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Manuel de la Gestion Financire

Manuel
de Gestion
Financire
pour les
Partenaires

1
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire

Matieres


4.3 RAPPORT AUX DONATEURS ET AUX BAILLEURS DE FONDS

4.4 RAPPORT AU GOUVERNEMENT


47

48
1. INTRODUCTION A LA GESTION FINANCIERE 7
4.5 RAPPORT AUX BENEFICIAIRES 49

4.6 QUALITES DE LINFORMATION SUR UNE BONNE COMPTABILITE 49
1.1 ELEMENTS DE LA GESTION FINANCIERE 7

1.2 PRINCIPES DE LA GESTION FINANCIERE 8 5 CONTROLES INTERNES 52


1.3 LES OUTILS DE GESTION FINANCIERE 10
1.4 RESPONSABILITE DANS LA GESTION FINANCIERE 11 5.1 PRINCIPE DE CONTROLE DE LA TRESORERIE 52

5.2 PRINCIPE DU CONTROLE BANCAIRE 53

2. PLANIFICATION ET BUDGETISATION 14
5.3 CONTROLE DU BUDGET ET DES COMPTES 54

5.4 CONTROLES DES ACHATS ET DES AUTORISATIONS 55
2.1 LE PROCESSUS DE BUDGETISATION 15
5.5 CONTROLE DE LA GESTION 55
2.2 BONNE PRATIQUE DANS LA BUDGETISATION 16
5.6 CONTROLES PHYSIQUES 56
2.3 BONNE PRATIQUES DANS LA BUDGETISATION 18

2.4 GROUPES CIBLES DU BUDGET 19

2.5 CHANTILLON DE FEUILLES DE CALCUL SUR LE BUDGET 20 6 FRAUDE ET IRREGULARITES 58


2.6 PREVISION DE FLUX DE TRESORERIE 24
6.1 DES MESURES POUR REDUIRE LA FRAUDE 59
2.7 COMMENT PREPARER UNE PREVISION DU FLUX DE TRESORERIE 24
6.2 COMMENT SURVIVRE ET REAGIR 61

3 DOCUMENTS COMPTABLES 29 7 AUDIT EXTERNE 64


3.1 IMPORTANCE DES DOCUMENTS 29 7.1 IMPORTANCE DES AUDITS 64

3.2 METHODES COMPTABLES 30 7.2 AUDIT INTERNE 64

3.3 DOCUMENTS ESSENTIELS 32 7.3 AUDIT EXTERNE 65

7.4 AUDITS INITIES PAR LES DONATEURS 66

7.5 LE RAPPORT DE LAUDIT 66


4 RAPPORT FINANCIER 40

4.1 TAT DU BUDGET ET DEMANDE DAVANCE 41

4.2 RELEVE COMPTABLES ANNUELS 46

2 3
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8 ANNEXES 71 Avant-propos
ANNEXE 1 CHANTILLON DE FORMAT DU LIVRE DE CAISSE 71

ANNEXE 2 - CHANTILLON DU FORMAT DU CALENDRIER DES AVANCES 72 Une bonne gestion financire est un atout essentiel dans le bon dveloppement organisationnel
ANNEXE 3 CHANTILLON DU BUDGET ET DEMANDE DAVANCE 73 et fait partie intgrante de la gestion de projet/programme. La gestion financire est un

ANNEXE 4 - CHANTILLON DU FORMAT DU RELEVE DE RECETTES instrument indispensable permettant une organisation plus efficace conduisant ainsi

ET DE PAIEMENTS 74 lamlioration du programme des activits. Des systmes solides de gestion financire
permettent lorganisation dtre plus apte contrler ses propres affaires. Sans cela, lavenir
ANNEXE 5 CHANTILLON DU FORMAT DE LETAT
reste incertain : il pourra tre difficile de prvoir lpuisement des ressources financires et,
DE RECONCILIATION BANCAIRE 75
surtout, il pourra tre difficile de financer des projets/programmes.
ANNEXE 6 CHANTILLON DU FORMAT DE LATTESTATION

DU COMPTE CAISSE 76
Le 1er chapitre de ce manuel offre un aperu des lments, des principes, des outils et de la
ANNEXE 7 LISTE DE CONTROLE A LA FIN DU MOIS 77
responsabilit de la gestion financire. Le 2me chapitre traite des principes de base de la
ANNEXE 8 PIECES JUSTIFICATIVES DE LA LISTE DE CONTROLE 78 planification et de la budgtisation, la premire des quatre tches spcifiques de la gestion
ANNEXE 9 GUIDE DE GESTION FINANCIERE 83 financire. Il prsente les meilleures pratiques de la planification budgtaire, du suivi des
budgets et de la prvision des flux de trsorerie. Le 3me chapitre examine les principaux
registres tenus. Le chapitre dcrit limportance des registres, des mthodes comptables et des
documents comptables essentiels devant tre tenus. Le 4me chapitre traite des diffrents
types de rapports financiers exigs par les parties prenantes. Le 5me chapitre tudie les
contrles financiers et les meilleures pratiques pour sen servir. Le 6me chapitre traite de
la fraude et des irrgularits, les risques associs ainsi que la manire de les rduire. Le
7me chapitre dcrit les procdures internes et externes daudit, leur importance ainsi que les
types dopinion daudit. Enfin, le manuel contient une liste de formats dchantillons dans la
section des annexes.

Objectif du manuel

Ce manuel dcrit les meilleures pratiques dans les tches spcifiques de gestion financire
notamment, la planification et la budgtisation ainsi que les contrles financiers. Il tudie
ce que les quipes de direction peuvent faire pour guider lorientation long terme de leur
organisation (une activit parfois dsigne sous le terme de gouvernance ) et il dcrit

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dautres aspects de la gestion financire pouvant tre incorpors dans la structure dune
organisation. Nous esprons que ce manuel sera utilis par les prsidents et membres 1. Introduction la gestion financire
des comits de direction, les dirigeants, les directeurs, les gestionnaires, le personnel 1.1 Elments de la gestion financire
des programmes, les administrateurs et le personnel charg des finances. La gestion financire est une partie importante de la gestion de projets/programmes et
ne doit pas tre considre comme une activit part rserve au personnel charg des

Remerciement finances.

Dans llaboration de ce manuel, nous nous sommes appuys sur le Manuel de gestion La gestion financire implique la planification, lorganisation, le contrle et le

financire pour les organisations non gouvernementales (MANGO) ainsi que sur la suivi des ressources financires dune organisation pour atteindre des objectifs.

contribution du Personnel du Bureau Rgional pour lAfrique de Forum Syd.


Il nexiste pas de systme de modle financier appropri toutes les organisations.
Cependant, certains lments de base doivent tre mis en place pour permettre de bonnes
pratiques en matire de gestion financire.

Planinification et
budgtisation

Comptabilit Solide Rapport


et tenue des gestion financier
registres financiers

Contrles
financiers

1.1.1 Planification et budgtisation


Lis aux plans stratgiques et oprationnels de lorganisation, le budget est la pierre
angulaire de tout systme de gestion financire et joue un rle essentiel dans le suivi de
lutilisation des fonds.
1.1.2 Livres comptables
Chaque organisation doit tenir un registre exact des transactions financires qui ont lieu
montrant ainsi lutilisation des fonds. Les documents comptables fournissent galement
des informations prcieuses sur la manire dont lorganisation est gre et si celle-ci ralise
ses objectifs.

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1.1.3 Rapports financiers ont un devoir oprationnel, moral et lgal dexpliquer leurs dcisions et leurs actions
Si lorganisation a fix un budget, quelle a tenu et rapproch ses comptes de faon claire et ainsi que de soumettre des rapports financiers pour vrification.
en temps opportun, il est alors trs facile dlaborer des rapports financiers qui permettent
aux gestionnaires de vrifier les avances de lorganisation. 1.2.3 La transparence
Lorganisation doit faire preuve douverture sur ses activits en mettant la disposition
1.1.4 Contrles internes des parties prenantes concernes les informations sur ses activits et projets. Cela inclut
Un systme de contrles, de freins et contrepoids communment dsign sous le terme de llaboration en temps opportun de rapports financiers complets rendus accessibles aux
contrles internes est mis en place pour protger les actifs de lorganisation et pour grer parties prenantes, y compris les bnficiaires. Si une organisation nest pas transparente,
le risque interne. Il a pour objectif de dissuader le vol opportuniste ou la fraude ainsi que de elle donne alors limpression quelle a quelque chose cacher.
reprer les erreurs et les omissions dans les documents comptables. Un mcanisme efficace
de contrle interne protge galement le personnel concern par les activits financires. 1.2.4 La viabilit
Afin dtre financirement viables, les dpenses dune organisation doivent tre
1.2 Principes de la gestion financire quilibres par rapport aux rentres des fonds, aussi bien aux niveaux oprationnels que
Il est utile didentifier une srie de principes de bonnes pratiques pouvant servir de norme stratgiques. La viabilit est une mesure de la continuit et de la scurit financire de
dans llaboration de systmes appropris de gestion financire. Ces principes offrent un lorganisation. Les administrateurs et les gestionnaires devraient laborer une stratgie
guide de haut niveau aux administrateurs et aux cadres suprieurs pour les aider sassurer financire pour dmontrer comment ils comptent remplir les obligations financires et
de ce que leur organisation utilise les fonds de manire efficace et que le personnel travaille raliser le plan stratgique de lorganisation.
de manire approprie.
1.2.5 Lintgrit
1.2.1 La cohrence Au sein de lorganisation, les personnes doivent agir avec honntet et biensance.
Les politiques et les mcanismes financiers dune organisation doivent tre cohrents au fil Les gestionnaires et les membres de la direction serviront de guides, notamment, en
du temps. Cela favorise lefficacit des oprations et la transparence, particulirement dans respectant la politique et les procdures et en faisant part de tout intrt personnel qui
la prparation de rapports financiers. Cela ne signifie pas que les mcanismes ne peuvent puisse entrer en conflit avec leurs activits officielles. Lintgrit des documents et des
pas tre affins pour rpondre aux besoins dune organisation qui volue. Des mthodes rapports financiers dpend de lexactitude et de lexhaustivit des documents financiers.
incohrentes dans la gestion financire pourraient tre un signe de ce que la situation
financire est manipule. 1.2.6 La gestion
Une organisation doit prendre bon soin des ressources financires qui lui sont confies
1.2.2 Lobligation de rendre compte et veiller ce quelles soient utilises pour lobjectif prvu cest ce quon appelle la
Lorganisation doit expliquer toutes les parties prenantes, y compris les bnficiaires, la gestion financire. Linstance dirigeante (par ex. le Conseil dadministration) en a la
manire dont les ressources ont t utilises et le rsultat atteint. Toutes les parties prenantes responsabilit absolue. En pratique, les gestionnaires accomplissent une bonne gestion
ont le droit de savoir comment leurs fonds et leur autorit ont t utiliss. Les organisations financire travers une planification stratgique minutieuse, une valuation des risques
financiers ainsi que par la mise en place de mcanismes et contrles adquats.

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1.3.3 Le contrle
1.2.7 Les normes comptables
Un systme de contrles, de freins et contrepoids est primordial pour veiller sur la bonne
Les normes comptables sont un terme utilis pour dsigner le cadre normatif des lignes
application des procdures et des ressources au cours de la mise en uvre du projet/
directrices pour la comptabilit financire. Il sagit des conventions et des rgles suivies
programme.
par les comptables dans lenregistrement et le rsum des transactions ainsi que dans la
Les outils : budgets, pouvoir dlgu, procdures dapprovisionnement, rconciliation,
prparation des tats financiers. Le systme de tenu des registres et des documents financiers
audit interne et externe, registre des actifs immobiliss, politique en matire de vhicule,
doit tre conforme aux principes et aux normes de comptabilit internationalement
dassurance, etc.
reconnus.

1.3.4 La surveillance
1.3 Les outils de gestion financire
Il sagit de fournir rgulirement et en temps opportun des informations aux gestionnaires
Il existe de nombreux outils, qui ne sont pas ncessairement financiers, pouvant tre utiliss
et parties prenantes dans lobjectif de contrle. La surveillance signifie la comparaison
par les gestionnaires contribuant lutilisation de bonnes pratiques dans le domaine de la
de la performance relle avec les plans pour valuer lefficacit de ceux-ci, identifier les
gestion et du contrle financier. Nous pouvons identifier ces outils dans chacune des quatre
faiblesses un stade prcoce et prendre, le cas chant, des mesures correctives.
fonctions de la gestion financire.

Les outils : rapports dvaluation, rapports de contrle du budget, rapports de flux de


1.3.1 La planification
trsorerie, tats financiers, rapports de projet, rapports des donateurs, rapports daudit,
La planification est fondamentale au processus de gestion et suppose de prvoir la
rapports dvaluation, etc.
prparation de lavenir. Lors de llaboration dun plan, les gestionnaires devront envisager
plusieurs alternatives possibles et faire un certain nombre de choix ou prendre certaines
dcisions. La planification doit toujours prcder la mise en uvre.
1.4 Responsabilit dans la gestion financire
Il est important de comprendre la structure et le statut juridique des organisations pour
Les outils : plan stratgique, plan de dveloppement, plan dactivit, budgets, plans de
dterminer le niveau de responsabilit de chacun en matire de gestion financire.
travail, prvision de flux de trsorerie, tude de faisabilit, etc.

1.4.1 Linstance dirigeante


1.3.2 Lorganisation
Linstance dirigeante est responsable de manire gnrale et sur le plan juridique de
Les ressources de lorganisation le personnel et les volontaires, les vhicules, les biens,
ladministration et du contrle de lorganisation. Cela signifie que si il y a quelque
largent doivent tre coordonnes pour garantir la mise en uvre du plan gnral. Il est
dysfonctionnement que ce soit, la loi considre les membres de linstance dirigeante
ncessaire de clarifier quelles activits et responsabilits doivent tre engages, quand et
comme tant responsables.
par qui.
Les outils : constitution, organigrammes, diagramme de flux, description des fonctions,
Linstance dirigeante peut avoir plusieurs appellations diffrentes selon lorganisation
codes comptable, manuels financiers, budgets, etc.
Conseil, Conseil dadministration, Conseil de gestion, Conseil excutif ou de direction

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et plusieurs fonctions telles que :


1.4.3 Le Directeur gnral (DG)
tant donn que le conseil de direction est constitu de bnvoles qui ne se runissent que
La responsabilit de dcision en matire de politique et de stratgie ;
quelques fois au cours de lanne, il dlgue son pouvoir en matire de gestion quotidienne
La conservation (ou la prservation) des finances et des actifs de lorganisation ;
au DG nomm par le conseil pour mettre en uvre sa politique. Le DG dcide alors
La nomination et lappui au directeur ; et
son tour de la manire de dlguer ses pouvoirs et de partager les tches entre lquipe
La reprsentation des intrts des parties prenantes.
du personnel. Bien quil soit normal pour le conseil de direction de dlguer le pouvoir
aux membres du personnel, il ne peut dlguer toute sa responsabilit, la responsabilit
1.4.2 Les membres du conseil
ultime lui incombant. En outre, un pouvoir sans responsabilit est malsain le conseil
Les membres du conseil sont des bnvoles (cest dire quils ne reoivent pas de
doit mettre en place des mcanismes de surveillance pour sassurer que ses instructions
salaire) et rpondent plusieurs noms, administrateurs, membres du comit, directeurs
soient respectes.
ou membres du conseil. Si les membres du conseil devaient bnficier financirement de
leur appartenance celui-ci, il pourrait y avoir un conflit dintrt.
La figure ci-dessous montre comment le pouvoir concernant les tches quotidiennes
de gestion financire est dlgu aux instances subalternes travers les rseaux de la
Les fonctionnaires honoraires sont ceux qui sont lus ou nomms des
structure de gestion. Le processus de responsabilit remonte paralllement travers la
postes particuliers du conseil tels que le prsident, le trsorier
structure lorsque les personnes rendent compte des rsultats.
et le secrtaire. Ils supervisent la mise en uvre des dcisions du conseil et
signent gnralement les engagements juridiques.
Pouvoir dlgu
Le prsident est en gnral le point de contact principal du directeur-gnral
Obligation de rendre compte
(DG) et il joue normalement un rle essentiel en matire de relations publiques.
Conseil dadministration
Le trsorier supervise les finances de lorganisation. Dans une petite

Pouir dlgu
organisation, le trsorier peut assumer un rle plus actif tel que soccuper de la

Responsabilit
tenue des livres. En revanche, lorsquil y a un personnel rmunr, le trsorier
Directeur gnral
joue plutt un rle de supervision.

