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Hay tres actividades en un sistema de informacin que producen la informacin que esas
organizaciones necesitan para tomar decisiones, controlar operaciones, analizar problemas y
crear nuevos productos o servicios. Estas actividades son:
Entrada: captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la organizacin como de su
entorno externo.
Salida: transfiere la informacin procesada a la gente que la usar o a las actividades para las
que se utilizar.
Dado que hay intereses, especialidades y niveles diferentes en una organizacin, existen
diferentes tipos de sistemas. Un sistema no solamente proporciona toda la informacin que
una empresa necesita.
Ayudan a los directores a enfrentar y resolver aspectos estratgicos y tendencias a largo plazo,
tanto en la empresa como en el entorno externo. Su funcin principal es compaginar los
cambios del entorno externo con la capacidad organizacional existente.
La organizacin cuenta con sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS, por sus siglas en ingls) en el
nivel estratgico; sistemas de informacin gerencial (MIS) y sistemas de apoyo a la toma de
decisiones (DSS) en el nivel administrativo; sistemas de trabajo del conocimiento (KWS),
sistemas de oficina en el nivel de conocimiento, y sistemas de procesamiento de transacciones
(TPS) en el nivel operativo. A su vez, los sistemas de cada nivel se especializan en apoyar a cada
una de las principales reas funcionales.
Sustituye los procedimientos manuales por otros basados en computadora. Trata con procesos
de rutina bien estructurados, incluye aplicaciones para el mantenimiento de registros.
A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que
automatizan tareas operativas de la organizacin.
Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se implanta en las
organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin.
Son intensivos en entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos suelen ser
simples y poco sofisticados.
Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y
palpables.
Ayuda a que la toma de decisiones sea ms eficaz para todos los niveles de usuarios
individuales. Ofrecen muchas herramientas tiles para el trabajo en grupo. Permiten que los
documentos compuestos incluyan aplicaciones de diferentes compaas de software. El SW de
GDSS, ayuda a la programacin, comunicacin y administracin conjunta de grupos de trabajo.
Caractersticas
Diseo especial
Facilidad de uso
Flexibilidad
Apoyo a la toma de decisiones
Aportaciones annimas
Reduccin del comportamiento negativo del grupo
Mantenimiento de registros automticos
Elementos
Base de datos
Base de modelos
Gerente de dilogo
Alternativas
Saln de decisiones
Red de decisiones de rea local
Tele conferencias
Red de decisin de rea extensa
Los sistemas de oficina y las estaciones de trabajo de diseo. Su principal cometido es integrar
los conocimientos en el conjunto de la organizacin y canalizar los flujos de informacin
asociados a puestos intensivos en informacin. Son denominados K.W.S (Knowledge Work
Systems).
Para CREAR conocimiento: Knowledge Work Systems (KWS), apoyan las actividades de los
empleados y profesionistas de alto desempeo y los ayudan a crear nuevos
conocimientos e integrarlos a la empresa (CAD, sistemas de modelacin y simulacin).
Para COMPARTIR conocimiento: Grupos de trabajo, donde se comparte el conocimiento,
este puede ser presencial o a distancia (e-mail, teleconferencias, groupware).
Para DISTRIBUIR conocimiento: Office Automation Systems, ayuda a controlar el flujo de
informacin a travs de la organizacin (procesamiento de datos, calendarios
electrnicos).
5. Sistemas de Automatizacin de Oficinas (OAS)
Para cumplir con las funciones ya descritas, las oficinas en general llevan a cabo cinco
actividades de oficinas principales:
Administracin de documentos
Programacin de las actividades de las personas y grupos
Comunicacin con personas y grupos
Administracin de los datos
Administracin de proyectos
Administracin de Documentos
Son las tecnologas que se utilizan para crear, procesar y administrar documentos.
(procesamiento de palabra, las publicaciones de escritorio, imgenes de documentos y
administracin del flujo de trabajo).
Herramienta en paquetes para bases de datos diseadas para dar soporte a tareas de
administracin de datos especficos de la oficina para el trabajador de la informacin.
Administracin de Proyectos
Objetivo
Son los que ayudan a los administradores del nivel superior (o alta gerencia) a abordar y
resolver cuestiones estratgicas y tendencias a largo plazo, tanto en la compaa como en su
entorno exterior.
Caractersticas: