117891-C2 Tema 9 PDF

Cuerpo Auxiliar
Administrativo
Turno de
Promocin Interna
TEMA 9
Los documentos administrativos: Concepto, funciones y
caractersticas. Clasificacin y caractersticas de los
documentos administrativos emitidos por la
Administracin. Estilo administrativo en la redaccin de
documentos.
Autor: Fernando Snchez Alonso

Avda Infante Juan Manuel 14 Telf: 968362189 direccion.eap@carm.es
30011 Murcia Fax: 968366456 http://efiapmurcia.carm.es/
Tema 9. Los documentos administrativos: Concepto, funciones y caractersticas. Clasificacin y caractersticas de los
documentos administrativos emitidos por la Administracin. Estilo administrativo en la redaccin de documentos.
NDICE
RESUMEN. .................................................................................................................................. 3
OBJETIVOS. ............................................................................................................................... 3
1. CONCEPTO, FUNCIONES Y CARACTERSTICAS DEL DOCUMENTO

ADMINISTRATIVO. .................................................................................................................... 4
1.1. Concepto de documento administrativo...................................................................... 4
1.2. Funciones del documento administrativo. .................................................................. 4
1.2.1. Constancia. .................................................................................................................. 4
1.2.2. Comunicacin. ............................................................................................................ 5
1.2.3. Caractersticas. ........................................................................................................... 5
2. CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EMITIDOS POR

LA ADMINISTRACIN. ............................................................................................................. 7
2.1. Segn los participantes en la relacin administrativa. .............................................. 7
2.2. Segn la normatividad del contenido del documento. .............................................. 7
2.3. Segn la normatividad del contenido del documento. .............................................. 8
2.4. Segn la declaracin que contienen. .......................................................................... 8
3. ESTRUCTURA GENERAL DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO. ....................... 9
3.1. Encabezamiento. ............................................................................................................ 9
3.2. Cuerpo............................................................................................................................ 11
3.3. Pie. .................................................................................................................................. 12
4. CLASES DE DOCUMENTOS. ....................................................................................... 12
4.1. Documentos de decisin. ............................................................................................ 13
4.1.1. Resolucin. ................................................................................................................ 13
4.1.2. Acuerdo ...................................................................................................................... 14
4.2. Documentos de transmisin. ...................................................................................... 15
4.2.1. La notificacin. .......................................................................................................... 15
4.2.2. La publicacin. .......................................................................................................... 15
4.2.3. El oficio. ...................................................................................................................... 16
4.2.4. La comunicacin de rgimen interior o nota interior. .......................................... 16
4.2.5. La carta. ..................................................................................................................... 17
4.2.6. El anuncio. ................................................................................................................. 18
4.3. Documentos de constancia......................................................................................... 18
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4.3.1. El acta de reunin..................................................................................................... 18
4.3.2. El certificado. ............................................................................................................. 19
4.3.3. La diligencia. ............................................................................................................. 20
4.4. Documentos de juicio................................................................................................... 20
4.4.1. La propuesta de resolucin..................................................................................... 21
4.4.2. El informe. .................................................................................................................. 21
5. EL ESTILO ADMINISTRATIVO Y LA REDACCIN DE DOCUMENTOS. ............. 23
5.1. Definicin y caractersticas del estilo administrativo. .............................................. 23
5.2. La necesaria modernizacin del lenguaje administrativo. ..................................... 23
BIBLIOGRAFA ......................................................................................................................... 28
APNDICES .............................................................................................................................. 29
APNDICE 1 ......................................................................................................................... 29
APNDICE II ......................................................................................................................... 30
APNDICE III ........................................................................................................................ 31
APNDICE IV ....................................................................................................................... 32
APNDICE V......................................................................................................................... 33
APNDICE VI ....................................................................................................................... 34
APNDICE VII ...................................................................................................................... 35
APNDICE VIII ..................................................................................................................... 36
APNDICE IX ....................................................................................................................... 37
APNDICE X......................................................................................................................... 38
APNDICE XI ....................................................................................................................... 39
APNDICE XII ...................................................................................................................... 40
APNDICE XIII ..................................................................................................................... 41
APNDICE XIV ..................................................................................................................... 42
APNDICE XV ...................................................................................................................... 43
APNDICE XVI ..................................................................................................................... 44
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commercial) y sin obras derivadas (No Derivate Works).
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RESUMEN.
En este tema estudiaremos los documentos administrativos desde varios puntos de

vista. En primer lugar su concepto, su funcin y sus caractersticas generales y
comunes (epgrafes 1, 2 y 3). En segundo lugar, clasificamos los documentos segn la
declaracin que contienen: decisin, transmisin, constancia y juicio. Dentro de cada
una de estas clases veremos los documentos ms usuales con sus caractersticas
peculiares (epgrafe 4). Finalmente, dedicaremos el epgrafe 5 a revisar las
caractersticas de estilo que deben reunir los documentos de una Administracin
moderna y transparente.
OBJETIVOS.
1. Reconocer las distintas clases y la estructura caracterstica de los documentos

empleados en la tramitacin de los procedimientos comunes de la Administracin
regional.
2. Conocer las caractersticas del estilo administrativo.
3. Desarrollar tcnicas de redaccin de documentos de forma clara, sencilla y
precisa.
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1. CONCEPTO, FUNCIONES Y CARACTERSTICAS DEL DOCUMENTO

ADMINISTRATIVO.
1.1. Concepto de documento administrativo.
Si partimos de la definicin general del documento como escrito en el que constan

datos fidedignos, que sirve de prueba o testimonio, o que proporciona una informacin,
especialmente de carcter histrico, oficial o legal, un documento administrativo es el
soporte que contiene y en el que se registran los actos de la Administracin pblica, es
decir: la forma externa de dichos actos.
Esta definicin del Manual de documentos administrativos, editado por el MAP, se

completa con la definicin que ofrece el art. 26 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del
Procedimiento Administrativo Comn de las Administraciones Pblicas, en adelante
LPAC:
Se entiende por documentos pblicos administrativos los vlidamente emitidos por

los rganos de las Administraciones Pblicas. Las Administraciones Pblicas emitirn
los documentos administrativos por escrito, a travs de medios electrnicos, a menos
que su naturaleza exija otra forma ms adecuada de expresin y constancia.
1.2. Funciones del documento administrativo.

Dos son las funciones que cumplen los documentos: la de constancia y la de
comunicacin.
1.2.1. Constancia.
Para asegurar la pervivencia y la conservacin de los actos administrativos, as

como la prueba de su existencia.
Para garantizar al ciudadano el cumplimiento de la Ley de Transparencia en
cuanto al derecho acceso o la consulta a los registros y archivos de las
Administraciones pblicas.
Como testimonio y justificacin de la gestin administrativa, que garantiza el
control de legalidad.
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1.2.2. Comunicacin.
El documento es el medio con el que la Administracin se dirige a los ciudadanos, a

otras entidades o a los distintos rganos que la integran. En consecuencia, los
documentos tambin cumplen una funcin informativa y comunicativa.
1.2.3. Caractersticas.
Las caractersticas de los documentos pueden dividirse en externas e internas, segn
se refieran a su estructura fsica o a su contenido sustantivo:
1) Caracteres externos: clase y soporte.
a) La clase est determinada por el mtodo empleado para transmitir la

informacin. Los documentos pueden ser textuales, si la informacin se
transmite mediante texto escrito (manuscrito, mecanografiado o impreso);
tambin pueden ser iconogrficos (mapas, planos, dibujos, fotografas...);
sonoros, o electrnicos e informticos (generados en el entorno de los
ordenadores: disquetes, CD ROM, DVD, etc.).
b) El soporte. En la Administracin ha sido predominante el documento de texto
sobre el soporte de papel, hasta el punto de identificar el documento
administrativo con el documento escrito. Pero la implantacin de la
Administracin electrnica trae consigo la implantacin de soportes digitales,
aunque manteniendo la escritura como cdigo de transmisin.
2) Caracteres internos.
a) Emisin. Su emisor debe ser un rgano administrativo que acta en el

ejercicio de sus competencias. Los documentos que presentan los ciudadanos
solicitudes, alegaciones, recursos no se consideran estrictamente
administrativos, ya que carecen del elemento subjetivo que acabamos de
definir: ser emitidos por un rgano de la Administracin.
b) Produccin de efectos. El documento, en tanto que soporte del acto
administrativo que contiene, produce los mismos efectos de ste, tanto para el
ciudadano, frente a terceros y ante la propia organizacin administrativa.
Deben excluirse de la condicin de documentos administrativos aquellos otros
que, como resmenes, extractos, ndices o anotaciones, no estn destinados a
producir efecto alguno.
c) Formalizacin. Se entiende por formalizacin la acreditacin de la
autenticidad de la voluntad del rgano emisor, manifestada mediante firma
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manuscrita o por smbolos o cdigos que garanticen dicha autenticidad

mediante la utilizacin de tcnicas o medios electrnicos, informticos o
telemticos (art. 3 del Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el
que se establecen criterios de imagen institucional y se regula la produccin
documental y el material impreso de la Administracin General del Estado, en
adelante, RD1465).
d) La formalizacin garantiza la autenticidad del documento as como la voluntad
de quien lo emite. Se acredita con la firma original manuscrita o, si se emplean
medios electrnicos, con smbolos o cdigos especficos (p. ej. la firma
electrnica). La formalizacin es obligatoria en todo documento que contenga
actos administrativos, incluidos los de mero trmite.
e) No se necesita la formalizacin (manuscrita o electrnica) en los documentos
en papel o electrnicos que publiquen las Administraciones Pblicas con
carcter meramente informativo, as como en aquellos que no formen parte de
un expediente administrativo. En todo caso, ser necesario identificar el
origen de estos documentos.
f) Validez y nuevas tecnologas. La introduccin de la Administracin
electrnica ha reformulado los requisitos de validez. Segn el citado art. 26 de
la LPAC, para ser considerados vlidos, los documentos electrnicos
administrativos debern:
Contener informacin de cualquier naturaleza archivada en un soporte
electrnico segn un formato determinado susceptible de identificacin
y tratamiento diferenciado.
Disponer de los datos de identificacin que permitan su
individualizacin, sin perjuicio de su posible incorporacin a un
expediente electrnico.
Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido
emitidos.
Incorporar los metadatos mnimos exigidos.
Incorporar las firmas electrnicas que correspondan de acuerdo con lo
previsto en la normativa aplicable.
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2. CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EMITIDOS POR

LA ADMINISTRACIN.
Los documentos administrativos pueden clasificarse segn la perspectiva de estudio

que se adopte. En diversos trabajos sobre el lenguaje administrativo y la redaccin de
documentos de la Administracin, se han propuesto distintos criterios de clasificacin.
2.1. Segn los participantes en la relacin administrativa.
Este criterio distingue dos categoras: documentos de la Administracin y documentos

de los ciudadanos. Con esta base, se ha propuesto una primera clasificacin (Manual
de documents i llenguatge administratius, Universidad Jaime I, de Castelln):
DOCUMENTOS DE cartas, declaraciones, quejas, solicitudes, recursos,

LOS CIUDADANOS renuncias, reclamaciones...
DIRIGIDOS AL anuncios, bandos, cartas, oficios,

DOCUMENTOS DE LA CIUDADANO notificaciones, citaciones...
ADMINISTRACIN DIRIGIDOS A LA actas, cartas, notas interiores,
ADMINISTRACIN oficios, informes, diligencias...
2.2. Segn la normatividad del contenido del documento.
Otra clasificacin, propuesta, en este caso por Castelln Alcal en su obra Los textos
administrativos, divide los documentos de acuerdo con su carcter normativo o no
normativo, excluyendo los escritos de los ciudadanos:
Son las disposiciones generales

que aprueban los organismos
Genricos o dispositivos
pblicos, cuyo destinatario es
colectivo
DOCUMENTOS
NORMATIVOS O DE Son aquellos documentos que
DECISIN van dirigidos a ciudadanos
Individuales individualmente considerados,
como las resoluciones, acuerdos,
etc.
de constancia
DOCUMENTOS NO
NORMATIVOS de juicio
de transmisin
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2.3. Segn la normatividad del contenido del documento.
Una tercera clasificacin, propuesta por algunos manuales de estilo y que mantiene la
pgina web de la Administracin General del Estado (http://administracion.gob.es),
divide los documentos segn la fase del procedimiento en que se producen. De este
modo son tres las categoras consideradas:
Acuerdo de inicio del procedimiento

Requerimiento de subsanacin de defectos de la solicitud
Peticin de mejora voluntaria de la solicitud
DOCUMENTOS DE LA FASE
Acuerdo de adopcin de medidas provisionales
DE INICIACIN
Acuerdo de acumulacin de procedimientos
Acuerdo de prctica simultnea de trmites
Acuerdo de apertura de un perodo de pruebas

Acuerdo de prctica de prueba
Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas
Oficio de peticin de informes
DOCUMENTOS DE LA FASE Citacin de comparecencia
DE INSTRUCCIN Concesin de trmite de audiencia
Acuerdo de apertura de perodo de informacin pblica
Acuerdo de ampliacin de plazos
Acuerdo de tramitacin de urgencia
Acreditacin de la notificacin
Resolucin de caducidad por paralizacin del procedimiento
imputable al interesado
Resolucin de caducidad de procedimientos iniciados de oficio
DOCUMENTOS DE LA FASE susceptible de producir efectos desfavorables o de gravamen
DE TERMINACIN Resolucin tipo
Resolucin de inadmisin
Certificacin de acto producido por silencio administrativo
Acuerdo de suspensin de la ejecucin de un acto
2.4. Segn la declaracin que contienen.
Finalmente, la clasificacin que seguiremos se corresponde con la establecida en el

Manual de documentos administrativos (MAP, 1994). Esta clasificacin parte de la
base de que cada documento contiene una declaracin, una manifestacin de un
rgano administrativo para cumplir un fin concreto: decidir, transmitir actos, dejar
constancia y opinar o proponer actuaciones. As pues, se establecen cuatro categoras
de documentos:
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DOCUMENTOS DE DECISIN O RESOLUTIVOS resoluciones

contienen una declaracin de voluntad de un rgano acuerdos
administrativo sobre materias de su competencia
notificaciones
publicaciones
DOCUMENTOS DE TRANSMISIN
oficios
comunican la existencia de hechos o actos a otras
notas interiores
personas, rganos o entidades
cartas
convocatorias/anuncios
DOCUMENTOS DE CONSTANCIA O CONSTATACIN

actas
contienen una declaracin de conocimiento de un rgano
diligencias
administrativo, persona o entidad pblica o privada, cuya
certificados
finalidad es la acreditacin de actos, hechos o efectos
DOCUMENTOS DE JUICIO
contienen una declaracin de juicio de un rgano informes
administrativo, persona o entidad, sobre las cuestiones de propuestas
hecho o jurdicas que sean objeto de un procedimiento dictmenes
administrativo
A lo largo de este tema vamos a partir de esta ltima clasificacin para estudiar las
caractersticas de los distintos tipos de documentos.
3. ESTRUCTURA GENERAL DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO.

Hay una caracterstica que destaca en la escasa normativa sobre la redaccin de
documentos: el antiformalismo. No hay normas que impongan una forma obligatoria
para los distintos tipos de documentos. Pese a ello, se observa en la mayora de los
documentos comunes de las Administraciones una notable homogeneidad estructural,
Tambin se constata una tendencia hacia la normalizacin del diseo del material
impreso administrativo con el fin de aumentar la eficacia comunicativa, mostrar una
imagen institucional uniforme y reducir costes.
El documento administrativo presenta una estructura tripartita: encabezamiento,

cuerpo y pie. Examinemos los criterios generales que debemos aplicar en cada una de
ellas
3.1. Encabezamiento.
Es la parte superior del documento. En ella se recoge la informacin inmediata, bsica

y sintetizada del documento. El encabezamiento est expresamente exigido por el art.
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4.1 del RD1465 en todos los documentos que deban estar formalizados, incluidos los
de trmite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos. Deben constar, al menos, el ttulo
y el nmero clave de identificacin del expediente. Las partes en que se divide el
encabezamiento son las siguientes:
a) Cabecera impresa.
Es la franja superior del documento donde aparecen impresos el escudo o el logotipo

que identifican corporativamente al emisor, segn las normas de imagen o identidad
corporativa de cada Administracin.
La identidad corporativa de la CARM est regulada en el Decreto n. 30/2008, de 14

de marzo, por el que se aprueba la identidad corporativa del Gobierno y la
Administracin pblica de la Comunidad Autnoma de la Regin de Murcia y el manual
de normas grficas que la desarrolla (puedes acceder a ella en el enlace que te indico
a continuacin:
http://www.carm.es/web/pagina?IDCONTENIDO=6187&RASTRO=c$m122&IDTIPO=1
00).
b) Ttulo.
El ttulo es el resumen del documento. Segn el RD1465, es obligatorio en los
documentos que contengan actos administrativos, incluidos los de trmite, cuyos
destinatarios sean los ciudadanos, y expresar con claridad y precisin el tipo de
documento, su contenido esencial y, en su caso, el procedimiento en que se inserta.
Para que sea eficaz, debe situarse en un sitio visible y fcilmente identificable,
destacado del resto del contenido por caracteres tipogrficos (mayscula o negrita).
c) Datos identificativos del documento.

En este apartado, que es optativo y variable, se dispone la informacin ms
significativa para la identificacin inmediata del documento y para la gestin
administrativa (registro, archivo, reenvos). Incluir todos o algunos de los siguientes
apartados, siempre segn las necesidades de cada unidad administrativa:
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Referencia: es la clave asignada por cada dependencia para la

identificacin del documento, con objeto de facilitar el control interno
administrativo.
Asunto. Describe sucintamente el objeto del documento. El asunto
complementa la informacin proporcionada por el ttulo o lo sustituye si
el documento carece de ttulo o este se refiere nicamente al tipo de
documento (p. e., una nota interior).
Identificacin del interesado o los interesados en el procedimiento.
Fecha de inicio del procedimiento.
d) Destinatario.
Es la persona a la que va dirigido el documento. Si el destinatario es externo a la
Administracin, se consignar el nombre y los apellidos, direccin y cdigo postal (art.
4.2.d del RD1465). Cuando se trate de un destinatario oficial y el documento se enve
por correo, figurarn, adems, el cargo y la unidad administrativa a la que pertenece.
Ejemplo de encabezamiento completo de un documento
3.2. Cuerpo.
Es la parte reservada al contenido especfico de cada documento. Su longitud es

variable y depende del mensaje y del tipo de documento. Si por su complejidad o
extensin fuera conveniente, se utilizarn subttulos indicativos de las distintas
divisiones del documento, destacados tipogrficamente del resto.
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3.3. Pie.
El pie o parte final del documento es el espacio reservado para las indicaciones de
tiempo y lugar (data) del documento, si no se han expresado en otro lugar. Es tambin
la parte del documento donde generalmente aparece su formalizacin.
La firma es el signo de validacin del documento por excelencia. Est compuesta de

tres elementos: antefirma, rbrica y nombre completo del emisor. La antefirma indica el
cargo de quien formaliza el documento; la rbrica es el rasgo caracterstico y personal
que acredita la autenticidad; el nombre identifica a la persona que formaliza el
documento. El siguiente ejemplo ilustra el pie de un documento convencional:
Murcia, 17 de mayo de 2016
El alcalde
[Rbrica]
Luis Enciso Navarro
La aplicacin de la firma electrnica ha modificado la estructura acostumbrada del pie

de los documentos, como en el caso del ejemplo cuyo pie se recoge:
El sello es un signo validador. Se estampa por lo general junto a la firma del autor
jurdico del documento, sobreponindose ligeramente a ella. La introduccin de firmas
electrnicas y otros cdigos han modificado su forma, pero no su funcin. En el
apndice I puedes encontrar la estructura esquemtica de un documento tipo.
4. CLASES DE DOCUMENTOS.
Estudiamos en este apartado los documentos agrupados en las cuatro categoras que
hemos sealado ms arriba: documentos de decisin, de transmisin, de constancia y
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de juicio. Para seguir esta parte del tema, aparte de los apndices al final del tema,
puedes consultar modelos de documentos propuestos por la Administracin del Estado
en el siguiente enlace:
http://administracion.gob.es/pag_Home/espanaAdmon/reformaAdmon/DocumentosAd
ministrativos.html#.VSUa5tyIVhI
4.1. Documentos de decisin.

Son los que contienen una declaracin de voluntad de un rgano administrativo.
Dentro de los documentos de decisin, se distinguen dos tipos, la resolucin y el
acuerdo, cuyos efectos y funciones en el procedimiento administrativo son diferentes.
La estructura que puede presentar un documento de decisin depender de la

complejidad del acto que contenga, en especial, si tiene que ser motivado. Como
principio general, los acuerdos y las resoluciones breves requerirn un menor
despliegue argumentativo, mientras que las resoluciones que incluyan varios hechos y
otros tantos fundamentos de derecho necesitarn un desarrollo mayor.
4.1.1. Resolucin.
La resolucin es el documento que contiene la decisin con la que el rgano
competente pone fin a un procedimiento. Sus requisitos de contenido aparecen en el
art. 88.3 de la LPAC
1) la decisin
2) argumentacin sucinta (la motivacin, necesaria en casos concretos y
siempre conveniente)
3) y los recursos procedentes contra el acto
Los elementos constitutivos de una resolucin son:

1. Encabezamiento. Con los elementos fijos y variables que hemos estudiado en el
apartado anterior.
2. Cuerpo. Recoge el contenido especfico del acto administrativo. Las partes que
suelen aparecer son las siguientes:
a) Antecedentes. Introducen las circunstancias que determinan la tramitacin

del procedimiento: forma de iniciacin, datos del solicitante o mencin del
rgano que lo inicia cuando sea de oficio.
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b) Hechos (o tambin parte expositiva, relacin de hechos). Contiene los

diferentes hechos y acciones seguidas desde el inicio del procedimiento. La
descripcin minuciosa de los hechos aparecer solo en las resoluciones o
acuerdos que deban ser motivados.
c) Valoracin jurdica (fundamentos de derecho o parte argumentativa). Es la
valoracin de los hechos, de acuerdo con los fundamentos normativos,
doctrinales o jurisprudenciales que son aplicables. Junto con los hechos,
constituyen la motivacin, un requisito con que se garantiza que la decisin
adoptada se ajusta a derecho y posibilita el control jurisdiccional de los actos
de la Administracin.
d) Decisin (parte dispositiva). Expresa la declaracin de voluntad concreta
que adopta el rgano sobre las cuestiones planteadas en el procedimiento.
La decisin puede incluir tambin condiciones cuyo cumplimiento sea
esencial para la eficacia de la resolucin.
e) Recursos. Informan al ciudadano de cmo puede impugnar la decisin
adoptada si no est conforme con ella. La informacin expresar con la
mayor claridad posible si el acto es definitivo o no en la va administrativa,
qu tipo de recurso puede interponerse, ante qu rgano, en qu plazo y
otros posibles efectos.
3. Pie. Incluye la data: lugar, fecha y firma. En el apndice II puedes ver el esquema
general de una resolucin.
4.1.2. Acuerdo
El acuerdo es el documento que recoge las decisiones adoptadas por el rgano
competente sobre la iniciacin del procedimiento y otras cuestiones que se susciten
durante su tramitacin, previas a la resolucin.
Los acuerdos y las resoluciones breves comparten con el modelo tipo de resolucin el
mismo formato para el encabezamiento y el pie. Es, sin embargo, en la extensin del
cuerpo donde se observan las diferencias entre ambas clases de documentos de
decisin: los hechos, los fundamentos de derecho y la competencia se pueden reducir
a un nico prrafo:
Vista la instancia presentada el 18 de diciembre de 2014 por D. MMM,

con DNI xxxxxx, en la que solicita la anulacin total de su matrcula en la
titulacin de Qumica, y teniendo en cuenta las normas de matrcula para
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el presente curso 2014/2015, aprobadas por resolucin del rector de esta

universidad, de fecha 1 de julio de 2014,
Resuelvo:
En el apndice III puedes examinar un modelo de resolucin breve, semejante al

acuerdo
4.2. Documentos de transmisin.
Son documentos de transmisin los que sirven tanto para comunicar actos de la
Administracin, la existencia de hechos o las circunstancias de un procedimiento a
otras personas, rganos o entidades.
4.2.1. La notificacin.
La notificacin es el documento por el que se comunica al interesado un acto decisivo
(resolucin o acuerdo) que afecta a sus intereses y derechos. La notificacin es
condicin para la eficacia (jurdica) del acto que se comunica y al mismo tiempo
garantiza la recepcin de dicho acto. En la prctica administrativa existen varias
modalidades para ordenar la notificacin:
a) La notificacin como documento independiente. Se ordena en un documento

distinto y separado de la resolucin.
b) Notificacin-resolucin en un solo documento. El mismo documento que
contiene la resolucin incluye la ordenacin de la notificacin y los dems
elementos que permiten su envo al destinatario.
c) Notificacin con oficio adjunto. El documento con la resolucin se acompaa de
un oficio adjunto.
Para ver la estructura de la notificacin, que depender de la modalidad elegida,

puedes ver los apndices IV, V y VI.
4.2.2. La publicacin.
La publicacin es el otro tipo de documento junto con la notificacin que permite

cumplir la obligacin de transmitir un acto de decisin. Se utiliza cuando la notificacin
es infructuosa, porque no se ha podido efectuar con los medios ordinarios. Es una
actuacin material que consiste en insertar un acto administrativo en un diario oficial,
tabln de anuncios o medio de comunicacin con el fin de comunicarlo, cuando se dan
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los casos previstos en los arts. 45 y 46 de la LPAC. Al igual que la notificacin, la

publicacin contendr los datos fundamentales de todo acto de decisin:
1) el texto ntegro de la resolucin;

2) la indicacin de si el acto es o no definitivo en va administrativa;
3) los recursos que pueden interponerse en contra, el rgano ante el que
se presentan y el plazo de interposicin.
No existe un formato particular para la publicacin de una resolucin. Su nica

peculiaridad radica en que se indican las circunstancias que han imposibilitado la
notificacin ordinaria y los medios en que se realiza la notificacin, con frmulas como
esta:
Al desconocerse la identidad de los posibles interesados en el procedimiento

de, les notifico el siguiente acuerdo mediante su publicacin en el Boletn
Oficial de la Regin, en el tabln de anuncios del Ayuntamiento dey en el
peridico La Opinin: [texto del acuerdo] (ver apndice VII).
4.2.3. El oficio.
El oficio es el documento que emite un organismo oficial para comunicar una actuacin
administrativa prevista legalmente e integrada en un procedimiento. Son, por tanto,
documentos propios de la fase de ordenacin del procedimiento. Es un documento
externo con el que se comunica alguna circunstancia del procedimiento, se requiere el
cumplimiento de alguna obligacin (requerimiento) o su comparecencia para algn
trmite u obligacin (citacin)(puedes ver un modelo de oficio en el apndice VIII).
4.2.4. La comunicacin de rgimen interior o nota interior.
Segn constata el Manual de documentos administrativos del MAP, la nota interior es

un documento interno que se utiliza para la comunicacin entre rganos o unidades
dependientes de un mismo rgano superior. El destinatario es por lo general
determinado, de ah lo especfico del encabezamiento que veremos en la parte de la
estructura.
Sin embargo, en la Administracin de la CARM, el documento denominado

comunicacin de rgimen interior se usa para los escritos o comunicaciones internos
procedentes de un rgano o unidad de la Administracin regional que van remitidos a
otro rgano o unidad de la misma Administracin. Las diferencias estructurales de la
comunicacin de rgimen interior con respecto al oficio se encuentran en el
encabezamiento. Tras el ttulo y los datos generales de identificacin, comunes a
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ambos, la identificacin del emisor y del destinatario se debe realizar indicando tanto la
identificacin personal como los cargos del emisor y del destinatario:
Nota interior/Comunicacin de rgimen interior

Lugar y fecha (optativo en el encabezamiento)
S/ref.:
N/ref.:
De: Juana Mara Ramrez Ortigosa, jefa de la Seccin de Patrimonio

Dirigido a: Luis de Len Galms, jefe del Servicio Econmico
En el pie de esta clase de documentos aparecer la datacin, si no se ha indicado en

el encabezamiento; para la firma, bastar con la rbrica, pues la identificacin oficial y
personal del emisor ya se ha expresado en el encabezamiento (ver ejemplo en
apndice IX).
4.2.5. La carta.
La carta es el documento empleado para las comunicaciones de carcter personal,
protocolario o de contenido general, sin relacin directa con la tramitacin de un
procedimiento (puedes ver un ejemplo en el apndice X).
Sus partes son:
1) Cabecera en donde aparecen la identificacin del emisor, personal o

corporativa mediante el logotipo institucional preimpreso; la datacin (tambin
puede colocarse inmediatamente antes de la firma); y la identificacin del
destinatario.
2) Saludo o encabezamiento. Es el inicio de la carta. El saludo se ajustar al
tono general de la carta, y para ello se emplearn las frmulas de tratamiento
adecuadas a la relacin entre los interlocutores.
3) Cuerpo. Es el lugar destinado al contenido propiamente dicho de la carta.
4) Cierre de la carta. Es la ltima parte y consta de despedida, firma y, en
ocasiones, posdata. La frmula de despedida se expresar en un tono que
guarde relacin con el que se ha empleado en el saludo y con el tono general
de la carta. En la firma de las cartas, por su carcter ms personal, es ms
relevante la persona que el cargo que ocupa. Por esa razn, el orden de los
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elementos que componen la firma difiere del de otros documentos en los que
prevalece el cargo sobre la persona:
Rbrica
Nombre y apellidos
Cargo
4.2.6. El anuncio.
Es un documento en el que se difunde pblicamente informacin de carcter general.

Su contenido puede estar relacionado con adquisicin de bienes, contratacin o
presentacin de servicios y actividades, convocatorias, y se publica en los diarios
oficiales o en los medios de comunicacin (ver apndice XI).
4.3. Documentos de constancia.
Son aquellos documentos que contienen una declaracin de conocimiento de un

rgano administrativo, cuya finalidad es la acreditacin de actos, hechos o efectos. Los
documentos de este grupo que con ms frecuencia se utilizan en la Administracin son
las actas de reunin de los rganos colegiados y el certificado.
4.3.1. El acta de reunin.
El acta de reunin o de sesin es un documento por el que se deja constancia de las

incidencias (deliberaciones, acuerdos, etc.) que acontecen en las sesiones de un
rgano colegiado.
La estructura ms comn es:
1. Encabezamiento, que contiene
a) Ttulo identificativo del documento y del rgano que se rene.

b) Identificacin de la sesin. En este apartado se incluirn el nmero de la
sesin, su carcter ordinario o extraordinario y si se celebra en primera o
segunda convocatoria, el lugar donde se celebra la reunin, la localidad, el da,
el mes y el ao y la hora en que comienza.
c) Identificacin de los convocados: asistentes y ausentes. Los asistentes se
relacionarn con el nombre y apellidos y los cargos que ocupan en el rgano
colegiado (presidente, secretario, vocales o, en su caso, representantes de
instituciones, entidades, etc.). Tambin debe expresarse el nombre de los
ausentes.
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d) Orden del da. Si el acta no es muy extensa, el orden del da puede sealarse
en un apartado especfico o, en caso contrario, se indicarn los distintos puntos
en el resumen de las deliberaciones.
2. Cuerpo
a) Sntesis del desarrollo de la sesin. La intervencin ntegra solo figurar si

algn miembro lo solicitase.
b) Acuerdos. Transcripcin de los acuerdos que se adopten, sealando

asimismo el procedimiento de votacin (secreta, a mano alzada...) y el resultado
de la votacin.
c) Frmula final. Suele responder a uno de estos tipos: El presidente levanta la

sesin, cuya acta extiendo como secretario o Sin ms asuntos que tratar, el
presidente levanta la sesin a las 20:30 horas....
3. Pie
Datacin y firma. Junto a la firma del secretario, que formaliza el acta aparece el visto
bueno del presidente. En ambos casos se indicarn, por este orden, el cargo en la
antefirma, la rbrica y, tras ella, el nombre (ver un modelo general de acta en el
apndice XII).
4.3.2. El certificado.
Es el documento con el que se da fe de un hecho, del contenido de un documento o

de las circunstancias que constan en archivos, registros, libros de actas, etc. Su
emisin corresponde a una persona autorizada legalmente; en los rganos colegiados,
los juzgados, los centros de enseanza y en la Administracin local, su expedicin
corresponde al secretario.
Normalmente se expide a peticin de un tercero y su destinatario es una persona,

entidad u rgano que pretende la produccin de efectos en un procedimiento
administrativo o en las relaciones privadas. Estos textos no forman parte del
procedimiento administrativo.
A pesar de la diversidad de fines y contenidos, se puede establecer una estructura

tpica con los siguientes elementos:
1. Encabezamiento que contendr:
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a) Ttulo.
b) Identificacin del emisor: nombre y apellidos de quien emite la
certificacin, su cargo y el organismo al que pertenece.
2. Cuerpo, que consta de varios elementos:
a) Verbo principal: CERTIFICO, que puede escribirse en rengln aparte.

b) Los hechos y las circunstancias que constituyen el objeto mismo del
certificado se introducen con la conjuncin que. Si se certifican varios
extremos, es preferible indicarlos con nmeros de orden y evitar la
repeticin de dicha conjuncin en cada uno de ellos.
3. Frmula de certificacin. El documento puede concluir con la frmula Y para que

conste, expido/extiendo/emito/firmo este certificado, o bien directamente expresar el
solicitante del certificado, la finalidad, los efectos genricos o especficos o la validez
temporal del certificado.
4. Datacin. Aunque contina siendo prctica comn expresar la datacin como un

elemento ms de la frmula de certificacin, los manuales modernos recomiendan que
figure en rengln independiente, situada bien antes o bien despus de la rbrica. Por
cuestiones de costumbre se puede mantener la datacin antes de la rbrica.
5. Firma. Bastar con la rbrica, puesto que la identidad del emisor del certificado
aparece en el encabezamiento, no es necesario repetir el cargo, el nombre y los
apellidos en la firma. Cuando sea preciso el visto bueno, se dispondr junto a la
rbrica del emisor del documento, pero con el cargo y la identificacin personal
completa de quien le da su conformidad (ver un modelo general de acta en el apndice
XIII).
4.3.3. La diligencia.
Es el documento con el que se hace constar internamente la ejecucin de un trmite
del procedimiento: desglose de documentos, comparecencias de los interesados, toma
de posesin de funcionarios, cotejo o compulsa, etcLa diligencia presenta una
estructura muy sencilla que puedes ver en el apndice XIV.
4.4. Documentos de juicio.
Son los que contienen una declaracin de juicio de un rgano administrativo, persona
o entidad pblica o privada, sobre las cuestiones de hecho o jurdicas que sean objeto
Pgina | 20
de un procedimiento administrativo. Los tipos caractersticos son el informe y la

propuesta, que responden a una estructura muy similar.
4.4.1. La propuesta de resolucin.
Cuando la tramitacin y la resolucin no recaigan en el mismo rgano, el instructor del