Mme lorsque les membres du conseil ne supervisent pas eux-mmes le processus


Gestion
comptable et la prparation des rapports, ceux-ci doivent toujours sassurer de ce que
tout soit en ordre.
Les membres du conseil ont la responsabilit ultime des tats financiers
de lorganisation et ne manquer cette tche moins de dmissionner de
Personnel de soutien
linstance dirigeante.

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2. Planification et budgtisation 2.1 Le Processus de budgtisation


Ce processus devrait tre un exercice bien coordonn et consultatif. Le processus de
La planification et la budgtisation impliquent toutes les procdures ncessaires pour sassurer prparation du budget implique un certain nombre de questions :
que les activits dune organisation sont effectues efficacement et, particulirement, que les Quels sont les objectifs de lorganisation?
informations financires indispensables sont fournies de faon efficace et dans les dlais.
Objectifs
Quelles activits sont affectues pour atteindre ces objectifs?
La planification est la procdure permettant de dterminer comment une organisation peut Activits
Quelles seront les ressources ncessaires pour effectuer ces
activits?
se donner le moyens datteindre ses buts et objectifs stratgiques. La budgtisation est la Ressources
Quel est le cot prvu des ressources?
procdure de planification des recettes et des dpenses pour un dlai ou un projet dtermin. Cot
Quelles seront les sources de financement?
Cest un lment crucial de la procdure de planification. Financement
Est-ce que le rsultant prvu est raliste?
Rsultats
Les budgets sont utiliss pour :
Planifier et mettre en place nos objectifs Lorsque le budget a t adopt et que les activits ont t ralises, le processus est achev
Faire les prvisions de recettes et de dpenses en comparant le plan (budget) avec le rsultat final ( rel ) pour vrifier si des leons ont
Maximiser le financement par les donateurs t tires ou si des modifications devraient tre apportes la fois suivante.
Coordonner les activits
Communiquer les plans Rsum des tapes cls dans la prparation du budget
Dsigner des cibles claires
Quantifier les ressources et les personnes ncessaires pour les raliser 1. Identifier le projet ou les objectifs de lorganisation
Suivre, revoir et valuer les performances relles Faire participer une grande partie du personnel et des parties prenantes dans cette phase.
Rendre compte aux partenaires, bnficiaires et bailleurs de fonds. 2. Fixer des limites
Identifier toutes limites aux ressources et aux fonds initialement disponibles.
3. Recueillir des donnes
Par exemple :
Le budget de lanne prcdente ainsi que les informations les plus rcentes sur les
revenus et les dpenses rels
Les prvisions des cots dexploitation, des recettes et des subventions
Les facteurs externes qui influencent les recettes et les dpenses (tels que les taux de
change, linflation prvue)
4. Fixer la somme percevoir (recettes)
Soyez aussi raliste que possible. Montrez les prvisions de subventions et de frais les
plus basses. Incluez uniquement les recettes issues de subventions confirmes.

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2.2.4 La prvision des cots


5. Fixer la somme dpenser (dpenses) Il est trs important de pouvoir justifier les calculs lors de lvaluation des cots. Mme
Sparer les postes selon les types. Ceci peut exiger de se conformer la norme des listes si vous faites la budgtisation selon la mthode additive, ne soyez pas tent de prendre
de postes budgtaires de votre propre organisation et/ou de votre bailleur de fonds. simplement le budget de lanne prcdente et dy ajouter un pourcentage pour linflation.
6. Prparer le budget Mme si le budget de lexercice prcdent peut savrer tre un point de dpart utile, il
tablissez la liste des lments par poste, veillez ce que les recettes soient au moins peut aussi tre fallacieux et prsenter des inexactitudes historiques. Une des meilleures
quivalentes aux dpenses. Fournissez une note de calculs pour les justifier. approches est de faire une liste de toutes les entres ncessaires et de prciser le nombre
7. Obtenir lapprobation ainsi que le cot unitaire de chaque poste. partir de cette feuille de travail dtaille, il
Obtenir lapprobation des administrateurs de votre propre organisation et de tous les est simple dlaborer un budget simplifi pour chaque poste et trs facile de le mettre
donateurs concerns. jour si les units ou les cots varient.

2.2.5 Les imprvus

2.2 Bonne pratique dans la budgtisation Des dispositions peuvent tre prises pour rpondre aux imprvus dans le budget, cela

2.2.1 La clart pouvant tre sous la forme dun pourcentage du total des cots budgtiss. Les donateurs

tant donn que diffrentes personnes auront besoin dutiliser le budget des fins diverses, ont des approches et des lignes directrices diffrentes sur la manire de calculer/prendre

celles-ci doivent pouvoir le comprendre (et ladapter, le cas chant) sans explication des dispositions contre les imprvus.

supplmentaire ce qui est dj mentionn. La clart et la prcision sont fondamentales, il


est donc important de noter les hypothses de budgtisation et la faon dont les calculs ont 2.2.6 Les cots oublis

t faits. Il y a une tendance sous-estimer les cots rels de gestion dun projet par peur de ne pas
obtenir le financement dudit projet. Certains des cots le plus souvent ngligs figurent

2.2.2 Le calendrier ci-dessous :

Plusieurs tapes tant ncessaire llaboration dun budget avant sa soumission au conseil Les frais relatifs au personnel (par ex. les frais de recrutement, de formation, les

dadministration pour approbation, il est de bonne augure de prparer un calendrier pour la avantages et les paiements officiels)

budgtisation et dentamer le processus assez tt, savoir jusqu six mois avant le dbut de Les frais de lancement (par ex. la publicit, les frais juridiques)

lexercice selon la taille de lorganisation et lapproche adopte. Les frais gnraux ou de base (par ex. les assurances, lutilisation des services
publics)

2.2.3 Les postes budgtaires Les frais dentretien des vhicules

Lors de la prparation dun budget pour la premire fois ou lors de la rvision de celui-ci, Lentretien et la rparation des quipements (par ex. les photocopieuses et les

il est important de tenir compte des codes comptables. Ceci est ncessaire du fait que les ordinateurs)

postes budgtaires apparaissent aussi bien dans les livres comptables que dans les rapports Les frais dadministration (par ex. les runions du conseil de direction, lAGA,

de gestion. Si les postes budgtaires et les livres comptables ne sont pas compatibles, il sera Assemble Gnrale Annuelle)

alors trs difficile dlaborer des rapports de suivi lors de la mise en uvre du projet. Les honoraires daudit

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Si un financement externe est ncessaire, soumettez le budget (ou une partie de


2.2.7 Ce quil ne faut pas oublier
celui-ci) aux donateurs.
La participation du personnel sur le terrain, les reprsentants de la communaut et
Fournissez des rapports prcis de suivi du budget pour ceux qui ont la responsabilit
de toutes les parties prenantes dans llaboration du budget.
de la gestion quotidienne et un rapport succinct pour le comit de gestion.
Les frais administratifs par rapport au cot total du projet/programme. Les
Contrlez rgulirement le budget par rapport aux recettes et aux dpenses relles.
frais administratifs peuvent notamment reprsenter un pourcentage du cot total du
Prenez toutes les mesures ncessaires. Le comit de gestion, le directeur et les
projet/programme ou peuvent tre bass sur les frais rels qui doivent tre dpenss
gestionnaires doivent rgulirement tudier ces rapports.
pour les activits du projet/programme.
Ajoutez des notes aux rapports de suivi du budget pour expliquer les principales
Laugmentation du budget et des prix ainsi que les dispositions pour les dpenses
diffrences entre le budget et les recettes et dpenses relles.
imprvues ou extraordinaires.
Informez les financiers de toute modification du budget (par exemple, si les
Le budget doit tre prpar sous forme de projet, le projet de budget doit
dpenses pour un poste sont suprieures au budget ou sont infrieures pour un
tre soumis lorganisme de prise de dcision, o la possibilit de plusieurs budgets
autre poste).
particuliers est discute et une dcision est prise. Le budget final doit tre prpar
sur la base de lapprobation.
2.4 Groupes cibles du budget
Dans le cas o les donateurs/partenaires de financement ne sont pas en mesure de
Les budgets sont utiliss par diffrentes personnes diffrentes fins
satisfaire tous les besoins, le budget doit tre revu et certaines activits non
Le conseil dadministration a besoin du budget global de lorganisation car il doit
prioritaires ventuellement abandonnes.
lapprouver officiellement et suivre son excution.
Les directeurs ont besoin de budgets pour contrler la bonne marche de lensemble
2.3 Bonne pratiques dans la budgtisation
de lorganisation et de la situation de financement.
Il faut toujours commencer par les objectifs de lorganisation/des activits et faire
Les directeurs de projets ont besoin de budgets pour assurer la mise en uvre des
participer dautres personnes. Demandez la personne responsable de chaque
activits de leur projet.
activit de prparer un budget.
Les collecteurs de fonds ont besoin de budgets pour accompagner la prsentation
Demandez au personnel charg des finances de fournir des conseils techniques, sans
de demandes de financement.
quil ne dcide des priorits ( moins quil ne sagisse de son propre budget).
Le personnel charg des finances a besoin de budgets pour sassurer quil y a
Soyez aussi raliste que possible. Annotez le budget pour indiquer comment les
suffisamment de fonds en banque pour couvrir les dpenses prvues.
calculs ont t faits. Indiquez si la recette est confirme ou pas encore confirme .
Les donateurs et bailleurs de fonds ont besoin de budgets pour vrifier la faon
Prvoyez des dlais suffisants et obtenez laccord du comit de gestion et/ou des
dont une organisation planifie de dpenser ses subventions.
donateurs avant le dbut de la priode/anne.
Les partenaires de la communaut ont besoin de budgets pour vrifier la manire
Prsentez le budget convenu (et toute modification) aux membres du groupe ou au
dont une organisation compte dpenser et collecter des fonds pour les projets
personnel. Informez-les de ce quils doivent faire pour respecter les limites du budget.
de leur communaut. Les informations peuvent tre diffuses et partages avec les
partenaires de la communaut, notamment par le biais de panneaux daffichage.

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2.5 chantillon de feuilles de calcul sur le budget


A Rf. Ligne de rfrence utile si vous discutez le budget et si vous
Illustration 1 avez besoin dattirer lattention sur une ligne particulire dans la
feuille de calcul du budget. Un budget bas sur lactivit est en
Le tableau ci-aprs montre une disposition standard dune feuille de calcul du budget des gnral divis en sections, chacune ayant un sous-total des cots.
Chaque bloc aura un numro unique, comme dans lexemple
dpenses. Lextrait dcrit les entres ncessaires pour un atelier de 4 jours pour 20 participants ci-dessus, dans lequel tous les cots relatifs latelier sont
avec 2 animateurs. inscrits dans la section 1.

B Description Une petite description de chaque ligne dans le budget. Essayez


dinclure les diffrentes entres sur une ligne distincte plutt que de
fusionner les cots similaires.
B C D E F G H I
A C Type d'unit Il s'agit de la base des cots et des calculs. Le type dunit variera
[D x E x F]
Cot selon le poste budgtaire. Par exemple, la ligne 1.4 du tableau
Type No par Cot total Notes Code du ci-dessus, le budget pour le djeuner est chiffr sur une base par
Rf. Description compte
d'unit d'unit Quantit unit $ dlgu. Voir ci-dessous pour dautres exemples de type dunit
$ utiliser pour les diffrents postes budgtaires.

1 Cot de l'atelier D No d'units Ceci dsigne le nombre dunits ncessaire pour le projet. Par
exemple, dans le budget ci-dessus la ligne 1.4, nous avons besoin
de repas pour 22 dlgus (20 stagiaires plus 2 facilitateurs).
Location de salle
1,1 Jours 4 1 25 100
pour l'atelier E Quantit Ceci est utile lorsque plusieurs postes sont ncessaires. Par exem
ple, la ligne 1.4 dans le tableau ci-dessus, nous avons besoin de
Frais des djeuners pour 22 dlgus pour une dure de 4 jours, s'agissant
1,2 Jours 4 2 100 800
animateurs d'un cours de 4 jours. la ligne 1.3, nous avons besoin de fournir
lhbergement pour 2 facilitateurs. Alors qu la ligne 1.1 il est
Hbergement seulement ncessaire de louer une salle.
1,3 Nuits 5 2 50 500
des animateurs
F Cot par unit Il sagit du cot de chaque unit tel quindiqu dans la colonne C.
Djeuners et la ligne 1.4 nous voyons que le cot est de 5$ pour le djeuner et les
1,4 Dlgu 22 4 5 440
rafrachissements rafrachissements pour chaque dlgu.

Manuels de G Cot total Ceci est calcul en multipliant le No dunits X quantit X cot par
1,5 Dlgu 22 1 5 110
cours unit. Le cot du djeuner et des rafraichissements pour les 22
dlgus pour chacun des 4 jours est donc de 5$ par dlgu, soit
Chemises pour 440$ [22 X 4 X 5].
1,6 Stagiaire 20 1 3 60
documents
H Notes Une colonne de notes ou de commentaires est utile pour expliquer
l'objet du poste et la manire dont le calcul des quantits a t
Sous total 2 010
effectu.

I Code Les codes utiliss dans les livres comptables de lorganisation (par
comptable ex. tel que mentionn dans le plan comptable).
Dautres colonnes ordinaires (non indiques dans lexemple ci-haut) incluent Notes et
Codes des comptes tel que dcrit en dtail ci-dessous. J Code des Il peut tre utile dajouter une autre colonne qui reprend les dtails
donateurs et du code du donateur ou les rfrence des postes budgtaires, ceci
bailleurs de simplifiant le transfert des sommes du budget celui du donateur et
fonds des bailleurs de fonds et selon les formats de rapports.

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Types dunit Illustration 2


Le choix du type dunit exige une rflexion minutieuse ntant pas toujours vident et Le tableau ci-dessous reprsente un budget des recettes et des dpenses.
dpendant du cot normal des postes ou de leur prix. Voici une liste de vrification pour vous
aider choisir le type dunit East Africa Forum (EAF)
Budget de l'anne 2010
Postes ordinaires du budget : Exemples de types d'unit :
Poste budgtaire Notes Montant en US$
Frais de personnel
Recette (a)
Salaires, bnfices sociaux & impts Mois
Donateur et bailleur de fonds 1 200 000
Recrutement du personnel Annonce publicitaire
Donateur et bailleur de fonds 2 600 000
Formation du personnel Jours, personne
Donateur et bailleur de fonds 3 2 000 000
Indemnits (p. ex per diem) Jours, personne, voyage
Dpenses des bnvoles Session, personne, voyage
Paiements/dpenses (b) 2 800 000
Frais de transport
Carburant & lubrifiants Kilomtre, mois Achat de fournitures 325 000
Assurance des vhicules Mois ou paiement forfaitaire selon le devis Salaires 500 000
Entretien des vhicules Kilomtre, mois Loyer 400 000
Tarifs ariens Voyage Vhicule 100 000
Tarifs de bus/taxis Kilomtre, mois quipement 1 200 000
Cots de distribution Kilomtre, voyage, mois Utilisation des services publics 75 000
Administration du programme Assurance 150 000
Location de bureaux, lectricit et eau Mois Voyage 50 000
Assurance des bureaux Mois ou paiement forfaitaire selon le devis
2 800 000
Tlphone & fax Mois
Fournitures de bureau Mois (ou prciser selon le poste, par ex.
papier par rame, stylo par pice) i) Poste budgtaire
Abonnement au courrier lectronique Mois ou paiement forfaitaire selon le devis Le poste budgtaire est un classement gnral des recettes prvues et des paiements effectuer
Rparations & renouvellements Mois au cours de lexercice financier. Normalement les recettes prvues devraient tre gales aux
Frais bancaires Mois
sorties de fonds anticipes sous forme de paiements.
Honoraires d'audit Paiement forfaitaire selon le devis
Cots du projet ii) Notes
Location de salle Jours, mois Cest une bonne pratique dexpliquer de faon dtaille chaque poste budgtaire (les recettes
Frais de publicit Annonce publicitaire, paiement forfaitaire
selon le devis et les paiements). Par exemple ;
Publications/livres de rfrence Mois ou paiement forfaitaire selon le devis (a) Pendant lexercice financier 2010, East Africa Forum prvoyait de tirer ses revenus
Matriel de formation Stagiaire, ou spcifier par poste des donateurs 1, 2 et 3. Il est important dinclure dautres formes de revenus sous ce
Honoraires professionnels
titre.
(par ex. facilitateur, consultant) Jours
quipement (par ex. vhicule, ordinateur, Pice, selon le prix de base ou somme (b) East Africa Forum a huit catgories de dpenses tel que figure dans le budget. Les
bureau, etc.) forfaitaire selon le devis
versements anticips sont dun montant de 2.800.000 de dollars US.
Hbergement Nuit
Restauration Personne, repas

22 23
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire

iii) Montant Pour tablir une prvision de trsorerie, vous devez :


Il est important de toujours indiquer la devise de budgtisation. Si les rglements du (des) Utiliser le budget de lorganisation
donateur(s) exigent une devise diffrente de celle de la prsentation du rapport, il est important Dcider quand chaque poste budgtaire sera reu ou pay. Certains peuvent tre reus
dindiquer clairement le taux de change utilis dans le budget. en un seul montant (par exemple une subvention), dautres peuvent tre pays parts
iv) Format du rapport gales chaque mois (par exemple les salaires)
Une bonne pratique consiste toujours veillez ce que les rapports refltent autant que crire chaque poste et noter quand vous prvoyez que chaque poste sera reu ou pay,
possible les postes/la classification budgtaire. sans tenir compte de la date laquelle il est d
Inclure, comme point de dpart, le solde prvu de la banque et de la trsorerie au dbut
2.6 Prvision de flux de trsorerie de la priode
La prvision de flux de trsorerie (ou le budget de caisse) est base sur les budgets des Calculer le montant de chaque mois en prenant :
recettes et des dpenses et sur le capital de lorganisation. Il est utilis par les gestionnaires
pour suivre la disponibilit de largent. i) Le solde douverture pour le mois
ii) Plus largent suppos rentrer au cours du mois
Alors que le budget des recettes et des dpenses indique si lorganisation couvre ses frais iii) Moins largent prsum sortir au cours du mois
pendant toute lanne, la prvision de flux de trsorerie indique si elle a assez dargent en iv) Cela correspond au solde laiss la fin du mois (et le solde douverture du mois
banque pour honorer tous ses besoins de paiements au fur et mesure quils apparaissent. suivant)
La prvision de flux de trsorerie essaie destimer les flux de trsorerie lintrieur et Amliorer votre trsorerie en considrant sil y a de largent entrant qui peut tre
lextrieur de lorganisation au cours de toute lanne par la ventilation du budget en des reu plus tt ou sil y a de largent sortant qui peut tre pay plus tard
priodes de temps plus courtes, normalement un mois. Ceci contribue alors identifier les Mettre jour la prvision au fur et mesure que de nouvelles informations sont disponibles
possibles pnuries de trsorerie et permet de prendre des mesures pour les viter, telles que :
demander des subventions des donateurs et des bailleurs de fonds plus tt ; Illustration 3
retarder le paiement de certaines factures ; En utilisant lillustration 2 dans la section budget, supposez que EAF doit prparer une prvision
retarder certaines activits ; ou de trsorerie de 6 mois sur la base des notes suivantes :
ngocier une facilit temporaire de la caisse a) Les accords de financement entre East Africa Forum et le donateur 1 prvoient le
financement complet en 2 versements gaux en janvier et juillet 2010.
2.7 Comment prparer une prvision du flux de trsorerie b) De manire similaire, les accords de financement entre East Africa Forum et le donateur
Les prvisions de flux de trsorerie montrent : 2 prvoient le financement complet en 2 versements gaux en janvier et en juillet 2010.
Quand largent sera reu et pay c) Un dlai est prvu pour la ralisation des conditions de laccord avec le donateur 3. Le
Sil y a en banque/caisse un solde positif ou ngatif au cours de chaque mois de la financement budgtis est prsum tre reu en deux versements gaux lun au mois de
priode mai et lautre en octobre 2010.
Sil est ncessaire de planifier pour couvrir un dficit ou pour investir un surplus

24 25
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d) EAF prvoit de dpenser 50.000 dollars US par mois au cours des 6 premiers mois

quipement
Achat de fournitures
Utilisation des services publics
Frais d'exploitation des vhicules
Loyer

Salaires
Sortie de fonds
Total des fonds rentrant [B]
Donateur et bailleur de fonds 3
Donateur et bailleur de fonds 2

Donateur et bailleur de fonds 1


Rentres d'argent
PRIODE
Assurance
Voyage
Solde de clture prvu [A+B-C]
Moins total des fonds sortant [C]
Plus total des fonds rentrant [B]
Solde douverture [A]
Rsum
Total des fonds sortant [C]
delanne sur les salaires. Le Conseil dadministration de lEAF a adopt une
rsolution visant restructurer les niveaux actuels du personnel. Cela est sens
rduire les charges salariales actuelles 30.000 dollars US par mois. Cependant, il
a t planifi de dpenser 20.000 dollars US au mois de juillet 2010 pour la procdure
de restructuration.
e) EAF paie actuellement 20.000 dollars US par mois de loyer. Le bail actuel de 2 ans
expire en juin 2010 et EAF compte acheter un immeuble de bureaux en juillet 2010
pour un cot estim 280.000 dollars US.
f) EAF utilise aujourdhui deux vhicules qui ont t acquis il y a 5 ans. Le cot

Prvision de trsorerie pour les 6 mois de janvier juin 2010


estim de fonctionnement est de 15.000 dollars US par mois. La direction cherche un
financement externe pour acheter de nouveaux vhicules.

(i)
(h)
(g)
(f)
(e)

(d)

C
(b)

(a)

Notes
(j)
(k)
g) EAF prvoit de dpenser mensuellement 5.000 dollars US au cours des 6 prochains
mois pour lusage de services publics.

400 000

JAN
12 500
153 000
400 000

153 000
247 000

50 000

300 000

100 000
h) Selon le plan dapprovisionnement, lEAF envisage dacheter des fournitures dune

East Africa Forum


50 500

15 000
20 000
5 000
valeur de 50.500 dollars US en janvier 2010, de 150.000 dollars US en juillet 2010, le
solde tant donc de 124.500 dollars en octobre 2010.
i) Lquipement doit tre achet en 2 lots gaux en juin et en octobre 2010.

5 000

0
15 000
20 000

50 000

FV
90 000
157 000
90 000

247 000
j) Lassurance est paye une fois par an en dcembre. La prvision pour lassurance de
2011 slve 200.000 dollars US et doit tre paye en dcembre 2010.
k) Les estimations des frais de voyage par mois sont de 12.500 dollars par trimestre

5 000
15 000
20 000

50 000

MAR
90 000
67 000
90 000

157 000
Les prvisions de trsorerie pour la priode de janvier juin 2010 seraient comme suit :

5 000

20 000

50 000

AVR
102 500

15 000

0
(35,500)
120 500

12 500
67 000

5 000

MAI
90 000

20 000

50 000

1 000 000
1 000 000
15 000
874 500
90 000
1 000 000
(35,500)

5 000

JUIN
690 000 1 190 500

0
600 000

20 000

50 000
184 500

15 000
690 000

874 500

1 000 000
1 400 000
120 000

300 000

100 000
600 000

300 000
30 000
50 500

90 000

TOTAL
26 - 27
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire

Une rfrence aux conditions gnrales de Forum Syd


3 Documents comptables
Des documents financiers justes sont la base de la gestion financire saine de toute
Approbation du budget (GC 3)
organisation.

Le projet de budget convenu fait partie de laccord entre Forum Syd et lONG sudoise
et doit galement faire partie de laccord entre lONG sudoise et ses partenaires locaux.
3.1 Importance des documents
3.1.1 Information
Les conditions gnrales de Forum Syd exigent que si dimportantes divergences
Toutes les organisations doivent tenir des registres de leurs transactions financires afin de
apparaissent vis--vis des activits planifies, lorganisation doit alors consulter Forum
disposer dinformations sur leur situation financire, comprenant :
Syd. Toute modification de plus de 10% dans un poste budgtaire et autres changements
importants dans la direction du projet, de la dure ou du financement, doit tre
Un rsum des recettes et des dpenses et de la manire dont ils sont affects dans
pralablement discute et approuve par crit par Forum Syd.
diverses catgories.
Le rsultat de toutes les oprations lexcdent ou le dficit, les recettes ou les
Un volet dautofinancement doit tre pay par lorganisation sudoise et doit reprsenter
dpenses nettes.
au moins 10% du total du budget du projet. Il doit tre compos de fonds montaires
Lactif et le passif ou ce que lorganisation possde, ou ce quelle doit des tiers.
collects en Sude. Les biens matriels propres ou recueillis par lorganisation, ou la
valeur de son propre travail ne peuvent pas tre considrs comme faisant partie du
3.1.2 Crdibilit
volet de son propre autofinancement. Il en va de mme pour les subventions provenant de
Les organisations finances par les donateurs et les bailleurs de fonds doivent tre
ltranger et les fonds provenant dautres subventions publiques.
perues comme tant strictes dans leur gestion de fonds avoir des documents financiers
exacts favorise lintgrit, la responsabilisation, la transparence et vite la suspicion de
malhonntet.

3.1.3 Obligation juridique


Il existe souvent une obligation lgale de tenir et de publier les comptes, et les organismes
des donateurs et les bailleurs de fonds exigent presque toujours des comptes vrifis comme
condition doctroi daide.

3.1.4 Planification de lavenir


Bien que les informations sur la comptabilit financire soient historiques (c.--d. ayant eu
lieu), elles aident les gestionnaires planifier lavenir et mieux comprendre les oprations
de lorganisation. Des informations remontant deux ou trois ans permettent de distinguer
des tendances.

28 29
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire

Le systme ne tient pas automatiquement un registre de toute somme dargent due


3.2 Mthodes comptables
des tiers (passif) ou devant tre paye lorganisation (actif).
Tenir une comptabilit signifie simplement llaboration de mthodes adquates pour
Le systme ne peut pas enregistrer de transactions non financires telles quun don
stocker les informations financires afin que lorganisation puisse montrer la manire
en nature ou une dprciation.
dont argent a t dpens et la provenance des fonds. Les documents comptables
peuvent tre conservs sous une forme manuelle c.--d. des livres comptables
En rsum, les registres produisent un Compte de recettes et de paiements pour une priode
ou sous une forme informatise dans un ou plusieurs programmes informatiques
donne. Cela indique simplement le mouvement de trsorerie lintrieur et lextrieur
comptables disponibles.
de lorganisation ainsi que les soldes de trsorerie un moment donn.

Il y a deux principales mthodes de tenue des comptes :


3.2.2 Comptabilit par rgularisations
Comptabilit de caisse
Ceci dsigne la tenue des comptes double entre qui fait rfrence la double
Comptabilit par rgularisations
dimension de lenregistrement des transactions financires en reconnaissant quil y a
toujours deux parties concernes : le donateur et le receveur.
Les deux mthodes se distinguent de diffrentes faons, la diffrence principale tant
la manire dont elles abordent le calendrier des deux types de transactions financires :
Les deux dimensions sont dsignes comme le dbit et le crdit. Ce systme est plus
Les oprations de trsorerie qui nont pas de dlai puisque la ngociation et
avanc et exige des comptences en comptabilit pour tre tenu.
lchange dargent ont lieu simultanment.
Les oprations de crdit qui impliquent un laps de temps entre la passation du
Les dpenses sont transcrites dans un Grand livre quand elles sont engages,
contrat et le paiement dargent pour des biens ou des services.
plutt que dtre consignes lorsque la facture est rellement paye ainsi que lorsque
les revenus sont gagns plutt que lorsquils sont reus.
En ralit, cela gnre des informations financires diffrentes et exige que lon
En reconnaissant les obligations financires au moment o elles sont effectues au
comprenne la base de la comptabilit pour mieux saisir les rapports financiers.
lieu du moment o elles sont payes ou reues, cela vite le problme du dlai et
reflte mieux la situation financire.
3.2.1 Comptabilit de caisse
Ce systme peut traiter toutes les varits de transactions et dajustements.
Cest la manire la plus simple de tenir des documents comptables qui nexige pas
Le systme produit automatiquement des informations jour sur les actifs et le passif.
davoir des connaissances approfondies en la matire. Les principaux aspects sont :

Ces documents fournissent un compte de recettes et de dpenses qui rsume toutes les
Les transactions de paiement sont enregistres dans un Livre de banque (ou de
recettes et les dpenses engages au cours dune priode donne ainsi quun bilan qui
caisse) au fur et mesure quelles sont effectues et les transactions entrent au fur
montre entre autres, les sommes dues lorganisation et celles que celle-ci doit aux tiers,
et mesure quelles sont reues.
au dernier jour de la priode.
Le systme ne tient compte daucun dlai et daucune facture qui pourrait tre
impaye.

30 31
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire

3.3 Documents essentiels 3.3.3 Avance de fonds/Registre des avances


Voici ci-dessous des exemples de documents essentiels Il sagit dun enregistrement qui montre les sommes avances, rembourses, comptabilises
ou encore en souffrance. Lavance de fonds au bureau est un montant fixe de trsorerie
Livre de caisse/de banque disponible dans un bureau destin tre utilis pour les dpenses accessoires et diverses, tel
Rcpisss (recettes, paiements et journal) que lachat de produits utiliss au bureau tel du lait, du caf, du th, de la visserie, des prises,
Avance de fonds / Registre des avances le paiement des salaires des travailleurs temporaires, certains articles de papeterie, etc.
Relevs/Rapprochements bancaires
La trsorerie est accorde partir de lavance de fonds au bureau en utilisant dabord un
3.3.1 Livre de caisse formulaire de demande approuv. Les diverses dpenses effectues en utilisant lavance de
Cest le livre danalyse utilis pour garder la trace des transactions montaires qui ont lieu fonds au bureau sont saisies et indiques sur une pice justificative des dpenses de la petite
dans une organisation. Dans ce livre, les rentres de fonds (ou les dpts) et les sorties de caisse . Ces dpenses sont saisies dans le livre de caisse lors de la reconstitution de lavance
fonds (ou les dcaissements) sont consigns. de fonds au bureau.

Un livre de caisse est utilis pour enregistrer, classer et rsumer les transactions en espces Les avances de fonds pour le voyage ou avance sont une somme demande par une personne
dune organisation dune faon qui permette chaque personne intresse par cette et mise disposition de celle-ci pour tre utilise lors dun voyage de terrain autoris et
information de prendre une dcision avise. Si le livre de caisse est bien tenu, lorsque planifi. La trsorerie pour le voyage planifi est remise en utilisant le formulaire davance
quelquun le consulte, il doit tre en mesure de dire quelle somme lorganisation avait (le de fonds de voyage ou demande davance de fonds . Ceci est une avance de fonds ou avance
cas chant) au dbut dune priode donne, quelle somme est rentre (dpts) et quelle unique et la demande doit tre faite chaque fois quun voyage sur le terrain est planifi.
montant a t pay (ou vers) ainsi que le solde ou la diffrence disponible un moment Lavance de fonds ou avance doit tre comptabilise en utilisant la pice justificative des
donn. Un chantillon du livre de caisse est joint en annexe 1 . dpenses de voyage qui doit tre remplie, signe, soumise et approuve aussitt quune
personne revient dun voyage sur le terrain, tout solde de trsorerie, le cas chant, devant
3.3.2 Pices comptables tre remis. Se rfrer lannexe 2 pour un chantillon de formulaire davance devant tre
Une pice comptable est une preuve documentaire pour appuyer les transactions. Il y a trois prpar sur une base priodique comme instrument permettant de suivre les avances non
types de pices comptables. rembourses.

Pice justificative de paiement elles sont utilises pour enregistrer les paiements et 3.3.4 Relevs Bancaires
les dpenses Un relev bancaire est un compte rendu dtaill conserv par la banque des transactions
Pice justificative de rception elles sont utilises pour enregistrer la rception en financires, la disposition du client sur demande. Outre les dpts et les retraits du client, le
espces ou par chque relev bancaire contient un enregistrement dlments tels que :
Pice justificative de journal elles sont utilises pour enregistrer les transactions
autres que celles concernant les espces. Les frais facturs par la banque pour le maintient du compte
Les intrts sur les prts et les dcouverts

32 33
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Les ordres de virements effectus par la banque pour le compte du client en application Illustration 4 - Le livre de caisse
les instructions crites dudit client Le 1er janvier 2010, East Africa Forum disposait de 200 dollars US en espces et de 200.000
Les recouvrements directs faites par la banque pour le compte du client dollars US la banque. Au cours du mois, les transactions suivantes ont eu lieu.
Les chques impays quelle quen soit la raison.
a) Rception de trsorerie provenant dun donateur et un bailleur de fonds entre
3.3.5 tat de rapprochement bancaire dans la banque 100.000 dollars US au 5 janvier 2010
Le rapprochement bancaire est un enregistrement rconciliant les diffrences entre le relev Dr Cr
bancaire et le livre de caisse. Veuillez vous rfrer lchantillon de rapprochement bancaire Banque $100,000
joint lannexe 5. Le rapprochement bancaire sert aux fins suivantes ; Recette $100,000

Vrifier lexactitude du livre de caisse et du relev bancaire avant la prparation de b) Retrait de la banque vers la petite caisse 2.000 dollars US au 10 janvier 2010
ltat financier et des rapports. Dr Cr
Cest un outil de vrification interne des transactions bancaires qui permet au dtenteur Petite caisse $2,000
du compte de contrler et de rgler les contradictions qui surgissent entre le livre de Banque $2,000
caisse du titulaire du compte et le relev bancaire.
Sassurer que des retards injustifis ne surviennent pas entre les dcaissements de c) Paiement de dpenses partir de la banque Salaires pays 20.000 dollars US au
chque, les dpts et leurs rglements par la banque. 15 janvier 2010, Chque 001
Sassurer de lencaissement exact indiquer dans le rapport financier. Dr Cr
Vrifier quil ny a pas derreur commise dans lenregistrement des transactions Dpense $20,000
bancaires, soit par le dtenteur du compte, soit par la banque. Banque $20,000
Mettre jour le livre de caisse du titulaire du compte en ce qui concerne les paiements
effectus et les lments reus par la banque, qui apparaissent seulement sur le relev d) Paiement des avances partir de la petite caisse 500 dollars US chacun James,
bancaire mais pas dans les livres du titulaire du compte. Mike et Mary le 20 jan. 2010
Dr Cr
Avance James $500
Petite caisse $500
Avance Mike $500
Petite caisse $500
Avance Marie $500
Petite caisse $500

34 35
Les transactions apparaitront dans le livre de caisse de faon suivante:
East Africa Forum
Livre de caisse du mois de janvier 2010
Date Chque Pice Description BANQUE PETITE CAISSE DPENSES Avance
No No
DR (E) CR (S) SOLDE DR (E) CR (S) SOLDE RECETTE Salaires Voyage
1er janvier 10 PV001 Solde douverture 200 000 200
5 janvier 10 RV001 Reu des fonds du donateur et des bailleurs de fonds 100 000 300 000 200 100 000
Manuel de la Gestion Financire

10 janvier 10 PV002 Reconstitution de la petite caisse 2 000 298 000 2 000 2 200
15 janvier 10 0001 PV003 Salaires du mois de janvier 2010 50 000 248 000 2 200 50 000
20 janvier 10 PV004 Avance voyage James 248 000 500 1 700 500
20 janvier 10 PV005 Avance voyage Mike 248 000 500 1 200 500
20 janvier 10 PV006 Avance voyage Mary 248 000 500 700 500
37

25 janvier 10 JV 001 Liquidation des dpenses PV004-James 248 000 700 500 (500)
25 janvier 10 RV002 Liquidation des dpenses PV005-Mike 248 000 50 750 450 (500)
25 janvier 10 PV009 Liquidation des dpenses PV006-Mary 248 000 100 650 600 (500)
TOTAL 100 000 52 000 2 050 1 600 100 000 50 000 1 550 -
iii) Mary - Dpense US$ 600 dollars US, remboursement partir de la petite caisse
ii) Mike - Dpense 450 dollars US, remboursement la petite caisse 50 dollars US
e) Retrait/Liquidation de lavance voyage de 500 dollars US au 25 janvier 2010
Manuel de la Gestion Financire

i) James Dpense 500 dollars US en intgralit

36
$500

$500

$100
$500
Cr

Cr

Cr
$500

$450

$600
Petite caisse $50
Dr

Dr

Dr
de dpense excdentaire
Avance

Avance

Petite caisse
Avance
Dpense

Dpense

Dpense


Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire

Notes Dpenses
Tout frais pay partir de la trsorerie bancaire ou de la petite caisse doit tre affect au poste
Date de dpense particulier. Dans la reprsentation ci-dessus, les frais pays (voyage et salaires)
Il doit sagir de la date laquelle le paiement est effectu. Il est important de maintenir un sont affects dans les colonnes particulires. la fin du mois (la priode de rfrence), le
mme format de date. rsum total des dpenses effectues est rsum sur la ligne indique Total . Dans cette
Numro de chque illustration, le total des dpenses au titre de salaires est de 50.000 dollars US alors que les
Il doit sagir de la rfrence au numro du chque utilis pour faire le paiement. Les chques dpenses relatives aux voyages pour le mois sont de 1.550 dollars US.
annuls doivent tre rpertoris et mentionns comme tant annuls. Avances
Numro de la pice Cette colonne est un rsum des avances accordes et des retraits/liquidations distincts.
Il sagit de la rfrence au numro de la pice justificative utilise pour soutenir le paiement. Dans le cas o il y a une quelconque avance en suspend, un rsum de telles avances doit
Une bonne pratique est que les pices doivent tre pr-numrotes en srie. Toute annulation tre prpar.
de pice doit tre clairement dsigne comme tant annule et conserve dans le fichier des
pices justificatives. Rfrence particulire aux conditions gnrales de Forum Syd
Description
Ceci est la description des paiements. La description doit tre concise et suffisamment explicite. Demande et versement de fonds (CG 6)
Banque Les CG de Forum Syd exigent que les subventions approuves soient payes en avance par
La banque doit avoir trois sous-colonnes. La colonne de dbit montrant les fonds entrant, Forum Syd conformment aux notes de dbit dorigine condition que le rapport prescrit
la colonne de crdit montrant les fonds verss et la colonne du solde courant qui montre la sur toute subvention/paiement partiel antrieur ait t reu. Chaque note de dbit de fonds
situation de la banque tout moment. La colonne de la banque doit tre le reflet exact de ce doit tre accompagne dune prvision financire de lutilisation des fonds pendant la
qui a lieu dans la banque. priode couverte par la note soumise.
Petite caisse
La colonne de la petite caisse doit avoir trois sous-colonnes. La colonne de dbit montre les Comptabilit financire (GC 9)
fonds entrant, la colonne de crdit montre les fonds verss et la colonne du solde courant Pour les subventions transfres aux organisations cooprantes locales, les ONG sudoises
qui montre le solde de la petite caisse tout moment. Le solde de la petite caisse doit tout doivent sassurer de ce que lorganisme bnficiaire dans le pays du projet tient des livres
moment avoir un solde similaire celui disponible dans la petite caisse relle (dans la caisse). exacts et complets et que lorganisme va utiliser et faire rapport de la subvention sudoise
Recette conformment au budget et aux plans dactivits convenus.
Chaque rception de trsorerie dune source externe affiche dans la banque (dbit/entrant)
doit tre indique comme une recette. La contribution non montaire (contributions en nature) Les organismes bnficiaires dans les pays du projet doivent se conformer aux rglements
ne doit pas tre affiche dans le livre de caisse. nationaux gnralement accepts en matire de comptabilit et dimposition. Il est possible
de dduire les frais dclars de la tenue des livres. Il doit y avoir des pices justificatives
compltes pour vrifier les cots dans un projet.

38 39
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire

4.1 tat du budget et demande davance


4 Rapport financier Sur une base priodique (mensuelle ou trimestrielle) selon les exigences de la production de
Les rapports financiers sont ncessaires principalement ceux qui sont responsables de la rapports, un rapport qui rassemble le budget, les dpenses dans le livre de caisse, le relev
gestion de lorganisation ainsi quaux organismes actuels et potentiels des donateurs et des de flux de trsorerie et le rapprochement de solde de trsorerie porte de main peut tre
bailleurs de fonds ; cependant, les personnes responsables de la gestion financire dune ncessaire. Ce rapport est divis en sections principales suivantes :
organisation doivent aussi rendre compte de leur gestion un grand nombre de parties
concernes. I. Section budget
Le tableau ci-dessous est un rsum des principaux destinataires des rapports et la raison a) Code de Compte il sagit dune liste des postes budgtaires conformment aux plan
pour laquelle ils ont besoin de cette information. comptable de lorganisation. Certaines organisations peuvent ne pas avoir une codes
comptable complte ; dans ce cas la classification des cots existants peut tre applique.
b) Elments de poste budgtaire il sagit de la description du code de compte de (a) ci-
Partie concerne Pourquoi en ont-ils besoin ?
dessus.
Le personnel du projet Pour savoir quel montant et quelles ressources sont
disponibles pour leur projet et la somme ayant jusqu'ici t c) Budget approuv il sagit du budget consolid approuv pour lanne
dpense.
Les gestionnaires Pour veiller la faon dont les fonds du projet sont utiliss, en
particulier par rapport au plan initial. Pour les aider planifier
lavenir. II. Section dpenses
Le personnel charg Pour sassurer quil y a suffisamment de fonds la banque pour d) Dpenses cumulatives prcdentes il sagit de la somme de toutes les dpenses de la
des finances acheter les produits dont lorganisation a besoin pour raliser ses
projets/programmes. priode prcdente lexclusion de celles de la priode vise par le rapport.
Le conseil d'administration Pour veiller la faon dont les ressources sont utilises pour e) Dpenses courantes il sagit de dpenses de la priode vise par le rapport telles
raliser les objectifs de lorganisation.
quelles apparaissent dans le livre de caisse de la priode considre.
Les donateurs et les Pour sassurer que leurs subventions sont utilises comme
bailleurs de fonds convenu et que les objectifs du projet sont en cours de ralisation. f) Total dpens jusqu ce jour ceci est la somme totale des dpenses cumulatives
Pour rflchir la question d'un soutien futur une organisation.
prcdentes, plus les dpenses actuelles c.--d. colonne (d) plus colonne (e)
Le gouvernement Pour sassurer que lorganisation paie tout impt d et quelle nabuse g) Solde budgtaire il sagit de la diffrence entre le budget approuv et le total des
pas du statut dorganisation but non lucratif .
dpenses jusqu cette date c.--d. colonne (c) et (f).
Les bnficiaires du projet Pour savoir ce que cote de fournir les services dont ils bnficient et
pour dcider de si cela est un apport de qualit pour leur communaut.
III. Section projection de trsorerie
Le grand publique Pour savoir ce que lorganisation reoit et dpense au cours de lanne
et ce quoi largent est destin. Il sagit du flux de trsorerie prpar pour couvrir les dpenses prvues pour les priodes
ultrieures. Cela peut tre mensuel, trimestriel ou nimporte quelle autre priode convenue.
Une bonne pratique est de limiter la priode de prvision de flux de trsorerie de 3 6 mois
tant donn quil peut tre difficile de prvoir correctement les besoins de flux de trsorerie
au-del de 6 mois.

40 41
tat du Budget et Demande d'Avance
I II III
(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) PRVISIONS (h)
CUMULATIF MOIS
CODE DE DESCRIPTION DES BUDGET ACTUEL ET MOIS DEPENSES TOTALES SOLDE
COMPTE A/C POSTES BUDGTAIRES APPROUV PRECEDENTS COURANT JUSQUA CE JOUR BUDGTAIRE FV MAR AVR TOTAL
Manuel de la Gestion Financire

43
IV
RCONCILIATION DU SOLDE DU FONDS
US $
Avance 1
Avance 2
Total reu jusqu ce jour (i)
Total dpens jusqu ce jour = (f)
Solde du fonds (j) = (i)- (f)
Prvisions des besoins de trsorerie = (h)
Demande de trsorerie (l) = (h) (j)
prvision des besoins de trsorerie, de la trsorerie en caisse et des demandes de trsorerie
Il sagit dun rsum de la rconciliation de tous les reus du total de paiements, de la
Manuel de la Gestion Financire

42
IV. Section rconciliation du solde du fonds

supplmentaire attendus.
Illustration 5- tat du budget & demande de trsorerie
Cette illustration renforce les informations dans les illustrations 1 4 des sections prcdentes.
tat du budget et demande davance de trsorerie de East Africa Forum pour le mois de janvier 2010

I II III
(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) PRVISIONS (h)
DEPENS
COD ES
E DE CUMULATIF TOTALE
COM DESCRIPTION BUDGET MOIS MOIS S SOLDE
PTE DES POSTES APPROUV ACTUEL ET COURAN JUSQUA BUDGTA Fv. Mar. Avril
A/C BUDGTAIRES PRC DENTS T CE JOUR IRE 2010 2010 2010 TOTAL
Achat de
fournitures 325 000 0 0 0 325 000

Salaires 500 000 0 50 000 50 000 450 000 50 000 50 000 50 000 150 000

44
Loyer 400 000 0 0 0 400 000 20 000 20 000 20 000 60 000

Vhicule 100 000 0 0 0 100 000 5 000 5 000 5 000 15 000


Manuel de la Gestion Financire

quipement 1 200 000 0 0 0 1 200 000


Utilisation des
services publics 75 000 0 0 0 75 000

Assurance 150 000 0 0 0 150 000

Voyage 50 000 0 1 550 1 550 48 450 12 500 12 500

Total 2 800 000 0 50 550 51 550 2 748 450 75 000 75 000 87 500 237 500

IV

R CONCILIATION DU SOLDE DU FONDS

Notes US $

Fonds reus du livre de caisse 100 000

Total reu jusqu ce jour (i) 100 000

Total dpens jusqu ce jour = (f) 51 550


45

Solde du fon ds (j) = (i) - (f) 48 450

Prvisions des besoins de trsorerie = (h) 237 500

Demande de trsorerie pour les 3 prochains mois (l) = (h) (j) 189 050
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Notes Toutes les informations relatives au compte des recettes et des paiements proviennent des

Les postes budgtaires et les montants sont affichs comme ils apparaissent dans le livres de lorganisation elle-mme. Ils prsentent:

budget annuel 2.800.000 dollars US.


