Guia Manuales PDF

r
t
J
1,
ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL

IV LEGISLATURA
GUA PARA LA ELABORACiN DE MANUALES

ADMINISTRATIVOS.
CONTRALORA GENERAL
I
07 DE ENERO DE 2009
CONTRALORA GENERAL
Gua para la Elaboracin de Manuales Administrativos Pgina 1 de 30

ALOF-ES-CG-ALOF-02
Fecha de emisin: Fecha de Actualizacin 07/01/09
NDICE PGINA
1. INTRODUCCiN 2
11. OBJETIVO
4
111. CLASIFICACiN DE MANUALES 5
IV. CONTENIDO MNIMO DE LOS MANUALES 6
V. PRESENTACiN y ELABORACiN DE LOS MANUALES 16
VI. ELABORACiN DE DESCRIPCIONES NARRATIVAS DE

PROCEDIMIENTOS 23
VII. ELABORACiN DE POLTICAS 25
VIII. ASIGNACiN DE CLAVES DE IDENTIFICACiN 26
IX ELABORACiN Y EXPEDICiN DE LOS MANUALES 30
ALOF-ES-CG-ALOF-02
\1
CONTRALORA GENERAL

ALDF-ES-CG-ALDF-02
1. INTRODUCCiN
La Asamblea Legislativa del Distrito Federal para su funcin, organizacin y operacin,

cuenta con una estructura organizacional de apoyo integrada por cinco Unidades
Administrativas, a las cuales les compete dar cumplimiento a las funciones que les sealen los
Manuales de Organizacin, de Polticas y Procedimientos y Especficos.
Dentro de las Unidades Administrativas que integran a la Asamblea Legislativa del Distrito
Federal, se encuentra la Contralora General que de acuerdo a lo establecido en el artculo 64
fraccin IV, del Reglamento para el Gobierno Interior de la Asamblea Legislativa del Distrito
Federal, tiene como facultad "Auxiliar a las Unidades Administrativas, en la elaboracin y
revisin de los Manuales de Organizacin y Procedimientos, promoviendo y supervisando su
difusin, aplicacin y actualizacin, con nfasis en el aspecto preventivo", en base a lo
anterior se elabora la presente Gua como un instrumento que permita homogenizar la
presentacin y elaboracin de Manuales Administrativos.
Un Manual es un instrumento normativo que contiene informacin de manera descriptiva, en
forma breve, clara y explicita, referente a sus antecedentes, fundamento legal, objetivos,
atribuciones, funciones, polticas, normas de operacin, as como la descripcin de los
procedimientos de una Unidad Administrativa.
Los manuales constituyen una herramienta de trabajo til, ya que facilita la incorporacin del
personal a la operacin administrativa que le corresponde, delimitan responsabilidades, evitan .
duplicidad de funciones y optimizan el desempeo.
Por lo anterior, resulta necesario contar con manuales que regulen las funciones
encomendadas a las Unidades Administrativas de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal,
es parella que la Contralora General presenta la "Gua para la Elaboracin de Manuales
Administrativos", la cual contiene en sus apartados, los elementos necesarios para la
formulacin y presentacin de dichos manuales.
ALDF-ES-CG-ALDF-02
\J
CONTRALORA GENERAL

ALDF-ES-CG-ALDF-02
Con fundamento en el artculo 50 fraccin 111del Reglamento para el Gobierno Interior de la

Asamblea Legislativa del Distrito Federal, le corresponde al Comit de Administracin, expedir
los Manuales de Organizacin y Procedimientos de las Unidades Administrativas; por lo que
formaliza su expedicin.
Vicepresidente
Dip. Balfre Vargas Corts Dip. Daniel ~am ez
ALDF-ES-CG-ALDF-02
CONTRALORA GENERAL

ALDF-ES-CG-ALDF-02
11. OBJETIVO
Establecer los elementos tcnicos necesarios que se deben observar para la elaboracin y
actualizacin de los Manuales de: Organizacin, de Polticas y Procedimientos y
Especficos de las Unidades Administrativas que integran la Asamblea Legislativa del
Distrito Federal, para el mejor desempeo de sus funciones.
ALDF -ES-CG-ALDF -02

CONTRALORA GENERAL

ALOF-ES-CG-ALOF-02
111. CLASIFICACiN DE MANUALES
111.1. Manual de Organizacin
Es el documento que contiene informacin detallada de una Unidad Administrativa, sobre

sus antecedentes, marco legal, atribuciones, funciones y su estructura orgnica, as como
del organigrama que la representa en forma esquemtica.
Este facilita la incorporacin del personal a la operacin administrativa que le corresponde,

delimita responsabilidades, evita duplicidad de labores, permite el ahorro de tiempo en la
ejecucin de las actividades y funciones sustantivas de las diversas Unidades
Administrativas y optimiza su desempeo.
111.2. Manual de Polticas y Procedimientos
Es el documento que contiene informcin detallada de las operaciones o actividades que

deben cumplirse para el desarrollo de las funciones sustantivas de una Unidad
Administrativa en particular, de acuerdo a sus atribuciones contenidas en la normatividad
aplicable, as como la descripcin de estas y las polticas generales de operacin, las
rutinas, trmites y mtodos de trabajo, precisando a las reas responsables, los formatos
utilizados y la informacin que se genera.
111.3. Manual Especfico.
Es el documento que contiene informacin detallda de la competencia, funciones,

operaciones o actividades que. involucran a dos o ms Unidades Administrativas o a
rganos Colegiados y que se refieren a actividades especficas que por su trascendencia
administrativa o jurdica as lo requieran.
ALDF -ES-CG-ALDF-02
CONTRALORA GENERAL

ALDF-ES-CG-ALDF-02
Fecha de emisin: , Fecha de Actualizacin 07/01/09
IV. CONTENIDO MNIMO DE LOS MANUALES
IV.1 Manual de Organizacin
Cartula Se refiere a la identificacin del documento donde se anota, el

nombre, la Unidad Administrativa que lo genera y la fecha de
expedicin, deber contener en marca de agua la Imagen
Institucional, (Considerar el Manual de Identidad Grafica de la
Asamblea Legislativa del Distrito Federal).
ndice Presenta el contenido del documento de manera ordenada, en l

se indican los captulos que lo integran y el nmero de pgina
que les corresponde.
1. Introduccin Descripcin breve del contenido y utilidad del documento, donde

se indicar la importancia y naturaleza del mismo; se
recomienda que este apartado no exceda de una cuartilla, y
emplear un vocabulario claro y sencillo,
Es requisito que al final del texto aparezca la siguiente leyenda:

"Con fundamento en el artculo 50 fraccin 111 del Reglamento
para el Gobierno Interior de la Asamblea Legislativa del Distrito
Federa, le corresponde al Comit de Administracin, expedir los
Manuales de Organizacin y Procedimientos de las Unidades
Administrativas; por lo que formalizar su expedicin", as como
el nombre "Comit de Administracin", los nombres y cargos del
Presidente, Vicepresidente y Secretario; quienes tienen la
facultad de expedir el Manual.
11. Marco Jurdico Es la base legal y administrativa en la que se fundamenta el

ejercicio de las funciones de la Unidad Administrativa, como son:
Leyes, Decretos, Acuerdos, Reglamentos y otros ordenamientos
o normas vigentes, siguiendo un orden jerrquico descendente
como se indica a continuacin.
ALDF-ES-CG-ALDF-02
CONTRALORA GENERAL

ALDF-ES-CG-ALDF-02
A) Constitucin Poltica del los Estados Unidos Mexicanos

B) Estatuto de Gobierno del Distrito Federal
C) Leyes y Reglamentos
D) Cdigos, Decretos, Acuerdos y Circulares.
11I.Atribuciones Las que seale la Ley Orgnica de la Asamblea Legislativa del

Distrito Federal y el Reglamento para el Gobierno Interior de la
Asamblea Legislativa del Distrito Federal; sealando Ttulo,
Captulo, Seccin, Artculo y Fraccin.
IV. Estructura Orgnica Estructura Orgnica es la presentacin detallada de cada una de

y Organograma las denominaciones de las reas que "integran la Unidad
Estructural Administrativa de acuerdo a la estructura autorizada, en orden
descendente de acuerdo al nivel jerrquico, ejemplo Direccin
General, Direccin de rea, Subdireccin, Jefatura de
Departamento, agrupados por rea especifica.
Organograma estructural es la representacin grafica de cada

una de fas Unidades Administrativas, as como sus relaciones
de jerarqua o dependencia, su alineacin corresponde a niveles
iguales, sin sealar los nombres de sus ocupantes.
V. Objetivo y Funciones En este captulo se debe desarrollar por cada una de las reas
internas, el Objetivo y Funciones: iniciando con la de mayor
jerarqua, continuando con las direcciones de rea, sus
respectivas subdirecciones y departamentos; en el orden en el
que aparecen en su organograma de izquierda a derecha.
Objetivo:
Se indicar el propsito y la finalidad que pretende realizar la

Unidad Administrativa para el cumplimiento de las atribuciones
que le corresponden por disposicin legal, se especificar el que
y para qu.
ALDF -ES-CG-ALDF-02
CONTRALORA GENERAL

ALDF-ES-CG-ALDF-02
El objetivo del rea se iniciar con un verbo en infinitivo y se

redactar en forma clara y concisa.
En la redaccin del objetivo se evitar el uso de adjetivos

calificativos', as como el subrayado y el entrecomillado de
conceptos.
Funciones:
Se derivan de las atribuciones y constituyen el conjunto de

actividades inherentes y afines a cada rea, para alcanzar el
objetivo planteado; su redaccin debe ser diferente a la
expresin de la atribucin y cuidar que no se atomicen las
mismas.
Cada funcin debe de estar" sustentada en las atribuciones que

seale la Ley Orgnica y el Reglamento Interior de la Asamblea
Legislativa del Distrito Federal.
Debern de presentarse en forma jerarquizada de acuerdo a su

importancia y al orden lgico del proceso administrativo
(planear, organizar, dirigir, etc.) inicindose su descripcin con
un verbo en infinitivo
A continuacin se presenta un cuadro con los verbos ms

usuales en la redaccin de las funciones. Es importante aclarar
que la lista no es limitativa, es una .referencia de uso y se
pueden utilizar solos o combinados.
ALOF-ES-CG-ALOF-02
CONTRALQRA GENERAL

ALDF-ES-CG-ALDF-02
DIRECTIVO MANDOS MEDIOS OPERATIVOS
Administrar Administrar Estudiar Acumular Girar

Asegurar Aprobar Evaluar Almacenar Informar
Autorizar Asegurar Examinar Analizar Iniciar
Controlar Asesorar Expedir Asegurar Instalar
Coordinar Asignar Facilitar Calcular Inventar
Determinar Analizar Firmar Calificar Obtener
Dirigir Auditar Formular Compilar Operar
Establecer Autorizar Inspeccionar Comprobar Presentar
Evaluar Comunicar Instalar Comunicar Producir
Firmar Consolidar Interpretar Consolidar Programar
Planear Controlar Planear Ejecutar Proporcionar
Coordinar Presupuestar Entrevistar Realizar
Desarrollar Programar Evitar Recabar
Determinar Proporcionar Especificar Recomendar
Disear Recomendar Expedir Registrar
Distribuir Representar Estimar Seguir
Elaborar Revisar Estudiar
Entrevistar Supervisar
Establecer Verificar
ALOF -ES-CG-ALOF -02

CONTRALORA GENERAL

ALDF-ES-CG-ALDF-02
IV.2 Manual de Polticas y Procedimientos



se. indicar la importancia y naturaleza del mismo; se

"Con fundamento en el artculo 50 fraccin 111 del Reglamento
11.Marco Jurdico Es la base legal y administrativa en la que se fundamenta el

A) Constitucin Poltica del los Estados Unidos Mexicanos

B) Estatuto de Gobierno del Distrito Fed al
ALDF-ES-CG-ALDF-02
CONTRALORA GENERAL
Gua para la Elaboracin de Manuales Administrativos' Pgina 1J de 30

ALDF-ES-CG-ALDF-02
D) Cdigos, Decretos, Acuerdos y Circulares
111.Objetivo del Manual Sealar el propsito y la finalidad que la Unidad Administrativa

desea alcanzar.
El objetivo deber reunir las siguientes caractersticas: Ser

Comprobable, Razonable y Claro.
IV. Polticas Generales Las Polticas Generales son lneas de actuacin de carcter
general, que marcan pautas a los Servidores Pblicos
involucrados en el desarrollo de sus actividades en el
cumplimiento de estas; as como orientan sobre las situaciones
alternativas que pudieran presentarse durante la operacin del
procedimiento.
V. Procedimientos Es la presentacin secuencial y lgica de cada una de las

actividades relacionadas entre si, dentro de un mbito
predeterminado de aplicacin.
La descripcin deber definir en forma clara, concisa y precisa;

quin, cmo, cundo y dnde se ejecutan dichas actividades,
iniciando con un verbo conjugado en tercera persona del
singular y en tiempo presente.
Identificacin y Seleccin de los Procedimientos.
Cada Unidad Administrativa deber seleccionar aquellos

procedimientos sustantivos que deban integrar el manual.
Que indique actividades sustantivas de la Unidad

Administrativa.
Que tengan trascendencia administrativa o jurdica.
ALDF -ES-CG-ALDF-02
'~
/
CONTRALORA GENERAL

ALDF-ES-CG-ALDF-02
Que tengan relacin con otras Unidades Administrativas.
Que su origen, control y seguimiento sean propios del

rea; es decir, no hacer procedimientos de gestin o
actividades adjetivas, ya que el procedimiento esta
definido por otras reas responsables.
Desarrollo de los Procedimientos.-
Se debe asignar Clave de Identificacin y Nombre Completo; y

desarrollar los siguientes conceptos:
A) rganos y Unidades Administrativas Participantes.

