PRODUO

GESTO DE TAREFAS
EM ESCRITRIOS
DE INTERIORES:
PRIMEIROS PASSOS

NESTE E-BOOK,
VOC ENCONTRA:
O que um projeto e a
importncia de um gestor
Gerenciamento do escopo
Gerenciamento do cronograma
Gesto de custos
Ferramentas digitais de gesto
GESTO DE TAREFAS EM ESCRITRIOS DE INTERIORES: PRIMEIROS PASSOS
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GUIA DEFINITIVO PARA GESTO DE PROJETOS

EM ESCRITRIOS DE INTERIORES
Gerir tarefas em um escritrio um desafio repleto de obstculos. Voc, arquiteto
ou designer, bem sabe. preciso ter habilidades bastante refinadas de controle
de tempo, trabalho em equipe e organizao do fluxo de trabalho. Tudo isso para
alcanar o grande objetivo final, que pode variar conforme as especificidades de seu
escritrio.

Sua dificuldade pode ser a de muitos!

Com a necessidade crescente das empresas de chegar a resultados cada vez mais
ambiciosos, completamente natural ter dvidas sobre os melhores mtodos e
prticas de gerenciamento de tarefas dentro de um escritrio. Para ajud-lo a trilhar
o caminho das pedras da gesto de projetos, reunimos neste e-book alguns dos
conceitos fundamentais desta rea e oferecemos uma srie de dicas. Esperamos
contribuir para sua formao como gestor frente de projetos de arquitetura e
decorao.

Boa leitura!

GESTO DE TAREFAS EM ESCRITRIOS DE INTERIORES: PRIMEIROS PASSOS

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GUIA DEFINITIVO PARA GESTO DE PROJETOS

EM ESCRITRIOS DE INTERIORES

4 CAPTULO 1. 22 CAPTULO 6.
O que um projeto? Padro de qualidade na gesto de projetos

7 CAPTULO 2. 25 CAPTULO 7.
Gerenciamento do escopo Gerencie melhor o seu prprio tempo

9 CAPTULO 3. 27 CAPTULO 8.
Gerenciamento do cronograma Consideraes finais

11 CAPTULO 4. 28 CAPTULO 9.
Gesto de custos Saiba mais

12 CAPTULO 5.
Ferramentas digitais de gesto

GESTO DE TAREFAS EM ESCRITRIOS DE INTERIORES: PRIMEIROS PASSOS

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CAPTULO 1.
O QUE UM PLANEJAMENTO DE ATIVIDADES?
Provavelmente voc j est familiarizado com a definio do que um
planejamento de tarefas. Trata-se de um conjunto de atividades temporrias,
realizadas em grupo, e destinadas a produzir um produto, servio ou resultado.

Quer um exemplo ilustrativo?

Imagine uma srie de crculos com reas de interseco entre si. Alguns desses
crculos seriam as etapas do projeto e os outros crculos seriam as equipes. As
reas de interseco representam a interdependncia que existe entre essas
dimenses de um projeto. Se uma equipe vai mal, a outra tambm prejudicada.
Se uma etapa atrasa, atrasam todas as seguintes.

Em uma obra, o projeto de interiores depende da aprovao de clientes, do

trabalho de profissionais do escritrio, da eficincia dos fornecedores. Se um
desses atrasa, o todo prejudicado, ou seja, se a entrega de uma pea decorativa
demora mais que o previsto por exemplo, os profissionais do escritrio e o
prprio cliente so prejudicados. Um planejamento de tarefas deve levar em
considerao todas as necessidades de todas as partes envolvidas no processo.

GESTO DE TAREFAS EM ESCRITRIOS DE INTERIORES: PRIMEIROS PASSOS

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COM VOCS,
O GESTOR
Para reger uma estrutura complexa como essa e fazer com que um crculo no
prejudique o outro, algum deve estar encarregado de alinhar todas as partes.
Essa pessoa justamente o gestor do escritrio, que pode ser um arquiteto, um
designer, um administrador de empresas, um engenheiro...

Gerenciar projetos aplicar conhecimentos,

habilidades e tcnicas de forma que todas
as dimenses que compem um universo
complexo, o projeto, integrem-se para trazer
os resultados necessrios dentro do prazo e
do oramento previstos.

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O DESAFIO

Para gerir um trabalho dentro de um escritrio de interiores, preciso estar

atento a trs dimenses essenciais do trabalho:

ESCOPO
CRONOGRAMA
CUSTOS

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CAPTULO 2.
GERENCIAMENTO DO ESCOPO
Voc provavelmente sabe como importante definir e controlar o escopo de
um projeto.

O Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK)- Quarta

Edio define o escopo do trabalho como o trabalho que deve ser realizado
para entregar um produto, servio ou resultado com as caractersticas e funes
especificadas. Portanto, o escopo refere-se ao trabalho que deve ser realizado ao
longo do trabalho bem como os resultados que devem ser entregues.

O problema que o escopo pode ser as tarefas realizadas e os resultados

mais difcil de gerenciar do que voc
imagina: um cliente pode pedir uma
mudana de rota da construo, um
profissional do escritrio pode decidir
mudar algo na estrutura sem consultar a
equipe, o morador pode perceber que no
est gostando do resultado. Mudanas
no escopo podem ocorrer durante o
desenvolvimento de projetos
de arquitetura, ou seja, podem mudar
esperados. Isso faz com que o
cronograma e os custos do trabalho
tambm sejam alterados.
E a entra um dos papis do gestor: saber
lidar com possveis pedidos de alterao,
tentar solucion-los e, em casos
problemticos, elaborar um plano para
minimizar suas consequncias negativas.

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COMO EVITAR MUDANAS DE ESCOPO?

Para minimizar o efeito das mudanas tardias durante o ciclo de vida de um trabalho,
o gestor pode se valer de uma estratgia: detalh-lo ao mximo e deixar tudo
documentado. Algumas medidas podem ser tomadas ao longo do processo:

1. No incio do projeto. importante todos os profissionais e com um visto

que um profissional que compreende os
processos e todas as fases de trabalho
coordene a equipe. Na hora de criar o
projeto, preciso envolver todas as partes
(executores e clientes), fazendo com
que os resultados fiquem mais claros e
menos questionveis ao final. Marque
uma reunio inicial com sua equipe e com
o cliente para explicar todas as etapas do
projeto.
2. Planeje todas as atividades e faa
com que o planejamento chegue
sua equipe e ao seu cliente. Esclarea
todas as informaes relacionadas ao
processo: questes tcnicas, profissionais
envolvidos, entregas, cronogramas,
valores. Tudo deve ficar claro para
de conhecimento. importante que o
cliente tambm conhea todo o processo
de trabalho, a forma mais adequada de
agir em cada momento e que entenda as
particularidades do seu trabalho. Se isso
ficar claro, so menores as chances de ele
questionar seu trabalho, pedir alteraes e
minimiza o retrabalho.
3. Na execuo das tarefas. Acompanhe
o projeto de perto e certifique-se de que
as atividades previstas no escopo esto
sendo realizadas e que tarefas no-
acordadas no estejam sendo feitas.
Caso o cliente ou um profissional de sua
equipe proponha uma alterao, analise a
viabilidade com todos os envolvidos e os
impactos dessa mudana.

GESTO DE TAREFAS EM ESCRITRIOS DE INTERIORES: PRIMEIROS PASSOS


CAPTULO 3.
GERENCIAMENTO DO CRONOGRAMA
Muitas vezes nos referimos ao
cronograma como um documento
tcnico. Todas aquelas datas e nmeros
certamente levam a essa percepo. Outra
interpretao negativa associada a ele a
de ser incompreensvel, exceto para quem
o criou e para aqueles que executam
o trabalho.
9
Esquea essa imagem! Pense no
cronograma como uma ferramenta de
comunicao de gesto. Afinal, ele indica
se um projeto est ou no no caminho
certo e deve poder ser facilmente
interpretado e avaliado. Quanto mais
preciso e detalhado o cronograma, mais
chances de o projeto ser concludo no
tempo.
Crie um cronograma claro, fcil de ser
lido e interpretado por sua equipe e
por seu cliente. importante que todos
consigam entender o momento em que o
trabalho se encontra e o que vir depois.
Transparncia e clareza fundamental
para evitar desentendimentos e organizar
as tarefas.
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GANTT, O GRFICO AMIGO