Le cumulatif des priodes actuelles et prcdentes est de zro car il sagit de la Le montant en liquidits et la banque au dbut de lanne

premire priode du rapport. Plus largent reu (recettes)

Le mois actuel est le rsum du total de chaque catgorie de dpense telle que Moins largent pay (paiements)

mentionn dans le livre de caisse, dans ce cas 51.550 dollars US. Le montant en liquidits et la banque la fin de lanne.

Le total dpens jusqu ce jour est la somme du cumulatif des priodes prcdentes
plus le mois actuel c.--d. 0 + 51.550 = 51.550 dollars US Il ne montre pas sil y a un excdent ou un dficit mais seulement largent qui reste. Le

Le solde budgtaire, le budget approuv moins les dpenses effectues jusqu ce compte de recettes et de paiements est normalement produit par les petits groupes avec une

jour c.--d. (2.800.000 51.550) = 2.748.450 dollars US activit unique et un personnel rduit. Son rel avantage est quil peut tre prpar par une

Les prvisions pour les 3 prochains mois (fv. Mars et avril 2010) = 237.500 dollars personne qui na pas eu de formation en technique comptable.

US. Ceci est conforme avec les prvisions de flux de trsorerie.


4.2.2 Compte de recettes et de dpenses

4.2 Relev comptables annuels Le compte de recettes et de dpenses est un relev comptable annuel prsentant ce qui sest

La plupart des organisations, mme les plus petites, produisent un relev la fin de leur pass pendant la dernire anne. Il montre les montants en liquidits et en banque mais aussi

exercice financier, pour tablir un rapport de ce quelles ont ralis avec les fonds qui leurs dautres postes. Par exemple, un montant d pour paiement au cours de lanne (notamment

ont t allous. Ces rapports sont prsents de deux manires principales : les frais de tlphone exceptionnels la fin de lanne) sera inclus, mme sil na pas encore
t pay. Cela signifie que le compte montre les recettes et les dpenses de 12 mois complets

4.2.1 Le compte de recettes et de paiements et peut tre compar avec le budget et les relevs comptables de lanne prcdente.

Le compte des recettes et des paiements (parfois appel compte de trsorerie ) prsente
un rsum de lensemble de largent en espces et de la trsorerie provenant de la banque 4.3 Rapport aux donateurs et aux bailleurs de fonds
qui rentre (recettes) et qui sort (paiements) pendant lanne prcdente. Cest la forme Il convient de rappeler que les agences donatrices sont elles mmes responsables vis--vis

la plus simple de relev comptable. Les articles achets pour une utilisation plus long des actionnaires, (administrateurs, gouvernement, contributeurs, etc.) et elles comptent sur

terme, par exemple les vhicules ou les ordinateurs, sont mentionns ct des articles ces derniers pour avoir les informations dont elles ont besoin. La responsabilit financire

quotidiens comme le loyer et les salaires. (Voir lexemple du compte des recettes et des ncessite que vous dmontriez aux donateurs que leurs fonds sont utiliss pour lobjectif

paiements dans lannexe 7). auquel ils sont attribus. Le point de rfrence est que la demande et les lignes directrices
du fonds original sont dhabitude fournies au moment de la confirmation de la subvention
et que le contrat ou laccord soit sign par les deux parties. Il est important de se conformer
aux conditions et dhonorer les dates butoir pour le rapport afin de gagner la crdibilit et
encourager la confiance, et de sassurer que votre subvention vous parvienne temps.

46 47
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire

Il est toujours important de vrifier ce dont vous avez convenu de raliser en tant que partie accs linformation concernant ses programmes, ressources et activits. Une transparence
de laccord du financement de chacun de vos donateurs et bailleurs de fonds. Les conditions et une responsabilit des bnficiaires accrues comportent plusieurs atouts dont :
imposes par les donateurs et les bailleurs de fonds varient normment mais peuvent inclure :
Le renforcement de la confiance et du respect entre le personnel et les bnficiaires de
Des rapports dtat davancement la frquence, le format et le style des rapports. Ils lorganisation ;
sont gnralement trimestriels afin de concider avec la dlivrance des versements de la Lamlioration de la qualit des dcisions du projet/programme, les bnficiaires
subvention. fournissant un compte-rendu sur la manire dont les fonds sont dpenss.
Ampleur et affectation des fonds le but de lutilisation ou de la non utilisation des Lencouragement des bnficiaires prendre leur propres dcisions ; et,
fonds ; si les fonds peuvent tre reports dun exercice financier un autre. La rduction des risques dinefficacit et de fraude.
Frais administratifs gnraux les postes spcifiques qui sont accords ou exclus, ou
un pourcentage limit bas sur la subvention totale. Lintroduction de ce niveau de transparence financire peut naturellement rencontrer certains
Les postes cl du budget des classifications spcifiques des chapitres/comptes du obstacles, tel qualourdir davantage la charge du personnel dj trs occup. Cependant,
budget qui correspondent la demande dorigine de la subvention. si cela est effectu dune manire rflchie, les avantages dpassent gnralement de loin
Politique de virement comme par exemple la permission (ou par un autre biais), pour les cots. Certaines ides de la bonne pratique sur la manire de faire rapport, de manire
le transfert de surplus dans le budget dun chapitre un autre et dans ces limites. pratique, aux donateurs et aux bailleurs de fonds incluent :
Mthodes de compte cumulatives ou compte de la caisse.
Comptes et intrts bancaires des comptes bancaires spars sont exigs par certains La facilitation de la comprhension de linformation en utilisant des prsentations
donateurs et les bailleurs de fonds, faute de quoi ils ne permettent pas de garder les graphiques.
intrts gagns sur les sommes investies. Lutilisation de tableaux daffichage lextrieur des bureaux pour le budget. Affichez
Politique des actifs immobiles la manire de traiter des actifs immobiles acquis avec les montants des fonds disponibles pour chaque domaine et une mise jour mensuelle
une subvention. des dpenses.
Audit externe certains donateurs et bailleurs de fonds exigent un audit externe distinct.
4.6 Qualits de linformation sur une bonne comptabilit
4.4 Rapport au gouvernement 4.6.1 La pertinence
Le gouvernement demandera une information complte relative aux taxes et la cration Les informations fournies doivent satisfaire les besoins des utilisateurs en termes
dactivits de dveloppement renforant les efforts du gouvernement. dinformation. Dans le cas de la comptabilit dune entreprise, il est vident quun large
ventail dinformations sera ncessaire pour satisfaire un large ventail dutilisateurs.
4.5 Rapport aux bnficiaires
La majorit des organisations reconnaissent la ncessit dune comptabilit oriente vers le 4.6.2 Une vision exhaustive
bas. Pour participer entirement au travail dune organisation, les bnficiaires ncessitent un La comptabilit dune organisation doit prsenter une image exhaustive de ses activits.

48 49
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire

4.6.3 La comprhension
est responsable. Les rsultats doivent tre compars avec le budget consenti et doivent
Linformation peut tre difficile comprendre si elle est parcimonieuse (insuffisante en
prsenter, lorsque cela est applicable, le rsultat cumul (si le projet est gr pendant plus
quantit et en grandeur) ou incomplte ; cependant, trop de dtails sont galement un
dune anne). Lintrt gnr doit tre spcifi.
inconvnient pouvant entraver la comprhension.

Les frais du personnel : lorsque les frais de rmunration/salaires sont inclus dans un
4.6.4 La fiabilit
projet, le rapport financier doit montrer les principes utiliss pour la rpartition des frais de
Linformation sera plus fiable si elle est vrifie de manire indpendante. La bonne pratique
rmunration/salaire. Des routines fiables doivent exister permettant le contrle et laudit
veut que les auditeurs qui vrifient les comptes soient indpendants de lorganisation et
de toutes les heures de travail imputes un projet/programme. Les frais de rmunration/
possdent une qualification confirme.
salaire doivent tre nots rgulirement durant la mise en uvre dun projet afin den
favoriser le bon contrle.
4.6.5 Lobjectivit
Linformation doit tre aussi objective que possible. En particulier, dans le cas o des
intrts conflictuels existent et quune prsentation impartiale est ncessaire.

4.6.6 La rapidit des dlais


Lutilit de linformation dcrot si elle nest diffuse que longtemps aprs la priode
laquelle est fait rfrence. La longueur de ce dlai dpend des circonstances : la direction
peut ncessiter des informations frquentes sur les mouvements de trsorerie afin de grer
lorganisation de manire efficace. Cependant, les donateurs sont gnralement satisfaits
de voir que les comptes sont produits priodiquement conformment laccord sign.

4.6.7 La comparabilit
Linformation doit tre produite de manire cohrente pour permettre que des comparaisons
valides soient faites avec des informations provenant dautres sources (par exemple, les
comptes dorganisations similaires).

Une rfrence aux conditions gnrales de Forum Syd


Rapports aux rsultats (GC 9)

Les ONG sudoises doivent prsenter annuellement un rapport financier informant


sur lutilisation totale de la subvention accorde. La direction de lorganisation en

50 51
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire

Une personne autre que le trsorier doit autoriser les grands paiements ou les paiements
5 Contrles internes inhabituels. Fixez un plafond pour lequel le trsorier doit obtenir lapprobation dun
Les contrles financiers (ou internes) sont essentiels pour tout groupe ou toute organisation.
directeur.
Ils aident lorganisation empcher les erreurs et la possibilit de vol. Plus important
La personne responsable de la trsorerie (le trsorier ) ne doit pas tre charge
encore, les contrles financiers aident prserver les rputations. Lquipe de direction et
dautres livres de comptes.
de gestionnaires est appele sassurer que de bons contrles financiers sont mis en place.
Le trsorier doit vrifier rgulirement la somme dargent restante et informer un cadre
suprieur si cette somme est suffisante pour les oprations quotidiennes.
En quoi consistent les contrles financiers ?
Accordez la responsabilit une personne pour vrifier largent en espces
Les contrles financiers sont des systmes financiers et systmes de gestion visant
tout moment. Lorsquune nouvelle personne est charge de cette responsabilit les deux
protger la proprit dune organisation et rduire le risque derreur et de vol.
personnes doivent convenir et signer le solde de largent.

5.1 Principe de contrle de la trsorerie 5.2 Principe du contrle bancaire


Largent en espces reprsente la plus importante des liquidits des actifs, par consquent il
Enregistrez les comptes bancaires au nom dun groupe ou dune organisation, jamais au
est le plus sujet au dtournement. Pour cette raison, la mise en place de contrles internes
nom dun individu.
gnraux sur la rception de largent, sa maintenance et son remboursement est cruciale.
Informez la banque que toutes les demandes de retraits (chques, par exemple) doivent
Les risques lis largent en espces sont le vol et la perte ou le remboursement de largent
tre signes par deux personnes. Parfois, il est plus pratique de demander deux
sans document ou sans autorisation appropris, les frais de quittance/remboursements
signataires parmi les trois personnes dsignes .
inexacts, (codes ou comptes de la source inexacts), les remboursement non conformes aux
Ne jamais signer de chques blancs, ou sattendre ce que dautres ne le fassent.
rglements des donateurs.
A chaque fois que le relev bancaire est reu (ou que le carnet de banque est mis
jour), vrifiez que les tats bancaires de lorganisation dans le livre de caisse/banque
Gardez le minimum dargent en espces ncessaire pour un fonctionnement efficace.
sont conformes ce dernier.
Notez tous les postes reus ou pays dans un carnet de caisse immdiatement aprs
Utilisez autant que possible les paiements par chque afin dviter davoir de grandes
que la transaction ait eu lieu.
sommes dargent en espces.
Dlivrez des reus numrots pr-imprims, libells au nom de lorganisation, pour
Transfrez les grandes sommes par des transferts bancaires dun compte un autre.
tout argent comptant reu, et conservez-en une copie.
Dposez largent en espces la banque aussi souvent que possible, afin dviter de
Exigez un reu et conservez-le, pour tout montant pay en espce.
garder de grandes sommes dans les locaux. Dans les zones rurales, ceci ne peut pas
Gardez largent dans un lieu sr de prfrence dans une caisse qui se ferme cl et
tre effectu trs souvent. Il convient alors davoir recours aux personnes qui se
qui est garde dans un coffre-fort. Si cela nest pas le cas, utilisez une armoire ou un
rendent en ville o se trouve la banque pour y dposer les fonds. Les chques peuvent,
tiroir qui se ferme cl.
parfois, tre demands afin dviter laccumulation de grandes sommes dargent. Si
Un cadre suprieur doit compter rgulirement largent liquide et vrifier quil
largent en espces est utilis, il doit tre gard en toute scurit.
concorde avec le livre de caisse. Ce cadre et le trsorier doivent signer le livre
La personne charge de la prparation des chques ne doit pas les signer.
de caisse pour confirmer que les comptes ont t effectus.

52 53
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire

Conservez les carnets de chques dans un coffre-fort, un placard ou un tiroir ferms cl.
5.4 Contrles des achats et des autorisations
Maintenir le minimum de comptes bancaires possible, mme si certains donateurs
Soyez sr quun budget existe pour les articles et services commands.
insistent sur le fait que leurs fonds soient gards sur un compte bancaire spar.
Autorisez uniquement les personnes dsignes faire des commandes.
Demandez au moins trois devis pour les articles et les services valus au del dun
5.3 Contrle du budget et des comptes certain montant.
Prparez le budget conformment aux objectifs de lorganisation avant le dbut de
Vrifiez la qualit des articles et services reus avant deffectuer tout paiement.
lanne, et veillez ce que le comit de direction lapprouve.
Comparez les factures aux originaux des bons de commandes, et payez uniquement
laborez le budget et les rapports actuels immdiatement aprs la fin de la priode.
sur la base de factures originales.
Ajoutez des notes pour expliquer les grandes diffrences dans le budget et le relev
Maintenez des registres clairs pour les fonds dus et pays de tierces personnes.
actuel.
Effectuez des contrles rguliers du stock des articles existants, et vrifiez leur
Comparez les rsums rguliers des recettes et des dpenses avec le budget. Assurez-
conformit avec les registres du stock.
vous que le comit de direction et les directeurs contrlent les rsums.
Un cadre suprieur doit autoriser toute dpense avant quelle ne soit effectue.
Prparez des prvisions de trsorerie en vue dviter la pnurie dargent en espces.
Les chques doivent tre autoriss par une personne diffrente de celle qui les signe.
Enregistrez tout, maintenez des livres de comptes prcis et mis jour.
Assurez-vous de fournir une pice justificative (une facture, par exemple) pour chaque
5.5 Contrle de la gestion
transaction, et archivez minutieusement le document.
Attribuez des responsabilits au personnel.
Mettez en place un systme dalerte lorsquune somme dargent vous est due.
Rdigez des descriptions des tches pour le personnel et les bnvoles.
Enregistrez sparment les fonds limits des donateurs dans le systme des comptes.
Recrutez du personnel et des bnvoles dment qualifis. Vrifiez leurs rfrences et
Fournissez des rapports financiers chaque fois quils sont demands et ajoutez-les aux
qualifications.
plans de travail.
Identifiez le personnel nagissant pas de manire approprie et prenez des mesures.
Assurez-vous que tout le personnel est au courant des politiques et des procdures.
crivez-les et parlez-en rgulirement, par exemple pendant les runions du personnel.
Renforcez la comptence du personnel et des bnvoles, par exemple par le biais de
linduction et de la formation pour le nouveau personnel.
Organisez un audit externe annuel.
Excutez les recommandations de lauditeur.
Rdigez des procs verbaux pour toutes les runions.
Communiquez ouvertement avec le personnel, les bnvoles, et les autres parties
prenantes.

54 55
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire

Une rfrence aux conditions gnrales de Forum Syd


5.6 Contrles physiques
Gestion des fonds (GC 7)
Assurez vous que lensemble des locaux sont ferms et en scurit.
Lorganisation bnficiaire du projet dans le pays doit garder tous les fonds y compris
Permettez uniquement au personnel et aux bnvoles autoriss de faire usage des
la part dauto financement dans un compte bancaire sign conjointement par au moins
locaux et des quipements.
deux personnes autorises par lorganisation.
Gardez un registre jour des biens de lorganisation, et vrifiez-le rgulirement.
Enregistrez tous les biens au nom de lorganisation.
Rapports relatif aux rsultats, comptes et rapports financiers (GC 9)
tablissez des registres pour le stock des achats, les articles dlivrs, et le solde restant.
Les rapports et les comptes doivent tre tablis et soumis conformment aux instructions
Vrifiez rgulirement le stock et comparez-le aux registres.
en cours, aux formes de rapport et accords gouvernant les subventions approuves.
Arrangez les couvertures dassurance, dans la mesure du possible, pour les articles de
Lorganisation bnficiaire du projet dans le pays doit maintenir des registres et un
valeur, y compris largent liquide.
rapport appropris et complets sur la subvention conformment au budget et aux plans
laborez des politiques claires en matire dutilisation des quipements, par exemple,
dactivit agrs.
les vhicules et les photocopieuses.
Gardez les renseignements confidentiels enferms.
Les rapports, les comptes et autres documents y affrents doivent tre accessibles aux
Utilisez un coffre-fort pour largent en espces, les carnets de chques et autres
auditeurs dsigns par Asdi, Forum Syd et aux auditeurs dsigns par ce dernier
documents de valeur.
pendant une priode de 10 ans compter de la date du dernier paiement.

56 57
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire

6 Fraude et irrgularits Les relevs bancaires et les rconciliations font dfaut ;

Des situations surviendront o les systmes internes de contrle narrivent pas empcher les Les factures, les reus, les relevs bancaires et autres documents font souvent dfaut ;

pertes encourues travers le vol, lvasion ou autres irrgularits. La fraude est dfinie comme Les rapports financiers et de stocks contiennent plusieurs erreurs.

tant une action dlibre, inapproprie qui fait subir lorganisation une perte financire.
Ceci inclut le vol de biens ou de proprits ; la falsification des dclarations de dpenses et 6.1 Des mesures pour rduire la fraude
la falsification (ou la destruction) de registres en vue de dissimuler une action inapproprie. 6.1.1 Sparation des tches
La sparation des tches concerne chaque domaine du contrle financier. Elle vise la

La fraude ninclut pas les erreurs comptables, les actions inadquates excuses commises prvention des erreurs et du vol en sassurant quen aucun moment, la responsabilit de la

travers une pratique tablie et des cas o aucune perte na eu lieu. Dautres irrgularits totalit de nimporte quelle transaction nest attribue une seule personne, par exemple

comprennent des activits non autorises en vue de gains privs, par exemple lemprunt de lmission dun ordre, lautorisation dun paiement et la signature dun chque. Chaque

la caisse, lusage de vhicules, ou labus de lutilisation du tlphone et autres quipements. personne devrait accomplir une tche diffrente.

Limpact de la fraude a invitablement un effet nfaste sur lorganisation. Les petites organisations qui ne possdent pas toujours suffisamment de personnel pour
sparer les tches, doivent recourir occasionnellement quelquun dautre, par exemple

Quest-ce que la fraude ? compter largent liquide lors de la visite dun membre ou dun individu ne faisant
pas partie de lorganisation, ou bien demander une entreprise de comptabilit locale

Cest lusage de lescroquerie afin dobtenir des biens ou des services de lorganisation des deffectuer des contrles improviss. Le fait dtre une petite organisation nest pas une

fins personnelles. raison valable pour avoir de faibles contrles financiers. Cest une raison pour penser
attentivement introduire des moyens efficaces. Il peut savrer ncessaire de recourir

Le dommage caus par la fraude peut tre valu en termes de la somme vole, cependant, aux conseils dun comptable qualifi.

le plus grand dommage est latteinte la rputation de lorganisation. Il existe aussi un cot
cach du temps dpens par le personnel et de la morale pour la cration de nouveaux systmes 6.1.2 Des contrles financiers appropris

et pour restaurer la rputation de lorganisation. Le responsable et le personnel de direction doivent clarifier publiquement que le vol
de quelque sorte quil soit est totalement inadmissible.

Dtecter les dysfonctionnements Expliquez au personnel que les contrles sont importants pour la protection de
lorganisation et du personnel, mme sils sont parfois difficiles suivre.

Bien quil soit impossible de dtecter toutes les fraudes, de minutieux contrles financiers Le personnel de direction doit lui mme suivre strictement les rgles.

pourront vous avertir quand les choses prennent une mauvaise tournure. Il existe un certain Lquipe dirigeante doit mettre en uvre des contrles et tre prpare pour une

nombre de signes ou dindices dans les comptes prendre en considration : ventuelle fraude.

Les livres des comptes sont faux, corrigs et/ou dsuets ; Des informations exactes et actualises doivent tre disponibles sous une forme
facile utiliser.

58 59
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire

Les responsables et les gestionnaires doivent signer les comptes mensuellement et Cette politique de fraude devrait tre connue de lensemble du personnel. Elle devrait tre
procder des contrles improviss des systmes financiers. actualise aprs quun vol ou une fraude sont suspects ou prouvs.
Les responsables et les gestionnaires doivent examiner toute plainte reue.
Au moment de recruter du personnel et des volontaires, il est ncessaire de vrifier 6.2 Comment survivre et ragir
les frences et de vrifier les attestations de qualifications. Il est ncessaire que lorganisation tire des consquences de tout incident de vol ou de fraude. Il
Assurez une formation en gestion financire. faut sassurer que toutes ces consquences soient compltement rapportes par crit, et que tout
Ayez recours un audit externe rgulier. changement ncessaire apport aux contrles financiers soit effectu travers lorganisation.
La situation peut savrer tre stressante, mais il reste important que ceux qui y sont impliqus
6.1.3 Encouragez le personnel informer quelquun en cas de soupon bnficient du soutien de leurs collgues et amis. Les membres du personnel qui ne sont pas
Instaurer une culture qui encourage le personnel partager les proccupations. Nanmoins, directement impliqus peuvent ressentir quils sont galement suspects, alors, il est de votre
ceci doit tre fait de manire responsable et en sappuyant sur une preuve spcifique. devoir de les aider avoir confiance en eux-mmes.raison pour laquelle il est important de
Introduire un schma de signal dalarme de dnonciation confidentielle, tout en expliquant leur redonner confiance. Ceci peut parfois tre ralis de manire positive en impliquant le
la procdure de cette dernire et le genre de problmes qui pourraient tre reports. personnel dans les discussions sur les risques probables et la manire de procder pour viter
quune situation similaire ne se reproduise.
Quest-ce que le signal dalarme ?
Les organisations hsitent parfois rvler leurs donateurs un incident de fraude. Cependant,
Mettre disposition du personnel et des volontaires une procdure permettant de il est gnralement mieux quil en soit inform par vous mme plutt que quelquun dautre.
dnoncer de manire confidentielle toute proccupation en ce qui concerne la conduite
dun collgue, par exemple si la manire de ce dernier de traiter des fonds est suspecte. Rfrence spcifique aux conditions gnrales de Forum Syd
Dordinaire, ceci devrait tre report leur responsable, mais un membre du personnel Usage inappropri des fonds (GC 13)
de direction ou un membre du comit dadministration peuvent galement tre une Les organisations bnficiaires et leur personnel, ainsi que les consultants des projets/
alternative. Lorganisation a alors pour tche denquter sur le problme et de prendre programmes financs par Asdi ne sont en aucun cas autoriss recevoir ou permettre des
toute action ncessaire. promesses, des demandes ou des soumissions, des promesses ou offres de pots de vin ou
toutes autres rmunrations, rcompenses, compensations inappropries; gains ou avantages
6.1.4 Disposer dune politique clairement dfinie pour lutter contre la fraude inadquats de sorte que ces derniers puissent reprsenter un comportement illgal ou
Instaurez des contrles de routine. inappropri
Spcifiez la manire dont les gens peuvent faire part de leurs proccupations.
Spcifiez le moment opportun den informer la police. La politique anti-corruption de Forum Syd
Identifiez la personne responsable de toute investigation.
Dfinissez la mthode dont une investigation doit tre sensiblement mene. Quest-ce que la corruption ?
Identifiez les documents qui doivent tre protgs comme preuve. La corruption est une forme dabus de pouvoir. Forum Syd, la signification du terme
Dterminez la manire de noter tous les incidents dans un registre de fraude. corruption, est lacquisition de gains indus ou inappropris par une personne ou entit -

60 61
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire

une organisation, institution, compagnie ou individu - par lutilisation de la position. Ceci


Forum Syd doit sassurer que :
inclut des phnomnes tels que les pots de vin, lextorsion, le favoritisme/npotisme, la fraude
et le dtournement. La dfinition de la corruption applique par Forum Syd inclut aussi le
Les organisations bnficiant de laide sudoise et ses partenaires locaux sont
dtournement de fonds. Plusieurs types de corruption, tels que les pot-de-vin, impliquant aussi
entirement informs de sa politique anti-corruption.
bien le bnficiaire que le donateur, Forum Syd dnonce les deux parties de la transaction,
Des procdures et des systmes sont clairement dfinis pour traiter des incidents
et les efforts contre la corruption devant viser la rduction des incitations aussi bien pour
suspects de corruption.
lacceptation que pour loffre de pots-de-vin.
Toutes les procdures, les lignes directrices et les formulaires documents qui

La corruption viole les valeurs fondamentales de lorganisation, telles que la justice, la dignit, contribuent la prvention de la corruption dans ses oprations, sont connus et mis

lintgrit, la transparence et la responsabilit. La corruption signifie labus de confiance ou en pratique au sein de lorganisation.

dune position et conduit la violation des droits de lhomme. Le combat de la corruption


dans la socit est essentiel si nous devons russir dans nos efforts daide envers la rduction
durable de la pauvret. Cest pour cette raison que Forum Syd a dvelopp une politique
contre la corruption. Celle-ci est base sur les politiques et rglementations de lAsdi contre
la corruption.

Position de Forum Syd vis--vis de la corruption

Ne jamais
accepter

Toujours agir

Toujours
informer

Le principe fondamental de Forum Syd est de rejeter la corruption sous toutes ses formes, et
de toujours agir et informer les autres sur les pratiques suspectes de corruption.
Les partenaires locaux sont appels se conformer aux rglements anti -corruption de Forum
Syd dans llaboration du travail pour lequel ils reoivent des fonds/une aide. Ceci implique
par exemple :
Dinformer Forum Syd de chaque incident de corruption suspect durant
laccomplissement de leur propre travail de coopration.
Dagir en cas de corruption suspecte.

62 63
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire

Un audit interne va inclure une srie de contrles faisant partie de lexamen indpendant, dont
7 Audit externe :
Un audit est un examen indpendant des comptes rendus/procs verbaux, procdures et
Des systmes et procdures de comptabilit financire ;
activits dune organisation, dont la conclusion est un rapport sur les rsultats.
Des systmes et procdures de gestion comptable ;
Des mcanismes internes de contrle.
Il existe deux types daudits :

Lauditeur interne examine ladquation du design des systmes des procdures et vrifie quils
Laudit interne
sont mis en uvre de manire approprie. Un rapport est prsent au conseil dadministration
Laudit externe
et la direction qui rpondent par la prise de mesures correctives, peut-tre, parmi un
ensemble de recommandations, un changement de procdure, ou une ventuelle formation
Comme son appellation lindique, un audit externe est essentiellement pour le compte
ou une restructuration. Les lments suivants sont des facteurs qui influencent lapproche de
de ceux qui sont externes lorganisation, tels que les parties prenantes et les donateurs
lauditeur interne :
et bailleurs de fonds. Laudit interne est ralis pour le compte des personnes qui sont
lintrieur de lorganisation, comme par exemple, les administrateurs et la direction.
conomie ne pas payer plus que le ncessaire pour les ressources ncessaires.
Laudit doit tre une exprience positive et une opportunit de recevoir un compte rendu sur
Rendement acqurir le meilleur bnfice avec le minimum de ressources.
les points forts et les faiblesses des systmes de lorganisation.
Efficacit dcrire notre russite en termes de ralisation des objectifs ou daction
approprie .
7.1 Importance des audits
Les audits sont importants pour les organisations vu quils dmontrent un engagement en
7.3 Audit externe
faveur de la transparence et de la responsabilit et quils garantissent la crdibilit. Cest
Un audit externe est un examen indpendant des tats financiers prpars par lorganisation.
aussi une exigence lgale dans la plupart des pays de procder, une fois par an, lexamen
Dhabitude, il est effectu pour des raisons statutaires (parce que la loi lexige). Des auditeurs
des tats financiers par lintermdiaire dun auditeur indpendant.
externes peuvent galement tre engags pour effectuer dautres tches spcifiques (par exemple
une investigation de fraude). Lobjectif de laudit externe est de vrifier que les comptes annuels
7.2 Audit interne rendent une image fiable et juste des finances de lorganisation et que lutilisation des fonds est
Un examen de laudit interne est ralis par la direction de lorganisation. Il met laccent sur
conforme aux buts et aux objectifs tels que prciss dans la constitution.
la conformit aux systmes et aux procdures telles qutablis par le conseil de direction.
Le rapport de laudit interne mettra en relief les rsultats et avancera des recommandations
Lobjectif dun audit externe NEST PAS :
daction, si cest ncessaire. Il peut tre effectu par une personne faisant partie de
lorganisation ou un individu en dehors de cette dernire, engag pour mener un audit
Dagir en tant quinvestigation de fraude
interne par le biais dun arrangement de dlocalisation.
De prparer les comptes
De fournir une attestation disant qu il ny a aucun problme

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De prouver que les systmes de contrle interne sont efficaces Quest-ce que lopinion de laudit ?
De prouver que les comptes sont entirement exacts
Lauditeur exprime une opinion la fin de laudit dclarant si les comptes donnent une
7.3.1 La dsignation dauditeurs externes vision relle et quitable de lactivit de lorganisation. Une opinion positive (ou non
Un audit externe peut tre men soit en tant que partie de lexamen annuel des comptes qualifie ) est prsente par la plupart des audits. Une opinion ngative (ou qualifie )
ou en tant quexamen spcial, par une agence donatrice. Il est men par une entreprise est moins commune et constitue une source dinquitude pour lorganisation. Elle suggre
de comptables ayant des qualifications professionnelles reconnues. Les auditeurs sont que quelque chose nest pas correct.
dsigns par le conseil dadministration (ou par lassemble gnrale annuelle) ou par un
donateur pour un audit spcial. Ils sont indpendants de lorganisation qui les emploie. Si les auditeurs sont en dsaccord avec les rsultats financiers tels que prsents par
Lindpendance signifie que lauditeur ne doit pas tre impliqu dans le maintien des livres lorganisation, ils peuvent laborer un rapport avanant que, selon eux, les comptes ne sont
de comptes et na personnellement aucun lien avec lorganisation audite. pas corrects. Le tableau ci-dessous rsume les diffrents types dopinion.

