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BUREAU INTERNATIONAL DU TRAVAIL

Conseil dadministration
317e session, Genve, 6-28 mars 2013 GB.317/PFA/7

Section du programme, du budget et de ladministration


Segment relatif aux audits et au contrle PFA
Date: 5 fvrier 2013
Original: anglais

SEPTIME QUESTION LORDRE DU JOUR

Rapport du Chef auditeur interne


pour lanne qui sest acheve
le 31 dcembre 2012

Rapport du Chef auditeur interne


sur les principaux rsultats des audits
et des missions denqute effectus
en interne en 2012

Objet du document
Le prsent document contient le rapport du Chef auditeur interne sur les principaux rsultats
des audits internes et des missions denqute raliss en 2012.

Objectif stratgique pertinent: Gouvernance, appui et management.

Incidences sur le plan des politiques: Aucune.

Incidences juridiques: Aucune.

Incidences financires: Aucune.

Dcision demande: Aucune.

Suivi ncessaire: Le Bureau procdera au suivi.

Unit auteur: Bureau de laudit interne et du contrle (IAO).

Documents connexes: GB.289/PFA/7; GB.313/PFA/5; GB.317/PFA/6.

Ce document est tir un nombre restreint dexemplaires afin de rduire autant que possible limpact sur lenvironnement des activits de lOIT
et de contribuer la neutralit climatique tout en optimisant lefficience. Nous serions reconnaissants aux membres du Conseil dadministration
et aux observateurs de bien vouloir se rendre aux runions munis de leurs propres exemplaires afin de ne pas avoir en demander dautres.
Nous rappelons que tous les documents du Conseil dadministration sont accessibles sur Internet ladresse http://www.ilo.org.
GB.317/PFA/7

1. Conformment la dcision prise par le Conseil dadministration sa 267e session


(novembre 1996), le Directeur gnral transmet ci-joint le rapport du Chef auditeur interne
sur les principaux rsultats des audits et des missions denqute effectus en 2012.

2. Le Directeur gnral estime que le travail effectu par le Chef auditeur interne est
extrmement utile pour cerner les points forts et les faiblesses des oprations, pratiques,
procdures et contrles en vigueur au sein du Bureau. Les recommandations formules par
le Bureau de laudit interne et du contrle (IAO) font lobjet dune valuation approfondie
et, pour leur donner suite, les membres de la direction entretiennent un dialogue permanent
avec le Chef auditeur interne.

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GB.317/PFA/7

Annexe

Rapport du Chef auditeur interne sur les principaux


rsultats des audits et des missions denqute
effectus en interne en 2012

Introduction

1. Le Bureau de laudit interne et du contrle (IAO) du BIT assume une fonction de contrle
indpendant, prvue larticle 30 d) du Rglement financier et au chapitre XIV des Rgles
de gestion financire. Son mandat est prcis dans sa Charte de laudit interne, que le
Conseil dadministration a adopt sa 301e session (mars 2008) et dont il a adopt une
version rvise sa 307e session (mars 2010).
2. LIAO a pour mission de fournir au Conseil dadministration et au Directeur gnral une
assurance qualit indpendante et objective, qui soit source de valeur ajoute et
damliorations pour les activits du BIT. LIAO a aussi vocation aider le Bureau
raliser ses objectifs stratgiques par une approche mthodique et rigoureuse de
lvaluation et de lamlioration des systmes de gestion des risques, de contrle et de
gouvernance. En outre, il est charg de conduire des enqutes sur les allgations de fautes
commises en matire financire et administrative et autres irrgularits.
3. LIAO exerce ses activits conformment au cadre de rfrence des pratiques
professionnelles de lInstitut de laudit interne et aux lignes directrices uniformes pour les
enqutes adoptes par la Confrence des enquteurs internationaux des organismes des
Nations Unies et des institutions financires multilatrales.
4. LIAO nlabore pas et ntablit pas de procdures et ne participe pas des activits quil
serait susceptible dexaminer ou dvaluer, ou dont on pourrait considrer quelles
compromettent son indpendance ou son objectivit. Il a un accs libre et total
lensemble des dossiers, membres du personnel, oprations, fonctions et documents ayant
un rapport avec la question examine.

Rsum des activits

5. La prsente section donne un aperu des principales activits entreprises par lIAO en
2012.

Audits dassurance qualit

6. En 2012, lIAO a ralis un audit au sige et six dans des bureaux extrieurs, et a publi
12 rapports daudit dassurance qualit dont quatre rsultaient de deux missions
effectues sur le terrain en 2012 et huit daudits raliss en 2011 (voir annexe I). Les
rapports daudit des missions qui en sont au stade de la notification des donnes seront
publis en 2013 et inclus dans le rapport du Chef auditeur interne qui sera soumis au
Conseil dadministration en mars 2014.

Enqutes

7. En 2012, lIAO a reu 18 allgations, dont sept taient encore en suspens la fin de
lanne. Cinq allgations se sont avres infondes ou avaient trait des problmes dordre
administratif, et non un dtournement ou une utilisation abusive dactifs ou autres
irrgularits. LIAO a termin le travail denqute ncessaire lexamen de quatre
allgations et publiera les rapports correspondants en 2013. Une allgation sest rvle
exacte sans quil soit ncessaire de mener une enqute en bonne et due forme. Une enqute

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GB.317/PFA/7

a t conclue et le rapport publi. En outre, trois rapports concernant des enqutes


antrieures ont t publis en 2012.

