Concepto de Sistema de Informacin

Un sistema de informacin se puede definir tcnicamente como un conjunto de componentes

relacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen informacin
para apoyar la toma de decisiones y el control en una organizacin.

Hay tres actividades en un sistema de informacin que producen la informacin que esas
organizaciones necesitan para tomar decisiones, controlar operaciones, analizar problemas y
crear nuevos productos o servicios. Estas actividades son:

Entrada: captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la organizacin como de su
entorno externo.

Procesamiento: convierte esa entrada de datos en una forma ms significativa.

Salida: transfiere la informacin procesada a la gente que la usar o a las actividades para las
que se utilizar.

Los sistemas de informacin tambin requieren retroalimentacin, que es la salida que se

devuelve al personal adecuado de la organizacin para ayudarle a evaluar o corregir la etapa
de entrada.

Diferentes Sistemas de Informacin en la Pirmide Organizacional de una Empresa

Dado que hay intereses, especialidades y niveles diferentes en una organizacin, existen
diferentes tipos de sistemas. Un sistema no solamente proporciona toda la informacin que
una empresa necesita.

Sistemas a nivel operativo:

Apoyan a los gerentes operativos en el seguimiento de actividades y transacciones

elementales de la organizacin como ventas, ingresos, depsito en efectivo, nmina,
decisiones de crdito y flujo de materiales en una fbrica.

Sistemas a nivel del conocimiento:

Apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datos de una organizacin. El propsito de

estos sistemas es ayudar a las empresas comerciales a integrar el nuevo conocimiento en los
negocios y ayudar a la organizacin a controlar el flujo del trabajo de oficina. Estos tipos de
sistemas estn entre las aplicaciones de crecimiento ms rpidas en los negocios actuales.

Sistemas a nivel administrativo:

Sirven a las actividades de supervisin, control, toma de decisiones, y administrativas de los

gerentes de nivel medio. La pregunta principal que plantean estos sistemas es: Van bien las
cosas? Por lo general, este tipo de sistemas proporcionan informes peridicos mas que
informacin instantnea de operaciones. Apoyan a las decisiones no rutinarias y tienden a
enfocarse en decisiones menos estructuradas para las cuales los requisitos de informacin no
siempre son claros.
Sistemas a nivel estratgico:

Ayudan a los directores a enfrentar y resolver aspectos estratgicos y tendencias a largo plazo,
tanto en la empresa como en el entorno externo. Su funcin principal es compaginar los
cambios del entorno externo con la capacidad organizacional existente.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN

La organizacin cuenta con sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS, por sus siglas en ingls) en el
nivel estratgico; sistemas de informacin gerencial (MIS) y sistemas de apoyo a la toma de
decisiones (DSS) en el nivel administrativo; sistemas de trabajo del conocimiento (KWS),
sistemas de oficina en el nivel de conocimiento, y sistemas de procesamiento de transacciones
(TPS) en el nivel operativo. A su vez, los sistemas de cada nivel se especializan en apoyar a cada
una de las principales reas funcionales.

1. Sistemas Para El Procesamiento De Transacciones (TPS)

Sustituye los procedimientos manuales por otros basados en computadora. Trata con procesos
de rutina bien estructurados, incluye aplicaciones para el mantenimiento de registros.

Est basado en la computadora y la relacin de los trabajos rutinarios, es el ms importante y

el ms utilizado dentro de la empresa, pues reduce el tiempo de las operaciones o actividades
rutinarias de la empresa.

Las caractersticas ms comunes dentro de la empresa son las siguientes:

A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que
automatizan tareas operativas de la organizacin.
Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se implanta en las
organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin.
Son intensivos en entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos suelen ser
simples y poco sofisticados.
Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y
palpables.

2. Sistemas de Soporte para la Decisin (DSS)

Sistema interactivo basado en computadora, el cual ayuda a los tomadores de decisin

utilizando modelos y datos para resolver problemas no estructurados. El objetivo principal de
estos sistemas es el de apoyar, no reemplazar, las capacidades de decisin del ser humano.

3. Sistemas de Soporte a la toma de Decisiones en Grupo (GDSS)

Ayuda a que la toma de decisiones sea ms eficaz para todos los niveles de usuarios
individuales. Ofrecen muchas herramientas tiles para el trabajo en grupo. Permiten que los
documentos compuestos incluyan aplicaciones de diferentes compaas de software. El SW de
GDSS, ayuda a la programacin, comunicacin y administracin conjunta de grupos de trabajo.
Caractersticas

Diseo especial
Facilidad de uso
Flexibilidad
Apoyo a la toma de decisiones
Aportaciones annimas
Reduccin del comportamiento negativo del grupo
Mantenimiento de registros automticos

Elementos

Base de datos
Base de modelos
Gerente de dilogo

Alternativas

Saln de decisiones
Red de decisiones de rea local
Tele conferencias
Red de decisin de rea extensa

4. Sistemas de Trabajo con Conocimientos (KWS)

Los sistemas de oficina y las estaciones de trabajo de diseo. Su principal cometido es integrar
los conocimientos en el conjunto de la organizacin y canalizar los flujos de informacin
asociados a puestos intensivos en informacin. Son denominados K.W.S (Knowledge Work
Systems).