7.4 Audits initis par les donateurs Opinion de l'auditeur Commentaire


Occasionnellement, les organisations des donateurs peuvent demander un audit externe Non qualifie Les comptes donnent une vision relle et juste Rapport de laudit
propre .
indpendant des livres et des activits et dsignent, cet effet, une personne qualifie pour
Qualifie : sujet Les comptes sont fondamentalement corrects, hormis des questions
effectuer lexamen. Lobjectif fondamental de tels examens est de vrifier que les fonds sont spcifiques identifies, telle une politique comptable incorrecte, ou des
dpenses spcifiques non justifies.
utiliss conformment lobjectif et en accord avec le budget de laccord de financement
Qualifie : dsaccord il y a tellement derreurs que les comptes ne fournissent pas une vision
dorigine. relle et juste.
Qualifie - Les auditeurs ne sont pas en mesure de donner une opinion vu que les
Les auditeurs ou valuateurs souhaiteront certainement sentretenir avec le personnel et les dgagement de livres sont trs insuffisants ou incomplets.
responsabilit
membres du comit et peuvent mme demander dobserver lorganisation dans la poursuite
de ses activits. Une coopration totale doit tre accorde durant de telles visites et un effort
Si les auditeurs proposent des ajustements ou des changements au projet des tats financiers,
dploy douverture et dhonntet en ce qui concerne les points forts et les points faibles
ces derniers doivent aussi tre approuvs par le conseil dadministration. Le rapport de laudit
de lorganisation.
est adress aux membres et ces derniers acceptent normalement le rapport de manire officielle
lors de lassemble gnrale annuelle.
7.5 Le rapport de laudit
Un audit est conclu par un rapport adress aux membres qui donne une opinion de laudit
Les auditeurs rdigent souvent une lettre de recommandations. Cette dernire est spare du
sur la ralit et lquit de la situation telle que reflte par les tats financiers (de la
rapport de laudit et elle est adresse la direction. Le rapport met en vidence les points faibles
situation des affaires de lorganisation et des oprations pour la priode considre).
identifis dans les systmes de contrle interne et prsente des recommandations en vue de
leur amlioration. Les directeurs ont lopportunit de ragir aux conclusions mises en vidence
dans la lettre de recommandations adresse la direction en prsentant laction quils vont
entreprendre.

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7.5.1 Recommandations Rfrence spcifique aux conditions gnrales de Forum Syd


la fin de laudit, lauditeur soulve les questions qui nont pas encore t rsolues, et Audit (GC 10)
prsentera des recommandations en vue dun changement. Ceci sera prsent dans un projet
de lettre adresse au comit de direction ou au responsable. Lorganisation clarifie et rpond La responsabilit des ONG sudoises est de sassurer que lutilisation des fonds est
dans la mesure du possible aux questions souleves. Certains points seront alors supprims annuellement vrifie par un auditeur externe indpendant et qualifi. Laudit des fonds
des dernires versions de la lettre. La version finale de la lettre peut inclure des commentaires hauteur de 50 millions de SEK exige un auditeur agr. Les fonds infrieurs ce
de la direction sur les points soulevs. Ceci inclura les recommandations et identifiera les montant exigent un auditeur autoris. Laudit doit tre men selon les normes daudit
questions qui ncessitent une attention immdiate ou, plus spcialement avant le prochain internationalement acceptes.
audit annuel.

Dans le cas o des ONG sudoises transfrent des fonds des organisations bnficiaires
7.5.2 Lettre de recommandation locales, lorganisation locale doit tre responsable de laudit annuel des fonds.Une chane
Un exemple de lettre de la direction et de rponses correspondantes est prsent ci-dessous : continue de rapports daudit doit toujours exister et doit comprendre lorganisation finale
bnficiaire du fonds. Les directives des audits en cours, quand elles sont applicables, doivent
1ercommentaire
Un nombre d'avances pour le personnel restent non rembourses et ne sont pas totalement tre prsentes lorganisation le plus rapidement possible selon la chane mise en relief
enregistres au 31 dcembre. Un systme plus exhaustif de contrle financier est ncessaire pour ci-dessous :
garantir le suivi de ce dernier point.

Commentaire de la direction sur le 1er paragraphe LAsdi


Ces avances ont t entirement prises en compte par la suite. Un nouveau registre des avances a
t introduit afin d'assurer qu'aucune nouvelle avance ne soit mise jusqu' ce que des comptes
soient fournis pour toute avance non rgle.
Forum Syd
2me commentaire
Les bons et les documents y affrents n'ont pas t estampills pour prouver que ces derniers ont t
pays. Tous ces documents doivent tre estampills et dats, afin d'viter la rutilisation ventuelle ONG sudoise
d'un document.

Commentaire de la direction sur le 2me paragraphe


Le bureau ne disposait pas d'un tampon avec la mention pay . Nanmoins un tampon a depuis ONG locale
t achet et un systme introduit pour s'assurer que tous les documents soient estampills.

3me commentaire
Chaque organisation doit utiliser le format des termes de rfrences pour laudit, qui figure
Les subventions reues des donateurs internationaux n'ont pas toujours t dpenses tel que
spcifi par le donateur. Les livres de comptes de l'organisation ne montrent pas clairement la part qui dans lannexe 1 relatif aux conditions gnrales de Forum Syd.
a t attribue un objectif particulier sparment identifi.

Commentaire de la direction sur le 3me paragraphe


Nous acceptons les observations des auditeurs avanant que les livres comptables n'identifient pas Les auditeurs doivent exprimer, dans leurs rapports, une opinion conformment lISA 805,
sparment tous les revenus reus pour un objectif spcifique. Une nouvelle procdure comptable a indiquant si le rapport financier soumis correspond la comptabilit de lorganisation et
t introduite pour rectifier cette situation. Cependant, nous n'acceptons pas quils dclarent que les
subventions reues nont pas t dpenses pour l'objectif avanc. Nous avons compris que cette aux directives de Forum Syd pour le rapport financier.
subvention ntait pas limite, en consquent elle a t utilise pour les frais gnraux de
fonctionnement du Centre.

68 69
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Le rapport de laudit doit contenir les rsultants de laudit effectu par lauditeur durant le
processus de laudit. Le rapport de lauditeur doit contenir aussi des informations indiquant
si lorganisation avait pris des mesures raisonnables eu regard aux recommandations cites
plus haut.

Le rapport de laudit doit tre soumis en mme temps que le rapport financier du projet.Une
rponse de la direction au rapport de laudit, comprenant le point de vue de lorganisation
et les actions planifies, doit tre jointe au rapport financier.

70 71
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En outre, le projet/programme doit maintenir un dossier du personnel contenant des


Annexe 8 Pices justificatives de la liste de contrle
dtails personnels tels que les salaires (y compris toute augmentation de salaire), lettres
de recrutement, de dsignation, ainsi que tous les bnfices accords aux employs
Cette liste de contrle nest pas une liste exhaustive sur tous les aspects de la gestion financire,
respectifs
elle met laccent uniquement sur les domaines cl slectionns. Les informations standards
Aucun salaire ne doit tre pay en espces
mises en relief ici peuvent ne pas toujours tre totalement pertinentes selon la situation. Il
est important de noter quil sagit dune ligne directrice gnrale qui doit tre utilise pour
Frais professionnels
complter toute procdure de gestion financire existante.
Les frais professionnels doivent tre appuys par un contrat dment sign
Copie du chque de paiement
Notes
Contrat approuv indiquant clairement les termes et conditions de paiement
Les frais doivent tre imputs uniquement aux projets sils sont soutenus de
Termes de rfrence et preuves pour la procdure/critres de slection
manire adquate et suffisante, conformment aux rglementations des donateurs, aux
Bon de paiement approuv (doit contenir une description dtaille, claire et concise)
procdures organisationnelles et au budget approuv. De tels frais doivent
Facture originale (lettre officielle avec entte, montrant le montant payable, le cot
tre raisonnables, admissibles, prcis et lgitimes.
unitaire, ladresse physique et postale, le numro de tlphone, cot total, taxes, etc.)
Chaque dpense doit tre appuye par une demande approuve pour contracter la dite
dpense ; la rquisition/demande doit indiquer clairement lobjectif ou le but dune telle
Dpenses de bureau
dpense.
Bon de paiement approuv (doit contenir une description dtaille, claire et concise)
Des documents et des calculs doivent figurer pour montrer comment de telles dpenses
Reus valides
ont t contractes. tablir un tableau des affectations qui fera partie des documents de
Demande approuve pour effectuer toute dpense (la raison doit tre clairement indique)
support.
Calculs pour montrer les montants allous chaque projet en cas de ressources communes
Chaque dpense doit tre appuye par une demande approuve par la personne
Reus et factures originaux
dsigne cet effet:
Copie du chque de paiement
Les documents suivant sont des supports pour la liste des cots classs:

Frais de bureau
Salaires et bnfices
Dans le cas o le projet/programme paie un loyer, un tel paiement doit apparatre dans
Bon de paiement dment autoris et approuv (doit contenir une description dtaille,
lagrment du projet et/ou dans le budget approuv
claire et concise)
Bon de paiement approuv (doit contenir une description dtaille, claire et concise)
Fiche de paie signe et approuve
Facture originale
Fiche de paie signe par les employs respectifs
Demande approuve pour contracter des dpenses
Transferts bancaires signs et approuvs pour les montants nets au cas o les salaires
Calculs montrant le montant allou chaque projet en cas de ressources communes
sont virs sur les comptes bancaires des employs
(joindre tableau des affectations approuves)
Tous les paiements pour les dductions statutaires
Copie du chque de paiement

78 79
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Rparations et entretien du bureau Une liste/calendrier des avances de dplacement impayes doivent tre inclus aux
Bon de paiement approuv (doit contenir une description dtaille, claire et concise) retours financiers mensuels
tat des travaux/devis pour le travail effectuer
Copie du chque de paiement Dpenses des vhicules
Facture originale Tout mouvement de vhicule du projet/programme doit tre not sur le journal de bord
Demande approuve pour effectuer toute dpense (la raison doit tre clairement indique) Tout mouvement doit tre approuv par une personne autorise
Calculs montrant le montant allou chaque projet au cas o la dpense est commune Lachat de carburant pour le vhicule doit tre effectu sur la base dune demande
(joindre tableau des affectations approuves) approuve et figurant dans le journal de bord du vhicule et la consommation de
carburant par kilomtre doit figurer dans le journal de bord.
Assurances pour les biens du bureau Tous les reus de carburant doivent figurer sur le journal de bord du vhicule comme
Une copie du formulaire de la proposition de lassurance fait partie du soutien partie de document de support.
Devis de la compagnie dassurance Lachat de carburant pour tout vhicule personnel avec les fonds du programme est
Expertise de lattestation lorsque cela est applicable strictement interdit.
Bon de paiement approuv (tout paiement doit tre effectu par chque) Une personne officiellement autorise doit approuver lutilisation de vhicules
Copie du chque de paiement personnels pour le programme de travail. Un membre du personnel ne doit pas
Facture originale approuver lutilisation de son propre vhicule pour le programme de travail.
Demande approuve pour contracter les dpenses. Tout remboursement pour utilisation de vhicule personnel doit tre dument approuv
Calculs montrant le montant allou chaque projet dans le cas de dpenses communes par une personne officiellement autorise et un tel remboursement doit tre effectu sur
(joindre tableau des affectations approuves) la base des taux approuvs.
Bon de paiement approuv (doit contenir une description dtaille, claire et concise, tout
Dplacement paiement doit tre effectu le plus possible par chque)
Toutes les avances accordes pour les dplacements doivent tre demandes par crit. Copie du chque de paiement (pour les cas de paiement de carburant par chque)
Lobjectif du dplacement doit clairement figurer dans le formulaire de demande Factures montrant le montant payable, ou
Toutes les demandes davances pour les dplacements doivent tre dment approuves Reus de carburant valides en cas de paiement en espces
Toutes les avances doivent tre comptabilises durant une priode spcifique (disons 24 Demande et/ou LPO approuvs pour contracter des dpenses mme en espces
heures) aprs le retour, et ces comptes doivent tre effectus sur la base de factures de du carburant (doit tre approuve par quelquun dautre que le chauffeur ou la personne
dpenses de dplacement procurant le carburant.
Toutes les allocations et primes doivent tre payes conformment aux taux approuvs Copie du journal de bord du carburant dument renseigne et approuve.
Toute demande davance pour dplacement doit tre approuve Calculs montrant le montant allou chaque projet en cas de dpenses communes.
Les factures de dpenses de dplacement doivent tre approuves Fourniture de matriel
Reus pour toutes les dpenses effectues La procuration pour lensemble des matriels et fournitures de bureau doit tre initie

80 81
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire

travers une demande de lutilisateur et doit tre dument approuve par la personne Annexe 9 Guide de gestion financire
responsable
Les achats en dessus ou en dessous du montant dcrit doivent tre sujets loffre la plus Notes sur lutilisation du guide de gestion financire
comptitive Ce guide vous aide valuer les systmes financiers de votre organisation et identifier
Bon de paiement approuv (doit contenir une description dtaille, claire et concise) ses points forts et ses faiblesses. Une norme minimale est donne pour chaque question.
Demande approuve pour effectuer toute dpense (la raison doit tre clairement indique) Lexamen est une faon didentifier les amliorations qui peuvent tre faites pour renforcer
Reus et factures originaux votre capacit financire et de gestion, et non pas une manire de juger de lorganisation.
Copie du chque de paiement
Preuve dtaille et suffisante de loffre comptitive et des critres de slection lorsquils Si vous comptabilisez plusieurs 1 et 2, vous avez probablement besoin de procder une
sont applicables action urgente ainsi que de faire appel une assistance externe.
Contrat des fournisseurs lorsque cela est applicable Si vos rponses sont majoritairement des 4 et 5, vous disposez de bons systmes
Note des articles reus/Note de dlivrance telle quapplicable financiers, mme si certaines questions ncessitent toutefois une attention particulire.

Formation La personne la mieux mme de raliser lexamen est quelquun qui connait bien
Frais des salles de confrences, honoraires et cots des facilitateurs, matriels de lorganisation. Elle peut faire des commentaires sur la plupart des questions, ou sait du moins
formation, etc. doivent tre budgtises et imputes ce code de compte o trouver linformation. Certaines questions devront tre prise en charge par un membre
Bon de paiement approuv (doit contenir une description dtaille, claire et concise) de la direction qui connait le fonctionnement du comit de gestion. Il est important que les
Demande approuve pour effectuer toute dpense (la raison doit tre clairement indique) rponses soient aussi honntes que possible, dcrivant la situation relle et non vos attentes
Reus et factures originaux sur ce qui devrait arriver. Cela est facilit si quelquun au sein de lorganisation procde
Liste des participants signe et approuve lexamen, plutt quune personne extrieure. Toutes les questions ne sont pas appropries
Copie du chque de paiement toutes les organisations. Vous pouvez ajouter vos propres questions la fin. Les petites
organisations volontaires communautaires, par exemple, ne ncessitent pas ventuellement de
procder lexamen de lensemble de leurs systmes. Au fur et mesure que vous procdez,
rdigez des commentaires dans la colonne intitule Action ncessaire . Lorsque vous avez
termin lexamen, notez les points daction sous forme de liste avec une date limite laquelle
vous souhaitez les raliser et envoyer une copie toutes les parties concernes.

82 83
Pour chaque question, encerclez le chiffre qui correspond le mieux la situation actuelle :
1 = Jamais, ou je ne sais pas 2 = Rarement 3 = Occasionnellement 4 = Parfois 5 = Toujours
Comparez votre rponse avec la norme minimale et notez l Action ncessaire.

Question Norme minimale Action ncessaire


PLANIFICATION ET
A. PRVISIONS BUDGTAIRES
Le budget est prpar suite des discussions
Est ce quun budget annuel a t
avec le personnel/autres actionnaire. Le
1 prpar et approuv par le comit 1 2 3 4 5
comit de direction lapprouve et vrifie que
d e direction ?
les recettes couvrent les dpenses.
Est ce que le budget est bas sur Le budget est bas sur les objectifs actuels
2 1 2 3 4 5
les objectifs actuels ?

84
Le personnel/les volontaires concerns sont
Est ce que l'ensemble du consults, et /ou contribuent aux discussions
3 personnel/des volontaires 1 2 3 4 5 sur le budget. Des organisations plus petites
concerns discutent les dtails du peuvent inclure lensemble de leur
budget ? personnel/volontaires.
Manuel de la Gestion Financire

Est-ce que les budgets sont


finaliss avant le dbut de Le processus est initi en avance afin quil soit
4 1 2 3 4 5
lexercice financier/priode du prt avant le commencement de
projet ? lanne/priode du projet.
Est ce que des notes ont t jointes
5 au budget justifiant des articles et 1 2 3 4 5 La personne charge du projet ajoute des notes
montrant les calculs ?
Est-ce que le budget vite de Si le budget montre un dficit probable, les
6 contracter plus de dpenses que 1 2 3 4 5 dpenses prvues sont rduites jusqu' ce que
de recettes, moins que cela nai davantage de recettes soient collectes.