DO SEU CRONOGRAMA

O grfico de Gantt usado para Com as informaes apresentadas no

descomplicar a gesto de projetos, uma Gantt, voc capaz de tomar decises
vez que ele mostra todas as atividades sobre mudanas com maior antecedncia
planejadas numa linha do tempo. Na e, finalmente, identificar tarefas que esto
vertical do grfico, ficam listadas as tomando mais tempo do que deveriam e
etapas ou tarefas do projeto e, diante quais ainda no foram iniciadas.
de cada uma delas, o tempo necessrio
para sua execuo, na forma de barras
horizontais. Tambm possvel criar um
Gantt com as tarefas de cada colaborador
ou ainda dos seus clientes.

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CAPTULO 4.
GESTO DE CUSTOS
Durante a gesto de um trabalho,
fundamental conhecer quanto tem
custado cada uma de suas etapas, em
decorrncia do nmero de horas que sua
equipe se dedicou. No entanto, por falta
da tecnologia adequada, essa gesto de
custos nem sempre feita em tempo real
ou com a constncia necessria.
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Para comear, tenha em mente quanto
custa o trabalho de cada colaborador.
Essa conta no difcil: basta somar o
valor que a empresa gasta com ele por
ms (salrio, benefcios e impostos) e
dividir por 192 (24 dias x 8h, ou o nmero
de horas trabalhadas em um ms). Dessa
forma, voc saber se o valor que est
cobrando para executar um trabalho est
de acordo com o que est sendo gasto.
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CAPTULO 5.
FERRAMENTAS DIGITAIS DE GESTO
Processos claros de gesto e de execuo do trabalho. Voc no tem dvidas de
que isso seja vital para o sucesso de um projeto e a produtividade de uma equipe,
certo? Mas como definir processos claros e fazer com que as pessoas queiram
segui-los? Criar uma ferramenta de gesto prpria invivel por conta do alto custo.

O que existe no mercado h alguns anos
uma srie de softwares de gerenciamento
que no exigem sequer instalao,
apenas contratao. De forma geral, um
software de gerenciamento de tarefas
pode ser entendido como uma ferramenta
capaz de estruturar o fluxo de trabalho
e, dessa forma, combater as aflies de
gestores, como a distribuio de tarefas, o
acompanhamento dos prazos e custos e a
comunicao com o time.
Alimentados por dados, esses softwares
podem mostrar as causas para
inmeros desafios que o gestor enfrenta
diariamente e apontar que direes tomar.
Eles fazem com que a deciso fique
baseada em nmeros, em fatos, e no
mais em intuio. Abaixo, apresentamos
40 softwares que voc pode utilizar em
seu escritrio e em que rea cada um
pode ser til.

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APLICATIVOS DE GESTO FINANCEIRA

CONTAAZUL TREASY ZEROPAPER PLUS

Gestor para pequenas e mdias

empresas. Possui mdulos
de finanas, estoque, vendas,
compras e emisso de nota
fiscal integrados.
Soluo para gesto
oramentria, para planejamento
e controladoria de recursos.
Gesto financeira simples e
prtica para controle o fluxo de
caixa, emisso de notas fiscais
eletrnicas, gerenciamento de
contas bancrias, cartes de
crdito e de boletos bancrios.

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APLICATIVOS DE GESTO DE CONTEDO (MARKETING)
RDSTATION
Ferramenta de inbound
marketing que prope otimizar
contedo, trazer trfego e
aumentar a gerao de leads.
INTERCOM
Oferece gatilhos sobre o
comportamento da sua
base de dados para usar
em comunicaes de
relacionamento, em medidas
anti-churn, newsletters
genricas ou rguas
de relacionamento.
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MAILCHIMP
Software de gesto de mailing,
para enviar e-mails para sua
base de clientes e potenciais
clientes baseando-se em seu
comportamento e suas
configuraes.
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APLICATIVOS DE GESTO DO MODELO DE NEGCIOS

CANVANIZER INTALIO BPP OPENBRAVO ERP

Indicado para registrar e
gerir insights e brainstorms,
acompanhar a evoluo das
ideias e checar se elas esto, de
fato, sendo aplicadas
ao negcio.
a sute para automao
e gesto de processos de
negcio, permite a definio,
conhecimento, desenho,
monitoramento e otimizao
de processos.
Uma soluo de ERP open
source baseado em Web
e compatvel com Cloud
aderente a todos os portes
de empresa.

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APLICATIVOS DE GESTO DE CRMS

PIPEDRIVE AGENDOR SALESFORCE

CRM, software de gesto de Um dos CRMs mais famosos.

Adorado pelas startups do Vale
do Silcio e com site e suporte
tambm em portugus. O
Pipedrive gerencia o seu pipeline
de vendas atravs de uma
interface simples e intuitiva.
pessoas, que centraliza o
cadastro de clientes, mantm
seu histrico de compras e
ajuda a analisar o desempenho
de vendedores.
Foi a primeira soluo na nuvem
para gesto de vendas e hoje
conta com mais de 100 mil
empresas clientes.

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APLICATIVOS DE GESTO DE ATENDIMENTO

ZENDESK HOSANNA FIVE 9

Gesto de atendimento e Um pacote de gesto Call center na nuvem, esse

suporte aos clientes (internos e
externos) em diferentes canais,
como e-mail, telefone, chat, web
e redes sociais.
empresarial, com
funcionalidades bsicas de um
CRM, personalizao simples
e sem programao.
software permite que todas
as informaes fiquem
registradas na ferramenta,
tornando possvel saber
quantas ligaes foram
feitas e finalizadas, entre
outros dados.

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APLICATIVOS DE GESTO DA INFORMAO E COMUNICAO

EVERNOTE SLACK DROPBOX

Gesto da informao, nele Para uma gesto de A plataforma mais famosa

voc pode criar lembretes ou
simplesmente anotar seus
insights, usando puro texto ou
anexando imagens, udio e
at desenhando.
comunicao gil e dinmica,
um chat avanado que facilita
o envio de mensagens e a
colaborao do time.
para compartilhamento de
grandes arquivos, permite
que voc guarde documentos,
vdeos, fotos e capturas de
tela na nuvem.

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APLICATIVOS DE GESTO DE FEEDBACKS (IDEAL PARA RHS)
PERDOO
um gerenciador de OKRs,
com atualizao instantnea do
progresso das reas. Ele traz
transparncia para a avaliao,
alinhando os colaboradores
numa s direo.
APPRAISD
Permite destacar objetivos,
competncias, progresso, plano
de desenvolvimento pessoal e
fazer feedback de toda a equipe,
deixando a avaliao que
muitas pessoas consideram
tediosa um pouco
mais dinmica.
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BETTERWORKS
possvel acompanhar o
desenvolvimento das pessoas
em todas as hierarquias e entre
reas a partir das metas (OKRs
ou S.M.A.R.T. goals) desenhadas
pela empresa.
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APLICATIVOS DE GESTO DE TAREFAS

E PROJETOS RUNRUN.IT
Um bom software de gesto diminui e elimina trabalhos operacionais em qualquer
rea, reduzindo custos e elevando a produtividade. Imagine ter num s lugar todas
as etapas de uma obra, ou reforma, para se organizar melhor? L voc tambm
pode incluir documentos e as decises tomadas com seu cliente, evitando conflitos.
Quando o assunto produzir mais e melhor, melhorando a comunicao da equipe,
o Runrun.it o sistema mais indicado. Um aliado importante para qualquer empresa
em tempos sombrios.

GESTO DE TAREFAS EM ESCRITRIOS DE INTERIORES: PRIMEIROS PASSOS

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ENVOLVA SUA EQUIPE NO

USO DE TECNOLOGIAS
J dizia Benjamin Franklin: diga-me e eu esquecerei. Envolva-me e eu aprenderei.
Essa lgica se aplica na aprendizagem, inclusive no processo de adaptao da
sua equipe nova ferramenta de gesto adotada. Esteja disposto a expor sua
equipe como ela se beneficiar daquela tecnologia e como us-la. A maior parte
das ferramentas apresenta tanto uma interface intuitiva quanto vdeos didticos e
praticamente todas contam com uma verso mobile nativa para celular e, algumas,
at uma verso mais inovadora, para smartwatches, por exemplo.

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CAPTULO 6.
PADRO DE QUALIDADE NA GESTO DE PROJETOS
Um grande desafio que toda organizao enfrenta executar trabalhos que
atendam (ou superem) as expectativas de seus clientes. Inmeros projetos so
concludos fora do oramento e dos prazos estabelecidos.
Toda vez que um novo projeto
implementado, comum que a empresa
deseje aprimorar o modelo de gesto
anterior. Essa vontade muito saudvel
e faz todo sentido. Pesquisar melhores
prticas, novos materiais e tecnologias
nunca demais.
22
As causas mais comuns para a baixa
qualidade de um projeto tm a ver com a
quebra, ou mesmo, a falta de normas
de qualidade. Seja numa estimativa de
custos equivocada, num planejamento
feito s pressas e, especialmente, no
dilogo escasso. Uma equipe que no
conversa no alinha expectativas e
necessidades e conduz o projeto com
precariedade. Antes de iniciar um novo
projeto, implemente esse controle de
qualidade para melhorar o resultado
entregue aos seus clientes.
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ESTABELEA INDICADORES
DE DESEMPENHO
Alm de estabelecer metas, indicadores so importantes para voc avaliar se est
atingindo seus objetivos a curto, a mdio e a longo prazo. importante estabelec-
los para perodos variados e cruzar os dados, interpretando-os em conjunto, para
avaliar o xito do trabalho da equipe e do projeto.

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COMPARTILHE OS RESULTADOS DE
SUA GESTO COM SUA EQUIPE
A ferramenta de gesto que voc contratou trar avanos para sua equipe. Mas
quanto tempo exatamente? E quanto dinheiro foi poupado? Ou at mesmo, houve
casos de clientes que decidiram pela sua empresa em detrimento de outra, por
considerar a sua mais moderna? Todos essas so mostras, provas de que a gesto
e de que o funcionamento da sua empresa, amadureceram. Sua equipe tem o
direito e muita vontade de saber. Conhecer os nmeros s fortalece os motivos
para todos se dedicarem diariamente a usar frequente e corretamente a
tecnologia contratada.

Na gesto de um projeto e de pessoas, um

bom gestor sabe compartilhar resultados
e apresenta como o trabalho de cada um
tem contribudo com a equipe e o todo.
O sucesso de seu projeto o sucesso do
trabalho de seu time.

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CAPTULO 7
GERENCIE MELHOR O SEU PRPRIO TEMPO
Para que voc consiga realizar tudo o que est previsto em seu cronograma, gerir
seus funcionrios e todas as demandas de seu projeto importante que voc
consiga, antes de tudo, gerir seu prprio tempo. Algumas tcnicas para aumentar
sua produtividade podem ser aplicadas em seu dia a dia e ajud-lo nesse desafio.
Selecionamos 10 dicas recomendadas por Rebecca Burn-Callander, do jornal
britnico The Telegraph.

1. Separe meia horinha da sua manh
para planejar seu dia. Longe de ser um
sacrifcio, essa uma tcnica indicada por
diversos experts em produtividade.
2. Preveja o imprevisto. O telefone vai
tocar, e-mails vo chegar, algum vai
chamar... Antecipe pequenos espaos para
as interrupes no seu planejamento.
3. Aprenda a dizer no! Se voc precisa
concluir um projeto, deixe o telefone tocar
e ative o modo silencioso do seu celular.
No v cair na emboscada de reagir a
cada solicitao. Se no precisa de uma
resposta sua imediata, no se disponha.
4. Prazo inspirao. Quando uma tarefa
ficar se arrastando e voc j no suportar
mais trabalhar nela, tente a tcnica mais
radical de inspirao: definir um prazo.
Quando voc define que deve enviar X
e-mails em tal horrio, inibe distraes.
5. Prepare-se.15 minutos antes de cada
reunio ou call, reveja o que voc preparou
e faa uma checklist dos seus objetivos.
Ao encerrar, confirme se voc os alcanou.
Isso te deixar no s mais concentrado(a)
durante a reunio ou call, como tambm
mais eficiente para conseguir o que quer, o
quanto antes.

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6. Reunio chato? Seja mais ainda. D
vida parte mais chata e exigente do seu
ser. Determine uma pauta de discusso
(curta) e uma durao mxima para toda
reunio que voc convocar. No deixe
que ela se arraste por uma deciso que
no tem condies de ser tomada, nem
permita que os participantes saiam
francesa.
7. Priorize o que rende resultados.
O princpio de Pareto um socilogo
italiano para administrao do tempo
afirma que 80% do seu sucesso vem de
20% das suas atividades. Descubra o que
esses 20% significam na sua rotina. Ou
seja, priorize as tarefas mais estratgicas,
que causam mais impacto para sua
empresa e dedique mais tempo a elas
tanto para execut-las quanto para pensar
formas de aprimor-las.
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8. Delegue trabalho. Voc talvez tenha
dificuldade de delegar e prefira cuidar
pessoalmente de cada parte. Seja mais
mo aberta e distribua responsabilidades.
No longo prazo, se tudo correr bem, voc
ter uma equipe cada vez maior, e precisa
aprender a repartir.
9. Viva a igualdade! Onde existe
igualdade, mais fcil respirar. Isso
serve tambm para a sua forma de
trabalhar. Pegue para executar tarefas do
mesmo tipo e voc ver que seu tempo
rende. A lgica que, quando voc se
familiariza com um tipo de atividade
pela repetio, seu raciocnio e suas
mos fluem naturalmente por elas. Nada
como a experincia para aumentar sua
produtividade!
10. Fuja de todas as distraes quando
voc precisar de foco. Nem titubeie. s
vezes, no adianta colocar os fones de
ouvido nem pr o celular no silencioso.
Voc precisa de um retiro espiritual.
GESTO DE TAREFAS EM ESCRITRIOS DE INTERIORES: PRIMEIROS PASSOS
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CAPTULO 8.
CONSIDERAES FINAIS
Gerir um trabalho sinnimo de coordenar pessoas para que, num determinado
perodo de tempo, elas realizem atividades para atingir um fim especfico. Um
bom gestor capaz de compreender as demandas humanas e os desafios e
necessidades de cada atividade/etapa do projeto, adequando todos esses pontos
ao tempo disponvel.

Se por um lado hoje os escritrios de O mundo mudou e ir mudar ainda mais

arquitetura se deparam com clientes
cada vez mais capacitados (por conta
do nmero de informaes a que esto
submetidos), o que aumenta o desafio
do seu trabalho, por outro tambm tm
sua disposio mais ferramentas que
otimizam o seu trabalho.
as dores e remdios so diferentes
, mas o objetivo de um bom gestor se
mantm o mesmo: atender (e superar)
as expectativas do cliente, gerando bons
resultados, e proporcionando crescimento,
aprendizado e novas oportunidades aos
seus colaboradores. Tal qual uma casa, se
bem estruturado, torna-se uma estrutura
consistente e com boas consequncias a
longo prazo.

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CAPTULO 9.
SAIBA MAIS

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