B) Objetivo Especfico.
C) Polticas Especficas.
D) Descripcin Narrativa
E) Formatos Utilizados
ALDF-ES-CG-ALDF-02
CONTRALORA GENERAL

ALDF-ES-CG-ALDF-02
IV.3 Manual Especfico



se indicar la importancia y naturaleza del mismo; se

"Con fundamento en el artculo 50 fraccin 111del Reglamento
11.Marco Jurdico Es la base legal y administrativa en la que se fundamenta el

A) Constitucin Poltica del los Estados Unidos Mexicanos ~.

B) Estatuto de Gobierno del Distrito Federal .
~
ALOF-ES-CG-ALOF-02.
CONTRALORA GENERAL

ALDF-ES-CG-ALDF-02
D) Cdigos, Decretos, Acuerdos y Circulares.
111.Objetivo del Manual Sealar el propsito y la finalidad que la Unidad Administrativa

desea alcanzar.
El objetivo deber reunir las siguientes caractersticas: Ser

Comprobable, Razonable y Claro.
IV. Polticas Generales Las Polticas Generales son lneas de actuacin de carcter
general, que marcan pautas a los Servidores Pblicos
involucrados en el desarrollo de sus actividades en el
cumplimiento de stas; as como orientar sobre las situaciones
alternativas que pudieran presentarse durante la operacin del
procedimiento.
Nota: De acuerdo a la temtica del manual se determinarn

los dems captulos a desarrollar; as como su contenido.
ALDF-ES-CG-ALDF-02
CONTRALORA GENERAL

ALDF-ES-CG-ALDF-02
En el siguiente cuadro se sealan los contenidos que debern contemplar los Manuales.
MANUALES
CONCEPTO. ADMINISTRATIVOS
Orqanizacin Procedimientos ESPECIFICOS
Cartula X X X
ndice X X X
Introduccin X X X
Marco Jurdico X X X
Atribuciones X
Estructura Orgnica y
Organograma X
Estructural
Objetivo y Funciones X
Objetivo del Manual X X
Polticas Generales X X
Procedimientos X
ALDF-ES-CG-ALDF-02
CONTRALORA GENERAL

ALDF-ES-CG-ALDF-02
V. PRESENTACiN Y ELABORACiN DE LOS MANUALES
Se debern considerar los lineamientos contenidos en el Manual de Identidad Grfica de la

Asamblea Legislativa del Distrito Federal.
V.1 Cartula
En la presentacin de la cartula se debe considerar:
Parte superior centrado:
Con letra tipo Arial 16 puntos y en negritas, se pondr la leyenda:

IV LEGISLATURA
Parte media centrado:
Logotipo de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal de fondo, con formato en color
gris con marca de agua, 14 puntos de alto y 12 de ancho.
Sobrepuesto el ttulo completo del manual con letra tipo Arial, de 20 puntos y el nombre
de la Unidad Administrativa emisora, con letra tipo Arial, de 18 puntos y en negritas.
Parte baja derecha:
Fecha de presentacin del manual, con letra tipo Arial, de 12 puntos, en negritas.
ALDF-ES-CG-ALDF-02
CONTRALORA GENERAL

ALDF-ES-CG-ALDF-02
Ejemplo:

IV LEGISLA TVRA
MANUAL DE POLllCASYPROCEDIMIENTOS.
CONTRALORA
. ,"'",
GENERAL
'-', , ... ("
V.2 Texto y Tipo de Letra
Para efectos de procesar los textos, se deber utilizar el Programa Word para Windows
Para los organigramas y diagramas, se utilizar el Programa Power Point para Windows
Los textos de prrafos debern estar justificados, alineados. al margen, escritos con
maysculas y minsculas de acuerdo a las reglas gramaticales y con tipo de letra Arial 12
puntos.
Los ttulos de los captulos que integran el documento, sern con letra Arial, tamao 14
puntos, en negritas y maysculas; y los subttulos en tamao 12 puntos, con negritas.
ALDF-ES-CG-ALDF-02
.\
CONTRALORA GENERAL
Gua para la Elaboracinde Manuales Administrativos Pgina 18 de 30

