ACTIVIDAD SEMANA 4

AUDITORIAS INTERNAS

JOHANNA CORDOBA GUEPENDO

COD. 55216590

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
04 de Abril de 2014
 ACTIVIDAD 4

1. Disee y diligencie un informe de auditora que contenga los siguientes

criterios:

a. Objetivos de la auditora.

b. Alcance de la auditora.

c. Identificacin del cliente de auditora.

d. Identificacin del equipo auditor.

e. Fechas y lugares donde se realizaron las actividades de auditora.

f. Criterios de auditora.

g. Hallazgos de la auditora y la evidencia relacionada.

h. Conclusiones de la auditora.

i. Declaracin sobre el grado en el cual se han cumplido los criterios de la auditora.

INFORME DE AUDITORIA
Gerencia de Calidad Fecha: Abril 04 de 2014
Representante de
Ing. Laura Henao L.
Calidad:
Auditor Lder: Miller Rubiano
Johanna Cordoba Guependo
Equipo Auditor:
Mara Fernanda Olaya.
SECTOR GESTION DOCUMENTAL

Determinacin del grado de conformidad del sistema de

gestin de calidad con los criterios de establecidos en la
norma ISO 9001:2008.
Evaluacin de la capacidad del sistema de gestin de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del
cliente, legales y reglamentarios del servicio.
Objetivo. Evaluacin de la eficacia del sistema de gestin de calidad
para lograr los objetivos especificados.
Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
gestin de calidad.
Verificar y evaluar que se estn aplicando los procesos
inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de
atencin y accin de las transferencias documentales dentro
 del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de
los estndares establecidos como modelo.
Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad
implementado para cumplir objetivos especficos de calidad.
Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad implementado en la empresa.

Auditoria Interna de Observacin y Seguimiento. Proceso

Alcance: desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.

Identificacin del
DIAN _ Gestin Documental
cliente de auditora.
Auditor Lder: Miller Rubiano
Identificacin del
Equipo Auditor: Johanna Crdoba G.
equipo auditor
Mara Fernanda Olaya
Fechas y lugares
donde se realizaron Fecha: Abril 04 de 2014
las actividades de Archivo central
auditora
Criterio ISO 9001/2008
Se detectaron cuatro (4) no conformidades menores
relacionadas con los numerales:

5.4.2 Planificacin del Sistema de gestin de la calidad (1);

6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin (1);

7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio

Hallazgos de la (1);
auditora y la
8.2.2 Auditora interna (1);
evidencia relacionada
8.5.2 Accin correctiva (1).

La empresa present las acciones correctivas para dar

respuesta a las No conformidades encontradas.

Verificacin del cierre de dos (7) No conformidades

pendientes de la auditora anterior.

Declaracin sobre el la implementacin se esta haciendo de manera moderada en

grado en el cual se las reas designada por la empresa por eso su grado es
han cumplido los
criterios de la bueno
auditora.

CONCLUSIONES DE AUDITORIA
Verificacin de la implementacin y mantenimiento eficaz del Sistema
de Gestin de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO
9001:2000, siguiendo el plan de auditora, el da 31 de marzo de 2014 en
las instalaciones de la empresa, en Neiva H.
Verificacin de la capacidad de la organizacin para cumplir aspectos
reglamentarios
Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron cuatro (4) no
ACTIVIDADES conformidades menores relacionadas con los numerales 5.4.2
DESARROLLADAS Planificacin del Sistema de gestin de la calidad (1); 6.2.2
Competencia, toma de conciencia y formacin (1); 7.5.1 Control de la
produccin y de la prestacin del servicio (1); 8.2.2 Auditora interna (1);
y 8.5.2 Accin correctiva (1). La empresa present las acciones
correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas.
Verificacin del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la
auditora anterior.

El liderazgo del coordinador de Gestin Documental, por interiorizar en

todo el equipo de trabajo el modelo de gestin de calidad bajo
parmetros de la Norma ISO 9001:2008, a travs de la coordinacin y
participacin activa en el desarrollo de los procesos del sistema.
El liderazgo del coordinador de Gestin Documental, por interiorizar en
todo el equipo de trabajo el modelo de gestin de calidad bajo
ASPECTOS RELEVANTES
parmetros de la Norma ISO 9001:2008, a travs de la coordinacin y
participacin activa en el desarrollo de los procesos del sistema.
Se destaca el compromiso del personal del rea y de los clientes
internos, quienes se unen para desarrollar un proceso alto sentido de
responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de productividad y
eficiencia para el logro de los objetivos propuestos.
La definicin y ubicacin explcita de las Acciones de Mejoramiento, del
ciclo PHVA, dentro de la caracterizacin de los procesos, realizadas a
partir del anlisis de los resultados de los indicadores de seguimiento y
medicin, con el fin de resaltar la importancia y beneficios del ciclo
ASPECTOS POR completo para alcanzar los resultados planificados y facilitar la gestin
MEJORAR de los procesos por el personal responsable.
La ampliacin del listado de documentos externos, incluyendo las
nuevas publicaciones oficiales del Archivo General de La Nacin, con el
propsito de evitar que en el transcurso del tiempo se pueda perder
informacin valiosa sobre la actualizacin de los procesos inherentes.
La planificacin de los cambios que puedan afectar la integridad del
Sistema de Gestin de la Calidad, considerando entre ellos los que
surgen de los cambios en la reglamentacin aplicable al objeto del
negocio de la empresa.
RESPONSABILIDAD DE La metodologa para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones
LA DIRECCION correctivas y preventivas, mediante definicin de plazos y criterios que
permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto
tanto a la prevencin de los problemas como a la eliminacin de sus
causas. La metodologa para hacer seguimiento a la eficacia de las
acciones correctivas y preventivas, mediante definicin de plazos y
 criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos
previstos, respecto tanto a la prevencin de los problemas como a la
eliminacin de sus causas.
La empresa cuenta con personal calificado para la realizacin de
auditoras internas de calidad. Para cada auditoria se desarrolla un Plan
y un Informe en el que se registran los hallazgos, se analizan las causas
de las No conformidades, y a partir de ellos se establecen las acciones
correctivas pertinentes. Se evidencia un adecuado control y seguimiento
CONFIABILIDAD DE LA del cumplimiento de las actividades relacionadas con la auditoria por
AUDITORIA INTERNA parte del auditor principal.
En la planificacin y realizacin de las auditoras es importante
asegurar que se cubren todos los procesos del Sistema de Gestin de la
Calidad y se evale con la profundidad requerida, el nivel de
cumplimiento de cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001
asociados a los diferentes procesos.
Se verific el cumplimiento a las acciones propuestas por la empresa
para eliminar las causas de siete No conformidades menores pendientes,
RESULTADO DEL
de diez que haban sido detectadas en la auditora anterior.
SEGUIMIENTO DE LAS
Estas no conformidades hacan referencia a los elementos 4.2.3 (2),
ACCIONES
4.2.4 (1), 6.2 (1), 7.5.5 (1), 7.6 (1) y 8.5.2 (1). Los planes de accin
CORRECTIVAS DE LA
implicaron revisin de aspectos especficos en algunos procedimientos
AUDITORA ANTERIOR.
y capacitacin y sensibilizacin al personal, principalmente del equipo
de funcionarios, para la aplicacin de las normas establecidas.
Fecha de ejecucin: 04 de Abril de 2014
Reunin de apertura: Archivo Central Lugar: 8:00 a.m.
Reunin de cierre: Archivo Central Lugar: 3:00 p.m.

2. Disee el procedimiento mandatorio de auditora interna de calidad, teniendo

en cuenta que este debe dar cumplimiento al siguiente requisito dispuesto en el
numeral

DESCRIPCION PROCESO A AUDITAR:

Atencin de transferencias documentales desde Archivo de Gestin hacia

Archivo Central y desde Archivo Central hacia Archivo Inactivo.

De: MANUAL DE ARCHIVO - POLITICAS DE ARCHIVO Gerencia de

Calidad.
7.6 Polticas de Transferencia Documental Aplicacin de TRD.

Los documentos que han cumplido su primera y segunda edad, han sido
seleccionados y por valoracin ameriten su conservacin permanente,
debern transferirse al archivo central o inactivo segn sea el caso.

El proceso de transferencia documental del Archivo de Gestin al Archivo

Central normalmente se realizara una vez al ao, por cronograma y dando
cumplimiento a la metodologa establecida para el proceso.

La documentacin se transfiere a archivo central y a archivo inactivo

relacionada en el formato nico de transferencia, cuyo contenido debe ser
reservado por el rea con el mayor celo posible, para controlar y garantizar
la integridad documental a travs del flujo, consulta y manipulacin de los
documentos y de la informacin en ellos contenida.
Los criterios de seleccin de documentacin son

Liberacin de espacios.
Frecuencia de consultas y
Vigencia documental (Periodo de tiempo durante el cual el documento
tiene valor probatorio).

Cada dependencia generadora de documentacin, ser responsable del

manejo directo y la conservacin de su produccin documental, aplicar las
normas de transferencia documental para garantizar la integridad,
autenticidad, fidelidad y confidencialidad de la informacin transferida.

DIAGRAMAS DE FLUJO
CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:
Coordinador de Gestin Documental
Lder de Transferencias Documentales
Lder de Archivo Central
Lder de Archivo Inactivo

MEMORANDO

FECHA: Marzo 15 de 2014

DE: GERENCIA DE CALIDAD
PARA: COORDINACION GESTION DOCUMENTAL
REF: AUDITORIA PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

La Gerencia de Calidad realizar Auditoria Interna de Observacin al proceso de

la referencia; con el objeto de verificar y evaluar que se estn aplicando los
procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atencin y
accin de las transferencias documentales dentro del edificio y con el operador
de archivo inactivo dentro de los estndares establecidos como modelo.
Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para
cumplir objetivos especficos de calidad. Proporcionar al auditado una
oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa.
La visita ser realizada por un equipo de tres auditores de calidad y debe ser
atendida por el Coordinador de Gestin Documental, el Lder de Transferencias
Documentales, el Lder de Archivo Central y por el Lder de Archivo Inactivo, el
31 de Marzo del presente ao a las 8:00 a.m. con una duracin de 6 horas, en
las instalaciones de Archivo Central.
Adjunto Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para
el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin o aclaracin a la
agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Lder
antes del 25 de Marzo prximo.

Atentamente,

Gerencia de Calidad.

REUNION DE APERTURA
Gerencia de Calidad Fecha: Marzo 25 de 2014
Representante de
Ing. Laura Henao L.
Calidad:
Auditor Lder: Miller Rubiano
Johanna Cordoba Guependo
Equipo Auditor:
Mara Fernanda Olaya.
SECTOR GESTION DOCUMENTAL

Determinacin del grado de conformidad del sistema de

Objetivo. gestin de calidad con los criterios de establecidos en la
norma ISO 9001:2008.
 Evaluacin de la capacidad del sistema de gestin de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del
cliente, legales y reglamentarios del servicio.
Evaluacin de la eficacia del sistema de gestin de calidad
para lograr los objetivos especificados.
Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
gestin de calidad.
Verificar y evaluar que se estn aplicando los procesos
inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de
atencin y accin de las transferencias documentales dentro
del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de
los estndares establecidos como modelo.
Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad
implementado para cumplir objetivos especficos de calidad.
Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad implementado en la empresa.
Auditoria Interna de Observacin y Seguimiento. Proceso
Alcance:
desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.
Criterio ISO 9001/2008
Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC
empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener
Metodologa alguna observacin o aclaracin a la agenda recibida o a
alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Lder
antes del 25 de Marzo prximo.

FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

Laura Henao L. Representante de

Calidad
Miller Rubiano S Auditor Lder
Johanna Crdoba Guependo Equipo Auditor
Mara Fernanda Olaya M Equipo Auditor
b) Revisin documental durante la realizacin de la auditora.

TRD. Procedimiento de transferencia documental para

garantizar la integridad, autenticidad, fidelidad y
confidencialidad de la informacin transferida.

Manual de Calidad)
Procedimientos operativos
Instrucciones de trabajo paso a paso
Formatos y registros
Documentos de Documentacin completa
Referencia:
Horario de apertura del servicio.
Sealizacin y exhibicin del proceso a auditar en
lugar visible.
Tiempos de atencin paso a paso dentro del proceso.
Registro de cada servicio con observaciones y/o
hallazgos
Procedimiento de atencin de trasferencias
documentales de Archivos de gestin a archivo
central.
Procedimiento de entrega y transferencia
documental de archivo central hacia archivo inactivo.
Se comentan los hallazgos encontrados al
Coordinador de Gestin Documental.

LISTA DE CHEQUEO SI NO
Lista de Verificacin: X
Manual de Calidad (Documentacin nivel I) X
Procedimientos operativos (Documentacin nivel II) X
Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentacin nivel III) X
Formatos y registros (Documentacin de nivel IV) X
Documentacin completa X
X
Horario de apertura del servicio.
Sealizacin y exhibicin del proceso a auditar en lugar X
visible.
Tiempos de atencin paso a paso dentro del proceso. X

Generacin de hallazgos de auditora.

 se detectaron cuatro (4) no conformidades menores relacionadas con los
numerales:

5.4.2 Planificacin del Sistema de gestin de la calidad (1);

6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin (1);
7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio (1);
8.2.2 Auditora interna (1);
8.5.2 Accin correctiva (1).

La empresa present las acciones correctivas para dar respuesta a las No

conformidades encontradas.

Verificacin del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la auditora

anterior.

CONCLUSIONES DE AUDITORIA
Verificacin de la implementacin y mantenimiento eficaz del Sistema
de Gestin de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO
9001:2000, siguiendo el plan de auditora, el da 31 de marzo de 2014 en
las instalaciones de la empresa, en Neiva H.
Verificacin de la capacidad de la organizacin para cumplir aspectos
reglamentarios
Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron cuatro (4) no
ACTIVIDADES conformidades menores relacionadas con los numerales 5.4.2
DESARROLLADAS Planificacin del Sistema de gestin de la calidad (1); 6.2.2
Competencia, toma de conciencia y formacin (1); 7.5.1 Control de la
produccin y de la prestacin del servicio (1); 8.2.2 Auditora interna (1);
y 8.5.2 Accin correctiva (1). La empresa present las acciones
correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas.
Verificacin del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la
auditora anterior.

El liderazgo del coordinador de Gestin Documental, por interiorizar en

todo el equipo de trabajo el modelo de gestin de calidad bajo
parmetros de la Norma ISO 9001:2008, a travs de la coordinacin y
participacin activa en el desarrollo de los procesos del sistema.
El liderazgo del coordinador de Gestin Documental, por interiorizar en
todo el equipo de trabajo el modelo de gestin de calidad bajo
ASPECTOS RELEVANTES
parmetros de la Norma ISO 9001:2008, a travs de la coordinacin y
participacin activa en el desarrollo de los procesos del sistema.
Se destaca el compromiso del personal del rea y de los clientes
internos, quienes se unen para desarrollar un proceso alto sentido de
responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de productividad y
eficiencia para el logro de los objetivos propuestos.
La definicin y ubicacin explcita de las Acciones de Mejoramiento, del
ciclo PHVA, dentro de la caracterizacin de los procesos, realizadas a
ASPECTOS POR
partir del anlisis de los resultados de los indicadores de seguimiento y
MEJORAR
medicin, con el fin de resaltar la importancia y beneficios del ciclo
completo para alcanzar los resultados planificados y facilitar la gestin
 de los procesos por el personal responsable.
La ampliacin del listado de documentos externos, incluyendo las
nuevas publicaciones oficiales del Archivo General de La Nacin, con el
propsito de evitar que en el transcurso del tiempo se pueda perder
informacin valiosa sobre la actualizacin de los procesos inherentes.
La planificacin de los cambios que puedan afectar la integridad del
Sistema de Gestin de la Calidad, considerando entre ellos los que
surgen de los cambios en la reglamentacin aplicable al objeto del
negocio de la empresa.
La metodologa para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones
correctivas y preventivas, mediante definicin de plazos y criterios que
RESPONSABILIDAD DE
permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto
LA DIRECCION
tanto a la prevencin de los problemas como a la eliminacin de sus
causas. La metodologa para hacer seguimiento a la eficacia de las
acciones correctivas y preventivas, mediante definicin de plazos y
criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos
previstos, respecto tanto a la prevencin de los problemas como a la
eliminacin de sus causas.
La empresa cuenta con personal calificado para la realizacin de
auditoras internas de calidad. Para cada auditoria se desarrolla un Plan
y un Informe en el que se registran los hallazgos, se analizan las causas
de las No conformidades, y a partir de ellos se establecen las acciones
correctivas pertinentes. Se evidencia un adecuado control y seguimiento
CONFIABILIDAD DE LA del cumplimiento de las actividades relacionadas con la auditoria por
AUDITORIA INTERNA parte del auditor principal.
En la planificacin y realizacin de las auditoras es importante
asegurar que se cubren todos los procesos del Sistema de Gestin de la
Calidad y se evale con la profundidad requerida, el nivel de
cumplimiento de cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001
asociados a los diferentes procesos.
Se verific el cumplimiento a las acciones propuestas por la empresa
para eliminar las causas de siete No conformidades menores pendientes,
RESULTADO DEL
de diez que haban sido detectadas en la auditora anterior.
SEGUIMIENTO DE LAS
Estas no conformidades hacan referencia a los elementos 4.2.3 (2),
ACCIONES
4.2.4 (1), 6.2 (1), 7.5.5 (1), 7.6 (1) y 8.5.2 (1). Los planes de accin
CORRECTIVAS DE LA
implicaron revisin de aspectos especficos en algunos procedimientos
AUDITORA ANTERIOR.
y capacitacin y sensibilizacin al personal, principalmente del equipo
de funcionarios, para la aplicacin de las normas establecidas.
Fecha de ejecucin: 04 de Abril de 2014
Reunin de apertura: Archivo Central Lugar: 8:00 a.m.
Reunin de cierre: Archivo Central Lugar: 3:00 p.m.

