Exército Brasileiro - Análise e Melhoria de Processos - 2011

31/08/2011
Sistema de Excelncia no Exrcito Brasileiro
Anlise e Melhoria de Processos
Estado-Maior do Exrcito 2 Subchefia
Sistema Excelncia no Exrcito Brasileiro
1
31/08/2011
Aplicar a Metodologia de Anlise e Melhoria de Processos

Identificar os Processos Crticos
Objetivos Priorizar os Processos
Mapear e Modelar os Processos
Data Horrio Contedo

Ambientao e apresentao de conceitos
08:00 11:30
bsicos
11:30 13:00 Almoo
4 Feira
Perodo Mapeamento de Processos
13:25 - 17:00
Diagrama Cliente-Fornecedor,
Fluxogramo
08:00 11:30 Anlise e Melhoria do processo
5 Feira
13:25 - 17:00 Implantao das melhorias
Thodore Gricaut: A jangada da Medusa (1818-9); tela, 4,19x7,16 m. Paris, Louvre
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Crescimento
Integrao
Regulamentao III
II
Formao
I
Tempo
I - Investiga, inventa a si mesmo, interliga, separa e cria seu padro de
crescimento;
II - Repete, amplia, aperfeioa, descarta, evita e ignora o que esta fora do padro;
III - integra o novo e o diferente; reinventa novo padro (obscurecido na prpria
desordem).
Ichak Adizes - Os ciclos de Vida das Organizaes
Desempenho
Regulamentao
Regulamentao Integrao
Integrao
Regulamentao
Tempo / Idade
Formao
3
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Poder de mandar
Poder de influir Poder de fazer
Fornecedores Clientes
Estruturas Organizacionais no foram criadas para servir Clientes, foram criadas para
preservar a ordem interna. Para os Clientes a estrutura interna significa muito pouco, e
pode servir como uma barreira. Os organogramas da organizao so verticais e o servio
ao Cliente horizontal . George Ficher - CEO - Motorola
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Controles
Desejos
Diretrizes
Mtodos
Objetivos
Procedimentos
Insumo ..... Produto

(Entrada) (Sada)
Administrativos
Financeiros
Humanos
Materiais
Informacionais
Recursos
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O que
Por que
Quantos processos
Quais processos
Qual o caminho
Quais tcnicas e ferramentas
Qual a metodologia
ANLISE, MAPEAMENTO E MODELAGEM DE PROCESSOS
Sumrio
I. Introduo
Conceitos essenciais
II. Desenvolvimento
Planejamento da melhoria
Mapeamento do processo
Anlise e Melhoria do processo
Implantao das melhorias
III. Concluso
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31/08/2011
I. Introduo
II. Desenvolvimento
III. Concluso
O QUE A OFICINA DE AMP

-Ferramentas para orientar de maneira prtica e
organizada a anlise e melhoria de processos de
trabalho.
O QUE ESPERAR DA METODOLOGIA DE AMP

- Repensar processos de trabalho alinhados ao Plano de Gesto.
COMPROMISSO
-Simplificar/melhorar o processo pr-selecionado.
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O QUE ESPERAR DA OFICINA

Aperfeioamento de instrutores/monitores.
Aperfeioamento de facilitadores mobilizados pelo
Escritrio de Gesto e pelo compromisso individual.
PROGRAMA
Conceitos essenciais sobre processos.
Metodologia: 4 etapas(com 10 passos) e ferramentas
CONCEITOS ESSENCIAIS
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Processo
Conjunto de aes Conjunto de recursos e

pelo qual insumos atividades inter-relacionadas
transformam-se em que transforma insumos
bens ou servios. (entradas) em produtos
(sadas) - (NBR ISO 8402).
Conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou

interativas que transformam insumos (entradas) em
produtos ou servios(sadas) , que tm valor para um
grupo especfico de cliente (IP AMP-PEG).
A Unidade Militar vista por Processos

Comandante
Subcomandante
SU
S1 S2 S3 S4
Processo de Preparao Bsica do Recruta
Processo de Adestramento
Processo de Aquisio de Material
Processo de Elaborao do Boletim Interno
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MACROPROCESSOS DO EXERCITO
MISSO: Art 142 CF/88 e Lei 97/99
1) Def Ptria; 2) Garantia Poderes Constitudos;
3) GLO; 4) Cooperar com a Defesa Civil e com o
Desenvolvimento Nacional;
5) Participar Op Internacionais
OBJETIVOS:
CLIENTES
FORNECEDORES Sntese e Gerais(10) (SIPLEx-3 - Pol Mil Ter) -Poderes Constitudos
-Poderes Constitudos -Sociedade
-Sociedade -Militares
Sistema Exrcito Brasileiro -Famlia Militar
FUNES (DEPARTAMENTOS)
INSUMOS PRODUTO
MP/F 01 - PREPARO DA FT (Bens e Servios)
Preparo e Emprego (Operacional)

MP/F 02 - EMPREGO DA FT SEGURANA
(Servio/Bem intangvel)
Engenharia e Construo
Economia e Finanas
Cincia e Tecnologia
Comando e Controle
Comunicao Social
Poltica e Estratgia
Mtrica:
MP/A 01 - PLANEJAMENTO ESTRATGICO (ESTRATGIA) -Dissuaso
Inteligncia
Logstica
-Projeo de Poder
Pessoal
-Rec Humanos Ensino

-Rec Materiais MP/A 02 - RECURSOS HUMANOS
-Rec Financeiros MP/A 03 - ORAMENTO E FINANAS HOMENS (Bem tangvel)
-Rec Tecnolgicos
-RESERVA MOBILIZVEL
-Informao MP/A 04 - SIST DA INFORMAO / TECNO DA INFORMAO (Homens p/ o Combate)
-Legislao
MP/A 05 - CINCIA, TECNOLOGIA E INOVAO -CIDADOS
(Capacitao social)
MP/A 06 - INFRA-ESTRUTURA E LOGSTICA
Comando
Comando
Comando
MP/A 07 - COMUNICAO SOCIAL Mtrica:

COTER
-Quantidade
D LOG
DGP
DEC
SEF
EME
DEP
DCT
MP/A 08 - GERENCIAMENTO DE PROJETOS -Qualidade
Bem e/ou Servio Dual
PROBLEMAS
CAUSAS
Medidas + Metas
Diretriz
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Quantos processos....
GLOBAL
MP 01
MP 02
MP n
MP n
PR n.01
PR n.m
PR n.m
SBP01
SBP 02
LOCALIZADO SPB03
CATEGORIAS DE PROCESSOS
Processos Finalsticos:
Processo associado s atividades-fim da organizao ou diretamente
envolvido no atendimento s necessidades dos seus clientes\ usurios.
Processos de Apoio:
Processos que do suporte a alguma atividade-fim da organizao, tais
como: gesto de pessoas, gesto de material, planejamento e
acompanhamento das aes institucionais.
Processos de Gerenciamento:
Processos de responsabilidade da administrao e que esto relacionados
com informaes de deciso.
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VISO SISTMICA DA ORGANIZAO

CADEIA CLIENTE- FORNECEDOR
INFLUNCIAS AMBIENTAIS GERAIS;

(Governo, Economia, Cultura, Meio ambiente)
ENTRADAS
SADAS
Recursos
Financeiros PROCESSOS GERENCIAIS
Produtos/Servios
FORNECEDORES USURIOS
Material
PROCESSOS PROCESSOS
Informaes DE APOIO FINALSTICOS
Tecnologia
"Feedback"
Recursos
Humanos
REFERENCIAIS COMPARATIVOS
Produtos/Servios
CLIENTE / USURIO
qualquer pessoa, rgo, departamento ou outro processo interno que
receba os produtos e servios gerados. Os clientes/usurios podem ser
externos ou internos organizao.
REQUISITOS DO CLIENTE/USURIO
So as especificaes que atendem s necessidades do cliente/usurio e
que devem ser traduzidas para o processo. Diferenciar com relao s
expectativas.
FACILITADOR DA AMP
Pessoa especialmente treinada para atuar como consultor interno,
fazendo chegar a todas as pessoas de sua rea de influncia os
conhecimentos necessrios para implantao da AMP.
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FORNECEDOR
qualquer pessoa, rgo, ou departamento que fornea insumos (produto,
servio ou informao) ao processo em questo. Assim, tambm os
fornecedores podem ser externos ou internos. Eles devem estar
comprometidos com as necessidades do cliente do processo.
INSUMOS/ENTRADAS
Fatores que entram na preparao de um Produto, Servio ou Informao.
PRODUTOS/SERVIOS/SADAS
Efeito desejado de um processo ou sistema.
Etapas e Passos
Planejamento
da Melhoria
Elaborao do
Pr-requisitos
Plano de Mapeamento do
da melhoria Processo
Trabalho
Mapeamento
do Processo
Levantamento Identificao Desenho dos Anlise e

das Aes e dos Elementos Fluxogramas Melhoria dos
Normas do Processo Atuais Processos
Etapas
Melhoria dos
Processos
Anlise e
Sistema de
rvore de Modelagem Implementao
Medio de
Solues do Processo das Melhorias
Desempenho
Implementao
das Melhorias
Proposta de Implementao
Melhoria do Novo FIM
Processo
Ferramentas: Tcnica de Moderao de Cartelas

Formulrios: Cronogramas, indicadores, etc
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"Se voc quer ser bem sucedido tem que ter
dedicao total, buscar o seu ltimo limite e
dar o melhor de si mesmo."
"Vencer como uma droga. Eu no posso

justificar, sob nenhuma circunstncia, ser o
segundo ou terceiro."
"Ser o segundo o mesmo que ser o
primeiro dos perdedores.
"Eu procuro continuamente aprender mais

sobre mim, minhas prprias limitaes, as
limitaes de meu corpo e as limitaes
psicolgicas. o meu estilo de vida.
"O impossvel no existe quando se acredita

verdadeiramente nos sonhos".
"O fato de ser brasileiro s me O Segredo
enche de de Sucesso
orgulho." (Ayrton Senna)
I. Introduo
II. Desenvolvimento
III. Concluso
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IMPLEMENTAO DO GUIA
Melhoria dos Processos
Elaborao do
Pr-requisitos Mapeamento
Plano de do Processo
da Melhoria
Trabalho
Mapeamento
do Processo

das Aes e dos Elementos Fluxogramas Melhoria dos
Melhoria dos
rvore de Modelagem do Sistema de

Processos
Medio de Implementao
Anlise e
Solues Processo das Melhorias

Desempenho
Implementao
das MElhorias
Processo
PLANEJAMENTO DA MELHORIA
1 - PR-REQUISITOS DA MELHORIA
So as condies necessrias que devem ser

criadas para que se possa iniciar o processo
de melhoria dos processos.
Condies
Instituir a Equipe.
Capacitao da Equipe.
Mobilizao da Organizao.
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Instituio da Equipe
Perfil dos membros da Equipe
Ter acesso alta administrao e s informaes da
organizao.
Capacidade de articular e sensibilizar os executores

para o trabalho de melhoria de processos.
Ter credibilidade junto aos demais integrantes da

organizao.
Conhecer da sua responsabilidade enquanto

facilitador para a conduo do trabalho.
Atribuies da Equipe
Planejar e conduzir as aes de mobilizao da organizao

para implementar as etapas de AMP.
Viabilizar a realizao das etapas de AMP previstas no Guia.
Providenciar os recursos fsicos, didticos e audiovisuais

necessrios para a realizao das aes de reunio de
trabalho.
Providenciar o registro do material produzido nas reunies
de trabalho, bem como sua guarda para Nec futuras.
Planejar a melhor forma de divulgao dos resultados
alcanados.
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IMPLEMENTAO DO GUIA
Elaborao do
Pr-requisitos Mapeamento
Plano de do Processo
da melhoria
Trabalho
Mapeamento
do Processo

das Etapas e dos Elementos Fluxogramas Melhoria dos
Melhoria dos

Processos
Medio de Implementao
Anlise e
Solues Processo das Melhorias

Desempenho
Implementao
das Melhorias
Processo

PLANEJAMENTO DA SIMPLIFICAO
2 - ELABORAO DO PLANO DE TRABALHO
Consiste na elaborao de um plano de

trabalho, visando formalizar e acompanhar o
processo de implementao da metodologia
na OM.
Passos
Elaborao do Documento
Objetivo.
Justificativa.
Cronograma de ao (passos do Guia).
Estimativa de custo.
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ESTABELECIMENTO DE PRIORIDADE
Identificar o processo de trabalho
que dever ser analisado, ou seja,
melhorado, otimizado e aprimorado.
Ferramentas
Tcnica de Moderao por Cartelas.
Matriz GUT.
Brainstorming.
Estabelecendo prioridades
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TCNICA DE MODERAO POR CARTELAS OU

VISUALIZAO MVEL
uma metodologia utilizada para conduo de

trabalhos em grupo. Tem como objetivo tornar
mais participativos e eficientes os processos
de discusso e de construo conjunta do
conhecimento.
BRAINSTORMING
Brainstorming: o processo
O processo de brainstorming conduzido por um grupo de 5 participantes,
com um coordenador e um secretrio escolhidos.
Cada participante recebe, antes da reunio, o enunciado do problema com

todas as informaes disponveis.
A sesso do brainstorming comea com a orientao aos participantes sobre

as regras do jogo, a origem e o motivo do problema a ser estudado.
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31/08/2011
MATRIZ GUT
G (gravidade): diz respeito ao custo, ao quanto se
perderia pelo fato de no se melhorar/otimizar
determinado processo de trabalho ou adotar
determinadas medidas de inovao deste processo.
U (urgncia): refere-se ao prazo necessrio para

implementar melhorias ao processo, em que espao de
tempo o processo deve ser melhorado/otimizado, sob o
risco de causar danos.
T (tendncia): refere-se inclinao do processo em

piorar, o grau de propenso em tornar-se problemtico ou
em agravar sua situao.
G ra v id a d e U r g n c ia T e n d n c ia
V a lo r G x U x T
P r e ju z o s / N e c e s s r ia S e n a d a fo r
D ific u ld a d e s Ao fe ito
A s itu a o
E x tre m a m e n te
5 Im e d ia ta ir p io r a r
s rio s
ra p id a m e n te
Com V a i p io ra r
4 M u ito G ra v e s a lg u m a em pouco
u r g n c ia te m p o
O m a is
V a i p io ra r a
3 G rav es cedo
m d io p ra z o
p o s s v e l
Pode V a i p io ra r
2 P o u c o g ra v e s e s p e ra r u m e m lo n g o
pouco p razo
N o vai
N o te m p io ra r e
1 S e m g r a v id a d e
p re s s a p o d e a t
m e lh o ra r
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Contagem dos Pontos

Cartela Adesivos Dimenso Pontos
Pretos Gravidade (extremamente grave) 5
Com maior nmero de Vermelhos Urgncia ( necessria ao imediata) 5
adesivos. Amarelos Tendncia (agravamento imediato) 5
Pretos Gravidade (relativamente grave) 3

Com o segundo maior Vermelhos Urgncia (com alguma urgncia) 3
nmero de adesivos. Amarelos Tendncia (pode complicar em mdio prazo) 3
Pretos Gravidade (pouco ou no grave) 1

Com o terceiro maior nmero Vermelhos Urgncia (pode esperar um pouco) 1
de adesivos ou abaixo. Amarelos Tendncia (sem tendncia de piorar, podendo at 1
ocorrer melhoria)
Exerccio prtico 1
Brainstorming
- Identificar cinco processos que atendam diretriz
estabelecida no Plano de Gesto da OM.
Matriz GUT
- Priorizar, dentre os processos do grupo, o que
merece ser analisado primeiro.
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I. Introduo
II. Desenvolvimento
III. Concluso
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31/08/2011

IMPLEMENTAO DO GUIA
Planejamento
da Melhoria
Pr-requisitos Elaborao do Mapeamento

da Melhoria Plano de
do Processo
Trabalho
Identificao
Levantamento Desenho dos
dos Elementos Anlise e
das aes e Fluxogramas Melhoria dos
do Processo Processos
normas Atuais
Melhoria dos

Implementao
Processos
Solues Processo Medio de

Anlise e
das Melhorias
Desempenho
Implementa-o
Implementa-
Proposta de
do Novo FIM
Melhorias
Melhoria
Processo
o das
MAPEAMENTO DO PROCESSO
3 - LEVANTAMENTO DAS AES
Seqncia
1 - Identificar as aes que compem o
processo priorizado (usar Cartelas)
2 - Agrupar as aes, formando os

subprocessos ou etapas de trabalho
(usar Cartelas)
3 - Identificar as normas (apenas registro).
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31/08/2011

Exemplo: LICITAO
Relao das Aes Desenvolvidas
elaborar edital de licitao;
especificar equipamentos a serem adquiridos;
cadastrar Dados do Representante, se for o
caso;
verificar cadastro do proponente no SICAF;
definir clculo de pontuao tcnica;
protocolar recebimento dos formulrios Dados
Cadastrais do Fornecedor e Dados Cadastrais
do Representante
atualizar a linha de fornecimento;
divulgar edital de licitao.
3.2 - AGRUPAMENTO DAS AES
Agrupar as aes identificadas, de modo a

identificar os subprocessos (etapas) que formam o
processo de trabalho priorizado.
O agrupamento deve ser feito pelo critrio da

SIMILARIDADE, verificando-se a ordem de
realizao das etapas.
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31/08/2011
Exemplo: LICITAO
1 CONJUNTO DE AES (1 etapa)
SUBPROCESSO REQUISIO
01 - Receber dados, relao de bens e/ ou servios
necessitados
02 - Analisar dados solicitados quanto especificao
03 - Verificar se h previso no Programa Interno de
Trabalho (PIT)
04 -Verificar se h disponibilidade de recursos ou
previso
05 - Enviar dados para oramentao
06 - Enviar para aprovao do Fiscal Administrativo
brainstorming

Exemplo: LICITAO
CONJUNTOS DE Aes (etapas) = subprocessos
REQUISIO
MODALIDADE
AUTORIZAO
EDITAL
LEGALIDADE
FASE EXTERNA
HABILITAO
RECURSOS ADMINISTRATIVOS
JULGAMENTO
ADJUDICAO
HOMOLOGAO
EMPENHO
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31/08/2011
3.3 IDENTIFICAO DAS NORMAS
Identificar as normas que incidem sobre o

processo de trabalho priorizado (leis, decretos,
instrues normativas, manuais)

Norma/Ano Esfera de Ementa Grau de impacto
Criao no processo
Lei 8.666/93 Federal Estabelece normas gerais sobre licitaes e contratos
administrativos pertinentes a obras, servios (inclusive de ALTO
publicidade), compras, alienaes e locaes no mbito dos
Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos
Municpios.
Lei 9.069/95 Federal Dispe sobre o Plano Real, o Sistema Monetrio Nacional,
Estabelece as Regras e Condies de Emisso do REAL e os BAIXO
Critrios para Converso das Obrigaes para o REAL, e d outras
Providncias.
Lei 10.520/02 Federal Institui, no mbito da Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios,
nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituio Federal, ALTO
modalidade de licitao denominada prego, para aquisio de bens
e servios comuns, e d outras providncias.
Decreto Federal Regulamenta o reajuste de preos nos contratos da Administrao

1.054/94 Federal direta e indireta e d outras providncias. BAIXO
Decreto Federal Dispe sobre a contratao de servios pela Administrao Pblica

2.271/97 Federal direta, autarquia e fundao, e d outras providncias. MDIO
(terceirizao)
Instruo Federal Dispe sobre a regulamentao dos procedimentos licitatrios e de

Normativa contratao de fornecimentos processados pelo Sistema de Registro ALTO
08/98 de Preos, no mbito dos rgos e entidades integrantes do Sistema
de Servios Gerais - SISG. (registro de preos)
Portaria Federal Dispe sobre atualizao de dados no Sistema Integrado de

57/2003 Administrao de Servios Gerais - SIASG, pelos rgos e ALTO
entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais - SISG, no
mbito da Administrao Pblica federal, para efeito de subsidiar
polticas pblicas de contrataes de servios.
Resoluo Federal Estabelece diretriz para a implementao de modificaes nos

02/2001 sistemas de informao gerenciados no mbito do Sistema de ALTO
Servios Gerais - SISG.
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Melhorando o processo
Exerccio prtico 2
Identificar e agrupar as aes levantadas

pelo grupo.
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31/08/2011

Planejamento
da Melhoria

da Melhoria Plano de do Processo
Trabalho
Identificao
Levantamento Desenho dos
das Etapas e Fluxogramas Melhoria dos
Normas Atuais
Melhoria dos

Implementao
Processos

Anlise e
das Melhorias
Desempenho
Implementao
das Melhorias
Processo
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31/08/2011

4 - IDENTIFICAO DOS ELEMENTOS DO PROCESSO
Identificao e visualizao dos 4 elementos essenciais dos processos de

trabalho (fornecedor, entrada, sada e cliente).
Fornecedor Entrada Processo Sada Cliente
Ferramentas
Tcnica de Moderao por Cartelas
Formulrio
Formulrio de identificao dos elementos do processo
Pergunta explicativa Elemento do

Processo
Quem envia as informaes, recursos e/ ou
materiais para que seja executada a atividade? Fornecedor
Quem o fornecedor? De onde vem?
O que preciso para executar a atividade? Quais
as informaes, recursos e/ ou materiais que so
Entrada/Insumo
as entradas para a atividade? O que entra para
que seja processada? O que vem?
O que produzido com a atividade? O que
gerado? O que sai? Sada/ Produto
A quem se destina o resultado da atividade?

Quem recebe o produto gerado? Para onde Cliente
vai?
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31/08/2011
Sero identificados esses elementos
para cada ao (fase) que compe o
processo de trabalho.

Exemplo
Formulrio de Identificao dos Elementos do
Processo
SUBPROCESSO EDITAL
Aes:
01- Receber requisio
02- Emitir o Termo de Abertura do Certame
03- Publicar o Termo de Abertura do Certame
04- Numerar o Edital
05- Inserir no Edital e Contrato, se for o caso, as devidas clusulas
06- Enviar para anlise jurdica .
07- Receber parecer jurdico.
08- Realizar as devidas correes, se for o caso
09- Despachar com o Ordenador de Despesas .
31
31/08/2011
Exerccio prtico 3
Identificar os elementos
(fornecedor/entrada/sada/cliente)
do processo priorizado pelo
grupo.
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31/08/2011

IMPLEMENTAO DO GUIA
Planejamento
Simplificao

da melhoria Plano de
do Processo
Trabalho
da
Identificao
Levantamento Desenho do
das Etapas e Fluxograma Melhoria dos
Normas Atual
Melhoria dos

Implementao
Processos

Anlise e
das Melhorias
Desempenho
Implementao
das Melhorias

Processo
33
31/08/2011

5 - DESENHO DO FLUXOGRAMA ATUAL
um desenho grfico feito com smbolos

padronizados, que mostra a seqncia lgica
dos passos de realizao de um processo de
trabalho.
Ferramenta
Tcnica de Moderao por Cartelas
Modelo multifuncional de Fluxograma
Permite:
Identificao do fluxo do processo de trabalho,

bem como das interaes entre os sub-processos.
Visualizao de detalhes crticos do processo de

trabalho.
Viso integrada do processo de trabalho.
Identificao de potenciais pontos de controle.
Identificao de inconsistncias e pontos frgeis.
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31/08/2011
FLUXOGRAMA
Smbolos
INCIO
Incio
Sentido
Aes de fluxo
N Deciso
S
Aes
mltiplas
1
Conector
FIM
Fim
Espera
FLUXOGRAMA DE UM PROCESSO
INCIO 2 3
S
N
S N
1 N
S
1 S
S N
1 S
N
3 FIM
2
Fluxo
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31/08/2011

Exemplo: MAPEAMENTO DO PROCESSO
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31/08/2011
Exerccio prtico 4
Desenhar o fluxograma do processo
priorizado pelo grupo
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31/08/2011
I. Introduo
II. Desenvolvimento
III. Concluso
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31/08/2011
IMPLEMENTAO DO GUIA
Planejamento
Simplificao

da melhoria Plano de do Processo
Trabalho
da
Mapeamento
do Processo
Levantamento Identificao Desenho do Anlise e

das etapas e dos Elementos Fluxograma Melhoria dos
Normas do Processo Atual Processos
Sistema de Implemen-
rvore de Modelagem
Medio de tao das
Solues do Processo Melhorias
Desempenho
Implementao
Implementa-o
das Melhorias
Proposta de
Processo
6 - RVORE DE SOLUES
Identificao dos principais problemas que afetam o
processo de trabalho, com o respectivo
encaminhamento para sua soluo.
Passos
1 - Identificao e priorizao dos problemas.
2 - Identificao e priorizao das causas.
3 - Identificao e priorizao das solues.
4 Proposta de solues.
Ferramentas
GUT, PARETO,BASICO e 5W2H.
39
31/08/2011
O conhecimento do processo
(O urso)
RVORE DE SOLUES
Exerccio prtico 5
Em relao ao processo priorizado:
identificar os problemas e priorizar o principal.
identificar as causas e priorizar a vital.
40
31/08/2011
6.1 - Identificao e priorizao dos problemas
Qual o problema encontrado no dia a dia, na execuo do processo de

trabalho?
Para priorizar: utilizar Matriz GUT
41
31/08/2011
6.2 - Identificao e priorizao das causas

Analisar cada problema identificado, a fim de verificar se
realmente o problema ou a causa de um problema.
O problema causa ou efeito?
42
31/08/2011
6.2.1 - Detalhamento das causas dos problemas
Diagrama de Causa e Efeito (Diagrama de Isikawa)
Usado p/ representar a relao entre o efeito e todas as possibilidades de

causas que podem contribuir para este efeito. Ilustra as vrias causas que
afetam um processo por classificao e relao das causas.
MATRIA-PRIMA MQUINA MEDIDA
Fornecedores Deteriorizao
Instrumento
Fornecimento prprio Manuteno

Inspeo
EFEITO
Procedimento Fsico
Oficina
Informao
Mental
Clima
Instruo
MTODO MO-DE-OBRA MEIO AMBIENTE
CAUSAS
PROCESSO
43
31/08/2011
Utilizao inadequada do Inadequao do local da

tempo realizao
Atrasos Mobilirio desconfortvel Espao fsico inadequado

Falta de critrio na
distribuio do tempo
Temperatura desagradvel
Discusses estreis
Pauta mal feita Iluminao precria
Falta de objetividade
No avaliao da Falta de Eqp de Apoio
complexidade do
assunto
Reunio
improdutiva
No distribuio da pauta Descontrole emocional

com antecedncia
Falta de treinamento
Despreparo
Falhas de Liderana
Competio
Desconhecimento da
Desconhecimento tcnica de conduo de No cumprimento da pauta
do assunto reunies
Antagonismos
Comportamentos indesejveis dos Conduo inadequada

participantes da reunio
44
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6.2.1 - Detalhamento das Causas dos Problemas
Identificados os reais problemas, deve-se investigar o que os provocam.
Qual a causa de sua ocorrncia?
Para priorizar: utilizar a votao de Pareto
Quantidade Quantidade Percentual Percentual

Nr CAUSA
Absoluta Acumulada Absoluto Acumulado
1 Causa 4 5 5 45,45 45,45

2 Causa 2 3 8 27,27 72,73
3 Causa 1 2 10 18,18 90,91
4 Causa 3 1 11 9,09 100,00
Percentual Absoluto: diviso da freqncia de cada tipo de erro pela

freqncia total (no caso 11) e multiplicando-se o resultado por 100.
Percentual Acumulado: Percentual acumulado da linha anterior somado

ao Percentual absoluto da linha atual.
45
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12
100
O 90,91%
10
C 80 P
72,73% O
R 8 R
R 45,45% 60 C
E
6 N
N 40 T
A
C 4 G
I 20 E
M
A 2
0
Causa1 4 2 2
Causa 3 1
Causa 4 3
Causa
6.3 Levantamento e Priorizao de Soluo
O que pode ser feito para eliminar a causa do problema e/ou minimizar seus
efeitos de imediato?
46
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Pode-se lanar mo da Matriz

BASICO, como apoio
priorizao das solues que
devem ser implementadas
primeiro.

BASICO uma metodologia para priorizar alternativas com
base na relao de
CUSTO x BENEFCIO x EXEQUIBILIDADE
Beneficio para a organizao:
- representa o impacto da soluo analisada nos resultados do processo.
Abrangncia:
- significa o montante de organizao que ser beneficiado com a soluo.
Satisfao do Cliente Interno:
- grau de satisfao a ser gerado nos integrantes internos.
Investimento requerido:
- montante de recursos (pessoas, tempo e financeiro) necessrio.
Cliente externo satisfeito:
- impacto que a melhoria do processo ter sobre o cliente externo
Operacionalidade simples:
- exequabilidade - diz respeito a resistncia a mudana, impedimentos
legais; domnio de tecnologia; simplicidade de implantao; Pontos Fortes.
47
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Matriz BASICO - Contagem dos Pontos
Pontos B A S I C O
ABRANGNCIA SATISFAO INVESTIMENTO OPERACIONALIDADE
BENEFCIO CLIENTE Ext
Alto, Impacto
servindo Mnimo de at na Grande
5 Vital 70 a 100%
como recurso imagem facilidade
referencial do rgo
Grandes Boa
4 Grandes 40 a 70% Grande Algum
reflexos facilidade
Alm dos Bons Mdia

3 Razovel 20 a 40% Mdia
destinados reflexos facilidade
Requer Pouco Pouca

2 Algum 5 a 20% Razovel
remanejamento impacto facilidade
Reflexos Decises
Altamente
1 Poucos At 5% Pequena
dispendioso irrevantes
extrapolam
limites
RVORE DE SOLUES
Exerccio prtico 6
Identificar e priorizar as possveis solues e apresentar uma proposta de
soluo referente ao processo priorizado pelo grupo.
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PLANOS DE AO
5W2H
________________________________________________________________________________________________________________
O QUE?
QUEM?
COMO?
ONDE?
QUANDO?
POR QUE?
QUANTO CUSTA?
49
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5W2H
O qu? Onde? Quando? Quem? Por que? Como? Quanto?
6 - RVORE DE SOLUES
Identificao dos principais problemas que afetam o processo

de trabalho, com o respectivo encaminhamento para sua
soluo.
Passos
1 - Identificao e priorizao dos problemas.
2 - Identificao e priorizao das causas.
3 - Identificao e priorizao das solues.
4 Proposta de solues.
Ferramentas
GUT, PARETO,BASICO e 5W2H.
50
31/08/2011

IMPLEMENTAO DO GUIA
Planejamento
Simplificao

da melhoria Plano de do Processo
Trabalho
da
Mapeamento
do Processo
Levantamento Identificao Desenho do Anlise e

das Etapas e dos Elementos Fluxograma Melhoria dos
rvore de Modelagem Sistema de Medio Implemen-

de Desempenho tao das
Solues do Processo Melhorias
Implementao
Implementa-o
das Melhorias
Proposta de
Processo
7 - MODELAGEM DO PROCESSO
o momento de examinar os diversos aspectos do

processo de trabalho como um todo, a partir das
informaes obtidas acerca do processo identificado, de
maneira que possibilite a implementao de melhorias.
Passos
7.1- Identificar as condies para a realizao do processo
a) definio da finalidade do processo.
b) identificao das principais necessidades dos clientes.
c) identificao dos recursos necessrios ao processo.
7.2 - Analisar e Melhorar o Processo

- anlise do ciclo PDCA.
7.3 - Desenhar o Novo Processo
51
31/08/2011
7.1 - Identificar as condies para a realizao do processo
7.1.1 Definir a finalidade do processo
Qual o objetivo do processo de trabalho?
7.1.2 Identificar as principais necessidades dos clientes
Um processo de trabalho, para atender a sua finalidade,

deve gerar um resultado que satisfaa o seu cliente/usurio,
logo, deve-se conhecer as necessidades dos clientes.
Quais so as necessidades dos clientes referentes ao

processo de trabalho?
52
31/08/2011
Por que as mulheres se separam
53
31/08/2011
MODELAGEM DO PROCESSO
III - Desenho do Novo Processo

o desenho do fluxo que representar a forma como
o processo passar a funcionar a partir das melhorias
propostas.
Possveis ocorrncias:
Reavaliao de valor agregado das aes atuais;
excluso e/ou incluso de novas aes;
alteraes na seqncia de realizao das aes;
definio/redefinio de atores;
reunio ou decomposio de subprocessos;
criao de novos subprocessos;
excluso de subprocessos.
MODELAGEM DO PROCESSO

Benefcios esperados:
Eliminao de duplicao;
Reduo de tempo do ciclo do processo
Construo do processo a prova de erros
etc
Se no houver benefcio com o novo processo, refazer o fluxo
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31/08/2011

Desenhos possveis
Fluxo ideal: o melhor resultado alcanado pela equipe

para a execuo do novo sub-processo, mas depende de
fatores que impedem sua implementao imediata.
Fluxo implementvel: o desenho que considera parte

das melhorias recomendadas pelo desenho ideal, e que
tornam possvel a implementao imediata da nova
forma de funcionamento do sub-processo.

Planejamento
Simplificao

da Melhoria Plano de do Processo
Trabalho
da
Mapeamento
Desenho do
do Processo
Levantamento Identificao Anlise e

Sistema de Implemen-
Modelagem do
rvore de Solues
Processo Medio de tao das
Melhorias
Desempenho
Implementa-o
Implementa-
Proposta de
do Novo FIM
Melhorias
Melhoria
Processo
o das
55
31/08/2011
Sistema de Medio de Desempenho
a denominao que se d atividade

sistemtica e contnua de medir e avaliar a
eficincia a dos processos e a eficcia dos
resultados, por meio da aplicao de
indicadores previamente formulados.
PONTOS DE MEDIO DO DESEMPENHO DO PROCESSO
FORNECEDOR CLIENTE
ENTRADAS PROCESSAMENTO SADAS
56
31/08/2011
No se gerencia o que no se
mede, no se mede o que no se
define, no se define o que no
se entende, no h sucesso no
que no se gerencia.
William Edwards Deming
57
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I. Introduo
II. Desenvolvimento
III. Concluso
IMPLEMENTAO DAS MELHORIAS
9.PROPOSTA DE MELHORIAS
o documento que apresenta a sntese do Novo

Desenho do Processo de trabalho e tem como
objetivo sua submisso apreciao da
autoridade competente para que seja aprovada e
implementada.
58
31/08/2011

Corpo da Proposta de Melhoria
Corpo da Proposta de Origem das Informaes

Simplificao
Objetivo De onde veio o problema
Novo Desenho do Desenho do Novo Fluxo +
Processo Formulrio de Indicadores +
Diagrama dos Elementos do
Processo
Pontos de Melhoria rvore de Solues
Implementados
Sugestes e Melhoria rvore de Solues
para Encaminhamento
Benefcios da Comparao fluxo antigo e
Implementao do Novo novo
Processo
IMPLEMENTAO DO GUIA
Planejamento
Simplificao

da AMP Plano de do Processo
Trabalho
da
Mapeamento
Desenho do
do Processo
Levantamento Identificao Anlise e

Melhoria dos

Implementao
Processos

Anlise e
das Melhorias
Desempenho
Implementao
Proposta de do Novo FIM
Melhoria Processo
59
31/08/2011
10. IMPLEMENTAO DO NOVO PROCESSO
Compreende as aes necessrias para que o novo funcionamento do processo de

trabalho seja introduzido na rotina organizacional.
Aes para Implementao

Elaborao do Manual de Procedimentos.
Treinamento dos envolvidos no Novo Processo de Trabalho.
Elaborao de Plano de Comunicao para implementao
do novo processo, com foco na ampla divulgao do novo
funcionamento do processo de trabalho e dos benefcios
gerados.
A perfeio
60
31/08/2011
CONCLUSO
Entender como funcionam os processos importante para
determinar como eles podem ser melhorados e
gerenciados, para obteno de melhores resultados.
Atravs da AMP uma organizao pode melhorar de forma

significativa os seus processos para obteno de elevados
ndices de qualidade e produtividade.
Incutir a importncia da AMP, bem como a relevncia de

sua disseminao no mbito de nossas escolas, de forma a
multiplicar este conhecimento no mbito da Fora
Terrestre.
Destacar que os processos do EB ja existem a muito tempo
e sao bem desenvolvidos, inclusive com uma descrio
detalhada em seus manuais e normas, todavia um novo
olhar com perspectiva sistemica e integradora de todos os
processos pode gerar grandes ganhos em termos de
eficiencia, eficacia e efetividade
Ser que difcil melhorar os

processos em nossas
Organizaes?
61
31/08/2011
Maj Cartaxo 61 3415-4986

Ritex: 860-4986
www.portalpeg.eb.mil.br
62

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Anlise e Melhoria de Processos

Estado-Maior do Exrcito 2 Subchefia

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Estado-Maior do Exrcito 2 Subchefia

Sistema Excelncia no Exrcito Brasileiro

Aplicar a Metodologia de Anlise e Melhoria de Processos

Data Horrio Contedo

Thodore Gricaut: A jangada da Medusa (1818-9); tela, 4,19x7,16 m. Paris, Louvre

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Poder de influir Poder de fazer

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