Como se observa el conocimiento como activo intangible es difcil de administrar, incluso

apenas se est comprendiendo cmo se puede administrar; el conocimiento es parte
fundamental para las organizaciones y su forma de hacer negocios y tener ventajas
competitivas. Dichas herramientas nos ayudan a identificar o clasificar nuestros activos de
conocimiento y a llevar los procesos de su gestin de una manera ms efectiva, todas las
habilidades y los conocimientos deben de ser identificados y valorados, accesibles desde
cualquier sitio, deben ser capturados o almacenados, para que a su vez se puedan desarrollar y
mejorar.

Para CREAR conocimiento: Knowledge Work Systems (KWS), apoyan las actividades de los
empleados y profesionistas de alto desempeo y los ayudan a crear nuevos
conocimientos e integrarlos a la empresa (CAD, sistemas de modelacin y simulacin).
Para COMPARTIR conocimiento: Grupos de trabajo, donde se comparte el conocimiento,
este puede ser presencial o a distancia (e-mail, teleconferencias, groupware).
Para DISTRIBUIR conocimiento: Office Automation Systems, ayuda a controlar el flujo de
informacin a travs de la organizacin (procesamiento de datos, calendarios
electrnicos).
5. Sistemas de Automatizacin de Oficinas (OAS)

Es una aplicacin de Tecnologa de informacin diseada para aumentar la productividad de

los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinacin y
comunicacin de la oficina tpica.

Coordinan a diversos trabajadores de informacin, unidades geogrficas y reas funcionales.

Manejan y controlan documentos. Programan actividades. Comunican.

Sirven a las necesidades de informacin en los niveles de conocimientos en la

institucin
Coordinan y administran
Enlazan el trabajo
Acoplan a la institucin

Para cumplir con las funciones ya descritas, las oficinas en general llevan a cabo cinco
actividades de oficinas principales:

Administracin de documentos
Programacin de las actividades de las personas y grupos
Comunicacin con personas y grupos
Administracin de los datos
Administracin de proyectos

Administracin de Documentos

Son las tecnologas que se utilizan para crear, procesar y administrar documentos.
(procesamiento de palabra, las publicaciones de escritorio, imgenes de documentos y
administracin del flujo de trabajo).

Trabajo de Colaboracin (Groupware)

Es el software que reconoce el significado de los grupos en las oficinas al proporcionar

funciones y servicios que dan soporte a las actividades de colaboracin de los grupos de
trabajo.

Administracin de la Informacin (Base de Datos de Escritorio)

Herramienta en paquetes para bases de datos diseadas para dar soporte a tareas de
administracin de datos especficos de la oficina para el trabajador de la informacin.

Administracin de Proyectos

Es el software que facilita el desarrollo, programacin y administracin de un proyecto

complejo en subtareas ms sencillas, cada una con su propio tiempo de terminacin y sus
requerimientos de recursos.
6. Sistemas de Informacin para la Administracin (SIA)

(MIS Management Information System) son un conjunto organizado de personas,

procedimientos, software, bases de datos y dispositivos para suministrar la informacin
rutinaria a administradores y tomadores de decisiones.

Proporcionan informes peridicos para la planeacin, el control y la toma de decisiones. Son

sistemas que se sustentan en la relacin que surge entre las personas y las computadoras. Su
inters principal es la eficiencia operativa.

Objetivo

Ofrecer a la administracin la informacin necesaria de manera habitual y continua.

No slo ofrece datos, sino el conjunto de stos analizados y procesados.
Ayudar en el proceso de planeacin como una herramienta en el desarrollo de
estrategias para dar ventajas competitivas a la empresa.
Disminuir la necesidad de dependencia de un ejecutivo en el mecanismo de control en
una empresa.
Permitir una comunicacin ms lateral y cruzada sobre una base formal en una
organizacin.

Y principalmente, dar soporte en la toma de decisiones en los altos mandos administrativos de

una organizacin mediante el uso de la informacin recabada.

7. Sistemas de informacin Estratgicos

Son los que ayudan a los administradores del nivel superior (o alta gerencia) a abordar y
resolver cuestiones estratgicas y tendencias a largo plazo, tanto en la compaa como en su
entorno exterior.

Caractersticas:

Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organizacin, por lo tanto no

pueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado.
Su forma de desarrollo es la base de incrementos y a travs de su evolucin dentro de
la organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en particular y a partir de ah se van
agregando nuevas funciones o procesos.
Apoyan en el proceso de innovacin de productos y proceso dentro de la empresa.
Cambian significativamente el desempeo de un negocio al medirse por uno o ms
indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto.
Contribuyen al logro de una meta estratgica.
Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compaa, la forma en que
compite o en la que interacta con clientes y proveedores.
Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en
costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores.