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PROCEDIMENTO DE COMPRAS Aprob: Gerente General
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1. OBJETIVO

Dar a conocer el procedimiento para describir las actividades del proceso de compras a
fin de determinar las pautas que se requieren para la seleccin del proveedor y/o
contratista y adquisicin de productos y/o servicios segn los requisitos establecidos
por DYNAFLEX MANUFACTURAS TCNICA S.A.S.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los procesos de la organizacin en donde

intervengan procesos de compras.

3. RESPONSABLE

Es responsabilidad de cada proceso evaluar los proveedores de acuerdo con sus

necesidades.

El responsable principal del proceso de compras es el Asistente de compras quien se

asegura de seleccionar el proveedor y/o contratista adecuado para el suministro de los
productos y/o servicios requeridos por los diferentes procesos de la empresa y los
presenta al Gerente General, quien aprueba y revisa todas las solicitudes internas de
compras y rdenes de compra de los productos y/o servicios a adquirir por parte de
DYNAFLEX MANUFACTURAS TCNICAS S.A.S.

4. DEFINICIONES

Compras: Este verbo refiere a obtener algo a cambio de dinero.

Proveedor: Se aplica a la empresa que se dedica a proveer o abastecer de productos

necesarios a una persona o empresa.

Solicitud interna de compras: Documento utilizado por DYNAFLEX S.A.S., para la

solicitud de los materiales, servicios que se necesitan para el desarrollo de la operacin.

Cotizacin: Documento donde el proveedor especifica los precios, tiempo de entrega y

forma de pago de los productos ofrecidos.

Certificado: Es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado

hecho.
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5. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD

5.1 RECEPCIN DE REQUISICIONES

Los pedidos de material o servicio son recibidos por medio del formato FTO-LOGS-001
Requisicin de materiales, insumos y servicios.

Aplicable para:

En oficina: Las requisiciones de materiales, insumos y servicios son elaboradas por

el rea administrativa y enviadas al Asistente Administrativo va e-mail o entrega en
fsico, archivadas en la carpeta de Requisiciones.

5.2. REVISIN DE REQUISICIONES

Una vez recibidas las Requisiciones por parte de los involucrados, se procede a
imprimirla y revisar su contenido cumpliendo como mnimo los siguientes criterios:

Consecutivo
Qu y quien lo solicita
Propsito (para que se solicita)
Caractersticas detalladas del producto o servicio requerido

En caso de no cumplir con los criterios mnimos o al ver una distorsin de informacin,
compras se comunica con el personal que solicita, quien despeja las dudas
correspondientes de la Requisicin revisada.

5.3. APROBACION DE LA REQUISICIN

Una vez revisada la Requisicin por parte del Gerente General aprueba las cantidades
a comprar.

En caso de encontrar alguna irregularidad este se comunica con la persona que solicit
los materiales servicios para aclarar la situacin.

Si dentro de la Requisicin hay tems no aceptados por Gerencia General estos no se

tienen en cuenta para la siguiente fase del proceso de compras.

En algunos casos la Requisicin queda pendiente segn rdenes de Gerencia General

y archivada en la carpeta de Requisiciones cumpliendo con el consecutivo.
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Si es aprobada la Requisicin, se pasa a la bsqueda y seleccin del proveedor y/o

contratista por parte del Asistente Administrativo.

5.4. BSQUEDA Y SELECCIN DEL PROVEEDOR Y/O CONTRATISTA

Aprobada la Requisicin por parte de Gerencia General, el Asistente Administrativo

realiza la bsqueda del proveedor y/o contratista con informacin suministrada por el
Gerente General, terceros o internet.

La seleccin del proveedor y/o contratistase realiza bajo los siguientes criterios
mnimos:

Disponibilidad del producto solicitado

Tiempos de entrega
Forma de pago
Precio

Identificados los proveedores y/o contratistas potenciales se recolecta informacin y se

registra en FTO-LOGS-002 Base de datos Proveedores.

El proveedor y/o contratista que desee trabajar con DYNAFLEX MANUFACTURAS

TCNICAS S.A.S. e ingresar como proveedor y/o contratista adjunta la siguiente
documentacin:

Registro nico Tributario R.U.T.

Cmara de Comercio (Mximo 3 meses de expedicin)
Fotocopia documento de identidad representante legal
Certificacin bancaria de la cuenta para realizar pagos

La informacin anteriormente mencionada es custodiada por el proceso de Gestin

Administrativa.

5.5 SOLICITUD DE COTIZACIONES

Deben existir mnimo dos (2) cotizaciones, salvo en los casos en que por razones
especiales, explicables y comprobables, no sea posible conseguir otras cotizaciones.

Teniendo en cuenta los criterios anteriormente mencionados se solicita la cotizacin de

los productos va email a los proveedores y/o contratistas seleccionados, adems de
ser informados va telefnica de la cotizacin enviada.
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Las ofertas se comparan habiendo dos cotizaciones o ms, adems de tener en cuenta
los criterios de calidad, precio, disponibilidad y opciones de crdito.

Recibida la cotizacin se selecciona al proveedor teniendo en cuenta los criterios

mencionados anteriormente.

Luego de realizada la seleccin del proveedor y/o contratista y la evaluacin de las

ofertas, se presenta la cotizacin a la Gerencia General para su aprobacin y posterior
adquisicin y si el Gerente General lo requiere se deber presentar el estudio previo.

NOTA: En caso de tener una sola cotizacin, siendo este un material y/o servicio
urgente se le comprar a este proveedor sin ser necesario la solicitud de otras
cotizaciones.

5.6 REQUERIMIENTOS ESPECFICOS

Para los proveedores y contratistas seleccionados para la compra de producto y/o

servicio, dadas sus actividades se exige como mnimo los requisitos mencionados a
continuacin, los cuales son entregados al proceso correspondiente de DYNAFLEX
S.A.S.

Centros Mdicos:

Copia de la licencia en salud ocupacional como persona jurdica vigente.

Estadsticas de salud del personal examinado.

Elementos de seguridad industrial:

Fichas tcnicas del producto .

Elementos / equipos de medicin:

Certificados de calibracin
Catlogo y/o manuales del producto

Sustancias qumicas:

Hojas de seguridad del producto

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Proveedor y/o contratista de Transporte:

Documentos de los vehculos (Plizas, copia del seguro, licencia de

conduccin)
Seguridad Social de los conductores

Proveedor y/o contratista de Capacitaciones:

Licencia en Salud ocupacional (Cuando aplique)

Certificados que avalen competencia o perfil del capacitador
Hoja de vida
Seguridad Social del capacitador a la fecha de la misma
Certificados o evidencias de capacitacin del personal que participo (listas de
asistencia, y entrega de certificado terminada la capacitacin cuando aplique)

Con subcontratacin de proveedor y/o contratista externos que completen el servicio

suministrado por el proveedor y/o contratista primario se le exige los mismos
documentos y certificados anteriormente mencionados.

5.7.GENERACIN DE ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO, ESPECIFICACIONES

DE ENVI

Una vez aprobada la cotizacin y seleccionado el Proveedor y/o contratista, se genera

la orden de compra en el formato FTO-LOGS-003 Orden de Compra
, la cual se imprime y es firmada por el Asistente Administrativo y la Gerencia General

Esta a su vez es enviada va email al Proveedor y/o contratista, especificando los

siguientes datos, si aplica:

Direccin de entrega
Personal autorizado para recibir los materiales
Datos del personal que recibe

En algunos casos se realiza una comunicacin va telefnica al Proveedor y/o

contratista confirmando la recepcin de dicha orden de compra y/o servicio.

6. DOCUMENTOS ASOCIADOS

FTO-LOGS-001 Requisicin de materiales, insumos y servicios.

FTO-LOGS-002 Base de datos Proveedores.
FTO-LOGS-003 Orden de Compra
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7. CONTROL DE CAMBIOS
PGINA
MODIFICACIN CONTENIDO DE LA
FECHA MODIFICAD
No. MODIFICACIN
A
20.Febrero.201 Implementacin del
N/A N/A
5 documento