Autres activits

8. LIAO est galement charg de procder des audits internes au Centre international de
formation de lOIT Turin. Le rsum des rsultats de ces audits internes est soumis au
Conseil du Centre au cours de sa session annuelle.
9. En 2012, lIAO a fourni des prestations supplmentaires la demande de la direction. Il a
ainsi t amen donner des informations sur lInitiative de dveloppement des cadres
(LDI), participer llaboration du protocole daccord de lOIT avec les Volontaires des
Nations Unies (VNU) et proposer le libell dun clause daudit insrer dans les accords
conclus avec les donateurs.

Rsum des rsultats des audits


et des missions denqute

10. Les rsultats des activits de lIAO qui ont t soumis la direction en 2012 ont fait
ressortir de nombreux points positifs ainsi que des domaines dans lesquels des
amliorations sont possibles. LIAO na pas recens de dficiences majeures du contrle
interne, sauf dans deux cas: les dpenses de rnovation dun bureau extrieur et
lencadrement dagents dexcution.

Questions intressant lensemble du Bureau

11. Les analyses, enqutes et autres activits de lIAO ont mis en vidence un certain nombre
de questions qui, ainsi quon peut le lire ci-aprs, ont une incidence sur le Bureau tout
entier et dont le rglement devrait renforcer les mcanismes de contrle et de gouvernance
internes. Ces questions mriteraient peut-tre dtre prises en considration dans le cadre
de la rforme en cours.

Gestion des risques

12. LIAO a pris note de la rponse donne par le Bureau ses recommandations de 2011 1,
dans laquelle il est indiqu que le Directeur gnral adjoint pour la gestion et la rforme
(DDG/MR) passe actuellement en revue les politiques, procdures et pratiques en matire
de gestion des risques et quun contrat a t conclu cet effet au dbut de 2012 avec un
cabinet-conseil. Le Bureau a inform lIAO que le travail en cours est conforme la
Norme ISO 31000 de lOrganisation internationale de normalisation (ISO), et lIAO
confirme quil a t pleinement consult.
13. Les lignes directrices relatives lISO 31000 dfinissent une approche structure de la
gestion des risques en entreprise. Il sagit notamment dlaborer une politique de gestion
des risques que de nombreuses organisations tablissent chaque anne pour quelle soit
actualise, tmoignant ainsi du caractre continu du processus de gestion des risques.
LOIT dispose dune telle politique et celle-ci est actuellement rvise, paralllement un
projet de directives, dans le cadre du processus permanent de gestion des risques.
Lapplication des lignes directrices relatives lISO 31000 est une bonne pratique.
14. Selon ces lignes directrices, la responsabilit gnrale de la gestion des risques doit
incomber aux cadres suprieurs pour garantir que la gestion des risques est intgre dans
tous les mcanismes et activits de direction. Au moment de llaboration du prsent
rapport, le Bureau a inform lIAO quil avait prvu dorganiser un atelier sur la gestion

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Document GB.317/PFA/6.

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GB.317/PFA/7

des risques lintention des membres de lquipe de direction, y compris les directeurs
rgionaux et dautres cadres de Genve qui sont amens grer des risques levs. Cet
atelier aura pour objet de recenser, dvaluer et de classer par ordre dimportance les
principaux risques auxquels lOrganisation est expose. La planification dun atelier
destin lquipe de direction reprsente une avance conforme au principe de
lISO 31000 selon lequel la gestion des risques doit tre prise en charge au plus haut
niveau dune organisation pour quelle soit intgre dans les processus mtiers de cette
organisation.
15. Selon lIAO, il serait utile que cet atelier dbouche sur un plan daction de haut niveau
pour mettre en uvre la politique de gestion des risques. Un tel plan guiderait les dcisions
concernant lallocation de ressources internes, compte tenu de lampleur des projets que le
BIT entreprend actuellement (rnovation du btiment du sige, dploiement dIRIS dans
les bureaux extrieurs et application des normes IPSAS). Pour faciliter et assurer une
gestion permanente des risques, les organisations crent gnralement un poste de
gestionnaire charg dassumer cette fonction. Le Bureau, sil dispose de ressources
ncessaires, devrait tudier la possibilit de crer un tel poste, dont le titulaire dirigerait le
processus dintgration de la gestion des risques dans tous les aspects de laction de lOIT.

Valorisation des ressources humaines

16. Dans son rapport pour 2011 2, le Chef auditeur interne relve que le Bureau a fait des
progrs considrables en matire de valorisation des ressources humaines et de formation.
En 2012, les activits dans ce domaine se sont poursuivies, comme cela est rsum dans le
rapport du Bureau sur la suite donne au rapport daudit pour 2011. Nanmoins, malgr les
progrs rels accomplis en termes de recensement et de satisfaction des besoins de
formation, les rsultats des audits effectus par lIAO dans les bureaux extrieurs et les
bureaux de projet laissent encore apparatre des lacunes au niveau oprationnel qui ne sont
pas toujours totalement prises en compte, en particulier en ce qui concerne la gestion
financire, les questions administratives et les contrles informatiques de base. Le
Dpartement du dveloppement des ressources humaines du BIT (HRD) a inform lIAO
quil a lintention de lancer au dbut de 2013 un systme de gestion de la formation en
ligne accessible lensemble du personnel dans le monde qui devrait permettre, dune part,
danalyser les besoins de perfectionnement et, dautre part, dvaluer limpact des activits
de formation proposes. Il est encore trop tt ce stade pour valuer les bnfices des
mesures prises par HRD pour rpondre aux besoins de formation et combler les lacunes
dans ce domaine. LIAO continuera de se pencher sur la formation dans le cadre de ses
audits.

Audits au sige

17. En 2012, lIAO a publi un rapport daudit de la scurit du systme de messagerie


lectronique du BIT. Il a galement effectu un audit combin de la section des pensions
du Bureau et du Fonds dpargne volontaire, dont le rapport est sur le point dtre achev.
En outre, lIAO est en train de mettre la dernire main au rapport daudit des travaux de
rnovation urgents.

Scurit des systmes informatiques


de messagerie lectronique du BIT

18. LIAO a sous-trait cet audit un cabinet de conseil, dont le travail denqute sur place a
pris fin en fvrier 2012. Les consultants ont fait une valuation de la scurit et ont conclu
que le BIT excute toutes les activits informatiques en question dans le respect des rgles.

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Document GB.313/PFA/5.

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GB.317/PFA/7

Il faut toutefois observer que, en dpit des progrs raliss dans la mise en uvre et
lapplication de normes informatiques telles quITIL et CoBIT, les pratiques nont pas
atteint un niveau de maturit suffisant pour garantir une gestion systmatique des risques.
Faute dune application plus sre de ces normes, le Bureau se trouverait expos des
menaces scuritaires qui, si elles venaient se concrtiser, pourraient compromettre la
scurit de certains aspects de lenvironnement informatique du BIT.
19. Le rapport daudit comporte un plan daction destin aider le Dpartement de la
technologie de linformation et de la communication (ITCOM) mettre en uvre les
recommandations de manire structure et organise. De plus, il y est recommand
quaprs avoir appliqu les recommandations principales ITCOM procde une valuation
prcise de la vulnrabilit du systme de messagerie lectronique et des autres
infrastructures informatiques aux attaques externes et internes ainsi quaux intrusions.
ITCOM a inform lIAO quil procde rgulirement des analyses de vulnrabilit. Selon
lIAO, cest l un lment essentiel pour garantir la qualit dun systme de contrle
interne de lenvironnement informatique du BIT. Afin damliorer ce contrle interne,
lIAO recommande au Bureau de dterminer les parties de son environnement
informatique quil juge primordiales. Aprs quoi, il faudra effectuer intervalles rguliers
des analyses de vulnrabilit aux attaques et intrusions internes et externes pour dceler
tout point faible et rduire le risque de piratage ou dactes malveillants provenant de
sources internes ou externes et visant des lments primordiaux de lenvironnement
informatique.

Audits des bureaux extrieurs

20. En 2012, lIAO a publi des rapports daudit dassurance qualit concernant:
le bureau de pays de lOIT pour le Npal Katmandou (BP-Katmandou);
la scurit des systmes informatiques de messagerie lectronique du BIT;
un audit de suivi de la mise en uvre des recommandations dun audit interne:
Equipe dappui technique au travail dcent pour lAsie du Sud et bureau de pays de
lOIT pour lInde (EAT/BP-New Delhi);
le Bureau rgional de lOIT pour lAfrique et le bureau de pays de lOIT pour
lEthiopie et la Somalie (BP-Addis-Abeba);
le bureau de pays de lOIT pour la Rpublique-Unie de Tanzanie, le Kenya,
lOuganda et le Rwanda (BP-Dar es-Salaam);
lEquipe dappui technique de lOIT au travail dcent et le bureau de pays de lOIT
pour les Carabes Port of Spain, Trinit-et-Tobago (EAT/BP-Port of Spain);
lEquipe dappui technique de lOIT au travail dcent pour lAfrique orientale et
australe et le bureau de pays de lOIT pour lAfrique du Sud, le Botswana, le Lesotho,
la Namibie et le Swaziland (EAT/BP-Pretoria);
le projet dinitiative de dveloppement des PME de lEtat libre, Bloemfontein,
Afrique du Sud;
lEquipe dappui technique de lOIT au travail dcent et le Bureau de lOIT pour
lAmrique centrale San Jos, Costa Rica;
le projet de Renforcement des systmes intgrs de formation, orientation et
insertion des travailleurs San Jos;
le projet intitul Combattre le travail des enfants par lducation (TACKLE) du
Programme international pour labolition du travail des enfants (IPEC);

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GB.317/PFA/7

un examen financier et administratif du projet de Bureau de lOIT au Libria,


Monrovia. LIAO a conduit et supervis les travaux effectus par lUnit de
vrification du Bureau rgional de lOIT pour lAfrique.
21. Dans ses rapports daudit dassurance qualit, lIAO a fait tat de nombreux aspects
positifs de la gestion oprationnelle, financire et budgtaire et des contrles
administratifs, nombre de bureaux contrls ayant de bons systmes de contrle interne,
aptes grer une bonne partie des risques auxquels, selon lIAO, ils pourraient tre
exposs dans le cadre de leurs activits. Toutefois, lIAO a not que des amliorations
pouvaient tre apportes dans certains domaines, comme les contrles internes, plus
particulirement en ce qui concerne la surveillance des agents dexcution, et la passation
de marchs au niveau local pour des travaux de rnovation. Des problmes ont t signals
dans plusieurs endroits.