Question Norme minimale Action ncessaire

t programm ?

Est ce que les prvisions du flux Une prvision est rgulirement prpare et
7 de trsorerie ont t prpares, en 1 2 3 4 5 chaque fois que les fonds sont puiss. La
particulier les fonds ne sont pas meilleure pratique est de prparer une
suffisants ? prvision qui est mise jour mensuellement.
Est-ce que le comit de direction et Le comit de direction examine rgulirement
8 le leader examinent rgulirement 1 2 3 4 5 le budget et ltat actuel. Les membres posent
le rsum du budget et ltat des questions sur les carts importants entre le
actuel ? budget et les chiffres actuels.
Les directeurs examinent le budget et ltat
85

Est-ce que les directeurs mensuel/trimestriel actuel afin de sassurer


9 1 2 3 4 5
confrontent rgulirement leur que les dpenses se font dans les limites du
dpenses/revenus au budget ? budget.
10 Est ce que des explications pour
des carts majeurs entre le budget La personne grant le budget rdige des notes
Manuel de la Gestion Financire

10 et ltat actuel sont notes en ce 1 2 3 4 5 sur le budget et ltat actuel pour expliquer les
qui concerne le budget et ltat grandes diffrences.
actuel ?

Est-ce que le budget et les Le budget et les tats actuels sont fournis un
11 rapports actuels sont fournis 1 2 3 4 5 mois aprs la fin de la priode. Le comit de
immdiatement aprs la fin de la direction/les directeurs/gestionnaires peuvent
priode ? agir rapidement.

Est-ce que des runions sont Des runions, individuelles ou en groupe, sont
12 tenues entre les financiers et les 1 2 3 4 5 tenues immdiatement aprs que les
directeurs pour discuter des informations sont fournies.
Question Norme minimale Action ncessaire
contenus du budget et le rapport
actuel ?

MAINTIEN DU LIVRE DE Est-ce que le livre des transactions (le livre de


B COMPTES caisse/banque)
Le livre de caisse/banque est mis jour
quotidiennement, ou chaque fois que des
1 est rgulirement mis jour ? 1 2 3 4 5
sommes sont reues ou payes. Une balance
actualise peut toujours tre calcule.
Les documents sont gards et classs. Si aucun
Est ce que chaque entre du livre document externe nexiste, un bon de
2 de caisse/banque est appuye, par 1 2 3 4 5 paiement est rdig, montrant les dtails,
exemple, par une facture ou un lequel est approuv par la personne ayant les
reu ? plus hautes responsabilits.

86
Des dossiers spars sont gards pour les
Est-ce que les documents sommes reues et celles payes. Les documents
3 1 2 3 4 5
financiers sont classs de manire sont galement nots dans le livre de
ordonne ? caisse/banque.
Manuel de la Gestion Financire

Est ce que les fonds reus sont Les fonds sont dposs la banque le plus
4 dposs la banque le plus vite 1 2 3 4 5 souvent possible, cela dpend de la proximit
possible ? de la banque.
Il existe un registre des avances/prts en
Est ce quun registre est maintenu espces dans lequel sont nots tous les
5 pour noter les fonds allous au avances/prts et notes lorsqu'ils sont effectus,
personnel en tant quavance en 1 2 3 4 5 comptabiliss et rembourss. Il rvle de
espces ou en tant que prt ? manire claire les montants non pays, devant
tre suivis. Les remboursements sont dduits
des salaires.

Question Norme minimale Action ncessaire


Les registres des comptes montrent clairement
Est-ce que les livres de comptes si les fonds sont limits. Si le fonds est
complexe et/ou, quand il y a plusieurs
6 montrent les fonds des donateurs 1 2 3 4 5
accords pour une raison donateurs, un systme supplmentaire assure
particulire ? que les fonds limits sont contrls de manire
prcise.
Est-ce quil existe un registre qui
permet dassurer que toutes les Des registres de comptes supplmentaires
7 sommes dues ont t reues dans 1 2 3 4 5 montrent les sommes dues et quand elles sont
leur totalit et en temps opportun payes, mme si elles figurent dans un simple
? carnet.
Est- ce quune liste des codes du La liste des codes peut tre obtenue partir
budget est utilise pour prparer dun ensemble de comptes informatis ou par
8 1 2 3 4 5
le budget et accuser correctement un donateur. Il y a ventuellement lieu de le
les dpenses? spcifier.
87

Est-ce que la caisse est garde en Il y a un coffre -fort ou un placard ferm cl.
9 1 2 3 4 5
toute scurit ? N'y est garde que la somme en espces
ncessaire.
Est ce que le solde de la caisse est Un personne intervient lorsque le solde de la
Manuel de la Gestion Financire

10 1 2 3 4 5
contrl ? caisse devient trop bas.

Les reus sont pr- numrots et sont intituls


11 Est-ce quun reu pr-numrot a 1 2 3 4 5 au nom de lorganisation. Loriginal est remis
t dlivr pour les espces reues la personne payant en espces une copie
? tant garde.
12 Est-ce que quelquun dautre Seul le trsorier paie en utilisant les documents
12 que le trsorier autorise les 1 2 3 4 5 autoriss.
paiements ?
Question Norme minimale Action ncessaire
Une personne de la direction compare le solde
Est- ce quune personne de la des espces avec le livre de caisse/banque, au
13 1 2 3 4 5
direction compte rgulirement la moins une fois par semaine (ce jour changeant
caisse? chaque semaine).
Est-ce que les comptes bancaires Tous les comptes bancaires sont au nom de
14 sont enregistrs au nom de 1 2 3 4 5 lorganisation/projet.
lorganisation ?
Est-ce quil y a un livre de Il y a un livre de caisse/banque pou r chaque
15 caisse/banque existe spar pour 1 2 3 4 5 compte bancaire.
chaque compte bancaire ?
Deux personnes, au moins, doivent signer le
Est-ce quil y a au moins deux chque. Si ces personnes sont parfois
16 1 2 3 4 5
signataires pour chaque compte indisponibles, plus de personnes seront
bancaire ? ncessaires.
Est-ce que les instructions

88
concernant les chques et des Deux personnes signent chaque instruction
17 1 2 3 4 5
paiements sont signes par deux concernant les chques/paiements.Ceci
personnes ? permet de prvenir les erreurs et le vol.
Est-ce que les chques sont signs Les chques blancs ne doivent jamais tre
18 aprs lentre des dtails ? 1 2 3 4 5 signs.
Manuel de la Gestion Financire

Est-ce quune rconciliation


bancaire est prpare chaque fois Une rconciliation bancaire est rgulirement
19 1 2 3 4 5
quun tat est reu ou le registre effectue, pour comparer ltat bancaire au
mis jour ? livre de caisse/banque.
Est- ce que le
20 directeur/gestionnaire approuve 1 2 3 4 5 Le leader ou le directeur approuve la
la rconciliation bancaire ? rconciliation bancaire.

21 Est-ce que des chques sont 1 2 3 4 5 Les chques sont utiliss en priorit des
utiliss le plus souvent possible ? paiements en espces chaque fois que cela

Question Norme minimale Action ncessaire

possible.

Est-ce que les carnets de chques


22 sont gards en scurit ? 1 2 3 4 5 Les carnets de chques sont gards dans un
coffre-fort ou dans un placard ferms cl.
Est-ce que la mention annule
23 figure sur les chques annuls et 1 2 3 4 5 Les chques sont annulslorsque cela est
sont-ils gards pour laudit ? ncessaire. Ils sont gards et classs.
Est-ce quil y a une liste exhaustive
24 1 2 3 4 5
du personnel rmunr ? Une liste du personnel est mise jour.

Il existe une procdure pour sassurer


Est-ce que le paiement du
25 personnel est arrt 1 2 3 4 5 qu'aucune personne ne puisse tre paye aprs
son dpart. La personne qui vrifie cela est
89

immdiatement aprs son dpart ?


diffrente de celle responsable de les payer.
Est-ce que le personnel signe pour Le personnel signe toujours un reu quand il
27 les salaires reus en espces? 1 2 3 4 5 reoit un salaire en espces.

Est -ce que les dductions lgales


Manuel de la Gestion Financire

sont calcules et payes Les dductions requises par la loisont


27 1 2 3 4 5
rapidement aux autorits effectues et payes quand les salaires sont
concernes? pays.
Est-ce que des documents
comptables supplmentaires sont
gards en cas de besoin, tels le Les organisations plus grandes ncessitent des
28 1 2 3 4 5
registre de comptes, le journal, les registres supplmentaires appropris leur
registres de ventes et dachats ? taille/activits.

C RAPPORT FINANCIER
Question Norme minimale Action ncessaire

Est- ce que les tats comptables Des synthses annuelles des revenus et
annuels sont prpars et est-ce dpenses sont labores. Des organisations
1 1 2 3 4 5 plus grandes possdent gale ment des tats
quils indiquent les fonds limits
et illimits ? plus dtaills. Tous montrent quel fonds sont
limits un usage particulier.
Est-ce que le comit de direction
2 examine et approuve les tats 1 2 3 4 5 Le comit de direction examine et approuve les
comptables annuels? tats annuels.
Est-ce que le systme de
comptabilit peut fournir des Des systmes de comptabilit fournissent des
3 1 2 3 4 5 rapports au donateur selon le format requis.
rapports au donateur selon le
format requis ?

90
Est-ce que les rapports des
4 donateurs sont toujours prpars 1 2 3 4 5 Les rapports des donateurs sont prpars et
en temps voulu ? envoys en temps voulu.

Est-ce queles donateurs reoivent Il y a une liste des donateurs. Les tats de
5 une copie des tats des comptes 1 2 3 4 5 comptes annuels sont envoys aux donateurs
Manuel de la Gestion Financire

annuels ? et autres partie prenantes.


Est-ce que les informations et les Les rapports financiers sont utiliss pour la
rapports financiers sont utiliss planification de projets/programmes futurs
6 1 2 3 4 5
pour la planification de projets
futurs ?
D CONTRLES FINANCIERS
Aucune personne ne peut effectuer elle seule
1 Est-ce que les tches financires 1 2 3 4 5 lintgralit dune transaction financire. Ceci
sont spares ?
permet de prvenir les erreurs et le vol.

Question Norme minimale Action ncessaire


Est-ce que les dpenses sont Toute dpense est approuve avant dtre
2 autorises par un membre de la 1 2 3 4 5 rgle. Quelquun demande o se trouve-t-
direction (ou le directeur) ? elle dans le budget ?
Est-ce quil y a un plafond pour les Il y a des limites et le personnel, en particulier
3 dpenses permises par le 1 2 3 4 5 le personnel charg des finances, en est
personnel ? inform.
Est-ce que des personnes
diffrentes autorisent les Une seule et mme personne ne peut pas
4 1 2 3 4 5
paiements et signent les chques autoriser un paiement et signer un chque
pour ces paiements ? pour la mme transaction.
Y a-t-il une liste des signataires
5 autoriss, y compris leur niveau 1 2 3 4 5 Une liste de signataires est disponible.
dautorisation ?
91

Est-ce que les paiements sont


6 effectus sur la base dune facture 1 2 3 4 5 Il existe un systme pour viter les doubles
originale ? paiements.
Est ce que la facture a t vrifie
par rapport au bon d'achat
7 1 2 3 4 5
Manuel de la Gestion Financire

d'origine afin dviter un double Les bons dachat sont joints aux factures, ou un
paiement ? systme similaire est mis en place.
Est-ce que plusieurs devis sont
demands lorsquil sagit de Trois devis sont requis pour les biens ou
8 1 2 3 4 5
lachat de grandes quantits de services (si possible, uniquement pour articles
produits ou de services ? dpassant un certain montant).
Est ce que quelquun vrifie que
les produis et services sont reus La facture est signe pour montrer que les
9 1 2 3 4 5
et sont de bonne qualit avant que biens/services ont t reus et sont de qualit
les paiements ne soit effectus ? acceptable.
Question Norme minimale Action ncessaire
Un registre des biens immobiles est tenu de
Est-ce quun registre des biens manire dtaille sur les biens.Ceci inclut la
10 (biens immobiles) est actualis et 1 2 3 4 5 date de lachat, la valeur et o ils ont t
rgulirement revu ? achets et gards.Ceci est annuellement
compar aux articles actuels.
Estce que lassurance couvre Les biens sont suffisamment assurs. Dautres
suffisamment la valeur actuelle risques (par exemple les charges publiques,
11 des biens et autres risques? 1 2 3 4 5 lincendie et le vol et les espces en transit)
doivent galement tre couverts, si cela est
possible dans le pays o vous travaillez.

Est ce que les articles peuvent tre Il y a/aura des fonds pour remplacer les
12 facilement remplacs quand ils 1 2 3 4 5 articles essentiels.
sont uss?
Est ce que tous les biens sont Les articles de valeurs sont enferms ou gards

92
13 gards en scurit? 1 2 3 4 5 dans une salle ferme cl.

Est ce que les registres financiers Tout registre financier est gard dans un
14 sont numrots, intituls et gards 1 2 3 4 5 coffre-fort ou enferm cl dans un placard.
en scurit ?
Manuel de la Gestion Financire

15 Est ce que les entres des locaux et 1 2 3 4 5 Les locaux doivent tre ferms et gards (si
des entrepts sont scurises ? ncessaire).
Est-ce que chaque vhicule Les chauffeurs doivent remplir le journal de
16 possde un journal de bord pour 1 2 3 4 5 bord du vhicule chaque fois quun
noter le kilomtrage du vhicule ? dplacement est effectu.
Est- ce que le personnel paie pour Le personnel connat la politique de
17 lutilisation personnelle du 1 2 3 4 5 lorganisation et le processus de paiement
tlphone et des photocopieuses? utilis.

18 Y a-t-il un registre du stock et 1 2 3 4 5 Il existe un systme lmentaire pour le


documents y affrents ? contrle du stock, notamment pour les

Question Norme minimale Action ncessaire

mdicaments.

Est-ce que le stock est compt Les comptes du stock sont mens par une
19 rgulirement et concorde avec le 1 2 3 4 5 personne indpendante au moins tous les trois
registre du stock ? mois.
VALUATION DE LAUDIT
E EXTERNE
Est-ce que le comit de gestion La dsignation des auditeurs figure
1 slectionne les auditeurs 1 2 3 4 5 annuellement sur lagenda du comit de
annuellement ? gestion.
Est-ce quun audit Un audit financier annuel est men par une
2 financier/examen a lieu 1 2 3 4 5 personne indpendante/une compagnie
annuellement? daudit.
93

Est-ce que la compagnie de laudit


(ou les auditeurs individuels au La compagnie de lauditeur, ou le responsable
3 sein de la mme compagnie) 1 2 3 4 5 au sein dune compagnie est chang tous les
changent tous les quatre ou cinq quatre ou cinq ans.
ans ?
Manuel de la Gestion Financire

Est-ce que lauditeur labore une Laudit eur fait des recommandations (
4 1 2 3 4 la
5 lettre de la direction ) qui sont adresses
lettre de recommandations ? au
comit de gestion la fin de laudit.
Est-ce que le comit de direction
prend en considration les Les recommandations sont mises en uvre et
5 1 2 3 4 5 suivies.
recommandations de lauditeur et
agit en consquence ?
Lauditeur examine les systmes financiers, de
6 Est ce que lauditeur fournit un 1 2 3 4 5 gestion et lutilisation des informations de
audit de gestion (de systmes)?
gestion.
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire

Notes Notes

94 95
Manuel de la Gestion Financire

Notes

96

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