabe escuchar. Escoge los temas de
acuerdo con el lugar, la
Es amable.
hora y las
Tiene sentido del
circunstancias.
humor.
No acapara la atencin
No utiliza palabras que de los dems y procura
pueden ofender a sus que todos participen
interlocutores. en la conversacin.
Primero los presentes.
Identifquese claramente.
Ojo al trato profesional.
Urbanidad celular.
Lo personal es personal.
Cuidado con la
tecnologa
Saludo corts, cordial,
respetuoso.
Nadie se equivoca de
gusto.
Como nos gusta que
nos traten.
Llamada en espera.
Nos identifica.
Horario de llamadas.
Jams coma o beba mientras habla.
Salude con un buenos das, buenas
tardes, buenas noches. Si es un
desconocido, identifquese y pregunte
por la persona con la cual desea hablar.
Cuide la forma de responder, si lo hace
con negligencia o dureza la persona que
llama obtendr una imagen desfavorable.
Use una voz bien modulada y animosa.
Mantenga buena postura al hablar, as su
voz sonar natural y agradable.
No tutee a nadie por telfono en sus
llamadas de trabajo. Utilice el usted.
Modere su tono de voz. Que no sea melosa,
porque es de mal gusto.
Si la llamada no es para usted, aleje el
auricular de su boca para llamar a la persona
solicitada.
Anote el nombre, el nmero telefnico de
quien llama y la hora cuando tome mensajes
para los dems.
No deje esperando a nadie en la lnea mientras
atiende otro asunto. Preferiblemente cuelgue y
repita la llamada.
En una oficina o casa diferente a la suya no
responda el telfono sin autorizacin.
Evite la expresin de parte de quien y de
dnde.
Si responde un contestador, no cuelgue sin dejar
su mensaje. Y si usted utiliza este medio, siempre
responda las llamadas.
Las llamadas obscenas se cuelgan de inmediato y
si se insiste en ello desconecte el telfono.
La llamada en espera:
Es un sistema muy til, no obstante, interrumpir a
la persona con se est hablando para tomar otra es
descorts. Lo correcto es disculparse, interrumpir
brevemente y decirle a quien llama que luego le
devuelve la llamada.
Si usted llama: identifquese
con su nombre, el de la
empresa y el motivo de su
llamada.
Haga las llamadas de trabajo
dentro del horario laboral y no
antes o despus. Es falta de
consideracin.
No d quejas por telfono.
Hgalo por escrito, Evite
insultos y frase hirientes.
Los temas laborales se
discuten en la oficina y no en
las casas de los empleados. No
invada la intimidad del otro.
Son solo para llamadas cuya importancia no da espera.
Las llamadas deben ser breves y concisas.
Es un servicio para quienes tiene que estar contactados
permanentemente y no para dar posicin social.
Existen lugares en que no es apropiado su uso, (clubes
privados, restaurantes, cines, salas de conciertos y
juntas, la iglesia, los aviones y los bancos entre otros).
Por sus caractersticas, son unos invitados no deseados
y por dems, muy entrometidos y poco educados.
Al solicitar favores
siempre recuerde estas
frases:
Por favor...
Sera usted tan amable...
Gracias
Ha sido usted muy gentil
Plegables
datos
Formularios de inscripcin
Diseo de escenografa
Escarapelas
Distribucin material
Certificados
publicitario (afiches,
volantes)
Material para toma de notas
Telemercadeo de
Carpeta
confirmacin y asistencia
Memorias
Estrategia de divulgacin en
Suvenires
medios masivos
Correo electrnico
Inscripcin al evento
Camisetas Fotografa y video
Lugar Maestro de ceremonias
Banderas (hombre, mujer o ambos)
Himnos
Sonido
Iluminacin
Tarjetas de invitacin
Afiches
Plegables
Volantes
Carpetas
Blocks de notas, libretas o
cuadernos
Lapiceros
Suvenires
Escarapelas
Pendones
Vallas
Backing
Es imperativo que contengan:
Nombre del evento
Fecha completa
Hora
Lugar, direccin completa
Tipo de traje (no para eventos acadmicos)
Telfonos o datos de contacto para confirmacin.
Si son sociales, se utiliza letra cursiva
Hoy se usan papeles reciclables y recursos grficos
modernos
Se usa para cierto tipo de eventos, enviarla tambin por
correo electrnico
Los sobres deben ser personalizados
Si es un evento social, se marcan a mano
Seor o seora
Nunca Seor (a)
Se usa la sigla E.S.M, para tarjetas sociales.
Si hay que poner direccin, la tarjeta con el
sobre marcado a mano, se enva en otro
sobre con direccin completa.
No lleva remitente
Se usan tarjetas tamao Lord.
Llevan informacin completa sobre el evento.
Con la imagen grfica definida para el mismo
No deben contener mucho texto
Los afiches deben ser fciles de leer, porque
son para poner en carteleras.
Suficientemente atractivos
Visualmente agradables
Utilizar letras simples y fciles de leer.