Principaux rsultats des audits des bureaux extrieurs

Supervision des agents dexcution


22. Les responsables de projets de coopration technique ont trs souvent recours des agents
dexcution qui sont gnralement des organisations lies aux mandants ou des
organisations non gouvernementales et qui reprsentent une part importante des marchs
attribus par le BIT. Le recrutement de ces agents se faisant un niveau dcentralis, ce
sont principalement les bureaux extrieurs qui en sont responsables.
23. Dans le rapport soumis au Conseil dadministration par le Chef auditeur interne en 2012 3,
lIAO attirait lattention sur la ncessit damliorer la supervision des partenaires
dexcution. Quatre des rapports daudit publis en 2012 font tat de proccupations ce
sujet. Selon ces rapports, les agents dexcution doivent tre mieux encadrs et doivent
tablir des dossiers de meilleure qualit, conformes aux prescriptions de lOIT en la
matire. LIAO a t inform que, parfois, le renforcement des capacits des agents
dexcution choisis pour des interventions alors quils ne sont pas encore aptes respecter
parfaitement ces prescriptions fait partie des objectifs du projet.
24. En mars 2012, le Bureau a publi une procdure interne sur les accords de mise en uvre,
qui dfinit la procdure de slection des agents dexcution. Lune des exigences est que
lagent doit tre en mesure de se conformer aux prescriptions de lOIT en matire de
prsentation de rapports avant de pouvoir participer au processus de slection. Il est trop
tt pour savoir quelle sera lincidence de cette nouvelle consigne, mais elle offre une bonne
base de rfrence pour lvaluation des agents dexcution.
25. Une fois la nouvelle procdure pleinement tablie, il devrait tre possible de tirer les
enseignements de sa mise en uvre pour tendre les consignes aux aspects oprationnels
de la phase qui suit le processus de slection. LIAO propose par consquent au Bureau
dlaborer des directives techniques pour aider le personnel des bureaux de lOIT ou les
responsables de projets reprer les agents dexcution qui ont besoin dtre encadrs de
plus prs, et leur apprendre comment mettre en place un systme lmentaire de
prsentation de rapports. En outre, il faudrait indiquer dans ces directives les mesures
adopter dans le cas o un agent dexcution manque rgulirement ses obligations.
Rnovation de bureaux extrieurs
26. Lun des bureaux de pays sest lanc, loccasion dun dmnagement, dans un grand
projet de rnovation, dont le cot total sest lev quelque 200 000 dollars des Etats-Unis
(dollars E.-U.). Or ces travaux nont fait lobjet ni dune prospection ni dune approbation,
conformes aux procdures tablies de lOIT. De plus, lIAO a constat que le cot final des
travaux a t suprieur de 103 859 dollars E.-U. au cot estim lorigine. Aprs

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Document GB.313/PFA/5.

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GB.317/PFA/7

intervention du bureau rgional, le directeur de ce bureau de pays a inform le Trsorier et


contrleur des finances que les procdures tablies navaient pas t suivies et quil
endossait la responsabilit de ce manquement aux rgles. LIAO na pas pu prouver que
lOIT a subi un prjudice financier, et il a confirm au cours de sa visite que les travaux
avaient t correctement excuts. De son point de vue, nanmoins, la gestion de ce projet
de rnovation a constitu une irrgularit sur le plan administratif qui, lpoque, a expos
lOIT des risques financiers accrus et aurait pu gravement nuire son image.
27. Bien quil ne soit pas toujours facile dempcher la survenue de telles situations dans un
systme dcentralis, le dispositif de contrle interne du BIT a russi dtecter celle-ci et
des mesures appropries ont t prises en consquence. Par ailleurs, la cration de comits
locaux chargs des marchs devrait limiter le risque quune telle situation se produise
nouveau. Une fois ces comits mis en place et oprationnels, tous les dirigeants des
bureaux extrieurs devraient tre informs quils sont tenus de se conformer aux pratiques
tablies pour la passation de marchs et de veiller ce que toutes les mesures envisages
dans ce contexte soient soumises lexamen de leur comit local.
Rationalisation des mthodes de travail
28. Dans trois des rapports publis en 2012, lIAO a mis en vidence des possibilits de
rationalisation. En ce qui concerne une EAT/BP, il sagissait de prciser et dofficialiser la
rpartition des tches, des fonctions et des responsabilits entre les services financiers et
administratifs du bureau de pays et ceux des bureaux de projet pour viter tout malentendu
au sujet des questions financires. Dans un autre cas, pour renforcer le contrle des
oprations de passation des marchs, il a fallu revoir et prciser la rpartition des
attributions au sein dun bureau de projet. Dans un troisime cas, lIAO a relev des
possibilits damlioration du plan de travail oprationnel du bureau rgional pour faciliter
les activits de planification et lallocation de ressources et renforcer la coordination.
29. Des recommandations ont t faites au niveau local pour rsoudre les problmes signals
par lIAO, mais les rsultats des audits pourraient tre appliqus dautres bureaux
extrieurs et ventuellement incorpors dans le prochain rexamen de la structure
extrieure, qui fera partie du processus de rforme en cours.
Contrles informatiques
30. Dans deux des bureaux de pays qui ont fait lobjet dun audit, lIAO a constat que les
contrles de la scurit informatique au niveau local taient insuffisants, et notamment
quil ny avait pas de systme de sauvegarde des donnes hors site, lment primordial de
tout plan de continuit des activits. Il a relev que, dans les deux cas, les salles des
serveurs ntaient pas conformes aux pratiques recommandes pour garantir la protection
physique. Dans un cas, lun des dtecteurs de fume ne fonctionnait pas correctement.
Lemploy a confirm que les dtecteurs de fume staient dclenchs inopinment
maintes reprises et quils avaient donc t dsactivs.
31. Au cours de ses missions daudit, lIAO demande systmatiquement une copie du registre
de ladministrateur du service informatique de chaque bureau de pays. Dans deux bureaux,
ce registre nexistait pas. Or il est ncessaire, ne serait-ce que pour tenir la direction
informe, de conserver une trace des audits et de faciliter la tche des superviseurs. LIAO
recommande au Bureau de prendre des mesures appropries pour faire en sorte que tous les
administrateurs de rseau tiennent un registre administratif jour, en sollicitant laide du
bureau rgional ou dITCOM, selon le cas. En outre, les bureaux rgionaux devraient
communiquer avec leurs bureaux de pays respectifs et, au besoin, faire appel aux conseils
dITCOM pour trouver le meilleur moyen dassurer la sauvegarde des donnes hors site
conformment aux meilleures pratiques. Par ailleurs, le personnel informatique des
bureaux de pays devrait tre rgulirement et correctement inform des rgles du BIT qui
rgissent les pratiques informatiques.