ALDF-ES-CG-ALDF-02
V.3 Encabezado y Pie de Pgina
En cada una de las hojas del documento debe aparecer un encabezado y pie de pgina,
mismos que estarn integrados de la siguiente forma:
V.3.1 Encabezado
Parte Superior:
Izquierda: Nombre de la Unidad Administrativa emisora del manual, en tipo de

letra Copperplate Gothic Bold 14 puntos.
Derecha: El Logotipo de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal.
Parte Media:
Izquierda: Nombre completo del manual, seguido por su clave de identificacin, en

tipo de letra Arial de 10 puntos, con negritas.
Derecha: Paginayin, con el formato Hoja X de Y, en tipo de letra Arial de 10

puntos, con negritas.
Parte baja:
Izquierda: Fecha de la emisin, en tipo de letra Arial de 10 puntos.
Derecha: Fecha de actualizacin, en tipo de letra Arial de 10 puntos
Este rubro es muy importante en las revisiones que se vayan haciendo al manual y
deben de quedar plasmadas en el documento. Cuando se trate de la emisin por
primera vez, aparecern las mismas fechas.
ALDF-ES-CG-ALDF-02
CONTRALORA GENERAL

ALDF-ES-CG-ALDF-02
V.3.2 Pie de Pgina
A la distancia de 1.50 cm, en el margen inferior a partir del borde, como pie de Pgina y para
efectos de identificacin se colocar en cada una de sus hojas la clave de identificacin
correspondiente del documento, esto no aplica en la hoja de la cartula.
En el caso de los manuales de procedimientos, se colocar en el mismo lugar, como Pie de

Pgina, la clave de Identificacin del procedimiento.
Ejemplo:
M,)lHl.ll dPtiti..::.l$ y P"Q..::e<lmj-ert<.:s Ho).15de218

ALOf.PP.CG.CG:O~
ALDF-ES-CG-ALDF-02
CONTRALORA GENERAL

ALDF-ES-CG-ALDF-02
VA Mrgenes
Los mrgenes que deben de observarse son los siguientes:
Margen cm. A partir del
Superior/ Encabezado 1,25

Inferior 2,50
Izquierdo 3,00
Derecho 3,00
Pie de Pgina 1,50
V.S ndice
Para integrar el ndice se deber observar lo siguiente:
Escribir la palabra ndice con maysculas, en la parte superior y centrado en la hoja.
Enumerar en orden los captulos y utilizar nmeros romanos.
En el mismo rengln del captulo sealar el nmero de hoja en el que se ubica y utilizar
nmeros arbigos.
ALDF-ES-CG-ALDF-02
CONTRALORA GENERAL

ALOF-ES-CG-ALOF-02
Ejemplo:
CONTRALoRA.GENE:RAl.
M,m,,,,' <le p<:>litiCl)S yPI

<:>c<l<llm<r''t<:>s Hoja 1 (le 218
AlDF.PP.Ct;.Ct;.tl2
Fecha de emisin 00/1112002 Fecha de Actuatizacin: 31/10120003
I NO IC E
P"9In~
1. INTRODUCCiN 3
11. r~RCO JURiDICO 4
111. OBJETIVO DEL MANUAL 5
IV, PROCEDIMIENTOS
IV.lINTEGRACION DE PROCEOIMENTOS 7
PROCEDIMENTO PARA LA ELABORACIN DEL 8

PROGRAMA .ANUAL DE AUDITORA {P.AA).
CG..Q2'()2 PROCEDIMENTO PARA LA REALIZACiN DE 22

AUDITORA Y EL SEGUIMENTO DE LAS
RECOMENDACIONES GENERADAS.
PROCEDIMENTO PARA REALIZAR LA EVALUACIN S4

DEL CONTROL INTERNO.
CG..Q1'()4 PROCEDIMENTO PARA REPRESENTAR A LA 78

CONTRALORA GENERAL EN EL SUBCOMTE DE
COMPRAS. ARRENDAMIENTOS Y CONTRATACIN
DE SERVICIOS Y EN EL COMTE DE ADQUISICIONES.
ARRENDAMIENTOS Y PRESTACIN DE SERVICIOS.
CG-<:ll..Q.o PROCEDIIV1ENTO PARA REPRESENTAR A LA

CONTRALORA GENERAL EN EL GRUPO REVISOR
DE BASES Y CONVOCATORIAS PARA LA
ADOUISICIN DE BIENES. CONTRATACiN DE
SERVICIOS. Y/O DE OBRA PBLICA.
ALDF.PP.CO.CG.Q2
ALDF-ES-CG-ALDF.02
CONTRALORA GENERAL