procedimiento deber emitir una propuesta de resolucin al rgano que tiene
competencia para resolver (art. 88.7 de la LPAC). Es, en la prctica, un informe que
recoge de forma motivada los hechos y los fundamentos jurdicos del procedimiento,
en cuya parte final o conclusiones se proponen las actuaciones o la propuesta de
accin derivada de la tramitacin del procedimiento. Para los procedimientos
sancionadores la propuesta debe cumplir lo previsto en el art. 89 de la citada ley.
Por sus efectos directos en la resolucin y por aplicacin del principio de economa
procesal, la estructura de la propuesta suele ser idntica a la de la resolucin. Incluso
en algunas dependencias administrativas se llega a componer un nico documento
compuesto, en el que a la propuesta se aade la resolucin del rgano competente
mediante una sencilla frmula que acompaa a la firma (ver apndice xv).
4.4.2. El informe.
El informe consiste en una exposicin ordenada y exhaustiva sobre un tema

determinado, un problema o el estado de una cuestin. Su fin es aportar datos o
valoraciones de contenido tcnico o jurdico que puedan ser tenidas en cuenta para
resolver un procedimiento o afrontar decisiones sobre aspectos diversos de la accin
administrativa. El rasgo ms destacado del informe estriba en su carcter instrumental:
es redactado por tcnicos o funcionarios con competencias determinadas, para que
sirva de antecedente y de asesoramiento al rgano administrativo que ha de tomar
una decisin.
El destinatario de estos documentos siempre es un rgano de la Administracin; por lo

tanto, es un documento interno, sin repercusin directa en el ciudadano. Los informes
pueden clasificarse siguiendo varios criterios:
1. Por la obligacin de solicitarlos:
a) Preceptivos. Son aquellos informes obligatorios porque los exige una

norma. Si son imprescindibles para adoptar la resolucin, se denominan
determinantes. En tal caso, deber indicarse as en la solicitud de informe
y deben emitirse en el plazo previsto, porque, de lo contrario, se
interrumpe el plazo para resolver. Si no son imprescindibles para tomar la
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decisin, son no determinantes, y su falta de emisin no interrumpe el

plazo para resolver.
b) Facultativos. Son los que el rgano competente solicita sin estar
obligado a ello, con el propsito de obtener asesoramiento, datos u
opiniones sobre algn aspecto del procedimiento.
2. Por la obligacin de acatar su contenido:
a) Vinculantes. Obligan al rgano administrativo a resolver en el mismo

sentido que el informe.
b) No vinculantes. Son los informes cuyas conclusiones asesoran al
rgano competente, pero tiene libertad para seguirlos o no.
3. Por su contenido:
a) Descriptivos. Se limitan a reflejar una situacin, un estado de cosas.

b) Valorativos. Son los que, aparte de describir una realidad, contienen una
valoracin o una opinin. Si son emitidos por un facultativo o una
comisin tcnica con funciones consultivas o de asesoramiento, se
denominan dictmenes.
La estructura del informe est determinada por la extensin del documento. De

acuerdo con esta circunstancia, podemos encontrarnos con un informe breve, de
extensin de una a tres pginas, y tambin con un informe extenso. Como el de la
primera clase es el ms frecuente en la actividad regular de la Administracin,
ofrecemos su estructura ms comn (ver apndice XVI).
1. Encabezamiento. Integrado por los datos identificativos que permiten obtener una
visin sinttica de su contenido:
1) Ttulo que identifique el carcter del informe (opcional);
2) Nmero de expediente;
3) rgano que lo solicita;
4) Asunto de que trata, sucintamente expresado.
2. Cuerpo. De acuerdo con su extensin, el cuerpo del informe presentar, tras una
frase introductoria y el verbo INFORMO, el contenido, separado por prrafos
numerados, si es necesario. Si es ms extenso, se podrn introducir subapartados
que contengan los hechos o antecedentes (ordenados cronolgicamente y escritos
en prrafos separados) y los fundamentos legales (justificacin y argumentacin
que prepara la conclusin, igualmente separados en prrafos).
Pgina | 22
3. Conclusin o propuesta: segn la clase de informe de que se trate, la parte final

puede incluir una conclusin (necesariamente en el caso de las propuestas de
resolucin), o carecer de ellas si se trata de un informe descriptivo.
4. Datacin.
5. Firma.
6. Anexos (en aquellos casos que sean necesarios).
5. EL ESTILO ADMINISTRATIVO Y LA REDACCIN DE DOCUMENTOS.
5.1. Definicin y caractersticas del estilo administrativo.
El estilo administrativo es el conjunto de rasgos peculiares del lenguaje que utiliza la

Administracin para el ejercicio de sus competencias y en sus comunicaciones
internas y externas. Este lenguaje de especialidad presenta unas caractersticas
generales:
1) Es un lenguaje funcional y profesional, creado para transmitir por escrito

los mensajes oficiales.
2) Para alcanzar la precisin y la objetividad, cae frecuentemente en el
exceso de detalles, la ampulosidad expresiva y el distanciamiento
impersonal con respecto al destinatario.
3) Es conservador y solemne porque mantiene expresiones (latinismos,
arcasmos, palabras rebuscadas) que la lengua comn ya no utiliza o
percibe como poco naturales.
4) Es tcnico porque se inunda de trminos de las distintas ramas de
actividad en que interviene la Administracin (sanidad, transportes,
servicios sociales, urbanismo, industria, agricultura, economa, derecho).
5) Es convencional ya que mantiene una cortesa simulada, manifestada en
expresiones y formas de tratamiento sin apenas conexin con la sociedad
a la que se dirige.
5.2. La necesaria modernizacin del lenguaje administrativo.

El estilo administrativo clsico se reconoce ms por sus excesos que por sus
virtudes. Desde finales de los ochenta se plantea en la Administracin espaola la
Pgina | 23
modernizacin y la simplificacin de este lenguaje para hacerlo ms comunicativo,

para que los ciudadanos entiendan los actos y los escritos administrativos.
Esta corriente modernizadora est plenamente en marcha en las instituciones de la

Unin Europea y en los pases de nuestro entorno, y cada vez son ms los
profesionales del Derecho y de la Administracin que defienden que un lenguaje claro,
sencillo y moderno permite la participacin de los ciudadanos y por tanto, profundiza
en la democratizacin de la sociedad.
Si buena parte de los defectos del lenguaje administrativo se deben a su dificultad

para ser comprendido, a su oscuridad y complejidad, el estilo administrativo debe
regirse por criterios de redaccin que den prioridad a la claridad en la comunicacin
escrita, es decir, expresar las ideas o los mensajes de forma que su destinatario los
entienda con el menor esfuerzo posible. La claridad presupone varias caractersticas:
1) La concisin, que consiste en transmitir informacin suficiente, evitando

lo superfluo: rodeos, repeticiones, encadenamiento de oraciones
2) La sencillez, que tiene que ver con el uso de palabras comunes de la
lengua, sin rebuscamientos, as como oraciones breves y ordenadas.
3) La precisin, es decir, el rigor y la exactitud en el significado y en la
expresin del contenido, que evite ambigedades y favorezca la
seguridad jurdica.
4) La necesaria adaptacin del contenido al destinatario. La eficacia de un
documento depender de que sea accesible y comprensible para su/s
destinatario/s especfico/s.
La sociedad del siglo XXI exige una Administracin moderna, que no solo sea capaz
de aplicar procedimientos y nuevas tecnologas para simplificar la relacin con el
ciudadano, sino que sus documentos se transmitan al ciudadano de forma
transparente, clara y comprensible.
En esta lnea se ha propuesto un principio de inteligibilidad1deducido de la

Constitucin y de las leyes generales que regulan la actividad administrativa comn.
Los principios generales establecidos en el art. 3 de la Ley 40/2015, del Rgimen
Jurdico del Sector Pblico pueden aplicarse al lenguaje que transmite los actos de la
Administracin por ser parte inseparable de su actividad. Los principios ms directos
son la eficacia, la simplicidad, la claridad, la proximidad a los ciudadanos y la
transparencia en la actuacin.
1(vid en la bibliografa Conde Antequera).
Pgina | 24
El principio de inteligibilidad consiste, en sntesis, en que la Administracin est

obligada a ser inteligible, es decir, comprensible para las personas que se relacionan
con ella. Es un principio con doble cara. el derecho de los ciudadanos a entender y la
obligacin de los servicios administrativos a hacerse entender, es decir, a una
redaccin menos compleja.
Como resumen, encontrars en esta tabla que compara los rasgos lingsticos del
estilo administrativo ms complejo con los que facilitan la claridad en la redaccin de
documentos.
Mejor Peor
Escribir sin faltas ni errores, especialmente en
lo que afecta al uso de maysculas,
abreviaciones y signos de puntuacin. Los escritos con faltas revelan desidia y dan
mala imagen institucional.
Una escritura correcta favorece la imagen
corporativa.
Utilizar palabras comunes, concretas y Evitar el vocabulario excesivamente culto,

frecuentes de la lengua. rebuscado y el uso de arcasmos y latinismos
innecesarios.
El uso de las palabras con su significado
consolidado en los diccionarios es una Los tecnicismos (palabras tcnicas) deben
manifestacin de la precisin en el uso de la restringirse a lo indispensable. Si no pueden
lengua y una exigencia de la buena redaccin. evitarse o sustituirse por otra palabra ms
comn, hay que considerar la necesidad de
acompaarlos con una definicin o aclaracin
para que se entiendan.
El lenguaje administrativo, por su vnculo con

el jurdico, tiene tendencia al abuso de este
tipo de palabras.
Mejor Peor
Estilo distante y despersonalizado.
Lenguaje cercano y directo.
El estilo administrativo da prioridad a la
Uso de verbos en forma personal y voz activa.
tercera persona y a las formas impersonales
En determinados documentos es preferible la
con se.
primera persona antes que la tercera, la voz
pasiva o las construcciones impersonales.
Evitar el abuso y acumulacin de las formas
no personales del verbo (gerundio, infinitivo y
Le comunico es ms cercano y directo que Se
participio).
le comunica.
Aunque estos recursos no son
gramaticalmente incorrectos, su repeticin
Uso moderado de las formas no personales
constante transmite la sensacin de distancia
del verbo (infinitivo, gerundio, participio).
y despersonalizacin entre el emisor y el
destinatario.
Pgina | 25
Reducir la nominalizacin, es decir la

sustitucin de verbos simples y conjugados
por sustantivos abstractos o expresiones
Empleo de formas verbales simples y nominales equivalentes como formular una
directas. denuncia por denunciar.
Mejor comunicar o informar que Poner en En La modificacin de los estatutos acordada

conocimiento o hacer saber; es preferible por los interesados hay una nominalizacin y
Entregar que Hacer entrega. mayor abstraccin que en Los interesados
han modificado los estatutos.
El lenguaje administrativo abusa de

Usar preferentemente enlaces simples
locuciones prepositivas o conjuntivas para
(preposiciones, conjunciones, conectores).
sustituir a las preposiciones o conjunciones
ms sencillas (a causa de/por; a tenor
Es mejor decir Solicitar una licencia para
de/segn/ con la finalidad de/para; en
construir una caseta de aperos en vez de
direccin a/hacia; en medio de/entre; relativa
Solicitar una licencia con la finalidad de
a/sobre).
construir una caseta de aperos.
.
No son incorrectas, pero la preposicin simple
Mejor Segn lo dispuesto en el art. 23 que De
puede ser una buena solucin en muchos
conformidad con lo dispuesto en el art. 23.
casos para aligerar la complejidad del texto.
Dar prioridad a la concisin y sencillez El estilo formulario consiste en la reiteracin

evitndola repeticin de frmulas, clichs y de frmulas frases hechas o muletillas.
muletillas:
Se usan por costumbre o rutina pero no
Son muletillas Adjunto se remite y sus aportan informacin alguna y solo sirven para
variantes, para su conocimiento y efectos aumentar la extensin de los documentos ya
oportunos, de conformidad con lo dispuesto de por s complejos.
en el art. 134 y normas de general
aplicacin
Mejor Peor
Favorecer la sencillez y el orden: Los elementos de la oracin en el estilo

administrativo suele alterar el orden lgico
Dar prioridad al orden lgico sujeto + verbo + (hiprbaton).
predicado. Es caracterstica tambin la abundancia de
incisos con detalles secundarios que se
Reducir la longitud de la oracin a no ms de apartan de la idea principal.
25 palabras, evitando el exceso de incisos.
Cuanto ms especializado o abstracto sea el Tiende tambin al acopio y a la concentracin
vocabulario, ms debe reducirse su longitud. de detalles y de informacin para ser
minucioso y preciso. Junto con el desorden
No abusar del encadenamiento de oraciones sintctico, la excesiva longitud de las
subordinadas. oraciones son rasgos que dificultan la
asimilacin de la informacin.
Uso adecuado del punto y seguido y las
oraciones coordinadas.
Un documento se lee mejor si las oraciones Evitar los macroprrafos compuestos de una
que tratan el mismo aspecto se agrupan en sola y extensa oracin, que, a menudo, es el
Pgina | 26
prrafos. La oracin es el primer nivel de texto completo.

organizacin de la informacin; el prrafo es
el segundo nivel. Esta extensin desmesurada obliga a releer
varias veces el texto, requiere ms tiempo y
Un prrafo es una unidad del texto que aborda ms esfuerzo que se pueden ahorrar con
un aspecto del tema central del texto o orden.
documento. No debe superar las siete lneas
de longitud.
La articulacin ordenada de los prrafos sirve

para reafirmar la estructura del documento.
La informacin importante debe aparecer

preferentemente al principio o bien al final
como conclusin
Hacer visible y clara la estructura de un

documento con la articulacin de los prrafos
y el auxilio moderado y selecto de los
recursos tipogrficos: recuadros, tablas,
tamao de letra, alteraciones tipogrficas Evitar los documentos sin prrafos, con
(cursiva, negrita, maysculas). mrgenes irregulares y reducidos, en los que
se acumula mucha informacin.
Utilizar ttulos y subttulos en los documentos
largos o complejos. Evitar tipos de letra demasiado pequeos y el
abuso de negritas, cursivas, subrayados o
Es importante ayudar al lector a leer palabras escritas enteramente en maysculas
cmodamente el documento (con un tamao
de letra suficiente) y a destacar en el texto la
informacin que se considera importante o
que debe tenerse en cuenta.
Pgina | 27
BIBLIOGRAFA
1. LVAREZ, M.: Tipos de escrito: epistolar, administrativo, jurdico, Arcolibros,

Madrid, 1995.
2. CASTELLN ALCAL, H.: Los textos administrativos, Arcolibros, Madrid, 2000.
3. CONDE ANTEQUERA, J.: Lenguaje administrativo y Derecho: el lenguaje
como aspecto de la actividad administrativa, Aranzadi, Pamplona, 2009.
4. MINISTERIO PARA LAS ADMINISTRACIONES PBLICAS: Manual de
documentos administrativos, Tecnos/MAP, Madrid, 3. 2003.
5. MINISTERIO PARA LAS ADMINISTRACIONES PBLICAS: Manual de estilo
del lenguaje administrativo, INAP, Madrid, 1990.
6. UNIN EUROPEA: Libro de estilo institucional, Oficina de Publicaciones de la
Unin Europea, Luxemburgo, 2011.
7. VILCHES F. y SARMIENTO, R.: Manual de lenguaje jurdico-administrativo,
Dykinson, Madrid, 2010.
Pgina | 28
APNDICES
APNDICE 1
Pgina | 29
APNDICE II
Pgina | 30
APNDICE III
EJEMPLO DE RESOLUCIN/ACUERDO BREVE
Pgina | 31
APNDICE IV
MOD. A): NOTIFICACIN INDEPENDIENTE
Pgina | 32
APNDICE V
MOD. B: NOTIFICACIN-RESOLUCIN
Pgina | 33
APNDICE VI
MOD. C: NOTIFICACIN EN OFICIO ADJUNTO
Pgina | 34
APNDICE VII
PUBLICACIN
Pgina | 35
APNDICE VIII
OFICIO NORMAL
Pgina | 36
APNDICE IX
COMUNICACIN DE RGIMEN INTERIOR
Pgina | 37
APNDICE X
MODELO DE CARTA
Pgina | 38
APNDICE XI
MODELO DE ANUNCIO
Pgina | 39
APNDICE XII
Pgina | 40
APNDICE XIII
MODELO DE CERTIFICADO
Pgina | 41
APNDICE XIV
MODELO DE DILIGENCIA
Pgina | 42
APNDICE XV
EJEMPLO DE PROPUESTA COMPUESTA
Reproduccin del final del documento
PROPUESTA DE ORDEN
Visto el informe de pago elaborado por el Servicio con fecha 25 de febrero en el que indica
que
[]
Una vez transcurrido el plazo de alegaciones y visto que el interesado no ha presentado ninguna,
el informe previo no se ha visto desvirtuado y, en consecuencia puede considerarse definitivo.
Esta Direccin General PROPONE A V. E.:
1. Que se declare como pago indebido la ayuda al fomento de, a nombre de, por un
importe de 190,73 euros, al incumplir los compromisos establecidos en las disposiciones
tercera y quinta de la Orden de 10 de noviembre de XXX, de la Consejera de XXX YYY
ZZZ.
2. El reintegro por parte del beneficiario del importe del pago indebido (190,73 euros)
contabilizados de la siguiente manera:
- El 75 % del importe a la lnea FEOGA B-01,5061003, ms los intereses que

correspondan, contabilizados a la lnea B-015088362.
- El 25 % ms los intereses aplicables a dicha cantidad a los conceptos

presupuestarios correspondientes.
Murcia, 26 de febrero de XXX
EL DIRECTOR GENERAL PARA

LA POLTICA AGRARIA COMN
Firmante1
ORDEN
Vista la propuesta precedente, RESUELVO conforme a los trminos en ella establecidos.
Murcia a 28 de febrero de XXX
EL CONSEJERO DE AGUA, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE,
Firmante2
Pgina | 43
APNDICE XVI
MODELO DE INFORME BREVE
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Cuerpo Auxiliar

Autor: Fernando Snchez Alonso

1. CONCEPTO, FUNCIONES Y CARACTERSTICAS DEL DOCUMENTO

1.1. Concepto de documento administrativo...................................................................... 4

1.2. Funciones del documento administrativo. .................................................................. 4

1.2.1. Constancia. .................................................................................................................. 4

1.2.2. Comunicacin. ............................................................................................................ 5

1.2.3. Caractersticas. ........................................................................................................... 5

2. CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EMITIDOS POR

2.1. Segn los participantes en la relacin administrativa. .............................................. 7

2.2. Segn la normatividad del contenido del documento. .............................................. 7

2.3. Segn la normatividad del contenido del documento. .............................................. 8

2.4. Segn la declaracin que contienen. .......................................................................... 8

3. ESTRUCTURA GENERAL DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO. ....................... 9

3.1. Encabezamiento. ............................................................................................................ 9

3.3. Pie. .................................................................................................................................. 12

4. CLASES DE DOCUMENTOS. ....................................................................................... 12

4.1. Documentos de decisin. ............................................................................................ 13

4.1.1. Resolucin. ................................................................................................................ 13

4.1.2. Acuerdo ...................................................................................................................... 14

4.2. Documentos de transmisin. ...................................................................................... 15

4.2.1. La notificacin. .......................................................................................................... 15

4.2.2. La publicacin. .......................................................................................................... 15

4.2.3. El oficio. ...................................................................................................................... 16

4.2.4. La comunicacin de rgimen interior o nota interior. .......................................... 16

4.2.5. La carta. ..................................................................................................................... 17

4.2.6. El anuncio. ................................................................................................................. 18

4.3. Documentos de constancia......................................................................................... 18

4.3.1. El acta de reunin..................................................................................................... 18

4.3.2. El certificado. ............................................................................................................. 19

4.3.3. La diligencia. ............................................................................................................. 20

4.4. Documentos de juicio................................................................................................... 20

4.4.1. La propuesta de resolucin..................................................................................... 21

4.4.2. El informe. .................................................................................................................. 21

5. EL ESTILO ADMINISTRATIVO Y LA REDACCIN DE DOCUMENTOS. ............. 23

5.1. Definicin y caractersticas del estilo administrativo. .............................................. 23

5.2. La necesaria modernizacin del lenguaje administrativo. ..................................... 23

APNDICE III ........................................................................................................................ 31

APNDICE VII ...................................................................................................................... 35

APNDICE VIII ..................................................................................................................... 36

APNDICE XII ...................................................................................................................... 40

APNDICE XIII ..................................................................................................................... 41

APNDICE XIV ..................................................................................................................... 42

APNDICE XVI ..................................................................................................................... 44

Licencia Creative Commons de reconocimiento (attribution), no comercial (Non

En este tema estudiaremos los documentos administrativos desde varios puntos de

1. Reconocer las distintas clases y la estructura caracterstica de los documentos

1. CONCEPTO, FUNCIONES Y CARACTERSTICAS DEL DOCUMENTO

1.1. Concepto de documento administrativo.

Si partimos de la definicin general del documento como escrito en el que constan

Esta definicin del Manual de documentos administrativos, editado por el MAP, se

Se entiende por documentos pblicos administrativos los vlidamente emitidos por

1.2. Funciones del documento administrativo.

Para asegurar la pervivencia y la conservacin de los actos administrativos, as

El documento es el medio con el que la Administracin se dirige a los ciudadanos, a

1) Caracteres externos: clase y soporte.

a) La clase est determinada por el mtodo empleado para transmitir la

a) Emisin. Su emisor debe ser un rgano administrativo que acta en el

manuscrita o por smbolos o cdigos que garanticen dicha autenticidad

2. CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EMITIDOS POR

Los documentos administrativos pueden clasificarse segn la perspectiva de estudio

2.1. Segn los participantes en la relacin administrativa.

Este criterio distingue dos categoras: documentos de la Administracin y documentos