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EL PRESUPUESTO DE COMPRAS

Implica determinar el nmero de unidades que se debe adquirir para


hacer frente al consumo, de manera que haya una produccin normal y
para tener una cantidad razonable como inventario, de manera que no
implique mayores costos por almacenaje ni riesgos por prdida o deterioro.

En las empresas manufactureras seran muchos los elementos que


se incluiran en el concepto de compras pues como es bien sabido se
adquieren materiales que van a ser empleados directamente en los
productos, materiales indirectos, suministros de fbrica y repuestos. Aqu
se habla de compra de aquellas materias primas que van a quedar
incorporadas propiamente en el producto y cuyo costo es identificable con
el mismo. Si hay variacin de precios, se debe contemplar esta posibilidad
y presentarla en el presupuesto.

Un presupuesto es un plan financiero formal para comparar los


gastos con los ingresos. Los perodos del presupuesto varan, pero el
perodo ms comn es un ao. Dentro del ao, los presupuestos pueden
realizarse mensuales o trimestrales. El trmino presupuesto se aplica
popularmente a la porcin de dinero destinado a un fin especifico, es decir,
pueden haber tantos presupuestos individuales como la complejidad del
organismo lo requiera, el agrupamiento de estos presupuestos forman el
presupuesto principal.

Contiene todo lo relacionado a materiales, componentes, suministros


y servicios de produccin, que tienen que adquirirse con el fin del buen
desempeo de la compaa.

ELEMENTOS DEL PRESUPUESTO DE COMPRAS

1. PRECIOS: Algunas de las consideraciones que se deben tomar para


definir la informacin de precios en el presupuesto son:
Contratos de material que contengan clusulas de escala de
precios
Exactitud de las fuentes estadsticas
Factores polticos y econmicos
Situacin laboral
Historial de los precios
Posicin de la compaa en la industria
Condiciones climticas (mercado agrcola o agrario)
Legislacin
Disponibilidad de mercancas
2. ROTACIN DEL INVENTARIO: Se debe tener en cuenta la poltica
de inventario que maneja la compaa y el costo que estos
representan para la planeacin del presupuesto.
3. ESTIMACIN DE VENTAS: El presupuesto que prepara ventas es la
base para el presupuesto de produccin y por lo tanto a la vez del de
compras, las consideraciones bsicas que se tienen en cuenta para
la estimacin de las ventas son:
Las estimaciones deben definirse si son respecto a pedidos
recibidos o ventas facturadas, esto se puede definir si el ciclo
de produccin es corto o largo; si es corto las ventas y la
produccin tienen casi la misma relacin y si es largo la base
es los pedidos recibidos ya que la facturacin puede durar
varios meses.
El costo de vida y la poltica de precios.

PRESUPUESTO DE OPERACIN DE LA GERENCIA DE COMPRAS

Los factores bsicos del presupuesto de operacin son:

1. Nmina de empleados: Se consideran todos los elementos de sueldo


de cada uno de los integrantes del departamento as como auxilios,
bonificaciones y los aumentos salriales planeados en el ao.
2. Materiales y suministros: Comprende todos los elementos de
papelera y escritorio, en general todos los artculos de consumo que
se requieren para la operacin del departamento.
3. Gastos varios: Conformado por todos los gastos de operacin que se
realizaran en el periodo, es difcil establecer con exactitud cuando se
harn los desembolsos sin embargo, se puede hacer la estimacin de
la cantidad anual.

PRESUPUESTO DE COMPRAS DE MATERIALES

Es la cantidad estimada de materias primas necesarias para la


produccin; el presupuesto de los materiales generalmente comprende solo
los materiales directos (los que constituyen una parte integrante del
producto acabado y que se pueden identificar directamente en el costo del
producto); el material corriente y los materiales indirectos estn
comprendidos entre los gastos de produccin en el presupuesto de los
gastos generales de la compaa.

Se puede hacer por:

Pedido
Produccin durante cierto periodo de tiempo
Grupo de pedidos afines

El modelo que se puede utilizar para realizarlo es:

Denominacin materiales
Unidad de medida
Calculo de necesidades
Cantidades a adquirir
Distribucin de las necesidades

PRESUPUESTO DE COMPRA MATERIAS PRIMAS

Este presupuesto se refiere exclusivamente a las compras de materia


prima para la elaboracin de los productos, pero antes hay que hacer el
presupuesto de materiales con el objeto de determinar cuntas unidades
de materiales se requiere para producir el volumen indicado y con esto se
sacara el presupuesto de compras. Es el presupuesto que prev las
compras de materias primas y/o mercancas que se harn durante
determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.

IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE COMPRA

Es importante pues de l depende el presupuesto de produccin,


ventas e ingresos. Para su elaboracin se requiere el presupuesto de
produccin, el de ventas y el consumo de materias primas e insumos por
unidad.

OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO DE COMPRAS

Sus objetivos se refieren bsicamente:

1. Garantizar el abastecimiento oportuno de la demanda interna de


materias primas, materiales, artculos de consumo e inventarios
para su venta en caso de una entidad comercial;
2. Obtener adecuados precios de adquisicin, lo cual incluira el
mximo aprovechamiento de descuentos por pronto pago y
bonificaciones sobre volumen y, en su caso, rebajas sobre compras;
y
3. Coordinadamente con lo anterior evitar en lo posible la
sobreinversin en inventarios.
Los requisitos bsicos para su formulacin son:
Que est perfectamente coordinado con el de produccin,
considerando al respecto las mismas especulaciones y alternativas
que se comentaron en el apartado correspondiente al presupuesto de
ventas, en cuanto a que pueda estar ligado o desligado al de
produccin, sobre la base de una cuota estndar mensual o como
un programa de compras concentrado, todo ello con la suficiente
flexibilidad y considerando las caractersticas de la entidad, sus
proveedores y las necesidades especficas del caso.

EL PRESUPUESTO DE CAJA

Se formula con la estimacin prevista de fondos disponibles en caja,


bancos y valores de fcil realizacin. Tambin se denomina presupuesto de
caja o de efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas
con la entrada de fondos monetarios (ventas al contado, recuperaciones de
cartera, ingresos financieros, etc.) o con salida de fondos lquidos
ocasionados por la congelacin de deudas o amortizaciones de crditos o
proveedores o pago de nomina, impuestos o dividendos. Se frmula en dos
periodos cortos: meses o trimestres.

OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO DE CAJA

1. Objetivo General

Nuestro objetivo general, al realizar este trabajo consiste en analizar de


una forma exhaustiva las teoras existentes en la literatura empresarial
concerniente con el presupuesto de efectivo, ver la importancia que tiene
para una empresa utilizar este presupuesto, indagar sobre sus
componentes y ver como cada uno de ellos ayuda a formar el esqueleto del
presupuesto y finalmente elaborar un presupuesto sencillo de una
empresa hipottica.

2. Objetivos Especficos
Exponer las generalidades sobre el presupuesto de efectivo que
hasta ahora conocemos
Mencionar las teoras generalmente aceptadas que gobiernan un
presupuesto de efectivo bien elaborado.
Ver como se planea la obtencin y el manejo de efectivo
Analizar los componentes que forman un presupuesto de efectivo
Enumerar los pasos que se deben seguir para alcanzar la
elaboracin de un presupuesto de efectivo que ser eficaz y
productivo para la empresa.

GENERALIDADES SOBRE LA PLANIFICACIN DEL EFECTIVO

El presupuesto de efectivo, tambin conocido como flujo de caja


proyectado, es el presupuesto que muestra el pronstico de las futuras
entradas y salidas de dinero (efectivo) de una empresa, para un periodo de
tiempo determinado. Es un informe de las entradas y salidas de efectivo
planeadas de la empresa que se utiliza para calcular sus requerimientos
de efectivo a corto plazo, con particular atencin a la planeacin en vista
de excedentes y faltantes de efectivo. Una empresa que espera un
excedente de efectivo puede planear inversiones a corto plazo, en tanto que
una empresa que espera faltantes de efectivo debe disponer del
financiamiento a corto plazo.

La mayor parte de las compaas deben desarrollar planes, tanto de


largo plazo, como de mediano y corto plazo, sobre su flujo de efectivo, para
esto, las empresas desarrollan, entre otras cosa, un presupuesto de
efectivo (o caja) el cual muestra los flujos de entradas y de salidas de
efectivo, as como la posicin final, por sub-periodos, para un lapso
especifico.

El presupuesto de efectivo de corto plazo, forma parte del plan anual


de utilidades. Este presupuesto de efectivo debe de constar bsicamente de
dos partes:

1. Los ingresos de efectivos (flujo de entradas) de efectivo planificados


2. Los desembolsos (flujo de salidas) de efectivo planificados

Los principales propsitos del presupuesto de efectivo son:

1. Determinar la probable posicin de caja al fin de cada periodo, como


resultado de las operaciones planificadas
2. Identificar los excedentes o dficits de efectivo por periodos
3. Establecer la necesidad de financiamiento y/o la disponibilidad de
efectivo ocioso para inversin
4. Coordinar el efectivo con:
A. El total del capital de trabajo,
B. los ingresos por las ventas,
C. los gastos,
D. las inversiones
E. los pasivos

5. Establecer una base solida para la vigilancia continua de la posicin


de caja.

PREPARACIN DEL PRESUPUESTO DE CAJA

Se basa casi exclusivamente en los dems presupuestos; por lo


tanto, el tesorero, quien es usualmente el encargado de la preparacin del
presupuesto de caja debe trabajar muy cerca con los dems gerentes,
cuyas decisiones puedan afectar de manera directa a los flujos de efectivo.
Un programa que abarca de una manera total la planificacin y control de
las utilidades, crea las bases para un presupuesto realista de efectivo (o
caja).

Es esencial, en la preparacin de un presupuesto de efectivo, que


halla un equilibrio entre el efectivo disponible y las actividades que
requieren de efectivo (operaciones, desembolsos de capital y otros), ya que
con demasiada frecuencia, no se percibe la necesidad de efectivo adicional
sino hasta que la situacin alcanza un grado de emergencia.

PERIODOS DE TIEMPO EN LA PLANIFICACIN Y


CONTROL DEL EFECTIVO

El presupuesto o planificacin de efectivo as como su control debe cubrir


tres diferentes periodos de tiempo:

1. El de largo plazo
2. El de corto plazo
3. El de horizonte inmediato

Presupuesto de efectivo a largo plazo. El presupuesto de efectivo a largo


plazo debe ser congruente con las dimensiones de tiempo de:

a. El plan estratgico de utilidades de largo plazo y

b. Los proyectos de desembolsos de capital


Planificar los flujos de entradas de efectivo a largo plazo
(principalmente por conceptos de ventas, servicios y financiamientos), as
como los flujos de salidas de efectivo a largo plazo (principalmente por
gastos, desembolsos de capital y pago de la deuda), es fundamental para
las sanas decisiones financieras y para el uso optimo del efectivo se enfoca
sobre los flujos de entradas de efectivo ms relevantes.

PRESUPUESTO DE EFECTIVO A CORTO PLAZO

El presupuesto de efectivo a corto plazo naturalmente debe ser


congruente con el plan tctico de utilidades a corto plazo. La planificacin
del efectivo para este horizonte del tiempo exige planes detallados para los
flujos de entradas y salidas de efectivo, que se relacionan de manera
directa con el plan anual de utilidades (es decir, el efectivo derivado de las
ventas y el efectivo requerido para pagar el nuevo equipo). El presupuesto
de caja a corto plazo se desarrolla principalmente con base en las distintas
partes del presupuesto que son incluidas en el plan anual de utilidades.

Presupuesto de efectivo inmediato. El presupuesto de efectivo


inmediato se emplea en muchas empresas, principalmente para estimar,
controlar y administrar los flujos de entradas y salidas de efectivo, a
menudo sobre una base diaria continua.

El objetivo principal del presupuesto de efectivo inmediato es asegurar


que no se creen dficits ni saldos excedentes de efectivo.

El presupuesto de efectivo inmediato minimiza el costo de los intereses


mediante el aprovechamiento de todos los descuentos por pronto pago
sobre la cuentas por pagar y el cumplimiento de todas las fechas de
vencimiento de los desembolsos de efectivo

El presupuesto de efectivo minimiza, tambin, el costo de oportunidad de


los saldos de excedentes de efectivo, al permitir las oportunas inversiones
del efectivo a medida que este se vaya acumulando.

IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO

La importancia del presupuesto de efectivo, consiste en que ste nos


permite prever la futura disponibilidad del efectivo: saber si vamos a tener
un dficit o una falta de efectivo, o si vamos a tener un excedente; y, de
acuerdo a ello, tomar decisiones, por ejemplo, si prevemos que vamos a
tener un dficit o va a ser necesario contar con un mayor efectivo,
podemos:
Solicitar oportunamente un financiamiento.
Solicitar el refinanciamiento de una deuda.
Solicitar un crdito comercial (pagar las compras al crdito en vez de
al contado) o, en todo caso, solicitar un mayor crdito.
Cobrar al contado y ya no al crdito o, en todo caso, otorgar uno
menor crdito.

Si prevemos que vamos a tener un excedente de efectivo, podemos, por


ejemplo:

Invertirlo en la adquisicin de nueva maquinaria o equipos.


Invertirlo en adquirir mayor mercadera.
Invertirlo en la expansin del negocio.
Usarlo en inversiones ajenas a la empresa, por ejemplo, invertirlo en
acciones.

Por otro lado, el presupuesto de efectivo es importante porque nos


permite conocer el futuro escenario de un proyecto o negocio: saber si el
futuro proyecto o negocio ser rentable (cuando los futuros ingresos sean
mayores que los futuros egresos); o saber si seremos capaces de pagar
oportunamente una deuda contrada.

As tambin, el presupuesto de efectivo es importante porque nos


proporciona informacin que podemos presentar a terceros, por ejemplo, al
querer demostrar la rentabilidad del futuro negocio (por ejemplo, ante
potenciales inversionistas); o al querer demostrar que seremos capaces de
pagar oportunamente una deuda contrada (por ejemplo, al solicitar un
prstamo a alguna entidad financiera).

PLANEACIN DEL EFECTIVO

La informacin necesaria para el proceso de planeacin financiera a


corto plazo es l pronostico de ventas, este pronostico es la prediccin de
las ventas de la empresa correspondiente a un periodo especifico, que
proporciona el departamento de mercadotecnia al gerente financiero. Con
base en este pronostico, el gerente financiero calcula los flujos de efectivo
mensuales que resultan de las ventas proyectadas y de la disposicin de
fondos relacionada con la produccin, el inventario y las ventas.

TIPOS DE PRONSTICOS

Los pronsticos de ventas se deben basar en un anlisis de los datos


externos o internos o en una combinacin de ambos.
Pronsticos externos: Se basa en la relacin que existe entre las
ventas de la empresa y ciertos indicadores econmicos externos
importantes como el PIB entre otros.
Pronsticos internos: Se basan en una acumulacin de pronsticos
de ventas obtenidos de los propios canales de ventas de la empresa.
Pronsticos combinados: Por lo general, las empresas utilizan una
combinacin de datos sobre pronsticos externos e internos para
realizar l pronstico de ventas final. Datos internos proporcionan
una idea de las expectativas de ventas y los datos externos ofrecen
un medio para ajustar estas expectativas de acuerdo con los factores
econmicos generales.

COMPONENTES DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO

Los componentes del presupuesto de efectivo son:

Ingreso de efectivo: Son todas las entradas de efectivo de una


empresa que ocurren en un periodo financiero determinado.
Desembolso de efectivo: Son todos los gastos de efectivo que
realiza la empresa durante un periodo financiero especfico, los ms
comunes son:

1. Compras en efectivo
2. Liquidacin de cuentas por pagar
3. Pagos de renta
4. Sueldos y salarios
5. Pagos de impuestos
6. Disposiciones de fondos para activos fijos
7. Pagos de intereses
8. Pagos de dividendos en efectivo
9. Pagos del principal
10. Recompras o retiros de acciones

Flujo de efectivo neto: Es la diferencia matemtica entre los


ingresos de efectivo de la empresa y sus desembolsos de efectivo en
cada periodo
Efectivo Final: Es la suma inicial de la empresa y su flujo de
efectivo neto del periodo.
Financiamiento total requerido: Es la cantidad de fondos que
requiere la empresa si el efectivo final del periodo es menor que el
saldo de efectivo mnimo deseado; comnmente, esta representada
por documentos por pagar.
Saldo de efectivo excedente: Es la cantidad disponible que tiene la
empresa para invertir si el efectivo final del periodo es mayor que el
saldo de efectivo mnimo deseado.

PROCEDIMIENTO PARA ENFRENTAR LA INCERTIDUMBRE DEL


PRESUPUESTO DE EFECTIVO

Adems de cuidar la preparacin de los pronsticos de ventas y de


otros clculos incluidos en el presupuesto de efectivo, existen formas de
enfrentar la incertidumbre del presupuesto de efectivo. Una consiste en
preparar varios presupuestos de efectivo: uno basado en un pronstico
pesimista, otro basado en el pronstico ms probable y otro basado en un
pronstico optimista. A partir de esta gama de flujos de efectivo, el gerente
de finanzas es capaz de determinar la cantidad de financiamiento
necesario para afrontar la situacin ms adversa.
El uso de varios presupuestos de efectivo, cada uno basado en
suposiciones distintas, tambin debe proporcionar al gerente de finanzas
una idea del riesgo de las alternativas, de tal manera que pueda tomar
decisiones financieras a corto plazo ms inteligentes. Este anlisis de
sensibilidad se utiliza a menudo para examinar los flujos de efectivo en
diversas circunstancias posibles. Las computadoras y las hojas de clculo
electrnicas se usan con frecuencia para simplificar el anlisis de
sensibilidad.

CUENTAS POR COBRAR

Seleccin de Crdito. Por lo general, el gerente financiero controla las


cuentas por cobrar mediante el mantenimiento y la administracin de la
poltica de crdito, que incluye la determinacin de la seleccin, las
normas y las condiciones de crdito, y la poltica de cobro.

Las cuentas por cobrar representan la concesin de crdito de la


empresa a sus clientes. La concesin de crdito a los clientes es un costo
por hacer negocios. Al mantener su dinero inmvil en cuentas por cobrar,
la empresa pierde el valor del dinero en el tiempo y corre el riesgo del
incumplimiento por parte de los clientes. A cambio de incurrir en estos
costos, la empresa puede ser competitiva, atraer y conservar clientes y
adems mantener y mejorar las ventas y las utilidades.

FACTORES DE CRDITOS

Los anlisis de crditos usan frecuentemente 5 factores de crdito


para centrar su anlisis en los aspectos principales de la solvencia del
crdito del solicitante, estos son:
Reputacin: Consta del historial de pagos anteriores as como cualquier
juicio legal o pendiente, se utilizan para evaluar su reputacin.

Capacidad: Es la posibilidad que tiene el solicitante para rembolsar el


crdito requerido

Capital: La solidez financiera del solicitante que se refleja por su posicin


de propietario

Garanta colateral: La cantidad de activos que el solicitante tiene


disponible para asegurar el crdito

Condiciones: El ambiente de negocios y econmico actual, as como


cualquier circunstancia peculiar que afecte a alguna de las partes de la
transaccin de crdito.

OBTENCIN DE INFORMACIN DE CRDITO

Cuando un cliente desea que una empresa le otorgue condiciones de


crdito, el departamento de crdito comienza el proceso de evaluacin
pidiendo al solicitante que llene varias formas que requieren informacin y
referencias de crdito y financieras. A partir de la solicitud, la empresa
obtiene datos adicionales sobre otras fuentes. Si concedi un crdito
anterior al mismo solicitante, la empresa contara con su propia
informacin sobre el historial de pago de este. Las principales fuentes
externas de informacin de crdito son las siguientes:

Estados Financieros: Con esto la empresa analiza las condiciones


de liquidez, actividad, deuda y rentabilidad de la empresa
solicitante.
Data Crdito: Es la agencia de informacin mercantil ms
importante, y provee a sus subscriptores la evaluacin de crdito y
la capacidad financiera general de miles de personas.
Oficinas de intercambio de informacin de crdito: Es una red de
oficinas de crditos que intercambian informacin sustentada en
hechos y no en anlisis.

Una vez obtenida toda la informacin necesaria se procede a realizar


un anlisis de crdito con el fin de establecer una lnea de crdito para el
cliente que no es ms que la cantidad mxima de crdito que el cliente
puede adeudar a la empresa vendedora en cualquier momento

POLTICA DE COBRO
La poltica de cobro de la empresa consiste en su procedimiento para
recuperar las cuentas por cobrar, cuando estas se vencen. La eficiencia de
esta poltica se evala, en parte, observando el nivel de gastos por deudas
de cobro dudoso. Este nivel depende no solo de la poltica de cobro, sino
tambin de la poltica de crdito de la empresa. Si uno supone que el nivel
de deudas de cobro dudoso, atribuible a la poltica de crdito, es
relativamente constante, se espera que el aumento de los gastos de
cobranza reduzcan las deudas de cobro dudoso.Entre los procedimientos
que se utilizan con mayor frecuencia para evaluar las polticas de crdito y
cobro est la razn del periodo promedio de cobro y la antigedad de las
cuentas por cobrar.

ANTIGUEDAD DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Es una tcnica que indica la proporcin del saldo de las cuentas por
cobrar que ha estado pendiente durante un periodo de tiempo especfico.
Esta tcnica requiere que las cuentas por cobrar de la empresa se dividan
en grupos basados en el momento de su origen. Esta divisin se realiza en
periodos de un mes, retrocediendo tres o cuatro meses.

BIBLIOGRAFA
BURBANO, Jorge y ORTIZ, Alberto. Presupuestos: Enfoque Moderno
de Planeacin y Control de Recursos

SARMIENTO, Euclides Alfredo. Los presupuestos teora y


aplicaciones.