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Tcnicas de Arquivamento: Classificao, organizao, arquivos

correntes e Protocolo.

Tcnicas de Arquivamento: Classificao, organizao, arquivos

correntes e Protocolo.
Conceito e definio dos Arquivos
O conjunto de documentos produzidos e recebidospor rgos pblicos, instituies de
carter pblico e entidades privadas, em decorrncia doexerccio de atividades especficas,
bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte dainformao ou a natureza dos
documentos(Art. 2 da lei n 8.159/1991).
Assim sendo, podemosafirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades
realizadas pela entidadeprodutora, e devem ser compreendidos dentro do contexto orgnico
de produo, a fim deque sejam mantidas suas caractersticas e seus valores de prova.
Segundo Luciana Duranti,osdocumentos de arquivo possuem as seguintes
caractersticas:

a) Imparcialidade:est relacionada ao fato de que a produo documental ocorre em

determinado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma
ao humana eles so imparciais, pois so criados para atender um objetivo especfico,
como por exemplo, a compra de um material;
b) Autenticidade:os documentos de arquivo so criados, mantidos e custodiados de acordo
com procedimentos que podem ser comprovados.
c) Naturalidade:os documentos so acumulados de acordo com as atividades da
instituio,
ou seja, sua acumulao ocorre dentro das transaes por ela executadas.
d) Inter-relacionamento:os documentos estabelecem relao entre si e com as atividades
que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como pea de todo orgnico e
no como elemento isolado de um contexto.
e) Unicidade:cada documento de arquivo tem lugar nico na estrutura documental a qual
pertence. Este aspecto no est diretamente relacionado ao nmero de cpias produzidas,
mas sim funo nica que os documentos executam dentro do contexto organizacional.

Finalidade dos Arquivos

Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira servir administrao da entidade que
o produziu; a segunda servir de base para o conhecimento da histria desta entidade.

Eles so utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades

administrativas da
instituio que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se
conhecer o
seu passado e a sua evoluo.

Funo dos Arquivos

A funo principal dos arquivos possibilitar o acesso s informaes que esto sob sua
responsabilidade de guarda, de maneira rpida e precisa.
 Classificao dos Arquivos

a) Natureza dos documentos:Quanto natureza dos documentos, classificam-se em

especial
e especializado O arquivo especial constitudo por documentos de diversos formatos,
como DVDs. CDs, fitas e microfilmes que, devido as caractersticas do suporte, merecem
tratamento especial quanto ao seu armazenamento e tratamento tcnico. O arquivo
especializado constitudo por documentos resultantes de uma determinada rea do
conhecimento humano, independentemente do suporte onde a informao encontra-se
registrada. So exemplos de acervos especializados os arquivos mdicos, os arquivos de
engenharia, entre outros.

b) Extenso:Quanto extenso os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto

aos setores da instituio, ou arquivos centrais ou gerais que renem sob sua guarda
documentos provenientes de diversos setores de uma instituio.

c) Estgios de evoluo:Quanto e estes estgios os arquivos so identificados como

correntes,
intermedirios e permanentes, o que corresponde ao ciclo vital das informaes, tambm
chamado de teoria das trs idades. A lei n 8.159/1991, define em seu artigo 8, estes trs
estgios da seguinte maneira:
Arquivos correntes:so aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentao,
constituam objeto de consultas freqentes.

Arquivos intermedirios:so aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos

produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.

Arquivos permanentes:conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e

informativo que devem ser definitivamente preservados.

d) Entidades mantenedoras:Conforme as caractersticas da entidade acumuladora de

documentos, estes podem ser divididos em:
Arquivos pblicos:so aqueles produzidos por instituies pblicas nas esferas federal,
estadual e municipal. Tambm so considerados pblicos os arquivos acumulados por
empresas privadas encarregadas da gesto de servios pblicos.

Arquivos privados:so aqueles produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou

jurdicas, em decorrncia de suas atividades. (lei n 8.159/1991, art. 11). Ex.: arquivos
comerciais, institucionais, pessoais.

Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais tambm

podem ser chamados de arquivos privados.

Observao: Tomar cuidado com a diferena de classificao dos documentos de arquivo

visto no assunto classificao, codificao e catalogao de papeis e documentos que
apesar da semelhana a classificao dos documentos de arquivo tambm podem
ser:Quanto ao gnero (textuais, filmogrficos etc), natureza do documento (ostensivo e
sigiloso), especie do documento (ata, memorando, oficio), tipologia do documento ( ata de
reunio, certido de casamento, declarao de tal coisa).

Teoria das Trs Idades

Fundamentada na diviso do ciclo de vida dos documentos em trs fases distintas, conforme
os valores documentais e a freqncia de uso para a instituio produtora.

Valores Documentais

O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliao
documental: o valor primrio ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade,
que
deve ser temporariamente preservado por razes administrativas, legais ou fiscais; e o
valor
secundrio ou histrico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos
para outros fins que no aqueles para os quais foram criados. O valor secundrio deve
ser preservado de maneira definitiva pela instituio ele se divide em probatrio (quando
comprova a existncia, o funcionamento e as aes da instituio) ou informativo (quando
contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida, para fins de
estudo
ou pesquisa).

Arquivos Correntes

Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituio

produtora, e so utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a
tomada de decises, avaliao de processos, controle das tarefas e etc. As principais
atividades
desempenhadas nesta fase so: protocolo, expedio, arquivamento, emprstimo, consulta
e
destinao.

Protocolo

Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitao dentro das

reas
e setores da instituio; para que esta documentao no se perca, necessrio exercer o
controle de sua movimentao por meio de instrumentos prprios que garantam sua
localizao
e segurana.

Bem, como j vimos para alcanar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes
atividades:

1 Recebimento:inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separao em

duas
categorias: oficial, que trata de matria de interesse institucional e particular, que trata
de contedo de interesse pessoal. Os documentos oficiais so divididos em ostensivos e
sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva devero ser abertos e analisados. No momento da
anlise, dever ser verificada a existncia de outros registros relacionados ao documento
recebido, para se fazer a devida referncia. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles
de
natureza particular devero ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatrios.
2 Registro:os documentos recebidos pelo protocolo so registrados em formulrios ou
em
sistemas eletrnicos, nos quais sero descritos os dados referentes ao seu nmero, nome
do remetente, data e assunto, espcie, entre outros elementos.
3 Autuao:aps o registro, os documentos so numerados (autuados) conforme sua
ordem
de chegada ao arquivo. A palavra autuao tambm significa a criao de processo.
4 Classificao:anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da categoria
de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles cdigos. Esta tarefa
executada com o auxlio do plano de classificao, caso a instituio possua esse
instrumento.
5 Movimentao (expedio/distribuio):consiste na entrega dos documentos aos
respectivos destinatrios. A distribuio a remessa dos documentos aos setores de
trabalho, enquanto que a expedio consiste na remessa externa desses documentos.
6 Controle da tramitao:so as operaes destinadas a registrar a localizao do
documento
dentro da instituio. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocolo
ou por meio de sistemas eletrnicos, estes garantem maior segurana e agilidade ao
processo de controle de tramitao.

Arquivamento de Documentos

O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares prprios, como caixas e

pastas, de acordo com um mtodo de ordenao previamente estabelecido, e na guarda
destas
embalagens (caixas e pastas) em mobilirios especficos, como estantes e arquivos de ao.
Para
que os arquivos se tornem acessveis necessrio que eles sejam corretamente arquivados
de maneira a agilizar sua recuperao. Antes do arquivamento, os documentos devem ser
devidamente classificados de acordo com a funo ou atividade a que se referem; esta
tarefa
executada com o auxlio do plano de classificao.

Plano de classificao
Instrumento que reflete as funes/atividades da empresa que deram origem aos
documentos,
ele serve para orientar a operao de arquivamento e recuperao da informao. O plano
tem
a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituio
no
exerccio de suas atividades. A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de
agrupar
os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as
tarefas arquivsticas relacionadas ao processamento tcnico da informao. Para ilustrar
este instrumento segue abaixo um exemplo de Plano de Classificao utilizado
pelo Poder Executivo Federal.