ALDF-ES-CG-ALDF-02
Se sugiere que los siguientes trminos institucionales conserven su denominacin inicial a lo

largo del texto.
Acuerdo Ley
Anteproyecto Ley Orgnica
Artculo Oficiala Mayor
Asamblea Legislativa del Distrito Federal Ordinaria
Comisin rgano Colegiado
Comisin de Gobierno rgano Tcnico
Comit Parlamento
Comit de Administracin Pleno.
Consejo Polticas
Constitucin Presidente
Contralora General Presupuesto
Control Programa
Coordinacin de Comunicacin Social Proyecto
Coordinacin de Servicios Parlamentarios Reglamento Para el Gobierno Interior de la
Decreto Asamblea Legislativa del Distrito Federal
Departamento Secretario
Dependencia Servidor Pblico
Diputado Sesin
Director Subcomisin
Extraordinaria Subcomit
Gaceta Tesorera General
Informe Unidades Administrativas
ALOF -ES-CG-ALOF-02
)
I
CONTRALORA GENERAL

ALDF-ES-CG-ALDF-02
VI. ELABORACiN DE DESCRIPCIONES NARRATIVAS DE

PROCEDIMIENTOS
Un procedimiento es una gua detallada que muestra de forma secuencial y ordenada, como
dos o mas personas realizan una serie de actividades; y se llevar a cabo de la siguiente
manera.
- Mencionar el rea que va a realizar la(s) actividad(es); se debe anotar el nombre del rea,
es decir: Contralora General (CG), Subcontralora de Auditora, Control y Evaluacin
(SACE), Direccin de Control y Evaluacin (DCE), etc.
Asignar un nmero secuencial de las actividades a desarrollar por cada rea que
interacta en el procedimiento .
Describir la actividad que realiza el rea, iniciando siempre con un verbo de accin, en
tercera persona del singular.
Cuando una misma rea realice una serie de actividades de manera continua, solo se
anotar su denominacin en la primera actividad.
Por ejemplo: recibe, turna, elabora, revisa, autoriza, integra.
Despus del verbo, se especificar el sustantivo de la accin.
Por ejemplo: recibe oficio, turna documento, elabora acta, revisa programa.
Indicar para cada actividad los formatos, bitcoras, reportes y referencias que se van a
utilizar para asegurar que dicha actividad sea realizada correctamente; anotando el
nombre del formato con negritas, seguido por su clave de identificacin correspondiente.
Las actividades debern tener una secuencia lgica, ser breves y concretas sin textos
complejos.
ALDF-ES-CG-ALDF-02
CONTRALORA GENERAL

ALDF-ES-CG-ALDF-02
Ejemplo:
CON'I'RALoRA GENEmAl.
r,t)mh\1 de Polt(; .)$ y Pl(>(;edifl'e,lI(>$ Hoja 15 de 218

ALOf.PP.CG.CG.02
Fecha l'j~ emisin: 00/1112002 F.""a~. Actualizacin' 311'10/2008
D.- Descripcin del Procedimiento.
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACiN OEL PROGRAMA

CG-Q2'()'1
ANUAL DE AUDITORiA {PAA)
AREA Y/O No. ACTIVIDAO

RESPONSABLE
CG 1 Instruye a la SACE o a la SCMH, sobre lOS

lineamientos o bases para la elaboracin
del Programa Anual de AUdltDra
SACE 2 Transmiten a la DA y a la DF
SCMH respectivamente. las instrucciones de la
CG y proporciona los lineam entDs O bases
para su participacin en el proyectD del
Pregrama Anual de Auditora,
DA 3 Reciben los IineamientDs o bases y

DF elaboran el proyecto del Programa Anual
de Auditor a,
C';.02.0',
ALDF-ES-CG-ALDF-02
IV LEGISLATURA
CONTRALORA GENERAL

ALDF-ES-CG-ALDF-02
Fecha de Actualizacin 07/01/09

Fecha de emisin:
VII. ELABORACiN DE POLTICAS
VI1.1 Polticas
Las polticas se pueden considerar como instrumentos para la ejecucin de estrategias: fijan
lmites, fronteras y restricciones a las acciones administrativas que deben tomarse para
recompensar Y sancionar el comportamiento; clarifican lo que puede o no hacer para lograr las
metas y objetivos de una organizacin.
Una poltica es:
Decisin unitaria que se aplica a todas las situaciones similares

Orientacin clara hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un mismo
tipo
Lnea de accin que facilita la toma de decisiones en actividades rutinarias.
Es aplicable en todos los casos.
Criterios para su elaboracin.
Desglosar todos los aspectos relacionados al tema. No debe quedar duda a cerca
de: "Qu?", "Cundo?", "Cmo?", "Dnde?" y "En qu casos se pueden hacer
las cosas?"
Su redaccin corresponde a un conjunto de ideas y prrafos que contengan criterios
especficos de actuacin.
Establece lineamientos en modo imperativo, tiempo futuro y en tercera persona.
Es lo suficientemente clara y precisa para que toda persona la pueda comprender.
"Las polticas dicen "que hacer" y los procedimientos dicen en detalle y paso a paso
"como hacerlo".
ALDF-ES-CG-ALDF-02
CONTRALORA GENERAL

ALDF-ES-CG-ALDF-02
VIII. ASIGNACiN DE CLAVES DE IDENTIFICACiN
VII1.1 Clave de identificacin del Manual
Los manuales contarn con una clave que los identifique, la cual se integra de la siguiente
forma:
Tipo de Unidad rea de Nmero

rgano
Manual Emisora Aplicacin Consecutivo
ADLF - pp -CG -CG 01
rgano: Asamblea Legislativa del Distrito Federal ALOF.
Tipo de Manual: Manual de Organizacin, Manual de Polticas y Procedimientos

o Manual Especfico.
Unidad Emisora: Comisiones o Comits y Unidades Administrativas de la

Asamblea Legislativa del Distrito Federal
rea de Aplicacin: reas a las que le aplicar el Manual.
Nmero Consecutivo. Integrado por dos dgitos, iniciando en el 01; y los subsecuentes
correspondern a la modificacin del manual anterior.
ALDF -ES-CG-ALDF-02
CONTRALORA GENERAL

ALDF-ES-CG-ALDF-02
Tipos de Manual Abreviatura
Manual de Organizacin OR
Manual de Polticas y Procedimientos PP
Manual Especifico. ES
Unidad Emisora Abreviatura
Comisin de Gobierno CGOB

Comit de Administracin CA
Oficiala Mayor OM
Tesorera General TG
Contralora General CG
Servicios Parlamentarios SP
Comunicacin Social CS
rea de Aplicacin Abreviatura
Adquisiciones ADQ
Auditora AUD
Presupuesto PPTO
Recursos Humanos RH
Recursos Materiales RM
Servicio Mdico SMED
Sistemas SIS
ALDF-ES-CG-ALDF-02
CONTRALORA GENERAL s

ALDF-ES-CG-ALDF-02
VII 1.2 Clave de Identificacin del Procedimiento
Los procedimientos contarn con una clave que los identifique, la cual se compone de la
siguiente forma:
rea de Aplicacin: reas a las que le aplicar el Procedimiento.
Nmero Consecutivo: Integrado por dos dgitos, iniciando con el 01; y los
subsecuentes correspondern a la modificacin del
Procedimiento anterior.
Nmero del Integrado por dos dgitos, iniciando con el 01, Y continuando de
Procedimiento: acuerdo al nmero de procedimientos que lleven a cabo en el
rea de aplicacin.
Ejemplo:
Nmero Nmero del

rea de Aplicacin
Consecutivo Procedimiento.
AUD 01 01
Procedimiento Nmero 01, correspondiente al rea de Auditora, contenido en el Primer

Manual de Polticas y Procedimientos, emitido por la Asamblea Legislativa del Distrito Federal,
a travs de la Contralora General.
ALDF-ES-CG-ALDF-02
CONTRALORA GENERAL

ALDF-ES-CG-ALDF-02
Los formatos utilizados contarn con Siglas que los identifiquen, los cuales se mencionarn en
el desarrollo del procedimiento.
Ejemplo:
Si las de Identificacin.
PAA
PAEA
PAAE
ALDF-ES-CG-ALDF-02
~--""""""'; ..:-""~~~-----------------------
~j)~ -"
~i
CONTRALORA GENERAL

ALDF-ES-CG-ALDF-02
IX. ELABORACiN Y EXPEDICiN DE LOS MANUALES
IX.1Elaboracin
Para la elaboracin de los manuales se tomar como base la ltima' estructura orgnica,
IX.2 Presentacin
Se enviar el proyecto al Comit de Administracin en forma impresa y medio magntico.
IX.3 Expedicin
Con fundamento en el artculo 50 fraccin 111del Reglamento para el Gobierno Interior de la

Asamblea Legislativa del Distrito Federal, le corresponde al Comit de Administracin, expedir
los Manuales de Organizacin y Procedimientos de las Unidades Administrativas.
IX.4 Observacin y Actualizacin
Los titulares de las Unidades Administrativas son los responsables de la implantacin y

observancia de los manuales administrativos en su rea de competencia; as mismo debern
actualizarlos cuando se emitan modificaciones al marco jurdico que las rige, cuando se
reestructuren organizacional, funcional u operativamente; o cuando se emitan observaciones
del rgano de control.
ALDF-ES-CG-ALDF-02 .

Guia Manuales PDF

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Guia Manuales PDF

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

r

ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL

GUA PARA LA ELABORACiN DE MANUALES

Gua para la Elaboracin de Manuales Administrativos Pgina 1 de 30

Fecha de emisin: Fecha de Actualizacin 07/01/09

111. CLASIFICACiN DE MANUALES 5

IV. CONTENIDO MNIMO DE LOS MANUALES 6

V. PRESENTACiN y ELABORACiN DE LOS MANUALES 16

VI. ELABORACiN DE DESCRIPCIONES NARRATIVAS DE

VII. ELABORACiN DE POLTICAS 25

VIII. ASIGNACiN DE CLAVES DE IDENTIFICACiN 26

IX ELABORACiN Y EXPEDICiN DE LOS MANUALES 30

Gua para la Elaboracin de Manuales Administrativos Pgina 2 de 30

Fecha de emisin: Fecha de Actualizacin 07/01/09

La Asamblea Legislativa del Distrito Federal para su funcin, organizacin y operacin,

Gua para la Elaboracin de Manuales Administrativos Pgina 3 de 30

Fecha de emisin: Fecha de Actualizacin 07/01/09

Con fundamento en el artculo 50 fraccin 111del Reglamento para el Gobierno Interior de la

Dip. Balfre Vargas Corts Dip. Daniel ~am ez

Gua para la Elaboracin de Manuales Administrativos Pgina 4 de 30

Fecha de emisin: Fecha de Actualizacin 07/01/09

ALDF -ES-CG-ALDF -02

Gua para la Elaboracin de Manuales Administrativos Pgina 5 de 30

Fecha de emisin: Fecha de Actualizacin 07/01/09

111. CLASIFICACiN DE MANUALES

111.1. Manual de Organizacin

Es el documento que contiene informacin detallada de una Unidad Administrativa, sobre

Este facilita la incorporacin del personal a la operacin administrativa que le corresponde,

111.2. Manual de Polticas y Procedimientos

Es el documento que contiene informcin detallada de las operaciones o actividades que

111.3. Manual Especfico.

Es el documento que contiene informacin detallda de la competencia, funciones,

Gua para la Elaboracin de Manuales Administrativos Pgina 6 de 30

Fecha de emisin: , Fecha de Actualizacin 07/01/09

IV. CONTENIDO MNIMO DE LOS MANUALES

IV.1 Manual de Organizacin

Cartula Se refiere a la identificacin del documento donde se anota, el

ndice Presenta el contenido del documento de manera ordenada, en l

1. Introduccin Descripcin breve del contenido y utilidad del documento, donde

Es requisito que al final del texto aparezca la siguiente leyenda:

11. Marco Jurdico Es la base legal y administrativa en la que se fundamenta el

Gua para la Elaboracin de Manuales Administrativos Pgina 7 de 30

Fecha de emisin: Fecha de Actualizacin 07/01/09

A) Constitucin Poltica del los Estados Unidos Mexicanos

11I.Atribuciones Las que seale la Ley Orgnica de la Asamblea Legislativa del

IV. Estructura Orgnica Estructura Orgnica es la presentacin detallada de cada una de

Organograma estructural es la representacin grafica de cada

Se indicar el propsito y la finalidad que pretende realizar la

Gua para la Elaboracin de Manuales Administrativos Pgina 8 de 30

Fecha de emisin: Fecha de Actualizacin 07/01/09

El objetivo del rea se iniciar con un verbo en infinitivo y se

En la redaccin del objetivo se evitar el uso de adjetivos

Se derivan de las atribuciones y constituyen el conjunto de

Cada funcin debe de estar" sustentada en las atribuciones que

Debern de presentarse en forma jerarquizada de acuerdo a su

A continuacin se presenta un cuadro con los verbos ms

Gua para la Elaboracin de Manuales Administrativos Pgina 9 de 30

Fecha de emisin: Fecha de Actualizacin 07/01/09

DIRECTIVO MANDOS MEDIOS OPERATIVOS

Administrar Administrar Estudiar Acumular Girar

ALOF -ES-CG-ALOF -02

Gua para la Elaboracin de Manuales Administrativos Pgina 10 de 30

Fecha de emisin: Fecha de Actualizacin 07/01/09