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Compte supplmentaire du budget ordinaire (CSBO)


32. Lorsquil y a lieu, les audits de lIAO comportent, dans une partie distincte, un examen de
lutilisation du Compte supplmentaire du budget ordinaire (CSBO). Le BIT a publi une
procdure du Bureau sur lutilisation du CSBO en avril 2008, laquelle a t remplace par
une autre procdure en juillet 2010.
33. En 2012, lIAO a conclu, suite lexamen du CSBO, que les dpenses taient dans
lensemble conformes la procdure du Bureau, et na formul que quelques
recommandations mineures en vue damliorer les contrles dans un ou deux cas.
Gestion financire et tablissement des tats financiers
34. LIAO a recommand que deux bureaux aient un accs direct au systme de gestion
financire des bureaux extrieurs de lOIT (FISEXT) pour faciliter la gestion financire et
budgtaire. Actuellement, ces deux bureaux se servent de tableurs qui ne sont pas relis
aux systmes de comptabilit de lOIT et ne permettent pas toujours de calculer des
donnes exactes et actualises. LIAO a t inform quune telle disposition ne sera pas
toujours possible. Le Bureau a entrepris de mettre IRIS en service dans les bureaux
extrieurs, ce qui rendra FISEXT obsolte. Ainsi, toute dcision visant tendre
lutilisation de FISEXT doit tenir compte du dploiement venir dIRIS dans les bureaux
extrieurs, ainsi que dautres considrations telles que la dure du projet, le cot et les
ressources humaines ncessaires.
35. Le fait que tous les bureaux de projet naient pas systmatiquement accs des
informations financires actualises augmente le risque que des oprations frauduleuses ou
des erreurs restent longtemps inaperues ou ne soient pas dtectes. LIAO recommande
par consquent au Bureau de dfinir des mesures de contrle types, applicables par les
bureaux de pays et de projet, en vue de permettre aux responsables de projet qui ne sont
pas relis au systme FISEXT de disposer des donnes financires, budgtaires et
administratives dont ils ont besoin.

Enqutes

Rapports denqute publis en 2012

36. En 2012, lIAO a prsent quatre rapports denqute:


Le premier portait sur des allgations dirrgularits dordre administratif et financier
et de pratiques non rglementaires de passation des marchs imputes des agents
dexcution. LIAO a dcouvert des factures douteuses et des pratiques irrgulires
dans le cadre de lattribution de marchs, dont le montant total slevait
8 000 dollars E.-U. LIAO na t inform de ces allgations quune fois le projet
achev, et lun des membres du personnel attach ce projet avait dj quitt lOIT,
ce qui, ajout la mdiocrit des dossiers, na pas facilit lenqute. LIAO na, de ce
fait, pas t en mesure de quantifier avec prcision lventuel prjudice financier subi
par lOIT sur ces 8 000 dollars E.-U.
Le deuxime portait sur des allgations de comportement rprhensible. Lenqute a
corrobor la principale allgation, et laffaire a t soumise au Comit pour une
gestion responsable.
Le troisime portait aussi sur des allgations de comportement rprhensible, dont
lenqute na pas confirm le bien-fond.
Dans son quatrime rapport, lIAO a enqut sur des allgations de fausse dclaration
dans une demande de remboursement de frais de voyage, et de prjudice financier
caus lOIT. LIAO a corrobor les allgations et confirm que lOIT avait subi un
prjudice denviron 830 dollars E.-U. Laffaire a t soumise au Comit pour une
gestion responsable.

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37. Le Bureau a pris des mesures, ou sy emploie actuellement, en vue de remdier aux
problmes soulevs dans ces rapports.

Allgations prsentes en 2012

38. Ltat davancement de lexamen des 18 allgations prsentes en 2012 lIAO et au


Trsorier et contrleur des finances peut se rsumer comme suit:
Lexamen dune affaire est termin et le rapport denqute a t publi (dernier point
du paragraphe 36).
Dans un autre cas, le Bureau a confirm quun membre du personnel avait falsifi des
documents afin dobtenir le paiement anticip non autoris dun collaborateur
extrieur pour un travail qui a t effectu par la suite. Ce membre du personnel a
admis sa responsabilit et le Bureau na subi aucun prjudice.
Dans cinq cas, les allgations se sont avres infondes ou avaient trait des
problmes dordre administratif et non un dtournement ou une utilisation abusive
dactifs ou autres irrgularits.
Dans quatre cas, le travail denqute sur le terrain est achev et les rapports seront
publis en 2013, puis soumis au Conseil dadministration sa session de mars 2014.
Sept cas sont actuellement examins pour dterminer sil convient de mener une
enqute approfondie.
39. Au cours de ses enqutes, lIAO a mis en vidence un certain nombre de domaines dans
lesquels les contrles internes pourraient tre amliors et en a inform le Bureau dans des
rapports daudit interne distincts.
40. Les enseignements tirs des enqutes effectues en 2012 et plus prcisment de lanalyse
des dfaillances du contrle interne qui ont permis une irrgularit ou permis quune
irrgularit reste trs longtemps inaperue peuvent tre rsums comme suit:
Il faudrait mettre en place des procdures de slection et de contrle des partenaires
dexcution qui soient plus rigoureuses.
Il faudrait informer le Trsorier et contrleur des finances ainsi que le Chef auditeur
interne des fraudes ou des soupons de fraude ds que des allgations ce sujet sont
formules.
Toute demande de remboursement de frais de voyage devrait tre accompagne des
originaux des cartes dembarquement.
Il faudrait que les bureaux de pays soient au courant de tous les dplacements du
personnel en cas de situation de crise. Cest particulirement important dans les lieux
daffectation prsentant des risques majeurs de troubles civils et de catastrophes
naturelles ou autres.
41. LIAO a fait des recommandations sur ces sujets dans ses rapports daudit interne.

Suivi des recommandations daudit interne

Audits de suivi

42. En 2012, lIAO a publi son rapport sur le suivi de laudit de 2009 visant lEquipe dappui
technique au travail dcent pour lAsie du Sud et le bureau de pays de lOIT pour lInde
(EAT/BP-New Delhi).
43. Le rapport daudit de 2009 concernant lEAT/BP-New Delhi contenait 68 recommandations.
LIAO a constat que, parmi ces recommandations, 33 avaient t appliques par
lEAT/BP New Delhi, 23 taient en cours dapplication, huit navaient pas encore t

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GB.317/PFA/7

appliques, trois avaient t classes sans quun accord ait t trouv, et une tait
redondante. Comme les trois recommandations qui nont pas fait lobjet dun accord
portaient sur des sujets faible risque ou faible incidence, lIAO a accept la rponse de
la direction et aucune autre mesure na t prise.
44. De lavis de lIAO, les principales questions qui restaient rgler taient les suivantes:
lexamen des contrles internes relatifs lencadrement des partenaires dexcution;
la mise au point dfinitive du systme de planification du travail de lEAT/BP-New
Delhi;
la dfinition des attributions et responsabilits prcises des diffrentes units dappui;
lapplication correcte des contrats de collaboration extrieure; et
le renforcement des contrles relatifs aux avances de fonds dans le cadre de
sminaires.
45. LEAT/BP-New Delhi avait accept 65 des 68 recommandations formules en 2009;
pourtant, trois ans plus tard, seules 33 recommandations (50 pour cent) ont t pleinement
appliques. Ce rsultat va dans le mme sens que les conclusions de laudit de suivi des
recommandations de 2009 visant lEAT/BP-Dakar, qui navait pleinement appliqu que
29 recommandations sur 52, comme lIAO lavait indiqu lanne dernire dans son
rapport au Conseil dadministration.

Rapports sur lapplication des recommandations par le Bureau

46. Dans son rapport pour 2011, le Chef auditeur interne indiquait que le Bureau avait
actualis sa procdure sur la suite donner aux recommandations de lIAO en septembre
2011; il tait alors trop tt pour se faire une opinion sur lefficacit des changements
apports.
47. Les mesures de suivi des recommandations daudit interne se sont amliores ces dernires
annes, mais les progrs semblent maintenant plafonner. Le bureau du Trsorier et
contrleur des finances a maintenant reu les neuf rapports sur lapplication des
recommandations attendus en 2012, mais aucun na t soumis dans le dlai de six mois
fix dans le programme et budget pour 2012-13. En outre, comme il est indiqu plus haut,
plus de trois ans aprs la ralisation dun audit, seulement 50 pour cent des
recommandations avaient t pleinement appliques.
48. LIAO, qui est frquemment en contact avec le bureau du Trsorier et contrleur des
finances, a constat que le sige donnait suite aux recommandations de manire rgulire
et systmatique mais que les mesures de suivi des bureaux extrieurs restaient sporadiques.
Le Bureau a pris des mesures destines mieux faire passer le message selon lequel les
directeurs principaux doivent se conformer la procdure interne sur la suite donner aux
recommandations daudit interne et sont chargs de veiller ce que les mesures ncessaires
soient prises.
49. Pour faciliter la mise en application des recommandations de laudit, lIAO a conseill,
dans le rapport quil a soumis au Conseil dadministration lanne dernire, de dsigner
pour chaque rgion un coordinateur charg dassurer la liaison avec le bureau du Trsorier
et contrleur des finances. LIAO reste convaincu que la dsignation dun coordinateur au
niveau oprationnel pourrait tre utile. En effet, sil incombe aux directeurs principaux de
veiller ce que les recommandations daudit interne soient suivies deffets et ce que les
dlais soient respects, un coordinateur pourrait apporter son concours au niveau
oprationnel. LIAO suggre donc au Bureau de rflchir nouveau cette
recommandation.

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GB.317/PFA/7

Examen externe dassurance qualit

50. En 2003, lIAO a adopt le cadre de rfrence des pratiques professionnelles de lInstitut
de laudit interne (IIA) 4. Les normes de linstitut exigent que les services de laudit interne
se soumettent un examen externe dassurance qualit au moins une fois tous les cinq ans.
Le contrle externe de la qualit vise :
valuer lefficacit des services dassurance qualit et de consultation fournis par le
bureau de laudit interne au conseil du Centre de Turin, la haute direction et
dautres parties intresses;
valuer la conformit avec les normes de lIIA et mettre un avis indiquant si le
service de laudit interne respecte gnralement toutes ces normes; et
dterminer les occasions saisir, formuler des recommandations et donner au Chef
auditeur interne et aux fonctionnaires des conseils pour amliorer leurs rsultats et
leurs services et rehausser limage et la crdibilit de la fonction daudit interne.
51. Pour satisfaire cette obligation, le Chef auditeur interne a charg un contrleur extrieur
deffectuer un examen de lIAO en 2007. Cet examen visait valuer la qualit globale des
activits daudit de lIAO et la mesure dans laquelle lIAO se conforme aux normes
professionnelles institues par lIIA, ainsi qu recenser les aspects amliorer.
52. En 2012, lIAO a charg des valuateurs qualifis de raliser un nouvel examen externe
dassurance qualit. Lvaluation tait en cours au moment de ltablissement du prsent
rapport. Les rsultats seront communiqus au Directeur gnral, au Comit consultatif de
contrle indpendant et au Conseil dadministration sa session de mars 2014.

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Document GB.289/PFA/7.

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GB.317/PFA/7

Annexe I
Liste des rapports daudit interne parus en 2012

Rfrence de laudit Date de parution


BIT
Evaluation des risques et Plan daudit du BIT pour 2012-13 IA 1-6(2012-13) 16/1/12
Bureau de pays de lOIT pour le Npal Katmandou (BP-Katmandou) IAO-41-2012 24/2/12
Scurit des systmes informatiques de messagerie lectronique du BIT IAO-4-63 26/3/12
Bureau rgional de lOIT pour lAfrique et bureau de pays de lOIT pour lEthiopie
et la Somalie (BP-Addis-Abeba) IAO-43-2012 3/5/12
Equipe dappui technique au travail dcent et Bureau de lOIT pour les Carabes
Port of Spain, Trinit-et-Tobago (EAT/BP-Port of Spain) IAO-44-2012 3/5/12
Rapport sur la mission relative au suivi de la mise en uvre des recommandations
daudit de 2009: Equipe dappui technique au travail dcent pour lAsie du Sud
et bureau de pays de lOIT pour lInde IAO-45-2012 14/5/12
Gestion financire et administration du Bureau de projet de lOIT Monrovia, Libria 1 IAO-47-2012 4/7/12
Bureau de pays de lOIT pour la Rpublique-Unie de Tanzanie, le Kenya,
le Rwanda et lOuganda (BP-Dar es-Salaam) IAO-48-2012 3/8/12
Projet intitul Combattre le travail des enfants par lducation (TACKLE)
du Programme international pour labolition du travail des enfants (IPEC) IAO-46-2012 7/8/12
Equipe dappui technique au travail dcent pour lAfrique orientale et australe,
et bureau de pays de lOIT pour lAfrique du Sud, le Botswana, le Lesotho,
la Namibie et le Swaziland (EAT/BP-Pretoria) IAO-49-2012 29/8/12
Projet dinitiative de dveloppement des PME de lEtat libre, Bloemfontein,
Afrique du Sud IAO-50-2012 30/10/12
Equipe dappui technique au travail dcent et bureau de pays de lOIT
pour lAmrique centrale San Jos, Costa Rica (EAT/BP-San Jos) IAO-52-2012 31/10/12
Projet de Renforcement des systmes intgrs de formation, dorientation
et dinsertion des travailleurs, San Jos, Costa Rica IAO -53-2012 6/11/12

Centre international de formation (Turin)


Evaluation des risques et Plan daudit pour 2012 IA-TC/30 14/3/12
Rapport sur laudit interne de la scurit informatique du Centre international
de formation de Turin (CIF-OIT) IA-TC/39 12/2/12
Rapport sur lenqute relative aux arrirs de longue date dus par lEspagne
au Centre international de formation de lOIT Turin IA-TC/40 20/6/12
1 LUnit de vrification du Bureau rgional pour lAfrique a procd lexamen sous la supervision de lIAO.

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GB.317/PFA/7

Annexe II

Rsum des recommandations

Gestion des risques

1. Selon lIAO, il serait utile que cet atelier dbouche sur un plan daction de haut niveau
pour mettre en uvre la politique de gestion des risques. Un tel plan guiderait les dcisions
concernant lallocation de ressources internes, compte tenu de lampleur des projets que le
BIT entreprend actuellement (rnovation du btiment du sige, dploiement dIRIS dans
les bureaux extrieurs et application des normes IPSAS). Pour faciliter et assurer une
gestion permanente des risques, les organisations crent gnralement un poste de
gestionnaire charg dassumer cette fonction. Le Bureau, sil dispose de ressources
ncessaires, devrait tudier la possibilit de crer un tel poste, dont le titulaire dirigerait le
processus dintgration de la gestion des risques dans tous les aspects de laction de lOIT.

Scurit de la messagerie lectronique

2. Afin damliorer ce contrle interne, lIAO recommande au Bureau de dterminer les


parties de son environnement informatique quil juge primordiales. Aprs quoi, il faudra
effectuer intervalles rguliers des analyses de vulnrabilit aux attaques et intrusions
internes et externes pour dceler tout point faible et rduire le risque de piratage ou dactes
malveillants provenant de sources internes ou externes et visant des lments primordiaux
de lenvironnement informatique.

Agents dexcution

3. Une fois la nouvelle procdure pleinement tablie, il devrait tre possible de tirer les
enseignements de sa mise en uvre pour tendre les consignes aux aspects oprationnels
de la phase qui suit le processus de slection. LIAO propose par consquent au Bureau
dlaborer des directives techniques pour aider le personnel des bureaux de lOIT ou les
responsables de projets reprer les agents dexcution qui ont besoin dtre encadrs de
plus prs, et leur apprendre comment mettre en place un systme lmentaire de
prsentation de rapports. En outre, il faudrait indiquer dans ces directives les mesures
adopter dans le cas o un agent dexcution manque rgulirement ses obligations.

Cots de rnovation des bureaux extrieurs de lOIT

4. Bien quil ne soit pas toujours facile dempcher la survenue de telles situations dans un
systme dcentralis, le dispositif de contrle interne du BIT a russi dtecter celle-ci et
des mesures appropries ont t prises en consquence. Par ailleurs, la cration de comits
locaux chargs des marchs devrait limiter le risque quune telle situation se produise
nouveau. Une fois ces comits mis en place et oprationnels, tous les dirigeants des
bureaux extrieurs devraient tre informs quils sont tenus de se conformer aux pratiques
tablies pour la passation de marchs et de veiller ce que toutes les mesures envisages
dans ce contexte soient soumises lexamen de leur comit local.

Rationalisation des procdures

5. Des recommandations ont t faites au niveau local pour rsoudre les problmes signals
par lIAO, mais les rsultats des audits pourraient tre appliqus dautres bureaux
extrieurs et ventuellement incorpors dans le prochain rexamen de la structure
extrieure, qui fera partie du processus de rforme en cours.

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GB.317/PFA/7

Contrles informatiques dans les bureaux extrieurs

6. LIAO recommande au Bureau de prendre des mesures appropries pour faire en sorte que
tous les administrateurs de rseau tiennent un registre administratif jour, en sollicitant
laide du bureau rgional ou dITCOM, selon le cas. En outre, les bureaux rgionaux
devraient communiquer avec leurs bureaux de pays respectifs et, au besoin, faire appel aux
conseils dITCOM pour trouver le meilleur moyen dassurer la sauvegarde des donnes
hors site conformment aux meilleures pratiques. Par ailleurs, le personnel informatique
des bureaux de pays devrait tre rgulirement et correctement inform des rgles du BIT
qui rgissent les pratiques informatiques.

Gestion financire des bureaux extrieurs


et des bureaux de projet

7. Le fait que tous les bureaux de projet naient pas systmatiquement accs des
informations financires actualises augmente le risque que des oprations frauduleuses ou
des erreurs restent longtemps inaperues ou ne soient pas dtectes. LIAO recommande
par consquent au Bureau de dfinir des mesures de contrle types, applicables par les
bureaux de pays et de projet, en vue de permettre aux responsables de projet qui ne sont
pas relis au systme FISEXT de disposer des donnes financires, budgtaires et
administratives dont ils ont besoin.

Suivi des recommandations daudit

8. Pour faciliter la mise en application des recommandations de laudit, lIAO a conseill,


dans le rapport quil a soumis au Conseil dadministration lanne dernire, de dsigner
pour chaque rgion un coordinateur charg dassurer la liaison avec le bureau du Trsorier
et contrleur des finances. LIAO reste convaincu que la dsignation dun coordinateur au
niveau oprationnel pourrait tre utile. En effet, sil incombe aux directeurs principaux de
veiller ce que les recommandations daudit interne soient suivies deffets et ce que les
dlais soient respects, un coordinateur pourrait apporter son concours au niveau
oprationnel. LIAO suggre donc au Bureau de rflchir nouveau cette
recommandation.

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