REUNION DE CIERRE
Gerencia de Calidad Fecha: Abril 04 de 2014
Representante de
Ing. Laura Henao L.
Calidad:
Auditor Lder: Miller Rubiano
Johanna cordoba Guependo
Equipo Auditor:
Maria Fernanda Olaya.
SECTOR GESTION DOCUMENTAL

Objetivo. Determinacin del grado de conformidad del sistema de

 gestin de calidad con los criterios de establecidos en la
norma ISO 9001:2008.
Evaluacin de la capacidad del sistema de gestin de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del
cliente, legales y reglamentarios del servicio.
Evaluacin de la eficacia del sistema de gestin de calidad
para lograr los objetivos especificados.
Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
gestin de calidad.
Verificar y evaluar que se estn aplicando los procesos
inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de
atencin y accin de las transferencias documentales dentro
del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de
los estndares establecidos como modelo.
Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad
implementado para cumplir objetivos especficos de calidad.
Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad implementado en la empresa.
Auditoria Interna de Observacin y Seguimiento. Proceso
Alcance:
desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.
Criterio ISO 9001/2008
Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC
empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener
Metodologa alguna observacin o aclaracin a la agenda recibida o a
alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Lder
antes del 25 de Marzo prximo.

FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE CIERRE

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

Laura Henao L. Representante de

Calidad
Miller Rubiano S Auditor Lder
Johanna Crdoba Guependo Equipo Auditor
Mara Fernanda Olaya M Equipo Auditor
3. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Auditora interna es fundamental para encontrar falencias o incumplimientos en

el SGC de una compaa y en cada uno de los procesos que la conforman
(compras, recurso humano, misionales o de mejora continua)

En el desarrollo de las auditoras es fundamental establecer una excelente

comunicacin entre el auditor lder, la alta gerencia y el personal auditado,
manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la mxima
cooperacin de ambas partes, sin que con ello se deteriore la calidad de la
misma.

Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos
internos de la empresa, sino tambin los requisitos externos y su interiorizacin
en la organizacin, tales como normas ambientales, regulacin de empaques,
normas fitosanitarias. El no tener estos requisitos actualizados dentro de la
empresa puede llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos
mercados. Por lo tanto una auditora sera y eficiente debera ir ms all de lo
interno a la organizacin.

El mejoramiento continuo ha de ser una filosofa dentro de la organizacin y no

una imposicin de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de
contratacin.
Para logarlo, cada organizacin e individuo debe perder el temor a ser evaluado,
debe ser autocrtico y honesto en sus procedimientos y mediciones. La auditoria
no debera ser mirada como un juez citando sentencias, sino como un consejero,
que indica lo positivo que se ha realizado y el camino a seguir.

Con la normalizacin las empresas Colombianas poco a poco han logrado

introducirse al mercado internacional y a la vez generar una nueva imagen
internacional. Tambin nos ha servido para ir tomando la cultura de
mejoramiento continuo no solo en los procesos empresariales, sino tambin en
nuestro comportamiento como ciudadanos. Solo as tendremos un mejor pas.
 La auditoras internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y
para obtener resultados exitosos en la implantacin del SGC, se debe tener un
buen procedimiento para la realizacin de las mismas y contar con una
frecuencia adecuada durante el ao para la revisin de todos sus procesos,
garantizando as la calidad de la labor que desempea en su campo econmico.