Modelo de Plano de Classificao

000 ADMINISTRAO GERAL
001 MODERNIZAO E REFORMA ADMINISTRATIVA.
010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
012 COMUNICAO SOCIAL
034 MOVIMENTAO DE MATERIAL

Operaes de Arquivamento

Tendo em vista a importncia de se guardar corretamente os documentos de arquivo,

visando a
sua localizao, faz-se necessria a adoo das seguintes operaes de arquivamento:

inspeo:exame do documento para verificar a existncia de despacho que indique se o

ele seguir para o arquivamento.
estudo:leitura do documento para verificar a entrada que ser atribuda, a existncia de
outros documentos que tratam de matria semelhante.
classificao:anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da categoria
de
assunto sob a qual sejam recuperados.
codificao:insero de cdigos nos documentos de acordo com o mtodo de
arquivamento
adotado: letras, nmeros, cores.
ordenao: a disposio dos documentos de acordo com a classificao e a codificao
dadas. Para facilitar a ordenao os documentos podem ser dispostos em pilhas ou
escaninhos.
guarda de documentos: a colocao do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo
ou
estante.

Mtodos de Arquivamento

Para que os documentos de arquivo estejam acessveis necessrio que eles sejam bem
ordenados e arquivados. O arquivamento feito por meio de mtodos especficos que
chamamos de mtodos de arquivamento. A escolha mais adequada do mtodo de
arquivamento depende da natureza dos documentos
a serem arquivados e da estrutura da organizao acumuladora. A instituio adotar
quantos
forem necessrios para bem organizar seus documentos.

a) Metodo de arquivamento padronizado variadex:utiliza a combinao de cores e letras

para o arquivamento dos documentos.
Cada sequncia de letras recebe uma cor especfica.

Exemplos: sequncia a,b,c,d,e............. prata

sequncia f,g,h,i,j....................... ouro

b) mtodos bsicos:dividem-se em alfabtico, geogrfico, numrico e ideogrfico.

alfabtico:utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenao dos nomes

feita de acordo com as regras de alfabetao.
geogrfico:utiliza o local ou a procedncia do documento como elemento principal de
busca. O mtodo geogrfico organiza os documentos conforme dois seguintes critrios: por
estado, pas ou cidade.
alfabtico: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenao dos nomes
feita de acordo com as regras de alfabetao.
numrico:utiliza nmeros para a recuperao da informao.
Divide-se em simples, cronolgico e dgito-terminal

Simples:os documentos recebem um nmero de acordo com a sua ordem de entrada

ou registro no arquivo, sem qualquer preocupao com a ordem alfabtica.

Cronolgico:utiliza nmero e data como forma de localizao da informao.

Dgito-terminal:os documentos so arquivados conforme uma seqncia numrica composta

de seis dgitos que so divididos em trs pares. A leitura da sequncia se d
da direita para a esquerda.
Ex.: o nmero 170482 ser divido em trs pares que sero lidos da direita
para esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro.

ideogrfico:distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem.

Divide0se
em:
alfabtico: os assuntos so divididos conforme a ordenao dicionria e a ordenao
enciclopdica.

numrico: os assuntos recebem nmeros especficos. Divide-se em decimal, duplex e

unitermo.
MTODOS DE ARQUIVAMENTO

Com base na anlise cuidadosa dasatividades da instituio, aliada observao de como

os documentos so solicitados ao arquivo, possvel definir-se o mtodo principal a ser
adotado e quais osseus mtodos auxiliares.

Em cada caso pode-se organizar os Arquivos em:

a) Ordem Alfabtica
b) Ordem Geogrfica
c) Ordem Numrica
d) Ordem Ideogrfica (de assunto)

Essas duas classes pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.

Sistema direto aquele em que a busca realizada diretamente no local onde esto
guardados os
documentos.

Sistema indireto aquele em que, para se"ter acesso aos documentos guardados, primeiro
tm se
de consultar um ndice ou cdigo.