ELEMENTOS Clases de afiches.
DEL INFORMATIVO:
AFICHE Para comunicar eventos,
conferencias, cursos, reuniones
Lema. sociales, espectculos, etc.
Texto o
tema.
Imagen.
FORMATIVO:
Decidirse por una sola idea: A veces lo mucho dice poco y lo poco dice
mucho. Comunicar con fuerza, claridad y simplicidad.
Tener en cuenta a quien va dirigido (destinatario):
Un afiche que no es comprendido en un par de segundos no es un buen
afiche.
Pasos a Seguir:
Elaborar carta dirigida a la Subsecretara Defensora del Espacio Pblico,
indicando, Nombre Completo, Cdula de Ciudadana, Telfono, Asunto de la
solicitud, direccin donde se realizar evento.
Presentar la solicitud y la copia de la misma en la oficina de radicacin de la
Subsecretara Defensora del Espacio Pblico con la documentacin requerida
Reclamar respuesta del concepto segn visita administrativa en la Subsecretara
Defensora del Espacio Pblico, Cra. 42 No. 47-15 Torres de Bombon
Lugar Tramite
Subsecretara Defensora del Espacio Pblico
Cra. 42 No. 47-15 Torres de Bombon
Carta manifestando solicitud: Solicitud escrita indicando el lugar, fecha y hora del evento que se va a
realizar - Original y Copia
Pago, garanta y pliza: Pliza de cumplimiento de responsabilidad civil extracontractual - Fotocopia
Otros-Permiso para ocupacin o cierre de va, expedido por la Secretaria de Transportes y Trnsito
Municipal - Fotocopia
Otros: Visto bueno de los diferente lugares que son administrados por otras entidades (Parques de los
Pies descalzos y de los deseos, Plazoleta de Botero, Parque de San Antonio, escenarios deportivos).-
Fotocopia
Tiempo de Resolucin
Quince (15) das hbiles
Permiso para la utilizacin de las vas o del espacio pblico de la ciudad de
Medelln, para la realizacin de concentraciones, desfiles y marchas
Requisitos:
Formular solicitud por escrito
Acreditar permiso en caso de necesitar cierre de vas
Documentos necesarios:
Solicitud escrita dirigida a la Secretara de Gobierno, informando el da, hora,
sitio, recorrido, nmero estimado de asistentes y nombre o denominacin social
de la persona natural o jurdica responsable de la actividad.
Permiso de cierre de vas por parte de la Secretara de Trnsito y Transporte
Pasos a Seguir:
Radicar solicitud adjuntando la documentacin requerida, con 48 horas de
anticipacin al inicio de la concentracin, desfile o marcha.
Notificarse del acto administrativo
Lugar Tramite
Dependencia Responsable: Secretara de Gobierno, Subsecretara de Orden Civil
Direccin: Calle 44 52-165, tercer piso oficina 322, telfono 3855269
Presentar Plan de Contingencia al SIMPAD,
para su correspondiente aprobacin.
Cl 44 52-165, Telfono: 4444144
Los derechos de autorizacin, reproduccin,
ejecucin en vivo y en establecimientos de
comercio.
Se paga un porcentaje, de acuerdo con el tipo
de evento.
Carrera 46 # 53-15 Piso 5. Telfonos:513 27
50 Fax 251 82 56e-
Mail:medellin@saycoacinpro.org.co
Identificar 2 o 3 proveedores por tem.
Pedir cotizaciones con iguales requerimientos.
Ejemplo:
Tipo de publicacin
Cantidad
Nmero de pginas
Tamao
Tintas
Acabados especiales
Tiempo de entrega
Artes y diseo
Para costear el valor del servicio, se debe tener
en cuenta:
Nmero de horas profesionales
Nmero de horas de auxiliares y personal de soporte
Honorarios pagados a terceros.
Transporte
Alimentacin
Papelera y fotocopias
Telfono e Internet
Seguridad social (salud: 12.5%; pensin: 16% y riesgos
profesionales)
Retefuente (entre el 7 y el 11%)
Se cobra administracin delegada (10%) por otros
conceptos que maneja el operador.
Informes
Archivos
Prensa
Agradecimientos
Recomendaciones
Se usa tarjeta Lord o en su defecto, carta.
Siempre se escribe en positivo.
Se conserva el trato de usted.
Es una forma de construir lazos de relacin
hacia el futuro.
Logotipo
Medio
Fecha
Ciudad
Pgina
Ubicacin
Orientacin
Relaciones Pblicas
Consolidacin y manejo pblico de la imagen
Clasificacin y manejo de los pblicos
Cabildeo y Lobby
Son un conjunto de acciones de comunicacin estratgica
coordinadas y sostenidas a lo largo del tiempo, que tienen
como principal objetivo fortalecer los vnculos con los
distintos pblicos, escuchndolos, informndolos y
persuadindolos para lograr consenso, fidelidad y apoyo
de los mismos en acciones presentes y futuras.